Štandardizácia a zjednotenie dokumentov. Unified Dokumentačné systémy
S cieľom znížiť počet žiadostí uplatňovaných v činnostiach činností, organizácií a podnikov, písanie ich formy, zníženie práce, dočasných a materiálnych nákladov na ich prípravu a spracovanie, dosiahnutie kompatibility informácií automatizovaných databáz v Národné hospodárstvo sa vykonáva zjednotením dokumentov a vytvorenie jednotných dokumentovacích systémov (USD) - agregát prepojeného zjednotený formulár Dokumenty poskytujúce zdokumentované zastúpenie údajov v určitých druhoch ekonomická aktivita, Ich prostriedky na vedenie, regulačné a metodické materiály na ich vývoj a aplikáciu.
Zjednotenie dokumentov -ktorým sa ustanovuje jeden komplex svojich druhov a odrôd pre podobné situácie manažmentu, rozvoj jednotných foriem dokumentov a jednotné pravidlá Ich príprava, návrh a tvorba textov obrazovky.
Zjednotenie je vytvorenie jednotnosti vo formáte dokumentov. Môžete zjednotiť nielen formulár, detaily a umiestnenie, ale aj obsah. Unified Najobľúbenejší formát papiera, Veľkosť poľa, Fonty, Druhy dokumentov. Dátumy prípravy dokumentov sa znižujú, počet ich druhov sa znižuje, servisný čas sa uloží, schopnosť prispôsobiť dokumenty na spracovanie prostredníctvom zariadenia, atď.
Potreba zjednotenia dokumentácia správy spôsobené tým, že to umožňuje:
¨ Usporiadajte centralizovanú výrobu dokumentov riadenia;
¨ Zdieľajte náklady na prácu pri vydávaní dokumentov o riadení;
¨ Implementovať mechanizované vyhľadávanie informácií zaznamenaných v správnych dokumentoch rôzne druhy;
¨ Pri spracovaní dokumentov rozšíriť možnosť využitia výpočtovej a kancelárskej techniky;
¨ Uľahčiť vizuálne vyhľadávanie potrebných informácií v dokumentoch všetkých druhov.
Podniky sa neustále vykonávajú na zjednotení dokumentov, ktoré spočívajú v stanovení jednotných foriem dokumentov a jednotných pravidiel pre prípravu, dizajn a vytváranie textov na obrazovke, ktorá zahŕňa nielen objednávanie dokumentov, sperting obsahu, ale aj ich štandardizáciu .
Tým sa dosiahne efektívnosť, kultúra samotného kontrolného prístroja sa zvyšuje, čas práce s dokumentmi sa znižuje.
V súčasnosti existuje osem jednotných dokumentovacích systémov:
Jednotný systém organizačného systému administratívna dokumentácia;
Systém jednotnej bankovej dokumentácie;
Zjednotený systém finančnej, účtovnej a reportovej účtovnej dokumentácie rozpočtové inštitúcie a organizácie;
Jednotný systém štatistickej dokumentácie podávania správ;
Jednotný systém účtovníctva a podávania správ o účtovnej dokumentácii podnikov;
Jednotný systém pracovnej dokumentácie;
Unified Dokumentačný systém Dôchodkový fond Ruská federácia;
Jednotný systém dokumentácie zahraničného obchodu.
7. VŠETKY RUSKÉ KLASIFIERY PRE TECHNICKÉ A HOSPODÁRSKE sociálne informácie.
Klasifikátory uskutočniteľnosti a sociálnych informácií sú regulačné dokumenty obsahujúce systematickú architektúru objektov predložených ako klasifikačné skupiny a kódy im pridelené.
Sociálne a ekonomické objekty a ich vlastnosti podliehajú klasifikácii a kódovaniu, informácie o tom, ktoré sa používajú v činnosti orgánov a riadenia a sú obsiahnuté v jednotných formách dokumentov.
Kombinácia klasifikátorov uskutočniteľnosti a sociálnych informácií, ako aj vedeckých a metodických a regulačných a technických dokumentov o ich rozvoji, údržbe a implementácii, ako aj službách vykonávajúcich prácu na klasifikácii a kódovaní Jednotný systém Klasifikácia a kódovanie technických a hospodárskych a sociálnych informácií (ECC TECI).
V závislosti od uplatňovania žiadosti sú klasifikátory rozdelené do všetkých ruských, sektorových a klasifikátorov podnikov.
Všetky klasifikátory v závislosti od obsahu sú rozdelené do troch skupín:
Klasifikátory informácií o dokumentoch riadenia, úlohy riešených v automatizované systémyaH riadenie, aktivity, ekonomické a sociálne ukazovatele
Informačné klasifikátory OB organizačné štruktúry
Klasifikátory informácií o populáciách a rámech
Objekty klasifikácie v AZD sú všestranné (medziodvetvové, medzismešné) jednotné formy dokumentov schválených ministerstvami (útvary) Ruskej federácie - vývojári jednotných dokumentovacích systémov (DESD).
V OKUD, mená a označenia kódovania jednotných foriem dokumentov zahrnutých do schválených systémov jednotnej dokumentácie sú uvedené.
Otázky na sebaovládanie:
1. Aké oddelenia sa zúčastnili na vytvorení regulačnej a metodickej základne modernej kancelárskej práce?
2. Aké regulačné dokumenty sú aktivity regulátorov služieb Dow?
3. Aký typ regulačných dokumentov stanovuje čas skladovania?
4. V ktorých regulačných dokumentoch sú zloženie, postupnosť a metodika vykonávania povinných pracovných postupov?
Dokumentačný systém je súbor dokumentov prepojených na známky pôvodu, vymenovania, druhov, oblasti činnosti, jednotných požiadaviek na ich dizajn.
Zjednotený
Súbor dokumentov prepojených na známky priechodu, vymenovania, typu, oblasti činnosti, jednotných požiadaviek na dizajn, sa nazýva dokumentácia systému. Unified Documentation System (DRD) - Dokumentačný systém vytvorený jednotné pravidlá a požiadavky obsahujúce informácie potrebné na riadenie v určitej oblasti činnosti. Účelom tvorby USP je definícia a vytvorenie racionálneho zloženia foriem dokumentov, ako aj kombináciu vzájomne prepojených technických a hospodárskych a sociálnych ukazovateľov v nich.
