Že takéto automatizované systémy správy dokumentov. Automatizovaný systém správy dokumentov

V procese automatizácie toku dokumentov je možné podmienečne oddeliť štyri stupne: prietok dokumentov dokumentov, tok papiera s použitím autonómnych počítačov, zmiešaného a bezpapierového toku dokumentov.

Prietok papierového dokumentu To znamená, že všetky stupne dokumentov prechádza v papierovej forme. Ďalší a pol tucén pred rokmi tento druh Dominantné bolo riadenie dokumentov. Na registráciu papierových dokumentov boli použité veľké časopisy alebo zoznamy veľkého formátu, ktoré zodpovedajú novo registrovaným dokumentom. Po určitom časovom období sa časopisy a listy vzdali archívu.

Keď sa objavili počítače, nahradili časopisy a listy, uviedli spustenie prietoku papierového dokumentu pomocou autonómnych počítačov.

Správa dokumentov s použitím Autonómneho počítača znamená, že počítač sa používa na prípravu a registráciu dokumentov. V skutočnosti v tomto štádiu a koncepcia elektronického dokumentu vzniká, t.j. Takýto dokument uložený výlučne v počítači, alebo, ako sa hovorí, "na nosiče strojov". Výhody elektronického dokumentu v neprítomnosti lokálnej siete sa však môžu implementovať len do malého stupňa. Prevod, koordinácia a schvaľovanie dokumentov v tomto štádiu sa vykonávajú v tomto štádiu papierový.

Zmiešaný tok dokumentu Predpokladá, že počítače v kombinácii do lokálnej siete sa používajú na prípravu, prenos, prenos a ukladanie dokumentov, ale dokument je legálne viazaný len v papieri. Koordinácia a schvaľovanie finančných a právnych dokumentov sa vykonáva v papieri. Typická schéma takýchto dokumentov je znázornená na obrázku 8.7.

Obr. 8.7. Zmiešaný tok dokumentu

Príprava návrhu dokumentu sa vykonáva v elektronický formát (s. 1), potom sa dokument prichádza k sekretárskemu sekretárovi, ktorý ho registruje, vytlačí a prevody do hlavy na schválenie (s. 2). Hlava robí úpravy a udáva dokument vykonávateľovi, aby spresnil (s. 3). Po schválení dokumentu sa posiela cez miestnu sieť všetkým výkonom (článok 4).

TÝKAJÚCE SA DOKUMENTU To znamená, že všetky operácie s dokumentmi sú vykonané v elektronickej forme.

8.7.1. Právna sila elektronického dokumentu

Právna sila elektronického dokumentu je poskytnutá na základe používania elektrón-digitálne podpisy EDS - mechanizmus, ktorý nám umožňuje dokázať, že autor elektronického dokumentu zaslaný je vlastne ten, pre koho sa dostane, a že dokument nebol zmenený v procese dodania. Eds sa používa ako analóg vlastného podpisu alebo bežnej tlače v prípade právnická osoba. EDS sa pridá do dátového bloku a umožňuje príjemcovi bloku kontrolovať zdroj a integritu údajov a tým chrániť pred falošným.

Väčšina podnikov uznáva výhody elektronického (bezpapierového) pracovného toku, ktorý má nasledujúce výhody:

Jednoduché zmeny v dokumente;

Schopnosť dať do dokumentu nielen text, ale aj multimediálne údaje;

Schopnosť používať vopred zozbierané formy;

Vyššia rýchlosť prenosu informácií pre veľký počet adries;

Úspora papiera;

Vyššia kompaktnosť archívov;

Jednoduchá kontrola informačných tokov;

Väčšia rýchlosť vyhľadávania a extrahovania informácií;

Schopnosť chrániť dokumenty od neoprávneného prístupu a vymedzenia prístupových práv zamestnancom na informácie.

Zavedenie elektronického riadenia dokumentov umožňuje znížiť počet služieb zamestnaných v dokumentoch (kuriéri, kancelárske potreby atď.).

Za podmienok elektronického riadenia dokumentov sa vyžaduje oveľa menej nákladov na reštrukturalizáciu správy dokumentov pri zmene vonkajších podmienok, ako sú požiadavky na zmenu formy podávania správ.

Napriek skutočnosti, že efektívnosť elektronického riadenia dokumentov je všeobecne uznávaná, úplný prechod na technológie faility si vyžaduje riešenie viacerých právnych otázok, ako aj investície. Takže dnes v Rusku môžete splniť všetky druhy správy dokumentov.

Existujú stále podniky a inštitúcie, ktoré stále pracujú v pracovných postupoch v papierových kanceláriách, väčšina počítačov a miestnych sietí a miestnych sietí sa používajú pri organizovaní správy dokumentov a miestnych sietí a iba menšie percento využíva plne automatizované systémy riadenia elektronických dokumentov. Aký je dôvod pre súčasnú situáciu?

V ideálnom prípade by mal byť rozvoj elektronického riadenia dokumentov úplne fanalista technológie. Dnes sú však potrebné dodržiavať požiadavky mnohých noriem - daňovej legislatívy, účtovnej legislatívy atď. Jedným z hlavných schôdzí dokumentu je schopnosť potvrdiť určité skutočnosti. Donedávna bol papierový dokument s potrebnými rekvizitmi a stupňami ochrany hlavným spôsobom dôkazu o skutočnosti, t.j. Právna sila. Papier ako nosič materiálu má nevýhodu v tom zmysle, že neumožňuje vymazať nové informácie bez stopy a zapisovať, ale táto nevýhoda sa zmení na výhodu, pokiaľ ide o vylúčenie falošného dokumentu. Niet divu, že Rusko hovorí, že číta: že je napísané perom, nebude rezať sekeru.

Inými slovami, keď dostaneme dokument, na ktorom je na každej stránke podpis a nie sú žiadne stopy povrchu papiera (tj nie je jasné, že text nebol vymazaný a nebol zaznamenaný znova), môžeme Uistite sa, že tento dokument bol odoslaný v mene uvedenia podpisu a že sa počas procesu dodania nezmenil.

V podstate moderné prostriedky Šifrovanie vám umožní poskytnúť rovnaké autentifikačné nástroje ako podpis na papieri.

V apríli 2011 Federálny zákon "Na elektronickom digitálnom podpise" poskytuje organizáciám možnosť vytvoriť výlučne elektronickými dokumentmi výlučne, v ktorom môže elektronický dokument fungovať ako originál, ktorý nemusí duplikovať solídnu kópiu. Dnes je však zákonnosť EDS absolútna len pre interné riadenie dokumentov, kde sa aktívne používa, pretože vnútorný tok dokumentu sa riadi generálnym riaditeľom.

Hlavným dôvodom prítomnosti zmiešaného riadenia dokumentov je teda skutočnosť, že otázka uplatňovania EDS ešte nebola vyriešená na úrovni štátu.

Výmena dokumentov v elektronickej forme však nemôže byť použitá vo všetkých, ale len v niektorých smeroch činnosti organizácie.

8.7.2. Elektronická výmena ne. legálne dokumenty

V prípadoch, keď sa podpis nevyžaduje, tok dokumentu môže byť úplne bezpapierový. Typickým príkladom je vydavateľstvo novín časopisu, z ktorých mnohé vo všetkých štádiách pripravujú články v elektronickej forme a posielajú materiál do tlačiarenského domu aj úplne v elektronickej forme (Obr. 8.8).

Obr. 8.8. Bezpapkávna výmena non-trestných dokumentov

Všetko to začína písomne \u200b\u200bautorom článku (odsek 1). Autor je často externý dôstojník a je spojený so zamestnancami zverejnenia e-mailu. Autor pripravuje článok (v ohromnej väčšine prípadov v programe Word) a pošle ho editoru, ktorý často pracuje aj vo svojej domácej kancelárii, hoci je to zamestnanca vydavateľa.

