Kontrola prevádzkových pokynov prednostu. Encyklopédia marketingovej kontroly nad vykonávaním objednávok z hlavy

V mnohých podnikoch v Rusku, najmä v tých, ktoré zažili posledné roky rýchly rast sa pozoruje rovnaký problém: neschopnosť úradníkov organizácie zabezpečiť kvalitnú a riadnu kontrolu nad vykonávaním svojich príkazov. Týmto problémom zvyčajne trpia nové spoločnosti, zatiaľ čo tie organizácie, ktoré majú ešte sovietsku minulosť, ako aj správy mestských, regionálnych a federálne orgányúrady pomerne efektívne využívajú skúsenosti direktívneho riadenia, ktoré bolo u nás obzvlášť populárne pred perestrojkou. Tento článok uvádza svoje hlavný cieľ ide o prenos skúseností v oblasti sledovania plnenia zákaziek konateľov do moderných spoločností.

Takmer každý typ riadiacej činnosti organizácie je spojený s vykonávaním pokynov od jej vedenia, preto je dôležité zaviesť kontrolu nad vykonávaním pokynov. Objednávky môžu:

pripojené vo forme uznesení o interných a došlých dokumentoch (napríklad o memorandách a listoch),
byť formulované v administratívnych dokumentoch kolegiálnych orgánov (v zápisniciach) a jednotlivých riadiacich orgánov (v príkazoch a príkazoch).

V súvislosti s výzvami občanov uvádzame nasledovné. Formálne je postup pri práci s nimi totožný so spracovaním došlej korešpondencie, podmienky sú však upravené platná legislatíva na federálnej úrovni, na čo musí prihliadať aj prednosta stanovujúci lehoty, ako aj exekútor vyzvaný na dodržiavanie týchto lehôt.

Mnoho dokumentov v priebehu ich životný cyklus možno ovládať. Môžeme vidieť odtlačok pečiatky s písmenom „K“, ako aj slovo „Control“, napísané červeným perom alebo vyhotovené vo forme odtlačku (pozri príklad 1). Úloha takýchto poznámok je jediná - upozorniť na potrebu kontroly pokynov uvedených v texte dokumentu alebo v uznesení o ňom (v našom príklade je v došlej liste uvedené uznesenie, ktoré dáva Ignatovej YS pokyn, čo a kedy má urobiť). Až do ukončenia exekúcie sú takéto dokumenty uložené v samostatnom priečinku. Na konci vyhotovenia sa na listine urobí poznámka (v príklade 1 v pravom dolnom rohu dňa 10.07.2009 bol urobený záznam o uzavretí zmluvy a umiestnení listiny v prípade č. 08-24).

Stanovenie úlohy pre účinkujúcich

Kto formuluje pokyn? Robia to manažéri na všetkých úrovniach. Len väčšinou dajú pod kontrolu plnenie príkazov prvého človeka alebo celého top manažmentu organizácie a tým sa zaoberá služba DOE. A úlohy nižších manažérov - vedúcich oddelení spravidla riešia zamestnanci tých istých oddelení, ktorí sú v nich zodpovední za kancelársku prácu.

Zdalo by sa, že aj v texte uznesenia administratívny dokument už by malo byť jasne a jednoznačne formulované:

samotná objednávka,
dobu vykonania,
konkrétny interpret.

Ak nie je splnená aspoň jedna z týchto podmienok (čo sa stáva), je potrebný samostatný zamestnanec, ktorý dokáže jasne preformulovať požiadavky manažérov, prípadne ich rozčleniť na menšie, no s jasne definovanými interpretmi.

Pri formulovaní pokynov je vhodné dodržať tieto jednoduché pravidlá: formulácia by mala byť krátka, stručná, maximálne vylučujúca nejednoznačnosť výkladu a mala by mať jasne definovaný a merateľný výsledok. To všetko vám umožní nestrácať čas dodatočným objasňovaním objednávky. Na druhej strane to dáva interpretovi cieľ a autorovi zadania dôveru, že výsledok konania interpreta bude očakávaný.

Tu sú príklady vágnych formulácií a im zodpovedajúcich správnych textových štruktúr:

Zbaliť reláciu

Pri zavádzaní kontroly nad vykonávaním pokynov v organizácii sa dokumenty začínajú meniť pomerne skoro: namiesto všeobecné požiadavky sa objavujú krátke a úplné pokyny s konkrétnym vykonávateľom, termínom a očakávaným výsledkom. Výrazne sa tak zvyšuje efektívnosť riadenia spoločnosti, čo si takmer okamžite všimne jej vedenie aj majitelia.

Termín vykonania objednávky

Termíny realizácie objednávok v organizácii sú spravidla stanovené od vedúceho autora kto vytvoril objednávku. V niektorých prípadoch je možné stanoviť lehotu na vykonanie príkazov miestnym aktom organizácie alebo externým regulačným regulačným dokumentom.

Poďme tu citovať Vzorové predpisy federálna interakcia výkonná moc:

Fragment dokumentu

Zbaliť reláciu

Vzorové predpisy pre interakciu federálnych výkonných orgánov, schválené o Nariadenie vlády Ruskej federácie z 19. januára 2005 č. 30 v znení neskorších predpisov z 21. februára 2008

Objednávka podlieha vykonaniu v lehote v nej uvedenej. Ak je ako lehota na vykonanie stanovená lehota, za jej začiatok sa považuje dátum podpísania objednávky. Príkaz s označením „naliehavý“ podlieha vykonaniu do 3 dní. Pokyn „bezodkladne“ stanovuje 10-dňovú lehotu na vykonanie príkazu. Ak v príkaze nie je uvedený dátum vykonania, musí byť vykonaný do 1 mesiaca odo dňa jeho podpisu (do zodpovedajúceho dátumu nasledujúceho mesiaca, a ak takýto dátum nie je nasledujúci mesiac, tak do posledný deň mesiace). Ak posledný deň lehoty na vykonanie príkazu pripadne na deň pracovného pokoja, podlieha vykonaniu v predchádzajúci pracovný deň.

