Nõuded organisatsiooni infrastruktuurile elektroonilise dokumendihaldussüsteemi rakendamisel. Kuidas valida elektroonilise dokumendihaldussüsteemi (de)

Iga dokumendihaldussüsteem, sõltumata selle keerukusest, omab omadusi, mida tuleb süsteemi nõuete kindlaksmääramisel arvesse võtta. Käesolev artikkel on kirjutatud selleks, et aidata otsust teha dokumendihaldussüsteemi rakendamise otsuse määrata süsteemi nõuete loetelu ja teha õige valik.

Praegu on ettevõtte juht kontoritöö automatiseerimise otsuse tegemisel seisab silmitsi elektroonilise dokumendihaldussüsteemi valimise probleemiga, mis võiks lahendada ülesandeid suurima eduga ja saavutaksid investeeringud nende rakendamine. Turul tarkvara Paljud selle klassi tooted, nii välis- kui ka kodumaiste tootjate tooted. Samuti on olemas piisav kogus materjale võrreldes selliste süsteemidega ja konkreetse toote eeliste kirjeldus enne ülejäänud eeliste kirjeldust. Otsustage, kas süsteem suudab selle organisatsiooni dokumentide haldamise ülesanded lahendada, on enne süsteemi ostmist vaja vaja. Ebaõnnestunud soetamise käitamise ajal võib see osutuda, et ostetud toode ei toeta funktsionaalsuse laiendamist, suurel hulgal andmemahtudel on tegurid loogilised või ohutusprobleemid.

See artikkel on kirjutatud, et aidata otsusel teha otsus süsteemi rakendamise. elektrooniline dokumendihaldus, Määrata kindlaks süsteemi nõuete loetelu ja teha õige valik. Klassikalises mõistmisel on nõue tarkvara toote võime vastata kasutaja vajadustele. Seega on vaja analüüsida teemavaldkonda ja pidada läbirääkimisi SED-i müüjate / arendajatega nõuete täitmiseks. Nõuded kutsutakse jagama rühmadesse:

• Ärinõuded
• tarkvara nõuded

Esimene rühm sisaldab organisatsiooni dokumentatsioonis osalevate protsesside kirjeldust, mis peaksid automatiseerima. Teine rühm sisaldab dokumentide haldamise ja sellega seotud küsimuste süsteemi piiranguid ja soovid.

Ärinõuded sisaldavad järgmisi sektsioone:

• kasutajate süsteem
• andmepoode
• töö dokumentidega
• töötamine äriloogikaga

Tarkvara nõuded koosnevad ressursside nõuetest, saaga mugavusest ja kasutusmugavusest. Mõtle igale osale üksikasjalikumalt.

Kasutajate identifitseerimine ja töö dokumentide haldamise süsteemis

Kasutajate identifitseerimine hõlmab kahte peamist mõistet - autentimine ja luba. Autentimine on võime kinnitada kasutaja identiteeti. Luba tegeleb konkreetsete andmete või toimingute kättesaadavuse tagamisel, tingimusel et kasutaja on ta ise.

Organisatsiooni dokumentatsioonis võib osaleda palju inimesi, mille jaoks iga teostatud toimingud ja dokumendid, millega ta töötab, on sätestatud. Teisisõnu, töötajad tegutsevad dokumendihaldussüsteemi kohta teatud rolliga. Looduslik soov ootab selliste rollide tarkvaratoote toetust.

Praeguses etapis on süsteemi turvanõuded seatud - autentimine ja luba, samuti nõuded erinevate kasutajate töö toetamiseks.

Kui dokumendihaldussüsteem kasutab oma autentimismehhanismi, on vaja teada, milline protokoll on kaitsta andmekanali (SSL, TLS, Muu), olenemata sellest, kas välismaised kliendid on võimalik, milline protokoll annab andmeedastuse. Süsteemi suur eelis saab kasutada kolmanda osapoole autentimissüsteemi - LDAPi, Kerberosi, Novell Netware, Pam, Winbindi jne See võimaldab teil rakendada tsentraliseeritud mehhanismi kasutajate tuvastamiseks organisatsioonis ja annab neile ka rohkem mugavusi erinevate süsteemidega töötamisel.

Dokumendihalduse süsteemi loa andmise küsimused hõlmavad mehhanisme, et eristada süsteemi juurdepääsu andmetele ja funktsioonidele. Näiteks osakonna osakonna juhi kättesaadavus kõigi dokumentide vaatamiseks, mille üle osakonna töötajad kasutavad, samas kui iga töötaja näeb ainult osa tööst ja ei näe teiste tööde töö. See lähenemine võimaldab teil jälgida dokumentide kättesaadavuse eraldamist, iga töötaja näeb ainult ainult dokumentide rühma dokumenti. Igal dokumendil võib olla juurdepääs lugemiseks, muutmiseks, kustutamiseks. Kasutajagrupid ja juurdepääsuõiguse delegeerimine dokumentidele on väga kasulikud. Juurdepääsurühmade abil saate korraldada organisatsiooni osakondade dokumentidele juurdepääsu eraldi projektiga töötavate töötajate meeskonnale. Delegatsioon on vajalik dokumendi töö eest vastutava isiku töötaja puudumisel ja selle jätkamise vajadusest selle puudumisel. Näiteks osakonna juht võib ärireisil sõitmine delegeerida dokumendi töötamise õiguste asetäitjale.

Dokumendi hoidla korraldamine süsteemis

Dokumentide hoidla (elektroonilise arhiiv) organisatsioon on dokumendihaldussüsteemi toimimise üks tähtsamaid tegureid. Kui salvestusstruktuur on ebaõnnestunud, võib dokumentidega töötamise kiirus oluliselt vähendada sõltuvalt andmebaasi sisust. Seetõttu arvestades selle liigi Nõuded, on vaja selgelt esitada organisatsiooni ringlevate dokumentide kvantitatiivne summa (andmed). Andmemahu jaoks kriitilised toimingud lisavad dokumendi otsimise, dokumentide loendit, sorteerimist. Analoogiana saate esitada faili süsteemiga eeskuju. Piisab, et ette kujutada, et kõik failid klapid ühe konkreetse kataloogi kõigi kasutajate poolt süsteemi. Kui mitme tuhande tellimuse kataloogi kataloogis on suur hulk faile, hakkab failidega töötama ebamugavusi.

Dokumendi voogude suuruse esitamiseks on vaja organisatsiooni kõigi kindlaksmääratud osakondade ja töötajate jaoks kindlaks määrata normaalse aktiivsuse käigus ringlevate dokumentide keskmine arv. Samuti kaaluge tippkoormuse perioodid, kui neid on olemas. Need võivad olla kvartaliperioodid, aastaaruanded, äriliste partnerite äritegevuse hooajaline suurenemine jne.

Kaaluge järgmist näidet. On mõni ettevõte, mis pakub turul teatud tüüpi teenuseid. Praegu on ettevõtte tegevus stabiilne, lähiaastatel on kavas suurendada tarbijaturgu 40% võrra. Ühe teenuse müügiga kaasneb kolme dokumendi loomine - teenuste osutamise kokkulepe, kättetoimetamise aktsepteerimine, teenuse leping. Päev toimub keskmiselt 5 tehingut. Suveperioodil suureneb tehingute arv kolm korda. Järgmise aasta alguses saadetakse arhiivile viimase aasta dokumendid. Kokku aastas on meil järgmine dokumendid: peamised kuud (mitu kuud * Tehingute arv * Tehingu dokumentide arv * Päevade arv kuu jooksul) - 9 * 5 * 3 * 30 \u003d 4050 dokumenti, Suvel 3 * 5 * 3 * 3 * 30 \u003d 4050. Saame 8100 dokumenti aastas, võttes arvesse müügituru kavandatud suurendamist - 11340 dokumenti. Seega peaks dokumendihalduse süsteem andma püsiva jõudlusega dokumentide arvuga kuni 12 000.

