Vedecký referenčný aparát pre záležitosti archívneho fondu. Kurzový vedecký referenčný prístroj pre archívne dokumenty

Vedecko-technické spracovanie dokumentačných materiálov ich uvádza do stavu, ktorý by zabezpečil optimálne podmienky na skladovanie a organizáciu ich komplexného využitia. Spracúvajú sa iba aktuálne účtenky. Zahŕňa financovanie dokumentačných materiálov, tvorbu alebo objasňovanie zloženia prípadov, ich systematizáciu a popis v rámci fondu. Vo väčšine prípadov sú materiály prijaté na štátne skladovanie už spojené do fondov, ktoré niekedy majú nepresnosti a sú eliminované počas vedeckého a technického spracovania. Každý štátny archív má štrukturálne členenie, v ktorom je sústredená vedecká referenčná príručka. Táto jednotka pracuje na zlepšení systému takýchto výhod a organizovaní ich využívania. Popis archívnych materiálov. Jedna z najdôležitejších funkcií

archív je popis dokumentačných materiálov, ktorých hlavným predmetom je úložná jednotka. Najdôležitejším aspektom pri popise úložných jednotiek je správna predstava o zložení a obsahu puzdier. Pri opise prípadov sú hlavnými prvkami: 1) názov; 2) posledné dátumy prípadu; 3) počet listov; 4) archívna šifra. Tieto údaje sú uvedené na obale skladovacej jednotky a v inventári. K dokončenému inventáru je potrebné zostaviť obsah a predslov, ako aj indexy a zoznam skrátených slov (ak existujú).

Vytvorenie vedeckého referenčného aparátu. Druhy archívne adresáre a prídavky. Dôležité neoddeliteľnou súčasťou vedeckej a informačnej činnosti archívu je vytváranie jeho vedecký referenčný prístroj(NSA), čo sa týka popisu dokumentov prezentovaných v rôznych typoch archívnych adresárov, databázach určených na vyhľadávanie dokumentov a dokumentárnych informácií. NSA je komplex vzájomne prepojených archívnych adresárov a účtovných dokumentov, na základe jednotných metód klasifikácie, opisu a účtovania. Tento súbor účtovných dokladov, archívnych príručných kníh, učebných pomôcok a referenčnej literatúry zabezpečuje účtovanie archívnych dokumentov, ich vedecká organizácia, zverejnenie ich zloženia a obsahu na uľahčenie používania archívnych materiálov. Systém NBÚ poskytuje možnosť vyhľadávania dokumentov a dokumentárnych informácií v rámci fondu, archívu a Archívneho fondu Ruska ako celku. Pre uľahčenie vyhľadávania dokumentárnych informácií v archíve sú tieto spracované, v dôsledku čoho sú prevedené do stručnejšej zovšeobecnenej podoby. V každom archíve sú príručky, ktoré pomáhajú pri vyhľadávaní archívnych materiálov. Tieto typy sprievodcov zahŕňajú inventáre, katalógy, príručky. Rozvíjajú sa aj archívy učebné pomôcky(zoznam dokumentov, historických odkazov, pracovných pokynov), ktoré dopĺňajú ich vedecké a referenčný prístroj. Existencia rozsiahleho systému archívnych adresárov je nevyhnutná podmienka uplatňovanie zásady publicity a prístupnosti archívov.

1. Inventár vecí je systematický zoznam hláv a iné potrebné informácie o zložení a obsahu vecí archívny fond. Inventár je archívna príručka určená na odhalenie zloženia a obsahu skladových jednotiek, účtovných jednotiek a na upevnenie ich systematizácie v rámci fondu. Predmetom popisu v súpise je skladová jednotka, účtovná jednotka. Zvláštnosťou inventára, ktorá ho odlišuje od ostatných adresárov, je to, že je oboje archívny adresár(dokument obsahujúci archívne materiály), k účtovnému dokladu. Inventár zabezpečuje bezpečnosť listinných materiálov, fixuje vedecké usporiadanie dokumentov vo fondoch a vo fonde s uvedením miesta každej úložnej jednotky vo fonde. Identifikácia materiálov zo súpisov si vyžaduje, aby sa bádateľ v predmete zorientoval, pretože mu to výrazne uľahčí prácu s inventármi a plne identifikuje potrebné archívne údaje.

2. Katalóg - Významnú úlohu v štruktúre archívov NBÚ zohráva medzifondový a medziarchívny adresár, v ktorom sú zoskupené informácie o obsahu archívnych dokumentov podľa predmetu (témy, odvetvia). Katalógy sú systematickým popisom obsahu dokumentov. Umožňujú rýchlo získať podrobné informácie o dostupnosti, zložení a obsahu dokumentov uložených v rôznych fondoch jedného alebo viacerých archívov. Hlavným spôsobom samostatnej katalogizácie je špeciálna identifikácia materiálu, ktorý sa má premietnuť do katalógu a zostavenie kariet k nemu. Katalógy sú systematické, tematické, chronologické atď. Katalógy sú spravidla kartotéky (niekedy sú vydávané v knižnej podobe). Tematický katalóg najvhodnejšie pri identifikácii materiálov na relatívne úzku tému súvisiacu s činnosťou viacerých tvorcov fondov (napríklad ak má výskumník záujem o materiály o histórii konkrétneho podniku, o revolučnom hnutí v určitej provincii alebo o činnosti nejakej komisie). Systematický katalóg je typ archívneho katalógu, v ktorom sú informácie zoskupené podľa odborov poznania alebo odborov praktickej činnosti spoločnosti. Predmetovo-tematický katalóg- ide o typ archívneho katalógu, v ktorom sú informácie o jednej alebo viacerých témach zoskupené v rámci tém podľa predmetu. Informácie sú zoradené abecedne podľa pojmov predmetov. V súvislosti s intenzívnym rozvojom systematického katalógu sa vecno-tematický katalóg v štátnych archívoch spravidla nezostavuje. V chronologický katalóg oddielmi a pododdielmi klasifikačnej schémy môže byť epocha, storočie alebo iné časové obdobie.

Informácie v tomto adresári sú usporiadané chronologicky.

sled a význam historických udalostí.

klasifikačná schéma pomenovaný adresár je zoznam osobných mien v abecednom poradí. Linkový systém umožňuje získať informácie o tej istej osobe nachádzajúcej sa v dokumentoch pod rôznymi priezviskami, pseudonymami, prezývkami.

3. Prehľad- Ide o archívnu príručku, ktorá obsahuje systematizované informácie o zložení a obsahu jednotlivých súborov dokumentov. Typy recenzií v archíve organizácie sú prehľad fondu a tematický prehľad. Predmetom popisu pre skladový prehľad je doklad (skupina dokladov, časť dokladu), skladová jednotka, účtovná jednotka jedného skladu. Predmetom popisu pre tematickú prehliadku archívnych dokumentov je dokument (skupina listín, časť dokumentu), úložná jednotka, účtovná jednotka jedného fondu (časť fondu, skupina fondov) archívu. na konkrétnu tému.

4. Sprievodca je systematický zoznam archívnych fondov s ich charakteristikou. Príručky obsahujú charakteristiku resp stručná informácia o archívnych fondoch systematicky, sú určené na všeobecné oboznámenie sa so skladbou a obsahom archívnych fondov. Kontaktuje ich, aby si objasnili otázku dostupnosti niektorých fondov v archíve. Sprievodcovia informujú inštitúcie, organizácie, podniky, výskumníkov o dokumentoch uložených v konkrétnom archíve. Na zostavenie príručky pre všetky archívy nemôže existovať jednotná schéma, pretože závisí od zloženia a obsahu fondov príslušného archívu. Pre archívy, ktoré uchovávajú dokumenty odrážajúce rôzne aspekty činnosti štátu a života spoločnosti, je vhodné zostaviť sprievodcu podľa výrobnej a sektorovej schémy. Ak sa v archíve nachádzajú fondy osobného pôvodu, mali by byť rozdelené do samostatných častí na konci príručky. Existujú aj tematické príručky, ktoré reflektujú určitú tému so všetkými užšími témami a problémami, ktoré sú v nej zahrnuté. Príprava sprievodcov je namáhavá práca, navyše pri systematickom dopĺňaní archívu novými materiálmi neposkytujú sprievodcovia úplnosť informácií, preto sa rozšírili struční sprievodcovia po archívnych fondoch. 5. Ukazovateľ- Toto je zoznam kľúčových slov nájdených v rôznych adresároch. Je zostavený pre rýchlejšiu orientáciu v obsahu informácií o osobách, zemepisných názvoch, objektoch zaradených do adresára. Každý typ adresára má svoj vlastný spôsob prenosu informácií. Napríklad inventár obsahuje jasné a stručné nadpisy na skladovú jednotku s pridaním nevyhnutné prípady anotácie k jednotlivým najviac dôležité dokumenty. V katalógoch nie je predmetom popisu prípad, ale konkrétny problém, o ktorom sú informácie obsiahnuté v samostatnom dokumente alebo skupine dokumentov. Na kartotéke sa zaznamená zovšeobecnený názov skupiny dokumentov. V recenziách je podstata problému alebo udalosti prezentovaná v naratívnej forme, potom sú uvedené typy dokumentov s uvedením chronologického rámca a povahy informácií v nich obsiahnutých. Uvádzajú sa archívne šifry všetkých dokumentov k tejto problematike. Potom je nasledujúca otázka pokrytá rovnakým spôsobom. Na preskúmanie je zostavený pomocný referenčný aparát.

