Kancelárska práca v štátnych a obecných úradoch. Organizácia efektívnej kancelárskej práce

NEŠTÁTNA VZDELÁVACIA INŠTITÚCIA

VYSOKÉ ODBORNÉ VZDELÁVANIE

KUZBASOVÝ ÚSTAV EKONOMIKY A ZÁKONA

FAKULTA PRÁVA

KATEDRA HUMANITÁRNYCH DISCIPLÍN

Test

Podľa disciplíny: „Dokumentovanie činností riadenia“

na tému "Organizácia kancelárskych prác v orgánoch verejnej správy a miestna vláda»

Dokončené: študent skupiny 303

Panshina E.Yu.

Skontrolované:

Kemerovo, 2010

Úvod ……………………………………………………………………… ..… .3

1. Tok dokumentov ako základ pre činnosti orgánu ………… ...… .5

2. Ruský model kancelárskej práce v orgánoch štátnej správy a samosprávy ……………………………………………….… ..7

3. Výber prístupu k automatizácii toku dokumentov …………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………

4. Systémy organizujúce tok elektronických dokumentov …………….… ..12

5. Tok dokumentov úradných dokumentov ………………………… ..… ..14

6. Automatizácia výmeny dokumentov medzi orgánmi ……… ...… 18

7. Systémy EDD pre orgány rôznych úrovniach………………………...20

8. Riešenie pre miestne úrady miestna samospráva ………………………… .... 21

Záver ……………………………………………………………… ...… 23

Zoznam použitej literatúry ………………………………………… ..25

Úvod.

Potreba automatizovať kancelársku prácu a organizáciu elektronická správa dokumentov je dnes uznávaný verejnými orgánmi a miestnymi vládami takmer vo všetkých predmetoch Ruská federácia... Ale spolu s pochopením tejto potreby vyvstáva množstvo otázok, bez ktorých by sme dostali odpovede, na ktoré nie je možné prejsť k praktickej realizácii projektov.

Kde by ste mali začať s implementáciou systému? Ako rozdeliť celý projekt na etapy tak, aby bol efekt implementácie zrejmý po prvej etape a aby rástol s každou ďalšou etapou? Čo je k dispozícii technické prostriedky najskôr inovovať a čo môže čakať? Aké finančné zdroje by sa mali počítať v rozpočte rozdelenom podľa rokov na základe reality konkrétneho regiónu?

Všetky tieto otázky sa v skutočnosti týkajú zostavenia kompetentného plánu implementácie projektu na niekoľko rokov dopredu, berúc do úvahy plánované financovanie, výrobné potreby, technické vybavenie a plánovaná modernizácia technického parku.

práca inžinierov, dizajnérov, vedúcich výroby

veľa času sa venuje štúdiu, analýze a zostavovaniu rôznych

dokumentácia. Obzvlášť veľké ťažkosti sa spravidla vyskytujú, keď

rozvoj výrobné dokumenty, čo je primárne spôsobené nedostatkom špecializovaných znalostí medzi zostavovateľmi. Eliminácia strateného času v procesoch navrhovania a používania dokumentov si vyžaduje primeranú kombináciu formalizácie a tvorivosti, čo si podľa autorov vyžaduje na jednej strane

oboznámenie autorov dokumentov s najvšeobecnejšími zákonmi vnímania dokumentov, a to je hlavná úloha - formulácia a systematizácia všeobecné pravidlá a normy na prípravu základných dokumentov.

Účel testovacia práca je štúdium teoretických základov organizácie kancelárskych prác vo verejnej správe a miestnej samospráve.

Podľa účelu kontroly boli v práci stanovené nasledujúce úlohy:

Definujte koncept pracovného toku;

Zvážte ruský model kancelárskej práce vo vláde a miestnych orgánoch;

Identifikujte systémy GIE pre rôzne úrovne riadenia;

Zvážte automatizáciu výmeny dokumentov medzi orgánmi.

1. Tok dokumentov ako základ pre činnosti orgánu.

Kancelárska práca vo federálnom orgáne výkonná moc vykonávané v súlade s Pravidlami kancelárskej práce v federálne orgány výkonná moc, schválená vládou Ruskej federácie z 15. júna 2009 č. 477. Na základe týchto pravidiel vydáva federálny výkonný orgán po dohode s federálnym výkonným orgánom v oblasti archívnych vecí pokyn o evidencia. Tieto pravidlá sa nevzťahujú na organizáciu práce s dokumentmi obsahujúcimi štátne tajomstvá.

Dokumenty sa vyhotovujú na formulároch (štandardné listy papiera A4 alebo A5) alebo vo formulári elektronických dokumentov a musí mať stanovený súbor podrobností, ich umiestnenie a dizajn. Vzory tlačív sú schvaľované uznesením vedúceho výkonného orgánu.

Všetky dokumenty sú rozdelené na prichádzajúce, odchádzajúce a interné. Prichádzajúce dokumenty prechádzajú prvotným spracovaním, registráciou, predbežným zvážením v kancelárskej správe, prenesú sa na posúdenie manažmentu a potom idú účinkujúcim. Po vykonaní sa dokumenty uložia do spisov.

Každý orgán vytvára svoj vlastný dokumentačný fond. Nomenklatúra záležitostí orgánu je koordinovaná s odbornou posudkovou komisiou príslušného federálneho štátneho archívu. Prípady trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uloženia sa prenášajú do archívu. Uznesenie ustanovuje postup pri práci s elektronickými dokumentmi.

Pojem „pracovný tok“ je zapnutý tento moment sa používa veľmi často a nachádza sa v popise takmer každého informačného systému. Automatizáciu pracovných postupov implementuje mnoho systémov a každý z nich tvrdí, že je „integrovaným prístupom k automatizácii pracovných postupov“. Rozmanitosť systémov je zároveň najširšia: od skladových účtovných systémov až po softvér na riadenie technologických procesov.

V tejto práci sú použité pojmy „tok dokumentov“, „kancelárska práca“ atď. sa posudzujú výlučne v rámci organizácie práce orgánov verejnej moci a miestnej samosprávy. Preto sa termíny interpretujú výlučne s použitím vnútroštátnych predpisov, ktoré sa uplatňujú na prácu vládnych orgánov.

Podľa definície (GOST R 51141–98) je tok dokumentov „pohyb dokumentov v organizácii od okamihu, keď sú vytvorené alebo prijaté, až do ukončenia vykonania alebo odoslania“, to znamená celý životný cyklus celého súbor dokumentov v organizácii, kým nebudú prenesené do archívu alebo na zničenie.

Správa záznamov alebo „riadiaca dokumentácia“ podľa rovnakého zdroja znamená „odvetvie činnosti, ktoré poskytuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradnými dokumentmi“. To znamená, že kancelárska práca je súbor organizačných mechanizmov na udržiavanie a kontrolu pracovného toku úradných dokumentov. Avšak v „ Typické pokyny o kancelárskej práci vo federálnych výkonných orgánoch "z 27. novembra 2000" sa funkcie kancelárskej práce už neobmedzujú iba na reguláciu iba toku oficiálnych dokumentov. To nám umožňuje tvrdiť, že systémy automatizácie kancelárií by mali kontrolovať nielen obeh registrovaných (úradných) dokumentov, ale aj návrhy dokumentov.

2. Ruský model kancelárskej práce vo vláde a orgánoch miestnej samosprávy.

V Rusku to v celoštátnom meradle bolo jednotná technológia práca s manažérskymi dokumentmi, takzvaný štátny systém manažérskej dokumentácie (GS DOU). Ruská kancelárska práca nemá v iných krajinách obdoby ani z hľadiska detailov technológie na prácu s dokumentmi, ani z hľadiska rozsahu distribúcie. A ak na západe rozvoj automatizácie kancelárií stimuluje rozvoj technológií toku dokumentov, potom v Rusku hovoríme spravidla o automatizácii tradične zavedenej technológie kancelárskej práce.

Aké sú vlastnosti „ruského modelu“ kancelárskej práce? Je možné rozlíšiť tri z najvýraznejších výhod:

Kontrolu nad dokumentom počnúc okamihom jeho prijatia;

Centralizácia riadiacich funkcií;

Jednotné normy toku dokumentov.

Na rozdiel od západných metód práce s dokumentmi, v Ruská prax dokument je pod kontrolou v čase jeho prijatia orgánom. Interné alebo odchádzajúce dokumenty prichádzajú do zorného poľa kontroly ihneď po „narodení“ - teda schválení. Zároveň sa sleduje vzťah dokumentov - v prípade, že sa jeden dokument objavil v dôsledku vykonania rozhodnutia prijatého na inom dokumente. To všetko umožňuje zaručiť vysledovanie cesty k akémukoľvek dokumentu prijatému štátnym orgánom a miestnou samosprávou, - koniec koncov, ani jeden registrovaný dokument nemôže bez stopy zmiznúť.

Maximálna centralizácia kontroly nad tokom dokumentov predpokladá, že dokument musí byť najskôr nahlásený vedeniu a až potom, zarastený rezolúciami v súlade s hierarchiou služieb, zostane na priamych exekútoroch.

Ďalšou dôležitou vlastnosťou „ruského modelu“ je prítomnosť jednotných a podrobných pravidiel pre prácu s dokumentmi riadenia v organizáciách bez ohľadu na oblasť ich činnosti. Všetky činnosti služieb správy kancelárií - expedície, kancelárie, kontrolné skupiny - sú regulované až po pravidlá pre vypĺňanie registračných kníh, kartových spisov a správ.

Vzhľadom na existenciu takej podrobnej regulácie toku dokumentov vo vládnych orgánoch je zavedenie zásadne novej technológie jedného alebo druhého zahraničného softvéru bez úpravy nereálne. V tomto prípade môžeme hovoriť o automatizácii tradičnej kancelárskej práce pomocou moderných informačné technológie.

Organizácia kancelárskych prác v orgánoch štátnej správy a samosprávy

NEŠTÁTNA VZDELÁVACIA INŠTITÚCIA

VYSOKÉ ODBORNÉ VZDELÁVANIE

KUZBASOVÝ ÚSTAV EKONOMIKY A ZÁKONA

FAKULTA PRÁVA

Test

Podľa disciplíny: „Dokumentovanie činností riadenia“

na tému „Organizácia kancelárskych prác vo verejných orgánoch a miestnej samospráve“

Dokončené: študent skupiny 303

Panshina E. Yu.

Skontrolované:

Kemerovo, 2010

Úvod ……………………………………………………………………… ..…. 3

1. Tok dokumentov ako základ pre činnosti orgánu ………… ...…. päť

2. Ruský model kancelárskej práce vo vláde a orgánoch miestnej samosprávy ……………………………………………….… .. 7

4. Systémy organizujúce elektronický tok dokumentov …………….… .. 12

6. Automatizácia výmeny dokumentov medzi orgánmi ……… ...… 18

7. Systémy GIE pre rôzne úrovne verejnej správy ……………………… ... 20

8. Riešenie pre miestnu samosprávu ………………………… .... 21

Záver ……………………………………………………………… ...… 23

Zoznam použitej literatúry ………………………………………… .. 25

Úvod.

Potrebu automatizovať kancelársku prácu a organizovať elektronickú správu dokumentov dnes uznávajú štátne a miestne orgány takmer vo všetkých zložkách Ruskej federácie. Ale spolu s pochopením tejto potreby vyvstáva množstvo otázok, bez ktorých by sme dostali odpovede, na ktoré nie je možné prejsť k praktickej realizácii projektov.

Kde by ste mali začať s implementáciou systému? Ako rozdeliť celý projekt na etapy tak, aby bol efekt implementácie zrejmý po prvej etape a aby rástol s každou ďalšou etapou? Ktoré z dostupných technických prostriedkov by sa mali inovovať ako prvé a ktoré môžu čakať? Aké finančné zdroje by sa mali počítať v rozpočte rozdelenom podľa rokov na základe reality konkrétneho regiónu?

plánovaná modernizácia technického parku.

veľa času sa venuje štúdiu, analýze a zostavovaniu rôznych

dokumentácia. Obzvlášť veľké ťažkosti sa spravidla vyskytujú, keď

vývoj výrobných dokumentov, ktorý je spôsobený predovšetkým nedostatkom odborných znalostí prekladačov. Eliminácia strateného času v procesoch navrhovania a používania dokumentov si vyžaduje primeranú kombináciu formalizácie a tvorivosti, čo si podľa autorov vyžaduje na jednej strane

oboznámenie tvorcov dokumentov s najvšeobecnejšími zákonmi vnímania dokumentov, a na druhej strane, to je hlavná úloha - formulácia a systematizácia všeobecných pravidiel a noriem na prípravu základných dokumentov.

Účel kontrolná práca je štúdium teoretických základov organizácie kancelárskych prác vo verejnej správe a miestnej samospráve.

Podľa účelu kontroly boli v práci stanovené nasledujúce úlohy:

Definujte koncept pracovného toku;

Zvážte ruský model kancelárskej práce vo vláde a miestnych orgánoch;

Identifikujte systémy GIE pre rôzne úrovne riadenia;

Zvážte automatizáciu výmeny dokumentov medzi orgánmi.

RF z 15. júna 2009 č. 477. Na základe tohto poriadku vydáva federálny výkonný orgán po dohode s federálnym výkonným orgánom v oblasti archívnictva pokyny k papierovaniu. Tieto pravidlá sa nevzťahujú na organizáciu práce s dokumentmi obsahujúcimi štátne tajomstvá.

Dokumenty sa vypracúvajú na formulároch (štandardné listy papiera A4 alebo A5) alebo vo forme elektronických dokumentov a musia obsahovať stanovený súbor podrobností, ich umiestnenie a vzhľad. Vzory tlačív sú schvaľované uznesením vedúceho výkonného orgánu.

Pojem „pracovný tok“ sa v súčasnosti používa veľmi často a nachádza sa v popise takmer každého informačného systému. Automatizáciu pracovných postupov implementuje mnoho systémov a každý z nich tvrdí, že je „integrovaným prístupom k automatizácii pracovných postupov“. Rozmanitosť systémov je zároveň najširšia: od skladových účtovných systémov až po softvér na riadenie technologických procesov.

„pracovný tok“, „kancelárska práca“ atď. sa posudzujú výlučne v rámci organizácie práce orgánov verejnej moci a miestnej samosprávy. Preto sa termíny interpretujú výlučne s použitím vnútroštátnych predpisov, ktoré sa uplatňujú na prácu vládnych orgánov.