Aby sa zlepšil systém riadenia organizácie, má zmysel pre zákazky, ktoré sú kontrolované, zjednotiť termíny - dostať ich na jednotný základ stanovený v organizácii. Na začiatku je potrebné takéto rozhodnutie zdokumentovať v miestnom zákone, napríklad v Pokynoch na vedenie záznamov. Zmena termínu by mala byť tiež možná len v prípadoch zdokumentovaných v miestne akty organizácií. A samozrejme, musí tomu vyhovovať aj zavedený systém výpočtu času zdravý rozum... Ťažko totiž nájdete pre interpreta viac demotivujúci faktor ako nevykonateľný príkaz.

Príklad 2

Zbaliť reláciu

Uvedieme príklady niekoľkých znení pokynov a vysvetlíme, ktorý dátum pre každý z nich sa bude považovať za posledný dátum včasného vykonania pokynu. To je veľmi dôležité, pretože v tejto otázke je často zmätok.

Celkom bežná situácia je, keď jeden manažér zadá úlohu inému manažérovi na nižšej úrovni a ten podľa vlastného uváženia zníži úlohu o jedno „poschodie nižšie“. Zadanie teda prejde rukami viacerých manažérov, kým sa dostane ku konečnému realizátorovi. Je pravda, že po tomto rebríčku sa zadanie môže „rozvetvovať“ na niekoľko „podúloh“, ktoré vykonávajú rôzni ľudia v rôzne výrazy... Tento systém sa nazýva vytváranie „vnoreného poriadku“.

Pri formulovaní "priložených" objednávok je dôležité ponechať si časovú rezervu... Vo vzťahu k „materskému“ príkazu to musí byť minimálne 1 až 3 pracovné dni. Je vhodné vyhnúť sa prílišnému „hniezdeniu“ príkazov, vylúčiť z reťaze tých vedúcich, ktorí iba „odovzdávajú štafetu“. Ak je tam účinkujúci, zodpovedný za výkon celého zadania ako celku sa nazýva „zodpovedný vykonávateľ“.

Napríklad, keď je lehota na vykonanie príkazu regulovaná externou regulačný dokument, Dáme federálny zákonč.59-FZ „O postupe pri posudzovaní dovolaní občanov k Ruská federácia". Podľa tohto dokumentu maximálny termínúvaha písomná žiadosť občan Ruskej federácie sa rovná 30 dňom a začína sa brať do úvahy od okamihu registrácie takéhoto dokumentu (zákon vyčleňuje na tento postup 3 dni od prijatia odvolania).

Ak občan napr. potrebuje pomoc orgánu miestna vláda pri výkone svojich práv je čas potrebný na to často výrazne dlhší ako 1 mesiac. V takejto situácii je žiadateľovi do mesiaca zaslaná písomná odpoveď, ktorá nerieši jeho vec vo veci samej, ale jasne popisuje postup ďalšej pomoci orgánu. V samotnom vládnom orgáne by sa príkaz vytvorený na základe prerokovania takejto sťažnosti mal dať pod operatívnu kontrolu s pravidelným podávaním správy o vývoji situácie prednostovi - autorovi príkazu.

Často sa stáva, že občania riešia svoje odvolania nesprávne. A potom na ne adresát neprihliada, ale ich postúpi tomu orgánu alebo úradníkovi, ktorého kompetencia patrí táto otázka... Zákon na to dáva 7 dní odo dňa zaevidovania odvolania. V tomto prípade je občan na takéto preposielanie upozornený. A mimochodom, zákon jednoznačne zakazuje zasielanie sťažností na posúdenie tomu orgánu alebo tomu úradníkovi, proti ktorého rozhodnutiu alebo konaniu (nečinnosti) sa odvoláva.

Postup monitorovania vykonávania príkazov

Teraz, keď máme základné informácie o príprave pokynov, je potrebné podrobne zvážiť samotný postup sledovania vykonávania pokynov.

Všimnite si, že v konkrétnom podniku prácu na kontrole vykonávania príkazov možno vykonávať:

manuálne pomocou kartotéky registračných kontrolných kariet (RCC);
v systéme elektronická správa dokumentov kde zloženie informácií zaznamenaných na „elektronických kartách“ zostáva rovnaké, ale mnohé operácie na informovanie výkonných umelcov a vytváranie správ o výkonovej disciplíne sa vykonávajú automaticky;
existuje aj medzivoľba, kedy sa na uľahčenie práce využívajú možnosti MS Excel - kontrolované zákazky sú popísané v tabuľkovej forme, v ktorej si potom môžete filtrovať informácie podľa vykonávateľa, termínu a pod. Viď príklad 3.

Vo fáze „Prebieha kontrola“ pracovník kancelárie zaeviduje objednávku. Ak je na dokumente obsiahnutý, potom sa naň dá odtlačok pečiatky „K“ alebo „Control“, alebo sa to isté napíše jasným perom, je tiež možné jednoducho presunúť dokument do priečinka kontrolované objednávky.

Exekútor dostáva úlohu, musí sa s ňou oboznámiť a pred uplynutím lehoty uvedenej na objednávke splniť úlohy v nej stanovené. Ak výkonný pracovník potrebuje preniesť prácu na iných podriadených zamestnancov, potom vytvára zákazky nižšej úrovne, ako sme o tom hovorili vyššie.

Ak zhotoviteľ zistí, že stanovený termín nezodpovedá schopnosti splniť stanovené úlohy načas, požiada vedúceho, ktorý príkaz vydal, o odloženie termínu vykonania. V inom prípade, ak si exekútor uvedomí, že vykonanie príkazu je mimo jeho kompetencie a oblasti zodpovednosti, môže požiadať o úplné alebo čiastočné zrušenie príkazu.

