Ukladanie informačných objektov rôzneho typu na rôzne médiá. Ukladanie dokumentov v organizácii

Archivácia (zbalenie) - umiestnenie (načítanie) zdrojových súborov do archívneho súboru v komprimovanej alebo nekomprimovanej forme. Archivácia je určená na vytváranie záložných kópií použitých súborov v prípade straty alebo poškodenia hlavnej kópie z akéhokoľvek dôvodu (neopatrnosť používateľa, poškodenie magnetického disku, vírusová infekcia atď.).

Používa sa na archiváciu špeciálne programy, archivátorov, ktorí realizujú balenie a umožňujú zmenšiť veľkosť archívu oproti originálu asi dvakrát a viackrát.

Archivátory umožňujú chrániť nimi vytvorené archívy heslom, ukladať a obnovovať štruktúru podadresárov, zapisovať veľký archívny súbor na niekoľko diskov (viaczväzkový archív).

Komprimovať možno jeden aj viacero súborov, ktoré sa v komprimovanej podobe uložia do takzvaného archívneho súboru alebo archívu. Vo forme archívov sa na nich nachádzajú aj veľké programy distribuované na disketách.

Archívny súbor je špeciálne usporiadaný súbor obsahujúci jeden alebo viac súborov v komprimovanej alebo nekomprimovanej forme a servisné informácie o názvoch súborov, dátume a čase ich vytvorenia alebo úpravy.

Zväčšenie veľkosti archívu sa dosiahne nahradením často sa vyskytujúcich sekvencií kódov v súbore odkazmi na prvú zistenú sekvenciu a použitím algoritmov kompresie informácií. Veľkosť kompresie závisí od programu, ktorý používate, spôsobu kompresie a typu zdrojového súboru. Najlepšie sú komprimované súbory grafických obrázkov, textové súbory a dátové súbory, u ktorých môže kompresný pomer dosiahnuť 5 - 40%, súbory spustiteľných programov a zavádzacích modulov sú komprimované menej - 60 - 90%. Archívne súbory takmer nie sú komprimované. Archivačné programy sa líšia v použitých metódach kompresie, čo následne ovplyvňuje stupeň kompresie. Ak chcete použiť informácie zabalené v archíve, musíte archív otvoriť alebo rozbaliť. Robí to buď rovnaký archivačný program, alebo s ním spárovaný rozbaľovací program.

Rozbaľovanie (rozbaľovanie) - proces obnovenia súborov z archívu do pôvodnej podoby. Pri rozbalení sú súbory extrahované z archívu a umiestnené na disk alebo do RAM.

Samorozbaľovací archívny súbor je spúšťací, spustiteľný modul, ktorý je schopný nezávisle rozbaliť súbory v ňom obsiahnuté bez použitia programu archivácie. Samorozbaľovací archív sa nazýva SFX-archív (SelF-eXtracting). Archívy tohto typu sa zvyčajne vytvárajú vo forme súboru .EXE.

Archivátory, ktoré sa používajú na kompresiu a ukladanie informácií, poskytujú prezentáciu jedného alebo viacerých súborov v jednom archívnom súbore, pričom každý z nich možno v prípade potreby extrahovať v pôvodnej podobe.

• Názov súboru; o informácie o adresári, ktorý obsahuje súbor;
• dátum a čas poslednej úpravy súboru;
• veľkosť súboru na disku a v archíve;
• kód spätnej slučky pre každý súbor použitý na kontrolu integrity archívu.

Archivátory majú nasledujúce funkcie:

1. Zníženie požadovaného množstva pamäte na ukladanie súborov z 20 % na 90 % pôvodného objemu.

2. Aktualizovať v archíve len tie súbory, ktoré sa od poslednej archivácie zmenili, t.j. Balíkovač sám sleduje zmeny vykonané používateľom v archivovaných súboroch a do archívu ukladá len nové a zmenené súbory.

3. Spojenie skupiny súborov so zachovaním názvov adresárov s názvami súborov v archíve, čo umožňuje obnoviť plnú štruktúru adresárov a súborov pri rozbalení.

4. Písanie komentárov do archívu a súborov v archíve.

5. Vytváranie samorozbaľovacích archívov, ktoré nevyžadujú prítomnosť samotného archivátora na extrahovanie súborov.

6. Tvorba viaczväzkových archívov - sekvencie archívnych súborov. Viaczväzkové archívy sú určené na archiváciu veľkých komplexov súborov na diskety.

Odoslanie dobrej práce do databázy znalostí je jednoduché. Použite nižšie uvedený formulár

Študenti, postgraduálni študenti, mladí vedci, ktorí pri štúdiu a práci využívajú vedomostnú základňu, vám budú veľmi vďační.

Hostené na http://www.allbest.ru/

Federálny štát vzdelávacia inštitúcia vyššie odborné vzdelanie

„Krásnodar Štátna univerzita kultúra a umenie"

Katedra dokumentovej vedy a informačnej kultúry

práca v kurze

predmet: Ukladanie dokumentov

Absolvuje študent 2. ročníka

OZO, DOK-08

Stryukova N.V.

fakulta: „Informačné a

knižnica"

špecialita: "dokumentácia"

Skontrolované:

Zinovieva Nona Borisovna

Krasnodar 2010

Úvod

1 Online ukladanie dokumentov

1.1 Systematizácia dokumentov

1.2 Všeobecné zásady vytváranie prípadov

1.2.1 Zoskupovanie dokumentov do prípadov

1.2.2 Poradie dokumentov v prípade

1.2.3 Regulačné dokumenty a ich príloha

1.2.4 Plány a správy

1.2.5 Sociálne dokumenty

1.2.6 Názvy návrhov prípadov

1.3 Nomenklatúra záležitostí organizácie

1.3.1 Účel tvorby

1.3.2 Typická a vzorová nomenklatúra prípadov

1.3.3 Registrácia a udržiavanie nomenklatúry prípadov

1.3.4 Postup pri udržiavaní a dopĺňaní nomenklatúry prípadov

2 Posúdenie významu dokumentov a lehôt ich uchovávania

2.1 Význam a hodnota dokumentov

2.2 Kritériá hodnotenia informačného obsahu dokumentov

2.3 Kritériá hodnotenia informačného obsahu dokumentov

2.4 Typové a rezortné zoznamy dokumentov a ich význam

2.5 Zoznam štandardných dokumentov a jeho štruktúra

3 Evidencia dokumentov a prípadov na zničenie a na dlhodobé (trvalé) uloženie

3.1 Súhrny prípadov

3.2 Zákony o prideľovaní dokladov na zničenie a vyradenie z evidencie

3.3 Evidencia prípadov

3.3.1 Evidencia prípadov na prevádzkové uloženie

3.3.2 Dodatočná príprava súborov na dlhodobé uloženie

3.3.3 Interné zásoby

3.3.4 Číslovanie listov v súbore

3.3.5 Autentifikácia

3.3.6 Dizajn krytu puzdra

4 Archivácia dokumentov

4.1 Vývoj archívnictva v Rusku

4.2 Zabezpečenie dokumentov

4.2.1 Elektronické dokumenty v archívoch

4.2.2 Umiestňovanie dokumentov do skladov

4.2.3 Kontrola prítomnosti a stavu dokladov

4.3 Formy použitia dokumentov z archívny fond organizácií

4.3.1 Archivované referencie

4.3.2 Archívne výpisy a kópie

4.3.3 Postup pri vydávaní archívnych potvrdení a iných dokumentov

4.3.4 Vydávanie archívnych súborov z úložísk

4.3.5 Iné využitie inštitucionálnych archívov

INdirigovanie

Veľký podiel na celkovom komplexe kancelárskych procesov majú prevádzky na ukladanie dokumentov.

Pre jasnú organizáciu dokumentačnej podpory pre manažment je potrebné systematizovať dokumenty organizácie - prichádzajúce do nej zvonka a vyvíjané v procese každodennej práce v rámci jej štrukturálnych divízií, a na opätovné použitie je potrebné pripraviť rozhodnutia manažmentu, vydávanie potvrdení spoločenského a úradného charakteru podliehajú , po ukončení práce s nimi, aktuálnemu uloženiu. To znamená, že na jednej strane práca s týmito dokumentmi prebehla plne v súlade s uzneseniami a požiadavkami riadiacich dokumentov vyžadujúcich ich implementáciu a na druhej strane potreba týchto dokumentov stále pretrváva a za určitých okolností musia byť znovu predložené na štúdium, spresnenie alebo posúdenie. Systematizácia a systém ukladania by mal poskytovať rýchly a presný prístup k potrebným dokumentom.

Skladovanie uvedených dokumentov je organizované a vykonávané v špeciálne vybavených priestoroch služby správy dokumentov, kde sú neustále udržiavané potrebné teplotné a vlhkostné podmienky a je k dispozícii dostatočný počet úložných miest (skrine, trezory, regály atď.) . Prístup do priestorov, kde sa dokumenty uchovávajú, by mali mať len osoby zodpovedné za ich uloženie, ako aj ich bezprostrední nadriadení a zamestnanci útvaru na uchovávanie dokumentov.

Priestory musia byť poskytnuté normálnych podmienkach za prácu personálu príslušného útvaru služby PEI. Prístup do priestorov na uloženie dokumentov by nemal byť preplnený nábytkom, vybavením atď. Skrine a trezory by mali mať na dverách informácie o osobe zodpovednej za uloženie dokumentov, ako aj zámky a pečatidlá. Kľúče od skríň je povinná uschovať zodpovedná osoba a po skončení pracovnej doby ich proti podpisu odovzdať strážnikovi.

Systém ukladania informácií sa začal formovať súčasne so systémom obchodného písania. Ukladanie chaotických informácií sa stáva systematickým v dôsledku vyhodnocovania (preskúmania) hromadiacich sa dokumentov a ich distribúcie na uloženie. Preto v dokumentačnej podpore manažmentu existujú dva pojmy - dokumentačný fond a archívny fond.

Dokumentačný fond vo svojom zložení spája všetku dokumentáciu organizácie: dokumenty súčasného vedenia; dokumenty vybrané na trvalé alebo dlhodobé uloženie vrátane tých, ktoré boli odovzdané na uloženie do Štátneho archívneho fondu; kópie dokumentov zhromaždených na referenčné účely, vrátane dokumentov iných organizácií, zaslaných pre informáciu a vykonanie.

Archívny fond je len časťou dokumentačného fondu. Nezahŕňa dokumenty s krátkymi lehotami uchovávania a má stabilné zloženie, ktoré by sa malo len dopĺňať. Archívny fond tvoria dokumenty politického, hospodárskeho, vedeckého, sociálneho, kultúrneho, historického alebo iného významu.

Cieľ ročníková práca ukázať všestrannosť práce s dokumentmi, počnúc pohybom dokumentov v bežnej činnosti organizácie a končiac ukladaním dokumentov a informácií o nich za účelom následného, ​​prípadne opakovaného použitia.

V súvislosti s cieľom v práci v kurze boli riešené tieto konkrétne úlohy:

ü operatívne ukladanie dokumentov;

l posúdenie významu dokumentov a načasovanie ich významu;

ь evidencia dokumentov a spisov na zničenie a na dlhodobé uchovávanie;

archívne ukladanie dokumentov.

Predmetom štúdie je archív FGOU SPO "Bryukhovets Agrarian College".

Hlavnými zdrojmi informácií a štruktúrou pri písaní semestrálnej práce boli: Praktický sprievodca- dokumentačná podpora dokumentov, tutoriál- moderná administratíva, dokumentačná podpora pre manažment, učebnice kancelárskej práce, archívny poriadok, nomenklatúra prípadov.