Hlavnými úlohami vytvorenia USP sú: 1), ktorým sa ustanovujú jednotné požiadavky na postup rozvoja, schvaľovania a registrácie jednotných foriem dokumentov; 2) Zjednodušenie informačných tokov v národnom hospodárstve, čím sa zabezpečí interakcia automatizovaných systémov spracovania údajov založených na rozšírenom použití moderné prostriedky Odkazy, výpočtové a organizačné zariadenia; 3) Eliminácia foriem dokumentov, ktoré poskytujú možnosť zhromažďovania, prevodu a spracovania informácií, ktoré nie sú spôsobené skutočnými potrebami riadenia, zníženie počtu dokumentov.
Podľa all-ruského klasifikátora klasifikátora správy dokumentácie OK 011-93 (UTV. Vyhláška štátnej normy Ruskej federácie 30. decembra 1993 č. 299) v súčasnosti prevádzkuje deväť jednotných dokumentárskych systémov:
1) jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie;
2) Unified Primárny systém Účtovná dokumentácia;
3) Jednotná banková dokumentácia systému;
4) jednotné finančné, účtovné a podávanie správ o účtovnej dokumentácii rozpočtových inštitúcií a organizácií;
5) Jednotný systém podávania správ a štatistickej dokumentácie;
6) Jednotný systém účtovníctva a podávania správ o účtovnej dokumentácii podnikov;
7) jednotný systém dokumentácie práce;
8) jednotný systém dokumentácie dôchodkového fondu Ruskej federácie;
9) Jednotný systém dokumentácie zahraničného obchodu.
Administratívny
V súlade s súčasné právne predpisy a spôsobilosť riadiacich orgánov regulačné dokumenty: Objednávky, pokyny, rozhodnutia, rozhodnutia, príkazy.
Regulačné dokumenty obsahujú riešenia, ktoré sú nadol cez kanálové kanály riadiacich kanálov: od riadiaceho orgánu na riadenie, od vedúceho organizácie na podriadené štruktúry - pobočky, divízie, obyčajní umelci. Všetky administratívne dokumenty mimo moci obsahujú aj pôvodné.
Dokumenty zahrnuté v systéme administratívnej dokumentácie sú charakter právneho aktu a z hľadiska ich prípravy a dizajnu majú rad všeobecných vlastností, ktoré sú spojené s jednotou regulačný základVytvorenie príslušných pravidiel a požiadaviek.
Rozhodnutia, rozhodnutia a objednávky zverejňujú vo všetkých prípadoch, keď je potrebné prijať regulačný alebo individuálny zákon o hlavných otázkach právomoci organizácie.
Príkaz, pokyny sa vydávajú na operačné otázky a organizovať vykonávanie rozhodnutí, rozhodnutí a objednávok.
Z hľadiska ich rozsahu sú administratívne dokumenty rozdelené: \\ t
dokumenty pôsobiace na federálnej úrovni - právne akty uverejnené predsedom Ruskej federácie a vláda Ruskej federácie;
právne akty pôsobiace na federálnej úrovni vytvorenej federálne orgány výkonná moc;
právne akty pôsobiace na predmet základných subjektov Ruskej federácie;
regulačné dokumenty pôsobiace v rámci samostatnej organizácie, podniku, firiem.
Regulačné dokumenty môžu zverejniť spoločne niekoľko vlád.
Rozhodnutie je právny úkon Kolektívne alebo poradný riadiaci orgán. Rozhodnutia môžu zverejniť ministerstvá, oddelenia, vedecké rady, \\ t verejné organizácie za dÔLEŽITÉ OTÁZKYzahrnuté do pôsobnosti týchto orgánov.
Rozlíšenie - právny akt prijatý najvyšším a niektorým Ústredné telá Kolegidné riadenie (výbory, provízie), vedúci správcovia subjektov Ruskej federácie, starostov, atď., Verejné organizácie s cieľom vyriešiť najdôležitejšie a zásadné úlohy, ktoré čelia týmto orgánom a organizáciám.
Objednávka - Zákon úradu štátneho orgánu, ktorý má dominantné, uverejnené v rámci prideleného úradníkovi štátny orgán Spôsobilosť, s povinná sila Občanov a organizácií, ktoré majú byť adresované. Objednávky bYADED ACTY a sú rozdelené do dvoch skupín: príkazy všeobecného a špecifického charakteru dlhodobého konania a zneškodnenia týkajúce sa konkrétnej úzkej otázky, jednorazového prípadu.
Spravidla je objednávka spôsob, ako priniesť exekútorom operačných otázok, má obmedzenú dobu platnosti a týka sa obmedzeného rozsahu úradníkov.Objednávka je najbežnejším typom administratívneho dokumentu používaného v praxi riadenia. Vydáva sa na hlavné otázky, a to: o vnútornom živote inštitúcie, organizácie, podnikov, o vytvorení, likvidácii, reorganizácii inštitúcií alebo ich štrukturálnych častí; Vyhlásenia o ustanoveniach, pokyny, pravidlách atď. Dokumenty vyžadujúce schválenie, ako aj personál Recepcia, pohyb, prepustenie pracovníkov atď.
Poznámka - administratívny dokument, ktorý vydal ministerstvá, oddelenia, organizácie, najmä na otázky informácií a metodickej povahy, ako aj otázky súvisiace s organizáciou vykonania objednávok, pokynov a iných aktov. Právo na podpisovanie pokynov je delegované na vedúceho zástupcu alebo manažérov divízií v rámci ich pôsobnosti.
Funkčný
Systém ICD je jednou z najdôležitejších dokumentovacích systémov. Zahŕňa dokumenty, ktoré zaznamenávajú riešenia rôznych otázok riadenia a fungovania orgánov, inštitúcií, podnikov, organizácií, jednotlivých úradníkov.