Treba poznamenať, že významná časť archívov inštitúcií, organizácií, podnikov má obmedzené zloženie vedeckého referenčného aparátu. Katalógy lístkov by sa mali uchovávať v takýchto archívoch. V archívoch inštitúcií môže byť vytvorených niekoľko lístkových katalógov: katalóg administratívnej dokumentácie, systematizovaný podľa predmetu; katalóg návrhov, vyjadrení a sťažností pracovníkov, usporiadaný abecedne podľa priezvisk alebo podľa predmetov; katalóg všeobecnej dokumentácie, ktorý je systematizovaný aj vecne. V rezortných archívoch, ktoré uchovávajú viacero fondov, je vhodné zostaviť katalóg alebo kartotéku o histórii vzniku systému, obsahujúcu informácie o dátumoch ich vzniku, premenovania, reorganizácie, zmien v podriadenosti, likvidácie.

Automatizovaný NSA. Spravidla sa vyhľadávanie potrebných informácií vykonáva vizuálne a manuálne. Existuje však aj v súčasnosti automatizovaný vedecký referenčný aparát archívu - komplex elektronických adresárov (databáza popisov dokumentov) určených na efektívne vyhľadávanie archívne dokumenty a informácie. Automatizovaný NBÚ môže byť založený na systéme vyhľadávania informácií vytvorenom v bežnej kancelárskej práci organizácie a predovšetkým na jeho prvkoch ako napr. referenčné súbory, nomenklatúry prípadov, klasifikátory (korešpondenti, štruktúrne členenia, názvy typov dokumentov a pod.). Hlavné polia e-mailu registračná kontrolná karta ( RKK) sú autor (korešpondent), názov typu dokumentu, dátum, index dokumentu, názov ( zhrnutie), uznesenie, lehota splatnosti, exekučná značka, archívny kód. Vyhľadávanie informácií o dokumente sa môže vykonávať ako pomocou jedného poľa RKK, tak aj pomocou kombinácie polí. Doplnkom systému vedeckého a referenčného aparátu sú tlačené referenčné publikácie obsahujúce materiály o histórii zriaďovateľa a fondu alebo reflektujúce skladbu a obsah dokumentov, ako aj metodické príručky pre rôzne druhy archívne práce a kancelárska práca. Použitie hypertextovej technológie v kombinácii s rozšíreným používaním počítačových informačných sietí umožnilo existenciu tradičného archívneho adresára v úplne novej inkarnácii – hypertextový adresár, zverejnené na internete. Medzi jeho výhody patrí po prvé neobmedzený prístup k informáciám v ňom obsiahnutým pre všetkých zainteresovaných strán kedykoľvek a odkiaľkoľvek na svete; po druhé, relatívna lacnosť publikácie, možnosť vytvárania automatizovaných indexov.

Práca na kurze

Koncepcia a štruktúra vedeckého referenčného aparátu k dokumentom archívneho fondu Ruská federácia

Úvod

Táto výskumná práca je venovaná štúdiu vedeckého referenčného aparátu v modernej dobe štátne archívy.

Relevantnosť tejto práce spočíva v dôležitosti vedeckého referenčného aparátu pre archívne inštitúcie a správnosti jeho zostavenia, pretože bez referenčných a vyhľadávacích nástrojov (ATS) sa archív z objednaného úložiska dokumentárnych informácií zmení na tzv. information dump“, v ktorom bude takmer nemožné nájsť potrebné údaje.

Predmetom štúdia je archivácia

Predmet výskumu - vedecký referenčný aparát

Účel tejto práce: študovať systém vedeckého a referenčného aparátu k dokumentom Archívneho fondu Ruskej federácie

Na dosiahnutie tohto cieľa je potrebné vyriešiť nasledujúce úlohy:

.Definujte pojem "vedecký referenčný prístroj"

.Študovať princípy budovania vedeckého referenčného aparátu

.Študovať štruktúru vedeckého referenčného aparátu

.Analyzovať vedecký referenčný aparát v archívoch, ktoré uchovávajú dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie

1. Vedecký referenčný prístroj: koncepcia, princípy konštrukcie, štruktúra

1.1 Koncepcia a princípy budovania vedeckého referenčného aparátu

Systém referenčných a rešeršných nástrojov (systém vedeckého referenčného aparátu) na archiváciu dokumentovje súbor vzájomne prepojených a vzájomne sa dopĺňajúcich archívnych príručiek o skladbe a obsahu archívnych dokumentov vytvorených na jednom metodický základ vyhľadávať archívne dokumenty a archívne informácie za účelom efektívne využitie

Archívne adresáre sú tradičné, t.j. papierovo, a automatizovane, t.j. realizované pomocou počítačov. Hlavným účelom archívnych adresárov je rýchle vyhľadávanie potrebných dokumentačných informácií.

Vytvorenie vedeckého referenčného aparátu pre archívne dokumenty - činnosti na poskytovanie dokumentačných informácií občanom, právnických osôb a iných spotrebiteľov informácií.

Pri práci s informáciami je potrebné rozlišovať medzi primárnymi zdrojmi a sekundárnymi dokumentárnymi informáciami.

Primárne dokumentárne informácie - archívne dokumenty obsahujúce informácie o objektívnych javoch a duševnej činnosti človeka.

Sekundárne dokumentárne informácie sú „informácie o informáciách“, teda informácie obsahujúce popisné informácie o primárnom zdroji.

Archívne adresáre a primárne dokumentačné informácie, teda dokumenty, spolu tvoria archívne informačné prostredie.

Archívne adresáre sa delia na povinné a nepovinné. Povinné archívne adresáre sú dostupné v každom štátnom a obecnom archíve. Patria sem anamnézy, katalógy a príručky. Ďalšie archívy sa vytvárajú podľa potreby, ktorá je daná špecifikami konkrétnej archívnej inštitúcie, alebo sa formujú historicky. Patria sem prehľady dokumentov, indexy, zoznamy predmetov a databázy.

Systém vedeckého referenčného aparátu každého federálneho archívu bol podrobne predstavený v publikácii „Federálne archívy Ruska a ich vedecký referenčný aparát“. Jedinečnosť tejto príručky spočíva v tom, že po prvý raz v histórii domáceho archívnictva sú zhrnuté údaje o hlavných prvkoch referenčného aparátu každého federálneho archívu.

.2 Zásady budovania systému vedeckého referenčného aparátu

Základné princípy budovania systému vedeckého referenčného aparátu:

.Vzájomný vzťah a komplementárnosť archívnych adresárov popisujúcich primárne dokumentárne informácie

.Predchádzanie duplicite informácií v rôznych archívnych adresároch

.Kontinuita systému vedeckého referenčného aparátu (RSA) organizácií s SSA archívnych inštitúcií

Kontinuita vedeckého referenčného aparátu organizácií a archívnych inštitúcií sa dosahuje jednotou požiadaviek a princípov výstavby. Táto podmienka predpokladá povinné zostavovanie súpisov prípadov v úradnej práci organizácií a ich vedecký referenčný aparát. Tlačivá súpisov schválené odbornou a overovacou komisiou archívnych inštitúcií sa až do odovzdania dokumentov organizáciou na trvalé uloženie ukladajú v archíve ako kontrolné kópie. Po prijatí dokumentov na trvalé uloženie sa inventáre stávajú súčasťou vedeckého a referenčného aparátu archívu.

Rôzne prostriedky vedeckého a referenčného aparátu archívu organizácie sú do archívu prijímané ako samostatné celky, prípadne sú integrované do príslušných sekcií katalógov.

Dodržiavanie prvých dvoch zásad je nevyhnutné pre efektívnosť vyhľadávania a zníženie nákladov na prácu archivárov pri duplikácii informácií.

Ak sa pri vytváraní popisov dokumentov a ich katalógov dodrží princíp prepojenia a komplementárnosti, potom sa výskumník oboznámil s inventárom prípadov a vypísal z neho požadované čísla jednotky skladu, môžete si pozrieť príslušné časti katalógu pre podrobnejšie vyhľadávanie. V katalógu nájde bádateľ názvy úložných jednotiek, názvy puzdier a podrobnejšie informácie.

