Požiadavky na smutné. Pri schvaľovaní požiadaviek na informačné systémy elektronickej správy dokumentov federálnych výkonných orgánov, berúc do úvahy okrem iného potrebu spracovania oficiálnych informácií limitovaných závodov prostredníctvom týchto systémov

Aplikácia systémov elektronická správa dokumentov a kancelárska práca (EDMS) sa začala v polovici 90. rokov 20. storočia. Zavedenie EDMS v celoštátnom meradle sa však rozšírilo až v posledných piatich rokoch. Hlavným podnetom tu bolo nariadenie vlády Ruskej federácie z 12.02.2011 č. 176-r, ktorým sa schválil Akčný plán prechodu federálne orgány výkonná moc o toku bezpapierových dokumentov a uznesenie vlády Ruskej federácie zo dňa 06.09.2012 č. 890 "O opatreniach na zlepšenie toku elektronických dokumentov v orgánoch štátnej správy."

V súlade s vyššie uvedeným akčným plánom Ministerstva telekomunikácií a masových komunikácií Ruskej federácie „Požiadavky na informačné systémy elektronická správa dokumentov federálnych výkonných orgánov, pričom sa okrem iného zohľadňuje potreba spracovania oficiálnych informácií obmedzenej distribúcie prostredníctvom týchto systémov. 2

Zatiaľ čo EDMS sa používali výlučne ako vnútroinštitucionálne systémy, ich rôznorodosť a vzájomná nekompatibilita nepredstavovali významný problém. Ale so začiatkom prechodu na jednotný informačný priestor, organizáciou medzirezortnej správy elektronických dokumentov, potrebou zjednotiť EDMS, zabezpečiť ich kompatibilitu s celoštátnymi systémami výmeny dokumentov, elektronická interakcia a do popredia sa dostáva archívne ukladanie. Čiastočne je GOST R 53898-2010 zameraná na riešenie otázok interakcie systémov EDMS. „Systémy na správu elektronických dokumentov. Interakcia systémov správy dokumentov. Požiadavky na e-mail ".

„Požiadavky na informačné systémy elektronickej správy dokumentov...“ sú určené federálnym výkonným orgánom, avšak v súlade s čl. 11 spolkového zákona č. 149-ФЗ z 27. júla 2006 sa vzťahuje aj na iné štátne orgány a orgány miestna vláda... Komerčné organizácie majú právo organizovať EDMS podľa vlastného uváženia, ale vzhľadom na úlohu štátu v našej krajine sa zvyčajne všetky veľké a stredné komerčné organizácie riadia pravidlami stanovenými štátom pre uľahčenie interakcie s vládou. telá.

Tieto požiadavky majú rámcový charakter, a preto v roku 2013 na príkaz Federálneho archívneho úradu Celoruský výskumný ústav správy záznamov a archívnictva (VNIIDAD) vypracoval „Funkčné požiadavky na archiváciu a správu dokumentov pre informačné systémy, ktoré zabezpečujú elektronická správa dokumentov v procese interné aktivity federálne výkonné orgány“. 3

Pozrime sa na najzaujímavejšie ustanovenia požiadaviek ... Ministerstva telekomunikácií a masových komunikácií Ruska.

„Požiadavky na informačné systémy správy elektronických dokumentov ...“ určujú minimálny súbor funkcií, ktoré musia byť v EDMS, ako aj požiadavky na organizáciu používania EDMS v inštitúcii.

Jednou z hlavných požiadaviek na EDMS je jeho škálovateľnosť tak z hľadiska počtu pripojených pracovísk, ako aj počtu dokumentov obsiahnutých v EDMS. Treba mať na pamäti, že moderné systémy správu dokumentov využívajú takmer všetci zamestnanci organizácie pracujúci s dokumentmi a všeobecným trendom je využívanie ako stacionárnych pracovných staníc, tak aj prístup k dokumentom z mobilných zariadení, vzdialený prístup do systému. Pri počte dokumentov uložených v EDMS treba mať na pamäti, že keďže systém ukladá nielen finálne vyhotovené a podpísané dokumenty, ale aj prechodné pracovné verzie, počet súborov, návrhov dokumentov a dokumentov prijatých v EDMS je niekoľkonásobne väčší ako celkový počet dokumentov evidovaných predškolskou vzdelávacou inštitúciou (dochádzajúcich, odoslaných a interných). Požiadavky stanovujú, že EDMS musí zabezpečiť uchovávanie všetkých dokumentov po dobu minimálne 5 rokov, v praxi je však potrebné zamerať sa na obdobie minimálne 10 – 15 rokov, keďže ide o obdobie, počas ktorého sa dokumenty v elektronickej forme naďalej aktívne používať, najmä od ustanovenia 20 s. f) tie isté požiadavky stanovujú možnosť uchovávania dokumentov až na sto rokov.

Dôležitým parametrom SED je jeho výkon. Ak hardvérový a softvérový komplex (EDMS server) nie je dostatočne efektívny pre daný počet používateľov súčasne pracujúcich v systéme a (alebo) pre daný objem databázy (počet dokumentov v systéme), zamestnanci budú musieť počkať na otvorenie karty dokladu alebo samotného dokladu teda klesá produktivita zamestnancov. Preto Požiadavky obsahujú časové parametre, ktoré musia zodpovedať výkonu EDMS:

1. čas získania prístupu k EDMS - nie viac ako tri sekundy;
2. čas prístupu ku karte vytvorený pri evidencii dokumentu a obsahujúci údaje popisujúce kontext, obsah, štruktúru dokumentu, úkony vykonané s dokumentom pri príprave, posudzovaní, vyhotovení a uchovávaní, ako aj identifikačné údaje (metaúdaje) - nie viac ako päť sekúnd.

Ďalšou bežnou situáciou je, že z nejakého dôvodu je dokument poškodený alebo náhodne vymazaný používateľom. Požiadavky stanovujú, že v tomto prípade musí byť elektronický dokument obnovený zo záložnej kópie do 30 minút. Organizácia musí mať v súlade s požiadavkami aspoň jednu záložnú kópiu elektronické dokumenty uložené v EDMS. V praxi sa však na zaistenie bezpečnosti vytvárajú aspoň dve zálohy, najlepšie na rôzne médiá... Tým sa minimalizujú riziká straty elektronických dokumentov.

Faktor spoľahlivosti EDMS musí byť aspoň 0,98.

Ďalším ukazovateľom je úroveň ochrany EDMS pred neoprávneným prístupom. V prípade vládnych agentúr, ktoré pracujú s obmedzenými dokumentmi, to musí byť certifikácia aspoň triedy 1G. Vzhľadom na vysoké náklady na vytvorenie a prevádzku chráneného EDMS sa však zvyčajne snažia pracovať s dokumentmi s obmedzeným prístupom v tradičnom režime, na papieri, pretože spravidla tvoria malú časť dokumentov organizácie. V opačnom prípade sa na prácu s takýmito dokumentmi zvyčajne inštalujú vyhradené počítače alebo dokonca samostatná zabezpečená sieť, ktorá nemá pripojenie na otvorenú počítačovú sieť a internet. V tomto prípade sa však počíta aj s prácou s dokumentmi úrovne EAE, v žiadnom prípade však s dokumentmi obsahujúcimi štátne tajomstvo.

Hlavnou časťou „Požiadavky na informačné systémy elektronickej správy dokumentov...“ je popis toho, ako by mali byť v EDMS vybudované procesy dokumentačnej podpory riadenia.

Zdôrazňuje sa, že EDMS by mal zabezpečiť prácu so všetkými typmi a kategóriami dokumentov a návrhov dokumentov organizácie.

Používa sa EDMS vládne agentúry, musí zabezpečiť interakciu so systémami medzirezortnej elektronickej správy dokumentov (MEDO), medzirezortnou elektronickou interakciou (SMEV) a ďalšími informačnými systémami.

Práca EDMS musí byť v súlade s ustanoveniami GOST R ISO 15489-1-2007 „Systém noriem pre informácie, knihovníctvo a publikovanie. Správa dokumentov. Všeobecné požiadavky", Vrátane v oblasti zabezpečenia pravosti, integrity a spoľahlivosti elektronického dokumentu, ako aj Pravidiel kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch, schválených vládou Ruskej federácie zo dňa 15.06.2009 č. 477 (odseky 9 a 11 požiadaviek).

EDMS by mal poskytovať všetky hlavné kancelárske pracovné procesy:

Uloženie dokumentu alebo informácie o dokumente (návrh dokumentu) v EDMS (jeho zaevidovanie alebo v zmysle Požiadaviek zadanie dokumentu do systému):

• prinesenie dokumentu výkonnému umelcovi (používateľovi EDMS)
• schválenie dokumentu
• podpisovanie dokumentov
• prenos (odoslanie) dokumentu;
• „Uchovávanie a účtovanie dokumentov, v súlade s pokynmi pre kancelársku prácu vo federálnych orgánoch výkonnej moci, ako aj kontrola výkonnej disciplíny, príprava referenčných materiálov a odpisovanie dokumentov do archívu“, teda kontrola vykonávania, informovania a referenčné práce, bežné uloženie a účtovníctvo vrátane prípravy podkladov na prevod do štátneho archívu alebo depozitára.

V súlade s bodom 17 Požiadaviek informácie o všetkých úkonoch vykonaných s dokumentmi alebo súbormi dokumentov, návrhmi dokumentov, registračnou kartou (metadátami) podliehajú protokolovaniu. Táto informácia:

• o používateľovi EDMS FOIV, ktorý vykonal akciu;
• dátum a čas konania;
• o vkladaní dokumentov, návrhy dokumentov do EDMS;
• o pohybe sekcie (podsekcie) v schéme triedenia;
• o zmenách v pokynoch na doby uchovávania a následných úkonoch s dokumentmi;
• o úkonoch vykonaných správcom EDMS FOIV pri skúmaní hodnoty dokumentu, vykonanom v súlade s federálnym zákonom z 22.10.2004 č. 125-FZ „Dňa archívne záležitosti v Ruská federácia";
• o uložení a zrušení zákazu zničenia časti (pododdielu) klasifikačnej schémy;
• akúkoľvek zmenu alebo zničenie metadát používateľom EDMS;
• o zmenách v prístupových právach k dokumentom;
• o prenose dokumentov;
• o zničení dokumentov;
• o tlači dokumentu alebo metadát.

Požiadavky Ministerstva telekomunikácií a masových komunikácií Ruskej federácie rozdeľujú kancelárske procesy podporované EDMS do nasledujúcich skupín:

a) spracovanie prichádzajúcich a odchádzajúcich papierových dokumentov vytvorených alebo prijatých organizáciou a zahrnutých do EDMS FOV registráciou, skenovaním a vytvorením elektronického obrazu dokumentov (vrátane dokumentov prijatých prostredníctvom poštovej komunikácie, telekomunikácií a kuriérskej komunikácie);

b) spracovanie elektronických dokumentov prijatých alebo odoslaných prostredníctvom medzirezortného systému elektronickej správy dokumentov;

c) spracovanie elektronických dokumentov prijatých alebo odoslaných prostredníctvom medzirezortného elektronického interakčného systému;

d) spracovanie elektronických dokumentov prijatých alebo odoslaných e-mailom;

e) spracovanie interné dokumenty v EDMS.

V organizáciách, ktoré nie sú vládnymi agentúrami, chýbajú body b) ac), dokumenty sa prijímajú buď klasickými komunikačnými kanálmi, alebo e-mailom.

V prípade prijatia dokumentu v papierovej forme zahŕňa vloženie dokumentu do EDMS jeho registráciu, skenovanie a vytvorenie elektronického obrazu dokumentu.

V prípade prijatia dokumentu v elektronickej podobe je vloženie dokumentu do EDMS jeho načítaním do EDMS, registráciou so zákazom vykonávania zmien na prijatom dokumente.

Organizácia môže schváliť a zahrnúť do papierových pokynov zoznam dokumentov, pri ktorých je zakázané vytváranie ich elektronických obrázkov, napríklad dokumenty s pečiatkou z drevotriesky, s označením „osobné“, dôverné dokumenty atď. , je zaregistrovaný v SED, ale nevzniká jeho elektronický obraz.

Pri projektoch elektronických dokumentov sa v každej fáze ich tvorby, schvaľovania a podpisovania fixuje obsah dokumentu vytvorením verzií dokumentov a ich priložením na kartu dokumentu.

