NSA süsteemi juhendi väärtus. Teaduslikud aparaadid arhiivdokumentide jaoks

7.1. Teaduslik rekord

Teaduslikult viideseadmed (NSA) - struktureeritud dokumentide kirjelduste (teisese dokumendi teave) eri liiki arhiivide raamatud, andmebaasid, mis on ette nähtud dokumentide otsimiseks ja dokumenditeabe otsimiseks.

Süsteem teadus- ja võrdlusseadme (SNSA) dokumendi arhiivide organisatsiooni on keeruline omavahel seotud ja täiendavate arhiivide raamatud, andmebaaside kompositsiooni ja sisu dokumentide loodud ühtse teadusliku ja metoodilise aluse, et otsida dokumente ja Dokumendi teave tõhusa kasutamise kohta.

Organisatsiooni arhiivide korraldamise koosseisu määrab arhiivi tüübi järgi, mis on talle salvestatud dokumentide koostise ja sisu, otsingu olemus ja ülesanded ja dokumentide kasutamise intensiivsus.

Organisatsiooni organisatsiooni elemendid Organisatsiooni arhiivi elemendid on varud, kataloogid, andmebaasid, mis täidavad nende võrdlusraamatute funktsioone, samuti osutid, dokumentide ülevaateid, ajaloolised sertifikaadid organisatsiooni arhiivfondid.

Arhiveerimisraamatud on jagatud nende kavandatud otstarbeks: inventari, kataloogi, kursorit, ülevaadet.

Arhiivide raamatud ja organisatsiooni dokumentide koostise ja sisu andmebaasid võivad olla intrado ja interfluid.

7.1.6. SNS-süsteemis rakendatakse kontoritöös loodud raamatupidamis- ja võrdlusseadme järjepidevust ning organisatsioonide arhiivid, selle kombinatsioon riigi arhiivide SNA-ga.

Organisatsioonide arhiivide SNA järjepidevus põhineb selle ehitamise nõuete ja põhimõtete ühtsusel. See järjepidevus nõuab kohustust koostada kontoritöös ja organisatsioonide arhiivides, mis kirjeldavad juhtumeid, dokumente, katalooge, vajalike võrdlusseadmete andmebaase.

7.1.7. SNA loomisel ja arendamisel kantakse diferentseeritud lähenemisviisi arhiivivarustuse raamatute ja andmebaaside otstarbeka kompositsiooni valimiseks, kirjelduse kirjelduse, koostise kirjelduse kirjelduse, võrdlusparaadi koostise kirjelduse kirjelduse ja täitmise viide raamatutele.

Mitmepoolse osapoolte organisatsioonide organisatsioonide dokumendid Eriti väärtuslike ja ainulaadsete dokumentidega isikute isikliku päritoluga fondide suhtes kohaldatakse prioriteetset kirjeldust; Leiab peavad olema varustatud viiteid erinevad liigid; Sihtasutuse tasandil koostatakse individuaalsed omadused. Arvamused, osutid juhtudel ja dokumendid luuakse kõige informatiivsematele fondidele.

Rahaliste vahendite kohta, mis sisaldavad teavet ühe tööstuse või ühes tegevusvaldkonnas ja isiklikes fondides, osa sellest osana eriti väärtuslikke dokumente, võivad varud varustada ainult ühe kurgiga; Fondi tasemel võib koostada nii üksikud kui ka grupiomadused.

7.1.10. Organisatsioonide organisatsioonide dokumendid, mis sisaldavad teavet ühe teema kohta või lisandmoodulite lisandmoodulite puhul, ei koostata indekseid.

7.2. Laos dokumendid, dokumendid

7.2.1. Juhtumite inventeerimine, dokumendid - arhiivikataloog, mille eesmärk on avaldada ladustamisüksuste koostise ja sisu, raamatupidamisüksused, konsolideerida nende süstematiseerimise fondis ja nende raamatupidamises.

OPVE koosneb kirjeldavatest artiklitest, lõplikust salvestusest (vt punkt 3.7.4), laeva leht (9. liide) ja võrdlusseadmed Otici-le. Järjevas kirjelduse objekt on salvestusüksuse, raamatupidamisüksus.

OPI kirjeldav artikkel sisaldab: salvestusseadme järjekorranumber, raamatupidamisüksuse; Office'i töö indeks või vana inventuuri number; Salvestusüksuse päis, raamatupidamisüksused, dokumentide äärmuslikud kuupäevad, ühe ladustamisüksuse arvud; Keel, autentsuse, kopeerimise, reprodutseerimise meetodi, dokumentide säilitamise aste, väliste omaduste. Kirjeldav artikkel, seda saab täiendada individuaalsete dokumentide (dokumentide rühmad) salvestusüksuse, raamatupidamisüksuste.

Opticu võrdlusseadmetes: tiitlileht; Sisu (sisukord), eessõna; kokkutõmbeolijate nimekiri; Tõlkelauad, ciFiFers (rafineerimise korral); viiteid.

Pealkirja leheküljel asuvad inventuur: organisatsiooni arhiivi täielik nimi, fondi nimi, fondi number, inventuuri number, inventuuri nimi. Inventuurile tehtud dokumentide äärmuslikud kuupäevad.

Eessõna saab koostada nii ühist kõigile fondile. Nii eraldi inventuurile. Sihtasutuse üldist eessõna kirjeldatakse esimeses inventaris.

Eessõna, üldiselt kirjeldatud fondi, on esitatud: ajalugu asutaja, ajaloo fondi; Fondi dokumentide koostise ja sisu märkus (kõige tüüpilisemad mäluseseadmete rühmad nende liikide ja sortide jaoks on iseloomustatud sisu järgi); Võrdlusseadme kompositsioon kirjeldatakse.

Üksikute prefecte'i koostamisel igale aluselisele inventuurile paigutatakse kõik põhiasutuse ajaloo üldised andmed esimese inventuuri eessõnasse eessõnasse.

7.2.4. Lisaks võivad osutid koostada (nii üld- kui ka erilised). Pointeri võrdlusandmed OPI-dele annab ladustamisüksuste, raamatupidamisüksuste järjekorranumbril (vt punkt 6.2).

7.3. Kataloogid ja osakondade failid

7.3.1. Kataloog on intepaühis-arhiiv raamatupidamisraamatu, milles informatsioon sisu arhiivdokumendid on rühmitatud teemasid (teemad, tööstusharud), mis asub vastavalt selle kataloogi ajakava, klassifikatsiooniskeemi dokumentide teabe.

Erinevate kataloogide kombinatsioon on arhiivi kataloogi süsteem.

7.3.2. Kataloogide ettevalmistamise, loomise ja haldamise töö kombinatsioon nimetatakse dokumentide kataloogimiseks.

Arhiivide kataloogimist saab läbi viia sõltumatu vaade Töötab (temaatiline areng) ja muude dokumentide kirjelduse ja avastamisega seotud tööprotsessis (seotud kataloogimine).

Kataloogi ajal rakendatakse diferentseeritud lähenemisviisi, mis on: arhiivfondide valiku järjestuse määramisel nende struktuuriosad; juhtumite ja dokumentide valik ja teabe valik; Rakendage asjakohaseid meetodeid dokumentide teabe kirjeldamiseks.

Kataloogimine sisaldab järgmist tüüpi töö: klassifitseerimisskeemi koostamine, dokumentide identifitseerimine ja valimine, kataloogikaartide kirjeldus, nende süstematiseerimine, kataloogihaldus.

Klassifikatsiooniskeemi valimine määrab arhiivide dokumentide koosseisu ja nende kasutamise ülesanded.

Dokumendi teabe klassifikatsiooniskeem on kirjalik või graafiline dokument, mis sisaldab kataloogi klassifitseerimise jaotuste loetelu spetsiifilises järjestuses asuvate kataloogide klassifikatsiooni osade loetelu ja mille eesmärk on jagada teavet nende osade dokumentide kohta.

7.3.5. Sõltuvalt ehitusskeemist on kataloogid jagatud süstemaatiliseks, temaatiliseks, teemaks ja nende sortideks (nominaalne, geograafiline objekt).

Organisatsiooni arhiivis koostatakse reeglina süstemaatiliste ja nominaalsete kataloogidena.

7.3.6. Dokumentaalfilmide süstemaatilises kataloogis on klassifitseeritud organisatsiooni teadmiste ja praktilise tegevuse tööstusele ning asub loogilises järjekorras.

Nominaalis kataloogis klassifitseeritakse dokumentide teave dokumentides või nende autorite nimede tähestiku tähestise järgi. Täiendav süstematiseerimine toimub kronoloogilises või loogilises järjestuses.

Valitud vahendid ja dokumendid on kirjeldatud kataloogi kaardid.

Kataloogi kirjelduse kirjeldus võib toimida dokumendina (dokumentide rühm dokumentide osana), ladustamisüksuse (doseerimisüksus), inventuuri, kit, fondi (fondide rühma), mis sisaldab teavet konkreetse teema kohta ( küsimus).

7.3.9. Kataloogi kirjeldav artikkel sisaldab järgmist: Arhiivinime, indeksi, rubriiki, alamrubriiki, ürituste kuupäeva, ürituste koht, sisu, sisu, sihtasutuse number, sihtasutus nimi, valikud, äri, lehtnumbrid, dokumendi keel, taasesitusrežiim, kaardikataloogi jaoks - Ka kompilaatori perekonnanimi ja kirjeldava artikli kuupäev.

Kataloogide osade või kataloogi vaheseinte vahelise suhtlemine teiste arhiivide referentraamatutega rakendatakse võrdlussüsteemi.

7.3.10. Kataloogi haldamine - teoste kogum, mis tagab selle toimimise, kus: teaduslik ja metoodiline töö toetus; Kaardi indekseerimine; süstematiseerimine indeksite ja rubriikide poolt; saatva seadme koostamine kataloogile; Parandada kataloogi.

Teaduslik ja metoodiline toetus hõlmab individuaalsete vahendite (või nende rühmade) kataloogimise metoodilise kasu arengut kataloogi klassifikatsiooni, selgitamise ja lisamise kohta.

Indekseerimine on indeksi valik või koostamine vastavalt klassifitseerimisskeemile ja atriida seda kataloogi kaardi asjakohasele teabele. Nime kataloogis ei ole kaardid indekseeritud, vaid asuvad tähestikulises järjekorras.

Kataloogi parandamine hõlmab klassifitseerimissüsteemi parandamist; kataloogi sisu ja disaini kontrollimine; Kontrolli kirjeldused (redigeerimine, ühendades kirjeldused homogeense teabe ühe fondi või inventuuri, täpsustades nende süstematiseerimine).

Üks kataloogi süsteemi täiendamise allikad võivad olla temaatilised ja teema-temaatilised failid, Poola koosseisu failid kõige informatiivsemate ja sagedamini kasutatavate vahendite dokumentidele.

Organisatsiooni arhiivis luuakse reeglina vastavalt objekti kaardifailide sordid (nominaalsed, geograafilised) või kronoloogiliselt kaardid, kaardifailid organisatsiooni ajaloos.

Nimega kaardifail (isiksuse kaardifail) luuakse teabe otsimiseks töökogemuse, palga ja muude andmete kohta sotsiaalselt Õigusmärk. Kaardid sisaldavad perekonnanime, eesnime, töötaja patronüümi, lingid fondi numbritele, leiutistele, juhtudele, lehtedega. Kaardid süstematiseeritakse tähestikulises järjekorras ja nimede sees - nimede ja kannatingute tähestiku järgi.

Geograafilises failiinformatsioonis süstematiseeritakse teave geograafiliste objektide tähestiku järgi. Haldusterritoriaalne osakond võib olla ka klassifikatsiooni aluseks. Täiendav süstematiseerimine toimub kronoloogilises järjestuses.

Organisatsiooni ajaloo kaardifail on reeglina loodud reeglina arhiivis, millel on mitmeid omandamisallikaid. See sisaldab teavet selle arhiivi dokumentide edastavate organisatsioonide loomise, ümberkujundamise, likvideerimise kohta, viidates regulatiivdokumendidMilline on nende loomise, ümberkujundamise, likvideerimise aluseks.

Kronoloogiline fail sisaldab kaarte, mis sisaldavad teavet sündmuste kuupäevade, faktide või kronoloogilises järjestuses asuvate dokumentide kuupäevade kohta.

Arhiivides, mis salvestab märkimisväärse summa rahalisi vahendeid, koostatakse vahendite kaardi faili nimi. Sihtasutuse iga nime (ümbernimetamine) puhul koostatakse kaart selle numbri ja äärmuslike kuupäevadega. Kaardid asuvad organisatsioonide liikide tähestikulises järjekorras.

Mitmeid ühe liigi faile saab kataloogi kombineerida.

Olemasolematult olemasolevad kaardifailid on seotud kataloogisüsteemiga.

7.4. Kurjategija

7.4.1. Pointer on arhiivireferelik raamat, mis on tähestikuline, süstemaatiline või koostatud muudest märgetest arhiivide dokumentides nimetatud esemete nimede (nimede) kohta, mis näitavad nende otsinguandmeid.

Organisatsiooni arhiivis olevad indikaatorid võivad olla intermfluch, intrafunds, vormis - elektrooniline, leht või kaart, vastavalt juhtide struktuurile - Kurtide struktuurile (teema ja nende otsinguandmed) ja Anoteeritud (teema on kaasas selgitused), \\ t Kontseptsioonide rühmitamine kurjate sees - tähestikuline, süstemaatiline, kronoloogiline.

Viiteid saab koostada mäluühikute päiste (ilma vaatamiseta) või dokumentideta (salvestusseadmete vaatamisega).

Peamised tüüpi viited on: teema (selle liigid - temaatilised, nominaalsed, geograafilised), kronoloogiline, kontserniside kontserniside rühmituse sees kurja, tähestikuliste, süstemaatiliste ja kronoloogiliste märkide eristatakse.

7.4.2. Dokumentide osutajaid saab koostada ühe inventuuri dokumentides, mitmed fondi kirjeldavad dokumendid, kogu fond, mitmed vahendid.

7.4.3. Igasuguse kurti kirjeldav artikkel koosneb sisulisest kontseptsioonist (rubriikidest) ja otsinguandmetest. Sõltuvalt pooli otstarbest pealkirja võib olla: lihtne (ei ole alajahite); Kompleks (on alapealkiri või mõiste mõiste).

Otsi üksikasju ühe inventuuri seadmete hoidmiseks Kaasamisseadmete järjekorranumbrid; Otsingu üksikasjad ühe arhiivi mitme vahendite säilitamise üksuste kohta Need andmed täiendavad sihtasutuste numbrid.

Temaatiline pointer sisaldab mõisteid, mis on ajaloolised faktid ja fenomena. Pealkirjade nimed ja tema alamrubriik nimed on esitatud kandidaatlikus kohtuasjas.

Teema indeks sisaldab mõisteid, mis asuvad tähestikulises järjekorras.

