Milliseid dokumente lisatakse töövoolu. Dokumendi haldamise mõiste

Sissejuhatus

1. Dokumendi haldamise mõiste

2. Üldine struktuur Dokumentatsiooni juhtimine

3. Dokumentide klassifikatsioon

4. Normatiivne alus kontoritöö

5. Dokumendihalduse automaatika

6. Omadused töövoo korral raamatupidamises LLC Ryazan Tea Factory

Järeldus

Loetelu kasutatud kirjandus

Kinnitus 1

Sissejuhatus

Dokumendid on peamised informatiivsed vahendid Ettevõtted, töötavad, mis nõuab õiget organisatsiooni. Dokumendid annavad teavet juhtkonna otsuste tegemiseks kõigil tasanditel ja kaasas kõigi äriprotsesside hooldamisega. Seoses raamatupidamise puhul võib öelda, et dokument on kodeeritud teatud viisil ja registreeritakse spetsiaalsele vedajale informatiivne sõnum (sertifikaat), mis tõendab, et majandusliku elu fakt või täiuslik, või tuleb toime panna. Dokumentatsioon. on võimalus ärioperatsioonide väljastamiseks dokumentide abil nende komisjoni ajal dokumentide abil. Dokument Järeljooks on pidev dokumentide dokumenteerimine, mis hõlmab objektiivselt ettevõtte tegevust ja võimaldades teil seda kiiresti hallata. Pikk otsing vajalik dokument, Kahjumid, dubleerivate dokumentide, saatmise ja vastuvõtmise viivitused, personali vead võivad aeglaselt aeglaselt aeglaselt aeglustada ja isegi halvata ettevõtte töö, eriti kui selle koostis geograafiliselt kaugühikute korraldab valdkondadevahelise dokumendi ja seetõttu tsentraliseeritud operatiivjuhtimise See juhtum on äärmiselt raske.

Tõhus dokumendivoolu on kohustuslik komponent tõhus juhtimine ettevõte. Dokumendi tõendamine on eranditult oluline finants- ja juhtimisaruande õige korraldamise jaoks, seda ei saa pidada konkreetse ettevõtte konkreetsete äriprotsesside eraldamisel. Seetõttu on see teema õppimiseks väga oluline. Sisse kontrollitöö Me kaalume dokumendihalduse kontseptsiooni, ettevõttes kasutatavate dokumentide registrit, nende liikumise kava, dokumentide optimeerimise lähenemisviise, kõrvaldada dubleerivad dokumendid ja toimingud, kiirendada dokumentide tööd.

1. Dokumendi haldamise mõiste

Dokumendi tõend - dokumentide liikumine alates nende vastuvõtmisest või loomisest enne täitmise või saatmise lõpetamist. Dokumendi tõendamine on Office'i töö oluline link, määrab selle liikumise juhtumite ja kiiruse. Dokumendi voolu peamine reegel on dokumentide tööjõu liikumine kõige lootustandvama teega minimaalse aja ja tööjõukuludega. Dokumendihalduse aluseks on organisatsioonilised dokumendidHarta, struktuuriüksuste käsitlevad sätted, Dou Dou teenuse sätted, kohustuste jaotamise korraldused, dokumentidega töötamise juhised, Office'i töö, dokumentatsioonikavade juhised eraldi liigid dokumendid. Dokumendi töö tehnoloogiline protsess See on jagatud mitmeks osaks - ojadeks. Nad kasutavad otsest ja tagasisidet juhtimises. Nad erinevad suunas ja seoses juhtimisobjekt.

Suunas :

Ühe taseme horisontaalsed organisatsioonid

Vertikaalne - kahanev, kasvav - erinevate tasandite assotsieerunud organisatsioonid (kasvavad - sissepääsud, mis sisenevad alluvate organisatsioonide kõrgematele organisatsioonidele. Ainult - saadetakse kõrgemad asutused ametivõimud alluvatele organisatsioonidele).

Seoses juhtimisobjektiga Dokumendi tulu moodustavad sissetulevate sissetulevate (teiste organisatsioonide pärit), väljaminev (saadetud teistele organisatsioonidele) ja sisemise (loodud ja tegutsevad organisatsioonis) dokumendid.

Iga organisatsiooni raamatupidamisteenuse peamised ülesanded on järgmised:

moodustavad täis I. usaldusväärne teave Majanduslike protsesside ja majandustulemuste kohta vajaliku organisatsiooni operatiivjuhtimine, samuti selle kasutamiseks investorite, võlausaldajate, maksu- ja finantsasutuste, pankade ja teiste huvitatud isikute poolt;

kinnitamise kontrolli tagamine vara olemasolu ja liikumise üle, materjali kasutamise, tööjõu ja rahaliste vahendite kasutamine vastavalt heakskiidetud standarditele, määrustele ja hinnangutele;

negatiivsete nähtuste õigeaegne hoiatus rahalises - majanduslik tegevusIntra-majandusvarude tuvastamine ja mobiliseerimine.

Nende ülesannete täitmine sõltub otseselt arutelude täielikkusest ja õigeaegsusest raamatupidamisaruannetes raamatupidamine Majandusoperatsioonide poolt organisatsiooni läbiviidud protsessi oma tegevuse, mis omakorda on tagajärg dokumentaalfilm täiuslikud toimingud. Selle rakendamise õigsusest sõltub organisatsiooni raamatupidamises esitatud raamatupidamisteabe täpsusest selle kasutajatele.

Dokumendihalduse mahu arvutamisel võetakse arvesse ainult dokumentide originaali või nende tõestatud koopiaid.

2. Dokumentatsiooni haldamise üldine struktuur

Iga ettevõtte juhtimine on infoprotsessMis teavet aktsepteeritakse, töödeldakse lahendus, otsus edastatakse esitajatele, kelle tegevust kontrollitakse (joonis 1).

Joonis 1. Dokumentatsiooni juhtimissüsteem

Dokumendi jätkamine on peamine organisatsiooniline probleem Dokumendihalduse teenuse ja dokumentatsioonitehnoloogia probleemi tegevus, mistõttu toimub see iga kontori-töösüsteemi sõlme seos. Töö korraldamise protsess dokumentidega, sealhulgas nende loomise, registreerimise, kontrolli, müügiedenduse, süstematiseerimise ja nende loomise protsessi. Salvestamist nimetatakse kirjavahetuseks.

Iga organisatsioonile edastatud dokument peab olema registreeritud ja töödelda. Saabuvate dokumentide töötlemine peaks sisaldama registreerimist ajakirjas. Pärast juhtkonna ja registreerimise kaalumist kantakse dokumendid üle töövõtjatele. Dokument asub töövõtjalt küsimuse lõpliku otsuse tegemiseks. Pärast täitmist tuleks dokumenti tunda. Juhtum on dokumentide kogum, mis on seotud konkreetse küsimusega (kausta või kaardifail, mille jooksul dokumendid asuvad teatud järjekorras.

Pärast aegumist kehtestatud periood Juhtumid kantakse arhiivi ladustamisele.

Dokumendi voolu on dokumentide liikumine nende loomise hetkest kuni nende töö lõpuni.

Joonis fig. 2. Dokument jätkata ettevõttes

Dokumendihalduse organisatsioonil on mehaanilise konveieri korraldamine palju ühist (joonis 2). Ühel ajal oli konveierikomplekti kasutuselevõtt koos toodete trükitud ja osade standardimisega kaasa tööviljakuse olulise suurenemise, tootmisprotsessi kulude vähenemise ja märgistati masstootmise algus. Tõsi, samas kui konveieri määratletud rütm viis töötajate tööjõu ja närvivoolu intensiivsuse suurenemiseni.