Systém ORD pozostáva z dvoch subsystémov, ktoré sa niekedy považujú za nezávislé dokumenty systémy:
Subsystém organizačnej (organizačnej a právnej) dokumentácie;
Subsystém administratívnej dokumentácie. Subsystém organizačnej a právneho dokumentu
predstavuje súbor dokumentov, ktoré obsahujú pravidlá, normy, ustanovenia, ktorými sa ustanovujú štatút organizácie, inštitúcie, podniky, ich spôsobilosť, štruktúra, personál, obsah činností atď.
Organizačné a legálne zahŕňajú tieto typy:
Charta (reguluje činnosti organizácií, inštitúcií, spoločností, občanov, určuje ich práva a povinnosti);
Nariadenie o organizácii;
Plán zamestnancov;
Popisy práce; a atď.
Subsystém administratívnej dokumentácie obsahuje dokumenty upravujúce činnosti inštitúcií, organizácií, podnikov: uznesenie, rozhodnutie, poriadok, poriadok, indikácia atď.
Systém plánovanej dokumentácie zaznamenáva výsledky plánovania aktivít inštitúcie. Hlavnými typmi naplánovaných dokumentov sú program, plán (sľubný, ročný atď.), Ako aj harmonogram, odhadované náklady atď.
Informácie a referenčné a informačné a informačné a analytické dokumentácie. Dokumenty tohto systému vykonávajú podriadenú, vykonávať úlohu vo vzťahu k organizačným a administratívnym dokumentom.
Informácie a referenčná dokumentácia zahŕňajú: protokol, reporting, \\ t vysvetľujúci list, Vyhlásenie, služba (obchodná) list, telegram, faxogram, telefónne správy, e-mail atď.
- Príloha A (odkaz). Schémy umiestnenia podrobností dokumentov Dodatok B (odkaz). Vzorky formulárov dokumentov
Štátna norma Ruskej federácie GOST R 6.30-2003
"Jednotné systémy Dokumentácia. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie "
(prijaté a nadobudlo účinnosť uznesením Štátnej normy Ruskej federácie 3. marca 2003 N 65-st)
Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém manažérskej dokumentácie. Požiadavky na prezentáciu dokumentov
1 oblasť použitia
Tento štandard stanovuje: zloženie podrobností dokumentov; Požiadavky na podrobnosti dokumentu; Požiadavky na dokumenty pre dokumenty vrátane dokumentov dokumentov s reprodukciou štátneho erru Ruskej federácie.
Umiestnenie podrobností o dokumentoch sú uvedené v dodatku A; Vzorky formulárov dokumentov - v dodatku B.
Odporúčajú sa požiadavky tejto normy.
2 Podrobnosti o kompilácii dokumentu
Počas prípravy a navrhovania dokumentov sa používajú tieto podrobnosti:
01 - Štátny znak Ruskej federácie;
02 - erb úseky predmetu Ruskej federácie;
03 - Organizačný znak alebo ochranná známka (Servisné znamenie);
3.8 Názov organizácie, ktorý je autorom dokumentu, musí byť v súlade s položkou zakotvenou vo svojich dokumentoch.
Názov organizácie označuje skrátený a absenciu jeho neprítomnosti - úplný názov vyššej organizácie (ak je k dispozícii).
Mená organizácií základných subjektov Ruskej federácie, ktoré spolu so štátnym jazykom Ruskej federácie (ruština), štátnym jazykom základných subjektov Ruskej federácie sa vytlačí v dvoch jazykoch.
Názov organizácie v štátnom jazyku základného subjektu Ruskej federácie alebo v iných jazykoch sa nachádza pod alebo právo od mena v štátnom jazyku Ruskej federácie.
Skrátený názov organizácie vedie v prípadoch, keď je zakotvený v základných dokumentoch organizácie. Skrátené meno (v zátvorkách) sú umiestnené nižšie alebo za ním.
Názov pobočky, územný úrad, zastupiteľský úrad uvádza, či je autorom dokumentu, a nachádza sa pod názvom organizácie.
3.9 Referenčné údaje organizácie zahŕňajú: poštovú adresu; Telefónne číslo a ďalšie informácie podľa uváženia organizácie (faxové čísla, telelice, bankové účty, adresu e-mail a atď.).
3.10 Názov typu dokumentu vypracovaného alebo zverejneného organizáciou by mal byť určený Chartou (nariadenie o organizácii) a musí byť v súlade s typmi dokumentov ustanovených v OKUD (trieda).
3.11 Dátum dokumentu je dátum jej podpísania alebo schválenia pre protokol - dátum schôdze (rozhodovanie) pre zákon - dátum podujatia. Dokumenty vydané dvoma alebo viacerými organizáciami by mali mať jeden (jeden) dátum.
Dátum dokumentu vydáva arabské čísla v sekvencii: deň v mesiaci, mesiac, rok. Deň mesiaca a mesiac sú zdobené dvoma pármi arabských čísiel, oddelených bodom; Rok - štyri arabské čísla.
Verbálna digitálna metóda dátumu dizajnu, napríklad 05.05.2003, ako aj dátum dňa v sekvencii je: rok, mesiac, mesiac mesiaca, napríklad: 2003.06.05.
3.12 Registračné číslo dokumentu pozostáva z jej sériového čísla, ktoré môžu byť doplnené podľa uváženia organizácie indexom prípadu o nomenklatúre prípadov, informácie o korešpondentoch, výkonných umeliach atď.
Registračné číslo dokumentu vypracovaného dvoma alebo viacerými organizáciami pozostáva z registračných čísel dokumentu každého z týchto organizácií pripevnených prostredníctvom šikmého riadku, aby ste mohli špecifikovať autorov v dokumente.
3.14 Miesto vypracovania alebo vydania dokumentu označuje, či je jej definícia ťažká pre podrobnosti "NÁZVY ORGANIZÁCIE" A "REFERENČNÉHO ORGANIZÁCIU". Miesto kompilácie alebo publikácie uvedie prijaté administratívne a územné divízie, zahŕňa len všeobecne akceptované zníženia.