Pre organizáciu pátrania je nemenej dôležitý aj tretí princíp. To znamená, že pri vytváraní všetkých typov archívnych adresárov v organizáciách, štátnych a mestských archívoch budú uvádzané jednotné požiadavky a jednotné metódy. Správnosť evidencie súpisov prípadov v organizácii teda kontroluje archív organizácie. Súhrnné súpisy (ročné časti) súpisov dokumentov prípadov trvalého uloženia koordinujú a schvaľujú štátne a obecné archívy. Je tiež dôležité vykonávať kontrolu nad ostatnými prostriedkami vedeckého referenčného aparátu. Každý archívny adresár organizácie musí byť zostavený v súlade s pravidlami práce štátnych, obecných archívov a archívov organizácií.

2 Štruktúra vedeckého referenčného aparátu

2.1 Súhrny prípadov

Popis prípadov, dokumentov- archívny adresár určený na zverejnenie zloženia a obsahu skladových jednotiek/účtovných jednotiek, zostavenie z vnútroskladovej systemizácie a účtovníctva; pozostáva z popisných článkov skladových jednotiek / účtovných jednotiek, záverečného záznamu, certifikačného listu a referenčného aparátu pre inventarizáciu

Popis plní tri hlavné funkcie:

· Informačné (odhaľuje zloženie a obsah dokumentov)

· účtovníctvo (eviduje doklady)

· Klasifikácia (klasifikuje dokumenty)

Informačná funkcia sa realizuje nasledovne: pri zostavovaní súpisu prípadov a zadávaní názvov dokladov, ktoré poskytujú informácie o druhu a obsahu dokladu. Správne vykonaná inventarizácia prípadov vám umožňuje získať informácie o zložení dokumentov fondu.

Funkcia účtovníctva sa realizuje pri číslovaní dokladov a udávaní počtu dokladov v inventúre. To zaisťuje bezpečnosť dokumentov, umožňuje sledovať zmeny v objeme fondu a uľahčuje rýchle vyhľadávanie požadovaného dokumentu.

Klasifikačná funkcia spočíva v čo najracionálnejšom usporiadaní záležitostí v rámci fondu. Klasifikácia sa v tomto prípade vzťahuje na zoskupenie dokumentov v súlade so štruktúrou tvorcu fondu alebo hlavnými otázkami jeho činnosti.

Existujú tri druhy inventúr: vnútorný inventár, inventarizácia štruktúrneho celku (dodávka), súhrnný inventár záležitostí fondu.

Interný inventár je určený na evidenciu prípadov trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uloženia, ktorých účtovanie je spôsobené špecifikami tejto dokumentácie (najmä cenné, osobné, súdne, vyšetrovacie spisy a pod.), ako aj pre prípady pozostávajúce z takých typov dokumentov, ktorých hlavičky neobsahujú informácie o ich obsahu.

Podľa rovnakej metodiky sa zostavujú inventúrne súpisy štruktúrnych členení (dodávky) a súhrnné inventúrne súpisy. Sú zostavené tak, aby opisovali nasledujúce typy prípadov:

· dočasné uskladnenie (napríklad 5 rokov a viac, 10 rokov a viac, viac ako 10 rokov (podľa uváženia organizácie);

· personálom.

Zvážte metodiku zostavovania súpisu obalov na trvalé uloženie.

Súpis pozostáva z dvoch častí: zo samotného súpisu a z referenčného aparátu k nemu. Inventár sa spravidla zostavuje v organizácii. Ale v prípade nevyhovujúcej kvality inventára je znovu zostavený v archívnej inštitúcii, kam bol prevezený.

Zostavenie inventára zahŕňa nasledujúce typy prác:

· opis prípadov;

· organizácia dokumentov a spisov v archívnom fonde (vypracovanie klasifikačnej schémy pre spisy fondu a triedenie spisov fondu);

· vyhotovenie skutočného súpisu dokladov;

· zostavenie referenčného aparátu a registrácia inventára.

· Inventár obalov pozostáva z popisných údajov o každej úložnej jednotke, ktorá je kombináciou nasledujúcich prvkov:

· sériové číslo;

· index vedenia záznamov

· názov veci a v niektorých prípadoch aj anotáciu dokumentu;

· lehoty na dokumenty vo veci;

· počet listov v súbore;

· poznámky.

Každý prvok popisného článku zodpovedá stĺpcu v inventárnom liste:

Stĺpec 1 - "Číslo objednávky" - vykonáva účtovnú funkciu, fixuje postupnosť skladových jednotiek v inventárnom liste. Číslo poslednej úložnej jednotky udáva počet debničiek v inventári. Zmena v počte prípadov by sa mala prejaviť na konci inventarizácie (v „Záverečnom zázname“).

2. stĺpec - "Číslo dokladu" - je to číslo dokladu, ktoré mu bolo pridelené vo fondotvornej organizácii, keď bol doklad ešte platný. Môžu byť použité ako dodatočné informácie pre vyhľadávanie.

Stĺpec 3 – „Názov prípadu“ odráža informačnú funkciu inventára, odhaľuje zloženie a obsah dokumentov každého prípadu.

V tomto stĺpci nie je dovolené používať ľubovoľné skratky, iba tie, ktoré sú akceptované a zakotvené v príslušných dokumentoch. Pri prvej zmienke o organizácii, podniku, inštitúcii, vládna agentúra a tak ďalej, nadpis sa píše celý a v zátvorkách sa uvádza skratka. Pri ďalšom spomenutí je nadpis skrátený. Napríklad: JSC "Russian železnice"(OJSC "Ruské železnice")".

4. stĺpec – „Dátumy uzávierky“ – dátumy začiatku a konca prípadu. Mesiac sa zvyčajne píše slovom. Dátum je vo formáte deň, mesiac, rok.

Stĺpec 5 - "Počet listov" - objem úložnej jednotky.

Na konci inventarizácie sa vykoná záverečný záznam, ktorý uvádza tieto informácie: počet úložných jednotiek, čísla prvej a poslednej úložnej jednotky, dostupné číslovanie, čísla písmen, vyradené úložné jednotky a dôvody ich likvidácia je špecifikovaná.

Na konci prípadu je priložený potvrdzujúci list. Uvádza počet zviazaných a očíslovaných listov v inventári, čísla listov, ako aj informácie o chýbajúcich číslach a vlastnostiach fyzického stavu listov inventára.

Metodika zostavovania referenčného aparátu pre inventarizáciu

Po zostavení skutočného súpisu sa k nemu zostaví referenčný aparát, ktorý plní dve funkcie: urýchlenie vyhľadávania súpisu a poskytnutie ďalších informácií o fonde.

Zloženie referenčného prístroja pre inventár zahŕňa:

· titulná strana;

Titulná strana - obsahuje celý názov štátneho archívu, úplný názov fondu s uvedením všetkých jeho premenovaní (v zátvorke), prípadne sa uvádza aj číslo fondu, inventárne číslo a inventárny názov.

Napríklad: pozri prílohu 2.

Predslov obsahuje históriu fondotvornej organizácie, históriu fondu, anotáciu zloženia a obsahu listín v inventári a zloženie referenčného aparátu pre inventarizáciu.

Zoznam skratiek - abecedne zoradené v inventári, skrátené slová a skratky s úplným názvom slov. V texte sú použité skratky, aby sa ušetrilo miesto pre často sa vyskytujúce slová.

Všeobecne akceptované skratky, ktoré nevyžadujú špeciálne vysvetlenia (t.j., atď., atď., atď.), označujúce názvy mier hmotnosti, času, priestoru, súvisiace s číslami alebo akýmikoľvek menami a nespôsobujúce dvojitý výklad (kg, min. , cm, m), ako aj skratky slov v hovorovom a písomnom prejave, ako napríklad odborový výbor, nie sú v zozname skratiek zahrnuté. Ak sa pri zostavovaní súpisu uvádzajú skratky ako „r. - narodil sa“, „myseľ. - zomrel", "str. - protokol", "m. - materiály “a podobne, potom je potrebné znova zostaviť inventár a nezaradiť tieto slová do zoznamu skratiek.

Register k inventáru obsahuje zoznam pojmov, ktoré sa v inventári nachádzajú, a potrebné vysvetlivky k nim. Indexy môžu byť nominálne, vecné, geografické atď. Index môže byť aj samostatným dodatočným referenčným a vyhľadávacím nástrojom.

Zoberme si napríklad jeden zo súpisov prípadov Ruského štátneho historického archívu.

