Registrácia dokumentov a informácií o informáciách. Organizácia práce s dokumentmi

Služba organizácie Dow musí byť pripravená rýchlo reagovať na akúkoľvek otázku o informáciách obsiahnutých v dokumentoch, ku ktorým dochádza (nastane) s dokumentom v organizácii.

S cieľom poskytnúť rýchle vyhľadávanie informácií, vydávanie osvedčenia o dokumentoch organizácie vytvárajú rôzne druhy informačných a referenčných systémov. Základom pre budovanie akéhokoľvek informačného a referenčného systému je vykonávanie účtovníctva a registrácie dokumentov. Informácie- referenčná práca Spravidla v rovnakej forme ako registrácia. Ak bola registrácia dokumentov vykonaná pomocou súborov RSC a registračných súborov, informácie a referenčné práce sa organizujú pomocou referenčných kariet. Počet referenčných kariet, príznaky použité v ich formácii závisia od mnohých faktorov: objem riadenia dokumentov, predmet činností organizácie a respektíve povahy prijímajúcich osvedčení, dostupnosť siete podriadených organizácií alebo trvalé Korezdenti prijaté referenčnými kartami a inými organizáciami, ktoré sú postavené na nasledujúcich značkách:

· podľa korešpondenta - Nadpisy sú mená konštantných korešpondentov;
· geografický - rubriky sú mená regiónu, mesta, poľa atď.;
· na predmet (Tematické, priemyselné a priemyslu) - hlavičky sú názvy riadiacich funkcií a oblastí (otázky) činností tejto organizácie;
· Štrukturálne - rubriky sú mená štrukturálnych divízií organizácie;
· nominálnym - rubriky sú mená typov dokumentov;
· abecedný - Rubriky sú písmenami ruskej abecedy.

Korešpondové a geografické príznaky stavebných referenčných súborov sa používajú, ak má organizácia veľkú podriadenú sieť organizácií podriadených, alebo vykonáva korešpondent s významným počtom stálych korešpondentov.

Otázka predmetu (tematický, priemysel) sa používa pri výstavbe kodifikácie tematických súborov (databázy pre regulačné akty). Pre každú individuálnu otázku obsiahnutú v texte regulačného aktu je kompilovaná tematická karta normatívny akt Vytvorili niekoľko tematických kariet. Tematická kodifikačná karta súbor nie je vykonaná v službe Dou, ale v právnej službe organizácie. Neustále prebieha a všetky zmeny vykonané v zákone o regulácii táto záležitosť, Zahrnuté do databázy (pevné na zadnej strane karty). Staré záznamy nie sú zničené. Karty sú v kodifikačnej karte, kým regulačný akt nenahradí novým.

Štrukturálne znaky budovania referenčného súboru sa používa, ak nie je (alebo nie je vyvinutý) tematický súbor kariet. Do určitej miery referenčný súbor, postavený podľa štrukturálneho základu, duplikáty tematických súborov, len bez stupňa detailov, ktorý je neoddeliteľnou súčasťou súboru tematického kariet.

Nominálne znamenie stavebných referenčných kariet sa používa na vytvorenie informácií a referenčného radu podľa dokumentov, ktorých registrácia bola vykonaná v rámci jedného druhu. To je zvyčajne interné dokumenty Organizácia sám I. regulačné dokumenty iné organizácie.

Abecedné znamenie stavebných referenčných súborov je široko používané pri organizovaní kancelárskych prác na odvolanie občanov. List ruskej abecedy, ktorý je nadpisom takéhoto súboru kariet, je prvé písmeno mena autora sťažnosti (vyhlásenia, návrhy).

Referenčné súbory možno rozdeliť na dve identické časti. Nadpisy budú rovnaké v prvom a v druhej časti, ale prvá časť RSC bude inštalovaná na nenaplnených dokumentoch av druhej časti - RKK na vykonaných dokumentoch, ktoré po vykonaní dokumentu , sú vyrobené z prvej časti a preskupené do druhej časti. Zrýchli tiež vydávanie osvedčenia pre dokumenty. Vnútri Každá položka RCC je spravidla nastavená v chronológii. Okrem toho sa aplikuje inverzný chronologický poriadok, t.j. Pri otváraní nadpisu bude prvýkrát predstaviť RKK do posledného prijatého dokumentu.

Počet súborov referenčných kariet, ich umiestnenie do služby DOU a štrukturálnych divízií závisí od organizácie kancelárskeho pracovného systému, povahy certifikátov a iných faktorov. Standard je však technológia práce s kartovými súbormi podľa tradičného systému v manuálnom režime.

Po vyplnení RSC (v 5 kópiách) sú distribuované takto:

1 a 2. kópie červenej armády spolu s dokumentom sú zaslané dodávateľovi, potom prvej kópie s podpísaným dodávateľom o prijatí sa vráti do služby DOU a registračnej jednotky a je nastavená na registračný súbor, ktorého hlavičky sú mená roka. Vnútri RKK sú umiestnené na dátumy Príjem a poradové čísla. Tento súbor sa niekedy nazýva chronologický, je hlavné (poistenie) a všetky pohybové pečiatky dokumentu sú zapísané do tejto inštancie RSC.
Druhá kópia RSC zostáva v konštrukčnej jednotke a je inštalovaná v súbore konštrukčná jednotka Organizácií.
3. inštancia RSC sa prenáša do riadiacej služby (ak je dokument vystavený vykonaniu) a je stanovená v kontrolných a krátkodobých kartách v rámci dátumu vykonania.
4 a 5 kópií RSC sú inštalované v súbory referenčných kariet Dow o účtovných a registračných službách, ktoré sú postavené na vybraných funkciách.

