Rozvoj štátnych výkonných orgánov. Rozvojové pravidlá vo federálnych výkonných orgánoch: Čo sa mení? Rozvojové pravidlá - dvojnásobná zbraň

V súlade s článkom 11 federálneho zákona "o informáciách informačné technológie a o ochrane informácií "vláda Ruská federácia rozhoduje:

1. Schváliť sprievodné pravidlá práce federálne orgány výkonnosť.

2. Zadajte položku 11.1 Modelové predpisy Interakcia federálnych výkonných orgánov schválených vyhláškou vlády Ruskej federácie z 19. januára 2005 N 30 (zasadnutie právnych predpisov Ruskej federácie, 2005, N 4, Čl. 305; 2009, N 12, Čl. 1429) , nasledovne:

"11.1. Vývoj vo federálnych výkonných orgánoch sa vykonáva v súlade s pravidlami úradu práce vo federálnych výkonných orgánoch, schválených vyhláškou vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 N 477. Na základe týchto pravidiel, spolkovej exekutívy Orgány v koordinácii s federálnou výkonnou autoritou. V oblasti archívneho prípadu zverejňujú pokyny pre kancelárske práce. ".

3. Určite položky 2.38 a 2.39 modelového predpisu vnútorná organizácia Federálne výkonné orgány schválené vyhláškou vlády Ruskej federácie 28. júla 2005 N 452 (splnenie právnych predpisov Ruskej federácie, 2005, N3 1, Čl. 3233), takto: \\ t

"2.38. Dispozivenie vo federálnom výkonnom orgáne sa vykonáva v súlade s pravidlami úradu práce vo federálnych výkonných orgánoch, schválených vyhláškou vlády Ruskej federácie 15. júna 2009 N 477. Na základe týchto pravidiel, Spolkový výkonný orgán v koordinácii s federálnym výkonným orgánom. V oblasti archívneho prípadu pokyny pre kancelárske práce.

Práca s tajnými dokumentmi, CIPHERTELEGRAMMAS, Iné dokumenty s obmedzeným prístupom, ako aj spracovanie tajného a iného informačného obmedzeného prístupu v súlade s osobitnými pokynmi.

2.39. Organizácia a údržba kancelárskych prác v federálnom výkonnom orgáne vykonávajú štrukturálne rozdelenie federálneho výkonného orgánu, ktorý je poverený funkciami vykonávania kancelárskych prác, ako aj osoby zodpovedné za vykonávanie kancelárskych prác v iných. Štrukturálne jednotky Federálny výkonný orgán. ".

4. Federálna archívna agentúra pred 1. januárom 2010 schvaľuje pokyny Rozvíjať pokyny pre kancelárske práce vo federálnych výkonných orgánoch.

Predseda vlády Ruskej federácie

V. Putin

Rozvojové pravidlá vo federálnych výkonných orgánoch

I. VŠEOBECNÉ USTANOVENIA

1. Tieto pravidlá stanovujú jednotný postup pre kancelárske práce vo federálnych výkonných orgánoch.

2. Akcia týchto pravidiel sa nevzťahuje na organizáciu práce s dokumentmi obsahujúcim štátne tajomstvo.

3. Federálny výkonný orgán založený na týchto pravidlách, pričom zohľadní podmienky a špecifiká svojej činnosti, vyvíja pokyny pre správu úradu, schválený vedúcim federálneho výkonného orgánu v koordinácii s federálnym výkonným orgánom v oblasti archívneho podnikania.

II. Základné pojmy

4. Tieto pravidlá používajú tieto základné pojmy: \\ t

"Dokumentácia" - fixácia informácií o nosičoch materiálov v inštalovaný;

"Dodávka" - činnosti, ktoré zabezpečia vytvorenie oficiálnych dokumentov a organizovanie práce s nimi v federálnych výkonných orgánoch;

"Dokument" - úradný dokumentvytvorený štátnym orgánom orgánu miestne vládyprávne alebo jednotlivecZdobené predpísaným spôsobom a zahrnuté do toku dokumentov federálneho výkonného orgánu;

"Správa dokumentov" - pohyb dokumentov od okamihu, keď sú vytvorené alebo prijaté na dokončenie realizácie, priestorov v prípade a (alebo) odoslania;

"Požiadavky dokumentov" - povinný prvok navrhovania dokumentu;

"Skriptový dokument" - prvý alebo len inštancia dokumentu;

"Kópia dokumentu" - dokument, ktorý plne reprodukuje informácie originálu dokumentu a jej vonkajších značiek, ktoré nemajú právnu silu;

"Registrácia dokumentov" - pridelenie registračného čísla a zaznamenanie v predpísanom spôsobe informácií o dokumente;

"Nomenklatúra del" - systematický zoznam názvov prípadov vytvorených v federálnom výkonnom orgáne, čo naznačuje načasovanie ich skladovania;

"CASE" - súbor dokumentov alebo samostatný dokumentpatria k jednej otázke alebo stránke činností federálneho výkonného orgánu;

"Colná správa" - štrukturálne rozdelenie federálneho výkonného orgánu, ktorý je zverený funkciami vykonávania kancelárskych prác, ako aj osoby zodpovedné za vykonávanie kancelárskych prác v iných štrukturálnych divíziách federálneho výkonného orgánu.

III. Vytvorenie dokumentov vo federálnom výkone

5. Dokumenty vytvorené v Federálnom výkonnom tele sú vydávané na polotovarov, na štandardných listoch papiera A4 (210X 297 mm) alebo A5 (148 x 210 mm) alebo A5 (148 x 210 mm) elektronické dokumenty a musí mať zavedenú zložku detailov, ich umiestnenie a dizajnu.

7. Každý list dokumentu, zdobený ako na formulári, ako aj na štandardnom liste papiera, by mal mať polia najmenej 20 mm - vľavo, 10 mm - vpravo, 20 mm - horné a 20 mm - nižšie.

8. Vzorky formulárov sú schválené príkazom vedúceho federálneho výkonného orgánu.

9. Podrobnosti o dokumentoch vytvorených v procese činnosti Spolkového výkonného orgánu sú: \\ t

a) Štátny náter Ruskej federácie;

b) názov federálneho výkonného orgánu;

c) pozíciu osoby, ktorá podpísala dokument;

d) podpis dôstojník;

e) typ dokumentu;

e) miesto vypracovania (publikácie) dokumentu;

g) referenčné údaje o federálnom výkonnom orgáne;

h) adresát;

a) dátum dokumentu;

do) evidenčné číslo dokument;

l) názov dokumentu;

o) Označiť sa na dostupnosť aplikácií;

n) koordinácia smútku;

p) manželstvo obvinení;

t) tlačová tlač;

y) Označte o certifikácii kópie;

f) Označiť na umelcovi;

x) Pokyny na vykonanie dokumentu;

c) Značka na kontrolu dokumentov;

h) Označte o vykonaní dokumentu;

sH) Ochrana osobných údajov.

10. Zloženie podrobností dokumentu je určená svojím typom a vymenovaním.

11. Koordinácia dokumentu vo federálnom výkonnom orgáne vydáva víza oprávneného úradníka Federálneho výkonného orgánu. Koordinácia dokumentu zavedeného vo federálnom výkonnom orgáne s inými orgánmi Štátna energia a organizácie sa vydávajú sulture (hárok) schvaľovania, protokolom alebo dohode o koordinácii.

IV. Požiadavky na organizáciu pracovného toku vo federálnom výkonnom orgáne

12. V toku dokumentu federálneho výkonného orgánu sa prideľujú tieto dokumenty: \\ t

a) Prichádzajúca dokumentácia (prichádzajúca);

b) odoslaná dokumentácia (odchádzajúca);

c) interná dokumentácia.

13. V federálnom výkonnom orgáne sa dodávka a zasielanie dokumentov vykonáva poštovou službou, živou a telekomunikácií.

14. Dokumenty vstupujúce do Federálneho výkonného orgánu sa konajú v primárnom spracovaní kancelárie, registráciu, predbežné zváženie, prevod do manažmentu, aby sa zvážila, sú prevedené na dodávateľov a po vykonaní sú umiestnené v záležitostiach.

15. Primárne spracovanie prijatých dokumentov zahŕňa overenie správnosti dodania dokumentov a dostupnosť dokumentov a žiadostí na ne, ako aj rozdelenie dokumentov pre registrované a nepodlieha registrácii.

16. Registrácia získaných dokumentov sa vykonáva spravidla v deň prijatia vytvoreného - v deň podpisu alebo schválenia alebo nasledujúceho pracovného dňa.

17. Odvolania občanov sú zapísané a vytvorené do prípadov oddelene od iných dokumentov Federálneho výkonného orgánu.

20. Dokumenty po ich podpísaní hlavy (zástupca hlavy) federálneho výkonného orgánu sa prevedú do služby výroby na registráciu a odoslanie.

21. Kancelárska pracovná služba kontroluje správnosť dokumentu, úplnosť dokumentu a súlad počtu inštancií zoznamu databázy. Nesprávne dokumenty sa vrátia Dodávateľovi.

22. Dokumenty podliehajú zásielke v deň ich registrácie alebo ďalšieho pracovného dňa.

23. Prevod dokumentov medzi štrukturálnymi divíziami federálneho výkonného orgánu sa vykonáva prostredníctvom kancelárskej dielne.

24. V Federálnom výkonnom orgáne obsahuje kancelárska pracovná služba prichádzajúce, vytvorené a odoslané dokumenty. Údaje o počte dokumentov sú zhrnuté, analyzované kancelárskou dielnou a sú predložené hlavnému orgánu federálneho výkonného orgánu spôsobom predpísaným spôsobom.

25. S cieľom zohľadniť a vyhľadávať dokumenty v systéme elektronický manažment dokumentov Federálny výkonný orgán používa povinné informácie o dokumentoch v súlade s prílohou. V systéme elektronického riadenia dokumentov federálneho výkonného orgánu môžu byť použité ďalšie informácie o dokumentoch.

V. Dokumentárny fond federálneho výkonného orgánu

26. Spolkový výkonný orgán:

a) tvorí svoj dokumentový fond z dokumentov vytvorených v procese;

27. Tvorba dokumentárneho fondu federálneho výkonného orgánu vykonáva kancelárska dielňa prostredníctvom prípravy nomenklatúry prípadov, formovania a registrácie prípadov, čím sa zabezpečí ich zachovanie, účtovníctvo a prevod prípadov do archívu Federálny výkonný orgán.