Editor (odsek 2), pomocou možností Word na inštaláciu (stopy), robí článok v článku, vloží pripomienky do textu a odkazuje na zjemnenie autorovi. V kroku 1-2, editor a autor koordinujú text článku, výmenu e-mailu. Po pripravení textu, editor umiestni potrebné údaje do názvu, čo vám umožní identifikovať tento článok:

Názov časopisu;

Číslo časopisu;

Názov článku;

Editor;

Anotácia;

Kľúčové slová.

Potom editor posiela odrážať text a ilustrácie e-mailom zodpovednému tajomníkovi (odsek 3). Zodpovedný tajomník umiestni súbor s textom článku o súborovom serveri na lokálnej sieti, takže rôzni zamestnanci môžu mať prístup k nemu, čo bude ďalej spracúvať dokument, a pripravuje nový dokument, v ktorom sú všetky podrobnosti o tom Článok a informácie o autoroch.

Hlavný editor (§ 4) sa zobrazí článok av prípade schválenia ho odovzdá ďalšej práci na štádiu aktivácie lítia (odsek 5).

Po línii sa článok vstúpi do rozloženia (článok 6).

Umelecká a Cameramen Preložte text a obrázky do programu Clash. Quarkxpress, MS Vydavateľ alebo Pagemaker môže byť použitý ako stretový program. Potom sa rozloženie odosiela do tlačového domu servera (článok 7). Tlačiareň môže byť v zahraničí, napríklad mnoho vydavateľov Moskvy vytlačiť svoje materiály vo Fínsku.

Zároveň sa článok posiela editoru webovej stránky (odsek 8), ktorý pripravuje verziu na predloženie na internete. Tu je možné použiť program domácej stránky alebo program MACROMEEDIA DREAMWEAVER. Treba poznamenať, že webový server, na ktorom sú uvedené články, je často mimo vydavateľov, na niektorých poskytovateľov hostingu (s. 9).

V prípade, že konečná verzia článku bola odoslaná vo fáze LEESTONE, môže ísť na stránku a získať konečnú verziu odtiaľ. Niektorí vydavatelia sú pravdivé, zverejňujú výrobky z čerstvej miestnosti na webe až po vypredaní obehu.

8.7.3. Duplicitné zdieľanie právnych dokumentov

Na základe obmedzenej implementácie mechanizmu EDS sú elektronické dokumenty hlavne dvojča s papierovými originálmi. Najčastejšie sa uplatňujú len na urýchlenie jednotlivých štádií tradičných kancelárskych prác: vytváranie, reprodukcie a presunutých dokumentov.

S výmenou právnych dokumentov je potrebná prax duplikátnej výmeny dokumentov, keď sleduje zásielku elektronické kópie Kuriéri vysielajú papierové dokumenty.

Situácia je typická, keď dve organizácie (často sa nachádzajú v rôznych mestách) výmenu e-mailov v procese prípravy a harmonizácie zmluvy. V niektorých prípadoch, po schválení zmluvy na úrovni e-mailovej úrovne, strany začnú pracovať na implementácii spoločného projektu a súbežne podpísané jedným zo strán Zmluva je zaslaná poštou alebo kuriérom.

Zavedenie bezpapierového manažmentu dokumentu vám umožňuje rýchlo vymieňať informácie s partnermi a klientmi, avšak zvýšená účinnosť prenosu informácií si vyžaduje implementáciu špeciálnych elektronických bezpečnostných služieb, ktoré kontrolujú únik informácií.

Sprostredkovatelia sa môžu zúčastniť na prevode elektronických dokumentov (poskytovateľov informácií - poskytovateľov služieb pre služby prenosu internetu).

Účasť Poskytovateľa v systéme riadenia elektronického dokumentu si vyžaduje riešenie otázky svojich práv a povinností, zodpovednosť za ich zlyhanie atď. Je dôležité správne určiť potrebnú úroveň spoľahlivosti systému elektronického riadenia dokumentov. Použitie určitých prostriedkov kryptografie vyžaduje v súčasnosti prijímajúce špeciálne povolenia. Vyskytuje sa teda úplné posunutie papierových dokumentov z kancelárskej práce, s najväčšou pravdepodobnosťou čoskoro. Aby sme to urobili, musíme vyriešiť niekoľko otázok týkajúcich sa uznania právna sila Elektronický dokument, ako aj zabezpečiť bezpečnosť elektronických komunikácií.

8.7.4. E-mail Documener

V podnikoch s malým personálom nie je potrebné zaviesť komplexný automatizovaný systém riadenia elektronického dokumentu.

Ako štýlové prostredie v tomto prípade sa používa program Microsoft Outlook program, s ktorými sú odoslané súbory s dokumentmi, a ten istý program sa používa na odosielanie dokumentov prijatých skenovaním primárneho papiera originálu.

Ako možno vidieť z obrázku 8.9, e-mail poskytuje kontakt s každým.

Obr. 8.9. Príklad organizácie správy dokumentov

podľa princípu "každý s každým"

Zvyčajne, s týmto prístupom chýbajú jednotné automatizované referenčné knihy pre celý podnik a každá jednotka tvorí svoje vlastné systémy klasifikátorov a noriem. To zvyčajne používajú rovnaké adresy obsahujúce e-mailové adresy zamestnancov.

Registrácia dokumentov s takýmto systémom sa ručne vykoná, dokumenty o dokumentoch sa zaznamenávajú v tabuľkách, ktoré nie sú spracované automatizovanými systémami. Každý dokument je odoslaný na trase zvolenej nasledujúcim performerom. Keď spoločnosť rastie, takýto riadenie dokumentov je neúčinný. Je ťažké sledovať trasu špecifický dokument a monitorovať vykonanie konkrétneho poriadku. Úplná kontrola verzií dokumentu, proces koordinácie a vyhľadávania dokumentov. V tomto prípade sa vyžaduje prechod na špecializované automatizované systémy správy dokumentov.

8.7.5. Systém automatizovaný manažment dokumentov

V malej firme je možné organizovať prácu na výmene e-mailu a ukladať dokumenty na súborovom serveri, kde každý má svoju vlastnú bunku. V malých firmách sa zvyčajne implementuje riadiaci obvod, v ktorom je súborový systém ľahko ukladať na ukladanie dokumentov. Napríklad v priečinku "Účtovníctvo" existuje priečinok finančného oddelenia, v nej "Finančné plánovanie" priečinok, dokonca aj hlbšie - "minimalizačné zdanenie". Takáto hierarchia je intuitívna pre používateľov - každý pozná svoju bunku, vie, kam dať jeden alebo iné dokumenty. To všetko však prestane pracovať, keď rastie rozsah podniku. Vo veľkom podniku sa objavujú mnohé pracovné skupiny. Zároveň môžu jednotliví zamestnanci pracovať v niekoľkých projektoch. Predstavte si, že jeden projekt je automatizácia FSB a druhá je automatizácia nákupného centra. Je zrejmé, že požiadavky na kontrolu prístupu k informáciám by sa mali líšiť. Špeciálny softvér je už potrebný, ktorý poskytuje úložisko elektronických dokumentov, ktoré vám umožní klasifikovať celý súbor dokumentov pre niekoľko parametrov: na hierarchii podľa stupňa utajenia atď. To vám umožní viac autorizovať prístup a rýchlejšie nájsť potrebné dokumenty.

Druhým aspektom je smerovanie dokumentov v podniku. Zavedenie systému automatizácie systému a správu elektronického dokumentu (ďalej len "SADD) vám umožňuje optimalizovať celý proces riadenia, ktorý sa stáva jednoduchším a logickým, zlepšuje kvalitu prijatých rozhodnutí, je efektívnejšia kontrola riešení riadenia, náklady Znižuje sa s obsahom kontrolného zariadenia.