Ak sa manažér rozhodne posunúť termín alebo zrušiť objednávku, potom o tom informuje osobu zodpovednú za kontrolu termínu. V každom prípade žiadosti exekútora o odklad alebo zrušenie postúpenia je potrebné predložiť konateľovi pred uplynutím lehoty na postúpenie.

"Kontrola vykonávania príkazov vo veci samej" zvyčajne je zamestnaný zamestnanec, ktorý je dostatočne kompetentný na posúdenie relevantnosti dosiahnutého výsledku pre úlohu zadanú v zadaní. Takáto kontrola môže byť iniciovaná kompetentnou osobou po prijatí správy o výkone a môže byť ukončená buď odňatím spod kontroly alebo vrátením na prepracovanie.

Postup „Stiahnutie z kontroly“ príkazu vykonáva zamestnanec, ktorý dohliadal na vykonanie príkazu vo veci samej, ako aj vtedy, ak je v plnom rozsahu vyhovené vedúcemu žiadosti o stiahnutie príkazu.

V rámci javiska "Kontrola vykonávania podľa času" vyhradený zamestnanec kontroluje termíny realizácie všetkých aktívnych, to znamená tých na exekučných príkazoch súčasne (ak sa takéto práce v organizácii vykonávajú manuálne alebo pomocou MS Excel, zvyčajne to robí tajomník autora poriadku alebo zamestnancov predškolského výchovného zariadenia). V súčasnosti väčšinu týchto prác dokážu vykonávať elektronické systémy na správu dokumentov, informujúce účinkujúcich o termínoch ukončenia realizácie objednávok. Informovanie je šmykové varovanie pre všetky zákazky, ktoré nie sú vyňaté spod kontroly (pozri príklad 4).

Zaťaženie jednotlivého interpreta sa neustále zvyšuje a v dôsledku toho začína klesať výkonná disciplína pracovníkov v dôsledku elementárnej zábudlivosti. Periodické informovanie zamestnancov, napríklad týždenné, umožňuje prehľadne reprezentovať objem realizovaných zákaziek a zorientovať sa v reportingu.

Informačný list môže byť buď krátka (pozri príklad 4) alebo úplnejšia, so zložením informácií, ktoré sú uvedené v tabuľke z príkladu 3. Mimochodom, ak v takejto tabuľke MS Excel filtrujete príkazy pre konkrétneho vykonávateľa s prázdnou exekúciou známkou, potom vytlačením výsledku získame len ďalšiu verziu informačného listu pre účinkujúceho.

Ak takéto hárky generuje EDMS, potom je vhodné zahrnúť do tabuľky stĺpec s počtom dní zostávajúcich do konca obdobia vykonávania. Veľmi pohodlné je aj zoraďovanie príkazov podľa dátumu splatnosti – umožňuje to exekútorovi rýchlejšie sa orientovať a efektívnejšie riadiť vlastný pracovný čas.

Vykazovanie výkonnostnej disciplíny

Niektoré organizácie praktizujú priebežné správy výkonných umelcov... Ak je potrebné pravidelne sledovať priebeh realizácie zvlášť dôležitých zákaziek, ich autori dopĺňajú do textu zákazky informáciu o potrebe pravidelného, napríklad týždenného reportingu, ktorý je potrebné poskytovať počas celej doby realizácie. Priebežná správa o výkone sa zvyčajne pripravuje na ľubovoľnom mieste písanie alebo vo forme poznámky. Takéto správy môžu pripraviť:

samotný interpret resp
podriadený tajomník,
zamestnanca zodpovedného za výkonovú disciplínu v spoločnosti.

Na pravidelné monitorovanie úrovne vykonávania disciplíny v organizácii alebo na žiadosť manažmentu sa pripravuje niekoľko typov správ, ktoré sa môžu týkať vykonávania disciplíny:

samostatný výkonný riaditeľ;
konkrétna jednotka resp
organizácia ako celok;
pokyny vydané určitým vedúcim atď.

Informácie sú orientačne zhrnuté vo forme štatistického súhrnu o objednávkach doručených, vykonaných, ako aj prevedených do iného účtovného obdobia. Ak chcete povoliť viac efektívne riadenie pri výkone disciplíny sa používajú rôzne modely vykazovania. Varianty formulárov hlásení sú uvedené v príklade 5 a podľa názoru E. Kamenevovej na stranách 40-41.

Keďže takéto správy sa vypracúvajú ako za organizáciu ako celok, tak najmä za jej divízie, iba tie úradníkov, ktorému dáva pokyny priamo vedúci. Napríklad pre generálny riaditeľ to budú jeho zástupcovia a vedúci odborov, pričom u vedúceho odboru to budú vedúci odborov, prípadne rezortov.

Aj keď organizácia nemá úplnú automatizáciu pracovného toku prostredníctvom EDMS, takýto dokument je celkom vhodné zostaviť a udržiavať v tabuľkovom systéme. Microsoft Excel alebo OpenOffice.org Calc. Tieto systémy majú do značnej miery podobné rozhranie a funkcionalitu, môžu pomôcť pri automatizácii účtovníctva a výkazníctva v malej a strednej firme. Hlavná vec je jasne vedieť, čo presne je potrebné získať na výstupe.

názor

HLÁSENIE O VYKONANÍ KONTROLNÝCH PRÍKAZOV
VEDÚCI ORGANIZÁCIE

Zbaliť reláciu

Ekaterina Kameneva, hlavný odborník-expert, elektronické kancelárske systémy:

Na podávanie správ o výkonnostnej disciplíne môžem odporučiť nasledujúci formulár. Prehľadne zobrazuje údaje ako za jednotlivých účinkujúcich, za oddelenia, tak aj za organizáciu ako celok a veľmi užitočné je aj spresnenie informácií o zákazkách, ktoré boli zrealizované v rozpore s termínom a neboli zrealizované.

Zaoberali sme sa otázkami zadávania a odoberania príkazov spod kontroly, ako aj metodikou vykonávania príkazov a podávaním správ na kontrolu ich vykonávania. Modely direktívneho riadenia navrhnuté v článku pomôžu sprehľadniť a sprehľadniť riadenie organizácie.