3.15 Organizácia, ich štrukturálne jednotky, úradníci alebo jednotlivci môžu byť ako adresát. Pri pridávaní dokumentu iniciály označujú prvú osobu. Názov organizácie a jeho konštrukčná jednotka V nominácii. Napríklad (ďalej len napríklad príklady názvov organizácií, ich referenčné údaje atď. Sú podmienené):
Ministerstvo spravodlivosti Ruska Katedra informatizácie a vedeckej a technickej podpory
Pozícia osoby, ktorej je dokument, ktorý je adresovaný, je uvedený v hlásivým prípadom, napríklad:
Generálny riaditeľ OJSC "Severné regióny" V.A. Lagunin
JSC "EfectEntromontazh" Hlavný účtovník V.M. Koche
Ak sa dokument zasiela do niekoľkých homogénnych organizácií alebo v niekoľkých štrukturálnych jednotkách jednej organizácie, potom by mali byť špecifikované všeobecne, napríklad:
Správa Moskvy
Každý riadok cieľa "adresát" sa môže stretnúť s ohľadom na najdlhší riadok. Napríklad:
Hlavný editor vydavateľstva "Mediad" N.V. Semin
Dokument by nemal obsahovať viac ako štyri adresáti. Slovo "Kopírovanie" pred druhým, tretím, štvrtým adresám neznamená. S väčším počtom adresy tvoria zoznam odosielaní dokumentov.
Podrobnosti o určení môžu obsahovať poštovú adresu. Prvky poštovej adresy označujú postupnosť stanovenú pravidlami na poskytovanie poštových služieb.
Pri pridávaní listu do organizácie zadajte svoje meno, potom poštovú adresu, napríklad:
Verejná inštitúcia All-Ruse Research Institute of Docuing and Archiva Case Profyyuznaya ul., D.82, Moskva, 117393
Pri adresovaní dokumentu fyzický líza Zadajte priezvisko a iniciály príjemcu, potom poštovú adresu, napríklad:
Vzorky o.p. Osadova, D.5, SQ.12, Rlipki, Kireevsky District, Tula Oblast, 301264
3.16 Dokument schváli úradník (úradníci) alebo osobitne uverejnený dokument. Pri schvaľovaní dokumentu by mal úradník tvrdenia dokumentu pozostávať zo slova schváleného (bez úvodzoviek), názov postavenia osoby, ktorá schvaľuje dokument, jej podpisy, iniciály, priezviská a dátumy schválenia, napríklad: \\ t
Schvaľujem prezidenta ZAO "Roskstil" osobný podpis V.A. Stepanov Dátum
Je povolené v detailoch "Tvrdenia dokumentov dokumentu" na základné prvky v porovnaní s najdlhším reťazcom, napríklad:
Schváliť CEO JSC "Elektronické technológie" Osobný podpis L.V. Kuznetsov Dátum
Pri schvaľovaní dokumentu sa na jednej úrovni nachádza niekoľko úradníkov svojich podpisov.
Pri schvaľovaní dokumentu rozhodnutím, rozhodnutím, poriadku, protokolu, reklamácie pozostáva zo schváleného slova (schválené, schválené alebo schválené), meno schvaľovacieho dokumentu v kĺbovom prípade, jeho dátumy, čísla. Napríklad:
Schválené rozhodnutím valného zhromaždenia Akcionári z 05.04.2003 N 14
Schválené uznesením Vnidad 05.04.2003 č. 82
Tvrdenie dokumentu je umiestnené v pravom hornom rohu dokumentu.
3.17 Uznesenie napísané na dokumente s príslušným úradníkom obsahuje názvy, iniciály výkonných umelcov, obsah pridelenia (v prípade potreby), dátum vykonania, podpis a dátum, napríklad:
MOROZOVA N.V. FedOSEEVA N.A. Pripravte prosím návrh zmluvy so poradenskou skupinou "Termity" do 05.10.2003 Dátum osobného podpisu
Rozlíšenie je povolené na samostatnom liste.
3.18 Názov na text obsahuje zhrnutie Dokument. Názov musí byť uzavretý s názvom typu dokumentu.
Názov môže odpovedať na otázky:
Čo (oh c)?, Napríklad:
O vytvorení certifikačnej komisie;
Čo (kto)?, Napríklad:
Popis práce Vedúci expert.
Text dokumentov zdobených vo formáte formátu A5, titul sa neznamená.
3.19 Kontrolná značka na vykonaní dokumentu je označená písmenom "", slovom alebo pečiatkom ".
3.20 Znenie dokumentu je v štátnom jazyku Ruskej federácie alebo v štátnych jazykoch základných subjektov Ruskej federácie v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie a základných subjektov Ruskej federácie.
Texty dokumentov sa vydávajú vo forme dotazníka, tabuliek, pripojeného textu alebo vo forme spojenia týchto štruktúr.
Pri vypracovaní textu vo forme dotazníka názov charakterizovaného objektu musí byť vyjadrená názvom podstatné meno v menovitom prípade alebo frázu s slovesom viacnásobné číslo tejto alebo minulého času ("mať", "vlastné" alebo "boli", "boli", atď.). Charakteristiky vyjadrené verbálne musia byť dohodnuté s menami značiek.
Počet a riadky tabuľky musia mať titulky vyjadrené názvom podstatné meno v menovitom prípade. Graf a riadky titulkov musia byť koordinované s titulkami. Ak je tabuľka vytlačená o viac ako jednu stránku, počítače grafu musia byť očíslované a na nasledujúcich stranách by mali byť vytlačené iba čísla tohto grafu.
Koherentný text spravidla pozostáva z dvoch častí. V prvej časti uveďte príčiny, dôvody, ciele prípravy dokumentu v druhom (konečnom) riešenie, závery, žiadosti, návrhy, odporúčania. Text môže obsahovať jednu záverečnú časť (napríklad objednávky - regulačná časť bez štátu; listy, aplikácie - žiadosť bez vysvetlenia).
Znenie dokumentu pripraveného na základe dokumentov iných organizácií alebo predtým uverejnených dokumentov, uveďte svoje podrobnosti: názov dokumentu, názov organizácie - autorovi dokumentu, dokument dokumentu, \\ t evidenčné číslo Dokument, hlavička na text.