Dokumenty sú zasielané pomocou automatizovaného systému správy dokumentov, ktorý obsahuje databázu klasifikátorov a štandardov pre celú organizáciu. Smerovanie dokumentov sa určuje v závislosti od typu dokumentu, t.j. Tam sú štandardné spôsoby, ako sa pohybovať niektoré kategórie Dokumenty. To vám umožní priamo po odosielanie dokumentov priamo po registrácii. úradníci Organizácie v súlade s ich Úradné povinnosti as technologickými postupmi na spracovanie dokumentov rôznych typov.

Väčšina vývojárov SDD nie je zapojená do vytvárania vlastných textových editorov a používať editor Microsoft Office.. Funkčné tlačidlo sa pridá do pracoviska pre vývojárov dokumentu v programe Word Interface, ktorý vám umožní preniesť vytvorený dokument do kancelárskeho pracovného systému, ktorý poskytuje svoju pasáž v systéme riadenia dokumentov. Ak potrebujete zobraziť dokument na stroji používateľa, spustí sa slovo.

Je možné povedať, že automatizovaný systém kancelárskych prác a dopravník poskytuje optimálnu propagáciu prvkov v systéme a programy spoločnosti Microsoft Kancelária sú stroje okolo tohto dopravníka, s ktorým môžete pripraviť dokument (časť) a umiestniť ho na dopravník. Kancelársky pracovný systém je zaručený doručovanie z jedného stroja do druhého, ovláda to, čo je spracované na tomto stroji a pošle ďalej do cieľa.

Mnohé z existujúcich SADDS vám umožňujú prejsť svojimi organizáciami na bezpapierkom pracovnom toku. Avšak, aj keď sú SADD, v praxi sa používajú len niektoré organizácie. elektronický formulár Vnútorná koordinácia organizačných a jednorazových dokumentov pomocou elektronického digitálneho podpisu (EDS).

Hlavné požiadavky, na ktoré sa musí konfigurovať elektronický systém správy dokumentov:

• Spoľahlivé skladovanie a pohodlné vyhľadávanie dokumentácie.
• Podpora a vykonávanie kancelárskych potrieb.
• Včasné kontroly nad vykonaním dokumentov a ich smerovanie.
• Vytvorenie analytických prehľadov.
• Zabezpečenie bezpečnosti informácií.

Moderný SED má tiež funkcie komunikovať so zákazníkmi, spracovanie ich odvolaní a ďalších užitočných nástrojov, ktoré vám umožňujú vyriešiť mnohé aplikované úlohy.

Typy elektronických systémov správy dokumentov

Existujú rôzne druhy klasifikácie elektronických systémov správy dokumentov, avšak najviac orientačná klasifikácia je oddelenie scén pozdĺž funkcie titulnej funkcie. Akýkoľvek SED je umiestnený svojím vývojárom, ako je určený hlavne na vykonanie konkrétneho typu úlohy. To neznamená, že neposkytuje žiadne ďalšie technológie, ktoré sú súčasťou väčšiny "kolegu". Len súbor nástrojov každého systému riadenia elektronického dokumentu má svoje silné a slabé stránky. V klasifikácii pozdĺž funkčnosti titulu sa zohľadňujú silné stránky scén.

Tak to vyzerá:

• SAD, ktoré sú určené na vytvorenie a prácu s elektronickou dokumentáciou, ako aj digitálne analógy papierových dokumentov.
• Účtovné systémy, ktoré automatizujú registráciu udalostí a dokumentov počas ich Životný cyklus (Elektronické súbory).
• SADA, ktorých hlavnou úlohou je automatizovať prácu s veľkými firemnými informačnými archívmi.
• Systémy Controlling Elektronické archívy s dokumentáciou.
• Sadov, ktorých funkcie sa špecializuje na získavanie potrebných informácií z archívov a iných elektronických zdrojov.
• Systémy, ktoré riadia firemné procesy, spracovanie dokumentov a aktivít zamestnancov organizácie, ktoré sú zapojené do práce s obchodnou dokumentáciou.
• Informácie SAD, ktoré riadia zariadenia na ukladanie údajov.

K dispozícii je aj krátka klasifikácia strán v krajine pôvodu, ktorá sa používa len v Rusku. Podľa neho je systém elektronického riadenia dokumentov v našej krajine rozdelený na domáce, dovážané a ruské, vyvinuté na zámorskej platforme Lotus / Domino. V našom preskúmaní sa objavujú príklady iba dvoch zahraničných SED - EMC Documentum a Lotus Domino.doc. Všetky ostatné eds majú "občianstvo" Ruska.

TOP 10 Elektronických systémov správy dokumentov

Vykonali sme hodnotenie elektronických systémov správy dokumentov so zameraním na porovnanie piatich parametrov, ktoré určujú pri výbere CED na automatizáciu správy dokumentov v podniku. Stupnica - Tenballinalining.

POZNÁMKA: Konečné hodnotenie systému v tabuľke netvrdí sto percent objektivity a odráža stanovisko autora, na základe hlbokej analýzy tejto témy. Táto prehľad elektronických systémov správy dokumentov sa vykonáva len medzi vysoko kvalitné softvérové \u200b\u200bprodukty, ktoré sa môžu bezpečne zvoliť odlišné typy Podnikania.

BIZNIS

Tento systém riadenia elektronických dokumentov je uznávaným vodcom vo svojom segmente v celom post-sovietskom priestore. Úspešne realizuje dokumentáciu a kancelárske práce ako najväčšie podniky a korporácie a malé podniky. Vo vzťahu k tomuto systému je vhodné použiť tavolológiu: "CASE" pozná svoj obchod. Skutočne, tento softvér je ideálny pre hlbokú automatizáciu kancelárskych prác a správu dokumentov.

prostý

• Schopnosť sledovať všetky fázy premiestnenia akéhokoľvek elektronického dokumentu.
• Jednoduchosť a pohodlie pri vytváraní dokumentovacích projektov.
• Všeobecná výmena a funkčnosť systému.

Móda

• "Natiahnuté" mínusy zahŕňajú niekoľko archaických rozhraní a určitých ťažkostí pri zvládaní.

Koľko stojí?

Cena licencie na použitie systému "CASE" v rámci jedného pracoviska (DBMS - Oracle) závisí od plánovaného celkového počtu týchto miest a líši sa v rozsahu od 11 000 rubľov (201-500 p / m) až 13 400 rubľov (1-5 p / m). Ak sa v organizácii aplikuje Microsoft SQL Server DBMS, potom licencia na jedno pracovisko bude stáť od 7200 do 9500 rubľov.

Logika

Program "Logic Sed" sa nazýva "šéf-referent" a bol jedným z najobľúbenejších ruských systémov správy dokumentov, vážnym konkurentom SAD "CASE". Zmena názvu neovplyvnilo kvalitu tohto softvérového produktu a je to stále spoľahlivý a funkčný systém pre riadenie kancelárskych prác v podnikoch akéhokoľvek typu a veľkosti.

prostý

• Schopnosť vybudovať komplexné viacúrovňové trasy na schválenie dokumentácie.
• Vysoký stupeň ochrany používateľa.
• Relatívna ľahkosť zvládnutia hlavných zložiek systému.
• Flexibilné procesy spracovania a modifikovateľných dokumentácií.

Móda

• Nepohodlné vymedzenie prístupových práv v závažných rámcových rámcoch.
• Nie je to najdôležitejšia práca technickej podpory.
• Archaické rozhranie.

Koľko stojí?

Náklady na jednu licenciu na používanie tohto programu závisia od počtu zamestnancov pripojených k nemu. Ak ich počet nepresahuje 49 ľudí, potom bude cena 5 900 pre každé pracovisko; Od 50 do 199 Pripojených pracovníkov - 5 200 rubľov; A ak bude viac ako 200 pracovných miest, cena jednej licencie bude minimálna - 4900 rubľov.

