Erinevat tüüpi teabeobjektide säilitamine erinevatel kandjatel. Dokumentide säilitamine organisatsioonis

Arhiveerimine (pakkimine) – lähtefailide paigutamine (laadimine) arhiivifaili tihendatud või pakkimata kujul. Arhiveerimine on mõeldud varukoopiate tegemiseks kasutatavatest failidest, kui põhikoopia kaob või kahjustub mis tahes põhjusel (kasutaja tähelepanematus, magnetketta kahjustus, viirusnakkus jne).

Arhiveerimiseks kasutamiseks eriprogrammid, arhiivid, mis pakkivad ja võimaldavad arhiivi suurust originaaliga võrreldes umbes kaks või enam korda vähendada.

Arhiivid võimaldavad kaitsta enda loodud arhiive parooliga, salvestada ja taastada alamkataloogide struktuuri, kirjutada suure arhiivifaili mitmele kettale (mitmemahuline arhiiv).

Kokkupakkida saab ühte või mitut faili, mis paigutatakse tihendatud kujul nn arhiivifaili ehk arhiivi. Neil asuvad arhiividena ka diskettidel levitatavad suured programmid.

Arhiivifail on spetsiaalselt organiseeritud fail, mis sisaldab ühte või mitut faili tihendatud või tihendamata kujul ja teenuse teave failinimede, nende loomise või muutmise kuupäeva ja kellaaja kohta.

Arhiivi suuruse suurendamine saavutatakse failis sageli leiduvate koodijadade asendamisega linkidega esimesele tuvastatud jadale ja teabe tihendamise algoritme kasutades. Tihendusmaht sõltub kasutatavast programmist, tihendusmeetodist ja lähtefaili tüübist. Parimad tihendatud failid on graafilised pildid, tekstifailid ja andmefailid, mille tihendussuhe võib ulatuda 5 - 40%, käivitatavate programmide faile ja laadimismooduleid tihendatakse vähem - 60 - 90%. Arhiivifaile ei tihendata peaaegu üldse. Arhiveerimisprogrammid erinevad kasutatavate tihendusmeetodite poolest, mis vastavalt mõjutab tihendussuhet. Arhiivi pakitud teabe kasutamiseks tuleb arhiiv avada või lahti pakkida. Seda teeb sama arhiveerimisprogramm või paarisarhiveerimisprogramm.

Lahtipakkimine (lahtipakkimine) - failide taastamine arhiivist algsel kujul. Lahtipakkimisel ekstraheeritakse failid arhiivist ja paigutatakse kettale või RAM-i.

Isepahanduv arhiivifail on käivitatav käivitatav moodul, mis on võimeline selles sisalduvaid faile ise välja pakkima ilma arhiiviprogrammi kasutamata. Isepahanduvat arhiivi nimetatakse SFX-arhiiviks (SelF-eXtracting). Seda tüüpi arhiivid luuakse tavaliselt EXE-failina.

Teabe tihendamiseks ja salvestamiseks kasutatavad arhiivid esitavad ühe või mitme faili ühes arhiivifailis, millest igaüks saab vajadusel algsel kujul välja võtta.

• Faili nimi; o andmed faili sisaldava kataloogi kohta;
• faili viimase muutmise kuupäev ja kellaaeg;
• faili suurus kettal ja arhiivis;
• tsükli juhtkood iga faili jaoks, mida kasutatakse arhiivi terviklikkuse kontrollimiseks.

Arhiveerijatel on järgmised funktsioonid:

1. Vajaliku salvestusruumi vähendamine 20%-lt 90%-le algsest suurusest.

2. Uuenda arhiivis ainult neid faile, mis on muutunud pärast viimast arhiivi lisamist, st. pakkimisprogramm ise jälgib kasutaja poolt arhiveeritud failides tehtud muudatusi ning lisab arhiivi ainult uusi ja muudetud faile.

3. Failide rühma konsolideerimine koos säilitamisega katalooginimede arhiivis koos failinimedega, mis võimaldab lahtipakkimisel taastada kataloogide ja failide täieliku struktuuri.

4. Kommentaaride kirjutamine arhiivile ja arhiivis olevatele failidele.

5. Isepahanduvate arhiivide loomine, mis ei nõua failide ekstraktimiseks arhiivi enda olemasolu.

6. Mitmeköiteliste arhiivide loomine – arhiivifailide jada. Mitmeköitelised arhiivid on mõeldud suurte failide komplekside arhiveerimiseks diskettidele.

Saada oma head tööd teadmistebaasi on lihtne. Kasutage allolevat vormi

Üliõpilased, magistrandid, noored teadlased, kes kasutavad teadmistebaasi oma õpingutes ja töös, on teile väga tänulikud.

Postitatud aadressil http://www.allbest.ru/

Föderaalne osariik haridusasutus kõrgharidus

Krasnodar Riiklik Ülikool kultuur ja kunst"

"Dokumentatsiooni- ja infokultuuri" osakond

kursusetöö

teema: Dokumendihoidla

Lõpetanud 2. kursuse üliõpilane

OZO, DOK-08

Stryukova N.V.

õppejõud: „Teave ja

raamatukogu"

eriala: "Dokumentatsioon"

Kontrollitud:

Zinovjeva Nona Borisovna

Krasnodar 2010

Sissejuhatus

1 Dokumentide operatiivne säilitamine

1.1 Dokumentide korrastamine

1.2 Üldised põhimõtted juhtumi moodustamine

1.2.1 Dokumentide rühmitamine failidesse

1.2.2 Dokumentide korrastamise järjekord toimikus

1.2.3 Haldusdokumendid ja nende lisad

1.2.4 Plaanid ja aruanded

1.2.5 Sotsiaaldokumendid

1.2.6 Juhtumipäiste kirjutamine

1.3 Organisatsiooni asjade nomenklatuur

1.3.1 Loomise eesmärk

1.3.2 Tüüpilised ja näidisjuhtumite nomenklatuurid

1.3.3 Kohtuasjade nomenklatuuri registreerimine ja pidamine

1.3.4 Kohtuasjade nomenklatuuri pidamise ja komplekteerimise kord

2 Dokumentide olulisuse ja nende säilitamise aja hindamine

2.1 Dokumentide tähendus ja väärtus

2.2 Dokumentide infosisu hindamise kriteeriumid

2.3 Dokumentide infosisu hindamise kriteeriumid

2.4 Dokumentide tüüp- ja osanimekirjad ning nende tähendus

2.5 Tüüpdokumentide loetelu ja selle struktuur

3 Dokumentide ja toimikute registreerimine hävitamiseks ja pikaajaliseks (alaliseks) säilitamiseks

3.1 Juhtumi protokollid

3.2 Dokumentide hävitamiseks ja registrist kustutamiseks eraldamise seadused

3.3 Juhtumite registreerimine

3.3.1 Juhtumite registreerimine operatiivsalvestuseks

3.3.2 Failide täiendav ettevalmistamine pikaajaliseks säilitamiseks

3.3.3 Sisemised varud

3.3.4 Karbis olevate lehtede nummerdamine

3.3.5 Kinnituskirje

3.3.6 Korpuse kaanekujundus

4 Dokumentide arhiivihoid

4.1 Arhiivinduse areng Venemaal

4.2 Dokumentide ohutuse tagamine

4.2.1 Elektroonilised dokumendid arhiivis

4.2.2 Dokumentide hoidlatesse paigutamine

4.2.3 Dokumentide olemasolu ja oleku kontrollimine

4.3 Dokumentide kasutamise vormid alates arhiivifond organisatsioon

4.3.1 Arhiveeritud viited

4.3.2 Arhiiviväljavõtted ja -koopiad

4.3.3 Arhiivitõendite ja muude dokumentide väljastamise kord

4.3.4 Arhiivifailide üleandmine hoidlatest

4.3.5 Organisatsioonide arhiivifondide muu kasutus

Vdirigeerimine

Dokumentide säilitamise toimingutel on kontoritöö protsesside üldises kompleksis suur osa.

Juhtimise dokumentatsioonitoe selgeks korraldamiseks tuleb süstematiseerida organisatsiooni dokumendid - nii väljastpoolt sisenevad kui ka struktuuriüksustes igapäevase töö käigus tekkivad - ning taaskasutamiseks juhtimisotsuste ettevalmistamine, väljastamine. sotsiaal- ja teenindussertifikaatide puhul peavad nad nendega töötamise lõppedes jooksvalt hoidma. See tähendab, et ühelt poolt toimus töö nende dokumentidega täielikult kooskõlas nende rakendamist nõudvate juhtdokumentide otsuste ja nõuetega, teisalt aga seda, et vajadus nende dokumentide järele on endiselt olemas ja teatud osas. asjaoludel tuleb need uuesti uurimiseks, täpsustamiseks või läbivaatamiseks esitada. Süstematiseerimis- ja säilitamissüsteem peaks võimaldama kiiret ja täpset juurdepääsu vajalikele dokumentidele.

Nende dokumentide säilitamine on korraldatud ja toimub juhtimisdokumentatsiooni tugiteenistuse spetsiaalselt varustatud ruumides, kus hoitakse pidevalt vajalikke temperatuuri ja niiskuse tingimusi ning on olemas piisav arv hoiukohti (kapid, seifid, nagid jne). . Dokumentide säilitamise ruumidesse peaksid pääsema ainult nende säilitamise eest vastutavad isikud, samuti nende vahetud ülemused ja dokumentide säilitamise üksuse töötajad.

Ruumid peavad olema varustatud normaalsetes tingimustes koolieelse lasteasutuse vastava üksuse personali tööks. Juurdepääsu dokumentide hoiukohtadele ei tohiks takistada mööbel, tehnika jms. Kappide ja seifide ustel peaks olema teave dokumentide hoidmise eest vastutava isiku kohta, samuti lukud ja pitseerimisseadmed. Kappide võtmed peavad hoidma vastutava isiku käes ning tööaja lõppedes anda need allkirja vastu üle valves olevale isikule.

Infosalvestussüsteem hakkas ilmet võtma samaaegselt ärikirjutamise süsteemiga. Info säilitamine kaootilisest muutub süsteemseks kuhjuvate dokumentide hindamise (uurimise) ja nende säilitamiseks jaotamise tulemusena. Seetõttu on juhtimisdokumentatsiooni toetuses kaks mõistet - dokumendifond ja arhiivifond.

Dokumentaalfond ühendab oma koosseisus kogu organisatsiooni dokumentatsiooni: praeguse juhtkonna dokumendid; alaliseks või pikaajaliseks säilitamiseks valitud dokumendid, sealhulgas Riigiarhiivifondi säilitamiseks üle antud; kogutakse teabe saamiseks ja täitmiseks saadetud dokumentide, sealhulgas teiste organisatsioonide koopiad.

Arhiivifond on vaid osa dokumentaalfondist. See ei sisalda lühikese säilitusajaga dokumente ja on stabiilse koostisega, mida tuleks ainult täiendada. Arhiivifond koosneb poliitilise, majandusliku, teadusliku, sotsiaalse, kultuurilise, ajaloolise või muu tähtsusega dokumentidest.

Sihtmärk referaat näidata dokumentidega töötamise mitmekülgsust, alustades dokumentide liikumisest organisatsiooni jooksvas tegevuses ja lõpetades dokumentide ja nende kohta teabe säilitamisega hilisemaks, võimalusel korduvaks kasutamiseks.

Seoses eesmärgiga kursusetöös lahendati järgmised konkreetsed ülesanded:

ь dokumentide operatiivne säilitamine;

ь dokumentide olulisuse ja nende väärtuse ajastamise hindamine;

ь dokumentide ja kastide registreerimine hävitamiseks ja pikaajaliseks säilitamiseks;

ь dokumentide arhiivihoidla.

Uurimistöö objektiks on FGOU SPO "Bryukhovets Agraria College" arhiiv.

Peamised teabeallikad ja struktuur kursusetöö kirjutamisel olid: Praktiline juhend- dokumentide dokumenteerimine, õpetus- kaasaegne kontoritöö, dokumendihaldus, kantseleitöö õpikud, arhiivimäärus, kohtuasjade nomenklatuur.

1 Dokumentide operatiivne säilitamine

1.1 Dokumentide korrastamine

Valdav osa dokumentidest, nii väljastpoolt organisatsiooni sisenevatest kui ka töö käigus tekkivatest dokumentidest, vormistatakse paberil. Nende täitmise ajal antakse paberdokumendid töötajatele üle ja reeglina säilitatakse neid töövõtja juures. Ainult konkreetse töötaja jaoks väärtuslike dokumentide säilitamise ja korrastamise kord on tema enda asi. Neid saab salvestada nagu raamatuid koduraamatukogus, vähemalt formaadis, vähemalt teemade kaupa, kuid mugavam on nende funktsioonide kombinatsioon.