Správa záznamov alebo „riadiaca dokumentácia“ podľa rovnakého zdroja znamená „odvetvie činnosti, ktoré poskytuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradnými dokumentmi“. To znamená, že kancelárska práca je súbor organizačných mechanizmov na udržiavanie a kontrolu pracovného toku úradných dokumentov. Avšak v „Modelovom pokyne pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch“ z 27. novembra 2000 sa funkcie kancelárskej práce už neobmedzujú iba na reguláciu toku oficiálnych dokumentov. To nám umožňuje tvrdiť, že kancelárske automatizačné systémy by mali riadiť nielen obrat registrovaných (úradných) dokumentov, ale aj konceptov dokumentov.

V Rusku sa v celonárodnom meradle vyvinula jednotná technológia pre prácu s dokumentmi riadenia, takzvaný štátny systém dokumentácie riadenia (GS DOU). Ruská kancelárska práca nemá v iných krajinách obdoby ani z hľadiska detailov technológie na prácu s dokumentmi, ani z hľadiska rozsahu distribúcie. A ak na západe rozvoj automatizácie kancelárií stimuluje rozvoj technológií toku dokumentov, potom v Rusku hovoríme spravidla o automatizácii tradične zavedenej technológie kancelárskej práce.

Aké sú vlastnosti „ruského modelu“ kancelárskej práce? Je možné rozlíšiť tri z najvýraznejších výhod:

Kontrolu nad dokumentom počnúc okamihom jeho prijatia;

Centralizácia riadiacich funkcií;

Jednotné normy toku dokumentov.

kontrola ihneď po „narodení“ - teda schválení. Zároveň sa sleduje vzťah dokumentov - v prípade, že sa jeden dokument objavil v dôsledku vykonania rozhodnutia prijatého na inom dokumente. To všetko umožňuje zaručiť vysledovanie cesty k akémukoľvek dokumentu prijatému štátnym orgánom a miestnou samosprávou, - koniec koncov, ani jeden registrovaný dokument nemôže bez stopy zmiznúť.

môže ísť o automatizáciu tradičnej kancelárskej práce pomocou moderných informačných technológií.

kancelárska práca. Zároveň nič nebráni zahrnutiu možnosti prepojenia karty s elektronickým obrazom samotného dokumentu (text a dokonca aj obraz, zvuk a video) do automatizovaného systému. Tak sú vytvorené technologické podmienky pre prechod na elektronickú správu dokumentov. Prechod na elektronickú správu dokumentov zase vytvára predpoklady pre vznik elektronických archívov s účinnými mechanizmami pre referenčné a analytické práce na rôznych dokumentoch v rôzne formy zastúpenie.

Na druhej strane použitie počítačovej siete vytvára podmienky pre decentralizáciu výkonu rôznych kancelárskych a pracovných funkcií pri zachovaní centralizovanej kontroly nad obehom dokumentov. Môžete napríklad povoliť oddeleniam a dokonca aj jednotlivým zamestnancom samoregistrovať dokumenty a zároveň centrálne riadiť ich prepravu. Navyše prítomnosť siete spájajúcej geograficky vzdialené úrady umožňuje centralizovanú kontrolu nad obehom dokumentov, ktorú nie je možné implementovať v rámci čisto papierovej technológie.

modelu môže dôjsť k strate dokumentov iba v dôsledku priameho porušenia pokynov pre kancelársku prácu.

3. Výber prístupu k automatizácii pracovného toku.

Potreba automatizovať pracovný postup vlády a miestnych orgánov je dnes zrejmá pre všetkých.

Papierové práce využívajúce papierové denníky a kartotéky sú nezlučiteľné s požiadavkami na zvýšenie efektívnosti štátnych zamestnancov z niekoľkých dôvodov.

a spracovanie údajov z heterogénnych a decentralizovaných registratúrnych skriniek.

Súbory dokumentov sú zvyčajne oddelené od exekútorov. Obsahujú neúplné a nefunkčné informácie o stave dokumentov.

problémy v riadení.

Spoločnosť Microsoft spolu s partnermi ponúka dva podrobné softvérové a metodické riešenia v oblasti organizácie toku dokumentov vládnymi a miestnymi orgánmi:

Elektronická správa dokumentov a kancelárska práca.

je v čo najkratšom čase hlavným prístupom k automatizácii toku dokumentov vo vláde a miestnych orgánoch.

Dokumenty spracované orgánom, vrátane tých, ktoré sa prenášajú pomocou výpočtovej techniky, majú dve formy - tradične papierové a elektronické. Táto symbióza je dôsledkom skutočnosti, že moderné vybavenie- príprava dokumentov znamená elektronickú formu uchovávania dokumentov a - normatívny základ a dobre zavedené pravidlá obehu - papier. Najdôležitejším argumentom v prospech zachovania papierových dokumentov je neprekonateľná výhodnosť práce s nimi. Pravidlá a návyky sa menia oveľa pomalšie ako možnosti moderných informačných technológií.

Zdá sa, že vo vládnych a miestnych vládnych orgánoch spracovanie dokumentov v v elektronickom formáte operácie, ktoré si vyžadujú vytvorenie ich papierových kópií, sa uložia. Manažéri spravidla radšej pracujú s papierovými dokumentmi. Okrem toho prebieha výmena úradných dokumentov medzi úradmi a ich prenos do štátnych archívov tiež v listinnej podobe.

Elektronická správa dokumentov a kancelárska práca (EDD) je technologickou reakciou na moderné požiadavky efektívnosti súčasnej politickej a hospodárskej situácie Ruskými orgánmištátna moc a miestna vláda. V prospech EDD hovoria aj skúsenosti s jeho implementáciou v západných vládnych orgánoch a príklady využívania vo veľkých progresívnych ruských obchodných štruktúrach.

4. Systémy organizujúce elektronickú správu dokumentov.

Ako už bolo spomenuté vyššie, elektronická správa dokumentov je kombináciou nových technológií pre prácu s dokumentmi. Aplikované technológie umožňujú organizovať „plynulú“ interakciu systémov poskytujúcich rôzne operácie spracovania dokumentov. Medzi tieto technológie patria predovšetkým:

Elektronický analóg vlastnoručného podpisu;

Prostriedky na prenos údajov;

Prostriedky na ukladanie elektronických informácií.

Tieto technológie umožňujú subsystémom vykonávajúcim rôzne funkcie, aby sa navzájom organicky dopĺňali. Takáto interakcia môže dramaticky zvýšiť efektívnosť štátnych zamestnancov pri práci s dokumentmi.

Elektronický tok dokumentov umožňuje vytvorenie jedného informačného priestoru vo vládnom orgáne a integráciu všetkých dokumentačných systémov do informačného centra. Integrácia sa uskutočňuje bez straty kvality práce s dokumentmi pri zachovaní tradícií Ruská kancelárska práca... Základom tejto integrácie je spoľahlivé ukladanie dokumentov a interakčné systémy pracovných tokov. Všetky spracované dokumenty sú uložené v jednom úložisku, čo umožňuje optimálne vyhľadávanie a výber informácií pri príprave materiálov. V súčasnosti sa vo väčšine orgánov a miestnych samospráv veľa operácií už vykonáva pomocou výpočtovej techniky. Úlohou automatizačného systému je organizovať efektívnu kolektívnu prácu na textoch dokumentov a poskytnúť každému štátnemu zamestnancovi bohatý informačný priestor na podporu činností.

5. Tok dokumentov úradných dokumentov.

Hlavným cieľom vo vývoji technológií elektronickej správy dokumentov bolo dosiahnuť maximálnu kontinuitu pravidiel a techník správy papierových dokumentov a práce v denníku a spisoch, čo umožňuje bezbolestný prechod od tradičných technológií k moderným.

Systém kancelárskej práce spracúva dokumenty uložené v jednom úložisku dokumentov orgánu. To vám umožní zahrnúť dokumenty spracované úradným tokom dokumentov do jedného informačného priestoru orgánu.

Technológia elektronickej správy dokumentov je podporovaná nasledujúcimi funkciami systému:

skenovanie a rozpoznávanie papierových dokumentov pomocou zabudovanej technológie OCR;

Pripojenie elektronického obrazu dokumentu k registračnej karte (RK) vo forme súboru (súborov) v akomkoľvek formáte;

Poskytovanie každého úradníka - účastníka administratívneho procesu - jeho osobnej virtuálnej kancelárie, ktorá zaisťuje prístup úradníka iba k dokumentom súvisiacim s jeho kompetenciou;

Zabezpečenie procesu schvaľovania (schvaľovania) návrhov dokumentov;

pomocou certifikovaných prostriedkov;

Formovanie a vykonávanie prípadov, t. J. Zoskupovanie vykonaných dokumentov do prípadov v súlade s nomenklatúrou prípadov a systematizácia dokumentov v rámci prípadu;

Archívne ukladanie elektronických dokumentov, záležitosti orgánu.

Hlavnou účtovnou jednotkou v systéme je RK dokumentu, ktorého úplnosť podrobností poskytuje možnosť generovania štatistických a analytických správ pre rôzne informačné oddiely, uľahčuje vyhľadávanie.

V tomto prípade možno hlavný súbor podrobností Kazašskej republiky rozšíriť o ľubovoľný súbor ďalších podrobností definovaných pre každú skupinu dokumentov. Pre ďalšie podrobnosti o RK je možné spolu s hlavnými podrobnosťami vyhľadávať a vyberať údaje pri generovaní prehľadov. Po prijatí elektronického prichádzajúceho dokumentu sa jeho registrácia vykoná v automatizovanom režime. Pre dokument prijatý v dôsledku výmeny medzi dvoma systémami EDD sa väčšina podrobností RK generuje automaticky. Elektronický obraz dokumentu je pripojený k RK. Zároveň sa overuje totožnosť dokumentu vybaveného EDS a kryptografickou ochranou. Ak prichádzajúci dokument príde v papierovej podobe, systémové prostredie zavolá balík OCR a po prijatí jeho elektronického obrazu sa vráti do systému práce v kancelárii so súčasným priložením dokumentu k RK. Používateľ systému, ktorý pripojil súbor dokumentu, nastavuje prístupové práva k súboru na úrovni pečiatky utajenia a tiež ochranu (zrušenie ochrany) pred úpravami.

Ak je potrebné preložiť pomerne veľký objem papierových dokumentov určených na vyhotovenie a uloženie v elektronickej podobe, odporúča sa použiť možnosť „Stream registrácia“. V takom prípade po zadaní registračných údajov o dokumente do RK užívateľ automatizovaného pracoviska (AWS) registrácie toku vytlačí prvý list čiarového kódu, čo zodpovedá internému číslu systému, ktoré systém priradil k registrovaný dokument. Potom sa dokumenty v náhodnom poradí z rôznych pracovných staníc in-line registrácie odošlú na skenovacie pracovisko vybavené vysokorýchlostným skenerom. Naskenované elektronické obrázky dokumentov vstupujú do databázy a vďaka technológii extrakcie čiarových kódov sa pripájajú k príslušným registračným kartám dokumentov.

Po registrácii je RK s priloženým dokumentom zaslaný cez sieť úradníkovi zodpovednému za rozhodnutie o vykonaní dokumentu a potom podľa podrobností vydaného uznesenia exekútorom dokumentu. Zároveň je každý manažér alebo výkonný umelec vybavený určitými právami, ktoré umožňujú zabezpečiť organizáciu práce s dokumentmi čo najbližšie k tradičnej práci pri stole, na ktorom sú dokumenty rozložené v priečinkoch, ktoré sú v kompetencii iba tohto zamestnanca a ktorí buď čakajú na začiatok exekúcie (v priečinku Prijaté), buď sú zamestnancom prijatí na vykonanie (v priečinku Pri exekúcii), alebo prechádzajú podriadeným s uvedením termínu na vykonanie (v priečinok On control).

V priebehu práce s elektronickými dokumentmi sa poskytuje kombinované fulltextové a atribútové vyhľadávanie požadovaného dokumentu, a to aj pomocou webového prístupu k dokumentačnej databáze systémov.

Súbory s textami (obrázkami) odchádzajúcich a interné dokumenty podľa štandardnej technológie sú tiež pripevnené k RK. Odchádzajúci dokument spolu s údajmi o Kazašskej republike je možné chrániť pomocou EDS, zašifrovať a preniesť na adresáta.

Spolu s možnosťou registrácie dokumentov prijatých prostredníctvom komunikačných liniek je tak zabezpečený firemný elektronický obeh dokumentov. Vykonané dokumenty sa sformujú do súborov a prenesú do archívneho úložiska.

6. Automatizácia výmeny dokumentov medzi orgánmi.

Staré automatizované systémy na správu dokumentov sa dnes už používajú v mnohých vládnych agentúrach. Sú postavené na rôznych softvérových a hardvérových základoch. Niektoré z nich, dodávané partnermi spoločnosti Microsoft (vrátane vyššie popísaného systému „Case“ spoločnosti „Electronic Office Systems“), sú implementované na báze moderných technológií. Stále je v prevádzke značný počet systémov predchádzajúcich generácií založených na MS DOS a ďalších platformách. Zjednotenie systémov vo všetkých štátnych orgánoch je v dohľadnej budúcnosti nemožné z politických (práva subjektov federácie a orgánov miestnej samosprávy) aj z praktických dôvodov. Implementácia a najmä výmena operačných systémov je pomerne dlhý, náročný a nákladný proces.

a umožnilo by pripojenie rôznych systémov.

Výmena elektronických dokumentov musí byť riadne zabezpečená. Musia sa dodať dokumenty elektronický podpis, zaručujúce autorstvo a nemennosť obsahu dokumentu, a v niektorých prípadoch - uzavreté kryptografické prostriedky pred neoprávneným prístupom.

Každá organizácia má veľa korešpondenčných organizácií, s ktorými si môžu vymieňať dokumenty, a všetky môžu mať rôzne formáty správ a dokonca aj siete. Zaťažujte systémy jednotlivých organizácií nepretržitou podporou informácie o službe potrebné na organizáciu výmeny je nepraktické. Je logické budovať výmenu dokumentov nie podľa princípu „každý s každým“, ale podľa princípu „hviezdičiek“ - na základe Centier pre výmenu dokumentov (DPC).

Dátové centrá môžu vykonávať nasledujúcu sadu funkcií:

Konverzia a koordinácia formátov prichádzajúcich a odchádzajúcich dokumentov;

Podpora databáz adries a výpočtu trás doručovania dokumentov;

Zaručené doručenie dokumentov;

Podpora a synchronizácia referenčných kníh.

Pre integráciu s dátovým centrom je možné v prípade potreby staršie podnikové systémy doplniť o špeciálne moduly rozhrania, ktoré poskytujú predbežné postupy konverzie a výmeny formátov s dátovým centrom.