Eufrate

Tento elektronický systém správy dokumentov je navrhnutý v plnom súlade s požiadavkami normy ISO 9000 štandardných a ruských hostí v oblasti kancelárskej práce. Zo svojich "kolegov v workshopu" "Eufrates" sa vyznačuje prítomnosťou mnohých vlastných jedinečných softvérových vývojov, ktoré nemožno nájsť v súťažiacich scénach. Čisto technologicky je tento systém jedným z najviac "pokročilých" na modernom ruskom sadeničnom trhu.

prostý

• Balenie tohto systému obsahuje vstavané DBMS "Nika", ktorý automaticky oslobodzuje používateľa organizácie z nákupu ďalšieho softvéru.
• Priateľské rozhranie s príjemným nezabudnuteľným dizajnom.
• Vstavaný mechanizmus rolí na správu prístupových práv.

Móda

• Pomerne pomalá rýchlosť, najmä na slabých počítačoch.
• Pravidelné zlyhania v oblasti práce a neistáte technickej podpory.

Koľko stojí?

Štandardná licencia na inštaláciu systému do vlastného servera vlastnej organizácie od 5,200 do 7300 rubľov na pracovisko, viac používateľov - pod cenou. Existuje však aj možnosť umiestniť komponent servera na vybavenie výrobcu. V tomto prípade sa uplatní poplatok za predplatné - štyri tarify stojí z 10 000 až 95 000 rubľov mesačne.

1c: Archív

Toto je jeden z najlepších a určitých najviac univerzálnych programov na správu toku dokumentov podniku. "1c: Archív" poskytuje spoľahlivé a najdôležitejšie, centralizované skladovanie obchodnej dokumentácie rôznych formátov s prístupom k IT oprávnenému personálu, ktorý môže upravovať súbory.

prostý

• Zavedený algoritmus pre rýchle vyhľadávanie potrebných údajov.
• Schopnosť ukladať dokumenty všetkých typov - z textových a grafických súborov a video a video súborov.
• Najširšie možnosti škálovania, ktoré umožňujú úspešne aplikovať tento softvér a veľký a v malých podnikoch.
• Hlavné plus "1c: archív", prideľovanie tohto programu na pozadí konkurentov, je optimálna kombinácia ceny produktov a schopností jeho funkčnosti.
• Podpora integrácie s externými aplikáciami.

Móda

• Spotreba veľkého počtu systémových zdrojov.
• Zvýšená zložitosť vývoja aj pre skúsených používateľov.

Koľko stojí?

Cena "montáže" tohto programu sa líši od 12 000 do 57 000 rubľov a prvá suma bude musieť byť poskytnutá výlučne pre aktualizáciu predchádzajúcej verzie "1c: Archív".

DREVERMUM.

Jednoduchá a funkčná sed Dimemum bude vynikajúcim riešením pre malé a stredné podniky. Vďaka tomuto systému sa môže elektronický tok dokumentu úspešne kombinovať s tradičným papierom, takže je následne "bezbolestne", aby sa organizácia plne preložila do práce v Drudem. Pokročilá technológia workflow poskytuje efektívnu automatizáciu kancelárskych procesov.

prostý

• Prítomnosť špecializovaných softvérových nástrojov, ktoré zjednodušujú vyhľadávanie a identifikáciu dokumentácie.
• Rozsiahle príležitosti pre samoobslužný systém pre konkrétne úlohy.
• Rozšírené možnosti integrácie s inými programami.

Móda

• Orientácia systému na manažérskom tíme podniku je v ňom jednoducho pracovať ťažšie.
• Niekoľko mätúcich a nepriehľadnej cenovej politiky.

Koľko stojí?

Licencie na používanie tohto EDD sú zakúpené ako samostatne av rámci dávkových návrhov. Najlacnejšie základné licencie klienta stojí 7 800 rubľov. Náklady na obchodné balíky začínajú od 148 200 rubľov (základné pre 20 zamestnancov) a dosahuje 2 010 000 rubľov (pre 200 zamestnancov).

Optima-Workflow.

Tento elektronický systém správy dokumentov je silným stredným mužom vo svojom segmente. Je v neustálom vývoji a doteraz nemôže konkurovať uznaným trhovým mastónom. Avšak, optima-workflow má množstvo "trumfov v rukáve" - \u200b\u200bjedinečné technológie, ktoré ho zvýraznia na všeobecnom pozadí.

prostý

• Implementácia funkcie sériového vstupu rovnakých typov dokumentov a ich registračných informácií.
• Skenovanie antivírusového programu.
• Indexovanie bežných a šifrovaných výberových dokumentov.
• Viacjazyčné užívateľské rozhranie.

Móda

• Nevýhody typickej funkčnosti, ktoré sú trvalo eliminované odchádzajúcimi aktualizáciami.

Koľko stojí?

Typické riešenia založené na tejto plošine sú od 55 000 do 75 000 rubľov.

EMC Documentum

Táto platforma pre automatizáciu procesov správy dokumentov je vyvinutá svetovým lídrom IT priemyslu, EMC. Výkonná funkčnosť je spojená s flexibilným nastavením jednotlivých nástrojov, aby EMC DocumentUtum z najlepších zahraničných sálov z dostupných na ruskom trhu.

prostý

• Vysoký stupeň riadenia dizajnu dokumentov.
• Zavedenie mechanizmu registrácie / odhlásenia vám umožňuje riadiť distribúciu prístupových práv.
• Prítomnosť funkcie, ktorá vám umožní implementovať postup koordinácie na niekoľkých úrovniach.
• Podporné skenovacie zariadenia a rozpoznávanie dokumentov.

Móda

• Pracujte len s prehliadačom programu Internet Explorer.
• Absencia v otvorenom prístupe technickej a praktickej dokumentácie v systéme.
• Časté "brzdy" a zaostáva s vysokým systémovým zaťažením.

Koľko stojí?

Pevné ceny používania tejto platformy nie sú. Náklady na jeho realizáciu sa dohodnú individuálne s každým zákazníkom.

Landocs.

Vyvinutá v roku 1997 The Domáce spoločnosti LANTIT, táto platforma pre automatizáciu riadenia dokumentov na tento deň zostáva požadovaný mnohými podnikmi a inštitúciami. Landocs vám umožní vybudovať pohodlné kancelárske pracovné prostredie a správu dokumentov, ktoré poskytujú všetky kategórie užívateľov s potrebnou sadu nástrojov na správu.

prostý

• Prítomnosť integrovaných nástrojov kryptografických ochranných prostriedkov.
• Možnosť začlenenia do procesu workflow zamestnancov zo vzdialených pobočiek.
• Prítomnosť paketového skenovania papierovej dokumentácie.

Móda

• Pomerne často vznikajúce problémy s výkonom.
• Slabé príležitosti na rozšírenie funkčnosti.
• Ťažkosti s vývojom systému od nuly.

Koľko stojí?

Cena serverovej licencie sa líši od 30 000 do 216 000 rubľov. Užívateľské licencie je možné zakúpiť za cenu 5 600 až 8 400 rubľov.

SpoločnosťMedia.

SpoločnosťMedia je celá sada softvérových riešení určených na automatizáciu obchodných procesov, správy dokumentov a kancelárskej práce. Od konkurentov sa tento sed rozlišuje neprekonateľnou flexibilitou nastavení a prítomnosť nezávislých modulov, ktoré môžu byť inštalované samostatne.

prostý

• Možnosť úspešnej prevádzky systému v podnikoch s komplexnou firemnou štruktúrou a teritoriálnym zariadením.
• Bezprecedentná spoľahlivosť systému, ktorá umožňuje aktívne fungovať okolo hodín, 365 dní v roku.
• Automatizovaná podpora pre prácu s niekoľkými typmi pracovných miest.
• Odmeňovanie prístupových práv podľa hierarchická štruktúra Organizácií.

