Práca s dokumentmi v štátnej moci. Anotácia: Organizácia kancelárskych prác v štátnych orgánoch a miestnej samospráve

Neštátna vzdelávacia inštitúcia

Vyššie odborné vzdelávanie

Kuzbass Institute of Economics and zákon

Právna fakulta

Katedra humanitárnych disciplín

Skúška

Rozdeje: "Documenting Management Activity"

o téme "Organizácia kancelárskych prác v orgánoch Štátna energia a miestne vlády»

Vykonáva: Študent skupiny 303

Paishhina E.YU.

Skontrolované:

Kemerovo, 2010.

Úvod ................................................... ............................. .. ... .3

1. Dokumentový dôkaz ako základ tela úradu ............ ... ...

2. Ruský model kancelárskej práce v štátnych orgánoch a miestnej samospráve ..................................... ............................................. 7

3. Výber prístupu k automatizácii pracovného toku ............................. 10

4. Systémy, ktoré organizujú elektronický manažment dokumentov…………….…..12

5. DOKUMENTU DOKUMENTU ÚRADNÝCH DOKUMENTOV .............................. .. ......14

6. Automatizácia výmeny dokumentov medzi orgánmi ......... ... ... 18

7. EDD systémy pre orgány inej úrovne ............................. ... 20

8. Rozhodnutie miestny orgán samospráva ................................ .... 21

Záver ................................................... .......................... ... ... 23

Zoznam použitých referencií ................................................ .............. ..25

Úvod

Potreba automatizovať kancelárske procesy a organizovanie elektronického riadenia dokumentov je dnes realizovaná štátnymi orgánmi a miestnou samosprávou v takmer všetkých predmetoch Ruská federácia. Spolu s pochopením takejto potreby vznikajú niekoľko otázok, bez toho, aby prijali odpovede, na ktoré nie je možné ísť do praktickej implementácie projektov.

Čo by som mal začať implementovať systém? Ako rozdeliť celý projekt do etáp, takže účinok implementácie je po prvom štádiu zrejmý a pri každom ďalšom štádiu sa zvýšil? Čo existujúce technické prostriedky Modernizujte predovšetkým, čo môže čakať? Aké finančné prostriedky majú zabezpečiť v rozpočte s členením podľa roka na základe reality konkrétneho regiónu?

V skutočnosti sa všetky tieto otázky týkajú budovania príslušného plánu implementácie projektu na niekoľko rokov, pričom sa zohľadnia plánované financovanie, potrebu výroby, \\ t technické vybavenie a plánovanú modernizáciu technického parku.

práca inžinieri, dizajnéri, výrobcovia výrobcov

Štúdia, analýzu a príprava rôznych

dokumentácia. Zvlášť veľké ťažkosti vznikajú spravidla,

vývoja výrobné dokumentyJe to predovšetkým kvôli nedostatku špeciálnych znalostí z kompilátorov. Eliminácia neproduktívnych nákladov času v procesoch zostavovania a používania dokumentov si vyžaduje primeranú kombináciu formalizácie a kreativity, a to podľa autorov vyžadujú na jednej strane,

oboznámiť kompilátory dokumentov s najobecnejšími zákonmi vnímania dokumentov, na strane druhej, a v tomto prípade je hlavnou úlohou formulovanie a systematizácia všeobecné pravidlá a normy zostavovania hlavných dokumentov.

Účel skúšobná práca Študovať teoretické základy Organizácia kancelárskych prác v štátnych orgánoch a miestnej samospráve.

Podľa účelu kontroly v práci nasledujúcich Úlohy:

Určiť koncepciu správy dokumentov;

Zvážte ruský model kancelárskej práce v štátnych orgánoch a miestnej samospráve;

Odhaliť systémy EDD pre orgány orgánov rôznych úrovní;

Zvážte automatizáciu výmeny dokumentov medzi orgánmi.

1. Dokument funguje ako základ činností tela.

Vývoj v federálnom orgáne výkonnosť Vykonáva sa v súlade s pravidlami úradu práce vo federálnych výkonných orgánoch, ktorý schválila vyhláška vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 č. 477. Na základe týchto pravidiel spolkového výkonného orgánu v koordinácii Federálny výkonný orgán v oblasti archívnych obchodných otázok pokyny pre kancelárske práce. Akcia týchto pravidiel sa nevzťahuje na organizáciu práce s dokumentmi obsahujúcimi Štátny tajomstvo.

Dokumenty sú vypracované na formulároch (štandardné listy formátu A4 alebo A5) alebo vo forme elektronických dokumentov a mali by mať stanovené zloženie podrobností, ich umiestnenia a dizajnu. Vzorky formulárov sú schválené uznesením vedúceho výkonného orgánu.

Všetky dokumenty sú rozdelené do prichádzajúcej, odchádzajúcej a internej. Primárne dokumenty sa konajú v kancelárskej dielni primárneho spracovania, registrácie, predbežnej úvahy, sa prenášajú do návodu na úvah, a potom spadá na dodávateľov. Po vykonaní sa dokumenty nachádzajú v záležitostiach.

Každé telo tvorí svoj vlastný dokumentový fond. Nomenklatúra orgánu je dohodnutá s odbornou skúšobnou komisiou príslušného spolkového štátneho archívu. Prípady konštantného a dočasného (viac ako 10 rokov) sa prenášajú do archívu. Uznesenie stanovuje postup fungovania elektronické dokumenty.

Termín "tok dokumentu" na tento moment Konzumujú sa mimoriadne široké a vyskytuje sa v opise takmer každého informačného systému. Automatizácia správy dokumentov je implementovaná mnohými systémami a každý z nich tvrdí, že integrovaný prístup k riadeniu dokumentov ". V rovnakej dobe, rozmanitosť systémov je široko: z skladových účtovných systémov až po kontrolu technologické procesy.

V tejto práci sa výrazy "tok dokumentu", "kancelárska práca" atď. Sme považovaní za výlučne v kontexte organizovania práce štátnych orgánov a miestnej samosprávy. Podmienky sa teda interpretujú výlučne na celoštátne predpisy pri uplatňovaní orgánov.

Podľa definície (GOST R 51141-98) je tok dokumentu "pohyb dokumentov v organizácii od okamihu ich tvorby alebo prevzatia pred ukončením vykonania alebo odchodu", to znamená celý cyklus celého Súbor dokumentov v organizácii pred ich odovzdaním archívu alebo zničeniu.

Vývoj alebo "Dokumentačná podpora riadenia" podľa toho istého zdroja označuje "pobočku činností, ktoré zabezpečujú dokumentáciu a organizáciu práce s úradnými dokumentmi". To znamená, že kancelárska práca je kombináciou organizačných mechanizmov na riadenie a monitorovanie správy dokumentov úradných dokumentov. Avšak, v "modelových pokynoch colného riadenia vo federálnych výkonných orgánoch" z 27.11.2000, funkcia kancelárskej práce už nie je obmedzená na reguláciu len oficiálneho riadenia dokumentov. To naznačuje, že systémy automatizácie systému musia byť kontrolované nielen obratom registrovaných (oficiálnych) dokumentov, ale aj projektov dokumentov.

2. Ruský model kancelárskej práce v štátnych orgánoch a miestnej samospráve.

V Rusku, v legislatívnom rozsahu, došlo k jednotnej technológii práce s dokumentmi o manažmente, tzv. Štátny systém Dokumentácia Riadenie manažmentu (GS DE). Ruská kancelárska dielňa nemá žiadne analógy v iných krajinách, ani podrobnosti o vývoji práce s dokumentmi alebo rozsah distribúcie. A ak na Západe, rozvoj kancelárskej automatizácie stimuluje vývoj technológií toku dokumentov, potom v Rusku, spravidla hovoríme o automatizácii tradične zavedenej technológie inštitucionálneho úradu.

Aké sú funkcie "ruského modelu" kancelárskej práce? Môžete zvýrazniť tri z najživších výhod:

Monitorovanie dokumentu, počnúc momentom jeho prijatia;

Centralizácia riadiacich funkcií;

Jednotné dokumentované normy.

Na rozdiel od západných pracovných metód s dokumentmi, v ruská prax Dokument je umiestnený v čase jej prijatia úradu. Domáce alebo odchádzajúce dokumenty spadajú do oblasti pohľadu na kontrolu bezprostredne po "narodení" - to znamená schválenie. Zároveň sa monitoruje spojenie dokumentov - ak sa v dôsledku vykonávania rozhodnutia prijatého na inom dokumente objavil jeden dokument. To všetko vám umožní zaručiť sledovať cestu akéhokoľvek dokumentu uzavretého do úradu štátnej moci a miestnej samosprávy, pretože žiadny registrovaný dokument už nemôže zmiznúť bez stopy.

Maximálna centralizácia kontroly nad tokom dokumentov predpokladá, že dokument musí najprv oznámiť vedenie, ale len potom, inverzné uznesenia v súlade s hierarchiou služby, zostupuje k priamym výkonom.

Ďalšou dôležitou vlastnosťou "ruského modelu" je prítomnosť jednotných a podrobných regulovaných pravidiel pre prácu s dokumentmi o manažmente v organizáciách, bez ohľadu na ich oblasť činnosti. Všetky aktivity workshopov expedícií, úradu, kontrolných skupín - sú regulované až do pravidiel dokončenia registračných časopisov, súborov a podávacích formulárov.

V podmienkach existencie v orgánoch takejto podrobnej regulácie riadenia dokumentov, implementácia bez úpravy zásadne nových technológií cudzieho je nereálne. V tomto prípade môže ísť na automatizáciu tradičných kancelárskych prác pomocou moderných informačných technológií.

Aplikácia. Zoznam povinných informácií o dokumentoch používaných na účely účtu a vyhľadávania dokumentov v systémoch elektronického riadenia dokumentov o federálnych výkonných orgánoch

Vyhláška vlády Ruskej federácie 15. júna 2009 N 477
"O schvaľovaní pravidiel úradu práce vo federálnych výkonných orgánoch"

So zmenami a dodatkami z:

"Elektronický systém správy dokumentov" - automatizovaný informačný systém, ktorý zabezpečuje vytvorenie elektronických dokumentov a elektronických kópií dokumentov, ich riadenie, ich skladovanie a prístup k nim, ako aj registráciu dokumentov;

"Elektronický manažment dokumentov" - Správa dokumentov pomocou informačného systému.

Ostatné pojmy používané v týchto pravidlách zodpovedajú pojmom definovaným v právnych predpisoch Ruskej federácie.

III. Vytvorenie dokumentov vo federálnom výkone

5. Dokumenty vytvorené vo federálnom výkonnom tele sú vypracované na formulári na štandardných listoch A4 papiera (210 x 297 mm) alebo A5 (148 x 210 mm) alebo vo forme elektronických dokumentov a mali by mať zavedené rekvizity, \\ t ich umiestnenie a registráciu.

