Nõuded kurvale. Föderaalsete täitevorganite elektroonilise dokumendihalduse infosüsteemide nõuete kinnitamise kohta, võttes muu hulgas arvesse vajadust töödelda nende süsteemide abil piiratud võistluste ametlikku teavet

Süsteemide rakendamine elektrooniline dokumendihaldus ja kontoritöö (EDMS) algas 1990. aastate keskel. EDMS-i kasutuselevõtt riiklikus mastaabis on aga levinud alles viimase viie aasta jooksul. Peamiseks stiimuliks oli siin Vene Föderatsiooni valitsuse 12.02.2011 korraldus nr 176-r, millega kiideti heaks ülemineku tegevuskava. föderaalorganid täitevvõim paberivaba dokumendivoo kohta ja Vene Föderatsiooni valitsuse 06.09.2012 resolutsioon nr 890 "Meetmete kohta elektroonilise dokumendivoo parandamiseks valitsusasutustes".

Vastavalt Vene Föderatsiooni telekommunikatsiooni- ja maülalnimetatud tegevuskavale „Nõuded infosüsteemid föderaalsete täitevorganite elektrooniline dokumendihaldus, võttes muu hulgas arvesse vajadust töödelda piiratud leviga ametlikku teavet nende süsteemide kaudu. 2

Kuigi EDMS-i kasutati eranditult institutsioonisiseste süsteemidena, ei olnud nende mitmekesisus ja üksteisega kokkusobimatus märkimisväärseks probleemiks. Kuid ühtsele inforuumile ülemineku algusega, osakondadevahelise elektroonilise dokumendihalduse korraldus, vajadus ühtlustada EDMS-i, tagada nende ühilduvus üleriigiliste dokumendivahetussüsteemidega, elektrooniline suhtlus ja arhiivihoidla tulevad esiplaanile. Osaliselt on GOST R 53898-2010 suunatud EDMS-süsteemide koostoime probleemide lahendamisele. “Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid. Dokumendihaldussüsteemide koostoime. E-posti nõuded".

"Nõuded elektroonilise dokumendihalduse infosüsteemidele ..." on mõeldud föderaalsetele täitevasutustele, kuid vastavalt artiklile. 27. juuli 2006 föderaalseaduse nr 149-ФЗ artiklit 11 kohaldatakse ka muude riigiorganite ja organite suhtes. kohalik omavalitsus... Äriorganisatsioonidel on õigus korraldada EDMS-i oma äranägemise järgi, kuid arvestades riigi rolli meie riigis, juhinduvad kõik suured ja keskmise suurusega äriorganisatsioonid tavaliselt reeglitest, mille riik on valitsusega suhtlemise hõlbustamiseks kehtestanud. kehad.

Need nõuded on raamistiku iseloomuga ning seetõttu töötas ülevenemaaline dokumendihalduse ja arhiivindusasjade uurimisinstituut (VNIIDAD) 2013. aastal Föderaalse Arhiiviameti tellimusel välja „Arhiivi- ja dokumendihalduse funktsionaalsed nõuded infosüsteemidele, mis tagavad. elektrooniline dokumendihaldus protsessis sisemised tegevused föderaalsed täitevorganid". 3

Vaatleme Venemaa telekommunikatsiooni- ja manõuete ... kõige huvitavamaid sätteid.

"Nõuded elektroonilise dokumendihalduse infosüsteemidele ..." määrab minimaalse funktsioonide kogumi, mis EDMS-is peab olema, samuti nõuded EDMS-i kasutamise korraldamiseks asutuses.

Üks peamisi nõudeid EDMS-ile on selle skaleeritavus nii ühendatud töökohtade kui ka EDMS-is sisalduvate dokumentide arvu osas. Seda tuleks meeles pidada kaasaegsed süsteemid dokumendihaldust kasutavad peaaegu kõik organisatsiooni dokumentidega töötavad töötajad ning üldine trend on nii statsionaarsete tööjaamade kasutamine kui ka mobiilsetest seadmetest dokumentidele juurdepääs, süsteemile kaugjuurdepääs. EDMS-is salvestatud dokumentide arvu juures tuleb meeles pidada, et kuna süsteem ei salvesta mitte ainult lõplikke vormistatud ja allkirjastatud dokumente, vaid ka vahepealseid tööversioone, on EDMS-i saabunud failide, mustandite ja dokumentide arv. mitu korda suurem kui koolieelses õppeasutuses registreeritud dokumentide koguarv (sissetulevad, väljaminevad ja sisemised). Nõuded näevad ette, et EDMS peab tagama kõikide dokumentide säilitamise perioodiks vähemalt 5 aastat, kuid praktikas on vaja keskenduda vähemalt 10-15 aasta pikkusele perioodile, kuna see on periood, mille jooksul dokumente säilitatakse. elektrooniline vorm jätkuvalt aktiivselt kasutada, eriti kuna p. 20 p. f) samad nõuded näevad ette dokumentide säilitamise võimaluse kuni sada aastat.

SED-i oluline parameeter on selle jõudlus. Kui riist- ja tarkvarakompleks (EDMS-server) ei ole piisavalt tõhus teatud arvu süsteemis samaaegselt töötavate kasutajate jaoks ja (või) teatud andmebaasi mahu jaoks (süsteemis olevate dokumentide arv), peavad töötajad ootama. dokumendikaardi või dokumendi enda avamisele, seetõttu langeb töötajate tootlikkus. Seetõttu sisaldavad nõuded ajaparameetreid, mis peavad vastama EDMS-i jõudlusele:

1. EDMS-ile juurdepääsu saamise aeg - mitte rohkem kui kolm sekundit;
2. juurdepääsuaeg dokumendi registreerimisel loodud kaardile, mis sisaldab andmeid, mis kirjeldavad dokumendi konteksti, sisu, struktuuri, dokumendiga koostamisel, läbivaatamisel, täitmisel ja säilitamisel tehtud toiminguid, samuti identifitseerimisandmeid (metaandmeid) - mitte rohkem kui viis sekundit.

Teine levinud olukord on see, et mingil põhjusel on dokument kahjustatud või kasutaja poolt kogemata kustutatud. Nõuded näevad ette, et sel juhul tuleb elektrooniline dokument varukoopiast taastada 30 minuti jooksul. Organisatsioonil peab vastavalt Nõuetele olema vähemalt üks varukoopia elektroonilised dokumendid salvestatud EDMS-i. Praktikas luuakse aga ohutuse tagamiseks vähemalt kaks varukoopiat, eelistatavalt sisse lülitatud erinevad meediad... See vähendab elektrooniliste dokumentide kaotamise ohtu.

EDMS-i töökindlustegur peab olema vähemalt 0,98.

Teine näitaja on EDMS-i kaitse tase volitamata juurdepääsu eest. Piiratud dokumentidega töötavate valitsusasutuste puhul peab see olema vähemalt klassi 1G sertifikaat. Arvestades kaitstud EDMS-i loomise ja käitamise kõrgeid kulusid, püüavad nad tavaliselt töötada piiratud juurdepääsuga dokumentidega traditsioonilises režiimis, paberkandjal, kuna need moodustavad reeglina väikese osa organisatsiooni dokumentidest. Vastasel juhul paigaldatakse selliste dokumentidega töötamiseks tavaliselt spetsiaalsed arvutid või isegi eraldi turvaline võrk, millel puudub ühendus avatud arvutivõrgu ja Internetiga. Kuid sel juhul on ette nähtud töötada ka EAE taseme dokumentidega, kuid mitte mingil juhul riigisaladust sisaldavate dokumentidega.

"Nõuded elektroonilise dokumendihalduse infosüsteemidele ..." põhiosa on kirjeldus, kuidas EDMS-is tuleks üles ehitada halduse dokumentatsiooni toetamise protsessid.

Rõhutatakse, et EDMS peaks tagama töö organisatsiooni igat tüüpi ja kategooria dokumentide ja dokumentide kavanditega.

Kasutatud EDMS-i valitsusagentuurid, peab tagama interaktsiooni osakondadevahelise elektroonilise dokumendihalduse (MEDO), osakondadevahelise elektroonilise suhtluse (SMEV) ja muude infosüsteemidega.

EDMS-i töö peab vastama standardi GOST R ISO 15489-1-2007 “Teabe, raamatukogunduse ja kirjastamise standardite süsteem. Dokumendihaldus. Üldnõuded", Sealhulgas elektroonilise dokumendi autentsuse, terviklikkuse ja usaldusväärsuse tagamise valdkonnas, samuti föderaalsete täitevorganite kontoritöö eeskirjad, mis on kinnitatud Vene Föderatsiooni valitsuse 15.06.2009 nr 477 (punktid 9). ja nõuete 11).

EDMS peaks pakkuma kõiki peamisi kontoritööprotsesse:

Dokumendi või dokumendi kohta teabe (dokumendi mustandi) salvestamine EDMS-is (registreerimine või nõuete osas dokumendi sisestamine süsteemi):

• dokumendi toomine esitajale (EDMS-i kasutajale)
• dokumendi kinnitamine
• dokumendi allkirjastamine
• dokumendi üleandmine (saatmine);
• "Dokumentide säilitamine ja arvepidamine vastavalt föderaalvõimude kontoritöö juhistele, samuti täidesaatva distsipliini kontrollimine, võrdlusmaterjalide ettevalmistamine ja dokumentide arhiivi kandmine", see tähendab täitmise, teabe ja teabe kontrollimine. teatmeteos, jooksev säilitamine ja arvestus, sh dokumentide ettevalmistamine riigiarhiivi või hoiule andmiseks.

Vastavalt Nõuete punktile 17 kuulub logimisele teave kõigi dokumentide või dokumendikogumitega tehtud toimingute, dokumentide kavandite, registreerimiskaardi (metaandmete) kohta. See informatsioon:

• toimingu sooritanud EDMS FOIV kasutaja kohta;
• toimingu kuupäev ja kellaaeg;
• dokumentide, dokumentide mustandite sisestamise kohta EDMS-i;
• jaotise (alajaotuse) liikumise kohta liigitusskeemis;
• muudatuste kohta juhendites säilitusaegade ja dokumentidega järgnevate toimingute kohta;
• EDMS-i FOIV halduri poolt dokumendi väärtuse uurimisel tehtud toimingute kohta, mis viidi läbi vastavalt 22.10.2004 föderaalseadusele nr 125-FZ "On arhiiviasjad v Venemaa Föderatsioon";
• liigitusskeemi lõigu (alajaotuse) hävitamise keelu kehtestamise ja tühistamise kohta;
• metaandmete muutmine või hävitamine EDMS-i kasutaja poolt;
• dokumentidele juurdepääsuõiguste muudatuste kohta;
• dokumentide üleandmise kohta;
• dokumentide hävitamise kohta;
• dokumendi või metaandmete printimise kohta.

Vene Föderatsiooni telekommunikatsiooni- ja manõuded jagavad EDMS-i toetatavad kontoriprotsessid järgmistesse rühmadesse:

a) organisatsiooni poolt loodud või vastuvõetud ja FOV EDMS-is sisalduvate sissetulevate ja väljaminevate paberdokumentide töötlemine dokumentide registreerimise, skaneerimise ja elektroonilise kujutise loomise teel (sh posti-, telekommunikatsiooni- ja kullerside kaudu saadud dokumendid);

b) osakondadevahelise elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kaudu vastuvõetud või edastatud elektrooniliste dokumentide töötlemine;

c) osakondadevahelise elektroonilise suhtlussüsteemi abil vastuvõetud või edastatud elektrooniliste dokumentide töötlemine;

d) e-posti teel saadud või edastatud elektrooniliste dokumentide töötlemine;

e) töötlemine sisedokumendid EDMS-is.

Organisatsioonides, mis ei ole riigiasutused, punktid b) ja c) puuduvad, dokumente saadakse ainult kas traditsiooniliste suhtluskanalite või e-posti teel.

Paberkandjal dokumendi vastuvõtmise korral hõlmab dokumendi EDMS-i sisestamine selle registreerimist, skaneerimist ja dokumendist elektroonilise kujutise loomist.

Dokumendi elektroonilisel kujul vastuvõtmise korral on dokumendi sisestamine EDMS-i selle laadimine EDMS-i, registreerimine vastuvõetud dokumendis muudatuste tegemise keeluga.

Organisatsioon võib kinnitada ja lisada paberimajanduse juhistesse loetelu dokumentidest, mille jaoks nende elektrooniliste kujutiste loomine on keelatud, näiteks puitlaastplaadi templiga dokumendid, märgistusega "isiklikud", konfidentsiaalsed dokumendid jne. Kui selline dokument saabub , on see SED-s registreeritud, kuid selle elektroonilist kujutist ei looda.