1 Online ukladanie dokumentov

1.1 Systematizácia dokumentov

Prevažná väčšina dokumentov, ktoré prichádzajú do organizácie zvonku a vznikajú v priebehu práce, sa vykonáva na papieri. Papierové dokumenty v čase ich vyhotovenia prechádzajú na zamestnancov a spravidla ich uchováva dodávateľ. Poradie ukladania a systematizácie dokumentov, ktoré majú hodnotu len pre konkrétneho zamestnanca, je jeho osobnou záležitosťou. Dajú sa uložiť ako knihy do domácej knižnice, aspoň čo sa týka formátu, aj námetu, no pohodlnejšie je to z hľadiska kombinácie týchto vlastností.

Systematizácia a organizácia skladovania úradné dokumenty, ktoré sú v exekúcii zamestnancov, je vecou jeho hlavy. Je to potrebné nielen na kontrolu výkonovej disciplíny, ale v prípade potreby aj na včasnú redistribúciu dokumentov. V tomto prípade sa k už označeným znakom pridávajú lehoty na vyhotovenie dokumentov, stupeň utajenia a termíny uchovávania dokumentov.

Systém na ukladanie dokumentov ako celku pre štrukturálnu jednotku, pohodlie pri ich vyhľadávaní, získavanie potrebných informácií, oslobodzovanie od dokumentov, ktoré sa pre nikoho stali zbytočnými, je záležitosťou celej organizácie ako celku.

Organizácia uchovávania dokumentov ako celku pre inštitúciu je v kompetencii jej vedúceho alebo pravidlá uchovávania sú ustanovené v pokynoch pre DOW.

1.2 Všeobecné zásady pre vznik sporu

Dokumenty, ktoré nie sú v rukách účinkujúcich, sú pri skladovaní zoskupené, aby sa dali rýchlo nájsť požadovaný dokument a informácie. Táto práca sa nazýva „tvorba prípadov“, pretože hlavnou jednotkou na organizáciu účtovníctva a uchovávania papierových dokumentov je kufrík, nepapier - úložná jednotka, dokumenty na nosičoch dát - dátový súbor.

Práca na vytváraní prípadov pozostáva z nasledujúcich operácií:

ь distribúcia vykonaných dokumentov o prípadoch;

umiestnenie dokumentov v prípade;

dizajn krytu puzdra.

V organizáciách sú prípady tvorené centrálne tajomníkom spoločnosti alebo administratívnou službou, alebo decentralizovane - niekoľkými štrukturálnymi divíziami. V praxi obe možnosti existujú paralelne. Takže manažérske a organizačné dokumenty centrálne sa formujú do spisov a účtovníctvo, personálne spisy, korešpondencia, zmluvy a iné dokumenty sa sústreďujú na konkrétne pracoviská v štrukturálne členenia.

Zakladanie vecí v štrukturálnych oddeleniach vykonávajú buď vykonávatelia, ktorí vedú určitý okruh problémov v ich štrukturálnom oddelení, alebo centrálne pre oddelenie osobitne prideleným zamestnancom. V druhom prípade je jednoduchšie zabezpečiť metodickú jednotu a kvalitu tvorby prípadov, kontrolu nad nimi zo strany vedenia a služieb predškolskej vzdelávacej inštitúcie.

Zisťuje sa správnosť zakladania spisov a pri kontrolách ju hodnotia orgány archívnej služby, ostatné regulačné orgány (vo svojej pôsobnosti) sa dosahujú dodržiavaním viacerých pravidiel, ktoré sú pre štátne organizácie záväzné. Hoci akákoľvek systematizácia, vrátane systematizácie dokumentov, má praktický význam a je možné ju určiť mimovládne organizácie v mnohých ohľadoch by bolo nevhodné nezávisle ignorovať skúsenosti nahromadené za desaťročia.

1.2.1 Zoskupovanie dokumentov do prípadov

Takže vo väčšine prípadov dokumenty jedného kalendárny rok, s výnimkou: súdnych, osobných spisov, písomností volených orgánov, ktoré sú zoskupené na dobu ich zvolania a pod.

Je účelné a nie je to v rozpore s pravidlami praxe niekoľkoročného zhromažďovania dokumentov pri ich malom počte s registráciou prípadu ako priebežného s príslušnými značkami za všetky roky hromadenia dokumentov vo veci.

Dokumenty by mali byť zoskupené do prípadov trvalého a dočasného uchovávania oddelene. Mali by byť uložené napr rôzne prípady originály a kópie dokumentov, ročné a štvrťročné plány práce atď., keďže tieto dokumenty majú rôzne doby uchovávania.

Dočasné zoskupenie dokumentov s rôznymi lehotami uchovávania v jednom prípade je povolené, ak sa týkajú toho istého problému. Na konci kalendárneho roka a po vyriešení problému sa odporúča takéto dokumenty preskupiť do samostatných prípadov.

Súčasťou prípadu je iba jedna kópia dokumentu. Dokumenty na vrátenie, koncepty, pracovné verzie (koncepty) dokumentov a ich kópie nie sú zahrnuté. Výnimkou sú návrhy materiálov, ktoré majú uznesenia, víza, poznámky, ktoré sú dodatkom k hlavnému dokumentu. Informatívne alebo nesprávne vyhotovené dokumenty sa vrátia účinkujúcim na prepracovanie.

Tajomník zakladá písomnosti do spisov podľa značiek výkonných umelcov na dokladoch: „V prípade č. ...“.

1.2.2 Poradie dokumentov v prípade

Nejednotnosť by nemala byť povolená vo veciach žiadostí a odpovedí, šitia sprievodné listy bez príloh alebo bez poznámok o ich umiestnení, podanie dokumentov, ktoré sa majú vrátiť korešpondentom.

Efektívnosť vyhľadávania závisí od zvolenej postupnosti umiestnenia dokumentov v prípade požadované dokumenty, ako aj zverejnenie priebehu a úplnosti riešenia otázok. Dokumenty v rámci prípadu sú zvyčajne usporiadané v chronologickom poradí, počnúc najstaršími dokumentmi z hľadiska dátumov a končiac najnovšími dátumami.

Často sú príkazy, pokyny, protokoly, rozhodnutia a iné dokumenty zoradené do poradových čísel, no aj v tomto prípade je zachovaná časová postupnosť riešenia problémov.

Iný prístup by sa mal uplatniť napríklad pri korešpondencii, kde sa odpoveďová písomnosť zakladá do spisu nie ku dňu registrácie, ale až po podaní podnetových písomností, alebo prihlášky, ktoré sú bez ohľadu na dátum ich schválenia alebo zostavenia priložené k príslušným dokumentom. Ak je prihláška 250 listov alebo viac, potom sa z nej spravidla vytvorí samostatný zväzok a v dokumente sa o tom urobí zodpovedajúca značka.

Dokumenty je možné zoradiť aj v abecednom poradí. V abecednom poradí je vhodné zoskupiť rôzne dotazníky, dotazníky, súhrny, správy pochádzajúce od podriadených podnikov (v abecednom poradí názvov podnikov), návrhy, žiadosti a sťažnosti občanov a iné dokumenty. Každá skupina dokumentov sa líši zložením a hodnotou informácií, čo určuje špecifiká ich tvorby v prípadoch.

1.2.3 Regulačné dokumenty a ich prílohy

Administratívne dokumenty sa tvoria do samostatných prípadov podľa druhu, pričom sa zvyčajne uvádza ich autorstvo: príkazy ministerstva, príkazy generálny riaditeľ atď. Zákazky na hlavné činnosti, zákazky na administratívne a ekonomické záležitosti, zákazky pre personál sú zoskupené samostatne, pretože každá z týchto skupín má svoje vlastné, rozdielne doby skladovania.

Objednávky vyšších organizácií a dokumenty o ich vykonaní sú pre lepšie vyhľadávanie v súboroch zoskupené podľa oblastí činnosti organizácie.

Listiny, predpisy, pokyny schválené správnymi dokumentmi ako ich prílohy sa združujú s administratívnymi dokumentmi, keďže ich schválenie, administratívne dokumenty neboli vydané, potom sa tieto dokumenty tvoria do samostatných prípadov.

Zápisnica by mala byť tvorená prípadmi s prihliadnutím na atribút autora (kolégiová zápisnica, zápisnica z porady s riaditeľom, zápisnica zo schôdze odborovej organizácie a pod.). Protokoly sú spravidla zoskupené spolu s dokumentmi, na základe ktorých boli vypracované (program, správy, návrhy rozhodnutí atď.). Tieto dokumenty sú umiestnené za protokolmi v poradí zvažovania problémov. Pri značnom množstve takýchto dokumentov sa tvoria do samostatného prípadu podľa čísiel protokolov a v postupnosti riešenia problémov.

1.2.4 Plány a správy

Schválené plány, správy, limity, zoznamy názvov sú zoskupené do prípadov oddelene od návrhov týchto dokumentov a vyúčtovaní na nich. Sú priradené k roku, na ktorý sa ich obsah vzťahuje, bez ohľadu na čas zostavenia, napríklad „Správa za rok 2007“, zostavená v roku 2008, by mala byť zaradená do súborov roku 2007.

Výhľadové obchodné plány sa vzťahujú na počiatočný rok ich platnosti, správy o plnení dlhodobého plánu - do minulý rok plánovať akcie. Úpravy na perspektívny plán odkazujú na rok, na ktorý boli vypracované. Nahlasovanie dokumentov o finančné aktivity podniky, ktoré pozostávajú zo súvahy, vysvetlivky a príloh k nej, sú usporiadané v tomto poradí: prvý vysvetľujúci list do správy, potom zostatok a na konci - prihlášky. Poradie žiadostí sa určuje podľa poradia súvahových položiek alebo zodpovedajúcich odkazov vo vysvetlivke.

Štatistická dokumentácia generovaná v riadiacich činnostiach je zoskupená samostatne alebo v jednom súbore s ďalšími dokumentmi k tejto problematike. Napríklad k správe o hlavnej činnosti za rok 2002 budú priložené formuláre štatistického výkazníctva o hlavnej činnosti tejto organizácie.

Dokumenty pobočiek, podriadených organizácií prichádzajúce do hlavnej organizácie: plány, správy, súhrny, prehľady, certifikáty, memorandá atď. - sú spravidla zoskupené do samostatných prípadov pre každú organizáciu alebo podľa typu dokumentov (rovnakého názvu ) pre všetky organizácie napr.: "Výročné správy pobočiek o plnení plánu predaja tovaru."

Pri obnovení korešpondencie o konkrétnej otázke, ktorá sa začala v predchádzajúcom roku, sa dokumenty zoskupia do prípadov bežného roka s uvedením indexu prípadu z predchádzajúceho roka

1.2.5 Sociálne dokumenty

Osobné účty pracovníkov a zamestnancov mzdy zoskupené do samostatných prípadov a usporiadané abecedne podľa priezviska.

Dokumenty súvisiace s personálnou problematikou všetkých pracujúcich v organizácii sú zoskupené do osobných spisov v nasledujúcom poradí: interná inventarizácia dokumentov dostupných v osobnom spise; žiadosť o zamestnanie, odporúčanie alebo zastupovanie; dotazník (osobný list pre personálnu evidenciu); autobiografia; doklady o vzdelaní; výpisy z objednávok o vymenovaní, preložení, prepustení; dodatky k dotazníku (osobný list o personálnej evidencii), potvrdenia a iné doklady týkajúce sa tejto osoby.

Pri vytváraní prípadov k návrhom, vyjadreniam a sťažnostiam občanov sú písomnosti vo veci zoradené abecedne. Všetky dokumenty týkajúce sa jedného žiadateľa tvoria samostatnú skupinu. Opakované sťažnosti pripojené k rovnakej skupine dokumentov.