ERMS musí podporovať pripojenie akéhokoľvek formátu súboru k registračnej karte. Je to dôležité, pretože EDMS sa zvyčajne používa mnoho rokov a počas tejto doby sa môžu objaviť nové verzie programov, a teda aj formáty súborov, ktoré musí EDMS tiež podporovať. EDMS by mal umožniť vstup do systému a evidenciu súborov dokumentov aj v prípade, že aplikácia, v ktorej bol dokument vytvorený, sa na tomto pracovisku nenachádza (nie je nainštalovaná). Súčasne, niektoré z najbežnejších formátov, musí byť EDMS schopný nevyhnutne zobraziť. Sú to pdf, rtf, doc, tiff.

EDMS by mal umožňovať umiestnenie dokumentov do hierarchickej schémy pozostávajúcej zo sekcií a podsekcií, v súlade s ktorými je organizovaná systematizácia a organizácia uchovávania dokumentov v EDMS (klasifikačná schéma). Treba mať na pamäti, že fyzicky sa dokumenty umiestňujú na server (úložný systém) v poradí určenom vnútornou konfiguráciou a zásadami ukladania súborov v tomto EDMS a klasifikačná schéma je len pole na registračnej karte, ktoré vám umožňuje rýchlo nájsť dokumenty podľa klasifikačných kritérií.

Klasifikačná schéma zvyčajne vychádza z nomenklatúry záležitostí organizácie.

V registračnom formulári EDMS je potrebné určiť polia, ktoré je potrebné vyplniť. Pri zadávaní dokumentu musí EDMS požiadať používateľa o vyplnenie požadovaných polí (metadát) (odsek 13 Požiadaviek).

V priebehu práce s dokumentom možno do EDMS zadávať nielen uznesenia, ale aj komentáre a pokyny k dokumentu. Na podpísanie (a v prípade potreby schválenie) dokumentu poskytuje EDMS možnosť pripojenia elektronických podpisov v súlade s federálnym zákonom „o elektronických podpisoch“. 4

Pri odosielaní dokumentov tradičnými metódami (na papieri) zabezpečuje EDMS pretlač obálok a tlač zoznamov adries.

Lehoty uchovávania dokumentov zaradených do príslušných sekcií (podsekcií) sú stanovené v súlade so Zoznamom typického manažmentu archívne dokumenty generované v priebehu činností vládne agentúry, miestne orgány a organizácie, s uvedením času uloženia, schváleného nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 25.08.2010 č.558. 5

V súlade s termíny uloženie EDMS by malo poskytovať tieto činnosti:

• uchovávať dokument natrvalo;
• vykonať preskúmanie hodnoty dokumentov;
• na konci kalendárneho roka vyhotoviť doklady v predpísanej forme: zákon o pridelení na zničenie dokladov (oddielov) s uplynutými lehotami uloženia a súpis dokladov trvalej a dlhodobej (nad 10 rokov) doby uloženia;
• prideľovať dokumenty na zničenie (vymazávať zo systému) pri ukladaní informácií o prideľovaní dokumentov na zničenie v EDMS;
• presun dokladov na uloženie do iného úložiska (automatizovaný systém), vrátane exportu ročných oddielov dokladov trvalého uloženia na ich prevod do štátneho archívu a exportu ročných oddielov osobných dokladov na prevod personálnych dokladov do archívu.

Požiadavky obsahujú ustanovenie o zabezpečení doby skladovania v trvaní najmenej sto rokov. V súčasnosti sú však takéto technológie v štádiu vývoja a autor nevie o žiadnom EDMS, ktorý by mohol legálne poskytovať také dlhé doby skladovania. významné dokumenty v elektronickej podobe.

Uvažované Požiadavky Ministerstva telekomunikácií a masových komunikácií Ruskej federácie dopĺňajú „Funkčné požiadavky na archiváciu a správu dokumentov pre informačné systémy, ktoré zabezpečujú elektronický tok dokumentov v procese interných činností federálnych výkonných orgánov“, vypracované VNIIDAD. Sú dôležité ako pre kancelárskych pracovníkov, tak aj pre zamestnancov IT oddelení, ktorí zabezpečujú implementáciu alebo konfiguráciu systémov elektronickej správy kancelárie a správy dokumentov (EDMS).

Vo všeobecnosti sa uvažované „Požiadavky na informačné systémy elektronickej správy dokumentov federálnych výkonných orgánov, zohľadňujúce okrem iného potrebu spracovania prostredníctvom týchto systémov úradných informácií obmedzenej distribúcie“ môžu a mali by sa používať nielen pri etapa výberu, implementácie a počiatočného nastavenia EDMS, ale aj na analýzu už fungujúceho EDMS na určenie súladu EDMS používaného v konkrétnej organizácii s modernými požiadavkami.

1. Autora možno kontaktovať na adrese: kouznets @yandex .ru
2. Nariadenie ministerstva spojov a masovej komunikácie Ruskej federácie zo dňa 02.09.2011 N 221, zaregistrovaná na Ministerstve spravodlivosti Ruskej federácie dňa 15.11.2011 # 22304.
3. Zverejnené na portáli Archives of Russia na adrese: http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-foiv-2013.pdf
4. Federálny zákon zo dňa 06.04.2011 č. 63-FZ "o elektronickom podpise" (v znení z 28.06.2014).
5. Registrovaný na Ministerstve spravodlivosti Ruskej federácie dňa 09.08.2010, registračné číslo 18380.

Ak sa pri zostavovaní technického zadania riadite písmenom normy, požiadavkami, ktoré môže typický používateľ klásť typický systém elektronickú správu dokumentov, možno opísať nasledovne.

Elektronický systém správy dokumentov musí:

zabezpečiť spoľahlivé uloženie dokumentov a ich popisov;

zabezpečiť životný cyklus dokumentu (jeho vytvorenie, uloženie verzií, zverejnenie, zablokovanie prístupu k zaistenému dokumentu, odovzdanie dokumentu na uloženie do archívu);

umožňujú používateľovi priraďovať rôzne typy dokumentov, vytvárať a upravovať k nim karty;

udržiavať hierarchiu kategórií pre efektívne vyhľadávanie dokumentov;

hľadať dokumenty na základe informácií z karty, ako aj celého textu;

zabezpečiť oddelenie prístupu k dokumentom na úrovni jednotlivých používateľov, podľa rolového princípu a na základe hierarchickej štruktúry organizácie;

podpora technológie HSM;

zaznamenávať všetky udalosti súvisiace s prácou používateľov a samotným systémom; sú potrebné pokročilé nástroje na správu;

podpora vzdialeného prístupu k informáciám.

Pokročilé systémy by mali podporovať:

klastrové technológie na zabezpečenie plynulej prevádzky;

geograficky distribuované organizácie;

šifrovacie algoritmy na ukladanie a prenos údajov;

digitálny podpis.

Požiadavky na architektúru:

prítomnosť vyhradeného aplikačného servera;

prítomnosť tenkého klienta; podpora prístupu k dokumentom pomocou prehliadača.

multiplatforma pre škálovateľnosť;

Požiadavky na otvorenosť a integráciu s inými systémami:

integrácia s nástrojmi na streamovanie zadávania dokumentov;

integrácia s kancelárskymi aplikáciami;

integrácia s e-mailom;

dostupnosť vyvinutého programovacieho rozhrania (API);

integrácia so štandardnými adresárovými službami (napríklad LDAP) na udržiavanie a synchronizáciu zoznamu používateľov systému;

schopnosť prispôsobiť používateľské rozhranie špecifickým úlohám;

možnosť doplniť systém o vlastné špecializované komponenty;

V prípade použitia externej databázy na ukladanie atribútov dokumentu je potrebné mať podrobný popis dátovej štruktúry a nástrojov pre prácu s rôznymi DBMS.

Tvorba komponentov systémov správy elektronických dokumentov

Komponentová architektúra elektronického systému správy dokumentov je znázornená na obrázku 1. Hlavné prvky architektúry sú:

Zákazník pracovisko- komponenty používateľského rozhrania a ovládacích prvkov. Aplikačný server - komponenty servera na vykonávanie obchodnej logiky systému. Databázový server - komponenty na ukladanie dát a prístup.

Komponenty systému správy elektronických dokumentov interagujú s inými systémami prostredníctvom softvérového rozhrania interakcie EDMS, ostatné systémy zasa interagujú so systémom správy elektronických dokumentov prostredníctvom softvérového rozhrania EDMS.

Ryža. 4

Táto kapitola skúmala základné pojmy, typy a metódy organizácie pracovného toku, ako aj elektronický pracovný tok, klasifikáciu a princípy. Všeobecné informácie o systémoch správy elektronických dokumentov, klasifikácii a požiadavkách. Teraz sa obraciame na kontrolu a výber elektronických systémov správy dokumentov.

Požiadavky na informačné systémy elektronickej správy dokumentov federálnych výkonných orgánov, berúc do úvahy okrem iného potrebu spracovania oficiálnych informácií s obmedzenou distribúciou, boli schválené nariadením Ministerstva telekomunikácií a masových komunikácií Ruska zo dňa 02.09.2011 č. 221, registrovaná Ministerstvom spravodlivosti Ruska (č. 22304 zo dňa 15.11.2011) a zverejnená v „ ruské noviny"Zo dňa 21. novembra 2011, federálne číslo č. 5637. Tieto požiadavky pripravilo Ministerstvo telekomunikácií a masových komunikácií Ruskej federácie v súlade s článkom 2 Akčného plánu prechodu federálnych výkonných orgánov na tok dokumentov v bezpapierovej forme, keď organizovanie vnútorných činností (schválené nariadením vlády Ruskej federácie zo dňa 12.2.2011 č. 176-r ).

Dlho očakávané všeobecné systémové požiadavky na EDMS sú teda v platnosti od 2. decembra 2011. Napodiv však nespôsobili osobitný nárast odborného záujmu ani zo strany výrobcov príslušných softvérových produktov, ani zo strany služby správy kancelárie. Je zrejmé, že faktory, ktoré určujú skutočný prechod na bezpapierový tok dokumentov, a špecifické aspekty vplyvu na trh EDMS zostali nezohľadnené a nie sú plne regulované v požiadavkách.

Pokúsme sa zvážiť požiadavky v rôznych praktických aspektoch: z hľadiska správy dokumentov (kancelárska práca), z hľadiska harmonizácie s Pravidlami kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch, schválenými vládou Ruskej federácie zo dňa 15.06.2009 č. 499 (v znení z 9.7.2011).

O plnení pokynov vlády

Pozrime sa, čo bolo podstatou nariadenia vlády Ruskej federácie, ktorá schválila Akčný plán.

Položka 2 obsahuje názov plánovaného podujatia, nie názov/názov dokumentu (požiadavky, technické požiadavky atď.). Fráza „berúc do úvahy okrem iného potrebu spracovania chránených informácií obmedzenej distribúcie“ by sa teda mala pripísať jednému zo zmysluplných cieľov vypracovania takýchto požiadaviek, a nie názvu dokumentu. Je to dôležité, keďže schválený dokument by sa dal pomenovať konkrétnejšie, napríklad „Technické požiadavky na informačné systémy elektronickej správy dokumentov / EDMS“, čo by jasne odrážalo účel jeho tvorby a vyhlo by sa rozporom s Pravidlami práce v kancelárii.

Ďalej by plánovaná akcia podľa odseku 2 mala byť povinné vykonávané s prihliadnutím na vzťah k iným činnostiam. A „kľúčové“ body, ktoré sú uvedené v „silnej vôli“ rozhodnutia vládneho manažmentu, sú nasledovné:

Termín vypracovania nových Požiadaviek bol podľa Akčného plánu vlády určený ako apríla 2011 a podľa príslušného rezortného akčného plánu Ministerstva telekomunikácií a masových komunikácií Ruskej federácie - as august 2011

Odborná verejnosť diskutovala o takomto výraznom porušení lehôt na výkon nariadenia vlády o definovaní požiadaviek na informačné systémy elektronickej správy dokumentov. Verejne sa to vysvetlilo zdĺhavým postupom pri koordinácii projektu so spoluvykonávajúcimi agentúrami.