Samuti tasub pöörata tähelepanu võimalusele samaaegselt töötada mitme kasutaja serveri dokumendi haldamisega samal ajal. Selleks lisaks eelmisele uuringule peate jälgima dokumentidega töötavate kasutajate arvu. Ideaalis ei tohiks süsteemi jõudlus samal ajal töötada kõik süsteemi kasutajad. Kuid see on eriline juhtum ja tõenäoliselt selgub, et igapäevaseid ülesandeid ei ole vaja lahendada kõik kasutajad töötavad samal ajal.

Seega, olles saanud ennustatud koormus serveris, võite ette kujutada, milline maksimaalne koormus dokumentide arv ja samaaegselt töötavad kasutajad peaksid taluma süsteemi.

Teine oluline tegur, ilma milleta dokumendihaldussüsteem ei ole mõtet - see on dokumentide otsimine hoidlas. Selleks et teha kindlaks, millist otsingut on vaja, on vaja kaaluda tüüpilisi toiminguid dokumentide leidmiseks paberi arhiivis või kaardifailis. Oluline on märkida, milliseid kriteeriume otsitakse. Näiteks vaatlusaluse korralduse korral on see väga sageli otsing partnerorganisatsiooni nime järgi harvadel juhtudel teostab otsingut osutatava teenuse nimega. Järelikult peab otsingusüsteem esitama dokumendiotsingu dokumendi väljadest, selles konkreetsel juhul kliendi ja tehingu tingimuse järgi. See võib olla vajalik kontekstuaalne otsing pesastatud failide kohta. Näiteks, kui fail on dokumendile lisatud MS Office Word formaat ja see on vajalik selle dokumendi leidmiseks lisatud failis sisalduva fraasi leidmiseks. Samuti on vaja teada dokumentide otsimise tulemuslikkust, suurendades samal ajal andmebaasi salvestatud dokumentide arvu.

Andmete küsimus sisaldab dokumentide arhiveerimist. Kui organisatsioon voolab organisatsiooni on üsna suur ja (või), dokumendihaldussätted näevad ette dokumentide arhiveerimise, siis on vaja esitada nõuded elektroonilise dokumendihaldussüsteemi selliste toimingute jaoks. On mitmeid võimalikud meetodid Arhiveerimine - salvestusvahendite salvestamine, liikumine eraldi andmebaasis jne. Kui organisatsioon pakub operatsioone arhiivdokumentidega töötamiseks - lihtsustatud otsing, lugemine jne, siis loomulikult ja elektroonilises versioonis need toimingud tuleks läbi viia. Dokumendihaldussüsteemide puhul on vaja välja selgitada selliste toimingute võimalus ja lihtsus.

Samuti tuleb teada saada, kuidas ladustamine käitub andmebaasi ebaõnnestumise korral. Näiteks toitehäired või kommunikatsioonikanal. Kas kogu alus on terviklikkus või rikutud kogu aluse terviklikkust või rikutud dokumendi, milles töö tegeti ebaõnnestumise ajal. Tarnijatelt on vaja teada saada, kas selliseid teste ja nende tulemusi õppida.

Viimane tegur selles sektsioonis on huvitav suurte organisatsioonide jaoks jaotatud struktuuriga. See on andmete replikatsioon. See mehhanism võimaldab teil pääseda samadele andmetele mitu serverit korraga, mis vähendab kanalite koormust ja sidekanalite koormust. Kõige lihtsam replikatsiooni näide on hoidla seadusandlik alus. Näiteks sisaldab organisatsiooni suurlinna organisatsioon riigi õigusliku aluse. Piirkonna filiaalid kopeerivad see alus Teie serverite ja kasutajate kohta piirkondadest käsitleti nende piirkondlike dokumentide reposiitsiooni. Seega on õigusraamistiku suhtes võrreldes kapitali ja piirkondade vahelise andmete edastamine piirkondade keskusest - andmebaaside täiendamine ja dokumentide lugemine toimub piirkondlike serverite kohta. Sellisel juhul vähendatakse keskmise serveri ja andmekanalite koormust keskusele. Mõnel juhul võib osutuda vajalikuks muuta piirkondade dokumente kogu organisatsiooni muudatuste säilitamisega. Sellisel juhul peab replikatsioonisüsteem toetama muutuste mehhanismi ja dokumentide sünkroniseerimist. Jällegi on vaja välja selgitada organisatsiooni tegevuses tegutsevate toimingute vajadust ja vastavalt dokumendihalduse süsteemi nõuetele.

Töö dokumentidega

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi paindlikkust määravad suures osas võimalused, mida ta pakub dokumentidega töötamise. Ideaalne valik on nii, kui olemasolevad paberi dokumendid on samaväärne ekraan elektroonilisel kujul, teisisõnu dokument sama tüüpi paberil ja ekraanil tundub võrdselt. See nõuab dokumendi tüübi redaktori kättesaadavust ja vormide kujundajat. Viimane peab andma võimaluse paigutada dokumendi struktuuri erinevate valdkondade abil, luues ja redigeerides väljad ise. Viiteinfot sisaldava metamärgi väljad on väga kasulikud. Näiteks dokumendi tüübi dokumendi sisestamiseks nõuab dokumendi dokumentide üksikasju. Võttes arvesse äripartnerite andmebaasi, saate valida vajaliku partneri ja selle üksikasjad loetletakse dokumendis automaatselt.

Samuti on vaja kaaluda tüüpilisi toiminguid organisatsioonis läbi viidud dokumentidega ja teada saada võimalust hoida neid EDS-is. Pärast seda saate teada nende toimingute kasutamise mugavuse (vt kasutatavust). Kõige sagedasemad toimingud on dokumendi loomine, otsimine ja redigeerimine.

Suur hulk sissetulevate ja väljaminevate kirjavahetustega töötamisel on see huvi teiste failide dokumentide teisendamise huvi, võime salvestada teiste vormingute dokumentide dokumente.

Dokumendi ajaloo funktsiooni või ajakirjandusoperatsioonide funktsiooni olemasolu võimaldab teil oma elu jooksul dokumendi käigus läbi viia toiminguid. See võimaldab teada saada, millist kasutajat ühe või teise operatsiooni teostati. Näiteks võib ajakirjas olla järgmine vorm:

Teine kasulik töömehhanismi dokumentidega on dokumentide versioonide jälgimine. See võib olla kasulik dokumendiga töötavate paljude esinejate juuresolekul, millest igaüks saab dokumendi muuta. Esineja, kes töötab dokumendiga, muudab seda ja loob dokumendi versiooni. Töötaja vastutab dokumendi kogub dokumendi versiooni valides iga esitaja osa oma töö osa ja saab dokumendi lõpliku versiooni. Näiteks sai täiustamise analüütiline osakond dokument, mis koosneb kolmest osast: probleemi analüüs, lahenduse ettepanek ja tulevaste tulemuste hindamine. Iga dokumendi osade uurimine määrati töötajatele A, B ja vastavalt. Igaüks neist tegi oma osa muudatusi ja lõi dokumendi versiooni. Pärast seda tegi osakonna juht uus versioon Dokumendi, kogudes selle osade osadest koostatud esitajate osa "analüüs" alates "kaitselahendus" B ja "tulemuste hindamine" V. dokumendihaldussüsteem võimaldab teil jälgida selliseid toiminguid ja kuidas Töötage dokumentidega piiratud versioonide loomise lihtsustamiseks.

Võimalus elektrooniline allkiri Dokument võimaldab teil vaadata ja kontrollida dokumendi autentsust. Selline allkiri peaks tagama dokumendi allkirjastanud isiku autentsuse ja selle allkirjastamise aeg. Allkirja autentimist saab läbi viia avalikult kättesaadavate avatud võtmed, samas ainult omanik saab dokumendi allkirjastada suletud võti. Olles saanud teavet allkirjastamise mehhanismi kohta, on vaja teada saada krüpteerimisalgoritmi stabiilsust ja suletud võtmete pääsemist.