7. Systémy EDD pre orgány na rôznych úrovniach.

Riešenie pre obecné a iné úrady s malým objemom obehu dokumentov Do tejto kategórie možno podmienečne zaradiť riadiace štruktúry obcí s malým objemom obehu dokumentov, ktoré nemajú dostatočný technický základ na implementáciu plnohodnotného systému EDD. Pre nich možno odporučiť riešenie pre jedného používateľa vybavené prostriedkami bezpečnej výmeny elektronických dokumentov s vyššou organizáciou - priamo alebo prostredníctvom dátového centra. Užívateľom takéhoto riešenia je zvyčajne zamestnanec zodpovedný za kancelársku prácu organizácie. Zároveň sa pracuje s papierovými dokumentmi, ale systém vedie evidenciu prichádzajúcich / odchádzajúcich dokumentov, záznamy uznesení o dokumentoch, dokumenty odpísané na prípad a archivované. Pri veľkom počte zamestnancov možno viesť aj záznam o pohybe papierových originálov. Dokumenty prijaté v elektronickej podobe od materskej organizácie sa okamžite zaregistrujú, vytlačia a začnú sa realizovať pred príchodom papierových originálov. Materská organizácia je automaticky informovaná o registrácii dokumentu. Toto riešenie umožňuje:

Urýchliť výmenu prichádzajúcich / odchádzajúcich dokumentov s nadradenou organizáciou;

Znížte počet „stratených“ dokumentov, ktorých umiestnenie nie je známe.

8. Rozhodnutie pre miestnu samosprávu.

členenie a vykonávanie práce nielen s dokumentmi od organizácií, ale aj s listami a výzvami občanov a podnikov. Takéto organizácie majú zvyčajne dostatočný počet osobných počítačov pripojených k lokálnej sieti. Pre nich možno odporučiť riešenie pre viacerých používateľov s počtom pracovísk od 5 do 20, vybavené prostriedkami bezpečnej výmeny elektronických dokumentov s vyššími a nižšími organizáciami (priamo alebo prostredníctvom dátového centra), odkazom na portál pre informovanie a prijímanie žiadostí od občanov a organizácií a možnosť vzdialeného prístupu na internet k údajom systému EDD. Systém by mal zabezpečiť registráciu prichádzajúcich / odchádzajúcich dokumentov, účtovanie uznesení o dokumentoch, dokumenty odpísané na prípad a uchovávané v archíve. Mal by sa tiež zachovať pohyb papierových originálov.

Užívateľmi takéhoto riešenia sú zvyčajne nielen administratívni pracovníci, ale aj množstvo zamestnancov funkčných celkov. Pretože väčšina zamestnancov týchto organizácií má osobné počítače, v rámci tohto riešenia je možné organizovať prácu s časťou dokumentov, hlavne alebo výlučne v elektronickej podobe. Doručená pošta papierové dokumenty je možné digitalizovať a všetky ďalšia práca môžu byť už vykonané v elektronickej podobe. Proces vykonávania dokumentu (ukladanie a vykonávanie uznesení) je možné organizovať aj elektronicky.

Ak má organizácia neustále k dispozícii internetový kanál, je možné vzdialený prístup k systému EDD organizovať prostredníctvom webového rozhrania, ktoré umožňuje pracovníkom, ktorí sú mimo pracoviska, aj vyšším organizáciám monitorovať postup prác.

Toto riešenie umožňuje:

Znížiť zaťaženie administratívneho personálu presunom časti funkcií na oddelenia;

Zvýšiť efektívnosť kontroly nad vykonávaním dokumentov;

Organizovať efektívny systém ukladania vzájomne prepojených dokumentov;

Skráťte čas strávený hľadaním požadovaných dokumentov;

Znížte počet „stratených“ dokumentov, ktorých umiestnenie nie je známe;

Urýchliť a zefektívniť prácu zamestnancov na vykonávaní dokumentov;

Znížte náklady na prácu so žiadosťami od občanov a organizácií predložených na server elektronickej podobe(prostredníctvom portálu);

Na vývoj a podporu portálu, ako aj na organizáciu vzdialeného prístupu na internet k údajom systému EDD, súboru internetových technológií od spoločnosti Microsoft (Internetová informačná služba, technológia ASP, Microsoft Index Server) a API poskytovaného spoločnosťou Delo- Podnikový systém na publikovanie dokumentov je možné využívať priamo zo základne.

Záver.

Rysom kancelárskej práce a toku práce vo verejných orgánoch alebo miestnych samosprávach, ako systému podpory dokumentácie pre riadenie, je stopercentný odraz procesov riadenia v dokumentárnej podobe. Z tohto dôvodu sa procesy kancelárskej práce a toku práce stávajú sebestačnými a vyžadujú si vlastný systém riadenia.

V súčasnosti aktívne prebieha proces zavádzania výpočtovej techniky a sietí v štátnych inštitúciách a v mnohých z nich je doposiaľ dosiahnutá úroveň dostatočná na zavedenie moderných technológií pre prácu s dokumentmi. Okrem počítačov a sietí to však vyžaduje súbor moderných softvérových riešení.

Ruská federácia si plne uvedomuje dôležitosť tejto oblasti, ktorá sa odráža vo federálnej cieľový program„Elektronické Rusko“ všeobecne a na mnohých jeho konkrétnych udalostiach.

Konečný výsledok administratívnych činností štátneho aparátu závisí od mnohých medzičlánkov, z ktorých jedným je deloorizstvo, ktoré umožňuje zabezpečiť efektívnosť a flexibilitu pri rozhodovaní. Prípadová výroba koordinuje všetky fázy práce - od návrhu po praktickú implementáciu riešení. Proces kontroly zahŕňa nasledujúce základné typické zdokumentované operácie:

rozhodovanie a dokumentovanie; oznamovanie rozhodnutí exekútorom;

Výkon rozhodnutia; kontrola vykonania; zhromažďovanie informácií o výkonnosti;

Prenos informácií prostredníctvom vertikálnych a horizontálnych odkazov; ukladanie a vyhľadávanie informácií.

Správny aparát realizuje svoje funkcie predovšetkým prostredníctvom univerzálnych a splnomocnených organizačných a administratívnych dokumentov vytvorených v obehu bez ohľadu na špecifiká činností vo všetkých odvetviach národného hospodárstva a verejnej správy. Ak vezmeme do úvahy, že riadiaci aparát zamestnáva viac ako 14 miliónov ľudí a ročný obeh dokumentov v krajine je asi 60 miliárd listov a neustále rastie, potom nie je pochýb o tom, že efektívny nariadenia tento proces má veľký význam. Jedným z prostriedkov regulácie tokov dokumentov sú dokumentárne štátne normy, odborové klasifikátory a zjednotené systémy dokumentácia. Tieto a ďalšie štandardy sa uznávajú na stabilizáciu toku dokumentov v krajine počas celého technologického cyklu a na vytvorenie optimálnej technológie na správu správy dokumentov pre každú z nich.

riadiaca jednotka.

Zoznam použitej literatúry:

2. Borodina VV Kancelárska práca v systéme verejnej správy. [Text] / V. V. Borodin. Vydavateľstvo: RAGS, 2008 - 376 s.

3. Kirsanova MV Office work in government and local government: učebnica. príspevok [Text] / MV Kirsanova. -Vydavateľstvo: Infra-M:, 2004. - 256 s. - (Vyššie vzdelanie)

4. Kuznetsov IN Správa dokumentácie a kancelárska práca. [Text] / IN Kuznetsov. - M.: Yurayt, 2008. - 576 s.

5. Spivak V. A. Dokumentácia činností riadenia. [Text] / V. A. Spivak. - Vydavateľstvo: Peter, 2008. - 256 s.

Štátny systém podpory dokumentácie pre riadenie. Všeobecné požiadavky na dokumentačné a dokumentačné služby. - M., 1991

Borodina V.V. Kancelárske práce v systéme verejnej správy. [Text] / V. V. Borodin. Vydavateľstvo: RAGS, 2008 .-- 154С

Spivak V.A. Dokumentácia riadiacich činností. [Text] / V. A. Spivak. - Vydavateľstvo: Peter, 2008. - 98s.

Borodina V.V. Kancelárske práce v systéme verejnej správy. [Text] / V. V. Borodin. Vydavateľstvo: RAGS, 2008. –184S.

Spivak V.A. Dokumentačné činnosti. [Text] / V. A. Spivak. - Vydavateľstvo: Peter, 2008. - 68s.

M.I. Basakov. Kancelárska práca. Výukový program pre študentov vzdelávacie inštitúcie stredný odborné vzdelávanie... [Text] / Basakov MI Publishing house: Marketing, 2002. –95C.

Kirsanova M.V. Kancelárske práce v štátnych orgánoch a miestnej samospráve: učebnica. príspevok [Text] / MV Kirsanova. -Vydanie: Infra-M:, 2004. - 127S.

Kirsanova M.V. Kancelárske práce v štátnych orgánoch a miestnej samospráve: učebnica. príspevok [Text] / MV Kirsanova. -Vydavateľstvo: Infra-M:, 2004. - 154S.

ODPOVEĎ: Kancelárska práca- zoskupenie dokumentov do prípadov / skupín spojených spoločnou témou. Zoskupovanie sa vykonáva v súlade so schválenou klasifikáciou dokumentov. Klasifikácia dokumentu musí byť schválená Generálny riaditeľ začiatkom roka. Akékoľvek zmeny / doplnky musia byť schválené. Po registrácii dokumentu sa jeho originál alebo overená kópia vloží do príslušného súboru. Ak je do súboru vložená kópia (ak je potrebné pracovať s originálom), zaznamená sa, kto má tento moment originál sa nachádza.

BIZNIS je zbierka listín týkajúcich sa konkrétnej problematiky činnosti spoločnosti a umiestnená v samostatnej zložke s príslušným názvom.

Na uľahčenie vyhľadávania dokumentov v prípadoch a ich operatívneho použitia na účely riadenia je zostavený zoznam hlavičiek prípadov, ktorý sa nazýva NOMENKLATÚRA PRÍPADOV... Nomenklatúra prípadov je vypracovaná v súlade s pravidlami kancelárskej práce schválenými spoločnosťou. Výsledkom bude, že dokumenty sa po vykonaní zahrnú iba do tých prípadov, ktoré pre ne vopred predpokladá nomenklatúra.

Existujú dva typy názvoslovia prípadov - štandardná nomenklatúra a osobitná nomenklatúra prípadov.

Typická nomenklatúra prípadov zostavuje zoznam názvov prípadov, ktoré sú typické pre danú spoločnosť, napríklad prípady v súlade s tokmi dokumentov (prichádzajúce, odchádzajúce), prípady, ktoré kombinujú účtovnú dokumentáciu, by mali byť zahrnuté v štandardnej nomenklatúre obchodnej organizácie, Administrácia HR atď.

Špecifická nomenklatúra prípadov je zoznam mien prípadov, ktoré vyplývajú z obchodných aktivít konkrétneho podniku, napríklad sa môže jednať o prípad následného projektu alebo klienta spoločnosti.

Najvýhodnejšie je zostaviť nomenklatúru prípadov v tomto poradí:

Nomenklatúry prípadov sú zostavené štrukturálne jednotky, nomenklatúra okrem toho definuje nielen názvy prípadov, ale stanovuje aj podmienky ich uchovávania v archíve;
· Špecializované oddelenie podniku zostavuje konsolidovanú nomenklatúru prípadov.

Po schválení súhrnnej nomenklatúry prípadov v spoločnosti sa tento dokument zasiela všetkým oddeleniam spoločnosti a stáva sa povinným na vykonanie. Podnikanie mimo nomenklatúry nie je povolené.

Príprava prípadov je priradenie dokumentov ku konkrétnemu prípadu v súlade s nomenklatúrou prípadov a systematizáciou dokumentov v jeho rámci. Prípady by sa mali pripravovať centrálne v mieste registrácie dokumentov (v kancelárii alebo u tajomníka) a musia spĺňať nasledujúce požiadavky:

· 1. Iba dokumenty (originály alebo overené kópie) vypracované v súlade s požiadavkami noriem.
· 2. Nasledujúce dokumenty sa NEVKLADAJÚ do prípadu:
- nezodpovedá názvu prípadu;
- nesprávne vykonaný (vrátený na revíziu);
- predmetom vrátenia;
- prievan;
- neoverené kópie.

Dokumenty sú zoskupené do súborov jeden dokumentárny rok... Dokumenty v puzdre sú usporiadané v určitom poradí. Základné princípy usporiadania dokumentov sú tieto:

· Otázka (k otázkam uvedeným v dokumentoch);

chronologicky (podľa dátumov dokumentov; v rôznych prípadoch sa tvoria dokumenty týkajúce sa období trvalého a dočasného uloženia);

číslovanie (zoskupenie homogénnych dokladov s poradovým číslovaním, napríklad: faktúry, príjmové doklady atď.).

Prípad by nemal obsahovať viac 250 listov... Ak existuje viac dokumentov, potom sú sformované v niekoľko zväzkov prípadu, kde číslo zväzku je uvedené na obale puzdra.

Príprava vykonaných dokumentov na uloženie je konečnou fázou procesu kancelárskej práce. Vykoná sa výber dokumentov na uloženie v archíve alebo na zničenie ročne na konci úradného roka... Výber vykonáva špeciálna komisia. Pri výbere dokumentov na uskladnenie (stanovenie lehôt) alebo na zničenie by sa komisia mala riadiť „Zoznamom typických riadiacich dokumentov generovaných pri činnostiach organizácií s uvedením času uskladnenia“, ktorý schválil vedúci Rosarkhivu dňa 06.10.2000. .

Termín archívne úložisko dokumenty sa počítajú od začiatku roka nasledujúceho po roku ich platnosti. Napríklad, ak platnosť dokumentu uplynula v máji, bude sa jeho doba uchovávania počítať od 1. januára nasledujúceho roka. Pre dokumenty vybrané komisiou pre zničenie je vypracovaný zákon, ktorý obsahuje zoznam mien, indexov a nadpisov textov dokumentov, ktoré majú byť zničené. Zákon musí byť podpísaný generálnym riaditeľom. Používanie dokumentov vybraných na zničenie z ekonomických dôvodov je zakázané. Rovnako je zakázané ich pálenie. Dokumenty sa drvia na špeciálnych strojoch a potom sa suroviny odosielajú na zberový papier.