Kogu sisuline näitaja hõlmab heterogeenseid kontseptsioone ja rubriigi struktuuri saab olla ainult kurt.

Erisubjekti indeks sisaldab homogeenseid kontseptsioone (dokumentide liigid, autorite nimed, institutsioonide nimed, nende struktuuriosad, tööstusharude nimed jne) ning võivad olla kurtid või märkused.

Nimi osutus põhineb tähestikulisel alusel ja sisaldab perekonnanimesid, nimesid, patronüümi (lahknevusi, pseudonüüme, hüüdnimed, hüüdnimed), biograafilisi viiteid.

Geograafiline pointer sisaldab riikide, haldusterritoriaalsete üksuste, merede, jõgede ja teiste geograafiliste kontseptsioonide nimesid.

Kokkuvõttes kontseptsioonid või haldusterritoriaalsed nimed kantakse selgituseta osutile.

Kronoloogiline pointer koosneb rubriikidest, mis sisaldavad ajaloolisi sündmusi, nähtusi ja fakte või kronoloogilises järjekorras asuvate dokumentide fakte või kuupäevad.

Näitaja kasutab üldist süsteemi ("Vt") ja privaatset ("vt ka") viited, mille abil luuakse ühendus identsete mõistete vahel.

7.4.8. ARHIVIVAL-i reference raamatud osutid võivad olla samad tüübid ja neil on sama struktuur, kuid otsinguandmeside lingid on toodud kataloogi lehekülgedel või partitsioonidel (kataloogidele).

7.5. Arvamused

7.5.1. Ülevaade on arhiivirefont, mis sisaldab süstematiseeritud teavet üksikute dokumentide kompositsiooni ja sisu kohta.

Organisatsiooni arhiivis läbivaatamise seisukohad on fondi läbivaatamine ja temaatiline läbivaatamine.

Fondi läbivaatamise objekti kirjeldus on dokument (dokumendigrupp, osa dokumendist), ladustamisüksuse, ühe fondi raamatupidamisühiku. Arhiivdokumentide temaatilise läbivaatamise kirjelduse objektiks on dokument (dokumentide rühm dokument, osa dokumendist), ladustamise plokk, ühe fondi raamatupidamisüksus (fondist, fondivalmis) osaühik) Arhiiv konkreetse teema kohta.

Fondi läbivaatamine hõlmab süstemaatilist teavet ühe fondi dokumentide koosseisu ja sisu kohta.

Temaatiline läbivaatamine sisaldab süstematiseeritud teavet ühe või arhiivifondide dokumentide osa koostise ja sisu kohta konkreetse teema kohta.

Ülevaadete koostamisel rakendatakse diferentseeritud lähenemisviisi fondi ja / või teemade valikul, põhimõtet läbivaatamise peamises osas teabe rühmitamise põhimõtet, erinevate meetodite rakendamist dokumentide (individuaalsete või rühmade märkuste) kohta teabe esitamise kohta Erinevad kirjelduste tehnikate eraldi liigid Dokumendid, identifitseerides võrdlusseadme asjakohase koosseisu ja täielikkuse täielikkuse läbivaatamisele.

Läbivaatamine koosneb üksikute mäluühikute rühmade, raamatupidamisüksuste, dokumentide ja võrdlusseadmete märkustest.

Märkimistes kirjeldatakse salvestusseadmete rühma sisu, raamatupidamisüksuste, dokumentide, dokumentide peamisi sorte, nende autorid, kronoloogilist raamistikku, autentsust, otsinguandmeid. Sihtasutuse läbivaatamisel koosnevad otsingumootorid kirjelduse, ladustamise üksuste, raamatupidamisüksuste, ladustamisüksuste arvust; Alalises temaatilises läbivaatamises täiendab otsinguandmeid fondinumbritega. Läbivaatamise võrdlusseadmed sisaldab tiitli lehekülge, sisu (sisukord), eessõna, kokkutõmbede loend, viiteid. Vahendite loetelu tuleks koostada temaatilise läbivaatamiseni, teavet selle kohta, mis on esitatud läbivaatamisel ja bibliograafia teemal.

Läbissõna ülevaatamiseks tuleb teavet teabe kogumi ajaloo kohta ja fondi ajaloo ajaloo kohta, läbivaatamise struktuuri, võrdlusseadme koosseisu.

7.5.6. Läbivaatamise ehitamise aluseks on struktuurne, tööstuse (funktsionaalsed), teema-temaatilised, geograafilised, kronoloogilised ja muud märgid.

Isikliku päritolufondi läbivaatamiseks kasutatakse fondi dokumentide süstematiseerimise skeemi.

7.6. Ajalooline viide

7.6.1. Organisatsiooni arhiivis on arhiivifondi ajalooline sertifikaat - dokument, mis sisaldab teavet pereettevõtte ja arhiivifondi ajaloo kohta, oma dokumentide koostise ja hoolduse lühikirjelduse ja arhiivi teadus- ja võrdlusseadmete süsteemi.

Ajalooline sertifikaat koosneb osadest: majandusaja ajalugu, fondi ajalugu, fondi dokumentide omadused.

7.6.2. Esimene osa - asutaja ajalugu - sisaldab organisatsiooni ajaloolistele tingimustele iseloomuliku iseloomuga, eelkäija organisatsiooni nime, kogu ümberkorraldamise kronoloogilises järjestuses, kaasa arvatud järgmine teave:

• organisatsiooni loomise, ümberkujundamise ja likvideerimise kuupäevad viidetega seadusandlikud aktid või haldusdokumendid; pärijaorganisatsiooni nimi;
• organisatsiooni ülesanded ja ülesanded ja nende muudatused;
• organisatsiooni ulatus, alluvate organisatsioonide süsteemi koosseis;
• organisatsiooni koht riigiaparaadi, majandusliku, sotsiaal-poliitilise, kultuurilise ja muu elu süsteemi;
• muutused organisatsiooni nime ja alluvuses;
• struktuuri organisatsiooni ja selle muutuse.

Unitedi arhiivi fondi jaoks saab asutajate üldist ajalugu koostada.

Arhiivikogumise osas teave selle loomise ajaloo ajaloo kohta, kompilaatori kohta ja kollektsiooni asukoha kohta enne arhiivi sisenemist (kui see ei ole loodud arhiivis).

7.6.3. Teine osa - fondi ajalugu - sisaldab järgmist teavet:

• fondi dokumentide esimese saabumise kuupäev arhiivile, nende mahule ja äärmuslikele kuupäevadele;
• fondi ja nende põhjuste koostise ja mahu muutused (väärtuse, kahjumi uurimine, dokumenteerimata perioodide);
• dokumentide säilitamise aste;
• dokumentide moodustamise, kirjelduste ja süstematiseerimise tunnused, teave fondi kronoloogiliste piiride tekkivate dokumentide kättesaadavuse kohta;
• teave kapitaliformatori dokumentide (sealhulgas isikliku koostise) dokumentide olemasolu kohta, mis kuuluvad teiste vahendite või arhiivide ja nende ladustamiskohtade piires;
• teave teiste organisatsioonide või isikute dokumentide kättesaadavuse kohta (aktsiakandmine);
• teadusliku ja viiteseadmete koosseis fondile.

7.6.4. Sektsiooni aluse ajaloos sisaldab ka selliseid elemente kirjelduse abstraktne, bibliograafia, teave juurdepääsu dokumentide kasutamisele.

Abstrakt sisaldab lühidalt üldist iseloomulikku dokumentide koosseis fondi struktuuri raames ja dokumentide liikide tüüpide sisu, teemade sisu, küsimusi, mis kajastavad filmirajatise tegevust, mis näitab teemade kronoloogiat ja nende geograafilise (haldusõiguse määramist). -Tritorial) piiri.

Kolmas osa hõlmab sihtasutuse üldisi omadusi dokumentide koostises ja hooldamisel üldistes ja üksikutes dokumentides; Teave fondi kronoloogiliseks raamistikuks lahkuvate dokumentide kättesaadavuse kohta fondi teadusliku ja võrdlusseadme kohta teabevahetuse liikide kohta.

Arhiivikogumi ajaloolise sertifikaadi teine \u200b\u200bja kolmas osa ehitatakse analoogia põhjal organisatsiooni arhiivitaotluse ajaloolise viide asjakohased osad.

Sertifikaat allkirjastab töövõtja ja arhiivi juht (arhiivi eest vastutav isik).

Ajalooline viide on trükitud nelja koopia: kolm koopiat edastatakse riigi arhiivi esimesel üleandmisel Fondi dokumendid; Üks hoitakse sihtasutuse puhul organisatsiooni arhiivis.

7.6.8. Ajaloolise sertifikaadi täiendab, kui fondi täiendatakse või ümberkorraldamise korral, organisatsiooni struktuuri ja funktsioonide muutused. Ajalooline viide (selle osa) esitatakse riigi arhiivile koos iga lõpetatud kirjeldusega.

7.7. Automatiseeritud arhiiv teaduslik ja viide

Arhiivi automatiseeritud teadus- ja võrdlusseadmed - elektrooniliste referentraatorite kompleks (dokumendi andmebaas), mis on mõeldud tõhusalt otsima arhiivdokumente ja teavet.

Automatiseeritud NSA võib põhineda organisatsiooni praeguses kontori töös loodud teabe saamisel ja eelkõige selle elemendid nagu elektroonilised võrdluskaardi failid, juhtumite nomenklatuur, klassifikaatorid (korrespondendid, \\ t struktuuriüksuseddokumentide tüübid jne).

Elektroonilise registreerimiskaardi (RSC) peamised väljad on: autor (korrespondent), dokumendi tüübi tüüp, kuupäev, dokumendiindeks, rubriik (\\ t kokkuvõte), resolutsioon, tähtaeg, täitmismärk, arhiivikott.

Dokumendi kohta teabe otsimist saab teostada nii punaste armee ja väljade kombinatsiooni.

7.7.3. RCC väli "nomenklatuuri ruum" on sidumisotsingu nõutav otsingutaseme leidmiseks vajaliku teabe sisselülitamisel teabe sisselülitamisel.

Automaatse režiimis toimuvate juhtumite elektroonilise nomenklatuuri juuresolekul kirjutatakse dokumendid välja dokumendid ja dokumentide ekstraheerimine juhtumist.

Kui kasutaja otsib teavet juhtumi nomenklatuuri kohta ja see peab minema konkreetne dokumentAutomaatselt saab luua juhtumi sisaldavate dokumentide loetelu.

Peamised otsingu üksikasjad juhtumite nomenklatuuri andmed on järgmised: juhtumi puhul, juhtumi päis (maht, osad), juhtumite arv (mahud, osad), säilivusaeg ja nimekirja artikkel.

7.7.4. Tuginedes elektroonilise nomenklatuuri asjade automatiseeritud režiimis, töö moodustumise tehakse. Samal ajal on teabe valiku "filter" dokumentide säilitamise aeg (püsiv, ajutine (üle 10 aasta) säilitamine vastavalt personalile).

Elektrooniline vorm sisaldab teabe kirjelduse üksikasju juhtumi tasemel. KIRJELDUSTE KOKKULIKUD üksikasjad on järgmised: Salvestuse järjestuse number (juhtumi number), juhtumiindeksi, pealkirja, autentsuse näitaja (kopeerimine), dokumentide äärmuslike kuupäevade arv, juhtumite arv, abstraktsed dokumendid.

Elektroonilise kirjelduse kombinatsioon annab teavet fondi kui terviku kohta.

7.7.5. Elektroonilised RPC-d on automatiseeritud kataloogi loomise aluseks.

Kui traditsioonilises NSA-s, liikide ja muutuvates kataloogides (süstemaatiline, temaatiline, nominaalne, institutsioonide ajaloos jne) on võrdlussüsteemi poolt seotud üksteisega, siis automatiseeritud režiimis moodustub üks elektrooniline kataloog, mis sisaldab kirjeldust dokumendi tasandil või juhul.

Kataloogis on esitatud märksõnad, mis peegeldavad teema, geograafilist nime, isiksusi jne. Kataloogis esitatud klassifitseerimisskeem võimaldab teil omistada dokumendi ühele või mitmele rubriigile. Teabe otsimine klassifitseerimissüsteemi kohta saate kasutada elektroonilist kataloogi süstemaatilise, kataloogi geograafiliste nimede järgi - geograafiliste jne.

Organisatsiooni puudumisel automatiseeritud süsteem Dokumendi registreerimine loob dokumendi tasandil kirjelduste andmebaasi! (Digitaalne kataloog).

Elektroonilise kataloogi kirjelduste põhiandmed on järgmised: indeks, rubriik, alamrubriik, ürituste kuupäev, ürituste kuupäev, sündmuste koht, sisu, sihtasutuse nimi, fondi number, sündmuse number, juhtumi number, lehtede arv. Nõutav: Sihtasutus nimi, Foundation number , OPS-tuba, äriruum The Lehe number sisaldab raamatupidamisomadusi ja saab muuta konto automatiseeritud süsteemist.

7.7.6. Automaatne teadus- ja võrdlusseadmed tagavad suuremate võimaluste jaoks arhiivdokumentide operatiiv- ja mitmemõõtmelise otsimise võimalused võrreldes traditsioonilise NSA-ga. NSA funktsioonid tehakse teabe otsinguprotseduuride abil, vaadake otsingutulemusi ekraani vaatamise või failide ja väljatrükkide kujul, viiteraamatute vormi tekstid.

Kirjelduse objekti iseloomustavad märksõnad sisestatakse süsteemi kirjelduse ajal või pärast selle lõpetamist. Märksõnad annavad kasutajale otsingut kiiresti fondi tasemel, inventuuris, äri-, dokumendis.

Teavet täisteksti andmebaaside kohta, sealhulgas materjalide täielikud tekstid (arhiivdokumendid, ajakirja artiklid, raamatud, õigusaktid) näevad ette kasutaja apellatsioonkaebuse kõigepealt abstraktsele (sissejuhatus) ja dokumendi osade päised üleminekuga vajaduse korral asjakohasele tekstile. Vajaduse korral pakutakse dokumendi täieliku teksti koopia koopia tegemiseks.

Täistekstekstokumentide teabe leidmist saab läbi viia tesauruse trükitud versioonide poolt valitud kirjelduste või klassifitseerimise indeksid, samuti vastavalt dokumendi teksti loomulikule keelele.

7.7.7. Alalise ladustamise jaoks edastatavad dokumendid edastatakse riigi arhiivi koos automatiseeritud NSA-ga.

Kättesaadavus kohustuslikud rekvisiidid Automaatse NSA andmebaaside struktuuris ja teabe edastamine nende üksikasjade kohta elektroonilisel kujul tagab organisatsiooni arhiivi ja riigi või munitsipaalhiivide automatiseeritud NSA ühilduvuse.