Töötamine äriloogikaga

Elektrooniline büroo menetlus eeldab mitte ainult dokumentide salvestamist ja kaevandamist hoidlast, vaid ka erinevat dokumentide tegevust dokumentide läbivaatamises, dokumentide, erinevate protsesside kohta, mis nende dokumendid nende tegevuste loomisel ja kasutamiseks. On võimatu luua tarkvarapakett, mis automatiseerib ärivootu ja sobib kõigi ettevõtete kontoritöö protsesside jaoks. Teisest küljest võib rakendatud programmi raames kehtivate protsesside kohandamine paljude tegurite tõttu ebaõnnestuda - võimatusest taastada protsessi elektroonilise dokumendi all oleva protsessi all nende protsesside automatiseerimise sabotaažiga seoses nende tavapärase töö rikkumisega .

Järelikult peab elektroonilise dokumendihaldussüsteemil olema mehhanism, mis võimaldab teil rakendada ettevõtte äriprotsesse ja kohaneda neile paindlikult.

Üks elektrooniliste dokumentide juhtimissüsteemide ühemaid omadusi on töötada dokumendi marsruudi abil. See on vajalik konfliktide haldamise sätete organisatsioonide jaoks, mis reguleerib töö erinevate dokumentidega. Näiteks taotluse kliendi siseneb kontoris, siis juht kliendisuhete osakond, ta omakorda määrab töötaja ülesande täitmiseks. Pärast töö lõpetamist on töötaja aruanne ja saadab dokumendi tagasi kontorile. Igal etapil on võimalikud mõned täiendavad ülesanded dokumendiga töötava isiku jaoks. Seno peab toetama selliseid toiminguid. Selliste meetmete redigeerimine peaks võimalikult palju raskusi (lisaks vt saatja ja kasutatavuse mugavust). Kui kavandatav toode sisaldab võimet luua oma marsruute ja redigeerige (loomine) Kasutaja ülesandeid ja tegevusi, kasutades sisseehitatud skriptimiskeelte kasutamist, annab see rohkesti võimalusi süsteemi funktsionaalsuse laiendamiseks tulevikus.

Ressursside nõuete dokumendihaldussüsteem

Selle liigi nõuded koosnevad riistvara ja tarkvara nõudest. Riistvaratoetuse nõuded jätkuvad otseselt elektrooniliste dokumentide haldamise süsteemi ja täiendavate tarkvaratoodete nõuetest.

Esimene küsimus, mis tuleks selles kontekstis täpsustada, tarkvaratoodete tarnijad - kuidas isemajandav süsteem on tarnitud, s.o. On vaja teada saada, milliseid täiendavaid tarkvaratooteid nõutakse ja (või) võib olla vaja süsteemiga töötada ja nende ostu- ja litsentsimise küsimusi.

Peamine tarkvaranõue on operatsioonisüsteemi nõue, mis kõige tõenäolisemalt erineb serveri ja kliendi osa jaoks. Siin on vaja teada, kas see toode töötab ettevõttes juba olemasolevate operatsioonisüsteemide versioonides.

Rakendatud dokumendihaldussüsteemi töö jaoks vajaliku kolmanda isiku kõige sagedasem toode on andmehoidla DBMS. Normaalne kliendi töö võib nõuda mis tahes kontoripakettidest. Sellisel juhul on vaja pöörata tähelepanu ka dokumentide kokkusobivuse küsimustele juba kasutatud kontoripakettidest nendega, kellega kliendi koht töötab.

Riistvara peab pakkuma vajalikku maksimaalset jõudlust nii kliendi asukohast kui ka serveriosal. Näiteks kui kliendi asukoha kohta tutvustab üks töötaja saja dokumenti päevas ja veel kaks dokumenti, on loomulik, et esimene vajadus tootlikumaks töökoht.

Toote maksumus ja selle kasutuselevõtt

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtu lõplikud kulud võivad olla hinnakirjas selle süsteemi maksumusest väga erinevad. Enamikul juhtudel määrab lisakulud eelmise lõikega - see on tarkvaratoodete ja riistvara kulud.

Operatsioonisüsteemi nõuded võivad kaasa tuua kliendi ja serveri osa operatsioonisüsteemi vajalike versioonide ostmist. Kui kasutate kolmanda osapoole arendaja DBMS enamikul juhtudel, tuleb see osta eraldi (kui DBMS-i ei ole varem ostetud). Kliendi asukoha sõltuvus büroopakettidest pärineb nende kohalolekut ja seetõttu mõnel juhul omandamist, mis võib oluliselt suurendada toote maksumust ühe kontoripaketi hinnaga kliendi kohta. Need on kõige tõenäolisemad sõltuvused. Siiski võib esineda teisi. Seetõttu on vaja elektroonilise dokumendihaldussüsteemi jaoks vajalikud ärinõuded analüüsida sõltuvust kolmanda osapoole tarkvarast.

Näiteks võib süsteem nõuda kasutaja autentimiseks kolmanda osapoole kaubandusprodukti või erinevate kontoripakettide dokumentide teisendamist.

Pärast tarkvara nõuete selgitamist peaksite määratlema, kas praegune riistvara alus on nende ülesannete lahendamiseks rahuldav. Ebameeldiv üllatus võib osutuda, et vanad arvutid ei ole selle jaoks piisavalt toodetud.

Tarkvaratoodete maksumus võib sisaldada tehnilist tuge. Mõnel juhul saab toetada tasu eest. Samuti peaks ta välja selgitama, kas süsteemil on konkreetsele organisatsioonile setup või see on tasu eest. Võib juhtuda, et "alasti" süsteem müüakse, võib lahenduse seadistamise ja valmistamise kulud olla võrreldav süsteemi maksumusega.

Teine kulude osa on töötajate koolitamine uue süsteemiga töötamiseks. Selleks võib tekkida vajadus kutsuda tarkvara tarnija spetsialiste, oma töötajate sisemiste seminaride korraldamist, täiendavate õppematerjalide ostmist.

Olles kaotanud kõikide teiseste kulude kulud sel viisil, et saada summa kõige täielikult kajastab elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtu maksumust.

Dokumendihaldussüsteemi saate lihtsus

Tehniliselt on süsteemi toetamise mugavus kindlaks määrata abi süsteemi olemasolu, keerukuse süsteemi loomise keerukus konkreetse teemapiirkonna jaoks, selle laiendamise võimalus ja vajadust meelitada ligi kolmanda osapoole personali laiendamist või seadistamist süsteemi üles. Siin on vaja teada, kuidas laiendada süsteemi laiendada, kuidas see küsimus kajastub dokumentatsioonis ja kas meelitada organisatsiooni töötajaid, mis andis süsteemi selle jaoks ette nähtud. Süsteemi dokumentatsiooni puhul peaksite kontrollima süsteemi praeguse versiooni viiteinfot, sest abi võib valmistada toote eelmise versiooni jaoks. Samuti tuleks otseselt küsida, kas süsteemi selliseid aspekte ei kajastata dokumentatsioonis ja sellest, kuidas lubatud see küsimus. Suure eeliseks on e-õppe kursuse olemasolu süsteemiga töötamisega, nii demonstratsioon kui ka interaktiivne.