Federálne zákony z 27.07.2006 č. 149-FZ „O informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“ zo dňa 06.04.2011 č. 63-FZ „O elektronických podpisoch“ zo dňa 27.07.2010 č. 210-FZ „O organizácia zabezpečovania štátu a komunálne služby“, Uznesenie vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 č. 477„ O schválení pravidiel správy záznamov vo federálnych výkonných orgánoch “, z 9. 8. 2010 č. 697„ O jednotnom systéme medzirezortných vzťahov elektronická interakcia", nariadenie vlády Ruskej federácie z 12.02.2011 č. 176-r" O schválení akčného plánu prechodu federálnych výkonných orgánov na bezpapierový tok dokumentov pri organizovaní interných aktivít. "

NEŠTÁTNA VZDELÁVACIA INŠTITÚCIA

VYSOKÉ ODBORNÉ VZDELÁVANIE

KUZBASOVÝ ÚSTAV EKONOMIKY A ZÁKONA

FAKULTA PRÁVA

KATEDRA HUMANITÁRNYCH DISCIPLÍN

Test

Podľa disciplíny: „Dokumentovanie činností riadenia“

na tému „Organizácia kancelárskych prác vo verejných orgánoch a miestnej samospráve“

Dokončené: študent skupiny 303

Panshina E.Yu.

Skontrolované:

Kemerovo, 2010

Úvod ……………………………………………………………………… ..… .3

1. Tok dokumentov ako základ pre činnosti orgánu ………… ...… .5

2. Ruský model kancelárskej práce v orgánoch štátnej správy a samosprávy ……………………………………………….… ..7

4. Systémy organizujúce tok elektronických dokumentov …………….… ..12

5. Tok dokumentov úradných dokumentov ………………………… ..… ..14

6. Automatizácia výmeny dokumentov medzi orgánmi ……… ...… 18

7. Systémy EDD pre orgány na rôznych úrovniach ……………………… ... 20

8. Riešenie pre miestnu samosprávu ………………………… .... 21

Záver ……………………………………………………………… ...… 23

Zoznam použitej literatúry ………………………………………… ..25

Úvod.

Všetky tieto problémy v skutočnosti súvisia s vypracovaním kompetentného plánu realizácie projektu na niekoľko rokov dopredu, berúc do úvahy plánované financovanie, výrobné potreby, technické vybavenie a plánovanú modernizáciu technického parku.

práca inžinierov, dizajnérov, vedúcich výroby

veľa času sa venuje štúdiu, analýze a zostavovaniu rôznych

dokumentácia. Obzvlášť veľké ťažkosti sa spravidla vyskytujú, keď

Účel kontrolná práca je štúdium teoretických základov organizácie kancelárskych prác vo verejnej správe a miestnej samospráve.

Podľa účelu kontroly boli v práci stanovené nasledujúce úlohy:

Definujte koncept pracovného toku;

Zvážte ruský model kancelárskej práce vo vláde a miestnych orgánoch;

Identifikujte systémy GIE pre rôzne úrovne riadenia;

Zvážte automatizáciu výmeny dokumentov medzi orgánmi.

1. Tok dokumentov ako základ pre činnosti orgánu.

Kancelárska práca vo federálnom výkonnom orgáne sa vykonáva v súlade s Pravidlami kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch schválenými vládou Ruskej federácie z 15. júna 2009 č. 477. Na základe týchto pravidiel federálny výkonný orgán orgán po dohode s federálnym výkonným orgánom v oblasti archivácie zverejňuje pokyny pre prácu v kancelárii. Tieto pravidlá sa nevzťahujú na organizáciu práce s dokumentmi obsahujúcimi štátne tajomstvá.

Správa záznamov alebo „riadiaca dokumentácia“ podľa rovnakého zdroja znamená „odvetvie činnosti, ktoré poskytuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradnými dokumentmi“. To znamená, že kancelárska práca je súbor organizačných mechanizmov na udržiavanie a kontrolu pracovného toku úradných dokumentov. Avšak v „Modelovom pokyne pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch“ z 27. novembra 2000 sa funkcie kancelárskej práce už neobmedzujú iba na reguláciu toku oficiálnych dokumentov. To nám umožňuje tvrdiť, že kancelárske automatizačné systémy by mali riadiť nielen obrat registrovaných (úradných) dokumentov, ale aj konceptov dokumentov.

2. Ruský model kancelárskej práce vo vláde a orgánoch miestnej samosprávy.

Aké sú vlastnosti „ruského modelu“ kancelárskej práce? Je možné rozlíšiť tri z najvýraznejších výhod:

Kontrolu nad dokumentom počnúc okamihom jeho prijatia;

Centralizácia riadiacich funkcií;

Jednotné normy toku dokumentov.

Na rozdiel od západných metód práce s dokumentmi je v ruskej praxi dokument pod kontrolou v okamihu jeho prijatia orgánom. Interné alebo odchádzajúce dokumenty prichádzajú do zorného poľa kontroly ihneď po „narodení“ - teda schválení. Zároveň sa sleduje vzťah dokumentov - v prípade, že sa jeden dokument objavil v dôsledku vykonania rozhodnutia prijatého na inom dokumente. To všetko umožňuje zaručiť vysledovanie cesty k akémukoľvek dokumentu prijatému štátnym orgánom a miestnou samosprávou, - koniec koncov, ani jeden registrovaný dokument nemôže bez stopy zmiznúť.

Tradičná kancelárska práca zahŕňa údržbu mnohých časopisov a / alebo kartoték slúžiacich na papierové dokumenty. A práve údržba týchto kartových súborov je primárnym predmetom automatizácie kancelárie. Zároveň nič nebráni zahrnutiu možnosti prepojenia karty s elektronickým obrazom samotného dokumentu (text a dokonca aj obraz, zvuk a video) do automatizovaného systému. Tak sú vytvorené technologické podmienky pre prechod na elektronickú správu dokumentov. Prechod na tok elektronických dokumentov zase vytvára predpoklady pre vznik elektronických archívov s účinnými mechanizmami pre referenčné a analytické práce na rôznych dokumentoch v rôznych formách prezentácie.

Ruský model toku dokumentov je nielen plne kompatibilný s moderné prístupy procesom riadenia, ale tiež výrazne prekonáva západné modely toku dokumentov v budovách. V ruskom modeli môže skutočne dôjsť k strate dokumentov iba v dôsledku priameho porušenia pokynov pre kancelársku prácu.

3. Výber prístupu k automatizácii pracovného toku.

Potreba automatizovať pracovný postup vlády a miestnych orgánov je dnes zrejmá pre všetkých.

Papierové práce využívajúce papierové denníky a kartotéky sú nezlučiteľné s požiadavkami na zvýšenie efektívnosti štátnych zamestnancov z niekoľkých dôvodov.

Informácie o dokumentoch a priebehu ich vyhotovenia sa distribuujú v systéme registračných skriniek organizácie a jej štruktúrnych členení. Získanie informácií o práci s dokumentmi v podniku preto vyžaduje prehľadávanie a spracovanie údajov z heterogénnych a decentralizovaných registratúr.

Súbory dokumentov sú zvyčajne oddelené od exekútorov. Obsahujú neúplné a nefunkčné informácie o stave dokumentov.

Reprodukcia a pohyb veľkého množstva papierových dokumentov, údržba početných a duplikujúcich časopisov a kartotéky vedie k veľkému množstvu neproduktívnych mzdových nákladov.

Kardinálne, revolučné prístupy k obehu dokumentov štátnych orgánov a miestnej samosprávy sú však veľmi nebezpečné. To môže viesť nielen k oneskoreniu implementácie, ale aj k vážnym problémom v riadení.

Spoločnosť Microsoft spolu s partnermi ponúka dva podrobné softvérové a metodické riešenia v oblasti organizácie toku dokumentov vládnymi a miestnymi orgánmi:

Automatizovaná kancelárska práca pre pracovný tok papiera;

Elektronická správa dokumentov a kancelárska práca.

Takýto postupný postup plynulo zvýši efektívnosť orgánu štátnej správy a vylúči možnosť dezorganizácie jeho činnosti. Automatizovaná kancelárska práca pre papierový pracovný tok je v čo najkratšom čase hlavným prístupom k automatizácii pracovného toku vo vláde a miestnych úradoch.

Dokumenty spracované orgánom, vrátane tých, ktoré sa prenášajú pomocou výpočtovej techniky, majú dve formy - tradične papierové a elektronické. Táto symbióza je dôsledkom skutočnosti, že moderné prostriedky na prípravu dokumentov znamenajú elektronickú formu uchovávania dokumentov a regulačný rámec a zavedené pravidlá manipulácie sú založené na papieri. Najdôležitejším argumentom v prospech zachovania papierových dokumentov je neprekonateľná výhodnosť práce s nimi. Pravidlá a návyky sa menia oveľa pomalšie ako možnosti moderných informačných technológií.

V štátnych orgánoch a miestnej samospráve sa očividne po dlhú dobu pri spracovaní dokumentov v elektronickej podobe zachová prevádzka, ktorá si vyžaduje vytvorenie ich papierových kópií. Manažéri spravidla radšej pracujú s papierovými dokumentmi. Okrem toho prebieha výmena úradných dokumentov medzi úradmi a ich prenos do štátnych archívov tiež v listinnej podobe.

Elektronický tok dokumentov a kancelárska práca (EDD) je technologickou reakciou na moderné požiadavky kladené súčasnou politickou a ekonomickou situáciou na efektívnosť ruských vládnych orgánov a miestnej samosprávy. V prospech EDD hovoria aj skúsenosti s jeho implementáciou v západných vládnych orgánoch a príklady využívania vo veľkých progresívnych ruských obchodných štruktúrach.

4. Systémy organizujúce elektronickú správu dokumentov.

Technológie rozpoznávania textu, ktoré transformujú prichádzajúce papierové dokumenty na plne elektronickú formu prezentácie;

Elektronický analóg vlastnoručného podpisu;

Prostriedky na prenos údajov;

Prostriedky na ukladanie elektronických informácií.

Elektronický tok dokumentov umožňuje vytvorenie jedného informačného priestoru vo vládnom orgáne a integráciu všetkých dokumentačných systémov do informačného centra. Integrácia sa uskutočňuje bez straty kvality práce s dokumentmi pri zachovaní tradícií ruskej kancelárskej práce. Základom tejto integrácie je spoľahlivé ukladanie dokumentov a interakčné systémy pracovných tokov. Všetky spracované dokumenty sú uložené v jednom úložisku, čo umožňuje optimálne vyhľadávanie a výber informácií pri príprave materiálov. V súčasnosti sa vo väčšine orgánov a miestnych samospráv veľa operácií už vykonáva pomocou výpočtovej techniky. Úlohou automatizačného systému je organizovať efektívnu kolektívnu prácu na textoch dokumentov a poskytnúť každému štátnemu zamestnancovi bohatý informačný priestor na podporu činností.

5. Tok dokumentov úradných dokumentov.

Technológia elektronickej správy dokumentov je podporovaná nasledujúcimi funkciami systému:

Automatická registrácia prichádzajúcich dokumentov odoslaných e-mailom alebo prostredníctvom internetového portálu vrátane tých, ktoré sú dodávané s elektronikou digitálne podpísaný(EDS) a krypto ochrana;

skenovanie a rozpoznávanie papierových dokumentov pomocou zabudovanej technológie OCR;

Pripojenie elektronického obrazu dokumentu k registračnej karte (RK) vo forme súboru (súborov) v akomkoľvek formáte;

diferenciácia prístupových práv k priloženým súborom elektronického obrazu dokumentu;

Zabezpečenie procesu schvaľovania (schvaľovania) návrhov dokumentov;

fulltextové a atribučné vyhľadávanie elektronických dokumentov vrátane vzdialeného fulltextového vyhľadávania;

Zasielanie e-mailov alebo zverejnenie autority elektronických odchádzajúcich dokumentov (pomocou ľubovoľného e-mailu, ktorý podporuje MAPI) na internetovom portáli, chránený digitálnym podpisom a šifrovaním pomocou certifikovaných prostriedkov;

Formovanie a vykonávanie prípadov, t.j. zoskupenie vykonaných dokumentov do prípadov v súlade s nomenklatúrou prípadov a systematizácia dokumentov v rámci prípadu;

Archívne ukladanie elektronických dokumentov, záležitosti orgánu.

V tomto prípade možno hlavný súbor podrobností Kazašskej republiky rozšíriť o ľubovoľný súbor ďalších podrobností definovaných pre každú skupinu dokumentov. Pre ďalšie podrobnosti o RK je možné spolu s hlavnými podrobnosťami vyhľadávať a vyberať údaje pri generovaní prehľadov. Po prijatí elektronického prichádzajúceho dokumentu sa jeho registrácia vykoná v automatizovanom režime. Pre dokument prijatý v dôsledku výmeny medzi dvoma systémami EDD sa väčšina podrobností RK generuje automaticky. Elektronický obraz dokumentu je pripojený k RK. Zároveň sa overuje totožnosť dokumentu vybaveného EDS a kryptografickou ochranou. Ak prichádzajúci dokument dorazí v papierovej podobe, systémové prostredie zavolá balík OCR a po prijatí jeho elektronického obrazu sa vráti do systému kancelárskej práce so súčasným priložením dokumentu k RK. Používateľ systému, ktorý pripojil súbor dokumentu, nastavuje prístupové práva k súboru na úrovni pečiatky utajenia a tiež ochranu (zrušenie ochrany) pred úpravami.

Súbory s textami (obrázkami) odchádzajúcich a interných dokumentov sú tiež pripojené k RK pomocou štandardnej technológie. Odchádzajúci dokument spolu s údajmi o Kazašskej republike je možné chrániť pomocou EDS, zašifrovať a preniesť na adresáta.

6. Automatizácia výmeny dokumentov medzi orgánmi.

V tejto situácii je prirodzeným riešením vyvinúť taký prostriedok medzirezortnej výmeny dokumentov, ktorý by sa dal ľahko prispôsobiť rôznym formátom prichádzajúcich / odchádzajúcich správ a umožňoval by pripojenie rôznych systémov.

Výmena elektronických dokumentov musí byť riadne zabezpečená. Dokumenty musia byť vybavené elektronickým podpisom, ktorý zaručuje autorstvo a nemennosť obsahu dokumentu, a v niektorých prípadoch musia byť uzavreté kryptografickými prostriedkami pred neoprávneným prístupom.

Každá organizácia má veľa korešpondenčných organizácií, s ktorými si môžu vymieňať dokumenty, a všetky môžu mať rôzne formáty správ a dokonca aj siete. Je neprimerané zaťažovať systémy jednotlivých organizácií funkciou neustálej podpory servisných informácií potrebných na organizáciu výmeny. Je logické budovať výmenu dokumentov nie podľa princípu „každý s každým“, ale podľa princípu „hviezdičiek“ - na základe Centier pre výmenu dokumentov (DPC).