28. Nomenklatúra federálneho výkonného orgánu:

a) zostavený kancelárskym dielnou na základe nomenklatúr štrukturálnych jednotiek;

b) Schválené po jeho koordinácii s centrálnym odborná komisia Spolkový výkonný orgán vedúcim federálneho výkonného orgánu najneskôr do konca tohto roka a je zavedený od 1. januára budúceho roka;

c) raz za 5 rokov sa dohodne s odbornou testovacou komisiou Federálneho štátneho archívu, ktorý sa zasiela na trvalé uskladnenie dokumentov predložených počas činností spolkového výkonného orgánu Archiválna nadácia Ruská federácia;

d) V prípade zmien funkcií a štruktúry federálneho výkonného orgánu podlieha koordinácii s odbornou skúšobnou komisiou Federálneho štátneho archívu.

29. Názvy sekcií nomenklatúry federálneho výkonného orgánu sú mená štrukturálnych divízií federálneho výkonného orgánu.

30. Prípady sú vytvorené v súlade s nomenklatúrou prípadov, ako aj v súlade so zásadami systematizácie dokumentov a ich distribúcie (zoskupenia) o záležitostiach stálych, dočasných (viac ako 10 rokov), vrátane prípadov pracovníkov a na dočasných obchodných 10 rokov vrátane) skladovania.

31. prípady od dátumu ich vzniku pred prevodom do archívu federálneho výkonného orgánu alebo zničenia sú uložené v štrukturálnych divíziách na mieste formácie.

32. Prípady sa vydávajú na dočasné používanie štrukturálnych jednotiek na obdobie určené vedúcim Federálneho výkonného orgánu a po jej platnosti sú vratné.

V iných verejných orgánoch a organizáciách sa záležitosti vydávajú na základe ich písomných žiadostí o povolenie vedúceho federálneho výkonného orgánu alebo jeho zástupcom churrovacích otázok úradu.

33. Zabavenie dokumentov z konštantných prípadov skladovania je povolené vo výnimočných prípadoch a vykonáva sa s povolením vedúceho federálneho výkonného orgánu, ktorý opustí kópiu dokumentu overeným predpísaným spôsobom a zákonom o dôvodoch vydávania pôvodné.

34. prípady trvalého a dočasného (viac ako 10 rokov) sú prevedené do archívu federálneho výkonného orgánu, nie skôr ako 1 rok a najneskôr do 3 rokov od dátumu začiatku ich používania alebo skladovania v štrukturálnych divíziách. Prenos prípadov archívu federálneho výkonného orgánu sa vykonáva na základe opisu prípadov neustáleho skladovania, dočasného (viac ako 10 rokov) skladovania a pre personál zostavený v štrukturálnych divíziách federálneho výkonného orgánu . Prípady dočasného (do 10 rokov vrátane) skladovania v archíve federálneho výkonného orgánu nie sú zasielané a musia byť zničené predpísaným spôsobom.

35. Základom prípravy rozhodnutí o konštantnej a dočasnej (nad 10 rokov) je nomenklatúra prípadov.

36. Postup vypracovania nomenklatúry prípadov a opis prípadov, formácie a registrácie prípadov, ako aj zničenie prípadov dočasného uskladnenia vo federálnom výkonnom orgáne určí spolkového výkonného orgánu v oblasti archívneho orgánu.

Vi. Vlastnosti práce s elektronickými dokumentmi vo federálnom výkonnom orgáne

37. Elektronické dokumenty sú vytvorené, spracované a uložené v systéme elektronického riadenia dokumentov Federálneho výkonného orgánu.

38. Na podpisovanie elektronických dokumentov federálneho výkonného orgánu sa používajú elektronické digitálne podpisy. Použité elektronické digitálne podpisy musia byť certifikované predpísaným spôsobom.

39. Pri posudzovaní a koordinácii elektronických dokumentov v systéme elektronického riadenia dokumentov federálneho výkonného orgánu, metódy potvrdenia akcií s elektronickými dokumentmi, v ktorých elektronicky digitálny podpis nepoužité.

40. Príjem a odosielanie elektronických dokumentov vykonáva kancelárska dielňa.

41. Po prijatí elektronických dokumentov je služba riadenia kancelárie vykonáva elektronický digitálny podpis autentifikáciu.

42. Pri prevode prijatých elektronických dokumentov na posúdenie vedúceho federálneho výkonného orgánu, smer elektronických dokumentov do štrukturálnych divízií a zodpovedných exekútorov federálneho výkonného orgánu, zasielanie elektronických dokumentov a ukladanie elektronických dokumentov spolu s elektronickými dokumentmi (uložené) Registračné údaje.

43. Elektronická účtovná jednotka dokumentu je elektronický dokument zapísaný v systéme elektronického riadenia dokumentov federálneho výkonného orgánu.

44. Implementované elektronické dokumenty sú systematizované v záležitostiach v súlade s nomenklatúrou prípadov federálneho výkonného orgánu.

45. Pri zostavovaní nomenklatúry sa uvádza, že prípad sa vykonáva v elektronický formát.

46. \u200b\u200bElektronické dokumenty po ich realizácii podliehajú skladovaniu predpísaným spôsobom vo federálnom výkonnom orgáne počas termínov stanovených pre \\ t podobné dokumenty na papieri.

47. Po uplynutí lehoty stanoveného na uskladnenie elektronických záležitostí (elektronických dokumentov) na základe zákona o rozdelení ich zničenia schváleného vedúcim federálneho výkonného orgánu, tieto elektronické záležitosti (elektronické dokumenty ) majú byť zničené.

žiadosť

Zvitok povinná informácia O dokumentoch používaných na účtovníctvo a vyhľadávanie dokumentov v systémoch elektronického riadenia dokumentov o federálnych výkonných orgánoch

1. Adresa

2. Adresa

3. Pozícia, priezvisko a iniciály osoby, ktorá podpísala dokument

4. Typ dokumentu

5. Dátum dokumentu

6. Číslo dokumentu

7. Dátum potvrdenia dokumentu

10. Názov textu

12. Informácie o presmerovaní dokumentov

13. Počet listov hlavného dokumentu

14. Počet žiadostí

15. Celkový počet listov žiadostí

16. Pokyny na vykonanie dokumentu

17. Pozícia, priezvisko a iniciály dodávateľa

18. Ochrana osobných údajov

Boli prijaté nové pravidlá kancelárske práce vo federálnych výkonných orgánoch. Boli sme požiadaní o túto značkovú udalosť, aby sme povedali jedným z vývojárov pravidiel - zástupca riaditeľa Dokumentácie VNIA a archívneho prípadu, kandidáta historických vied, asistent Valentina Fedorovna Yankovaya.

- Ak boli nové pravidlá schválené, keď začnú konať? Aký je osud typických pravidiel konajúcich pred federálnymi orgánmi?

Pravidlá úradu pracujú vo federálnych výkonných orgánoch (ďalej len "pravidlá) schválené dekrétom vlády Ruskej federácie 15.06.2009 č. 477. Pravidlá nadobudli účinnosť odo dňa ich schválenia.

Pred prijatím pravidiel sme skutočne pracovali na inom regulačnom dokumente - Typická inštrukcia Podľa kancelárskych prác v federálnych výkonných orgánoch. Stav tohto dokumentu bol však úplne iný: Typický pokyn bol schválený Ministerstvom kultúry a hromadná komunikácia (V súčasnosti je to ministerstvo kultúry) Ruskej federácie. nový dokument - Rozvojové pravidlá vo federálnych výkonných orgánoch - schválených vládou Ruskej federácie. Treba poznamenať, že toto je prvý prípad v histórii našej krajiny vrátane obdobie sovietskeho obdobiaPri regulácii pracovných otázok úradu prijaté vládou. To svedčí predovšetkým, že s prechodom na elektronický tok dokumentu v podmienkach zavedenia interdepartmentálneho elektronického riadenia dokumentov a e-governmentu, úloha a význam administratívnej produkcie sa len zvyšuje.

Vrátenie štandardnej pokyny o kancelárskych prácach v federálnych výkonných orgánoch chcem povedať, že tento dokument s prijatím pravidiel stratil svoju silu. Toto je uvedené v texte samotného rozhodnutia. Dovoľte mi pripomenúť: Typický pokyn (v znení neskorších predpisov do roku 2005) bol vyvinutý v súvislosti s prijatím štandardnej regulácie interakcie federálnych výkonných orgánov v bode 11.1, o ktorých bolo uvedené:

"Rozvoj vo federálnych výkonných orgánoch je organizovaný v súlade s návrhovými pokynmi pre colné vedenie vo federálnom výkonnom orgáne ... Schválené Ministerstvom kultúry a hromadnej komunikácie Ruskej federácie. Federálne výkonné orgány vykonávajú svoje pokyny na kancelárske práce, koordinované s Federálnou archívnou agentúrou.

Uznesenie vlády Ruskej federácie, schválená novými pravidlami, urobila zmeny v tejto položke štandardného nariadenia, teraz je platná takto: \\ t

"11.1. Vývoj vo federálnych výkonných orgánoch sa vykonáva v súlade s pravidlami úradu práce vo federálnych výkonných orgánoch, schválených vyhláškou vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 č. 477. Na základe týchto pravidiel Federálne Výkonné orgány v koordinácii s federálnou výkonnou autoritou v oblasti archívnych prípadov pokyny pre kancelárske práce. "

V dôsledku toho hlavný regulačný dokument, na základe ktorých federálne výkonné orgány vyvíjajú pokyny pre kancelárske práce, \\ t teraz existujú pravidlá, a nie typické vyučovanie o kancelárskych prácach v federálnych výkonných orgánoch.

- Pre koho sú nové pravidlá? Aké sú dôsledky ich nesúladu?

Z názvu pravidiel vyplýva, že sú adresované federálnym výkonným orgánom. K federálnym výkonným orgánom máme v súlade s vyhláškou predsedu Ruskej federácie 12.05.2008 č. 724, zahŕňajú: \\ t

federálne ministerstvá, federálne služby a federálne agentúry, riadenie činností, ktoré vykonáva predseda Ruskej federácie, ako aj federálne služby a federálne agentúry federálne ministerstvá;
Federálne ministerstvá, riadenie činností, ktorého sa vykonávajú vládu Ruskej federácie, ako aj federálne služby a federálne agentúry podriadené týmto federálnym ministerstvám;
Federálne služby a federálne agentúry, ktorých manažment vykonáva vláda Ruskej federácie.

To však nie je obmedzené na kruh spotrebiteľov týchto pravidiel. Faktom je, že vývoj pravidiel sa uskutočnil v súvislosti s prijatím federálneho zákona "o informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií", v čl. 11 (s. 2), ktoré uvedené nasledujúce.

Bolo v ňom, že ustanovenie, že vláda Ruskej federácie určuje postup zdokumentovania činností federálnych výkonných orgánov a potom spomenul "pravidlá dokumentov a riadenia dokumentov", ktoré musia v iných štátnych orgánoch a miestnych vlád spĺňať \\ t Pravidlá, ktoré sú stanovené pre federálne orgány. Výkonný (pozri odsek 2 článku 11).