Laonduse süstematiseerimine ja korraldamine ametlikud dokumendid töötajad täitmisel - tema juhi äri. See on vajalik mitte ainult tulemusdistsipliini kontrollimiseks, vaid ka vajadusel dokumentide õigeaegseks ümberjagamiseks. Sel juhul lisatakse juba märgitud märkidele dokumentide vormistamise tähtajad, konfidentsiaalsuse aste ja dokumentide säilitusajad.

Struktuuriüksuse dokumentide kui terviku säilitamise süsteem, nende otsimise mugavus, vajaliku teabe hankimine, kellelegi kasutuks muutunud dokumentide väljastamine on kogu organisatsiooni kui terviku asi.

Asutuse kui terviku dokumentide säilitamise korraldamine on tema juhi pädevuses või on säilitamiseeskiri kehtestatud koolieelse lasteasutuse juhendis.

1.2 Juhtumi moodustamise üldpõhimõtted

Dokumendid, mis ei ole esitajate käes, rühmitatakse säilitamise ajal, et saaksite kiiresti üles leida nõutav dokument ja teavet. Seda tööd nimetatakse "asjade moodustamiseks", kuna paberdokumentide arvestuse ja säilitamise korraldamise põhiüksus on toimik, mittepaberdokumendid on salvestusüksus, arvuti andmekandjatel olevad dokumendid on andmefail.

Juhtumite moodustamise töö koosneb järgmistest toimingutest:

ь kohtuasjade kohta vormistatud dokumentide jagamine;

b dokumentide korrastamine asja sees;

l korpuse kaane kujundus.

Organisatsioonides moodustab kohtuasjad tsentraalselt ettevõtte sekretäri või kantselei poolt või detsentraliseeritult - mitme struktuuriüksuse poolt. Praktikas eksisteerivad mõlemad variandid paralleelselt. Seega koostatakse tsentraliseeritud korral haldus- ja korraldusdokumendid struktuurijaotused.

Juhtumite vormistamine struktuuriüksustes toimub kas täitjate poolt, kes juhivad teatud küsimuste ringi oma struktuuriüksuses, või tsentraalselt jaoskonnas spetsiaalselt selleks määratud töötaja poolt. Teisel juhul on lihtsam tagada juhtumite vormistamise metoodiline ühtsus ja kvaliteet, kontroll nende üle koolieelse õppeasutuse juhtkonna ja talituse poolt.

Kohtuasjade vormistamise õigsus tehakse kindlaks ja seda hindavad kontrollide käigus arhiiviteenistuse organid, teised järelevalveorganid (oma tegevusvaldkonnas) saavutatakse mitmete riiklike organisatsioonide jaoks kohustuslike reeglite järgimisega. Kuigi igasugusel süstematiseerimisel, sealhulgas dokumentide süstematiseerimisel, on rakenduslik väärtus ja seda saab määrata valitsusvälised organisatsioonid aastakümnete jooksul kogunenud töökogemust omaette eirata oleks paljuski kohatu.

1.2.1 Dokumentide rühmitamine failidesse

Nii et enamikul juhtudel dokumendid ühe kalendriaasta, välja arvatud: kohtu-, isikutoimikud, valitud organite dokumendid, mis on rühmitatud nende kokkukutsumise ajal jne.

See on otstarbekas ja ei lähe vastuollu nende ebaolulise arvuga dokumentide kogumise tava reeglitega mitme aasta jooksul asjas asjakohaste märkidega veeremisena registreerimisega asjas kõigi dokumentide kogunemise aastate kohta.

Dokumendid tuleks rühmitada eraldi alaliseks ja ajutiseks säilitamiseks. Näiteks dokumentide originaale ja koopiaid, aasta- ja kvartalitööplaane jms tuleks hoida erinevates toimikutes, kuna neil dokumentidel on erinev säilitusaeg.

Erinevate säilitustähtaegadega dokumentide ajutine rühmitamine ühte faili on lubatud juhul, kui need puudutavad ühte teemat. Sellised dokumendid on soovitatav kalendriaasta lõpus ja küsimuse lahendamisel koondada eraldi juhtumiteks.

Kaasas on ainult üks dokumendi eksemplar. Tagastatavaid dokumente, mustandeid, dokumentide tööversioone (kavandeid) ja nende koopiaid ei arvestata. Erandiks on eelnõud, millel on resolutsioonid, viisad, märkmed, mis on põhidokumendi täienduseks. Informatiivsed või valesti vormistatud dokumendid tagastatakse esitajatele läbivaatamiseks.

Sekretär arveldab dokumendid toimikutesse vastavalt täitjate märgetele dokumentidel: "Asjale nr ...".

1.2.2 Dokumentide korrastamise järjekord toimikus

Dissotsiatsiooni ei tohiks lubada taotluste ja vastuste, õmblemise küsimustes kaaskirjad ilma lisadeta või ilma nende asukoha kohta märkideta dokumentide esitamine toimikutesse, mis tagastatakse korrespondentidele.

Otsingu kiirus sõltub juhtumi dokumentide paigutuse valitud järjestusest. vajalikud dokumendid, samuti probleemide lahendamise käigu ja täielikkuse avalikustamine. Tavaliselt on failis olevad dokumendid järjestatud kronoloogilises järjekorras, alates varasematest dokumentidest kuni hilisemate kuupäevadeni.

Tihti on korraldused, korraldused, protokollid, otsused ja muud dokumendid järjestatud järjekorranumbrite järgi, kuid ka sel juhul säilib küsimuste lahendamise kronoloogiline järjekord.

Teist lähenemist tuleks kasutada näiteks kirjavahetuse puhul, kus vastusdokument ei kantakse toimikusse mitte registreerimise kuupäevaks, vaid pärast algatusdokumente, või lisadele, mis olenemata nende kinnitamise või koostamise kuupäevast lisatakse vastavatele dokumentidele. Kui lisa on 250 lehte või rohkem, moodustatakse sellest reeglina eraldi köide ja selle kohta tehakse dokumenti vastav märge.

Dokumente saab järjestada ka tähestikulises järjekorras. Tähestiku järjekorras on soovitav rühmitada erinevad küsimustikud, küsimustikud, kokkuvõtted, alluvatelt ettevõtetelt saadud aruanded (ettevõtete nimede tähestikulises järjekorras), kodanike ettepanekud, avaldused ja kaebused ning muud dokumendid. Iga dokumendirühm erineb teabe koostise ja väärtuse poolest, mis määrab ka nende juhtumiteks moodustamise eripära.

1.2.3 Haldusdokumendid ja nende lisad

Normdokumendid vormistatakse liikide kaupa eraldi juhtumiteks, kusjuures tavaliselt on märgitud nende autor: ministeeriumi korraldused, korraldused peadirektor jne. Põhitegevuse tellimused, haldus- ja majandusküsimuste tellimused, personalitellimused on rühmitatud eraldi, kuna igal rühmal on oma erinevad ladustamisperioodid.

Kõrgemate organisatsioonide korraldused ja dokumendid nende täitmiseks rühmitatakse juhtumite paremaks otsimiseks vastavalt organisatsiooni tegevussuundadele.

Põhikirjad, määrused, juhendid kinnitatud haldusdokumendid nende lisadena on koondatud koos haldusdokumentidega nende kinnitamisena, haldusdokumente ei avaldatud, siis vormistatakse need dokumendid eraldi juhtumiteks.

Protokoll tuleks vormistada juhtumiteks, võttes arvesse autori omadust (juhatuse protokoll, direktoriga koosoleku protokoll, ametiühingu koosoleku protokoll jne). Protokollid koondatakse tavaliselt koos nende koostamise aluseks olnud dokumentidega (päevakorrad, aruanded, otsuste eelnõud jne). Need dokumendid paigutatakse küsimuste arutamise järjekorras pärast protokolli. Märkimisväärse hulga selliste dokumentide puhul moodustatakse need protokollinumbrite ja küsimuste lahendamise järjekorras eraldi ümbrises.

1.2.4 Plaanid ja aruanded

Kinnitatud plaanid, aruanded, limiidid, pealkirjade loetelud koondatakse juhtumitesse eraldi nende dokumentide kavanditest ja nendel tehtud arvutustest. Need on viidatud aastale, millega nende sisu puudutab, olenemata koostamise ajast, näiteks 2007. aasta juhtumite hulka tuleks lisada 2008. aastal koostatud "2007. aasta aruanne".

Tulevikku suunatud äriplaanid viitavad nende esialgsele tegutsemisaastale, aruanded pikaajalise plaani täitmise kohta - plaani viimasele aastale. Kohandused pikaajaline plaan viitavad nende koostamise aastale. Aruandlusdokumendid peal finantstegevus ettevõtted, mis koosnevad bilansist, seletuskirjast ja selle lisadest, on järjestatud järgmises järjekorras: esiteks seletuskiri aruandele, seejärel saldo ja lõpus - lisad. Taotluste järjekord määratakse bilansikirjete järjekorra või vastavate viidetega seletuskirjas.

Juhtimistegevuses tekkiv statistiline dokumentatsioon rühmitatakse iseseisvalt või samaaegselt teiste selleteemaliste dokumentidega. Näiteks 2002. aasta põhitegevuse aruandele lisatakse selle organisatsiooni põhitegevuse statistilised aruandlusvormid.

Peaorganisatsiooni sisenevad filiaalide, alluvate organisatsioonide dokumendid: plaanid, aruanded, kokkuvõtted, ülevaated, sertifikaadid, memorandumid jne - koondatakse tavaliselt iga organisatsiooni kohta eraldi juhtumitesse või kõigi organisatsioonide puhul dokumenditüüpide (üks nimi) järgi, nt. : "Filiaalide aastaaruanded kaupade müügiplaani täitmise kohta."

Eelmisel aastal alanud konkreetses küsimuses kirjavahetuse jätkamisel koondatakse dokumendid jooksva aasta juhtumite kaupa, märkides ära eelmise aasta juhtumi indeks.

1.2.5 Sotsiaaldokumendid

Töötajate ja töötajate isiklikud kontod palgad on rühmitatud iseseisvateks juhtudeks ja järjestatud perekonnanime järgi tähestikulises järjekorras.

Isikutoimikutes on kõigi organisatsiooni töötajate personaliküsimustega seotud dokumendid rühmitatud järgmises järjestuses: isikutoimikus leiduvate dokumentide sisemine inventar; töötaotlus, saatekiri või esindus; küsimustik (isiklik personalileht); autobiograafia; haridust tõendavad dokumendid; väljavõtted ametisse nimetamise, ümberpaigutamise, vallandamise korraldustest; ankeedi täiendused (personalileht personaliarvestuse kohta), tõendid ja muud selle isikuga seotud dokumendid.

Kodanike ettepanekute, avalduste ja kaebuste alusel kohtuasjade moodustamisel on asjas olevad dokumendid rühmitatud tähestikulises järjekorras. Kõik ühe taotlejaga seotud dokumendid moodustavad sõltumatu rühma. Korduvad kaebused esitatud samasse dokumentide rühma.

1.2.6 Juhtumipäiste kirjutamine

Juhtumi pealkiri on dokumentide eduka süstematiseerimise, nende otsimise kõige olulisem element kogu järgnevaks kohtuasjadega töötamiseks. Selle koostamise peamised nõuded kajastavad selgelt ja üldistatud kujul kohtuasja dokumentide põhisisu ja koostist. Pealkiri peab olema konkreetne ja vaba erinevatest tõlgendustest. Vältida tuleb mittespetsiifilisi sõnastusi - "erinevad dokumendid", "üldine kirjavahetus" jne. Juhtumi pealkiri tuleks koostada elementide põhjal, mis on järjestatud järgmises järjestuses:

b dokumendi (korraldused, protokollid jne) nimetus, asjaajamise liigi nimetus (kirjavahetus, dokumendid, äri);

b korrespondent (organisatsiooni nimi, kellele dokumendid on adresseeritud ja kellelt need vastu võetakse);

küsimus või kokkuvõte juhtumi dokumendid;

ь paikkonna (territooriumi) nimi, millega asja dokumentide sisu on seotud;

ь kuupäevad (periood), mille kohta kohtuasja dokumendid on seotud;

ь märge kohtuasja koopia numbri kohta.