Zvyčajná technika vykonávania kolektívneho zadania, pri ktorej je určený zodpovedný vykonávateľ (uvedený ako prvý) a spoluvykonávatelia, zabezpečuje predovšetkým spoločnú prácu, vytváranie pracovných skupín z najlepších odborníkov v odvetviach, vedenie operačných stretnutí a pod. kolektívna činnosť. Žiaľ, spoločná definícia a vývoj systémových požiadaviek pre ERMS bol nahradený bežným schvaľovacím postupom. Navyše na schválenie v období od apríla do júla 2011 boli napríklad do Rosarkhivu zaslané tri úplne odlišné verzie/návrh požiadaviek, v ktorých neexistovala kontinuita noriem, jednota koncepcie a metodiky a nevyhnutné systémové prepojenie s konanie všetkých ostatných federálnych výkonných orgánov nebolo brané do úvahy.orgány, najmä o implementácii jednotných požiadaviek ustanovených Pravidlami kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch.

Najdôležitejšie je, že sa nezohľadnili výsledky úsilia federálnych orgánov určiť zloženie dokumentov, ktorých vytváranie, uchovávanie a používanie by sa malo vykonávať výlučne v elektronickej forme, smer modernizácie existujúci EDMS sa nezohľadnil s cieľom podporiť túto konkrétnu technológiu obehu dokumentov bez papiera. V dôsledku porušenia podmienok pre vypracovanie Požiadaviek väčšina federálnych orgánov nedokázala určiť smery zlepšenia existujúcich EDMS, plánovať a realizovať ich modernizáciu, t.j. včas plniť opatrenia ustanovené v bode 3 Akčného plánu vlády.

V rámci termínovej kontroly exekúcie tak možno považovať nariadenie vlády za splnené (s odkladom a predĺžením termínu exekúcie) a v rámci kontroly v podstate exekúcie (tj. nemožno jednoznačne tvrdiť, že požiadavky výrazne pokročili (a budú môcť napredovať) federálne výkonné orgány na ceste skutočného prechodu na bezpapierový tok dokumentov v procese organizácie interných aktivít a efektívnej medzirezortnej elektronickej interakcie.

Skutočné problémy a perspektívy implementácie EDMS: názory a očakávania federálnych výkonných orgánov

Väčšina federálnych výkonných orgánov a im podriadených organizácií je pripravená zaviesť plnohodnotný bezpapierový tok dokumentov, aktívne využívať existujúce EDMS, iniciovať ich modernizáciu a úspešne implementovať medzirezortnú elektronickú interakciu pomocou systému MEDO.

VNIIDAD na príkaz Rosarkhiva každoročne monitoruje tok dokumentov federálnych orgánov. V roku 2011 sa získali veľmi zaujímavé výsledky, ktoré naznačujú, že v skutočnosti požiadavky praxe na ERMS ako nástroj papierovania už dávno presahujú minimálny súbor funkcií ERMS, o ktorom sa hovorí v článku 1 Požiadaviek a v nasledujúcom texte. tohto dokumentu.

Po prvé, vo federálnej vláde SED v súčasnosti sú projektované, zdokonaľované a využívané najmä ako distribuované informačné systémy, ktorých pracoviská sú inštalované na počítačoch takmer všetkých zamestnancov ústredného úradu, územných orgánov, nielen pracovníkov úradu. V roku 2011 o tom informovalo 44 federálnych orgánov z 56 monitorovacích objektov.

Po druhé, pri inštalácii pracovných staníc medzirezortného elektronického systému správy dokumentov (MEDO) služba správy kancelárie centrálne vykonáva operácie pre príjem, odosielanie a prenos dokumentov a elektronických správ v rámci organizácie, čo určuje Pravidlá správy kancelárie. Podľa údajov získaných v roku 2011 sú pracovné miesta MEDO prideľované vedúcim federálnych orgánov a úradom práce takmer v rovnakom pomere, t. cca 2-3 zamestnania - manažment, 2-3 - obchodný manažment alebo kancelária.

Takmer všetky kancelárske služby pre všetky objekty pozorovania v roku 2011 uviedol, že vykonávať úlohu správcu predmetu EDMS:

• určiť smery zlepšení a modernizácie,
• vytvoriť potrebný systém referenčných kníh a klasifikátorov a udržiavať ho v aktuálnom stave „načítaním“ štandardných formulárov / elektronických šablón do zodpovedajúcich zobrazení, „priečinkov“ a databáz,
• rozhodovať o udelení prístupových práv.

Táto úloha úradu úradu v západnej praxi je tzv funkčná správa informačného systému a ustanovuje zodpovednosť správcu dokumentov ako „vlastníka“ príslušného zdroja. V požiadavkách (odsek 13 a oddiel III) nie je žiadny rozdiel medzi právami a úlohami osôb oprávnených vykonávať administratívne funkcie pri práci s EDMS a funkcie správcov systému. Prístupové práva by mali spravovať príslušní vedúci organizácie – vlastníci informačné zdroje a duchovná služba v spojení s tzv. „bezpečnostnými dôstojníkmi“ (zvyčajne ide o ostrahu / informačná bezpečnosť). A správcovia systému (špecialisti na IT služby) iba technicky otvárajú / poskytujú potrebné prístupy v systéme v súlade s už prijatým rozhodnutím. Preto je potrebné revidovať články 13, 28 a 29 požiadaviek a objasniť pojmy „správa prístupových práv a skupín používateľov“, „správca EDMS“ atď.

V procese monitorovania pracovného toku vo federálnom výkonnom orgáne v roku 2011 VNIIDAD získal zovšeobecnené údaje naznačujúce problémy prechodu na bezpapierový tok dokumentov, vyhliadky na rozvoj EDMS, ktoré formulovali odborníci, zástupcovia samotných federálnych výkonných orgánov. :

• nie je tendencia znižovať počet papierových dokumentov výrazné zvýšenie objemu pracovného toku v dôsledku elektronické kópie - naskenované elektronické obrázky dokumentov, ktoré už existujú v papierovej forme. Existuje paralelný pohyb dokumentov v papierovej a elektronickej forme;
• pokračovanie v súbežnom používaní papierových a elektronických dokumentov, t.j. duplikácia tokov dokumentov, kým sa nevytvorí infraštruktúra, ktorá plne zabezpečuje implementáciu federálneho zákona zo 6. 4. 2011 č. 63-FZ „o elektronických podpisoch“ (keďže tento federálny zákon v požiadavkách poskytuje iba priame prepojenie, elektronické podpisy v EDMS, vrátane pre kanceláriu úradu zostáva nevyriešená otázka);
• nútená zmena pracovných funkcií ustanovená Poriadkom kancelárskej práce odkedy pri zavádzaní EDMS závisí proces spracovania dokumentov od obmedzení systému alebo „materskej“ platformy (takto predstavujú problém odborníci na IT služby a zmluvné spoločnosti). V tejto súvislosti je to potrebné špeciálny výcvik zamestnanci - manažéri a bežní používatelia, vývoj nových regulačných dokumentov, zavedenie zmien a doplnení pokynov pre prácu v kancelárii, ktoré nezodpovedajú schváleným pravidlám práce v kancelárii a administratívnym predpisom federálneho výkonného orgánu;
• nedostatok jednotného chápania štruktúry EDMS (t. j. rozvinutej organizačnej a funkčnej architektúry) a ustanovení o EDMS. Takáto reprezentácia chýba pre tých, ktorí formulujú referenčné podmienky pre vývoj EDMS, ako aj pre spoločnosti vyrábajúce softvérové ​​produkty (všimnite si, že požiadavky stanovujú len vývoj „hierarchickej/klasifikačnej schémy“ a nie architektúra systému EDMS);
• potreba zavedenia jednotných požiadaviek na informačné systémy pre všetky štátne orgány a organizácie, čo ustanovil Akčný plán vlády SR;
• potreba jednotného systému správy dokumentov pre federálne výkonné orgány s ich podriadenými organizáciami, povinná implementácia distribuovaného EDMS a využívanie portálových technológií;
• potreba zlepšiť interakciu EDMS a MEDO, t.j. vybudovanie spoločného informačného priestoru pre federálne výkonné orgány alebo aspoň zabezpečenie komfortu riadeného vstupu do oboch systémov z jedného pracovného miesta pre oprávneného zamestnanca služby správy kancelárie. Zavedené v požiadavkách článku 5 o interakcii EDMS federálneho výkonného orgánu so systémami SMEV a MEDO obsahuje všeobecné odkazy na dokumenty viac vysoký stupeň, k príslušným regulačným dokumentom vlády Ruskej federácie, ktoré neobsahujú špecifické požiadavky na technickú realizáciu interakcie a v všeobecný pohľad spomenúť registráciu elektronické služby a jazyk na popis elektronických správ. Požiadavky nestanovujú, či musí mať ERMS vhodnú bránu alebo adaptér, ktorý ponúkajú IT spoločnosti na trhu, aby sa zabezpečila elektronická interakcia;
• je akútny problém ukladania elektronických dokumentov v informačnom systéme v súvislosti s tvorbou a schvaľovaním každým oddelením Zoznamu dokumentov, ktorých tvorba, uchovávanie a používanie sa uskutočňuje výlučne v elektronickej podobe. Neexistujú žiadne regulačné dokumenty pre EDMS a štandardné formáty na ukladanie dokumentov v EDMS (všimnite si, že nepomáha stručný odsek 12 Požiadaviek na zobrazovanie formátov súborov v EDMS bez rozdelenia na formáty dokumentácie/tvorby a formáty ukladania elektronických dokumentov). veľa na vyriešenie problému);
• Pravidlá kancelárskej práce stanovujú používanie vstupných formulárov (príloha – zoznam povinná informácia o dokumentoch) vrátane elektronických vzorov dokumentov, ktoré poskytujú vstup informácií o dokumente do EDMS alebo priamej dokumentácie, t.j. vytvorenie dokumentu v systéme podľa schváleného jednotného formulára. Špecialisti služieb správy kancelárie federálneho výkonného orgánu dokonale rozumejú tejto oblasti práce a dúfali, že dostanú regulované požiadavky obsahujúce aspoň štruktúru elektronického dokumentu v informačnom systéme alebo súbor jeho povinných údajov / atribútov, komponentov a relevantné metadáta, berúc do úvahy informačnú bezpečnosť a interakciu s MEDO. Schválené Požiadavky však zatiaľ takéto systémové ustanovenia neobsahujú.
  Zároveň v procese monitorovania toku dokumentov, ktorý vykonával VNIIDAD v roku 2011, viac ako 14 % federálnych orgánov-objektov pozorovania informovalo o dostupnosti formulárov dokumentov schválených v roku 2010 a plánoch ich ďalšieho rozvoja. A ministerstvo zdravotníctva a sociálny vývoj RF dala informáciu, že v súvislosti s voj Nová verzia EDMS vytvoril a používal štandard 230 jednotné formy listy-odpovede na výzvy občanov, ktoré budú použité v v elektronickom formáte, t.j. ako elektronické šablóny na prípravu a vyhotovenie dokumentov. Používa sa viac ako 50 štandardných jednotných formulárov pre korešpondenciu a internú komunikáciu federálna služba súdnych exekútorov, federálny Migračná služba a ďalšie oddelenia.
  Vývoj technológie na zadávanie dokumentov do EDMS na základe ich jednotných štandardných formulárov (elektronických šablón) potvrdzuje požiadavky praxe, ale v schválených Požiadavkách je technológia skenovania považovaná za prioritu pri zadávaní dokumentov do EDMS, čo zvyšuje celkový objem pracovného toku v dôsledku prijatých elektronických obrázkov / kópií.

Je to regulačný dokument?!

Registrácia príkazu Ministerstva telekomunikácií a masových komunikácií Ruskej federácie zo dňa 2. 9. 2011 č. 221 „O schválení požiadaviek...“ im dáva štatút platného regulačného dokumentu. Text objednávky však neobsahuje žiadne záväzné štátne predpisy určené na opakované použitie, poučenie o povinnom plnení Požiadaviek, zabezpečenie zodpovednosti za metodické usmerňovanie ich uplatňovania a zodpovednosť za ich nedodržanie. Samotné požiadavky sú technologickým dokumentom a časť textu neobsahuje normy a pravidlá priamej akcie, ale odkazuje na normatívne právne úkony, vrát. vyššiu úroveň a štandardy. Vyjadruje sa tak, že v podstate Požiadavky možno priradiť k aktom odporúčacej povahy. Ako viete, podobne predpisov, ako aj technické úkony v súlade s objasneniami Ministerstva spravodlivosti Ruska (príkaz zo dňa 4. 5. 2007 č. 88) by nemali podliehať štátnej registrácii. Okrem toho môže ministerstvo telekomunikácií a masových komunikácií Ruskej federácie prijať regulačné opatrenia právne úkony len na reguláciu informačné technológie: stanoviť požiadavky na siete a komunikačné prostriedky, na formát údajov v štátnych informačných systémoch, na informačnú bezpečnosť informačných systémov a pod.