1.2.6 Názvy návrhov prípadov

Názov prípadu je najdôležitejším prvkom úspešnej systematizácie dokumentov, ich vyhľadávania pre všetku následnú prácu s prípadmi. Hlavné požiadavky na jeho prípravu jasne a vo všeobecnej forme odrážajú hlavný obsah a zloženie dokumentov prípadu. Nadpis by mal byť špecifický a nemal by vylučovať rôzne interpretácie. Je potrebné vyhnúť sa nekonkrétnym formuláciám – „rôzne dokumenty“, „všeobecná korešpondencia“ atď. Názov prípadu by mal byť formulovaný na základe prvkov usporiadaných v nasledujúcom poradí:

ь názov dokumentu (objednávky, protokoly atď.), názov typu otváraného prípadu (korešpondencia, dokumenty, prípad);

ь korešpondent (názov organizácie, ktorej sú dokumenty určené a od ktorej sú dokumenty prijaté);

otázka resp zhrnutie dokumenty prípadu;

názov lokality (územia), s ktorou súvisí obsah dokumentov prípadu;

ь dátumy (obdobie), ktorých sa dokumenty prípadu týkajú;

- označenie kópie prípadu.

Zloženie prvkov nadpisu je určené povahou dokumentov umiestnených v spise. Takže názov dokumentov v záhlaví prípadu môže byť uvedený v jednotnom čísle aj v množné číslo(pri zoskupení dokumentov s rovnakým názvom do súboru):

Vestník registrácie vydávania diplomov

Zápisnice zo stretnutí akcionárov podniku

Kartotéka na evidenciu a kontrolu realizácie objednávok

Ak je v spise viacero dokumentov, sú uvedené v názve, napr.

Recenzie a závery na vzdelávacie programy odoslané z pobočiek

Ak sa dokumenty s rôznymi názvami (viac ako 2-3) týkajú toho istého problému, ale nie sú spojené v logickom slede, potom sa pri formulovaní názvu prípadu používa výraz „dokumenty“. V tomto prípade sú na konci nadpisu v zátvorkách uvedené názvy dokumentov, z ktorých bude prípad vytvorený, napríklad:

Dokumenty pripravené na základe pokynov úradov kontrolovaná vládou(referencie, recenzie, anotácie, informácie atď.)

Dokumenty predložené súdu a vyšetrovacie orgány o trestných a občianske záležitosti(akty, memorandá, osvedčenia, charakteristiky)

Výraz „dokumenty“ možno použiť aj v nadpisoch prípadov obsahujúcich prílohy k akémukoľvek dokumentu:

Dokumenty k protokolom vedecko-technickej komisie

Záhlavia súdnych, vyšetrovacích, osobných (osobných), arbitrážnych a iných prípadov, ktoré sú vzájomne prepojené postupnosťou riešenia jedného problému, sú tvorené pojmom „prípad“:

Osobné spisy administratívnych a riadiacich pracovníkov

Výraz „korešpondencia“ sa používa v nadpisoch prípadov, ktoré tvoria korešpondenciu s jednou alebo viacerými organizáciami:

Korešpondencia s LLC "MAS" o načasovaní vrátenia pôžičiek

Pre interné dokumenty názov organizácie (oddelenie, riadiaci orgán) sa uvádza stručne:

Zápisnica zo zasadnutia zboru zriaďovateľov

Ak je v názve uvedený korešpondent, uvádza sa konkrétny názov organizácie alebo všeobecný názov niekoľkých organizácií bez konkrétneho zoznamu:

Korešpondencia s Rosarkhivom

Korešpondencia s medzinárodnými organizáciami o vedeckej spolupráci

Ak sa dokumenty týkajú korešpondencie s heterogénnymi korešpondentmi o rovnakej otázke, korešpondenti sa neuvádzajú:

Korešpondencia o vedeckých a organizačných otázkach

Ak sa dokumenty týkajú korešpondencie jednej administratívno-územnej jednotky ( lokalite), potom v záhlaví prípadu je uvedené jej (jeho) meno:

Korešpondencia s organizáciami v Charkove o dodávkach produktov

V záhlaví prípadu môže byť uvedené časové obdobie, na ktoré sa obsah dokumentu vzťahuje:

Objednávky na kľúčové aktivity na január - apríl 2008

V záhlaví prípadov obsahujúcich plánované, ohlasovacia dokumentácia, uvádza sa nielen rok, ale aj mesiac, štvrťrok:

Konsolidovaná bilancia výnosov a nákladov za I-II štvrťrok. 2008

V nadpisoch prípadu je v prípade potreby uvedený počet kópií dokumentov:

Príkazy rektora o nábore a personálnej obmene študentov. kópie.

1.3 Nomenklatúra záležitostí organizácie

S organizáciou systematizovaného uchovávania dokumentov technologicky najužšie súvisia doby evidencie a uchovávania dokumentov, pretože sú hlavnými faktormi pri výbere a zabezpečení systému na akumuláciu dokumentov v procese. operatívne práce. Lehoty uchovávania a systém indexov pre dokumentové komplexy (skrinky, úložné jednotky) sú stanovené v nomenklatúre prípadov.

Systematizovaný zoznam hlavičiek prípadov uložených v organizácii s uvedením podmienok ich uloženia - nomenklatúra prípadov je najdôležitejším prvkom nielen systému vyhľadávania informácií, ale aj skúmania hodnoty a uchovávania dokumentov organizácia. Už niekoľko desaťročí sa v súlade s GSDO zostavovanie nomenklatúr prípadov stalo povinným pre všetkých štátnych štruktúr, a v neštátnom sektore hospodárstva a manažmentu sa nehodí zabehnutý metodicky a užitočný nástroj na sledovanie skladby, systematizácie a vyhľadávania dokumentov.

1.3.1 Účel tvorby

Nomenklatúra prípadov by mala v ideálnom prípade zahŕňať všetky dokumenty, kartotéky, registračné a referenčné a dokumentačné polia všetkých štruktúrnych divízií a funkcionárov organizácie bez výnimky, bez ohľadu na typ média, stupeň utajenia a spôsob fixácie dokumentárnych informácií. . Nomenklatúra prípadov:

ь fixuje triedenie, zoskupovanie vyhotovených dokumentov do prípadov;

ь stanovuje systematizáciu a indexáciu prípadov, podmienky ich uchovávania;

ь slúži ako hlavný účtovný doklad pri bežnej práci s dokladmi;

b je jediným prostriedkom účtovania prechodných prípadov, t. j. prípadov, ktoré sa ešte niekoľko rokov vypĺňajú dokladmi;

ь sa stáva účtovným a referenčným systémom pre následné vyhľadávanie spisov s dobou uchovávania do 10 rokov vrátane.

V nomenklatúre sú zahrnuté prípady dočasne konajúcich orgánov, ktorých písomnosti slúžia právny základ na potvrdenie oprávnenia organizácie alebo ukončenie činnosti napríklad likvidačná komisia, ako aj neukončené obchodné prípady, ktoré prídu nástupcom z iných organizácií na ich pokračovanie.

1.3.2 Typická a vzorová nomenklatúra prípadov

Vo veľkých hierarchických riadiacich systémoch, aby sa dosiahla jednota v klasifikácii dokumentov a zabezpečila sa ich bezpečnosť, sa ako záväzný normatívny akt pre všetkých vypracúva štandardná nomenklatúra prípadov, ktorá stanovuje nielen jednotné zloženie podaných prípadov, ale aj jednotný systém ich indexovanie. Podobný dokument odporúčacieho charakteru sa nazýva vzorová nomenklatúra prípadov a vytvára sa v tých riadiacich štruktúr, kde sa skladba dokumentov divízií (pobočiek, dielní, oddelení) veľmi líši. Príkladom je Vzorová nomenklatúra prípadov vzdelávacie inštitúcie, schválené Ministerstvom školstva Ruska dňa 29. septembra 2000.

Modelové názvoslovie sa používa ako štandard pre tvorbu a pomenovanie prípadov a ak sa neotvoria prípady, je to zvyčajne uvedené v poznámkach. Približné nomenklatúry prípadov sa používajú ako technika, ktorá vám umožňuje zaviesť prvok kreativity pri vývoji konkrétnej nomenklatúry prípadov organizácie alebo jej divízie.

1.3.3 Registrácia a udržiavanie nomenklatúry prípadov

Jednotný formulár pre nomenklatúru spisov je ustanovený Federálnou archívnou službou Ruska (ďalej len Archívna služba Ruskej federácie), uverejnený v GSDOU, Základných pravidlách pre zamestnancov rezortných archívov a je povinný pre všetky inštitúcie. , organizácie a podniky bez ohľadu na rezortnú podriadenosť a formy vlastníctva.

Nevyhnutnou etapou pri príprave nomenklatúry vecí je skúmanie hodnoty kvality formulácií v nadpisoch budúcich vecí, logiky ich systematizačnej schémy, ale hlavne stanovenie lehôt uchovávania na základe posúdenia. informačnej hodnoty dokumentov. Preto pravidlá formalizácie nomenklatúry prípadov obsahujú ustanovenie o povinnej koordinácii s odborná komisia, a pre niektoré organizácie, ktorých zloženie určuje Archívna služba Ruskej federácie, - a s expertnou a overovacou komisiou jedného z jej orgánov.

Po všetkých potrebných schváleniach sa nomenklatúra prípadov uvedie do platnosti so súhlasom vedúceho organizácie pred začiatkom nového úradného roka. Pri registrácii sa používa titulná strana, ak ide o ministerstvo, odbor alebo všeobecný hlavičkový papier organizácie.

Vzorová nomenklatúra prípadov

Ako prvý stĺpec nomenklatúry sú uvedené názvy štruktúrnych divízií (oddelení), ich indexy (čísla) sú zahrnuté v nomenklatúre a doplnené o poradové číslo veci v rámci divízie tvoria index veci. .

S komplexom hierarchická štruktúra index môže pozostávať z indexu oddelenia, indexu oddelenia v rámci oddelenia a poradového čísla prípadu. Napríklad správa prípadov má index 01, jej štrukturálne jednotky budú mať indexy: kancelária 01.1, oddelenie vládnej korešpondencie 01.2, úrad sťažností -01.3 atď. A indexy prípadov v rámci oddelení sú 01,1-1, 01,2-1, 01,2-2 atď.

V druhom stĺpci nomenklatúry sú uvedené úplné názvy prípadov. V tomto prípade možno v sekcii použiť nasledujúcu postupnosť názvov prípadov:

l organizačná a administratívna dokumentácia;

l plánovacia dokumentácia;

l ohlasovacia dokumentácia;

l dokumentácia súvisiaca s implementáciou kľúčových obchodných záležitostí;

ь dokumentácia súvisiaca s kontrolami (auditmi) výkonu hlavnej činnosti;

ь dokumentácia súvisiaca s účtovníctvom a referenčná práca s dokladmi.

V rámci každej sekcie sa odporúčajú názvy prípadov systematizovať podľa stupňa ich dôležitosti: dokumentácia vyšších organizácií, vlastná dokumentácia organizácie. Napríklad po prvé, nomenklatúra bude uvádzať prípady, v ktorých sú administratívne dokumenty zoskupené vyššie orgány, a následne vybavovanie administratívnych dokumentov ich vedenia, kolegiálneho orgánu a pod.

Je vhodné dodržať postupnosť nadpisov prípadov v rôznych častiach nomenklatúry jednej organizácie.

Tretí stĺpec nomenklatúry sa vypĺňa na konci roka. Každý prípad by nemal presiahnuť 250 listov, preto je možné pri veľkom množstve dokumentov súvisiacich s jedným prípadom vytvárať zväzky, časti.

V štvrtom stĺpci nomenklatúry sú vyznačené doby uloženia prípadov, ktoré určí odborná komisia.

Piaty stĺpec nomenklatúry prípadov „Poznámka“ vypĺňa počas doby platnosti nomenklatúry služba DOW, obsahuje:

známky o zriadení prípadov - „otvorené“;

o rolovacích prípadoch - "prevrátenie z roku 2001" alebo "prevrátenie do roku 2003";

o postúpení vecí inej organizácii - „úkon o vydaní na dočasné použitie zo dňa __________ č.“;

o umiestnení originálnych dokladov – „originály v prípade 01-02“;

o postúpení vecí do rezortného archívu - „preradené do archívu podľa inventarizácie dňa 03.07.2002“ atď.

Použitie stĺpca „Poznámka“ zlepšuje kvalitu a efektívnosť nomenklatúry prípadov.