Dokumentaalfirmade teaduslik ja tehniline töötlemineesindab nende kaasamist sellisesse riiki, mis tagaks optimaalsed tingimused Põhjaliku kasutamise ladustamiseks ja korraldamiseks. Screenshots on ainult kokku puutunud. See hõlmab dokumentaalfilmide rahastamist, moodustamise või kohtuasjade koostise täpsustamist, nende süstematiseerimist ja sihtasutuse kirjeldust. Enamikul juhtudel on riigi ladustamise materjalid juba kombineeritud vahenditesse, millel on mõnikord ebatäpsused ja kõrvaldatakse teadusliku ja tehnilise töötlemise käigus. Igas riigiarhiivis on struktuurne alajaotus, mis keskendub teaduslikule ja võrdlusjuhendile. See üksus harjutab tööd selliste hüvitiste süsteemi parandamise ja nende kasutamise korraldamise parandamisega. Arhiivimaterjalide kirjeldus. Üks olulisemaid funktsioone

arhiivid on dokumentaalfilmide kirjeldus, mille peamine objekt on salvestusüksuse. Oluline aspekt salvestusseadmete kirjeldamisel on õige idee juhtumite koostisest ja sisust. Juhtumite kirjeldamisel on põhielemendid: 1) pealkiri; 2) asjade äärmuslikud kuupäevad; 3) lehtede arv; 4) Arhiiv Cipher. Need andmed on näidatud mäluühiku ja varude kaanele. Tellingute inventuur on tingimata sisu ja eessõna tabel, samuti viiteid ja lühendatud sõnad (viimaste juuresolekul).

Teaduse võrdlusseadmete loomine. Arhiivide raamatute ja -toetuste liigid. Tähtis osa Arhiivide teadus- ja teabetegevus on selle loomine teaduslik viiteseade(NSA), mille kohaselt kirjeldust esitatud dokumentide kirjeldus erinevates arhiivide raamatud, andmebaasid, mis on ette nähtud dokumentide otsimiseks ja dokumentide kohta. NSA on kompleksi omavahel seotud arhiiviliinforaamatuid ja raamatupidamisdokumendid, \\ tpõhineb ühe klassifikatsiooni, kirjelduse ja raamatupidamise meetoditel. See raamatupidamisdokumentide komplekt, arhiivide referentraamatud, metoodilised eelised ja võrdlusskirjandus tagab arhiivdokumentide andmed, nende teadusorganisatsioonnende koostise ja sisu avalikustamine, et hõlbustada arhiivimaterjalide kasutamist. NSA süsteem näeb ette võimaluse leida dokumente ja dokumentide teavet fondi, Venemaa arhiivi ja arhiivifondi raames. Selleks et dokumenteerida teavet kergesti arhiivis leidub, ringlussevõetud, mille tulemusena muundatakse rohkem kokkusurutud üldistatud kujul. Igas arhiveerimisel on kasu arhiivimaterjalide leidmisel. Need andmed hõlmavad viiteid leiab, kataloogid, juhendid.Arhiivides arendatakse ka arhiivi metoodilised käsiraamatud (Re-sertifitseeritud, ajaloolised viited, tööjuhised), mis täiendavad nende teaduslikke ja võrdlusseadmeid. Arhiivikontrolli raamatud kasutuselevõtu süsteemi olemasolu on eeltingimus Rakendamine avalikustamise põhimõtte ja kättesaadavuse arhiivi.

1. Inventari asjade on süstemaatiline nimekiri pealkirjade ja teiste vajalik teave Arhiivfondi asjade koosseisu ja sisu kohta. Inventari on arhiivikataloog, mille eesmärk on avaldada ladustamisüksuste kompositsioon ja sisu, ühtsus, konsolideerida nende süstematiseerimise fondis. Järjevas kirjelduse objekt on salvestusüksuse, raamatupidamisüksus. Inventuuri omadus, eristades seda teistest referentraamatutest, on see, et see on samal ajal ja arhiivide raamat(Arhiivimaterjalide sisaldav dokument) konto dokumendile.OPVE tagab dokumentaalfilmide ohutuse, sätestatakse fondide ja fondi dokumentide teaduslik korraldus, mis näitab iga fondi iga ladustamisüksuse koha. Identifitseerimine materjalide kirjeldatud nõuab, et teadlane on keskendunud teema, sest see aitab tal suuresti hõlbustada tööd sõpradega ja täielikult tuvastada vajalikud arhiiviandmed.

2. Katalooginstitutsioonidevaheline ja anemalchive'i raamat, milles arhiivdokumentide sisu kohta on rühmitatud teave (teemad, tööstusharud), mängib suurt rolli NSA arhiivi struktuuris. Kataloogid on dokumentide sisu süstemaatiline kirjeldus. Nad võimaldavad kiiresti saada üksikasjalikku teavet ühe või mitme arhiivi erinevates vahendites salvestatud dokumentide kättesaadavuse, koostise ja sisu kohta. Peamine viis iseseisvalt läbi viidud kataloogimise jaoks on kataloogis kajastatud materjali eriline identifitseerimine ja kaartide koostamine. Kataloogid on süstemaatilised, teema-temaatilised ja kronoloogilised jne. Reeglina on kataloogid kaardifailid (mõnikord avaldatud raamatu kujul). Temaatiline kataloogkõige mugavam materjalide identifitseerimiseks suhteliselt kitsas teemal, mis on seotud mitme fondi meetri tegevusega (näiteks kui teadlased on huvitatud konkreetse ettevõtte ajaloo materjalidest, revolutsioonilisest liikumisest teatud provintsis või umbes Komisjoni tegevus). Süstemaatiline kataloogsee on arhiivi kataloogi vorm, kus informatsiooni rühmitatakse tööstuse või ettevõtte praktilise tegevuse filiaalide kaupa. Objekti-temaatiline kataloog- See on arhiivi kataloogi välimus, milles teave ühe või mitme teemade kohta on teemade sees rühmitatud teema all. Andmed asuvad objektiivsete mõistete tähestiku järgi. Süstemaatilise kataloogi intensiivse arengu tõttu ei koostata riigi kaubamärkide teema-temaatilise kataloogi reeglina. Sisse kronoloogiline kataloogklassifitseerimisskeemi osad ja alad võivad olla ajastul, sajandiks, mis tahes muu aja jooksul.

Sellises kataloogis olev teave asub kronoloogilises

ajaloolise sündmuse järjestus ja tähtsus.

Klassifikatsiooniskeem nime kataloogsee on valfitaaljärjekorra kaudu asuvate isikute nimede nimekiri. Linkide süsteem võimaldab saada teavet sama isiku kohta, mis leidub dokumentides erineva perekonnanimede, varjunimede, pro-Zvischi all.

3. Ülevaade- See on arhiivikataloog, mis sisaldab süstematiseeritud teavet üksikute dokumentide koostise ja sisu kohta. Organisatsiooni arhiivis läbivaatamise seisukohad on läbivaatamise fondja temaatiline läbivaatamine.Fondi läbivaatamise objekti kirjeldus on dokument (dokumendigrupp, osa dokumendist), ladustamisüksuse, ühe fondi raamatupidamisühiku. Arhiivdokumentide temaatilise läbivaatamise kirjelduse objektiks on dokument (dokumentide rühm dokument, osa dokumendist), ladustamise plokk, ühe fondi raamatupidamisüksus (fondist, fondivalmis) osaühik) Arhiiv konkreetse teema kohta.

4. Giidsee on süstemaatiline loetelu arhiivivahendite omadustega. Reisijuhised sisaldavad omadusi või lühike info Arhiivfondide kohta süstematiseeritakse, need on mõeldud üldise tutvumiseks arhiivide koosseisu ja sisuga. Neid töödeldakse teada erinevate vahendite olemasolu küsimuse arhiivis. Juhend teavitab institutsioone, organisatsioone, ettevõtteid, teadlasi konkreetse arhiivis salvestatud dokumentide kohta. Kõikide arhiivide juhendi ehitamiseks ei pruugi olla ühtegi ühtset skeemi, kuna see sõltub vastava arhiivi vahendite koostisest ja sisust. Arhiivide jaoks, milles dokumendid salvestatakse, peegeldavad ühiskonna riigi ja eluliike erinevate osapoolte, on soovitatav luua tootmise ja valdkondliku skeemi juhend. Isikliku päritolu juuresolekul arhiivis tuleks need eraldada sõltumatutele sektsioonidele juhendi lõpus. On ka temaatilisi juhiseid, mis kajastavad teatud teemat kõigi nende sissetulevate kitsaste teemade ja küsimustega. Juhendide ettevalmistamine - hoolika töö, lisaks arhiivi süstemaatilise täiendamisega uute materjalidega ei anna juhised täielikku teavet, nii et arhiivifondide lühikesed raamatud said suurema jaotuse. Viis. Kursija- See on nimekiri märksõnade kohta, mis on tekkinud erinevates võrdlusraamatutes. See on koostatud kiiremini orientatsiooni sisu teavet isikute, geograafiliste esemete, teemade lisatud kataloogi. Igal viiteraamatu tüübile on ainult võimalus talle teabe edastamiseks. Näiteks inventari olemasolu selged ja kokkusurutud päised ladustamisüksuste kohta, lisades indiviidile märkusi olulised dokumendid. Kataloogides ei ole kirjelduse objekt, vaid konkreetne küsimus, teave, mis sisaldub eraldi dokumendis või dokumentide rühmas. Kataloogi kaardile kirjutatakse dokumendigrupi üldistatud päis. Läbivaates on küsimuse või sündmuste olemus esitatud narratiivses vormis, seejärel dokumentide liigid, mis näitavad kronoloogilist raamistikku ja nendes sisalduva teabe olemust. Loetletud selle teema dokumentide arhiivide arhiivid. Seejärel kaetakse järgmine küsimus. Reviewile on koostatud abivahend.

Tuleb märkida, et märkimisväärne osa institutsioonide, organisatsioonide, ettevõtete arhiividest on teadus- ja võrdlusseadme piiratud koostis. Sellistes arhiivides tuleks kaartide kataloogid läbi viia. Institutsioonide arhiivil võib olla mitmeid kaardi katalooge: subjektiivse märgi poolt süstematiseeritud haldusdokumentide kataloog; Pakkumiste kataloog, taotlused ja kaebused töötajate süstematiseeritud tähestikuliste perekonnanimede või takistuse allkirjaga; Ülddokumentide kataloog, mis on samuti süstemaatiline subjektiivse märk. Mitme fondi säilitamise osakondade arhiivides on soovitatav koostada kataloog või kaardifail süsteemi institutsiooni ajaloos, mis sisaldab teavet nende loomise kuupäeva, ümbernimetamise kuupäeva, ümberkorraldamise kuupäeva kuupäeval, alluvuse muutus, likvideerimine.

Automatiseeritud NSA. Reeglina viiakse vajaliku teabe otsimine visuaalselt ja käsitsi läbi viia. Praegu on ka praegu automatiseeritud teadus- ja võrdlusseadme arhiiv -elektrooniliste referentraamatute kompleks (dokumendi andmebaas), mille eesmärk on tõhusalt otsida arhiivokumente ja deformatsiooni. Automaatne NSA võib põhineda organisatsiooni praeguses kontori seminaril loodud teabe- ja otsingusüsteemil ja eelkõige selle elemendid nagu elektroonilised võrdlusfailid, juhtumite nomenklatuur, klassifikaatorid (korrespondendid, konstruktsioonid, dokumentide liigid jne) .). Peamised väljad elektroonilised registreerimiskontroll (RKK) on autor (korrespondent), dokumendi tüübi tüüp, kuupäev, dokumendiindeks, rubriik (kokkuvõte), resolutsioon, täitmise kuupäev, täitmismärk, arhiivitüksus. Dokumendi kohta teabe otsimist saab teostada nii punaste armee ja väljade kombinatsiooni. Lisa täiendamine teadus- ja võrdlusseadmetesse on trükitud võrdlusväljaanded, mis sisaldavad materjale majandusajaloo ja fondi ajaloos või dokumentide koostist ja hooldamist ning metoodilist kasu eri liiki arhiivitöö ja kontoritöö. Hüperteksti tehnoloogia kasutamine kombinatsioonis arvutiteabevõrkude laiaulatusliku jaotusega võimaldas olla traditsiooniline arhiivikontroll täiesti uues iPostasi - hüpertext viide raamatpostitatud Internetis. Selle eelised hõlmavad esiteks piiratud juurdepääsu kogu selle sisalduva teabe huvitatud isikud armunud ja lemmikpunkt maailmas; Teiseks, suhteline odavus avaldamist, võime luua automatiseeritud viiteid.

Venemaa riigi arhiivi teadus- ja võrdlusseadmete (NSA) süsteemi parandamine, mille eesmärk on tagada usaldusväärse retrospektiivse dokumentaalteabe tagamine üks peamisi ülesandeid. NSA tõhusus, mis toimivad iga riigi arhiivi dokumentidele otseselt sõltub nende dokumentide kirjelduse tulemustest. Samal ajal on kirjeldus ühelt poolt arusaadav kui esmase dokumenditeabe (arhiivdokumendid) muundamise protsessina teisese dokumenditeabe saamiseks (\\ t arhiveerimisraamatud) ja teiselt poolt peetakse seda protsessi tulemusena, st teisese dokumenditeabena (arhiivikavade kogum).

Kirjelduse ajal teisendatakse kirjelduse objekt (dokument, juhtum, fond) (üldine, tihendatud) ja transformeeritud kujul läheb kaugemale kirjelduse objektist, muutub see NSA süsteemi elemendiks, okupeerides See on rangelt määratletud koht. Kirjeldus, rääkides objekti kirjelduse ja väliskeskkondon aluseks luua teavet dokumendi (või selle osa) kohta, juhul (kohtuasjade rühm), fondi (fondide rühm), arhiiv (arhiivide grupp), Venemaa arhiivifond tervikuna; eri liiki ja liikide traditsiooniliste ja automatiseeritud võrdlusvahendite ettevalmistamise aluseks; Arhiivide raamatupidamisdokumentide koostamise alus.

Kirjeldus viiakse läbi diferentseeritud lähenemisviisi alusel, \\ t

kuulnud kodumaise arhiveerimisega alates 1960. aastatest. Erineva lähenemisviisi päritolu hoog oli NSVL GAU metoodiline täht "NSV Liidu riigi arhiivide teadus- ja võrdlusseadmete ühtne süsteem" 1965, milles koostati ühtse NSA süsteemi ehitamise põhimõtted, selle Koostis määrati. Unified NSA süsteemi raames mõisteti riikliku arhiivi süsteemi "keeruline omavahel seotud arhiivide raamatupidamisraamatute kompleks, mis põhinevad dokumentaalfilmite ühtlaste klassifitseerimise meetoditel, kirjeldustel ja raamatupidamistes, paljastades nende materjalide koostist ja sisu fondides, arhiivides, kogu riigi arhiivis NSV Liidu fond. " Samal ajal peaks NSA süsteemi arendamine olema järgima nii võimalike võrdlusraamatute parandamise ja uute loomise viiside parandamise viisi.