Elektrooniliste dokumentide projektide puhul fikseeritakse nende loomise, kinnitamise ja allkirjastamise igas etapis dokumendi sisu, luues dokumentidest versioonid ja lisades need dokumendikaardile.

EDHS peab toetama mis tahes failivormingus manustamist registreerimiskaardile. See on oluline, kuna EDMS-i kasutatakse tavaliselt aastaid ja selle aja jooksul võivad ilmuda programmide uued versioonid ja vastavalt failivormingud, mida peab ka EDMS toetama. EDMS peaks võimaldama süsteemi sisestamist ja dokumendifailide registreerimist ka siis, kui rakendust, milles dokument loodi, sellel töökohal pole (pole installitud). Samal ajal peab EDMS suutma tingimata kuvada mõnda levinumat vormingut. Need on pdf, rtf, doc, tiff.

EDMS peaks võimaldama paigutada dokumente sektsioonidest ja alajaotistest koosnevasse hierarhilisesse skeemi, mille järgi on korraldatud dokumentide EDMS-is säilitamise süstematiseerimine ja korraldamine (klassifikatsiooniskeem). Tuleb meeles pidada, et füüsiliselt paigutatakse dokumendid serverisse (salvestussüsteemi) järjekorras, mis on määratud selle EDMS-i sisemise konfiguratsiooni ja failide salvestamise põhimõtetega ning klassifitseerimisskeem on vaid väli registreerimiskaardil, mis võimaldab teil dokumentide kiireks leidmiseks klassifitseerimiskriteeriumide järgi.

Klassifitseerimisskeem põhineb tavaliselt organisatsiooni asjade nomenklatuuril.

EDMS-i registreerimisankeedis tuleb määrata need väljad, mis on kohustuslikud täitmiseks. Dokumendi sisestamisel peab EDMS paluma kasutajal täita nõutud väljad (metaandmed) (nõuete p 13).

Dokumendiga töötamise käigus saab EDMS-i sisestada mitte ainult resolutsioone, vaid ka dokumendi kohta kommentaare ja juhiseid. Dokumendi allkirjastamiseks (ja vajaduse korral kinnitamiseks) näeb EDMS ette elektrooniliste allkirjade ühendamise võimaluse vastavalt föderaalseadusele "Elektrooniliste allkirjade kohta". 4

Traditsioonilistel meetoditel (paberil) dokumentide saatmisel võimaldab EDMS ümbrike ületrükki ja meililistide printimist.

Vastavates jaotistes (alajaotistes) sisalduvate dokumentide säilitusajad kehtestatakse vastavalt tüüpilise halduse loetelule. arhiividokumente tegevuse käigus tekkinud valitsusagentuurid, kohalikud omavalitsused ja organisatsioonid, märkides ära säilitusaja, kinnitatud Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi 25.08.2010 korraldusega nr 558. 5

Kooskõlas tähtajad EDMS-i salvestamine peaks võimaldama järgmisi toiminguid:

• säilitada dokumenti alaliselt;
• viia läbi dokumentide väärtuse ekspertiis;
• koostama kalendriaasta lõpus ettenähtud vormis dokumendid: lõppenud säilitustähtajaga dokumentide (jagude) hävitamiseks määramise akt ning alalise ja pikaajalise (üle 10 aasta) säilitustähtajaga dokumentide inventuur. ;
• eraldama dokumente hävitamiseks (süsteemist kustutamiseks), salvestades samal ajal teavet dokumentide hävitamiseks eraldamise kohta EDMS-is;
• dokumentide üleandmine säilitamiseks teise hoidlasse (automatiseeritud süsteem), sealhulgas alalise säilitamise dokumentide aastajagude eksportimine riigiarhiivi säilitamiseks üleandmiseks ja personalidokumentide aastajagude eksportimine personalidokumentide arhiivi üleandmiseks.

Nõuded sisaldavad sätet vähemalt saja-aastase säilitusaja tagamise kohta. Praegu on aga sellised tehnoloogiad arendusjärgus ning autorile pole teada ühtegi EDMS-i, mis võiks seaduslikult pakkuda nii pikki säilitusaegu. olulised dokumendid elektroonilisel kujul.

Vaadeldavad Vene Föderatsiooni Telekommunikatsiooni- ja Manõuded täiendavad VNIIDADi poolt välja töötatud "Arhiivi- ja dokumendihalduse funktsionaalsed nõuded infosüsteemidele, mis tagavad elektroonilise dokumendivoo föderaalsete täitevorganite sisetegevuses". Need on olulised nii kontoritöötajatele kui ka IT-osakondade töötajatele, kes tagavad elektrooniliste kontorihaldus- ja dokumendihaldussüsteemide (EDMS) juurutamise või seadistamise.

Üldiselt saab ja tuleks kasutada kaalutud "Nõuded föderaalsete täitevasutuste elektroonilise dokumendihalduse infosüsteemidele, võttes muu hulgas arvesse vajadust töödelda piiratud leviga ametlikku teavet nende süsteemide kaudu" mitte ainult EDMS-i valiku, juurutamise ja esmase seadistamise etapis, aga ka juba toimiva EDMS-i analüüsimiseks, et teha kindlaks konkreetses organisatsioonis kasutatava EDMS-i vastavus tänapäevastele nõuetele.

1. Autoriga saab ühendust aadressil: kouznets @yandex .ru
2. Sideministeeriumi korraldus ja massikommunikatsiooni Vene Föderatsiooni 02.09.2011 N 221, registreeritud Vene Föderatsiooni justiitsministeeriumis 15.11.2011 # 22304.
3. Avaldatud Venemaa arhiivi portaalis aadressil: http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-foiv-2013.pdf
4. 06.04.2011 föderaalseadus nr 63-FZ "Elektrooniliste allkirjade kohta" (muudetud 28.06.2014).
5. Registreeritud Vene Föderatsiooni Justiitsministeeriumis 09.08.2010, registreerimisnumber 18380.

Kui järgite tehnilise ülesande koostamisel standardi tähte, siis nõuded, mida tavakasutaja saab esitada tüüpiline süsteem elektroonilist dokumendihaldust saab kirjeldada järgmiselt.

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem peab:

tagama dokumentide ja nende kirjelduste usaldusväärse säilitamise;

tagama dokumendi elutsükli (selle loomine, versioonide säilitamine, avaldamine, arestitud dokumendile juurdepääsu blokeerimine, dokumendi üleandmine arhiivi säilitamiseks);

võimaldada kasutajal määrata erinevat tüüpi dokumente, luua ja redigeerida nende jaoks kaarte;

säilitada kategooriate hierarhiat tõhusaks dokumendiotsinguks;

dokumentide otsimine kaardil oleva teabe, samuti täisteksti põhjal;

tagama dokumentidele juurdepääsu eraldatuse üksikkasutajate tasandil, lähtudes rollipõhimõttest ja lähtudes organisatsiooni hierarhilisest struktuurist;

toetada HSM-tehnoloogiat;

logi kõik kasutajate ja süsteemi enda tööga seotud sündmused; vaja on täiustatud haldustööriistu;

toetada kaugjuurdepääsu teabele.

Täiustatud süsteemid peaksid toetama:

klastritehnoloogiad tõrgeteta toimimise tagamiseks;

geograafiliselt hajutatud organisatsioonid;

krüpteerimisalgoritmid andmete salvestamiseks ja edastamiseks;

digitaalne allkiri.

Arhitektuurinõuded:

spetsiaalse rakendusserveri olemasolu;

õhukese kliendi olemasolu; brauseri abil dokumentidele juurdepääsu tugi.

mitmeplatvormiline skaleeritavus;

Avatuse ja teiste süsteemidega integreerimise nõuded:

integreerimine dokumentide sisestamise voogesituse tööriistadega;

integreerimine kontorirakendustega;

integreerimine e-postiga;

arendatud programmeerimisliidese (API) olemasolu;

integreerimine standardsete kataloogiteenustega (näiteks LDAP) süsteemi kasutajate loendi haldamiseks ja sünkroonimiseks;

oskus kohandada kasutajaliidest konkreetsete ülesannete jaoks;

võimalus täiendada süsteemi oma spetsiaalsete komponentidega;

Dokumendi atribuutide salvestamiseks välise andmebaasi kasutamise korral on vajalik andmestruktuuri ja erinevate DBMS-idega töötamise tööriistade üksikasjalik kirjeldus.

Elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide komponentide loomine

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi komponentarhitektuur on näidatud joonisel 1. Arhitektuuri põhielemendid on:

Klient töökoht- kasutajaliidese ja juhtelementide komponendid. Application Server – serveri komponendid süsteemi äriloogika täitmiseks. Andmebaasiserver – andmete salvestamise ja juurdepääsu komponendid.

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi komponendid suhtlevad teiste süsteemidega läbi EDMS-i interaktsiooni tarkvaraliidese, teised süsteemid omakorda suhtlevad elektroonilise dokumendihaldussüsteemiga läbi EDMS-i tarkvaraliidese.

Riis. 4

Selles peatükis vaadeldi töövoo korraldamise põhimõisteid, liike ja meetodeid, samuti elektroonilist töövoogu, klassifikatsiooni ja põhimõtteid. Üldine informatsioon elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide, klassifikatsiooni ja nõuete kohta. Nüüd pöördume elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide ülevaatamise ja valiku poole.

Nõuded föderaalsete täitevorganite elektroonilise dokumendihalduse infosüsteemidele, võttes muu hulgas arvesse vajadust töödelda piiratud leviga ametlikku teavet, kinnitati Venemaa telekommunikatsiooni ja massikommunikatsiooni ministeeriumi 02.09.2011 korraldusega nr. 221, registreeritud Venemaa Justiitsministeeriumis (nr 22304, 15.11.2011) ja avaldatud " Vene ajaleht"Dateeritud 21. novembril 2011, föderaalne väljaanne nr 5637. Need nõuded koostas Vene Föderatsiooni telekommunikatsiooni- ja mföderaalsete täitevorganite paberivabale dokumendivoogudele ülemineku tegevuskava punkti 2 alusel, kui sisetegevuse korraldamine (kinnitatud Vene Föderatsiooni valitsuse 12. veebruari 2011. a korraldusega nr 176-r ).

Seega on kauaoodatud üldised süsteeminõuded EDMS-ile kehtinud alates 2. detsembrist 2011. Kuid kummalisel kombel ei tekitanud need erilist professionaalset huvi ei vastavate tarkvaratoodete tootjate ega ka edaspidi. kontorihaldusteenused. On ilmne, et tegurid, mis määravad tegeliku ülemineku paberivabale dokumendivoogudele, ja EDMS-i turule avalduva mõju spetsiifilised aspektid jäid tähelepanuta ja nõuetes täielikult reguleerimata.

Püüame nõudeid käsitleda erinevates praktilistes aspektides: dokumendihalduse (bürootöö) seisukohast, ühtlustamise seisukohalt föderaalsete täitevorganite kontoritöö reeglitega, mille on heaks kiitnud Vene Föderatsiooni valitsus. 15.06.2009 nr 499 (muudetud 09.07.2011).

Valitsuse juhiste täitmise kohta

Vaatame, mis oli Vene Föderatsiooni valitsuse korralduse sisu, millega tegevuskava heaks kiideti.

Punkt 2 sisaldab kavandatava sündmuse nimi, mitte dokumendi pealkiri/pealkiri (nõuded, tehnilised nõuded jne.). Seega tuleks väljend “arvestades muuhulgas vajadust töödelda piiratud leviga omandiõigusega kaitstud teavet” omistada selliste nõuete väljatöötamise ühele sisukale eesmärgile, mitte dokumendi pealkirjale. See on oluline, kuna kinnitatud dokumenti võiks nimetada konkreetsemalt, näiteks "Tehnilised nõuded elektroonilise dokumendihalduse infosüsteemidele / EDMS", mis kajastaks selgelt selle loomise eesmärki ja väldiks vastuolusid Bürootöö eeskirjaga.

Lisaks peaks punkti 2 kohaselt kavandatud tegevus olema kohustuslik läbi, võttes arvesse seost muude tegevustega. Ja "tugeva tahtega" valitsuse juhtimisotsuses märgitud "põhipunktid" on järgmised:

Vastavalt valitsuse tegevuskavale määrati uute nõuete väljatöötamise tähtajaks aprill 2011 ja vastavalt Vene Föderatsiooni telekommunikatsiooni- ja mavastavale osakondade tegevuskavale - nagu august 2011

Erialaseltskond arutas valitsuse korralduse elektroonilise dokumendihalduse infosüsteemidele esitatavate nõuete määratlemise tähtaegade nii olulist rikkumist. Avalikult selgitati seda projekti pikaks veninud kooskõlastusmenetlusega kaastäitvate asutustega.