6. Formy federálneho výkonného orgánu sú vyvinuté na základe uhlového alebo pozdĺžneho variantu umiestnenia detailov. Na uhlovej verzii sú podrobnosti formulára umiestnené v ľavom hornom rohu listu. S pozdĺžnou verziou sú komponenty polotovaru umiestnené v strede listu pozdĺž horného poľa.

Pri vytváraní elektronických dokumentov v systéme elektronického riadenia dokumentov sa používajú elektronické šablóny dokumentov.

7. Každý list dokumentu, zdobený ako na formulári, ako aj na štandardnom liste papiera, by mal mať polia najmenej 20 mm - vľavo, 10 mm - vpravo, 20 mm - horné a 20 mm - nižšie.

9. Podrobnosti o dokumentoch vytvorených v procese činnosti Spolkového výkonného orgánu sú: \\ t

a) Štátny náter Ruskej federácie;

b) názov federálneho výkonného orgánu;

c) názov štrukturálneho rozdelenia federálneho výkonného orgánu;

d) názov príspevku;

e) referenčné údaje o federálnom výkonnom orgáne;

e) názov typu dokumentu;

g) Dokumentový dokument;

h) evidenčné číslo dokument;

k) miesto vypracovania (publikácie) dokumentu;

l) puška obmedzujúca prístup k dokumentu;

m) adresáta;

n) sup dokumentov o dokumente;

o) Pokyny na vykonanie dokumentu (uznesenie);

n) hlavička do textu;

p) text dokumentu;

c) Značka na kontrolu;

t) značka žiadosti;

y) podpis;

x) Vultifikácia koordinácie dokumentov;

h) tlač;

ш) Označte o certifikácii kópie;

i) Označiť na umelcovi;

e) Značku o vykonaní dokumentu a smer ich v prípade;

y) Označte o prijatí dokumentu;

10. Zloženie podrobností dokumentu je určená svojím typom a vymenovaním.

11. Koordinácia dokumentu vo federálnom výkonnom orgáne vydáva víza oprávneného úradníka Federálneho výkonného orgánu. Koordinácia dokumentu so sídlom vo federálnom výkonnom orgáne s inými vládnymi orgánmi a organizáciami je vypracovaná suulture (list) koordinácie, protokolu alebo konzistentného listu.

IV. Požiadavky na organizáciu pracovného toku vo federálnom výkonnom orgáne

12. V toku dokumentu federálneho výkonného orgánu sa prideľujú tieto dokumenty: \\ t

a) Prichádzajúca dokumentácia (prichádzajúca);

b) odoslaná dokumentácia (odchádzajúca);

c) interná dokumentácia.

13. V federálnom výkonnom orgáne sa dodávka a zasielanie dokumentov vykonáva poštovou službou, živou a telekomunikácií.

14. Dokumenty vstupujúce do Federálneho výkonného orgánu sa konajú v primárnom spracovaní kancelárie, registráciu, predbežné zváženie, prevod do manažmentu, aby sa zvážila, sú prevedené na dodávateľov a po vykonaní sú umiestnené v záležitostiach.

15. Primárne spracovanie prijatých dokumentov zahŕňa overenie správnosti dodania dokumentov a dostupnosť dokumentov a žiadostí na ne, ako aj rozdelenie dokumentov pre registrované a nepodlieha registrácii.

16. Registrácia prijatých a vytvorených dokumentov sa vykonáva v deň prijatia, vytvárania (podpisovania alebo schvaľovania) alebo nasledujúci pracovný deň, pokiaľ nie je ustanovené inak právnymi predpismi Ruskej federácie.

18. Registrované dokumenty sa prevedú do kancelárskej dielne na posúdenie vedúcim federálneho výkonného orgánu alebo rozhodnutím vedúceho federálneho výkonného orgánu iným úradníkom spolkového výkonného orgánu.

Dokumenty alebo kópie kópií s pokynmi na vykonanie (rezolúcie) sa zasielajú úradu pracovnej sily.

19. Skript dokumentu je zaslaný na štrukturálne rozdelenie federálneho výkonného orgánu zodpovedného za vykonanie dokumentu. Ak existuje niekoľko interpretov, originál dokumentu sa prenáša do štruktúrnej jednotky, čo je zodpovedný umelec, zvyšok jednotiek dostane kópiu dokumentu.

Pri poskytovaní prístupu k interpret elektronická kópia Dokument V systéme elektronického riadenia dokumentov Script doklad môže zostať v kancelárii workshopu, ak je zriadený pokynmi pre kancelárske práce v Federálnom výkone.

20. Dokumenty po ich podpísaní vedúcim federálneho výkonného orgánu alebo iná oprávnená osoba sa prevedú do kancelárskej pracovnej služby na registráciu a odoslanie.

21. Office Pracovná služba kontroluje správnosť návrhu dokumentu, úplnosť dokumentu a zhody s počtom inštancií zoznamu dokumentov. Nesprávne dokumenty sa vrátia Dodávateľovi.

22. Dokumenty podliehajú zásielke v deň ich registrácie alebo ďalšieho pracovného dňa.

23. Prevod dokumentov medzi štrukturálnymi divíziami federálneho výkonného orgánu sa vykonáva prostredníctvom kancelárskej dielne.

24. V Federálnom výkonnom orgáne obsahuje kancelárska pracovná služba prichádzajúce, vytvorené a odoslané dokumenty. Údaje o počte dokumentov sú zhrnuté, analyzované kancelárskou dielnou a sú predložené hlavnému orgánu federálneho výkonného orgánu spôsobom predpísaným spôsobom.

25. S cieľom zohľadniť a vyhľadávať dokumenty v systéme elektronického riadenia dokumentov federálneho výkonného orgánu povinná informácia O dokumentoch podľa prílohy. V systéme elektronického riadenia dokumentov federálneho výkonného orgánu môžu byť použité ďalšie informácie o dokumentoch.

V. Dokumentárny fond federálneho výkonného orgánu

26. Spolkový výkonný orgán:

a) tvorí svoj dokumentový fond z dokumentov vytvorených v procese;

b) vyvíja a schvaľuje v koordinácii s federálnym výkonným orgánom v oblasti archívneho prípadu zoznam dokumentov predložených v procese jeho činností, ako aj v priebehu činností organizácií podriadených, s uvedením načasovania skladovanie;

Zmeniť informácie:

Vyhláška vlády Ruskej federácie 26. apríla 2016 N 356 Odsek 26 je doplnený pododsekom "v" \\ t

c) vyvíja a schvaľuje album šablón zjednotený formulár Dokumenty vytvorené federálnou výkonnou autoritou.

27. Tvorba dokumentárneho fondu federálneho výkonného orgánu vykonáva kancelárska dielňa prostredníctvom prípravy nomenklatúry prípadov, formovania a registrácie prípadov, čím sa zabezpečí ich zachovanie, účtovníctvo a prevod prípadov do archívu Federálny výkonný orgán.

28. Nomenklatúra federálneho výkonného orgánu:

a) zostavený kancelárskym dielnou na základe nomenklatúry prípadov Štrukturálne jednotky;

b) Schválené po jeho koordinácii s centrálnym odborná komisia Spolkový výkonný orgán vedúcim federálneho výkonného orgánu najneskôr do konca tohto roka a je zavedený od 1. januára budúceho roka;

c) raz za 5 rokov sa dohodne s odbornou testovacou komisiou Federálneho štátneho archívu, ktorý sa zasiela na trvalé uskladnenie dokumentov predložených počas činností spolkového výkonného orgánu Archiválna nadácia Ruská federácia;

d) V prípade zmien funkcií a štruktúry federálneho výkonného orgánu podlieha koordinácii s odbornou skúšobnou komisiou Federálneho štátneho archívu.

29. Názvy sekcií nomenklatúry federálneho výkonného orgánu sú mená štrukturálnych divízií federálneho výkonného orgánu.

30. Prípady sú vytvorené v súlade s nomenklatúrou prípadov, ako aj v súlade so zásadami systematizácie dokumentov a ich distribúcie (zoskupenia) o záležitostiach stálych, dočasných (viac ako 10 rokov), vrátane prípadov pracovníkov a na dočasných obchodných 10 rokov vrátane) skladovania.

31. prípady od dátumu ich vzniku pred prevodom do archívu federálneho výkonného orgánu alebo zničenia sú uložené v štrukturálnych divíziách na mieste formácie.

32. Prípady sa vydávajú na dočasné používanie štrukturálnych jednotiek na obdobie určené vedúcim Federálneho výkonného orgánu a po jej platnosti sú vratné.

V iných verejných orgánoch a organizáciách sa záležitosti vydávajú na základe ich písomných žiadostí o povolenie vedúceho federálneho výkonného orgánu alebo jeho zástupcom churrovacích otázok úradu.

33. Zabavenie dokumentov z konštantných prípadov skladovania je povolené vo výnimočných prípadoch a je vykonané s povolením hlavy federálneho výkonného orgánu s opustením kópie dokumentu certifikovaného inštalovanýa zákon o príčinách originálu.

34. Prípady trvalé a dočasné (viac ako 10 rokov) sa prevádzajú do archívu federálneho výkonného orgánu nie skôr ako po 1 roku a najneskôr do 3 rokov po ukončení služby. Prevod prípadov do archívu federálneho výkonného orgánu sa vykonáva na základe opisu práce trvalej a dočasnej (viac ako 10 rokov) obdobia skladovania a prípadov personálu vytvoreného v štrukturálnych divíziách federálneho obdobia výkonný orgán. Prípad dočasného (do 10 rokov vrátane) doby skladovania v archíve federálneho výkonného orgánu nie je prevedený a podlieha zničeniu predpísaným spôsobom po uplynutí ich skladovania.

35. Základom prípravy rozhodnutí o konštantnej a dočasnej (nad 10 rokov) je nomenklatúra prípadov.

36. Postup vypracovania nomenklatúry prípadov a opis prípadov, formácie a registrácie prípadov, ako aj zničenie prípadov dočasného uskladnenia vo federálnom výkonnom orgáne určí spolkového výkonného orgánu v oblasti archívneho orgánu.

Vi. Vlastnosti práce s elektronickými dokumentmi vo federálnom výkonnom orgáne

37. Elektronické dokumenty sú vytvorené, spracované a uložené v systéme elektronického riadenia dokumentov Federálneho výkonného orgánu.

38. Elektronický dokument musí byť zdobený všeobecné pravidlá Kancelárska práca a majú údaje zriadené pre podobný dokument o papieri, s výnimkou podkroví "Štátny znak Ruskej federácie".

Federálny výkonný orgán používa elektronické dokumenty (bez predchádzajúcej dokumentácie o papieri) a elektronických kópiách dokumentov.

39. Zloženie elektronických dokumentov vytvorených v Federálnom výkonnom orgáne sa stanoví zoznamom dokumentov, zriadenie, skladovanie a používanie sa vykonáva výlučne vo forme elektronických dokumentov v organizácii interné aktivity Spolkový výkonný orgán vyvinutý na základe odporúčaní Federálnej archívnej agentúry.