Všetky súbory sú uložené na mieste vytvorenia po skončení kancelárskeho pracovného roka na ďalšie 1-2 roky. Archív Termín úložného priestoru RKK podľa zoznamu typické dokumentypredložené v činnostiach štátnych výborov, ministerstiev, oddelení a iných inštitúcií, organizácií, podnikov, ktoré označujú podmienky skladovania, 3 roky, potom, čo môžu byť niektoré z nich zničené, a časť (RKK k administratívnym dokumentom) možno previesť Oddeľovací archív na doplnenie a referenčných prístrojov.

Ak sa registrácia v organizácii vykonáva v automatizovanom režime, možnosti informácií a referenčnej práce sa výrazne rozširujú a rýchlosť jej správania sa výrazne zvýši. Automatizované informácie a vyhľadávacie pole sa vykonávajú v súlade s dokumentmi uplatňovanými v poliach softvér, Jednotná forma RSC, v ktorej je zloženie ukazovateľov zapísaných do IPS regulované. Aj v GSDOU, pravidlá na vyplnenie týchto ukazovateľov zabezpečiť ich jednoznačný výklad.

Moderné systémy Manažment databázy vám umožňuje rýchlo vydávať odkazy podľa ktoréhokoľvek z indikátorov RSC alebo v ich kombinácii. Vyhľadávanie informácií môže byť vykonané tak dokladmi súčasného roka pracovného fondu a archívnou databázou vytvorenou na dokumentoch minulých rokov. Môžu sa zobraziť referenčné informácie, môžu byť vytlačené vo forme RSC. Ak sa vyhľadávanie uskutočňuje podľa skupiny dokumentov, tlač môže byť vykonaná v tabuľkovej forme.

Kontrolné otázky

1. Na aký účel je vytvorený v organizácii informácií referenčný systém?
2. Ako je IPS postavený pri registrácii dokumentu RKK?
3. Aké funkcie môžu byť použité pre súbory kariet?
4. Aké sú položky referenčnej karty?
5. Aká je technológia práce s kartovými súbormi podľa tradičného systému v manuálnom režime?
6. Ako je pomoc v automatizovanom režime pomocou počítača?

Registrácia dokumentov stanovuje základ pre organizáciu

Ďalšie informácie - odkaz na dokumenty . Jeden z

hlavné ciele registrácie – vytvorenie dokumentu dokumentov o dokumentoch . Na to

dou Servis je povinný odpovedať na dve minúty niekoľko minút

otázka :

Kto, kde a v akej fáze práce je akýkoľvek dokument?

V ktorých dokumentoch nájdete informácie o konkrétnom

otázka?

Na zodpovedanie takýchto otázok, informačného vyhľadávača

musí pokrývať celé množstvo dokumentov inštitúcie .

V čase registrácie je potrebné vykonať dve karty : jeden umiestnený

v súbore skratky , ostatné v referencii . Toto je potrebné

urobiť tam , že žiadosť o dokument môže urobiť , keď je teraz

nachádza sa v práci , a rýchlo urobte certifikát pre časový súbor nie

podariť sa . Taká žiadosť v polohe 3 minút možno vykonať iba

súbor referenčnej karty . Teda , kým dokument v práci , na neho

existujú dve karty – v termínoch a referenčných kartách .

Po vykonaní dokumentu kartu načasovania kariet ako viac

a majú všetky známky o tejto otázke , v dokumente ,

usporiadaný na referenčný súbor , a podobnú kartu

referenčné súbory sa odstránia a zničia alebo používajú, keď

vytvorenie ďalších referenčných súborov na vyhľadávanie dokumentov

Ďalšie vyhľadávacie znamenie ( napr. , ak je vytvorený súbor hlavnej karty

na tematickom znamení , potom v ďalších kartách

korešpondelná abeceda ).

Akýkoľvek referenčný súbor pozostáva z RKK , pre ktoré potrebujete krabicu

alebo niekoľko boxov , t. . na . tieto karty sa počas roka akumulujú. .

Rozdiely v súbore kariet sú zvyčajne mená

Štrukturálne divízie alebo aktivity .

Vždy samostatne kartový súbor pre občanov . Ona je

kartové súbory sú uvedené na legislatívne, regulačné, administratívne

dokumentácia. V ňom sa karty nachádzajú na tematickom základe.

Počet kariet v organizácii nie je obmedzený.

Keď organizácia používa zmiešanú formu práce

dokumenty, súbory kariet sa vykonávajú v kancelárii av divíziách. V

operačná práca sú karty pre aktuálne a uplynulé roky.

Celková doba trvania kariet po dobu troch rokov.

V kartových súboroch legislatívnych, regulačných a administratívnych

kartové dokumenty nie sú tri roky, ale pred výmenou nového.

Moderné DBMS umožňujú pomôcť

kombinácie údajov obsiahnutých v dokumente RCC. To znamená, že certifikát môže

vydaný na konkrétny dokument, kde je vo fáze

príprava, výsledok realizácie, miesta skladovania. Certifikáty môžu

vydané na tému alebo obsahu, zatiaľ čo môžete nájsť konkrétne

dokumentov alebo skupiny dokumentov.

Pomoc môže byť vydaná na korešpondentovi alebo autorom a

môžete dať a získať všetky dokumenty autora, všetky dokumenty autora

Špecifický problém alebo všetky dokumenty autora na určité obdobie.