Móda

• Webové rozhranie je obmedzené na podporu z niektorých prehliadačov, najmä firefox.
• Orientácia systému je prevažne na strednom a veľkom podnikaní.

Koľko stojí?

Konečná cena tohto softvéru sa skladá z mnohých komponentov, vrátane vzdelávania zamestnancov, inštalácie ďalších modulov a prevodu práv na používanie systému. Horná hranica konečnej sumy je 99 000 rubľov. Najlacnejší tematický modul bude stáť 4000 rubľov.

Lotus domino.doc.

Tento SED je aplikácia na známe poznámky / domino platformy s vysokou úrovňou zabezpečenia bezpečnosti údajov. Lotus domino.doc má pokročilý elektronický archívktorý vám umožňuje implementovať objemné skladovanie firemnej dokumentácie.

prostý

• Prítomnosť jedinečných replikačných systémov určených na komplexné riešenie problémov riadenia dokumentov v distribuovanom prostredí.
• Schopnosť vyhľadávať dokumenty na jednotlivých častiach informačného úložiska.
• Katalógy LDAP sú zväčšené na úrovni korporácií.

Móda

• Nevýhody tohto systému sa vypúšťajú hlavne zo svojho západného pôvodu - existujú určité otázky pre rozhranie a implementáciu niektorých funkcií.

Koľko stojí?

Náklady na používateľské a serverové licencie sa vypočítajú individuálne na webovej stránke platformy.

Nakoniec

Zhrnutie určitej línie podľa preskúmania by som chcel poznamenať, že by som si uvedomil, že zavedenie systému elektronického riadenia dokumentov do vášho podnikania nezaručuje okamžité zvýšenie svojej ziskovosti, av niektorých prípadoch môže tiež poškodiť. Ak vaša organizácia úspešne funguje a robí zisk, pracuje bez duše, potom premýšľajte o tisíckrát, než sa rozhodnete o ich implementácii. Nie je potrebné prenasledovať "progresívny módy" a nastaviť systémové údaje bez vážneho potreby pre nich. Avšak, pri rozširovaní podnikania a vysokej pracovnej zaťaženia zamestnancov, elektronický systém riadenia dokumentov sa môže stať druhom záchranného kruhu, ktorý pomôže spoločnosti plávať papierové rolky z vírivky.

Automatizované systémy správy dokumentov nielen zabezpečujú bezpečnosť dokumentácie, ale tiež to umožňujú kontrolovať ho počas celého životného cyklu. Mnohé organizácie už ocenili všetky výhody moderných technológií a úspešne používali takéto systémy v kancelárskych procesoch.

Z tohto článku sa dozviete:

• Aké úlohy vám umožní vyriešiť automatizáciu správy dokumentov v podniku?
• Aké sú hlavné výhody systému automatizácie dokumentov?
• Aké možnosti je užívateľ automatizovaný systém správy dokumentov?
• Aké metódy môžu byť použité na automatizáciu elektronického riadenia dokumentov?

Ciele a úlohy automatizácie elektronického riadenia dokumentov v podniku

Keďže smer kancelárskej práce je dôsledkom rastu počtu oficiálnej dokumentácie k činnostiam akejkoľvek spoločnosti. Automatizačný systém alebo elektronický systém správy dokumentov (EDD) zabezpečuje podporu procesov riadenia, umožňuje automatizovať prácu s dokumentmi. Jej objekty sú nielen elektronické a papierové dokumenty, ale aj podnikové procesy, ktoré sa odrážajú v ich pohybe.

Automatizácia riadenia elektronických dokumentov v podniku sleduje tieto ciele:

• minimalizácia rutinných operácií a zníženie počtu ručne vyrábaných;
• vytvorenie jedného radu elektronických dokumentov a vytvorenie pohodlného vyhľadávača;
• zníženie a úplné odstránenie papierových médií;
• vývoj algoritmov pre absolvovanie dokumentov v súlade s technologické procesy;
• podpora administratívnych procesov;
• rýchla výmena vnútornej dokumentácie medzi zamestnancami a oddeleniami;
• zrýchlenie tvorby pokynov a objednávok, ako aj monitorovanie ich vykonávania;
• plánovanie pracovného času distribúcie personálu, kontroly zamestnancov;
• vývoj technológie prevodu dokumentácie služby prostredníctvom externých systémov;
• prináša záznamový systém jednému algoritmu;

Výhody systému automatizácie správy dokumentov

Elektronický systém správy dokumentov má niekoľko nepopierateľných výhod v porovnaní s tradičným prístupom do kancelárskej práce:

• zlepšenie výkonu z dôvodu rýchleho prístupu k akejkoľvek kategórii dokumentov;
• zachovanie relevantnosti informácií;
• znížený vplyv " ľudský faktor”;
• zníženie nákladov na materiál spojené s vytváraním a uskladnením dokumentov;
• vytváranie podmienok pre efektívnu interakciu medzi divíziami;
• možnosť kolektívnej práce na oficiálnej dokumentácii;
• znížené pracovné potreby;
• zníženie rizík straty alebo poškodenia informácií;
• automatizácia podávania správ;
• integrácia systému s programmi kancelárskych programov;

Zároveň, zavedenie SED, spoločnosť dostane nielen materiál, ale aj významné nehmotné výhody. Ako prax ukazuje, Automatizácia prispieva k zlepšeniu vnímania úradnej dokumentácie, zvýšenie disciplíny, ako aj zvýšenie vedomie podnikov personálu.

Stiahnite si dokumenty na tému:

• Pokyny pre kancelárske práce (fragment). Organizácia dokumentov
• Časopis účtovania a likvidácie elektronických dokumentov
• Migračný časopis a prepísanie elektronických dokumentov
• Pokyny na prácu s firemným e-mailom

Moderné technológie pre automatizáciu správy dokumentov

Systém správy dokumentov je v podstate softvér, ktorý umožňuje personálom pracovať elektronickými dokumentmi (vytvárať, upravovať, vyhľadávanie) a vzájomne spolupracovať (vysielanie dokumentov, posielať upozornenia, vydávať úlohy).

Moderné technológie používané v procese automatizácie umožňujú vykonávať klasifikáciu CD.

Je zvyčajné prideliť nasledujúce typy systémov:

• Client-Server (hlavné modely riadenia sa nachádzajú na dedikovanom serveri, používatelia komunikujú s EDD prostredníctvom špeciálneho rozhrania, časti klienta);
• Konajúc na základe databáz (integrovaný s SQL, Oracle Bases atď., Informácie sú uložené v databáze a na jeho spracovanie sa používajú samostatné moduly;
• Na základe webových technológií (poskytnite vzdialený prístup k serveru bez špeciálnych klientskych aplikácií, vám umožní používať webové prehliadače ako užívateľské rozhranie);
• "Cloud" Systems (použite server poskytovateľa hostingu);

Medzi moderné technológie, ktoré zabezpečujú účinné fungovanie EDD možno prideliť:

• ukladanie elektronických dokumentov;
• skenovanie vlákien;
• optické rozpoznávanie textu;
• čiarový kód;
• elektronicky digitálne podpisy;
• vyhľadávanie úplného textu a atribútu;

Pozri tiež:

• Riziká pri automatizácii spracovania dokumentov
• Ekonomický účinok z implementácie právnych odborných znalostí Automatizácia a expertné vyhľadávanie
• Intranetový portál a automatizácia obchodných procesov

Implementácia systému riadenia dokumentov

Implementácia automatizovaného systému riadenia dokumentov Prechádza v niekoľkých stupňoch. Niektoré z nich je schopná robiť nezávisle. Technické problémy, spravidla opustiť integrátor - dodávateľa SED.