F. 13 op. 3. 1798-1811, 53 položiek Protokoly prichádzajúcich a odchádzajúcich dokumentov. Fond 13: Ministerstvo obchodu (pozri prílohu 3)

Tento inventár začína titulnou stranou a prekladovou tabuľkou. Nasleduje zoznam prípadov vrátane poradového čísla, čísla záznamu, názvu prípadu, termínov, počtu listov a poznámky. Certifikačný zápis (certifikačný list) je vyhotovený na samostatnom svedeckom liste a uložený na konci súpisu.

Tento súpis bol zostavený správne, avšak od roku 1984, teda od roku jeho zostavenia, sa zmenila podoba certifikačného hárku (uvedený v prílohe 9 Základných pravidiel prevádzky archívov organizácií schválených rozhodnutím Kolégia č.p. Federálny archív zo 6. februára 2002).

2.2 Adresárový systém v archíve

Systém uloženia archívnych dokumentov na úrovni fondu je fixovaný inventarizáciou, ktorá však na vyhľadávanie dokumentačných informácií nestačí. Vyhľadávacie dotazy sa často tvoria podľa takých kritérií, ako je objekt, otázka, téma alebo nejaký druh udalosti. Na uspokojenie vyhľadávacích dopytov tohto typu sa zostavujú archívne katalógy, v ktorých sú informácie zoskupené podľa predmetu (témy, odvetvia). Tento nástroj vedeckého referenčného aparátu archívu umožňuje bádateľom vykonávať mnohostranné vyhľadávanie dokumentárnych informácií.

Archívny adresár- archívny adresár, v ktorom sa nachádzajú informácie o archívnych dokumentoch podľa zvolenej schémy triedenia

Cit. Podľa E.M. Vŕtanie: „Systém katalógov v domácich archívoch sa začal formovať začiatkom 60. rokov. 20. storočie Štátne archívy nazbierali za uplynulé obdobie značné skúsenosti s tvorbou a údržbou rôzne druhy adresárov. Avšak, "hromadná" katalogizácia, vykonávaná v 70-80. 20. storočie v domácich archívoch viedli k tomu, že v tradičnej podobe katalógy obsahovali milióny kariet, ale efektivita ich využitia bola nízka. Je to spôsobené viacerými faktormi: po prvé, tradičná forma vyhľadávania informácií v katalógu; po druhé, ich „neverejnosť“, t.j. žiadosti bádateľov slúžili iba pracovníci archívu. To všetko viedlo k 90-tym rokom. 20. storočie k pozastaveniu katalogizácie listinných informácií.

Na rozdiel od katalógového katalógu:

)Zahŕňa väčšinu archívnych fondov, keďže štruktúra katalógu nezávisí od štruktúry uloženia dokumentov v archíve a odráža triedenie dokumentov podľa rôznych kritérií, pričom inventár sa zostavuje za dokumenty jedného archívneho fondu resp. jeho časť;

)Poskytuje podrobnejšie informácie ako súpis, pretože môže obsahovať výňatok z dokumentu a môže obsahovať informácie z viacerých prípadov.

)Nevykonáva účtovnú funkciu a nepočíta počet prípadov, jeho hlavnou funkciou je poskytovanie informácií.

)Ak je každý inventár zostavený na základe vlastnej systematizačnej schémy pre materiály tohto fondu, potom sa katalógové karty všetkých archívnych fondov zoraďujú podľa jednotnej schémy, ktorej základy sú spoločné pre všetky archívy.

V archívoch organizácií sa namiesto katalógov používajú kartotéky.

Pri kancelárskej práci je dôležité vedieť rýchlo nájsť tú či onú dokumentárnu informáciu. Na tento účel sa vedú evidenčné a evidenčné kartotéky listín, kartotéky listov a vyjadrení občanov a pod.. Treba pripomenúť, že tieto kartotéky nemajú len momentálny význam: v budúcnosti spolu s písomnosťami bude musieť ísť do archívu organizácie.

proces prípravy, zostavovania a udržiavania archívnych katalógov sa nazýva katalogizácia archívnych dokumentov:

Katalogizácia archívnych dokumentov- proces prípravy, zostavovania a udržiavania archívnych katalógov

Katalogizácia zahŕňa nasledujúce typy prác:

· definovanie typu adresára;

· vývoj klasifikačnej schémy pre dokumentárne informácie v katalógu;

· identifikácia a výber dokumentárnych informácií na katalogizáciu;

· popis dokumentačných informácií na katalógových kartách;

· indexovacie karty;

· organizovanie kariet a vedenie katalógu

Určenie typu adresára. Typ katalógu závisí od obsahu dokumentov a prítomnosti iných katalógov v archíve.

Pri určovaní zloženia katalógov konkrétneho štátneho alebo mestského archívu sa prihliada na: hodnosť a profil archívu; štruktúra, zloženie a obsah archívnych fondov; stupeň rozvoja finančných prostriedkov; intenzita a ciele používania dokumentov; dostupnosť a úroveň kvality iných typov archívnych adresárov; materiálno-technické možnosti archívu.

Podľa štruktúry sú adresáre rozdelené na logické a abecedné.

Logická štruktúra zahŕňa metódu dedukcie, to znamená hľadanie informácií od všeobecných po konkrétne.

Katalógy logickej štruktúry sa členia na systematické, tematické a ich variety (katalóg k dejinám inštitúcií a katalóg k dejinám administratívno-územného členenia) a chronologické a katalógy abecednej štruktúry sa členia na vecné a ich odrody, nominálne a geografické.

Systematické katalógy majú široké uplatnenie v štátnych a obecných archívoch.

Štruktúra archívnych katalógov je uvedená v prílohe 4.

Vypracovanie klasifikačnej schémy pre dokumentárne informácie v adresároch. Cit. podľa E.M. Burova „Archivalistika: teória a metódy“: „Vedecký vývoj problému klasifikácie archívnych dokumentárnych informácií, ktorý úzko súvisí s vývojom všeobecná teória klasifikácia sa týka začiatkom XIX c., do doby začlenenia predmetu archívnictva, sústavy archívov, vyčlenenia archívnictva do samostatnej oblasti kontrolovaná vládou keď sa začali rozvíjať klasifikačné schémy v oblastiach súvisiacich s archívnictvom – náuka o dokumentoch a pramenná veda.

V dôsledku teoretických štúdií boli identifikované hlavné typy klasifikácie dokumentárnych informácií premietnuté do referenčných a informačných nástrojov: štrukturálna, vecno-tematická, typologická, ktoré sú založené na konštrukčný prvok(štruktúra), objekt (téma) alebo charakteristika (vlastná danému predmetu alebo jeho časti) typický znak. Prvé dva typy klasifikácie určujú špecifiká archívov NBÚ, tradičných aj automatizovaných.

Teoretické úspechy domácej archívnictva v oblasti klasifikácie v 70.-80. boli implementované do vývoja Schém jednotného triedenia dokumentárnych informácií (SEC) v roku 1978, 1983, ako aj Rubrikátorov a tezaurov ASNTI podľa dokumentov GAF ZSSR, neskôr - Jednotného klasifikátora Dokumentárne informácie Archívneho fondu Ruskej federácie (ECDI) v roku 2007.

Pri vývoji ECDI AF RF boli zohľadnené systémové zmeny, ktoré nastali takmer vo všetkých sférach života v Ruskej federácii: nová politická a štátna štruktúra, meniace sa formy vlastníctva a mnohé ďalšie, čo sa odráža v dokumentoch, informácie o ktorých by mali byť uvedené v katalógoch. Je dôležité poznamenať, že ECDI AF RF na novej metodologickej úrovni rozvíja prístupy ku katalogizácii stanovené v SEC (M., 1978; M., 1983)“

Popis informácií o dokumente na katalógových kartách - vytvorenie archívnej karty obsahujúcej sekundárne informácie o dokumente.

katalógová karta- karta, ktorá je súčasťou lístkového katalógu a obsahuje informácie zodpovedajúce úlohám a témam archívneho katalógu

Katalógová karta má ustálenú formu a obsahuje tieto prvky:

· klasifikácia (index, nadpis, podnadpis, dátum a miesto udalosti);

· informačné (obsah dokumentu);

· vyhľadávače (názov archívu, názov fondu, N fondu, N inventára, N súboru, listov);

· externé (jazyk dokumentu a metóda reprodukcie);

· kontrola (funkcia a podpis zostavovateľa, dátum vyhotovenia preukazu).

Indexovanie sekundárnych informácií o dokumente je obzvlášť dôležité pri vytváraní katalógovej karty.