Napriek tomu nariadenie Ministerstva telekomunikácií a masových komunikácií č. 221 a požiadavky štátna registrácia prešiel, napriek tomu, že kancelárska práca a pracovný tok nie sú v oblasti informačných technológií (t. j. v bezprostrednej pôsobnosti Ministerstva telekomunikácií a masových komunikácií Ruska). Situáciu možno vysvetliť len tým, že podľa plánu prechodu na bezpapierový tok dokumentov, schváleného nariadením vlády Ruskej federácie č. 176-r, konečný výsledok implementácie opatrení podľa bodu 2. stanovilo zverejnenie príkazu a Ministerstvo telekomunikácií a masových komunikácií Ruskej federácie bolo ustanovené ako zodpovedný vykonávateľ tejto udalosti, ako aj tých, že požiadavky budú medzirezortného charakteru.

V texte tematických častí požiadaviek sa uvádza 10 priamych odkazov vrátane normatívnych právnych aktov („... v súlade s vyhláškou ...“, „... v súlade s federálnym zákonom ... “), napriek tomu, že zákony ustanovujú normy a pravidlá najvyššej úrovne. Tieto nadštandardné štandardy bolo potrebné len špecifikovať v Požiadavkách, preniesť ich na metodickú a technologickú úroveň v procese zavádzania a používania informačných systémov.

Zároveň pri vypisovaní predškolské procesy, ktorý by mal zabezpečovať EDMS (bod 6), nie sú uvedené Pravidlá kancelárskej práce, názvy „procesov“ nezodpovedajú technológii kancelárskych prác a odborným názvom kancelárskych prác.

Podľa textu je vytvorený odkaz na základnú normu GOST R ISO 15489-1-2007 pre správu dokumentov (článok 9), ale iba 2 zo 4 nimi stanovených boli konkretizované a objasnené v Požiadavkách. všeobecné charakteristiky dokumenty, ktoré sú vytvorené, používané a uložené v informačnom systéme (pravosť a celistvosť dokumentu).

Európska špecifikácia MoReq (Model Požiadavky na správu elektronických záznamov) sa nikde v texte Požiadaviek neuvádza ani vo forme odkazu. Ale jeden zo základných pojmov MoReq - "klasifikačná schéma / hierarchická schéma" informačného systému je vypožičaný práve z tohto zdroja.

Je poľutovaniahodné, že pri vypracovaní požiadaviek neboli zohľadnené všetky súčasné národné normy Ruskej federácie o správe dokumentov. Klasifikácia metadát, na základe ktorej je vybudovaný systém identifikátorov a referenčných kníh EDMS, je teda stanovená GOST R ISO 23081-1-2008; štruktúra elektronického dokumentu (podľa článku 13 Požiadaviek) a podpora verzií sú podrobne uvedené v oficiálnom preklade normy IEC 82045-1 registrovanej federálnym štátnym jednotným podnikom „Standartinform“, ktorý stanovuje zásady a metódy správy dokumentov z hľadiska informačné technológie, elektrotechnika. A povinnosť regulovať procesy tvorby dokumentov pri tvorbe požiadaviek na informačný systém (čo sa v Požiadavkách prakticky nerobí) je zakotvená v norme GOST R ISO 22310-2009.

Zvýraznenie špeciálnej časti „Normatívne odkazy“ by nielen uľahčilo vnímanie celého následného textu požiadaviek, ale ukázalo by sa aj to, že jediný normatívny a metodický základ, ktorá by mala spájať akcie kancelárskych profesionálov a IT služieb na ceste k posunu k skutočnému bezpapierovému workflow.

Túto konsolidáciu by uľahčilo vyčlenenie osobitnej časti Požiadaviek obsahujúcej pojmový aparát. Potrebné:

• harmonizovať terminológiu, zavádzať a definovať pojmy "rekvizity", "polia / pole", "metaúdaje", a
• pri vypisovaní konkrétnych náležitostí / polí elektronického dokumentu uveďte ešte jednu ich charakteristiku - či je náležitosťou identifikácia.

Namiesto toho sa zaviedli nové, sčasti hovorové názvy kancelárskej práce, s ktorými sa nepočítalo v Poriadku kancelárskej práce. ("Prinesenie dokumentu používateľovi EDMS" namiesto "zaslania dokumentu na vyhotovenie alebo exekútorovi", "odpis dokumentov do archívu" namiesto "organizácie aktuálneho uloženia", "uloženie dokumentov a zaistenie ich bezpečnosti" , "prenos prípadov do archívu"), ktorý sa používa ako „paralelný“, ale nie je synonymom klerikálnych konceptov „technicalizmu“ ( „Zákaz vytvárania“, „zobrazovanie formátov súborov“, „extrahovať hodnoty z polí pridelených úradníkom“, „požiadať používateľa EDMS o zadanie povinných metadát“, „uloženie a zrušenie zákazu zničenia časť klasifikačnej schémy", "schopnosť vytvárať, upravovať alebo zničiť trvanlivosť", "stanovenie doby uchovávania", počet lehôt uchovávania " atď.).

Štruktúra textu požiadaviek je zostavená podľa pravidiel stanovených pre regulačné právne akty federálnych výkonných orgánov. V požiadavkách sú len tri časti:

1. Všeobecné ustanovenia.
2. Popis procesov dokumentačnej podpory riadenia v EDMS federálneho výkonného orgánu.
3. Požiadavky na informačnú bezpečnosť federálneho výkonného orgánu EDMS, a to aj pri spracúvaní oficiálnych informácií s obmedzenou distribúciou.

Sekcie sú označené rímskymi číslicami a všetky položky sú očíslované hrubými arabskými číslicami, t.j. v poradí čísel a bez zohľadnenia príslušnosti položky k sekcii. Zodpovedá to.

Ustanovenia požiadaviek boli vypracované v rôznych stupňoch podrobností, ktoré možno považovať za prijateľné. Druhá časť však úplne neodráža požiadavky stanovené v Pravidlách kancelárskej práce a nezodpovedá ich logike, čo znižuje význam požiadaviek ako normatívneho dokumentu. Napríklad vytváranie dokumentov v EDMS nie je systematicky upravené v požiadavkách (je tam len stručný odsek 11) a veta, že EDMS „by mal umožňovať uchovávanie lehôt v trvaní aspoň 100 rokov“ (odsek 20 , posledný odsek, pod. "E") alebo "zabezpečiť uchovávanie všetkých elektronických dokumentov... po dobu najmenej 5 rokov" (odsek 3) zostane len dobrým želaním.

Aplikácie, identifikátory a klasifikátory, na ktoré sa v texte odkazuje vo všeobecných podmienkach, nie sú formalizované podľa požiadaviek.

Predmet úpravy

Vzhľadom na absenciu špeciálnej terminologickej časti požiadaviek je zaujímavá klauzula 1, ktorá konsoliduje definíciu pojmu EDMS a čiastočne aj účel vytvorenia tohto dokumentu:

Táto definícia nespĺňa požiadavky Pracovného poriadku kancelárie (v znení zmien 09.07.2011) a odchyľuje sa od moderného (nového a nie minimálneho) konceptu správy dokumentov stanoveného národnou normou GOST R ISO 15489-1-2007. EDMS, ktorý podporuje implementáciu jednotných pravidiel kancelárskej práce vo všetkých federálnych výkonných orgánoch, je potrebné považovať za informačný systém, ktorý zabezpečuje zber dokumentov (zaradenie dokumentov do systému), ich spracovanie, správu dokumentov a prístup k ich. Definícia vecnej podstaty EDMS federálneho výkonného orgánu, ktorá sa významom približuje tomu, čo je ustanovené Pravidlami kancelárskej práce, je zaznamenaná len v článku 4 Požiadaviek a EDMS sa v tejto definícii považuje za informačný systém určený na správu všetkých dokumentov federálnych výkonných orgánov vrátane návrhov dokumentov(ako viete, návrh, projekt sa pri kancelárskej práci vôbec nezohľadňuje v postavení dokumentu, preto je toto spresnenie zbytočné).

Zamestnanci vedenia úradu federálnych výkonných orgánov a odborná verejnosť neočakávali minimálny súbor funkcií, ktoré má vykonávať EDMS FOIV(bod 1 Požiadaviek), ale podrobnú a moderný nábor funkčné a technické požiadavky, ktoré by federálnym orgánom umožnili:

• realizovať fázový prechod na elektronický tok dokumentov s postupným odklonom od hromadného skenovania odosielaných a interných dokumentov a následne toku dokumentov prichádzajúcich dokumentov,
• zabezpečiť skutočný bezpapierový pracovný tok tých dokumentov, ktoré federálne výkonné orgány zaradili do príslušných zoznamov elektronických dokumentov,
• zvoliť smery pre efektívnu modernizáciu existujúcich EDMS,
• správne implementovať mechanizmus elektronického podpisu a
• plne vykonávať opatrenia stanovené nariadením vlády Ruskej federácie č. 176-r.

V tejto súvislosti znie odsek 2 požiadaviek, ktoré sa vzťahujú na federálne výkonné orgány implementujúce systém elektronickej správy dokumentov alebo hodnotenie schopností existujúceho EDMS, nepresvedčivo. Analýza ukazuje, že iba článok 3 Požiadaviek umožňuje hodnotiť EDMS (pri výbere systému) podľa technických, nefunkčných kritérií a funkčné výberové kritériá sú na trhu už dávno zavedené a IT spoločnosti ich berú do úvahy. ponúka softvérové ​​produkty a federálne orgány vykonávajúce príslušné nákupy.

Treba tiež poznamenať, že úroveň požiadaviek na EDMS je v praxi pomerne vysoká, takmer všetky federálne výkonné orgány mali v roku 2011 také alebo onaké, vr. priemyselné EDMS. Súdiac podľa monitorovacích dotazníkov, dokonca aj tie federálne orgány, ktoré odpovedali, že nemajú vlastný systém, v skutočnosti používali úlohy EDMS vyššieho ministerstva (distribuovaný systém priemyslu) alebo EDMS, „zdedené“ od federálnych výkonných orgánov – predchodcov, ktoré boli reštrukturalizované počas etáp administratívnej reformy v posledných rokoch... Možno len vo Spolkovej archívnej agentúre SED skutočne chýba.

Cieľom vypracovania Požiadaviek teda mala byť modernizácia v oblasti zavádzania informačných systémov do práce úradu na základe jednotných regulačných, metodických a technických noriem, parametrov a požiadaviek, čo vyplývalo z Akčného plánu vlády SR.

Všeobecné nefunkčné požiadavky na EDMS

Užitočnou klauzulou Požiadaviek, „nivelizovaním“ technických požiadaviek a dostatočným ovplyvňovaním trhu EDMS, je klauzula 3, ktorá zakotvuje odporúčacie požiadavky na výkon EDMS, jeho spoľahlivosť a na ochranu informácií v EDMS.

Požiadavka je bezpodmienečná škálovateľnosť EDMS vo federálnej výkonnej moci, pretože vo federálnych orgánoch sú EDMS v poslednom čase koncipované ako distribuované systémy kolektívnej práce, v ktorých pracujú zamestnanci centrály, územných orgánov, podriadených podnikov a pod.

Ukazovatele výkonu budú v tomto prípade do značnej miery závisieť od faktorov, ktoré nesúvisia so samotným EDMS - stupeň zaťaženia siete, jej šírka pásma, konfigurácia a zaťaženie serverových zdrojov. Prístup k EDMS nie dlhšie ako 3 sekundy., samozrejme, používatelia uvítajú, ale administratívna služba potrebuje vedieť, že tento štandard a štandard pre prístup ku karte vytvorenej pri registrácii dokumentu ("vstupný" formulár, elektronická karta dokladu) nie je dlhší ako 5 sekúnd. , - môže ovplyvniť produkčné rýchlosti, výpočty počtov zamestnancov na evidenčnom území / zadávanie dokladov do systému, hodnotenie efektivity práce a pod. Skúsenosti z „best practices“ ukazujú, že špecifikované technické požiadavky, ako aj požiadavky na obmedzenie prestojov systému a obmedzenie času na obnovenie dokumentu zo záložnej kópie, sú zvyčajne stanovené v špecifickej zmluve o úrovni služieb (SLA), ktorý uzatvára „majiteľ“ EDMS, t.j. služba kancelárskej práce, s IT oddelením vykonávajúcim správu systému a konkrétne hodnoty noriem/opatrení majú z roka na rok tendenciu klesať, sa optimalizujú.