Seda tehti ettepanek "Selleks et nõuetekohaselt määratleda teoste prioriteet, vormide ja kvaliteedi parandamise aste kirjeldus", fondid

riigi arhiiv on tingimuslikult jagatud kategooriatesse ja kirjeldavad neid

a) organite sihtasutustega riigi võimsus, juhtimine ja sarnane nendega kompileerivad varud, mis vastavad kõikidele riiklike arhiivide tööreeglite nõuetele;

b) taimede alused, kõrgemad õppeasutused, Kirjade kirjastamine jne.

leidmise inventuuri leidmine, mis vastavad nende dokumentide peamise sisu raamatupidamise ja avalikustamise nõuetele;

c) Koolide, haiglate, ehitus- ja paigalduskontrolli ja muude massikapitali konsonandid on varud, mis peavad vastama sisu raamatupidamise ja elementaarse avalikustamise nõuetele.

On teada, et arhiivfondid on kompositsioonis ebapiisavad, dokumentide sisu, nende ohutuse ja seetõttu on olemas erinev informatiivne. See võimaldas neid kaaluda erinevate kategooriate vahenditena kui luua ja

nSA parandamine. Samal ajal, ARHIVIVI-fondi kategooria all mõisteti tema dokumentide informatiivse informatiivse informatiivse aste, mis oli aluseks NSA fondi loomise aluseks

kompositsioon, üksikasjaliku teabe tase.

Fondi informatiivsuse taseme kindlaksmääramine ja selle ühe kategooria või muu kuulumine viidi läbi kriteeriumide kompleksiga:

dokumendi teabe mitmekordistus (kuuluv ehk suurema hulga ühiskonna valdkondade hulka), asjakohasus ja praktiline väärtus fondi, selle ohutuse aste ..

Kõik arhiivifondid olid tingimuslikult jagatud kolme kategooriasse. C I Kategooriad hõlmavad erinevaid vahendeid, mis sisaldavad mitmekesist ja mitmepoolset teavet, samuti ainulaadseid vahendeid. Selliste fondide teaduslik aparaat oleks pidanud olema ette nähtud intensiivseks

dokumentide kasutamine kõige üksikasjalikum ja kasutuselevõtu kasutamine. Co kategooria II Seotud vahendid vähem informatiivsusega, nii nende dokumentide kirjelduse nõuded

sihtasutused olid erinevad, NSA oli lihtsam nii võrdlusvahendite kogumi ja kirjelduse sügavuses. Raha III kategooria Väikeste informatiivsete vahendite hindamine, dokumentide sisu oli piiratud

Üks teema. Nende kirjeldus oli oluliselt lihtsustatud ja NSA koosseis on väga piiratud.

Kaasaegsetes tingimustes, arhiivdokumendi teabe kirjeldus

see põhineb endiselt diferentseeritud lähenemisviisil, mis ei piirdu konkreetse metoodika valimise ja referentraamatute ettevalmistamise ja parandamise valimisega, määrates nende võrdlusseadmete kompositsiooni ja täitmise, sõltuvalt töökorralduse loomist. nende informatiivsusele jne. Diferentseeritud lähenemine arhiivdokumentide kirjeldusele kaasaegsetes tingimustes moodustati põhiliseks, universaalseks meetodiks esmase dokumendi teabe muutmiseks, mis tegutseb järjekindlalt ja pidevalt kõigis selle töötlemise etappides, alustades dokumentide kehtivuse ja omandamise asjatundlikkust Fondist, juhtumite moodustamine ja nende kirjeldus, kirjelduste koostamine; Selle fondi peegeldused arhiivikonto dokumentides pärast seda

riigi ladustamise vastuvõttude ja lõpuks peegeldavad teavet fondi dokumentide koosseisu ja sisu kohta erinevates võrdlusvahendites iga võrdlusraamatu soovitud üksikasjaliku kirjeldusega.

On vaja rõhutada, et kirjeldused igal tasandil (fond, asjad,

dokument) Omandage tähendus ainult siis, kui neid saab tuvastada, st Kui nende kuuluvus kinnitatakse

spetsiifiline arhiivinfo Foundation. Kirjelduse elementide kirjelduse minimaalne kirjeldus peab sisaldama järgmist: otsing (adresseeritavad) andmesideandmed, selle nimi (nimi), kronoloogiline raamistik, \\ t

volumetrics.

Et tuvastada kirjelduse kirjeldus arhiivfondi tasemel

(Unitedi arhiivinfo, arhiivifond isikliku päritoluga,

arhiivide kogumine) kirjelduse elementide koosseis peaks sisaldama järgmist:

Arhiiv Cipher (lühendatud nime arhiivi, fondi number);

Sihtasutuse nimi;

Fondi dokumentide äärmuslikud kuupäevad;

Fondi maht (osakute arv. XP).

Kirjeldusüksuse tuvastamiseks juhtumi taset (ladustamisseade) hõlmab kirjelduse elementide koostis:

valikute number, ärinumber);

Juhtumi päis;

Kohtuasja dokumentide äärmuslikud kuupäevad;

Kohtuasi maht (juhtumite arv).

Kirjelduse üksuse tuvastamiseks dokumendi tasemel peaks kirjelduse elementide koostis olema:

Arhiiv Cipher (lühendatud arhiivinimi, fondi number,

oops number, ärinumber, number (ruumid) lehed (lehed);

Dokumendi päis;

Dokumendi kuupäev;

Dokumendi maht (dokumentide arv dokumendis).

Seega, minimaalne vajaliku kirjelduse elementide kogum, mis võimaldab luua täieliku kirjavahetuse üksuse vahel

kirjeldused ja selle arhiivi kirjeldus on üks kohustusliku kirjelduse elemente mis tahes arhiivide võrdlusraamatu. Iga kirjeldus, olenemata tasemest, peaks koosnema tellitud kohustuslike elementide kogum. Kohustusliku kirjelduse elementide koosseis määrab sihtmärgi järgi

võrdlusvahendi määramine, mille jaoks see on koostatud. Arhiivdokumendi teabe kirjelduse kaasaegne reguleerimine põhineb kirjelduse ja arendamise elementide ühendamisel

standardiseeritud, rangelt tellitud kirjeldus, mis on tingitud rakenduste arhiiviagentuuride töö rakendamisest arvutitehnoloogiate tööpraktikasse, vajadust ühe teabe moodustamise järele

ruumi.

Iga arhiivikataloog, välja arvatud kohustuslik, lisage vajaduse korral intelligentse kirjelduse täiendavad elemendid.

Iga viiteraamatu tüübi puhul peab kohustusliku kirjelduse elemendid olema standardsed kui rangelt organiseeritud

kirjelduste kirjelduste kombinatsioon, lihtne vormistamine. Samuti tuleks tellida täiendavate kirjelduste elementide komplekti, kuigi intelligentne kirjeldus elemendid, sealhulgas kõige levinum mõistus, ja mitte formaalne teave, on raskem vormistada.

Uurimised.

Inventuur on Venemaa Föderatsiooni osariikide riigi arhiivi põhiteav raamat. OPVE täidab kahte funktsiooni - raamatupidamine ja

teave ja otsing.

OPS on koostatud institutsioonide kontoritöös ja osakondade arhiivides. Riigi arhiivis tulevad

vähendanud dokumendid, varud moodustavad nende otseselt.

Inventari on arhiivi NSA süsteemi kohustuslik element. Teabe andmine fondi asjade koosseisu ja sisu kohta muutub inventuur teisese teabe allikaks, mis põhineb teiste arhiivide raamatute tüüpide ja liikide loomise aluseks. Külaliste põhjal võivad kataloogid teha kataloogid, juhendid, viiteid, ülevaateid. Kvaliteedi kirjeldus on otsustav seisund, kui luuakse NSA süsteemis sisalduvate arhiivide referentraatorite loomisel.

Kirjelduse kirjeldamise objekti loomisel on juhtum. Inventari on ühekordne kirjeldus. Mõningatel juhtudel Kirjeldus

juhtumi tasemel saab täiendada dokumendigrupi taseme kirjeldusega, \\ t

dokumendi või selle osa, kui pealkiri koosneb abstraktsest. Inventari sisaldab teavet ja pakub selle otsingut juhul.

Kõige raskem etapp inventuuri loomisel on kirjeldava artikli ettevalmistamine, mis on OBIA ja selle peamise aluseks

teabelement. Kirjeldav artikkel inventuur - teabe kogum juhtumi kohta, sealhulgas kirjelduse järgmised andmed (elemendid):

1) järjestuse number;

2) büroo derivaatide indeks või vana varu number;

3) rubriik ja autentimine;

4) taasesitusmeetod;

5) dokumentide täielikkuse ja juhtumi väliste omaduste aste;

6) Abstraktsed dokumendid

(on koostatud ainult siis, kui on olemas unikaalsed dokumendid, eelkäijate dokumendid, dokumendid, dokumendid, \\ t

7) Dokumentide äärmuslikud kuupäevad puhul (number, kuu, aasta)

(Inventuuri ettevalmistamisel EUTTi abil jagatakse rekvisiidid kaheks: esialgne kuupäev ja viimane kuupäev. Esimese dokumendi koostamise kuupäev ja lõplik kuupäev on kuupäev Hilise dokumendi koostamine. Number ja aasta on kirjutatud araabia numbritega, kuu nime - sõnad. Aasta on täielikult märgitud. Näiteks: näiteks:

8) lehede lehtede arv.

Kirjelduse identifitseerimise elemendid kuuluvad 1, 2, 7, 8

Äri kirjelduse elemendid. Intellektuaalne - kuulub juhtumi kirjelduse 3, 4, 5, 6 elementi.

Need andmed, mis on esitatud kirjeldavas artiklis

moodustavad sellise detailide kogumi, mis võimaldab kohtuasja koosseisu ja sisu hinnata, leiavad muu hulgas (varude arv),

määrake juhtumite arv dokumentide loetelus, dokumentide kronoloogiline raamistik jne Kirjeldava artikli inventuuri koosseis, olenemata teabest

fondi tähtsust ei muutu muutuda.

Kirjeldavad artiklid inventari jooksul võib süstematiseerida vastavalt kronoloogilistele, konstruktsioonilistele, struktuurilistele, kronoloogilistele, kronoloogilistele, funktsionaalsetele, funktsionaalsetele kronoloogilistele, kronoloogilistele, kronoloogilistele, kronoloogilistele, kronoloogilistele, kronoloogilistele kronoloogilistele, kronoloogilistele süsteemide süstematiseerimise kandidaalsete kronoloogiliste skeemide jaoks.

Juhtumi pealkiri on kirjeldava artikli inventuuri peamine osa.

Päise ettevalmistamisel on eriti oluline arvestada diferentseeritud lähenemisviisi arvesse. See võimaldab mõelda erinevate detailide ja sügavusega

Juhtumi rubriigi põhinõuded koosnevad vastavalt pealkirjale teabe tegelikule teabe sisule, peegeldades piisavalt kohtuasja sisu pealkirja. Ärisisaldus

edastatakse üldises vormis.

Näide päisekohtumise fondist, mis sisaldab valdkondadevahelist teavet:

MÄRKUSED, INFORMATSIOON, VIITED, VIITED MAJANDUSJUHEND Keskkomitee CPSU, Yakuti komitee CPSU, NSV Liidu Murnani, ministeeriumide ja osakondade, akadeemiku aghkina M.I., disainer Fedorova E.A. Uute teaduslike ja tehniliste arengute kasutuselevõtmise kohta, uute tööstusharude ja energia kvaliteedi parandamise parandamine.

Juhtumi moodustamise põhimõtted mõjutavad päise iseloomu. Seega näiteks juhtum, mis on moodustatud erinevate oma sortide dokumentidest, kuid üks küsimus ühe aasta jooksul või mitmete aastate jooksul

office'i töö järjestust kirjeldatakse kui "dokumente".

Näiteks:

Dokumendid piirkonna arhiiviasutuste ettevalmistamise kohta, et tähistada NSV Liidu moodustumise 50. aastapäeva.

"Dokumentide" päise saab koostada lühidalt või täiustatud versioonides. Lühikese variandi kasutamisel ei täpsusta pealkiri dokumenteliiki. Kui kasutatakse laiendatud võimalust - sulgudes on mitu tüüpi dokumente. Näiteks:

Dokumendid (GAU lahendused NSV Liidu, plaanide, teabe, tekstide ja fotodokumentide SM-is "Liidu Liidu" plakatile) piirkonna arhiiviasutuste ettevalmistamise kohta NSV Liidu 50. aastapäeva tähistamiseks.

Kui juhtum on moodustatud dokumentidest ühes küsimuses, ühe aasta jooksul ja sellega seotud bürootöö järjestuse jooksul kirjeldatakse seda kui "...". Näiteks:

Ivanova Pelagae keeldumise juhtumi Egybicheva üürileandja ja üürileandja päringust pärineb.

Kohtuasjade koosseis sisaldab selliseid dokumente nagu lause, \\ t

määratlus, resolutsioon. Juhtudel, kus süüdistatav on märgitud esimese kolme esimese isiku nimed, nimi, nimi, nimi, nimi või kolm inimest kõige olulisemaid tasusid. Näiteks:

Tasude kohtuasi Bogdanova I.ya., Valkova S.i., Shestopalova I.p.

Teine tüüp, mida peetakse keeruliseks,

on kirjavahetus. Organisatsiooniliste ja haldusdokumentide kõige olulisemad tüübid on dekreedid, otsused, tellimused, otsused, tellimused, hartad, juhised, aruande märkmed, protokollid jne. Nendes dokumentides sisalduv teave on funktsioonide avalikustamiseks oluline, ülesanded kapitali moodustamise agent.

Nominaalsele märgile moodustatud juhtumite puhul peate pealkirjas tutvustama lisateavet. Suurendada informatiivseid

pealkirjade tase võib olla tingitud nende betoneerimisest, lisades salvestatud dokumendid (tellimused, määrused jne), kui võimalik, märkida institutsiooni tegevuse suunamise suunas jne.

Näiteks:

Korralduste haldamise tellimused ja kõrvaldamine N

12, mis kuulub usalduse tegevusele 1969. aastal.

Aruandluse ja planeeritud dokumentatsiooni kirjeldamisel kutsutakse pealkiri kohtuasja moodustavate dokumentide liikide nimedele (paljutõotavad plaanid, finantsaruanded jne). Näiteks:

1980. aasta põhitegevuse usalduse aastaaruanne

"Protokollide" kurtide päised võivad kaasamise tõttu ilmneda

järgnev teave: protokolli numbrid, koosolekute kuupäevad, küsimuste küsimused. Näiteks:

Protokollid N 5-10 koosolekut asetäitja

Pea mosmos küsimustes kapitaliehitus 1979. aastal.

Optica Informatiivset informatiivset saab suurendada võrdlusseadme parema ja ratsionaalse koostamise abil Otici-le.