Preto, reagovať priamo na vašu otázku, zdôrazniť, že v súlade s Federálny zákon "Informácie, informačné technológie a ochrana informácií" užívateľom používateľov sú štátne orgány (nielen federálne, ale aj orgány základných subjektov Ruskej federácie) a miestnych samospráv.

Ak hovoríme o tom, aké dôsledky môžu byť v prípade nedodržania pravidiel, je potrebné venovať pozornosť odseku 3 tohto regulačného dokumentu: "Spolkový výkonný orgán na základe týchto pravidiel, pričom zohľadní podmienky a Špecifiká svojich činností, vyvíja pokyny pre správu úradu schváleného vedúcim spolkového orgánu Výkonný orgán v koordinácii s federálnym výkonným orgánom v oblasti archívneho podnikania, ktorý je s federálnou archívnou agentúrou (Rosarhiv). Teda, ak pokyn o kancelárskej práci federálneho výkonného orgánu nespĺňa pravidlá, Rosarhiv nesúhlasí.

- Ako môžu iné organizácie používať pravidlá vo svojej práci? Napríklad pri interakcii vo federálnych orgánoch a nielen.

Naraz, typické vyučovanie o kancelárskych prácach vo federálnych výkonných orgánoch, hoci bol určený len pre federálne orgány, sa používalo veľmi široko, a nie len orgány, ale aj štát a neštátne organizácieaspoň v časti, ktorá nenosila špecifiká, ktoré sú obsiahnuté Štátne štruktúry. Myslím si, že pravidlá budú tiež použité, hoci, samozrejme, nie ako typické vyučovanie o kancelárskych prácach.

Malo by sa zrejmé, že stav pravidiel je pomerne vysoký, dokument je schválený vládou Ruskej federácie. V tomto druhu dokumentov sa zvyčajne stanovujú všeobecné zásady, Pravidlá, normy. A podrobnosti v takýchto dokumentoch nie sú predpísané. Niekto sa môže zdať, že mnohé ustanovenia pravidiel sú podobné schváleniu "toky Volga do kaspického mora", ale faktom je, že tieto "jednoduché pravdy" nikdy nebola v žiadnom regulačnom dokumente, tým viac taká úroveň, neboli stanovené. Často predstavujú takzvané "kancelárske dielne". Často sa o to pýtame alebo toto pravidlo obchodného manažmentu: "Kde je to napísané?", A často sa to stane, že to nie je prakticky to, čo. Teraz si myslím, že aspoň časť takýchto ustanovení získala regulačnú konsolidáciu. Okrem toho musíte zaplatiť osobitná pozornosť V 6. časti pravidiel "Vlastnosti práce s elektronickými dokumentmi vo Federálnom výkone" a prílohe k dokumentu, že zoznam požadovaných informácií o dokumente potrebnom na umožnenie dokumentu do systému elektronického dokumentu, účtovníctvo a vyhľadávanie sú definované dokumenty. Stanovenie zloženia týchto povinných informácií o dokumentoch je dôležité pre implementáciu interdementalového elektronického riadenia dokumentov.

- Čo sa objavilo v tomto dokumente?

Podľa môjho názoru najdôležitejší a cenný sekcia nastaví niektoré základné princípy práce s elektronickými dokumentmi. Jeho nevyhnutnosť je úzko - v súčasnosti na federálnej úrovni a na úrovni základných subjektov Ruskej federácie a obce Existuje veľa práce na vytváraní elektronickej vlády a implementácii interdepartmentálneho elektronického riadenia dokumentov.

Dovoľte mi pripomenúť, že v tejto oblasti činnosti na federálnej úrovni je len federálny zákon "o elektronickom podpise", prijaté v roku 2002, právne predpisy v oblasti elektronického riadenia dokumentov, najmä v práci organizácie práce Elektronické dokumenty, je skutočne neprítomné. V tejto súvislosti sú federálne výkonné orgány nútené rozvíjať svoje vlastné pravidlá pre prácu s elektronickými dokumentmi, ale vykonávajú sa len v rámci rezortného elektronického riadenia dokumentov. Na implementáciu interdementalmentálneho riadenia dokumentov potrebujeme spoločné, jednotné pravidlá. V tejto súvislosti pravidlá formulujú jednotné požiadavky na prácu s elektronickými dokumentmi požadovanými z hľadiska kancelárskej práce. Medzi najdôležitejšie ustanovenia patria: \\ t

elektronické dokumenty sú vytvorené, spracované a uložené v systéme elektronického riadenia dokumentov federálneho výkonného orgánu (bod 37 pravidiel);
elektronické digitálne podpisy sa používajú na podpisovanie elektronických dokumentov federálneho výkonného orgánu. Použité elektronické digitálne podpisy musia byť certifikované predpísaným spôsobom. Pri zvažovaní a koordinácii elektronických dokumentov v systéme elektronického riadenia dokumentov federálneho výkonného orgánu, metódy potvrdzujúce akcie s elektronickými dokumentmi, v ktorých sa elektronický digitálny podpis nepoužíva (článok 38, 39);
s cieľom zohľadniť a vyhľadávať dokumenty v systéme elektronického riadenia dokumentov federálneho výkonného orgánu, sa používajú povinné informácie o dokumentoch uvedených v prílohe k pravidlám. Okrem povinných informácií definovaných pravidlami, v systéme elektronického riadenia dokumentov federálneho výkonného orgánu, možno použiť ďalšie informácie o dokumentoch (bod 25);
pri prevode prijatých elektronických dokumentov na posúdenie vedúcim federálneho výkonného orgánu, smer elektronických dokumentov do štrukturálnych divízií a zodpovedných exekútorov federálneho výkonného orgánu, zasielanie elektronických dokumentov a ukladanie elektronických dokumentov spolu s elektronickými dokumentmi (uložené) ich registračné údaje (s. 42);
recepcia a odosielanie elektronických dokumentov vykonáva kancelárska dielňa federálneho výkonného orgánu (s. 40);
vykonané elektronické dokumenty sú systematizované v prípadoch v súlade s nomenklatúrou prípadov federálneho výkonného orgánu. Pri vypracúvaní nomenklatúry prípadov sa uvádza, že prípad sa vykonáva v elektronickej forme. Elektronické dokumenty po ich realizácii podliehajú skladovaniu predpísaným spôsobom vo federálnom výkonnom orgáne počas termínov ustanovených pre podobné dokumenty na papieri (s. 44-46).

Nemenej dôležité oddiel V "Dokumentárny fond federálneho výkonného orgánu". Má ustanovenie, že federálny výkonný orgán vyvíja a schvaľuje koordináciu s Rosarkhivom, zoznam dokumentov predložených v procese jeho činností, ako aj v priebehu činností organizácií podriadených, čo naznačuje čas skladovania. V súčasnosti sa len niekoľko federálnych výkonných orgánov vyvinul oddeleného (sektorového) zoznamy dokumentov so systémom skladovania. Absencia zoznamu oddelenia vytvára veľké ťažkosti pri vypracúvaní nomenklatúry prípadov a určenie doby skladovania dokumentov, pretože dostupné štandardné zoznamy dokumentov s obdobia skladovania neobsahujú dokumentáciu, ktorá odráža špecifiká Federálneho výkonného orgánu a orgánov a organizácie mu podriadené.

- Kedy začala práca na nových pravidlách?

Rozvoj pravidiel bol stanovený v pláne na prípravu návrhu aktov potrebných na vykonávanie federálneho zákona "o informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií" z 27. júla 2007 č. 149-FZ, schválený objednávkou vlády Ruskej federácie 27. júla 2007 č. 1002- R. Ministerstvo kultúry a masovej komunikácie Ruskej federácie (teraz - Ministerstvo kultúry), Ministerstvo hospodárskeho rozvoja Ruska, FSB Ruska a ďalších oddelení stanovili zodpovedný výkonný umelec. Ministerstvo kultúry Ruska poverilo vývoj návrhu dokumentu zo strany Federálnej archívnej agentúry (Rosarhiva), ktorá prilákala prácu dokumentov a archívnych záležitostí k tejto práci.

Práca na pravidlách skutočne začala v roku 2008. V prvej polovici roka bol vypracovaný návrh pravidiel, po ktorom sa začala diskusia o dokumente s lietadlom a jej koordináciou. Proces bol dlhý, pretože bolo potrebné zohľadniť názory rôznych oddelení. V procese koordinácie bol dokument trikrát vylepšený. Treba povedať, že niektoré základné námietky v procese schválenia prakticky neboli vyjadrené. Dohodnuté návrhy pravidiel vo vláde Ruskej federácie zastúpené Ministerstvom kultúry už v roku 2009. Hoci v procese diskusiu o návrhoch pravidiel vo vláde Ruskej federácie sa uskutočnili veľmi vážne zmeny, samotný proces diskusie bol Vo veľmi konštruktívnom duchu a nebola dlho.

- Prečo tak dlho? Aké problémy počas procesu rozvoja museli prekonať?

Po prvé, bolo potrebné pochopiť účel tohto dokumentu. Znenie pravidiel uvádza, že stanovujú "jednotný postup pre kancelárske práce v federálnych výkonných orgánoch". Berúc do úvahy skutočnosť, že akýkoľvek regulačný dokument stanovuje normy dlhodobých opatrení vypočítaných na širokú škálu organizácií alebo jednotlivcov, bolo potrebné určiť, čo by mohlo urobiť tento "jediný postup pre kancelársku výrobu", čo by mohlo konať Dlho, a čo by mohli platiť všetky federálne výkonné orgány.

Samozrejme, že je potrebné poznamenať osobitný štýl prezentácie regulačného dokumentu. Hoci inštitút zažil odbornú prípravu návrhu zákona o riadení dokumentácie a iných regulačné dokumenty, rovnaké typické pokyny o kancelárskych prácach vo federálnych výkonných orgánoch, však nebolo ľahké opísať postup kancelárskych prác, bez toho, aby opustil technológiu práce s dokumentmi, čo je predmetom inštrukcie.

- Aké problémy boli pri schvaľovaní pravidiel a ako boli povolené? Aké fragmenty museli odstrániť? Plánuje sa byť prevedené metodické pokyny Použitie nových pravidiel?

Ako som povedal, v procese rafinácie návrhu dokumentu vo vláde Ruskej federácie, podstúpil niektoré zmeny a bol významne znížený.

V našej "verzii tohto dokumentu tam bola úplnejšia časť "Dokumentácia činností federálneho výkonného orgánu", Najmä v tejto časti existovali dve žiadosti: vzorky foriem federálneho výkonného orgánu a pravidlá vydávania podrobností o dokumentoch, ktoré \\ t posledná etapa Diskusie boli odstránené. Okrem toho sa zmenili mená niektorých detailov, podľa môjho názoru, neprimerane, napríklad, "názov k textu" Podpery sa nazýva "Názov dokumentu". Existujú aj iné ustanovenia, s ktorými nesúhlasím.