Organisatsioonilisest küljest on toetus saada kasutusele süsteemi tarnijate tehnilist tuge. Siin on vaja teada saada, kuidas sellist toetust esitatakse - telefoni teel, e-posti, ICQ jne abil Oluline küsimus Süsteemi kasutamise alustamiseks on valmis lahendus ja koolituspersonali valmistamine. Esimene tähendab, et mitte-netosüsteem ostetakse, kuid juba valmis selle ettevõtte lahenduse jaoks dokumentide, kasutajate, ülesannete jms tüüpidega. Kõige tõenäolisemad meetmed käesolevas asjas on töövõtja spetsialisti lahkumine teema valdkonna uurimiseks ja lahenduse ettevalmistamiseks või teema eksperdi kutse, et saada sellest vajalikku teavet.

Kasutusmugavus

Kasutuslihtsus on lõppkasutaja süsteemiga töötamise mugavus. Lihtsaim viis selle kindlakstegemiseks on kaaluda tavapäraste toimingute kasutajate täitmise keerukust dokumentidega. Näiteks, mida peate kasutaja tegema elektroonilise vormi dokumendi loomiseks - kui palju menüüelemente lähevad läbi, kui palju hiire liikumist klaviatuurist sisestavad. Lihtsuse kriteerium on järjestikuste operatsioonide arv ja kättesaadavus. Seda saab teada ainult süsteemiga töötamisega või demo versiooniga.

Näiteks on uue dokumendi loomiseks kaks võimalust.

1. Vajutades nuppu vastava ikoon tööriistaribal.
2. Valige Menüü Teenindus -\u003e Dokumendi toimingud -\u003e Uue dokumendi loomine -\u003e Õhuliinid

Tuleb välja, et esimene valik vajab dokumendi loomiseks väiksemat arvu toiminguid. Operatsiooni ühe täitmise korral võib selline võrdlus tunduda mitte üsna asjakohane, vaid kui kaalute umbes 100-200 sellise toimingu igapäevane täitmine, muutub erinevus kohe kaaluks.

Üldine nõuete loetelu

Dokumentide haldamise süsteemi nõuete lühikokkuvõte on lühike kokkuvõte.

1. Ärinõuded

Kasutajate identifitseerimine

1. Autentimine

• sideprotokolli protokoll
• integreersus olemasolevate kasutaja autentimissüsteemidega

• võime korraldada kasutajatele ja kasutajarühmadele erinevaid andmetele juurdepääsu taseme
• töökoha korraldamine kasutaja või kasutajarühma teostatud funktsiooni all

3. Juurdepääsuõiguste tasustamine dokumentidele

• paigaldamise võimalus erinevad õigused Juurdepääs dokumentidele (lugemine, redigeerimine, kustutamine jne) kasutajate ja kasutajarühmade jaoks
• juurdepääsuõiguste delegeerimine dokumendile ühest inimesest teise

Dokumendi säilitamine

1. Andmete lao jõudlus

• sõltuvus Kiirusest töötamise dokumentide arvu dokumentide arv andmebaasi ja arvu samaaegselt töötavad kasutaja süsteemi

2. Otsi dokumente

• otsi dokumentide väljade järgi
• kontekstuaalne otsing Nestud (lisatud) failide otsimine

3. Arhiveerimisdokumendid

• küsimused raskusi ekstraheerimisdokumentide arhiivist (otsing, lugemine)

4. Hoiustamise stabiilsus andmebaasi rike

5. Andmete replikatsioon

• ainult lugemiseks
• mis võime salvestada muudatusi

Töö dokumentidega

1. Töötamine dokumentide liikidega

• uute tüüpide loomine
• disaineri vormide olemasolu
• viide (metamärkide) väljad
• dokumendi ajalugu
• dokumentide jälgimise versioonid

2. Dokumentide muutmine

• skaneerimine
• import muudest failivormingutest

3. Elektrooniline allkiri

Töötamine äriloogikaga

1. Dokumendi liikumisteede

2. Kasutajate ülesanded (ülesanded)

3. Töötamine kasutaja stsenaariumidega

2. Tarkvara nõuded

Vahendite nõuded

1. Operatsioonisüsteem

• vajadus omandada kolmanda osapoole DBMSi

3. Sõltuvus kolmanda osapoole toodetest

• lisatarkvara kättesaadavus süsteemi toimimiseks

4. Riistvara

• arvuti jõudlus

Toote maksumus

1. Täiendava tarkvara maksumus

• DBMS, kontoripaketid, Muu tarkvara

2. Uute seadmete ostmine

3. Personali koolituskulud

4. valmisse valmistamise kulud

Eskordi mugavus

1. Dokumentatsioon

• toote praeguse versiooni dokumentide täitmine
• elektrooniliste õppematerjalide olemasolu
• süsteemi laiendamise probleemide valgustus

2. Süsteemi laiendamise võimalused

3. Tehniline tugisüsteem

Kasutusmugavus

1. Lihtne käivitada põhilised kasutajatoimingud

• kontrollielementide kättesaadavus
• meetme põhitegevuse arv

Dokumendihaldussüsteemid

Esiteks on vaja määratleda, millist tüüpi tarkvara arutatakse. Kõige rohkem täielik määratlus Dokumendihaldussüsteemid (EDMS - elektroonilised dokumendihaldussüsteemid) annab IDC analüütilisele ettevõttele:

"Dokumentide juhtimissüsteemid (kohus) annavad arvutivõrkude juurdepääsu loomise, haldamise ja laialdaste dokumentide jagamise protsessi ning tagab ka dokumendi voogude kontrolli dokumendi voogude üle. Sageli on need dokumendid salvestatud spetsiaalses hoidlates või failisüsteemi hierarhias. Failitüübid, mis kipuvad toetama süsteemi süsteeme ja sisaldavad: teksti dokumente, pilte, arvutustabeleid, audiovideoodata ja veebidokumente. Süsteemide üldised võimalused on dokumentide, juurdepääsukontrolli, ümberkujundamise ja ohutuse loomine. "

Ajalooliselt oli Euroopa Kohus vertikaalsed rakendused, mille eesmärk on kasutada väikeste rühmade rühmade territoriaalse läheduses töötavad üksteisele kõrgelt struktureeritud dokumendid. Välismaal kasutati dokumentide vertikaalse haldamise rakendused peamiselt sellistes valdkondades nagu farmaatsiasuuringud, kindlustus, inseneri areng, tööstustoodang.

Kaasaegses hajutatud ettevõtetes kasvab dokumentide levitamise süsteem nende kättesaadavuse nõuded ja nendega töötamise vajadused eksponentsiaalselt. Kõrge väärtus infomaterjalid Iga päev loodud, on postitatud ülemaailmsetes võrkudes, mis on jagatud erinevates kutserühmades. Veebi ajastul ei saa formaalsed dokumendid kättesaadavad ainult spetsialistidele, kes on rohkem Sitseeritud teadmiste hoidla. See peaks aitama dokumendihaldussüsteeme.

Seega on kontori töö automatiseerimine (Euroopa Kohus) automatiseerimine vajalik ettevõtte liikuvuse ja ettevõtte enda töö tagamiseks.

Tänane ettevõtted vajavad tõeliselt jaotatud dokumendihalduse arhitektuuri, st Sellised vastavad järgmistele nõuetele:

Skaalautuvus - on soovitav, et dokumendihaldussüsteem toetab nii viie kui ka viie tuhande kasutajana ning süsteemi võime suurendada selle võimsust määrati ainult sobiva riistvara võimsusega. Sellise nõuete täitmist võib anda toetuse toetamise abiga ettevõtete tootmiseks selliste ettevõtete tootmiseks nagu Sybase, Oracle, Informix jne, mis eksisteerib praktiliselt kõikidel võimalikes tarkvara- ja riistvara platvormidel, pakkudes seeläbi kõige laiemat jõudlust .

Jaotumine - peamised probleemid töötavate dokumentidega tekib territoriaal- ja hajutatud organisatsioonides, mistõttu peaks dokumendihaldussüsteemide arhitektuur toetama jaotatud kohtade koostoimet. Lisaks võib hajutatud kohti kombineerida mitmesuguste sidekanalite kiiruse ja kvaliteediga. Samuti peaks süsteemi arhitektuur toetama suhtlemist kaugkasutajatega. Jaotatud, laiendatav dokumentide juhtimine toob kaasa töötajate tootlikkuse järsu suurenemise, tugevdades organisatsiooni üldist konkurentsivõimet.