Nagu te teate, viiteseade OPI sisaldab: pealkirja leht; Sisukord (sisu), kui inventuuril on osad; eessõna; kokkutõmbeolijate nimekiri; Tõlketabeleid CiPhers (vajadusel); viiteid.

Oti pealkirja nimekiri kannab teatud informatsiooni inventuuris sisalduvate juhtumite kohta. Pealkirja leheküljele asetatakse järgmised andmed: riigi arhiivi nimi; Sihtasutuse nimi; Sihtasutus number; number

oPTICE OPTICA, OPTICA; Dokumentide äärmuslikud kuupäevad. Pealkirja lehtede rekvisiidid annavad kõige esimese idee inventuurile sisestatud juhtumite esimesele ideele, nii et see peaks vastu võtma täielikult järgides täielikult

Otifondi aluse nimi Otiili pealkirja lehel on antud formaalselt aktsepteeritud, täieliku ja sulgude kujul formaalsesse ruumi lühendatud nime all

kogu selle ümbernimetamisega, alluvuse muutused, kronoloogilises järjestuses. Ühisfondi jaoks täpsustage nimi, mille alusel see fond on loetletud arhiivikonto dokumentides, millele järgneb organisatsioonide nimede, dokumentide edastamine

mis sisenes United Fondi.

OpiSi nimi asub Otici numbri pärast.

Dokumentide äärmuslikud kuupäevad võetakse välja pärast OBIA nime.

Eessõna saab koostada nii kõigi aluste kui ka ühe inventuuri jaoks. See võib olla erinev selle täitmisel ja avalikustamise sügavuses.

Näitajad saab koostada: teema, nominaalne ja geograafiline (objekti sordid), kronoloogilised, samuti erialased osutid - institutsioonid, perioodikaväljaanded ja

Iga arhiivifondi inventuur sisaldab lõplikku kannet, mis tagab OPISe sisestatud juhtumite koguarvu, peegeldab kõiki juhtumite numeratsioonide ja kõigi nende koguse muutuste omadusi. Lõplik kirje on koostatud kõigile, mis kirjeldavad kõiki selle koopiaid. See asub lõpuks küsimuse lõpus pärast viimast kirjeldavat artiklit. Lõplik salvestamine sisaldab OBIA kompilaatori allkirja, mis näitab koostamise postitust ja kuupäeva.

Seega oli arhiivinde inventuur ja jääb NSA arhiivide põhiühenduseks peamiseks linkiks. Asuv

leiab on koostatud paljude teiste arhiivide raamatute tüüpide ja tüüpide poolt, \\ t

seetõttu mõjutab inventuuri kvalitatiivne tase lõppkokkuvõttes NSA arhiivisüsteemi kvaliteeti tervikuna.

Pevmil põhinevat OPI-d saab luua kaasaegsete seadmetega varustatud erinevate ridade arhiivides. OPVE sisaldab universaalset kirjelduse elementide komplekti, mis võimaldab teil moodustada täieõigusliku

andmebaasid arhiivides ja otsida teavet ükskõik millise kirjelduse elementide järgi vastavalt kirjelduselementide rühmale samaaegselt kontekstuaalse otsingu. DB-opisted, varustatud Pirveen-süsteemiga ja tulevikus jääb teabe otsimiseks põhiliseks intraargiseks

juhul.

Kataloog on intepaühis-arhiiv raamatupidamisraamatu, milles informatsioon sisu arhiivdokumendid on rühmitatud teemasid (teemad, tööstusharud), mis asub vastavalt selle kataloogi ajakava, klassifikatsiooniskeemi dokumentide teabe. Kataloog tagab teabe otsimise teema ja aspekti või teemade kohta kogu arhiivi dokumentide kohta, olenemata nende varude tarvikutest.

Kataloogid saab koostada igasuguse dokumentide kompleks - alates osa Sihtasutusest AF RF-i tervikuna, olenemata dokumentide koostamise ajast, nende loomise meetodit ja tehnikat.

Sõltuvalt ehitusskeemi kataloogid võivad kataloogid olla süstemaatilised, temaatilised ja nende sordid - kataloog institutsioonide ajaloos ja kataloog haldusterritoriaalse osakonna ajaloos; Teema ja nende sordid - nominaalne ja

geograafiline. Süstemaatilised ja temaatilised kataloogid on loogilise struktuuri kataloogid - tähestikulise struktuuri kataloogid.

Peamine riigi arhiivi kataloogi süsteemi pikka aega oli süstemaatiline kataloog, milles dokumenditeave klassifitseerib tööstuse ja praktilise tööstuse

Ühiskonnad, mis asuvad loogilises järjestuses. See on ehitatud vastavalt dokumenditeabe ühe klassifikatsiooni skeemidele.

Temaatilise kataloogi dokumendi teave teema kohta

grupeeritud sees alamrubriikidesse alamrubriikidesse, mis asuvad loogilises järjekorras. Temaatiline kataloog võib eksisteerida sõltumatult, kui selle teabe rühmitamine toimub süstemaatilise kataloogi tähelepanuväärsel.

Asutuste ajaloo kataloogis liigitatakse dokumenditeave tööstusele, seejärel jurisdiktsiooni alla ja täiendavalt liiki institutsioonide liikide (pangad, taimed, ühiskonnad, ühendused, juhtimine)

tähestikulises järjekorras, sees - vastavalt nende nimede tähestikule.

Kataloogis haldus- ja territoriaalse osakonna ajaloos klassifitseeritakse dokumenditeave vastavalt tähestikule

haldusterritoriaalsed üksused ja sees - tähestikuliste nimedega.

Objekti kataloogides klassifitseeritakse dokumenditeave objektiivsete mõistete tähestiku järgi (faktid, sündmused, geograafilised nimed) ja üksikisikute tähestikku. Seejärel süstematiseeritakse see loogilises või

kronoloogiline järjestus.

Nominaalis kataloogis klassifitseeritakse dokumentide teave dokumentides või nende autorite nimede tähestiku tähestise tähestiku järgi, seejärel süstematiseeritakse kronoloogilises või muul viisil

järjestused.

Geograafilises kataloogis klassifitseeritakse dokumenditeave vastavalt geograafiliste ja topograafiliste objektide tähestikule

(Riikide, vabariikide nimed, servad, piirkonnad jne).

Erineva otstarvet ja kataloogide struktuur, vastastikku seotud ja üksteise täiendavad kataloogide struktuur, esindab

omaette Ühtne süsteem Arhiivi kataloog, mis võimaldab teil otsida teavet erinevates aspektides. See peab vastama järgmistele põhinõuetele: nende sihtmärgi kataloogi loomise põhimõtete järgimine

Ülesanne, otsingu aspektide mitmekesisus, mis pakuvad kataloogi struktuuri, dubleerimist süsteemi erinevate kataloogide grupeerimisel.

Kataloog on arhiivi NSA süsteemi kohustuslik element.

Kataloog on ainus viide raamat, mis võib pakkuda intraarteriolekut läbi otsing teavet kõigi arhiivfondide teema-aspekti lõigatud. Arhitectonics kataloogi suurim

teiste arhiivide raamatute hulgas olevad kraadid on kohandatud nii, et see kajastaks soovitud detaili arhiivivahendite kogu erinevaid andmeid.

Kataloogide struktuuri ja teabeomaduste väljatöötamise väljavaated on seotud automatiseeritud arhiivitehnoloogia kasutuselevõtuga. Temaatiliste ja nominaalsete kataloogide lai jaotus elektrooniliselt

riigi arhiivide vorm näitab BD-kataloogide väljavaateid nende ühtlustamise ja standardiseeritud kirjelduse vormingute ühendamise ja rakendamise alusel.

Juhend - arhiivi kataloog, mis sisaldab teavet

dokumendid (nende kompleksid) ja / või arhiivifondid (arhiivid) süstemaatilises vormis ja mis on mõeldud nende koostise ja sisu tutvumiseks.

Juhend on mõeldud dokumendiga tutvumiseks

riigi arhiivi teave esialgses etapis enne dokumentide kasutamist. Juhend, mida kasutab peamiselt väljaspool riigi arhiivist väliskeskkonnas.

Juhatus on riigi arhiivi NSA süsteemi kohustuslik element, see on koostatud igasugustele dokumentidele, olenemata teabe kandjatest ja täiendab muud tüüpi arhiivitüüpe

viideraamatud. Teabe esitamine dokumentide sisu kohta

reisijuhised võimaldavad teavet mitmemõõtmelisel ajal. Arhiivi põhiravimikataloog on arhiivifondide juhend.

Vastavalt teabe kättesaadavusele ühe või mitme arhiivi vahendite kohta jagatakse juhendid arhiiviks (intrarokvargen) ja

vahetada. Vastavalt teabeliigile on juhised struktuursed ja temaatilised.

Sõidujuhendite tüübid: Arhiiv juhend, lühike referentraamat fondide, reisijuhend, temaatiline juhend

vastavalt fondidele. Häirete tüübid: Arhiiv juhend, lühiajaline raamat Archives sihtasutuste juhend Arhiivide Sihtasutus, temaatiline juhend arhiivifondid.

Arhiivi juhend on mõeldud üldise tutvumiseks konkreetse arhiiviga, tema dokumentide koosseisu ja sisu ajalooga; viitab teaduslikule ja populaarsele essee tüübile ja võib kanda

teave, mis ei ole veel teaduslikule käibele sisenenud. Sellistes väljaannetes on vene ja tatari keeltes avaldatud võrdlusraamatud võrdlusraamatud võrdlusraamatud.

Arhiivi aluste (arhiivide) aluste juhend - nende omadustega arhiivfondide nimede süstemaatiline loetelu nende omadustega.

Arhiivide sihtasutuste sihtmärgi määramine - tutvumine arhiivfondide dokumentide peamise koosseisu ja sisuga

kataloogis. Arhiivide reisijuhendit saab luua föderaalsete, riiklike, kohalike arhiivide ja dokumentatsiooni keskuste dokumentidele ning mitteriiklikele vahenditele

arhiiv. (Näiteks, Riigi arhiiv Venemaa Föderatsioon: Giid. - M., 1996. - T. 2. RABFSRi ajaloo riigi arhiivi vahendid RSFSRi ajaloos; Dokumentatsiooni keskus "Inimesed

arhiiv ": fondide viide. - M., 1998).

Arhiivi juhendi juhend sisaldab teavet kahe või enama arhiivi arhiivide sihtasutuste kohta. Arhiiv sihtasutuste juhend

soovitav on serval, piirkondlikul ja piirkondlikul tasandil.

Lühike võrdlusraamat arhiivi alused (arhiivid) - arhiivide sihtasutuste vaade (arhiivid), mis sisaldab nende kohta arhiivisisalduse süstemaatilist loetelu nende kohta, kus

sihtasutus number, selle maht, Dokumentide äärmuslikud kuupäevad, Koostis teaduslik ja viide Fondi aparatuur. Lühike võrdlusraamat annab kõige üldisema teabe arhiivi (arhiivide) varude rivist.

Fondide vahendite omadused lühiajalisel raamatus on kas nr, või on esitatud üldistatud, surutud kujul.

Temaatiline juhend on süstematiseeritud

konkreetse teema dokumentide omaduste loetelu

see sisaldas selles kitsamaid teemasid ja küsimusi. Seda saab luua kõigi föderaalsete, riiklike arhiivide ja keskuste (tervikuna) dokumentide kohaselt vastavalt Venemaa Föderatsiooni, munitsipaatide arhiivide dokumentidele kõigi või mitmete arhiivi dokumentide dokumentidele eraldi föderaalse arhiivi või keskuse dokumentidele, \\ t Riigi või kohaliku omavalitsuse arhiiv arhiivide eraldi kompleksis erinevad tasemed Alluvus.

Arhiiv juhend on süstemaatiline nimekiri arhiividest iseloomulike dokumentide neid salvestatud. See võib hõlmata teavet kõigi Venemaa arhiiviasutuste kohta

kokkuvõttes Venemaa Föderatsiooni või selle piirkondade arhiiviasutuste arhiiviasutuste kohta. (Näiteks viide raamat "Arhiiviasutused Krasnojarski territoorium"(Krasnojarsk, 1997). Selline juhend

koosneb mõlemast dokumendist Arhiivinfo Vene Föderatsiooni ja vastavalt raamatukogude ja muuseumide käsitsi kirjutatud osakondade sõnul arhitektuuriasutuste ja osakondade poolt tegelevad arhiivide dokumentide pideva ladustamisega

vene Föderatsiooni alus. (Dokumendid GAF \u200b\u200bNSVL raamatukogudes, muuseumides ja teaduslikes ja valdkondlikes arhiivides: kataloog. - M., 1991; Venemaa föderaalsete arhiivide ja nende teadus- ja viiteseadmete: lühike viide raamat. - M., 1994).

Juhend sisaldab märke: nominaalne, geograafiline, kronoloogiline, indikaator fondide kataloogi, indeks institutsioonide, organisatsioonide ja ettevõtete.

Nagu rakendusi võib anda:

Teave haldus- ja territoriaalse osakonna muutuste kohta, \\ t

Fondide nimekirjad: likvideeritud, kombineeritakse teistesse arhiividesse, \\ t

Teave arhiivi teadusliku ja võrdlusseadme koosseisu kohta.

Juhend on traditsiooniline, aeg-testitud vorm, mis esindab kasutajale arhiivdokumendi teavet

kaebused arhiivi. Juhend on suunatud kasutamisele, peamiselt väljaspool arhiivist väliskeskkonnas.

Juhend on arhiivi ja lai arhiivi kohustuslik element

levitatakse nii arhiivitööstuses kui ka väljaspool seda.

Reisijuht - arhiivi põhiravimikataloog.

Pointer on arhiivivahendi tüüp, mis on tähestikuline, süstemaatiline või koostatud muudest märgetest arhiivide dokumentide nimede (nimede) nimekirjade loendist, nende dokumentide aadresside (otsinguandmetes).

Viiteid võivad olla interfluid, interfluid,

intrafid.

Näidjad on universaalsed ja teostavad oma funktsiooni, olenemata dokumentide ja teabekandjate liikidest.

NSA süsteemi arhiivis ühendatakse viiteid teiste tüüpidega ja

arhiivide raamatud tüübid ja täiendamine ja / või teema täpsustamine

teiste referentraamatute kontseptuaalne teave, pakkudes võimalust mitmemõõtmelise teabe otsimiseks.

Vastavalt teabe koagulatsiooni aste (vastavalt juhtide struktuurile) jagatakse viiteid kurtideks ja annoted. Annotatsiooni või selgitavate osade osas võivad märkused olla lühikesed ja

kasutusele võetud.

Infoorganisatsiooni liiki abil saab osutajaid jagada teema-temaatiliseks ja struktuuriliseks. Kirjeldava artikli tüübi järgi, mis kajastab teavet objekti kirjelduse kohta sisuliste või

struktuuri- ja loogilised mõisted, viiteid jagunevad liikide ja sortide teema-temaatilistes ja struktuurirühmades. Subjekti-temaatilise rühma indeksite peamised liigid hõlmavad

süstemaatiline, temaatiline, kronoloogiline, teema ja selle sordid - geograafilised, nominaalsed jne.

