Dokumentácia právnej sily dokumentu. Podstata právnej sily dokumentu
V niektorých prípadoch s dostupnosťou vhodných technických prostriedkov je možné vytvárať primárne dokumenty na strojovo čitateľných médiách. Súčasne boli vytvorené požiadavky predpisov o dokumentoch a pracovnom toku v účtovníctve, celopodnikové smernice o právnom účinku dokumentov na magnetické papierové médiá, celoodvetvové smernice na tvorbu a implementáciu automatizovaného účtovníctva ako súčasti automatizovaného riadiace systémy podnikov, inštitúcií a ďalšie regulačné dokumenty.
Dokument nadobúda právnu silu, ak obsahuje nielen príslušné podrobnosti, ale aj potrebné autorizačné podpisy, uznesenia, pečate a pečiatky v závislosti od účelu dokumentu. Splnenie týchto podmienok predurčuje jeho dizajn.
Rozvoj IS je spojený so zavedením do riadiacej činnosti novej formy prezentácie informácií - elektronických dokumentov na počítačových médiách. Elektronické dokumenty majú všetky vlastnosti a právna sila manažérske dokumenty. Elektronické dokumenty obsahujú informačné správy, ktoré majú rôzne znázornenia textu, grafiky, zvuku, obrázkov v komunikačných formátoch. Elektronické dokumenty sú uložené ako súbory na strojovom médiu.
V súlade s prijatými jednotnými formami dokumentov kniha podrobne rozoberá otázky, ktoré vznikajú pri ich príprave a realizácii, ako aj požiadavky a pravidlá, ktoré je potrebné dodržiavať, aby sa zabezpečila právna sila dokumentov.
Právnou silou sú dokumenty rozdelené na pravé a falošné.
Právna sila dokumentu je majetkom úradného dokumentu, ktorý mu je oznámený súčasnými právnymi predpismi, právomocou vydávajúceho orgánu a zavedený poriadok jeho registrácia (GOST R 51141-98).
Právna sila dokumentu je zabezpečená legislatívou, kompetenciou orgánu, ktorý dokument vydal, a stanoveným postupom pri jeho vyhotovení. Niektoré dokumenty sú pôvodne vybavené právnou silou (zmluvná dokumentácia, notársky overené dokumenty, právne úkony vládne orgány a pod.).
Podľa právnej sily sú dokumenty rozdelené na pravé a falošné. Autentické dokumenty sú platné a neplatné. Dokument sa stane neplatným v dôsledku uplynutia jeho platnosti alebo zrušenia iným dokumentom.
PRÁVNA SILA DOKUMENTU - vlastníctvo dokumentu, ktorý má byť skutočným dôkazom faktov, udalostí, činov. Dokument má právnu silu, ak je na ňom uvedený dátum podpisu pečate a pečiatky schválenia (v nevyhnutné prípady) notárska zápisnica (pre dokumenty definované regulačnými právnymi aktmi).
Právna sila dokumentu je zabezpečená súborom podrobností stanovených pre každý typ dokumentov - povinné prvky vyhotovenia dokumentu (meno autora dokumentu, adresát, podpis, dátum, číslo dokumentu, schvaľovacia pečiatka, pečať atď.) .). Moderné požiadavky na prípravu dokumentov sú stanovené v štátnych normách, najmä pravidlá registrácie sú stanovené v GOST R 6.30-97 Jednotné dokumentačné systémy. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie. Štátny štandard ustanovuje nielen skladbu náležitostí (je ich len 29), ale aj zóny a postupnosť ich umiestnenia na dokument. Formulár dokumentu tvorí súbor podrobností oficiálneho písomného dokumentu, usporiadaných v určitom poradí. Forma je tiež upravená štátnym štandardom, preto je pre správnu prípravu dokumentu potrebné poznať nielen detaily dokumentu, ale aj postupnosť ich umiestnenia na dokumente. Prítomnosť formulára stanoveného štátnym štandardom zaisťuje jednotu dokumentácie a jednotu dokumentácie v rámci jednej inštitúcie aj v krajine ako celku.