Dokumendihalduse organisatsioon põhineb samadel põhimõtetel kui mehaanilise konveier: dokumentide liikumine peaks olema minimaalne tagasipöördumine eelmistele etappidele, dokumendid tuleb esitada esitajatele vastavalt nende kohustustele, et vältida operatsioonide dubleerimist.

Dokumendi voolu välised ja sisemised ahelad (joonis 3). Kontuur algab sissetulevate (väliste) dokumentidega, mis tulevad ettevõttele väljastpoolt. Need võivad olla kõrgemate asutuste tellimused, tellimused, otsused, partnerite ja klientide kirju jne. Saadud dokumendid on registreeritud sekretäride ja siis tulevad täitmise.

Sissetuleva dokumentatsioon on dokumentatsioon teiste organisatsioonide ettevõttesse. Väljuvad dokumendid on dokumendid, mida ettevõte (organisatsioon) saadab teiste ettevõtete. Väljaminev dokumentatsioon on dokumendid, mis kannavad ettevõttes välja töötatud teavet, et selle üle kanda teistele organisatsioonidele: kirjad, viited, aruanded, tellimused, telegrammid, telefonid jne.

Joonis fig. 3. Dokumendi voolukava

Kui dokument on loodud organisatsioonis, esineb dokumendi sisemine ahel (algatamine - täitmise - heakskiidu - kinnitamine - registreerimine). See on dokumendi läbipääsu sisemises ringil, et tema versioon tekib sageli (s.o dokument erinevates versioonides). Näiteks koordineerimise etapis ilmuvad erinevate isikute kommentaarid. Office'i oluline ülesanne on jälgida, koguda ja hallata versiooni versioone, samuti dokumendi muutmise jälgimist.

Iga liikumisprotsessi dokument peaks läbima kolm tegevust: registreerimine, kontroll, suund juhul. Segaduse vältimiseks dokumentidega tuleb iga operatsioon läbi viia üks kord.

3. Dokumentide klassifikatsioon

Dokumentide klassifitseerimiseks on mitmeid võimalusi.

Päritolu - teenus, isiklik

Kiireloomulisus - kiireloomuline, sagedane

Avalikustamisele - salajane, öökullid. Secret, ametlikuks kasutamiseks, ebaühtlemata

Vormis - tüüpiline, individuaalne

Säilitamise osas - ajutine ladustamine, pikaajaline, püsiv

Olemus teabeühendused Sissetulev, väljaminev ja sisemine

Kandjate liikide kaupa - paber, elektrooniline

Eriti eraldada juhtimisdokumentide klass, mille hulka kuuluvad:

· Organisatsioonilised dokumendid (ettevõtte harta, korrapärane ajakava, ametlikud juhised töötajad);

Asjaolu, et töö on selle määratlus, vorm, põhimõtted ja reeglid, mille teadmised aitavad ettevõtte töö korraldamisel korraldada.

Õige tegevuse korraldamine on iga ettevõtte edu võti, olenemata selle ulatusest.

Eriti kehtib see dokumentide järjekorra täitmise kohta.

Dokument on objekt, mis sisaldab teavet, mida soovite saatjalt adressaadile edastada.

See hõlmab mitte ainult paberkandjaid, vaid ka elektroonilised failid.

Ja nende süstematiseerimiseks peaks iga juht teadma mis on dokumendi voolu, samuti kuidas seda korraldada.

Nõuetekohaselt korraldatud dokumendi revolutsioon vastutab mitte ainult kommunikatsiooni ja teavitamise, vaid ka usaldusväärse aruandluse koostamise jaoks.

Seetõttu peavad kõik töötajad teadma oma eeskirju ja põhimõtteid.

Mis on dokumendi voolu: määratlus

Mis on dokumendi voolu?

See on protsess, mis hõlmab dokumentide koostamist, sobitamist, vastuvõtmist, üleandmist ja saatmist.

Seda saab määratleda ka nende liikumisena enne nende vastuvõtmist või nende saatmist arhiivile.

Omakorda on dokumentatsioon ise jagatud kolme kategooriasse:

• sissetulev on see, mis pärineb väliskeskkond (teistest ettevõtetest, institutsioonidest, juhtudest);
• väljaminev on see, mis läheb kaugemale ettevõttest;
• sisemine on see, mis on loodud ja jääb eranditult konkreetses ettevõttes.

Esimene tähendab, et paberid ja elektroonilised failid liigutatakse ühe taseme ühikute vahel.

Teine seondub erinevate tasandite jaotustega.

Kaasaegsed tingimused on minimeeritud paberkandjate arvu ja mõned ettevõtted ei kasutata üldse, kuna nad edastasid kõik dokumendid elektroonilistesse failidesse.

Kuid paljud inimesed kasutavad segateenuseid, kus saate kombineerida erinevaid allikaid.

Paberitöö vormid

Nimelt on vaja vähendada vahepealse "peatused", et tagada dokumentide liikumise tõhusus.

Selleks töötati välja kolm dokumendihalduse vormi:

tsentraliseeritud - eeldavad, et keskendutakse kõikidele dokumentidele ühes kohas.

Näiteks võib see olla sekretariaat või kontor.

Need osakonnad võtavad maksimaalsed kohustused, mis on seotud dokumentide registreerimise, töötlemisega, töötlemisega;

detsentraliseeritud - Seda iseloomustab asjaolu, et dokumendid on suunatud mitmetesse struktuuriüksusesse, kus toimingud on vajalikud.

See vorm on asjakohane ja mugav ainult siis, kui ettevõttel on mitu üksust, mis on üksteisest geograafiliselt eemaldatud;

segatud - ühendab kahe eelmise vormi omadused.

Seega individuaalsetes teenustes, sõltuvalt nende pädevusest, töödeldakse ja salvestatakse teatud dokumentatsiooni.

Kuid on olemas ka Dou Service (juhtimisdokumentatsiooni toetus), mille kaudu toimub juhtimise oluline dokumentatsioon.

Dokumendihalduse vorm valitakse ettevõtte enda suuruse ja struktuuri alusel.

Näiteks väikese ettevõtte jaoks tsentraliseeritud, kus kõik paberid ja elektroonilised failid tegelevad salajaste viidetega.

Sisse suurettevõtted Segatud vormi abil pakutakse eraldi teenuse loomist, kus seminar toimub ja ülejäänud osakonnad kehtivad selle põhimõtte alusel.

Detsentraliseerimine sobib ainult nendele ettevõtetele, kellel on mitu kontorit, kus dokumente tuleb salvestada.

Paberitöö põhimõtted

Ja selle tulemusena viib see asjaolu, et ettevõtte töö katkeb.

Seetõttu lisaks kontseptsiooni määramise küsimusele, \\ t mis on dokumendi voolu, Sa pead teadma selle põhimõtteid.

Jaotage 4 dokumendihalduse põhimõtet, mis tagavad katkematu tegevuse:

Määratlus

Näitab, et paber ja elektroonilised failid peavad liikuma selgelt määratletud suunas ilma erinevate takistusteta.

Selleks peab ettevõte töötama välja konkreetse liikumisskeemi.

Järjepidevus

Põhimõtte nimi räägib enda eest.

Oluline on tagada sellised tingimused, nii et dokumendid liiguvad pidevalt, mitte "seisma" ühes kohas.