Môžete si objednať a získať informácie o regióne.

V podstate rozbaľte funkciu vyhľadávania Full-Text Base

Údaje o dokumentoch Inštitúcia. V tomto prípade na registráciu

karta je pripojená a súbor s textom samotného dokumentu. Touto cestou,

počítače umožnili mnohokrát znížiť čas vyhľadávania.

S manuálnym režimom prevádzky ešte aktívnejšie pred organizáciou

otázky optimálnej práce s dokumentmi a vytvorením plnej

skladovacie systémy dokumentácie.

Požiadavky na takýto systém: \\ t

Registrácia prichádzajúcich, odchádzajúcich a interných dokumentov a plnenie informácií a referenčných prác na dokumentoch.

Samotný proces registrácie je odstránenie (prevod) z dokumentu ukazovateľov (podrobnosti) a ich zvýšenie v špecifickom registračnom formulári (log, kartový súbor, PEVM), ktorý umožňuje vytvoriť databázu na dokumentoch inštitúcie. Registračný systém pre všetky dokumenty inštitúcie je teda uvedený v procese registrácie. To je základ týchto fáz práce s dokumentmi na monitorovanie ich vykonávania a informácií a referenčných prác na dokumentoch.

Informácie a referenčné práce na dokumentoch

Vo všeobecnosti pred zavedením počítačová technológia Katedra riadenia, informácií a referenčných prác na dokumentoch organizácie bola slabá časť práce workshopov.

Úloha a miesto informačnej a dokumentácie podpory v práci úradu úradu História organizácie kancelárskych prác pre-revolučný Rusko A v sovietskom Štátne inštitúcie Moderná technológia a organizácia dielne úlohy a funkcie služby Dow, oficiálne a technické zloženie pracovníci funkčné zodpovednosti Regulačný rámec upravujúci organizáciu a technológiu podpory informačnej a dokumentácie pre organizáciu inštitúcie riadenia dokumentov, registráciu a kontrolu nad realizáciou dokumentov pri zriaďovaní informačného a referenčného systému pre dokumenty inštitúcie, vlastnosti práce s odvolaniami občanov Organizovanie súčasného ukladania dokumentov nomenklatúry prípadov, vytvorenie prípadov, organizácia a preskúmanie hodnoty dokumentov, zničenie dokumentov Príprava dokumentov na prevod do úložiska.

Účtovníctvo (častejšie používané ukončenie ukončenia) otvorené dokumenty Po prvé, cieľ začleniť dokument na referenčný a informačný systém na účely odkazu a vyhľadávanie dokumentov a kontrolu vykonania pokynov a úloh obsiahnutých v dokumente.

Registračné a kontrolné karty (RKK) vám umožní rýchlejšie vykonávať informácie a referenčné práce a monitorovať vykonanie dokumentov bez opätovného registrácie. Obvykle je RCC vytlačený na dokumente v niekoľkých kópiách, čo vám umožňuje vytvárať a viesť niekoľko súborov, objednané rôznymi značkami podľa typu činnosti, podľa korešpondentov, podľa exekútorov, podľa dátumov atď. Registrácia a riadiaca karta je znázornená na obr. 7.6.

Systém Assistant Auditor Service Audit Audit je profesionálny informačný a referenčný systém integrovaný do kódu informácií a vyhľadávačov (IPS). Je určený pre audítorské firmy, súkromní audítori, ako aj firmy a podniky, ktoré sa snažia zlepšiť efektívnosť interných audítorských služieb a finančných a ekonomických služieb. Vzhľadom k integrácii do IPS kódexu, asistent audítora umožňuje vyhľadávať potrebné materiály všetkými možnými metódami, ktoré sú v ňom implementované (tematické vyhľadávanie, kontextové vyhľadávanie, vyhľadávanie podľa mena, zobrazenia a typu dokumentu atď.).

Centralizovaná forma zahŕňa koncentráciu všetkých technologických operácií na spoluprácu s dokumentmi v správaní jednej špecializovanej štrukturálnej jednotky (úrad, všeobecné oddelenie) alebo jedného zamestnanca (tajomník inštitúcie). V tejto jednotke (alebo týmto zamestnancom), plný cyklus technologických operácií na spracovanie dokumentov od okamihu ich prijatia alebo vytvorenia k akceptácii archívu a spracovanie prichádzajúcich dokumentov, ich registráciu, kontrolu nad realizáciou, referenčnou a informačnou prácou, \\ t Systematizácia a ukladanie dokumentov, odosielanie dokumentov, spracovanie dokumentov na ich prevod do archívu.

Associatívne pamäťové fondy (FAP) ako skladovací formulár sa vyznačujú tým, že sú priamo indikátorom, a nie žiadnu strednú jednotku typu dokumentu alebo nahrávania (karta) v registri. Indikátory sú kombinované do polí podľa ich zmysluplných znakov pre nich, t.j. podľa blízkosti ekonomického významu. Tým, že zabezpečuje možnosť vyhľadávania priamo na súbor zmysluplných funkcií (asociatívne vyhľadávanie). Zároveň užívateľ nevyžaduje alebo nevyžaduje veľmi malé množstvo špeciálnych indexovaní (kódovanie) požadovaných údajov, čo robí FAP obzvlášť efektívny pre prácu v oblasti informačného a referenčného servisného režimu, čo zabezpečuje najväčšie pohodlie používateľa.

