Dokumentide säilitamise korraldamine asutuses. Erinevat tüüpi teabeobjektide salvestamine erinevatele andmekandjatele

Tüüpiline juhtimine arhiividokumente tegevuse käigus tekkinud valitsusagentuurid, kehad kohalik omavalitsus ja organisatsioonid, näidates ära säilitusperioodid (edaspidi "loend") koostati vastavalt 22. oktoobri 2004. aasta föderaalseadusele N 125-FZ "On arhiiviasjad v Venemaa Föderatsioon"(Vene Föderatsiooni kogutud õigusaktid, 2004, N 43, artikkel 4169; 2006, N 50, art. 5280; 2008, N 20, artikkel 2253), võttes arvesse teiste föderaalseaduste ja muude regulatiivsete õigusnormide sätteid Vene Föderatsiooni aktid, mis reguleerivad koostist ja säilivusaega teatud tüübid dokumente.

1.2. Nimekirjas on haldusarhiivi tüüpdokumendid (edaspidi dokumendid), mis on tekkinud riigiorganite, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide (edaspidi organisatsioonid) tegevuse käigus sama liiki (ühine kõigile või enamikule) rakendamisel. juhtimisfunktsioonid, olenemata omandivormist, koos säilitustähtaegadega.

1.3. Nimekiri koosneb 12 osast:

- 1. jaotis sisaldab dokumente, mis kajastavad haldus-, organisatsioonijuhtimis-, kontrollifunktsioone ja ka juriidiline tugi organisatsioonide poolt dokumentide haldamise ja säilitamise dokumentatsioonitoe haldamine, korraldamine;

- jaotised 2–4 sisaldavad dokumente, mis järjepidevalt avalikustavad planeerimist, hinnakujundust, finantseerimist, laenamist, raamatupidamist ja aruandlust;

- 5. jaos on dokumendid organisatsioonide majandus-, teadus-, tehnika-, kultuuri- ja muude suhete korraldamise ja läbiviimise kohta;

- 6. jaotis sisaldab dokumente organisatsioonide tegevuse teabeteenuste kohta;

- 7. jaotis sisaldab dokumente töökorralduse, töönormide, tariifide, töö tasustamise, töökaitse kohta;

- 8. jaotis sisaldab dokumente personaliga töötamise kohta: töötajate palkamine, kolimine, vallandamine, kvalifikatsiooni tõstmine, sertifitseerimise läbiviimine, samuti premeerimine;

- 9. jaos on dokumendid tegevuse materiaal-tehnilise toetamise ning vara ja materiaalsete väärtuste hoidmise korraldamise kohta;

- Jaotis 10 sisaldab dokumente organisatsioonide haldus- ja majandusteenuste kohta: sise-eeskirjade järgimine, büroohoonete käitamine, transporditeenused, sisekommunikatsioon, organisatsioonide turvalisuse tagamine;

- jaotis 11 sisaldab dokumente, mis kajastavad sotsiaalseid ja koduseid küsimusi, sealhulgas sotsiaalkindlustust, eluaset ja koduseid küsimusi, vaba aja veetmise korraldamist;

- Jaotis 12 sisaldab dokumente, mis kajastavad esmase ametiühingu ja muu tegevuse korraldust avalikud organisatsioonid(ühendused).

1.4. Loendis on 4 veergu.

Nimekirja veerg nr 1 sisaldab artiklinumbreid. Loendi artiklitele on määratud üks otsast lõpuni numeratsioon.

Nimekirja veerg nr 2 sisaldab dokumentide liike. Nimekiri ei sisalda artiklites olevate dokumentide konkreetseid nimetusi, vaid annab igale dokumendiliigile üldistatud nimetuse. Kombineerides ühte artiklisse erinevat tüüpi dokumente ühes küsimuses, millel on sama säilitustähtaeg, kasutatakse mõistet "dokumendid" ning sulgudes avaldatakse artiklis sisalduvate peamiste dokumendiliikide nimetused.