Väčšina z nich som ľutoval, že sme nepodarilo sa brániť časť "Službu úradu Federálneho výkonného orgánu". Z nášho hľadiska bolo veľmi dôležité zvýšiť stav týchto jednotiek vo federálnych výkonných orgánoch. Podľa týchto údajov nie je kancelárska práca vo väčšine federálnych výkonných orgánov nezávislá. Ale toto sú stále polbie, hlavnou vecou je, že sú súčasťou najrozmanitejších oddelení (kancelárií) - z monitorovania a analytického alebo oddelenia verejná služba a rámy na právne a administratívne a hospodárske. Snažili sme sa v tejto súvislosti priniesť aspoň určitú objednávku, aspoň sme boli formulovaní ustanovením, že úrad práce Spolkového výkonného orgánu je samostatná konštrukčná jednotka podriadená správcovi priamo Federálny výkonný orgán alebo zástupca vedúceho, ktorý dohliada na informácie a dokumentáciu. V našom názvom bol ešte jeden, dôležitý postup Štruktúra I. plné číslo Rozvojové služby sú schválené vedúcim federálneho výkonného orgánu založeného na regulačných dokumentoch o práci. Táto časť, bohužiaľ, bola odstránená. Ale naša strata bola kompenzovaná skutočnosťou, že doložka 3 bola zaradená do textu uznesenia, ktorá bola zahrnutá v bode 2.38 a 2.39 vzorového nariadenia o vnútornej organizácii federálnych výkonných orgánov, schválených dekrétom vlády Ruská federácia 28. júla 2005 č. 452. V starom vydaní tohto dokumentu bol odsek 2.29 formulovaný takto: \\ t

"2.39. Zodpovednosť za organizáciu a údržbu kancelárskych prác v štrukturálnych divíziách federálnych výkonných orgánov sa ukladá vedúcim predstaviteľom týchto jednotiek.

Priama práca na dokumentácii v štrukturálnych divíziách vykonávajú osoby zodpovedné za kancelárske práce. "

V nové vydanie Vyzerá to takto:

"2.39. Organizácia a vykonávanie kancelárskych prác v federálnom výkonnom orgáne vykonávajú štrukturálne rozdelenie federálneho výkonného orgánu, ktorý je poverený funkciami vykonávania kancelárskych prác, ako aj osôb zodpovedných za vykonávanie kancelárskych prác v iných štrukturálnych divíziách federálneho výkonného orgánu. "

Samozrejme, Časť materiálu, ktorý nie je zahrnutý do schválených pravidiel, môže a bude zahrnutý do metodických odporúčaní na rozvoj pokynov pre kancelárske práce vo federálnych výkonných orgánochstanovuje dekrét vlády Ruskej federácie 15.06.2009 č. 477, ale mnohé ustanovenia v metodických odporúčaniach nebude zahrnuté jednoducho z dôvodu, že sú regulačné a môžu byť len v regulačnom orgáne právny úkona odporúčania, ako rozumiete, dokument o inom stave je odporúčaním.

- Kedy môžeme tieto usmernenia očakávať?

Rozvojový čas tento dokument Rozhodol o vyhláške vlády Ruskej federácie 15.06.2009 č. 477, kde v odseku 4 povedal: "Federálnej archívnej agentúre do 1. januára 2010 schváli metodické odporúčania pre rozvoj pokynov pre úrad práce vo federálnych výkonných orgánoch. " Príprava odporúčaní bola tiež zverená nášmu Ústavu dokumentácie a archívov, ktorý bol vývojárom a typickými pokynmi pre kancelárske práce vo federálnych výkonných orgánoch. Táto práca už prebieha.

- Ďakujem vám za skutočnosť, že opona vnútornej kuchyne rozvoja a schvaľovania regulačný základ Úradom. Dúfame, že konverzácia o nových pravidlách kancelárskych prác v federálnych výkonných orgánoch bude prvý prehltnúť av budúcnosti, keď bude dokončená práca na metodických odporúčaniach o uplatňovaní pravidiel, môžete poskytnúť nové pamiatky našim čitateľom.

Poznámky pod čiarou

Kolaps

Vláda Ruskej federácie

Rozhodnutie

O schválení pravidiel úradu práce vo federálnych výkonných orgánoch

Dokument so zmenami:
(Ruské noviny, N 207, 09/16/2011);
(Oficiálny internetový portál právnych informácií www.pravo.gov.ru, 04/28/2016, N 0001201604280021).
____________________________________________________________________

V súlade s článkom 11 federálneho zákona "o informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií" Vláda Ruskej federácie

rozhoduje:

1. Schváliť sprievodné pravidlá pre kancelárske práce v federálnych výkonných orgánoch.

2. Uveďte bod 11.1 štandardnej regulácie interakcie spolkových výkonných orgánov schválených vyhláškou vlády Ruskej federácie 19. januára 2005 N 30 (zasadnutie legislatívy Ruskej federácie, 2005, N 4 , Článok.305; 2009, N 12, článok 1429), v nasledujúcom vydaní:

"11.1. Vývoj vo federálnych výkonných orgánoch sa vykonáva v súlade s pravidlami úradu práce vo federálnych výkonných orgánoch, schválený dekrétom vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 N 477. Na základe týchto pravidiel, \\ t Federálne výkonné orgány po dohode s federálnou výkonnou autoritou v oblasti archívneho sú zverejnené pokyny pre kancelárske práce. ".

3. Predložiť odseky 2.38 a 2.39 štandardnej regulácie vnútornej organizácie federálnych výkonných orgánov, schválených vyhláškou vlády Ruskej federácie 28. júla 2005 N 452 (zasadnutie právnych predpisov Ruskej federácie, \\ t 2005, N 31, článok 3233), takto: \\ t

"2.38. Vývoj vo federálnom výkonnom orgáne sa vykonáva v súlade s pravidlami úradu práce vo federálnych výkonných orgánoch, ktorý schválila vyhláška vlády Ruskej federácie 15. júna 2009 N 477. Na základe týchto pravidiel, Federálny výkonný orgán v koordinácii s federálnym výkonným orgánom v archívnej oblasti publikuje pokyny pre kancelárske práce.

Práca s tajnými dokumentmi, CIPHERTELEGRAMMAS, Iné dokumenty s obmedzeným prístupom, ako aj spracovanie tajného a iného informačného obmedzeného prístupu v súlade s osobitnými pokynmi.

2.39. Organizácia a vykonávanie kancelárskych prác v federálnom výkonnom orgáne vykonávajú štrukturálne rozdelenie federálneho výkonného orgánu, ktorý je poverený funkciami vykonávania kancelárskych prác, ako aj osôb zodpovedných za vykonávanie kancelárskych prác v iných štrukturálnych divíziách Federálny výkonný orgán. ".

4. K federálnej archívnej agentúre pred 1. januárom 2010 schvaľuje metodické odporúčania pre vývoj pokynov pre kancelárske práce v federálnych výkonných orgánoch.

Predseda vlády
Ruská federácia
V.

Rozvojové pravidlá vo federálnych výkonných orgánoch

Schválený
vyhláška vlády
Ruská federácia
od 15. júna 2009 N 477

I. VŠEOBECNÉ USTANOVENIA

1. Tieto pravidlá stanovujú jednotný postup pre kancelárske práce vo federálnych výkonných orgánoch.

2. Akcia týchto pravidiel sa nevzťahuje na organizáciu práce s dokumentmi obsahujúcim štátne tajomstvo.

II. Pojmy a definície

(Názov v redakčnej kancelárii nadobudol účinnosť 6. mája 2016 vyhláškou vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 N 356.

4. Na účely týchto pravidiel sa používajú tieto podmienky a definície: \\ t
Uznesenie vlády Ruskej federácie 26. apríla 2016 N 356.

"Dokumentácia" - fixácia informácií o materiálovej dopravcov predpísaným spôsobom;

"Dodávka" - činnosti, ktoré zabezpečia vytvorenie oficiálnych dokumentov a organizovanie práce s nimi v federálnych výkonných orgánoch;

"Dokument" je oficiálny dokument vytvorený štátnym orgánom, orgánom samospráv, právneho alebo individuálne, zdobené predpísaným spôsobom a zahrnuté do toku dokumentov federálneho výkonného orgánu;

"Správa dokumentov" - pohyb dokumentov od okamihu, keď sú vytvorené alebo prijaté na dokončenie realizácie, priestorov v prípade a (alebo) odoslania;

"Dokumentové potreby" je prvok dokumentu potrebného na jeho návrh a organizáciu práce s ním;
(Odseky v redakčnom úradu nadobudli účinnosť 6. mája 2016 vyhláška vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 N 356.

"Skriptový dokument" - prvý alebo len inštancia dokumentu;

"Kópia dokumentu" - dokument, ktorý plne reprodukuje informácie originálu dokumentu a jej vonkajších značiek, ktoré nemajú právnu silu;

"Registrácia dokumentov" - Priradenie dokumentu registračného čísla, uveďte informácie o dokumente v registračnom formulári;
(Odseky v redakčnom úradu nadobudli účinnosť 6. mája 2016 vyhláška vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 N 356.

"Nomenklatúra Del" - Systematický zoznam hlavičiek prípadov, v ktorom sa uvádza načasovanie ich skladovania;
(Odseky v redakčnom úradu nadobudli účinnosť 6. mája 2016 vyhláška vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 N 356.

"Prípad" - súbor dokumentov alebo samostatný dokument týkajúci sa jednej otázky alebo segmentu činností spolkového výkonného orgánu;

"Colná správa" - štrukturálna jednotka, ktorá je zverená funkciami vykonávania kancelárskych prác, ako aj osôb zodpovedných za vykonávanie kancelárskych prác v iných štrukturálnych divíziách;
(Odseky v redakčnom úradu nadobudli účinnosť 6. mája 2016 vyhláška vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 N 356.

"Elektronická kópia dokumentu" - Kópia vytvoreného dokumentu elektronický formulár;
Uznesenie vlády Ruskej federácie 7. septembra 2011 N 751 vyhláškou vlády Ruskej federácie 26. apríla 2016 N 356.

odsek sa dodatočne zaraďuje od 24. septembra 2011 vyhláška vlády Ruskej federácie 7. septembra 2011 N 751, stratila svoju silu od 6. do 6. mája 2016 -;

"Elektronický systém správy dokumentov" - automatizovaný informačný systém, ktorý poskytuje vytváranie elektronických dokumentov a elektronických kópií dokumentov, ktoré ich riadia, ich skladovanie a prístup k nim, ako aj registráciu dokumentov;
(Odsek sa dodatočne zaradí od 24. septembra 2011 vyhláška vlády Ruskej federácie 7. septembra 2011 N 751; v redakčnom úrade nadobudol účinnosť 6. mája 2016 vyhláška vlády ruského Federation z 26. apríla 2016 N 356.