By mali poznať rozhodnutia, príkazy, príkazy, iné usmernenia a regulačné dokumenty vyšších a iných orgánov týkajúcich sa právnych činností organizácie Súčasné právne predpisy civilného, \u200b\u200bpracovného, \u200b\u200bfinančného, \u200b\u200badministratívneho práva technické prostriedky mechanizácie a automatizácie referenčných a informačných prác na právnych predpisoch \\ t a regulačné akty Zostavenie správ o hospodárskych a finančných činnostiach Organizácia organizácie na záver a registráciu hospodárskych zmlúv o založení hospodárstva, právnych predpisov práce a právnych predpisov v oblasti práce a ochrany pracovných síl Ruskej federácie Pravidlá a normy práce ochrany práce, bezpečnosti, \\ t výrobná sanitácia a požiarnej ochrany.

Zbierka regulačných a metodických dokumentov, ktorými sa riadi hlavné typy informačných a reklamných aktivít v oblasti náboru SIF, referenčných a informačných služieb, preskúmania-analytických aktivít, práce na zbere, analýze a hodnotení organizácií NTD a PPO, Súvisiace odvetvia a konverzné podniky, publikovanie a ďalšie.

Účtovná dokumentácia a kontrolu. Dokonca aj najbežnejšia nákupná zákrok vyžaduje plné účtovníctvo a určitú systematickú kontrolu. Počas plnenia každodennej práce sa vypracujú hlavné účtovné doklady, ktoré zahŕňajú žiadosti, zoznamy materiálov a akceptov aktov. Oddelenia obstarávania Skladujte veľký počet informačných materiálov získaných od dodávateľov. To zahŕňa katalógy a nomenklatúry-cenovky Dodávatelia, technické avenks, reklamné listy a písmená. Oddelenia obstarávania majú zvyčajne niekoľko všeobecných referenčných publikácií, ako sú referenčné knihy priemyslu celej krajiny alebo jednotlivých oblastí, špecializované referenčné knihy pre jednotlivé výrobné sektory alebo hlavné skupiny výrobkov, všeobecné referenčné knihy, technické referenčné knihy, vládne publikácie, obchod Vedecké periodiká. Takéto materiály poskytujú neoceniteľnú pomoc pri identifikácii a výbere dodávateľov.

Príručka opisuje podrobnú technológiu, monitoruje vykonávanie dokumentov na načasovanie a je v podstate otázka, a to aj v automatizovanom režime, ako aj organizácii vyhľadávacích a referenčných prístrojov ako mobilných prostriedkov na prevádzkovú extrakciu potrebných informácií Kontrola a stav vykonávacej disciplíny. Určité miesto je dané problematike podpory organizačnej informačnej podpory pre ACS, ako aj pracujúce s písmenami občanov ako dostatočne objemové v rámci dokumentárnej úrovne riadiacich činností. Existuje príkladný klasifikátor kategórií a otázok odvolania občanov v organizácii procesu zamestnanosti.

Mnohé faxové zariadenia potvrdzujú prijatie správy a číslo svojich stránok alebo uveďte dôvody, pre ktoré správa nepreukla. Všetky tieto informácie sa odrážajú v automatickom generovaní log log, ktorý po 20 prevodoch alebo recepciách dokumentov je vytlačený prístrojom (pozri obr. 13). Zoznamy tohto časopisu sú emitované, použité v referenčnej a informačnej práci av prípade potreby môžu byť prezentované klientovi alebo protistrane v kontroverzných situáciách.

Počet kópií vyplnených registračných kariet určuje inštitúcia. Takéto karty sú spravidla naplnené aspoň dve. Vyplnením karty, jeden z nich je umiestnený v súbore trvalej karty, druhý - v informáciách a informáciách a dokument je odoslaný dodávateľom pracovať s ním. Ale častejšie robia tri kópie karty. Z nich sú uvedené v kartových súboroch (referencie a kontrolu) a tretia kópia sa prenáša dodávateľovi. Ak sú referenčné súbory postavené na rôznych funkciách, napríklad podľa korešpondentov, regiónov alebo v otázkach, potom zvýšiť počet kariet, aby boli inštancie stačiť pre každý súbor kariet. V tomto prípade sa počet kópií karty vo veľkých inštitúciách zvýši na päť až šesť. Prirodzene, vytvorenie a údržba veľkých kartových súborov je práca intenzívna a bola dodaná len v samostatných inštitúciách, ktoré majú dobre organizovanú obchodnú silu. Zbavte sa objemných kariet a organizujte informácie o intenzívnom trhu práce a referenčné práce v takmer každej inštitúcii umožnilo predstaviť počítačové technológie.

Jedným z dôležitých etáp pôsobiacich na odvolanie občanov je zorganizovať informácie a referenčné práce. Súčasne s formulovaním jednej inštancie registračnej a riadiacej karty do skratového súboru, iná inštancia kariet je umiestnená v súbore referenčnej karty, postavený v abecede názvov žiadateľov. V tomto súbore môžete vždy odpovedať na žiadosť občana alebo agentúr o stave zváženia konkrétneho obehu. Je oveľa pohodlnejšie poskytovať referenčnú operáciu s automatizovaným systémom, ktorý vám dáva možnosť pomôcť pomôcť pre akékoľvek podrobnosti dokumentu.