Nimekirja veerus nr 3 näidatakse paberkandjal ja elektroonilisel kandjal dokumentide säilitamise tähtajad, mille arvestus toimub nende kantseleitöö lõppemise aastale järgneva aasta 1. jaanuarist.

Nimekirja veerus 4 on dokumentide säilitamise tähtaegu kommenteerivad ja täpsustavad märkused.

1.5. Nimekirja kasutamise mugavuse huvides on selle juurde koostatud register, milles on loetletud tähestikulises järjekorras dokumendiliigid ja nende sisu numbrid koos linkidega Loendi vastavate artiklite numbritele.

(2 tundi: loeng ja praktika)

Meenutades objekti mõistet, mis on defineeritud kui mingi osa ümbritsevast maailmast, mida vaadeldakse tervikuna, võib eeldada, et objektiks võib pidada ka infomudelit, millel puudub seos algse objektiga, kuid mitte materiaalseks, vaid mitte materjaliks. informatiivne.

Infoobjekt on loogiliselt seotud teabe kogum.

Algobjektist "võõrandunud" infoobjekti saab talletada erinevatele materjalikandjatele. Lihtsaim materiaalne teabekandja on paber. Samuti on olemas magnet-, elektroonika-, laser- ja muud infokandjad.

Materjalikandjale fikseeritud teabeobjektidega saab teha samu toiminguid, mis arvutiga töötades: neid sisestada, salvestada, töödelda, üle kanda. Infoobjektidega töötamisel on arvutil oluline roll. Kasutades võimalusi, mida kontoritehnoloogia kasutajale pakuvad, saate luua erinevaid professionaale arvuti dokumendid mis on sordid infoobjektid... Kõik, mis arvutikeskkondades luuakse, saab olema infoobjekt.

Kirjandusteos, ajaleheartikkel, tellimus - näited tekstiinfoobjektid... Joonised, joonised, skeemid on graafilise teabe objektid. Erinevad dokumendid tabeli kujul on näited tabeliteabe objektid... Video ja muusika - audiovisuaalsed teabeobjektid.

Üsna sageli on meil tegemist liitdokumentidega, milles teave esitatakse erinevad vormid... Sellised dokumendid võivad sisaldada teksti, pilte, tabeleid, valemeid ja palju muud. Kooliõpikud, ajakirjad, ajalehed – need on üldtuntud näited liitdokumentidest, mis on teabeobjektid keeruline struktuur... Komposiitdokumentide koostamiseks kasutatakse tarkvarakeskkondi, mis annavad võimaluse infot erineval kujul esitada. Muud näited keerukatest teabeobjektidest hõlmavad arvutiga loodud esitlusi ja hüpertekstidokumente.

Eemaldatavat digitaalset andmekandjat kasutatakse elektrooniliste teabeobjektide salvestamiseks ja edastamiseks. Need sisaldavad:

eemaldatav kõvaketas- magnetsalvestuse põhimõttel põhinev infosalvestusseade, informatsioon salvestatakse kõvadele (alumiinium või klaas) plaatidele, mis on kaetud ferromagnetilise materjali kihiga,

diskett- kaasaskantav andmekandja, mida kasutatakse andmete mitmekordseks salvestamiseks ja salvestamiseks, milleks on ferromagnetilise kihiga kaetud plastikust kaitsvasse korpusesse paigutatud painduv magnetketas,

CD- optiline teabekandja plastketta kujul, mille keskel on auk, mille teabe salvestamise ja lugemise protsess toimub laseriga (CD-ROM ja DVD-plaat - mõeldud ainult lugemiseks; CD- RW ja DVD-RW teavet saab salvestada korduvalt),

mälukaart või välkmälukaart- kompaktsed elektroonilised salvestusseadmed, mida kasutatakse digitaalse teabe salvestamiseks (neid kasutatakse laialdaselt elektroonilised seadmed sealhulgas digikaamerad, mobiiltelefonid, sülearvutid, MP3-mängijad ja mängukonsoolid),

USB-mälupulk (slängimälupulk)- mäluseade, mis kasutab kandjana välkmälu ja on USB-liidese kaudu ühendatud arvuti või muu lugemisseadmega.