1.3.4 Postup pri udržiavaní a dopĺňaní nomenklatúry prípadov

Nomenklatúra prípadov na nasledujúci obchodný rok sa zostavuje v poslednom štvrťroku bežného roka a po registrácii ju schvaľuje vedúci organizácie a nadobúda štatút normatívneho aktu. Štátne organizácie v procese prípravy nomenklatúry prípadov sa jej návrh koordinuje s Archívnou službou Ruskej federácie, ktorú zastupuje územný orgán alebo archív vyššej organizácie v závislosti od adresy doručovania písomností na trvalé uloženie.

Schválená nomenklatúra záležitostí organizácie je platná 5 rokov. V prípade zásadnej zmeny funkcií a štruktúry organizácie podlieha nomenklatúra prípadov skorému prepracovaniu a opätovnému schváleniu. Ak takéto zmeny nenastanú, po menších úpravách a dotlačoch sa nomenklatúra na nasledujúci rok uvedie do platnosti automaticky. Prvá kópia nomenklatúry prípadov schválená vedúcim organizácie, úplne vyplnená na konci minulého roka a podpísaná vedúcim služby predškolskej vzdelávacej inštitúcie, je dokument trvalé obdobie uloženie organizácie (článok 67 zoznamu štandardných dokumentov).

Po skončení administratívneho roka služba DOW zostaví konečný záznam so štatistickými informáciami o počte prípadov podaných podľa skupín pre nomenklatúru prípadov:

l obaly s trvanlivosťou do 10 rokov;

l prípady s trvanlivosťou viac ako 10 rokov;

l obaly s dobou použiteľnosti "trvalo".

Aritmetický výpočet by sa mal vykonať s prihliadnutím na "prechodné" prípady a prípady, ktorých doby uchovávania nie sú ukončené, - "so známkou EC (EPK)".

Konečné informácie o počte kaziet, kartoték, spisov a iných úložných jednotiek hlásia do archívu svojej organizácie a do štátneho (mestského) archívu, prijíma dokumenty tejto organizácie na uloženie.

2 . Posúdenie významu dokumentov a lehôt ich uchovávania

Celý cyklus ľudskej interakcie s dokumentárnym prostredím zahŕňa nielen vytváranie dokumentov, ich použitie, vrátane ich upozorňovania účinkujúcich a samotnej realizácie, ale aj uchovávanie dokumentov a informácií o nich za účelom následného, prípadne opakované, použitie. Koniec koncov, dokument je vytvorený na to, aby zachytával informácie a prenášal ich v priestore a čase.

2.1 Význam a hodnota dokumentov

Význam a hodnota dokumentov generovaných v priebehu kancelárskych činností na rôzne médiá, ako aj prijímané od korešpondentov rôznymi spôsobmi ich doručovania, je rozdielne. Niektoré dokumenty sú potrebné len na operatívnu prácu s nimi na obmedzený čas, pokiaľ je ich praktická potreba. Dlhodobé uchovávanie takýchto dokumentov je nepraktické nie z dôvodu obmedzeného priestoru takmer v každej organizácii, ale aj z dôvodu, že ich obsah nebude nikdy nikoho zaujímať.

Dokumenty so sociálnymi informáciami o občanoch, zamestnancoch, absolventoch vzdelávacích inštitúcií a pod. by mali byť uchovávané počas celého života človeka, no v konečnom dôsledku strácajú informačnú hodnotu, keďže sú osobného charakteru a majú hodnotu len pre konkrétneho jednotlivca. Samy o sebe sú zaujímavé, nielen že zaberajú príliš veľa miesta, ale obsahujú aj množstvo typických, duplicitných, sekundárnych informácií, ktoré pravdepodobne nebudú zaujímať budúcich výskumníkov našej doby.

Tretia skupina dokumentov je vytvorená špeciálne na zachytenie hlavných míľnikov v histórii vzniku a rozvoja konkrétnych organizácií, korporácií, firiem, pričom majú hodnotu len pre túto organizáciu a mali by sa uchovávať dovtedy, kým organizácia existuje.

Po piate, odzrkadľujúce vedecké a technologické úspechy, prácu systému riadenia, spoločenský, politický život, majú dôležité vedecké, technické, historické, ekonomický význam a sú zaradené do Archívneho fondu Ruskej federácie, v jeho štátnej alebo neštátnej časti, v závislosti od autora a vlastníka.

Tie by sa ako pamiatky histórie a kultúry spolu s architektonickými a hmotnými pamiatkami doby mali zachovať čo najdlhšie, ideálne - na neurčito, alebo podľa archívnej terminológie natrvalo. Na trvalé uloženie sa samozrejme robí výber dokumentov z iných pamiatkovo chránených skupín, ale potom sa stávajú aj historickými a kultúrnymi pamiatkami.

Vzhľadom na typickosť a opakované opakovanie úloh v manažérskych systémoch je možné určiť hodnotu väčšiny dokumentárnych informácií kolujúcich v akomkoľvek manažérskom systéme na základe spoločných kritérií.

Takéto činnosti v systéme manažérstva dostali odborný termín „preverovanie hodnoty dokumentov“.

Vo všeobecnosti sa hodnotenie dokumentov a ich obsahu vykonáva takmer vo všetkých fázach tvorby a spracovania, od písania obsahu, koordinácie projektu, určenia formy a typu finálnej verzie dokumentu; postup pri jej doručení adresátovi, zriadenie registračného systému, výber miesta a spôsobu uloženia.

2.2 Odborné komisie organizácií

V organizáciách vykonať preskúmanie hodnoty dokumentov vytvorených a prijatých zvonku, ako aj zvážiť regulačné a metodické dokumenty pre prácu kancelárskych služieb, popisy práce týkajúce sa práce s informáciami, listy formulárov dokumentov a ďalšie otázky, trvalé sa vytvárajú odborné komisie (EK). Vo veľkých organizáciách s veľkým objemom pracovného toku funguje centrálna odborná komisia, ktorej hlavnými úlohami je okrem uvedených zvažovať a odsúhlasovať výsledky práce odborných komisií štruktúrnych divízií, dielní, pobočiek. .

Odborné komisie konajú na základe Poriadku o stálej odbornej komisii schválenej vedúcimi organizácie. V záujme dosiahnutia metodickej jednoty a uľahčenia vypracovania vlastných Predpisov o ES Archívna služba Ruskej federácie (Rosarchív) v roku 1995 vypracovala a schválila Štandardné predpisy na stálej odbornej komisii inštitúcie, organizácie, podniku.

Odborná komisia je vytvorená v súlade s Predpisom o nej z najkvalifikovanejších zamestnancov. Členovia komisie by mali dobre poznať funkcie, štruktúru svojej kancelárie, systém podpory dokumentácie – zloženie a obsah celého súboru dokumentov. Zloženie odbornej komisie by malo zahŕňať:

l pracovník zodpovedný za dokumentačnú podporu organizácie;

l pracovník zodpovedný za archív;

ь špecialisti na vedeckú, technickú, vzdelávaciu, výrobnú a inú dokumentáciu;

špecialista na zaistenie informačnej bezpečnosti a pod.

Predsedom odbornej komisie je spravidla niektorý zo zástupcov vedúceho organizácie, tajomníkom odbornej komisie tajomník podniku alebo zamestnanec duchovnej služby alebo archívu. Zasadnutia odbornej komisie sa konajú podľa potreby, najmenej však dvakrát do roka a dokumentujú sa zápisnicou. Udržiavanie všetkých dokumentov a organizovanie stretnutí je povinnosťou tajomníka odbornej komisie.

Odborná komisia je poradným orgánom, jej rozhodnutia nadobúdajú právoplatnosť po schválení vedúcim organizácie, keďže podľa zákona zodpovedá za bezpečnosť dokumentov.

Predmetom rokovania odbornej komisie sú predovšetkým:

l prekompilovaná nomenklatúra prípadov;

l inventarizácia prípadov trvalého a dlhodobého (nad 10 rokov) skladovania;

l koná o pridelení na zničenie a o zrušení dokladov a kaziet z druhu dopravcu;

ь komplexy dokumentov: papierové debny, projekty, úložné jednotky na nepapierových nosičoch, za správnosť ich vyhotovenia na trvalé a dlhodobé uloženie;

ь návrhy na stanovenie lehôt na uchovávanie dokumentov, ktoré nie sú uvedené v súčasných štandardných zoznamoch Archívnej služby, špecifických odvetvových zoznamoch štandardných nomenklatúr súborov.

Zápisnice z rokovaní odbornej komisie, nomenklatúra vecí, súpisy a akty o prideľovaní listín na zničenie v r. verejné inštitúcie a iné organizácie predkladajúce svoje doklady na doby trvalého uloženia v štátne archívy, schvaľuje vedúci organizácie až po ich dohode s príslušnými orgánmi Archívnej služby Ruskej federácie.

2.3 Kritériá hodnotenia informačného obsahu dokumentov

Vyšetrenie sa vykonáva na zákl spoločné kritériá hodnotenia pôvodu, obsahu, vonkajšie vlastnosti Dokumenty. Kritériá na posúdenie pôvodu sú úloha a miesto organizácie, postava vedy, kultúry, politiky v systéme verejnej správy, hospodárstvo, politika, spoločenský život spoločnosti; význam jej (jeho) činnosti, čas a miesto vzniku dokumentov.

Kritériá hodnotenia obsahu možno nazvať významnosť udalosti, javu, predmetu a skutočností vyjadrených v dokumentoch, hodnota informácie zaznamenanej v dokumentoch, jej opakovanie v iných dokumentoch, účel, druh a rozmanitosť konkrétneho dokumentu. dokument.

Medzi kritériá hodnotenia vonkajších znakov dokumentu patrí: právoplatnosť, t.j. prítomnosť potrebných podpisov, dátumov, pečatí, uznesení, značiek prechodu a vykonania, vlastnosti prenosu textu, materiálny základ nosiča informácií, jeho fyzický stav, spôsob prenosu informácií.

Každá skupina dokumentov má navyše svoje vlastné, špecifické kritériá na ich hodnotenie: význam informácií pre rozvoj vedy a techniky, prenikavosť novosti úloh a navrhovaných riešení, priorita autorstva, ekonomická efektívnosť, spoločenský význam, úplnosť. a úplnosť problémov atď.

2.4 Typové a rezortné zoznamy dokumentov a ich význam

Na pomoc organizáciám pri skúmaní vedeckej, spoločenskej a praktickej hodnoty ich dokumentov Spolkový archív vypracoval aj množstvo regulačných a metodických materiálov o postupe pri vykonávaní, posudzovaní informačnej hodnoty a určovaní doby uchovávania rôznych funkčných skupiny dokumentov:

l vynálezy a objavy;

ь dokumenty s opakovanými informáciami;

vedecký technická dokumentácia;

b výroba automatizované systémy zvládanie;

l redakčné dokumenty a pod.

Stanovenie konkrétnych lehôt uloženia spisov a dokumentov sa vykonáva na základe osobitných zoznamov najtypickejších dokumentov a typickej nomenklatúry prípadov. Podmienky uchovávania dokumentov v nich ustanovených sú povinné pre všetky organizácie pôsobiace v Rusku bez ohľadu na typ povolania a formu vlastníctva. Lehoty uchovávania dokumentov ustanovené Archívnou službou Ruskej federácie s týmito zoznamami nie je možné skrátiť, ale možno ich predĺžiť v prípadoch spôsobených špecifikami činnosti úradu.

Na základe a pri rozvíjaní práce Archívnej služby Ruskej federácie si ministerstvá a rezorty často vypracúvajú vlastné zoznamy tak, že ich dopĺňajú o špecifické dokumenty svojho odvetvia; všetci sa samozrejme musia podrobiť skúške v Archívnej službe Ruskej federácie. Pri absencii rezortného zoznamu treba použiť Zoznam štandardných riadiacich dokumentov generovaných v činnosti organizácií s uvedením období ich uchovávania (2000) a pre dokumenty vytvorené pred rokom 1995 aj Zoznam vzorových dokumentov vygenerovaných v r. činnosti štátnych výborov, ministerstiev, rezortov a iných, organizácií, podnikov s uvedením podmienok ich uchovávania (1988).