"V tom momente, v jedinom momente celého dňa, keď si sa oprela o stoličku a uvoľnila sa, prejde šéf kanceláriou."
Teória odberu vzoriek

Systém kontroly vykonávania ESCOM.BPM

Účel systému automatizovanej kontroly vykonávania

Jednou z najdôležitejších úloh, ktoré sú stanovené pre elektronické systémy správy dokumentov, je automatizácia kontroly vykonávania dokumentov. Prechod na automatizované riešenie zabezpečuje zvýšenie výkonnostnej disciplíny a zníženie časových zdržaní vďaka zavedeniu efektívnych metód riadenia kontroly. Systém sledovania plnenia dokumentov a objednávok (úloh) na základni zabezpečuje kvalitatívne zvýšenie exekutívnej disciplíny využitím súboru automatizovaných postupov na sledovanie a kontrolu plnenia dokumentov a príkazov.

Naše riešenie je nielen jedným z najvýkonnejších, najkomplexnejších a plne funkčných medzi podobnými programami na sledovanie plnenia objednávok, ale aj finančne najdostupnejšími: systém na sledovanie plnenia objednávok je možné zakúpiť u redakcia "" za 21 pripojení len za 33 600 rubľov... Licencie zároveň nemajú dobu platnosti a kupujú sa ďalšie softvér nevyžaduje sa.

Systém na sledovanie plnenia dokumentov a objednávok (úloh) je hotové komplexné adaptabilné riešenie pre automatizáciu procesov práce s objednávkami, automatickú realizáciu, promptné informovanie účastníkov procesu o udalostiach a termínoch, zasielanie upomienok, automatizovaný monitoring a kontrolu exekúcie.

Program obsahuje reporty o výkonnostnej disciplíne a, ktoré umožňujú rýchlo prezentovať aktuálnu situáciu o realizácii zákaziek v organizácii, a to ako v rámci divízií, tak aj pre každého účinkujúceho.

Funkciou systému kontroly vykonávania objednávok je, že práca s objednávkami v automatizovanom systéme je jasne regulovaná. Nemôžete napríklad vymazať rozpracovanú úlohu, nemôžete opraviť úlohu bez toho, aby ste na to upozornili vykonávateľa, úlohu možno poslať iba podriadenému zamestnancovi a nie nikomu atď.

Dôležité výhoda systému kontroly vykonávania je možnosť vypočítať koeficient výkonovej disciplíny pre každého účinkujúceho, ktorý je možné využiť pri výpočte motivačnej zložky zamestnanca (bonusu).

Systém kontroly vykonávania môže byť dodaný ako samostatné riešenie (), alebo ako súčasť (edície "-DELO, Standard-AREEMENTS, Standard-PROF, Big Business a Corporate").

Funkcie vykonávacieho systému

Systém kontroly vykonávania objednávok obsahuje nasledujúce automatizované funkcie:

Systém kontroly vykonávania obsahuje adresár organizačnej štruktúry organizácie. Skôr ako začnete pracovať so systémom kontroly vykonávania, musíte ho vyplniť. Adresár zahŕňa organizáciu a jej pobočky, divízie, zamestnancov a útvary zamestnancov. Údaje z tohto adresára slúžia na aktualizáciu rolí - pri vypĺňaní polí na kartách úloh, ako aj pri generovaní reportov o realizácii zákaziek, napríklad v rámci divízií.

Adresár organizačnej štruktúry umožňuje definovať aj vzťah Manažér - Podriadení.

Tento postoj využíva systém kontroly exekúcií pri vypĺňaní karty zákazky - zoznam vykonávateľov bude pre každého vedúceho obmedzený.

Pre každú personálnu jednotku je možné nakonfigurovať jedného alebo viacerých zástupcov.

Poslanci v systéme kontroly výkonu

Systém kontroly vykonávania podporuje výmenu zamestnancov. To umožňuje poslancom vykonávať úkony za ostatných zamestnancov v systéme kontroly výkonnosti – koordinovať úlohy, známkovať výkony, kontrolovať atď. Pri vykonávaní úkonov v karte objednávky sa však automaticky zaznamenáva, kto presne a kedy túto akciu vykonal.

Pre ktoréhokoľvek zamestnanca v systéme kontroly dokumentov môžete vytvoriť jedného alebo viacerých zástupcov. Substitúcia môže byť trvalá alebo na určité časové obdobie.

Zástupca môže dostať právo dohodnúť príkazy pre vedúceho a poslať ich vykonávateľom, skontrolovať, odmietnuť a potvrdiť vykonanie príkazu.

Zástupca dodávateľa môže dostať právo vytvárať správy o vykonaní zákazky. Pre zástupcu môžete nastaviť duplikáciu upozornení, ktoré dostáva zamestnanec, ktorého zastupuje.

Osobná úloha

Osobná úloha je hlavným prostriedkom formalizácie a kontroly zadanej úlohy v systéme kontroly vykonávania dokumentov. Všetko o
správy o vykonaní sú založené na informáciách z kariet osobných objednávok. V karte objednávky je automaticky vedený denník udalostí, v ktorom je zaznamenané všetko, čo sa udialo od okamihu vytvorenia až po ukončenie.

Systém kontroly vykonávania ESCOM.BPM umožňuje vytvárať osobné úlohy v „ručnom“ režime alebo automaticky v rámci vykonávania dokumentov (zverejňovanie a výkon uznesení). Pri vytváraní objednávky z karty dokladu (napríklad Objednávka) sa automaticky vytvorí karta objednávky a vyplnia sa jej polia. Systém kontroly vykonávania automaticky prepojí vytvorené karty úloh s kartou dokladov.

Vytvorené podriadené úlohy a ich stavy, ako aj informácie o zostávajúcom čase do termínu splatnosti sa zobrazujú na karte dokladu na stránke „Postup“. Ak je úloha po termíne, zobrazí sa čas, po ktorý je úloha po termíne. Takáto úloha sa zobrazí so špeciálnou ikonou.