Kõik programmid ja andmed salvestatakse failide kujul arvuti pikaajalisse (välisesse) mällu.

Fail on teatud hulk infot (programm või andmed), millel on nimi ja mis on salvestatud pikaajalisse (välisesse) mällu.

Faili nimi koosneb kahest osast, mis on eraldatud punktiga: tegelik failinimi ja pikendamine selle tüübi määratlemine (programm, andmed jne). Faili tegeliku nime annab kasutaja ja failitüübi määrab programm tavaliselt selle loomisel automaatselt.

Operatsiooniruumis Windowsi süsteem failinimes võib olla kuni 255 tähemärki ja lubatud on kasutada vene tähestikku, lubatud on tühikud ja muud varem keelatud märgid, välja arvatud järgmised üheksa: / \: *? "<>|. Failinimes saab kasutada mitut punkti. Kõiki viimasele punktile järgnevaid märke peetakse nimelaienditeks.

Failinime laiendi roll on puhtalt informatiivne ja mitte käsupõhine. Kui pildiga failile on antud nimelaiend TXT, siis faili sisu tekstiks ei muutu. Seda saab vaadata tekstidega töötamiseks mõeldud programmis, kuid selline vaade ei anna midagi arusaadavat.

Iga faili jaoks määratakse failiatribuudid ja need annavad süsteemile teada, milliseid toiminguid saab failidega teha. Seal on neli atribuuti:

Ainult lugemiseks (R);

Arhiiv (A);

Peidetud (H);

Süsteemne (S).

Kirjutuskaitstud faili atribuut.

See atribuut näitab, et faili ei saa muuta. Kõik katsed kirjutuskaitstud faili muuta, kustutada või ümber nimetada nurjuvad.

Faili atribuut "Peidetud".

Selle atribuudiga faili kaustas ei kuvata. Atribuuti saab rakendada ka tervetele kaustadele. Tuleb meeles pidada, et süsteem pakub peidetud failide kuvamise võimalust, selleks piisab Exploreri menüüst Tööriistad - Kausta valikud - Vahekaart Vaade - Peidetud failide ja kaustade kuvamine.

Faili atribuut "Arhiiv".

Peaaegu kõigil failidel on selline atribuut; selle lubamisel / keelamisel pole praktiliselt mõtet. Varundusprogrammid kasutavad faili muudatuste tuvastamiseks.

Faili atribuut "Süsteem".

See atribuut on määratud failidele, mida operatsioonisüsteem vajab stabiilseks tööks. Tegelikult muudab see faili peidetuks ja kirjutuskaitstuks. Faili süsteemiatribuuti pole võimalik iseseisvalt määrata.

Faili atribuutide muutmiseks avage selle atribuutide aken ja lubage vastavad valikud.

Samuti on olemas täiendavad atribuudid, sealhulgas indekseerimise ja arhiveerimise atribuudid ning tihendamise ja krüptimise atribuudid.

Erinevate failide edastamisel ja salvestamisel arvestage nende failide suurusega. Kui suurus on liiga suur, saate arhiveerimisprogrammide (7-zip, WinRAR, WinZip) abil luua failidest arhiivi.

Arhiveerimine- See on failide tihendamine, st nende suuruse vähendamine.

Arhiivide loomisel tihendatakse erineval viisil käivitatavaid programme, tekstifaile, graafilisi faile, veebilehti, helifaile, videofaile.

1. Dokumentide säilitamise reeglid ja tähtajad struktuuriüksustes, organisatsioonides.

2. Dokumentide vormistamine asjasse.

3. Juhtumite nomenklatuur.

1. Dokumenteerimise käigus kogunevad struktuuriüksused tavaliselt märkimisväärse hulga dokumente (nii täidetavaid kui ka täidetavaid).