Zoznam dokumentov, vytvorenie, skladovanie a používanie, ktoré sa vykonávajú výlučne vo forme elektronických dokumentov pri organizovaní vnútorných činností federálneho výkonného orgánu, schvaľuje vedúci tohto federálneho výkonného orgánu v koordinácii s federálnou archívou Agentúra.

40. Elektronické dokumenty zaslané štátnym orgánom a miestnym vládam sú podpísané posilneným kvalifikovaným elektronickým podpisom úradníka spolkového výkonného orgánu v súlade s federálnym zákonom "o elektronickom podpise".

41. Systém elektronického riadenia dokumentov federálneho výkonného orgánu možno použiť spôsoby, ako potvrdiť akcie s elektronickými dokumentmi, pod ktorými sa v súlade s federálnym zákonom "na elektronických podpisoch používajú iné druhy elektronických podpisov".

42. Získanie a odosielanie elektronických dokumentov vykonáva kancelárska dielňa.

43. Po obdržaní elektronických dokumentov podpísaných elektronickým podpisom kontroluje služba kancelárskych služieb platnosť elektronického podpisu.

44. Po zapnutí elektronických dokumentov do systému elektronického riadenia dokumentov, registrácia a poverenia sú vytvorené na správu dokumentov vrátane jeho vyhľadávania, dokumentov, kontroly, skladovania, používania a iných údajov.

45. Dokumenty vytvorené vo federálnom výkone a (alebo) prijaté pre federálnu výkonnú autoritu na papieri o papieri sa zaznamenávajú v systéme elektronického riadenia dokumentov s vytvorením elektronickej kópie takéhoto dokumentu.

46. \u200b\u200bRegistrácia a účtovníctvo elektronických dokumentov sa vykonáva v systéme elektronického riadenia dokumentov Federálneho výkonného orgánu.

47. Elektronické dokumenty sa vytvárajú do elektronických prípadov v súlade s nomenklatúrou prípadov.

V nomenklatúre prípadov sa uvádza, že prípad sa vykonáva v elektronický formulárTo, čo je uvedené v hlavičke prípadu alebo v stĺpci "Poznámka".

48. Elektronické dokumenty po ich realizácii alebo zásielke podliehajú skladovaniu predpísaným spôsobom v informačných systémoch federálneho výkonného orgánu počas termínov poskytnutých na podobné dokumenty na papieri.

49. Po uplynutí lehôt stanovených na uskladnenie elektronických dokumentov sa musia zničiť na základe zákona schváleného vedúcim Federálneho výkonného orgánu.

Úvod

1.1 Koncepcia správy dokumentov a obecných orgánov

1.2 Náklady na správu dokumentácie riadenia v obecných úradoch

1.3 Charakteristika organizácie správy dokumentov miestnych orgánov

KAPITOLA 2. ORGANIZÁCIA KANCELÁRNEJ PRÁCE OZNAMOVANÝCH ORGÁNOV SPRÁVU SPRÁVU BOLKHOVSKY DISKUMENTU

2.1 Historické osvedčenie o vytvorení správy Bojhovského okresu

2.2oganizácia práce s dokumentmi Bojhovského okresnej správy

2.3 Klasifikácia servisných dokladov správy Bojhovského okresu

2.4 Rozvoj na zlepšenie kancelárskych prác
Záver
Zoznam použitá literatúra
Žiadosti

Úvod
Relevantnosť: Dokumenty opravia každý krok nášho života, počnúc momentom narodenia, vstup do školy, potom na špeciálne sekundárne alebo vyššie vzdelávacia inštitúcia, pracovať. Zaznamenali manželstvo a rozvod, odklonu človeka zo života. Vypracovanie, papierovanie a organizácia práce s nimi sa riadi legislatívnymi a regulačnými a metodickými aktmi, vedomosťami a vykonávaním, ktoré sú povinné pre každú zaoberajúcu sa dokumentmi.
Organizácia a údržba kancelárskych prác si vyžadujú odborné znalosti a zručnosti. Dokumenty odrážajú a zohľadňujú činnosti inštitúcií. Preto je zachovanie mnohých dokumentov predpísané zákonom. Pri kontrole práce inštitúcie je audit overený, v prvom rade dokumenty, v ktorých je organizácia organizácie stanovená. Veľmi dôležité prevádzková práca S dokumentmi: V čase, keď sa zaregistrovať, prevod do vedenia za posúdenie, aby ste získali jasné uznesenie, aby sa bezodkladne previedol dodávateľovi, aby sa organizoval kontrolu, vyberte si potrebné informácie. Všetky tieto jednoduché akcie v moderných podmienkach trhových vzťahov a konkurenčného boja možno určiť pri vytváraní obchodných vzťahov s inými organizáciami a inštitúciami. Takmer všetci špecialisti z oblasti manažmentu sa zaoberajú prípravou a dizajnom dokumentov. Požiadavky na prípravu a dizajn úradných dokumentov by preto mali poznať každého manažérov.
Dnes, zlepšenie riadenia výrobných a ekonomických systémov, zvýšenie úrovne organizácie a efektívnosti manažérskej práce vo veľkej miere závisí od toho, ako racionálne dodané kancelárske práce v miestnych samosprávoch.
Program promócie kvalifikačná práca je kancelárska práca obecných orgánov správy Bojhovského okresu.
Predmetom štúdie je funkcie kancelárskych prác v obecných úradoch v príklade pobočky miestnej správy okresu Bolkhovského.
Účel štúdie a analýzy organizácie správy dokumentácie v obecných orgánoch správy Bojhovského okresu.
Náš cieľ tvorí tieto úlohy:
1. Analyzujte pojmy "riadenie podpory dokumentov" a "obecné úrady".
2. Identifikovať funkcie podpory riadenia dokumentov v mestských orgánoch.
3. Zvážte klasifikáciu dokumentov miestnych samospráv.
4. Opíšte organizáciu správy dokumentov miestnych samospráv.

Organizácia kancelárskych prác v obecných úradoch je v súlade so všeobecnými požiadavkami a normami práce. Riadenie dokumentov, vo všeobecnosti, a najmä v miestnych samosprávoch nestojí, a každý deň zlepšuje, meniace sa štandardy a metódy organizácie.
V štúdiu promócie je regulačný a metodický základ reprezentovaný ako:
1. Zákony: "Za všeobecné zásady Miestne vládne organizácie v Ruskej federácii "; Ústava Ruskej federácie; "O účtovníctve."
2. Štátne normy: GOST P51141-98 "Colná výroba a archívny prípad. Pojmy a definície"; OST 2479-2481 - Business Letters OST 1780 - Telekomunikácie 1781-protokoly zasadnutí z roku 1782 - oznámenie o zasadnutiach; Jednotný systém colného riadenia štátu: základné ustanovenia; GOST R 6.30-2003 Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie: Požiadavky na papierovanie; Systém dokumentácie štátneho systému. Základné ustanovenia. Všeobecné požiadavky na dokumentáciu a dokumentáciu.
3. Vládne pokyny, Nariadenia, pravidlá: Typické predpisy o vykonávaní úradu práce na návrhy, žiadosti a sťažnosti občanov Štátne orgány, podniky, inštitúcie a organizácie; Hlavné pravidlá pre prácu archívov organizácií; Hlavnými pravidlami práce štátneho archívu ZSSR; Hlavné pravidlá pre prácu štátneho archívu Ruskej federácie; Pokyny pre Účtovníctvo v rozpočtové inštitúcie; \\ T Približné pokyny o riadení kancelárií v miestnych samosprávoch ALTAI; \\ T Charta, pokyny pre kancelárske práce a oficiálne pokyny SPRÁVA ZUDILOVSKY VILUME RADY PERVOMAISKY DISKUJÚCEHO ÚZEEHU ALTAI.

Systém zásad vedecké metódy a rôzne charakterizujúce samostatné kroky Pracuje s dokumentmi, značkami (Skupiny - Počas registrácie dokumentov, kategórií - v ich realizácii) tvoria vedecký základ modernej organizácie správy dokumentácie v obecných úradoch. Vedecký základ tejto práce je uvedený vo formulári:
Metodickým základom štúdie je princíp historizmu, ktorý pomáha sledovať zmeny v spolupráci s dokumentmi v minulosti, prítomnosti a prírastku budúcnosti.
V metodike štúdie sa použil štrukturálne funkčný prístup, ktorý nám umožnil študovať štruktúru a fungovanie správy dokumentácie v obecných úradoch. Typologická metóda je aj štúdium údajov o diplomovej práci. V dôsledku typológie, štatisticky udržateľných skupín vlastností, ktoré vytvárajú model pre organizovanie kancelárskych prác v oblasti obecná vláda.
Empirická základňa je pozorovanie a analýza organizácie kancelárskej práce v správe Bojhovského okresu. To znamená, že databáza obsahuje dokumenty uverejnené Bojhovským okresným administratívom: organizačný (charter, opisy pracovných miest, pokyny pre kancelárske práce); Administratívne (rozhodnutia, príkazy, rozhodnutia); Informácie a odkazy (certifikáty, akty, písmená, telegramy, telefóny a faxy).
Metódy výskumu: generalizovaná analýza, syntéza, porovnávacia metódapozorovanie.
Výskum:
1. Vykonala sa komplexná analýza organizácie dokumentárnej podpory v mestských orgánoch. Zohľadňujú sa definície mestských úradov a správu dokumentácie riadenia a systém organizácie organizácie správy dokumentácie v mestských orgánoch je zverejnený.
2. Povaha a črty úradu práce v miestnych samosprávoch sú zverejnené. Klasifikácia kancelárskych prác a charakteristika organizácie správy dokumentov v orgánoch miestnej samosprávy je opísaná.
3. Teoretické a praktické údaje študujú príkladom správy Bojhovského okresu. Štruktúra správy Sencons a nasledujúce vlastnosti organizácie dokumentácie pre správu Bojhovského okresu sú opísané.
Diplomová práca Skladá sa z úvodu, troch kapitol, šesť odsekov, záverov, zoznamu literatúry a aplikácií. Celková práca je ............ .. Stránky písania písaného textu.

Kapitola 1. Správa dokumentácie v mestských úradoch

1.1 Koncepcia komunálnych orgánov a riadenie podpory dokumentácie
Orgány obecných orgánov sú zvolení priamo obyvateľstvom a (alebo) tvoreným reprezentatívnym orgánom orgánov o formáte obecných obdaných vlastným orgánom na riešenie problémov miestny význam.
Mestské úrady môžu byť definované ako miestna samospráva.

Miestne samosprávy sú orgány samosprávnych územných spoločenstiev, ktoré sú v podstate obciami. Tieto orgány tvoria priamo obyvateľstvo alebo zástupcovia obyvateľstva (reprezentatívny orgán) a sú zodpovedné za nesprávne uplatňovanie svojich právomocí, najmä pre obyvateľov obce. Vlastnia osobitné miesto v demokratickom systéme pre riadenie spoločnosti a štátu, a to je určené predovšetkým skutočnosťou, že prítomnosť samosprávnych orgánov zabezpečuje takúto decentralizáciu systému riadenia, ktorý robí tento systém najvhodnejší pre výhody počet obyvateľov, pričom zohľadní historické a iné miestne tradície. S pomocou miestnych samospráv sa organizácia vlády vykonáva v tejto oblasti, existuje nezávislé rozhodnutie občanov miestnych životných otázok, organizačné oddelenie miestneho obchodného manažmentu v systéme riadenia spoločnosti a štátu.