2.5 Zoznam štandardných dokumentov a jeho štruktúra

Aktuálny zoznam je rozdelený do 523 článkov obsahujúcich mená konkrétne dokumenty a doby ich uchovávania, zoskupené do pododdielov a spojené do 12 oddielov:

l organizácia systému riadenia;

l plánovanie činnosti;

l financovanie aktivít;

l účtovníctvo a výkazníctvo;

l ekonomické, vedecké, kultúrne väzby;

l informačná služba;

l pracovné vzťahy;

l personálne obsadenie;

l logistické zabezpečenie činností;

l administratívne a ekonomické otázky;

l sociálne a domáce otázky;

l činnosti primár odborové organizácie(združenia).

Pri nastavovaní lehôt uchovávania treba brať do úvahy aj to, že niektoré položky zoznamu možno rozdeliť na položky obsahujúce doklady, ktoré majú rôzne dátumy skladovanie napr. 193 „Knihy, časopisy, kartotéky“ obsahuje položky od „a)“ po „p)“:

a) cenné papiere - trvalo;

b) dohody, zmluvy, dohody - 5 litrov. EPC;

c) dlhodobý majetok - 5 l. atď.

V kancelárii by ste si preto mali zo zoznamu vybrať miesto a dobu uloženia, ktorej sa konkrétne dokumenty týkajú.

Je potrebné venovať pozornosť aj špeciálnym značkám súvisiacim s lehotami uloženia dokumentov. Značka v zozname „5 l. EPC“ znamená, že po stanovené obdobie o otázke ďalšieho uchovávania dokumentov rozhoduje odborná komisia organizácie alebo archívneho orgánu.

V závislosti od prijatého rozhodnutia môže doba uchovávania týchto súborov zostať nezmenená alebo predĺžená, ak členovia komisie dospejú k záveru, že je príliš skoro na zničenie dokumentov.

Nasledujúce poznámky sa týkajú lehôt uchovávania určitých kategórií dokumentov: „Do výmeny za nové“, „Do skončenia potreby“, „Po uplynutí platnosti zmluvy“, „V závislosti od dokončenia overenia (audit )", atď.

3 Evidencia dokumentov a prípadov na zničenie a na dlhodobé (trvalé) uloženie

3.1 Súhrny prípadov

Zohľadniť prípady dlhodobého skladovania a pri absencii nomenklatúry prípadov v organizácii - a krátkodobého skladovania, denníky, kartotéky, projekty a iné úložné jednotky dokončené v kancelárskej práci, spisy zamestnancov stálych a dočasné (nad 10 rokov) uskladnenie, ktoré prešli hodnotiacim testom, správne zostavené a vykonané, podliehajú zahrnutiu do samostatných súpisov.

Samostatné súpisy sa zostavujú aj pre prípady pozostávajúce z dokumentov charakteristických pre danú organizáciu: súdne prípady, vyšetrovacie prípady, vedecké správy a pod.

Popis prípadu je archívny adresár, ktorý je systemizovaným zoznamom názvov vecí a je určený na zverejňovanie zloženia a obsahu vecí, na konsolidáciu ich systematizácie a účtovníctva. Inventúra je zároveň hlavným účtovným dokladom a hlavným druhom vedecký referenčný prístroj k dokumentom, ktoré zabezpečujú operatívne vyhľadávanie prípadov. Samostatným súpisom je zoznam prípadov s nezávislým vyplneným číslovaním.

Súpisy prípadov sa zostavujú podľa formulára stanoveného Archívnou službou Ruskej federácie. Súpisy prípadov trvalého uskladnenia sa líšia od súpisov prípadov dlhodobého uskladnenia tým, že v nich chýba stĺpec 6 (doba uchovávania). Pravidlá nestanovujú pripojenie odkazov na články zoznamu v stĺpci „Skladovacia lehota“, pretože už boli v nomenklatúrach prípadov. Ale v súčasnosti, keď nomenklatúra prípadov v organizácii nemusí existovať, pridanie odkazov na záznam v zozname pre takéto prípady nezníži kvalitu inventára.

Technológia zostavovania a navrhovania súpisov je podobná technológii zostavovania nomenklatúry prípadov, keďže zostavovanie súpisu je ďalšou technologickou etapou v systemizácii prípadov. Ak sú v súpise zaradené nejaké prípady v rozpore so systemizáciou, možno ich zapísať do súpisu ako posledné pod číslami písmen. Samotné prípady sú zaradené do inventára v súlade so systemizáciou odporúčanou Archívnou službou Ruskej federácie. Záhlavia prípadov podľa personálu sú teda systematizované v tomto poradí:

- príkazy (pokyny) pre personál;

l zoznamy personálu;

l karty pre personálnu evidenciu;

l osobné spisy zamestnancov na dôchodku;

b osobné účty zamestnancov;

l nevyžiadané pracovné knihy;

a správy o nehodách.

Vo veľkých organizáciách ich ako časti inventára môžu zostavovať štrukturálne oddelenia a na ich základe potom archív organizácie vyhotovuje konsolidovaný inventár. Súpisy sa vždy končia konečným zápisom o počte do nich zapísaných prípadov a podpisujú ich zostavovatelia. Pri malom počte dokumentov je možné inventár zostaviť v priebehu niekoľkých rokov a rozdeliť ho do ročných sekcií s kompletným návrhom každej sekcie.

Súpisy vecí musia byť vypracované do roka po ukončení vecí v súčasnej kancelárskej práci. Predpokladá sa, že organizácie budú každoročne zostavovať inventúrne súpisy av prípade akumulácie nepopísaných prípadov za niekoľko rokov - podľa pripravených sekcií. Zloženie súpisov súpisov nomenklatúr prípadov, nahrádzajúcich súpis v rezortnom archíve, si určuje organizácia sama. Ak organizácia odovzdá svoje dokumenty na trvalé uloženie štátnemu archívu, je inventarizácia personálu v súlade s odborným overovacím košom archívneho orgánu (spolkového archívu) a trvalé uloženie schvaľuje tento pred schválením riaditeľom archívu. organizácia.

Na všetkých súpisoch a úkonoch preskúmavaných odbornými komisiami je opatrená schvaľovacou pečiatkou s dátumom rokovania a číslom protokolu. Niekedy v organizáciách, ktoré vzdávajú hold archívnym tradíciám, používajú v podpisovej pečiatke dohody s archívnym orgánom zastaraný výraz „schválené“.

3.2 Zákony o prideľovaní dokladov na zničenie a vyradenie z evidencie

Súčasne s prípravou inventúr na základe výsledkov účtovania dokladov sa vyhotovujú aj úkony dokumentujúce rôzne situácie vyraďovania dokladov:

b o určení na zničenie dokumentov, ktoré nepodliehajú úschove;

b na zrušenie strojovo čitateľného dokumentu;

b o neodhalení prípadov, ktorých spôsoby hľadania sa vyčerpali;

o nenapraviteľné škody na prípadoch.

Hlavným z týchto zákonov je zákon o určení na zničenie dokumentov, ktoré nepodliehajú (ďalšiemu) uchovávaniu.

V organizáciách, v rámci ktorých sa nevytvárajú dokumenty na začlenenie do Archívneho fondu Ruskej federácie, akty o prideľovaní dokumentov na zničenie posudzujú a schvaľujú ich vedúci až po zostavení ročných sekcií súpisov prípadov na trvalé. skladovanie a pre personál na rovnaké roky ako tie, pri ktorých sa dokumenty ničia. Zákon zahŕňa všetky prípady, ktorých úložná lehota uplynula v predchádzajúcom roku.

V zákone je povolené neuvádzať názvy každého prípadu, ale formulovať a uvádzať ich zovšeobecnené (skupinové) názvy, napríklad: kópie personálne príkazy, korešpondencia o ekonomických otázkach a pod. Zároveň je však potrebné uviesť, oddelené čiarkami, čísla zásob (stĺpec 4) alebo indexy pre číselníky prípadov (stĺpec 5). Pre každú skupinu prípadov dátum prvého a dátum najnovšie dokumenty(termíny) a celkový počet prípadov. Pre každú skupinu prípadov zaradených do zákona resp jednotlivé prípady treba znovu uviesť dôvod ich zničenia - dobu skladovania a predmet(y) podľa zoznamu. Na konci aktu sa v záverečnom zápise uvádza nielen celkový počet dokumentov určených na zničenie, ale aj informácia (s číslom a dátumom protokolu), že súpisy prípadov podľa personálu a podľa hlavnej činnosti za uvedené roky za ktoré dokumenty majú byť zničené sú úplne vyzdobené.

Úkon dohodnutý s EK schvaľuje riaditeľ a až potom je možné pristúpiť k fyzickému zničeniu spisov. Po zničení sa do zákona zapíše dátum a forma vyradenia veci, ale na štandardná forma existuje len jeden spôsob likvidácie - odovzdanie do recyklačného strediska. Na posledný krok v akte sa urobí ďalší záznam, v ktorom sa uvádza, že v systéme účtovníctva boli vykonané potrebné zmeny, s dátumom a dešifrovaným podpisom zodpovedného úradníka.

3.3 Evidencia prípadov

3.3.1 Evidencia prípadov na prevádzkové uloženie

Operatívne ukladanie dokumentov sa vykonáva v službách predškolského vzdelávacieho zariadenia, štruktúrnych útvarov organizácií až do ich odovzdania rezortnému archívu. Operatívne skladovanie možno zas rozdeliť na skladovanie dokumentov v procese ich vyhotovenia a skladovanie vyhotovených dokumentov.

Dokumenty počas ich vyhotovenia môže dodávateľ ukladať do špeciálnych priečinkov označených v súlade s nomenklatúrou prípadov alebo štádiami ich vyhotovenia: „Urgentné“, „Pri realizácii“, „Na stretnutie“, „Na podpis“ atď. Priečinky môžu byť počas dňa uložené na stole interpreta, po práci by mali byť odložené do šuplíka alebo trezoru.

Priečinky s nevybavenými dokumentmi sú uložené tak, aby sa dokumenty dali rýchlo preniesť manažérovi alebo inému zamestnancovi. Vyplnené dokumenty je však zakázané ukladať na stoly zamestnancov, musia sa zakladať do kartoték a prísne účtovať. Organizácia skladovania puzdier by mala zabezpečiť ich bezpečnosť a jednoduché používanie.

Ukladanie vykonaných dokumentov sa vykonáva v špeciálnych priečinkoch rôznych dizajnov. Priečinky typu "zakladač" sa používajú pre väčšinu dokumentov, ale sú prijateľnejšie pre dokumenty s krátkodobou dobou skladovania, pretože dokumenty v priečinkoch sú usporiadané v obrátenom chronologickom poradí: dokument s neskorším dátumom je prvý (hore) a so skorším dátumom - na záver (dole). ).

Pre dokumenty s dlhou a trvalou dobou skladovania je vhodné použiť priečinky s mäkkým systémom zapínania (so šnúrkami). Cez vyrazené dierky sa prepichnú dokumenty, prevlečia sa šnúrky, ktoré sa zaviažu v spodnej časti lemovaných dokumentov. To umožňuje zoskupovať dokumenty v prípade v priamom chronologickom poradí. Dokumenty uložené v takýchto zložkách sa odovzdávajú rezortnému archívu v podobe, v akej vznikli pri kancelárskej práci.

Evidenciu spisov odovzdaných zamestnancami na uloženie do dokumentačného fondu organizácie podrobne upravuje Archívna služba Ruskej federácie v Základných pravidlách prevádzky rezortných archívov a od roku 1988 je v platnosti bez zmien.