Úradných povinností. Vývoj IL a N a MILETS Účasť dokumentov právny charakter. Metodické vedenie právne práce v organizácii a má právna pomoc Jeho štrukturálne divízie. Zúčastňuje sa na príprave primeraných odpovedí pri odmietnutí sťažností. Pripravuje sa s účasťou rozdelenia organizácie. Materiály na sprenevere, odpadu, nedostatky, vydávanie nedostatočných, neštandardných a nevyhovujúcich výrobkov a iných trestných činov na ich prenos na arbitráž, vyšetrovacie a súdne orgány vykonávajú účtovníctvo a Skladovanie súdne a arbitráže vo výrobe a dokončení. Zúčastňuje sa na rozvoji a vykonávaní opatrení na posilnenie ekonomického výpočtu, zmluvnej, finančnej a pracovnej disciplíny, zabezpečenie bezpečnosti vlastníctva organizácií, bojovať proti odhadom a spreneveru. Analyzuje a sumarizuje výsledky posúdenia pohľadávok súdnych a arbitrážnych prípadov, a tiež študovať prax uzatvorenia a vykonávania zmlúv s cieľom vypracovať príslušné návrhy na odstránenie zistených nedostatkov a zlepšenie hospodárskych a finančných činností organizácie. V súlade s založená objednávka Reguluje dokumenty o prilákaní pracovníkov na disciplinárnu a významnú zodpovednosť. Sa zúčastňuje na práci na uzavretí zmlúv, príprave záverov o ich právnej platnosti, zváženie otázok pohľadávok a účtov. Kontroluje včasnosť predkladania certifikátov, výpočtov, vysvetlení a iných materiálov na prípravu nárokov na nároky. Pripravuje sa spolu s ďalšími divíziami návrhu na zmenu objednávok a iných regulačných aktov vydaných v organizácii. Odpoveď a informácie o právnych predpisoch a regulačných aktoch s technickými prostriedkami, ako aj účtovníctvo súčasné právne predpisy a iné regulačné akty, znamenajú ochranné známky o ich zrušení, zmenách a dodatkoch. Sa zúčastňuje na príprave záverov právne otázkyvzniknuté v

Vývoj informácií a referenčných pracovných príležitostí
Výhody automatizovaných systémov:

plnosť vyhľadávania
operatívny
distribuovaný prístup
Ďalšie informačné služby

Informácie a referenčné práce na dokumentoch dokumentov sú jedným z najdôležitejších úloh spoločnosti Dow. Účinnosť a úplnosť prezentácie informácií potrebných na prípravu manažérskeho rozhodnutia, vytvorenie dokumentov do značnej miery určuje kvalitu práce riadiaceho prístroja ako celku. Jednou z hlavných úloh pri vytváraní moderného automatizovaného registračného systému dokumentov je práve potrebná vytvoriť databázu na všetkých dokumentoch organizácie pre následné informácie a referenčné práce.

Spočiatku, keď boli použité systémy registrácie žurnálu, možnosti informačných a referenčných prác boli silne obmedzené. V prípade, že poradové číslo nebolo známe, podľa ktorého je dokument registrovaný v časopise, alebo aspoň presný dátum registrácie dokumentu, bolo potrebné zobraziť významnú časť časopisu na vyhľadávanie. Prirodzene, hľadanie bolo veľmi pracné a bolo vykonané v prípade akútnej potreby.

S príchodom registračných systémov kariet, možnosti vyhľadávania dokumentov expandovali trochu, niekoľko inštancií registračnej karty vytlačenej na kópii, umožnilo vytvoriť 2-3 tematické súbory. Teraz môže byť vyhľadávanie vykonané napríklad podľa abecedy korešpondentov alebo na tému dokumentu. Avšak možnosti vyhľadávania súborového systému boli tiež obmedzené. Vzhľadom k tomu, že hľadať každé vyhľadávanie (korešpondent, tému, geografický základ atď.), Bolo potrebné vytvoriť samostatný súbor kariet a počet kartových súborov bolo obmedzené (3-4 kópie karty môže byť vytlačené pod Uhlíkový záznam. Možnosti vyhľadávania boli obmedzené na tieto 2-3 vyhľadávacie značky. Okrem toho, takýto súbor kariet, zatiaľ čo v službe Dow, vyžaduje použitie centralizovaného registračného systému dokumentov, keď boli všetky dokumenty centrálne v DOW služby, a potom boli odovzdané na divízie. Vo veľkých organizáciách, pri použití decentralizovaného systému registrácie dokumentov, keď boli dokumenty zaznamenané priamo do divízií, oddelenia, všeobecný referenčný systém pre dokumenty organizácie v zásade absencia.

So zavedením moderných automatizovaných systémových systémov (elektronické systémy riadenia titulov, EDS), možnosti informačných a referenčných prác sa presunuli na kvalitatívne novú úroveň.

Môžete vybrať nasledovné charakteristické rysy Prevádzková práca v automatizovaných systémoch (-och).

1. Schopnosť vyhľadávať akéhokoľvek vyhľadávania, ako aj kombináciou niekoľkých vyhľadávacích značiek súčasne. Môžeme teda vyhľadávať napríklad dokumenty prijaté zo špecifického korešpondenta za určité časové obdobie; alebo dokumenty určitých druhov pripravených v niektorých jednotkách alebo správach pripravených predajným oddelením vo februári - máj 2007; Dokumenty odsúhlasené zamestnancom v decembri 2007 atď.

2. Možnosť vyhľadávania úplného textu. Keďže takmer všetky dokumenty sú vytvorené dnes na počítači, prichádzajú sa viac a viac dokumentov elektronický formulár Buď sú naskenované v DOW službe, resp súboru pripojeného k súboru alebo súbor súborov rôznych formátov (obrázok dokumentu a dokumentu a text dokumentu je buď dokument a príloha k nej). Možnosti vyhľadávania sú výrazne rozšírené. Teraz môžeme hľadať nielen, ale súbor detailov alebo kľúčových slov (krmovín), ale aj pre všetky slová, ktoré sa môžu stretnúť v texte dokumentu.