Ak text obsahuje niekoľko riešení, záverov atď., Môže byť rozbité do oddielov, podsekcií, položiek, ktoré sú očíslované arabskými číslami.
V dokumentoch (objednávka, objednávka atď.) Organizácie pôsobiacich na princípoch jednoty, ako aj dokumentov adresovaných na riadenie organizácie, text uvedený z prvej osoby jediného čísla ("I Objednávka", "Navrhujem", "pýtam sa").
V dokumentoch kolegiálnych orgánov text uvedený z tretej strany singulárneho čísla ("rozhoduje", "rozhodnuté").
V spoločných dokumentoch je text uvedený z prvej osoby v množnom čísle ("rozhodnutý").
Text protokolu je stanovený z tretej osoby množného čísla ("počúvať", "vykonané", "rozhodnuté", "rozhodnuté").
V dokumentoch, ktoré stanovujú práva a povinnosti organizácií, ich štrukturálne divízie (pozícia, inštrukcia), ako aj obsahujúci opis, hodnotenie skutočností alebo záverov (zákon, osvedčenie), používajú formulár formálneho formácie od tretej strany jedného Alebo viacnásobné číslo ("Divízia poskytuje funkcie" "Kombinácia zahŕňa", "stanovila Komisia").
V písmenách použite nasledujúce formy prezentácie:
Od prvej osoby v množnom čísle ("prosím označte", "Poslať na zváženie");
Od prvej osoby jediného čísla ("považujem za potrebné", "Žiadam o pridelenie");
Z tretej osoby jediného počtu ("ministerstvo nevznietenie na", "Vnidad to považuje za možné").
3.21 Značka prítomnosti aplikácie volala v texte listu sa vypracuje takto: \\ t
Príloha: 5 litrov v 2 kópiách.
Ak má písmeno aplikácie, ktorá nie je uvedená v texte, zadajte jeho názov, počet listov a počet kópií; Ak existuje viacero aplikácií, sú očíslované, napríklad:
Príloha: 1. Nariadenia o riadení regionálnych úverov o 5 litrov. v 1 kópii 2. Pravidlá prípravy a registrácie dokumentov regionálnych úverov na 7 litrov. v 2 kópiách.
Ak sú aplikácie zrušené, počet listov neindikuje.
Ak je k dokumentu pripojený iný dokument, ktorý má tiež žiadosť, označte značku o prítomnosti žiadosti takto: \\ t
Dodatok: List Rosarhiva Dated 05.06.2003 N 02-6 / 172 a aplikácia na ňu, iba 3 litre.
Ak sa žiadosť neposiela na všetky adresy uvedené v dokumente, známkou jeho prítomnosti je vypracovaná takto: \\ t
Príloha: 3 l. V 5 kópiách. Len na prvej adrese.
V prílohe k administratívnemu dokumentu (rozhodnutie, príkazy, príkazy, pravidlá, pokyny, nariadenia, rozhodnutia) na jeho prvom liste v pravom hornom rohu, "Príloha n" je napísané názvom administratívneho dokumentu, jej dátumami a registráciou Počet, napríklad:
Dodatok N 2 k poradí Rosarhiva od 05.06.2003 č. 319
Výraz "Príloha n" je povolený tlačiť s veľkými písmenami, ako aj centov tohto výrazu, názov dokumentu, dátum a registračné číslo v porovnaní s najdlhším reťazcom, napríklad:
Dodatok N 2 k príkazu Ministerstva zdravotníctva Ruska z 05.06.2003 N 251
3.22 Podrobnosti o podpise "Podpis" zahŕňajú: názov pozície osoby, ktorá podpísala dokument (úplný, ak sa dokument nevydáva na formulárka dokumentu a skratka - v dokumente zdobenom na liste); osobný podpis; Napríklad dešifrovací podpis (iniciály, priezvisko), napríklad:
Podpredseda Asociácie regionálnych podnikov Osobný podpis A.A. Borisov.
alebo na formulári:
Podpredseda Osobný podpis A.A. Borisov.
Je povolené v detailoch "podpisu" na jadro názov pozície osoby, ktorá podpísala dokument v porovnaní s najdlhším riadkom. Napríklad:
Výkonný riaditeľ CJSC "Partner" Osobný podpis N.A. Fedorov
Pri výrobe dokumentu vo formulári dôstojník Pozícia tejto osoby v podpisoch neznamená.
Pri podpise dokumentu má niekoľko úradníkov svojich podpisov jeden do druhého v sekvencii zodpovedajúcej polohe, ktorá je držaná, napríklad:
Riaditeľ osobného podpisu inštitútu M.V. Larin Hlavný účet osobného podpisu Z.V. Maryash
Pri podpise dokumentu má niekoľko osôb rovnakých pozícií svoje podpisy na jednej úrovni, napríklad:
Zástupca riaditeľa zástupcu riaditeľa vedecká práca Pre vedecký pracovný pracovný podpis YU.G. DEMIDOV Osobný podpis K.I. Zapaľujúci
Pri podpise kĺbového dokumentu sa prvý list nevykonáva na hlavičkovom papieri.
V dokumentoch zostavených Komisiou nie sú pozície osôb podpisujúcich dokument, ale ich povinnosti ako súčasť Komisie v súlade s distribúciou, napríklad: \\ t
Predseda Komisie Osobný podpis V.D. Banasyukevich členovia komisie Osobný podpis A.N. Sokova Osobný podpis A.S. Krasavinský osobný podpis O.I. Rys
3.23 Koordinácia dokumentu dokumentu sa skladá zo Slova dohodnutej, pozície osoby, s ktorou dokument bol dohodnutý (vrátane názvu organizácie), osobný podpis, dešifrovať podpis (iniciály, priezviská) a dátum dohody, pre Príklad:
Koordinovaný rektor finančnej akadémie pod vládou Ruskej federácie Osobný podpis A.g. Gryaznova Dátum
Ak sa koordinácia vykonáva listom, protokolom atď., Dárujúca koordinácia je vypracovaná takto: \\ t
Konzistentný list Ruská akadémia Medical Sciences od 05.06.2003 N 430-162
Protokol stretnutia predstavenstva Ruskej štátnej poisťovne "Rosgosstrakh" od 05.06.2003 č. 10
3.24 Koordinácia dokumentu vypracuje vízum na schválenie dokumentu (ďalej len - vízum), ktorý obsahuje podpis a pozíciu návštevnej dokumentácie, rozlúštiť podpis (iniciály, priezvisko) a dátum podpisu. Napríklad:
Hlava právne oddelenie Osobný podpis A.S. Dátum ORLOV
Ak existujú pripomienky k dokumentu, vízum sa vypracuje takto: \\ t
Komentáre sú pripojené vedúcim právneho oddelenia. Osobný podpis A.S. Dátum ORLOV
Komentáre sú nastavené na samostatný list, podpísať a pripojené k dokumentu.