Sellisel juhul aitab töötajatel enam-vähem ühtne koormus.

Rütm

See põhimõte järgib eelmist.

Ilma konkreetse aja töötlemiseta ei saa dokumentatsioon tagada ettevõtte katkematu töö.

Seetõttu tuleks välja töötada teatav määrus, mis reguleerib dokumendi voolu.

Paralleelsus

Ilma selle põhimõtte kohaselt ei toimu operatiiv- ja kooskõlastatud tööd.

Siin on vaja tagada selline dokumentide tõendamine, milles mitu osalejat ei teostata sama protsessi.

Hoolimata asjaolust, et loetletud põhimõtted on sõltumatud, on need endiselt omavahel seotud.

Selle rikkumine toob kaasa asjaolu, et kogu süsteem jagatakse.

Dokumendi voolu etapid

Seetõttu tuleks välja töötada dokumentatsiooni skeemid erinevad kategooriadmis lisatakse kontori töö juhistele.

Nagu eespool mainitud, jagatakse dokumendid üldiselt kahte kategooriasse: sisemine ja väline.

Ja juba sõltuvalt dokumentide päritolu allikast sõltub töötlemisetapid, mida nad läbivad.

Sisemise dokumendihalduse töötlemise etapid on järgmised:

1. dokumendi koostamine ja kontrollimine volitatud isik;
2. kirjeldatud teabe koordineerimine;
3. dokumendi allkirjastamine volitatud isiku ja / või ettevõtte juht;
4. kontrolli sisse;
5. ülesannete täitmine (vajaduse korral);
6. meetmete täitmise kinnitavate dokumentide registreerimine;
7. dokumentatsiooni hävitamine või arhiivi saatmine.

Välised dokumendid võivad olla kaks oja: väljaminev ja sissetulev.

Associated Dokumendid läbivad etapid:

1. dokumendi koostamine ja kontrollimine;
2. koordineerimine ja dokumendi märgitud teabe koordineerimine ja allkirjastamine;
3. koopiate registreerimine ja eemaldamine teise eksemplari jaoks, mis jääb ettevõttesse;
4. dokumendi saatmine konkreetsele saajale.

Saabuva dokumentatsioon eeldab selle väliste allikate laekumist, seega on töötlemisetapid sellised:

1. vastuvõtmine ja vastuvõtt;
2. ameti või sekretäri dokumentide läbivaatamine ja registreerimine;
3. saadud dokumentatsiooni suund juhtkonnale kaalumiseks;
4. täitmine, kui see on vajalik;
5. vajaduse korral vastuse koostamine;
6. dokumentatsiooni saatmine arhiivile.

Kuidas salvestada dokumente, et neil oleks kiire juurdepääs neile,

te ütlete teile järgmine video:

Dokumendihalduse korraldamise eeskirjad

• teenuste arvu minimeerimine, mille kaudu dokumendid toimuvad, tuleks need saata eesmärgipäraselt;
• tagastuste arvu vähendamine, st peate järgima dokumentatsiooni töötlemisjärjestust;
• liikumise ja töötlemise dokumentatsiooni ühtsus, st iga teenus peaks töötama oma kategooriaga.

Kui järgite neid reegleid, saate saavutada kontori töö peamise eesmärgi - tõhususe ja tõhususe.

Panna see lühidalt, mis on dokumendi vooluSee on konkreetse tee dokumentide läbimine.

Lisaks on see oluline seos kontoritöö korraldamisel.

Kui paberid ja failid tekivad segadust, siis peagi saame oodata ettevõtte tööd ähvardavaks.

Kasulik artikkel? Ära jäta uut!
Sisestage e-kiri ja saada uusi artikleid posti teel

• Kuidas tulla ettevõtte nimi?
• Kust võtta raha äritegevuse avamiseks?
• Kuidas luua tegevfirma: 3 peamist etappi
• Kuidas lõõgastuda ilusalongi algaja Entrepreneur?

Dokumendi voolu all tähendab dokumentide liikumist ettevõttes ettevõttes, institutsioonis alates enne täitmise või saatmise lõpetamist.

Selles määratluses rõhuasetus on "dokumentide liikumine", see tähendab nende viise ühest üksusest või ühest töötajast teisele. Samal ajal on dokumendi korraldus (nende tee) eelnevalt kindlaks määratud selle organisatsiooni vastu võetud juhtimisprotsessis. Näiteks, kui organisatsiooni pea nõuab, et kõik temale esmakordsed dokumendid teatasid ja ainult see annab esineja, on tee liikumistee peal ülespoole ülevalt alla. Kui organisatsioon teostas selgelt struktuuriüksuste ja töötajate funktsioonide eraldamist, läheb enamik dokumente viivitamatult osakondadesse esitajatesse, st tee on erinev, palju lühem. Ka menetlusest, mis on võetud vastutuse jaotamise ja volituste delegeerimise loomisel töötajatele sõltub dokumendi liikumisest koordineerimisel ja allkirjastamisel.

Seega sõltub dokumendi voolu kontrollisüsteemist, see on sekundaarne, kuid samal ajal on see juhtimissüsteemi kajastav dokument, mis näitab seda visualiseerimist.

Dokumentide haldamise korraldamine - eeskirjad, mille kohaselt toimub dokumentide liikumine institutsioonis.

Dokumendi juhtimise põhimõtted:

Tõhusus.Et vähendada nende viibimise aega bürootöö valdkonnas, siis järgite erinevaid töötlemistoiminguid paralleelselt teostamiseks (näiteks dokumentide koopiate kopeerimine ja jaotamine isikutele, kellele nad osalevad samaaegselt osalevad jne);

Ühtlikkus.Peamise dokumentide läbiviimise ja töötlemise kord peab olema ühtne;

Singless.Iga dokument peab olema registreeritud ainult üks kord (luues või vastuvõtmisel);

Välja arvatud tarbetute juhtude erand.Iga dokumendi liikumine peab olema põhjendatud, on vaja välistada või piirata dokumentide tootlus liikumist.

Teisisõnu, tööprotsessi korraldamise peamine ülesanne on otsene voolu dokumentide liikumises, ühekordselt ja nende töötlemise ühtsuse liikumisel.

Dokumendihalduse peamine reegel on operatiivse liikumine lühimas mõttes minimaalse aja ja tööjõukuludega.

Dokumendi töö tehnoloogiliseks protsessiks on jagatud mitmeks osaks (ojadeks), pakkudes juhtimise otsest ja tagasisidet.

Dokumendi voolab - juhtimissüsteemis korraldatud dokumentide liikumine teatud suunas, tingimusel et need dokumendid on üldine allikas ja üldine vastuvõtja.

Dokumendi voogud eristatakse juhtimisobjekti suunas ja seoses juhtimisobjektiga.

Suunas:

Horisontaalsed ojad ühendamise organisatsioonide ühendamine;

Vertikaalsed ojad erinevatel tasanditel ühendavad organisatsioonid:

tõusvad voogud on kõrgema organisatsiooni poolt alluvate organisatsioonide poolt saadud dokumendid;

allavoolud on dokumendid, mille järelevalveasutused ja alluvate organisatsioonide juhtimine.

Seoses juhtimisobjektiga:

Sissetulevad (dokumendid, mis sisenevad ettevõtetesse, asutusi, organisatsiooni);

Väljuv ( ametlikud dokumendidSaadetud asutusest, organisatsioonist, ettevõtetest);

Kodumajapidamises (dokumendid, mis on koostatud, teostatakse, salvestatakse ettevõttes ise ja ei lähe kaugemale selle piiridest).