Dátové centrá môžu vykonávať nasledujúcu sadu funkcií:

Konverzia a koordinácia formátov prichádzajúcich a odchádzajúcich dokumentov;

Podpora databáz adries a výpočtu trás doručovania dokumentov;

Zaručené doručenie dokumentov;

Dodatočná archivácia dokumentov;

Podpora a synchronizácia referenčných kníh.

Centrá správ môžu tiež prevziať úlohu CA, ktoré podporujú infraštruktúru súkromných a verejných kľúčov, postupy autentifikácie pre organizácie zúčastňujúce sa na výmene.

7. Systémy EDD pre orgány na rôznych úrovniach.

Urýchliť výmenu prichádzajúcich / odchádzajúcich dokumentov s nadradenou organizáciou;

Znížte počet „stratených“ dokumentov, ktorých umiestnenie nie je známe.

8. Rozhodnutie pre miestnu samosprávu.

Do tejto kategórie môžu byť podmienečne zahrnuté mestské riadiace štruktúry s priemerným objemom pracovných tokov od 3 000 do 10 000 dokumentov ročne, kancelária alebo sekretariát ako štruktúrne samostatná jednotka a práca nielen s dokumentmi od organizácií, ale aj s listami a výzvami občanov. a podniky. Takéto organizácie majú zvyčajne dostatočný počet osobných počítačov pripojených k lokálnej sieti. Pre nich možno odporučiť riešenie pre viacerých používateľov s počtom pracovísk od 5 do 20, vybavené prostriedkami bezpečnej výmeny elektronických dokumentov s vyššími a nižšími organizáciami (priamo alebo prostredníctvom dátového centra), odkazom na portál pre informovanie a prijímanie žiadostí od občanov a organizácií a možnosť vzdialeného prístupu na internet k údajom systému EDD. Systém by mal zabezpečiť registráciu prichádzajúcich / odchádzajúcich dokumentov, účtovanie uznesení o dokumentoch, dokumenty odpísané na prípad a uchovávané v archíve. Mal by sa tiež zachovať pohyb papierových originálov.

Užívateľmi takéhoto riešenia sú zvyčajne nielen administratívni pracovníci, ale aj množstvo zamestnancov funkčných celkov. Pretože väčšina zamestnancov týchto organizácií má osobné počítače, v rámci tohto riešenia je možné organizovať prácu s časťou dokumentov, hlavne alebo výlučne v elektronickej podobe. Prichádzajúce papierové dokumenty je možné digitalizovať a všetky ďalšie práce s nimi je možné už vykonávať v elektronickej podobe. Proces vykonávania dokumentu (ukladanie a vykonávanie uznesení) je možné organizovať aj elektronicky.

Urýchliť výmenu dokumentov s vyššími a nižšími organizáciami;

Znížiť zaťaženie administratívneho personálu presunom časti funkcií na oddelenia;

Zvýšiť efektívnosť kontroly nad vykonávaním dokumentov;

Organizovať efektívny systém ukladania vzájomne prepojených dokumentov;

Skráťte čas strávený hľadaním požadovaných dokumentov;

Znížte počet „stratených“ dokumentov, ktorých umiestnenie nie je známe;

Urýchliť a zefektívniť prácu zamestnancov na vykonávaní dokumentov;

Znížiť náklady na prácu so žiadosťami občanov a organizácií predloženými v elektronickej podobe (prostredníctvom portálu);

Poskytnite kontrolu nad vykonaním dôležité dokumenty zo strany vyšších organizácií.

Záver.

Ruská federácia si plne uvedomuje dôležitosť tejto oblasti, ktorá sa odráža vo Federálnom cieľovom programe „Elektronické Rusko“ ako celok a v mnohých jeho konkrétnych činnostiach.

Zhromažďovanie a spracovanie dokumentárnych informácií; príprava rozhodnutia;

rozhodovanie a dokumentovanie; oznamovanie rozhodnutí exekútorom;

Výkon rozhodnutia; kontrola vykonania; zhromažďovanie informácií o výkonnosti;

Prenos informácií prostredníctvom vertikálnych a horizontálnych odkazov; ukladanie a vyhľadávanie informácií.

Správny aparát realizuje svoje funkcie predovšetkým prostredníctvom univerzálnych a splnomocnených organizačných a administratívnych dokumentov vytvorených v obehu bez ohľadu na špecifiká činností vo všetkých odvetviach národného hospodárstva a verejnej správy. Ak vezmeme do úvahy, že v riadiacom aparáte je zamestnaných viac ako 14 miliónov ľudí a ročný obeh dokumentov v krajine je asi 60 miliárd listov a neustále rastie, potom je nepochybné, že efektívna regulačná kontrola tohto procesu má veľký význam. Ako jeden z prostriedkov regulácie tokov dokumentov fungujú štátne dokumentové štandardy, združovacie klasifikátory a jednotné dokumentačné systémy. Tieto a ďalšie štandardy sa uznávajú na stabilizáciu toku dokumentov v krajine počas celého technologického cyklu a na vytvorenie optimálnej technológie na správu správy dokumentov pre každú z nich.

riadiaca jednotka.

Zoznam použitej literatúry:

1. M. I. Basakov. Kancelárska práca. Učebnica pre študentov vzdelávacích inštitúcií stredného odborného vzdelávania. [Text] / Basakov M.I. Vydavateľstvo: Marketing, 2002. - 336 s.

2. Borodin V.V. Kancelárska práca v systéme verejnej správy. [Text] / V. V. Borodin. Vydavateľstvo: RAGS, 2008. - 376 s.

3. Kirsanova M.V. Kancelárske práce v orgánoch štátnej a miestnej správy: učebnica. príspevok [Text] / MV Kirsanova. -Vydavateľstvo: Infra-M:, 2004. - 256 s. - (vyššie vzdelávanie)

4. Kuznecov I.N. Dokumentačná podpora riadenia a kancelárskej práce. [Text] / IN Kuznetsov. - M.: Yurayt, 2008. - 576 s.

5. Spivak V. A. Dokumentácia činností riadenia. [Text] / V.А. Spivak - Vydavateľstvo: Peter, 2008. - 256 s.

Štátny systém podpory dokumentácie pre riadenie. Všeobecné požiadavky na dokumentačné a dokumentačné služby. - M., 1991

Borodina V.V. Kancelárska práca v systéme verejnej správy. [Text] / V. V. Borodin. Vydavateľstvo: RAGS, 2008. - 154 ° C

Spivak V.A. Dokumentačné činnosti. [Text] / V.А. Spivak - Vydavateľstvo: Peter, 2008. - 98 ° C.

Borodina V.V. Kancelárska práca v systéme verejnej správy. [Text] / V. V. Borodin. Vydavateľstvo: RAGS, 2008. -184 ° C.

Spivak V.A. Dokumentačné činnosti. [Text] / V.А. Spivak - Vydavateľstvo: Peter, 2008. - 68C.

M.I. Basakov. Kancelárska práca. Učebnica pre študentov vzdelávacích inštitúcií stredného odborného vzdelávania. [Text] / Basakov M.I. Vydavateľstvo: Marketing, 2002. –95C.

Kirsanova M.V. Kancelárske práce v orgánoch štátnej a miestnej správy: učebnica. príspevok [Text] / MV Kirsanova. -Vydanie: Infra-M:, 2004. - 127S.

Kirsanova M.V. Kancelárske práce v orgánoch štátnej a miestnej správy: učebnica. príspevok [Text] / MV Kirsanova. -Vydavateľstvo: Infra-M:, 2004. - 154S.

Kuznecov I.N. Dokumentačná podpora riadenia a kancelárskej práce. [Text] / IN Kuznetsov. - M .: Yurayt, 2008. –84 ° C.

Zverejnené teoretické ustanovenia správa štátnych záznamov, pojmy dokumentu, jeho odrody, funkcie, pravidlá projektovania, ako aj znaky prípravy organizačnej a administratívnej dokumentácie v štáte a mestská samospráva... Berú sa do úvahy zásady a pravidlá organizácie práce v kancelárii, správa dokumentov v tradičnom a automatizovanom systéme práce v kancelárii, technológie pre prácu s odvolaniami občanov, príprava dokumentov na prenos do archívneho úložiska. Vyhovuje federálnej štátnej vzdelávacej norme najnovšej generácie. Pre vysokoškolských študentov, študentov systému pokročilého vzdelávania, vedúcich pracovníkov a špecialistov štátnych a mestských inštitúcií a organizácií.

Zo série: Bakalár (KnoRus)

* * *

podnikové litre.

Regulácia kancelárskej práce v štátnych orgánoch

1.1. Základné pojmy v oblasti kancelárskej práce

V súlade s čl. 10 Ústavy Ruskej federácie sa štátna moc v Rusku delí na zákonodarnú, výkonnú a súdnu v závislosti od vykonávaných funkcií. Princíp deľby moci sa nevzťahuje len na organizáciu štátnej moci na federálnej úrovni, ale aj na systém orgánov štátnej moci jednotlivých subjektov federácie.

Štátne orgány vykonávajú jednu z funkcií štátnej moci, pričom sa členia na zákonodarnú, výkonnú a súdnictvo.

Orgány zákonodarný zbor Sú zastupiteľské a legislatívne inštitúcie vytvorené voľbami. Ich hlavnou úlohou je tvorba právnych predpisov, okrem toho však plnia aj ďalšie funkcie, napríklad kontrolujú činnosť výkonnej moci.

Výkonnými orgánmi sú zvyčajne menované orgány. hlavná úloha výkonné orgány príslušné orgány - dodržiavať ustanovenia ústavy, federálne zákony, ďalšie predpisy. Výkonné orgány fungujú na základe kombinácie riadenia jedným človekom s kolegialitou.

Súdnictvo vykonáva spravodlivosť. Činnosť súdov je zameraná na posilnenie vlády zákona a práva a poriadku, predchádzanie trestnej činnosti a iným trestným činom, jej úlohou je chrániť pred akýmkoľvek zásahom do základov zakotvených v ústave. ústavný poriadok, ľudské a občianske práva a slobody, ďalšie demokratické inštitúcie. Súdy sú nezávislé a podliehajú iba zákonom.

Spravujú miestne samosprávy mestský majetok, formovať, schvaľovať a plniť miestny rozpočet, stanovovať miestne dane a poplatky, vykonávať ochranu verejný poriadok, ako aj vyriešiť ďalšie problémy miestny význam.

Miestne vlády sú právnické osoby a konajú vo svojom mene nezávisle. Z uvedeného vyplýva, že samosprávou obce je činnosť volených a ďalších orgánov miestnej samosprávy na správu mestského majetku, obecných zariadení, formovanie a plnenie miestneho rozpočtu, zameraná na zabezpečenie života obyvateľov obce , riešenie ďalších otázok miestneho významu, vrátane organizácie vlastnej práce, obecných služieb.

Miestna samospráva sa vykonáva v obce- mestské a vidiecke osady: v dedine alebo vo viacerých dedinách so spoločným územím (okresom), mestami alebo časťami veľkých miest (mestské časti, štvrte).

Definícia: komunálna služba - profesionálna činnosť občanov, ktorá sa vykonáva priebežne na obecných obslužných pozíciách, nahradzuje sa uzatvorením dohody o pracovnej činnosti (zmluvy).

Hlavnou funkciou ktoréhokoľvek štátu resp mestská inštitúcia- prijímanie rozhodnutí manažmentu. Všetky riadiace rozhodnutia štátnych a mestských orgánov sa prijímajú na základe informácií, ktoré musia byť spoľahlivé, včasné a úplné.

Definícia: dokumentácia - zaznamenávanie informácií na médium podľa stanovených pravidiel.

Proces zaznamenávania informácií na akýkoľvek druh informačného nosiča (papierový, magnetický atď.) Na účely ich ďalšieho použitia sa nazýva dokumentácia. Dokumentácia činností riadenia je rozsiahla funkcia, ktorú vykonávajú všetky štátne a obecné orgány.

Definícia: dokument - informácie zaznamenané na dopravcovi s podrobnosťami, ktoré umožňujú ich identifikáciu.

Pri vytváraní dokumentov sa používajú rôzne spôsoby dokumentácie, ktoré závisia od obsahu informácií: zvukový záznam (fonodokument), fotografia (fotografický dokument), záznam obrázkov a zvukov (audiovizuálny dokument) atď.

Definícia: prostriedky dokumentácie - prostriedky organizačnej a výpočtovej techniky používané na záznam informácií na nosiči.

V súčasnosti sú elektronické dokumenty vo vládnych orgánoch široko používané.

Definícia: elektronický dokument - dokument, ktorého informácie sa uvádzajú v elektronickej podobe.

Dokument vypracovaný, vydaný alebo v obehu štátnymi alebo obecnými orgánmi, inštitúciami, organizáciami a spĺňajúci určité požiadavky patrí do kategórie úradných dokumentov.

Definícia: dokument vyhotovený právnickou osobou alebo fyzickou osobou, vyhotovený a osvedčený v súlade so stanoveným postupom, sa nazýva úradný dokument.

Úradný dokument používaný pri súčasnej činnosti štátnych orgánov sa volá úradný dokument.

Pozor! Ak dokument vytvoril človek mimo rámec jej úradného resp spoločenské aktivity, potom sa považuje za doklad osobného pôvodu.

Dokumenty, úradné aj úradné, musia mať právna sila alebo právny význam.

Definícia: právny význam dokumentu - majetku dokumentu slúžiť ako potvrdenie o obchodnej činnosti alebo osobnej udalosti.

Definícia: právna sila dokumentu - vlastnosť úradného dokumentu spôsobujúca právne následky.

Charakteristická vlastnosťúradné dokumenty je prítomnosť určitého formulára, poradie ich zverejnenia, zostavenia, dostupnosť potrebných podrobností.

Definícia: rekvizity - prvok vzoru dokumentu (napríklad podpis, pečať, text).

Počet druhov a odrôd dokumentov, zložitosť ich zloženia, prítomnosť osobitných pravidiel pre vydávanie dokumentov právna sila a ďalšie vážne problémy spojené s riadiacou dokumentáciou si vyžadujú pridelenie osobitného odboru činnosti, ktorý zabezpečuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradnými dokumentmi. Toto odvetvie činnosti sa nazýva kancelárska práca.

Definícia: kancelárska práca - činnosti, ktoré zabezpečujú dokumentáciu, pracovný tok, operatívne ukladanie a používanie dokumentov.