Peamised struktuurigrupi peamised tüübid peaksid sisaldama struktuurilist, valdkondlikku ja funktsionaalset tootmist.

Kõige tavalisem teema-temaatilise rühma

on teema. Objekt Pointer on kujundaja vorm, kus kõik elementide nimed asuvad tähestikulises järjekorras. Teema osutaja võib olla üldine ja eriline.

Üldine pointer sisaldab kirjeldavaid artikleid heterogeense iseloomuga teemade mõisteid. Eriline pointer koosneb homogeensetest teemadest (isikunimed, institutsioonide nimed, dokumentide nimed, jne), et erilisi aineid sisaldavad

nimega ja teised.

Ühiste ja eriliste teemade nimetamine -

dokumendi otsingu intensiivistamine Teave kirjeldavate võrdlusritavate artiklite esemes sõnastatud erinevate aspektide kohta. Kõige tavalisemad on spetsiaalse teema sordid: nominaalsed ja geograafilised.

Geograafiline pointer on omamoodi sisuline pointer,

geograafilised objektid, mille otsing toimub andmete saatmise põhjal.

Nimi osutus - omamoodi objekti kursor,

Kontseptsioonide grupeerimine mõterid - ja üldine ja eriline, reeglina tähestikuline, kuigi kompleksi, heterogeensete kontseptsioonide juuresolekul

Üldised indeksid saab kasutada süstemaatilise põhimõttega rühmituste kontseptsioonide ja tähestikuline asukoht kasutatakse viimase etapi süstematiseerimise.

Temaatiline kursor on mitmesugused teema. Nende osutajate põhijooneks olev teema on subjektikontseptsioonide kogum, mis on avaldatud või esindatud loogilises (süstemaatilises) järjestuses vastavalt vastuvõetud klassifitseerimisskeemile ja omavahel seotud põhjuslike ja süsteemsete võlakirjade vahel. Sellistel mõistetel on nende faktide ja sündmustega seotud ajaloolised faktid, sündmused, nähtused, institutsionaalsed nimed jne.

Süstemaatiline pointer - vaade positrile, kus kõik kirjete nimed asuvad vastavalt konkreetsele skeemile

klassifikatsioon.

Kronoloogiline pointer on pointi vaade, kus sündmuste kuupäevad või dokumentide kuupäevad asuvad kronoloogilises järjekorras.

Struktuuriväärtus on osuti tüüp, kus kirjeldatud objekti struktuuriosade nimesid kasutatakse sisulise kontseptsiooni kujul.

Tööstuse kursor - riigi majanduse ja juhtimise tööstusharude (allsektorite) nimede (allsektorite) nimed) vaade erinevatele

juhised, reeglina koos dokumentide või dokumentide tüübi nimekirja.

Struktuurirühma osutajad joonistatakse tavaliselt kirjeldatud vahenditest, millel on keeruline struktuur, mis ei kajasta funktsioone (tegevusjuhiseid tegevust) fundraiderite.

Ülevaade on arhiivieta raamatu tüüp, sealhulgas

süstematiseeritud teave arhiivdokumentide individuaalsete komplekside koostise ja sisu kohta, mida täiendavad nende hankimise analüüsiga. Läbivaatamine on osa riigi arhiivi riiklikust süsteemist, kuigi see ei ole selle süsteemi kohustuslik element.

Läbivaatamise seisukohad on fondi läbivaatamine, fondi temaatiline läbivaatamine

(Samade arhiivide vahendid), mitme arhiivi vahendite temaatiline läbivaatamine

(Meriarhive teemastatud läbivaatamine).

Arhiivfondi läbivaatamine hõlmab süstematiseeritud teavet ühe arhiivfondi dokumentide koosseisu ja sisu kohta.

Fondi temaatiline läbivaatamine sisaldab süstematiseeritud teavet ühe fondi dokumentide osa, ühe fondi või ühe arhiivi vahendite rühma koostise ja sisu kohta konkreetse teema kohta.

Temaatiline ülevaade mitmete arhiivide vahenditest (Meajarhive

temaatiline läbivaatamine) on koostatud, et teavitada koostisest ja sisust, samuti üksikute dokumentide ja nende rühmade ladustamis- ja nende rühmade ladustamis-, kõige olulisemate teemade väljatöötamiseks.

Komplektide koostamise teostatavus määratakse probleemi asjakohasuse ja tähtsusega, et see on seotud õppetasemele, samuti läbivaatamise uudsusepõhiste dokumentide jaoks.

Kohustuslik elemendid läbivaatamisel on: Individuaalsed ja / või grupi märkused dokumentide liikide, nende autorite (autor), lühikirjeldus Sisu, dokumentide maht, nende kronoloogiline raamistik ja autentsus, dokumendiotsingu andmed.

Temaatilise läbivaatamise peamine osa on otsinguandmetega märkused. Märkused on paigutatud vastavalt

vaate vaate kava. Annotatsiooniskeemi väikseimate osakondade sees asuvad küsimuste või dokumentide tähtsuse järjekorras kronoloogilistes või geograafilistes märgistuses.

Läbivaatamise nimetamine on avalikustada fondi dokumentide sisu kõigi oluliste küsimuste ja teemade jaoks, mis võimaldab koostada ülevaateid, olenemata arhiivfondi ehitamise süsteemist.

Temaatiliste ülevaatuste nimetamine on dokumentide sisu avalikustamine ühel teemal. Nende ülevaatuste kirjelduse objekt võib olla konkreetse teemaga seotud dokumendid, olenemata sellest, kas need sisalduvad ühes

või mitmeid vahendeid ja isegi mitmeid arhiive. Sel juhul, kui dokumentide sisu on üksused. Storage Complex, s.o. puudutab mitmeid mittekuulumatuid küsimusi, võib salvestusüksuse loogiline

lõigatud ja unustada mitmes temaatilises ülevaates.

Vaatamise kava võib põhineda struktuurilisel,

valdkondlikud (funktsionaalsed), teema-temaatiline, geograafiline,

kronoloogilised, nominaalsed ja muud märgid. Mõnel juhul kasutatakse erinevate märke kombinatsiooni.

Leiutised

Varude teostab kolme kõige olulisemat omadust: teave (avalikustab dokumentide koostis ja sisu), raamatupidamine (tagab juhtumite raamatupidamise), klassifikatsiooni (sätestatakse fondi juhtumite süstematiseerimine).

Inventari teabefunktsiooni rakendatakse iga kaartide juhtumi kirjeldamise protsessis, kui koostatakse sellise olulise elemendi koostamisel juhtumi rubriiki, mis avalikustab dokumentide liigikompositsiooni ja säilitamisüksuse sisu. Arhiivide inventar, mis on lõppenud ja korralikult kaunistatud, annab idee Fondi dokumentide koostisest ja sisust üldiselt.

Otici spetsifikatsioon on määratleda fondi mäluühikute arv. See tagab dokumentide säilitamise, jälgides fondi mahu muutust. Lisaks aitab järjestuse esinemine juhtumite arv kaasa vajalike uuringute uurijate kiirele otsingule.

Klassifikatsioonifunktsiooni parandused ja kajastab fondi kõige ratsionaalsemat asukohta. Dokumentide ja juhtumite klassifitseerimisel Arhiivfondis mõistetakse nende teaduslikku rühma vastavalt kapitali ajaloolisele kehtestatud struktuurile või selle tegevuse peamistele juhistele ja küsimustele.

Seal on kolm tüüpi kirjeldavad: sisemine OPIS, inventuuri struktuuriüksuse (kohaletoimetamine), konsolideeritud inventuuri fondi asjade.

Kohtumenetluse dokumentide sisemine inventuur on koostatud alaliste ja ajutiste (üle 10-aastaste) dokumentide raamatupidamise kohta, mille raamatupidamine on tingitud käesoleva dokumentatsiooni eripäradest (eriti väärtuslikke, isiklikke, kohtulikke, uurimisjuhtumeid jne .), samuti alaliste ja ajutiste juhtumite raamatupidamise kohta (üle 10 aasta), mis on moodustatud dokumentide liik, mille pealkirjad ei avalikusta dokumendi konkreetset sisu.

Struktuuriüksuste (kohaletoimetamine) ja konsolideeritud isendite inventuur on ehitatud ühele tehnikale. Need on koostatud eraldi järgmistele juhtumite rühmadele:

pidev ladustamine;

ajutine ladustamine (näiteks 5-aastased ja vanemad, 10 aastat ja üle selle üle 10 aasta (organisatsiooni äranägemisel);

personali sõnul.

Näiteks kaaluge metoodikat alalise ladustamise koostamise metoodika.

OPVE koosneb kahest osast: oops tegelikult, st Nimekiri asjade (kirjeldavad artiklid) ja viide aparaadid inventuuri. Reeglina koostatakse organisatsioonides varud. Kuid riigi ja kohaliku omavalitsuse arhiivides koostatakse OPI-d teadus- ja võrdlusseadme süsteemi parandamisel, kui kirjeldatakse ebarahuldavaid dokumente.

Töö inventuuri voldite ettevalmistamisel:

töökirjeldus;

dokumentide ja juhtumite korraldamine arhiivifondis (fondi asjade klassifitseerimissüsteemi väljatöötamine ja fondi asjade klassifikatsioon);

tegelike varude dokumentide koostamine;

viideseadmete ja inventari kujundamise loomine.

Tegelikult koosneb dokumentide loetelu (peamine infoosa) kirjeldavatest artiklitest, mis on teabe kogum iga ühe ladustamisüksuse kohta ja koosneb järgmistest elementidest:

seerianumber;

dector tootmise indeks (juhtumi number nomenklatuuri või vana varu number);

juhtumi päise ja mõnel juhul dokumendi abstraktne;

dokumentide äärmuslikud kuupäevad puhul (number, kuu, aasta);

lehtede arv juhul;

märkused.

Iga artikli elemendid, mis täidab konkreetset funktsiooni vastab selle graafikule Otici loetelus.

COUNT 1 - "Järjestuse number" - kajastab inventuuri registreerimisfunktsiooni, kinnitab fondi asjade järjestuse järjestuse. Viimaste artikli number on määratud nummerežiimiskorraldusega, mis näitab varude hulka kuuluvate mäluühikute arvu. Asjade kvantitatiivse osa muutmisel toimub vastav kanne inventuuri lõpus (lõplikus dokumendis ").

Arvutage 2 - "kohaletoimetamise number" - see on bürootootmises määratud äritegevuse "native" number (see on juhtumite nomenklatuuri juhtumiindeks). See võib olla otsingus täiendav "majakas".

Arv 3 - "Telekommunikatsiooni pealkiri" kajastab Otici teabefunktsiooni, avalikustades iga juhtumi dokumentide koostise ja sisu.

Pealkiri ei tohiks olla suvalised lühendid, vaid lühendite loetelus üldtunnustatud või üldtunnustatud või esitatud. Institutsioonide, organisatsioonide ja ettevõtete (autorid, korrespondendid) nimi antakse siis, kui neid esimest korda täielikult mainitakse ja sulgudes - üldtunnustatud vähendamine. Näiteks "Federal-seaduste projektid, mille on koostatud OJSC" vene keeles) raudteed"(JSC" Vene raudtee ")". Järgnevate mainitud institutsiooni pealkiri, ainult tema üldtunnustatud vähendamise (lühend) on antud: Vene raudtee. Samas loenduses OBCI uus string Pärast peamise päise sisestatakse dokumentide abstraktset.

Count 4 - "äärmuslikud kuupäevad" - paljastab algab ja lõpeb kuupäevad. Kuu nimi on tavaliselt sõnades kirjutatud. Kui kuupäev on märgitud, näidatakse number kõigepealt, seejärel kuu ja aasta.

Count 5 - "lehtede arv" - annab idee mahust ladustamisüksuse.

Uurimise lõpus tehakse dokumendid lõpliku sissekande kohta, mis näitab ladustamisüksuste arvu (number ja sõnade arv); Ladustamisüksuste esimesed ja viimased toad loetakse läbirääkimisi olemasolevate ruumide, kirjandusnumbritega, mis on pensionile jäänud mäluseadmed ja nende käsutamise asutamine.

Näiteks:

"Inventari on tehtud 24 (kakskümmend neli) juhtumit n 1 võrra N 24-ga.

Katsekirjas on koostatud eraldi leht-mantel, mis on näidatud (numbri ja sõnadega), kui palju proovilehti on hilinenud ja nendega nummerdatud ning kajastab ka sõnasõnaliselt ja vastamata numbrit, sisemise inventuuri lehed Omaduste füüsilise oleku tunnused.

Näiteks:

"Hilinenud ja nummerdatud puhul 57 (viiskümmend seitse) lehed (numbrid ja sõnadega) n 1-ga N 57-ga

sealhulgas: liiter numbrid lehed 7a 7b

vastamata lehe numbrid

Sisemine oops nimekiri

Viideseadmete koostamise meetodid inventeerimiseks

Pärast kataloogi peamise osa koostamist - leiutaval määral joonistatakse abi aparatuur, mis täidab kahte funktsiooni: kiirendab teabe otsimist tegevuse nimel ja annab täiendava teabe fondi kohta.

Võrdlusseadme kompositsioon inventuurile on ulatuslik. See sisaldab:

pealkiri leht;

eessõna;

kokkutõmbeolijate nimekiri;

kursor.

Need on võrdlusseadme põhielemendid, kuid OPI-d võivad sisaldada mõlemat täiendavat elementi - tõlgitud tabelid, bibliograafia, terminoloogiline sõnastik.

Pealkirja nimekiri - sisaldab teavet, mis näitab riigi arhiivi täielikku nime, kus fondi dokumendid salvestatakse; Fondi täielik nimi kõigi nimekirjadega, kui nad olid ja lühendatud nimi (sulgudes); Sihtasutus number; Oops number; Inventuuri nimi (struktuuriosa või aastate nimi, mille puhul juhtumid on varustatud inventuurile).

Eessõna sisaldab filmiorganisatsiooni ajalugu, fondi ajalugu, dokumentide koostise ja hoolduse märkimist võrdlusseadme inventari ja koostisega Otici-sse.

Lühendite loend on lühendatud kirjalike sõnade tähestikuline nimekiri. Nimekirja lisatakse täielik nimi lühendatud sõnade. Vähendamine võetakse kasutusele, et säästa ruumi sagedaste sõnade jaoks võimalike sõnade tekstis ning avalikustada lühendid võrdlusseadme osana ja saavutada ühtsuse dokumentide edastamisel.