Na obálke každého spisu, ktorý sa má uložiť do archívu úradu, by sa mali umiestniť tieto informácie:

názov organizácie;

ь názov štrukturálnej jednotky, v ktorej bol prípad vytvorený;

ь index prípadov;

ь počet listov v súbore;

ь dátumy prvého a posledného dokumentu;

doba uloženia prípadu;

šifry každého prípadu.

Niektoré prvky popisu prípadu uvádza na obálke sekretár pri otváraní prípadu, počet listov, termíny, upresnenie názvu a členenie sú umiestnené na obálke po dokončení prípadu v procese spracovanie.

Index prípadu je pripevnený v súlade s nomenklatúrou prípadov. Index je adresa uloženia prípadu a jeho vyhľadávací atribút.

Dizajn nadpisov na obaloch puzdier je uľahčený prítomnosťou správne zostavených nomenklatúr puzdier. V týchto prípadoch stačí preniesť hlavičku a termíny uloženia puzdier z nomenklatúry na obal. Pri absencii nomenklatúry prípadov sa nadpis zostavuje podľa všeobecné pravidlá pre každý prípad.

Analogicky s archívnym dizajnom priečinkov s papierové dokumenty mali by sa vydávať aj štítky, vložky do obalov strojovo čitateľných dokumentov.

3.3.2 Dodatočná príprava súborov na dlhodobé uloženie

Dokončené prípady, dokončené projekty, vyhotovené dokumenty trvalého a dlhodobého – nad 10 rokov – skladovania podliehajú povinnému doplnkový dizajn opis v špeciálnych účtovných formulároch v súlade s požiadavkami Archívnej služby Ruskej federácie.

Prípady dočasnej - do 10 rokov vrátane - doby uloženia možno oproti predchádzajúcej skupine vybaviť len čiastočne. Môžu byť teda uložené v šanónoch s akýmkoľvek typom a materiálom upevnenia, nesmú to byť reorganizované dokumenty v súboroch, listy nemusia byť očíslované a nemusia sa zostavovať certifikačné záznamy.

Podobné dokumenty

Celý cyklus spracovania a pohybu dokumentov od ich vytvorenia až po ukončenie vyhotovenia a odoslania. Skúmanie (hodnotenie) vedeckej a praktickej hodnoty dokumentov. Popisy a prevedenie prípadov. Popis dokumentov trvalého a dlhodobého uloženia.

test, pridané 14.03.2009


Formy evidencie dokumentov a kontroly ich plnenia. Systematizácia listín a tvorba zbierok listín. Poriadok uchovávania v archívnych inštitúciách a ich vydanie na dočasné použitie. Prenos dokumentov GKN do archívu organizácie.

prezentácia, pridané 16.04.2012


Štruktúra a účel nomenklatúrnych záležitostí. Požiadavky na ich tvorbu a pravidlá skladovania. Skúmanie hodnoty dokumentov. Zostavovanie súpisov prípadov a postup pri ich odovzdávaní do archívu. esencia archívne uloženie dokumenty v elektronickej forme. Odborné komisie.

semestrálna práca, pridaná 3.2.2014


Zásady a kritériá pre hodnotu dokumentov. Systém normatívno-metodických príručiek na výber dokumentov. Organizácia a vykonávanie kontroly hodnoty dokumentov, postup pri jej vykonávaní, evidencia výsledkov a uchovávanie. Informačné technológie v archívoch.

práca, pridané 13.03.2019


etapy životný cyklus organizácie: pojem, klasifikácia a typy. Podstata a funkcie likvidačnej komisie, pravidlá uchovávania dokumentácie. Skúmanie hodnoty listín, zásady podávania vecí a zostavovanie ich súpisov. Prenos dokumentov do archívu.

diplomová práca, pridané 05.10.2015


Systematizácia dokumentov. Základné princípy pre organizovanie a uchovávanie dokumentácie. Zásady a kritériá hodnoty dokumentov, kritériá pôvodu a obsahu. Funkcie, pravidlá pre prenos a príjem telefónnej správy, menovanie v práci organizácií.

test, pridané 08.07.2010


Znaky tvorby prípadov v inštitúcii, hlavné črty ich inštitúcie. Zásady usporiadania dokumentov v otvorenom spise. Systematizácia v záležitostiach určité typy Dokumenty. Všeobecné požiadavky na dizajn puzdier, číslovanie ich listov, dizajn krytu.

ročníková práca, pridaná 04.05.2015


Koncepcia účtovania dokladov v štátnom (mestskom) archíve. Účtovníctvo a zaistenie bezpečnosti dokumentov archívneho fondu Ruská federácia. Systém účtovných dokladov archívu, ich zamýšľaný účel. Všeobecné náležitosti účtovných dokladov archívu.

test, pridané 29.03.2012


Pojem archívov, ich hlavné úlohy a funkcie. Analýza akvizície archívu a požiadaviek na dizajn akceptovaných prípadov. Metódy na zlepšenie zostavovania a návrhu zásob. Organizácia dokumentov v archívnom fonde, schémy ich systemizácie.

práca, pridané 3.11.2011


Právne a normatívna základňa regulácia kancelárskej práce a toku dokumentov v organizácii. Postup prijímania a počiatočného spracovania korešpondencie. Typické a jednotlivé termíny vyhotovenie dokumentov. Papierové spracovanie dokumentov.

Hlavné informačných procesov a ich realizácia pomocou počítačov: ukladanie, vyhľadávanie a prenos informácií.

Prenos informácií

Rozvoj ľudstva by bol nemožný bez výmeny informácií. Už od pradávna si ľudia odovzdávajú svoje poznatky z generácie na generáciu, upozorňujú na nebezpečenstvo či odovzdávajú dôležité a naliehavé informácie, vymieňajú si informácie.

V každom procese prenosu alebo výmeny informácií existuje zdroj a príjemca a samotná informácia sa prenáša cez komunikačný kanál pomocou signálov: mechanické, tepelné, elektrické atď.

V bežnom živote je pre človeka akýkoľvek zvuk, svetlo signálmi, ktoré nesú sémantické zaťaženie. Napríklad siréna je zvukový alarm; zvonenie telefónu - signalizované zdvihnutím telefónu; červený semafor - signál zákazu prejazdu cesty.

Informácie sú prezentované a prenášané vo forme sledu signálov, symbolov. Od zdroja k príjemcovi sa správa prenáša cez nejaké hmotné médium.

Ak proces prenosu používa technické prostriedky komunikácie, nazývajú sa kanály prenosu informácií (informačné kanály). Patria sem telefón, rádio, TV. Ľudské zmyslové orgány zohrávajú úlohu biologických informačných kanálov.

Proces prenosu informácií prostredníctvom technických komunikačných kanálov prebieha podľa nasledujúcej schémy (podľa Shannona):

Zdrojom informácií môže byť živá bytosť resp technické zariadenie. Z nej vstupujú informácie do kódovača, ktorý je určený na konverziu pôvodnej správy do podoby vhodnej na prenos. S takýmito zariadeniami sa stretávate neustále: mikrofón telefónu, list papiera atď.

Cez komunikačný kanál sa informácia dostane do dekódovacieho zariadenia príjemcu, ktorý zakódovanú správu prevedie do podoby zrozumiteľnej príjemcovi. Jedným z najzložitejších dekódovacích zariadení je ľudské ucho a oko.

Počas prenosu sa informácie môžu stratiť alebo skresliť. Je to spôsobené rôznymi rušeniami, ako v komunikačnom kanáli, tak aj pri kódovaní a dekódovaní informácií. S takýmito situáciami sa stretávate pomerne často: skreslenie zvuku v telefóne, rušenie pri televíznom prenose, telegrafické chyby, neúplnosť prenášaných informácií, chyby vo výpočtoch.

Pojem "šum" označuje rôzne druhy rušenia, ktoré skresľuje prenášaný signál a vedie k strate informácií. Takéto rušenie je spôsobené predovšetkým technickými dôvodmi: nízka kvalita komunikačných liniek, neistota rôznych informačných tokov navzájom, prenášané cez rovnaké kanály. Na ochranu pred šumom sa používajú rôzne metódy, napríklad použitie rôznych druhov filtrov, ktoré oddeľujú užitočný signál od šumu.

Pri prenose informácií zohráva dôležitú úlohu forma prezentácie informácií. Zdroj informácií môže byť zrozumiteľný, ale príjemcovi nedostupný. Ľudia sa konkrétne dohodnú na jazyku, v ktorom sa budú informácie prenášať kvôli spoľahlivejšiemu ukladaniu.

Skladovanie

Zhromažďovanie informácií nie je samoúčelné. Aby mohli byť prijaté informácie použité, a to opakovane, je potrebné ich uchovávať.

Ukladanie informácií je spôsob šírenia informácií v priestore a čase.

Ľudská myseľ je najdokonalejším nástrojom na pochopenie sveta okolo nás. A ľudská pamäť je vynikajúce zariadenie na ukladanie prijatých informácií.

Aby sa informácie stali majetkom mnohých ľudí, je potrebné vedieť ich uložiť nielen do pamäti človeka. V procese ľudského vývoja existovali rôzne spôsoby ukladania informácií, ktoré sa časom zlepšovali: uzly na lanách, zárezy na paličkách, písmená z brezovej kôry, písmená na papyruse, papier.

Nakoniec bola vynájdená tlačiareň a objavili sa knihy. Hľadanie spoľahlivých a cenovo dostupných spôsobov uchovávania informácií pokračuje dodnes.

Dnes používame na uchovávanie informácií rôzne materiály: papier, fotografie a filmy, magnetické audio a video pásky, magnetické a optické disky. To všetko sú nosiče informácií.

Nosič informácií je hmotný predmet určený na uchovávanie a prenos informácií. (Papier, fotografie a filmy, magnetické a optické disky atď.).

Spôsob, akým sú informácie uložené, závisí od ich média.(kniha je knižnica, obrázok je múzeum, fotografia je album).

Počítač je určený na kompaktné ukladanie informácií s možnosťou rýchleho prístupu k nim.

Ukladanie informácií je informácia organizovaná určitým spôsobom. externé médiá určené na dlhodobé skladovanie a trvalé používanie (napríklad archívy dokumentov, knižnice, kartotéky).

Základnou informačnou jednotkou úložiska je špecifikum fyzický dokument: dotazník, kniha a pod.. Organizácia skladovania sa chápe ako prítomnosť určitej štruktúry, t.j. usporiadanosť, triedenie uložených dokumentov pre pohodlie práce s nimi.

Hlavné vlastnosti úložiska informácií: množstvo uložených informácií, spoľahlivosť úložiska, čas prístupu (t. j. čas vyhľadávania potrebné informácie), dostupnosť ochrany informácií.

Informácie uložené na počítačových pamäťových zariadeniach sa bežne nazývajú dáta. Organizované dátové úložiská na počítačových externých pamäťových zariadeniach sa bežne nazývajú databázy a databanky.

Vyhľadávanie

Hľadajte informácie je získavanie uložených informácií.

Metódy vyhľadávania informácií: priame pozorovanie; komunikácia s odborníkmi na problematiku, ktorá vás zaujíma; čítanie relevantnej literatúry; sledovanie videí, televíznych programov; počúvanie rozhlasových programov, audiokaziet; práca v knižniciach a archívoch; požiadavky na informačné systémy, databázy a počítačové databázy; iné metódy.

Aby bolo možné zhromaždiť čo najúplnejšie informácie a zvýšiť pravdepodobnosť správneho rozhodnutia, je potrebné použiť rôzne metódy získavania informácií.

Aby urýchlili proces získavania čo najúplnejších informácií o problematike, začali zostavovať katalógy (abecedné, vecné a pod.).

V procese hľadania informácií narazíte na najužitočnejšie aj neužitočné, spoľahlivé aj nepravdivé, objektívne aj subjektívne informácie, no aby ste sa neutopili v mori informácií, naučte sa vyberať len tie informácie, ktoré je užitočné pri riešení vašej úlohy.