Tavaline kollektiivülesannete täitmise tehnika, mille puhul määratakse vastutav täitja (esmalt märgitud) ja kaastäitjad, näeb ette eelkõige ühistöö, töörühmade moodustamise valdkondade parimatest spetsialistidest, operatiivkoosolekute pidamine jne. kollektiivne tegevus. Kahjuks on EDHSi süsteeminõuete ühine määratlemine ja väljatöötamine asendunud tavapärase kooskõlastusmenetlusega. Pealegi saadeti Rosarkhivile näiteks ajavahemikus aprillist juulini 2011 kinnitamiseks kolm täiesti erinevat versiooni / nõuete eelnõu, milles puudus normide järjepidevus, kontseptsiooni ja metoodika ühtsus ning vajalik süsteemne seos. ei võetud arvesse kõigi teiste föderaalsete täitevorganite tegevust.asutused, eelkõige föderaalvõimude bürootöö reeglitega kehtestatud ühtsete nõuete rakendamise kohta.

Kõige tähtsam on see, et föderaalorganite jõupingutuste tulemusi dokumentide koosseisu kindlaksmääramisel, mille loomine, säilitamine ja kasutamine peaks toimuma eranditult elektroonilisel kujul, ei võetud arvesse, ei võetud arvesse föderaalorganite ajakohastamise suunda. olemasolevat EDMS-i ei võetud selle konkreetse paberivaba dokumentide ringluse tehnoloogia toetamiseks arvesse. Nõuete väljatöötamise tähtaegade rikkumise tõttu ei suutnud enamik föderaalorganeid määrata olemasoleva EDMSi täiustamise suundi, kavandada ja läbi viia nende kaasajastamist, s.o. täitma õigeaegselt valitsuse tegevuskava punktis 3 kehtestatud meetmeid.

Seega saab valitsuse korralduse täitmise tähtajalise kontrolli raames lugeda täidetuks (täitmistähtaja edasilükkamise ja pikendamisega) ning sisulise täitmise kontrolli (st juhtimiskontrolli) raames võib see lugeda täidetuks. Ei saa ühemõtteliselt väita, et nõuded on märkimisväärselt edendanud (ja suudavad edendada) föderaalseid täitevorganeid sisetegevuse korraldamise ja tõhusa ametkondadevahelise elektroonilise suhtluse protsessis reaalse ülemineku teel paberivabale dokumendivoogudele.

EDMS-i rakendamise tegelikud probleemid ja väljavaated: föderaalvõimude arvamused ja ootused

Enamik föderaalseid täitevvõimu asutusi ja neile alluvaid organisatsioone on valmis juurutama täiemahulist paberivaba dokumendivoogu, aktiivselt kasutama olemasolevat EDMS-i, algatama nende kaasajastamist ja edukalt rakendama asutustevahelist elektroonilist suhtlust MEDO süsteemi abil.

VNIIDAD jälgib Rosarkhivi korraldusel igal aastal föderaalasutuste dokumendivoogu. 2011. aastal saadi väga huvitavaid tulemusi, mis näitavad, et tegelikult on EDHSi kui paberitöövahendi praktikanõuded juba ammu ületanud EDHSi funktsioonide miinimumkogumi, millest on juttu nõuete punktis 1 ja järgnevas tekstis. käesolevast dokumendist.

Esiteks föderaalvalitsuses SED nüüd on need peamiselt projekteeritud, viimistletud ja kasutusel hajutatud infosüsteemidena, mille tööjaamad on paigaldatud pea kõikide keskkontori, territoriaalsete organite, mitte ainult kontoritöötajate arvutitesse. 2011. aastal andis selle kohta teavet 44 föderaalorganit 56 seireobjektist.

Teiseks teostab büroohaldusteenus osakondadevahelise elektroonilise dokumendihaldussüsteemi (MEDO) tööjaamade paigaldamisel tsentraalselt organisatsioonisiseseid toiminguid dokumentide ja elektrooniliste sõnumite vastuvõtmiseks, saatmiseks ja edastamiseks, mis on määratud büroohaldusreeglitega. 2011. aastal saadud andmetel jagatakse MEDO töökohti föderaalorganite ja kontoritööteenistuste juhtidele peaaegu võrdses proportsioonis, s.o. umbes 2-3 tööd - juhtimine, 2-3 - ärijuhtimine või kontor.

Peaaegu kõik kontoriteenused kõigi 2011. aasta vaatlusobjektide kohta teatas, et täidab EDMS-i aineadministraatori rolli:

• määrata kindlaks parendus- ja moderniseerimissuunad,
• välja töötada vajalik teatmeteoste ja klassifikaatorite süsteem ning hoida seda ajakohasena, “laadides” tüüpvormid / elektroonilised mallid vastavatesse vaadetesse, “kaustadesse” ja andmebaasidesse,
• teha otsuseid juurdepääsuõiguste andmise kohta.

Seda kontori kontori rolli lääne praktikas nimetatakse infosüsteemi funktsionaalne haldus ning näeb ette dokumendihalduri kui asjaomase ressursi „omaniku” vastutuse. Nõuded (punkt 13 ja jagu III) ei eristata teostama volitatud isikute õigusi ja rolle. haldusfunktsioonid EDMS-iga töötamisel ja süsteemiadministraatorite funktsioonidel. Juurdepääsuõigusi peaksid haldama organisatsiooni vastavad juhid – omanikud teabeallikad ja vaimulik teenistus koos nn "julgeolekuametnikega" (tavaliselt on see turva- / infoturbe). Ja süsteemiadministraatorid (IT-teenuste spetsialistid) avavad / tagavad süsteemis vajalikud juurdepääsud ainult tehniliselt vastavalt juba tehtud otsusele. Seega vajavad nõuete punktid 13, 28 ja 29 ülevaatamist ja täpsustamist mõisted "juurdepääsuõiguste ja kasutajarühmade haldamine", "EDMS-i haldaja" jne.

2011. aastal föderaalse täitevvõimu töövoo jälgimise käigus sai VNIIDAD üldistatud andmed, mis viitavad paberivabale dokumendivoogudele ülemineku probleemidele, EDMS-i arendamise väljavaadetele, mille sõnastasid praktikud, föderaalvõimude esindajad ise. :

• paberdokumentide arvu ei kiputa vähendama, küll tõttu töövoo mahu märkimisväärne suurenemine elektroonilised koopiad - juba paberkandjal olemasolevate dokumentide skaneeritud elektroonilised kujutised. Toimub paralleelne dokumentide liikumine paberkandjal ja elektroonilisel kujul;
• paber- ja elektrooniliste dokumentide paralleelkasutuse jätkamine, s.o. dokumendivoogude dubleerimine kuni infrastruktuuri loomiseni, mis tagab täielikult 06.04.2011 föderaalseaduse nr 63-FZ "Elektrooniliste allkirjade kohta" rakendamise (kuna see föderaalseadus nõuetes pakub ainult otselinki, elektroonilised allkirjad EDMS-is, sh. büroo büroo jaoks jääb lahendamata küsimus);
• kantseleitöö eeskirjaga kehtestatud tööülesannete sunniviisiline muutmine aastast EDMS-i juurutamisel sõltub dokumenditöötlusprotsess süsteemi või "ema" platvormi piirangutest (nii esitavad probleemi IT-teenuste spetsialistid ja töövõtjad). Sellega seoses on see nõutav eriväljaõpe töötajad - juhid ja tavakasutajad, uute regulatiivsete dokumentide väljatöötamine, kontoritöö juhiste muudatuste sisseviimine, mis ei vasta kinnitatud bürootöö reeglitele ja föderaalse täitevvõimu halduseeskirjadele;
• puudub ühtne arusaam EDMS-i struktuurist (st arenenud organisatsioonilisest ja funktsionaalsest arhitektuurist) ning EDMS-i käsitlevatest sätetest. Selline esitus puudub nii neil, kes koostavad EDMS-i arendamise lähteülesandeid, kui ka tarkvaratooteid tootvatel ettevõtetel (pange tähele, et nõuded näevad ette ainult "hierarhilise/klassifikatsiooniskeemi" väljatöötamise, mitte aga EDMSi süsteemiarhitektuur);
• vajadus kehtestada ühtsed nõuded infosüsteemidele kõigile riigiasutustele ja organisatsioonidele, mis oli ette nähtud valitsuse tegevuskavaga;
• vajadus ühtse dokumendihaldussüsteemi järele föderaalsete täitevvõimuorganite ja neile alluvate organisatsioonide jaoks, hajutatud EDMS-i kohustuslik juurutamine ja portaalitehnoloogiate kasutamine;
• vajadus parandada EDMSi ja MEDO koostoimet, st. föderaalvõimudele ühise inforuumi ehitamine või vähemalt kontorihaldusteenistuse volitatud töötaja ühest tööjaamast mõlemasse süsteemi kontrollitud sisenemise mugavuse tagamine. Punktis 5 toodud nõuetes föderaalse täitevorgani EDMS-i koostoime kohta süsteemidega SMEV ja MEDO sisaldab üldisi viiteid dokumentidele rohkem kõrge tase, Vene Föderatsiooni valitsuse asjakohastele regulatiivdokumentidele, mis ei sisalda erinõudeid tehniline teostus interaktsioon ja sisse üldine vaade maini registreerimist elektroonilised teenused ja elektrooniliste sõnumite kirjeldamise keel. Seda, kas EDHSil peab olema vastav lüüs või adapter, mida IT-ettevõtted turul pakuvad elektroonilise suhtluse tagamiseks, Nõuded ei sätesta;
• terav probleem on elektrooniliste dokumentide säilitamisel infosüsteemis seoses dokumentide loendi loomise ja kinnitamisega igas osakonnas, mille loomine, säilitamine ja kasutamine toimub eranditult elektroonilisel kujul. EDMS-i jaoks puuduvad regulatiivsed dokumendid ja dokumentide EDMS-is säilitamise standardvormingud (pange tähele, et nõuete lühike punkt 12 failivormingute kuvamiseks EDMS-is ilma dokumenteerimis- / loomisvorminguteks ja elektrooniliste dokumentide salvestusvorminguteks jagamiseta ei aita palju probleemi lahendamiseks);
• Kontoritöö eeskirjad näevad ette sisestusvormide kasutamise (lisa - loetelu kohustuslik teave dokumentidel), sh elektroonilised dokumendimallid, mis annavad dokumendi kohta teabe sisendi EDMS-is või otsedokumentatsioonis, s.o. dokumendi loomine süsteemis vastavalt kinnitatud ühtsele vormile. Föderaalvõimude haldusosakonna spetsialistid mõistavad seda töövaldkonda suurepäraselt ja lootsid saada reguleeritud nõuded, mis sisaldavad vähemalt infosüsteemis oleva elektroonilise dokumendi struktuuri või selle kohustuslike üksikasjade / atribuutide, komponentide ja vastavate metaandmete kogumit. , võttes arvesse infoturvet ja suhtlust MEDO-ga. Siiski ei sisalda kinnitatud nõuded veel selliseid süsteemseid sätteid.
  Samal ajal andis VNIIDAD 2011. aastal läbi viidud dokumendivoo monitooringu käigus üle 14% föderaalorganitest vaatlusobjektidest aru 2010. aastal heaks kiidetud dokumendivormide olemasolust ja nende edasiarendamise plaanidest. Ja tervishoiuministeerium ja sotsiaalne areng RF andis infot, et seoses arendusega uus versioon Ta lõi ja kasutas 230 standardit EDMS-i ühtsed vormid kirjad-vastused kodanike pöördumistele, mida kasutatakse sisse elektroonilisel kujul, st. elektrooniliste mallidena dokumentide koostamiseks ja vormistamiseks. Kirjavahetuseks ja sisesuhtluseks kasutatakse enam kui 50 standardset ühtset vormi föderaalteenistus kohtutäiturid, föderaalne Migratsiooniteenistus ja teised osakonnad.
  Dokumentide EDMS-i sisestamise tehnoloogia areng nende ühtsete tüüpvormide (elektrooniliste mallide) alusel kinnitab praktikasoove, kuid kinnitatud nõuetes peetakse skaneerimistehnoloogiat prioriteetseks dokumentide sisestamisel EDMS-i, mis suurendab vastuvõetud elektrooniliste piltide / koopiate tõttu töövoo kogumahtu.

Kas see on normatiivdokument?!