Üldiselt aktsepteeritud lühendid, mis ei nõua erilisi selgitusi (s.t jne jne), tähistavad massi nime, aja, numbritega seotud ruumide või mis tahes nimede ja mitte-dualse tõlgendamisega (kg, min., SM, m), Nagu ka sõnade vähendamine kõnekeelse ja kirjaliku kõne vähendamine, nagu näiteks ametiühing, ei kuulu kokkutõmbumisse nimekirja. Kui kompositsiooni valmistamisel kasutati selliseid lühendeid "r. - sündinud", "meeles. - Suri", "P. - protokolli", "M. - materjalid" jms, siis on vaja Inventari vabastamine ja mitte sisaldavad neid sõnu kokkutõmbede loendis.

Eessõna allkirjastab selle kompilaator.

OPI-de näitajad on inventuuris tekkinud teemade kontseptsioonide loetelu koos vajalike selgituste ja võrdlusandmetega. Näidete eesmärk on kiirendada ja hõlbustada kasutaja tööd kirjeldusega töötamiseks. Näitajad võivad olla: teema (ühine ja eriline), nominaalne, geograafiline (teema sortidena), kronoloogilised jne. Kombineeritud viiteid on võimalikud väiksemate isikunimede, geograafiliste nimede ja objektide puhul.

Arhiivikataloogi süsteem

Arhiivdokumentide salvestussüsteem fondi tasemel fikseeritakse kirjeldusega, kuid dokumenditeabe otsimiseks ei piisa sellest. Arhiivdokumentide kasutamisel moodustavad taotlused kõige sagedamini teemasid, küsimusi, teemasid, üritusi. Selle ülesande lahendamiseks luuakse kataloogid kaartidevahelisi arhiivikataloogidena, kus arhiivide dokumentide sisu kohta teavet on rühmitatud teemade (teemad, tööstusharud), mis asub selle kataloogi jaoks vastu võetud dokumendi ajakava kohaselt, mis annab teadlastele vastu võetud dokumendi ajakava kohaselt teabe leidmise võimalused.

Kodumaise arhiivide kataloogisüsteem hakkas 60ndate alguses kokku panna. Xx sajand Viimase perioodi jooksul on riigi arhiiv kogunud märkimisväärseid kogemusi erinevate kataloogide loomisel ja säilitamisel. 70-80ndatel läbiviidud "mass" kataloogimine. Xx sajand Kodumajapidamises arhiivis tõi kaasa asjaolu, et traditsioonilises vormis sisaldasid kataloogid miljoneid kaarte, kuid nende tõhusus oli madal. Seda seletavad mitmete teguritega: esiteks traditsiooniline otsinguvorm infokataloogis; Teiseks, nende "mitte-avalik" iseloomu, st Teadlaste taotleb ainult arhiivitöötajad. Kõik see viis 90ndatel aastatel. Xx sajand Dokumenditeabe kataloogimise peatamisele.

Erinevalt varude kataloogist:

esiteks hõlmab see valdav enamus arhiivfondidest, sest selle struktuur ei sõltu dokumendi säilitamissüsteemist, vaid peegeldab dokumenditeabe klassifikatsiooni teemade, tööstusharude jms kohta, mis on koostatud ühe arhiivfondi või osa dokumentide kohta sellest;

teiseks, palju rohkem kirjeldust, kuna see võib sisaldada teavet mitte ainult ühe juhtumi, vaid ka dokumendi osa, üks dokument, dokumentide rühm;

kolmandaks, erinevalt inventuurist, ei ole see vastutustundlik võrdlusraamat, st See ei tähenda juhtumite ja dokumentide arvu; Selle ainus funktsioon on infootsing;

neljandaks, kui iga inventuur põhineb selle fondi materjalide süstematiseerimise skeemil, tellitakse kõigi arhiivfondide kataloogikaardid vastavalt ühele kavale, mille aluseks on kõigi arhiivide ehitamise alus.

Organisatsioonide arhiivides kasutatakse kataloogide asemel kaardifaile.

Kontoritöös on oluline, et oleks võimalik kiiresti leida üks või muu dokumenditeave. Selleks, registreerimise ja raamatupidamise ja registreerimise kaardid dokumentide, kirjade ja avalduste kodanike jne on vaja meeles pidada, et need kaardid ei ole mitte ainult hetkeväärtus: tulevikus koos dokumentidega, neil on Organisatsiooni arhiivi sisestamiseks.

Arhiivkataloogi ettevalmistamise, koostamise ja säilitamise protsess nimetatakse arhiivdokumentide kataloogimiseks:

Kataloogimine hõlmab järgmisi tööliike:

kataloogi liiki määramine;

kataloogi teabe klassifitseerimissüsteemi väljatöötamine kataloogis;

dokumentaalse teabe identifitseerimine ja valik kataloogimise kohta;

dokumendi teabe kirjeldus kataloogi kaartide kohta;

kataloogi kaartide indekseerimine;

kaartide ja kataloogi süstematiseerimine

Kataloogi tüübi määramine, mille loomine eeldatakse, et see sõltub dokumentide koostisest ja sisust, samuti teiste kataloogide olemasolust.

Konkreetse riigi või kohaliku omavalitsuse arhiivi kataloogide koosseisu kindlaksmääramisel: auaste ja arhiiviprofiil; Arhiivifondide struktuur, koostis ja sisu; Vahendite arendamise aste; dokumentide kasutamise intensiivsus ja ülesanne; teiste arhiivide raamatute olemasolu ja kvalitatiivne tase; Arhiivi logistika.

Sõltuvalt valitud struktuuri struktuurist on kataloogid kahest tüübist: loogiline struktuur ja tähestikuline struktuur.

Kui teave asub erasektori kohta, st Ülevalt alla alumiseni (mahaarvamismeetodi), saada loogiline struktuur hoone kataloogid.

Kui teave asub erakindlalt, st Alt üles (induktsioonimeetod), tähestikuline (formaalne) struktuur saadakse.

Omakorda kataloogi loogilise struktuuri tüüp jagatakse süstemaatilisteks, temaatilisteks ja sortideks (kataloog institutsioonide ajaloo ajaloos ja kataloogi haldusterritoriaalse osakonna ajaloos) ja kronoloogilise struktuuri ja kataloogide kohta Ja nende sordid, nominaalne ja geograafiline. Kataloogid on Interfluchovy arhiivivarustuse raamatud.

Riigi ja kohalikute arhiivide puhul on kataloogi süsteemi alus süstemaatiline kataloog

Kataloogide teabe klassifitseerimissüsteemi väljatöötamine kataloogides. Arhiivdokumendi teabe klassifitseerimise probleemi teaduslik areng lähedastes suhetes Üldteooria Klassifikatsioon viitab xIX algus. in., Arhiivide subjekti valdkonna kokkuklapitamise ajaks eraldate arhiivide süsteem sõltumatu piirkonnas valitsus kontrollibKui klassifitseerimise skeemid on hakanud välja töötama seotud dokumentide ja allikauuringute valdkondades.

Teoreetiliste uuringute tulemusena tuvastati viidete ja teabevahendite kajastatud dokumentide klassifitseerimise peamised liigid: struktuurilised, teema-temaatilised, tüpoloogilised, mis põhinevad mis asuvad struktuurielement (Struktuur), teema (teema) või iseloomulik (selle objekti või osa omane) tüüpiline funktsioon. Esimesed kaks klassifikatsiooni liigid määravad nii traditsioonilise ja automatiseeritud režiimis asuva arhiivi eripära.

Kodumaise arhiveerimise teoreetilised saavutused 70-80ndate klassifikatsiooni valdkonnas. Arendamise all ühtse klassifikatsiooni klassifikatsiooniskeemide (de) 1978, 1983, samuti rubricators ja Thesaurus Assati dokumentide GAF NSVL, hiljem - üksik klassifirma teavet arhiivinfo Venemaa (EKDI) 2007

EKDI AF RF arendamisel võeti arvesse peaaegu kõigis Venemaa Föderatsiooni valdkondades toimunud süsteemseid muutusi: uus poliitiline ja riigi seadeVarade vormide muutmine ja palju muud, mis kajastuvad dokumentides, teavet, mis tuleks kataloogidesse lisada. Oluline on märkida, et EKDI AF RF uues metoodilisel tasandil arendab lähenemisviise kataloogimisele SEC (M., 1978; M., 1983).

Dokumendi teabe kirjeldus kataloogi kaartide kohta. See protsess ei ole midagi muud kui sekundaarse dokumendi teabe kinnitamine kataloogi kaardil:

Kataloogi kaardil on rangelt kehtestatud vorm, mille kohustuslik komplekt elementide kombineeritakse eraldi rühmadesse:

klassifikatsioon (indeks, rubriik, alamrubriik, kuupäev ja sündmuste koht);

teave (dokumentide hooldus);

otsi (arhiivinime, sihtasutuse nimi, n fond, n inventuur, n äri, lehed);

väline (dokumendi keel ja reprodutseerimise meetod);

kontrolli (positsioon ja allkiri kompilaatori kuupäeva koostamise kaardi).

Iga kataloogi säilitamise oluline osa on selle dokumendiinfo jaoks valitud indekseerimine. Indekseerimine on indekseerimise valimise või koostamise protsess vastavalt skeemile ja kataloogi kaardile lavastamist:

Indeks on sümbolKlassifikatsioonisüsteemi keeleelement, numbrid, tähed ja tingimuslikud märgid. Üks tavaline nimetus või nende kogum on määratud dokumentide teabe klassifitseerimisskeemi asjakohastele klassifitseerimisjoonele ja kinnitatakse kataloogi kaardid.

Kaartide ja kataloogide haldamise süstematiseerimine. Nakatunud kaardid tuleb süstematiseerida kataloogi lisamiseks.

Pea meeles! Kaardi süstematiseerimine toimub vastavalt numbrite arvu järjekorras indeksid.

• 28.00.00.00. Kultuuriline ja haridusalane töö.
• 28.01.00.00. Üldised küsimused.
• 01/28 / 201.00. Kultuurilise ja haridusalase töö õigusaktid.
• 28.02.00.00. Kultuuri- ja haridusasutuste tegevus.
• 10.28.02.02. Ajaloo- ja kultuuri mälestiste kasutamine kultuurilises ja hariduslikes ja teaduslikel eesmärkidel.

Samade indeksitega kaartide grupis viiakse kaartidel märgitud rubriikide ja alamrubriikide lisaks teha täiendavat süstematiseerimist. Kaartide asukoht alamrubriigi tasandil tehakse vastavalt loogilisele põhimõttele - kõrgeimast madalamale, kokku erasektorile. Näiteks: Geograafilise alusega moodustatud kaartide rühmad asuvad kindlaksmääratud põhimõttel ja samaväärsetel geograafiliste nimetuste tähestiku järgi. Kronoloogilise atribuudiga moodustatud kaartide rühmad asuvad sündmuste kuupäeval ja seejärel dokumentide kaupa.

Venemaa Föderatsiooni ja teiste arhiivdokumentide arhiivifondi ja teiste arhiivide dokumentide säilitamise, omandamise, raamatupidamise ja kasutamise eeskirjad riigi- ja munitsipaal-, arhiivides, muuseumides ja raamatukogudes, organisatsioonides Vene akadeemia Teadused (edaspidi "2007. aasta reeglid"), jätkates arhiveerimise praktikat kodumaise teooria ja arhiveerimispraktika metoodika, sisaldavad traditsiooniliselt kataloogi (d) Kohustuslikule kategooriale arhiivis (lk 95) . Reeglites registreerida järgmine seisukoht: "Arhiivikataloogi süsteemi koosseis määrab arhiivdokumentide koostise ja sisuga, nende kasutamise intensiivsusega, arhiivifondide arendamise aste, muude arhiivide kättesaadavuse ja kvaliteedi kättesaadavus ja kvaliteet raamatud. Peamine arhiivi kataloogi süsteem on süstemaatiline ja nominaalne "

Seega tuleb järeldada, et arhiivide võrdlusprotsess peaks jätkuma ja selle töö alus peaks olema uus "Unitaalne klassifikaator dokumenditeabe arhiivifondi Vene Föderatsiooni".

Juhend

Juhend, samuti kataloogid viitavad kohustuslikele võrdlusraamatutele riiklikesse riikides, munitsipaal- ja osakondade arhiivides:

Juhend on traditsiooniline vormis viiteraamatu, mis on ette nähtud avaldamiseks, et anda võimalus teavitajatele eelnevalt tutvuda konkreetse arhiivi dokumentide koosseisuga tutvumiseks.

Mõiste "juhend" on üldine. Juhendi vaated on:

arhiiv juhend (arhiiv);

lühike võrdlusraamat arhiivifondide kohta (arhiivid);

temaatiline juhend arhiivifondide (arhiivide).

Juhend on jagatud ka arhiiviks (intrarokvargeniks) ja häireteks.

Juhendi vaade määrab selle sihipärase eesmärgi järgi.

Arhiiv Sihtasutuse juhend - Arhiivikataloogi vaade sisaldab lühike omadused Või lühike teave arhiivfondide (kollektsioonide, dokumentide komplekside) kohta süstematiseeritud viisil ja mis on mõeldud üldise tutvumiseks arhiivifondide koostise ja sisuga.

Lühike arhiivifondide (de) parlamendiliin on ülevaade fondide süstemaatilise nimekirja sisaldavast juhendist. Lühikesed referentraamatud on jagatud märkusteks ja innotekteerimata. Annoteeritud lühike referentraam sisaldab teavet arhiivi arhiivide nimetuse kohta kõigi varade ümbernimetamise kohta, fondide võrdlusandmed ja selles sisalduvate dokumentide lühike märkus.

Arhiivfondide (de) hävitamata lühikese võrdlusraamatu sisaldab teavet arhiivfondide nimede ja nende võrdlusandmete kohta.

Arhiivide sihtasutuste sihtasutuste temaatiline juhend on arhiivide sihtasutuste sihtasutuste juhendi juhend, mis iseloomustab nende fondide dokumentide osa, milles teave on lisatud Teemal (teemad) ja näitavad arhiivivahendite nimed või numbrid.

Juhend, lühike võrdlusraamat ja temaatiline juhend saab luua vastavalt iga piirkonna kõigi või mitme arhiivide vahenditele, vastavalt eraldi riigi, munitsipaalarhiivi alusele riigi vahendite eraldi kompleksile, \\ t Municipal Archive (s).

Iga juhend koosneb kahest osast: fondide omadused (tegelik juhend) ja võrdlusseadmed.

Rahaliste vahendite omadused juhendraamatus. Juhendis olev põhiosa on fondi omadused - see on teabe kogum, sealhulgas sihtasutuse nimi, võrdlusandmed tema kohta, omakapitali organisatsioonide ajalugu (isikliku päritolu aluseks - isiku kohta peamine biograafiline teave), teave fondi dokumentide koosseisu ja sisu kohta. Seda saab täiendada fondi kirjanduse bibliograafilise nimekirjaga.

Iga omaduse iga element kannab konkreetset teavet.