Pealkirjaelementide koostise määrab toimikus sisalduvate dokumentide iseloom. Seega saab kohtuasja pealkirjas olevate dokumentide nime märkida nii üksik- kui ka sees mitmuses(samanimeliste dokumentide rühmitamisel juhtumisse):

Diplomite väljaandmise registreerimise ajakiri

Ettevõtte aktsionäride koosolekute protokollid

Kaardifail korralduste registreerimise ja täitmise kontrollimiseks

Kui failis on mitu pealkirja, loetletakse need pealkirjas, näiteks:

Filiaalidest saadetud tagasiside ja järeldused koolitusprogrammide kohta

Kui erineva nimetusega dokumendid (rohkem kui 2-3) puudutavad sama teemat, kuid neid ei seo loogiline järgnevus, siis kasutatakse kohtuasja pealkirja sõnastamisel mõistet “dokumendid”. Sel juhul on pealkirja lõpus sulgudes loetletud dokumentide nimed, millest kohtuasi moodustatakse, näiteks:

Ametiasutuste tellimusel koostatud dokumendid valitsuse kontrolli all(viited, ülevaated, märkused, teave jne)

Kohtule esitatud dokumendid ja uurimisorganid kriminaalsete ja tsiviilasjad(aktid, memorandumid, tunnistused, omadused)

Mõistet "dokumendid" võib kasutada ka kohtuasjade pealkirjades, mis sisaldavad mis tahes dokumendi manuseid:

Dokumendid teadus-tehnilise komisjoni protokollidesse

Kohtu-, uurimis-, isiklike (isiklike), vahekohtu- ja muude kohtuasjade pealkirjad, mis on omavahel seotud ühe küsimuse lahendamise järjestusega, moodustatakse termini "juhtum" abil:

Haldus- ja juhtimispersonali isikutoimikud

Mõistet "kirjavahetus" kasutatakse juhtumite pealkirjades, mis moodustavad kirjavahetuse ühe või mitme organisatsiooniga:

Kirjavahetus LLC-ga "LAG" laenude tagasimaksmise tingimuste kohta

Sest sisedokumendid organisatsiooni (divisjoni, juhtorgani) nimi märgitakse lühidalt:

Asutajate juhatuse koosoleku protokoll

Korrespondendi määramisel pealkirjas antakse organisatsiooni konkreetne nimi või mitme organisatsiooni üldistatud nimi ilma konkreetse loeteluta:

Kirjavahetus Rosarkhiviga

Kirjavahetus rahvusvaheliste organisatsioonidega teaduskoostöö teemal

Kui dokumendid on seotud kirjavahetusega ühes küsimuses erinevate korrespondentidega, siis korrespondente ei märgita:

Kirjavahetus teaduslikel ja organisatsioonilistel küsimustel

Kui dokumendid on seotud ühe haldusterritoriaalse üksuse kirjavahetusega ( asula), siis näitab juhtumi pealkiri selle (tema) nime:

Kirjavahetus Harkovi organisatsioonidega toodete tarnimise teemal

Kohtuasja päises võib olla märgitud ajavahemik, millesse dokumendi sisu kuulub:

Põhitegevuse tellimused jaanuar-aprill 2008

Planeeritud juhtumite päises aruandlusdokumentatsioon, märgitakse mitte ainult aasta, vaid ka kuu, kvartal:

I - II kvartali tulude ja kulude koondbilanss. 2008 r.

Asja päistesse märgitakse vajadusel dokumentide koopiate arv:

Rektori korraldused üliõpilaste personali värbamiseks ja vahetamiseks. Koopiad.

1.3 Organisatsiooni asjade nomenklatuur

Tehnoloogiliselt kõige tihedamalt seotud dokumentide süstemaatilise säilitamise korraldamisega on dokumentide registreerimis- ja säilitamisperioodid, kuna need on peamised tegurid dokumentide kogumissüsteemi valikul ja konsolideerimisel protsessis. operatiivtöö... Dokumentide komplekside (asjade, säilitusühikute) hoiutähtaegade ja indeksite süsteemi fikseerimine toimub kohtuasjade nomenklatuuris.

Organisatsioonis tõstatatud juhtumite päiste süstematiseeritud loetelu koos nende säilitusaja äramärkimisega – juhtumite nomenklatuur on oluline element mitte ainult teabeotsingusüsteemis, vaid ka organisatsiooni väärtuse ja ohutuse uurimisel. dokumente. Juhtumite nomenklatuuride koostamine on juba mitukümmend aastat ja kooskõlas Riikliku Õppeasutusega muutunud kõigile kohustuslikuks. riigistruktuurid, ning mitteriiklikus majanduse ja juhtimise sektoris ei ole kasutu hästi arenenud ja kasulik tööriist dokumentide koostamise, süstematiseerimise ja otsimise jälgimiseks.

1.3.1 Loomise eesmärk

Juhtumite nomenklatuur peaks ideaaljuhul hõlmama organisatsiooni kõigi struktuuriüksuste ja ametnike kõiki dokumente, kartoteekappe, registreerimis- ja viite- ja dokumendimassiivid, olenemata kandja tüübist, konfidentsiaalsusastmest ja dokumentaalse teabe fikseerimise meetodist. . Juhtumite nomenklatuur:

ь fikseerib vormistatud dokumentide liigituse, rühmitamise juhtumiteks;

l fikseerib juhtumite süstematiseerimise ja indekseerimise, nende säilitamise tähtajad;

ь toimib jooksvas dokumentidega töös peamise raamatupidamisdokumendina;

ь on ainuke vahend läbivate, st mitu aastat dokumentidega täidetud kohtuasjade jälgimiseks;

b muutub arvestus- ja võrdlussüsteemiks juhtumite hilisemaks otsimiseks, mille säilitusaeg on kuni 10 aastat (kaasa arvatud).

Nomenklatuur hõlmab kohtuasju ja ajutiselt tegutsevaid organeid, mille dokumente edastatakse õiguslik alus organisatsiooni volituste kinnitamiseks või tegevuse lõpetamiseks, näiteks likvideerimiskomisjon, samuti lõpetamata äriasjad, mis saavad õigusjärglastele nende jätkamiseks teistelt organisatsioonidelt.

1.3.2 Tüüpilised ja näidisjuhtumite nomenklatuurid

Suurtes hierarhilistes juhtimissüsteemides koostatakse dokumentide klassifitseerimise ühtsuse saavutamiseks ja nende ohutuse tagamiseks juhtumite standardnomenklatuurid kõigi jaoks kohustusliku normatiivaktina, mis ei kehtesta mitte ainult esitatud juhtumite ühtset koosseisu, vaid ka kohtuasjade ühtset koosseisu. nende indekseerimiseks ühtne süsteem. Sarnane dokument soovituslikku laadi nimetatakse juhtumite ligikaudseks nomenklatuuriks ja luuakse nendes juhtimisstruktuurid, kus osakondade (filiaalide, töökodade, osakondade) dokumentide koosseis on väga erinev. Näiteks võib tuua juhtumite ligikaudse nomenklatuuri õppeasutused, kinnitatud Venemaa Haridusministeeriumi poolt 29. septembril 2000. aastal.

Juhtumite moodustamisel ja nimetamisel kasutatakse standardina standardnomenklatuure ja kui juhtumeid ei avata, siis on see tavaliselt märkustes täpsustatud. Ligikaudseid juhtumite nomenklatuure kasutatakse tehnikana, mis võimaldab teil organisatsiooni või selle üksuse juhtumite konkreetse nomenklatuuri väljatöötamisel juurutada loovuse elementi.

1.3.3 Kohtuasjade nomenklatuuri registreerimine ja pidamine

Juhtumite nomenklatuuri ühtse vormi kehtestab Venemaa föderaalne arhiiviteenistus (edaspidi Vene Föderatsiooni arhiiviteenistus), mis on avaldatud GSDOU-s, osakondade arhiivide töötajate põhireeglites ja see on kohustuslik kõigile asutustele. , organisatsioonid ja ettevõtted, sõltumata osakondade alluvusest ja omandivormidest.

Vajalik etapp kohtuasjade nomenklatuuri koostamisel on tulevaste kohtuasjade pealkirjade sõnastuse kvaliteedi väärtuse, nende süstematiseerimise skeemi järjepidevuse uurimine, kuid mis kõige tähtsam, säilitustähtaegade määramine lähtuvalt. dokumentide infoväärtuse hindamise kohta. Seetõttu sisaldavad kohtuasjade nomenklatuuri koostamise reeglid sätet kohustusliku kooskõlastamise kohta ekspertkomisjon ja mõnede organisatsioonide puhul, mille koosseisu määrab Vene Föderatsiooni arhiiviteenistus, ja selle ühe organi eksperthinnangukomisjoniga.

Pärast kõiki vajalikke kooskõlastusi jõustub kohtuasjade nomenklatuur organisatsiooni juhi kinnitustempliga enne uue ametiaasta algust. Registreerimisel kasutatakse tiitellehte, kui tegemist on ministeeriumi, osakonna või organisatsiooni üldvormiga.

Juhtumite nomenklatuuri näidis

Struktuuriüksuste (osakondade) nimed on märgitud nomenklatuuri esimese veeruna, nende indeksid (numbrid) sisalduvad nomenklatuuris ja koos jaoskonnasisese juhtumi järjekorranumbriga moodustavad juhtumi indeksi.

Koos kompleksiga hierarhiline struktuur indeks võib koosneda juhtimisindeksist, juhtkonna osakonna indeksist ja juhtumi seerianumbrist. Näiteks asjade osakonnal on indeks 01, selle struktuuriüksustel on indeksid: kontor 01.1, valitsuse kirjavahetusosakond 01.2, kaebuste büroo -01.3 jne. Ja jaoskondadesisesed juhtumite indeksid on 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 jne.

Nomenklatuuri teine ​​veerg sisaldab juhtumite täielikke pealkirju. Sel juhul saab jaotises kasutada järgmist juhtuminimede jada:

ь organisatsiooniline ja haldusdokumentatsioon;

ь planeerimisdokumentatsioon;

ь aruandlusdokumentatsioon;

b põhitegevuse küsimuste elluviimisega seotud dokumentatsioon;

b põhitegevuse kontrollide (auditite) dokumentatsioon;

ь raamatupidamisega seotud dokumentatsioon ja teatmetöö dokumentidega.

Iga jaotise sees on soovitav süstematiseerida juhtumite nimetused nende tähtsuse astme järgi: emaorganisatsioonide dokumentatsioon, organisatsiooni enda dokumentatsioon. Näiteks esiteks märgib nomenklatuur haldusdokumentide rühmitamise juhud kõrgemad võimud, ja seejärel asjaajamine nende juhtimise, kollegiaalse organi jne haldusdokumentidega.

Soovitatav on jälgida kohtuasjade pealkirjade paiknemise järjestust ühe organisatsiooni nomenklatuuri erinevates osades.

Nomenklatuuri kolmas veerg valmib aasta lõpus. Iga juhtum ei tohiks ületada 250 lehekülge, seetõttu on ühe juhtumiga seotud suure dokumendimahu korral lubatud köidete, osade moodustamine.

Nomenklatuuri neljandasse hauda pannakse ekspertiisikomisjoni määratud asjade säilitustähtajad.

Juhtumite nomenklatuuri viienda veeru "Märkus" täidab nomenklatuuri kehtivusajal koolieelne õppeasutus, see sisaldab:

märkmed asjade institutsiooni kohta - "instituteeritud";

ülekandejuhtumite kohta - "ülekandmine aastast 2001" või "üleminek 2003. aastale";

asjade üleandmise kohta teisele organisatsioonile - "ajutiseks kasutamiseks väljastamise akt __________-st nr.";

dokumentide originaalide asukoha kohta - “originaalid toimikus 01-02”;

asjade üleandmise kohta osakonnaarhiivi - “arhiivi üle antud 03.07.2002 inventuuri järgi” jne.

Veeru "Märkus" kasutamine parandab juhtumite nomenklatuuri kvaliteeti ja tõhusust.

1.3.4 Kohtuasjade nomenklatuuri pidamise ja komplekteerimise kord

Järgmise ametiaasta juhtumite nomenklatuur koostatakse jooksva aasta viimases kvartalis ja pärast registreerimist kinnitab selle organisatsiooni juht ja omandab normatiivakti staatuse. Riiklikud organisatsioonid kohtuasjade nomenklatuuri koostamise käigus kooskõlastatakse selle eelnõu Vene Föderatsiooni arhiiviteenistusega, mida esindab tema territoriaalne asutus või kõrgemalseisva organisatsiooni arhiiv, olenevalt dokumentide alaliseks säilitamiseks üleandmise aadressist.