Definícia: podpora (správa) dokumentácie, predškolská vzdelávacia inštitúcia - činnosť, ktorá cielene poskytuje funkcie správy dokumentov.

Pamätajte!

V kancelárskej práci sa používajú tieto skratky:

USA - jednotný systém;

USORD - jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie;

GSDOU - štátny systém podpory dokumentácie pre riadenie;

OKUD - všeruský klasifikátor riadiacej dokumentácie;

OKPO - celo ruský klasifikátor podnikov a organizácií;

GOST je štátna norma.

Riadiace dokumenty slúžia určitým riadiacim funkciám: plánovaniu, organizácii, kontrole atď.

Dokumenty súvisiace s jednou riadiacou funkciou sa zvyčajne nazývajú dokumentačný systém, napríklad systém organizačnej a administratívnej dokumentácie, systém účtovnej dokumentácie, systém dokumentácie zahraničného obchodu.

Definícia: dokumentačný systém je súbor dokumentov vzájomne prepojených podľa charakteristík pôvodu, účelu, druhu, oblasti činnosti, jednotných požiadaviek na ich registráciu.

Funkcie riadenia vo všetkých organizáciách sú rovnakého typu, preto by dokumenty pre každú funkciu mali byť rovnaké, pokiaľ ide o typy a formy.

Definícia: nazýva sa dosiahnutie optimálnej jednotnosti dokumentov v zložení a formách zjednotenie Dokumenty.

Zjednotiť nielen samostatné dokumenty, ale aj dokumentačný systém ako celok.

Definícia: jednotný dokumentačný systém je dokumentačný systém vytvorený jednotné pravidlá a požiadavky, ktoré obsahujú informácie potrebné na riadenie v konkrétnej oblasti činnosti.

Dokumentačný systém je tvorený rôznymi typmi dokumentov. Všeruský klasifikátor riadiacej dokumentácie (OKUD), ktorý bol prvýkrát schválený v roku 1978, zahrnul typy a formy dokumentov, ktoré sú predmetom zjednotenia, do procesu vytvárania jednotných dokumentačných systémov.

Všeruský klasifikátor riadiacej dokumentácie je časť jednotný systém klasifikácie a kódovania technických, ekonomických a sociálne informácie a pokrýva jednotné systémy dokumentov povolených na použitie v národnom hospodárstve.

All-Russian Classifier of Management Documentation je navrhnutý tak, aby riešil nasledujúce úlohy:

1) registrácia formulárov dokumentov;

2) zefektívnenie informačných tokov v národnom hospodárstve;

3) zníženie počtu použitých formulárov;

4) vylúčenie neštandardizovaných formulárov dokumentov z obehu;

5) zabezpečenie účtovníctva a systematizácia jednotných formulárov dokumentov na základe ich registrácie;

6) kontrola zloženia formulárov dokumentov a zamedzenie duplikácie informácií používaných v oblasti riadenia;

7) racionálna organizácia kontroly nad používaním jednotných foriem.

OKUD v súčasnosti obsahuje nasledujúce dokumentačné systémy:

1) 0200000 Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie;

2) 0300000 Jednotný primárny systém účtovné záznamy;

3) 0400000 Jednotný dokumentačný systém Ruskej banky;

4) 0500000 Jednotný systém účtovnej finančnej, účtovnej a spravodajskej dokumentácie verejného sektora riadenia;

5) 0600000 Jednotný systém podávania správ a štatistická dokumentácia;

6) 0700000 Jednotný systém účtovníctva a výkazníctva účtovná dokumentácia podnikov;

7) 0800000 Jednotný systém dokumentácie práce;

8) 0900000 Jednotný dokumentačný systém Dôchodkový fond Ruská federácia;

9) 1 000 000 Jednotný systém dokumentácie zahraničného obchodu;

Objekty klasifikácie OKUD sú medzirezortné a medzirezortné jednotné formy dokumenty schválené ministerstvami a ministerstvami Ruskej federácie. Klasifikátor obsahuje kódové označenia a názvy zjednotených foriem dokumentov, ktoré sú obsiahnuté v jednotných dokumentačných systémoch.

Definícia: jednotná forma dokumentu (UFD) - forma dokumentu určitého typu, obsahujúca konštantnú časť textu.

Povinné kódy Všeruského klasifikátora riadiacej dokumentácie sú pripevnené v jednotných formách dokumentov. Pomocou rusko-ruského klasifikátora riadiacej dokumentácie sa riešili úlohy jednoznačného označovania jednotných formulárov dokumentov a na ich základe ich účtovníctvo a systematizácia, čo prispelo k zefektívneniu celého systému riadiacej dokumentácie, eliminácii duplicitných formulárov optimalizácia zloženia použitých dokumentov.

Najmohutnejším systémom dokumentácie používaným v štátnych a mestských úradoch je Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie (USORD).

Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie je racionálne usporiadaný komplex vzájomne prepojených jednotných foriem dokumentov odporúčaných na použitie pri činnosti organizácií všetkých organizačných a právnych foriem (ďalej len - organizácie).

Účelom vývoja USORD je vytvorenie vzájomne súvisiacich súborov dokumentov, ktoré zabezpečia organizačné a administratívne činnosti organizácií. Využitie USORD v činnosti organizácií prispieva k promptnému riešeniu manažérskych úloh, zníženiu mzdových a materiálových nákladov na prácu s dokumentmi, zvýšeniu kvality organizačnej a administratívnej dokumentácie a zníženiu objemu pracovných tokov.

Jednotné formuláre obsiahnuté v USORD stanovujú približnú štruktúru textu, minimálne požadované zloženie náležitostí zodpovedajúcich organizačných a administratívnych dokumentov a nie sú príkladmi ich koncepcie, pokiaľ právne predpisy Ruskej federácie neustanovujú inak.

Album zjednotených foriem organizačných a administratívnych dokumentov možno použiť ako referenčné pole pre vývoj albumov zjednotených foriem dokumentov v organizáciách a ich udržiavanie v aktualizovanom stave včasným zaradením nových formulárov, stiahnutím zrušených zjednotených formulárov, zmenami v oblastiach uplatňovania jednotných foriem organizačných a administratívnych dokumentov a pod ...

Zjednotené formuláre v USORD sú systematizované podľa nasledujúcich subsystémov:

✓ dokumentácia k vytvoreniu organizácie;

✓ dokumentácia o reorganizácii organizácie;

✓ dokumentácia o likvidácii organizácie;

✓ dokumentácia o privatizácii štátnych organizácií;

✓ dokumentácia o administratívnych činnostiach organizácie;

✓ dokumentácia o organizačnom a regulačnom dozore nad činnosťou organizácie;

✓ dokumentácia o prevádzkovej a informačnej regulácii činnosti organizácie;

✓ dokumentácia k prenájmu;

✓ dokumentácia o registrácii zmien pracovnoprávnych vzťahov;

✓ dokumentácia o prepustení z práce;

✓ dokumentácia o poskytovaní dovoleniek a sťahovaní z dovoleniek;

✓ dokumentácia na registráciu stimulov;

✓ projektová dokumentácia disciplinárne opatrenie;

✓ dokumentácia pre evidenciu pracovných ciest.

Kódové označenie jednotnej formy dokumentu odráža tieto klasifikačné znaky: prvý a druhý znak (trieda formulárov) - jednotná forma dokumentu patrí do zodpovedajúceho jednotného systému dokumentácie; tretí a štvrtý znak (podtrieda formulárov) - zhodnosť obsahu mnohých foriem dokumentov a smer ich použitia; piate, šieste a siedme znamenie - evidenčné číslo jednotný formulár dokumentu v podtriede; ôsma číslica je kontrolné číslo.

Štruktúra kódového označenia jednotnej formy dokumentu podľa OKUD:

Príklad kódového označenia jednotnej formy dokladu podľa OKUD: 09010046 Mzda za poistné do dôchodkového fondu

Zjednotenie dokumentov je jednou z metód ich štandardizácie.

V štandardoch pre riadiaca dokumentácia ustanovuje sa zloženie jednotlivých prvkov dokumentu (podrobnosti), ich umiestnenie a pravidlá návrhu.

Definícia:štandardizácia je činnosť zameraná na stanovenie pravidiel a charakteristík na účely ich dobrovoľného opätovného použitia zameraná na dosiahnutie poriadku vo výrobe a obehu výrobkov a na zvýšenie konkurencieschopnosti výrobkov, prác alebo služieb.

Výsledkom práce na zjednotení a štandardizácii môžu byť obidve normy určité typy dokumenty a jednotné dokumentačné systémy (napríklad GOST R 6.30-2003. Jednotné dokumentačné systémy. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie).

Medzinárodná spolupráca v oblasti normalizácie v oblasti dokumentácie sa uskutočňuje v rámci ISO - Medzinárodnej organizácie pre normalizáciu. Normy ISO definujú:

✓ papierové formáty dokumentov a metódy vyjadrovania ich veľkostí (ISO 216: 1975, ISO 353: 1975);

✓ veľkosti priečinkov na ukladanie dokumentov (ISO 623: 1974);

✓ riadkovanie a rozstup písmen (ISO 4882: 1979);

✓ vzorový formulár a štruktúrna mriežka na vytváranie formulárov a formulárov dokumentov (ISO 3535: 1977);

✓ základné požiadavky na formuláre dokumentov (ISO 8439: 1990);

✓ zásady usporiadania obchodných dokumentov (ISO 6422: 1985);

✓ formáty obálok na odosielanie dokumentov, poradie písania adresy na poštové zásielky (ISO 11180: 1993);

✓ pravidlá pre nastavenie dátumov a časov v dokumentoch (ISO 8601: 2000);

✓ poradie kódov v predajných dokladoch (ISO 8440: 1986).

V roku 2001 boli vydané prvé štandardy novej série „Informácie a dokumentácia. Správa dokumentov “(ISO 15489-1: 2001, ISO 15489-2: 2001), definujúca požiadavky na systémy vedenia záznamov. V roku 2007 GOST ISO R 15489-1: 2007 „Systém noriem pre informácie, knihovníctvo a publikovanie. Správa dokumentov. Všeobecné požiadavky". Je potrebné mať na pamäti, že uplatňovanie medzinárodnej normy alebo normy inej krajiny sa v Ruskej federácii uskutočňuje úplným alebo čiastočným zahrnutím jej obsahu do domáceho normatívneho dokumentu o normalizácii. Táto norma obsahuje ustanovenia o zodpovednosti, politikách, postupoch, systémoch a procesoch spojených s dokumentmi organizácií, usmernenia pre správu dokumentov v rámci riadenia kvality a procesov riadenia. prostredie v súlade s medzinárodnými normami ISO 9001 a ISO 14001, smernicami pre návrh a implementáciu systémov správy dokumentov.

Definícia: dokument - identifikovateľné informácie zaznamenané na hmotnom médiu, vytvorené, prijaté a uložené organizáciou alebo fyzickou osobou ako dôkaz pri potvrdzovaní právnych povinností alebo obchodných aktivít.

Všetky dokumenty, ktoré kolujú v procese obehu dokumentov štátnych a mestských orgánov, možno klasifikovať podľa rôznych kritérií.

1. Podľa spôsobu dokumentovania možno dokumenty klasifikovať na písomné, textové, ručne písané, strojom písané, elektronické, grafické, foto-, fono-, filmové dokumenty, dokumenty na strojovom médiu.

Písomný dokument- textový dokument, ktorého informácie sú zaznamenané akýmkoľvek typom listu.

Textový dokument- dokument obsahujúci rečové informácie zaznamenané akýmkoľvek typom písma alebo akýmkoľvek systémom na záznam zvuku.

Ručne písaný dokument- písomný dokument, pri vytvorení ktorého sú znaky listu použité ručne.

Strojom napísaný dokument- písomný dokument, pri ktorého vytváraní sa technické znaky používajú písmenové znaky.

Elektronický dokument- vytvorené a čitateľné počítačovou technológiou.

Obrázkový dokument- dokument obsahujúci informácie vyjadrené obrazom objektu.

Fotodokument- obrazový dokument vytvorený fotografickou metódou.

Fonodokument- dokument obsahujúci zvukové informácie zaznamenané akýmkoľvek systémom na záznam zvuku.

Filmový dokument- obrazový alebo audiovizuálny dokument vytvorený filmovým spôsobom.

Strojový dokument- dokument vytvorený pomocou médií a záznamových metód, ktoré zabezpečujú spracovanie jeho informácií elektronickým počítačom.

2. Pokiaľ ide o predmet správy, dokumenty sa klasifikujú:

✓ na prichádzajúce (prijaté organizáciou);

✓ odchádzajúce (odoslané z organizácie);

✓ interné (vytvorené v tejto organizácii a nie mimo nej).

3. Podľa počtu otázok uvedených v dokumente sú klasifikované:

✓ pre jednoduché;

✓ komplexné.

Jednoduché dokumenty obsahujú vyhlásenie o jednom vydaní. Zložité dokumenty obsahujú niekoľko otázok, môžu sa týkať viacerých úradníci, štrukturálne členenie, inštitúcie.

4. Obmedzením prístupu sa dokumenty klasifikujú:

✓ za tajomstvom;

✓ na oficiálne použitie;

✓ nezaradené (jednoduché).

Dokumenty obsahujúce informácie podliehajúce ochrane sú utajované. Podľa dôležitosti sa tieto informácie delia na informácie zvláštneho významu a prísne tajné (štátne tajomstvo), tajné ( úradné tajomstvo) a sú označené známkami „zvláštny význam“, „prísne tajné“ a „tajné“.

Úradné dokumenty obsahujúce neutajované informácie môžu používať zamestnanci tejto inštitúcie. Takéto dokumenty sú označené pečiatkou „Pre úradné účely“.

5. Podľa spôsobu predloženia textu sa dokumenty klasifikujú:

✓ pre jednotlivca;

✓ šablóna;

✓ typický;

✓ približný;

✓ zjednotené vo forme dotazníka a tabuľky.

Jednotlivé dokumenty po obsahovej stránke sú špecifické a majú charakter jednorazového dokumentu.

V šablónových dokumentoch sú informácie prezentované vo forme textu s medzerami určenými na ich vyplnenie variabilnými informáciami v závislosti od konkrétnej situácie. Príklady šablónových textov: formuláre osvedčení personálneho oddelenia, cestovné certifikáty.

Typické sú dokumenty určené na opis homogénnych procesov a javov: typické technologický proces, štandardný domový poriadok atď.