Etapy implementácie:

• Identifikácia základných postupov a procesov;
• Vymedzenie požiadaviek na procesy;
• Tvorba kritérií výberu;
• Výber integrátora;
• Riadenie realizačného projektu;
• Dokumentáciu;

Proces implementácie EDS má rad funkcií, ktoré ho odlišujú od zavedenia iných automatizovaných systémov:

• Vytvorenie úložiska firemnej dokumentácie, rozvoj svojej logickej štruktúry, určenie bezpečnostných politík;
• Popis postupov prístupu k dátam a regulácii pracovného poriadku;
• Fixáciu výsledkov udržiavaním protokolov;

Hlavnou zložitosťou pre spoločnosť je výber integrátora EDC. Trh predstavuje rôzne dodávateľov takéhoto softvéru, čo sťažuje výber. Pri výbere samotného programu je potrebné venovať pozornosť svojim kľúčovým charakteristikám: Koľko zodpovedá funkčným úlohám spoločnosti, ľahko sa používa, otvorené a adaptívne.

Kritériá efektívnosti riadenia dokumentov

Automatizácia elektronického riadenia dokumentov by mala postupne prejsť. Pred nasadením systému je potrebné presne určiť účel jeho používania. Okrem toho, povinná podmienka Efektívna prevádzka je neustále monitorovanie výsledkov implementácie. Indikátory účinnosti v štádiu výberu vhodného EDD a keď sa analyzujú počas prevádzky, môžu byť:

• "Splatnosť" SED (počet chýb v jeho práci z dôvodu nedostatočného spracovania softvéru alebo nedostatku aktualizácií);
• Zhoda priemyselné štandardy;
• Súlad s kľúčovými požiadavkami spoločnosti a kritickými faktormi úspechu;
• Úroveň technickej podpory počas implementácie a prevádzky;
• Škálovateľnosť (možnosť zvýšenia rozsahu práce a zvýšenie počtu používateľov);
• Dostupnosť užívateľskej dokumentácie, schopnosť zmeniť nastavenia systému;
• Úroveň bezpečnosti a dôverné údaje;
• Odolnosť proti chybám;
• Náklady na vlastníctvo (nákup licencií, administratíva, technická podpora, aktualizácie, hardvér, atď.)

Príklady, vzorové systémy kontroly dokumentov

Automatizácia správy dokumentov vyžaduje významné dočasné a materiálne náklady. Ich objem závisí od počtu automatizovaného pracovného toku a ich aktuálneho stavu. Dôležité kritériá sú zdroje a organizačné schopnosti podniku.

Typický proces implementácie EDD môže byť reprezentovaný ako algoritmus nižšie:

V modernom podnikaní nie je automatizácia pracovného toku nielen prostriedkom optimalizácie, ale aj naliehavú potrebu. Tvrdá súťaž zaväzuje podnikateľov, aby zvládli a zaviedli nové technológie. To umožňuje konkurentom pred plánovaním a strategickými rozhodnutiami. Informačné toky môžu byť niekedy cennejšie materiálu. Preto nestojí za záchranu automatizácie: poskytuje skutočné merateľné výhody a ekonomický účinok.

Pavel Baskakov, Vedúci IT oddelenia Roslogistics, Moskva

• Ako automatizovať tok dokumentu v podniku
• Najvhodnejší čas na zavedenie systému riadenia elektronického dokumentu
• 3 Úlohy, ktoré sa rozhodujú

Pred pár rokmi automatizácia správy dokumentov v podniku Nebolo zavedené všade: hlavne vo veľkých organizáciách. V posledných dvoch rokoch sa zaujímajú malé a stredné podniky aj takýto softvér. Systémy sa stali funkčnými a ľahšie používanie. Existujú spôsoby vstupovania dát. Súprava pozostávajúca z moderného priemyselného skenera a sada softvéru vám umožňuje rozpoznať papierový dokument za pár minút, previesť ho na elektronické, index podľa kľúčových slov a klasifikovať.

Vhodné čas na zavedenie systému elektronického riadenia dokumentov

Musíte premýšľať o automatizácii riadenia dokumentov v podniku, ak sú dokumenty dlhodobé uvažované zo strany zamestnancov (z dôvodu, ktorým možno transakcie rozbité) alebo sa stratili v rámci spoločnosti (to platí aj pre súbory súborov a papierových kópií). Spoločnosť by spravidla mala implementovať systém systému riadenia dokumentov, ak počet zamestnancov dosiahne 100 ľudí, a najmenej dvaja odborníci sú zamestnaní na právne oddelenie (pozri tiež: Aké úlohy vám umožní vyriešiťautomatizácia správy dokumentov v podniku).

>

1. Spracovanie zvýšeného počtu dokumentov. Pred niekoľkými rokmi bola bežná prax uzavretie neustáleho alebo dlhodobého zmlúv. Takéto zmluvy však boli konjugát s rôznymi obchodnými rizikami. Dnes, zmluvy častejšie uzatvárajú na krátky čas. Niekoľkokrát sa zvyšuje počet nových dokumentov vyžadujúcich podpisovanie.
2. Zvýšená kontrola protistrán. Spoločnosti sa usilujú o zníženie rizika finančnej škody v dôsledku zavinenia bezohľadných protistrany. Každý partner dnes robí solídny dokumentáciu, ktorá obsahuje maximálne informácie - od Charty na podpisové vzorky.
3. Zber údajov o kupujúcich a zákazníkov, keď uzavretie transakcií. Predtým, dodávateľ záruky vyžadovali preddavku alebo zálohu. Právne subjekty prichádzajú do výmeny. Dnešný trh je klientský trh. Zákazníci sa čoraz viac súhlasia s zaplatením len na skutočnosť dodania. A právna registrácia všetkých krokov transakcie sa stáva zárukou platby.

Ako sa pripraviť na automatizáciu správy dokumentov v podniku

Po prvé, musíte urobiť diagram pracovného procesu správy dokumentov. Táto práca spravidla vykonáva právne rozdelenie spoločnosti. Pri príprave na implementáciu systému elektronického riadenia dokumentov je potrebné zvážiť všetky fázy obratu dokumentu: vytvorenie, koordináciu, schválenie, vykonanie, zneškodnenie. Je dôležité určiť práva na prístup k informáciám, upozorňujúci systém pri koordinácii dokumentu a počas jeho obratu.

Prvý krok smerom k spusteniu systému automatizácie dokumentov - príprava procedúry pre prácu s dokumentmi. S postupom, ktorý potrebujete informovať všetkých účastníkov procesu, zaviazať ich presne dodržiavať založená objednávka. Z prvej osoby spoločnosti v počiatočných štádiách projektu závisí. Úlohou generálneho riaditeľa je vyžadovať, aby pracovníci prísneho zhody s postupom. Dokumenty, ktoré neprispeli k systému riadenia elektronického dokumentu a neboli dohodnuté, nemali by sa prihlásiť.

Niektorí pracovníci v priebehu implementácie môžu vyskúšať postup pre silu, vynájdenie rovnakého typu ospravedlnenia, prečo nie je možné pracovať so systémom: dokumenty, ktoré sa majú dlhodobo, program sa nevzťahuje na jedinečné obchodné systémy podniku . Takéto problémy vznikajú, pretože už skôr spoločnosť zostavili zlé projekty zmlúv. V tomto štádiu CEO Je dôležité pochopiť: elektronické systémy boli vyvinuté pre viac ako jeden rok a nie je vykonaná jedna implementácia. Preto je dôležité, napriek problémom, ktoré vznikajú, urobte nový poriadok povinný pre každého, ale o niečo neskôr vykonávať svoju miestnu optimalizáciu.