"Elektronické riadenie dokumentov" - tok dokumentu pomocou informačného systému (odsek je dodatočne zahrnutý od 24. septembra 2011 vyhláška vlády Ruskej federácie 7. septembra 2011 N 751).

Ďalšie pojmy používané v týchto pravidlách zodpovedajú pojmom definovaným v právnych predpisoch Ruskej federácie (odsek je dodatočne zahrnutý od 24. septembra 2011 vyhláškou vlády Ruskej federácie 7. septembra 2011 N 751).

III. Vytvorenie dokumentov vo federálnom výkone

5. Dokumenty vytvorené vo federálnom výkonnom tele sú vypracované na formulári na štandardných listoch A4 papiera (210 x 297 mm) alebo A5 (148 x 210 mm) alebo vo forme elektronických dokumentov a mali by mať zavedené rekvizity, \\ t ich umiestnenie a registráciu.

6. Formy federálneho výkonného orgánu sú vyvinuté na základe uhlového alebo pozdĺžneho variantu umiestnenia detailov. Na uhlovej verzii sú podrobnosti formulára umiestnené v ľavom hornom rohu listu. S pozdĺžnou verziou sú komponenty polotovaru umiestnené v strede listu pozdĺž horného poľa.

Pri vytváraní elektronických dokumentov v systéme elektronického riadenia dokumentov sa používajú elektronické šablóny dokumentov.
(Odsek sa dodatočne zaradí od 24. septembra 2011 vyhláška vlády Ruskej federácie 7. septembra 2011 N 751; v redakčnom úrade nadobudol účinnosť 6. mája 2016 vyhláška vlády ruského Federation z 26. apríla 2016 N 356.

7. Každý list dokumentu, zdobený ako na formulári, ako aj na štandardnom liste papiera, by mal mať polia najmenej 20 mm - vľavo, 10 mm - vpravo, 20 mm - horné a 20 mm - nižšie.

8. Vzorky formulárov a elektronických šablón dokumentov sú schválené vedúcim Federálneho výkonného orgánu.
Uznesenie vlády Ruskej federácie 26. apríla 2016 N 356.

9. Podrobnosti o dokumentoch vytvorených v procese činnosti Spolkového výkonného orgánu sú: \\ t

a) Štátny náter Ruskej federácie;

b) názov federálneho výkonného orgánu;

c) názov štrukturálneho rozdelenia federálneho výkonného orgánu;

d) názov príspevku;

e) referenčné údaje o federálnom výkonnom orgáne;

e) názov typu dokumentu;

g) Dokumentový dokument;

h) registračné číslo dokumentu;

k) miesto vypracovania (publikácie) dokumentu;

l) puška obmedzujúca prístup k dokumentu;

m) adresáta;

n) sup dokumentov o dokumente;

o) Pokyny na vykonanie dokumentu (uznesenie);

n) hlavička do textu;

p) text dokumentu;

c) Značka na kontrolu;

t) značka žiadosti;

y) podpis;

f) značka e-podpis;

x) Vultifikácia koordinácie dokumentov;

c) vízum;

h) tlač;

ш) Označte o certifikácii kópie;

i) Označiť na umelcovi;

e) Značku o vykonaní dokumentu a smer ich v prípade;

y) Označte o prijatí dokumentu;

i) Odkaz na dokument.
(Bod redakčného úradu nadobudol účinnosť od 6. mája 2016 vyhláškou vlády Ruskej federácie 26. apríla 2016 N 356.

10. Zloženie podrobností dokumentu je určená svojím typom a vymenovaním.

11. Koordinácia dokumentu vo federálnom výkonnom orgáne vydáva víza oprávneného úradníka Federálneho výkonného orgánu. Koordinácia dokumentu so sídlom vo federálnom výkonnom orgáne s inými vládnymi orgánmi a organizáciami je vypracovaná suulture (list) koordinácie, protokolu alebo konzistentného listu.

IV. Požiadavky na organizáciu pracovného toku vo federálnom výkonnom orgáne

12. V toku dokumentu federálneho výkonného orgánu sa prideľujú tieto dokumenty: \\ t

a) Prichádzajúca dokumentácia (prichádzajúca);

b) odoslaná dokumentácia (odchádzajúca);

c) interná dokumentácia.

13. V federálnom výkonnom orgáne sa dodávka a zasielanie dokumentov vykonáva poštovou službou, živou a telekomunikácií.

16. Registrácia prijatých a vytvorených dokumentov sa vykonáva v deň prijatia, vytvárania (podpisovania alebo schvaľovania) alebo nasledujúci pracovný deň, pokiaľ nie je ustanovené inak právnymi predpismi Ruskej federácie.
(Bod redakčného úradu nadobudol účinnosť od 6. mája 2016 vyhláškou vlády Ruskej federácie 26. apríla 2016 N 356.

17. Položka zlyhala od 6. mája 2016 - vyhláška vlády Ruskej federácie 26. apríla 2016 N 356.

18. Registrované dokumenty sa prevedú do kancelárskej dielne na posúdenie vedúcim federálneho výkonného orgánu alebo rozhodnutím vedúceho federálneho výkonného orgánu iným úradníkom spolkového výkonného orgánu.

Dokumenty alebo kópie kópií s pokynmi na vykonanie (rezolúcie) sa zasielajú úradu pracovnej sily.
(Bod redakčného úradu nadobudol účinnosť od 6. mája 2016 vyhláškou vlády Ruskej federácie 26. apríla 2016 N 356.

19. Skript dokumentu je zaslaný na štrukturálne rozdelenie federálneho výkonného orgánu zodpovedného za vykonanie dokumentu. Ak existuje niekoľko interpretov, originál dokumentu sa prenáša do štruktúrnej jednotky, čo je zodpovedný umelec, zvyšok jednotiek dostane kópiu dokumentu.

Pri poskytovaní prístupu k interpret elektronická kópia Dokument V systéme elektronického riadenia dokumentov Script doklad môže zostať v kancelárii workshopu, ak je zriadený pokynmi pre kancelárske práce v Federálnom výkone.
(Odsek sa dodatočne zahrnuje od 6. mája 2016 vyhláškou vlády Ruskej federácie 26. apríla 2016 N 356)

20. Dokumenty po podpísaní vedúcim federálneho výkonného orgánu alebo iného autorizovaná osoba Prevod do kancelárskej služby na registráciu a odoslanie.
(Bod redakčného úradu nadobudol účinnosť od 6. mája 2016 vyhláškou vlády Ruskej federácie 26. apríla 2016 N 356.

21. Office Pracovná služba kontroluje správnosť návrhu dokumentu, úplnosť dokumentu a zhody s počtom inštancií zoznamu dokumentov. Nesprávne dokumenty sa vrátia Dodávateľovi.

22. Dokumenty podliehajú zásielke v deň ich registrácie alebo ďalšieho pracovného dňa.

23. Prevod dokumentov medzi štrukturálnymi divíziami federálneho výkonného orgánu sa vykonáva prostredníctvom kancelárskej dielne.

25. S cieľom zohľadniť a vyhľadávať dokumenty v systéme elektronického riadenia dokumentov federálneho výkonného orgánu, povinné informácie o dokumentoch sa používajú v súlade s prílohou. V systéme elektronického riadenia dokumentov federálneho výkonného orgánu môžu byť použité ďalšie informácie o dokumentoch.

V. Dokumentárny fond federálneho výkonného orgánu

26. Spolkový výkonný orgán:

a) tvorí svoj dokumentový fond z dokumentov vytvorených v procese;

b) vyvíja a schvaľuje v koordinácii s federálnym výkonným orgánom v oblasti archívneho prípadu zoznam dokumentov predložených v procese jeho činností, ako aj v priebehu činností organizácií podriadených, s uvedením načasovania skladovanie;

c) vyvíja a schvaľuje album šablón zjednotený formulár Dokumenty vytvorené federálnou výkonnou autoritou.
(Pododsek dodatočne zaradil od 6. mája 2016 vyhláškou vlády Ruskej federácie 26. apríla 2016 N 356)

28. Nomenklatúra federálneho výkonného orgánu:

a) zostavený kancelárskym dielnou na základe nomenklatúr štrukturálnych jednotiek;

b) Schválené po jeho koordinácii s centrálnou expertnou komisiou Federálneho výkonného orgánu vedúcim federálneho výkonného orgánu najneskôr do konca bežného roka a je uvedený od 1. januára budúceho roka;

c) raz za 5 rokov koordinuje s odbornou skúšobnou komisiou federálneho štátneho archívu, ktorý sa zasiela na trvalé skladovanie dokumentov archívneho založenia Ruskej federácie na trvalé skladovanie v procese federálneho výkonného orgánu;

d) V prípade zmien funkcií a štruktúry federálneho výkonného orgánu podlieha koordinácii s odbornou skúšobnou komisiou Federálneho štátneho archívu.

29. Názvy sekcií nomenklatúry federálneho výkonného orgánu sú mená štrukturálnych divízií federálneho výkonného orgánu.

31. prípady od dátumu ich vzniku pred prevodom do archívu federálneho výkonného orgánu alebo zničenia sú uložené v štrukturálnych divíziách na mieste formácie.

32. Prípady sa vydávajú na dočasné používanie štrukturálnych jednotiek na obdobie určené vedúcim Federálneho výkonného orgánu a po jej platnosti sú vratné.

34. Prípady trvalé a dočasné (viac ako 10 rokov) sa prevádzajú do archívu federálneho výkonného orgánu nie skôr ako po 1 roku a najneskôr do 3 rokov po ukončení služby. Prevod prípadov do archívu federálneho výkonného orgánu sa vykonáva na základe opisu práce trvalej a dočasnej (viac ako 10 rokov) obdobia skladovania a prípadov personálu vytvoreného v štrukturálnych divíziách federálneho obdobia výkonný orgán. Prípad dočasného (do 10 rokov vrátane) doby skladovania v archíve federálneho výkonného orgánu nie je prevedený a podlieha zničeniu predpísaným spôsobom po uplynutí ich skladovania.
(Bod redakčného úradu nadobudol účinnosť od 6. mája 2016 vyhláškou vlády Ruskej federácie 26. apríla 2016 N 356.

35. Základom prípravy rozhodnutí o konštantnej a dočasnej (nad 10 rokov) je nomenklatúra prípadov.

Vi. Vlastnosti práce s elektronickými dokumentmi vo federálnom výkonnom orgáne

(Sekcia v redakčnom úradu nadobudla účinnosť od 6. mája 2016 vyhláškou vlády Ruskej federácie 26. apríla 2016 N 356.

37. Elektronické dokumenty sú vytvorené, spracované a uložené v systéme elektronického riadenia dokumentov Federálneho výkonného orgánu.

38. Elektronický dokument musí byť zdobený všeobecné pravidlá Kancelárska práca a majú údaje zriadené pre podobný dokument o papieri, s výnimkou podkroví "Štátny znak Ruskej federácie".