Ak má úloha podúlohy, zobrazia sa aj na karte dokladu, čím sa spolu s hlavnou úlohou vytvorí hierarchický zoznam úloh. Takáto štruktúra s dynamickým zobrazením stavov a času umožňuje vizuálne zobraziť priebeh vykonávania dokumentu.

Osobná úloha v systéme kontroly vykonávania môže byť pridelená len jednému Dodávateľovi. Každý účinkujúci je zodpovedný za realizáciu zverených osobných úloh.

Pre zabezpečenie možnosti prideliť zákazku viacerým zamestnancom naraz obsahuje systém kontroly vykonávania Skupinovú úlohu.

Na zobrazenie osobných úloh v systéme kontroly vykonávania je k dispozícii prispôsobiteľná sada denníkov „Osobné úlohy“. Protokoly obsahujú prispôsobiteľné filtre, ktoré vyberú pracovné karty z databázy podľa zadaných kritérií a zobrazia ich vo forme zoznamu - protokolu. Systém kontroly vykonávania vám tiež umožňuje vytvárať nové denníky objednávok a prispôsobovať denníky v nich.

Skupinové úlohy

Jedným z využití skupinového zadania je skrátenie času potrebného na vytvorenie rovnakého typu osobných zadávacích kariet so spoločným textom zadania a termínom. Skupinovú úlohu možno použiť aj ako druh úlohy najvyššej úrovne, ktorej vykonávanie je rozdelené do niekoľkých podúloh, z ktorých každá môže byť rozdelená na podúlohy.

Na rozdiel od osobného zadania, skupinové zadanie obsahuje zoznam účinkujúcich, ktorý možno rýchlo vyplniť pomocou šablón. Keď sa skupinová úloha odošle do práce, automaticky sa rozdelí na osobné úlohy podľa počtu účinkujúcich. Polia kariet osobného priradenia budú vyplnené hodnotami z príslušných polí karty skupinového priradenia. Karta skupinovej úlohy zobrazuje vytvorené osobné úlohy a ich stavy, čo umožňuje sledovať priebeh celkovej úlohy. Skupinová úloha bude dokončená po dokončení všetkých vytvorených osobných úloh.

Na zobrazenie skupinových úloh obsahuje Systém vykonávania dokumentov konfigurovateľný denník „Skupinové úlohy“.

Plánovaná práca

Systém kontroly vykonávania ESCOM.BPM umožňuje automatické vytváranie osobných objednávok podľa harmonogramu. Na tento účel má systém špeciálny proces „Naplánovaná úloha“. Napríklad potrebujete, aby vám podriadení zamestnanci vždy 25. dňa v mesiaci predkladali mesačnú správu o plnení plánu práce. Úloha s harmonogramom vám umožňuje realizovať túto úlohu... Podľa nakonfigurovaného harmonogramu systém kontroly vykonávania automaticky vytvorí a doručí osobné úlohy vykonávateľom. Naplánovaná úloha je vo svojej podstate skupinová úloha, ku ktorej bol pridaný plán spustenia.

Keď nastane čas uvedený v rozvrhu, systém kontroly vykonávania dokumentov automaticky vytvorí karty osobných úloh pre každého účinkujúceho. Na karte úloh s harmonogramom sa zobrazujú vytvorené osobné úlohy a ich stavy, čo umožňuje sledovať priebeh ich plnenia. Úloha s harmonogramom nekončí po vykonaní osobných úloh, ale bude automaticky spustená opäť v najbližšom dátume začiatku. V prípade potreby je možné naplánovanú úlohu zastaviť a potom znova spustiť.

Na zobrazenie úloh s harmonogramom v systéme kontroly vykonávania dokumentov je k dispozícii denník „Úlohy s harmonogramom“.

Príprava osobného zadania

Karta úlohy označuje názov úlohy, ktorý stručne popisuje podstatu úlohy a zobrazuje sa v protokoloch úloh. V systéme kontroly vykonávania dokumentov je možné vybrať typ úlohy z klasifikátora typických úloh. V tomto prípade sa pole nadpisu automaticky vyplní a nastaví sa typický dátum vykonania úlohy. Môžete tiež zadať podrobný popis úlohy, uviesť jej dôležitosť, uviesť spoluvykonávateľov, priložiť ku karte súbory s prílohou.

Vymenovanie ÚLOH účinkujúceho a vedúceho

Po vytvorení karty osobnej úlohy je pracovník, ktorý kartu vytvoril, automaticky zaradený do roly Autor a Manažér. Rolu Autora nemožno zmeniť. Systém kontroly vykonávania ESCOM.BPM automaticky zapisuje do protokolu histórie úloh informácie o tom, kto a kedy vytvoril osobnú kartu úloh, ako aj informácie o ďalších udalostiach.

Voľba vykonávateľa úlohy sa vykonáva z dialógového okna so zoznamom zamestnancov podriadených zadanému manažérovi. Ak potrebujete zadať úlohu zamestnancovi, ktorý nie je v zozname vykonávateľov, musíte najskôr vymazať pole „Manažér“ a potom vybrať požadovaného vykonávateľa (systém zobrazí zoznam všetkých zamestnancov). Po zadaní vykonávateľa je potrebné zadať správcu úloh z dialógového okna výberu zamestnanca, ktoré bude obsahovať zoznam manažérov pre tohto vykonávateľa.

Termín a realizácia a kontrola

Osobné zadanie musí mať stanovený termín. V systéme kontroly vykonávania objednávok je možné pole "Dátum splatnosti" nastaviť buď ako absolútnu hodnotu dátumu alebo ako relatívnu hodnotu špecifikovanú v pracovných dňoch alebo hodinách od dátumu začiatku úlohy uvedeného v poli "Dátum spustenia".