Pochopiť, čo hľadať v konkrétnej životnej situácii, vykonať proces hľadania - to sú zručnosti, ktoré sa stávajú rozhodujúcimi na prahu tretieho tisícročia.

Ukladanie informačných objektov rôzne druhy na rôznych digitálne média

Pri spomienke na pojem objektu, ktorý je definovaný ako nejaká časť okolitého sveta, považovaná za celok, môžeme naznačiť, že informačný model, ktorý nemá žiadnu súvislosť s pôvodným objektom, možno tiež považovať za objekt, nie však materiál, ale informačný.

Informačný objekt je súborom logicky súvisiacich informácií.

Informačný objekt „odcudzený“ pôvodnému objektu môže byť uložený na rôznych hmotných médiách. Najjednoduchším materiálnym nosičom informácie je papier. Existujú aj magnetické, elektronické, laserové a iné pamäťové médiá.

S informačnými objektmi upevnenými na materiálnom nosiči môžete vykonávať rovnaké akcie ako s informáciami pri práci na počítači: zadávať ich, ukladať, spracovávať, prenášať. Pri práci s informačnými objektmi zohráva dôležitú úlohu počítač. Pomocou príležitostí, ktoré ponúkajú kancelárske technológie používateľovi, môžete vytvoriť množstvo profesionálov počítačové dokumenty, čo budú odrody informačných objektov. Všetko, čo je vytvorené v počítačových prostrediach, bude informačným objektom.

Literárne dielo, novinový článok, objednávka - ukážky textové informačné objekty. Výkresy, výkresy, schémy sú grafické informačné objekty. Rôzne dokumenty v tabuľkovej forme sú príklady tabuľkové informačné objekty. Video a hudba - audiovizuálne informačné objekty.

Pomerne často máme do činenia so zloženými dokumentmi, v ktorých sú prezentované informácie rôzne formy. Takéto dokumenty môžu obsahovať text, obrázky, tabuľky, vzorce a oveľa viac. Školské učebnice, časopisy, noviny – to sú známe príklady zložených dokumentov, ktoré sú informačnými objektmi komplexná štruktúra. Na vytváranie zložených dokumentov sa využívajú softvérové ​​prostredia, ktoré poskytujú možnosť prezentácie informácií v rôznych formách. Ďalšími príkladmi komplexných informačných objektov sú počítačom generované prezentácie a hypertextové dokumenty.

Na ukladanie a prenos elektronických informačných objektov sa používajú vymeniteľné digitálne médiá. Tie obsahujú:

ü vymeniteľný pevný disk- zariadenie na uchovávanie informácií na princípe magnetického záznamu, informácie sa zaznamenávajú na pevné (hliníkové alebo sklenené) platne potiahnuté vrstvou feromagnetického materiálu,

ü disketa- prenosné pamäťové médium slúžiace na opakovaný záznam a ukladanie údajov, ktorým je pružný magnetický disk umiestnený v ochrannom plastovom obale, pokrytý feromagnetickou vrstvou,

ü CD- optické pamäťové médium vo forme plastového disku s otvorom v strede, ktorého proces zapisovania a čítania informácií prebieha pomocou lasera (CD-ROM a DVD disk - len na čítanie; CD-RW a informácie DVD-RW je možné nahrávať opakovane),

ü pamäťovú kartu alebo flash kartu- kompaktné elektronické pamäťové zariadenie používané na ukladanie digitálnych informácií (veľmi používané v elektronické zariadenia vrátane digitálnych fotoaparátov, mobilných telefónov, notebookov, MP3 prehrávačov a herných konzol),

ü USB flash disk (slang. flash disk)- pamäťové zariadenie, ktoré využíva flash pamäť ako nosič a je pripojené k počítaču alebo inej čítačke cez USB rozhranie.

Všetky programy a dáta sú uložené v stálej (externej) pamäti počítača ako súbory.

Súbor- ide o určité množstvo informácií (program alebo údaje), ktoré majú názov a sú uložené v dlhodobej (externej) pamäti.

Názov súboru pozostáva z dvoch častí oddelených bodkou: skutočný názov súboru A rozšírenie A, ktoré definuje jeho typ (program, dáta atď.). Skutočný názov súboru zadá používateľ a typ súboru zvyčajne automaticky nastaví program pri jeho vytváraní.

V operačnom systéme Windows môže mať názov súboru až 255 znakov a je povolené používanie ruskej abecedy, povolené sú medzery a iné predtým zakázané znaky, okrem nasledujúcich deviatich: /\:*?<>|. V názve súboru môžete použiť viacero bodiek. Prípona názvu sú všetky znaky za poslednou bodkou.

Úloha prípony názvu súboru je čisto informačná, nie príkazová. Ak má súbor s obrázkom príponu TXT, obsah súboru sa nezmení na text. Dá sa prezerať v programe určenom na prácu s textami, ale takýto pohľad nedáva nič zrozumiteľné.

Atribúty súboru sú nastavené pre každý súbor a informujú systém, aké operácie možno so súbormi vykonávať. Existujú štyri atribúty.

1. Pravidlá a termíny ukladania dokumentov v štruktúrnych oddeleniach, organizáciách.

2. Tvorba dokumentov vo veci.

3. Názvoslovie prípadov.

1. V procese dokumentácie v štrukturálnych divíziách sa zvyčajne nahromadí významný súbor dokumentov (vykonávaných aj vykonávaných).

Dočasné uloženie dokumentov v konštrukčných členeniach sa nazýva prevádzkové skladovanie. Všetky typy a druhy dokumentov a ich kópie, ktoré sú potrebné v súčasnej práci, podliehajú prevádzkovému skladovaniu.

Typy prevádzkového úložiska:

Ukladanie dokumentov v procese ich vykonávania;

Skladovanie vyhotovených dokumentov.

Inými slovami, operatívne uloženie je chápané ako proces uskutočňovaný pri praktickom používaní dokumentov pred skúmaním hodnoty a odovzdaním dokumentov na archívne uloženie.

IN V poslednej dobe spolu s ukladaním dokumentov (na papieri) formovaných do obalov, mnohé organizácie začali využívať elektronické ukladanie. Vytvorenie takýchto úložísk umožňuje zjednodušiť používanie dokumentov pri bežných činnostiach, keďže s dokumentom môže pracovať viacero zamestnancov súčasne a prístup k dokumentu je realizovaný v priebehu niekoľkých sekúnd. Z toho môžeme usúdiť, že používanie elektronických úložísk dokumentov môže zvýšiť efektivitu úloh a pracovných povinností.

Elektronické úložiská dokumentov založené na softvérových produktoch „Microsoft SharePoint Portal Server“ alebo „1C-Bitrix: Corporate Portal“ sa rozšírili.

Pravidlá uchovávania dokumentov na rôznych materiálových nosičoch stanovujú rôzne režimy a postupy ukladania, ktoré zaisťujú bezpečnosť informácií a ich optimálne zoskupovanie. Postup pri ukladaní dokumentov určujú pravidlá a pokyny štátnej archívnej služby, štátne normy, organizačné a administratívne dokumenty inštitúcie.

Základné požiadavky na ukladanie dokumentov v štrukturálnych divíziách:

Dokumenty počas predstavenia musí účinkujúci uchovávať v špeciálnych zložkách;

Ukladanie vyhotovených písomností sa vykonáva v systematizovanej forme v šanónoch alebo obaloch na škatule so vzorom titulnej strany a nalepeným indexom škatuľky podľa nomenklatúry;

Dokumenty sú uložené v špeciálnych skriniach alebo na špeciálne vybavených policiach v poradí, v akom sú evidenčné čísla; najmä dôležité dokumenty, vrátane dokumentov dôverného charakteru, sú uložené v uzamykateľných skriniach alebo ohňovzdorných trezoroch.

Doby uchovávania dokumentov:

Väčšinou v rámci jedného obchodného roka (napríklad od 1. januára do 31. decembra 2012);

Dokumenty dlhodobého skladovania (charaktery, predpisy, plány a pod.) sú uložené v stavebnom celku až do ich výmeny za nové (do dátumu expirácie). Takéto dokumenty sa nazývajú prenosné.

Niektoré štrukturálne oddelenia (oddelenia ľudských zdrojov, účtovné oddelenia, konštrukčné, konštrukčné oddelenia a pod.) majú právo na dlhodobé uchovávanie dokumentov.

Medzi takéto dokumenty patria napríklad dokumenty o personáli, popisy práce, osobné účty, podpisové vzory zodpovedné osoby atď.

2. Prípad- súbor dokumentov (alebo dokumentu) týkajúcich sa jedného problému alebo oblasti činnosti, umiestnených v samostatnom obale.

Dôvody na zoskupovanie dokumentov v prípade:

Na nominálnom základe - názov typov a odrôd dokumentov (objednávky, protokoly, osvedčenia atď.);

Podľa predmetu a otázky - obsah dokumentov;

Korešpondenčným znakom - zasielanie dokumentov konkrétna osoba alebo organizácie;

Geograficky - odosielanie dokumentov do konkrétneho regiónu;

Na chronologickom základe - príslušnosť súboru dokumentov k určitému obdobiu.

Prípad je vytvorený v súlade s nomenklatúrou organizácie. Do spisu sa zakladajú listiny, ktorých obsah zodpovedá záhlaviu veci.

Požiadavky na vytvorenie prípadu:

Doklady o lehotách trvalého a dočasného uloženia sú zoskupené oddelene;

Originály sú oddelené od kópií;

Ročné plány a správy - zo štvrťročných a mesačných, schválené dokumenty - z ich projektov;

Jedna kópia každého dokumentu je súčasťou súboru.

Každý dokument vložený do puzdra musí byť vyhotovený v súlade s požiadavkami štátne normy a iné predpisy.

Dokumenty jedného úradného (vo väčšine prípadov sa zhoduje s kalendárnym) rokom sú zoskupené do prípadu, s výnimkou odovzdávania listín.

Pravidlá stanovujú objem puzdra: nie viac ako 250 listov s hrúbkou nie väčšou ako 4 cm.

Dokumenty vložené do puzdra musia mať podpisy (kópie - osvedčenie), dátum, register, označenie "V prípade".

Prílohy k dokumentom bez ohľadu na dátum ich schválenia alebo zostavenia sa pripájajú k dokumentom, ktorých sa týkajú.

Dokumenty v prípade sú usporiadané v určitom poradí: hlavný dokument a súvisiace prílohy a potom chronologicky - dokumenty, ktoré vznikajú pri vyriešení problému.

Existujú určité pravidlá pre zoskupovanie dokumentov podľa typu a chronológie (pozri: Typický návod kancelárska práca na ministerstvách a oddeleniach Ruskej federácie. M., 1993). Charty, predpisy, pokyny schválené administratívnymi dokumentmi sú ich prílohami a sú zoskupené spolu s určenými dokumentmi.

3. Názvoslovie prípadov- systematizovaný zoznam názvov prípadov uložených v organizácii s uvedením podmienok ich uloženia, zostavený v v pravý čas. Názvoslovie vecí slúži na zoskupovanie vyhotovených dokumentov do vecí, systematizáciu a evidenciu vecí, určenie podmienok ich uloženia a vyhľadávanie dokumentov. Je podkladom na zostavovanie inventúrnych súpisov prípadov trvalého a dočasného 93 (nad 10 rokov) uloženia, ako aj na evidenciu prípadov dočasného (do 10 rokov vrátane) uloženia.

Nomenklatúra prípadov je základom pre vznik dokumentárneho fondu federálny orgán výkonná moc.

Nomenklatúra prípadov zahŕňa všetky dokumenty organizácie s výnimkou technickej dokumentácie a tlačených publikácií. Požiadavky na nomenklatúru vecí obsahujú GSDOU, základné pravidlá prevádzky rezortných archívov, zoznamy dokumentov s uvedením lehôt uchovávania.

Náležitosti nomenklatúry prípadov: názov organizácie, názov druhu dokumentu, dátum, index, miesto vyhotovenia, pečiatka schválenia, názov textu, text, podpis, pečiatka schválenia.