Federálny výkonný orgán používa elektronické dokumenty (bez predchádzajúcej dokumentácie o papieri) a elektronických kópiách dokumentov.

39. Zloženie elektronických dokumentov vytvorených v Federálnom výkonnom orgáne sa stanoví zoznamom dokumentov, zriadenie, skladovanie a používanie sa vykonáva výlučne vo forme elektronických dokumentov v organizácii interné aktivity Spolkový výkonný orgán vyvinutý na základe odporúčaní Federálnej archívnej agentúry.

Zoznam dokumentov, vytvorenie, skladovanie a používanie, ktoré sa vykonávajú výlučne vo forme elektronických dokumentov pri organizovaní vnútorných činností federálneho výkonného orgánu, schvaľuje vedúci tohto federálneho výkonného orgánu v koordinácii s federálnou archívou Agentúra.

40. Elektronické dokumenty zaslané vládnym orgánom a miestnym vládam sú podpísané posilneným kvalifikovaným elektronický podpis Dôstojník federálneho výkonného orgánu v súlade s.

41. Systém elektronického riadenia dokumentov federálneho výkonného orgánu možno použiť spôsoby, ako potvrdiť akcie s elektronickými dokumentmi, pod ktorými sa v súlade s federálnym zákonom "na elektronických podpisoch používajú iné druhy elektronických podpisov".

42. Získanie a odosielanie elektronických dokumentov vykonáva kancelárska dielňa.

43. Po obdržaní elektronických dokumentov podpísaných elektronickým podpisom kontroluje služba kancelárskych služieb platnosť elektronického podpisu.

44. Po zapnutí elektronických dokumentov do systému elektronického riadenia dokumentov, registrácia a poverenia sú vytvorené na správu dokumentov vrátane jeho vyhľadávania, dokumentov, kontroly, skladovania, používania a iných údajov.

45. Dokumenty vytvorené vo federálnom výkone a (alebo) prijaté pre federálnu výkonnú autoritu na papieri o papieri sa zaznamenávajú v systéme elektronického riadenia dokumentov s vytvorením elektronickej kópie takéhoto dokumentu.

46. \u200b\u200bRegistrácia a účtovníctvo elektronických dokumentov sa vykonáva v systéme elektronického riadenia dokumentov Federálneho výkonného orgánu.

47. Elektronické dokumenty sa vytvárajú do elektronických prípadov v súlade s nomenklatúrou prípadov.

V nomenklatúre prípadov sa uvádza, že prípad sa vykonáva v elektronickej forme, ktorý je uvedený v názve veci alebo v stĺpci "Poznámka".

48. Elektronické dokumenty po ich vykonaní alebo odoslaní, ktoré sa majú uchovávať predpísaným spôsobom informačné systémy Federálneho výkonného orgánu počas termínov ustanovených pre podobné dokumenty na papieri.

49. Po uplynutí lehôt stanovených na uskladnenie elektronických dokumentov sa musia zničiť na základe zákona schváleného vedúcim Federálneho výkonného orgánu.

Aplikácia. Zoznam povinných informácií o dokumentoch používaných na účely účtu a vyhľadávania dokumentov v systémoch elektronického riadenia dokumentov o federálnych výkonných orgánoch

žiadosť
pravidlá úradu
v federálnych orgánoch
výkonnosť

(V redakčnej kancelárii
od 6. mája 2016 podľa uznesenia
Vláda Ruskej federácie
z 26. apríla 2016 N 356. -
Pozri predchádzajúcu edíciu)

Zoznam povinných informácií o dokumentoch používaných na účely účtu a vyhľadávania dokumentov v systémoch elektronického riadenia dokumentov o federálnych výkonných orgánoch

2. Adresa

3. Pozícia, priezvisko a iniciály osoby, ktorá podpísala dokument

4. Názov typu dokumentu

5. Dátum dokumentu

6. Číslo registrácie dokumentov

7. Dátum potvrdenia dokumentu

8. Registračné číslo prichádzajúceho dokumentu

9. Informácie o. súvisiace dokumenty (Názov typu dokumentu, dátum, registračné číslo, typ komunikácie)

10. Názov textu ( zhrnutie dokument)

12. Informácie o presmerovaní dokumentov

13. Počet listov hlavného dokumentu

14. Aplikačná značka (počet žiadostí, celkový počet žiadostí)

15. Pokyny na vykonanie dokumentu (výkonný umelec, uvedenie do prevádzky, dátum vykonania)

16. Monitorovacia značka

17. Obmedzenia prístupu

18. Informácie o elektronickom podpise

19. Overenie elektronického podpisu

20. Divízia - Zodpovedný dodávateľ

21. Elektronické súbory dokumentov (počet súborov, názvy súborov)

ÚČASTNÍK
pripravili sa zmeny a dodatky
JSC "CODEX"

Čo je to kancelárske práce a tok dokumentu (2019)? Návod, ako aj moderný ekonomický slovník určuje tok dokumentu ako pohyb dokumentov medzi ich kompilátormi a výkonnými umelcami na informačných technologických reťazcoch, čo umožňuje informovať všetkých zainteresované osoby, priniesť im rozhodnutia, vykonávať účtovníctvo a kontrolu. Na druhej strane, colná výroba - ide o opatrenia na správu, aktualizáciu a monitorovanie dokumentácie.

Od hodnoty informácií v moderný svet A je ťažké preceňovať podnikanie, kancelárska práca a tok dokumentov organizácie má významnú úlohu. Častá správnosť rozhodovania a konečného výsledku závisí od prehľadnosti a jasnosti znenia.

Existujú tri typy tokov dokumentov:

prichádzajúce (vstup do organizácie);
odchádzajúce (smerované z organizácie);
interná (dokumentácia vytvorená a používaná zamestnancami v procese riadenia).

Fázy práce

Práca s dokumentmi v organizácii je rozdelená do krokov.

Pre prichádzajúce:

príjem a primárne spracovanie;
predbežná úvaha záznamníkom;
skontrolujte;
zváženie riadením organizácie a smerovania na vykonanie;
kontrola vykonávania.

Pre odchádzajúce:

vývoj, dizajn;
skontrolujte;
odosielanie.

Pre interné:

vývoj, dizajn;
skontrolujte;
spracovanie, vykonávanie, príprava odpovedí;
kontrola vykonávania.

Pre všetkých:

Účtovníctvo a analýza objemu riadenia dokumentov;
skladovanie.

Rýchlosť prechodu fáz priamo závisí od správnosti papierovania, ako aj z dokumentov schválených v organizácii noriem. Vzorka toku dokumentov v organizácii (2019) je možné stiahnuť nižšie.

GOST pre kancelárske práce 2019

Požiadavky na vydávanie úradných dokumentov sú v súčasnosti formulované v národnej norme Ruskej federácie. Zmenil Štátna norma Ruská federácia GOST R 6.30-2003.

Zoznámenie s GOST pre kancelárske práce, podľa nášho názoru, je užitočné začať s štúdiou terminológie, ktorá podrobne opisuje inú národný štandard - (GOST kancelárske práce a archívne podnikanie), pretože tieto vedomosti pomôžu správne pochopiť a používať odbornú slovnú zásobu.

Definuje koncepty použité v článku:

Dokument sa zaznamenáva na informácie o operátoroch s požiadavkami, ktoré umožňujú identifikovať.
Dokumentový dizajn - stanica na dokumente potrebné podrobnosti.
Podpätky dokumentov - Prvok dizajnu dokumentov.

GOST R 7.0.8-2013

Colná výroba - 2019: Nové požiadavky na návrh papiera

Vzhľadom na opísané definície zvážte pravidlá pre návrh úradných cenných papierov.

Pre tých, ktorí sa dozvedeli o existencii štandardu v oblasti práce úradu z tohto článku, bude užitočná podrobná analýza sekcií GOST. Pre skúsených pracovníkov odporúčame zoznámiť sa so zmenami, ktoré nadobudli účinnosť 1. júla 2018 spolu s.

Okamžite upozorňuje na novú dôležitú časť " Všeobecné požiadavky Na vytvorenie dokumentov ", ktorý systeruje a opisuje pravidlá týkajúce sa všetkých typov detailov vrátane textu:

čísla stránok;
výhodné slúchadlá a veľkosť písma;
odsek;
rozsah intervalu, intervalov medzi písmenami a slovami;
zosúladenie textu;
maximálna dĺžka reťazca v rohu a pozdĺžne miesto;
výberové pravidlá od tučného textu;
registrácia titulnej listov.

Všetky zmeny sú zamerané na zlepšenie požiadaviek. Rozšírený zoznam podrobností, pridaný k nej:

prístupová reštrikčná puška;
značka e-podpisy;
názov štrukturálnej jednotky - autorovi dokumentu;
názov pozície tváre - autorovi dokumentu.

Niektoré detaily sú kombinované do jedného, \u200b\u200bnapríklad podrobnosti "referenčných údajov o organizácii" môžu zahŕňať nielen poštovú adresu a telefónne číslo, ale aj OKPO, OVNRN, INN / CAT.

Časť "Registrácia požiadaviek" je doplnená o pravidlá používania entriances a frázy frázy etikety, elektronického podpisu, ako aj podpisu osoby konajúceho hlavom.

(v znení neskorších predpisov Rozhodnutia vlády Ruskej federácie 7. septembra 2011 č. 751, od 04/26/2016 № 356)

I. VŠEOBECNÉ USTANOVENIA

Tieto pravidlá stanovujú jednotný postup pre kancelárske práce vo federálnych výkonných orgánoch.

Realizácia týchto pravidiel sa nevzťahuje na organizáciu práce s dokumentmi obsahujúcimi štátne tajomstvá.

Federálny výkonný orgán na základe týchto pravidiel, pričom sa zohľadnia podmienky a špecifiká svojich činností, vyvíja pokyny pre správu úradu, schválený vedúcim federálneho výkonného orgánu v koordinácii s federálnym výkonným orgánom v oblasti archívneho .