Dokumentide ajutist säilitamist struktuurijaotistes nimetatakse operatiivhoiduseks. Kõik käesolevas töös vajalikud dokumendid ja nende koopiad kuuluvad operatiivsele säilitamisele.

Operatiivse salvestusruumi tüübid:

Dokumentide säilitamine nende täitmise protsessis;

Täidetud dokumentide säilitamine.

Teisisõnu, operatiivhoiustamise all mõistetakse dokumentide praktilise kasutamise käigus läbiviidavat protsessi kuni väärtuse kontrollimiseni ja dokumentide üleandmiseni. arhiivihoidla.

Hiljuti on paljud organisatsioonid koos juhtumiteks vormitud dokumentide (paberkandjal) säilitamisega hakanud kasutama elektroonilisi hoidlaid. Selliste hoidlate loomine võimaldab lihtsustada dokumentide kasutamist jooksvates tegevustes, kuna dokumendiga saavad korraga töötada mitu töötajat ning juurdepääs dokumendile toimub mõne sekundi jooksul. Sellest võime järeldada, et elektrooniliste dokumendihoidlate kasutamine võimaldab tõsta ülesannete ja tööülesannete efektiivsust.

Microsoft SharePoint Portal Serveril või 1C-Bitrixil põhinevad elektroonilised dokumentide hoidlad: ettevõtteportaali tarkvaratooted on laialt levinud.

Dokumentide erinevatel materjalikandjatel säilitamise reeglid näevad ette erinevad režiimid ja säilitamisprotseduurid, mis tagavad teabe ohutuse ja selle optimaalse rühmitamise. Dokumentide säilitamise kord määratakse riigiarhiiviteenistuse eeskirja ja juhendiga, riiklike standardite, asutuse korraldus- ja haldusdokumentidega.

Põhinõuded dokumentide säilitamisele struktuuriüksustes:

Täitmise ajal dokumente peab esineja hoidma spetsiaalsetes kaustades;

Täidetud dokumentide säilitamine toimub süstematiseeritud kujul tiitellehe kujundusega ja nomenklatuuri kohase kohtuasja registri kinnitamisega kaustadesse või kaantesse;

Dokumente hoitakse spetsiaalsetes kappides või spetsiaalselt varustatud riiulitel nende järjekorras registreerimisnumbrid; eriti olulised dokumendid, sealhulgas konfidentsiaalset laadi dokumente, hoitakse lukustatavates kappides või tulekindlates seifides.

Dokumentide säilitusajad:

Peamiselt sama ametiaasta sees (näiteks 1. jaanuarist 31. detsembrini 2012);

Pikaajalise säilitamise dokumente (hartad, määrused, plaanid jms) säilitatakse struktuuriüksuses kuni uutega asendamiseni (kehtivusaja lõpuni). Selliseid dokumente nimetatakse ülekandedokumentideks.

Teatud struktuuriüksustel (personaliosakonnad, raamatupidamis-, inseneri-, projekteerimisosakonnad jne) on õigus dokumentide pikaajalisele säilitamisele.

Sellised dokumendid hõlmavad näiteks dokumente personali kohta, töökirjeldus, isiklikud kontod, allkirjade näidised materiaalselt vastutavad isikud jne.

2. Juhtum- ühe teema või tegevusalaga seotud dokumentide (või dokumendi) kogum, mis on paigutatud eraldi kaanesse.

Juhtumi dokumentide rühmitamise põhjused:

Nominaalselt - dokumentide liikide ja sortide nimetus (korraldused, protokollid, tõendid jne);

Sisuliselt - dokumentide sisu;

Kirjavahetuse teel - dokumentide saatmine konkreetne isik või organisatsioon;

Geograafiliselt - dokumentide saatmine konkreetsesse piirkonda;

Kronoloogiliselt - dokumentide kogumi kuulumine teatud perioodi.

Juhtum moodustatakse vastavalt organisatsiooni nomenklatuurile. Asi sisaldab dokumente, mille sisu vastab asja pealkirjale.