3. Rozšírené vyhľadávanie. Rýchle zlepšenie vyhľadávače Na internete, prispôsobené textovým požiadavkám formulovaným bežným jazykom, umožnil používať podobné mechanizmy na vyhľadávanie morfológie, synonymá slovníkov atď. Podľa všetkých dokumentov organizácie zahrnuté v EDS. Takzvaný "jazyk vyhľadávacích dotazov" vám umožňuje uviesť, že hľadané slová by mali byť v jednej vete v jednom odseku. Ak chcete zúžiť rozsah výsledkov vyhľadávania, môžete určiť, ktoré slová by sa nemali vyskytnúť v texte, napríklad, hľadajú "Bush", ale bez slova "senior" atď.

4. Tematické vyhľadávanie. Fulltextové vyhľadávanie uľahčuje vykonávanie tematického výberu dokumentov vrátane komplexné dokumentyvenovaný viacerým otázkam, ktoré sa nemôžu ani explicitne odrážať v hlavičke dokumentov. Okrem toho môže byť výsledkom žiadosti ako výber dokumentov a "stláčanie" - výňatky z dokumentov o danej otázke s uvedením zdroja vo formulári: názov, dátum a číslo dokumentu, kus textu táto záležitosť. A už na základe takéhoto výberu sa užívateľ rozhodne objednať niektoré dokumenty úplne.

5. Unified EDD umožňuje vykonávať prostredníctvom vyhľadávania dokumentov súčasnej kancelárskej práce, dokumentov dokončených v kancelárskych prácach a archívne dokumenty. Keďže elektronické súbory sa dopĺňajú, sed bude obsahovať viac a viac dokumentov. Ak sú dokumenty súčasného workshopu v priebehu času prevedené do archívu oddelenia, potom elektronické karty a samotné elektronické dokumenty Môže byť naďalej skladovaný v systéme. Treba však pripomenúť, že niektoré programy neumožňujú prechádzajúce vyhľadávanie prostredníctvom všetkých ročných oddielov, pretože každý ročný oddiel je samostatná databáza. Väčšina nepríjemností Takéto systémy sú doručené na začiatku roka, keď sú obzvlášť často, odvolanie nie je vykonané v uplynulom roku a je potrebné neustále prepínať medzi aktuálnou základňou a databázou dokumentov minulý rok. A ak nie je známy rok dokumentu, alebo je potrebné nájsť dokumenty pre rôzne roky, potom v tomto prípade musíte vykonať niekoľko opakovaných vyhľadávaní - podľa počtu ročných oddielov v systéme. Keďže niektoré SED obsahuje dokumenty desať alebo viac rokov, výrazne komplikuje vyhľadávanie. Takéto programy sa preto postupne odmietajú, presťahovať sa do systémov na vykonávanie vyhľadávania vo všetkých ročných oddieloch, a to tak podľa dokumentov aktuálneho workshopu a podľa dokumentov prevedených do archívu.

6. Distribuovaný prístup. Tradične informačná a referenčná práca bola vykonaná službou Dou. To znamená, že ak bolo potrebné nájsť akýkoľvek dokument alebo dokumenty - manažment, zamestnanci odvolali na zamestnancov DOW služby, a už objasnili na časopisoch alebo kartových súboroch, kde a kto je jeden alebo iný dokument. Vytvorenie automatizovaného systému vám umožňuje vykonávať distribuovaný vzdialený prístup k edsom z akéhokoľvek pracoviska, ako aj vo vnútri miestnej kancelárskej siete a zo vzdialenej kancelárie, pobočky a podliehajú príslušným bezpečnostným opatreniam - odkiaľkoľvek na svete prostredníctvom internetu , ako napríklad manažment alebo zamestnanci, usporiadanie na služobnej ceste, doma atď. Efektívnosť získavania informácií o dokumentoch všetkých zamestnancov organizácie sa prudko zvyšuje.

Dnes sa práca so sedom stáva každodennou prevádzkou pre takmer každého zamestnanca riadiaceho prístroja. Rovnako ako použitie všadeprítomného právne základy Typ dát "garant", "kód", "ConsultantPlus", atď. Pri príprave akéhokoľvek dokumentu, prvá vec, ktorú má zamestnanec, apeluje na sed, ktorý vykonáva vyhľadávanie už k dispozícii dokumenty o tom alebo v tejto veci. Na jednej strane sa teda čas nevyužíva na prípravu dokumentov o predtým vyriešených otázkach a výrazne znižuje pravdepodobnosť duplikácie v práci zamestnancov. Napríklad spoločná situácia v oblasti riadenia, keď zamestnanci dvoch oddelení pripravuje protichodné dokumenty ... na druhej strane, ktoré majú k dispozícii celú databázu dokumentov a znalostí organizácie, dokonca nedávno vstupujúceho zamestnancov spoločnosti môže pripraviť oveľa viac Kvalitatívne dokumenty.