Venemaa justiitsministeeriumis registreeritud Vene Föderatsiooni telekommunikatsiooni- ja ma02.09.2011 korraldus nr 221 "Nõuete kinnitamise kohta ..." annab neile kehtiva normatiivdokumendi staatuse. Kuid korralduse tekst ei sisalda korduvaks kasutamiseks mõeldud kohustuslikke riiklikke regulatsioone, juhendeid Nõuete kohustusliku täitmise, vastutuse tagamise nende rakendamise metoodilise juhendamise ja mittevastavuse eest. Nõuded ise on tehnoloogiline dokument ja osa tekstist ei sisalda otsese tegevuse norme ja reegleid, vaid viitab normatiivsele õigusaktid, sh. kõrgem tase ja standardid. See on sõnastatud nii, et sisuliselt saab Nõuded omistada soovitusliku iseloomuga aktidele. Nagu teate, sarnane määrused, samuti tehnilised aktid vastavalt Venemaa Justiitsministeeriumi selgitustele (04.05.2007 korraldus nr 88) ei peaks kuuluma riiklikule registreerimisele. Lisaks võib Vene Föderatsiooni telekommunikatsiooni- ja mvastu võtta õigusnorme õigusaktid ainult reguleerimiseks infotehnoloogia: kehtestada nõuded võrkudele ja sidevahenditele, andmevormingule riigi infosüsteemides, infosüsteemide infoturbele jne.

Sellest hoolimata on Telekomi ja Massikommunikatsiooni Ministeeriumi korraldus nr 221 ja nõuded riiklik registreerimine läbinud, hoolimata asjaolust, et kontoritöö ja dokumendivoog ei kuulu infotehnoloogia valdkonda (st Venemaa telekommunikatsiooni- ja mavahetus vastutusalas). Olukorda saab seletada vaid sellega, et Vene Föderatsiooni valitsuse määrusega nr 176-r kinnitatud paberivabale dokumendivoogudele ülemineku kava kohaselt on punktis 2 sätestatud meetmete rakendamise lõpptulemus. kehtestas korralduse avaldamise ning selle sündmuse vastutavaks täitjaks määrati Vene Föderatsiooni Telekomi- ja Massikommunikatsiooniministeerium, samuti need, et nõuded on osakondadevahelise iseloomuga.

Nõuete temaatiliste jaotiste tekstis on 10 otsest viidet, sealhulgas normatiivsetele õigusaktidele ("... vastavalt dekreedile ...", "... vastavalt föderaalseadusele ... "), hoolimata asjaolust, et need aktid kehtestavad kõrgeima taseme normid ja reeglid. Need kõrgetasemelised standardid tuli lihtsalt nõuetes täpsustada, viia need infosüsteemide juurutamise ja kasutamise käigus metoodika ja tehnoloogia tasemele.

Samas noteerimisel koolieelsed protsessid, mille peaks andma EDMS (punkt 6), Bürootöö reegleid ei mainita, "protsesside" nimetused ei vasta kontoritöö tehnoloogiale ja kontoritöö erialanimetustele.

Teksti järgi on link tehtud dokumendihalduse põhistandardile GOST R ISO 15489-1-2007 (punkt 9), kuid nõuetes konkretiseeriti ja täpsustati vaid 2 selle poolt fikseeritud 4-st. üldised omadused dokumendid, mida infosüsteemis luuakse, kasutatakse ja säilitatakse (dokumendi ehtsus ja terviklikkus).

Euroopa spetsifikatsiooni MoReq (Model Requirements for the management of electronic records) ei ole nõuete tekstis kuskil mainitud, isegi viide kujul. Kuid üks MoReqi põhimõisteid - infosüsteemi "klassifikatsiooniskeem / hierarhiline skeem" on laenatud just sellest allikast.

On kahetsusväärne, et nõuete väljatöötamisel ei võetud arvesse kõiki Venemaa Föderatsiooni kehtivaid siseriiklikke dokumendihalduse standardeid. Niisiis, metaandmete klassifikatsioon, mille alusel EDMS-i identifikaatorite ja teatmeteoste süsteem on üles ehitatud, on kehtestatud standardiga GOST R ISO 23081-1-2008; elektroonilise dokumendi struktuur (nõuete punkti 13 järgi) ja versioonide loomise tugi on üksikasjalikult avaldatud standardi IEC 82045-1 ametlikus tõlkes, mille on registreerinud föderaalne ühtne ettevõte "Standartinform", mis kehtestab põhimõtted ja dokumendihalduse meetodid vaatenurgast infotehnoloogia, Elektrotehnika. Ja kohustus reguleerida infosüsteemi nõuete väljatöötamisel dokumentide loomise protsesse (mida nõuetes praktiliselt ei tehta) on sätestatud standardis GOST R ISO 22310-2009.

Spetsiaalse jaotise "Normatiivsed viited" esiletõstmine mitte ainult ei hõlbustaks kogu järgneva nõuete teksti tajumist, vaid näitaks ka seda, et ühtne normatiivne ja metoodiline alus, mis peaks ühendama kontorispetsialistide ja IT-teenuste tegevuse teel tõelise paberivaba töövoo poole.

Seda konsolideerimist hõlbustaks nõuete spetsiaalne jaotis, mis sisaldab kontseptuaalset seadet. Vajalik:

• ühtlustada terminoloogiat, tutvustada ja määratleda mõisteid "Rekvisiidid", "väljad / väli", "metaandmed", a
• elektroonilise dokumendi konkreetsete rekvisiitide / väljade loetlemisel märkige veel üks nende tunnus - kas rekvisiidiks on tuvastamine.

Selle asemel võeti kasutusele uued, osaliselt kõnekeelsed kontoritöö nimetused, mida Bürootöö eeskiri ette ei näinud. ("Dokumendi toomine EDMS-i kasutajale" asemel "dokumendi täitmiseks saatmine või täitjale", "dokumentide arhiivi mahakandmine" asemel "jooksva hoiustamise korraldamine", "dokumentide säilitamine ja nende turvalisuse tagamine" , "juhtumite üleandmine arhiivi"), kasutatakse "paralleelselt", kuid mitte sünonüümiks klerikaalsete mõistete "tehnilisus" ( "Loomise keeld", "failivormingute kuvamine", "ametniku määratud väljadelt väärtuste väljavõtmine", "EDMS-i kasutajalt kohustuslike metaandmete sisestamise taotlemine", "klassifikaatori osa hävitamise keelu kehtestamine ja tühistamine". skeem", "säilivusaja loomise, muutmise või hävitamise võimalus", säilitusaja määramine, säilitusperioodide arv jne).

Nõuete teksti ülesehitus on koostatud vastavalt föderaaltäitevorganite normatiivaktides sätestatud reeglitele. Nõuetes on ainult kolm jaotist:

1. Üldsätted.
2. Juhtkonna dokumentaalse toetamise protsesside kirjeldus föderaalse täitevorgani EDMS-is.
3. EDMS-i föderaalse täitevvõimu teabeturbe nõuded, sealhulgas piiratud leviga ametliku teabe töötlemisel.

Sektsioonid on tähistatud rooma numbritega ja kõik kaubad on nummerdatud araabia numbritega, st. numbrite järjekorras ja arvestamata eseme kuuluvust sektsiooni. See vastab.

Nõuete punktid on välja töötatud erineva detailsusega, mida võib pidada vastuvõetavaks. Kuid teine ​​osa ei kajasta täielikult Bürootöö eeskirjaga kehtestatud nõudeid ega vasta nende loogikale, mis vähendab nõuete kui normdokumendi olulisust. Näiteks ei ole nõuetes süstemaatiliselt reguleeritud dokumentide loomist EDMS-is (seal on vaid lühike punkt 11) ja lause, et EDMS "peaks võimaldama säilitada vähemalt 100-aastaseid säilitusaegu" (punkt 20). , viimane lõik, alapunkt . "E") või "tagada kõigi elektrooniliste dokumentide ... säilitamine ... vähemalt 5 aastaks" (punkt 3) jääb vaid heaks sooviks.

Taotlusi, identifikaatoreid ja klassifikaatoreid, millele tekstis üldsõnaliselt viidatakse, Nõuetega ei vormistata.

Reguleerimise subjekt

Nõuete terminoloogilise eriosa puudumisel pakub huvi punkt 1, mis koondab EDMS-i mõiste määratluse ja osaliselt ka selle dokumendi loomise eesmärgi:

See määratlus ei vasta kontoritöö reeglite nõuetele (muudetud 09.07.2011) ja erineb kaasaegsest (uuest ja mitte minimaalsest) dokumendihalduse kontseptsioonist, mis on kehtestatud riikliku standardi GOST R ISO 15489-1-2007 alusel. EDMS-i, mis toetab bürootöö ühtsete reeglite rakendamist kõigis föderaaltäitevasutustes, tuleks käsitleda infosüsteemina, mis tagab dokumentide kogumise (dokumentide kaasamise süsteemi), nende töötlemise, dokumendihalduse ja juurdepääsu dokumentidele. neid. Föderaalse täitevvõimu EDMS-i subjekti olemuse määratlus, mis läheneb tähenduselt bürootöö reeglitega kehtestatule, on fikseeritud ainult nõuete punktis 4 ja EDMS-i käsitletakse selles määratluses kui. infosüsteem, mis on loodud kõigi föderaalvõimude dokumentide, sealhulgas dokumentide kavandite haldamiseks(teatavasti ei arvestata eelnõu, projekti kantseleitöös dokumendi staatuses üldse, seetõttu on see täpsustus üleliigne).

Föderaalvõimude büroohaldusteenistuste töötajad ja professionaalne ringkond ei oodanud minimaalne funktsioonide kogum, mida EDMS FOIV peab täitma(nõuete punkt 1), kuid üksikasjalik ja kaasaegne värbamine funktsionaalsed ja tehnilised nõuded, mis võimaldaksid föderaalasutustel:

• viia läbi järkjärguline üleminek elektroonilisele dokumendivoogudele, väljudes järk-järgult saadetud ja sisedokumentide massskaneerimisest ning seejärel sissetulevate dokumentide dokumendivoost,
• tagama tõelise paberivaba töövoo nende dokumentidega, mille föderaalsed täitevasutused on lisanud vastavatesse elektrooniliste dokumentide loendisse,
• valida juhised olemasoleva EDMS-i tõhusaks moderniseerimiseks,
• õigesti rakendama elektroonilise allkirja mehhanismi ja
• täielikult rakendada Vene Föderatsiooni valitsuse korraldusega nr 176-r sätestatud meetmeid.

Sellega seoses ei kõla veenvalt nõuete punkt 2, mida kohaldatakse föderaalsetele täitevasutustele, kes rakendavad elektroonilist dokumendihaldussüsteemi või hindavad olemasoleva EDMS-i võimalusi. Analüüs näitab, et ainult nõuete punkt 3 võimaldab hinnata EDMS-i (süsteemi valikul) tehniliste, mittefunktsionaalsete kriteeriumide järgi ning funktsionaalsed valikukriteeriumid on turul juba ammu paika pandud ja IT-ettevõtted neid arvestavad. tarkvaratoodete pakkumine ja vastavaid oste sooritavad föderaalasutused.

Samuti tuleb märkida, et EDMS-i nõuete tase praktikas on üsna kõrge, peaaegu kõigil föderaalvõimudel oli 2011. aastal üht-teist, sh. tööstuslik EDMS. Järelevalveküsimustike põhjal otsustades kasutasid isegi need föderaalasutused, kes vastasid, et neil ei ole oma süsteemi, tegelikult kõrgema ministeeriumi EDMS-i töökohti (tööstuse hajutatud süsteem) või EDMS-i, mis olid "päritud" föderaalsetelt täitevvõimudelt-eelkäijatelt, mis haldusreformi etappidel ümber korraldati Viimastel aastatel... Võib-olla puudub SED tõesti ainult föderaalses arhiiviametis.

Seega oli Nõuete väljatöötamise eesmärgiks seada kaasajastamine infosüsteemide bürootöösse juurutamise vallas ühtsete regulatiivsete, metoodiliste ja tehniliste normide, parameetrite ja nõuete alusel, mida tingis valitsuse tegevuskava.

Üldised mittefunktsionaalsed nõuded EDMS-ile

Nõuete kasulikuks punktiks, tehnilisi nõudeid "nivelleeriv" ​​ja EDMS-i turgu piisavalt mõjutav punkt 3, milles on kirjas soovituslikud nõuded EDMS-i toimimisele, töökindlusele ja teabe kaitsele EDMS-is.

Nõue on tingimusteta EDMS-i skaleeritavus föderaalses täitevvõimust, sest föderaalorganites on EDMS-id viimasel ajal kujundatud kollektiivse töö hajutatud süsteemidena, milles töötavad keskkontori, territoriaalorganite, alluvate ettevõtete jne töötajad.