Nõuded kohtuasjade moodustamisele:

Alalise ja ajutise säilitamise tähtaegade dokumendid on rühmitatud eraldi;

Originaalid eraldatakse koopiatest;

Aastaplaanid ja aruanded - kvartali ja kuu, kinnitatud dokumentidest - oma projektidest;

Fail sisaldab igast dokumendist ühte koopiat.

Iga toimikusse pandud dokument peab olema vormistatud vastavalt nõuetele osariigi standardid ja muud määrused.

Juhul, kui tegemist on ühe kontoritöö (enamasti kattub kalendriga) aasta dokumendid, rühmitatakse, välja arvatud läbisõidudokumendid.

Reeglid kehtestavad juhtumi ulatuse: mitte rohkem kui 250 lehte paksusega kuni 4 cm.

Karpi paigutatud dokumentidel peavad olema allkirjad (koopiad - tõend), kuupäev, register, märge “Juhul”.

Dokumentide manused, sõltumata nende kinnitamise või koostamise kuupäevast, lisatakse dokumentidele, mida need puudutavad.

Asjas olevad dokumendid on järjestatud kindlas järjekorras: põhidokument ja sellega seotud lisad ning seejärel kronoloogias - küsimuse lahendamisel tekkivad dokumendid.

Dokumentide tüübi ja kronoloogia järgi rühmitamiseks kehtivad teatud reeglid (vt: Tüüpiline õpetus bürootöö kohta Vene Föderatsiooni ministeeriumides ja osakondades. M., 1993). Haldusdokumentidega kinnitatud hartad, eeskirjad, juhendid on nende lisad ja koondatud nimetatud dokumentidega.

3. Juhtumite nomenklatuur- organisatsioonis üles tõstetud kohtuasjade nimetuste süstematiseeritud loetelu, näidates ära nende säilitamise tingimused, mis on koostatud kehtestatud kord... Juhtumite nomenklatuuri kasutatakse vormistatud dokumentide rühmitamiseks kohtuasjadeks, juhtumite süstematiseerimiseks ja fikseerimiseks, nende säilitamise tähtaegade määramiseks ja dokumentide otsimiseks. See on aluseks alalise ja ajutise ladustamise juhtumite (üle 10 aasta) inventuuride koostamisel, samuti ajutise (kuni 10 aastat kaasa arvatud) ladustamise juhtumite arvestusel.

Dokumentaalfondi moodustamise aluseks on kohtuasjade nomenklatuur föderaalorgan täidesaatev võim.

Juhtumite nomenklatuur hõlmab kõiki organisatsiooni dokumente, välja arvatud tehniline dokumentatsioon ja trükitud väljaanded. Nõuded kohtuasjade nomenklatuurile sisaldavad SSSOU-d, osakondade arhiivide toimimise põhireegleid, dokumentide loetelusid, mis näitavad säilitustähtaegu.

Juhtumi üksikasjad: organisatsiooni nimi, dokumendi liigi nimetus, kuupäev, register, koostamise koht, kinnitustempel, teksti pealkiri, tekst, allkiri, kinnitustempel.

Juhtuminomenklatuuri tabeli veerud: juhtumiindeksid, juhtumi päised, ümbriste arv (köited, osad), artikli number vastavalt ümbriste loetelule ja säilivusaeg, märkused.

Juhtumipäised on rühmitatud nomenklatuuri osadeks (alajaotisteks). Jaotiste pealkirjad - struktuuriüksuste nimetused (ilma struktuurita organisatsioonidel - tegevusalad).

Juhtumi päise nõuded:

Täpne vastavus antud juhul rühmitatud dokumentide semantilisele sisule;

Lühidus, sõnastuse selgus;

Pealkirjad nagu "Üldine kirjavahetus", "Erinevad dokumendid", "Viitematerjalid" jne ei ole lubatud.