Automatické upozornenie užívateľa EDMS FOIV o poruche v systéme, podľa nášho názoru by nemala byť formulovaná ako samostatná technická požiadavka, ale môže byť uvedená ako možnosť, jedna z možností v všeobecný mechanizmus notifikácie a upomienky pre používateľov systému, ktoré EDMS federálneho výkonného orgánu, samozrejme, musí mať.

Odporúčané požiadavky na minimalizáciu rizík straty elektronických dokumentov (aspoň jedna záložná kópia) a faktor spoľahlivosti EDMS (nie menej ako 0,98) možno dnes pravdepodobne považovať za dostatočné, ale pre toky dokumentov federálne orgány existujú výlučne v elektronickej podobe, je potrebné tieto hodnoty koeficientov posilniť. Okrem toho je možné formulovať technické normy pre ďalšie ukazovatele fungovania EDMS a pre každý ukazovateľ je možné nastaviť vlastné normy / ich hranice (koeficient straty a chybovosť s hranicami „nie viac“, „nie menej“, odozva čas komunikačného centra v centre, v územný orgán atď.) a na základe technických noriem je možné vypočítať hodnoty ukazovateľov spoľahlivosti EDMS nie vo všeobecnej forme, ale podľa skutočných tokov dokumentov. Je to dôležité najmä pre modernizáciu EDMS federálneho výkonného orgánu vo fáze návrhu, keď sa vyvíjajú opatrenia na splnenie požiadaviek na spoľahlivosť, ako aj vo fáze monitorovania indikátorov zaťaženia systému a analýzy technických porúch. Treba mať na pamäti, že hodnoty ukazovateľov spoľahlivosti komunikačnej siete sú tiež špeciálne stanovené a monitorované. A vo všeobecnosti môžu softvérové ​​spoločnosti poskytnúť oveľa väčší počet odhadovaných ukazovateľov a charakteristík pre výber EDMS.

Požiadavka na objem databázy na uchovávanie elektronických dokumentov po dobu minimálne 5 rokov je skôr funkčnou požiadavkou, „archívnou“. Tu treba ozrejmiť, že je potrebné uchovávať aj elektronické obrázky, t.j. kópie dokumentov získaných v dôsledku skenovania, ako aj vziať do úvahy skutočnosť, že dokumenty s dobou uchovávania do 10 rokov vrátane sa neprenášajú do archívu federálneho výkonného orgánu (článok 34 Pracovného poriadku úradu). Päťročná lehota uchovávania sa totiž týka najmä dokumentov prevádzkového významu, ktoré je možné vytvárať, používať a uchovávať v samotnom EDMS výlučne v elektronickej forme. Mimochodom, toto ustanovenie umožní vyžadovať v rámci organizačnej a funkčnej architektúry EDMS vytvorenie úložiska na prevádzkové / aktuálne uchovávanie samotných elektronických dokumentov. Pre tie elektronické kópie dokumentov, ktorých projekty boli vytvorené, odsúhlasené a dokončené v EDMS, by sa malo poskytnúť samostatné úložisko, ale podľa metodiky výberu média (ISO 15489: 2001, GOST R ISO 15489-1- 2007), ich originály/originály musia byť podpísané a zaregistrované (identifikované v systéme) v listinnej podobe, pretože podliehajú trvalému alebo dlhodobému skladovaniu. Na základe tohto úložiska je možné zorganizovať fond použitia na zasielanie dokumentov na realizáciu, vysielanie informácií a dokumentov zamestnancom organizácie, jeho aktívne využívanie v bežných činnostiach a následne - ako rovnaký už vytvorený fond použitia môže byť používané v archíve, do ktorého sa prenášajú originály dokumentov v papierovej podobe. Bohužiaľ, metodika noriem pre správu dokumentov nie je odhalená ani v dosť dlhých odsekoch 19 a 20, venovaných funkčným požiadavkám na ERMS.

Nefunkčné požiadavky na informačnú bezpečnosť EDMS

Osobitná pozornosť by sa mala venovať požiadavke na bezpečnosť EDMS, keď zabezpečuje spracovanie služobných informácií obmedzenej distribúcie – nie nižšej ako trieda 1 G (odsek 3 oddielu I).

Pri absencii vhodného odkazu možno predpokladať, že táto požiadavka vychádza z Usmerňovacieho dokumentu „Automatizované systémy. Ochrana pred neoprávneným prístupom k informáciám. Klasifikácia automatizovaných systémov a požiadavky na ochranu informácií “, schválená Štátnou technickou komisiou pod vedením prezidenta Ruskej federácie dňa 30. marca 1992 (ďalej len Usmerňovací dokument).

Usmerňovací dokument stanovil klasifikáciu automatizovaných systémov, v ktorých sa spracúvajú dôverné informácie, t. obmedzené informácie federálne zákony... Charakteristickými znakmi klasifikácie sú:

• dostupnosť v automatizovaný systém informácie s rôznou úrovňou dôvernosti;
• rozdelenie právomocí a úrovní prístupu k dôverným informáciám;
• individuálny alebo kolektívny režim spracovania informácií v systéme, ktorý môžu podporovať všetky moderné EDMS.

Bezpečnostná trieda 1 G predpokladá, že ERMS musí byť jasne zvýraznený:

• subsystém kontroly prístupu,
• podsystém na evidenciu a účtovanie používateľov, programov, transakcií vrátane účtovania prístupu k chráneným súborom, ich prenosu cez komunikačné kanály,
• účtovanie za prístup k samotným komunikačným kanálom,
• účtovanie právomocí/prístupových práv,
• účtovanie nosičov informácií z hľadiska „čistenia uvoľnených oblastí RAM“ a externých diskov, t.j. účtovanie za zničenie dokumentov (podľa ISO 15489: 2001).

EDMS musí mať aj subsystém na zabezpečenie integrity softvéru a spracovávaných informácií, ale prítomnosť kryptografického subsystému (šifrovanie a používanie overených/certifikovaných kryptografickými prostriedkami) systémová trieda 1 G neposkytuje. V tejto súvislosti si jasnejšie vysvetlenia v časti III požiadaviek vyžadujú otázku použitia federálneho výkonného orgánu v EDMS. zdokonalený elektronický podpis.

Chcel by som poznamenať, že dokument s usmerneniami predpisuje evidencia a účtovanie o vydaní tlačených (grafických) výstupných dokladov... Táto požiadavka je celkom v súlade s aktuálnym návrhom Odporúčania Európskej hospodárskej komisie z roku 2010 č. podpísaný digitálny (t.j. elektronický) dokument je digitálny dokument, ktorý je možné predložiť ako dôkaz a ak sa má digitálny dokument vytlačiť, musí obsahovať ďalšie údaje, vďaka ktorým by si čitateľ mohol overiť jeho pravosť a integritu... Okrem toho vysvetľuje praktické potreby administratívnych služieb, ktoré pri výbere alebo vývoji EDMS čítačky objednávok, čítače na tlač dokumentov určitého typu vr. s pečiatkou „Na úradné použitie“. bohužiaľ, oddiel III Požiadavky na tieto otázky sa nedotýkajú, napriek tomu, že dobre známe ustanovenia sú uvedené v dlhých a rozsiahlych odsekoch 30-32.

Časť III Požiadaviek, ktorá obsahuje požiadavky na ERMS z hľadiska informačnej bezpečnosti, možno považovať za celkom relevantnú, s výnimkou pokusy o nasadenie technický dokument organizačné a funkčné úlohy federálnej výkonnej moci... Hovorí to napríklad položka 26 SED FOIV by mal poskytovať prístup k dokumentom v súlade s bezpečnostnou politikou, ale pre federálny výkonný orgán bezpečnostnou politikou alebo zásady správy dokumentov nie sú ustanovené ako povinné organizačné dokumenty. Oprávnenia správcu EDMS FOIV musia byť zaznamenané v pracovný poriadok úradník Federálne orgány výkonnej moci (odsek 29), ale táto otázka je riešená v administratívnych predpisoch na organizáciu vnútornej činnosti federálnych orgánov výkonnej moci a nemôže byť predmetom úpravy v týchto Požiadavkách technického charakteru.

o definovanie užívateľských rolí v systéme a definovanie prístupových práv Je potrebné vziať do úvahy aj Nariadenie o postupe pri nakladaní s úradnými informáciami obmedzenej distribúcie vo federálnych výkonných orgánoch (schválené vládou Ruskej federácie zo dňa 3.11.1994 č. 1233), v súvislosti s ktorým sa značka / pečiatka Na dokumentoch je uvedené „Na úradné použitie“. Druh utajenia (zodpovedajúce obmedzenie prístupu a pečiatka) by mali určiť vlastníci riadiacich procesov / funkcií, t.j. vedúcich organizácií resp štruktúrne jednotky, ale nie správca SED.

Základné regulačné predpisy v oblasti predškolských vzdelávacích inštitúcií

Popis procesov dokumentačnej podpory manažmentu(DOE) v sekcii II požiadaviek SED FOIV. Ale pre vývoj a implementáciu EDMS v tomto dokumente by bolo lepšie stanoviť požiadavky na EDMS, čo by umožnilo implementovať technológiu už opísanú v:

• federálna legislatíva o elektronickom podpise,
• Pravidlá kancelárskej práce federálnych výkonných orgánov,
• pokyny pre kancelársku prácu federálnych orgánov, ktoré sú vypracované (a odsúhlasené s Rosarchiv) na základe jednotnej metodický dokument národná úroveň - Metodické odporúčania o vypracovaní pokynov pre kancelársku prácu vo federálnych orgánoch výkonnej moci.

Pri takom dostatku jednotnej regulačnej a metodickej základne je prekvapujúce, že článok 6 Požiadaviek opäť konsoliduje procesy podpory dokumentácie v EDMS, medzi ktoré patria:

• súbor akcií na uloženie dokumentu alebo informácií o ňom v EDMS, ktoré definujú miesto dokumentu v EDMS a umožňujú vám ho spravovať, t.j. v skutočnosti je formulovaný predmet definície „vstupu“ dokumentu, ktorý nezodpovedá norme GOST R ISO 15489-1-2007, ktorá stanovuje úplnejší popis metód na zahrnutie dokumentu do EDMS. (odsek 9.3);
• prinesenie dokumentu používateľovi EDMS FOIV(malo by to znamenať vyvinutý mechanizmus upomienok a upozornení, alebo jednoducho mechanizmus na nastavenie ciest odoslania dokumentu na vykonanie, na posúdenie manažmentu organizácie alebo priamo štrukturálnym oddeleniam vykonávateľov);
• schválenie dokumentu(je potrebné upraviť požiadavky na organizáciu interného schvaľovania dokumentov v EDMS a externého schvaľovania, keďže obe tieto formy schvaľovania upravuje Pravidlá práce úradu);
• podpisovanie dokumentov(pravdepodobne až do dokončenia vytvorenia infraštruktúry, ktorá zabezpečí úplnú implementáciu federálnej legislatívy o elektronickom podpise, by sa nemali očakávať špecifické požiadavky na podpisovanie dokumentov v EDMS alebo v interagujúcom MEDO);
• oprava protokolovania akcií(kontrolné informácie), vykonávané v EDMS a zahŕňajúce tak úkony používateľov, ako aj úkony správcov EDMS (ide o systémový proces, ktorý nesúvisí s operáciami riadiacej dokumentácie);
• prenos dokumentov (odoslanie)(ide o tradičnú a dôležitú kancelársko-pracovnú operáciu, ale jej úprava bez definovania požiadaviek na fungovanie prijímania písomností, a to aj prostredníctvom telekomunikačných kanálov a iných, vrátane pošty a kuriérov, vyzerá nepresvedčivo. Okrem toho ods. 42 úradu -pracovný poriadok stanovuje, že príjem a odosielanie dokumentov vykonáva služba kancelárskej práce, teda tieto operácie sa považujú za súvisiace, navyše je to práve služba vedenia kancelárie, ktorá overuje pravosť elektronického podpisu prijatého dokumentu (odst. 41) a klauzula 23 tiež upravuje prenos dokumentov v rámci federálnych výkonných orgánov, tj (tj vnútorné cesty pohybu. Ale z nejakého dôvodu Požiadavky hovoria len o odosielaní dokumentov). Mimochodom, v bode 16 Požiadaviek sa spomína „pôvodná“ norma, podľa ktorej má EDMS zabezpečiť tlač obálok a zoznam adries odchádzajúcich/odoslaných dokumentov, pričom EDMS má zabezpečiť predovšetkým elektronickú interakciu, a ak sa tlačí, tak nie obálky a nálepky na nich na základe zoznamu adries, a to nielen zoznamu adries, ale aj zoznamu korešpondencie odoslanej štandardná forma zriadená Ruskou poštou);
• uchovávanie a účtovanie dokumentov v súlade s pokynmi pre kancelársku prácu vo federálnom výkonnom orgáne, ako aj kontrola výkonnostnej disciplíny, príprava podkladov a odpisovanie dokumentov do archívu(viaceré úlohy sú formulované v jednom podčlánku ako jedna viacrozmerná úloha, navyše priezvisko nie je výraz pre kancelársku prácu a archiváciu).