Pole "Kontrolný dátum" môže byť špecifikované ako absolútna hodnota dátumu alebo ako relatívna hodnota špecifikovaná v pracovných dňoch alebo hodinách od dátumu splatnosti. Ak je termín a dátum splatnosti špecifikovaný v relatívnych jednotkách (pracovné dni a hodiny), potom sa konkrétne dátumy vypočítajú automaticky pri odoslaní úlohy do práce. Pre správny výpočet termínov sa používa podsystém "".

Karta úlohy zobrazuje aj vypočítané informácie o plánovanom trvaní úlohy, plánovanom množstve práce a množstve oneskoreného času (pri úlohách po termíne). Objem mzdových nákladov zadáva Manažér alebo automaticky vypočítava systém kontroly realizácie objednávok.

Povolenie príznaku Okamžite dodať úlohu bude mať za následok okamžité doručenie úlohy dodávateľovi po zverejnení úlohy. Ak je príznak vypnutý, úloha bude doručená systémom kontroly realizácie objednávky po termíne uvedenom v poli "Dátum začiatku".
Povolenie zaškrtávacieho políčka „Úloha po termíne nie je relevantná“ vedie k tomu, že systém kontroly vykonávania takejto úlohe automaticky priradí stav „Zrušená“, ak podľa úlohy pred dátumom splatnosti uvedeným na karte, značka o jeho dokončení sa nerobí.

SÚBORY PRÍLOHY PRÁCE

Systém kontroly vykonávania dokumentov vám umožňuje pripojiť ku karte úlohy niekoľko príloh ľubovoľného typu. Súbor môže upravovať iba vlastník prílohy. Ostatní zamestnanci môžu vytvárať.

Dôležitosť zadania

Na karte úlohy môžete uviesť stupeň dôležitosti úlohy. V systéme riadenia realizácie zákaziek ESCOM.BPM je úlohám s vysokou dôležitosťou priradený faktor maximálnej dôležitosti. Ak je úloha oneskorená alebo nie je dokončená, potom sa jej priradí faktor maximálnej dôležitosti.

V závislosti od stavu úlohy (splnená včas; dokončená nie včas - po lehote splatnosti; nedokončená) a zadaného koeficientu dôležitosti pri generovaní správy o výkonnostnej disciplíne sa vypočíta koeficient výkonnostnej disciplíny od 0 do 1 pre každého realizátora. . Čím vyšší je pomer, tým lepší je ukazovateľ výkonnostnej disciplíny zamestnanca. Údaje o výkonnostnej disciplíne možno použiť na výpočet bonusov.

Odoslanie zákazky do práce V KONTROLNOM SYSTÉME

Pri odosielaní zákazky na prácu systém kontroly vyhotovenia dokladu skontroluje vyplnenie polí na karte. Ak sa nájde chyba, systém kontroly vykonávania vydá správu. Systém kontroly realizácie zákazky tiež kontroluje, či pracovník odosielajúci zákazku môže prideliť zákazku zhotoviteľovi. Ak nie, úloha sa odošle na schválenie zamestnancovi uvedenému v poli „Manažér“. Pred odoslaním zákazky priamo zhotoviteľovi systém kontroly realizácie zákazky skontroluje príznak „Dodať zákazku ihneď“ a ak je povolený, zákazka je okamžite doručená. V opačnom prípade je zákazke priradený stav "Oneskorené dodanie" a úloha bude dodávateľovi doručená v termíne splatnosti uvedenom v poli "Dátum začatia".

Vymazanie OBJEDNÁVKY V KONTROLNOM SYSTÉME

V systéme kontroly vykonávania objednávok je možné kartu osobnej úlohy vymazať iba vtedy, ak nebola odoslaná do práce. Správca môže vymazať dokončené a zrušené úlohy. Ak sa príkaz vykonáva, musí byť odvolaný a až potom môže byť vymazaný.

Koordinácia úlohy V SYSTÉME RIADENIA

Systém kontroly vykonávania dokumentov ESCOM.BPM informuje manažéra o zadaní prijatom na schválenie prostredníctvom oznámenia. Doručovanie upozornení do ESCOM.BPM zabezpečuje "". Počas schvaľovacieho procesu môže manažér:

Dohodnite sa na úlohe a pošlite ju interpretovi. V tomto prípade dostane vykonávateľ oznámenie o pridelení úlohy.
Odmietnite úlohu a vráťte ju iniciátorovi. V tomto prípade iniciátor dostane oznámenie o odmietnutí úlohy.

Manažér môže tiež:

Upravte polia na karte úlohy (výrazy, dôležitosť atď.)
Zmeniť interpreta

Na zobrazenie kariet úloh, ktoré sú v systéme kontroly vykonávania schvaľované, slúži denník „Úlohy -> Schvaľovanie“.

Oneskorené doručenie

Ak je na karte úlohy deaktivované začiarkavacie políčko „Doručiť úlohu ihneď“, potom bude úloha po zverejnení v stave Odložené doručenie. Keď nastane termín uvedený v poli „Dátum začiatku“, úloha bude automaticky doručená dodávateľovi. Na zobrazenie kariet úloh v stave "Oneskorené dodanie" v systéme kontroly realizácie zákazky slúži žurnál "Úlohy -> Čaká sa na dodanie".

Vykonanie úlohy

Doručovanie úloh účinkujúcim

V systéme kontroly realizácie zákazky je pre včasné doručenie zadaných úloh vykonávateľom doručenia úlohy spojené s automatickým doručením oznámenia zhotoviteľovi. Oznámenie je duplikované aj na emailúčinkujúci.
Na monitore interpreta sa nad otvorenými oknami „vznáša“ notifikačná karta.

Oznámenie obsahuje text, dátum odoslania, dátum doručenia, hypertextový odkaz na úlohu a tlačidlo „Potvrdiť čítanie“. Keď kliknete na tlačidlo potvrdenia čítania alebo keď otvoríte kartu úlohy cez hypertextový odkaz, dátum prečítania upozornenia sa automaticky upraví. Oznámenie nie je možné vymazať.