Kinnitatud organisatsiooni asjade nomenklatuur kehtib 5 aastat. Organisatsiooni funktsioonide ja struktuuri radikaalse muutumise korral kuulub kohtuasjade nomenklatuur varakult ümber koostamisele ja kinnitamisele. Selliste muudatuste puudumisel jõustub pärast väiksemaid kohandusi ja kordustrükke automaatselt järgmise aasta nomenklatuur. Juhtumite nomenklatuuri esimene eksemplar, mille on kinnitanud organisatsiooni juht ja mis on täielikult täidetud möödunud aasta lõpus ja millele on alla kirjutanud koolieelse lasteasutuse juhataja, on dokument. alaline tähtaeg organisatsiooni säilitamine (Art. 67 Prechnya standarddokumendid).

Pärast õppeaasta lõppu koostab koolieelne õppeasutus lõpliku arvestuse koos statistilise teabega juhtumite nomenklatuuri rühmade kaupa avatud juhtumite arvu kohta:

ь kastid säilitusajaga kuni 10 aastat;

ь ümbrised säilitusajaga üle 10 aasta;

ь kastid säilivusajaga "püsivalt".

Aritmeetiline loendamine tuleks läbi viia, võttes arvesse "ülekandmise" juhtumeid ja juhtumeid, mille säilitusajad ei ole lõplikult kindlaks määratud, - "EÜ märgisega (EPK)".

Lõplik teave juhtumite, kartoteekide, toimikute ja muude salvestusüksuste arvu kohta edastatakse oma organisatsiooni arhiivi ja riigi (omavalitsuse) arhiivi, võtab selle organisatsiooni dokumente säilitamiseks.

2 . Dokumentide olulisuse ja nende säilitusaja hindamine

Inimese ja dokumendikeskkonnaga suhtlemise täistsükkel ei hõlma mitte ainult dokumentide loomist, nende kasutamist, sealhulgas esitajatele edastamist ja teostust ennast, vaid ka dokumentide ja nende kohta teabe säilitamist hilisemate, võimalusel korduvate, kasutada. Dokument on ju loodud selleks, et salvestada infot ning edastada seda ruumis ja ajas.

2.1 Dokumentide tähendus ja väärtus

Erinevates meediumites kontoritegevuse käigus genereeritud, samuti korrespondentidelt saadud dokumentide tähendus ja väärtus on erinev. Mõned dokumendid on vajalikud ainult operatiivtööks nendega piiratud aja jooksul, kuni nende järele on praktiline vajadus. Selliste dokumentide pikaajaline säilitamine on sobimatu mitte peaaegu kõigi organisatsioonide piiratud ruumi tõttu, vaid ka seetõttu, et keegi ei tunne nende sisust kunagi huvi.

Kodanike, töötajate, haridusasutuste lõpetajate jms kohta sotsiaalset teavet sisaldavad dokumendid peaksid säilima kogu inimese elu jooksul, kuid need kaotavad lõpuks ka oma teabeväärtuse, kuna on oma olemuselt isiklikud ja väärtuslikud ainult konkreetsele inimesele. Iseenesest huvitavad, nad mitte ainult ei võta liiga palju ruumi, vaid sisaldavad ka palju tüüpilist, dubleerivat, sekundaarset teavet, mis tõenäoliselt ei paku huvi meie aja tulevastele uurijatele.

Kolmas dokumentide rühm on loodud spetsiaalselt selleks, et jäädvustada peamisi verstaposte konkreetsete organisatsioonide, korporatsioonide, ettevõtete kujunemise ja arengu ajaloos ning need on väärtuslikud ainult antud organisatsiooni jaoks ja neid tuleks säilitada seni, kuni organisatsioon eksisteerib.

Viiendaks, mis peegeldab teaduslikke ja tehnilisi saavutusi, juhtimissüsteemi tööd, avalikku, poliitilist elu, on olulised teaduslikud ja tehnilised, ajaloolised, majanduslik tähtsus ja need kuuluvad olenevalt autorist ja omanikust kas riiklikus või mitteriiklikus osas RF arhiivifondi.

Viimaseid kui ajaloo- ja kultuurimälestisi koos ajastu arhitektuuriliste, materiaalsete mälestistega tuleks säilitada nii kaua kui võimalik, ideaalis - lõputult või arhiiviterminoloogia järgi püsivalt. Püsihoiuks tehakse muidugi valik dokumente teistest loetletud rühmadest, kuid siis saavad neist ka ajaloo- ja kultuurimälestised.

Tänu kontrollsüsteemides tööülesannete tüüpilisusele ja korduvale kordumisele saab ühtsete kriteeriumide alusel võimalikuks määrata suurema osa igas juhtimissüsteemis ringleva dokumentaalse informatsiooni väärtust.

Selline tegevus juhtimissüsteemis on saanud erialase termini "dokumentide väärtuse uurimine".

Üldjuhul toimub dokumentide ja nende sisu hindamine peaaegu kõigis loomise ja töötlemise etappides, alustades sisu kirjutamisest, projekti kooskõlastamisest, dokumendi lõpliku versiooni vormi ja liigi määramisest; adressaadile toomise, registreerimissüsteemi rajamise, hoiukoha ja -viisi valimise kord.

2.2 Organisatsioonide ekspertkomisjonid

Organisatsioonides läbi viia väljastpoolt loodud ja saadud dokumentide väärtuse ekspertiis, samuti võtta arvesse kontoriteenuste tööd reguleerivaid ja metoodilisi dokumente, teabega töötamise ametijuhendeid, dokumendivormide töögraafikuid ja muudes küsimustes luuakse alalised ekspertkomisjonid (EK). Suurtes ja suure dokumendikäibemahuga organisatsioonides on keskne ekspertkomisjon, mille põhiülesanneteks on lisaks ülaltoodutele struktuuriüksuste, töökodade ekspertkomisjonide töötulemuste läbimõtlemine ja kokkuleppimine. , oksad.

Ekspertkomisjonid tegutsevad eeskirja alusel organisatsiooni juhtide kinnitatud alalise ekspertkomisjoni kohta. Metodoloogilise ühtsuse saavutamiseks ja oma EÜ määruse väljatöötamise hõlbustamiseks töötas Vene Föderatsiooni Arhiiviteenistus (Rosarchiv) 1995. aastal välja ja kinnitas näidismääruse asutuse, organisatsiooni, ettevõtte alalise ekspertkomisjoni kohta.

Ekspertkomisjon moodustatakse vastavalt selle kohta kehtivatele määrustele kõige kvalifitseeritud töötajatest. Komisjoni liikmed peavad hästi tundma oma büroo funktsioone, struktuuri, dokumentatsiooni tugisüsteemi – kogu dokumentide komplekti koostist ja sisu. Ekspertkomisjon peaks sisaldama:

ь organisatsiooni dokumentaalse toe eest vastutav töötaja;

b arhiivi eest vastutav töötaja;

ь teadus-, tehnika-, haridus-, tootmis- ja muud liiki dokumentatsiooni spetsialistid;

teabekaitse tagamise spetsialist jne.

Ekspertkomisjoni esimeheks määratakse reeglina üks organisatsiooni juhtide asetäitjatest ning ekspertkomisjoni sekretäriks on ettevõtte sekretär või kantselei- või arhiivitöötaja. Ekspertkomisjoni koosolekud toimuvad vastavalt vajadusele, kuid vähemalt kaks korda aastas ja vormistatakse protokollides. Kõikide dokumentide säilitamise ja koosolekute korraldamise eest vastutab ekspertkomisjoni sekretär.

Ekspertkomisjon on nõuandev organ, selle otsused jõustuvad pärast organisatsiooni juhi heakskiitu, kuna seaduse kohaselt vastutab dokumentide ohutuse eest just tema.

Ekspertkomisjoni kaalutlusobjektid on eelkõige:

ь uuesti koostatud kohtuasjade nomenklatuur;

ь alalise ja pikaajalise (üle 10 aasta) ladustamise juhtumite inventuur;

ь toimib vedaja liigist dokumentide ja juhtumite hävitamiseks eraldamise ja tühistamise kohta;

ь dokumentide komplektid: pabertoimikud, projektid, hoiuüksused mittepaberikandjatel, nende registreerimise õigsuse eest alaliseks ja pikaajaliseks säilitamiseks;

b ettepanekud säilitustähtaegade kehtestamise kohta dokumentidele, mida ei näe ette kehtivad Arhiiviteenistuse tüüpnimekirjad, asjade tüüpnomenklatuuride valdkondlikud loetelud.

aasta ekspertiisikomisjoni koosolekute protokollid, asjade nomenklatuur, inventuurid ja dokumentide hävitamiseks määramise aktid. valitsusasutused ja muud organisatsioonid, kes esitavad oma alalise säilitamise dokumente riigiarhiivi, kinnitab organisatsiooni juht alles pärast nende nõusolekut Vene Föderatsiooni arhiiviteenistuse asjaomaste organitega.

2.3 Dokumentide infosisu hindamise kriteeriumid

Uuring viiakse läbi alusel ühised kriteeriumid dokumentide päritolu, sisu, väliste tunnuste hindamine. Päritolu hindamise kriteeriumiteks on organisatsiooni, teaduse, kultuuri, poliitika töötaja roll ja koht avaliku halduse süsteemis, majandus, poliitika, ühiskonna sotsiaalelus; tema (tema) tegevuse olulisus, dokumentide vormistamise aeg ja koht.

Sisu hindamise kriteeriumiteks võib nimetada dokumentides kajastatud sündmuse, nähtuse, subjekti ja faktide olulisust, dokumentides fikseeritud teabe väärtust, korratavust teistes dokumentides, konkreetse dokumendi eesmärki, tüüpi ja mitmekesisust. .

Dokumendi välistunnuste hindamise kriteeriumiteks on: õiguslik usaldusväärsus, s.o. vajalike allkirjade, kuupäevade, pitserite, resolutsioonide, läbimis- ja teostusmärkide olemasolu, teksti edastamise iseärasused, teabekandja materiaalne alus, füüsiline seisund, teabe edastamise viis.

Lisaks on igal dokumendirühmal oma spetsiifilised hindamise kriteeriumid: teabe olulisus teaduse, tehnoloogia arengule, ülesannete ja pakutavate lahenduste uudsus, autorluse prioriteetsus, majanduslik efektiivsus, sotsiaalne tähtsus, terviklikkus. ja täielikkus, probleemid on välja toodud jne.

2.4 Dokumentide tüüp- ja osanimekirjad ning nende tähendus

Aitamaks organisatsioone oma dokumentide teadusliku, sotsiaalse ja praktilise väärtuse uurimisel, on Rosarkhiv välja töötanud ka mitmeid regulatiivseid ja metoodilisi materjale dokumentide erinevate funktsionaalrühmade läbiviimise, teabeväärtuse hindamise ja säilitamistähtaegade määramise korra kohta:

ь leiutised ja avastused;

b korduva teabega dokumendid;

b teaduslik tehniline dokumentatsioon;

l tootmine automatiseeritud süsteemid juhtimine;

b toimetusdokumendid jne.

Juhtumite ja dokumentide konkreetsete säilitustähtaegade määramine toimub kõige tüüpilisemate dokumentide erinimekirjade ja juhtumite standardnomenklatuuride alusel. Neis kehtestatud dokumentide säilitamise tähtajad on kohustuslikud kõigile Venemaal tegutsevatele organisatsioonidele, olenemata nende ametist ja omandivormist. Nende nimekirjadega Vene Föderatsiooni arhiiviteenistuse poolt kehtestatud dokumentide säilitamise tähtaegu ei ole lubatud lühendada, kuid neid saab pikendada juhtudel, mis on tingitud büroo tegevuse eripärast.

Vene Föderatsiooni arhiiviteenistuse töö põhjal ja arendamisel koostavad ministeeriumid ja osakonnad sageli oma nimekirju, täiendades neid oma valdkonna konkreetsete dokumentidega; neid kõiki peab loomulikult läbi vaatama Vene Föderatsiooni arhiiviteenistus. Osakonnanimekirja puudumisel tuleks kasutada organisatsioonide tegevuses moodustatud tüüpdokumentide loetelu, kus on märgitud säilitusaeg (2000) ning varem kui 1995. aastast koostatud dokumentide puhul ka tegevustes moodustatud tüüpdokumentide loetelu. riigikomiteede, ministeeriumide, osakondade jt, organisatsioonide, ettevõtete kohta koos nende säilitamise tähtaegade äranäitamisega (1988).