Modulaarsus - see on võimalik, et klienti ei pruugi olla kohustatud viivitamatult rakendama kõiki dokumendihaldussüsteemi komponente ja mõnikord kliendi poolt lahendatud ülesannete spektrit vähem kui dokumentide haldamise ülesannete kogu spektrit. Siis on ilmselge, et dokumendihalduse süsteem peaks koosnema eraldi moodulitest.

Avatus - dokumendihaldussüsteem ei saa ja ei tohiks eksisteerida teiste süsteemide eraldamisel, näiteks on mõnikord vaja integreerida süsteemi rakendatud raamatupidamisprogrammiga. Seejärel peab dokumendihaldussüsteemil olema avatud liidesed võimaliku täiustamise ja teiste süsteemidega integreerimiseks.

Tõhusus - tagada ratsionaalne seos süsteemi ja sihtmõjude loomise kulude vahel, sealhulgas dokumendihalduse automatiseerimise lõpptulemused; Võime tutvustada laia valikut täiendavaid tehnoloogiaid, et suurendada süsteemi kulutatud süsteemist tagasipöördumise taset.

Elektrooniliste dokumentide haldamise süsteemide ja depolaaduse (EDS) kasutamine algas 1990. aastate keskpaigast. Siiski jaotatakse EDSi rakendamine seadusandlusest laialdaselt ainult viimase viie aasta jooksul. Peamine stiimul siin oli valitsuse Vene Föderatsiooni 12.02.2011 nr 176-P, mille on heaks kiitnud meetmete kava üleminekuks föderaalsed elundid täidesaatva võim Vene Föderatsiooni valitsuse paberivaba dokumendi voolu ja dekreedi kohta 06.09.2012 nr 890 "elektroonilise dokumendihalduse parandamise meetmete kohta riigi võimsus».

Vastavalt kommunikatsiooniministeeriumi kommunikatsiooniministeerium Vene Föderatsiooni, nõuded infosüsteemide elektroonilise dokumendi haldamise föderaalse täitevorganite, võttes arvesse, sealhulgas vajadust töötlemise nende süsteemide kaudu, koostati ja heaks kiidetud teenuseteave piiratud jaotus. " 2

Kuigi SED kasutati üksnes intra-hädaolukorrasüsteemidena, ei olnud nende mitmekesisus ja kokkusobimatus üksteise suhtes märkimisväärsed. Kuid ülemineku alguses ühele teaberuumile, Organisatsiooni elektroonilise dokumendihalduse korraldamine vajadust muuta EDS-i ühtlustamist, tagada nende kokkusobivus riiklike dokumentide vahetussüsteemidega, \\ t elektrooniline koostoime ja arhiivide salvestamine Mine esiplaanile. Osaliselt SED-süsteemide koostoime lahendamise probleemide lahendamisel on GOST R 53898-2010 suunatud. "Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid. Dokumentide juhtimissüsteemide koostoime. E-posti nõuded.

"Elektroonilise dokumendihalduse infosüsteemide nõuded ..." on mõeldud föderaalsete täidesaatvatele asutustele, kuid vastavalt Art. 11 Federal Seaduse nr 149-FZ 27. juuli 2006 kohaldatakse teiste riigi asutuste ja asutuste kohalikud omavalitsused. Kaubandusorganisatsioonidel on õigus korraldada SED-i omal äranägemisel, kuid arvestades riigi rolli meie riigis, on tavaliselt kõik suuremad ja teiseseid kommertsorganisatsioone keskendunud riigi poolt kehtestatud eeskirjadele suhtlemise mugavuse valitsusasutustega .

Need nõuded on raamistik ja seetõttu 2013. aastal vastavalt Federal Arhiiviametile, All-Vene uurimisinstituudi dokumentatsiooni- ja arhiiviüksuste (VNIIDAD) välja töötatud "arhiiv ja dokumentaalfunktsionaalsed nõuded infosüsteemide, pakkudes elektroonilise dokumendi tõendamise protsess sisemine tegevus Federal Executive asutused. " 3

Mõtle kõige huvitavamad sätted nõuetele ... Teach Side Venemaa.

"Nõuded elektrooniliste dokumentide haldamise infosüsteemide jaoks ..." määravad kindlaksmääratud funktsioone, mis peaksid olema EDS-is olemas, samuti EAFi korraldamise nõuded institutsioonis.

Üks EDSi peamisi nõudeid on selle mastaapsus nii seotud töökohtade arv kui ka EDD-s sisalduvate dokumentide arv. Vaja võtta arvesse seda kaasaegsed süsteemid Dokumendihaldust kasutavad peaaegu kõik dokumentidega töötavate organisatsioonide töötajad ja üldine suundumus on nii statsionaarse töökoha kasutamine kui ka mobiilseadmete dokumentidele juurdepääsu dokumentidele, kaugjuurdepääsu süsteemile. EDD-s salvestatud dokumentide arvu kohaselt tuleb meeles pidada, et kuna süsteem ei säilita ainult lõplikke kaunistatud ja allkirjastatud dokumente, vaid ka vahepealseid tööversioone, failide arvu, dokumentide ja dokumentide dokumentide dokumentide ja dokumentide arvu EDS on mitu korda kõrgem kui Dou Service registreeritud dokumentide koguarv (sissetulevad, väljaminevad ja sisemised). Nõuded ette, et EDD peaks andma kõikide dokumentide säilitamise vähemalt 5 aastat, kuid praktikas on vaja keskenduda vähemalt 10-15 aasta jooksul, kuna see ajavahemik, millal elektroonilise vormi dokumendid on jätkuvalt Aktiivselt kasutatud, eriti mida p. 20 PP. e) Samad nõuded näevad ette võimaluse dokumentide säilitamise võimalust kuni saja aasta jooksul.

Oluline sed parameeter on selle kiirus. Kui riist- ja tarkvarapakett (SED-server) ei ole antud andmebaasi mahu süsteemis ja (või (süsteemi dokumentide arv) süsteemi ja (või) jaoks hästi tootlik, siis peavad töötajad ootama Dokumendi kaardi või dokumendi avamiseks langeb töötajate jõudlus. Seetõttu kehtestatakse nõuded nõuetele, mis peavad vastama SED-i toimingule: \\ t

1. eDC juurde pääsemise aeg ei ole rohkem kui kolm sekundit;
2. dokumendi registreerimisel loodud kaardile juurdepääsu saamise aeg ja mis sisaldab andmeid, mis kirjeldavad konteksti, sisu, dokumendi struktuuri, dokumendiga toime pandud meetmeid koolituse, läbivaatamise, täitmise ja säilitamise ajal ning identifitseerimisandmete (metaandmed) - ei rohkem kui viis sekundit.

Teine ühine olukord on mingil põhjusel dokument kahjustatud või kogemata kustutada kasutaja poolt. Nõuded ette, et käesoleval juhul 30 minuti jooksul, elektrooniline dokument tuleb taastada varukoopia. Organisatsiooni kohaselt peab vastavalt nõuetele vastama EDS-ile salvestatud elektrooniliste dokumentide varukoopiat. Praktikas luuakse vähemalt kaks varukoopiat säilitamist, see on soovitav erinev meedia. See minimeerib elektrooniliste dokumentide kadumise ohtu.

EDC usaldusväärsuse koefitsient peaks olema vähemalt 0,98.