Miestne vlády nie sú časť Mechanizmus štátu. Podľa Ústavy Ruskej federácie (článok 12) nie sú zahrnuté do systému vládnych orgánov, preto sú nezávislou formou realizácie ľudu ich moci. Zároveň, bez toho, aby boli orgány verejných orgánov, miestne samosprávy vykonávajú činnosti, ktoré sú domnienili, pretože pôsobia ako jedna z foriem realizácie sily ľudí. Rozhodnutia, ktoré ich vykonávajú v rámci svojich právomocí, sú preto povinné v miestnej samospráve pre všetky organizácie, úradníci, občania, \\ t verejné združenia. Zamestnávanie miestnych samospráv jednotlivých vládnych právomocí vykonáva len spolkový zákon a zákony subjektu Federácie. Určujú podmienky, ako aj postup monitorovania štátu na vykonávanie miestnymi samosprávami jednotlivých vládnych mocností. Zároveň nie je povolená implementácia miestnych orgánov samosprávy štátnej moci a vládnych úradníkov. Rozhodnutia miestnych samospráv môžu byť zrušené orgánmi, ktoré ich prijali, alebo uznané neplatným rozhodnutím Súdneho dvora.

V súlade s čl. 131 Ústavy Ruskej federácie Štruktúra miestnych samospráv určuje samotná populácia. Populácia môže schváliť štruktúru miestnych orgánov samosprávy v miestnom referende. Rozhodnutie o štruktúre miestnych samospráv môže prijať reprezentatívny orgán obce a zakotvená v Charte obce. Federálny zákon z 28. augusta 1995 "o všeobecných zásadách miestnej samosprávy organizácie v Ruskej federácii" stanovuje len jeden povinný miestny orgán, ktorý by mal byť v každej obci: reprezentatívny orgán miestnej samosprávy. Federálny zákon z októbra 6. októbra 2003 "o všeobecných zásadách miestnej samosprávy organizácie v Ruskej federácii" v novej ceste, otázka prítomnosti povinných orgánov v štruktúre miestnych samospráv, čo podstatne venoval väčšiu pozornosť právnemu reguláciu otázok formovania a činností miestnych samospráv, skôr než federálny zákon z roku 1995

Štruktúra miestnych samospráv je reprezentatívnym orgánom obce, vedúci obec, \\ t miestne administratíva, kontrolný orgán Obec, iné miestne samosprávy, ktoré poskytujú Charta obce a vlastnia vlastnú právomoc riešiť miestne otázky. Postup formovania, právomocí, funkčného obdobia, zodpovednosti, kontroly miestnych samospráv, ako aj iné otázky organizácie a činností tieto orgány Definovaná Chartami obce. Účasť vládnych orgánov a ich úradníkov a tvorby miestnych samospráv, ktorým sa vymenúva miestne samosprávy na pozíciu a oslobodenie od postavenia účastníkov miestnej samosprávy len v prípadoch a postupu ustanovenom zákonom. Zmena štruktúry miestnych orgánov samosprávy inak nie je vykonaná inak vykonaním zmien Charty obce. Rozhodnutie reprezentatívneho orgánu obce na zmenu štruktúry miestnych samospráv nadobudne účinnosť nie skôr ako uplynutie lehoty zastupiteľského orgánu obce prijal určené rozhodnutie. Financovanie výdavkov na zachovanie miestnych samospráv sa vykonáva výlučne na úkor vlastných rozpočtových príjmov príslušných obcí.

Funkcie miestnej samosprávy sú vzhľadom na svoju povahu, miesto v systéme demokracie, týchto úloh a cieľov, s cieľom posielať obecné činnosti. V rámci funkcií miestnej samosprávy sú hlavné pokyny obecné činnosti. Funkcie miestnej samosprávy sa vyznačujú určitou stabilitou a stabilitou, pretože majú konštantný, cielený vplyv obyvateľstva, miestnych vládnych agentúr pre obecné vzťahy s cieľom urobiť najefektívnejšie riešenie miestnych otázok. V agregácii ukazujú možnosti a efektívnosť systému miestnej samosprávy, charakterizujú sociálny účel miestnej samosprávy (splatnosti) a proces jej vykonávania (existencie). Berúc do úvahy úlohu miestnej samosprávy v organizácii a realizácii sily ľudí, úlohy riešené v procese obecných činností a právomocí miestnej samosprávy možno vyznačovať nasledujúcimi hlavnými funkciami: \\ t

1. Zabezpečiť účasť obyvateľstva pri riešení miestnych otázok;

2. Riadenie mestský majetokfinančné zdroje miestnej samosprávy;

3. Zabezpečenie integrovaného vývoja územia obce;

4. Zabezpečenie spokojnosti potrieb obyvateľstva v sociálno-kultúrnych, verejných službách a iných životne dôležitých službách;

5. Ochrana verejného poriadku;

6. Zastúpenie a ochrana záujmov a práv miestnej samosprávy zaručenej Ústavou Ruskej federácie a spolkových zákonov.

Podľa Ústavy Ruskej federácie sa miestna samospráva v Ruskej federácii vykonáva v rôznych organizačné formuláreoh (článok 130). Vo svojom agregácii tieto formy tvoria systém miestnej samosprávy v rámci príslušných obcí, prostredníctvom ktorých je zabezpečené rozhodnutie miestneho významu, miestneho života. Jednota miestneho vládneho systému je spôsobená skutočnosťou, že je založená na demokratických zásadách organizácie miestnej samosprávy v Ruskej federácii, pričom zohľadní úlohu a funkcie miestnej samosprávy v spoločnosti a štátu , ako aj historické a iné miestne tradície a je určená populáciou príslušných obcí. Jednota tohto systému sa prejavuje v oblasti vymedzenia predmetov vykonávania a právomocí medzi rôznymi formami jeho vykonávania, ako aj na to, že všetky jeho organizačné formy sú v úzkom vzťahu, interakcii a vzájomnej závislosti. V rámci tohto vzťahu a vzájomnej závislosti sú niektoré formy odvodené od iných alebo súvisiacich vzťahov riadenia, zodpovednosti a zodpovednosti alebo zodpovednosti a kontroly. Federálny zákon stanovuje formy interakcie medzi mestským okresom s mestskými a vidieckymi osádmi, ktoré sú súčasťou obecného okresu; Umožňuje možnosť vytvorenia reprezentatívneho orgánu obecného okresu od zástupcov príslušných orgánov miestnej samosprávy. Federálny zákon stanovuje rozvoj vzájomnej spolupráce. Mestské subjekty môžu tvoriť medzi-mestské združenia, zriadiť hospodárske spoločnosti a iné medzimestské organizácie. Koncepcia "Systém miestnej samosprávy" sa používa na charakterizáciu verejne-energetickej organizácie a foriem činností obyvateľstva, ktoré tvoria, aby riešili miestne otázky v obci.

Zákon zakothuje niekoľko skupín organizačných foriem, prostredníctvom ktorých sa miestna samospráva vykonáva v Ruskej federácii.

Prvá skupina zahŕňa formy priameho výkonu obyvateľstva miestnej samosprávy. Vykonáva sa verejná demokracia v systéme miestnej samosprávy prostredníctvom rôznych foriem priamej vôle obyvateľstva alebo jej jednotlivých skupín žijúcich v rámci hranice oblastí, miest, okresov v mestách, mestách, \\ t vidiecke osadyv ktorom sa vykonáva miestna samospráva. Hrá osobitnú úlohu v jej implementácii, ktorá je určená predovšetkým tým, že prostredníctvom takýchto foriem priamej demokracie ako volieb, stretnutí obyvateľstva, a niekoľko ďalších zaisťuje formáciu a fungovanie všetkých najdôležitejších odkazov miestnej samosprávy Systém - jeho orgány. Mať si to mať na pamäti, možno povedať, že v praxi miestnej samosprávy, forma priamej a reprezentatívnej demokracie sa vzájomne dopĺňajú. Okrem toho úloha priamej demokracie pri implementácii miestnej samosprávy je určená skutočnosťou, že niektoré z jeho foriem (miestne referendum, občania a iné) sú zahrnuté do systému miestnej samosprávy ako jeho neoddeliteľnej časti.

Druhá skupina pozostáva z orgánov a úradníkov miestnej samosprávy, ktorá je poverená hlavnou dennou prácou na implementácii miestnej samosprávy na území príslušných obcí. Miestne vlády sú jedným z základov demokratického systému pre riadenie spoločnosti, ktorá umožňuje demokratizáciu riadiacim prístrojom a riešiť miestne otázky s oveľa vyššou účinnosťou v porovnaní s centralizovaným systémom riadenia; Zabezpečiť zohľadnenie záujmov malých komunít počas verejná politika; \\ T Optimálne kombinovať záujmy a práva ľudských práv a záujmov regiónov a štátu ako celku.

Tretia skupina zahŕňa formu účasti obyvateľstva v miestnej samospráve, centrálneho miesta, v ktorom zaberá územnú verejnú samosprávu. Mnohé, rôznorodé formy účasti obyvateľstva pri implementácii miestnych samospráv slúžia ako masová podpora miestnej samosprávy, posilniť svoj vzťah s obyvateľstvom. Priama civilná iniciatíva sa prejavuje vo svojich činnostiach, kŕmených udržateľnými záujmami rôznych verejných skupín. Túto záujmy a tradície premenia do aktívneho civilného správania, praktickej práce.