Predpokladá sa teda, že EDMS v súlade s požiadavkami by nemal a nebude schopný plne podporovať administratívne operácie ustanovené administratívnymi pravidlami, ktoré hovoria (článok 41), že dokumenty federálnych výkonných orgánov sa vytvárajú, spracúvajú a ukladajú v elektronickom systéme správy dokumentov.

Sú to Pravidlá kancelárskej práce, ktoré stanovujú základné funkčné požiadavky na EDMS – systémy by mali byť len prostriedkom/nástrojom na dokumentáciu, „prepravou“, ktorá zabezpečuje smerovanie toku dokumentov, a napokon „úložným priestorom“, ktorý neposkytuje len prevádzkové uchovávanie dokumentov a účtovný a referenčný aparát k nim, ale aj dlhšie uchovávanie elektronických dokumentov (do 10 rokov vrátane; bod 34 pracovného poriadku úradu).

Problematiku tvorby dokumentov je podľa nášho názoru potrebné zvážiť hneď na začiatku Požiadaviek s prihliadnutím na všetky normy Pracovného poriadku kancelárie a ich príloh, a nie v stručnom bode 11, ktorý nie je špecifikovaný. ale obsahuje len priamy odkaz na Pravidlá kancelárskej práce.

Klasifikácia tokov dokumentov(Článok 7 Požiadaviek) bola v zásade vykonaná správne a je v súlade s Pravidlami kancelárskej práce a praxou medzirezortnej elektronickej interakcie federálnych výkonných orgánov pomocou systémov SMEV a MEDO. Ale, bohužiaľ, praktická aplikácia individuálny brány a úložiská Federálny výkonný orgán EDMS na prijímanie a spracovanie elektronických správ a dokumentov prijatých e-mailom, nebol zohľadnený a rozvinutý v pod. 7 Požiadavky "d".

Regulácia procesov zaraďovania dokumentov do EDMS federálneho výkonného orgánu (články 6, 8, 10, 13) odráža požiadavky na správu dokumentov stanovené GOST R ISO 15489-1-2007. V odsekoch 8 a 10 sa však spomína zoznam dokumentov, pre ktoré je ustanovený zákaz vytvárania elektronického obrazu... Potreba jeho vypracovania alebo schválenia ako súčasť pokynov pre kancelársku prácu federálnych výkonných orgánov Pravidlá kancelárskej práce nestanovujú. Podľa nášho názoru jasnejšie mal by byť stanovený zákaz skenovania predovšetkým interných dokumentov, v dôsledku čoho vznikajú elektronické obrázky / kópie dokumentov už vytvorených v papierovej podobe.

Jasnejšie by mali byť formulované a požiadavka na vytváranie dokumentov v EDMS FOIV výlučne v elektronickej forme v súlade so zoznamom elektronických dokumentov (schváleným Rosarkhivom a schváleným federálnymi výkonnými orgánmi), ktorý nie je uvedený v požiadavkách, a federálne orgány vynaložili dostatok zdrojov na vypracovanie takýchto zoznamov.

GOST R ISO 15489-1-2007 stanovuje úplnejšie zoznam charakteristík dokumentu, ktorý je vytvorený, používaný a uložený v informačnom systéme ako tie, ktoré musí poskytnúť EDMS federálneho výkonného orgánu v súlade s odsekom 9 Požiadaviek. Najprv musí byť nainštalovaný požiadavky na štruktúru elektronického dokumentu(uviesť formáty súborov v článku 12 požiadaviek nestačí) a po druhé, vlastnosti autentickosť dokument, dôveryhodnosť, bezúhonnosť a vhodnosť na použitie sú vzájomne prepojené a závislé, preto by ste nemali zaviesť povinné iba dve a ostatné vynechať.

Okrem funkčných požiadaviek oddiel II stanovuje a skutočné technické požiadavky na EDMS(fixácia dátumu a času všetkých transakcií, systémové logovanie a zaistenie bezpečnosti systémových protokolov počas lehôt uloženia samotných dokumentov, požiadavky na nastavenie interaktívneho rozhrania, podpora verzovania návrhov dokumentov a iné), ktoré pre väčšinu časť vyhovuje medzinárodným štandardom pre správu dokumentov.

K záverečným odsekom oddielu II Požiadaviek (bod 19 a 20) sa stručne vyjadríme, pretože podľa nášho názoru bez pridelenia úložísk v organizačnej a funkčnej architektúre EDMS a bez jasnej úpravy pravidiel tvorby dokumentov, nemá zmysel stanovovať požiadavky na ukladanie dokumentov v systéme. A tak sa ukázalo, že dostatočné množstvo formulácií v týchto bodoch fixuje úkony subjektového (funkčného) správcu systému, t.j. kancelárske služby, nie systémové požiadavky. Samotný EDMS nemôže „vytvoriť“ časový limit, „prideliť dokumenty na zničenie“ a „zničiť“ ich, „poskytnúť minimálny súbor možností pre akcie v podmienkach uchovávania“ s dokumentmi, „obmedziť počet období uchovávania“ atď. . Tieto operácie vykoná subjektový správca systému (zodpovedný za archív), vypracuje príslušné referenčné knihy, klasifikátory a vytvorí algoritmus na ich fungovanie. EDMS musí podporovať, ale nemôže automaticky vykonávať kontrolu hodnoty dokumentov, ich zničenie.

Požiadavka na vytvorenie dokumentov, ktoré formalizujú postup prenosu dokumentov do archívu (odst. 20 „d“), nie je úplne formulovaná, keďže formou hlásení z EDMS je potrebné prijímať v predpísanej forme a interné súpisy prípadov trvalého, dlhodobého skladovania a personálu.

Záujem je podľa nás len nadbytočný, požiadavka na súlad s klasifikačnou schémou federálneho výkonného orgánu EDMS(článok 19 požiadaviek) oddiely a pododdiely nomenklatúry prípadov, ktorý sa pre federálne výkonné orgány vyvíja ako štrukturálny typový klasifikátor (článok 29 pracovných pravidiel úradu). Táto požiadavka určuje závislosť organizačnej a funkčnej štruktúry EDMS na Organizačná štruktúra samotný federálny orgán, ktorý sa dosť často mení (predsa len, administratívna reforma pokračuje) a táto závislosť nie je funkčná a optimálna, keďže EDMS by mal podporovať predovšetkým procesy práce s dokumentmi a interakciu v rámci federálneho výkonného orgánu, a nie špecifické štruktúry.

Stručné závery

Odporúčania Požiadaviek Ministerstva telekomunikácií a masových komunikácií sú teda normatívnym dokumentom, ktorý podlieha starostlivému preštudovaniu a overeniu súladu s požiadavkami pravidiel pracovného toku Office, ktoré sú povinné pre federálne výkonné orgány! Samotné požiadavky nemôžu plne podporovať normy a pravidlá pre výkon kancelárskej práce ustanovené Pravidlami kancelárskej práce a rezortnými pokynmi pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch vypracovaných na ich základe.

Požiadavky sú zaujímavým dokumentom, ktorý má štatút regulácie, no v skutočnosti ich nemožno aplikovať v súčasnej podobe vyžaduje vypracovanie, spresnenie a konkretizáciu v kontexte úplného a reálneho súladu s Akčným plánom schváleným uznesením vlády č.176-r.

A ešte jedna dôležitá poznámka: V súčasnosti žiadne z hotových EDMS riešení ponúkaných na domácom trhu nespĺňa požiadavky.

Poznámky pod čiarou

Zbaliť reláciu

Typické funkčné požiadavky na elektronické systémy správy dokumentov a systémy na uchovávanie elektronických dokumentov v archívoch štátnych orgánov

Alexey Mikryukov, analytik spoločnostiDIRECTUM .

14. júna 2018 na oficiálnej stránke Federálnej archívnej agentúry (Rosarkhiv) v sekcii "Návrhy dokumentov "uverejnené"Návrh štandardných funkčných požiadaviek na elektronické systémy správy dokumentov a systémy na uchovávanie elektronických dokumentov v archívoch štátnych orgánov »37 strán.

Priemysel dlho očakával tento dokument. A ako je uvedené v projekte, požiadavky sú vyvinuté tak, aby tvorili jeden regulačný rámec pre systémy na správu elektronických dokumentov (EDMS) a systémy na ukladanie elektronických dokumentov (EDMS), ako aj na posudzovanie už používaných EDMS a EDMS. Dokument jasne oddeľuje EDMS a EDMS, a to je dôležitý bod.

Pridelenie pojmu SHED je jedným zo zásadných rozdielov medzi novými požiadavkami. V životnom cykle dokumentu je jasný dôraz na štádium archívneho uloženia. Predtým išlo najmä o EDMS a problematika uchovávania elektronických dokumentov (ED) zostala v zákulisí. V súlade s tým boli dokumenty s dlhými obdobiami uchovávania predtým alebo boli pôvodne vytvorené v papierová forma alebo vytlačené pred uložením do úložiska.

Tento dokument sa na rozdiel od predchádzajúcich zaoberá iba funkčnými požiadavkami. normatívne dokumenty (Požiadavky na elektronické systémy správy dokumentov federálnych orgánov (SED FOIV), schválenéNariadením Ministerstva komunikácií a masmédií Ruskej federácie č. 221 zo dňa 9.2.2011 ; pozri tiež ) ... Systémové a technické požiadavky, informačná bezpečnosť, požiadavky na spoľahlivosť, ako aj požiadavky na rozhranie automatizovaných pracovných staníc používateľov EDMS a SHED sa neuvažujú. Požiadavky sa nevzťahujú na prácu s dokumentmi obsahujúcimi informácie predstavujúce štátne tajomstvo.

Pri analýze dokumentu je najzaujímavejšie zvážiť požiadavky, ktoré sú s ním spojené organizácia ukladania dokumentov... Požiadavky na vytváranie alebo zadávanie, evidenciu, vykonávanie a kontrolu pri práci s dokumentmi nie sú také zaujímavé, keďže to sú hlavné úlohy EDMS. Prakticky nezostali žiadne veľké organizácie, ktoré by tieto úlohy neautomatizovali pomocou EDMS. Požiadavky na EDMS sú preto zaujímavé len na posúdenie existujúcich a používaných systémov v čase aktualizácie alebo zmeny a toto je téma na samostatný materiál.

Všeobecné funkčné požiadavky

Začnime „Všeobecnými funkčnými požiadavkami na správu dokumentov v EDMS a SHED“.

Táto časť podľa môjho názoru odráža dva dôležité body:

najprv« 2.3. V EDMS a SHED, požiadavky na pravosť, platnosť, integrita a vhodnosť na použitie elektronické dokumenty zahrnuté v určených systémoch».

Na zabezpečenie súladu s týmito požiadavkami pri skladovaní dokumentov je potrebné, aby pri odovzdávaní dokumentov na uloženie do KÚLNE boli autentické, platné, úplné a použiteľné... V súlade s tým pred odovzdaním dokumentu do SHED „zodpovednosť“ za splnenie týchto požiadaviek spočíva na operačný systém(EDMS alebo iný informačný systém).