2.5 Tüüpdokumentide loetelu ja selle struktuur

Praegune nimekiri on jagatud 523 artikliks, mis sisaldavad nimesid konkreetsed dokumendid ja nende säilitusajad, rühmitatud alajaotistesse ja kombineeritud 12 sektsiooni:

ь juhtimissüsteemi korraldus;

ь tegevuste planeerimine;

ь tegevuste finantseerimine;

ь raamatupidamine ja aruandlus;

l majanduslikud, teaduslikud, kultuurilised sidemed;

ь infoteenus;

ь töösuhted;

ь personali komplekteerimine;

ь tegevuse materiaalne ja tehniline tugi;

ь haldus- ja majandusküsimused;

ь sotsiaal- ja koduküsimused;

l tegevust esmane ametiühinguorganisatsioonid(ühendused).

Säilitamistähtaegade kehtestamisel tuleb silmas pidada ka seda, et osa loendites olevaid üksusi saab jagada kirjeteks, mis sisaldavad dokumente, millel on erinevad terminid ladustamine näiteks kunst. 193 "Raamatud, ajakirjad, raamatupidamisfailid" sisaldab üksusi vahemikus "a)" kuni "p)":

a) väärtpaberid – alaliselt;

b) kokkulepped, lepingud, kokkulepped - 5 l. EPK;

c) põhivara - 5 liitrit. jne.

Seetõttu tuleks kontoris nimekirjast valida kaup ja säilitusaeg, millega konkreetsed dokumendid puudutavad.

Tähelepanu tuleb pöörata ka dokumentide säilitustähtaegadega seotud erimärkidele. Märkige loendisse “5 l. EPK "tähendab, et pärast määratud periood dokumentide edasise säilitamise küsimuse otsustab organisatsiooni või arhiiviorgani ekspertkomisjon.

Olenevalt tehtud otsusest võib nende toimikute säilitusaeg jääda muutmata või pikeneda, kui komisjoni liikmed jõuavad järeldusele, et dokumente on vara hävitada.

Teatud kategooriate dokumentide säilitustähtaegade kohta tehakse järgmised märkused: "Kuni uutega asendamiseni", "Kuni vajadus on lõppenud", "Pärast lepingu lõppemist", "Vajadusel tšeki täitmiseni (revisjoni )", jne.

3 Dokumentide ja toimikute registreerimine hävitamiseks ja pikaajaliseks (alaliseks) säilitamiseks

3.1 Juhtumi protokollid

Arvestada pikkade ladustamisperioodide ja juhtumite nomenklatuuri puudumisel organisatsioonis - ja lühiajalise ladustamise korral, mis on täidetud kontori tööpäevikutes, kartoteekappides, projektides ja muudes hoiuüksustes, juhtumite personali kohta. Väärtuseeksami sooritanud, korrektselt vormistatud ja teostatud alalised ja ajutised (üle 10 aasta) laod kuuluvad sõltumatutesse inventuuridesse.

Sõltumatud inventuurid koostatakse ka juhtumite kohta, mis koosnevad konkreetsele organisatsioonile iseloomulikest dokumentidest: kohtu-, uurimis-, uurimis-, teadusaruanded jne.

Juhtumite loetelu on arhiivikataloog, mis on süstemaatiline kohtuasjade päiste loetelu ning on mõeldud kohtuasjade koosseisu ja sisu avalikustamiseks, nende süstematiseerimise ja arvestuse koondamiseks. Samas on inventuur raamatupidamise põhidokument ja põhiliik teadus- ja võrdlusaparatuur dokumentidele, mis pakuvad juhtumite operatiivset otsimist. Eraldi inventuur on isetäidetud nummerdamisega juhtumite loetelu.

Juhtumite loetelud koostatakse vastavalt Vene Föderatsiooni arhiiviteenistuse kehtestatud vormile. Alalise ladustamise juhtumite loetelud erinevad pikaajalise ladustamise juhtumite loendist, kui neis puudub veerg 6 (säilivusaeg). Reeglid ei näe ette loendi artiklite linkide lisamist veergu "Säilitamisperiood", kuna need olid juba juhtumite nomenklatuurides. Kuid praegu, kui organisatsioonis ei pruugi juhtumite nomenklatuuri eksisteerida, ei halvenda selliste juhtumite loendi üksusele linkide lisamine inventuuri kvaliteeti.

Inventuuride koostamise ja koostamise tehnoloogia on sarnane juhtumite nomenklatuuri koostamise tehnoloogiaga, kuna inventuuri koostamine on juhtumite süstematiseerimise järgmine tehnoloogiline etapp. Kui mõni juhtum on süstematiseerituse rikkumisega inventari sisse lülitatud, saab need kanda inventari viimasena tähtnumbrite alla. Failid ise paigutatakse inventari vastavalt Vene Föderatsiooni arhiiviteenistuse soovitatud süstematiseerimisele. Seega on personali juhtumite pealkirjad süstematiseeritud järgmises järjekorras:

b korraldused (juhised) personali kohta;

b personali nimekirjad;

ь personali registreerimiskaardid;

ь pensionile jäänud töötajate isiklikud toimikud;

b isiklikud kontod töötajad;

ь väljanõudmata tööraamatud;

ь õnnetuste aktid.

Suurtes organisatsioonides saab neid inventuuri jagudena koostada struktuuriüksuste kaupa ning seejärel nende alusel koostab organisatsiooni arhiiv koondinventuuri. Inventuurid lõppevad alati sinna sisestatud juhtumite arvu koondkirjega ja sellele kirjutavad alla koostajad. Väikese hulga dokumentide korral saab inventuuri koostada mitme aasta jooksul, jagades selle iga-aastasteks osadeks koos iga osa täieliku registreerimisega.

Juhtumite inventuurid tuleb koostada aasta jooksul pärast juhtumite lõpetamist jooksvas bürootöös. Ettevõtetel on ette nähtud inventuuride koostamine igal aastal ning kirjeldamata juhtumite kuhjumisel mitme aasta jooksul - valmis jaotiste järgi. Osakonnaarhiivis inventuuri asendavate juhtumite nomenklatuuride inventuuride koosseisu määrab organisatsioon ise. Kui organisatsioon esitab oma dokumendid alaliseks säilitamiseks riigiarhiivi, kooskõlastatakse personali inventuur arhiiviasutuse (föderaalarhiivi) ekspertkontrolliga ja see kinnitab alalise säilitamise enne kinnitamist arhiivi direktoriga. organisatsioon.

Kõik ekspertkomisjonide poolt läbivaadatud inventuurid ja aktid on pitseeritud kooskõlastustempliga, millel on märgitud koosoleku toimumise kuupäev ja protokolli number. Mõnikord kasutatakse organisatsioonides arhiivitraditsioonidele austust avaldades arhiiviasutusega sõlmitud kokkuleppe templil vananenud mõistet "kinnitatud".

3.2 Dokumentide hävitamiseks ja registrist kustutamiseks eraldamise seadused

Samaaegselt dokumentide registreerimise tulemuste põhjal inventuuride koostamisega koostatakse ka aktid, mis dokumenteerivad erinevaid dokumentide registrist kustutamise olukordi:

ь säilitamisele mittekuuluvate dokumentide hävitamiseks eraldamise kohta;

b masinloetava dokumendi tühistamise kohta;

ь juhtumite mitteavastamisest, mille otsinguteed on ammendatud;

b juhtude korvamatust kahjust.

Peamine neist seadustest on (edaspidi) säilitamisele mittekuuluvate dokumentide hävitamiseks määramise seadus.

Organisatsioonides, mille käigus ei looda dokumente Vene Föderatsiooni arhiivifondi kandmiseks, kaaluvad ja kinnitavad nende juhid dokumentide hävitamiseks eraldamise akte alles pärast iga-aastaste inventuuride jagude koostamist. alalise ladustamise juhtudel ja personalile samadeks aastateks kui hävitatud dokumendid. Akt hõlmab kõiki juhtumeid, mille säilitustähtaeg lõppes eelmisel aastal.

Aktis on lubatud mitte loetleda iga juhtumi pealkirju, vaid sõnastada ja märkida nende üldistatud (rühma)pealkirjad, näiteks: koopiad. personali korraldused, kirjavahetus äriteemadel jne. Kuid samal ajal on vaja loetleda varude numbrid (veerg 4) või indeksid käände nomenklatuuride kaupa (veerg 5), eraldades need komadega. Iga juhtumirühma kohta tuleb märkida esimese ja kuupäeva kuupäev. viimased dokumendid(tähtajad) ja juhtumite koguarv. Iga aktis sisalduva juhtumite rühma kohta või üksikjuhtudel tuleb veel kord ära näidata nende hävitamise põhjus - säilitusaeg ja eseme(d) vastavalt loetelule. Akti lõpus, lõpparvestuses märgitakse mitte ainult hävitamiseks määratud dokumentide koguarv, vaid ka teave (koos protokolli numbri ja kuupäevaga), et juhtumite inventuurid personali ja põhitegevuse lõikes. need aastad, mille dokumendid väidetavalt hävitatakse, on täielikult kaunistatud.

EK-ga kokkulepitud toimingu kinnitab direktor ning alles pärast seda saab asuda juhtumite füüsilisele hävitamisele. Pärast hävitamist tehakse akti kanne ümbriste utiliseerimise kuupäeva ja vormi kohta, kuid tüüpvormil on ainult üks utiliseerimisviis - toimetamine taaskasutuspunkti. Peal viimane etapp akti tehakse teine ​​kanne, mis näitab, et juhtumite arvestussüsteemis on tehtud vajalikud muudatused, kuupäeva ja selle eest vastutava ametniku dekrüpteeritud allkirjaga.

3.3 Juhtumite registreerimine

3.3.1 Juhtumite registreerimine operatiivsalvestuseks

Dokumentide operatiivne säilitamine toimub koolieelse lasteasutuse, organisatsioonide struktuuriüksuste teenistuses enne nende esitamist osakonnaarhiivi. Operatiivhoiustamise saab omakorda jagada dokumentide säilitamiseks nende täitmise protsessis ja vormistatud dokumentide säilitamiseks.

Täitja saab dokumente nende täitmise ajal hoida spetsiaalsetes kaustades, mis on märgitud vastavalt kohtuasjade nomenklatuurile või nende täitmise etappidele: "Kiireloomuline", "Täitmisel", "Kohtumiseks", "Allkirja andmiseks" jne. Kaustad saab hoiustada päevasel ajal esineja töölaual, peale töö lõppu tuleb need eemaldada kapp-kasti või seifi.

Säilitamata dokumentidega kaustu hoitakse nii, et dokumendid saaks kiiresti juhile või teisele töötajale üle anda. Valmis dokumente on aga keelatud hoida töötajate töölaudades, need tuleb vormistada toimikutesse ja arveldada rangelt. Failide säilitamise korraldus peaks tagama nende ohutuse ja kasutusmugavuse.

Täidetud dokumentide säilitamine toimub erineva kujundusega spetsiaalsetes kaustades. Enamiku dokumentide jaoks kasutatakse "köitja" tüüpi kaustu, kuid see on vastuvõetavam lühikese säilitusajaga dokumentide jaoks, kuna köitjas olevad dokumendid on paigutatud vastupidises kronoloogilises järjekorras: esimesena (ülaosas) kuvatakse hilisema kuupäevaga dokument, ja varasema kuupäevaga - lõpuks (alt ).

Pika ja püsiva säilivusajaga dokumentide puhul on soovitav kasutada pehme kinnitussüsteemiga (paeltega) kaustu. Dokumendid torgatakse augulauguga läbi augustatud aukude, aetakse läbi paelad, mis seotakse esitatavate dokumentide põhja. See võimaldab rühmitada dokumente failis otseses kronoloogilises järjekorras. Sellistes kaustades säilitatavad dokumendid antakse osakonnaarhiivile üle samal kujul, nagu need moodustati kantseleitöös.

Töötajate poolt organisatsiooni dokumendifondi säilitamiseks üle antud juhtumite registreerimine on üksikasjalikult reguleeritud Vene Föderatsiooni arhiiviteenistuse osakondade arhiivide toimimise põhireeglitega ja see on kehtinud muutumatuna alates 1988. aastast.