Pre dokument, ktorého skript zostáva v organizácii, víza sú pripevnené v spodnej časti opačnej strany posledný list Skriptový dokument.
Pre dokument, ktorého skript je odoslaný z organizácie, víza sú pripevnené na dne predná strana Kópie odoslaného dokumentu.
Je možné navrhnúť víza dokumentu o samostatnom hárku koordinácie.
Je povolená podľa uváženia organizácie, Polista na návšteve dokumentu a jeho žiadosti.
3.25 Print Printing dokončí pravosť podpisu úradníka na dokumentoch, ktoré potvrdzujú práva osôb, ktoré zaznamenávajú skutočnosti spojené s finančnými zdrojmi, ako aj na iné dokumenty, ktoré poskytujú zabezpečenie skutočného podpisu.
Dokumenty zabezpečujú pečať organizácie.
3.26 Ak je to vhodné súlad s kópiou dokumentu, skript pod údajmi "Podpis" položil nápis svedkov: "TRUE"; pozíciu osoby, ktorá ubezpečila kópiu; osobný podpis; Prepis podpisu (iniciály, priezvisko); Dátum uistenia, napríklad:
Pravá personálna služba Inšpektor Osobný podpis TS Levchenko Dátum
Je povolená kópia dokumentu, aby sa zabezpečilo pečať určené podľa uváženia organizácie.
3.27 Umelecká značka obsahuje iniciály a priezvisko exekútora dokumentu a číslo svojho telefónu. Umelecká značka sa nachádza na prednej alebo zadnej časti posledného listu dokumentu v ľavom dolnom rohu, napríklad:
V.A. Zhukov 924 45 67
3.28 Značka na vykonanie dokumentu a jej smer zahŕňa tieto údaje: odkaz na dátum a číslo dokumentu, ktorým sa uvádza jeho vykonanie, alebo v prípade neexistencie takéhoto dokumentu, \\ t stručné informácie o vykonaní; slová "v prípade"; Číslo prípadu, v ktorom sa dokument skladuje.
Značka na vykonanie dokumentu a jej smeru sa má podpísať a dátumy od exekútora dokumentu alebo hlavy konštrukčnej jednotky, v ktorej sa dokument vykonáva.
3.29 Značka o príchode dokumentu do organizácie obsahuje ďalšie sériové číslo a dátum prijatia dokumentu (v prípade potreby - hodiny a minúty).
Je povolené označiť pri príchode dokumentu do organizácie, ktorá sa má inštalovať ako pečiatka.
3.30 Identifikátor elektronická kópia Dokument je značka (päta), ktorá sa dodáva v pravom dolnom rohu každej stránky dokumentu a obsahuje názov súboru na médiách stroja, dátum a iné vyhľadávacie údaje inštalované v organizácii.
4 Požiadavky na dokumenty
4.1 Dokumenty sa vyrábajú vo formách.
Nastavte dva štandardné formáty polotovarov dokumentov - A4 (210 x 297 mm) a A5 (148 x 210 mm).
Každý list dokumentu zdobený ako na formulári, a bez nej, musí mať aspoň polia:
20 mm - vľavo;
10 mm - vpravo;
20 mm - top;
20 mm - nižšie.
4.2 Polotovary dokumentov by mali byť vykonané na bielom papieri alebo papieri svetelných tónov.
4.3 Formuláre dokumentov sú vypracované v súlade s dodatkom A. Odhadované hranice oblastí umiestnenia rekvizícií sú označené bodkovanou čiarou. Každá zóna je určená množinou rekvizín v ňom.
4.5 náležitosti 01 (02 alebo 03) Pozície v strede požadovaného 08. Podrž 03 je povolené na úrovni potrebného 08.
Podrobnosti 08, 09, 10, 14, reštriktívne známky Podrobnosti 11, 12, 13 v rámci hraníc polohových oblastí rekvizícií sú umiestnené takto:
Sústredené (začiatok a koniec každého riadka rekvizícií sú rovnako odstránené z hraníc polohovej zóny rekvizity;
Flagov (každý riadok rekvizít začína z ľavého limitu detailov umiestnenia zóny).
4.6 Pre organizáciu, jej štrukturálnu jednotku, úradník stanovuje tieto typy formulárov dokumentov:
Písmeno;
Prázdny špecifický typ dokumentu.
4.7 Spoločná forma sa používa na vykonanie akéhokoľvek druhu dokumentov okrem listu.
Všeobecný formulár, v závislosti od základných dokumentov organizácie, obsahuje podrobnosti 01 (02 alebo 03), 08, 11, 14.
Prázdňový list v závislosti od základných dokumentov organizácie obsahuje podrobnosti 01 (02 alebo 03), 04, 05, 06, 08, 09 av prípade potreby reštriktívne známky pre horné hranice umiestnených zón zón 11, 12 , 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Forma špecifického typu dokumentu okrem listu v závislosti od základných dokumentov organizácie obsahuje podrobnosti 01 (02 alebo 03), 08, 10, 14 av prípade potreby reštriktívne ochranné známky pre hranice polohových zón Podpívy 11, 12, 13, 18, devätnásť.
4.8 Pre organizácie základných subjektov Ruskej federácie, ktoré spolu so štátnym jazykom Ruskej federácie, štátnym jazykom základného subjektu Ruskej federácie, je vhodné použiť pozdĺžna blanca; \\ T Podrobnosti o 08, 09, 14 sú zároveň vytlačené v dvoch jazykoch: ruština (vľavo) a national (vpravo) na jednej úrovni.