Dátum je jednou z hlavných podrobností, ktoré zaisťujú právnu silu dokumentu. Dátum dokumentu môže byť dátum jeho podpisu, schválenia alebo dátum udalosti zaznamenanej v dokumente. Ak sú autormi dokumentu niekoľko organizácií, potom je dátum dokumentu dátum posledného podpisu.
Charakteristikou analýzy toku dokumentov je zahrnutie do štúdie nielen samotných procesov spracovania dokumentov, ale aj fáz, ktoré im predchádzajú, pri vytváraní obsahu návrhov dokumentov a udeľovaní týchto projektov právnej sily dokumentov. Tu je technologicko-technologická mapa prípravy iniciatívneho listu so správou o usporiadaní konferencie pre 100 adresátov.
Čo sa rozumie pod právnou silou dokumentu
V roku 262 Všeobecného inštitútu ministerstiev bola prvýkrát upravená závislosť právnej sily dokumentu od pravidiel jeho vykonávania. Predpisy ministrov sa uznávajú za platné iba vtedy, ak majú stanovenú formu.
Registrácia je definovaná ako záznam poverení o dokumente v zavedenej forme, ktorý opravuje skutočnosť o jeho vytvorení, odoslaní alebo prijatí 1. Ako vyplýva z definície, registrácia v prvom rade dáva dokumentu právnu silu, pretože stanovuje, potvrdzuje a potvrdzuje. skutočnosť o jeho vytvorení alebo prijatí. Kým dokument nie je zaregistrovaný, nedostal svoje číslo, nebol dokončený, zdá sa, že zatiaľ neexistuje. Ak prijatý dokument nie je zaregistrovaný, inštitúcia zaň nezodpovedá, pretože skutočnosť o prijatí nie je potvrdená.
Život akejkoľvek osoby a komunity je spojený a často ho určujú dokumenty. Tento dokument vám umožňuje zaistiť vlastnícke a finančné práva, ktoré boli na vás prevedené alebo od vás prijaté, zaistiť alebo zbaviť vás občianskych práv, stanoviť povinnosti, certifikovať, potvrdiť právomoci a práva na príjem služieb. V modernom podnikaní by ste nemali brať slovo. Akákoľvek transakcia musí byť zaznamenaná v kompetentne zostavenom, právne záväznom dokumente, aby ste mohli chrániť svoje porušené práva v rozhodcovských a súdnych inštanciách.
Vytvorenie požadovanej právnej sily dokumentov.
Formuláre konkrétnych manažérskych dokumentov mnohých ministerstiev a oddelení zodpovedných za ich tvorbu sú vydávané vo forme formulárov so vzorovým textom. Tieto formuláre predstavujú požadovanú právnu silu dokumentov. Uvádzajú názov organizácie, ktorá dokument spísala, poskytuje miesto pre dátum, polohu osôb podpisujúcich dokument a pečiatky. Väčšina pravidiel, ktoré dodávajú riadiacim dokumentom potrebnú právnu silu, sa vyvinula počas dlhého obdobia praxe a ich implementácia nespôsobuje ťažkosti pri tradičných metódach práce (povinný podpis dokumentov, príprava listov na hlavičkový papier alebo na list papier s odtlačkom gumovej pečiatky, registrácia dokumentu atď.).