Oznámenia o prečítaní v systéme kontroly objednávok sú umiestnené v špeciálnom denníku. Keď zamestnanec klikne na tlačidlo „Potvrdiť čítanie“ na karte upozornení alebo klikne na hypertextový odkaz, automaticky sa zaznamená dátum prečítania upozornenia. Na karte úlohy môžete vyvolať formulár so zoznamom všetkých upozornení odoslaných v kontexte úlohy. Zoznam obsahuje hlavičky upozornení, informácie o stavoch upozornení, dátumy odoslania a dátumy prečítania.

Všetky tieto nástroje spolu zabezpečujú garantované upovedomenie zamestnanca o zadanej úlohe a zabezpečujú kontrolu nad doručením úlohy realizátorovi. Úlohy doručené exekútorovi majú stav „Prebieha“.

Na zobrazenie úloh v prevádzke v systéme kontroly vykonávania dokumentov ESCOM.BPM je k dispozícii denník „Úlohy -> Vykonávanie“.

Pre pohodlie účinkujúcich poskytuje systém kontroly vykonávania objednávok ESCOM.BPM skupinu žurnálov „Priradené úlohy“, ktoré zahŕňajú žurnály, ktoré vyberajú úlohy pridelené účinkujúcemu s konkrétnym termínom:

Úlohy s vysokou prioritou
Termín dnes
Termín splatnosti aktuálny týždeň
Dátum splatnosti aktuálny mesiac
Termín na budúci týždeň
iné.

Registrácia úloh

Doručeným úlohám je v systéme kontroly realizácie objednávok automaticky pridelené jedinečné sériové číslo. Číslo sa zobrazí na karte úlohy a v protokoloch. Číslo úlohy vám umožňuje odkazovať na úlohu a odlíšiť ju od iných úloh s rovnakým názvom. Pri prepojených úlohách sa k číslu hlavnej úlohy automaticky bodkou pridá individuálne číslo, napríklad 012.1 alebo 012.1.2

Rozdelenie práce na úlohe

Výkonný pracovník môže priamo z pridelenej karty vytvárať osobné úlohy pre svojich podriadených, ktorí zase môžu vytvárať úlohy pre svojich podriadených. Medzi takýmito úlohami sa automaticky vytvorí prepojenie v systéme kontroly vykonávania dokumentov ESCOM.BPM, čo umožňuje vizuálne sledovať priebeh celého reťazca úloh vo forme hierarchickej (stromovej) štruktúry.

Priebeh úloh sa zobrazuje na karte hlavnej úlohy alebo dokumentu. Vykonávatelia podriadených úloh zadávajú informácie o skutočných nákladoch práce do svojich kariet úloh a generujú správy o výkone. Po potvrdení vykonania podriadenej úlohy vedúcim sa z podriadenej úlohy na kartu hlavnej úlohy prenesú súhrnné informácie o skutočných nákladoch práce a správa vykonávateľa.

Keď je na karte úlohy zahrnutý špeciálny príznak, úloha môže byť dokončená automaticky po dokončení podriadených úloh. Vykonávateľ zadania teda stačí skontrolovať a potvrdiť plnenie podriadených úloh. Akonáhle to urobí, jeho úloha bude automaticky označená ako dokončená systémom kontroly realizácie objednávky.

Delegovanie úlohy

Pre aktiváciu rezerv organizácie z dôvodu optimálneho využitia kompetencie zamestnancov a uvoľnenia času manažérov poskytuje systém kontroly vykonávania dokumentov ESCOM.BPM možnosť delegovania úloh.

Pri vykonávaní poverenia je z radov podriadených vykonávateľovi označený zamestnanec, na ktorého budú delegované práva na vykonanie úlohy. Systém kontroly realizácie zákazky automaticky informuje nového vykonávateľa o zadanej úlohe. Zamestnanec, na ktorého je úloha poverená, s ním pracuje tak, ako keby bol poverený vykonávateľom úlohy.

Kontrola nad vykonávaním úlohy

Keď je úloha odoslaná dodávateľovi, riadiaci časovač sa automaticky inicializuje v systéme riadenia dokumentov ESCOM.BPM, ktorý bude sledovať cieľový dátum úlohy. Keď nastane konečný termín, systém kontroly realizácie zobrazí na monitore Dodávateľa okno s pripomienkou zostávajúceho času.

Ak v ofenzíve plánovaný termín realizácia zákazky zostane v stave „Prebieha“, systém kontroly realizácie pridá na kartu úlohy značku „Po splatnosti“. Systém kontroly realizácie zákazky ESCOM.BPM v tomto prípade automaticky odošle notifikácie Dodávateľovi a Správcovi a od tohto momentu im bude denne pripomínať omeškanú úlohu.

Na karte zákazky, ako aj v protokoloch úloh sa zobrazuje čas zostávajúci do termínu splatnosti a ak je zákazka po splatnosti, tak čas, o ktorý je po splatnosti. Ak je v objednávkovom formulári zaškrtnuté políčko „Považovať úlohu za nesplnenú, ak je po splatnosti o stanovený počet dní“, systém kontroly realizácie zákazky po uplynutí počtu dní uvedených na karte automaticky označí zákazku po splatnosti ako nesplnenú. .

Objednávky so stavom "Po splatnosti" sa zobrazujú v denníku "Úlohy -> Po splatnosti". Kontrolované objednávky sa zobrazujú v systéme kontroly vykonávania ESCOM.BPM v protokole „Úlohy -> Kontrolované“.

Odklad plnenia

V prípade potreby môže zhotoviteľ zaslať vedúcemu žiadosť o zmenu termínu alebo úpravu úlohy. Manažér môže iniciovať proces úpravy úlohy sám. V tomto prípade bude objednávka odvolaná z fázy „Vykonanie“ a bude presunutá do fázy „Kontrola manažérom“. Zmenu termínu splatnosti zaznamená systém kontroly realizácie v časti „Preplánovanie“ na karte zákazky a zohľadní sa pri generovaní správ o plnení úloh.