Teine indikaator on kaitstud sed tase volitamata juurdepääsu eest. Piiratud juurdepääsu dokumentidega töötavate valitsusasutuste puhul peab see olema sertifitseeritud, mitte madalam kui klass 1. Kuid pidades silmas kõrgekulusid luua ja töötavad kaitstud EDS, piiratud juurdepääsu dokumendid, nad tavaliselt püüavad töötada traditsioonilises režiimis paberil, nagu nad reeglina moodustavad väikese osa organisatsiooni dokumentidest. Vastasel juhul on tavaliselt seatud töötama selliste dokumentidega, spetsiaalselt spetsiaalselt spetsiaalselt arvutite või isegi eraldi kaitstud võrguga, millel ei ole ühendused avatud arvutivõrguga ja Internetiga. Sellisel juhul on ette nähtud töö DSP-taseme dokumentidega, kuid mitte riigi saladuse sisaldavate dokumentidega.

Peamine osa "Elektroonilise dokumendihalduse infosüsteemide nõuded ..." on kirjeldus selle kohta, kuidas juhtimisdokumentatsiooni protsessid ehitataks EDD-le.

Rõhutatakse, et SED peaks pakkuma tööd organisatsiooni dokumentide dokumentide ja projektide kõigi liikide ja kategooriate kohta.

Kasutatud valitsusagentuuridpeaks tagama koostoimed interdepartmentalte elektrooniliste dokumentide haldamise süsteemide (MADO), intertepartmental elektroonilise interaktsiooni (SMEV), muude infosüsteemidega.

Sete töö peab vastama GOST R ISO 15489-1-2007 sätetele teabe, raamatukogu ja kirjastamise standardite süsteemi sätetele. Dokumendihaldus. Üldnõuded", Sealhulgas elektroonilise dokumendi autentsuse, terviklikkuse ja usaldusväärsuse tagamise valdkonnas ning Föderaalse täitevorganite ametiasutuste eeskirjad, mille on heaks kiitnud Vene Föderatsiooni valitsuse dekreet 15. juuni 2009 nr . 477 (PP. 9 ja 11 nõuetest).

EDC peaks andma kõik põhilised sõltunute protsessid:

Dokumendi või teabe salvestamine dokumendi (dokumendiprojekti) kohta EDS-is (selle registreerimisest või dokumendi sisenemise süsteemile): \\ t

• dokumendi esitamine kunstnikule (kasutaja sed)
• dokumendi koordineerimine
• dokumendi allkirjastamine
• käigukast (saatmine) dokument;
• "Dokumentide salvestamine ja raamatupidamine vastavalt kontori töö juhistele Fofis, samuti järelevalve distsipliini jälgimine, võrdlusmaterjalide ettevalmistamine ja kirjutusdokumendid arhiivile," See tähendab teostamise kontrolli, teavet ja Viide töö, praegune ladustamine ja raamatupidamine, sealhulgas dokumentide koostamine riigi arhiivi või depoopanga salvestamiseks.

Vastavalt punktile 17 teabele kuulub teave kõigi dokumentide või dokumentidega tehtud meetmete kohta, dokumentide dokumentide, registreerimiskaart (metaandmed). See informatsioon:

• kõik meetme täitis SED FOIF-i kohta;
• tegevuse kuupäeval ja kellaajal;
• dokumentide esitamise kohta dokumentide projektid;
• klassifitseerimissüsteemis partitsiooni (alajagu) liikumine;
• hoiustamise suuniste ja järgmiste toimingute muutuste kohta;
• eDD administraatori poolt läbi viidud meetmete kohta läbi viidud dokumendi väärtuse kontrollimise ajal vastavalt 10/22/2004 nr 125-FZ " arhiivitegevus sisse Venemaa Föderatsioon";
• klassifitseerimissüsteemi sektsiooni (alajao) hävitamise keelustamise ja kõrvaldamise kohta;
• mis tahes muudatuste või hävitamise kohta SED kasutaja metaandmed;
• dokumentidele juurdepääsu õiguste muutuste kohta;
• dokumentide edastamise kohta;
• dokumentide hävitamise kohta;
• dokumendi või metaandmete trükkimise kohta.

Vene Föderatsiooni kommunikatsiooniministeeriumi nõuded jagavad EDD toetatud tööjõu protsessid järgmistesse rühmadesse: \\ t

a) sissetulevate ja väljaminevate dokumentide töötlemine paberile loodud või sisestatud või sisestatud organisatsiooni ja lisatud sed toidu registreerimise, skaneerimise ja loomise elektroonilise pildi (sh dokumentide kaudu saadud posti telekommunikatsiooni ja faverethenegreic side);

b) elektrooniliste dokumentide töötlemine, mis on saadud või edastatud vastavalt interdepartment-elektroonilise dokumendihalduse süsteemile;

c) elektrooniliste dokumentide töötlemine, mis on saadud või edastatud elektroonilise elektroonilise interaktsioonisüsteemi abil;

d) e-posti teel saadud või edastatud elektrooniliste dokumentide töötlemine;

d) ravi sisemised dokumendid SID-s.

Organisatsioonides, mis ei ole valitsusasutused, punktid b ja c) puuduvad dokumendid ainult või traditsiooniliste sidekanalite või e-posti teel.

Dokumendi kättesaamise korral sisaldab dokumendi sisestamist SED-i registreerimist, skaneerimist ja elektroonilise pildi kujutise loomist.

Kui dokument on vastu võetud elektroonilisel kujul, dokumendi EDC on selle koormus EDS, registreerimise keeld muudatusi vastuvõetud dokumendi.

Organisatsiooni saab heaks kiita ja lisada ka kontori töö loetelu dokumentide loetelu juhistes, mille jaoks nende elektrooniliste kujutiste loomine on keelatud, näiteks koopakultuurilise puitlaastplaadi dokumendid, mis on tähistatud "isiklikuks", \\ t konfidentsiaalsed dokumendid jne Kui sellise dokumendi kättesaamise korral on see registreeritud EDSis, kuid selle elektroonilist pilti ei looda.

Elektrooniliste dokumentide projektide igas etapis nende loomise, heakskiitmise ja allkirjastamise sisu dokumendi fikseeritud luues versioonide ja nende lisaseadme dokumendi kaardi.

CED peaks säilitama mis tahes failivormingute registreerimiskaardile kinnitamise. See on oluline, kuna SED-i kasutatakse tavaliselt paljude aastate jooksul ja selle aja jooksul võivad ilmuda uusi programme versioone ja seega toetatakse ka failivorminguid, mida EDS-i toetavad. SED peaks võimaldama teil sisestada ja registreerida dokumendifaile isegi siis, kui taotlus, milles dokument loodi, puudub selles töökohal (ei ole loodud). Samal ajal, mõned kõige levinumad vormingud, SED peaks olema võimalik kuvada tingimata. See on PDF, RTF, DOC, TIFF.

SED peaks võimaldama dokumentide paigutamist hierarhilises skeemis, mis koosneb osadest ja paragrahvidest, mille kohaselt korraldatakse dokumentide säilitamise ja säilitamise korraldamine SED-is (klassifitseerimissüsteem). Tuleb meeles pidada, et füüsiliselt dokumendid postitatakse serverisse (salvestussüsteem) selles eds sisemise konfiguratsiooni ja failide sisemise konfiguratsiooni ja põhimõtete määratletud viisil ning klassifitseerimisskeem on lihtsalt väljalülitamine registreerimiskaardis Klassifitseerimisfunktsioonide dokumentide kiiresti leidmiseks.

Klassifikatsiooniskeemi pannakse tavaliselt organisatsiooni äritegevuse nomenklatuuri.

EDS-i kviitungi kaardil määratletakse need väljad, mis on vajalikud täita. Dokumendi sisestamisel peaks sed taotlema kasutajal täitma nõutud väljad (metaandmed) (nõuded 13).