Dokumendihalduse korraldamisel arvesse võetud voogude peamised omadused on järgmised:

voolukiirus, mida mõõdetakse dokumentide füüsilise arvuga (originaal ja koopiad), mida saab täpsustada või täiendada lehtede, märkede arvu, esitajate arvu, esitajate arvu, juhendite arvu, esitajate arvu

voolu struktuur, mis määrati funktsioone, mille kohaselt dokumentide klassifitseerimine ja nende indekseerimise liigitamine toimub, süsteemi moodustatud süsteem teaduslik viiteseade Vastavalt organisatsiooni dokumentidele. Suures osas vastab dokumendivoogude struktuur selle dokumentide komponentide funktsionaalsele ja eesmärgile;

voolurežiim, mis määratakse selle teabe koormuse ajal muutusest. Sellised muudatused on tavaliselt seotud tsüklilise planeerimise ja kokkuvõtliku tööga, hooajalise vähenemise äritegevuse, poliitilise ja juhtimise tegevuse, sisemise rütmi organisatsiooni töö;

voolu suund, mis sõltub dokumendi töötlemise konkreetse töötlemise sisust: registreeritud ja registreerimata dokumendid, dokumendid, millele toimub Dou teenuse tulemuslikkus ja seda ei teostata. Dokumentatsiooni suund mõjutab ka hindamismeetodit ja sertifikaatide meetodit, mis moodustavad selle dokumentide voolu: koordineerimine, heakskiitmine, tutvustamine ja teised.

Kõigi voogude dokumentide arv, sõltumata loomise meetodist (kohaletoimetamine), s.o. Kaasa arvatud faks, e-post, kulleri või külastaja kohaletoimetamine on dokumendihalduse kogumaht.

Dokumendi vooluhulk - See on organisatsioonis osalenud dokumentide arv ja selle loodud teatud aja jooksul.

Dokumendi voolu suurus on vajalik:

kontoritöö automatiseerimise ja mehhaniseerimise tõhususe arvutamine;

vajaliku arvu kontori tööjõu arvutamine;

dow teenuse töökoormuse, sealhulgas peasekretäri ja struktuuriüksuse sekretäri töökoormuse määratlused.

Üldiselt näitab dokumendihalduse maht kogu juhtimisüksuse laadimist, sest Kõik tema töötajad peavad tegelema dokumentidega.

Arvutus toimub tavaliselt vastavalt sissetulevate sisemiste (tavaliselt liikide kaupa) ja väljaminevate dokumentide registreerimisvormidele. Tuleb meeles pidada, et enamikus organisatsioonides kasutatakse reeglina ainult registreeritud sissetulevate dokumentide arvu ja registreerimise all olevaid dokumente arvutatakse harva, kuigi nende arv ületab märkimisväärselt registreeritud dokumentide arvu. Siseriiklikud dokumendid on ka kaugel ka alati registrist. Näiteks aruanded ja selgitavad märkused, sertifikaadid jne Ja seetõttu nende arv täpseks arvutada raske.

Lisaks on dokumentide koopiate liikumine, mis keskmises ja suurtes organisatsioonides, kes ei ole veel edasi andnud automatiseeritud süsteemid Office'i töö võib oluliselt suurendada dokumentide koguarvu.

Dokumentide ojade analüüsi juurde naasmine, võib märkida, et organisatsiooni dokumentide uurimise peamised eesmärgid on järgmised:

juhtimise tõhususe parandamine;

kiirendada dokumentide liikumist organisatsioonis;

tööjõu intensiivsuse vähendamine dokumendi töötlemise.

Dokumentide liikumise analüüsimiseks ja fikseerimiseks on üsna lihtne ja visuaalne vahend graafiliste ooperite ja marsruudi ja tehnoloogiliste kaartide ettevalmistamine, kus dokumentide, nende esitajate, toimingute tegemise kord läbi viidud toimingud. Roller-tehnoloogilisi kaarte saab täiendada ajutiste ja finantskuludega iga dokumentide etapis. Lisaks ooperoogrammidele ja sooritavatele tehnoloogilistele kaartidele visuaalse esitluse jaoks individuaalsete dokumentide koostamise ja töötlemise korra kiire uurimine, samuti muud meetodid dokumentide visuaalse kujutamise meetodid: tehnoloogilised ahelad, graafika, ketid, diameetrid, dokumentaaldogrammid Seda saab kasutada selle hiljuti vastuvõetud personali uurimiseks. jne. Vajaduse korral võib rakendada ka kogutud teabe töötlemise keerukamaid meetodeid, näiteks hooneteabe mudeleid.

kõrgemate organisatsioonide dokumendid, ametiasutused;

alluvate organisatsioonide dokumendid, kes saadavad aruandluse ja allahindluse dokumentatsiooni ning mitmesuguseid taotlusi;

dokumendid direktorite ja muude organisatsioonide, kes vahetatakse teavet tegeleda küsimustes nõuavad ühismeetmeid;

kaebused ja kodanike avaldused.

Sissetulevate dokumentide liikumise protsessis tehakse järgmised toimingud:

saabuvate dokumentide vastuvõtmine;

esialgne (ekspeditsioon) töötlemine;

esialgne tasu ja jaotus;

kontrolli sisse;

dokumentide arvestamine juhtimise teel;

resolutsioonide täitmine;

vastuse dokumentide saatmine.

Kõiki ülaltoodud toiminguid saab teostada nii traditsioonilises kui ka automatiseeritud tehnoloogias.

Ma kujutan graafiliselt tüüpilist viisi dokumendi (operant) edastamiseks organisatsiooni sisestatud kirja näitele.

Operamograaf on erinev, kui näiteks sissetuleva kiri saadetakse otse struktuuriüksusele, mis möödub organisatsiooni juht.

Saabuva kirjavahetuse laekumine toimub organisatsiooni poolt tsentraliseeritud ekspeditsiooniga, spetsiaalselt kontori spetsiaalselt spetsiaalse töötaja või sekretäri referentsektoriga ekspeditsiooni puudumisel.

Ekspeditsioon on spetsialiseerunud ala, mis muudab ja saatis dokumentide ja kirjavahetuse posti ja kullerkommunikatsiooni teel. Ekspedeerimine toimub:

dokumentide sisestamise vastuvõtt, nende sorteerimise ja struktuuriüksuste jaotamine;

dokumentide kättetoimetamine B. struktuuriüksused;

saadetavate dokumentide töötlemine, pakendamine ja saatmine;

kvantitatiivne raamatupidamine dokumentide sisestamiseks ja saatmiseks.

Kogu organisatsiooni sisestatud kirjavahetus, olenemata adressaadist, tuleks ravida.

Saabuva dokumentatsiooni esialgsel töötlemisel on ülesanne kontrollida investeeringute kohaletoimetamise ja terviklikkuse õigsust, et võtta arvesse saadud dokumente ja valmistada neid ette kohtumise üleandmiseks. Kontrollitud ümbrike terviklikkust - kõik ümbrikud, välja arvatud isiklik kirjavahetus ja kirjavahetus aadressile ametiühingute organisatsioon, näitas, et dokumendid laaditakse ümbrikestest ja rakenduste olemasolu kontrollitakse. Kui kahju tuvastatakse, puudub dokumendi või selle taotluse puudumine saatjale.

Kõikide dokumentide (nii registreeritud kui registreerimata) dokumentide (nii registreeritud kui registreerimata) määrata fakt ja aeg nende kättesaamist institutsioonis teha märgi kujul registreerimise tempel. Templi tempel ja selle kuupäev on dokumendi vastuvõtmise päeval tehtud.