Očakáva sa, že rozsiahle zavedenie mechanizačných a automatizačných prostriedkov povedie k uznávaniu faxových podpisov, uvedeniu podpisu na dokumentoch pomocou perforácie alebo kódového označenia a k ďalším problémom poskytnutia právnej sily dokumentom pripraveným pomocou organizačnej a počítačovej technológie. bude vyriešený. Aplikácia jednotné pravidlá príprava a realizácia dokumentov. Skúsenosti mnohých generácií nahromadili racionálne pravidlá pre prípravu a vykonávanie dokumentov. Mnohé z týchto pravidiel sa všeobecne presadzujú bez toho, aby boli zapísané do akýchkoľvek regulačných dokumentov. Patria sem najčastejšie používané pravidlá registrácie a predovšetkým organizačné a administratívne dokumenty. GOST 6.14.1-75 pre finančné a účtovné dokumenty uvádza, že pravidlá pre spracovanie dokumentov sú určené pokynmi alebo organizačnými a metodickými materiálmi príslušných ministerstiev a oddelení. Pravidlá pre prípravu a realizáciu dokumentov tiež obsahujú štandardy pre dokumentačné systémy, ktoré nie sú zahrnuté v rozsahu manažérskych dokumentov. Tieto pravidlá boli podrobne rozpracované v systéme štátnej normalizácie (GOST 1,5-68). Existujú pravidlá registrácie textové dokumenty projektová dokumentácia, technika-
Presnosť a zrozumiteľnosť prezentácie v dokumentoch. Stručnosť dokumentu, samozrejme, nie je samoúčelná, myšlienka by mala byť vyjadrená nielen stručne, ale aj presne. Presnosť v dokumentoch je ďalšia vec. Právna sila dokumentov priamo súvisí s presnosťou ich odrážania skutočností objektívnej reality. Presné môžu byť predovšetkým krátke dokumenty, ktoré používajú najpresnejšie slová a vety. Stručnosť a presnosť sa teda spájajú do jednej navzájom závislej požiadavky.
Dokumenty pripravené na strojovom médiu musia byť v súlade s normou GOST 6.10.4-84 Legalizácia dokumentov na strojovom médiu a strojom generovaných dokumentov vytvorených počítačovou technológiou.
Tabuľky sa podieľali na príprave prípadov na zváženie (správa) alebo úradník alebo (v jeho mene) starší referent zozbieral potrebný materiál a vypracoval dokument s odpoveďou. Spravodajcom prípadu bol referent, riešenie problému bolo v kompetencii úradníkov Dumy a bolo prijaté po prerokovaní tejto otázky. Ak úradníci Dumy vykonali úpravy pripraveného návrhu, potom po prijatí rozhodnutia úradník dokument zafarbil, to znamená, že ho opravil, mladší úradník ho úplne prepísal, úradník ho opravil, to znamená, že skontroloval bielu papier s konceptom, certifikoval ho svojim pravým podpisom, potvrdzujúcim súlad Belovika s návrhom. Dokument získal právnu silu po postúpení (podpise) úradníka. Vedúci rozkazov - sudcovia a osoby im blízke, ktorí sa podieľali na rozhodovaní - nepodpísali na listinách svoje podpisy. Cár a bojari sa podpísali vlastnými rukami iba na základe súhlasných listov uzavretých s inými štátmi.
Dôležitosť má súlad so štátnou normou 6.10.4-84 Jednotné dokumentačné systémy. Poskytnutie právnej sily dokumentom na strojovom médiu a strojovom zariadení vytvorenom pomocou počítačovej technológie. Základné ustanovenia. Tento štandard predovšetkým potvrdzuje jeden komplex požadované detaily akékoľvek riadiace dokumenty bez ohľadu na nosič informácií.
Jedným z cieľov podpory dokumentácie pre manažment je evidencia aktivít organizácie. Papier je spísaný len za účelom príležitostne argumentovať činom alebo rozhodnutím, dokázať akúkoľvek udalosť v živote spoločnosti. Dôkazom sa však nemôže stať každý dokument, ale iba ten, ktorý má takzvanú právnu silu. Čo je právna sila dokumentu a ako ho dosiahnuť, článku rozumieme.
Právna sila dokumentu
Právna sila dokumentu: majetok oficiálny dokument hovor právne dôsledky... Táto definícia dáva.
Inými slovami, legálne významný dokument môžu byť predložené súdu ako dôkaz, môžu byť pripojené k zmluve a predložené pri každom overení. Teraz sa pozrime, ako rozlíšiť právne záväzné dokumenty od tých, ktoré nie sú.
Náležitosti s právnymi účinkami
Hlavnými údajmi („prvý poriadok“), ktoré dokumentu dodávajú právnu silu, sú podpis a.