Juhtumi pealkirja koosseis:

dokumentide liigi või sordi nimetus;

Organisatsiooni nimi või selle nimi struktuuriüksus;

Dokumendi adressaat või korrespondent;

Territooriumi (asukoha) nimi, millega asja dokumentide sisu on seotud;

Kuupäevad (periood), mille kohta kohtuasja dokumendid on seotud;

Juhtumis olevate dokumentide koopiate arvu märge.

Juhtumeid, mis puudutavad ühe aasta jooksul lahendamata küsimusi, nimetatakse "rullimiseks" ja need sisalduvad järgmise aasta juhtumite nomenklatuuris sama indeksiga. Juhtumite nomenklatuur sisaldab ka viitefailid, raamatupidamisdokumentide logid.

Juhtumite nomenklatuuri igas jaotises on jäetud varunumbrid, mida saab seejärel määrata nomenklatuuriga hõlmamata juhtumitele.

Juhtumite nomenklatuuri kinnitab organisatsiooni juht ja see jõustub järgmise päeva 1. jaanuarist kalendriaasta.

Asjaajamise (kalendri)aasta lõpus koostatakse koondprotokoll kohtuasjade nomenklatuurini alalise ja ajutise hoiuaja kohta eraldi avatud asjade arvu kohta.

1. Vene Föderatsiooni töökoodeks, artiklid, 230.1
2. , mis kohustab säilitama teatud dokumentatsiooni normatiivaktides kehtestatud tähtaegade jooksul.
3. (edaspidi Nimekiri), mis määratleb kõikide organisatsioonide kohustused dokumentatsiooni, sealhulgas raamatupidamise, maksude ja personali säilitusaja osas.
4. "Organisatsioonide arhiivide põhireeglid", kinnitatud Rosarkhivi kolleegiumi otsusega 06.02.2002 (on metoodilise ja informatiivse iseloomuga).

Ärge unustage, et määrused on soovitusliku iseloomuga.

Pööra tähelepanu viimased muudatused föderaalõigusaktides, mis lisati 2016. aasta märtsis seaduse 125-FZ artiklisse 22.1, millega kehtestatakse 75-aastase perioodi asemel uued säilitusajad organisatsiooni juhtumite nomenklatuuri jaoks - eriti pärast 2003. aastat loodud personali korralduste jaoks; see on näidatud uus termin- 50 aastat.

Tähelepanu tuleks pöörata nende muudatustega seoses tekkinud kokkupõrkele. Vastavalt Art. Ülaltoodud seaduse § 3 kohaselt viitab absoluutselt kogu teave personali kohta arhiividokumentidele, mis kajastavad töösuhted töötaja tööandja juures. Uusi muudatusi aga korraldusega nr 558 kinnitatud Nimekirja ei kantud. Sellega seoses tekkisid lahkarvamused. Mõnede ekspertide hinnangul muutub säilitustähtaeg 75-lt 50-le ainult asjade nomenklatuuri alusel dokumentide puhul, mille säilitustähtaeg on 75 aastat. Teiste jaoks kehtivad uued tingimused kogu arhiivi kohta.

Säilitamise reeglid

Hoolduse eest vastutav töötaja Personalihaldus ja teabe säilitamine, määratud organisatsiooni juhi korraldusega, tema funktsionaalsed kohustused fikseeritud ametijuhendis.

Personaliinfo vormistatakse juhtumiteks vastavalt kinnitatud.

Kohtuasjade moodustamise all tuleks mõista vormistatud dokumentide rühmitamist kohtuasjadeks (kaustadeks) vastavalt kohtuasjade nomenklatuurile.