Sihtasutus nimi - omaduse kohustuslik element, mis võib täpsustada:

• 1) filmiasutuse tegevuse ajaloolise ajastu kohta;
• 2) pealinnaformaadi nimi, selle ülesanded majanduse riigis või tööstuses, kultuuris jne.;
• 3) Filmi rajatise tegevuse ulatus, mis sisaldub mõiste "Gubernsky", "piirkondlik", "Volosti", "föderaalse", "föderaalse", "munitsipaal" jne mõistetes. Samal ajal on organisatsioonide organisatsioonide nimede kohaselt reeglina nende tegevuse ulatus kehtestama;
• 4) asutaja asukoht.

Fondi nimi individuaalses tunnuses peab vastama oma nime kontodokumentidesse.

Võrdlusandmed fondi kohtateata otsinguteabest fondi number.

Sihtasutuse omaduste oluline osa on ajalooline viideMis aitab paljastada kirjeldatud dokumentide ajalooliste ja loogiliste ühenduste olemust, mõistaks olemust ja nõuetekohaselt hinnata märkusse kuuluvate dokumentide sisu. Ajalooline sertifikaat on omamoodi sissejuhatus märkusse, andes üldise ettekujutuse selle organisatsiooni kohast riigiseadmete või -asutuste süsteemis, selle tegevuse, ulatuse ja funktsioonide perioodil (kui fondi nimi ei teata sellest) andmed).

Ajalooline abi isiklike sihtasutuste jaoks Koosneb lühikestest biograafilistest andmetest asutamisagendi kohta: perekonnanimi, nimi, patroon, pseudonüüm, neiu nimi, elukuupäevad, elukutse, perekonna teeninduse ja avalik tegevus. Perekonna ja üldiste rahaliste vahendite ajaloolises sertifikaadis antakse teavet suguluse astme kronoloogia kohta. Vahendid, mis koosnevad dokumentidest, mis koosnevad mitmest loomingulise tegevusega seotud isikutest, kirjeldab lühidalt teavet kapitali esindajate ametliku ja sotsiaalse tegevuse kohta nende perekonnanime tähestiku järjekorras.

Abstraktne koostis ja dokumentide sisu Fond on lühikokkuvõte dokumentide koosseisu kirjeldus (tüübi järgi) ja nende sisu (teemadel, filmirahastu tegevust peegeldavad küsimused).

Viideseadmed juhikule. Juhendis asuva võrdlusseadme põhielemendid on: pealkirja leht, sisu (sisukord), eessõna, lühendite loend, rakendused, osutid.

Üldine bibliograafia on koostatud juhikule. Juhendide multi-mahu väljaannetes koostatakse võrdlusseadmed nii kogu avaldamise ja individuaalsete mahtude jaoks.

Tuleb teada, et pealkiri leht mitte ainult lõpetab disaini kataloogi, vaid sisaldab ka põhiteavet võrdlussuunas. Need on üldised andmed selle arhiivi jurisdiktsiooni alla, arhiivi nime ja viiteraamatu nimi avaldamise koha ja kellaaja kohta.

Et suurendada infotabeli informatiivsust, on soovitatav kaasata parallergia nimekiri mitte ainult sektsioonidest, lõigetest, vaid ka rubriikidest. Sisukord kannab teatud teabekoormust, mis näitab süstematiseerimise peamisi samme, andes konkreetset ja visuaalset teavet dokumentide kompleksi kirjelduse struktuuri kohta tervikuna.

Eessõna sisaldab Üldine Arhiivi ajaloo sõnul koostatakse dokumendid dokumentide koostisele ja sisule ning võrdlusraamatu ehitamisele. Arhiivi ajalugu antakse väga lühidalt, on sellised küsimused nagu arhiivi värbamise ajalugu, selle maht ja profiil.

Lühendite, viiteid ja sisu (tabeli sisu) loendi koostamise metoodika on sarnane võrdlusseadme elementide valmistamise meetodiga Otici-le.

Nagu rakendusi võib anda:

teave haldus- ja territoriaalse osakonna muutuste kohta;

fondi nimekirjad: likvideeritud, kombineeritud teisele arhiividele;

teave arhiivi teadusliku ja võrdlusseadme koosseisu kohta

Täiendavad võrdlusvahendid

Tegevusraamatud SPS süsteemi saab luua arhiiv - ülevaated, viiteid, temaatilisi faile ja temaatilisi dokumente ja kohtuasjade temaatilisi nimekirjad, märkuste registrid.

Dokumentide ülevaated

Läbivaatamine kui arhiivitraadi tüüp viitab arhiivi täiendavate viidete ja otsinguseadmete rühma, kuid juhend on ette nähtud avaldamiseks, et teavitada kasutajaid fondi dokumentide või erinevate fondide koostisest ja sisust, \\ t Aga ühel teemal:

Komplektide koostamise teostatavus määratakse probleemi asjakohasuse ja tähtsusega, et see on seotud õppetasemele, samuti läbivaatamise uudsusepõhiste dokumentide jaoks.

Kompileerimine ja avaldamine (replikatsiooni) ülevaateid on soovitatav järgmistel juhtudel: kui fondi maht on suur ja seal on palju juhtumeid, mis on sarnased selle sisuga, või vastupidi, palju juhtumeid keerulise, mitme järjepideva sisuga Näiteks: protokollid, kirjavahetus mitmetel ei ole omavahel seotud küsimuste hulgas. Selles seisukohas on soovitatav arhiivfondide ülevaated vabastada, kus mitmekülgsete juhtumite sisu võib logically lõigatud ja homogeensete rühmade poolt liigitada. Ka ülevaateid saab koostada inventuuris tehtud dokumentide jaoks ilma range süsteemi või loogilise sideta või kui dokumendid pihustatakse vastavalt erinevatele kirjeldatuledele. Märkida puudusi on lihtsam kõrvaldada kommentaare koostamise kaudu ja mitte lahtisemalt kirjeldada.

Kogemused kommentaare koostamisel näitab, et neid saab avaldada nii sõltumatute väljaannete kui ka individuaalsete artiklite kujul perioodilistes ja jätkuvatel väljaannetes, mis on asjakohane arhiivdokumentide läbivaatamise ettevalmistamisel organisatsioonides.

Kurjategija

Näidjad võivad olla sõltumatute arhiivide referentraatorite arhiivis või elemendis teiste arhiivide referentraamatud võrdlusseadmete elemendis:

Pointi koostamise meetod võrdlusseadme elemendina kaaluti dokumentide ja juhtumite inventuuri näitena.

Dokumentide temaatilised nimekirjad

Täiendava arhiivina raamatina võib koostada temaatilised dokumendid ja juhtumid:

Dokumentide nimekirjad koostatakse vastavalt kõige olulisemale, nõudlusele ja Õppinud teemasid Teavitada laia valikut teadlasi, dokumentide kirjastajaid, arhivaarid, ajakirjanikke ja teisi spetsialiste.

Andmebaas

Koos dokumentide, riigi, munitsipaal- ja osakondade arhiivide loendiga arendavad aktiivselt andmebaase ja paigutavad need ametlikele saitidele, mis tagab võimaluse kiire ja mitmemõõtmelise otsimise ja dokumenditeabe esitamise võimaluse kaugjuurdepääsu režiimis.

Arhiivdokumentide kättesaadavuse hõlbustamiseks pakub arhiiv kasutajatele viide ja otsingu. Ühe teadusliku ja metoodilise aluse loodud omavaheliste ja komplementaalsete arhiivivate raamatute kombinatsiooni nimetatakse teaduse ja võrdlusseadmete (NSA) süsteemiks. Arhiivikataloogide hulgas eraldatakse peamised (juhendid, varud, dokumendid, kataloogid) ja abiteenistuja (osutid).

Juhend

Juhendiks nimetatakse arhiivivate raamatute jaoks, mis sisaldavad teavet arhiivfondide kohta süstemaatilises vormis ja mille eesmärk on tutvuda kasutaja nende koosseisu ja sisuga. Koosnevad kirjeldavatest artiklitest arhiivfondi ja võrdlusseadmete tasemel.

Juhendi juhend, mis sisaldab teavet riigi arhiivi dokumentide kohta Voronezhi piirkondon jagatud mitmeks liigiks.

Intervalli tugiraamatud "RSFSRi riiklik arhiiv" (M., 1980) ja "NSSR-i riigi arhiiv" (M., 1989) sisaldavad üldist teavet, mis sisaldab võrdlusandmeid, arhiiviajaloo tunnistus, lühike teave selle koostise ja sisu kohta Salvestatud dokumendid.

Mejarhivnaya temaatiline käsiraamat "Story dokumentide sertifikaat põllumajandusRSFSRi keskse musta Maa piirkonna riigiarhiivis salvestatud "(Voronež, 1990) sisaldab teavet sihtasutustes salvestatud põllumajanduslike teemade arhiivide koostise kohta.

Juhend Foundations Ogu "Voronezhi regiooni riiklik arhiiv", mis on koostatud 2007. aastal, annab ülevaate kogu arhiivi ladustamise dokumentidest ajavahemikuks 1611 kuni 2006

Juhend koosneb kuuest peamisest osast:

1. Raha institutsioonide, organisatsioonide ja ettevõtete kõnelejad.
2. Nõukogude ja ametikoha institutsioonide, organisatsioonide ja ettevõtete vahendid nõukogude perioodid.
3. Isikliku päritolu vahendid.
4. Ajutise ametiaja jooksul tegutsevate institutsioonide, organisatsioonide ja ettevõtete vahendid.
5. Audiovisuaaldokumendid.
6. Teaduslik referentraamatukogu.

Lisades on esitatud: Voronezhi piirkonna haldus- ja territoriaalse jaotuse sertifikaat; Indeks institutsioonide, organisatsioonide, ettevõtete, positsioonide juhend mainitud; geograafiline pointer; Kasutatud allikate loetelu ja kirjandus.

Asjade, dokumentide (arhiveeritud)

Varude inventeerimine on arhiiviteede raamat, mis on säilitamisüksuste / doseerimisüksuste peateede süstemaatiline loetelu ja mis on ette nähtud kompositsiooni ja tegude avalikustamiseks, millega määratakse kindlaks nende süstematiseerimise fondis ning raamatupidamises. Teabe otsimise hõlbustamiseks juhtumite kirjelduses esitatakse need spetsiaalse võrdlusseadmega. Asjade võrdlusseadmed sisaldab: pealkirjalehel, sisu (sisukord), eessõna (mis sisaldab lühikest teavet majanduskoha ja fondi ajaloo kohta ning fondi dokumentide koosseisu lühikest abstraktset teavet) , loetelu lühendatud sõnadest ja väljendeid, mida kasutatakse inventuuris (vajadusel), tõlkelaudade arhiivirõngad (rafineerimise korral); viiteid.

Kõige väärtuslikum, märkimisväärseid juhtumeid saab koostada inventuuride üksikasjalikud märkused pealkirjadega iga dokumendi nimede edasiandmisega. Sellised märkused koostati fondide asjadesse: Voronezhi riigikoda, Voronezhi territooriumi tellimused, mis sisaldavad huvitavaid dokumente XVIII keskel - XVIII sajandite alguses. ja jne

Kataloogid

Kataloogid - Interfood Arhiivide raamatud, milles informatsioon arhiivifondide sisu kohta, arhiivi arhiivokumendid on rühmitatud eraldi teemasid (teemad, tööstusharud), mis asuvad dokumentaalfilmi konkreetse klassifitseerimisskeemi kohaselt ("\\ t Ühtse klassifikatsiooni dokumenditeabe süstemaatilistes riiklike arhiivide süstemaatilistes kataloogides NSVL "(Nõukogude periood), M., 1978," Dokumendiõiguse ühtse klassifikatsiooni skeem NSVLi riikliku arhiivi süstemaatilistes kataloogides (XVIII - algus. 1979 "\\ t Unified klassifikaator Dokumendi Teave arhiivinfo Vene Föderatsiooni ", M., 2007).

OGU "Voronezhi piirkonna riiklikus arhiivis" on süstemaatilised ja nominaadlikud kataloogid.

Süstemaatiline kataloog sisaldab teavet juhtimisdokumentatsioon ja isiklik päritolu (kõlarid ja nõukogude perioodid), NTD, foto muudab. Erinevad süstemaatilised kataloogid on kataloogid valitsusasutuste ajaloo ja haldusterritoriaalse osakonna ajaloo kohta.

Praegu läbivad 365 vahendit täieliku temaatilise arenguga (vt kataloogimise läbinud vahendite loetelu).

Need on peamiselt enim kasutatud vahendid: riik ja juhtimine; Tööstuslikud ettevõtted; Institutsioonid, organisatsioonid, põllumajandusettevõtted, statistika, rahastamise, riikliku hariduse, kultuuri jms ettevõtted. Alates 2001. aastast on XVII sajandi dokumentide kataloogimisele käimasolev töö.

Fotokataloog annab ülevaate Voronezhi piirkonna riigis salvestatud fotodokumentidest.

Kataloogi esindab traditsiooniline kaardi variant ja andmebaasid: " Digitaalkataloog"," PhotoCatalog ".

Kõik on koostatud ja lisatud kataloogides alates 01.01.2008 kataloogikaartidest juhtimis- ja isikliku päritolu dokumentidest; 2709 Kataloogi kaardid teadusliku ja tehnilise dokumentatsiooni jaoks.

Kurjategija

Näitajad - Arhiveerimisraamatud, mis on tähestikuline, süstemaatiline või komponent mis tahes muu märgi nimede nimed (esemed) kirjete arhiivide dokumendid, mis näitab nende arhiivide Ciphers.

OGU "Voronezhi piirkonna riiklik arhiiv" on käimas töö osutajate loomiseks mitmekesine liigi sisu:

1. INTLAND dokumentidele (registreeritud). Koostatud fondide dokumentidele: Voronezh Squad of National Milits, Voronezh võitleja pataljon, komisjonitasud endiste punaste valvurite ja punase partizan. Alates 2006. aastast andmebaasi "Rasedus- ja sünnituspruunid" Voronezhi piirkondliku täitevkomitee asutamise all.
2. Intrafunds kirjeldada (kronoloogilised, struktuurilised, sõjaväeüksused, registreeritud repertuaar teater jne). Kirjeldab selliste vahendite kirjeldamist kui Tschobiskolkom, Voronezh draama mees. Koltova, Sõjaline prokuratuur 10 Rifle Corps, tellitud tööriistad.
3. Intermpudy kirjeldada. Seoses seoses sotsiaal-õigusliku olemuse taotluste arvu suurenemisega kodanike represseerimisel selle küsimuse esialgse orienteerituse jaoks selle küsimuse dokumentide esialgse suunut "Keskkomitee ja Voronezhi represseerivate elanike infundeeritud geograafiline näitaja koostati. " Selle osutamise ettevalmistamisel kasutati tegevvahendeid.
4. Intermpudy dokumentidele (nominaalne). "Keskkomitee represseeritud elanike represseeritud isiklik tähis ja Voronezhi piirkonnas." Pointerit esindavad kaardid ja andmebaas "represseeritud".