Právne predpisy Miestna samospráva v Rusku sa vzťahuje na subjekty subjektov Federácie. Spoločné riadenie federácie a subjektom Ruskej federácie zahŕňa len vytvorenie všeobecných zásad systému miestnej samosprávy. V súlade s tým má federácia právo vydať zákony o všeobecných zásadách miestnej samosprávy a robí to. Podrobne sa miestna samospráva riadi zákonmi základných subjektov Ruskej federácie a charty samotných obcí. Právna regulácia sa neobmedzuje na zásady. Právnym základom miestnej samosprávy je kombináciou rôznych regulačných právnych aktov a jednotlivca právne normyriadiace miestne samosprávy. Časť právny základ Miestna samospráva v Rusku zahŕňa predovšetkým niektoré medzinárodné právne normy obsiahnuté v zákonoch medzinárodné právo, Toto je všeobecne prijaté zásady a normy medzinárodného práva, ako aj medzinárodné zmluvyRatifikovaný štátom. Právny základ miestnej samosprávy v Rusku zahŕňa aj ustanovenia obsiahnuté v iných právnych aktoch. Toto je ústava Ruskej federácie (čl. 12, CH. 8, atď.); Základné zákony (ústavy, stanovy) subjektov Ruskej federácie; Rámec federálne zákony (Na všeobecných zásadách organizácie miestnej samosprávy, 1995); Federálne zákony vydané vo vývoji rámcových zákonov a reguláciu základov jednotlivých strán miestnej samospráve na federálnej úrovni (o finančných nadáciách miestnych samospráv, 1997, o základoch mestskej služby, 1998 atď.); Dekréty predsedu Ruskej federácie (napríklad o schválení základných ustanovení štátnej politiky v oblasti rozvoja miestnej samosprávy, 1999); Rozhodnutia vlády Ruskej federácie (napríklad o federálnom registri obcí, 1998); Rozhodnutia Ústavného súdu Ruskej federácie (Súd prvého stupňa napríklad uviedol, že subjekty Federácie nie sú oprávnené nahradiť miestne orgány vlády vytvorením miestnych orgánov subjektu predmetu federácie); Zákony subjektov Federácie o miestnej samospráve (takéto zákony alebo zákony s podobným názvom sú prijaté vo všetkých predmetoch Ruskej federácie); Stanovy obcí; Niektorí iní právne akty špecifická obec. Právny základ miestnych samospráv môže zahŕňať ustanovenia spolkových právnych aktov a aktov základných subjektov Ruskej federácie, ktoré vo všeobecnosti odkazujú na iné regulačné oblasti, ale zahŕňajú určité normy, ktoré majú vplyv na miestne samosprávy (napríklad zákony o vzdelávaní, Knižnica; Privatizácia štátu I. mestský majetok, O podloží a iných). Osobitné miesto medzi zdrojmi právo obecného práva Je obsadená chartermi obcí. Európska charta miestnej samosprávy z roku 1985. Charta je základným dokumentom obce, ktorá má komplexnú povahu pre túto tvorbu, ktorá je základom mestskej normy a charakterizovaná špeciálnym spôsobom ( Komplikovaný) Postup prijatia a zmeny.

Charta je významným aktom upravujúcim miestnym otázkam manažmentu v rámci samostatnej obce. Je prijatý buď reprezentatívnym orgánom alebo na miestnom referende. V súlade so zákonmi základných subjektov Ruskej federácie v Charte obce by sa mali odraziť: hranice a zloženie územia; Miestne otázky týkajúce sa obce; Poradie účasti miestne obyvateľstvo pri riešení týchto problémov; štruktúra a postup pre tvorbu miestnych samospráv a jej úradníkov; mená zvolených orgánov a úradníkov; Termín ich právomocí; Druhy, postup prijímania a nadobudnutia účinnosti regulačných aktov miestnych vlád; Záruky práv, dôvodov a druhov zodpovednosti orgánov a úradníkov (spätná väzba, vyjadrenie nedôvery, \\ t predčasné ukončenie orgán a iné); otázky komunálneho servisu; poradie vlastníctva, používania a likvidácie mestského majetku; Vlastnosti organizácie miestnej samosprávy v oblastiach s kompaktným ubytovaním etnických skupín, kosáčky, berúc do úvahy historické a iné tradície. Charty obcí podliehajú Štátna registrácia. Okrem stanov, právny základ konkrétnej obce zahŕňa regulačné právne akty prijaté orgánmi a úradníkmi miestnej samosprávy. Nariadenia miestnych zastupiteľských orgánov, rozhodnutia miestnych samospráv (napríklad na vytvorenie miestnych daní a poplatkov), predpisy miestnej verejnej samosprávy v rámci obcí sa môžu vzťahovať na ich číslo. Pri regulácii právomocí orgánov obcí sa použije zásada subsidiarity. Pri použití na vymedzenie objektov štátu (RF) a Štátne formácie (Predmety Ruskej federácie), na jednej strane a obciach - na strane druhej, to znamená: otázky, ktoré možno vyriešiť na najnižšej úrovni, by sa nemali preniesť na najvyššiu úroveň; mestské úrady Úlohy sa prenášajú, s ktorými sa občania nemôžu vyrovnať s využitím vlastnej organizácie, iných foriem priamej demokracie.

Koncepcia autority miestnej samosprávy charakterizuje svoje schopnosti a zodpovednosť v každej oblasti údržby. Vo ich celkovom súťaži sú predmetom referencie a právomocí tvorené kompetenciou miestnej samosprávy.

Subjekty, miestne samosprávy sú subjektmi, ich úradníci a určitá kategória občanov - voliči. Každý z týchto troch prvkov má svoju vlastnú kompetenciu (napríklad reprezentatívny orgán - v oblasti rozpočtu, vedúci obce - v oblasti manažmentu, občanov - definovanie zloženia zvoleného alebo následne predpoveď pred harmonogramom) , Ale keď sú zjednotení, vzniká nová kvalita, ktorá nie je súčasťou jedného z prvkov samostatne, kompetencie obce. Vyššie uvedený zoznam objektov naznačuje, že miestna samospráva má významnú spôsobilosť rôzne oblasti. Predmet údržby a právomocí zlúčil do konkrétnej udalosti, v tomto prípade pôsobenie miestnej samosprávy a konkrétnejšie spôsobilosti tela (napríklad hlavy správnej správy obce), ktorá vykoná úlohu. Všeobecné ustanovenia Subjekty obce obce dostávajú svoju konkretizáciu v úradom, spolu s prvou právomocou obce, ktorá dostáva svoj vývoj v právomoci svojich orgánov a úradníkov.

Objavenie je pobočkou aktivít, ktoré dokumentujú a organizujú prácu s úradnými dokumentmi. V procese aktivity akéhokoľvek podniku sa organizácia alebo inštitúcia rozhoduje o rôznych otázkach. Zároveň sa môžu prezentovať potrebné informácie na rozhodovanie a rozhodnutia o rozhodnutiach vo forme dokumentov. Office sa preto nazývajú aj kancelárska dokumentácia. Účinnosť riadenia, efektívnosti, efektívnosti, kultúry práce riadiacich pracovníkov závisí od organizácie úradu. Vypracovanie nových informačných technológií v oblasti riadenia sa vykonávajú nové kancelárske programy na základe tradičných pravidiel úradu. Vyrovnáva sa z dvoch neoddeliteľne spojených zložiek: dokumentácie a organizácie práce s dokumentmi.

Všetky operácie s dokumentmi sa riadia regulačnou a metodickou databázou. Reguluje:
- pravidlá papierovania;
- pravidlá pre prácu s dokumentmi;
- zabezpečenie ochrany dokumentov;
- postup pre prenos dokumentov pre archívne skladovanie;
- práca servisu správy kancelárie (funkcia, štruktúra);
- zavedenie nových informačných technológií;
- Práca s dokumentmi s puškami obmedzenia prístupu;
- právne aspekty týkajúce sa dokumentov a ďalších otázok.

Otázky správy dokumentácie sú regulované: \\ t
- zákony Ruskej federácie;
- Štát I. priemyselné štandardy;
- all-ruské klasifikátory;
- štátne a sektorové pokyny pre kancelárske práce;
- Pokyny pre kancelárske práce konkrétnej organizácie.

Správa dokumentácie vykonáva niekoľko nasledujúcich funkcií.

Nastavenie formulárov a podrobnosti o dokumentoch. Vytvorenie textu dokumentu, musí to správne fungovať právna sila. Postup vydávania úradných dokumentov je určený GOST P6.30-2003 Požiadavky na návrh dokumentov, v ktorých sú stanovené pravidlá pre návrh každého podrobnosti dokumentu. Dokument pozostáva z množstva komponentov jeho prvkov, ktoré sa nazývajú náležitosti. Keďže sa objavil profesionálny termín, odhaliť jeho obsah. V GOST 351141-98 sa "povinný prvok oficiálneho dokumentu" nazýva podmienky a definície dokumentu podrobnosťami o dokumente. Rôzne dokumenty Pozostáva z rôznych údajov. Počet detailov charakterizujúcich dokumenty je určený cieľmi vytvorenia dokumentu, jeho vymenovania, požiadaviek na obsah a formulár tento dokumentDokumentácia. Okrem detailov môže dokument charakterizovať aj takéto označenia ako originalita a kopírovanie, pravosť a substrát, fyzický stav dokumentu, formát papiera, spôsob výroby dokumentu. Mnohé dokumenty majú prísne obmedzený počet detailov. Nedostatok alebo nesprávnu indikáciu akýchkoľvek podrobností servisný dokument Robí dokument neplatný. Pre viaceré dokumenty vydané štátnymi orgánmi a verejnou správou sa zloženie podrobnosti o dokumentoch usadené v legislatívnom a regulačné akty. Dokumenty, ktorých formulár sa neposkytuje, by mal obsahovať nasledovné povinné údaje:
a) názov dokumentu;
b) dátum vypracovania dokumentu;
c) názov organizácie v mene, z ktorých je dokument vypracovaný;
d) obsah hospodárskej operácie;
e) metre ekonomickej prevádzky vo fyzickom a menovej forme;
e) názov príspevkov zodpovedných za spáchanie obchodnej operácie a správnosti svojho dizajnu;
g) osobné podpisy týchto osôb.

Kombinácia detailov, z ktorých dokument sa skladá, sa nazýva formulamocament. Forma charakteristika špecifického typu dokumentov, napríklad objednávka, akt, sa nazýva typická forma. Typová forma sa vyznačuje určitým počtom detailov umiestnených v prísnom sekvencii. Keď v roku 1920, v našej krajine začala práca na zjednotení a štandardizácii dokumentov, prvý bol vyvinutý. Štátne štandardy Pre dokumenty týkajúce sa ich formy a umiestnenia detailov. Tieto normy konali pred začiatkom 40. rokov. Práca na štandardizácii dokumentov sa opäť obnovila v šesťdesiatych rokoch. V rokoch 1965-1975 Vyvinuté normy, ktoré zakladajú požiadavky na samostatné systémy Dokumentácia používaná v oblasti riadenia (zahraničný obchod, interné, organizačné a administratívne, primárne, účtovníctvo).

Pošlite svoju dobrú prácu v znalostnej báze je jednoduchá. Použite nižšie uvedený formulár

Študenti, absolventi študenti, mladí vedci, ktorí používajú vedomostnú základňu vo svojich štúdiách a práce, budú vám veľmi vďační.