7. Ochrana pred neoprávneným prístupom. Implementácia EDD je nevyhnutne sprevádzaná definíciou kruhu dokumentov, ktoré sú k dispozícii zamestnancom organizácie v závislosti od distribúcie zodpovedností a referenčných podmienok. Informácie a referenčná služba musia spĺňať rovnováhu medzi potrebou maximalizovať plný prístup zamestnancov na všetky potrebné pre nich efektívna práca Informácie a ochrana dôverné informácie od neoprávneného prístupu. Spravidla sú uvedené tri stupne prístupu k dokumentu: prezeranie karty a dokument pripojený k nej, prístup k karte bez možnosti prezerania samotného dokumentu a zákazu prístupu. V závislosti od nastavení a špecifického programu užívateľ buď dostane informácie, že nemá prístupové práva k dokumentu, alebo informácie o dokumentoch sa nezobrazujú v výsledkoch dotazu, a ak priamo zadáte uzavretý dokument v dotaze , Program poskytne správu, že takýto dokument neexistuje.

8. Rozšírená informačná služba. Keďže informácie o informačných a dokumentovacích službách riadiaceho prístroja je jednou z hlavných úloh DOU služby, implementácia EDD môže výrazne zvýšiť plnosť a kvalitu, zaviesť nové formy informačných a dokumentovacích služieb. Napriek možnosti priamy prístup Do systému, nie všetci zamestnanci dokonale vlastnia vyhľadávacie otázky. Ak hľadáte špecifický dokumentSpravidla nespôsobuje ťažkosti, potom komplexné tematické vyhľadávanie môže spôsobiť ťažkosti. Z tohto dôvodu, najmä v prvej fáze, personál sa bude naďalej uplatňovať na službu DOE s požiadavkou na výber dokumentov o tomto alebo v tejto veci. V tomto prípade má zmysel poskytnúť zamestnancovi, ktorý skutočne výber dokumentov, ale uložená požiadavka forma prevádzkovaním zamestnanca dostane zo systému zoznam dokumentov potrebných na to. A služba DOW dáva zmysel, aby čakala na konkrétnu žiadosť, ale po analýze potrieb zamestnancov vytvorili súbor typických otázok, ktoré môžu byť potrebné pre zamestnancov a priviesť ich ku každému spotrebiteľovi. Využívanie požiadaviek v porovnaní s výberom dokumentov má tú výhodu, že ak sa v rámci systému spĺňajú nové dokumenty, ktoré spĺňajú kritériá žiadostí v systéme, v budúcnosti spustí požiadavku, zamestnanec dostane na obrazovke úplný zoznamVrátane a novo objavených dokumentov. Niektoré programy majú funkciu predplatného, \u200b\u200bktorá umožňuje zamestnancovi získať oznámenia o všetkých nových dokumentoch, ktoré sa objavili v systéme a reagovali na jedno alebo iné kritérium, napríklad súvisiace so špecifickou organizáciou atď.

9. Samostatná referenčná kniha, ktorá rozširuje informácie a referenčné funkcie EDD je adresár. V komerčné organizácie Dnes je to stále viac ani sedový modul, ale samostatný program, ktorý je celá trieda programov - systém CRM, to znamená, že systém riadenia vzťahov so zákazníkmi (CRM - riadenie vzťahov so zákazníkmi). Takáto veľmi rozšírená adresa obsahuje informácie o všetkých organizáciách, s ktorými táto spoločnosť podporuje vzťahy: ich adresy, bankové údaje, priezviská, mená, patronymické, kontaktné telefóny a iné základné informácie, vrátane informácií o dodávkach uzatvorených zmlúv, rokovaní atď. Prítomnosť týchto informácií v systéme robí prácu s firemnými klientmi do väčšej miery nezávislý od konkrétneho manažéra a minimalizuje riziká strát v prípade starostlivosti o zamestnancov.

10. Ďalšie referenčné materiály. Dnes, Dow Service vedie nielen informácie a referenčné práce na dokumentoch organizácie, ale môžu tiež zhromažďovať všetky potrebné informácie o predmete práce organizácie, sledovanie publikácií v tlači, na internete, ktorý vychádza z tlačiarenských publikácií a Ďalšie informácie potrebné na organizovanie informácií. Všetky tieto informácie sa zhromažďujú denne, pribudli do systému a s danou frekvenciou, napríklad raz týždenne, zamestnanci sú informovaní o nových príchodoch kruhovou distribúciou e-mail Alebo uverejnenie informácií o internej webovej stránke spoločnosti.

Okrem toho môžu byť informačné a referenčné služby vykonávané nielen na základe automatizovaného elektronického degregátového systému (-y), ale aj na základe iných špecializovaných informačných systémov, ako sú právne, systémy pre prácu s návrhovou dokumentáciu (systémy riadenia Životný cyklus) A tak ďalej. Niekedy je implementovaná automatizácia práce s dokumentmi a na základe komplexný systém Podnikové riadenie (ERP systém). Treba však mať na pamäti, že ERP systém, rovnako ako mnoho ďalších firemných informačné systémy (KIS), spravidla sa výrazne líšia vyššie náklady na každé pracovisko, a čo je najdôležitejšie - primárne orientované na prácu, ktorá nie je s dokumentmi, ale s ukazovateľmi, číslami a nemôžu účinne poskytovať informácie a referenčnú výkonnosť podľa dokumentov Organizácií.

Na záver je potrebné zdôrazniť, že používanie moderných automatizovaných systémov vám umožňuje previesť informácie a referenčné práce na novú úroveň, a preto a výrazne zvýšiť efektívnosť manažérskeho personálu vo všeobecnosti akejkoľvek organizácii, inštitúcii, firiem, bez ohľadu na to profil, rozsah aktivít a formy vlastníctva.