Indexovanie- výber a/alebo zostavenie indexu (indexov) na základe systému indexov a ich pripevňovanie na dokumenty, kartotéky, kartotéky

Index- konvenčný znak (písmeno, číslo) alebo kombinácia takýchto znakov používaných v ILP, AIPS a v tradičnom IPS pripojená k zodpovedajúcim triedam klasifikácie schémy klasifikácie dokumentov (dokumentárne informácie) a pripevnená na katalógové lístky (klasifikačný index)

Vo všeobecnosti je index symbol v klasifikačnom systéme.

Systematizácia kariet a vedenie katalógu. Indexované karty musia byť pred zavedením do katalógu systematizované. Indexy sú systematizované v poradí číslic.

Napríklad: pozri prílohu 5.

Karty s rovnakými indexmi sú systematizované podľa nadpisov a podnadpisov uvedených na kartičkách. Umiestnenie samotných kariet už na úrovni podnadpisov je urobené podľa logického princípu – od najvyššej po najnižšiu, od všeobecnej po osobitnú.

Podľa praxe, ktorá sa vyvinula v domácej teórii a metodike archivovania, sa archívne katalógy tradične zaraďujú medzi povinné pre archiváciu. (Pravidlá organizácie uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov v štátnych a obecných, archívoch, múzeách a knižniciach, organizáciách Ruská akadémia vedy (ďalej len Pravidlá z roku 2007) (s. 95).)

Doposiaľ táto práca zohľadňovala iba tradičné prostriedky vedeckého referenčného aparátu. Vedecký a technologický pokrok, rozvoj IT ovplyvnili archiváciu, najmä vedecký referenčný aparát. Postupne sa začínajú duplikovať referenčné a vyhľadávacie nástroje v archívoch v elektronickom formáte. To vám umožní rýchlo a čo je dôležité aj na diaľku nájsť potrebné archívne dokumenty.

Skúsme nájsť pomocou tohto systému. archívne fondy napríklad o inžinierskych projektových kanceláriách. Po zadaní potrebného dopytu na hlavnej stránke do vyhľadávacieho panela kliknite na tlačidlo „hľadať“. Stránka s výsledkami vyhľadávania zobrazuje informácie o nájdených fondoch a príslušnosti každého fondu ku konkrétnemu archívu. Postup práce s týmto systémom je uvedený v prílohe 7. Po otvorení prvého výsledku vyhľadávania v zozname získame tieto údaje: číslo fondu, názov fondu, termíny, anotáciu a historické pozadie (príloha 8)

Na tento moment Systém sa ukazuje ako efektívny, neustále sa dopĺňa a vylepšuje.

V tejto práci budeme tiež uvažovať elektronický systém katalógy v Ruskom štátnom historickom archíve. Jeho osobitosť spočíva v členení katalógu na nominálny, geografický a vecný.

V mennom katalógu (príloha 9) sú informácie zatriedené podľa mien osôb, ktoré sú autormi dokumentov. Zvláštnosťou elektronického nominálneho katalógu v Ruskom štátnom historickom archíve je, že dokument, na ktorý sa index odkazuje, neobsahuje biografické materiály a osoba, ktorá slúžila ako základ pre vyhľadávanie, je uvedená iba v texte dokumentu.

V geografickom katalógu sú informácie zoradené abecedne podľa geografických a topografických objektov (príloha 10).

V vecnom katalógu sú informácie zoradené podľa témy dokumentu, podľa jeho názvu (Príloha 11).

Elektronický katalóg Ruského štátneho historického archívu, ktorý bol spustený v testovacom režime, sa zdá byť pohodlným vyhľadávacím nástrojom. Malo by sa však chápať, že tento katalóg poskytuje informácie len o 2,5 % archívnych materiálov uložených v RGIA. Prezentovaný systém je prvými krokmi k vytvoreniu plnohodnotného elektronického katalógu.

2.3 Sprievodcovia

Príručky sú povinné archívne príručky

Sprievodca po (archívnych) zbierkach archívu- archívny adresár obsahujúci systematicky charakteristiku alebo stručné informácie o archívnych fondoch a určený na oboznámenie sa s jeho skladbou a obsahom

Sprievodca- tlačená publikácia, ktorej účelom je poskytnúť používateľom predstavu o zložení fondov konkrétneho archívu.

Typy sprievodcov:

· skladový sprievodca;

· stručný sprievodca fondmi archívu (archívov);

· tematický sprievodca fondmi archívu (archívov).

Sprievodcovia sa ďalej delia na archívne (vnútroarchívne) a interarchívne.

akciový sprievodca- tlačená publikácia, ktorá systematicky obsahuje stručné informácie o archívnych fondoch a slúži na oboznámenie sa s obsahom archívu.

Stručný sprievodca archívnymi fondmi- príručka obsahujúca zoznam archívnych fondov. Stručné príručky o archívoch sú zase rozdelené na komentované a nekomentované. Komentované obsahujú informácie o fondoch systematicky s uvedením všetkých premenovaní zakladateľov a sú uvedené aj stručné informácie o obsahu dokumentov. Nekomentované krátke príručky po archívnych zbierkach obsahujú len zoznam zbierok a základné informácie nimi.

Tematický sprievodca archívnymi zbierkami- príručka, ktorá obsahuje informácie o fondoch zodpovedajúcich konkrétnej téme.

Všetky vyššie uvedené typy sprievodcov možno vytvoriť pre jeden archív aj pre skupinu archívov.

Sprievodca pozostáva zo skutočného sprievodcu a referenčného prístroja k nemu.

Samotná príručka alebo, ako sa to tiež nazýva, charakteristika fondov obsahuje nasledovné povinná informácia: názov fondu, referenčné údaje o ňom, história fondotvornej organizácie (pri fonde osobného pôvodu - hlavné biografické údaje o osobe), informácie o zložení a obsahu dokumentov fondu. Môže obsahovať aj bibliografický zoznam fondu.

Názov nadácie je povinným prvkom sprievodcu, ktorý môže poskytnúť informácie o:

· príslušnosť fondu k určitej historickej dobe;

· meno zakladateľa a jeho miesto v sústave orgánov štátnej moci, organizácie atď.;

· rozsah činností tvorcu fondu;

· miesto jeho pobytu.

Referenčným údajom o fonde je číslo fondu.

Historický odkaz poskytuje predstavu o činnosti tvorcu fondu, jeho mieste v systéme štátnych orgánov, organizácií, podnikov a pod., o období a rozsahu jeho činnosti.

Historické informácie pre fondy osobného pôvodu obsahujú biografické údaje o zakladateľovi: jeho priezvisko, meno, patronymické meno, obdobie života, miesto narodenia, úmrtia, osobný život, aktivity atď.

Anotácia zloženia a obsahu dokumentov - stručný popis zloženia a obsahu dokumentov.

Vedecký a referenčný aparát príručky obsahuje tieto prvky: titulnú stranu, obsah (obsah), predslov, zoznam skratiek, prílohy, indexy.

Titulná strana je súčasťou dizajnu príručky (nezabudnite, že hovoríme o tlačenom vydaní) a poskytuje informácie o názve archívu, jeho príslušnosti a mieste v systéme archívnych orgánov Ruskej federácie. Uvádza tiež informácie o mieste a čase vydania.

Predslov uvádza Krátky príbeh archív, ku ktorým dokumentom je zostavený sprievodca.

Zoznam skratiek, dodatkov a indexov má rovnaké funkcie ako v súpise prípadov. Metodika ich zostavovania je podobná metodike zostavovania týchto prvkov pre vedecký referenčný aparát inventára.

Súčasťou príloh môžu byť údaje o zlikvidovaných, prevedených do iných archívov a spoločných fondov, ako aj o zložení vedeckého referenčného aparátu archívu.

S rozvojom informačných technológií sa nerozlučné spojenie medzi archívnym sprievodcom a tlačenou publikáciou začína vytrácať. Existujú archívne príručky v elektronickej podobe. Napríklad na webovej stránke Ruského štátneho archívu literatúry a umenia (RGALI) je k dispozícii elektronický sprievodca zbierkami, ktorý je k dispozícii na nasledujúcom odkaze: #"justify"> 2.4 Ďalšie referenčné a vyhľadávacie nástroje

V archíve je možné vytvárať ďalšie adresáre systému ATP - prehľady, indexy, tematické kartotéky a tematické zoznamy dokumentov a prípadov, komentované registre inventúr.

Recenzie dokumentov

Ako typ archívnej príručky patrí recenzia do skupiny doplnkových referenčných a vyhľadávacích nástrojov archívu, ale rovnako ako sprievodca je určená na publikovanie s cieľom informovať používateľov o zložení a obsahu dokumentov archívu. fond alebo rôzne fondy, ale na jednu tému:

Prehľad archívnych dokumentov- druh archívnej príručky vrátane systematických informácií o zložení a obsahu jednotlivých súborov archívnych dokumentov, v prípade potreby doplnený o zdrojový rozbor týchto dokumentov

Vhodnosť zostavovania posudkov je daná aktuálnosťou a významom problému, ktorému je venovaný, stupňom jeho štúdia, ako aj novosťou dokumentov zaradených do posudku.