Podobné dokumenty

Občiansky zákonník Ruskej federácie, definujúci právny základ činností právne subjekty a jej dokumentáciu. Regulačná a metodická regulácia kancelárskych prác (alebo dokumentácia o podpore riadenia), nedostatky právnych predpisov.

kurz práce, pridané 12.02.2014

Koncepcia, zásady a funkcie systému miestnej samosprávy v Rusku. Predpisy Miestne samosprávy ako správny cieľ. Regulačné právne akty federálnej úrovne, základných subjektov Ruskej federácie a miestnych samospráva.

kurz, pridané 12/12/2008

Koncepcia a rozvoj právneho základu miestnej samosprávy. Ústava Ruskej federácie, federálne zákony, právne akty vládnych orgánov v systéme regulačných právnych aktov o miestnej samospráve. Základné princípy miestnej samosprávy Ruskej federácie.

abstraktné, pridané 02.06.2008

Koncepcia a podstata miestnej samosprávy. Regulačný rámec miestnej samosprávy. Základné dokumenty upravujúce jurisdikciu Spoločenstva. Vlastnosti samosprávy vo vidieckych oblastiach. Miestne vlády vidieckeho osídlenia.

kurz, pridané 12/24/2011

Pozícia miestnej samosprávy v Štátne zariadenie Krajiny a politický systém spoločnosti, jeho regulačný rámec. Legislatívny základ Miestna samospráva v meste Yuzhno-Sakhalinsk. Spôsob, ako vyriešiť problém miestneho rozpočtu.

kurz, pridané 03/13/2009

Správna organizácia dokumentárnej podpory pre riadenie vládnych orgánov. Proces riadenia vo vnútrozemských záležitostiach (WD). Hlavné prvky, obsah, typy a ciele kancelárskych prác v ATS, jej regulačné nariadenie.

kurz, pridané 11/27/2011

Oficiálne I. verejné uznanie miestne samospráva ako inštitúcia demokracie. Objekty miestnej samosprávy, miestne otázky, Štátne právomoci. Problémy súvisiace s implementáciou funkcií miestnej samosprávy.

Vyššie odborné vzdelávanie

Kuzbass Institute of Economics and zákon

Právna fakulta

Katedra humanitárnych disciplín
Skúška

Rozdeje: "Documenting Management Activity"

O téme "Organizácia kancelárskych prác v štátnych orgánoch a miestnych samosprávoch"
Vykonáva: Študent skupiny 303

Paishhina E.YU.

Skontrolované:
Kemerovo, 2010.

Úvod ................................................... ............................. .. ... .3

1. Dokumentový dôkaz ako základ tela úradu ............ ... ...

2. Ruský model kancelárskej práce v štátnych orgánoch a miestnej samospráve ..................................... ............................................. 7

3. Výber prístupu k automatizácii pracovného toku ............................. 10

4. Systémy organizovanie elektronického toku dokumentov ..................... 12

5. DOKUMENTU DOKUMENTU ÚRADNÝCH DOKUMENTOV .............................. .. ......14

6. Automatizácia výmeny dokumentov medzi orgánmi ......... ... ... 18

7. EDD systémy pre orgány inej úrovne ............................. ... 20

8. Riešenie pre miestny orgán samosprávy .............................. .... 21

Záver ................................................... .......................... ... ... 23

Zoznam použitých referencií ................................................ .............. ..25
Úvod

Potreba automatizovať konania Úradu a organizáciu elektronického riadenia dokumentov je dnes realizovaná štátnymi orgánmi a miestnou samosprávou v takmer všetkých základných subjektoch Ruskej federácie. Spolu s pochopením takejto potreby vznikajú niekoľko otázok, bez toho, aby prijali odpovede, na ktoré nie je možné ísť do praktickej implementácie projektov.

Čo by som mal začať implementovať systém? Ako rozdeliť celý projekt do etáp, takže účinok implementácie je po prvom štádiu zrejmý a pri každom ďalšom štádiu sa zvýšil? Ktorý z dostupných technických prostriedkov na modernizáciu najprv a čo môže čakať? Aké finančné prostriedky majú zabezpečiť v rozpočte s členením podľa roka na základe reality konkrétneho regiónu?

V skutočnosti sa všetky tieto otázky týkajú budovania príslušného plánu implementácie projektu na niekoľko rokov, pričom sa zohľadnia plánované financovanie, potrebu výroby, technické vybavenie a plánovanú modernizáciu technického parku.

Práca inžinieri, dizajnéri, výrobcovia výrobcov

Štúdia, analýzu a príprava rôznych

Dokumentácia. Zvlášť veľké ťažkosti vznikajú spravidla,

Vývoj výrobných dokumentov, ktorý je primárne spôsobený nedostatkom špeciálnych znalostí z kompilátorov. Eliminácia neproduktívnych nákladov času v procesoch zostavovania a používania dokumentov si vyžaduje primeranú kombináciu formalizácie a kreativity, a to podľa autorov vyžadujú na jednej strane,

Zoznámenie o kompilátoroch dokumentov s najobecnejšími zákonmi vnímania dokumentov, na strane druhej, a tým hlavnou úlohou je formulovať a systematizovať všeobecné pravidlá a normy zostavovania kľúčových dokumentov.

Účel Testovacia práca je študovať teoretické základy organizácie kancelárskych prác v štátnych orgánoch a miestnej samospráve.

Podľa účelu kontroly v práci nasledujúcich Úlohy:

Určiť koncepciu správy dokumentov;

Zvážte ruský model kancelárskej práce v štátnych orgánoch a miestnej samospráve;

Odhaliť systémy EDD pre orgány orgánov rôznych úrovní;

Zvážte automatizáciu výmeny dokumentov medzi orgánmi.
1. Dokument funguje ako základ činností tela.

Orgán z Federálneho výkonného orgánu sa vykonáva v súlade s pravidlami úradu práce vo federálnych výkonných orgánoch, schválený dekrétom vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 č. 477.1 na základe týchto pravidiel, \\ t Spolkový výkonný orgán v koordinácii s federálnym výkonným orgánom v oblasti archívnych obchodných otázok Pokyny pre kancelárske práce. Akcia týchto pravidiel sa nevzťahuje na organizáciu práce s dokumentmi obsahujúcim štátne tajomstvo.

Termín "tok dokumentu" sa v súčasnosti spotrebuje veľmi široký a nachádza sa v opise takmer každého informačného systému. Automatizácia pracovného toku je implementovaná mnohými systémami a každý z nich tvrdí, že "integrovaný prístup k automatizácii správy dokumentov". V tomto prípade je rozmanitosť systémov široko: zo skladových účtovných systémov pred kontrolami technologických procesov.

V tomto príspevku termíny "tok dokumentu", "kancelárska práca" atď. Sme považovaní za výlučne v kontexte organizovania práce štátnych orgánov a miestnej samosprávy. Podmienky sa teda interpretujú výlučne na celoštátne predpisy pri uplatňovaní orgánov.

Podľa definície (GOST R 51141-98) je tok dokumentu "pohyb dokumentov v organizácii od okamihu ich vytvárania alebo doručenia na dokončenie plnenia alebo odchodu", to znamená, že celý cyklus života Celý súbor dokumentov v organizácii pred ich odoslaním do archívu alebo zničenia.

Správa dokumentov alebo "Dokumentácia správy" podľa toho istého zdroja označuje "pobočku aktivít, ktoré dokumentujú a organizujú prácu s úradnými dokumentmi". To znamená, že kancelárska práca je kombináciou organizačných mechanizmov na riadenie a monitorovanie správy dokumentov úradných dokumentov. Avšak, v "typických návode na colné výroby v federálnych výkonných orgánoch" z 27. novembra 2000, funkcie úradu práce sa už neobmedzujú na reguláciu iba úradného pracovného postupu. To naznačuje, že systémy automatizácie systému musia byť kontrolované nielen obratom registrovaných (oficiálnych) dokumentov, ale aj projektov dokumentov.
2. Ruský model kancelárskej práce v štátnych orgánoch a miestnej samospráve.

V Rusku, v národnom meradle, došlo k jednotnej technológii práce s dokumentmi o manažmente, tzv. Štátnym systémom správy dokumentácie (GS DOU). Ruská kancelárska dielňa nemá žiadne analógy v iných krajinách, ani podrobnosti o vývoji práce s dokumentmi alebo rozsah distribúcie. A ak na Západe, rozvoj kancelárskej automatizácie stimuluje vývoj technológií toku dokumentov, potom v Rusku, spravidla hovoríme o automatizácii tradične zavedenej technológie inštitucionálneho úradu.

Aké sú vlastnosti "ruského modelu" kancelárskej práce? Môžete alokovať tri najvýraznejšie výhody: 2

Monitorovanie dokumentu, počnúc momentom jeho prijatia;

Centralizácia riadiacich funkcií;

Jednotné dokumentované normy.

Na rozdiel od západných metód práce s dokumentmi, v ruskej praxi, dokument je uvedený na kontrolu v čase jeho prijatia úradu. Vnútorné alebo odchádzajúce dokumenty spadajú do oblasti kontroly ihneď po "narodení" - to znamená schválenie. Zároveň sa monitoruje spojenie dokumentov - ak sa v dôsledku vykonávania rozhodnutia prijatého na inom dokumente objavil jeden dokument. To všetko vám umožní zaručiť sledovať cestu akéhokoľvek dokumentu uzavretého do úradu štátnej moci a miestnej samosprávy, pretože žiadny registrovaný dokument už nemôže zmiznúť bez stopy.

Ďalšou dôležitou vlastnosťou "ruského modelu" je prítomnosť jednotných a podrobných regulovaných pravidiel pre prácu s manažérskymi dokumentmi v organizáciách, bez ohľadu na ich oblasť činnosti. Všetky aktivity workshopov expedícií, úradu, kontrolných skupín - sú regulované až do pravidiel dokončenia registračných časopisov, súborov a podávacích formulárov.

Tradičné kancelárske práce znamená údržbu viacerých protokolov a / alebo kartových súborov slúžiacich tokom dokumentov papiera. A je to práve v údržbe týchto kariet je prioritným predmetom automatizácie kancelárskych prác. Zároveň sa nič nebráni pripojeniu karty s elektronickým dokumentom v automatizovanom systéme v automatizovanom systéme (text a dokonca aj obraz, zvuk a video). Technologické podmienky sú teda vytvorené na prechod na elektronický tok dokumentu. Prechod na tok elektronického dokumentu zase vytvára predpoklady pre formáciu elektronické archívy s účinnými mechanizmami pre referenčné a analytické práce na rôznych dokumentoch rôzne formy reprezentácie.

Na druhej strane, použitie počítačovej siete vytvára podmienky pre decentralizáciu implementácie rôznych funkcií úradu, zatiaľ čo udržiavanie centralizovanej kontroly nad tokom dokumentov. Je možné napríklad umožniť rozdelenia a dokonca aj individuálnych zamestnancov, aby vykonali nezávislú registráciu dokumentov a súčasne centrálne kontrolovala ich pasáž. Okrem toho prítomnosť sieťových spojovacích geografických vzdialených orgánov umožňuje poskytovať centralizovanú kontrolu nad tokom dokumentov, ktorý nie je možné realizovať v čisto papierovej technológii.

Ruský model správy dokumentov nie je jednoducho kompatibilný s modernými prístupmi k procesom riadenia, ale tiež výrazne prevyšuje západné modely pre stavebné tok. V ruskom modeli môže dôjsť k strate dokumentov len z dôvodu priameho porušenia pokynov úradu práce.
3. Výber prístupu k automatizácii správy dokumentov.

Potreba automatizovať správu dokumentov štátnych orgánov a miestnej samosprávy je dnes zrejmé pre každého.

Orgán s použitím papierových časopisov a súborov je nekompatibilný s požiadavkami na zlepšenie efektívnosti štátnych zamestnancov z niekoľkých dôvodov.