Služba organizácie Dow musí byť pripravená rýchlo reagovať na akúkoľvek otázku o informáciách obsiahnutých v dokumentoch, ku ktorým dochádza (nastane) s dokumentom v organizácii.

S cieľom poskytnúť rýchle vyhľadávanie informácií, vydávanie osvedčenia o dokumentoch organizácie vytvárajú rôzne druhy informačných a referenčných systémov. Základom pre budovanie akéhokoľvek informačného a referenčného systému je vykonávanie účtovníctva a registrácie dokumentov. Informácie a referenčné práce sa spravidla organizujú v rovnakej forme ako registrácia. Ak bola registrácia dokumentov vykonaná pomocou súborov RSC a registračných súborov, informácie a referenčné práce sa organizujú pomocou referenčných kariet. Počet referenčných kariet, príznaky použité v ich formácii závisia od mnohých faktorov: objem riadenia dokumentov, predmet činností organizácie a respektíve povahy prijímajúcich osvedčení, dostupnosť siete podriadených organizácií alebo trvalé Korezdenti prijaté referenčnými kartami a inými organizáciami, ktoré sú postavené na nasledujúcich značkách:

· podľa korešpondenta- Nadpisy sú mená konštantných korešpondentov;

· geografický - rubriky sú mená regiónu, mesta, poľa atď.;

· na predmet (Tematické, priemyselné a priemyslu) - hlavičky sú názvy riadiacich funkcií a oblastí (otázky) činností tejto organizácie;

· Štrukturálne - rubriky sú mená štrukturálnych divízií organizácie;

· nominálnym - rubriky sú mená typov dokumentov;

· abecedný- Rubriky sú písmenami ruskej abecedy.

Charakteristika predmetu (tematická, priemysel) sa používa pri výstavbe kodifikácie tematických súborov (databázy o regulačných aktoch). Pre každú individuálnu otázku obsiahnutú v texte regulačného zákona sa zostavuje tematická karta, preto je niekoľko tematických kariet zostavené pre jeden normatívny akt. Tematická kodifikačná karta súbor nie je vykonaná v službe Dou, ale v právnej službe organizácie. Neustále prebieha a všetky zmeny vykonané v regulačnom akte o tejto otázke sa vykonajú v databáze (opravená na revolvingovej strane karty). Staré záznamy nie sú zničené. Karty sú v kodifikačnej karte, kým regulačný akt nenahradí novým.

Nominálne znamenie stavebných referenčných kariet sa používa na vytvorenie informácií a referenčného radu podľa dokumentov, ktorých registrácia bola vykonaná v rámci jedného druhu. To je zvyčajne interné dokumenty samotnej organizácie a administratívnych dokumentov iných organizácií.

Po vyplnení RSC (v 5 kópiách) sú distribuované takto:

1 a 2. kópie RKK spolu s dokumentom sú odoslané dodávateľom, potom
Prvá kópia s podpísaným dodávateľom o prijatí sa vráti do služby DOU a registračnú jednotku a je založená v registračnej karte, ktorej hlavičky sú mená roka. Vnútri RKK sú umiestnené na dátumy Príjem a poradové čísla. Tento súbor sa niekedy nazýva chronologický, je hlavné (poistenie) a všetky pohybové pečiatky dokumentu sú zapísané do tejto inštancie RSC.

Druhá inštancia RSC zostáva v konštrukčnej jednotke a je stanovená v súbore štruktúrovanej divízie organizácie.

3. inštancia RSC sa prenáša do riadiacej služby (ak je dokument vystavený vykonaniu) a je stanovená v kontrolných a krátkodobých kartách v rámci dátumu vykonania.

4 a 5 kópií RCC sú nainštalované v súboroch referenčných kariet Dow na účtovnej a registračnej službe, ktoré sú postavené na vybraných funkciách.

Všetky súbory sú uložené na mieste vytvorenia po skončení kancelárskeho pracovného roka na ďalšie 1-2 roky. Archív životnosť RKK podľa zoznamu typických dokumentov vytvorených v činnostiach štátnych výborov, ministerstiev, oddelení a iných inštitúcií, organizácií, podnikov s uvedením času skladovania, - 3 roky, potom, čo môžu byť niektoré z nich Zničené a časť (RKK na administratívne dokumenty) Môže byť prevedený na rezortu archív, aby sa tam doplnilo vedecké a referenčné prístroje.

Ak sa registrácia v organizácii vykonáva v automatizovanom režime, možnosti informácií a referenčnej práce sa výrazne rozširujú a rýchlosť jej správania sa výrazne zvýši. Automatizované informácie a vyhľadávacie pole sa vykonávajú v súlade s softvérovými aplikáciami používanými v oblasti registrácie softvérom, jednotná forma RSC, v ktorej je zloženie ukazovateľov zapísaných v IPA regulované. Aj v GSDOU, pravidlá na vyplnenie týchto ukazovateľov zabezpečiť ich jednoznačný výklad.

Moderné systémy správy databázy umožňujú rýchlo vydať odkazy podľa ktoréhokoľvek z indikátorov RSC alebo ich kombináciou. Vyhľadávanie informácií môže byť vykonané tak dokladmi súčasného roka pracovného fondu a archívnou databázou vytvorenou na dokumentoch minulých rokov. Môžu sa zobraziť referenčné informácie, môžu byť vytlačené vo forme RSC. Ak sa vyhľadávanie uskutočňuje podľa skupiny dokumentov, tlač môže byť vykonaná v tabuľkovej forme.

Kontrolné otázky