Zostavovanie a publikovanie (replikácia) posudkov sa odporúča v týchto prípadoch: keď je objem fondu veľký a obsahuje veľa prípadov rovnakého typu v obsahu, alebo naopak veľa prípadov so zložitým, viacodborovým obsahom, napr. príklad: protokoly, korešpondencia o niekoľkých nesúvisiacich otázkach medzi sebou. V tejto situácii je vhodné vydávať prehľady archívnych fondov, kde je možné obsah viacodborových prípadov logicky rozdeliť a zaradiť do homogénnych skupín. Kontroly je možné vykonávať aj na dokladoch zaradených do inventúr bez prísneho systému alebo logického prepojenia, alebo keď sú doklady roztrúsené po rôznych inventúrach. Uvedené nedostatky sa dajú ľahšie odstrániť zostavovaním posudkov, než prepisovaním zásob.

Skúsenosti s prípravou recenzií ukazujú, že môžu byť publikované ako vo forme samostatných publikácií, tak aj ako samostatné články v periodikách a priebežných publikáciách, čo je relevantné pre prípravu recenzií archívnych dokumentov v organizáciách.

Napríklad v Ruskom štátnom vojenskom historickom archíve (RGVIA) sú prehľady dokumentov rozdelené na skladové a tematické:

Tematické recenzie dokumentov:

· k dejinám spoločensko-politického hnutia;

· v histórii zahraničné krajiny a mestá Ruska;

· o dejinách architektúry a urbanizmu;

· o rozvoji letectva;

· o kultúrnych a ekonomických vzťahoch Ruska s inými krajinami;

· o vývoji ruského vojensko-teoretického myslenia;

· o živote a práci významných ľudí Ruska;

· o ložiskách nerastných surovín a pod.

Recenzie skladových dokladov:

· Vojenský poľný úrad H.I.V. (F. 26);

· pevnosť Ivangorod (F. 13133);

· Tajný list Vojenského kolégia (F. 20);

· Kabinet ministra vojny (F. 366);

· Úrad vojenského komisára dočasnej vlády na veliteľstve (F. 2015);

· Voronov P.N., generálporučík, vojenský historik, redaktor časopisu „Ruská antika“, (F. 252) atď.

Ukazovatele

Indexy môžu byť samostatné archívne adresáre v archíve alebo prvok referenčného aparátu iných archívnych adresárov:

Index (archivovaný)- archívny adresár obsahujúci systematický zoznam názvov predmetov alebo predmetov, ktoré obsahujú informácie v archívnych dokumentoch s uvedením ich vyhľadávacích údajov

Metodika zostavovania indexu ako prvku referenčného aparátu bola zvažovaná na príklade súpisu dokumentov a prípadov.

Ukazovatele sú najčastejšie zahrnuté v sprievodcoch. S rozvojom informačných technológií sa však indexy stávajú obľúbeným vyhľadávacím nástrojom na webových stránkach ruských archívov.

Napríklad na stránke rusarchives.ru je zoznam zakladateľov v archívoch Ruska (príloha 12)

Kliknutím na odkaz na požadovaného tvorcu fondu prejdete do okna s výsledkami vyhľadávania, ktoré poskytuje informácie o tvorcovi fondu, jeho referenčné údaje, sekciu a adresár, ktorý obsahuje informácie o požadovanom tvorcovi fondu (príloha 13)

Archívny register je teda v tomto prípade neoddeliteľne spojený s archívnym adresárom (sprievodcom).

Ako dodatočnú archívnu príručku je možné zostaviť tematické zoznamy dokumentov a prípadov:

Tematický zoznam dokumentov- vyhliadka biely papier archív obsahujúci zoznam názvov prípadov alebo dokumentov na konkrétnu tému s ich dátumami a údajmi o vyhľadávaní

Zoznamy dokumentov sú zostavované podľa najrelevantnejších, najžiadanejších, ako aj málo preštudované témy informovať široké spektrum výskumníkov, vydavateľov dokumentov, archivárov, novinárov a iných odborníkov.

S rozvojom informačných technológií nadobúdajú tematické zoznamy často elektronickú podobu a sú umiestnené na webových stránkach príslušných archívov. Napríklad tematické zoznamy Ruského štátneho historického archívu (RGAI) (príloha 14)

Základy údajov

Spolu so zoznamom dokumentov štátne, mestské a rezortné archívy aktívne rozvíjajú databázy a zverejňujú ich na svojich oficiálnych webových stránkach, čo umožňuje rýchlo a komplexne vyhľadávať a prezentovať dokumentačné informácie v režime vzdialeného prístupu.

V rámci tejto práce boli databázy umiestnené na webových stránkach štátnych archívov Ruskej federácie opakovane posudzované vo forme archívnych katalógov, indexov a tematických zoznamov. Databázy však možno rozlíšiť ako samostatný pohľad referenčný a rešeršný nástroj, ktorý umožňuje vykonávať viacstranné vyhľadávanie v archívnych fondoch.

Pozoruhodným príkladom databázy a jej vyhľadávacieho systému je služba umiestnená na oficiálnej webovej stránke Ruského štátneho archívu literatúry a umenia (RGALI).

Záver

Vedecký a referenčný aparát pre dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie má veľký význam pre široké spektrum spotrebiteľov dokumentárnych informácií. V rámci tohto výskumná práca sme sa pozreli na to, ako vzniká a funguje vedecký referenčný aparát archívov.

Cieľ predmetovej práce, konkrétne štúdium systému vedeckého referenčného aparátu k dokumentom Archívneho fondu Ruskej federácie, bol splnený.

V procese dosahovania cieľa sme riešili nasledovné úlohy:

Definovali sme pojem „vedecký referenčný aparát“, ktorý je uvedený v Pravidlách pre organizáciu uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov v štátnych a obecných archívoch, múzeách a knižniciach. , organizácie Ruskej akadémie vied (- M., 2007 ).

Študovali sme princípy budovania vedeckého referenčného aparátu a ich vplyv na štruktúru a fungovanie archívnych referenčných kníh.

Preštudovali sme všetky povinné a dodatočné referenčné a vyhľadávacie nástroje, ako aj metodiku ich zostavovania.

Analyzovali sme vedecký referenčný aparát v archívoch, ktoré uchovávajú dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie. Rozhodovanie túto úlohu, sme sa vydali cestou výskumu elektronického vedeckého referenčného aparátu umiestneného na stránkach štátnych archívov, ako aj na stránke Federálneho archívneho úradu.

V archívnych inštitúciách Ruska je vedecký referenčný aparát väčšinou prezentovaný v tradičnej forme. To znamená, že na získanie dokumentárnych informácií je potrebné prísť do archívu a už pomocou referenčných a vyhľadávacích nástrojov prezentovaných na papieri nájsť potrebné informácie.

Archívny priemysel v Rusku ide v súčasnosti cestou informatizácie, prekladu, duplikácie dokumentárnych informácií na tradičné médiá do elektronickej podoby, či už ide o digitalizáciu filmových a fotodokumentov, alebo skenovanie papierové dokumenty. Súčasná úroveň informatizácie archívnych inštitúcií však zanecháva veľa želaní. Tento problém sa rieši na najvyššej štátnej úrovni. V roku 2011 nariadením vlády Ruskej federácie z 15. apríla 2014 č. 313, Vládny program Ruská federácia "Informačná spoločnosť (2011-2020)", ktorej jedným z cieľov je prechod na bezpapierové uchovávanie dokumentov. Na kompletnú konverziu archívnych dokumentov a archívnych adresárov do elektronickej podoby je však potrebné vyčleniť potrebné prostriedky vrátane vybavenia, ktoré v moderných podmienkach veľmi rýchlo zastaráva, a tiež vyriešiť problém uchovávania archívnych dokumentov v elektronickej podobe, ale toto je samostatná téma pre výskum.

Pramene a literatúra

adresár archívu vyhľadávania odkazov

1.Federálny zákon „On archivácia V Ruskej federácii“. Federálny zákon č. 125 z 22. októbra 2004

2.Pravidlá organizácie uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov v štátnych a obecných archívoch, múzeách a knižniciach, organizáciách Ruskej akadémie vied (- M., 2007) .

.GOST R 51141-98 „Kancelárske práce a archivácia. Pojmy a definície".

4.Základné pravidlá pre prácu archívov organizácií. M.: VNIIDAD, 2002

.Kompilácia archívnych popisov: Smernice. - M., 2003.