Allpool on toodud juhtumite moodustamise järjekord

1. Korpuse kaanele tuleb märkida järgmised andmed:

• organisatsiooni nimi (täielik)
• struktuuriüksuse nimetus (täielikult)
• juhtumi number (vastavalt nomenklatuurile)
• juhtumi pealkiri
• nomenklatuuridokumentide säilitusaeg

2. Fail salvestatakse:

• ainult vormistatud ja vormistatud dokumendid
• üks ehtne koopia, välja arvatud mõned juhtumid
• avaldatakse ühes kalendriaastas

Korpuse sees on paberid järjestatud numbrite ja kuupäevade järgi, 250 lehe või mahu (4 cm) ületamisel jagatakse dokument köideteks. Suurtes organisatsioonides antakse välja suur hulk korraldusi, reeglina esitatakse need erinevatele juhtumitele (näiteks lapsehoolduspuhkuse andmise korraldused, tasustamata puhkuse andmise korraldused jne).

Säilitusperioodid

Dokumentatsiooni säilitamise tähtajad on näidatud tabelis.

Täpsemad organisatsioonide tegevussuunad on toodud 12 osast koosnevas nimekirjas. Otse personaliteenus sisaldab järgmisi: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.

Allpool käsitleme tabelit koos vähendamisega soovituslik nimekiri personali dokumendid.

Dokumendid alates püsiv säilitatakse äriorganisatsioonides kuni nende likvideerimiseni. Kuid osariigis ja munitsipaalorganisatsioonid dokumentatsioon komplekteeritakse arhiivi üleandmise kehtestatud korras.

On vaja arvestada erirolliga ekspertkomisjon juhtumite säilitustähtaegade kehtestamisel personaliosakonnas. Skeemil 1 näete ülaltoodud keha poolt lahendatud ülesandeid.

Sellise komisjoni töö määrus töötatakse reeglina välja Rosarkhivi 19. jaanuari 1995. a korralduse nr 2 "Asutuse, organisatsiooni alalise ekspertkomisjoni ligikaudse määruse kinnitamise kohta" alusel. , ettevõte."

Tähtaegade määramisel tehakse kohtuasjade nomenklatuuri veergu 4 märge:

• protokolli (EÜ) järgi, kui seda ei ole - organisatsiooni juhi korraldus;
• "Kuni vajadus on möödas" või "kuni uued asendatakse", see tähendab, säilitusaja määrab organisatsioon iseseisvalt (vähemalt 1 aasta).

Dokumentide säilitustähtaeg kohtuasjade nomenklatuuri järgi algab järgmise kalendriaasta 1. jaanuarist. Aegunud failid valmistatakse ette hävitamiseks.

Nimekirjades või määrustes märgitud säilitustähtaegade lühendamine on vastuvõetamatu. Kui kaks määrust kehtestavad erinev termin sama tüüpi teabe salvestamiseks, on parem teha valik pikema perioodi kasuks.

Haldusvastutus

Art. , näeb ette erineva haldus- ja tsiviilvastutuse dokumentatsiooni säilitamisega seotud rikkumiste eest - hoiatuse, rahatrahvi määramise, õiguste äravõtmise näol.

Arbitraaž praktika

Juhtumid umbes haldusõiguserikkumisi arhiiviseadusandluse valdkonnas peetakse silmas tsiviilmenetlus... Valdavalt on praegu kontroll suunatud tuvastamisele olemasolevad rikkumised... Inspektorid juhinduvad Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi 2007. aasta ladustamise korraldamise reeglitest: vaatamata asjaolule, et normatiivakt on mõnevõrra aegunud, ei ole uut välja töötatud.

Praegu kasutatakse trahvi alammäärasid vastavalt art. 13.20, aga selle üle ei tasu rõõmustada, kuna need kehtivad peamiselt riigi- ja vallaarhiividele. Kuid seoses äriorganisatsioonid kaasatud Art. 13.25, milles trahvid on suurusjärgu võrra suuremad ja ulatuvad kuni 300 000 rublani.

Töötan finantsvaldusettevõttes, kuhu kuuluvad pank, kindlustusfirma ja muud juriidilised isikud. Meie ülesandeks on tsentraliseeritud ladustamise korraldamine paberdokumendid... Öelge palun, kust alustada tööd majapidamise dokumentide tsentraliseeritud säilitamise korraldamisega, millele peaksite tööjärjekorra määramisel tähelepanu pöörama.

Vastus