Mark dokumendi kättesaamise ajal kinnitatakse registreerimise ajal ainult salvestatud dokumentide kohta.

Esialgse töötlemise protsessis sorteeritakse dokumendid struktuuriüksuste poolt. Juhtkonnale suunatud dokumendid edastatakse kontorisse või sekretärile viiteid. Struktuurilistele osakondadele adresseeritud dokumente sorteeritakse nende nimede järgi ja seejärel käsitletakse nende üksuste sekretärid.

Registreerimata dokumendid on ette nähtud struktuuriüksustele elluviimiseks otstarbeks, ülejäänud dokumentatsioon edastatakse registreerimiseks.

Vastuvõetud dokumentide jaotus määrab suures osas nende liikumise otsese täpsuse.

Väikeste organisatsioonide, sekretär, sekretär-sekretär juhataja toodab kõik esialgse sissetulevate dokumentide töötlemise.

Siinkohal tuleb rõhutada, et praegu dokumente ei saa mitte ainult posti teel, vaid ka aktsepteeritud Teleymp, faksi (faksisõnum) e-kiriTarnitud kuller või külastaja. Office'i juhtimine on kohustatud tagama selliste dokumentide liikumise kaalumise ja järelevalve. Telegrammide arvestus telekingimustes, telekhutuse, televiisoramne tuleks läbi sideteenuste ja seejärel edastatakse kontorisse.

Vastuvõetud dokumentide esialgne tasu on tehtud peamine eesmärk - Vali dokumendid juhtkonna aadressile. Arvestades, et enamik juhid on praegu üleliigse teabega ülekoormatud, tuleb see dokumentide voog põhjalikult analüüsida. Organisatsiooni juhtimine Otsedokumentide juhtimine organisatsiooni tegevuse põhiküsimustes, mille täitmine nõuab otsust otsustada ja dokumente, mis sisaldavad käsiraamatus vajalikku teavet. Nad moodustavad umbes 20% kõigist dokumentidest.

Struktuuriüksusele või töövõtjale saadetud dokumentide kohta kinnitatakse sümbol (kood) struktuuriüksusest, kus dokument saadetakse või töövõtja perekonnanimi.

Esialgse läbivaatamisega selgub ka, kas käsiraamatusse edastatud dokument ei vaja eelmise kirjavahetuse valikul see probleem, regulatiivdokumendid Ja nii edasi. Need dokumendid edastatakse peale koos saadud kirjavahetusega.

Dokumentide ülekandmine kaalumiseks tuleks läbi viia nende kättesaamise päeval. Kiireloomulised dokumendid edastatakse peamiselt.

Dokumentide arvestamine organisatsiooni juhtimisega ja struktuuriüksuste juhtimisega toimub reeglina nende kättesaamise päeval. Kiireloomuliste dokumentide loetakse tulu.

Dokumentide läbivaatamise tulemused juhtide poolt kajastuvad resolutsioonides.

Juhi institutsiooni või struktuuriüksuse arvestades vastuvõetud dokumendi, peaks andma selged ja konkreetsed juhised selle täitmise.

Resolutsiooniga edastatakse dokument vastutavatele esitajatele. Kui mitu esinejat on määratud, edastatakse dokument igale nendele vaheldumisi. Dokumendi üheaegseks tööks tehakse koopiad esitajate arv. Skripti dokument saadetakse kõigepealt resolutsioonis nimetatud vastutavale esitajale.

Resolutsiooni täitmist teostab vastutav esineja koos selles nimetatud töötajatega. Dokumendi kogu aeg, kuni täitmine on täidesaaja töö kausta.

Vastuse dokumendi edastamisel sellele allkirjastamiseks tuleks materjalid teha põhjal, mille alusel see valmistati. See hõlbustab juhi tööd, väldib esitajate üleskutset jms. Dokument ja kõik sellega seotud materjalid saadetakse siis, kui vastuse dokumendi töö on täielikult lõpule viidud. Dokumendi dokumentaalfilmi teostab kontoritöötaja (või sekretäritaotluse).

Väljaminevate (saadetud) dokumentide arv on peamiselt seotud reageerimisskirjadega, mis annavad nõusolekut, keeldudes asjakohasest taotlusest või adressaadi ettepanekust ja reageerimisreaktsiooni kõige laiema teema algatuse tähed.

Väljuva dokumendi läbimine sisaldab mitmeid etappe:

dokumendi projekti koostamine, selle väljatrükk;

projekti koordineerimine, tema silmist vajalikud juhtumid;

dokumendi allkirjastamine (heakskiitmine);

registreerimine ja dokumendi saatmine.

Kooskõlastamise ja külastamise protsessi saab kiirendada projekti koopiate saatmisega huvitatud organisatsioonidele ja üksikisikutele. Nende mõistlikke märkusi võetakse arvesse dokumendi kordustrükk.

Ettevalmistatud dokumendi eelnõu on esindatud peasekretär, et kontrollida disaini õigsust, taotluste kättesaadavust, samuti vajalikke materjale, mille alusel dokument koostati. Vale täidetud dokument tagastatakse töövõtja. Dokumendi projekt koos vajalike materjalidega, peasekretärile või mõnel juhul esitatakse töövõtja allkirja juhile. Kaamera projektide projektide dokumendid, reeglina on kordustrükk.

Tellitud dokumendid on registreeritud ja edastatakse saadetisele (kontoris, ekspeditsioon, sekretär).

Ekspeditionis (kontoris, sekretär), aadressidele saadetud dokumendid, nad investeerivad ümbrikutesse, nad on vajaduse korral kinni haaravad, need mõjutavad saadetiste kulusid, moodustavad kohandatud kirjade nimekirja ja rentige filiaali.

Kantselei, sekretäri- või ekspeditsiooni dokumendid tuleb saata nende kättesaamise päeval.

Seega on dokumendi tõend organisatsiooni juhtimise dokumentatsiooni toetamise peamine organisatsiooniline probleem. Ühest küljest on töövoog dokumentatsiooni tehnoloogia ja teiselt poolt mis tahes kontori töö süsteemi sõlme link.

Dokumendi juhtimise läbiviimine, kuna uurimisobjekti võib kaaluda eraldi dokument, Dokumendi voolu, dokumentatsiooni tehnoloogiline protsess.

Selles lõpetamise töö Uurimisobjekt on dokumentatsiooni juhtimisprotsess "Siseaudit". Käesoleva töö kolmanda peatükis on pühendunud protsessi "siseauditi" dokumendihalduse analüüsimiseks.

Uus Page 1.