Iga kontoriarhiivis säilitatava faili kaanele tuleks lisada järgmine teave:

ь organisatsiooni nimi;

ь selle struktuuriüksuse nimetus, kus juhtum moodustati;

b juhtumi register;

b juhtumis olevate lehtede arv;

b esimese ja viimase dokumendi kuupäev;

ь ümbrise säilitusaeg;

iga juhtumi b šifrid.

Mõned juhtumi kirjelduse elemendid märgib sekretär juhtumi avamisel kaanele, lehtede arv, tähtajad, pealkirja täpsustus ja jaotused kantakse kaanele peale asja lõpetamist kursusel. selle töötlemisest.

Juhtumi register on kinnitatud kohtuasjade nomenklatuuri järgi. Indeks on failimälu ja selle otsingufunktsiooni aadress.

Juhtumikaante pealkirjad on hõlbustatud hästi vormistatud juhtuminomenklatuuridega. Nendel juhtudel piisab kohtuasjade pealkirja ja säilitustähtaegade ülekandmisest nomenklatuurist kaanele. Juhtumite nomenklatuuri puudumisel koostatakse pealkiri vastavalt üldreeglid iga juhtumi jaoks.

Analoogiliselt kaustade arhiivikujundusega paberdokumendid Samuti tuleb vormistada masinloetavate dokumentide pakendites olevad sildid ja vahelehed.

3.3.2 Failide täiendav ettevalmistamine pikaajaliseks säilitamiseks

Lõpetatud juhtumid, lõpetatud projektid, vormistatud dokumendid püsivaks ja pikaajaliseks - üle 10 aasta - säilitamiseks on kohustuslikud täiendav disain kirjeldus spetsiaalsetes registreerimisvormides vastavalt Vene Föderatsiooni arhiiviteenistuse nõudele.

Ajutise - kuni 10-aastase (kaasa arvatud) - ladustamisperioodi juhtumeid saab koostada ainult osaliselt, võrreldes eelmise rühmaga. Seega võib neid hoiustada mis tahes tüüpi ja kinnitusmaterjaliga kaustades, need ei tohi olla toimikute sees ümbersüstematiseeritud dokumendid, lehed ei tohi olla nummerdatud ega vormistada atesteerimisprotokolle.

Sarnased dokumendid

Dokumentide töötlemise ja teisaldamise täistsükkel alates nende loomise hetkest kuni täitmise ja saatmise lõpetamiseni. Dokumentide teadusliku ja praktilise väärtuse ekspertiis (hinnang). Inventuurid ja juhtumite registreerimine. Alalise ja pikaajalise säilitamise dokumentide kirjeldus.

test, lisatud 14.03.2009


Vormid dokumentide registreerimiseks ja nende täitmise kontrollimiseks. Dokumentide süstematiseerimine ja dokumendikogude moodustamine. Arhiiviasutustes säilitamise ja ajutiseks kasutamiseks andmise kord. Riigivarakomisjoni dokumentide üleandmine organisatsiooni arhiivi.

esitlus lisatud 16.04.2012


Nomenklatuurijuhtumite struktuur ja eesmärk. Nõuded nende moodustamisele ja säilitamise reeglitele. Dokumentide väärtuse uurimine. Juhtumi inventuuride koostamine ja arhiivi üleandmise kord. Sisuliselt arhiivihoidla dokumendid sisse elektrooniline vorm... Ekspertkomisjonid.

Kursitöö lisatud 03.02.2014


Dokumentide väärtuse põhimõtted ja kriteeriumid. Dokumentide valiku normatiivsete ja metoodiliste juhiste süsteem. Dokumentide väärtuse uurimise korraldamine ja läbiviimine, selle läbiviimise kord, tulemuste registreerimine ja säilitamine. Infotehnoloogia arhiivides.

lõputöö, lisatud 13.03.2019


Etapid eluring organisatsioonid: mõiste, klassifikatsioon ja liigid. Likvideerimiskomisjoni olemus ja ülesanded, dokumentatsiooni säilitamise reeglid. Dokumentide väärtuse, kohtuasjade registreerimise põhimõtete ja nende inventuuride koostamise uurimine. Dokumentide üleandmine arhiivi.

lõputöö, lisatud 10.05.2015


Dokumentide süstematiseerimine. Dokumentatsiooni korrastamise ja säilitamise põhiprintsiibid. Dokumentide väärtuse põhimõtted ja kriteeriumid, päritolu ja sisu kriteeriumid. Telefonisõnumi edastamise ja vastuvõtmise omadused, reeglid, ametisse nimetamine organisatsioonide töös.

test, lisatud 08.07.2010


Juhtumite moodustamise tunnused asutuses, nende loomise põhijooned. Dokumentide paigutuse põhimõtted avatud toimikus. Süstematiseerimine ettevõtluses teatud tüübid dokumente. Üldnõuded korpuste kujundusele, nende lehtede numeratsioonile, kaane kujundusele.

Kursitöö lisatud 04.05.2015


Arvestusdokumentide mõiste riigi (valla)arhiivis. Arvepidamine ja arhiivifondi dokumentide turvalisuse tagamine Venemaa Föderatsioon... Arhiivi raamatupidamisdokumentide süsteem, nende sihtotstarve. Üldnõuded arhiivi raamatupidamisdokumentidele.

test, lisatud 29.03.2012


Arhiivide mõiste, peamised ülesanded ja funktsioonid. Arhiivi kogu ja vastuvõetud juhtumite registreerimisnõuete analüüs. Inventuuride koostamise ja läbiviimise täiustamise meetodid. Dokumentide korrastamine arhiivifondi sees, nende süstematiseerimise skeemid.

lõputöö, lisatud 11.03.2011


Juriidiline ja normatiivne baas bürootöö ja dokumendivoo reguleerimine organisatsioonis. Kirjavahetuse vastuvõtmise ja esmase töötlemise kord. Tüüpiline ja üksikud terminid dokumentide vormistamine. Kontoritöö dokumentide menetlemine.

Peamine teabeprotsessid ja nende rakendamine arvutite abil: teabe salvestamine, otsimine ja edastamine.

Teabe edastamine

Ilma teabevahetuseta oleks inimareng võimatu. Pikka aega andsid inimesed põlvest põlve edasi oma teadmisi, teavitasid ohust või edastasid olulist ja kiireloomulist infot, vahetasid infot.

Igas teabe edastamise või vahetamise protsessis on olemas allikas ja sihtkoht , ja teave ise edastatakse sidekanali kaudu signaalide abil: mehaanilised, termilised, elektrilised jne.

Tavaelus on inimese jaoks igasugune heli, valgus signaalid, mis kannavad semantilist koormust. Näiteks sireen on helisignaal; telefon heliseb – piiks telefoni tõstmiseks; punane foorituli – tee ületamist keelav signaal.

Teave esitatakse ja edastatakse signaalide, sümbolite jada kujul. Allikast vastuvõtjale edastatakse teade teatud materiaalse kandja kaudu.

Kui ülekandeprotsess kasutab tehnilisi vahendeid side, nimetatakse neid infoedastuskanaliteks (infokanalid). Nende hulka kuuluvad telefon, raadio, televiisor. Inimese meeleorganid täidavad bioloogiliste infokanalite rolli.

Teabe edastamine tehniliste sidekanalite kaudu toimub vastavalt järgmisele skeemile (Shannoni sõnul):

Teabeallikaks võib olla elusolend või tehniline seade... Sellest läheb teave kodeerijasse, mis on loodud algse sõnumi teisendamiseks edastamiseks mugavasse vormi. Selliste seadmetega kohtute kogu aeg: telefonimikrofon, paberileht jne.

Sidekanali kaudu satub info saaja dekodeerimisseadmesse, mis teisendab kodeeritud sõnumi adressaadile arusaadavale vormile. Mõned kõige keerukamad dekodeerimisseadmed on inimese kõrv ja silm.

Edastamise käigus võib teave kaduda, moonduda. See on tingitud erinevatest häiretest nii sidekanalis kui ka teabe kodeerimisel ja dekodeerimisel. Selliseid olukordi kohtate üsna sageli: moonutatud heli telefonis, häired televisiooni edastamisel, telegraafi vead, edastatud teave puudulik, viga arvutustes.

Mõiste "müra" viitab igasugustele häiretele, mis moonutavad edastatavat signaali ja põhjustavad teabe kadu. Sellised häired on peamiselt tingitud tehnilistest põhjustest: sideliinide halb kvaliteet, erinevate teabevoogude ebaturvalisus üksteisest, edastatakse samade kanalite kaudu. Müra eest kaitsmiseks kasutatakse erinevaid meetodeid, näiteks mitmesuguseid filtreid, mis eraldavad kasuliku signaali mürast.

Teabe edastamisel mängib olulist rolli teabe esitamise vorm. Seda saab teabeallikas mõista, kuid see pole adressaadile kättesaadav. Inimesed lepivad konkreetselt kokku, millises keeles teavet edastatakse, et see oleks usaldusväärsem.

Säilitamine

Teabe kogumine ei ole eesmärk omaette. Saadud teabe kasutamiseks tuleb see lisaks salvestada.

Teabe salvestamine on teabe levitamise viis ruumis ja ajas.

Inimmõistus on kõige täiuslikum vahend meid ümbritseva maailma mõistmiseks. Ja inimese mälu on suurepärane seade saadud teabe salvestamiseks.

Et teave saaks paljude inimeste omandiks, on vaja seda osata salvestada mitte ainult inimese mällu. Inimese arengu käigus olid erinevad info salvestamise viisid, mis aja jooksul täienesid: sõlmed nööridel, sälgud pulkadel, kasetohust kirjad, kirjad papüürusel, paberil.

Lõpuks leiutati trükipress ja ilmusid raamatud. Usaldusväärsete ja taskukohaste teabe salvestamise viiside otsimine jätkub tänapäevani.

Tänapäeval kasutame info salvestamiseks mitmesuguseid materjale: paberit, foto- ja filmiribasid, magnetilisi heli- ja videolinde, magnet- ja optilisi kettaid. Kõik need on infokandjad.

Infokandja on teabe salvestamiseks ja edastamiseks mõeldud materiaalne objekt. (Paber, foto ja film, magnet- ja optilised kettad jne).

Teabe salvestamise viis sõltub selle meediumist.(raamat on raamatukogu, pilt on muuseum, foto on album).

Arvuti on mõeldud teabe kompaktseks salvestamiseks, millele on võimalik kiiresti juurde pääseda.

Teabe säilitamine on teatud viisil organiseeritud teave välist meediat, mõeldud pikaajaliseks säilitamiseks ja alaliseks kasutamiseks (näiteks dokumendiarhiivid, raamatukogud, kartoteegikapid).

Lao peamine infoüksus on kindel füüsiline dokument: küsimustik, raamat jne Repositooriumi korralduse all mõistetakse teatud struktuuri olemasolu, st. korrasolek, säilitatavate dokumentide klassifitseerimine nendega töötamise mugavuse huvides.

Teabe salvestamise põhiomadused: salvestatud teabe maht, salvestuskindlus, juurdepääsuaeg (st otsinguaeg vajalikku teavet), teabekaitse kättesaadavus.

Arvuti mäluseadmetele salvestatud teavet nimetatakse tavaliselt andmeteks.Arvuti välismäluseadmetel asuvaid organiseeritud andmesalve nimetatakse tavaliselt andmebaasideks ja andmepankadeks.

Otsing

Otsige teavet on salvestatud teabe otsimine.

Teabe otsimise meetodid: otsene vaatlus; suhtlemine ekspertidega teid huvitaval teemal; asjakohase kirjanduse lugemine; videote, telesaadete vaatamine; raadiosaadete, helikassettide kuulamine; töötada raamatukogudes ja arhiivides; taotleda infosüsteemid, arvutiandmete andmebaasid ja pangad; muud meetodid.

Kõige täielikuma teabe kogumiseks ja õige otsuse tegemise tõenäosuse suurendamiseks on vaja kasutada mitmesuguseid teabeotsingu meetodeid.

Küsimuse kohta kõige täielikuma teabe hankimise kiirendamiseks hakkasid nad koostama katalooge (tähestikuline, teemaline jne).

Teabe otsimise käigus puutute kokku nii kõige kasulikuma kui ka kasutu, nii usaldusväärse kui ka vale, objektiivse ja subjektiivse teabega, kuid selleks, et mitte uppuda teabemerre, õppige valima ainult lahendamiseks kasulikku. probleem teie ees.