II. Pojmy a definície
()

Na účely týchto pravidiel sa používajú tieto podmienky a definície: \\ t

(v znení neskorších predpisov Rozhodnutia vlády Ruskej federácie 04/26/2016 № 356)

"Dokumentácia" - fixácia informácií o materiálovej dopravcov predpísaným spôsobom;

"Colná výroba" - činnosti, ktoré zabezpečia vytvorenie úradných dokumentov a organizovanie práce s nimi v federálnych výkonných orgánoch;

"Dokument" je oficiálny dokument vytvorený štátnym orgánom, orgánom pre miestnu vládou, právnym alebo individuálnym, zdobeným predpísaným spôsobom a zahrnuté do toku dokumentov federálneho výkonného orgánu;

"Správa dokumentov" - pohyb dokumentov od okamihu ich tvorby alebo prijatia na ukončenie realizácie, priestorov v prípade a (alebo) odoslania;

"Dokumentové potreby" je prvok dokumentu potrebného na jeho návrh a organizáciu práce s ním;

(v znení neskorších predpisov Rozhodnutia vlády Ruskej federácie 04/26/2016 № 356)

"Originálny dokument" je prvou alebo iba kópiou dokumentu;

"Kópia dokumentu" - dokument, ktorý plne reprodukuje informácie pôvodného originálu dokumentu a jej vonkajších značiek, ktoré nemajú právnu silu;

"Registrácia dokumentov" - pridelenie dokumentu registračného čísla, zavedenie informácií o dokumente v registračnom formulári;

(v znení neskorších predpisov Rozhodnutia vlády Ruskej federácie 04/26/2016 № 356)

"Nomenklatúra záležitostí" - Systematický zoznam hlavičiek prípadov s vedením ich času skladovania;

(v znení neskorších predpisov Rozhodnutia vlády Ruskej federácie 04/26/2016 № 356)

"Prípad" - súbor dokumentov alebo samostatný dokument týkajúci sa jednej otázky alebo segmentu spolkového výkonného orgánu;

"Colná správa" - štrukturálna jednotka, ktorá je zverená funkciami vykonávania kancelárskych prác, ako aj osôb zodpovedných za vykonávanie kancelárskych prác v iných štrukturálnych divíziách;

(v znení neskorších predpisov Rozhodnutia vlády Ruskej federácie 04/26/2016 № 356)

"Elektronická kópia dokumentu" - kópia dokumentu vytvoreného v elektronickej forme;

(v znení neskorších predpisov Rozhodnutia vlády Ruskej federácie 04/26/2016 № 356)

odsek stratil silu. - ;

"Elektronický systém správy dokumentov" - automatizovaný informačný systém, ktorý poskytuje vytváranie elektronických dokumentov a elektronických kópií dokumentov, ich riadenie, ich skladovanie a prístup k nim, ako aj registráciu dokumentov;

(v znení neskorších predpisov Rozhodnutia vlády Ruskej federácie 04/26/2016 № 356)

"Elektronický tok dokumentu" je riadenie dokumentov pomocou informačného systému.

()

Ostatné pojmy používané v týchto pravidlách zodpovedajú pojmom definovaným v právnych predpisoch Ruskej federácie.

(odsek zavedený vyhláškou vlády Ruskej federácie 09/07/2011 č. 751)

III. Vytvorenie dokumentov vo federálnom výkone
Dokumenty vytvorené v Federálnom výkone sú vypracované na polotovarov, na štandardných listoch A4 (210 x 297 mm) alebo A5 (148 x 210 x 297 mm) alebo A5 (148 x 210 mm) alebo vo forme elektronických dokumentov a mali by mať stanovené zloženie rekvizín, ich umiestnenie a dizajnu.

Formy federálneho výkonného orgánu sú vyvinuté na základe uhlového alebo pozdĺžneho variantu detailov. Na uhlovej verzii sú podrobnosti formulára umiestnené v ľavom hornom rohu listu. S pozdĺžnou verziou sú komponenty polotovaru umiestnené v strede listu pozdĺž horného poľa.

Pri vytváraní elektronických dokumentov v systéme elektronického riadenia dokumentov sa používajú elektronické šablóny dokumentov.

(v znení neskorších predpisov Rozhodnutia vlády Ruskej federácie 04/26/2016 № 356)

Každý list dokumentu, zdobený ako na formulári, ako aj na štandardnom liste papiera, by mal mať polia aspoň 20 mm - vľavo, 10 mm - vpravo, 20 mm - horné a 20 mm - nižšie.

Vzorky formulárov a elektronických šablón dokumentov sú schválené vedúcim Federálneho výkonného orgánu.

(str. 8 v znení neskorších predpisov Rozhodnutia vlády Ruskej federácie 04/26/2016 № 356)

Podrobnosti o dokumentoch vytvorených v procese činnosti federálneho výkonného orgánu sú:

a) Štátny náter Ruskej federácie;

b) názov federálneho výkonného orgánu;

c) názov štrukturálneho rozdelenia federálneho výkonného orgánu;

d) názov príspevku;

e) referenčné údaje o federálnom výkonnom orgáne;

e) názov typu dokumentu;

g) Dokumentový dokument;

h) registračné číslo dokumentu;

k) miesto vypracovania (publikácie) dokumentu;

l) puška obmedzujúca prístup k dokumentu;

m) adresáta;

n) sup dokumentov o dokumente;

o) Pokyny na vykonanie dokumentu (uznesenie);

n) hlavička do textu;

p) text dokumentu;

c) Značka na kontrolu;

t) značka žiadosti;

y) podpis;

f) značka e-podpis;

x) Vultifikácia koordinácie dokumentov;

h) tlač;

ш) Označte o certifikácii kópie;

i) Označiť na umelcovi;

e) Značku o vykonaní dokumentu a smer ich v prípade;

y) Označte o prijatí dokumentu;

(s. 9 v znení neskorších predpisov Rozhodnutia vlády Ruskej federácie 04/26/2016 № 356)

Zloženie podrobností dokumentu je určená svojím typom a vymenovaním.

Koordinácia dokumentu vo federálnom výkonnom orgáne vydáva víza oprávneného úradníka federálneho výkonného orgánu. Koordinácia dokumentu so sídlom vo federálnom výkonnom orgáne s inými vládnymi orgánmi a organizáciami je vypracovaná suulture (list) koordinácie, protokolu alebo konzistentného listu.

IV. Požiadavky na organizáciu pracovného toku vo federálnom výkonnom orgáne
V toku dokumentu federálneho výkonného orgánu sa prideľujú tieto dokumenty:

a) Prichádzajúca dokumentácia (prichádzajúca);

b) odoslaná dokumentácia (odchádzajúca);

c) interná dokumentácia.

V federálnom výkonnom orgáne sa dodávky a odosielanie dokumentov vykonávajú prostredníctvom poštovej služby, živočíchov a telekomunikácií.

Dokumenty vstupujúce do Federálneho výkonného orgánu sa konajú v primárnom spracovaní kancelárie, registráciu, predbežné zváženie, prevod do manažmentu, aby sa zvážila, sa odovzdajú dodávateľom a po vykonaní sú umiestnené v záležitostiach.

Primárne spracovanie prijatých dokumentov zahŕňa overenie správnosti dodania dokumentov a dostupnosť dokumentov a žiadostí na ne, ako aj rozdelenie dokumentov pre registrované a nepodlieha registrácii.

Registrácia prijatých a vytvorených dokumentov sa vykonáva v deň prijatia, vytvárania (podpísania alebo schválenia) alebo nasledujúci obchodný deň, pokiaľ nie je ustanovené inak právnymi predpismi Ruskej federácie.

(str. 16 v znení neskorších predpisov Rozhodnutia vlády Ruskej federácie 04/26/2016 № 356)

Stratila pevnosť. - Vyhláška vlády Ruskej federácie 04/26/2016 № 356.

Registrované dokumenty sa prevedú do kancelárskej dielne na posúdenie vedúceho federálneho výkonného orgánu alebo rozhodnutím vedúceho federálneho výkonného orgánu iným úradníkom spolkového výkonného orgánu.

Dokumenty alebo kópie kópií s pokynmi na vykonanie (rezolúcie) sa zasielajú úradu pracovnej sily.

(p. 18 v znení neskorších predpisov Rozhodnutia vlády Ruskej federácie 04/26/2016 № 356)

Skriptový dokument sa zasiela na štrukturálne rozdelenie federálneho výkonného orgánu, ktorý je zodpovedný za vykonanie dokumentu. Ak existuje niekoľko interpretov, originál dokumentu sa prenáša do štruktúrnej jednotky, čo je zodpovedný umelec, zvyšok jednotiek dostane kópiu dokumentu.

Ak máte možnosť prístupu k interpret na elektronickú kópiu dokumentu v systéme elektronickej správy dokumentov, dokument skript môže zostať v službe Service Office, ak je to vytvorené pokynmi pre kancelárske práce v Federálnom výkone.

(odsek zavedený dekrétom vlády Ruskej federácie 04/26/2016 č. 356)

Dokumenty po podpísaní vedúcim Federálneho výkonného orgánu alebo iná oprávnená osoba sa prevedú do kancelárskej práce na registráciu a odoslanie.

(s. 20 v znení neskorších predpisov Rozhodnutia vlády Ruskej federácie 04/26/2016 № 356)

Office Pracovná služba kontroluje správnosť návrhu dokumentu, úplnosti dokumentu a spĺňa počet inštancií zoznamu dokumentov. Nesprávne dokumenty sa vrátia Dodávateľovi.

Dokumenty podliehajú zásielke v deň ich registrácie alebo ďalšieho pracovného dňa.

Prevod dokumentov medzi štrukturálnymi divíziami federálneho výkonného orgánu sa vykonáva prostredníctvom kancelárskej práce.

V Federálnom výkonnom orgáne, služba správy kancelárie obsahuje prichádzajúce, vytvorené a odoslané dokumenty. Údaje o počte dokumentov sú zhrnuté, analyzované kancelárskou dielnou a sú predložené hlavnému orgánu federálneho výkonného orgánu spôsobom predpísaným spôsobom.

S cieľom zohľadniť a vyhľadávať dokumenty v systéme elektronického riadenia dokumentov, federálny výkonný orgán používa povinné informácie o dokumentoch v súlade s prílohou. V systéme elektronického riadenia dokumentov federálneho výkonného orgánu môžu byť použité ďalšie informácie o dokumentoch.

V. Dokumentárny fond federálneho výkonného orgánu
Federálny výkonný orgán:

a) tvorí svoj dokumentový fond z dokumentov vytvorených v procese;

b) vyvíja a schvaľuje v koordinácii s federálnym výkonným orgánom v oblasti archívneho prípadu zoznam dokumentov predložených v procese jeho činností, ako aj v priebehu činností organizácií podriadených, s uvedením načasovania skladovanie;

c) vyvíja a schvaľuje album šablón jednotných foriem dokumentov vytvorených federálnym výkonným orgánom.

(pp. "B" zavedené vyhláška vlády Ruskej federácie 04/26/2016 č. 356)

Tvorba dokumentárneho fondu federálneho výkonného orgánu vykonáva kancelárska dielňa prostredníctvom zostavovania nomenklatúry prípadov, formácie a registrácie prípadov, zabezpečuje ich zachovanie, účtovníctvo a prevod prípadov na archív federálnej exekutívy telo.