Dokumendi haldamise põhimõtted

Juhtkond kasutatakse laialdaselt elektroonilisi vahendeid dokumentide loomiseks ja töötlemiseks, seega loetakse dokumendi voolu juhtimise juhtimise lahutamatuks osaks ja hõlmab organisatsiooni teabevoogude liikumist - nende valmistamist, töötlemist, töötlemist, kasutamist. Sõltumata sellest, millist dokumendi töötlemise tehnoloogiat on kasutatud, peaks dokumendihalduse organisatsioon põhinema teatavatel põhimõtetel või eeskirjadel, mis tagavad dokumentide operatiivse läbipääsu lühikese aja jooksul minimaalse aja jooksul. Nende dokumentide haldamise põhimõtted hõlmavad järgmist:

Vastuvõtmise, esmase töötlemise ja dokumentide saatmise toimingute tsentraliseerimine (see tähendab, et kõik organisatsioonile sisenevad dokumendid kõikide kättetoimetamismeetodite järgi (posti, faksi, e-posti jne) ja organisatsiooni saadetud töödeldakse Dou Service'is) ;

Maksimaalne vähendamine juhtumite arvu läbimise ja kõrvaldamise dokumentide tagasiside liikumise, mis ei ole tingitud ärivajadusest (selline liikumine dokumendi peetakse tagastatakse, kus ta siseneb näiteks, kus töötlemine on juba möödas) ;

Teatud tüüpi dokumentide marsruutimine (dokumentide dokumentide väljatöötamine);

Dokumentide registreerimine (organisatsioonile sisenevad dokumendid ja organisatsioonis asuvad organisatsioonid on registreeritud üks kord: sissetulevad - sissepääs, sise- ja väljuvad - kui luuakse dokumentide registreerimist institutsiooni teenistuses või struktuuriüksus);

Dokumentide esialgse kaalumise korraldamine (organisatsioonis osalevate dokumentide levitamine, resolutsioonile saadetud dokumendid, tema asetäitjad ja üle kantud otse jagunemisse elluviimisele; eeldab esialgset kaalutlust peasekretäri viidete või assistendi juht);

Konkreetsete resolutsioonide tegemise võimaluse korral täpselt määratleda töövõtja, juhiseid, täitmisperioodi;

Välja arvatud ebamõistliku koordineerimise, dokumentide paralleelse koordineerimise korraldamine mitme töötajaga (dokumendi dokumendi kopeerimine või e-posti teel edastamine kõigile huvitatud isikutele);

Allkirjastamise dokumentide taseme vähendamine.

Dokumendi voolukorraldus

Institutsiooni tööprotsess viiakse läbi teabe töötlemise (juhtide, spetsialistide) ja tehniliste töötlemistoodete (registreerimine, kopeerimine ja replikatsiooni, vastuvõtt, saatmine, moodustamine jne) kujul.

Ühe marsruudi liikuvate dokumentide kombinatsioon on dokumendivool. On tavaline eraldada organisatsiooni kolme peamise dokumendi haldamise:

Sissetulevad (sissetulevad) dokumendid;

Saadetud (väljuvad) dokumendid;

- sisemised dokumendid.

Igas dokumendis eraldatakse teise taseme dokumendid. Näiteks võivad organisatsioonile sisenevad dokumendid sisaldada dokumente kõrgematest organisatsioonidest, kolmandate osapoolte organisatsioonidelt, kodanike apellatsioonkaebusest jne. Väljuvad dokumendid võivad koosneda ka kõrgematele organisatsioonidele, kolmandate osapoolte organisatsioonidele, kodanikele, jne. sisemised dokumendid Eraldi dokumendid on haldusdokumendid, protokollid, teabe- ja viitedokumendid (aruanded, \\ t office'i märkmed jne). Iga dokumendi voogude puhul iseloomustab dokumentide kava.

Sissetulevate dokumentide liikumine

Dokumendihalduse korraldamisel konkreetses organisatsioonis võetakse arvesse mitmeid tegureid, eelkõige: organisatsiooni organisatsiooni vormi (tsentraliseeritud, detsentraliseeritud, segatud), organisatsiooni struktuuri (rohkem kontrolli taset, seda raskem dokument Juhtimissüsteem), otsustusmeetodite ja organisatsiooni juhtide vastutuse jaotamise laadi.

Kuidas mõjutab organisatsiooni organisatsiooni vorm dokumendihaldussüsteemi? Kontoritöö tsentraliseeritud vorm tähendab Dou teenistuse dokumentide töötlemise maksimaalset kontsentratsiooni ja võimaluse korral struktuuriüksuste täielikku vabastamist tööprotsesside täitmisest (dokumentide registreerimine ja raamatupidamine, ladustamine jne). Detsentraliseeritud vorm eeldab, et organisatsiooni struktuurilistes osakondades on eraldi kontoritöö (vastuvõtt, töötlemine, registreerimine jne). Selline bürootöö vorm on õigustatud ainult organisatsiooni territoriaalse dekutseerimise korral keskasutusele kaugemate osade juuresolekul. Segatud vormiga täidab mõned töövoogid Dou Service, osa seadmest. Dow-teenuse ja üksuste vahelise funktsioonide jaotuse laad võib olla erinevad, kõige sagedamini kontori töö segavorm, osa dokumentidest on registreeritud, kontrollitakse juhtumite puhul ja seda säilitatakse Dou Service (AS Reegel, need on dokumendid, mis sisenevad ja varustavad käsiraamatust) ja osa dokumentidest, mida ta registreeritakse, kontrollitakse, teostatakse struktuuriüksustes (reeglina need dokumendid küsimustes, mille lahendus on Jaotuste pädevus).

Üldiselt väljuvate dokumentide liikumine sisaldab järgmisi samme:

1. Ettevalmistus dokumendi eelnõu täitja poolt.

2. Dokumendi projekti koordineerimine (nägemine).

3. Kommentaaride dokumendi projekti täpsustamine.

4. Korratud dokumendi külastamine.

5. Dokumendi allkirjastamine pea järgi.

6. Dokumendi registreerimise (Dow'i või üksuse teenistuses, kui dokument allkirjastab üksuse juht).

7. Dokumendi üleandmine Dou teenistusele (kui dokument allkirjastab üksuse juht).

8. Dokumendi saatmine koopiate vastavale ja üleandmisele juhtumile.

Dokumendi saatmine tuleb teha saadetisele ülekantavaid dokumente tuleb saata samal päeval või viimasel päeval järgmisel päeval.

Organisatsiooni sisemiste dokumentide korraldamine ettevalmistamise ja projekteerimise etapis tuleks korraldada sarnaselt saadetud dokumentide liikumisega ja täitmise või kasutamise etapis - sarnane sissetulevate dokumentide liikumisega.

Teatud dokumentide (dokumentide) liikumine on oma omadused ettevalmistamise ja täitmise protsessis, nii et Dou teenus arendab dokumentide liikumise skeeme (marsruut

skeemid), mis näitab selgelt organisatsiooni liikide tegevuse liikumist.

Erandiks on operatiivteave, mis võib voolata faksi ja e-posti teel otse jagunemisse ja konkreetsetesse töötajatesse ning minna ka korrespondentidele.

Dokumendi draiv - dokumentide pidev liikumine organisatsioonis alates enne täitmise lõpetamist või loomist, saates adressaadile või pannes need ladustamiseks, pakkudes teabe toetust kõigile kontrollühendustele. Ilma liikumiseta valede soovideta dokumendid on kasutute paberite kuhja.

Dokumendi voolu on Office'i töö oluline link, kuna see määrab mitte ainult dokumentide liikumise juhtumeid, vaid ka selle liikumise kiirust.

Dokumentide korraldamine - Need on eeskirjad vastavalt dokumentide liikumise institutsioonis toimub.

Kontoritöös loetakse dokumendi voolu suhtluse funktsioonina, mille rakendamine peaks olema seotud ühised eesmärgid Dokumendi tootmine: informatiivne toetus Haldusseadmete tegevus, selle tegevuse dokumentatsioon, ladustamine ja eelnevalt loodud teabe kasutamine.

Dokumentide liikumise uduse korraldusega on palju puudusi seotud ameti büroo dokumentatsiooni toetuse korraldamisega. Vastuvõetud juhtimislahuse dokumenteerimise protsess sisaldab kolme komponenti:

1) teabe toetamine lahenduste toetamine;

2) otsuse dokumentatsioon (haldusdokumendi loomine);

3) kontrolli selle rakendamise üle.