Právo má iba úradník, ktorý má oprávnenie podpísať akýkoľvek dokument. Generálny riaditeľ napríklad môže podpísať akýkoľvek dokument vo svojej spoločnosti. Riaditeľ personálneho oddelenia môže podpísať všetky alebo niektoré osobné dokumenty, ale iba vtedy, ak má na to plnú moc. Plnomocenstvo sa vydáva a podpisuje ním generálny riaditeľ... Vedúci oddelenia môže podpisovať napríklad pokyny, ktoré sa vzťahujú iba na jeho oddelenie. Ale právo na to mu opäť dala prvá osoba spoločnosti. To isté platí pre vyhlásenie.
Jeden dokument môže byť podpísaný alebo opečiatkovaný schválením.
Náležitosťou „druhého poriadku“, od ktorej môže závisieť aj právna sila dokumentu, sú registračné údaje dokumentu (,). K tomu patrí aj forma dokumentu, ktorý, hoci sám nie je rekvizitou, kombinuje niekoľko naraz. Zároveň upozorňujeme, že bez podpisu / pečiatky schválenia nebude mať dokument, hoci je zaregistrovaný a vytlačený vo formulári, žiadnu právnu silu.
Právna sila kópie dokumentu
Sama o sebe nemá žiadnu právnu silu. Všetko sa zmení, ak na kópiu vydáte potvrdzujúcu značku. Značka znamená, že táto konkrétna kópia je úplne ekvivalentná originálu a existuje konkrétna osoba, ktorá je za to zodpovedná - podpisuje značku.
Právna sila elektronického dokumentu
Jednoznačný a neotrasiteľný elektronický dokument má právnu silu iba v jednom prípade: ak je podpísaný vylepšeným dokumentom kvalifikovaný podpis oficiálny. Tieto podpisy sú zaregistrované v špeciálne autorizovaných certifikačných centrách.
Na úrovni organizácie môžete publikovať príslušný miestny súbor normatívny akt, preukáže, že opatrenie vykonávané z účtu zamestnanca má právnu silu. Ak napríklad zamestnanec prijme úlohu v EDMS, predtým vstúpil do systému pomocou svojho používateľského mena a hesla. To je však iba v rámci spoločnosti: počas vonkajšie prostredie je nepravdepodobné, že bude možné dokázať, že túto konkrétnu akciu vykonala táto konkrétna osoba.
Na záver uvádzame: právne záväzné sú iba originály papierové dokumenty a ich overené kópie, ako aj elektronické dokumenty podpísané vylepšeným kvalifikovaným elektronickým podpisom.
Právna sila dokumentu - toto je vlastníctvo úradného dokumentu, ktoré mu boli oznámené súčasnými právnymi predpismi, právomocou vydávajúceho orgánu a stanoveným postupom pri registrácii *. Z tejto definície vyplýva, že riadiaci orgán alebo úradníci vydávajúci dokument musia:
* GOST R 51141-98 Kancelárske práce a archivácia. Pojmy a definície. -M.: Gosstandart Ruska, 1998, s. 2.
· Dodržiavať súčasnú legislatívu pri jej príprave;
· Publikovať dokumenty iba v medziach ich kompetencie;
· Dodržiavať národné pravidlá pre prípravu a výkon dokumentov platné v určitom čase.
Medzi právne najpodstatnejšie detaily patria: názov organizácie, dátum a evidenčné číslo dokument, podpis, pečať, pečiatky súhlasu a schválenia.
Na osvedčenie právnej sily v rôznych dokumentoch sa používajú rôzne detaily. Vyhlásenie teda musí byť adresované úradníkovi, musí obsahovať slovo „vyhlásenie“, text (predmet alebo dôvod vyhotovenia vyhlásenia), dátum a podpis. Poradie vedúceho musí byť napísané na hlavičkovom papieri organizácie, musí obsahovať typ dokumentu (objednávky), text obsahujúci regulačné opatrenia, schvaľovacie víza, registračné číslo, dátum a podpis. Pre personálny stôl organizácie sú požadované nielen uvedené údaje, ale aj schvaľovacia pečiatka certifikovaná pečaťou. Pre určité typy dokumentov súčasné registračné pravidlá vyvinuli požiadavky na podrobnosti, ktoré osvedčujú ich právnu silu.
V manažérskej praxi je zvykom rozlišovať dokumenty podľa stupňa ich autenticity na hrubé, prázdne, originály, kópie.