4.9 Pri spracovaní dokumentov na dvoch a viacerých stránkach, druhé a následné stránky sú očíslované.
Čísla stránok sú pripevnené v strede horného poľa listu.
V poslednej tretine 20. storočia, so začiatkom rozsiahleho používania nových informačné technológie, došlo k otázke o potrebe zjednotenia dokumentované informácieV prvom rade v oblasti riadenia. V roku 1971 bola prijatá osobitná vyhláška vlády ZSSR o zrýchlení práce na vytváraní jednotných dokumentovacích systémov a klasifikátorov technických a ekonomických informácií. Ich rozvoj bol vykonaný na základe funkčné systémy Dokumentácia. V našej krajine, v skutočnosti prvýkrát v domácom a zahraničná prax Bol vytvorený systém správy dokumentácie s cieľom vytvoriť jednotný postup pre zdokumentovanie činností riadenia v celom štáte. Dostala podmienečný názov HRSD-1973 ( Zjednotený Štátny systém kancelárska práca). Celkovo bolo v Sovietskom zväze vyvinuté 16 jednotných dokumentovacích systémov.
Unified Dokumentačný systém (DRD), podľa štandardizovanej definície, je "systém dokumentácie vytvorený jednotnými predpismi a požiadavkami obsahujúcimi informácie potrebné na riadenie v určitej oblasti činnosti" GOST R 51141-98. Objavené a archivácie. Pojmy a definície. M., 1998 ..
Hlavným cieľom vytvorenia jednotného systému dokumentácie je vytvoriť racionálne zloženie foriem dokumentov, ako aj kombináciu vzájomne prepojených technických a hospodárskych a sociálnych ukazovateľov.
Unified Dokumentačný systém prispieva k: \\ t
1. Zníženie manuálnych nákladov práce v informačné procesy (V dôsledku toho si osoba vyžaduje minimum úsilia o vyplnenie alebo čítanie dokumentov);
2. Široké používanie elektronických počítačov, pretože jednotné formy dokumentov sú vhodné na elektronické spracovanie (to je dosiahnuté poskytovaním softvér, technické a informačné kompatibility dokumentov, vypracovanie príslušných foriem dokumentov, klasifikátorov, slovníkov atď.);
3. Objednávanie tokov;
4. Zníženie počtu dokumentov;
5. Ďalšie zlepšenie kultúry dokumentu a všeobecnej informačnej kultúry.
To všetko spolu umožňuje zvýšiť efektívnosť manažmentu, pretože veľká účinnosť sa dosiahne pri získavaní informácií o kvalite, počet chýb v dokumentoch je znížená, ručné operácie sa znižujú, kreatívna povaha manažérskej práce je znížená, finančná Náklady na prácu s poklesom dokumentov. Forma právnej konsolidácie výsledkov zjednotenia je štandardizácia. Zjednotená dokumentácia je preto komplex Štátne štandardyDefinovanie, po prvé, hlavné pozície jednotného systému a po druhé jednotnú formu všetkých dokumentov zahrnutých v ňom.
Jadro systému jednotnej dokumentácie je jednotné formy dokumentov. V závislosti od úrovne schválenia sú rozdelené do nasledujúcich kategórií:
All-rusky;
Sektorové (oddelení);
Formy dokumentov subjektov Federácie;
Formy dokumentov združení, podnikov, organizácií.
V súčasnosti pôsobí 8 jednotných dokumentových systémov v Ruskej federácii, vrátane:
Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie;
Systém jednotnej bankovej dokumentácie;
Jednotný systém štatistickej dokumentácie podávania správ;
Jednotný systém pracovnej dokumentácie;
Jednotný systém dôchodkového fondu Ruskej federácie;
Jednotný systém dokumentácie zahraničného obchodu atď.
V podnikoch, v inštitúciách, organizácie na základe zjednotenia sú vypracované Tabul Formy dokumentov - United regulačný dokument, ktorým je zoznam jednotných foriem dokumentov, ktoré sú potrebné a dostatočné pre túto organizáciu, efektívne riešiť úlohy a vykonávať funkcie riadenia. V podstate sú tabuľkové formy dokumentov referenčnou knihou, kde v usporiadanej forme obsahuje formy dokumentov, ktoré sa používajú v organizácii, ako aj etapy prípravy a dizajnu dokumentu. Vypracuje sa vo forme tabuľky.
Súbor dokumentov vzájomne prepojených na známky prechádzania, vymenovania, druhov, oblasti činnosti, jednotných požiadaviek na registráciu, sa nazýva dokumentačný systém.
Americký dolár - systém dokumentácie vytvorený jednotnými predpismi a požiadavkami obsahujúcimi informácie potrebné na riadenie v určitej oblasti činnosti. Účelom tvorby USP je definícia a vytvorenie racionálneho zloženia foriem dokumentov, ako aj kombináciu vzájomne prepojených technických a hospodárskych a sociálnych ukazovateľov v nich.
Hlavnými úlohami tvorby USP sú:
1) vytvorenie jednotných požiadaviek na rozvojový poriadok, schvaľovanie a registráciu jednotných foriem dokumentov;
2) Zjednodušenie tokov informácií v národnom hospodárstve, čím sa zabezpečí interakcia automatizovaných systémov spracovania údajov založených na rozsiahlom využívaní moderných komunikačných, výpočtových a organizačných techník;
3) Eliminácia foriem dokumentov, ktoré poskytujú možnosť zhromažďovania, prevodu a spracovania informácií, ktoré nie sú spôsobené skutočnými potrebami riadenia, zníženie počtu dokumentov.