EDS-i dokumendiga töötamise käigus ei tohi kasutusele võtta mitte ainult resolutsiooni, vaid ka märkusi ja juhiseid dokumendi kohta. Allkirjastamiseks (ja vajadusel ja heakskiitmiseks) näeb SED-dokumenti võimaluse ühendada elektroonilise allkirja vahendeid vastavalt föderaalseadusele "elektroonilise allkirja". 4

Dokumentide saatmisel traditsioonilistel viisidel (paberil) pakub EDS-i ümbriku printimise ja printimise kohta meililistide.

Asjakohastes osades sisalduvate dokumentide säilitamise tingimused (§) on kehtestatud tüüpilise juhtkonna nimekirja kohaselt arhiivdokumendidprotsessis valitsusagentuuridKohalikud omavalitsused ja organisatsioonid, mis näitavad ladustamise ajastamist Venemaa Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi korraldust heaks kiidetud 25. augusti nr 558. 5

Kooskõlas kehtestatud tähtajad SED-ladustamine peaks andma järgmised toimingud:

• hoidke dokument pidevalt;
• teostada dokumentide väärtuste uurimist;
• lõpetamisel kalendriaasta Luua dokumendid kehtestatud vormis: toimivad dokumentide hävitamise jaotamisele aegunud ladustamis- ja varude dokumentidega pideva ja pikaajalise (rohkem kui 10-aastase) ladustamisperioodi dokumentidega;
• eraldada dokumendid hävitamiseks (süsteemist kustutamine), säilitades samal ajal teavet dokumentide jaotamise kohta EDC hävitamiseks;
• dokumendid salvestamiseks teise hoidla (automatiseeritud süsteem), sealhulgas eksportivate iga-aastaste vaheseinte alaline periood Salvestamine ladustamiseks riigi arhiiv ja eksportida töötajate dokumentide iga-aastased osad personali dokumentide arhiivi edastamiseks.

Nõuded sisaldavad sätte säilitamise aega, mille kestus on vähemalt sada aasta jooksul. Praegu on sellised tehnoloogiad siiski uuringu all ja autor ei ole ühtegi EDD-le teada, mis võiks pakkuda sellist pikki ladustamisaega mõttepärased dokumendid elektroonilisel kujul.

Vene Föderatsiooni kommunikatsiooniministeeriumi ja -kommunikatsiooniministeeriumi nõuete täiendamiseks täiendavad arenenud VNIIDADi "Archjenecons ja dokumentide funktsionaalsed nõuded infosüsteemidele, pakkudes elektroonilist dokumenti föderaalse täitevorganite sisetegevuse protsessi". Need on olulised nii ametite tööteenuste kui ka IT-töötajate töötajatele, pakkudes elektrooniliste büroo- ja dokumentide juhtimissüsteemide sissetoomist või konfiguratsiooni.

Üldiselt peetakse föderaalsete täidesaatvate asutuste elektroonilise dokumendihalduse infosüsteemide nõuete esitamist piiratud jaotussüsteemide andmete töötlemise vajadusele, on võimalik ja vaja kasutada mitte ainult valimise, rakenduse ja esmase etapis Seadistus EDD, aga ka analüüsi juba toimiva sed, et määrata kindlaks vastavuse SED kasutatud konkreetses organisatsioonis, kaasaegsetele nõuetele.

1. Autoriga saate ühendust aadress: Kouznets @yandex .ru
2. Side- ja kommunikatsiooniministeeriumi korraldus massikommunikatsioon Vene Föderatsiooni 02.09.2011 N 221, Registreeritud Justiitsministeeriumi Vene Föderatsiooni 15.11.2011 nr 22304.
3. Avaldatud Portal "Arhiiv Venemaa" aadressil: http://archives.ru/sites/default/files/rekomendution-vniidad-foiv-2013.pdf
4. Federal Seadus 04/06/2011 nr 63-FZ "elektroonilise allkirja" (Ed. 28.06.2014).
5. Registreeritud justiitsministeeriumis Vene Föderatsiooni 08.09.2010, registreerimisnumber 18380.

Ettevõttes kasutatav elektroonilise dokumendihaldussüsteem (SED) peab vastama kõigile selle reguleeriva raamistiku ja föderaalse täitevasutuste nõuetele, õigustavad nende kasutajate ootusi funktsionaalsete täitmis- ja tehnoloogiliste võimaluste osas. Ainult sel juhul võib see pakkuda efektiivne töö Dokumentidega, automatiseerimise juhtimisprotsessid.

Vajadus automatiseerida protsesse seotud dokumentatsiooni haldamise realiseeritakse peaaegu kõik ettevõtted. Dokumentide töö kohaselt sõltuvad otsuste tõhusus ja kvaliteedi, nende rakendamise tõhususe ja ettevõtte kui terviku tegevuste tõhusus suures osas.

Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid — Need on infosüsteemid, mis aitavad automatiseerida dokumentidega kogu oma elutsükli jooksul (loomine, muutmine, salvestamine, otsing, klassifitseerimine jne), samuti töötajate suhtlemise protsessid. SID-i valimisel veenduge, et süsteem tagab selliste ülesannete lahendamise ja vastab mitmetele nõuetele. Esiteks on need seadusandlikud nõuded.

Õigusraamistik

Peamine kriteerium valides SED Vene kasutaja on vastavuse süsteemi vastu standardite ja eeskirjade büroo töö ja vastuolus puudumise õigusaktidega.

Elektroonilise dokumendihalduse reguleerimine riigi tasandil viiakse läbi mitmes suunas. see seadusandliku reguleerimine (föderaalsed seadused), Standardiseerimine bürootöö ja dokumendihalduse valdkonnas, Venemaa Föderatsiooni presidendi määruste ja Venemaa Föderatsiooni, riigiasutuste ja juhtkonna korralduste ja käsutamise dekreedi dekreedi. Kõrgem õigusjõud Omada Venemaa Föderatsiooni seadused. Seaduse teadmatus ei ole vabandus.

Standard MoReq-2

Standard (spetsifikatsioon) MMOREQ-2 (elektrooniliste dokumentide haldamise mudeli nõuded) "Mudeli nõuded automatiseeritud süsteemid Elektrooniline dokumentide haldamine ", mis avaldati 2008. aastal Euroopa Komisjoni poolt ja tõlgitud vene keelde, sisaldab rohkem kui 700 juhtimisnõudeid elektroonilised dokumendid 12 mooduliga (tabel). Standardit saab kasutada tehniline ülesanne Tarkvara automaatika tarkvara ehitamiseks dokumendihaldus.

Tabel 1. EDS-i funktsionaalsed nõuded vastavalt 2 spetsifikatsioonile

Ettevõtte nõuded sed

Iga ettevõte sõltub dokumendihalduse tegevuse ja korraldamise spetsiifilistest omadustest elektrooniliste dokumentide haldamise süsteemide nõuded. Siiski Gost R ISO 15489-1-2007 "dokumendihaldus. Üldnõuded », osa protsessidest — Dokumendi registreerimine süsteemis, juurdepääsu ja kaitse klassifikatsioon, tellimuse koostamine ja ladustamise tingimused jne. — Tuvastab mõlema dokumendihalduse protsessid. Sellised protsessid on üldiselt peaaegu iga ettevõtte jaoks. Üldised nõuded SED-äriühingute hulka kuuluvad:

• sissetulevate väljasaatmise, sisemiste dokumentide registreerimine, raamatupidamine ja kontroll, kodanike ümberkujundamine, organisatsioonilised ja haldusdokumendid;
• võime tõlkida paberdokumendid sisse elektrooniline vaade, Streaming skaneerimine, dokumendituvastus;
• Äriprotsesside jäikus ja samal ajal võime nende "lendamisel" ja meelevaldse vormis ehitada;
• dokumentide vahetamine geograafiliselt hajutatud üksuste vahel;
• dokumentide rubrisatsioon, liigitamine ja liigitamine;
• otsi üksikasjade ja täistekstiotsingu järgi dokumentide sisu kohta, võttes arvesse keele morfoloogiat;
• arhiivide säilitamise dokumentide raamatupidamine ja töötlemine;
• aruandluse moodustamine;
• juurdepääsuõiguste haldamine;
• elektroonilise digitaalse allkirja kasutamine.