Jõudlusnäitajad sõltuvad sel juhul suuresti teguritest, mis ei ole EDMS-i endaga seotud - võrgu koormuse aste, selle ribalaius, konfiguratsioon ja serveriressursside koormus. Juurdepääs EDMS-ile mitte rohkem kui 3 sekundiks. Loomulikult on kasutajad teretulnud, kuid kantseleiteenistus peab teadma, et see standard ja dokumendi registreerimisel loodud kaardile juurdepääsu standard ("sisestusvorm", elektrooniline dokumendikaart) ei ole pikem kui 5 sekundit. , - võib mõjutada tootmismäärasid, registreerimispiirkonna töötajate arvu arvutusi / dokumentide sisestamist süsteemi, töö efektiivsuse hindamist jne. "Parimate tavade" kogemus näitab, et kindlaksmääratud tehnilised nõuded, samuti nõuded süsteemi seisakuaja piiramiseks ja dokumendi varukoopiast taastamise aja piiramiseks on tavaliselt sätestatud konkreetses teenusetaseme lepingus (SLA), mille sõlmib "omanik" EDMS, s.o. bürootööteenus, kus süsteemihaldust teostab IT-osakond ning standardite/meetmete spetsiifilised väärtused kipuvad aasta-aastalt langema, on optimeerimisel.

EDMS FOIV kasutaja automaatne teavitamine süsteemi tõrkest, meie arvates ei tohiks sõnastada eraldiseisva tehnilise nõudena, vaid võib mainida ühe võimalusena üldine mehhanism teated ja meeldetuletused süsteemi kasutajatele, mis loomulikult peavad föderaalse täitevorgani EDMS-il olema.

Soovitatavaid nõudeid elektrooniliste dokumentide kadumise riskide minimeerimiseks (vähemalt üks varukoopia) ja EDMS-i usaldusväärsuse tegurit (mitte vähem kui 0,98) võib täna ilmselt pidada piisavaks, kuid dokumendivoogudele föderaalorganid ainult elektroonilisel kujul, tuleb neid koefitsientide väärtusi tugevdada. Lisaks saab koostada tehnilisi standardeid muude EDMS-i toimimise näitajate jaoks ja igale indikaatorile saab määrata oma normid / nende piirid (kaokoefitsient ja veamäär piiridega "mitte rohkem", "mitte vähem", vastus keskuses oleva sidekeskuse aeg, v territoriaalne asutus jne) ning tehniliste standardite alusel on võimalik EDMS-i töökindlusnäitajate väärtusi arvutada mitte üldkujul, vaid tegelike dokumendivoogude järgi. See on eriti oluline föderaalse täitevvõimu EDMS-i moderniseerimiseks projekteerimisetapis, kui töötatakse välja meetmed töökindluse nõuete täitmiseks, samuti süsteemi koormusnäitajate jälgimise ja tehniliste rikete analüüsimise etapis. Tuleb meeles pidada, et ka sidevõrgu töökindlusnäitajate väärtused on spetsiaalselt kehtestatud ja neid jälgitakse. Ja üldiselt saavad tarkvaraettevõtted anda EDMS-i valimiseks palju suurema arvu hinnangulisi näitajaid ja omadusi.

Nõue jaoks andmekogu maht elektrooniliste dokumentide säilitamiseks vähemalt 5 aastaks on pigem funktsionaalne nõue, "arhiiv". Siinkohal olgu täpsustatud, et vajalik on ka elektrooniliste kujutiste salvestamine, s.t. skaneerimise tulemusel saadud dokumentide koopiaid ning võtta arvesse ka asjaolu, et kuni 10-aastase säilitusajaga dokumente ei edastata föderaalse täitevvõimu arhiivi (büroo tööreeglite punkt 34). Tõepoolest, viieaastane säilitusaeg on mõeldud peamiselt operatiivse tähtsusega dokumentidele, mida saab luua, kasutada ja säilitada EDMS-is endas eranditult elektroonilisel kujul. Muide, see säte võimaldab nõuda EDMS-i organisatsioonilise ja funktsionaalse arhitektuuri raames hoidla loomist elektrooniliste dokumentide enda operatiivseks / praeguseks salvestamiseks. Eraldi hoidla tuleks ette näha nendele dokumentide elektroonilistele koopiatele, mille projektid on loodud, kokku lepitud ja viimistletud EDMS-is, kuid vastavalt kandja valiku metoodikale (ISO 15489: 2001, GOST R ISO 15489-1- 2007), tuleb nende originaalid/originaalid allkirjastada ja registreerida (süsteemis tuvastada) paberkandjal, sest kuuluvad püsivale või pikaajalisele ladustamisele. Selle hoidla alusel saab korraldada kasutusfondi dokumentide täitmiseks saatmiseks, teabe ja dokumentide edastamiseks organisatsiooni töötajatele, selle aktiivseks kasutamiseks jooksvas tegevuses ning seejärel - sama juba loodud kasutusfondina kasutatakse arhiivis, kuhu originaalid kantakse üle paberkandjal dokumendid. Kahjuks ei selgu dokumendihalduse standardite metoodika isegi üsna pikkades EDHSi funktsionaalsetele nõuetele pühendatud punktides 19 ja 20.

Infoturbe EDMS-i mittefunktsionaalsed nõuded

Erilist tähelepanu tuleks pöörata EDMS-i turvanõudele, kui see näeb ette piiratud leviga teenuseteabe töötlemist - mitte madalamal kui klass 1 G (I jaotise punkt 3).

Asjakohase viite puudumisel võib eeldada, et see nõue põhineb juhendil „Automatiseeritud süsteemid. Kaitse teabele volitamata juurdepääsu eest. Automatiseeritud süsteemide klassifikatsioon ja teabekaitsenõuded ", kinnitatud Vene Föderatsiooni presidendi juures asuva riikliku tehnilise komisjoni poolt 30. märtsil 1992 (edaspidi juhenddokument).

Juhenddokumendiga kehtestati automatiseeritud süsteemide klassifikatsioon, milles töödeldakse konfidentsiaalset teavet, s.o. piiranguga teave föderaalseadused... Klassifikatsiooni iseloomustavad tunnused on järgmised:

• saadavus sisse automatiseeritud süsteem erineva konfidentsiaalsustasemega teave;
• volituste jaotamine ja konfidentsiaalsele teabele juurdepääsu tasemed;
• individuaalne või kollektiivne teabetöötlusviis süsteemis, mida saavad toetada kõik kaasaegsed EDMS-id.

Turvaklass 1 G eeldab, et EDHS tuleb selgelt esile tõsta:

• juurdepääsu kontrolli allsüsteem,
• alamsüsteem kasutajate, programmide, tehingute registreerimiseks ja arvestuseks, sealhulgas kaitstud failidele juurdepääsu, nende sidekanalite kaudu edastamise arvestus,
• sidekanalitele juurdepääsu arvestamine,
• volituste/juurdepääsuõiguste arvestus,
• infokandjate arvestus "RAM-i vabanenud alade puhastamise" ja väliste draivide osas, s.o. dokumentide hävitamise arvestus (vastavalt ISO 15489: 2001).

EDMS-il peab olema ka alamsüsteem tarkvara ja töödeldud teabe terviklikkuse tagamiseks, kuid krüptograafilise alamsüsteemi olemasolu (krüpteerimine ja atesteeritud / sertifitseeritud kasutamine krüptograafilised vahendid) süsteemiklass 1 G ei paku. Sellega seoses nõuavad selgemad selgitused nõuete III jaotises küsimust föderaalse täitevvõimu kasutamise kohta EDMS-is. täiustatud elektrooniline allkiri.

Tahaksin märkida, et juhenddokument näeb ette trükitud (graafiliste) väljunddokumentide väljastamise registreerimine ja arvestus... See nõue on üsna kooskõlas praeguse Euroopa Majanduskomisjoni 2010. aasta soovituse nr 37 eelnõuga, mis allkirjastatud digitaalne (s.o elektrooniline) dokument on digitaalne dokument, mida saab esitada tõendina ja kui digitaalne dokument tuleb trükkida, peab see sisaldama täiendavaid andmeid, tänu millele saab lugeja veenduda selle ehtsuses ja terviklikkuses... Lisaks selgitatakse kantseleiteenuste praktilisi vajadusi, milleks EDMS-i valikul või arendamisel tellimislehtede loendurid, loendurid teatud tüüpi dokumentide printimiseks, sh. millel on tempel "Ametlikuks kasutamiseks". Kahjuks III jagu Nende küsimustega seotud nõudeid ei käsitleta hoolimata tõsiasjast, et üldtuntud sätted on sätestatud pikkades ja mahukates punktides 30–32.

Nõuete III jaotist, mis sisaldab nõudeid EDHSile infoturbe aspektist, võib pidada üsna asjakohaseks, välja arvatud üritab sisse seada tehniline dokument föderaalse täitevvõimu organisatsioonilised ja funktsionaalsed ülesanded... Näiteks punkt 26 ütleb seda SED FOIV peaks võimaldama juurdepääsu dokumentidele vastavalt turvapoliitikale, kuid föderaalsele täitevvõimule turvapoliitika või dokumendihalduspoliitikaid ei ole kehtestatud kohustuslike organisatsiooniliste dokumentidena. EDMS FOIV administraatori volitused peavad olema kirjas töömäärused ametnik Föderaalsed täitevvõimuorganid (punkt 29), kuid see küsimus on lahendatud föderaaltäitevorganite sisetegevuse korraldamise haldusmäärustega ja see ei saa olla käesolevates nõuetes tehnilist laadi reguleerimise objektiks.

Kell kasutajarollide määratlemine süsteemis ja juurdepääsuõiguste määratlemine Arvestada tuleb ka määrusega piiratud levitatava ametliku teabe käitlemise korra kohta föderaalsetes täitevorganites (kinnitatud Vene Föderatsiooni valitsuse 03.11.1994 nr 1233), millega seoses märgis / tempel Dokumentidele on märgitud “Ametlikuks kasutamiseks”. Saladuse liigi (vastav juurdepääsupiirang ja tempel) peaksid määrama juhtimisprotsesside/funktsioonide omanikud, s.o. organisatsiooni juhid või struktuuriüksused, kuid mitte SED-i administraator.

Põhilised regulatiivsed ettekirjutused koolieelsete lasteasutuste valdkonnas

Juhtkonna dokumentatsiooni toetamise protsesside kirjeldus(DOE) SED FOIV nõuete II jaotises on pühendatud. Kuid selles dokumendis EDMS-i arendamiseks ja juurutamiseks oleks parem fikseerida EDMS-i nõuded, mis võimaldaksid rakendada juba kirjeldatud tehnoloogiat:

• föderaalseadused elektroonilise allkirja kohta,
• föderaalvõimude bürootöö reeglid,
• juhised föderaalorganite kontoritööks, mis on välja töötatud (ja Rosarchiviga kokku lepitud) üheainsa dokumendi alusel. metoodiline dokument riiklikul tasandil - Metoodilised soovitused föderaalsete täitevorganite kontoritöö juhiste väljatöötamise kohta.

Ühtse regulatiivse ja metoodilise baasi piisavuse juures on üllatav, et nõuete p 6 koondab taas EDMS-is dokumentatsiooni toetamise protsessid, mille hulka kuuluvad:

• toimingute komplekt dokumendi või selle kohta teabe EDMS-i salvestamiseks, mis määrab dokumendi koha EDMS-is ja võimaldab teil seda hallata, st. tegelikult on sõnastatud dokumendi "sisend" määratluse sisuline olemus, mis ei vasta standardile GOST R ISO 15489-1-2007, mis kehtestab dokumendi lisamise meetodite täielikuma kirjelduse. EDMS (punkt 9.3);
• dokumendi toomine EDMS-i FOIV kasutajale(see peaks tähendama väljatöötatud meeldetuletuste ja teadete mehhanismi või lihtsalt mehhanismi, mille abil määratakse marsruudid dokumendi täitmiseks saatmiseks, organisatsiooni juhtkonnale või otse täitjate struktuuriüksustele läbivaatamiseks);
• dokumendi kinnitamine(vajalik on reguleerida EDMS-is dokumentide sisemise kooskõlastamise ja välise kooskõlastamise korraldamise nõudeid, kuna mõlemad kooskõlastuse vormid on sätestatud bürootöö eeskirjaga);
• dokumendi allkirjastamine(tõenäoliselt ei tohiks kuni infrastruktuuri loomise lõpuleviimiseni, mis tagab elektroonilist allkirja käsitlevate föderaalseaduste täieliku rakendamise, oodata konkreetseid nõudeid dokumentide allkirjastamiseks EDMS-is või koostoimivas MEDO-s);
• toimingute logimise fikseerimine(kontrolliteave), mida tehakse EDMS-is ja mis sisaldab nii kasutajate kui ka EDMS-i administraatorite toiminguid (see on süsteemiprotsess, mis ei ole seotud juhtimisdokumentatsiooni toimingutega);
• dokumentide üleandmine (saatmine)(tegemist on traditsioonilise ja olulise kontoritöö toiminguga, kuid selle regulatsioon ilma dokumentide, sh telekommunikatsioonikanalite ja muu, sh posti ja kullerite, vastuvõtmise toimimise nõudeid määratlemata tundub ebaveenv. Lisaks näeb ameti p 42. -tööeeskirjad sätestavad, et dokumentide vastuvõtmise ja saatmisega tegeleb bürootööteenistus ehk need toimingud loetakse seotuks, pealegi on büroohaldusteenus see, kes kontrollib saabunud dokumendi elektroonilise allkirja õigsust (punkt 41) ning punkt 23 näeb ette ka dokumentide üleandmise föderaalsete täitevvõimude sees ehk (st sisemised liikumismarsruudid. Aga millegipärast on Nõuded kirjas ainult dokumentide saatmise kohta). Muide, nõuete punktis 16 on mainitud "originaalset" normi, mille kohaselt peaks EDMS tagama ümbrike printimise ja väljaminevate/saadetud dokumentide postiloendi, EDMS aga eelkõige elektroonilise suhtluse. ja kui prindib, siis mitte ümbrikke , vaid neile postiloendi alusel kleebiseid ja mitte ainult meililisti, vaid ka saadetud kirjavahetuse loendit standardvorm asutatud Vene Post);
• dokumentide säilitamine ja arvestus vastavalt föderaalse täitevvõimu bürootöö juhistele, samuti tulemusdistsipliini kontrollimine, võrdlusmaterjalide ettevalmistamine ja dokumentide arhiivi mahakandmine(mitu ülesannet on sõnastatud ühes alapunktis ühe mitmemõõtmelise ülesandena, lisaks ei ole perekonnanimi kontoritöö ja arhiveerimise termin).