See protsess koosneb teabe kogumisest, koostab dokumendi, redigeerimise, koordineerimise, tootmise, sertifikaatide eelnõu. Igal operatsiooniga kaasneb dokumendi liikumine juhtimisseadmesse ühest struktuuriüksusest, edastades tehnilistest esinejatest eriala asjatundjatele ja seejärel juhtidele. Liikumise kiirus ja täitmise kvaliteet iga operatsiooni mõjutab juhtimisprotsessi tervikuna.

Spetsialistid on projekteeritud töövoo liikumise korraldamise põhimõtted:

· Liikuvuse tõhusus;

· Samade dokumentide edastamise ühtne kord;

· Sama sihipärase eesmärgi toimingute ühekordsus;

· Erand tarbetute juhtudel.

Dokumentide peamine reegel - dokumentide tegevuse liikumine lühimal viisil minimaalse aja ja tööjõukuludega.

Organisatsiooni dokumendihaldust saab jagada eraldi võetud etapid :

1) ekspeditsiooni ravi Organisatsiooni sisenevate dokumentide vastuvõtmine on vastu võtma, kontrollima ümbrike terviklikkust, suunatud suunda kas adressaatidele või peale. Kõik kirjavahetus ilmneb, välja arvatud kirjavahetus kaubamärgiga "isiklikult";

2) esialgne tasu Dokumendid dokumendihalduse teenuse abil. Saadud dokumendi hindamisel võetakse seda arvesse:

· Selle sisu tähtsus;

· Välja antud küsimuste keerukus ja uudsus;

· Dokumendi tegelik kiireloomulisus;

· Dokumendi liik (õiguse järjekord, kiri jne).

Pärast eelnevat kaalumist saadetakse dokumendid iga dokumendi otsuste tegemise peale (selle tüüpi töö etapid on üksikasjalikult üksikasjalikult kirjeldatud tüüpiline juhendamine kontoritöös);

3) ratsionaalne liikumine Dokumendid - dokumentide optimeerimine ja vähendamine, tehnoloogiliste juhiste väljatöötamine jadakavade määratlusega dokumentide koostamise järjestusskeemide määratlusega;

4) ravi teostatud ja saadetud dokumendid. See etapp on soovitatav korraldada organisatsiooni ühel ekspeditsioonil. Dokument peab olema valmis täielikult ja asjakohase tulemuslikkuse kvaliteedi saatmiseks.

Organisatsiooni haldamise süsteemi loomisel on kõige olulisem osa töötajate töökohal töövoog, st Vastutavad esinejad. Töövõtja saab dokumendi registreerimise päeval vastavalt direktorile. Seejärel määrab dokumendi täitmise kiireloomulisuse, täitmise etapid, vahepealse kontrolli kuupäevad. Kui täitmine on dokumenteeritud, valmistab töövõtja vastuse projekti eelnõu. Siis muudab selle üles ja saadab allkirja all allkirja.

Et kvalitatiivsed omadused Dokumendihaldus Seotud:

· Dokumentide ojade omadused (dokumentide koosseis, nende hooldus);

· Dokumentide liikumisteede;

· Perioodilisus (dokumendihalduse etapid);

· Liikumise suund.

Tagasivõtmise ringlussevõtt nõuab parandamist office'i töö tehnoloogiad.

Selle tehnoloogia aluseks on kogu töö kompleksi organisatsioon dokumenteeritud teave, juhtimisdokumentatsiooni süsteemi reguleerimine.

Tõhus paberitöö tehnoloogia võimaldab teil ratsionaalselt ehitada dokumendi tõendamine.

Kaasaegsetes tingimustes muutub aeg (selle majanduslik kasutamine) konkureeriva võitluse oluliseks teguriks.

All dokumendi oja See on arusaadav praeguse või korraldatud infosüsteem Andme liikumine konkreetses suunas, tingimusel et need andmed on ühine allikas ja üldine vastuvõtja.

Dokumendi ojad eristatakse juhtimisvõimaluse suunas ja seoses:

· horisontaalne - ühendamise organisatsioonide siduvad organisatsioonid;

· vertikaalne (kasvav ja kahanev) - erinevate tasandite siduvad organisatsioonid.

· kasvav Threads on sissepääsu dokumendid, mis saavad kõrgema organisatsiooni allutatud organisatsioonidelt;

· kahanev Lõngad on järelevalveasutuste ja päikeseorganisatsioonide juhtimise dokumendid.

Seoses juhtimisobjekti eraldaja sissetulev , väljaminev ja interjöör Dokumendi voogusid. Igal dokumendi foolil on üsna stabiilne liikumisviis, sõltuvalt dokumentide koostisest ja hooldamisest, juhtide ja struktuuriliste osakondade ülesannete reguleerimise astet, juhtide ja organisatsiooni vastu võetud töö vastutuse jaotus.

dokumendid. Stereotüüpilised liikumisliinid on iseloomulikud sissetulevate dokumentide jaoks, mis määratakse nende aadressi järgi.

Väljuvad dokumendid voolab kõiki juhtimisstruktuur. Dokumendid, teave ja algatus valmistavad spetsialiste struktuuriüksuste spetsialistide ettevalmistamisel. Nende dokumentide liikumise marsruut sõltub vastuvõtmise ja allkirjastamise dokumentide arvust vastuvõetud tehnoloogiast teksti, registreerimise ja saatmise dokumentide ettevalmistamiseks.

Dokumendi töö, kui liikumist tuleks eristada dokumendihalduse summast, mida väljendatakse selle liikmesriigi poolt loodud organisatsiooni poolt saadud dokumentide koguarvust teatud aja jooksul.

Tähtis kaasaegne vahend Töövoo täiuslikkus on dokumentide koostamiseks ja töötlemiseks toimingute arvutipõhine. Kuid samal ajal on vaja töötada välja dokumendi töötlemise tehnoloogia, välja arvatud paralleelne osalemine dokumentaalfilmide ja masina dokumentatsioonis, mis sisaldavad duplikaatset teavet.

Kohaletoimetamise kord - Konkreetsed toimingud dokumendiga (loomine, registreerimine, otsing, ladustamine, kasutamine), mille täitmine on kehtestatud eeskirjade ja standardite suhtes. Tundub, et see on juhtimismenetluses kootud, kaasneb paljude juhtide juhtide tegevusega.

Süsteemi omavahel seotud, kooskõlastatud tööjõu protseduuride (operatsioone) on ka tehnoloogia of büroo töö, töö tehnoloogia dokumentidega.

Kogu keeruline töö dokumentidega teostatakse eriliste kliendi tootmise teenused: Ärijuhtimise, ühiste osakondade, büroo, sekretariaatide juhtimine, ekspeditsioonid jne

Ärijuhtimine ja jagatud osakonnad on loodud ministeeriumides ja osakondades, organites valitsus kontrollibAdministratsioonides.

Kontor on loodud ettevõtete, institutsioonide, haridusasutuste juures.

Sekretariaat on struktuurijaotus, mis teenindab organisatsiooni juhtimist. See hõlmab tavaliselt assistendi juht, sekretäritaotluse, tehnilise sekretäri.

Ekspeditsioon on jagamine, mis muudab vastuvõtu ja saatmise dokumendid posti- ja kullerkommunikatsiooni, dokumentide edastamine struktuuriüksustele.