Podľa all-ruského klasifikátora klasifikátora správy dokumentácie OK 011-93 (UTV. Vyhláška štátnej normy Ruskej federácie 30. decembra 1993 č. 299) v súčasnosti prevádzkuje deväť jednotných dokumentárskych systémov:
I. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie;
II. Zjednotený systém primárnej účtovnej dokumentácie;
III. Systém jednotnej bankovej dokumentácie;
IV. jednotný systém finančných, účtovných a podávaní správ o účtovníctve rozpočtových inštitúcií a organizácií;
V. Jednotný systém spravodajskej štatistickej dokumentácie;
Vi. Jednotný systém účtovníctva a podávania správ o účtovnej dokumentácii podnikov;
VII. Jednotný systém pracovnej dokumentácie;
VIII. Jednotný systém dokumentácie dôchodkového fondu Ruskej federácie;
IX. Jednotný systém dokumentácie zahraničného obchodu.
(I-II) V rámci pohybu pracovníkov, odborníci chápu:
· Nábor;
· Prevod do inej práce;
· Prepustenie;
· Poskytovanie dovoleniek;
· Stravovanie.
Zloženie personálnej dokumentácie obsahuje tieto dokumenty:
1) pracovná zmluva (zmluva);
2) Objednávka (Likvidácia) o zamestnanosti (Forma č. T-1, T-1A);
3) Osobná karta (Forma č. T-2, T-2GS);
4) pravidelný harmonogram (Forma č. T-3);
5) Karta účtu vedec (Forma č. T-4);
6) Objednávka (objednávka) o preklade do inej práce (formulár č. T-5, T-5A);
7) Objednávka (objednávka) na dovolenke (Forma č. T-6, T-6A);
8) plány dovolenky (formulár č. T-7);
9) Objednávka (Likvidácia) o ukončení pracovná zmluva (zmluva) (formulár č. T-8, T-8A);
10) Objednávka (objednávka) o smere zamestnanca na služobnej ceste (formulár č. -9, T-9A);
11) Cestovné osvedčenie (Formulár №t-10);
12) Úradná úloha na odkladanie na služobnú cestu a správu o jeho vykonávaní (formulár č. DM-10A);
13) Účtovná tabuľka pracovného času a výpočtu mzdy (Forma č. T-12);
14) Účtovná tabuľka pracovného času (Forma č. T-13);
15) Osobné vyhlásenia zamestnancov podniku;
16) Podávacie správy a akty.
Zjednotenie -zníženie neoprávneného rozdelenia druhov dokumentov, ktoré ich prinášajú rovnomernosť formulárov, štruktúr, jazykových štruktúr, operácií na ich prípravu, spracovanie, účtovníctvo, skladovanie. Zjednotenie je vytvorenie najjednotnejšej sady detailov, formát papiera a fixácie detailov na papieri.
S cieľom znížiť počet žiadostí uplatňovaných v činnostiach organizácií, organizácií a podnikov, písanie ich formy, zníženie práce, dočasných a materiálnych nákladov na ich prípravu a spracovanie, ako aj na dosiahnutie kompatibility informácií o automatizovaných databázach V národnom hospodárstve pracuje na zjednotení dokumentov a vytváraním jednotných dokumentovacích systémov (USPD).
III. Systém jednotnej bankovej dokumentácie:
· Platobná dokumentácia o nepeňažných osadách prostredníctvom bánk;
· Dokumentácia na monitorovanie výdavkov finančných prostriedkov na prácu a mzdy sociálnych a pracovných zdrojov;
· Dokumentácia o operáciách bánk spojených s medzinárodnými výpočtami;
· Víkendová banková dokumentácia;
· Dokumentácia o depozitných operáciách bánk;
· Platobná dokumentácia pre nepeňažné osady prostredníctvom bánk - intrabank formy dokumentov;
· Dokumentácia o emisných hotovostných a rozpočtových operáciách bánk - intrabank formy dokumentov;
· Dokumentácia o monitorovaní výdavkov finančných prostriedkov na prácu a vyplácanie výhod sociálno-práce - intrabank formy dokumentov;
· PC dokumentácia peňažná cirkulácia;
· Dokumentácia o úverových operáciách bánk;
· Účtovná dokumentácia.
IV. Zjednotený systém finančných, účtovných a podávaní účtovnej dokumentácie rozpočtových inštitúcií a organizácií: \\ t
· Finančná dokumentácia;
· Vykazovanie účtovnej dokumentácie rozpočtových inštitúcií a organizácií.
V. Unified System of Reporting Štatistická dokumentácia:
· Dokumentácia o štatistikách národných účtov a hospodárskych bilancií;
· Dokumentácia o štatistike vedeckého a technického potenciálu a inovatívny pokrok;
· Dokumentácia o pracovnej štatistike;
· Dokumentácia o štatistike materiálnych zdrojov;
· Dokumentácia o finančnej štatistike;
· Dokumentácia o sociálnej štatistike;
· Dokumentácia o štatistike priemyslu;
· Štatistika Dokumentácia poľnohospodárstvo a predvalky na poľnohospodárske výrobky;
· Štatistika Dokumentácia výstavba kapitálu;
· Dokumentácia o štatistike zahraničných hospodárskych vzťahov;
· Dokumentácia o štatistike spotrebiteľského trhu a jeho infraštruktúry;
· Dokumentácia o štatistike dopravy a komunikácie;
· Dokumentácia o štatistike pozorovania a registrácie cenových zmien a taríf.
Prednáška z 24. novembra 2016.
Vi. Jednotný systém účtovníctva a vykazovania účtovnej dokumentácie podnikov:
· Hlásenie účtovnej dokumentácie;
· Registre Účtovníctvo;
· Primárna účtovná dokumentácia.
VII. Zjednotený systém dokumentácie práce:
· Dokumentácia pre stav trhu práce;
· PC dokumentácia pracovný vzťah;
· Dokumentácia na zlepšenie kvalifikácií pracovníkov v pracovných organizáciách;
· Dokumentácia ochrany práce;
· Dokumentácia na minimálnych spotrebiteľských rozpočtoch;
· Dokumentácia o odvolaní na pracovné orgány.
Viii.Utifinizovaný systém dokumentácie dôchodkového fondu Ruskej federácie:
· Dokumentácia o účtovníctve a distribúcii finančných prostriedkov;
· Dokumentácia o plánovaní a hospodárskej činnosti;
· Dokumentácia pre kontrolné a overovacie činnosti.
Podobné informácie.