Informácie o dokumentoch a pokroku ich vykonávania sú distribuované systémom karty karty organizácie a jej štrukturálnych jednotiek. Získanie informácií o práci s dokumentmi v podniku si preto vyžaduje vyhľadávanie a spracovanie údajov z heterogénnych a decentralizovaných kartových súborov.

Karty dokumentov sú zvyčajne oddelené od interpretov. Obsahujú neúplné a nenávratné informácie o stave dokumentov.

Reprodukcia a pohyb veľkého počtu papierových dokumentov, udržiavanie početných a duplicitných časopisov a kartových súborov vedie k veľkým objemom neprodukčnej práce.

Kardinál, revolučné prístupy k toku dokumentov štátnych orgánov a miestnych samospráv sú však veľmi nebezpečné. To môže viesť nielen k porušeniu termínov, ale aj vážnych problémov v manažmente.

Spoločnosť Microsoft, spolu s partnermi, ponúka dva postupné softvér a metodické riešenia v oblasti správy dokumentov o štátnej a miestnej samospráve: 3

Automatizované kancelárske práce pre pracovný tok papiera;

Elektronické dokumenty a kancelárske práce.

Podobný postupný prístup umožní hladko zvýšiť efektívnosť orgánu úradu, čím sa eliminuje možnosť dezorganizácie jeho činností. Automatizovaná kancelárska pracovná sila pre pracovný tok papiera je v najkratšom perspektíve hlavným prístupom k automatizácii správy dokumentov v štátnych orgánoch a miestnej samospráve.

Dokumenty spracované úradom, vrátane tých, ktoré sú zasielané pri používaní výpočtových zariadení, majú dve formy - tradične papier a elektronické. Podobná symbióza je dôsledkom toho, čo moderné prostriedky Príprava dokumentov znamenajú elektronickú skladovaciu formu dokumentu a normatívna základňa A zavedené pravidlá pre obeh - papier. Tiež najdôležitejším argumentom v prospech zachovania papierových dokumentov je neprekonateľné pohodlie práce s nimi. Pravidlá a návyky Zmenia výrazne pomalšie pomalšie možnosti moderných informačných technológií.

V štátnych orgánoch a miestnej samospráve, zrejme, po dlhú dobu počas spracovania dokumentov v elektronický formát Sa uloží, vyžaduje vytvorenie ich papierových kópií. Spravidla vedúci pracovníci radšej pracujú s dokumentmi papierový. Okrem toho, zatiaľ čo výmena úradných dokumentov medzi orgánmi a prevodom Štátne archívy Dochádza aj v papierovej forme.

Elektronické riadenie dokumentov a kancelárske práce (EDD) je technologická reakcia na aktuálne požiadavky uložené súčasnou politickou a hospodárskou situáciou na efektívnosť. ruské orgány Štátnej a miestnej samosprávy. V prospech EDD sú skúsenosti so svojím úvodom v západných orgánoch štátnej moci a príklady prevádzky vo veľkých, progresívnych ruských obchodných štruktúrach.
4. Systémy, ktoré organizujú elektronický tok dokumentu.

Ako je uvedené vyššie, elektronický tok dokumentu je súborom nových technológií na prácu s dokumentmi. Použité technológie vám umožňujú organizovať "bezšvové" interakcie systémov, ktoré poskytujú rôzne operácie spracovania. V prvom rade môžu byť takéto technológie pripisované: 4

Textové rozpoznávanie textov, ktoré transformujú dokumenty o prichádzajúcich papieroch do plne elektronického formulára reprezentácie;

Elektronický analóg vlastného podpisu;

Nástroje pre prenos dát;

Elektronické informácie o skladovaní informácií.

Uvedené technológie umožňujú subsystémy vykonávajúce rôzne funkcie, organicky dopĺňajú. Takáto interakcia umožňuje dramaticky zvýšiť efektívnosť práce štátnych zamestnancov pri práci s dokumentmi.

Elektronický tok dokumentu vám umožňuje vytvoriť jednotný informačný priestor v autorite, ktorý integruje všetky dokumentárne systémy na informačný uzol. Integrácia sa vykonáva bez straty kvality práce s dokumentmi, pri zachovaní tradícií ruská kancelárska práca. Základom takejto integrácie je spoľahlivým systémom ukladanie dokumentov a systém riadenia dokumentov, ktorý s ním spolupracuje. Všetky spracované dokumenty sú uložené v jednom úložisku, čo umožňuje poskytnúť optimálne vyhľadávanie a odber vzoriek informácií pri príprave materiálov. V súčasnej dobe, vo väčšine orgánov a miestnej samosprávy, mnoho operácií sa už realizuje pomocou výpočtových zariadení. Úlohou automatizácie systému je organizovať efektívnu kolektívnu prácu na textoch dokumentov a poskytnúť každému štátnemu zamestnancovi nasýteným informačným priestorom na zabezpečenie činností.
5. Document práce oficiálnych dokumentov.

Hlavným cieľom vo vývoji elektronických technológií riadenia dokumentov bolo dosiahnuť maximálnu kontinuitu pravidiel a recepcií papierového pracovného toku a kancelárskych potrieb zväčšovania, čo umožňuje zabezpečiť bezbolestný prechod z tradičných technológií na moderné.

Systém riadenia dokumentov je spracovaný dokumentmi uloženými v jednom úložisku úradu úradu. To vám umožní zahrnúť dokumenty spracované úradným tokom dokumentov do jedného informačného priestoru úradu.

Elektronická technológia správy dokumentov Udržiavajte nasledujúce funkcie systému: 5

Registrácia v automatizovanom režime prenášanej e-mailom alebo prostredníctvom internetového portálu prichádzajúcich dokumentov, vrátane vybavených elektronických digitálny podpis (Eds) a kryptokrokst;

Skenovanie a rozpoznávanie papierových dokumentov pomocou vstavanej technológie OCR;

Pripojenie k registračnej karte (RK) elektronického obrazu obrazu vo forme súboru (súborov) akéhokoľvek formátu;

Vymedzenie práv na prístup k priloženým súborom elektronického obrazu dokumentu;

Poskytovanie každého úradného človeka účastníkovi záveru - jeho osobný virtuálny úrad, ktorý sa dosahuje prístupom úradníka len na dokumenty týkajúce sa jej pôsobnosti;

Zabezpečenie procesu koordinačných (hosťujúcich) projektov dokumentov;

Full-Text a Atribút Vyhľadávanie elektronických dokumentov, vrátane diaľkového vyhľadávania úplného textu;

E-mail alebo publikovanie na internetovom portáli elektronického odchádzajúceho dokumentu Dokument (pomocou ľubovoľného e-mailPodpora MAPI), chránené ED a šifrovaním pomocou certifikovaných fondov;

Tvorba a registrácia prípadov, t.j. Zoskupenie vykonaných dokumentov do prípadov v súlade s nomenklatúrou prípadov a systematizácia dokumentov v rámci;

Archívne skladovanie elektronických dokumentov, záležitosti oprávnenia.

Hlavnou jednotkou účtovníctva v systéme je RK dokumentu, úplnosť podrobností, ktorého poskytuje možnosť vytvárania štatistických a analytických správ o rôznych informáciách, uľahčenie pri hľadaní.

V tomto prípade môže byť hlavná súprava požiadaviek Kazachstanu republiky rozšíril svojvoľný súbor ďalších podrobností definovaných pre každú skupinu dokumentov. Podľa ďalších detailov Kazachstanu republiky môžete zosúladiť s hlavnými údajmi o vyhľadávaní a výbere údajov pri vytváraní správ. Pri prijímaní elektronického prichádzajúceho dokumentu sa jej registrácia vykonáva v automatizovanom režime. Pre výmenu prijatú medzi dvoma dokumentmi EDD sa automaticky vytvorí väčšina detailov RK. Elektronický obraz dokumentu je pripojený k Kazachstanskej republike. Zároveň je certifikovaná totožnosť dokumentu vybaveného EDS a Cryptokrkastom. Ak prichádzajúci dokument Vstúpil do papierovej formy, z systémového prostredia je výzvou balíka optického rozpoznávania textu, a získať jeho elektronický obraz - refundáciu k systému kancelárskych prác s simultánnym pripojením dokumentu do Kazachstanu republiky. Systém systému, ktorý pripojil prílohu dokumentu, stanovuje prístupové práva k spisu na úrovni utajenia, ako aj ochrana (zrušenie ochrany) z úprav.

Ak potrebujete preniesť relatívne veľké množstvo papierových dokumentov určených na vykonanie a skladovanie v elektronickej forme, navrhuje sa použiť možnosť "Registrácia streamingu". V tomto prípade, po zadaní registračných údajov o dokumente v Kazašskej republike, užívateľ automatizovaného pracoviska (zbrane) streamingu tlačí na prvý list čiarového kódu, ktorý zodpovedá internému systému systému priradenému Registrovaný dokument. Po tom, dokumenty v náhodnom poradí z rôznych ramien dlhodobej registrácie prichádzajú na skenovacie zbrane vybavené vysokorýchlostným skenerom. Naskenované elektronické obrazy dokumentov Zaregistrujte sa do databázy a vďaka typu technológie výberu čiarových kódov sú pripojené k príslušným záznamom dokumentov.

Po registrácii Kazachstanu republiky s priloženým dokumentom je zaslaný cez sieť úradným osobou zodpovedným za prijatie rozhodnutia o vykonaní dokumentu a ďalej len vedúcim pracovníkom dokumentu v súlade s podrobnosťami o vyriešení. Zároveň je každá hlava alebo umelec obdarený definované právaktoré umožňujú organizácii pracovať s dokumentmi čo najbližšie k tradičným práci pri stole, na základe ktorých sú dokumenty v priečinkoch vyhlásené za dokumenty, ktoré sú v právomoci len tohto zamestnanca a ktorí buď čakajú na začiatok vykonania (v Priečinok prijatý) alebo prijaté zamestnancom na vykonanie (v priečinku o vykonaní) alebo prevedených podriadených s uvedením riadiaceho obdobia (v priečinku na kontrolu).

V priebehu práce s elektronickými dokumentmi sa poskytuje kombinovaný úplný text a atribút vyhľadávanie požadovaného dokumentu, vrátane pomocou webového prístupu k databáze systému.
Súbory s textami (obrázky) Odchádzajúce a interné dokumenty Podľa štandardnej technológie sú tiež pripojené k Kazachstanskej republike. Odchádzajúci dokument, ktorý sprevádzaný požiadavkami Kazachstanu republiky, môže byť chránený edsom, šifrovanými a prevedenými na adresáta.

Tak, v kombinácii s možnosťou registrácie dokumentov prijatých riadkami komunikácie, je zabezpečený firemný elektronický tok dokumentu. Vykonané dokumenty sa vytvárajú do prípadov a sú prenášané na archívne skladovanie.
6. Automatizácia výmeny dokumentov medzi orgánmi.