Dokumentide vooluga kaasatakse kolm dokumentide kategooriat:

· Sissetulevad dokumendid;

· Väljuvad dokumendid;

· Sisemised dokumendid

Kaaluge nende dokumentidega töö korraldamise kava (joonis 12.1).

Tehnoloogia töö dokumentidega ühendab kuusteist peamist tööjõu protseduuri.

Üleminek ühest menetlusest teisele, mida pakume helistamiseks "Tehnoloogiline samm". Näiteks: (3-4) - pärast registreerimist saadetakse väljuv dokument (posti teel) adressaadile; (8-10) - Pärast seda, kui pea uuris dokumenti, saadetakse see töötajatele tutvumiseks või (juhistega) täitmise.

Joonis fig. 12.1. Dokumendihalduse kava

Dokumentidega töökorralduse ratsionatsiooni kriteeriumid:

· Väljendavate dokumentide maksimaalne vähendamine;

· Üldiselt tunnustatud eeskirjade olemasolu põhitööjõu protseduuride rakendamiseks ja "tehnoloogiliste sammude" rakendamiseks;

· Tööjõu protseduuride täitmise aja vähendamine ja "tehnoloogilised sammud";

· Erand või tagasipöördumise maksimaalne piiramine dokumentide liikumise (koolituse, registreerimise protsessi, koordineerimise);

· Kontoritöös töötavate töötajate arvu vähendamine.

Seadistamine organisatsioonilise ja juhtimise struktuuri

Dokumentidega töökorralduse üldine skeem tuleks konfigureerida konkreetse ettevõtte spetsiifilistele, võtta arvesse oma organisatsioonilist ja juhtimisstruktuuri.

Informatsioonivoog peab vastama ettevõtte organisatsioonilisele struktuurile, vormidele ja juhtimismeetoditele.

Esiteks otsustati luua vastutuse keskused dokumentidega töötamiseks (nende nime, staatuse kohta, \\ t personali koosseis, tehniline varustus). Määras kõige sobivam organisatsiooniline vorm Töötab dokumentidega.

Tsentraliseeritud vormsee hõlmab kõigi kontoriprotseduuride kontsentratsiooni ühes spetsialiseerunud teenistuses. Tingimustes, mis on lineaarse funktsionaalse organisatsiooni struktuuri tingimustes.

Detsentraliseeritud (diferentseeritud) vormsee näeb ette iga dokumentatsiooniteenuste grupi tootmisüksuse loomise. Seda saab kasutada struktuuri jagamisel.

Jaoks segavormOsa dokumentide tööst teostab keskteenistuses ja mõned tööjõu protseduurid viiakse läbi struktuuriüksustes.

Ühe vormi või teise valiku valik sõltub nii ettevõtte enda omadustest (selle ulatus, tootmise profiil, alluvus) ja juhtide seisukoht, nende pühendumus teatud juhtimisfilosoofiale.

Kõikide dokumentidega töötamise lihtsustamine, töötajate, esitajate ja juhtide tegevuse sidususe parandamine Kontoritöö eeskirjad.

Ta kindlustab teenuste ülesanded, selle juhtide ja töötajate õigused ja vastutus. On seisukohal, et selle ettevõtte jaoks saadud dokumentidega töötamise organisatsiooniline kava salvestatakse.

Arvestades ettevõtete suuremat sõltumatust uutes majandusoludes, omandab olukord erilist tähtsust: organisatsiooni juhtkond esitab oma visioon kontoritöö probleemidest.

Põhiline regulatiivne teguOrganisatsioonis on välja töötatud dokumentidega töötamise tehnoloogia juhtimine Office'i töö juhised.See peaks arvestama selle ettevõtte eripära.

Juhend peegeldab kogu tööprotsessi dokumentidega, kõik vastuvõetud äritööjõu protseduurid. Taotlus pannakse ettevõttes välja töötatud dokumentide skeemidesse, vormide proovides, dokumentide vormide täitmise näidiseid, teatavate dokumentide täitmise näiteid.

Kõik juhid, juhid, struktuuriüksuste spetsialistid peavad olema juhistega tuttavad. Ta teenib mingi metoodiline käsiraamat Dokumenteeritud teabega tegeleva organisatsiooni töötajatele.

Konkreetsed tunnused vene kontoritöö:

· Selge vertikaalne dokumentide edendamine organisatsioonis (kõrgema asutuselt madalamate linkideni juhtide esitajatele);

· Kõikide protseduuride range jälgimine registreerimislogide või registreerimis- ja juhtimiskaartide dokumentidega töötamisel;

· Office'i töö ja dokumendihalduse peamiste protsesside kõrge standardimise tase;

· Spetsiaalsete äritegevuse teenuste olemasolu.

Lääne-CD-tootmise põhimõtted erinevad oluliselt Venemaast, lähtudes töötajate väga juhtide distsipliini traditsioonidel.

Lääne-tehnoloogia iseloomulikud omadused:

· Dokumentide edendamine organisatsioonis on peamiselt horisontaalne laadi (Dokumendid võivad kohe otsese kunstniku juurde pääseda, mööda juhtimist);

· Tööde tsentraliseeritud kontrolli korraldamise puudumine dokumentidega;

· Dokumentide registreerimine toimub otseselt esitajate poolt, teatud tüüpi dokumente ei registreerita üldse;

· Office tööga tegelevaid spetsialiseerunud teenuseid ei looda;

· Laialt levinud kasutab infosüsteemi ja automatiseerimisprotsesside automatiseerimist, soovi üleminek paberivaba tehnoloogiale suurendatakse.

"Silent Revolution" juhtimise teoorias ja praktikas "

Edasi office'i töö parandamine pidama vastavus suundumused, mis tekkisid kaasaegse juhtimise teooria ja praktika arendamisel.

Hiljuti tekivad siin märkimisväärsed nihked, mis sageli ei ole väga suured ja väliselt nähtavad, kuid revolutsioonilised peamiselt. Need evolutsioonilised muutused on objektiivselt dikteeritud tänase tootmise arendamise loogikaga.

Uue juhtimise mõtlemise raames moodustatakse moodustatud ebatavaline lähenemisviis ettevõtte juhtimise korraldamisele. Lineaarsete funktsionaalsete juhtimisstruktuuride asemel, kus kõik suuremad funktsioonid on tsentraliseeritud (tootmine, müük, rahandus, personal, kirjatarbed jne), nn brigaadi struktuurid.

Selle tulemusena väheneb juhtimishierarhia taseme arv väikeste organisatsiooniliste meeskonnaühikute, ühendavate töötajate, spetsialistide, juhtide, juhtide ja teatud sõltumatuse omava otsuste tegemisel.

Need isesõjarühmad moodustatakse konkreetse eesmärgi, probleemi või ülesande alusel, mis nõuab otsuseid.

"Seega on suurte ettevõtete märkide all majandussuhetes täiesti sõltumatu, tungides väikeste ettevõtete psühholoogiale, divisjoni ümberkorraldavale ettevõtlusele täielik õiguste ja kohustuste kogumKogu juhtimisfunktsioonide spektri täitmine, mis muudab need paindlikuks ja täiesti elujõuliseks, algusest lõpu lõpetamise eest vastutava toote, tehnoloogia, turu niši või äritegevuse valdkonnas. "

Loomulikult toovad need suhteliselt autonoomne struktuuriüksused ja töötavad oma dokumentidega.

Office'i tööstuse süsteem sellises ettevõttes muutub paindlikuks ja diferentseeritud.