Seega eeldatakse, et EDMS vastavalt nõuetele ei peaks ega suuda täielikult toetada asjaajamiseeskirjaga kehtestatud kontoritoiminguid, mis ütlevad (punkt 41), et föderaalsete täitevasutuste dokumente luuakse, töödeldakse ja säilitatakse elektroonilises dokumendihaldussüsteemis.

Kontoritöö reeglid sätestavad EDMS-ile põhilised funktsionaalsed nõuded – süsteemid peaksid olema ainult dokumenteerimise vahend/tööriist, dokumendivoogude marsruutimist võimaldav "transport" ja lõpuks "hoidla", mis ei võimalda ainult dokumentide ja nende jaoks mõeldud arvestus- ja referentsaparatuuri operatiivsäilitamine, kuid ja elektroonsete dokumentide pikem säilitamine (kuni 10 aastat kaasa arvatud; kantselei tööeeskirja p 34).

Dokumentide loomise küsimusi tuleks meie hinnangul käsitleda juba nõuete alguses, arvestades kõiki bürootöö eeskirja ja nende lisade norme, mitte aga lühidalt punktis 11, mida pole täpsustatud, kuid sisaldab vaid otsest viidet Bürootöö reeglitele.

Dokumendivoogude klassifikatsioon(Nõuete punkt 7) viidi läbi põhimõtteliselt korrektselt ja vastab bürootöö reeglitele ning föderaalsete täitevvõimude osakondadevahelise elektroonilise suhtluse praktikale, kasutades süsteeme SMEV ja MEDO. Kuid kahjuks praktiline rakendus individuaalne lüüsid ja hoidlad EDMS-i föderaalne täidesaatev asutus e-posti teel saadud elektrooniliste sõnumite ja dokumentide vastuvõtmiseks ja töötlemiseks ei kajastunud ega arendatud all. 7 "d" nõuded.

Föderaalse täitevvõimu EDMS-i dokumentide lisamise protsesside regulatsioon (punktid 6, 8, 10, 13) kajastab GOST R ISO 15489-1-2007 dokumendihalduse nõudeid. Siiski mainitakse lõigetes 8 ja 10 dokumentide loetelu, millele on kehtestatud elektroonilise kujutise loomise keeld... Vajadus selle väljatöötamiseks või heakskiitmiseks föderaalsete täitevvõimude bürootöö juhiste osana Kontoritöö reeglid ei näe ette. Meie arvates selgem tuleks kehtestada eelkõige sisedokumentide skaneerimise keeld, mille tulemusena tekivad juba paberkujul loodud dokumentide elektroonilised pildid / koopiad.

Selgemalt tuleks sõnastada ja nõue luua dokumendid EDMS FOIV-is eranditult elektroonilisel kujul vastavalt elektrooniliste dokumentide loendile (Rosarkhivi poolt heaks kiidetud ja föderaalsete täitevvõimude poolt heaks kiidetud), mida nõuetes ei mainita, ning föderaalvõimud on kulutanud piisavalt ressursse selliste nimekirjade väljatöötamiseks.

GOST R ISO 15489-1-2007 kehtestab täielikuma koostatava, kasutatava ja infosüsteemis säilitatava dokumendi tunnuste loetelu kui need, mida peab pakkuma föderaalse täitevorgani EDMS vastavalt nõuete lõikele 9. Esiteks tuleb paigaldada nõuded elektroonilise dokumendi struktuurile(failivormingute loetlemisest nõuete punktis 12 ei piisa), ja teiseks tunnused autentsus dokument, usaldusväärsus, terviklikkus ja sobivus kasutamiseks on omavahel seotud ja üksteisest sõltuvad, nii et te ei tohiks ainult kahte kohustuslikuks muuta ja ülejäänud välja jätta.

Lisaks funktsionaalsetele nõuetele kehtestab II jaotis ja tegelikud tehnilised nõuded EDMS-ile(kõikide tehingute kuupäeva ja kellaaja fikseerimine, süsteemi logimine ja süsteemiprotokollide ohutuse tagamine dokumentide endi säilitusperioodidel, nõuded interaktiivse liidese seadistamisele, dokumentide mustandite versioonistamise toetamine ja muud), mis kõige enam osa vastama rahvusvahelistele dokumendihalduse standarditele.

Kommenteerime lühidalt nõuete II jao viimaseid lõike (punktid 19 ja 20), kuna meie hinnangul ilma hoidlate eraldamiseta EDMS-i organisatsioonilises ja funktsionaalses arhitektuuris ning ilma selgepiirilise loomise reegliteta. dokumendid, ei ole mõtet kehtestada mingeid nõudeid dokumentide säilitamiseks süsteemis. Ja nii selgus, et piisav hulk sõnastusi nendes punktides fikseerib süsteemi subjekti (funktsionaalse) administraatori tegevused, s.t. kontoriteenused, mitte süsteeminõuded. EDMS ise ei saa "luua" tähtaega, "määrata dokumente hävitamiseks" ja "hävitada", "pakkuda minimaalset valikut toimingute jaoks säilitamistingimustes" koos dokumentidega, "piirata säilitusperioodide arvu" jne. . Need toimingud viib läbi süsteemi aineadministraator (vastutab arhiivi eest), töötades välja sobivad teatmeteosed, klassifikaatorid ja koostades nende toimimise algoritmi. EDMS peab toetama, kuid ei saa automaatselt läbi viia dokumentide väärtuse uurimist, nende hävitamist.

Nõue luua dokumente, mis vormistavad dokumentide arhiivi üleandmise protseduuri (ala 20 "d") ei ole täielikult sõnastatud, kuna EDMS-i aruannete kujul on vaja saada ettenähtud kujul ja sisemised inventuurid alalise, pikaajalise ladustamise juhtumite ja personali kohta.

Huvi on meie arvates üleliigne, EDMS-i föderaalse täitevorgani liigitusskeemi järgimise nõue(nõuete punkt 19) kohtuasjade nomenklatuuri jaotised ja alajaotised, mis föderaalsete täitevvõimuasutuste jaoks on väljatöötamisel struktuurse tüübi klassifikaatorina (büroo tööreeglite punkt 29). See nõue määrab EDMS-i organisatsioonilise ja funktsionaalse struktuuri sõltuvuse organisatsiooniline struktuur föderaalorgan ise, mis muutub üsna sageli (haldusreform ju jätkub) ja see sõltuvus ei ole funktsionaalne ja optimaalne, kuna EDMS peaks eelkõige toetama dokumentidega töötamise protsesse ja suhtlemist föderaalse täitevvõimu sees, mitte aga konkreetseid struktuure.

Lühikesed järeldused

Seega on telekommunikatsiooni- ja manõuete soovitused normdokument, mida tuleb hoolikalt uurida ja kontrollida, et järgida kontoritöö reeglite nõudeid, mis on föderaalvõimudele kohustuslikud! Nõuded ise ei saa täielikult toetada bürootöö eeskirjadega kehtestatud bürootöö tegemise norme ja reegleid ning nende alusel välja töötatud föderaalvõimude bürootöö juhendeid.

Nõuded on huvitav dokument, millel on regulatiivne staatus, kuid mida ei saa tegelikult praegusel kujul kohaldada nõuab väljatöötamist, täpsustamist ja konkretiseerimist valitsuse määrusega nr 176-r kinnitatud tegevuskava täieliku ja tegeliku järgimise kontekstis.

Ja veel üks oluline märkus: Hetkel ei suuda ükski koduturul pakutav EDMS-i valmislahendus nõuetele vastata.

Allmärkused

Ahenda saadet

Tüüpilised funktsionaalsed nõuded elektroonilistele dokumendihaldussüsteemidele ja elektrooniliste dokumentide säilitamise süsteemidele riigiorganite arhiivides

Aleksei Mikrjukov, ettevõtte analüütikDIRECTUM .

14. juunil 2018 Föderaalse Arhiiviameti (Rosarkhiv) ametlikul veebisaidil jaotises "Dokumentide mustandid "Postitatud"Elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide ja riigiorganite arhiivis elektrooniliste dokumentide säilitamise süsteemide tüüpnõuete eelnõu »37 lehekülge.

Tööstus on seda dokumenti kaua oodanud. Ja nagu projektis öeldud, on nõuded välja töötatud selleks, et moodustada ühtne reguleeriv raamistik elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide (EDMS) ja elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide (EDMS) jaoks, samuti juba kasutusel olevate EDMS-i ja EDMS-i hindamiseks. Dokumendis on EDMS ja EDMS selgelt eraldatud ning see on oluline punkt.

Termini SHED määramine on üks põhimõttelisi erinevusi uute nõuete vahel. Dokumendi elutsüklis on selgelt rõhutatud arhiivi säilitamise etappi. Varem oli tegemist peamiselt EDMS-iga ning elektrooniliste dokumentide (ED) säilitamise küsimused jäid kulisside taha. Sellest lähtuvalt on pika säilitusajaga dokumendid varem või algselt loodud aastal pabervorm või välja printida enne hoiustamist.

See dokument käsitleb ainult funktsionaalseid nõudeid, erinevalt varasematest. normatiivdokumendid (Nõuded föderaalasutuste elektroonilistele dokumendihaldussüsteemidele (SED FOIV), kinnitatudVene Föderatsiooni kommunikatsiooni- ja massimeediaministeeriumi korraldusega nr 221 09.02.2011 ; Vaata ka ) ... Arvesse ei võeta süsteemi- ja tehnilisi nõudeid, infoturbe-, töökindlusnõudeid, samuti nõudeid EDMS-i ja SHED-i kasutajate automatiseeritud tööjaamade liidestele. Nõuded ei kehti riigisaladust moodustavat teavet sisaldavate dokumentidega töötamisel.

Dokumendi analüüsimisel on kõige huvitavam kaaluda sellega seotud nõudeid dokumentide säilitamise korraldamine... Nõuded dokumentidega töötamisel loomisele või sisestamisele, registreerimisele, täitmisele ja kontrollile pole nii huvitavad, kuna need on EDMS-i peamised ülesanded. Praktiliselt pole järele jäänud suuri organisatsioone, kes neid ülesandeid EDMSi abil ei automatiseeriks. Seetõttu on EDMS-ile esitatavad nõuded huvitavad vaid olemasolevate ja kasutatavate süsteemide hindamiseks uuendamise või muutmise hetkel ning see on omaette materjali teema.

Üldised funktsionaalsed nõuded

Alustame teemaga "Dokumendihalduse üldised funktsionaalsed nõuded EDMS-is ja SHED-is".

See jaotis kajastab minu arvates kahte olulist punkti:

Esiteks« 2.3. EDMS-is ja SHED-is kehtivad nõuded autentsus, kehtivus, terviklikkus ja kasutussobivus kindlaksmääratud süsteemides sisalduvad elektroonilised dokumendid».