Mõista, mida otsida konkreetse elusituatsiooniga silmitsi seistes, viia läbi otsinguprotsess - need on oskused, mis saavad otsustavaks kolmanda aastatuhande künnisel.

Säilitamine infoobjektid erinevad tüübid erinevatel digitaalne meedia

Meenutades eseme mõistet, mis on defineeritud kui mingi osa ümbritsevast maailmast, mida vaadeldakse kui tervikut, võib eeldada, et objektiks võib pidada ka infomudelit, millel puudub seos algse objektiga, kuid mitte materiaalseks, vaid mitte materjaliks. informatiivne.

Infoobjekt on loogiliselt seotud teabe kogum.

Algobjektist "võõrandunud" infoobjekti saab talletada erinevatele materjalikandjatele. Lihtsaim materiaalne teabekandja on paber. Samuti on olemas magnet-, elektroonika-, laser- ja muud infokandjad.

Materjalikandjale fikseeritud teabeobjektidega saab teha samu toiminguid, mis arvutiga töötades: neid sisestada, salvestada, töödelda, üle kanda. Infoobjektidega töötamisel on arvutil oluline roll. Kasutades võimalusi, mida kontoritehnoloogia kasutajale pakuvad, saate luua erinevaid professionaale arvuti dokumendid, mis on teabeobjektide tüübid. Kõik, mis arvutikeskkondades luuakse, saab olema infoobjekt.

Kirjandusteos, ajaleheartikkel, tellimus - näited tekstiinfoobjektid... Joonised, joonised, skeemid on graafilise teabe objektid. Erinevad dokumendid tabeli kujul on näited tabeliteabe objektid... Video ja muusika - audiovisuaalsed teabeobjektid.

Üsna sageli on meil tegemist liitdokumentidega, milles teave esitatakse erinevad vormid... Sellised dokumendid võivad sisaldada teksti, pilte, tabeleid, valemeid ja palju muud. Kooliõpikud, ajakirjad, ajalehed – need on üldtuntud näited liitdokumentidest, mis on teabeobjektid keeruline struktuur... Komposiitdokumentide koostamiseks kasutatakse tarkvarakeskkondi, mis annavad võimaluse infot erineval kujul esitada. Muud näited keerukatest teabeobjektidest hõlmavad arvutiga loodud esitlusi ja hüpertekstidokumente.

Eemaldatavat digitaalset andmekandjat kasutatakse elektrooniliste teabeobjektide salvestamiseks ja edastamiseks. Need sisaldavad:

ü eemaldatav kõvaketas- magnetsalvestuse põhimõttel põhinev infosalvestusseade, informatsioon salvestatakse kõvadele (alumiinium või klaas) plaatidele, mis on kaetud ferromagnetilise materjali kihiga,

ü diskett– andmete mitmekordseks salvestamiseks ja salvestamiseks kasutatav kaasaskantav andmekandja, mis on ferromagnetilise kihiga kaetud plastikust kaitsvasse korpusesse paigutatud painduv magnetketas,

ü CD-plaat- optiline andmekandja plastketta kujul, mille keskel on auk, mille teabe salvestamise ja lugemise protsess toimub laseriga (CD-ROM ja DVD-plaat - mõeldud ainult lugemiseks; CD- RW ja DVD-RW teavet saab salvestada korduvalt),

ü mälukaart või välkmälukaart- kompaktsed elektroonilised salvestusseadmed, mida kasutatakse digitaalse teabe salvestamiseks (neid kasutatakse laialdaselt elektroonilised seadmed sealhulgas digikaamerad, mobiiltelefonid, sülearvutid, MP3-mängijad ja mängukonsoolid),

ü USB-mälupulk (slängimälupulk)- mäluseade, mis kasutab kandjana välkmälu ja on USB-liidese kaudu ühendatud arvuti või muu lugemisseadmega.

Kõik programmid ja andmed salvestatakse failide kujul arvuti pikaajalisse (välisesse) mällu.

Fail on teatud hulk infot (programm või andmed), millel on nimi ja mis on salvestatud pikaajalisse (välisesse) mällu.

Faili nimi koosneb kahest osast, mis on eraldatud punktiga: tegelik failinimi ja pikendamine selle tüübi määratlemine (programm, andmed jne). Faili tegeliku nime annab kasutaja ja failitüübi määrab programm tavaliselt selle loomisel automaatselt.

Windowsi operatsioonisüsteemis võib failinimes olla kuni 255 tähemärki ja lubatud on kasutada vene tähestikku, lubatud on tühikud ja muud varem keelatud märgid, välja arvatud järgmised üheksa: / \: *? "<>|. Failinimes saab kasutada mitut punkti. Kõiki viimasele punktile järgnevaid märke peetakse nimelaienditeks.

Failinime laiendi roll on puhtalt informatiivne ja mitte käsupõhine. Kui pildiga failile on antud nimelaiend TXT, siis faili sisu tekstiks ei muutu. Seda saab vaadata tekstidega töötamiseks mõeldud programmis, kuid selline vaade ei anna midagi arusaadavat.

Iga faili jaoks määratakse failiatribuudid ja need annavad süsteemile teada, milliseid toiminguid saab failidega teha. Atribuute on neli.

1. Dokumentide säilitamise reeglid ja tähtajad struktuuriüksustes, organisatsioonides.

2. Dokumentide vormistamine asjasse.

3. Juhtumite nomenklatuur.

1. Dokumenteerimise käigus kogunevad struktuuriüksused tavaliselt märkimisväärse hulga dokumente (nii täidetavaid kui ka täidetavaid).

Dokumentide ajutist säilitamist struktuurijaotistes nimetatakse operatiivhoiduseks. Kõik käesolevas töös vajalikud dokumendid ja nende koopiad kuuluvad operatiivsele säilitamisele.

Operatiivse salvestusruumi tüübid:

Dokumentide säilitamine nende täitmise protsessis;

Täidetud dokumentide säilitamine.

Teisisõnu, operatiivhoidla all mõeldakse dokumentide praktilise kasutamise käigus läbiviidavat protsessi enne väärtuse uurimist ja dokumentide arhiivihoidlale üleandmist.

Hiljuti on paljud organisatsioonid koos juhtumiteks vormitud dokumentide (paberkandjal) säilitamisega hakanud kasutama elektroonilisi hoidlaid. Selliste hoidlate loomine võimaldab lihtsustada dokumentide kasutamist jooksvates tegevustes, kuna dokumendiga saavad korraga töötada mitu töötajat ning juurdepääs dokumendile toimub mõne sekundi jooksul. Sellest võime järeldada, et elektrooniliste dokumendihoidlate kasutamine võimaldab tõsta ülesannete ja tööülesannete efektiivsust.

Microsoft SharePoint Portal Serveril või 1C-Bitrixil põhinevad elektroonilised dokumentide hoidlad: ettevõtteportaali tarkvaratooted on laialt levinud.

Dokumentide erinevatel materjalikandjatel säilitamise reeglid näevad ette erinevad režiimid ja säilitamisprotseduurid, mis tagavad teabe ohutuse ja selle optimaalse rühmitamise. Dokumentide säilitamise kord määratakse riigiarhiiviteenistuse eeskirja ja juhendiga, riiklike standardite, asutuse korraldus- ja haldusdokumentidega.

Põhinõuded dokumentide säilitamisele struktuuriüksustes:

Täitmise ajal dokumente peab esineja hoidma spetsiaalsetes kaustades;

Täidetud dokumentide säilitamine toimub süstematiseeritud kujul tiitellehe kujundusega ja nomenklatuuri kohase kohtuasja registri kinnitamisega kaustadesse või kaantesse;

Dokumente hoitakse spetsiaalsetes kappides või spetsiaalselt varustatud riiulitel nende järjekorras registreerimisnumbrid; eriti olulised dokumendid, sealhulgas konfidentsiaalset laadi dokumente, hoitakse lukustatavates kappides või tulekindlates seifides.

Dokumentide säilitusajad:

Peamiselt sama ametiaasta sees (näiteks 1. jaanuarist 31. detsembrini 2012);

Pikaajalise säilitamise dokumente (hartad, määrused, plaanid jms) säilitatakse struktuuriüksuses kuni uutega asendamiseni (kehtivusaja lõpuni). Selliseid dokumente nimetatakse ülekandedokumentideks.

Teatud struktuuriüksustel (personaliosakonnad, raamatupidamis-, inseneri-, projekteerimisosakonnad jne) on õigus dokumentide pikaajalisele säilitamisele.

Sellised dokumendid hõlmavad näiteks dokumente personali kohta, töökirjeldus, isiklikud kontod, allkirjade näidised materiaalselt vastutavad isikud jne.

2. Juhtum- ühe teema või tegevusalaga seotud dokumentide (või dokumendi) kogum, mis on paigutatud eraldi kaanesse.

Juhtumi dokumentide rühmitamise põhjused:

Nominaalselt - dokumentide liikide ja sortide nimetus (korraldused, protokollid, tõendid jne);

Sisuliselt - dokumentide sisu;

Kirjavahetuse teel - dokumentide saatmine konkreetne isik või organisatsioon;

Geograafiliselt - dokumentide saatmine konkreetsesse piirkonda;

Kronoloogiliselt - dokumentide kogumi kuulumine teatud perioodi.

Juhtum moodustatakse vastavalt organisatsiooni nomenklatuurile. Asi sisaldab dokumente, mille sisu vastab asja pealkirjale.

Nõuded kohtuasjade moodustamisele:

Alalise ja ajutise hoiuaja dokumendid on rühmitatud eraldi;

Originaalid eraldatakse koopiatest;

Aastaplaanid ja aruanded - kvartali ja kuu, kinnitatud dokumentidest - oma projektidest;

Fail sisaldab igast dokumendist ühte koopiat.

Iga toimikusse pandud dokument peab olema vormistatud vastavalt nõuetele osariigi standardid ja muud määrused.

Juhul, kui tegemist on ühe kontoritöö (enamasti kattub kalendriga) aasta dokumendid, rühmitatakse, välja arvatud läbisõidudokumendid.

Reeglid kehtestavad juhtumi ulatuse: mitte rohkem kui 250 lehte paksusega kuni 4 cm.

Karpi paigutatud dokumentidel peavad olema allkirjad (koopiad - tõend), kuupäev, register, märge “Juhul”.

Dokumentide manused, sõltumata nende kinnitamise või koostamise kuupäevast, lisatakse dokumentidele, mida need puudutavad.

Asjas olevad dokumendid on järjestatud kindlas järjekorras: põhidokument ja sellega seotud lisad ning seejärel kronoloogias - küsimuse lahendamisel tekkivad dokumendid.

Dokumentide tüübi ja kronoloogia järgi rühmitamiseks kehtivad teatud reeglid (vt: Tüüpiline õpetus bürootöö kohta Vene Föderatsiooni ministeeriumides ja osakondades. M., 1993). Haldusdokumentidega kinnitatud hartad, eeskirjad, juhendid on nende lisad ja koondatud nimetatud dokumentidega.

3. Juhtumite nomenklatuur- organisatsioonis üles tõstetud kohtuasjade nimetuste süstematiseeritud loetelu, näidates ära nende säilitamise tingimused, mis on koostatud kehtestatud kord... Juhtumite nomenklatuuri kasutatakse vormistatud dokumentide rühmitamiseks kohtuasjadeks, juhtumite süstematiseerimiseks ja fikseerimiseks, nende säilitamise tähtaegade määramiseks ja dokumentide otsimiseks. See on aluseks alalise ja ajutise ladustamise juhtumite (üle 10 aasta) inventuuride koostamisel, samuti ajutise (kuni 10 aastat kaasa arvatud) ladustamise juhtumite arvestusel.

Dokumentaalfondi moodustamise aluseks on kohtuasjade nomenklatuur föderaalorgan täidesaatev võim.

Juhtumite nomenklatuur hõlmab kõiki organisatsiooni dokumente, välja arvatud tehniline dokumentatsioon ja trükised. Nõuded kohtuasjade nomenklatuurile sisaldavad SSSOU-d, osakondade arhiivide toimimise põhireegleid, dokumentide loetelusid, mis näitavad säilitustähtaegu.

Juhtumi üksikasjad: organisatsiooni nimi, dokumendi liigi nimetus, kuupäev, register, koostamise koht, kinnitustempel, teksti pealkiri, tekst, allkiri, kinnitustempel.