Návrh dokumentu , ručne, na stroji alebo vytlačené z počítača, odráža prácu autora v jeho obsahu. Môže obsahovať iba text a nemá žiadne právne účinky.
biely papier - toto je ručne alebo strojom písaný dokument, ktorého text bol skopírovaný z konceptu dokumentu alebo napísaný bez blotov a opráv.
Za autentický sa považuje dokument obsahujúci informácie potvrdzujúce jeho pravosť (o autorovi, čase a mieste vytvorenia). Pôvodný úradný dokument - toto je prvá (alebo jediná) kópia dokumentu, ktorá má právnu silu.
Kópia dokumentu - toto je dokument, ktorý plne reprodukuje informácie o pôvodnom dokumente a všetkých jeho externých funkciách alebo časti dokumentu ux *. Kópia dokumentu môže byť faxová alebo bezplatná. Faxová kópia plne reprodukuje obsah dokumentu a všetky jeho vonkajšie vlastnosti (podrobnosti obsiahnuté v origináli vrátane podpisu a pečate) alebo ich časti, najmä ich umiestnenie. Faxová kópia je vyrobená na kopírke pomocou fotografie, faxu, tlačiarne. V prípade dokumentov vyhotovených na písacích strojoch je faxová kópia druhou a nasledujúcou kópiou dokumentov prijatých prostredníctvom uhlíkového papiera. Spravidla zostávajú vo veciach inštitúcie. Zastaraný názov pre tieto kópie je dovolenka. Bezplatná kópia obsahuje všetky podrobnosti o dokumente, ale nemusí nevyhnutne opakovať jeho formu.
* GOST R 51141-98 Kancelárske práce a archivácia. Pojmy a definície. - M.: Gosstandart Ruska, 1998, s. 2.
Všetky typy kópií sú neplatné, pokiaľ nedostali špeciálne osvedčenie. Ide napríklad o notársky overené kópie alebo duplikát dokumentu - duplikát originálu s platnosťou, ktorý sa spravidla vydáva pri strate dokumentu (rodný list, diplom atď.).
Dokument prijatý z automatizovaného informačného systému v súlade so zákonom nadobúda právnu silu po jeho podpísaní úradníkom v súlade s postupom, ustanovené zákonom Ruská federácia... Právnu silu dokumentu uloženého, spracovaného a prenášaného pomocou automatizovaných informačných a telekomunikačných systémov je možné potvrdiť elektronickým digitálnym podpisom. Právna sila elektroniky digitálny podpis je rozpoznaný, ak je v automatizovanom informačnom systéme softvér technické prostriedky zabezpečenie identifikácie podpisu a súlad so zavedeným režimom ich používania. Právo na osvedčenie totožnosti elektronického digitálneho podpisu sa v Ruskej federácii uplatňuje na základe licencie. *
* Federálne Zákon Ruskej federácie „O informáciách, informatizácii a ochrane informácií“ z 20. februára 1995 č. 24-FZ, článok 5.
V manažmente, rovnako ako v iných oblastiach ľudskej činnosti, existuje deľba práce, ktorá vedie k tomu, že rôzni špecialisti v riadiacom aparáte alebo jeho štruktúrnych jednotkách vykonávajú rôzne riadiace funkcie. Niektoré riadiace funkcie sú typické pre akékoľvek riadiace zariadenie. Medzi tieto funkcie patrí napríklad prognózovanie a plánovanie, organizačné a administratívne činnosti, účtovníctvo a vykazovanie, financovanie atď. Ďalšie funkcie môže niektoré riadiace zariadenie vykonávať čiastočne alebo vôbec nemusí.
Všetky formy riadiacej činnosti sa odrážajú v príslušných dokumentoch, ktoré slúžia ako spôsob a prostriedky implementácie funkcií priradených k riadiacemu aparátu. Činnosti inštitúcie sú určitým spôsobom formalizované súborom interagujúcich dokumentov, ktoré zodpovedajú riadiacim funkciám a komponentom dokumentačného systému.