Nende nõuete täitmise tagamiseks dokumentide säilitamisel on vajalik, et dokumentide KUURIS hoidmiseks üleandmisel need oleksid autentne, kehtiv, täielik ja kasutatav... Vastavalt sellele lasub enne dokumendi SHED-ile üleandmist nende nõuete täitmise eest "vastutus" operatsioonisüsteem(EDMS või muu infosüsteem).

Teiseks"2.4. EDMS-is ja SHED-is tuleks dokumentide metaandmed vormistada ja salvestada:

- luuakse dokumendi kaasamisel süsteemi (EDMS või SHED);

- loodud pärast dokumendi lisamist EDMS-i või SHED-i selle raames eluring süsteemis;

- kasutatakse EDMS-i ja SHED-i koostoimes teiste infosüsteemidega (sh MEDO, SMEV jne)

- seotud üleandmisega hilisemaks salvestamiseks (EDMS-ist- SHED-i, SHEDist- riigiarhiivi).

EDMS-is või EDMS-is sisalduvate dokumentide metaandmed tuleks seostada dokumendiga, millele need viitavad.

See tähendab, et dokumendiga seotud metaandmed genereeritakse kogu dokumendi elutsükli jooksul, sealhulgas kogu selle säilitamise aja jooksul. Samal ajal puuduvad selged nõuded metaandmete salvestamise vormingule ega meetodile.

Töö arhiividokumentidega

Dokumentide KUURIS hoidmiseks üleandmise ettevalmistamine (p 3.8 ja 3.9).

"EDMS-i funktsioonid hõlmavad järgmist:

• Juhtumite nomenklatuuri moodustamine ja pidamine
• Dokumentide määramine juhtumitele
• Kohtuasjade loetelude, struktuuriüksuste dokumentide vormistamine
• Dokumentide väärtuse uurimine, sealhulgas elektrooniliste toimikute, KUURI üleandtavate dokumentide ja säilitamisele mittekuuluvate dokumentide hävitamise valimine.

EDMS-is salvestatud dokumentidega on kõik selge. Kuid organisatsioonidel on muid infosüsteeme, mis võivad dokumente salvestada, näiteks ERP. Need süsteemid ei pruugi juhtumite nomenklatuurist ja kontoritöö normidest üldse midagi "teada". Sellest lähtuvalt tuleks nende jaoks välja töötada lisareeglid, mille kohaselt viiakse dokumendid HOOLDUSSE.

Dokument ei ütle midagi selle kohta, kuidas dokumente teistest süsteemidest alla laadida, seesama ERP. Seega, kui organisatsioon soovib ERP-st dokumente salvestada, on vaja välja töötada mõned reeglid, mille kohaselt:

1) need dokumendid laaditakse alla ERP-st – see on ERP tegelik ülesanne;

2) need dokumendid pannakse KUURI - see on KUURI ülesanne ja meil on selleks tööriistad.

Dokumentide vastuvõtmine SHED-is (punkt 4.3)

"SHED peaks pakkuma:

● Elektrooniliste toimikute, dokumentide ja struktuuriüksuste inventuuride vastuvõtmine koos terviklikkuse kontrolliga

● Dokumentide elektrooniliste allkirjade kontrollimine

● Elektrooniliste dokumentide reprodutseeritavuse kontrollimine

● Vastusteadete vormistamine dokumentide vastuvõtmise kinnitamise või keeldumise kohta.

Reprodutseeritavuse nõuded on märgitud, kuid kuidas seda rakendada, pole selge.

Dokument sisaldab selgesõnalist märge ED-konteinerite vormingu kohta, mis on " ZIP-arhiiv, mis sisaldab elektroonilise dokumendi sisu ja metaandmeid, elektroonilise allkirja faile ja elektroonilise tekstidokumendi visualiseeritud koopiat PDF / A formaadis».

Arvestus ja dokumentide liigitamine KUURIS (punkt 4.4)

Elektrooniliste dokumentide arvestuse nõuded SHED-is praktiliselt ei erine paberdokumentide arvestuse nõuetest. Samas arvestavad ED metaandmete koostise nõuded vaid valitsusasutustele omaste dokumentide (kirjad, korraldused jne) spetsiifikat. Äriorganisatsioonidel on palju rohkem erinevaid dokumente: äripakkumine, projekti põhikiri, lähteülesanne, hankekomisjoni protokollid jne. Selles mõttes ei kehti nõuded muud tüüpi dokumentidele.

Elektrooniliste failide, dokumentide hoidmine KUURIS (punkt 4.5)

See plokk näib olevat üks projekti kõige vähem välja töötatud nõudeid. See määrab kindlaks SHED-i võimaluste pakkumise nõuded:

● elektrooniliste dokumentide varundamine;

● ED olemasolu ja oleku kontrollimine kasutades eriprogrammid kontrollid tehniline seisukord elektroonilised dokumendid ja kontrolli tulemuste fikseerimine vastavates aktides;

● elektrooniliste dokumentide teisendamine ja/või migreerimine uutesse vormingutesse;

Kuid samal ajal ei räägita midagi ED õigusliku tähenduse tagamisest pikaajalisel ladustamisel. Need nõuded olen mina.

SHED-is sisalduvate elektrooniliste failide kasutamine (punktid 4.2 ja 4.6).

ED kasutamine eeldab:

● Dokumentidele püsiva ja ajutise juurdepääsuõiguse andmine

● Elektroonikaasjanduse kasutamise fondi moodustamine ja selle alusel elektroonilise lugemissaali korraldamine

● Mitme kriteeriumi otsing

● Arhiivikoopiate, väljavõtete vormistamine

● Arvestus elektrooniliste failide kasutamise eest.

Siin on küsimused eelkõige elektrooniliste dokumentide nõudmisel esitamise kohta. erinevad organisatsioonid, kuna praegu väljas ED osutamisel ühtsed nõuded puuduvad ja praktikat pole välja kujunenud.

Elektrooniliste toimikute, aegunud säilitustähtajaga dokumentide väärtuse uurimine ja hävitamiseks valik (p 4.7 ja 4.8).

Ka projektis toodud nõuded praktiliselt ei erine nendega töötamisel esitatavatest nõuetest paberdokumendid... Ainus erinevus seisneb elektrooniliste dokumentide hävitamise funktsioonides (näiteks varukoopiate kustutamine ja garanteeritud hävitamine).

Nõuded elektrooniliste dokumentide üleandmisele säilitamiseks riigis. arhiivi kirjeldatakse formaalselt. Põhjus on tõenäoliselt tõestatud tavade puudumises.

Üldised järeldused

Eelnõu nõuete analüüsimise järel on tunne, et selles öeldu "näitab" hetkeseisu, koondab olemasolevaid arenguid, kuid ei vasta täielikult olemasolevatele küsimustele ja veel vähem püüab ennustada ja vastuseid anda. lähituleviku küsimused.

Dokumendist nähtub, et elektrooniliste dokumentide pikaajalise säilitamise süsteemile on kehtestatud palju spetsiifilisi nõudeid. Mõned neist on üsna karmid ja spetsiifilised. Ettevõtetel on palju süsteeme, mis genereerivad dokumente, mis kuuluvad pikaajalisele säilitamisele, või need, mis eeldavad pikaajalist säilitamist: ERP, HR, ECM. CRM ja teised. Seega võime järeldada, et kõige sobivam esile eraldi süsteem pikaajaline ladustamine integreeritud lähtesüsteemidega. Nõuete rakendamine kõigis ülaltoodud süsteemides on pikk ja kulukas.

Teisalt on nõuetel juba olemas tehnoloogiline baas, mis võimaldab selliseid süsteeme juurutada. Turul saadaolevate dokumentidega töötamise süsteemide vastavust reguleerivas raamistikus sätestatud nõuetele saab ja tuleks kontrollida.

Nõuete rakendamine

Üks näide süsteemist, mis näitab valmisolekut ja vastab täielikult nendele nõuetele, on DIRECTUMi pikaajalise arhiivi lahendus.

"Pikaajaline arhiiv" on keeruline süsteem hallata organisatsiooni paber- ja elektroonilist arhiivi. Lahendus töötati välja vastavalt vene reeglitele arhiivihaldus... See võimaldab teil tsentraalselt säilitada mis tahes dokumente Vene Föderatsiooni õigusaktidega kehtestatud tähtaja jooksul, tagades dokumentide juriidilise jõu kogu säilitusaja jooksul.

Lahendus võib töötada kõigi ECM-süsteemidega, mitte ainult DIRECTUM-lahendustega, see integreerub tänu valmismehhanismidele ERP-i ja muude süsteemidega.

Lisaks ei sulge lahendus mitte ainult nüüd elektroonilise arhiivi loomise ülesannet, vaid töötab ka tuleviku jaoks. Lahendus sisaldab võimalust töötada tehisintellektil põhinevate automaatsete dokumenditöötlusvahenditega dokumentide liigitamiseks ja väärtuse uurimiseks. Lisaks kasutavad nad juriidilise tähtsuse tagamiseks oma ainulaadset tehnoloogiat, mida saab tulevikus üle kanda plokiahela tehnoloogiatele.

(4,80 – hinnatud 10 inimese poolt)

Peamised nõuded, millele elektrooniline dokumendihaldussüsteem peab vastama:

• Ohutu hoiustamine ja dokumentatsiooni lihtne kättesaamine.
• Asjaajamise ülesannete toetamine ja elluviimine.
• Õigeaegne kontroll dokumentide täitmise ja nende marsruudi üle.
• Analüütiliste aruannete koostamine.
• Infoturbe tagamine.

Kaasaegsel EDMS-il on ka funktsioonid klientidega suhtlemiseks, nende taotluste töötlemiseks ja täiendavad kasulikud tööriistad, mis võimaldavad lahendada paljusid rakendusprobleeme.

Elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide tüübid

Elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide klassifikatsiooni tüüpe on erinevaid, kuid kõige orienteeruvam on EDMS-i jaotus pealkirjade funktsionaalsuse järgi. Mis tahes EDMS-i positsioneerib selle arendaja nii, et see on mõeldud peamiselt teatud tüüpi ülesannete täitmiseks. See ei tähenda, et see ei näeks ette mingeid lisatehnoloogiaid, mis on omased enamikule "vendadele". Lihtsalt iga elektroonilise dokumendihaldussüsteemi tööriistade komplektil on oma tugevad ja nõrgad küljed. Pealkirja funktsionaalsuse järgi klassifitseerimisel võetakse arvesse EDMS-i tugevusi.

Niisiis, see näeb välja selline:

• EDMS on mõeldud elektroonilise dokumentatsiooni loomiseks ja töötamiseks, samuti paberdokumentide digitaalsete analoogidega.
• Raamatupidamissüsteemid, mis automatiseerivad sündmuste ja dokumentide registreerimist kogu nende elutsükli jooksul (elektroonilised kartoteegikapid).
• EDMS, mille põhiülesanne on automatiseerida tööd suurte ettevõtteteabe hoidlatega.
• Süsteemid elektrooniliste arhiivide haldamiseks koos dokumentatsiooniga.
• EDMS, mille funktsionaalsus on spetsialiseerunud ekstraheerimisele teavet, mida vajate arhiividest ja muudest elektroonilistest allikatest.
• Süsteemid, mis haldavad ettevõtte protsesse, dokumentide töötlemist ja äridokumentidega töötavate organisatsiooni töötajate tegevust.
• Teabe-EDMS, mis juhib seadmeid andmete salvestamiseks.

Samuti on olemas lühike EDMS-i klassifikatsioon päritoluriigi järgi, mida kasutatakse ainult Venemaal. Selle kohaselt jagunevad meie riigis elektroonilised dokumendihaldussüsteemid sise-, impordi- ja venekeelseteks, mis on välja töötatud välisplatvormil Lotus / Domino. Meie ülevaade sisaldab näiteid ainult kahest välismaisest EDMS-ist – EMC Documentum ja Lotus Domino.Doc. Kõigil teistel EDMS-idel on Venemaa "kodakondsus".

TOP-10 elektroonilised dokumendihaldussüsteemid

Hindasime elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme, keskendudes viie parameetri võrdlusele, mis on ettevõttes dokumendiringluse automatiseerimiseks mõeldud EDMS-i valikul määravad. Skaala on kümnepalline.

Märkus: tabelis toodud lõplik hinnang süsteemile ei pretendeeri sajaprotsendilisele objektiivsusele ja peegeldab autori arvamust selle teema süvaanalüüsist lähtuvalt. See elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide ülevaade on tehtud ainult kvaliteetsete tarkvaratoodete hulgas, mida saate turvaliselt valida erinevat tüüpi ärides kasutamiseks.