Juhtuminomenklatuuri tabeli veerud: juhtumiindeksid, juhtumi päised, ümbriste arv (köited, osad), artikli number vastavalt ümbriste loetelule ja säilivusaeg, märkused.

Juhtumipäised on rühmitatud nomenklatuuri osadeks (alajaotisteks). Jaotiste pealkirjad - struktuuriüksuste nimetused (ilma struktuurita organisatsioonidel - tegevusalad).

Juhtumi päise nõuded:

Täpne vastavus antud juhul rühmitatud dokumentide semantilisele sisule;

Lühidus, sõnastuse selgus;

Pealkirjad nagu "Üldine kirjavahetus", "Erinevad dokumendid", "Viitematerjalid" jne ei ole lubatud.

Juhtumi pealkirja koosseis:

dokumentide liigi või sordi nimetus;

organisatsiooni või selle struktuuriüksuse nimi;

Dokumendi adressaat või korrespondent;

Territooriumi (asukoha) nimi, millega asja dokumentide sisu on seotud;

Kuupäevad (periood), mille kohta kohtuasja dokumendid on seotud;

Juhtumis olevate dokumentide koopiate arvu märge.

Juhtumeid, mis puudutavad ühe aasta jooksul lahendamata küsimusi, nimetatakse "rullimiseks" ja need sisalduvad järgmise aasta juhtumite nomenklatuuris sama indeksiga. Juhtumite nomenklatuur sisaldab ka viitefailid, raamatupidamisdokumentide logid.

Juhtumite nomenklatuuri igas jaotises on jäetud varunumbrid, mida saab seejärel määrata nomenklatuuriga hõlmamata juhtumitele.

Juhtumite nomenklatuuri kinnitab organisatsiooni juht ja see hakkab kehtima järgmise kalendriaasta 1. jaanuaril.

Asjaajamise (kalendri)aasta lõpus koostatakse koondprotokoll kohtuasjade nomenklatuurini alalise ja ajutise hoiuaja kohta eraldi avatud asjade arvu kohta.

Organisatsioonide, ettevõtete ja asutuste tegevuse tulemusena tekivad need, millel on mitmesugune teaduslik ja praktiline tähendus. Mõned neist sisaldavad teavet, mida on vaja ainult mõne lahendamiseks konkreetne ülesanne... Kui seda teavet kasutatakse operatiivsetel eesmärkidel, kaotavad sellised dokumendid oma tähenduse. Nende edasine ladustamine on ebapraktiline. Teised dokumendid on säilitanud oma väärtuse mitu aastat. Kuid on dokumente, mis sisaldavad teaduslikul ja praktilisel eesmärgil väärtuslikku teavet. Selliseid dokumente tuleks säilitada alaliselt.

Sellega seoses on kindlaks määratud erinevad dokumentide säilitamise tähtajad.

• ajutine (kuni 10 aastat);
• ajutine (üle 10 aasta);
• püsiv.

Lõpetatud alalise ja ajutise (üle 10 aasta) ladustamise juhtumid kaheks aastaks jäävad struktuurijaoskondadesse teatmeteos... Seejärel antakse need üle organisatsiooni arhiivi.

Dokumentide säilitusajad ei sõltu nende loomise vormist: paber või elektrooniline. Dokumentide kasutamise võimaluse ja kestuse määrab neis sisalduva teabe väärtus. Seetõttu on ekspertiisi eesmärk välja selgitada, millised dokumendid suudavad pakkuda suurimat täielikkust, üksikud kodanikud vajalikku teavet. Ajutiseks säilitamiseks valitud dokumentide puhul on oluline kindlaks määrata, kui kauaks neid vaja võib minna. Seetõttu on üksikute dokumentide säilitusaja määramine teine ​​oluline dokumentide väärtuse uurimise ülesanne.

Seega dokumentide väärtuse uurimise ülesanded on järgmised:

• poliitilise, majandusliku, teadusliku ja kultuurilise tähtsusega dokumentide valimine nende edasiseks üleandmiseks alaliseks säilitamiseks Vene Föderatsiooni riigiarhiivi;
• teadusliku ja ajaloolise väärtuseta, kuid praktilist väärtust säilitavate dokumentide valik ajutiseks säilitamiseks;
• teadusliku väärtuseta ja praktilise väärtuse kaotanud dokumentide valimine hävitamiseks;
• dokumentide säilitusaja kehtestamine või muutmine.

Väärtuseekspertiisi tehakse organisatsioonide ja ettevõtete kontoritöös, organisatsioonide arhiivides ja riigiarhiivides.

Bürootöös tehakse väärtusekspertiisi:

• koostamisel;
• kell ;
• juhtumite ettevalmistamisel organisatsiooni arhiivi üleandmiseks pärast nende kontoritöö lõpetamist.

Tüüpilised dokumentide loetelud säilivusaja järgi

Nagu juba mainitud, määratakse kohtuasjade säilitustähtajad esialgu kindlaks kohtuasjade nomenklatuuri koostamise etapis. See tähendab, et konkreetse juhtumi puhul antakse esialgne hinnang kaasatud dokumentide olulisusele. Juhtumite vormistamisel on vaja kontrollida dokumentide teatud kompleksidesse määramise õigsust, lähtudes nende eesmärgist, sisust ja säilitustähtaegadest.

Abi dokumentide väärtuse uurimisel pakuvad tüüp- või osakondlikud dokumentide loetelud koos säilitustähtaegadega. Nende abil saate määrata paljude haldusdokumentide säilitusaja või hävitamise võimaluse. Mudelite loendid on valdkondadevahelise tegevuse normatiivsed ja metoodilised dokumendid. Dokumentide väärtuse uurimisel saavad neist juhinduda kõik asutused või organisatsioonid. Osakondade nimekirjad kehtestavad dokumentide koosseisu ja nende säilitamise tähtajad konkreetse majandusharu jaoks, näiteks haridusasutused, tervishoid jne. Vaatamata loetelude olemasolule on aga teatud juhtudel vaja täiendavalt uurida dokumentide koostist ja sisu, et selgitada välja nende säilitamise vajalikkus ja kestus.

Dokumentide säilitusaja määramine

Igal aastal viivad nad läbi organisatsioonide kontoritöö dokumentide valik alaliseks ja ajutiseks säilitamiseks samuti hävitamiseks. Selle valiku viivad läbi struktuuriüksuste töötajad organisatsiooni arhiivi töötajate metoodilisel juhendamisel. See hõlmab toimikus olevate dokumentide tegeliku sisu analüüsi, nende teadusliku ja praktilise väärtuse ning vastavate säilitustähtaegade määramist. Dokumentide säilitustähtaegu ei ole lubatud määrata ainult nomenklatuuri kuuluvate kohtuasjade päiste järgi. Erilist tähelepanu tuleks pöörata alalise ja ajutise (üle 10 aasta) säilitusaja dokumentidele. Nende valik viiakse läbi lehevaatamise järgi dokumente. Ainult nii saab tuvastada protsessi käigus tehtud vigu ja eraldada püsiva säilitusajaga dokumendid ajutise säilitamise dokumentidest.

"EPK" märgistusega juhtumid vaadatakse läbi ka lehtede kaudu. See võimaldab tuvastada nende koosseisus püsivalt säilitatavaid dokumente. Selliseid dokumente sisaldavad kaasused tuleb ümber korraldada: alalise ja ajutise säilitustähtajaga dokumendid vormistatakse iseseisvateks kaasusteks või lisatakse homogeensete dokumentidega juba vormistatud asjadele. Ajutise ladustamise dokumentide tingimused täpsustatakse vastavalt dokumentide loeteludele või vastavalt organisatsiooni asjade nomenklatuurile. Lõpliku otsuse "EPK"-ga tähistatud toimikute säilitusaja kohta teeb arhiiviasutuse ekspertiisi- ja kontrollikomisjon.

Seega viiakse uurimise käigus läbi:

• alalise ja ajutise (üle 10 aasta) säilitamise juhtumite valik arhiivi üleandmiseks;
• ajutiselt struktuurijaoskondades säilitatavate juhtumite valik;
• eelmiste aastate juhtumite hävitamise eraldis, mille säilitustähtaeg on möödunud.

Samal ajal kontrollitakse kohtuasjade nomenklatuuri kvaliteeti, dokumentide säilitustähtaegade määramise õigsust.

Seega jagatakse uuringu tulemusel väärtused neli dokumentide rühma erineva säilivusajaga:

• alaliselt riigiarhiivis säilitamisele kuuluvad dokumendid;
• ajutisele säilitamisele (üle 10 aasta) kuuluvad dokumendid organisatsiooni arhiivis;
• ajutisele säilitamisele (kuni 10 aastat) kuuluvad dokumendid struktuuriüksustes;
• säilitustähtaja lõppemise tõttu hävitamisele kuuluvad dokumendid.

Praegu kasutatakse osakonnas lisaks paberdokumentidele ka elektroonilisel kujul dokumente. Elektroonilisel kujul (ED) dokumentide väärtuse kontrolli teostab ekspertkomisjon koos traditsioonilisel (paber)kandjal oleva dokumentatsiooniga. Selle läbiviimisel sama keeruline süsteem dokumentide väärtuse kriteeriumid: teabe olulisus ja täielikkus, dubleeriva teabe puudumine jne. Dokumentide elektroonilisel kujul arhiveerimise võimaluse kindlaksmääramine eeldab aga mitmete muude tegurite arvestamist. Nende hulgas: ED vastuvõtu piirang; ED loomise protsessi täielikkus; ED võimaliku teise vormingu tõlkimise maksumus selle arhiivi saamisel; seadusandlike aktide olemasolu, mis takistavad ED ülekandmist edasiseks säilitamiseks; vajaliku saatedokumentatsiooni olemasolu; elektroonikaseadmete tüübi vastavus ED erinevatele salvestusrežiimidele; ladustamiskulud. Seetõttu kantakse enamik alalise ja pikaajalise säilitamise dokumente organisatsioonide arhiivi traditsioonilisel paberkujul.

Dokumentide väärtuse kontrollimise tulemuste põhjal koostatakse rida dokumente:

• alalise ladustamise juhtumite loetelu;
• ajutise (üle 10 aasta) ladustamise juhtumite loetelu;
• personalijuhtumite loetelu;
• säilitamisele mittekuuluvate juhtumite hävitamiseks määramise akt.

Elektroonilised dokumendid sisalduvad sõltumatutes inventuurides.

Vastavalt inventuuridele antakse vastavad juhtumid üle organisatsiooni arhiivi. Ajutisi (kuni 10 aastat) dokumente ei tohi arhiivi üle anda. Neid hoitakse kas organisatsiooni dokumenditoe talituses või struktuuriüksustes ja pärast säilitusaja möödumist hävitatakse ettenähtud viisil.

Varud vaadatakse üle EK koosolekul ja kinnitatakse organisatsiooni juhi poolt. Alalise säilitamise juhtumite inventuurid kinnitab arhiiviasutuse EPK, temaga lepitakse kokku juhtumite inventuurid personali lõikes (asjade loetelude kohta vt täpsemalt p 6.2).

Samaaegselt EK koosolekul olevate juhtumite loeteludega kaalutakse hävitamisele ka lõppenud säilitustähtajaga juhtumite eraldamise akte. Organisatsioonil on õigus aktis sisalduvaid toimikuid hävitada alles pärast seda, kui EPK on kooskõlastanud püsivalt säilitatavate toimikute inventuuri.

Akt sisaldab juhtumeid, mille säilitustähtaeg on lõppenud akti koostamise aasta 1. jaanuariks. Näiteks kui 2005. aastal moodustati juhtum 3-aastase hoiutähtajaga, tuleb see lisada 2009. aastal koostatud akti (sel juhul saab asja hoiutähtaeg 1. jaanuariks 2009). Akt koostatakse kogu organisatsiooni asjaajamiseks. Kui see sisaldab mitme struktuurijaotuse juhtumeid, siis märgitakse selle nimi iga jaotuse juhtumite pealkirjade rühma ette. Homogeensed juhtumid kantakse akti ühe üldpealkirja alla, mis näitab juhtumite arvu. Hävitamiseks juhtumite määramise akt vormistatakse vastavalt ühtne vorm ja tellib ametnik, kes viis läbi dokumentide väärtuse ekspertiisi. Pärast seda, kui arhiiviasutuse EPK on inventuuri kinnitanud alaliseks säilitamiseks, tuleb akt kinnitada organisatsiooni juhiga. Toimingu näide on näidatud joonisel fig. 6.1.