Po druhé"2.4. V EDMS a SHED by sa mali vytvoriť a uložiť metadáta dokumentov:

- vytvorené, keď je dokument zaradený do systému (EDMS alebo SHED);

- generované po zaradení dokumentu do EDMS alebo SHED v rámci jeho životný cyklus v systéme;

- používa sa pri interakcii EDMS a SHED s inými informačnými systémami (vrátane MEDO, SMEV atď.)

- spojené s prenosom na následné uloženie (z EDMS- do KÚĽA, od KÚDLA- do štátneho archívu).

Metaúdaje o dokumentoch zahrnutých v EDMS alebo EDMS by mali byť spojené s dokumentom, na ktorý sa vzťahujú."

To znamená, že metaúdaje spojené s dokumentom sa generujú počas celého životného cyklu dokumentu, a to aj počas celého obdobia jeho uchovávania. Zároveň neexistujú žiadne explicitné požiadavky na formát alebo spôsob uchovávania metadát.

Práca s archívnymi dokumentmi

Príprava na odovzdanie dokladov na uloženie v KÚLNE (bod 3.8 a 3.9).

„Funkcie EDMS zahŕňajú:

• Tvorba a udržiavanie nomenklatúry prípadov
• Prideľovanie dokumentov k prípadom
• Tvorba zoznamov prípadov, dokumentov štruktúrnych oddelení
• Skúmanie hodnoty dokumentov vrátane výberu elektronických súborov, dokumentov na prenos do KÚLNE a výberu dokumentov, ktoré nepodliehajú úschove, na zničenie.

S dokumentmi uloženými v EDMS je všetko jasné. Ale organizácie majú iné informačné systémy, ktoré dokážu ukladať dokumenty, ako napríklad ERP. O názvosloví prípadov a normách kancelárskej práce nemusia tieto systémy „vedieť“ vôbec nič. V súlade s tým by pre nich mali byť vyvinuté dodatočné pravidlá, podľa ktorého sa doklady prenesú na uskladnenie v KÚLNE.

Dokument nehovorí nič o tom, ako sťahovať dokumenty z iných systémov, rovnakého ERP. Preto, ak chce organizácia ukladať dokumenty z ERP, bude potrebné vymyslieť niekoľko pravidiel, podľa ktorých:

1) tieto dokumenty budú stiahnuté z ERP - to je vlastná úloha ERP;

2) tieto dokumenty budú umiestnené v BÚDNI - to je úlohou BÚDNE a máme na to nástroje.

Príjem dokumentov v SHED (odsek 4.3)

"SHED by mala poskytnúť:

● Príjem elektronických spisov, dokumentov a súpisov konštrukčných dielov s kontrolou úplnosti

● Overovanie elektronických podpisov dokumentov

● Overenie reprodukovateľnosti elektronických dokumentov

● Vytváranie správ s odpoveďou na potvrdenie alebo odmietnutie prijatia dokumentov “.

Požiadavky na reprodukovateľnosť sú uvedené, ale nie je jasné, ako to implementovať.

Dokument obsahuje výslovný údaj o formáte ED kontajnerov, čo je „ zip archív obsahujúci obsah a metadáta elektronického dokumentu, súbory s elektronickým podpisom a vizualizovanú kópiu textového elektronického dokumentu vo formáte PDF / A».

Účtovanie a klasifikácia dokladov v KÚLNE (odsek 4.4)

Požiadavky na účtovanie elektronických dokladov v KÚLNE sa prakticky nelíšia od požiadaviek na účtovanie papierových dokladov. Požiadavky na skladbu metadát ED zároveň zohľadňujú len špecifiká dokumentov typických pre orgány štátnej správy (listy, objednávky a pod.). Obchodné organizácie majú oveľa viac rôznych dokumentov: obchodný návrh, chartu projektu, zadávacie podmienky, zápisnicu z obstarávacej komisie atď. V tomto zmysle sú požiadavky len ťažko aplikovateľné na iné typy dokumentov.

Ukladanie elektronických súborov, dokumentov v KÚLNE (odsek 4.5)

Zdá sa, že tento blok je jednou z najmenej rozvinutých požiadaviek v projekte. Stanovuje požiadavky na poskytovanie schopností SHED:

● zálohovanie elektronických dokumentov;

● vykonávanie kontrol prítomnosti a stavu používania ED špeciálne programy kontroly technický stav elektronické dokumenty a stanovenie výsledkov kontrol v príslušných aktoch;

● konverzia a/alebo migrácia elektronických dokumentov do nových formátov;

Ale zároveň sa nehovorí nič o zabezpečení právneho významu ED pri dlhodobom skladovaní. Tieto požiadavky som ja.

Používanie elektronických súborov zahrnutých v SHED (odseky 4.2 a 4.6).

Použitie ED predpokladá:

● Udeľovanie trvalých a dočasných prístupových práv k dokumentom

● Vytvorenie fondu na využívanie elektronických záležitostí a na jeho základe organizácia elektronickej čitárne

● Vyhľadávanie podľa viacerých kritérií

● Vytváranie archívnych kópií, výpisov z výpisov

● Účtovanie používania elektronických súborov.

Tu ostávajú otázky predovšetkým týkajúce sa poskytovania elektronických dokumentov na požiadanie. rôzne organizácie, keďže v súčasnosti neexistujú jednotné požiadavky na poskytovanie ED vonku a prax nie je vytvorená.

Skúmanie hodnoty a výber na zničenie elektronických súborov, dokumentov s uplynutými lehotami uloženia (odseky 4.7 a 4.8).

Požiadavky uvedené v projekte sa tiež prakticky nelíšia od požiadaviek pri práci s papierové dokumenty... Jediný rozdiel je vo vlastnostiach zničenia elektronických dokumentov (napríklad vymazanie záloh a zaručené zničenie).

Požiadavky na prenos elektronických dokumentov na uloženie v štáte. archív je popísaný formálne. Dôvodom je s najväčšou pravdepodobnosťou nedostatok overených postupov.

Všeobecné závery

Po analýze návrhu požiadaviek vzniká pocit, že to, čo je v ňom uvedené, „dobieha“ súčasný stav, konsoliduje doterajší vývoj, ale neodpovedá v plnej miere na existujúce otázky a ešte menej sa snaží predvídať a dávať odpovede otázky blízkej budúcnosti.

Z dokumentu vyplýva, že existuje veľa špecifických požiadaviek na systém dlhodobého uchovávania elektronických dokumentov. Niektoré z nich sú dosť tvrdé a špecifické. Podniky majú veľa systémov, ktoré generujú dokumenty, ktoré sú predmetom dlhodobého skladovania, alebo tie, ktoré zahŕňajú dlhodobé skladovanie: ERP, HR, ECM. CRM a ďalšie. Môžeme teda konštatovať, že najvhodnejšie Zlatý klinec samostatný systém dlhodobé skladovanie integrované so zdrojovými systémami. Implementácia požiadaviek vo všetkých vyššie uvedených systémoch je dlhá a nákladná.

Na druhej strane požiadavky už majú technologický základ, ktorý umožňuje takéto systémy realizovať. Systémy na prácu s dokumentmi dostupnými na trhu môžu a mali by sa kontrolovať z hľadiska súladu s požiadavkami formulovanými v regulačnom rámci.

Implementácia požiadaviek

Jedným z príkladov systému, ktorý demonštruje pripravenosť a plne spĺňa tieto požiadavky, je riešenie Long-Term Archive od spoločnosti DIRECTUM.

„Dlhodobý archív“ je komplexný systém spravovať papierový a elektronický archív organizácie. Riešenie bolo vyvinuté v súlade s pravidlami ruštiny archívna správa... Umožňuje vám centrálne ukladať dokumenty akéhokoľvek druhu v lehote stanovenej legislatívou Ruskej federácie, pričom zaručuje právnu silu dokumentov počas celej doby uchovávania.

Riešenie dokáže spolupracovať s akýmikoľvek ECM systémami, nielen s riešeniami DIRECTUM, integruje sa s ERP a inými systémami vďaka hotovým mechanizmom.

Riešenie navyše nielenže teraz uzatvára úlohu vytvorenia elektronického archívu, ale funguje aj do budúcnosti. Súčasťou riešenia je možnosť práce s nástrojmi automatického spracovania dokumentov na báze umelej inteligencie na klasifikáciu a skúmanie hodnoty dokumentov. Navyše na zabezpečenie právneho významu využívajú vlastnú unikátnu technológiu, ktorá sa v budúcnosti môže preniesť aj do blockchainových technológií.

(4,80 – hodnotilo 10 ľudí)

Hlavné požiadavky, ktoré musí spĺňať elektronický systém správy dokumentov:

• Bezpečné uloženie a jednoduché vyhľadávanie dokumentácie.
• Podpora a realizácia administratívnych úloh.
• Včasná kontrola nad vykonávaním dokumentov a ich smerovaním.
• Tvorba analytických správ.
• Zabezpečenie informačnej bezpečnosti.

Moderné EDMS majú aj funkcie na interakciu so zákazníkmi, spracovanie ich požiadaviek a ďalšie užitočné nástroje, ktoré vám umožňujú riešiť mnohé aplikované problémy.

Typy systémov správy elektronických dokumentov

Existujú rôzne typy klasifikácie systémov správy elektronických dokumentov, ale najvýraznejšou klasifikáciou je rozdelenie EDMS podľa funkcionality názvu. Akýkoľvek EDMS je jeho vývojárom umiestnený tak, aby bol primárne určený na vykonávanie určitého typu úlohy. To neznamená, že neposkytuje žiadne dodatočné technológie vlastné väčšine „bratov“. Ide len o to, že súbor nástrojov každého systému elektronickej správy dokumentov má svoje silné a slabé stránky. Pri klasifikácii funkcií podľa názvu sa berú do úvahy silné stránky EDMS.

Vyzerá to teda takto:

• EDMS určený na vytváranie a prácu s elektronickou dokumentáciou, ako aj digitálnymi analógmi papierových dokumentov.
• Účtovné systémy, ktoré automatizujú evidenciu udalostí a dokumentov počas celého ich životného cyklu (elektronické kartotéky).
• EDMS, ktorého hlavnou úlohou je automatizácia práce s rozsiahlymi úložiskami podnikových informácií.
• Systémy na správu elektronických archívov s dokumentáciou.
• EDMS, ktorého funkcionalita je špecializovaná na extrakciu informácie, ktoré potrebujete z archívov a iných elektronických zdrojov.
• Systémy, ktoré riadia podnikové procesy, spracovanie dokumentov a činnosti zamestnancov organizácie, ktorí sa podieľajú na práci s obchodnými dokumentmi.
• Informačné EDMS, ktoré riadia zariadenia na ukladanie údajov.

Existuje aj krátka klasifikácia EDMS podľa krajiny pôvodu, používaná iba v Rusku. Podľa nej sa elektronické systémy správy dokumentov u nás delia na domáce, importné a ruské, vyvinuté na zahraničnej platforme Lotus / Domino. Naša recenzia obsahuje príklady iba dvoch zahraničných EDMS - EMC Documentum a Lotus Domino.Doc. Všetky ostatné EDMS majú „občianstvo“ Ruska.

TOP-10 elektronických systémov správy dokumentov

Hodnotili sme systémy elektronickej správy dokumentov so zameraním na porovnanie piatich parametrov, ktoré sú rozhodujúce pri výbere EDMS pre automatizáciu obehu dokumentov v podniku. Stupnica je desaťbodová.

Poznámka: výsledné hodnotenie systému v tabuľke sa netvári ako stopercentná objektivita a odráža názor autora na základe hĺbkovej analýzy tejto témy. Táto recenzia systémov elektronickej správy dokumentov je robená len medzi kvalitnými softvérovými produktmi, ktoré si môžete bezpečne vybrať na použitie v rôznych typoch podnikania.

CASE

Tento systém elektronickej správy dokumentov je uznávaným lídrom vo svojom segmente v celom postsovietskom priestore. V ňom najväčšie holdingy, korporácie a malé podniky úspešne vykonávajú tok dokumentov a kancelárske práce. Vo vzťahu k tomuto systému je vhodné uplatniť tautológiu: „OBCHOD“ pozná svoj biznis. Tento softvér je skutočne ideálny pre hĺbkovú automatizáciu a pracovný tok kancelárie.

klady

• Schopnosť sledovať všetky fázy pohybu akéhokoľvek elektronického dokumentu.
• Jednoduchosť a pohodlie pri vytváraní dokumentačných projektov.
• Celkové odladenie a funkčnosť systému.