Stĺpce tabuľky nomenklatúry prípadov: zoznamy vecí, názvy vecí, počet vecí (zväzkov, častí), číslo článku v zozname a doba uloženia vecí, poznámky.

Názvy prípadov sú zoskupené podľa sekcií (podsekcií) nomenklatúry. Názvy sekcií - názvy štruktúrnych divízií (pre organizácie bez štruktúry - oblasti činnosti).

Požiadavky na názov prípadu:

Presná zhoda so sémantickým obsahom dokumentov zoskupených v tomto prípade;

Stručnost, jasnosť formulácií;

Nadpisy ako „Všeobecná korešpondencia“, „Rôzne dokumenty“, „Referenčné materiály“ atď. nie sú povolené.

Zloženie nadpisu prípadu:

Názov typu alebo odrody dokumentov;

Názov organizácie alebo jej štrukturálneho pododdelenia;

Adresát alebo korešpondent dokumentu;

Názov územia (lokality), s ktorým súvisí obsah dokumentov prípadu;

Dátumy (obdobie), na ktoré sa dokumentácia prípadu vzťahuje;

Označenie kópií dokumentov prípadu.

Prípady, ktoré sa nevyriešia do jedného roka, sa označujú ako „prechodné“ a sú zahrnuté do nomenklatúry prípadov na nasledujúci rok s rovnakým indexom. Nomenklatúra zahŕňa aj referenčné súbory, registre listín.

V každej časti nomenklatúry prípadov sú ponechané rezervné čísla, ktoré je možné prideliť prípadom, ktoré nomenklatúra neuvádza.

Nomenklatúru prípadov schvaľuje vedúci organizácie a nadobúda účinnosť 1. januára nasledujúceho kalendárneho roka.

Na konci administratívneho (kalendárneho) roka sa do nomenklatúry vecí urobí konečný záznam o počte vecí otvorených oddelene na dobu trvalého a dočasného uloženia.

V dôsledku činnosti organizácií, podnikov a inštitúcií vznikajú, ktoré majú rôzny vedecký a praktický význam. Niektoré z nich obsahujú informácie, ktoré sú potrebné len na vyriešenie niektorých konkrétnu úlohu. Keď sa tieto informácie použijú na prevádzkové účely, takéto dokumenty stratia svoju hodnotu. Ich ďalšie skladovanie je nepraktické. Ostatné dokumenty si zachovávajú svoju hodnotu niekoľko rokov. Existujú však dokumenty obsahujúce cenné informácie na vedecké a praktické účely. Takéto dokumenty sa musia uchovávať natrvalo.

V tejto súvislosti sa určujú rôzne doby uchovávania dokumentov.

• dočasné (do 10 rokov);
• dočasné (viac ako 10 rokov);
• trvalé.

Dokončené prípady trvalého a dočasného (nad 10 rokov) skladovania na dva roky zostávajú v stavebných celkoch na referenčná práca. Potom sú odovzdané do archívu organizácie.

Lehoty uchovávania dokumentov nezávisí od formy, v akej sú vytvorené: papierová alebo elektronická. Možnosť a dĺžka používania dokumentov je určená hodnotou informácií v nich obsiahnutých. Účelom preskúmania je preto určiť, ktoré dokumenty môžu poskytnúť najväčšiu úplnosť, jednotlivých občanov potrebné informácie. Pre dokumenty vybrané na dočasné uloženie je dôležité určiť, ako dlho môžu byť potrebné. Preto určenie doby použiteľnosti samostatné dokumenty- Toto je ďalšia dôležitá úloha skúmania hodnoty dokumentov.

Touto cestou, úlohy skúmania hodnoty dokumentov sú nasledujúce:

• výber dokumentov politického, ekonomického, vedeckého, kultúrneho významu na ich následné odovzdanie na trvalé uloženie do štátnych archívov Ruskej federácie;
• výber na dočasné uloženie dokumentov, ktoré nemajú vedeckú a historickú hodnotu, ale zachovávajú si praktický význam;
• pridelenie na zničenie dokumentov, ktoré nemajú žiadnu vedeckú hodnotu a stratili svoj praktický význam;
• nastavenie alebo zmena podmienok ukladania dokumentov.

Skúmanie hodnoty sa vykonáva v kancelárskych prácach organizácií a podnikov, archívoch organizácií a v štátnych archívoch.

Pri kancelárskej práci sa skúma hodnota:

• pri zostavovaní;
• v ;
• pri príprave prípadov na presun do archívu organizácie po ukončení ich kancelárskej práce.

Typické zoznamy dokumentov podľa lehôt uloženia

Ako už bolo spomenuté, najskôr sa lehoty uchovávania prípadov určujú vo fáze zostavovania nomenklatúry prípadov. To znamená, že sa vykoná predbežné posúdenie dôležitosti dokumentov zahrnutých v konkrétnom prípade. Pri vytváraní prípadov je potrebné skontrolovať správnosť priraďovania dokumentov k určitým súborom na základe ich účelu, obsahu a lehôt uchovávania.

Pomoc pri skúmaní hodnoty dokumentov poskytujú štandardné alebo rezortné zoznamy dokumentov s lehotami uchovávania. Umožňujú nastaviť dobu uchovávania alebo možnosť zničenia mnohých riadiacich dokumentov. Zoznamy modelov sú regulačné a metodické dokumenty medzisektorového pôsobenia. Pri skúmaní hodnoty dokumentov sa môžu riadiť všetkými inštitúciami alebo organizáciami. Rezortné zoznamy stanovujú zloženie dokumentov a podmienky ich uchovávania pre konkrétne odvetvie, napríklad vzdelávacie inštitúcie, zdravotníctvo atď. Napriek existencii zoznamov je však v niektorých prípadoch potrebné ďalšie štúdium zloženia a obsahu dokumentov na určenie potreby a dĺžky ich uchovávania.

Stanovenie doby uchovávania dokumentov

Každý rok v kancelárskej práci organizácií, výber dokumentov na trvalé a dočasné uloženie a tiež na zničenie. Tento výber vykonávajú pracovníci štruktúrnych oddelení pod metodickým vedením pracovníkov archívu organizácie. Zahŕňa analýzu skutočného obsahu dokumentov v spise, určenie ich vedeckej a praktickej hodnoty a zodpovedajúcich lehôt uchovávania. Nie je dovolené určovať doby uchovávania dokumentov len podľa názvov prípadov zahrnutých v nomenklatúre. Osobitná pozornosť by sa mala venovať dokumentom s trvalou a dočasnou (nad 10 rokov) dobou uchovávania. Ich výber sa uskutočňuje prehliadaním Dokumenty. Len tak je možné identifikovať chyby vzniknuté počas a oddeliť dokumenty s trvalou dobou uloženia od dokumentov dočasného uloženia.

Puzdrá s označením "EPK" sú tiež prezerané list po liste. To vám umožní identifikovať dokumenty v ich zložení, ktoré sú predmetom trvalého uloženia. Prípady obsahujúce takéto dokumenty sa musia preformovať: dokumenty s trvalou a dočasnou dobou uloženia sa sformujú do samostatných puzdier alebo sa priložia k už vytvoreným puzdrám s homogénnymi dokumentmi. Termíny dočasného uloženia dokumentov sú určené podľa zoznamov dokumentov alebo podľa nomenklatúry spisov organizácie. O podmienkach uloženia spisov s označením „EPK“ s konečnou platnosťou rozhoduje odborná a overovacia komisia archívnej inštitúcie.

Takže počas procesu vyšetrenia:

• výber prípadov trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uloženia na prenos do archívu;
• výber prípadov, ktoré by mali byť dočasne uložené v konštrukčných jednotkách;
• prídel na zničenie obalov za predchádzajúce roky, ktorých uchovávacie lehoty uplynuli.

Zároveň sa kontroluje kvalita nomenklatúry vecí a správnosť stanovenia lehôt na uchovávanie dokladov.

V dôsledku vyšetrenia sa teda pridelia hodnoty štyri skupiny dokumentov s rôznymi dobami skladovania:

• dokumenty podliehajúce trvalému uloženiu v štátnych archívoch;
• dokumenty podliehajúce dočasnému uloženiu (nad 10 rokov) v archíve organizácie;
• dokumenty podliehajúce dočasnému uloženiu (do 10 rokov) v štrukturálnych oddeleniach;
• dokumenty, ktoré majú byť zničené z dôvodu uplynutia úložnej doby.

V súčasnosti oddelenie okrem papierových dokumentov využíva aj dokumenty v elektronickej forme. Skúmanie hodnoty dokumentov v elektronickej podobe (ED) vykonáva odborná komisia v spojení s dokumentáciou na klasických (papierových) nosičoch. Keď sa to uskutoční, to isté integrovaný systém kritériá pre hodnotu dokumentov: význam a úplnosť informácií, absencia duplicitných informácií atď. Určenie možnosti archívneho uchovávania dokumentov v elektronickej podobe si však vyžaduje zohľadnenie množstva faktorov. Medzi nimi: obmedzenie príjmu ED; úplnosť procesu tvorby ED; náklady na prípadný prevod ED do iného formátu po prijatí do archívu; prítomnosť legislatívnych aktov, ktoré bránia prevodu ED na ďalšie skladovanie; dostupnosť potrebnej podpornej dokumentácie; súlad typu elektronického zariadenia s rôznymi spôsobmi ukladania ED; náklady na skladovanie. Preto sa väčšina dokumentov trvalého a dlhodobého uchovávania presúva do archívov organizácií v klasickej papierovej forme.

Na základe výsledkov skúmania hodnoty dokumentov sa zostavuje niekoľko dokumentov:

• inventár obalov na trvalé uskladnenie;
• inventarizácia prípadov dočasného (nad 10 rokov) uskladnenia;
• inventarizácia prípadov personálom;
• zákon o pridelení na zničenie obalov, ktoré nepodliehajú úschove.

Dokumenty v elektronickej forme sú zaradené do samostatných súpisov.

Príslušné prípady sa podľa popisov presúvajú do archívu organizácie. Dokumenty dočasného uloženia (do 10 rokov) nemožno preniesť do archívu. Ukladajú sa buď v dokumentačnej podpornej službe organizácie, alebo v štruktúrnych členeniach a po uplynutí doby skladovania sa predpísaným spôsobom zničia.

Inventúry sa posudzujú na zasadnutí EK a schvaľuje ich vedúci organizácie. Súpisy škatúľ na trvalé uloženie schvaľuje EPC archívnej inštitúcie, koordinuje sa s ňou súpisy škatúľ personálom (podrobnejšie o súpisoch škatúľ nájdete v časti 6.2).

Súčasne s inventarizáciou kaziet na rokovaní EK sa zvažujú aj úkony o pridelení na likvidáciu kaziet s uplynutou dobou uloženia. Organizácia má právo zničiť súbory zahrnuté v zákone až potom, čo EPC schváli zoznam súborov na trvalé uloženie.

Zákon obsahuje prípady, ktorých úložná lehota uplynula do 1. januára roku, v ktorom bol zákon vyhotovený. Ak bola napríklad vec založená v roku 2005 s úložnou dobou 3 roky, musí byť uvedená v zákone vyhotovenom v roku 2009 (v tomto prípade lehota na uloženie veci uplynie do 1. januára 2009). Zákon je vypracovaný pre záležitosti celej organizácie. Ak zahŕňa prípady niekoľkých štrukturálnych divízií, potom sa pred skupinou názvov prípadov každej divízie uvedie jej názov. Homogénne veci sa do zákona zapisujú pod jedným všeobecným nadpisom s uvedením počtu vecí. Zákon o pridelení na zničenie vecí sa vyhotovuje podľa jednotná forma a podpísal úradník ktorý vykonal skúmanie hodnoty dokumentov. Po schválení súpisov pre prípady trvalého uloženia EPC archívnej inštitúcie musí zákon schváliť vedúci organizácie. Príklad aktu je znázornený na obr. 6.1.