Približné sa používajú na analogické vyhotovenie a spracovanie dokumentov (približná nomenklatúra záležitostí organizácie).

Dotazník je spôsob prezentácie jednotného textu, v ktorom sú neustále informácie umiestnené na ľavej strane dokumentu a premenná sa do dokumentu zadáva pri jeho zostavovaní v pravej časti dokumentu.

Tabuľka je dokument, v ktorom sú neustále informácie umiestnené do nadpisov stĺpcov a nadpisov riadkov a premenná je na priesečníku zodpovedajúcich stĺpcov a riadkov. Text, ktorý je prezentovaný vo forme tabuľky, má veľkú informačnú kapacitu, umožňuje prísne triediť a ľahko sumarizovať podobné údaje. Tabuľka stavu zamestnancov, plán dovoleniek a ďalšie dokumenty sú vypracované v tabuľkovej forme.

6. Podľa doby uchovávania sú dokumenty rozdelené:

✓ pre dokumenty trvalé obdobie skladovanie;

✓ dočasné (nad 10 rokov) obdobie skladovania;

✓ dočasné (až 10 rokov) obdobie skladovania.

Musíte tiež vedieť, že dokumenty sú rozdelené do typov a odrôd. Napríklad typ dokumentu - akt, odroda - akt zničenia dokumentov, akt odpisu materiálne hodnoty atď.

Druhy a odrody riadiacich dokumentov nájdete v Registri druhov a odrôd dokumentov v zozname typických archívne dokumenty formované pri činnosti štátnych orgánov, samospráv a organizácií s uvedením času uloženia.

1.2. Štátny systém podpory dokumentácie pre riadenie

Pri kancelárskej práci sa pri príprave, návrhu a organizácii práce s dokumentmi používajú určité pravidlá. Potreba dosiahnuť úroveň všeobecná norma racionálne formy a metódy spracovania úradných informácií, odskúšané a overené v praxi, prispeli k vytvoreniu jednotného systému dokumentovania riadiacich činností a organizácie práce s dokumentmi v Ruskej federácii.

V decembri 1959 Rada ministrov ZSSR prijala osobitné rozhodnutie o zlepšení činnosti administratívneho aparátu, kde sa okrem iných opatrení zameraných na zvýšenie produktivity práce predpokladá rozvoj jednotného štátneho systému kancelárskej práce na základe jeho mechanizácia.

V roku 1973 bol vyvinutý Jednotný štátny systém kancelárskej práce (EGSD).

Systém bol schválený Štátny výbor ZSSR vo vede a technike teda nebol formálne právne záväzný pre aplikáciu. Viaceré jej oddiely napriek tomu vychádzali z predtým publikovaných štátnych noriem pre tvorbu organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentovanie činností riadenia, ktoré sú súčasťou Unified State Statistics Service, sa tak stali normatívnymi.

V etape vytvárania USSD bola vypracovaná metodika a kancelársko-pracovné operácie spojené s ukladaním dokumentov v kancelárskych prácach, formovaním prípadov, skúmaním hodnoty dokumentov, prípravou dokumentov na predloženie do archívu boli zjednotený.

V 80. rokoch sa pripravovalo druhé vydanie USSD, ktoré dostalo názov Unified State System for Document Management (USSDOU). Dôvodom jeho výskytu bol rýchly rozvoj počítačová technológia a ich využitie pri práci s dokumentmi, čo spôsobilo významné zmeny v tradičných technológiách spracovania dokumentov. EGSDOU je teda dokumentom, ktorý rozvíja, dopĺňa a objasňuje požiadavky EGSD v súvislosti so zmenami, ktoré do tej doby prešli kancelárskymi prácami.

V roku 1991 bol vyvinutý Štátny systém riadiacej dokumentácie (GSDOU), ktorý je stále v platnosti.

Štátny systém podpory dokumentácie pre vedenie ustanovuje jednotné požiadavky na organizáciu práce s dokumentmi (vrátane tých, ktoré sú vytvárané výpočtovou technikou) vo vládnych orgánoch, na súdoch, prokurátoroch, v arbitrážach, v podnikoch, inštitúciách a verejných organizáciách a má odporúčací charakter.

Hlavné ciele GSDOU sú:

✓ zlepšenie práce riadiaceho aparátu;

✓ zefektívnenie toku dokumentov a zlepšenie kvality dokumentov;

✓ zníženie počtu dokumentov;

✓ budovanie systémov na vyhľadávanie informácií;

✓ vytváranie podmienok pre využitie moderných technológií na zber, ukladanie a spracovanie informácií.

Na základe ustanovení Štátneho vzdelávacieho ústavu školstva, pokynov pre prácu v kancelárii, metód, odporúčaní pre rôzne aspekty kancelárska práca.

Štátny systém podpory dokumentácie pre správu obsahuje niekoľko sekcií.

V časti „Dokumentácia činností riadenia“ sa vymedzuje zloženie riadiacich dokumentov, hlavné smery a postup pri zjednocovaní a štandardizácii dokumentov, registrácia podrobností riadiacich dokumentov vrátane strojovo čitateľných dokumentov, ako aj Všeobecné požiadavky k príprave textov dokumentov. Táto časť je v súčasnosti zastaraná z dôvodu vydania nových požiadaviek na pravidlá prípravy a vykonávania dokumentov.

Ostatné oddiely GSDOU, napriek skutočnosti, že si vyžadujú revíziu, majú nepochybný záujem pri organizovaní kancelárskej práce v konkrétnej organizácii.

V časti „Organizácia práce s dokumentmi“ sa stanovujú zásady a postup organizácie toku dokumentov v inštitúcii, budovania systému vyhľadávania informácií pre dokumenty inštitúcie, monitorovania vykonávania dokumentov a prípravy dokumentov na prenos do rezortného archívu na skladovanie.

Okrem toho sú v GSDOU odporúčania pre vytvorenie a použitie informačného vyhľadávacieho systému (ISS) podľa podnikových dokumentov rozdelené do samostatnej podsekcie. Táto časť pojednáva o pravidlách pre vytvorenie IMS v podmienkach tradičných aj automatizovaných systémov. Zloženie ISS bolo určené. Zahŕňa registráciu, indexáciu dokumentov, ich prevádzkové uloženie, polia na vyhľadávanie informácií (ručné registračné skrinky, polia na strojovom médiu). To znamená, že požiadavky na účtovníctvo, systematizáciu a uchovávanie dokumentov sú založené na použití jediného ISS, ktorého informačné súbory musia byť kompatibilné. Na dosiahnutie tejto kompatibility sa používajú klasifikátory vyvinuté v podniku (napríklad nomenklatúra prípadov, klasifikátor korešpondentov, klasifikátor štruktúrnych členení (oblasti činnosti), klasifikátor typov dokumentov).

V tretej časti GSDOU sa venujem otázkam mechanizácie a automatizácie kancelárskej práce, vlastnostiam práce s dokumentmi počas implementácie automatizované systémy zvládanie.

V štvrtej časti je uvedený pojem služba kancelárskej práce, sú zvážené jej hlavné úlohy, funkcie, práva. GSDOU poskytuje vytvorenie niekoľkých štandardných služieb správy kancelárie v závislosti od kategórie organizácie alebo podniku: riadenie podniku; kancelária; Spoločné oddelenie; vedúci tajomník

Prílohy k GSDOU obsahujú približné nariadenie o službe dokumentácie riadenia (služba DOE). Odporúča štandardné varianty ju organizačné štruktúry v závislosti od typu organizácie, ako aj formuloval jej ciele, zámery a funkcie.

Prílohy k GSDOU tiež zahŕňajú:

1) orientačný zoznam dokumenty podliehajúce schváleniu;

2) približný zoznam dokumentov, na ktorých je umiestnená úradná pečať;

3) pravidlá pre vypĺňanie údajov o registračných a kontrolných formulároch (RKF);

4) formy nomenklatúry prípadov;

5) zoznam typických lehôt na vyhotovenie dokumentov;

6) forma krytia prípadu trvalých a dočasných (nad 10 rokov) skladovacích období.

V roku 1993 boli ustanovenia GSDOU ďalej rozpracované v Modelových pokynoch pre kancelársku prácu na ministerstvách a ministerstvách Ruskej federácie (2005) a potom v Pravidlách kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch (2009).

1.3. Legislatívne a normatívno-metodické akty v oblasti kancelárskej práce

Činnosť ktorejkoľvek organizácie je postavená na základe pravidiel legislatívnych aktov, zahŕňajúcich prácu so zdokumentovanými informáciami.

Právnym rámcom pre kancelársku prácu sú zákony, regulačné a metodické dokumenty, ktoré pomáhajú vytvárať technológiu na spracovanie dokumentov, ich ukladanie a použitie pri práci štátneho orgánu.

Vláda Ruskej federácie, federálne výkonné orgány, sú zodpovedné za organizáciu podpory dokumentácie vo výkonných orgánoch a za vypracovanie príslušných regulačných právnych aktov.

Pamätajte! Všeobecné metodické usmernenie v oblasti archivácie v Rusku poskytuje Federálna archívna agentúra (Rosarkhiv), ktorá je podriadená prezidentovi Ruskej federácie. Vedúcou vedeckou organizáciou v tejto oblasti je Všeruský vedeckovýskumný ústav pre dokumenty a archívy (VNIIDAD).

Regulačnú a metodickú základňu kancelárskej práce možno rozdeliť do niekoľkých skupín dokumentov. Prvý z nich obsahuje federálne normatívne akty nepriamej akcie, ktoré do istej miery ovplyvňujú organizáciu a technológiu dokumentovania činností riadenia a organizácie práce s dokumentmi. Medzi nimi aj sú Občianskeho zákonníka, Kódex správne delikty, Zákonník práce(Zákonník práce Ruskej federácie).

Pre kancelársku prácu je veľmi dôležitá časť spolkového zákona „O informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“, ktorá ju ustanovuje právny režim dokumentačné informácie. Podľa zákona je dokumentácia informácií predpoklad vrátane jeho zahrnutia do informačných zdrojov. Zákon ustanovuje postup dokumentovania informácií a vymenúva štátne orgány, ktoré sú povinné tento postup zabezpečiť. Podľa zákona, tejto úlohy pridelené štátnym orgánom zodpovedným za organizáciu kancelárskych prác, štandardizáciu dokumentov a bezpečnosť Ruskej federácie.

Článok 327 trestného zákona Ruskej federácie „Falšovanie, výroba alebo predaj sfalšované dokumenty, štátne vyznamenania, pečiatky, pečate, formuláre „ustanovuje trest za tento druh činnosti. Upozorňujeme, že tento falzifikát musí mať svoj účel - udeliť práva alebo zbaviť sa zodpovednosti.

Ďalším dôležitým článkom pre špecialistov pracujúcich s dokumentmi je čl. 292 Trestného zákona Ruskej federácie. Tento článok sa zaoberá úradnými podvodmi, ktoré sú definované ako „zavedenie úradníka, ako aj štátneho zamestnanca alebo zamestnanca orgánu miestnej samosprávy, ktorý nie je úradníkom, do úradné dokumenty vedome nepravdivé informácie, ako aj zavedenie opráv do označených dokumentov, ktoré skreslí ich skutočný obsah, ak k týmto činom došlo zo sebectva alebo z iného osobného záujmu. ““

V článku 24 daňového zákonníka Ruskej federácie sa ustanovuje, že daňoví agenti sú povinní zaistiť bezpečnosť dokumentov potrebných na výpočet, zadržanie a prevod daní na štyri roky a podľa časti 2 článku 2 ods. 13.25 zákonníka správnych deliktov Ruskej federácie, nesplnenie povinnosti spoločnosti s ručením obmedzeným uchovávať dokumenty, ktoré sú ustanovené v právnych predpisoch o spoločnostiach s ručením obmedzeným a predpisoch prijatých v súlade s nimi právne úkony a ktorých uloženie je povinné, ako aj porušenie stanovený poriadok a doba uchovávania týchto dokumentov znamená uloženie administratívna pokuta pre úradníkov vo výške 2,5 až 5 tisíc rubľov; pre právnické osoby - od 200 tisíc do 300 tisíc rubľov.

Druhou skupinou normatívnych aktov sú rezortné právne akty o kancelárskych prácach, ktoré majú medzirezortný charakter. Patria sem: Štátny systém dokumentácie podpory riadenia (M., 1991); Pravidlá kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch (2009); štátne normy pre dokumentáciu, napríklad GOST 6.30-2003 „Jednotný dokumentačný systém. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie “); všeruských klasifikátorov technických, ekonomických a sociálnych informácií, ako aj množstvo predpisov ministerstva práce Ruska, ruského Goskomstatu, Rosarkhivu atď.

Treťou skupinou normatívnych aktov sú rôzne štandardné a približné pokyny pre kancelársku prácu správ jednotlivých subjektov Ruskej federácie a pokyny konkrétnych organizácií, napríklad Pokyny pre kancelársku prácu v správe mesta.

Smolensk (schválené nariadením Správy mesta Smolensk zo dňa 15.02.2013 č. 82-r / adm).

Nariadenie vlády kancelárske práce zabezpečuje Federálna archívna agentúra, ktorá poskytuje medziodvetvové organizačné a metodické usmernenie a kontrolu nad organizáciou dokumentov v kancelárskej práci orgánov federálnej vlády, koordinuje vývoj systému práce štátneho úradu a jednotných systémov dokumentácie.

Výbor RF pre normalizáciu, metrológiu a certifikáciu (Gosstandart) vykonáva štátny manažment normalizácie v Ruskej federácii vrátane prác na zjednotení a štandardizácii dokumentov a dokumentačných systémov, vývoji, implementácii a údržbe celo ruských klasifikátorov technických, ekonomické a sociálne informácie.

Vláda Ruskej federácie, federálne výkonné orgány, sú zodpovedné za organizáciu podpory dokumentácie vo výkonných orgánoch a za vypracovanie príslušných regulačných právnych aktov.

V štátnych a obecných úradoch sa na kancelársku prácu vzťahujú rôzne zákony:

✓ Federálny zákon z 27.07.2004 č. 79-FZ (v znení zmien a doplnení k 31.12.2014) „O štáte štátna služba Ruská federácia";

✓ Federálny zákon č. 25-FZ z 2. 2. 2007 (v znení zmien a doplnení z 30. 3. 2015) „O komunálnej službe v Ruskej federácii“;

✓ Federálny zákon z 27.07.2010 č. 210-FZ „O organizácii poskytovania štátnych a komunálnych služieb“;

✓ Federálny zákon z 2. mája 2006 č. 59-FZ „O postupe pri posudzovaní žiadostí občanov Ruskej federácie“;

✓ Federálny zákon z 27. mája 2003 č. 58-FZ „O systéme verejná služba Ruská federácia";

✓ Federálny zákon zo dňa 02.10.2007 č. 229-FZ (v znení zmien a doplnení zo dňa 06.12.2011) „Dňa exekučné konanie»;

✓ Federálny zákon „O povinnej kópii dokumentov“ z 29. decembra 1994 č. 77-FZ.