Mínusy

• Medzi "napäté" nevýhody patrí trochu archaické rozhranie a určité ťažkosti s ovládaním.

Koľko stojí?

Cena licencie na používanie systému DELO v rámci jedného pracoviska (DBMS - Oracle) závisí od plánovaného celkového počtu týchto miest a pohybuje sa od 11 000 rubľov (201-500 rubľov / m) do 13 400 rubľov (1-5 rubľov / m). ). Ak organizácia používa Microsoft SQL Server DBMS, licencia na jedno pracovisko bude stáť od 7200 do 9500 rubľov.

Logika

Program „SED Logic“ sa do roku 2012 nazýval „Boss-Referent“ a bol jedným z najpopulárnejších ruské systémy elektronická správa dokumentov, vážny konkurent EDMS "Delo". Zmena názvu nijako neovplyvnila kvalitu tohto softvérového produktu a zostáva spoľahlivým a funkčným systémom na riadenie kancelárskej práce v podnikoch všetkých typov a veľkostí.

klady

• Schopnosť vytvárať zložité viacúrovňové trasy na schvaľovanie dokumentov.
• Vysoká úroveň ochrany užívateľských dát.
• Relatívna jednoduchosť zvládnutia hlavných komponentov systému.
• Flexibilné a modifikovateľné procesy spracovania dokumentácie.

Mínusy

• Nepohodlná diferenciácia prístupových práv v prípade vážnej fluktuácie zamestnancov.
• Nie je to najsvedomitejšia práca technickej podpory.
• Archaické rozhranie.

Koľko stojí?

Cena jednej licencie na používanie tohto programu závisí od počtu zamestnancov, ktorí sú k nemu pripojení. Ak ich počet nepresiahne 49 osôb, potom bude cena 5 900 za každú prácu; od 50 do 199 pripojených pracovníkov - 5 200 rubľov; a ak existuje viac ako 200 pracovných miest, cena jednej licencie bude minimálna - 4900 rubľov.

Eufrat

Tento elektronický systém správy dokumentov bol vyvinutý v plnom súlade s požiadavkami normy kvality ISO 9000 a ruských GOST v oblasti kancelárskych prác. „EVFRAT“ sa líši od svojich „kolegov v obchode“ prítomnosťou mnohých vlastných jedinečných softvérových vývojov, ktoré nemožno nájsť v konkurenčnom EDMS. Čisto technologicky je tento systém jedným z „najpokročilejších“ na modernom ruskom trhu EDMS.

klady

• Dodávka tohto systému obsahuje vstavaný DBMS "Nika", ktorý automaticky oslobodzuje užívateľskú organizáciu od nákupu dodatočného softvéru.
• Priateľské rozhranie s príjemným a nezabudnuteľným dizajnom.
• Vstavaný mechanizmus rolí na správu prístupových práv.

Mínusy

• Pomerne nízka rýchlosť, najmä na pomalších počítačoch.
• Pravidelné prerušenia práce a pomalá technická podpora.

Koľko stojí?

Štandardná licencia s inštaláciou systému na vlastný server organizácie stojí od 5200 do 7300 rubľov na pracovisko, viac používateľov - nižšia cena. Existuje však aj možnosť umiestnenia serverového komponentu na zariadenie výrobcu. V tomto prípade sa uplatňuje systém poplatkov za predplatné - štyri tarify, ktoré stoja od 10 000 do 95 000 rubľov mesačne.

1C: Archív

Je to jeden z najlepších a určite najuniverzálnejších softvérov na správu dokumentov pre podniky. „1C: Archive“ poskytuje spoľahlivé a čo je najdôležitejšie centralizované ukladanie obchodných dokumentov rôznych formátov, s prístupom k nim oprávneným pracovníkom, ktorí môžu upravovať súbory.

klady

• Odladený algoritmus pre rýchle nájdenie požadovaných údajov.
• Schopnosť ukladať dokumenty akéhokoľvek typu - od textových a grafických až po zvukové a video súbory.
• Najširšie možnosti škálovateľnosti, ktoré vám umožňujú úspešne používať tento softvér vo veľkých aj malých podnikoch.
• Hlavnou výhodou 1C: Archive, ktorá odlišuje tento program od jeho konkurentov, je optimálna kombinácia ceny produktu a možností jeho funkčnosti.
• Podpora integrácie s externými aplikáciami.

Mínusy

• Spotreba veľkého množstva systémových prostriedkov.
• Zvýšená zložitosť učenia aj pre skúsených používateľov.

Koľko stojí?

Cena „zostavy“ tohto programu sa pohybuje od 12 000 do 57 000 rubľov a prvá suma sa bude musieť zaplatiť výlučne za aktualizáciu predchádzajúcej verzie 1C: Archive.

DIRECTUM

Jednoduché a funkčné EDMS DIRECTUM bude výborným riešením pre malé a stredné podniky. Vďaka tomuto systému je možné elektronickú správu dokumentov úspešne skombinovať s tradičnou papierovou prácou, takže neskôr „bezbolestne“ úplne prenesiete organizáciu na prácu v DIRECTUM. Technológia Advanced Workflow poskytuje efektívnu automatizáciu kancelárskych pracovných postupov.

klady

• Dostupnosť špecializovaných softvérových nástrojov, ktoré maximálne uľahčujú vyhľadávanie a identifikáciu dokumentácie.
• Dostatok príležitostí na vlastnú úpravu systému pre špecifické úlohy.
• Rozšírené možnosti integrácie s inými programami.

Mínusy

• Zameranie systému na riadiacich pracovníkov podniku - pre bežných úradníkov je v ňom ťažšie pracovať.
• Trochu neprehľadná a netransparentná cenová politika.

Koľko stojí?

Licencie na používanie tohto EDMS sa kupujú samostatne aj ako súčasť ponúk balíkov. Najlacnejšia základná klientska licencia stojí 7 800 rubľov. Náklady na licenčné balíčky začínajú od 148 200 rubľov (základ pre 20 zamestnancov) a dosahujú až 2 010 000 rubľov (pre 200 zamestnancov).

OPTIMA-WorkFlow

Tento systém elektronickej správy dokumentov je vo svojom segmente silným stredným roľníkom. Je v neustálom vývoji a zatiaľ nemôže konkurovať za rovnakých podmienok uznávaným mastodontom na trhu. OPTIMA-WorkFlow má však v rukáve množstvo „trikov“ – jedinečné technológie, ktoré ho odlišujú od všeobecného pozadia.

klady

• Implementácia funkcie sériového zadávania rovnakých typov dokumentov a ich evidenčných informácií.
• Skenovanie pomocou antivírusového programu.
• Voliteľné indexovanie bežných a šifrovaných dokumentov.
• Viacjazyčné používateľské rozhranie.

Mínusy

• Nevýhody typickej funkcionality, ktoré sú trvalo eliminované pripravovanými aktualizáciami.

Koľko stojí?

Typické riešenia založené na tejto platforme stoja od 55 000 do 75 000 rubľov.

EMC Documentum

Táto platforma pre automatizáciu procesov pracovného toku bola vyvinutá svetovým lídrom v IT priemysle, spoločnosťou EMC. Výkonná funkcionalita spojená s flexibilným prispôsobením jednotlivých nástrojov robí z EMC Documentum najlepší zahraničný EDMS dostupný na ruskom trhu.

klady

• Vysoký stupeň jednoduchosti správy projektových dokumentov.
• Implementácia mechanizmu check-in / check-out, ktorý vám umožňuje spravovať rozdelenie prístupových práv.
• Prítomnosť funkcie, ktorá vám umožňuje implementovať schvaľovací postup na niekoľkých úrovniach.
• Podpora zariadení na skenovanie a rozpoznávanie dokumentov.

Mínusy

• Pracujte iba s prehliadačom Internet Explorer.
• Neprítomnosť v otvorený prístup technická a praktická dokumentácia k systému.
• Časté "brzdenie" a meškanie pri vysokom zaťažení systému.

Koľko stojí?

Neexistujú žiadne pevné ceny za používanie tejto platformy. Náklady na jeho realizáciu sa prejednávajú individuálne s každým zákazníkom.

LanDocs

Táto platforma pre automatizáciu správy dokumentov, vyvinutá v roku 1997 domácou spoločnosťou "LANIT", je dodnes žiadaná mnohými podnikmi a inštitúciami. LanDocs vám umožňuje vybudovať pohodlnú kancelársku prácu a prostredie pracovného toku a poskytuje všetkým kategóriám používateľov potrebnú sadu nástrojov na ich správu.

klady

• Dostupnosť integrovaných nástrojov kryptografickej ochrany.
• Možnosť zapojiť zamestnancov zo vzdialených pobočiek do procesu pracovného toku.
• Dostupnosť funkcie dávkového skenovania papierových dokumentov.

Mínusy

• Ide o pomerne bežný problém s výkonom.
• Slabé príležitosti na rozšírenie funkčnosti.
• Ťažkosti pri zvládnutí systému od začiatku.

Koľko stojí?

Cena serverovej licencie sa pohybuje od 30 000 do 216 000 rubľov. Používateľské licencie je možné zakúpiť za ceny v rozmedzí od 5 600 do 8 400 rubľov.

CompanyMedia

CompanyMedia je súbor softvérových riešení navrhnutých na automatizáciu obchodných procesov, workflow a kancelárskej práce. Tento EDMS sa líši od svojich konkurentov svojou neprekonateľnou flexibilitou nastavení a prítomnosťou nezávislých modulov, ktoré je možné inštalovať samostatne.

klady

• Možnosť úspešného fungovania systému v podnikoch so zložitou podnikovou štruktúrou a územnou štruktúrou.
• Bezprecedentná spoľahlivosť systému, ktorá mu umožňuje aktívne fungovať 24 hodín denne, 365 dní v roku.
• Automatizovaná podpora pre prácu s viacerými typmi pracovísk.
• Diferenciácia prístupových práv, podľa hierarchická štruktúra organizácií.

Mínusy

• Webové rozhranie má obmedzenú podporu pre niektoré prehliadače, najmä FireFox.
• Zameranie systému je hlavne na stredné a veľké podniky.

Koľko stojí?

Konečná cena tohto softvéru pozostáva z mnohých komponentov vrátane zaškolenia personálu, inštalácie doplnkových modulov a prevodu práv na používanie systému. Horná hranica celkovej sumy je 99 000 rubľov. Najlacnejší tematický modul bude stáť 4 000 rubľov.

Lotus Domino.Doc

Tento EDMS je aplikácia pre známu platformu Notes / Domino, ktorá má systém zabezpečenia údajov na vysokej úrovni. Tiež Lotus Domino.Doc má pokročilé Elektronický archív, ktorý vám umožňuje implementovať objemné úložisko podnikových dokumentov.

klady

• Dostupnosť unikátnych replikačných systémov navrhnutých pre komplexné riešenie úloh správy tokov dokumentov v distribuovanom prostredí.
• Schopnosť vyhľadávať dokumenty v samostatných častiach úložiska informácií.
• Adresáre LDAP sa zmenšujú na podnikovú úroveň.

Mínusy

• Nevýhody tohto systému vyplývajú najmä z jeho západného pôvodu – existujú určité otázky týkajúce sa rozhrania a implementácie niektorých funkcií.

Koľko stojí?

Cena užívateľských a serverových licencií sa vypočítava individuálne na webovej stránke platformy.

Nakoniec

Zhrnutím určitého riadku pod recenziou by som rád poznamenal dôležitá nuansa: zavedenie elektronického systému správy dokumentov do vášho podnikania nezaručuje okamžité zvýšenie jeho ziskovosti, ale v niektorých prípadoch môže byť škodlivé. Ak vaša organizácia úspešne funguje a dosahuje zisk, pracuje bez EDMS, potom si tisíckrát premyslite, kým sa rozhodnete ich implementovať. Nie je potrebné prenasledovať „progresívnu módu“ a inštalovať tieto systémy bez ich vážnej potreby. S rozmachom podnikania a vysokou záťažou zamestnancov sa však elektronický systém správy dokumentov môže stať akýmsi záchranným lanom, ktoré firme pomôže vymaniť sa z víru papierovania.