Ešte raz budem zdôrazniť: na kontrolu implementácie musí osobne generálneho riaditeľa. Ak výsledky výsledkov delegujú bezpečnostnú službu alebo (ešte horšie) právneho oddelenia, existuje riziko, že projekt skončí zlyhaním. Avšak, právne oddelenie Môžete zveriť riadenie implementácie implementácie, kontroly jej načasovania a nákladov. Stimulovať zamestnancov k včasnému ukončeniu projektu, vypracovať bonusový systém. Odmeňovanie by sa malo zaplatiť len vtedy, ak sa systém uvoľní na plánovanú moc včas a bez výkladu rozpočtu.

Podmienky implementácie projektu. Zavedenie automatizovaného riadenia dokumentov zvyčajne trvá mesiace na rok - v závislosti od veľkosti spoločnosti. Tento proces môže ísť etapy. Napríklad v prvej fáze sa elektronické zmierenie spustí len s ohľadom na dodávateľov spoločnosti alebo len vo vybranej vetve alebo jednotke (pozri Koľko času je obsadený rôzne stupne Implementácia elektronického riadenia dokumentov).

Etapy automatizácie správy dokumentov v podniku

1. Fáza spustenia - Príprava návrhov a rozhodnutie o uskutočniteľnosti projektu. Trvá to 10% z celkového času implementácie.
2. Príprava na realizáciu je formulácia systémových požiadaviek, výber dodávateľa, uzavretie zmluvy, rozvoj interných ustanovení, prípravu tímu. Trvá to 20% času.
3. Fáza implementácie je nasadenie systému, konfigurácie, personálne školenie, implementácia pilotného projektu. Trvá to 40% času.
4. Výstupný stupeň plánovanej moci je masívny vstup dokumentov, postupov monitorovania. Trvá to 30% času.

V našej spoločnosti proces zavádzania systému elektronického riadenia dokumentov prešiel v niekoľkých etapách. Právne oddelenie bolo iniciátorom a "motorom" projektu. Pred zavedením dokumentov, ako v mnohých iných spoločnostiach sme sa dohodli na papieri. Automatizácia trvala asi päť mesiacov. Boli zavedené riešenia právne oddelenie (Elektronické návštevy zmlúv) a oddelenia operácií (uchovávanie technologických mapov operácií, koordinácia dokumentácie vyvinutá počas vykonávania projektov). Plány sú automatizácia interného úradu (objednávky, príkazy, nariadenia) a riadenie personálneho dokumentu (objednávky, dokumenty týkajúce sa finančnej motivácie).

Ako si vybrať vhodný systém správy dokumentov

Ruský trh predstavuje riešenia viac ako 20 výrobcov, z ktorých štyria alebo päť hráčov sú veľmi technologické. Väčšina softvérových produktov sú domáce. Ruskí vývojári systémov riadenia elektronických dokumentov ponúkajú konkurencieschopnejšie riešenia ako medzinárodné spoločnosti. Pri výbere systému oceňujú svoje nasledujúce parametre:

• kumulatívne náklady na vlastníctvo za rok (Typické riešenie + Implementačné a školiace služby + Servisná podpora);
• zabezpečenie relevantnosti výrobku (aktualizácia systému počas roka alebo dvoch v rámci štandardnej technickej podpory bez dodatočného poplatku);
• schopnosť ľahko a rýchlo pripojiť ďalšie moduly (bez zaplatenia dodatočných implementačných služieb);
• potenciál integrovať systém správy dokumentov s inými programami (poštové klienti, účtovné systémy).

Automatizácia správy dokumentov na Enterprise a Cloud Technologies

Cloud Technologies vám umožňujú inštalovať systém správy dokumentov na firemných počítačoch - údaje budú uložené na vzdialených serveroch. Používanie takýchto technológií výrazne znižuje licenčné náklady a infraštruktúru. Existujú však aj vážne nevýhody - týkajú sa najmä bezpečnosti údajov. Najmä prebývajú na dvoch nedostatkoch.

1. V mnohých zmluvách existujú ustanovenia o dôvernosti, v súlade s ktorými zverejnenie informácií stanovuje pokutu. Ak vaša spoločnosť ukladá dokumenty na vlastné servery, plne kontrolujete riziko zverejnenia (napríklad zabezpečenie príslušných podmienok pracovné zmluvy). Pri uzatváraní zmluvy o používaní cloudových technológií, spravidla rozhodujúcim poskytovateľom nepredpokladá riziká spojené s dôvernosťou. V prípade zverejnenia informácií zo zmluvy budú finančné straty vzniknúť, a nie poskytovateľ služieb.

• Cloud Technologies: Najťažšie obchodné otázky

2. V zmluvách, spravidla obsahujú osobné údaje. Federálny zákon "o osobných údajoch" 27. júla 2006 №152-FZ stanovuje Špeciálna objednávka S takýmito informáciami. Preto pripojenie cloudového systému elektronického riadenia dokumentov, majte na pamäti osobné informácie Nesmie to byť nekontrolované, aby opustili tretie strany, vrátane zahraničia. Takže pri uzatváraní dohody o používaní cloudového systému je potrebné diskutovať o bezpečnosti osobných údajov s poskytovateľom, ako aj prijatie rizík pre seba v prípade úniku týchto informácií.

Stojí za to pracovať s dokumentmi na tabletách

V minulý rok Stalo sa módnym pracovať v elektronických systémoch správy dokumentov z počítačov tabliet. Takmer každý dodávateľ systému vyvinula verziu svojho produktu pre tabletu. Domnievam sa však, že má zmysel spolupracovať len na generálnemu riaditeľovi, ako aj - v niektorých prípadoch - zamestnanci na cestách. Je vhodné použiť počítač tablet hlavne na podpisovanie dokumentov a distribúcie objednávok. Pre advokáta alebo projektový manažér, ktorý je potrebné urobiť významné zmeny a doplnenia zmluvy, zanechajte komentáre alebo prácu v zaznamenávaní opráv, tablet nebude fungovať. Takéto operácie sú rýchlejšie a pohodlnejšie vykonávať na stacionárnom počítači. Môj názor: Schopnosť fungovať v systéme elektronických dokumentov z tabliet - možnosť je určite pohodlná a krásna, ale nie roztavená.

Hovorí generálny riaditeľ

Dmitry Pinchukov, Výkonný riaditeľ spoločnosti DeCA, Saint Petersburg

Teraz, v rámci prechodu na ôsmu verziu "1c", sa začala projekt automatizácie a konsolidácie správy a rozpočtovania riadenia. Existuje niekoľko cieľov: Zlepšiť presnosť informácií, znížiť prácu a čas na prípravu správ o správcovi, zjednodušiť kontrolu schválených indikátorov, rozšíriť používanie údajov v režime online. Kým nebudeme sa musieť vysporiadať s hmotnosťou vytlačeného, \u200b\u200bpodpísaná ručnými a papiermi v priečinkoch. Automatizácia umožní konsolidáciu schválených foriem správy o správcovi - správu o zisku a strate, súvahe, peňažné toky, kde v "1C", verzia 7.7 by mohla vyložiť údaje z účtovného programu a spracovať ich v programe Excel. Automatizácia nám tiež poskytne možnosť okamžite prideliť náklady na finančnú zodpovednosť a rozpočtové strediská, analyzovať realizáciu rozpočtov jednotiek na vykonanie operačných riešení a hodnotiť účinnosť ich práce v online režime, analyzovať individuálne, najmä základné náklady . Môžeme tiež ovládať úspech plánovaných ukazovateľov priamo počas práce. Plánované ukazovatele a rozpočty divízií budú zaznamenané v 1c schválené formuláre Pri inštalácii základných parametrov plánovania.