JUHTUM

See elektrooniline dokumendihaldussüsteem on oma segmendis tunnustatud liider kogu postsovetlikus ruumis. Selles teevad nii suurimad osalused kui ka korporatsioonid ja väikeettevõtted edukalt dokumendivoogu ja kontoritööd. Selle süsteemiga seoses on asjakohane rakendada tautoloogiat: "ÄRI" teab oma äri. Tõepoolest, see tarkvara sobib ideaalselt sügavale kontoriautomaatikale ja töövoogudele.

plussid

• Võimalus jälgida mis tahes elektroonilise dokumendi liikumise kõiki etappe.
• Dokumentatsiooniprojektide loomise lihtsus ja mugavus.
• Süsteemi üldine silumine ja funktsionaalsus.

Miinused

• "Pingutatud" puudused hõlmavad mõnevõrra arhailist liidest ja teatud raskusi valdamisel.

Kui palju on?

Litsentsi hind DELO süsteemi kasutamiseks ühes töökohas (DBMS - Oracle) sõltub nende kohtade kavandatud koguarvust ja varieerub 11 000 rublast (201-500 rubla/m) kuni 13 400 rublani (1-5 rubla/m). ). Kui organisatsioon kasutab Microsoft SQL Serveri DBMS-i, maksab ühe töökoha litsents vastavalt 7200–9500 rubla.

Loogika

Programm "SED Logic" kuni 2012. aastani kandis nime "Boss-Referent" ja oli üks populaarsemaid. Vene süsteemid elektrooniline dokumendihaldus, tõsine konkurent EDMS-ile "Delo". Nimemuutus ei ole selle tarkvaratoote kvaliteeti kuidagi mõjutanud ning see on jätkuvalt usaldusväärne ja funktsionaalne süsteem kontoritöö haldamiseks igat tüüpi ja suurusega ettevõtetes.

plussid

• Võimalus koostada keerukaid mitmetasandilisi marsruute dokumentide kinnitamiseks.
• Kasutajaandmete kõrge kaitsetase.
• Süsteemi põhikomponentide valdamise suhteline lihtsus.
• Paindlikud ja muudetavad dokumentatsiooni töötlemise protsessid.

Miinused

• Juurdepääsuõiguste ebamugav diferentseerimine tõsise kaadri voolavuse korral.
• Pole just kõige kohusetundlikum tehnilise toe töö.
• Arhailine liides.

Kui palju on?

Selle programmi ühe litsentsi maksumus sõltub sellega ühendatud töötajate arvust. Kui nende arv ei ületa 49 inimest, siis on iga töö hind 5900; 50 kuni 199 ühendatud töötajat - 5200 rubla; ja kui töökohti on rohkem kui 200, siis on ühe litsentsi hind minimaalne - 4900 rubla.

Eufrat

See elektrooniline dokumendihaldussüsteem on välja töötatud täielikult kooskõlas ISO 9000 kvaliteedistandardi ja Venemaa GOST-i nõuetega kontoritöö valdkonnas. “EVFRAT” erineb oma “kolleegidest poes” paljude enda ainulaadsete tarkvaraarenduste olemasolu poolest, mida konkureerivates EDMS-ides ei leidu. Puhtalt tehnoloogiliselt on see süsteem Venemaa kaasaegsel EDMS-i turul üks "arenenud".

plussid

• Selle süsteemi tarnekomplekt sisaldab sisseehitatud DBMS-i "Nika", mis vabastab kasutajaorganisatsiooni automaatselt täiendava tarkvara ostmisest.
• Sõbralik liides meeldiva ja meeldejääva kujundusega.
• Sisseehitatud rollimehhanism juurdepääsuõiguste haldamiseks.

Miinused

• Üsna aeglane kiirus, eriti aeglasematel arvutitel.
• Perioodilised katkestused töös ja loid tehniline tugi.

Kui palju on?

Standardlitsents koos süsteemi installimisega organisatsiooni enda serverisse maksab 5200–7300 rubla töökoha kohta, rohkem kasutajaid - madalam hind. Siiski on ka võimalus paigutada serveri komponent tootja seadmetele. Sel juhul rakendatakse liitumistasu süsteemi - neli tariifi, mis maksavad 10 000 kuni 95 000 rubla kuus.

1C: arhiiv

See on üks parimaid ja kindlasti ka mitmekülgsemaid dokumendihaldustarkvarasid ettevõttele. "1C: Arhiiv" pakub erineva vorminguga äridokumentide usaldusväärset ja, mis kõige tähtsam, tsentraliseeritud salvestust, millele pääsevad juurde volitatud töötajad, kes saavad faile redigeerida.

plussid

• Silutud algoritm vajalike andmete kiireks leidmiseks.
• Võimalus salvestada mis tahes tüüpi dokumente - alates tekstist ja graafikast kuni heli- ja videofailideni.
• Laiaulatuslikumad skaleeritavuse võimalused, mis võimaldavad seda tarkvara edukalt kasutada nii suur- kui ka väikeettevõtetes.
• 1C: Archive'i peamine eelis, mis eristab seda programmi konkurentidest, on toote hinna ja selle funktsionaalsuse võimaluste optimaalne kombinatsioon.
• Väliste rakendustega integreerimise tugi.

Miinused

• Tarbib palju süsteemiressursse.
• Suurenenud õppimiskõver isegi kogenud kasutajatele.

Kui palju on?

Selle programmi "montaaži" hind varieerub vahemikus 12 000 kuni 57 000 rubla ja esimene summa tuleb maksta ainult 1C: Arhiivi eelmise versiooni uuendamise eest.

DIRECTUM

Lihtne ja funktsionaalne EDMS DIRECTUM on suurepärane lahendus väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele. Tänu sellele süsteemile saab elektroonilist dokumendihaldust edukalt ühendada traditsioonilise paberitööga, et hiljem “valutult” organisatsioon täielikult DIRECTUM-i tööle üle viia. Täiustatud töövootehnoloogia tagab kontori töövoogude tõhusa automatiseerimise.

plussid

• Spetsiaalsete tarkvaratööriistade olemasolu, mis muudavad dokumentide otsimise ja tuvastamise võimalikult lihtsaks.
• Laialdased võimalused süsteemi isemuutmiseks konkreetsete ülesannete jaoks.
• Laiendatud võimalused integreerimiseks teiste programmidega.

Miinused

• Süsteemi fookus on ettevõtte juhtkonnal - tavalistel ametnikel on selles keerulisem töötada.
• Mõnevõrra segane ja läbipaistmatu hinnapoliitika.

Kui palju on?

Litsentsid selle EDMS-i kasutamiseks ostetakse nii eraldi kui ka pakettpakkumiste osana. Odavaim põhikliendilitsents maksab 7800 rubla. Litsentsipakettide maksumus algab 148 200 rublast (baas 20 töötajale) ja ulatub 2 010 000 rublani (200 töötaja kohta).

OPTIMA-WorkFlow

See elektrooniline dokumendihaldussüsteem on oma segmendis tugev kesktalupoeg. See on pidevas arengus ega suuda seni turul tunnustatud mastodonidega võrdsetel tingimustel konkureerida. OPTIMA-WorkFlow'l on aga mitmeid "nippe" - ainulaadsed tehnoloogiad, mis eristavad seda üldisest taustast.

plussid

• Sama tüüpi dokumentide ja nende registreerimisinfo seeriaviisilise sisestamise funktsiooni rakendamine.
• Skannimine viirusetõrjeprogrammiga.
• Tavaliste ja krüpteeritud dokumentide valikuline indekseerimine.
• Mitmekeelne kasutajaliides.

Miinused

• Tüüpiliste funktsionaalsuste puudused, mis tulevaste värskendustega jäädavalt kõrvaldatakse.

Kui palju on?

Sellel platvormil põhinevad tüüpilised lahendused maksavad 55 000 kuni 75 000 rubla.

EMC Documentum

Selle töövooprotsesside automatiseerimise platvormi töötas välja maailma IT-tööstuse liider EMC. Võimas funktsionaalsus koos üksikute tööriistade paindliku kohandamisega muudavad EMC Documentumi parimaks välismaiseks EDMS-iks Venemaa turul.

plussid

• Projekteerimisdokumentide haldamise kõrge lihtsus.
• Sisse-/väljaregistreerimismehhanismi rakendamine, mis võimaldab hallata juurdepääsuõiguste jagamist.
• Funktsiooni olemasolu, mis võimaldab teil kinnitamisprotseduuri rakendada mitmel tasandil.
• Skannimis- ja dokumendituvastusseadmete tugi.

Miinused

• Töötage ainult Internet Exploreri brauseriga.
• Puudumine sisse avatud juurdepääs süsteemi tehniline ja praktiline dokumentatsioon.
• Sagedased "pidurid" ja mahajäämused suure süsteemi koormuse korral.

Kui palju on?

Selle platvormi kasutamisel ei ole fikseeritud hindu. Selle rakendamise maksumus arutatakse iga kliendiga individuaalselt.

LandDocs

1997. aastal kodumaise ettevõtte "LANIT" poolt välja töötatud platvorm dokumendihalduse automatiseerimiseks on paljude ettevõtete ja asutuste poolt tänapäevani nõutud. LanDocs võimaldab luua mugava kontoritöö- ja töövookeskkonna, pakkudes kõikidele kasutajakategooriatele selle haldamiseks vajalikke tööriistu.

plussid

• Integreeritud krüptokaitsetööriistade kättesaadavus.
• Võimalus kaasata töövoo protsessi kaugemate filiaalide töötajaid.
• Paberdokumentide pakkskannimise funktsiooni olemasolu.

Miinused

• See on üsna tavaline jõudlusprobleem.
• Nõrgad võimalused funktsionaalsuse laiendamiseks.
• Raskused süsteemi nullist juhtimisel.

Kui palju on?

Serverilitsentsi hind varieerub vahemikus 30 000 kuni 216 000 rubla. Kasutajalitsentse saab osta hinnaga, mis jääb vahemikku 5600–8400 rubla.

EttevõteMeedia

CompanyMedia on tarkvaralahenduste komplekt, mis on loodud äriprotsesside, töövoo ja kontoritöö automatiseerimiseks. See EDMS erineb konkurentidest oma ületamatu seadistuste paindlikkuse ja sõltumatute moodulite olemasolu poolest, mida saab eraldi paigaldada.

plussid

• Süsteemi eduka toimimise võimalus keeruka ettevõttestruktuuri ja territoriaalse struktuuriga ettevõtetes.
• Süsteemi enneolematu töökindlus, mis võimaldab tal töötada aktiivselt ööpäevaringselt, 365 päeva aastas.
• Automatiseeritud tugi mitut tüüpi töökohtadega töötamiseks.
• Juurdepääsuõiguste diferentseerimine vastavalt hierarhiline struktuur organisatsioonid.

Miinused

• Veebiliidesel on teatud brauserite, eriti FireFoxi, piiratud tugi.
• Süsteemi fookuses on peamiselt keskmised ja suured ettevõtted.

Kui palju on?

Selle tarkvara lõpphind koosneb paljudest komponentidest, sealhulgas personali koolitusest, lisamoodulite paigaldamisest ja süsteemi kasutusõiguste üleandmisest. Kogusumma ülempiir on 99 000 rubla. Odavaim temaatiline moodul maksab 4000 rubla.

Lotus Domino.Doc

See EDMS on rakendus tuntud Notes / Domino platvormile, millel on kõrgetasemeline andmeturbe süsteem. Ka Lotus Domino.Doc on täiustatud Elektrooniline arhiiv, mis võimaldab teil rakendada mahukat ettevõtte dokumentide hoidlat.

plussid

• Unikaalsete replikatsioonisüsteemide saadavus, mis on loodud hajutatud keskkonnas dokumendivoogude haldamise ülesannete terviklikuks lahenduseks.
• Võimalus otsida dokumente teabehoidla eraldi osades.
• LDAP-katalooge vähendatakse ettevõtte tasemele.

Miinused

• Selle süsteemi miinused tulenevad peamiselt selle lääne päritolust - liidese ja mõne funktsiooni rakendamise kohta on teatud küsimusi.

Kui palju on?

Kasutaja- ja serverilitsentside maksumus arvutatakse platvormi veebisaidil individuaalselt.

Lõpuks

Võttes kokku teatud rea ülevaate all, tahaksin märkida oluline nüanss: elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtt teie ettevõttes ei taga selle kasumlikkuse kohest kasvu, kuid mõnel juhul võib see olla kahjulik. Kui teie organisatsioon toimib edukalt ja teenib kasumit, töötades ilma EDMS-ita, siis mõelge enne nende rakendamise otsustamist tuhat korda. Pole vaja jahtida "progressiivset moodi" ja paigaldada neid süsteeme ilma tõsise vajaduseta. Äri laienedes ja töötajate suure töökoormusega võib aga elektroonilisest dokumendihaldussüsteemist saada omamoodi päästerõngas, mis aitab ettevõttel paberimajanduse keerisest välja tulla.