.Jednotný klasifikátor dokumentárnych informácií Archívneho fondu Ruskej federácie. - M., 2007.

.Archivácia: učebnica / E.V. Alekseeva, L.P. Afanasiev, E.M. vŕtanie; vyd. V.P. Kozlov. - M. 2007.

1. Systém vedeckého referenčného aparátu

1.1 Vedecký referenčný prístroj, jeho koncepcia a zloženie

Systém vedeckých referenčných prístrojov (SNSA) pre archívne dokumenty je komplex vzájomne prepojených a doplnkových archívnych príručiek o skladbe a obsahu archívnych dokumentov vytvorených na jednotnom metodickom základe na vyhľadávanie archívnych dokumentov a archívnych informácií na efektívne využitie.

Súčasťou systému NBÚ sú archívne adresáre (archívne inventáre, zoznam fondov, katalógy, sprievodcovia, indexy, prehľady dokumentov) a mechanizované a automatizované systémy vyhľadávania informácií (AIPS).

Archívne adresáre, mechanizované a automatizované informačné systémy sa členia na medziarchívny, všeobecný archív, medzifondový a po-fondový.

Medziarchívne adresáre, mechanizované a automatizované informačné systémy zabezpečujú vyhľadávanie dokumentov na základe materiálov skupiny štátnych archívov (celková krajina, kraj, republika, územie, kraj); všeobecné archívne adresáre, mechanizované a automatizované informačné systémy - vyhľadávanie dokumentov na základe materiálov konkrétneho archívu ako celku; medzifondové adresáre, mechanizované a automatizované informačné systémy - vyhľadávanie dokumentov vo viacerých fondoch jedného archívu; adresáre fondov - vyhľadávanie dokumentov na materiáloch konkrétneho fondu.

Archívne adresáre vznikajú na základe popisu archívnych dokumentov, teda na základe vytvárania sekundárnych informácií o zložení, obsahu a adresách (rešeršných údajov) dokumentov a fondov analytickým a syntetickým spracovaním primárnych informácie o dokumente. Podľa toho, aký typ adresára (inventár, katalóg, sprievodca, register, recenzia a pod.) sa vytvára, sa pripisuje popis dokumentu (časť dokumentu), skupina dokumentov, prípad, skupina vecí, fond (časť dokumentu). fond), skupina fondov, fondy sa vykonáva archív, fondy skupiny archívov.

Štátnej evidencii podlieha príprava archívnych príručiek na vydanie, vývoj mechanizovaných a automatizovaných informačných systémov, ako aj vedecký rozvoj veľkých archívnych fondov, zavŕšený tvorbou príručných kníh a vedeckej správy.

Pri vytváraní a vývoji systému vedeckého referenčného aparátu sa používa diferencovaný prístup, ktorý spočíva vo výbere určitej metodológie na zostavovanie a zlepšovanie referenčných kníh, určení vhodného zloženia a obsahu referenčného aparátu pre ne, stanovení poradia práce v závislosti od o kategórii fondu, kategórii jeho samostatnej časti, charaktere jeho dokumentov, stave a zložení existujúceho vedeckého a referenčného aparátu k fondu.

Pre fondy prvej kategórie je zostavený vedecký referenčný aparát, ktorý zabezpečuje všestranné využitie dokumentov v kombinácii s rýchlosťou, úplnosťou a presnosťou mnohostranného vyhľadávania. Súpisy takýchto fondov by mali mať predslovy a rôzne indexy; materiály zbierok podliehajú prednostnej katalogizácii, pričom hlavnou metódou opisu je dokument po dokumente; v príručke je pre nich zostavená individuálna charakteristika.

Pre fondy druhej kategórie možno okrem predslovu zostaviť aj hluchý index k inventáru (predmet alebo jeho varieta – geografický alebo odborný predmet); hlavná metóda popisu v katalogizácii bude jednotná; v príručke, informácie o nich môžu byť zahrnuté v popise skupiny.

Pre fondy tretej kategórie, ktorých informácie majú charakter čiastkového doplnku vo vzťahu k fondom prvej a druhej kategórie, možno zostaviť minimálny referenčný aparát. Zásoby takýchto fondov nesmú obsahovať indexy; pri katalogizácii možno vyhotoviť jednu referenčnú kartu pre fond, skupinu fondov; v príručke môžu byť informácie o takýchto fondoch uvedené v zozname nekomentovaných fondov.

Následnosť účtovného a referenčného aparátu vytváraného v kancelárskej práci inštitúcií a NBÚ rezortných a štátnych archívov je založená na jednote požiadaviek a princípov na budovanie systému vedeckého referenčného aparátu. Z kontinuity vyplýva povinnosť zostavovať v kancelárskej práci inštitúcií a rezortných archívov súpisy vecí s potrebným vedeckým a referenčným aparátom k nim.

Štátny archív uchováva súpisy debničiek na trvalé uloženie schválené Ústrednou odbornou a overovacou komisiou - Odbornou overovacou komisiou (CEPC - EPC) archívnych inštitúcií ako kontrolné kópie až do odovzdania dokumentov na štátne úložisko, po ktorom sa súpisy stávajú súčasťou sústava vedeckého referenčného aparátu štátneho archívu.

Rôzne typy kartoték a katalógov, rezortné archívy je možné prijať do štátneho archívu na použitie ako súčasť systému NBÚ.

Na určenie spôsobov zlepšenia systému vedeckého referenčného aparátu archívu je potrebné analyzovať a zohľadniť stav všetkých dostupných adresárov, ktoré sú vedené v kartotéke (časopise) na evidenciu stavu NBÚ.

2. Prvky systému vedeckého referenčného prístroja

2.1 Archívne súpisy kaziet, listín

Archívny inventár je archívny adresár určený na zverejňovanie zloženia a obsahu prípadov, na upevnenie ich systematizácie vo fonde a na evidenciu prípadov. Inventárne súpisy sa robia v evidenčnej správe inštitúcií a v rezortných archívoch. V štátnom archíve sa zostavujú inventúrne súpisy pre nepopísané dokumenty prijaté a v procese spracovania nekvalitných inventúr.

Štátny archív musí mať tri kópie súpisov: jeden kontrolný a dva pracovné. Kontrolný výtlačok sa nachádza v oddelení archívu, ktorý vykonáva centralizované účtovanie dokumentov a pracovné výtlačky sú v príslušných skladoch, v čitárni. Zásoby sú uložené v poradí podľa čísel fondov av rámci fondu podľa inventárnych čísel.

Proces opisu pozostáva z:

popisy puzdier (každá jednotka úložného priestoru) na kartách;

systematizácia kariet v súlade so schémou, ich úprava;

· Formulácia popisu.

Opis vecí zahŕňa vypracovanie záhlavia veci, určenie názvu konštrukčnej časti, čísla záznamu (indexu), lehôt dokladov veci, počtu listov vo veci a archívneho kódu púzdro. Všetky tieto informácie sú zapísané na karte. Každá karta dostáva poradové číslo, ktoré je nakreslené ceruzkou na obale puzdra a je jej dočasným pracovným číslom až do konečnej systematizácie kaziet v inventári a fonde. Po dokončení systematizácie sa všetky informácie z kariet prenesú do inventára a na obaly kufríkov.

Názov by mal stručne zhrnúť hlavný obsah a zloženie dokumentov prípadu. Pri zostavovaní nadpisov sa v závislosti od obsahu prípadov uplatňuje diferencovaný prístup.

Hlavné požiadavky na metodiku zostavovania (objasňovania) názvu:

· fakty a udalosti odrážané v dokumentoch vychádzajú z marxisticko-leninských pozícií; nie je dovolené prenášať z textu dokumentov do názvu veci triedno-cudzokrajné formulácie, pojmy, termíny;

Text nadpisu by mal vo všeobecnosti a jasne odrážať sémantický obsah dokumentov prípadu; vymenovanie titulov samostatné dokumenty v hlavičke nie je povolené;

V názve nie je dovolené používať nekonkrétne, neprezrádzajúce výrazy („rôzna korešpondencia“, „všeobecná korešpondencia“, „papiere pre vedenie“ atď.);

Predrevolučné tituly, hodnosti, hodnosti, funkcie sú označené slovami, ktoré definujú tieto pojmy (cisár, guvernér atď.), s výnimkou slov, ktoré sú výrazom zvláštnej úcty (veličenstvo, výsosť, excelentnosť atď.).