Elena Ivanova, Marketingový riaditeľ elektronických kancelárskych systémov, Moskva

Pred zavedením akéhokoľvek elektronického systému riadenia dokumentov bez ohľadu na to, ako dobre sa vyžaduje práca s papierovými dokumentmi, po prvé, niektoré pre-projektové štúdium obchodných procesov spoločnosti a po druhé, ich veľmi podrobnej regulácii. Musíte pochopiť, od koho a koho je dokument odoslaný - až potom, čo sa stane jasným, či systém bude vyhovovať obchodným procesom spoločnosti.

Ak podnik ešte nebol automatizovaný, prechod na elektronický tok dokumentu by mal byť postupný. Spočiatku je lepšie duplicitné elektronické dokumenty s papierom. Potom by mal systém zahŕňať funkcie, ktoré vám umožnia sledovať pohyb papiera kópie, aby ste zmenili formu práce, aby ste neboli príliš ostré. Pri implementácii systému musí hlava zákazníckej spoločnosti vymenovať projektový manažér - špecialista zodpovedný za proces a jej výsledky. Hlavnou vecou je pochopiť, že nielen dodávateľ by mal pracovať na zavedení systému, ale aj zákazníka. Potom je projekt korunovaný úspechom.

Najprv je vopred konfigurácia systému - adresára, ktoré sú uvedené, prístupové práva sú stanovené (v každej spoločnosti existujú dokumenty určené len pre určitých zamestnancov alebo divízií). Nastavenie sa riadi experimentálnou operáciou: V systéme a prehľad objavených priestorov a nepríjemnostiach. Toto je opravené. A len potom vykorisťovanie začína v plnej výške.

Ako si vybrať systém automatizácie dokumentov

Nadezhda Mercuryva, Vedúci produktu Propagácia produktu "1c: Dokumentový ovládač" spoločnosti "1C", Moskva

Elektronický systém správy dokumentov je zvolený v dvoch etapách.

1. Vyberte integrátor. Vyhodnoťte skúsenosti s implementáciou integrátora podobných projektov a dostupnosť pozitívneho spätnej väzby spoločnosti. Uveďte, či je to oficiálnym partnerom výrobcu navrhovaného systému, či už jeho špecialisti majú certifikáty potvrdzujúce úroveň kvalifikácií, ktoré sú potrebné na prácu s príslušnými výrobkami.
2. Skutočne výber systému. Po prvé venujte pozornosť kľúčovým charakteristikám výrobku. Toto nie je len korešpondencia jeho funkčnosti úlohám vašej spoločnosti, ale tiež napríklad jednoduchosť použitia, otvorenosť a prispôsobivosť (ako ľahký systém je možné prispôsobiť špecifickými potrebami spoločnosti). Predpokladajme, že ak hovoríme o systéme "1C: Document Management System", je ľahko integrovaný so spoločnosťou už nainštalovanou v spoločnosti na 1C: Enterprise 8 platformy a vaši špecialisti sú schopní vyriešiť túto úlohu bez pomoci tretej strany.

"1c: Dokumentová jednotka" na 1C: Enterprise 8.2 Platforma môže pracovať prostredníctvom webového klienta, ktorý je prostredníctvom bežných prehliadačov, ako je napríklad Windows Internet Explorer, Mozilla Firefox., Safari, Google Chrome. To vám umožní nainštalovať produkt na zariadeniach s rôznymi operačnými systémami (Microsoft Windows, Linux, MacOS), a nielen v stacionárnom, ale aj na mobil.

Pripojenie cez webový server na databázu "1C: Enterprise" sa vykonáva na protokole chránenom protokolom HTTPS. Vzhľadom na takéto rozhodnutie zabraňuje neoprávnenému prístupu.

Ak hovoríme o efektívnosti, potom automatizácia správy dokumentov v podniku poskytuje významné úspory. Počet papierových dokumentov sa výrazne zníži, vďaka ktorým sa náklady minimalizujú spotrebný materiál. Zamestnanci trávia menej pracovného času, aby ste našli správne informácie, o vytvorení typických dokumentov od nuly a vypracúvajú rôzne správy. Príprava a koordinácia dokumentov sú v čase rýchlejšie, čo okrem iného zvyšuje dôveru v podniku zo strany partnerov.

Tu je príklad. Aliancia-Energia, vďaka výmene údajov v online režime, urýchliť spracovanie veľkého prúdu dokumentov a znížil čas koordinácie interné dokumenty. Integrácia "1c: Document Roll" a "1c: Účtovníctvo 8" povolené znížiť čas vzájomných osád podľa zmlúv a v minimálne termíny Zaplatiť. Teraz 500 užívateľov môže súčasne pracovať v systéme, a na úkor toho, zamestnanci sa podarí rýchlo splniť kolektívne úlohy a riešiť kontroverzné otázky.

Federálny štátny podnik "zasadiť ich. Ya.m. Sverdlová "Vďaka zavedeniu" 1c: Document Roll "Znížil čas na koordináciu zmlúv medzi divíziami a minimalizovalo riziko straty zmlúv a tiež sa podarilo účinnejšie monitorovať čas prípravy dokumentov, ktorý nasleduje, ktorý nasleduje Fáza tohto procesu je dokončená.

Roslogistics
Oblasť činnosti: Profesionálne integrované logistické služby v Rusku
Forma organizácie: LLC
Územie: Sídlo - v Moskve; Pobočky - v Petrohrade, Jekaterinburg, Irkutsk, Novosibirsk, Rostov-on-Don
Personálne číslo: 500

"CEO" vy a pre vás. Ďakujem vám za to, že ste s nami

Pošlite svoju dobrú prácu v znalostnej báze je jednoduchá. Použite nižšie uvedený formulár

Študenti, absolventi študenti, mladí vedci, ktorí používajú vedomostnú základňu vo svojich štúdiách a práce, budú vám veľmi vďační.

Podobné dokumenty

Moderné elektronické riadiace systémy a práca s dokumentmi. Problémy tradičných a elektronických technológií Dou. Výber efektívneho SAT (klasifikácia elektronických systémov správy dokumentov). Ochrana elektronického riadenia dokumentov.

diplomová práca, pridaný 12.12.2007


Použitím informačné technológie V zdravotnej starostlivosti. Automatizácia elektronického riadenia dokumentov. Prehľad trhu so zdravotníckymi službami. Zdravie v USA. Implementácia softvéru Automatizácia elektronického riadenia dokumentov o zdravotníckych inštitúciách.

pracovná správa, dodaná 04/27/2016


Koncepcie obchodného procesu. Formy automatizácie registrácie dokumentov. Funkcie elektronických riadiacich systémov kancelárskych prác a riadenia dokumentov, odôvodnenie ich výberu a praktickej aplikácie. Štruktúra trhu softvérových produktov v regióne EUD.

kurz, pridané 07/17/2013


Ciele systému riadenia elektronického dokumentu. Analýza existujúcich informačných systémov. Metódy a prostriedky inžinierskeho softvéru. Koncepčný dátový model v BPWIN. Budovanie infografického modelu systému správy dokumentov "doc_univer".

kurz, pridané 03/25/2014


Klasifikácia a porovnanie softvérových produktov v oblasti elektronickej správy dokumentácie. Informačný výskum a analýza procesov, ktoré sa majú automatizovať v podniku. Zavedenie firemného systému riadenia elektronického dokumentu.

práca, pridaná dňa 29.06.2012


Aplikácia informačných technológií v projektovom riadení (inovácia), stanovenie ich účinnosti. Metodické princípy ochrany informácií. Typy a funkcie inteligentných informačných systémov. Organizácia elektronického riadenia dokumentov.

kurz prednášok, pridané 04/29/2012


Zásady organizácie riadenia dokumentov o činnosti manažmentu. Vytvorenie komponentov elektronických systémov správy dokumentov. DREVERMUM: stručný opis Systémy, riešené úlohy, architektúra. Bezpečné pracovné techniky. Typy nebezpečných a škodlivých faktorov.

diplomová práca, pridaná 03/17/2013