Štruktúra zdokumentované informácie, prítomnosť alebo absencia základných podrobností má priamy vplyv na právny stav dokument. Inými slovami, dokument musí byť riadne vykonaný, jeho pravosť je potvrdená certifikátom, to znamená zodpovedajúcimi podrobnosťami (v závislosti od typu dokumentu - podpis, dátum, pečiatka schválenia dokumentu, odtlačok pečiatky atď.). Napríklad povinné označenie termíny tvorba oficiálnych dokumentov je potrebná na právne posúdenie informácií v nich obsiahnutých, ako aj na posúdenie vzťahov vznikajúcich, meniacich sa alebo ukončujúcich v súvislosti s prejavom vôle riadiaceho orgánu v dokumente. Ak sa dátum v dokumente posunie najmenej o jeden deň, môže sa to stať základom pre uznanie faktických vzťahov za nezákonné, aj keď boli vytvorené na základe informácií, ktoré majú právny význam... Je to špeciálny spôsob certifikácie oficiálneho dokumentu po podpise vyhlásenie. Tento atribút autorizuje rozšírenie dokumentu na podriadené orgány, úradníci alebo občania.
V teórii a praxi správy administratívnych záznamov sa v poslednej dobe začínajú oddeľovať pojmy „právna sila“ a „právny význam“ dokumentu. V. aktuálna GOST termíny a definície v oblasti kancelárskej práce a archivácie právna sila dokumentu považovaný za „majetok oficiálneho dokumentu, ktorý môže spôsobiť právne následky“. To znamená, že prostredníctvom dokumentov je možné vykonávať nevyhnutné nariadenia úradov a úradníkov. Zároveň sa verí, že nie všetky dokumenty majú právnu silu, ale iba tie druhy, ktoré obsahujú právne predpisy, povinné na opakované použitie a spravidla určené pre široký rozsah organizácií a jednotlivcov. Patria sem predovšetkým legislatívne a iné normatívne právne akty.
Podľa tej istej GOST „právny význam dokumentu“ je „majetok dokumentu, ktorý slúži ako potvrdenie obchodnej činnosti alebo osobných udalostí“ 1. Na rozdiel od pojmu „právna sila dokumentu“, ktorý je už dlho zahrnutý v lexiku manažmentu, je tento koncept relatívne nový. Jeho využitie je dané predovšetkým stále väčším používaním elektronických dokumentov a systémov. správa elektronických dokumentov... Faktom je, že prítomnosť v elektronický dokument zodpovedajúce elektronický podpis hoci to znamená, že takýto dokument má právnu silu, nie je to pravda tento dokument môže byť skutočným dôkazom, ak je poskytnutý inému orgánu alebo osobe. Tento dokument môže slúžiť ako dôkaz iba po kontrole elektronického podpisu a zistení jeho pravosti.
Termín, koncept a definícia právneho významu sú samozrejme plne použiteľné nielen pre elektronické, ale aj pre "tradičné" dokumenty.
Keď hovoríme o právnej sile a právnom význame dokumentu, je potrebné vziať do úvahy okrem dostupnosti jeho zodpovedajúceho osvedčenia aj ďalšie dva faktory, a to:
- 1) dokument musí byť založený na súčasná legislatíva, vďaka čomu je dokument nesporný a záväzný pre okruh osôb, ktoré na ňom budú zakladať svoje akcie;
- 2) právna sila a význam dokumentu závisia od funkcií, práv, povinností, t.j. z kompetencie riadiaceho orgánu alebo úradníka. Inými slovami, dokument vydaný nekompetentnou, neoprávnenou osobou alebo vykonaný bez neho predchádzajúci súhlas nebudú považované za zákonné. Napríklad pred nejakým časom jeden z ruských guvernérov podpísal dekrét o udelení vyznamenania Rad práce, vyznamenania a zásluhy viac ako 30 významným obyvateľom regiónu. Čoskoro sa však ukázalo, že guvernér prekročil svoje právomoci, pretože projekt rádu vyvinutý a schválený v tomto regióne bol pripravený bez jeho schválenia Heraldickou komisiou pod prezidentom Ruskej federácie. V dôsledku toho dokument podpísaný guvernérom pôvodne nemal žiadnu právnu silu a samotný postup udeľovania tohto príkazu sa ukázal ako nezákonný.