Tööprotsesside korraldamise osas sõnastab ettevõte nende nõuded ED-dele järgmisel kujul:

• dokumentide projektide loomine;
• dokumentide projektide koordineerimine;
• dokumentide kinnitamine;
• resolutsioonide loomine, juhised;
• teose distsipliini kontroll;
• dokumentide versioonide kontroll;
• metsaraie meetmed;
• dokumentide arutelu;
• volituste delegeerimine dokumentide käivitamiseks jne.

Lisaks kõigile nendele nõuetele EDS-ile eeldatakse, et ettevõtted järgivad ettevõttes tervikuna selle arengu kontseptsiooni. Et omakorda tähendab mastaapsust, võimalust luua geograafiliselt hajutatud SID, samuti — Funktsionaalsete ülesannete laiendamine. Oluline eeldatav süsteemi vara — Tema avatus, st Võimalus teha muudatusi, sealhulgas oma spetsialistide jõudude poolt.

On vaja ettevõtetele ja EDS-i võimalusele integreeruda ettevõtte infosüsteemiga, sh. e-kiriEttevõtte korporatiivse portaali standardse kontorirakendustega.

Töötada täitevorganites, integreerimine võimaldab teil korraldada ühe teabepinda dokumentide vahetamiseks koos interdepartmental elektroonilise dokumendihaldussüsteemiga, suhtlevad saidiga kodanike kaebused.

Mõju sed Kliendi nõuded — julgeolek infoturbe ja nendega sisalduvate dokumentide ja teabe kaitse.

Kasutajate isiklikud eelistused

EDD kasutajate isiklikud eelistused on reeglina, et tagada süsteemi mugavuse tagamine teatavate toimingute rakendamise usalduse. Niisiis, üks üldistest eelistustest — Liidese lihtsus ja mugavus. Mida vähem aega kulutatakse õppimisele, kuidas töötada ED-s, seda kiiremini kasutajad aktsepteerivad süsteemi. Lihtsad ja kasutajasõbralikud liidesed, millega ta kasutas töötada teiste funktsionaalsete valdkondadega, vähendab elektroonilise õppekursuse olemasolu oluliselt ED-i kasutuselevõtu tähtaegu ja ei põhjusta selle tagasilükkamist, nagu kõik muud asjad.

Me vajame kasutajaid ja mitteametlikku suhtlemist, võime arutada vajadust muuta konkreetses dokumendis.

Muude kasutajate eelistuste hulgas võib täheldada:

• dokumentide liikumise (protsesside) liikumise kuvamine, sealhulgas — graafika;
• dokumendi täitmise operatiivjuhtimine (millises etapis, millest töötaja, kes on paberkandjal, tagastas vastaspoole kokkuleppe kolleegi ülesande täitmiseks jne);
• isiklike, isiklike kaustade korraldamine (isiklike dokumentide salvestamine paindliku juurdepääsu kolleegidele);
• võime konfigureerida süsteemi täita konkreetsed ülesanded konkreetse kasutaja;
• töölaua korraldamine, millel on ainult töötaja vajadustele;
• kaugjuurdepääs süsteemile, mis töötab mobiilseadmetest.

Niisiis, näiteks kõik eespool loetletud nõuded vastab SED-ile "1c: Dokumendi sõitmine" ning 1C-tõhususe ja ideidi ettevõtete ühine otsus võimaldab teil töötada teedel ja ärireisil dokumente, vaadata ja täita ülesandeid Mobiilseade, kasutage hääl- ja graafilisi kommentaare tellimuste registreerimise lihtsustamiseks, mis kiirendab otsuste tegemist.

Teadmised väliste nõuete elektrooniliste dokumentide haldamise nõuetele ja võime sõnastada nende nõuded sellele võimaldavad mitte ainult valida kõige sobivam ettevõtte süsteem, automatiseerida ja optimeerida protsesse dokumentide haldamise ja juhtimise, samuti optimeerida. — Luua ühtse teabekeskkonna kollektiivse tööga dokumentidega.

Kui te järgite standardi kirja tehnilise ülesande koostamisel, võib nõude tüüpilisele elektroonilisele dokumendihaldussüsteemile esitatavaid nõudeid kirjeldada järgmiselt.

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem peaks:

tagada dokumentide usaldusväärne ladustamine ja nende kirjeldused;

esitage dokumendi elutsükkel (selle loomine, versioonide salvestamine, kirjastamine, arestitud dokumendi juurdepääs blokeerimine, arhiivi ladustamise dokumendi üleandmine);

veenduge, et kasutaja eri liiki dokumente, luues ja redigeerimise kaardid neile;

toetada kategooriaid Hierarhia tõhusa dokumendiotsingu jaoks;

otsida dokumente põhinevad teabe kaardilt, samuti täisteksti;

tagada juurdepääsu eraldamine dokumentidele üksikute kasutajate tasandil, rolli põhimõttel ja põhineb hierarhiline struktuur organisatsioonid;

toetada HSM-tehnoloogiat;

kõigi kasutajate ja süsteemi tööga seotud sündmuste logimiseks; Vajalikud haldusvahendid;

toetage kaugjuurdepääsu teabele.

Täiustatud süsteemid peavad toetama:

klastri tehnoloogiad, et tagada katkematu operatsiooni;

geograafiliselt hajutatud organisatsioonid;

krüpteerimisalgoritmid andmete salvestamisel ja edastamisel;

digitaalne allkiri.

Nõuded arhitektuurile:

valitud rakendusserveri kättesaadavus;

õhukese kliendi olemasolu; Toetada juurdepääsu dokumentidele brauseri abil.

mastaapsuse mitme platvorm;

Nõuded avatuse ja integratsiooni teiste süsteemidega:

integreerimine dokumentide voogesitusvahenditega;

integratsioon kontorirakendustega;

integratsioon e-kirjaga;

arenenud tarkvaraliidese (API) olemasolu;

integratsioon standardsete kataloogiteenuste (näiteks LDAP-ga) kasutajakasutajate loendi hoidmiseks ja sünkroonimiseks;

võime kohandada kasutajaliidese konkreetsete ülesannetega;

võime täiendada süsteemi oma spetsialiseeritud komponentidega;

Välise andmebaasi kasutamise korral dokumendi atribuutide salvestamiseks on vaja üksikasjalikku kirjeldust erinevate DBMS-iga töötamise ja tööriistade struktuuri üksikasjalikku kirjeldust.

Elektrooniliste dokumentide juhtimissüsteemide komponentide loomine

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi komponentide arhitektuur on esitatud joonisel 1. Arhitektuuri peamised elemendid on:

Kliendi töökoht - arvutiliidese komponendid ja juhtimisseadmed. Application Server - serveri osad, mis täidavad äriloogika süsteemi. Andmebaasi server - hoidla komponendid ja andmetele juurdepääsu komponendid.

Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi komponendid suhtlevad teiste süsteemidega SED-interaktsiooni programmi liidese kaudu, omakorda teisteks süsteemideks suhtlevad elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kaudu SED-tarkvaraliidese kaudu.

Joonis fig. neli

Käesolevas peatükis käsitleti dokumendihalduse korraldamise põhikontseptsioone, tüüpe ja meetodeid, samuti elektroonilise dokumendi voolu, klassifikatsiooni ja põhimõtteid. Üldine Elektrooniliste dokumentide haldamise süsteemide, klassifikatsiooni ja nõuete kohta. Nüüd pöördume elektrooniliste dokumentide haldamise süsteemide ülevaatuse ja valiku poole.