V súčasnosti sa v mnohých štátnych orgánoch moci používajú zdedené automatizované systémy Správa dokumentov. Sú postavené na inom softvéri a technickej základni. Niektoré z nich, ktoré poskytli partneri spoločnosti Microsoft (vrátane "prípadu" opísaného vyššie), sa vykonávajú na základe moderných technológií. K dispozícii je tiež významný počet systémov predchádzajúcich generácií založených na MS DOS a iných platformách. Zjednotenie systémov vo všetkých štátnych orgánoch v predvídateľných podmienkach je nemožné z politických (práv subjektov federácie a miestne samosprávy) a praktických úvah. Implementácia, a najmä výmena prevádzkovaných systémov - dostatok dlhého, ťažkého a drahého procesu.

V tejto situácii je prirodzeným riešením vyvinúť také prostriedky medzirezortnej výmeny dokumentov, ktoré by sa mohli ľahko prispôsobiť rôznym formátom prichádzajúcich / odchádzajúcich správ a umožnili pripojenie rôznych systémov.

Výmena elektronických dokumentov musí byť riadne chránená. Dokumenty musia byť vybavené elektronický podpisZaručenie autorstva a invalirácie obsahu dokumentu av niektorých prípadoch - zatvorené kryptografické prostriedky od neoprávneného prístupu.

Každá organizácia má mnoho korešpondenčných organizácií, s ktorými sú splnené dokumenty, a každý môže mať rôzne formáty správ a dokonca aj siete. Zavádzacie systémy jednotlivých organizácií s funkciou trvalej podpory informácie o službáchpotrebné na organizáciu výmeny, je to nevhodné. Výmena dokumentov je logická stavať nie na princípe "každého z nich", ale na princípe "hviezd" - na základe výmenných centier dokumentov (dátové centrum).
Kód môže vykonávať nasledujúci súbor funkcií: 6

Transformácia a koordinácia formátov prichádzajúcich dokumentov;

Podpora adresných databáz a výpočet postupov doručovania dokumentov;

Garantované doručenie dokumentov;

Dodatočná archivácia dokumentov;

Podpora a synchronizácia referenčných kníh.

Centry správ môžu tiež prevziať úlohu certifikačných centier podporujúcich infraštruktúru uzavretých a otvorených kľúčov, autentifikačné postupy pre organizácie - účastníci výmeny.

Na integráciu z dátového centra, zdedených firemných systémov, ak je to potrebné, môžu byť doplnené špeciálnymi modulmi rozhrania, ktoré poskytujú predbežnú transformáciu formátov a výmenných postupov z dátového centra.

.
7. EDD systémy pre rôzne úrovne orgánov.

Rozhodnutie o komunálnych a iných orgánoch s malým množstvom riadenia dokumentov do tejto kategórie možno podmienečne pripísať mestským riadiacim štruktúram s malým množstvom správy dokumentov, ktoré nemajú dostatočný technický základ pre zavedenie systému plnohodnotného systému EDD. Pre nich možno odporučiť jednostupňové riešenie vybavené prostriedkami chránenej výmeny elektronických dokumentov s vyššou organizáciou - priamo alebo prostredníctvom dátového centra. Užívateľ takéhoto riešenia je zvyčajne zamestnanec zodpovedným za kancelárske práce organizácie. Práca v tomto prípade sa vykonáva s papierovými dokumentmi, ale systém obsahuje prichádzajúce / odchádzajúce dokumenty, registráciu rezolúcií o dokumentoch, dokumentoch odpísané v prípade a tie o archívne skladovanie. S veľkým počtom zamestnancov je možné zaznamenať aj pohyb papierových originálov. Dokumenty získané v elektronickej forme z vyššej organizácie sú okamžite zaznamenané, vytlačené a začali vykonávať príchod papiera originálov. Vynikajúca organizácia automaticky prijíma oznámenie o tom, že dokument je registrovaný. Takéto riešenie vám umožňuje: 7

Urýchliť výmenu prichádzajúcich / odchádzajúcich dokumentov s vyššou organizáciou;

Znížte počet "stratených" dokumentov, ktorých umiestnenie nie je známe.

8. Rozhodnutie pre orgán miestnej samosprávy.

Táto kategória môže byť konvenčne pripísaná mestským riadeným štruktúram, ktoré majú priemerný tok dokumentu z 3 000 až 10 000 dokumentov ročne, úrad alebo sekretariát ako štruktúrne oddelené rozdelenie a práca nielen s dokumentmi organizácií, ale aj listami a odvolaniami občanov a podnikov. Takéto organizácie majú zvyčajne dostatočnú flotilu osobných počítačov v kombinácii do miestnej siete. Multiplayerové riešenie s počtom pracovných miest od 5 do 20 sa môže odporučiť, vybavené prostriedkami chránenej výmeny elektronických dokumentov s vyššími a nižšími organizáciami (priamo alebo prostredníctvom dátového centra), komunikácia s portálom na informovanie a prijímanie Aplikácie občanov a organizácií a možnosť vzdialeného prístupu na internet k údajom systému EDD. Systém by mal poskytnúť registráciu prichádzajúcich / odchádzajúcich dokumentov, účtovníctva rezolúcií o dokumentoch, dokumentoch odpísaných v prípade a nachádza sa na archívne skladovanie. Mali by sa zohľadniť aj pohyb originálov papiera.

Užívatelia takéhoto riešenia sú zvyčajne nielen zamestnancom pracovnej sily, ale aj rad zamestnancov funkčných jednotiek. Vzhľadom k tomu, väčšina zamestnancov takýchto organizácií má osobné počítače, podľa takéhoto rozhodnutia môže byť organizovaná s časťou dokumentov, najmä alebo výlučne v elektronickej forme. Prichádzajúci papierové dokumenty môže digitalizovať a všetko práca S nimi sa už môžu vykonávať v elektronickej forme. V elektronickej forme sa môže organizovať aj proces vykonávania dokumentov (prekrytie a vykonávanie rezolúcií).

Ak má organizácia neustále dostupný kanál na internete, môže byť organizovaný vzdialený prístup k systému EDD prostredníctvom webového rozhrania, čo umožňuje monitorovať pokrok práce ako úradníkov, ktorí sú v odchode a vyšších organizáciách.

Takéto riešenie umožňuje: 8

Urýchliť výmenu dokumentov s vyššími a nižšími organizáciami;

Znížiť náklad na zamestnancov pracovnej sily v dôsledku prevodu časti funkcií v divízii;

Zvýšiť účinnosť monitorovania vykonávania dokumentov;

Usporiadajte efektívny systém na ukladanie vzájomne prepojených dokumentov;

Znížte čas vyhľadávania potrebné dokumenty;

Znížte počet "stratených" dokumentov, ktorých umiestnenie nie je známa;

Zrýchliť a urobiť viac efektívna práca zamestnancov o vykonávaní dokumentov;

Znížiť náklady na prácu s odvolaniami občanov a organizácií predložených v elektronickej forme (prostredníctvom portálu);

Zabezpečiť kontrolu nad vykonaním dôležité dokumenty Zo strany vyšších organizácií.

Ak chcete rozvíjať a podporovať portál, ako aj organizáciu vzdialeného prístupu k internetu k údajom systému EDD, Microsoft Internet Technologies (Internet Information Services, ASP, technológia Indexového servera Microsoft Index Server) je možné použiť a poskytol systém API Case-Enterprise System polohou dokumentov priamo zo základne.
Záver.

Funkcia kancelárskej práce a správy dokumentov v štátnych orgánoch alebo miestnej samospráve, ako systém riadenia dokumentácie, je sto percent odrazu procesov riadenia v dokumentárnom formulári. Z tohto dôvodu, procesy úradu práce a riadenia dokumentov získavajú sebestačnosť a vyžadujú si vlastný systém riadenia.

V súčasnosti proces zavádzania počítačového vybavenia a sietí v Štátne inštitúcieA v mnohých dnes je dosiahnutá úroveň dostatočná na zavedenie moderných pracovných technológií. Ale okrem počítačov a sietí to vyžaduje súbor moderných softvérových riešení.

V Ruskej federácii je dôležitosť tejto oblasti plne uznaný, čo sa odráža v Federálnom pracovná skupina « Elektronické Rusko"Vo všeobecnosti v mnohých svojich špecifických udalostiach.

Konečný výsledok riadiacej činnosti štátneho prístroja závisí od súboru medziľahlých prepojení, z ktorých jedna je pomoc s oneskorením, ktorá umožňuje poskytovať efektívnosť a flexibilitu pri rozhodovaní. Výrobná spoločnosť koordinuje všetky fázy práce - od návrhu k praktickému vykonávaniu rozhodnutí. Proces riadenia zahŕňa nasledujúce hlavné štandardné zdokumentované operácie:

Zber a spracovanie informácií o dokumentoch; Príprava rozhodnutia;

Prijatie a dokumentácia rozhodnutia; prinášanie riešení výkonných umelcov;

Vykonávanie rozhodnutia; Kontrola vykonávania; Zber informácií o realizácii;

Prenos informácií o zvislých a horizontálnych väzbách; Skladovanie a vyhľadávanie informácií.

Kontrolné zariadenie implementuje svoje funkcie najmä prostredníctvom univerzálnych a autorizovaných organizačné a administratíva Dokumenty vytvorené cirkuláciou bez ohľadu na špecifickosť aktivít vo všetkých sektoroch národného hospodárstva a vlády. Ak sa domnievame, že v kancelárii manažmentu zamestnáva viac ako 14 miliónov ľudí a ročný pracovný postup v krajine je približne 60 miliárd listov a naďalej rastie, je to nepochybne účinné regulačné nariadenie Tento proces má veľký význam. Ako jeden z prostriedkov regulácie dokumentov, štátnych noriem dokumentov, klasifikátorov všetkých Únie a jednotné systémy Dokumentácia. Tieto a ďalšie predpisy sa vykazujú na stabilizáciu pracovného toku v krajine v celom technologickom cykle, vytvoriť optimálnu technológiu na vykonávanie riadenia dokumentov

Riadna jednotka.

Zoznam referencií:

1. M. I. BASAKOV. DODANIE. Návod pre študentov vzdelávacie inštitúcie Stredný odborné vzdelávanie. [Text] / Basakov M.I. Vydavateľstvo: Marketing, 2002. - 336С.

2. BORODINA V.V. Colné riadenie v systéme vlády. [Text] / V. V. Borodina. Vydavateľstvo: handry, 2008. - 376c.

3. Kirsanova M.V. Kancelárske práce v štátnych orgánoch a miestnej samospráve: Štúdie. Príspevok [text] / M. V. Kirsanova. -Phey: Infra-M:, 2004. - 256С.- (vyššie vzdelávanie)

4. Kuznetsov I.N. Správa dokumentácie a kancelárske práce. [Text] / I. N. Kuznetsov. - m.: Yurait, 2008. - 576c.

5. SPIVAK V. A. DOKUMENTÁCIE RIADENIE ČINNOSTI. [Text] / V.A. Spivak. - Pulp: Peter, 2008. - 256С.

Systém dokumentácie štátneho systému. Všeobecné požiadavky na dokumentáciu a dokumentáciu. - M., 1991