Hlavička prípadu obsahuje nasledujúce prvky:

názov typu puzdra (úložnej jednotky) alebo typu (druhu) dokumentov;

názov inštitúcie, funkcia alebo priezvisko a iniciály osoby, ktorá dokumenty pripravila (autora);

názov inštitúcie, funkcia alebo priezvisko a iniciály osoby, ktorej sú písomnosti určené alebo od ktorej sú písomnosti prijímané (adresát, korešpondent);

otázka alebo predmet, udalosť, skutočnosť, meno atď., na ktoré sa vzťahuje obsah dokumentov prípadu;

názov lokality (územia), s ktorou obsah písomností prípadu súvisí, autora, adresáta alebo korešpondenta písomností;

dátumy, na ktoré sa vzťahujú dokumenty prípadu alebo udalosti v nich uvedené.

Typ úložnej jednotky (kufor, korešpondencia, materiály, časopis, kniha a pod.) alebo druh (druh) písomností (zápisnice, správy, obežníky, objednávky, správy, úkony a pod.) charakterizujúcich zloženie veci sú uvedené na začiatok nadpisu. Ak sa úložná jednotka skladá z dokumentov rôznych typov, ktoré súvisia jednotou obsahu a postupnosťou kancelárskych prác na jednom konkrétnom probléme (prípade), pri zostavovaní nadpisu sa používa pojem „prípad“.

Korešpondent sa uvádza za označením druhu prípadu (dokumentov) vo forme oficiálneho názvu inštitúcie alebo priezviska, funkcie, hodnosti, povolania jednotlivca.

Ak je ukladacou jednotkou „korešpondencia“, v názve sú uvedené iba mená korešpondentov a názov inštitúcie, ktorá fond tvorí, sa spravidla neuvádza.

Vyjadrenie otázky (predmet), odrážajúce obsah dokumentov, je hlavnou časťou nadpisu a uvádza sa po uvedení typu prípadu, autora, korešpondenta (adresáta) dokumentov.

Názov lokality sa uvádza v záhlaví prípadu, ak je potrebné uviesť miesto konania alebo adresu autorov (adresátov, korešpondentov) dokumentov.

Kartotéka - adresár, ktorý obsahuje informácie o obsahu dokladov na kartách. Karty sú umiestnené v kartotékach v závislosti od informačných potrieb organizácie. Ako ukazuje prax práce archívov organizácií, najpoužívanejšie sú informácie o obsahu organizačných a administratívne dokumenty(objednávky základných činností, protokoly, zmluvy, dohody, listy atď.).

V závislosti od úloh používania dokumentov možno vytvárať vecné a vecno-tematické kartotéky.

V kartotéke predmetu sú karty zoskupené abecedne podľa pojmov (napríklad pre objednávky - abecedne podľa názvov oblastí činnosti: korporatizácia, výroba, marketing, ochrana práce; pre listy - abecedne podľa názvov korešpondenčných organizácií atď. )

Je vhodné vytvoriť kartotéky pre personál na vyhľadávanie informácií o služobnom veku, mzdách a iných údajoch sociálno-právneho charakteru.

Karty musia obsahovať priezvisko, meno, priezvisko zamestnanca organizácie a vyhľadávacie údaje (číslo fondu, inventár, puzdro a listy) dokumentov, ktoré obsahujú informácie o ňom. Karty sú systematizované podľa priezvisk v abecednom poradí v rámci tých istých priezvisk v abecednom poradí mien a priezviska.

Pri tvorbe a aplikácii automatizované systémy pri vyhľadávaní dokumentov a prípadov v archívoch organizácií by sa pri vývoji počítačových programov mali používať tradičné pravidlá evidencie a evidencie dokumentov a prípadov, a to tak v štádiu kancelárskej práce, ako aj v archíve.

Takáto kontinuita uľahčí prechod práce v archívnictve na novú technickú úroveň.

Historické informácie zaujímajú osobitné miesto medzi archívnymi príručkami. Osvedčenie sa vyhotovuje pri prvom prijatí dokumentov fondu v archíve organizácie. Následne po 5-7 rokoch je vhodné vypracovať dodatok k historickému podkladu.

Historické informácie zostavuje a podpisuje vedúci archívu. V organizáciách s malým objemom prípadov vytvorených za rok možno historickú poznámku nahradiť predslovom k súpisu prípadov trvalého uloženia.

Historické pozadie pozostáva z troch častí:

1. história zakladateľa;

2. história fondu;

3. charakteristika dokumentov fondu.

Prvá časť – história zakladateľa, (v chronologickom poradí) obsahuje tieto informácie:

1. dátumy, čísla a názvy administratívnych dokladov o vzniku, premene a likvidácii organizácie;

2. termíny činnosti organizácie;

3. zmeny v názve a činnosti organizácie;

4. úlohy a funkcie organizácie a ich zmeny;

5. rozsah činnosti organizácie a jej miesto v systéme štátneho aparátu, priemyslu;

6. štruktúra organizácie a jej zmeny (s dátumami).

Druhá časť, história fondu, obsahuje tieto informácie:

1. Počet prípadov vo fonde a lehoty na prípady fondu;

2. zloženie dokumentov fondu a termíny pre každú skupinu;

3. čas prijatia fondu do archívu organizácie;

4. stupeň bezpečnosti dokumentov;

5. zmeny v zložení a rozsahu dokumentov fondu;

6. označenie (ak organizácia odovzdáva dokumenty do štátneho uloženia) dátum a miesto odovzdania vecí do štátneho uloženia (názov štátneho archívu; číslo fondu pridelené štátnym archívom, odkaz na akt prevzatia a odovzdania veci). prípady, ich dátum a počet).

Tretia časť – charakteristika dokumentov fondu, obsahuje zoznam typov vedeckého a referenčného aparátu fondu.

V tretej časti, popise dokumentov fondu, uvádzajú:

1. hlavné typy dokumentov;

2. uviesť vlastnosti dokumentácie v tejto organizácii;

3. dať všeobecné informácie o používaní dokladov (hlavný obsah a počet potvrdení sociálno-právnej povahy, výber a vydávanie dokladov v r. štruktúrne jednotky, atď.

Pomoc je vytlačená na bežná forma organizácie v 4 exemplároch (3 exempláre sú určené pre štátny archív a odovzdávajú sa spolu so súpismi pri preberaní a odovzdávaní vecí).

Systém vedeckého referenčného aparátu pre archívne dokumenty

Systém vedeckého a referenčného aparátu archívnych dokumentov archívu je komplex vzájomne súvisiacich a doplňujúcich sa archívnych príručiek o skladbe a obsahu archívnych dokumentov vytvorených na jednotnom metodickom základe na vyhľadávanie archívnych dokumentov a archívnych informácií na efektívne využitie.

Vedecký a referenčný aparát archívov

1. Vedecký a referenčný aparát archívu: účel, funkcie, princípy tvorby

Funkcie archívov NBÚ

Princípy konštrukcie NSA:

Rozvoj archívov NBÚ

závery:

2. Opis archívnych dokumentov

Popis je prostriedok komunikácie medzi objektom popisu a vonkajším prostredím

Skupiny prvkov na popis moderných referenčných nástrojov

V metóde. príručka „Vytváranie moderných archívnych adresárov ...“ definuje súbor podrobností pre:

Zloženie podrobností popisu podľa typov a typov archívnych adresárov

Diferencovaný prístup k opisu archívnych dokumentov

Medzinárodný štandard pre popis archívov

záver:

3. Systém vedeckého a referenčného aparátu k dokumentom RF AF

systému NSA k dokumentom RF AF

Princípy budovania systému referenčných a vyhľadávacích nástrojov (SRS):

Požiadavky SPS:

Požiadavky SPS:

Typológia archívu SPS

Úrovne archívov NSA

Terminologický aspekt problému

Druhy a typy referenčných nástrojov v štátnom archíve

Typy a typy archívu ATP

závery:

závery:

4. Archívne adresáre: charakteristika, vlastnosti, miesto v ATP archívov

Archívne súpisy

Popis funkcií:

Štruktúra moderného inventára:

Archivovaní sprievodcovia

Typy sprievodcov:

Schémy pre budovanie sprievodcov

Charakteristika rôznych schém na zostavovanie príručiek

Príklady archívnych sprievodcov vydaných v rôznych rokoch

Archívne adresáre na stránke OSU GASO

Archivovať adresáre

Inventár a katalóg: pomer

Typy adresárov

Typy archívnych adresárov

Jednotný klasifikátor dokumentárnych informácií RF AF

Ďalšie adresáre archívneho systému ATP

Prehľad archívneho fondu

Typy recenzií

Štruktúra recenzie:

Archívny index

Typy ukazovateľov

Ďalšie príručky vydané rôznymi archívmi

4. Elektronický vedecký a referenčný prístroj pre dokumenty RF AF

Úlohy elektronického archívu NBÚ:

Etapy vývoja automatizovaných (elektronických) archívov NBÚ:

Elektronické NSA GACHO

Elektronické NSA GACHO