Nariadenia ktoré majú normatívny charakter, sa vydávajú vo forme dekrétov vlády Ruskej federácie a sú záväzné. Zákony o prevádzkových a iných aktuálnych otázkach, ktoré nemajú regulačný charakter, sa vydávajú vo forme príkazov vlády Ruskej federácie. Nariadenia federálne výkonné orgány sa vydávajú na základe a podľa federálnych zákonov, pokynov a príkazov prezidenta Ruskej federácie, dekrétov a príkazov vlády Ruskej federácie, ako aj z iniciatívy federálnych výkonných orgánov v rámci ich právomocí kompetencie.

Štátnu registráciu normatívnych právnych aktov vykonáva ministerstvo spravodlivosti Ruskej federácie, ktoré tvrdí Štátny register regulačné právne akty federálnych výkonných orgánov. Federálne výkonné orgány môžu na výkon zaslať normatívne právne akty, na ktoré sa vzťahuje štátna registrácia, až po ich registrácii a úradnom zverejnení.

Zvážme niektoré akty federálnych výkonných orgánov, ktoré ovplyvňujú, úplne alebo čiastočne, otázky dokumentácie a ovplyvňujú organizáciu kancelárskych prác, reguláciu práce kancelárskych pracovníkov vo výkonných orgánoch.

Vyhláška vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 č. 477 „O schválení Pravidiel kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch“ v platnom znení. Uznesenia vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 N 356. Pravidlá schválené uznesením vlády obsahujú zloženie podrobností o riadiacich dokumentoch, neodrážajú však problematiku technológie papierovania. Tento dokument je určený pre služby riadenia kancelárií federálnych výkonných orgánov, špecialistov v oblasti dokumentačnej podpory riadenia, zaoberajúcich sa vývojom regulačných dokumentov v oblasti kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch.

Rozkaz Rosarkhiv z 23. decembra 2009 č. 76 „O schválení metodických odporúčaní pre vypracovanie pokynov pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch.“ Usmernenia sú určené pre služby riadenia kancelárií federálnych výkonných orgánov, špecialistov v oblasti dokumentačnej podpory riadenia, zaoberajúcich sa vývojom regulačných dokumentov v oblasti riadenia kancelárií.

Nariadenie vlády Ruskej federácie z 27. decembra 1995 č. 1268 (revidované 14. decembra 2006) „O regulácii výroby, používania, skladovania a zničenia pečatí a formulárov s reprodukciou štátneho znaku USA Ruská federácia." Vyhláškou sa ustanovil postup používania pečatí a pečiatok na dokumentoch, ich tvarov, veľkostí a podrobností.

Dekrét vlády Ruskej federácie z 13. 8. 1997 č. 1009 „O schválení pravidiel na prípravu normatívnych právnych aktov federálnych výkonných orgánov a ich štátnej registrácie“ ustanovuje zloženie normatívnych právnych aktov federálnych výkonných orgánov, postup ich prípravy a zverejnenia.

Vyhláška vlády Ruskej federácie z 15. apríla 2005 č. 222 (v znení zmien a doplnení k 31. januáru 2012) „Po schválení Pravidiel poskytovania telegrafných služieb“ určuje postup vydávania odlišné typy telegramy.

Nariadenie vlády Ruskej federácie z 15. apríla 2005 č. 221 „O schválení pravidiel poskytovania poštových služieb“ ustanovilo najmä pravidlá písania adries na poštové zásielky.

Kvalifikačná príručka pozícií vedúcich pracovníkov, špecialistov a ostatných zamestnancov (schválená vyhláškou Ministerstva práce Ruska z 21. 8. 1998 č. 37). Príručka je regulačný dokument... Na základe kvalifikačných charakteristík popisy práce pre konkrétnych zamestnancov, ako aj záznamy sa robia v pracovné knihy o názve pozície zamestnanca.

Uznesenie Ministerstva práce Ruska z 26. marca 2002 č. 23 „O schválení časových noriem pre práce na podpore dokumentácie riadiace štruktúry federálne výkonné orgány “.

Vyhláška vlády Ruskej federácie zo 4. septembra 1995 č. 870 „O schválení Pravidiel klasifikácie informácií predstavujúcich štátne tajomstvo v rôznej miere utajenia.“ Pravidlá sú vypracované v súlade so zákonom Ruskej federácie z 21. júla 1993 č. 5485-1 „Dňa štátne tajomstvá„A sú povinné pre výkon štátnymi orgánmi, ktorých hlavy sú oprávnené klasifikovať informácie ako štátne tajomstvo, keď vypracujú podrobný zoznam informácií, ktoré sa majú klasifikovať, ako aj ďalšie štátne orgány, miestne orgány, podniky, inštitúcie a organizácie pri príprave návrhy na zaradenie týchto osôb do zoznamu informácií.

Uznesenie vlády RSFSR z 05.12.1991 č. 35 „Na zozname informácií, ktoré nemôžu predstavovať obchodné tajomstvo“ (v znení zmien a doplnení z 3. 10. 2002). Toto uznesenie sa nevzťahuje na informácie, ktoré možno priradiť v súlade s medzinárodné zmluvy obchodné tajomstvo, ako aj informácie o činnosti podniku, ktoré v súlade s platná legislatívaštátne tajomstvo.

Uznesenie rady RF dôchodkového fondu z 30. 8. 1996 č. 123 „O schválení zoznamu informácií predstavujúcich dôverné informácie“. Napríklad v súlade so zoznamom do dôverné informácie boli utajené informácie obsiahnuté v databázach platiteľov poistného.

Medzi dokumenty, ktoré upravujú organizáciu archivácie, patria:

Uznesenie Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 31. marca 2015 č. 526 „O schválení pravidiel organizácie, uchovávania, získavania, účtovníctva a používania dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov vo vládnych orgánoch , miestne samosprávy a organizácie “(ďalej len„ pravidlá “). Pravidlá sú regulačným a metodickým dokumentom. Pravidlá vychádzajú z aktuálneho právny rámec v oblasti informačnej, dokumentačnej podpory riadenia a archívnych vecí syntetizovať skúsenosti z domáceho archívnictva, zohľadňovať moderné výdobytky pri využívaní technických prostriedkov a informačných technológií pri práci s dokumentmi. Tieto pravidlá sa vzťahujú na archívy štátnych organizácií a sú záväzné aj pre všetky neštátne organizácie, pokiaľ ide o zabezpečenie uchovania, popisu, účtovníctva a použitia dokumentov z archívneho fondu Ruskej federácie klasifikovaných ako štátny majetok.

Pravidlá sa nevzťahujú na dokumenty, ktorých prácu upravuje zákon Ruskej federácie z 21. 7. 1993 č. 5485-1 „O štátnych tajomstvách“ a výnos prezidenta Ruskej federácie z 30. 11. 1995 č. 1203 "Po schválení zoznamu informácií klasifikovaných ako štátne tajomstvo." Štátne organizácie nepripisuje zloženiu zdrojov získavania štátne archívy, ako aj mimovládne organizácie sa môžu týmito pravidlami riadiť pri organizovaní a údržbe svojich archívov. V prílohe k Pravidlám sú uvedené jednotné formy dokumentov, ktoré zabezpečujú chod archívu: nomenklatúra prípadov, súpisy, interný inventár, zákon o prideľovaní dokumentov na zničenie, atestačný list prípadu, obálka prípadu a pod.

Približné ustanovenie v archíve štátna inštitúcia, organizácie, podniky (schválené uznesením Štátneho archívu z 18.08.1992 č. 176) slúži ako základ pre vypracovanie Nariadenia o archíve štátnych aj neštátnych podnikov.

Približné ustanovenie o trvalom odborná komisia inštitúcie, organizácie, podniky (schválené uznesením Federálneho archívu z 19. januára 1995 č. 2) zákonné ustanovenia a funkcie odbornej komisie, postup pri práci a vzťahy s Centrom pre ochranu ekonomiky a životného prostredia.

Približné nariadenie o ústrednej odbornej komisii ministerstva (oddelenia) Ruskej federácie (schválené uznesením Rosarkhivu zo 17. marca 1998 č. 19) obsahuje približné práva a funkcie ústrednej odbornej komisie, postup jej vymenovania, zloženie, rozsah činnosti, možno použiť ako model pre vytvorenie nariadenia o organizáciách odbornej komisie.

Lehoty na uchovávanie dokumentov sú určené v súlade s nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 25. augusta 2010 č. 558 „Po schválení Zoznamu typických administratívnych archívnych dokumentov generovaných v rámci činnosti štátnych orgánov , miestne orgány a organizácie s uvedením lehôt skladovania. ““

Na stanovenie lehôt na uchovávanie dokumentov môžete tiež použiť Zoznam typických archívnych dokumentov generovaných pri vedeckých, technických a produkčných činnostiach organizácií s uvedením lehôt, schválený uznesením Ministerstva kultúry Ruska z 31. júla, 2007 č. 1182 (v znení zmien a doplnkov z 28. apríla 2011).

V súvislosti s rozvojom informačných technológií bolo prijatých množstvo dokumentov týkajúcich sa automatizácie kancelárskej práce a archivácie. Takže v roku 2013 vyvinul Všeruský výskumný ústav správy záznamov a archívnych vecí (VNIIDAD) Odporúčania pre získavanie, účtovníctvo a ukladanie elektronických archívnych dokumentov v archívoch organizácií a Odporúčania pre získavanie, účtovníctvo a uchovávanie elektronického archívu dokumenty v štátnych a obecných archívoch ... Tieto dokumenty možno použiť pri organizácii archívneho úložiska elektronických dokumentov v organizáciách.

Prezident Ruskej federácie schválil Stratégiu rozvoja informačnej spoločnosti v Ruskej federácii 2. 7. 2008 č. Pr-212.

Uvedená Stratégia je dokument, ktorý zakotvuje cieľ, princípy a hlavné smery verejná politika pri využívaní a rozvoji informačných a telekomunikačných technológií, vedy, vzdelávania a kultúry s cieľom posunúť krajinu smerom k informačnej spoločnosti.

Jedným z hlavných smerov implementácie Stratégie rozvoja informačnej spoločnosti v Ruskej federácii je zvýšenie efektívnosti verejnej správy a miestnej samosprávy, interakcia občianskej spoločnosti a podnikania s verejnými orgánmi, kvalita a efektívnosť poskytovania verejných služieb, a to aj prostredníctvom vytvorenia elektronickej verejnej správy. Vytvorenie elektronickej vlády v Ruskej federácii bolo možné z dôvodu rozsiahleho šírenia informačných a komunikačných technológií v sociálno-ekonomickej sfére a vo verejných orgánoch.

V roku 2010 bol vydaný štandard používaný pri organizovaní elektronickej interakcie medzi organizáciami: GOST R 53898-2010 „Systémy elektronickej správy dokumentov. Interakcia systémov správy dokumentov. E-mailové požiadavky ". Norma špecifikuje formát, zloženie a obsah elektronickej správy, ktorá poskytuje informačnú interakciu medzi systémami správy dokumentov.

V roku 2010 bol nariadením vlády Ruskej federácie z 20. 10. 2010 č. 1815-r schválený štátny program Ruskej federácie „Informačná spoločnosť (2011–2020)“.

Účel štátny program„Informačná spoločnosť (2011 - 2020)“ je prijímanie výhod pre občanov a organizácie z využívania informačných a telekomunikačných technológií zabezpečením rovnakého prístupu k informáciám informačné zdroje, rozvoj digitálneho obsahu, využívanie inovatívnych technológií, radikálne zvýšenie efektívnosti verejnej správy pri zabezpečení bezpečnosti v informačnej spoločnosti.

V rokoch 2010 - 2012 bolo prijatých niekoľko regulačných právnych aktov, ktoré automatizujú prácu s dokumentmi na medzirezortnej úrovni. V súčasnosti sa teda program „Elektronická vláda“ úspešne implementuje. Vytvorenie elektronickej štátnej správy spočíva v vybudovaní celonárodného distribuovaného systému verejnej správy, ktorý implementuje riešenie celého spektra úloh týkajúcich sa správy dokumentov a ich spracovania.

Definícia: Elektronická vláda je systém elektronickej správy dokumentov vo verejnej správe založený na automatizácii celého súboru administratívnych procesov v celej krajine a slúžiaci na účel významného zvýšenia efektívnosti verejnej správy a zníženia nákladov na sociálnu komunikáciu pre každého člena verejnej správy. spoločnosti.

Do roku 2018 by malo byť v súlade s výnosom prezidenta Ruskej federácie z 5. júla 2012 č. 601 „O hlavných smeroch zlepšovania systému verejnej správy“ 70% všetkých verejných služieb poskytovaných v elektronickej podobe.

Definícia: verejná služba - činnosť výkonného orgánu poskytujúceho verejnú službu, vyjadrená v páchaní činov a (alebo) prijímaní rozhodnutí, ktoré majú za následok vznik, zmenu alebo ukončenie právnych vzťahov alebo vznik zdokumentované informácie(dokument) v súvislosti s odvolaním občana alebo organizácie na účely výkonu ich práv, oprávnené záujmy alebo plnenie povinností, ktoré im ukladajú regulačné právne akty.

V súčasnosti sa teda regulačný rámec pre kancelársku prácu vyvíja smerom k regulácii elektronickej správy dokumentov.

Kontrolné otázky

1. Aký je rozdiel medzi pojmami „dokument“ a „informácia“» ?

2. Aké jednotné dokumentačné systémy fungujú na území Ruskej federácie?

3. Aký orgán reguluje organizáciu kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch?

4. Aké normatívne akty upravujú organizáciu kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch?

5. Aké sú hlavné ciele a zámery rozvoja štátneho systému dokumentárneho riadenia.

Praktické úlohy

1. Porovnajte pojmy „kancelárska práca» a „riadiaca dokumentácia“. Nájdite podobnosti a rozdiely.

2. Porovnať hlavné ciele tvorby a funkcií mestských orgánov a federálnych výkonných orgánov.

* * *

Daný úvodný fragment knihy Základy kancelárskej práce v štátnej a komunálnej správe (L. A. Doronina, 2018) poskytnuté našim knižným partnerom -