Nomenklatúra federálneho výkonného orgánu:

a) zostavený kancelárskym dielnou na základe nomenklatúr štrukturálnych jednotiek;

b) Schválené po jeho koordinácii s centrálnou expertnou komisiou Federálneho výkonného orgánu vedúcim federálneho výkonného orgánu najneskôr do konca bežného roka a je uvedený od 1. januára budúceho roka;

c) raz za 5 rokov koordinuje s odbornou skúšobnou komisiou federálneho štátneho archívu, ktorý sa zasiela na trvalé skladovanie dokumentov archívneho založenia Ruskej federácie na trvalé skladovanie v procese federálneho výkonného orgánu;

d) V prípade zmien funkcií a štruktúry federálneho výkonného orgánu podlieha koordinácii s odbornou skúšobnou komisiou Federálneho štátneho archívu.

Mená sekcií nomenklatúry prípadov federálneho výkonného orgánu sú mená štrukturálnych divízií federálneho výkonného orgánu.

Prípady sú vytvorené v súlade s nomenklatúrou prípadov, ako aj v súlade so zásadami systematizácie dokumentov a ich distribúcie (zoskupenia) o záležitostiach trvalej, dočasnej (nad 10 rokov), vrátane prípadov personálu a dočasné podnikanie (do 10 rokov vrátane) skladovania.

Prípad od dátumu ich vzniku pred prevodom do archívu federálneho výkonného orgánu alebo zničenia sa skladuje v štrukturálnych divíziách na mieste ich vzniku.

Prípady sa vydávajú dočasnému používaniu štrukturálnych jednotiek na obdobie stanovené vedúcim federálneho výkonného orgánu a po jeho uplynutí, refundácie.

V iných verejných orgánoch a organizáciách sa záležitosti vydávajú na základe ich písomných žiadostí o povolenie vedúceho federálneho výkonného orgánu alebo jeho zástupcom churrovacích otázok úradu.

Zabavenie dokumentov z konštantných prípadov uskladnenia je povolené vo výnimočných prípadoch a vykonáva sa s povolením vedúceho federálneho výkonného orgánu, ktorý opustí kópiu dokumentu certifikovaného predpísaným spôsobom a zákonom z dôvodov vydania originál.

Prípady konštantného a dočasného (viac ako 10 rokov) sa prevádzajú do archívu federálneho výkonného orgánu, nie skôr ako po 1 roku a najneskôr do 3 rokov po ukončení práce kancelárskej pracovnej služby. Prevod prípadov do archívu federálneho výkonného orgánu sa vykonáva na základe opisu práce trvalej a dočasnej (viac ako 10 rokov) obdobia skladovania a prípadov personálu vytvoreného v štrukturálnych divíziách federálneho obdobia výkonný orgán. Prípad dočasného (do 10 rokov vrátane) doby skladovania v archíve federálneho výkonného orgánu nie je prevedený a podlieha zničeniu predpísaným spôsobom po uplynutí ich skladovania.

(s. 34 v znení neskorších predpisov Rozhodnutia vlády Ruskej federácie 04/26/2016 № 356)

Základom pre prípravu opisujúcich prípadov konštantného a dočasného (viac ako 10 rokov) je nomenklatúra prípadov.

Poznámka.
O otázkach týkajúcich sa kompilácie nomenklatúry prípadov a opis prípadov, formácie a registrácie prípadov, ako aj zničenie prípadov dočasného skladovania, pozri "základné pravidlá práce archívov organizácií" (schválené rozhodnutím o \\ t Uplatňuje sa College Rosarhiva College z 06.02.2002), pravidlá úradu práce vo federálnych výkonných orgánoch. Vyhláška vlády Ruskej federácie 15. júna 2009 č. 477, pravidlá organizácie skladovania, nadobudnutia, účtovníctva a používania dokumentov archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov vo vládnych orgánoch, miestnych vlád a Schválené organizácie. Poradie Ministerstva kultúry Ruska z 03/31/2015 č. 526.

Postup vypracovania nomenklatúry prípadov a opisujúcich prípadov, formácie a registrácie prípadov, ako aj zničenie prípadov dočasného uskladnenia vo federálnom výkonnom orgáne určuje Spolkový výkonný orgán v oblasti archívneho podnikania.

Vi. Vlastnosti práce s elektronickými dokumentmi vo federálnom výkonnom orgáne
(v znení neskorších predpisov Rozhodnutia vlády Ruskej federácie 04/26/2016 № 356)
Elektronické dokumenty sú vytvorené, spracované a uložené v systéme elektronického riadenia dokumentov federálneho výkonného orgánu.

Elektronický dokument sa musí vydať podľa všeobecných pravidiel úradu práce a majú podrobné údaje o podobnom dokumente na papieri, s výnimkou Podprív "Štátny znak Ruskej federácie".

Federálny výkonný orgán používa elektronické dokumenty (bez predchádzajúcej dokumentácie o papieri) a elektronických kópiách dokumentov.

Zloženie elektronických dokumentov vytvorených vo federálnom výkonnom orgáne sa stanoví zoznamom dokumentov, ktorých tvorba, skladovanie a používanie sa vykonáva výlučne vo forme elektronických dokumentov pri organizovaní vnútorných aktivít federálneho výkonného orgánu vyvinutého na Základ odporúčaní Federálnej archívnej agentúry.

Zoznam dokumentov, vytvorenie, skladovanie a používanie, ktoré sa vykonávajú výlučne vo forme elektronických dokumentov pri organizovaní vnútorných činností federálneho výkonného orgánu, schvaľuje vedúci tohto federálneho výkonného orgánu v koordinácii s federálnou archívou Agentúra.

Elektronické dokumenty zaslané vládnym orgánom a miestnym samosprávam sú podpísané posilneným kvalifikovaným elektronickým podpisom úradníka spolkového výkonného orgánu v súlade s federálnym zákonom "o elektronickom podpise".

V elektronickom systéme riadenia dokumentov Federálneho výkonného orgánu sa môžu použiť metódy na potvrdenie činností s elektronickými dokumentmi, podľa ktorých sa používajú iné druhy elektronických podpisov v súlade s federálnym zákonom "o elektronickom podpise".

Získanie a odosielanie elektronických dokumentov vykonáva kancelárska dielňa.

Po obdržaní elektronických dokumentov podpísaných elektronickým podpisom kontroluje kancelárska služba kontroluje platnosť elektronického podpisu.

Po zapnutí elektronických dokumentov do systému elektronického riadenia dokumentov, registrácia a poverenia sú vytvorené na správu dokumentov, vrátane jeho vyhľadávania, prístupu k dokumentu, kontrolu, skladu, používaniu a ďalších údajov.

Dokumenty vytvorené v Federálnom výkone a (alebo) vstúpili do Federálneho výkonného orgánu na papieri na papieri sú zaznamenané v systéme elektronického riadenia dokumentov s vytvorením elektronickej kópie takéhoto dokumentu.

Registrácia a účtovníctvo elektronických dokumentov sa vykonávajú v systéme elektronického riadenia dokumentov Federálneho výkonného orgánu.

Elektronické dokumenty sa vytvárajú do elektronických prípadov v súlade s nomenklatúrou prípadov.

V nomenklatúre prípadov sa uvádza, že prípad sa vykonáva v elektronickej forme, ktorý je uvedený v hlavičke prípadu alebo v stĺpci "Poznámka".

Elektronické dokumenty po ich realizácii alebo zásielke podliehajú ukladaniu predpísaným spôsobom v informačných systémoch federálneho výkonného orgánu počas termínov poskytnutých na podobné dokumenty na papieri.

Po uplynutí lehôt stanovených na uskladnenie elektronických dokumentov podliehajú zničeniu na základe zákona schváleného vedúcim federálneho výkonného orgánu.

žiadosť
Pravidlá úradu
v federálnych orgánoch
výkonnosť

Zoznam povinných informácií o dokumentoch
Používa sa na účet a vyhľadávanie dokumentov
V systémoch riadenia elektronických dokumentov
Federálne výkonné orgány

(v znení neskorších predpisov Rozhodnutia vlády Ruskej federácie 04/26/2016 № 356)

Pozície, priezvisko a iniciály osoby, ktorá podpísala dokument

Názov typu dokumentu

Dátum dokumentu

Registračné číslo dokumentu

Dátum potvrdenia dokumentu

Registračné číslo prichádzajúceho dokumentu

Informácie o súvisiacich dokumentoch (názov typu dokumentu, dátum, registračné číslo, typ komunikácie)

Názov na text (Súhrnný dokument)

Index obchodnej nomenklatúry

Informácie o presmerovaní dokumentov

Počet listov hlavného dokumentu

Aplikácia (aplikácie, celkový počet aplikácií)

Pokyny na vykonanie dokumentu (výkonný umelec, inštrukcia, dátum vykonania)

Značka kontroly

Griff Obmedzenia

Informácie o elektronickom podpise

Skontrolujte elektronický podpis

Divízia - Zodpovedný Informerový dokument

Rozvoj štátnych výkonných orgánov. Rozvojové pravidlá vo federálnych výkonných orgánoch: Čo sa mení? Rozvojové pravidlá - dvojnásobná zbraň

Poznámky pod čiarou

Rozvojové pravidlá vo federálnych výkonných orgánoch

I. VŠEOBECNÉ USTANOVENIA

II. Pojmy a definície

III. Vytvorenie dokumentov vo federálnom výkone

IV. Požiadavky na organizáciu pracovného toku vo federálnom výkonnom orgáne

V. Dokumentárny fond federálneho výkonného orgánu

Vi. Vlastnosti práce s elektronickými dokumentmi vo federálnom výkonnom orgáne

Aplikácia. Zoznam povinných informácií o dokumentoch používaných na účely účtu a vyhľadávania dokumentov v systémoch elektronického riadenia dokumentov o federálnych výkonných orgánoch

Fázy práce

GOST pre kancelárske práce 2019

GOST R 7.0.8-2013

Colná výroba - 2019: Nové požiadavky na návrh papiera

I. VŠEOBECNÉ USTANOVENIA

II. Pojmy a definície ()

III. Vytvorenie dokumentov vo federálnom výkone

IV. Požiadavky na organizáciu pracovného toku vo federálnom výkonnom orgáne

V. Dokumentárny fond federálneho výkonného orgánu

Vi. Vlastnosti práce s elektronickými dokumentmi vo federálnom výkonnom orgáne (v znení neskorších predpisov Rozhodnutia vlády Ruskej federácie 04/26/2016 № 356)

Zoznam povinných informácií o dokumentoch Používa sa na účet a vyhľadávanie dokumentov V systémoch riadenia elektronických dokumentov Federálne výkonné orgány

II. Pojmy a definície
()

Vi. Vlastnosti práce s elektronickými dokumentmi vo federálnom výkonnom orgáne
(v znení neskorších predpisov Rozhodnutia vlády Ruskej federácie 04/26/2016 № 356)

Zoznam povinných informácií o dokumentoch
Používa sa na účet a vyhľadávanie dokumentov
V systémoch riadenia elektronických dokumentov
Federálne výkonné orgány