Manažér môže žiadosť zhotoviteľa zamietnuť. V tomto prípade sa lehota na vykonanie objednávky nemení.

Objednávky, ktoré sa kontrolujú (opravujú), sa zobrazujú v denníku „Úlohy -> Prebieha kontrola“. Úlohy s prevodom splatnosti sa zobrazujú v denníku "Úlohy -> s prevodom splatnosti"

Účtovanie skutočných nákladov práce

Dodávateľ môže v priebehu prác na zákazke v časti „Skutočné mzdové náklady“ zadať informácie o čase skutočne strávenom realizáciou zákazky. Zadané informácie o strávenom čase sú automaticky sumarizované systémom kontroly vyhotovenia dokladov ESCOM.BPM a vypočítaná suma je zaznamenaná v poli zákazkovej karty „Objem skutočných mzdových nákladov“.

Ak má hlavná zákazka podriadené úlohy, po ich dokončení sa v časti „Skutočné mzdové náklady“ v hlavnej úlohe automaticky zadajú súhrnné informácie o skutočných nákladoch práce z kariet podriadených úloh. Všetky mzdové náklady na realizáciu sa teda zhromažďujú na karte hlavnej zákazky.

Správa exekútora

V systéme kontroly vykonávania dokumentov má vykonávateľ úlohy možnosť zadávať priebežné správy o priebehu na karte zákazky, v ktorých môžete uviesť aktuálne percento dokončenia úlohy. Pri vytváraní výkazu sa do výkazu automaticky dosadí aktuálny objem skutočných mzdových nákladov.
Prehľady o vykonaní sa zobrazujú na karte zákazky v príslušnej sekcii. Zhotoviteľ musí uviesť percento plnenia zákazky, vyplniť obsah protokolu a uložiť protokol o zákazke kliknutím na tlačidlo „OK“.

Systém kontroly vykonávania objednávok automaticky informuje manažéra o správe.

Karta zákazky zobrazuje aktuálne percento dokončenia úlohy, výšku skutočných mzdových nákladov a čas zostávajúci do termínu uzávierky.

Záverečná správa sa tvorí rovnakým spôsobom ako priebežná správa. Na karte záverečnej správy musíte uviesť percento dokončenia 100 % a zaškrtnúť príznak „Označiť úlohu ako dokončenú“.

Na zobrazenie dokončených, ale neoverených osobných úloh v systéme kontroly realizácie objednávok ESCOM.BPM je k dispozícii špeciálny denník „Pri kontrole“.

Kontrola vykonania

Ak sú správca a manažér rôzni zamestnanci, potom v systéme kontroly vykonávania dokumentov sa dokončená úloha najskôr odošle správcovi na overenie. V tomto prípade objednávka prejde do fázy „Kontrola kontrolórom“.
Kontrolór pri kontrole vypracovaného zadania nahliadne do karty zákazky na správnosť vyplnenia protokolu zhotoviteľa a v prípade potreby vráti zadanie zhotoviteľovi na prepracovanie. Ak prevádzkovateľ nemá pripomienky, pošle príkaz vedúcemu na posúdenie a rozhodnutie. Úloha odoslaná supervízorovi na kontrolu má priradený stav „Kontrola supervízora“.

Ak sa vedúci v dôsledku kontroly objednávky rozhodol vrátiť úlohu zhotoviteľovi na prepracovanie, je povinný pred tým uviesť nový termín.

Systém kontroly vyhotovenia dokumentov automaticky informuje zhotoviteľa o potrebe dokončenia úlohy prostredníctvom oznámenia. Manažér a kontrolór môžu uviesť svoje pripomienky v sekcii „Komentáre“ na karte zadania. Pri finalizácii zadania bude musieť Dodávateľ urobiť poznámky o odstránení pripomienok.

Manažér môže potvrdiť splnenie úlohy, pričom sa automaticky zaznamená dátum skutočného dokončenia práce. V prípade, že zákazku nie je možné z akéhokoľvek dôvodu zrealizovať, alebo pri kontrole vyhotovenia zákazky bola odhalená nekvalita, manažér môže zákazku označiť ako nesplnenú.

Na zobrazenie nevybavených úloh obsahuje systém kontroly vykonávania dokumentov žurnál "Nedokončené".

Prítomnosť takýchto pokynov negatívne ovplyvňuje koeficient disciplíny exekútora.

Príkazy vyžadujúce revíziu v systéme kontroly vykonávania ESCOM.BPM sa zobrazujú v protokole „Úlohy -> Po dokončení“.

Ak nie je potrebné pokračovať v práci na zákazke, manažér môže úlohu označiť ako „Zrušenú“. Takéto priradenia neovplyvňujú pomer výkonovej disciplíny. V systéme kontroly vykonávania objednávok ESCOM.BPM sa dokončené úlohy zobrazujú v denníku „Úlohy -> Dokončené“.

SPRÁVY O VYKONÁVANÍ OBJEDNÁVOK

Údaje o pokroku a výsledkoch monitorovania výkonnosti by sa mali zaznamenávať a analyzovať. Výsledkom tejto práce sú správy o výkonnosti
dokumenty a úlohy, ktoré sa poskytujú manažérom.

Systém kontroly vykonávania dokumentov poskytuje možnosť generovania rôznych reportov o vykonaní príkazov a o výkonovej disciplíne. Výkazy umožňujú posúdiť úroveň výkonnostnej disciplíny za určité časové obdobie a poskytujú informácie o dokončených, nesplnených a oneskorených úlohách ako pre organizáciu ako celok, tak aj pre rozsah činností konkrétneho oddelenia alebo zamestnanca.

Pre účely monitorovania obsahuje systém kontroly vykonávania prispôsobiteľné protokoly úloh, ktoré zobrazujú karty dokumentov a zákaziek za určité časové obdobie, s určitým stavom (prebieha, kontrola, revízia atď.).

Protokoly systému kontroly vykonávania dokumentov majú schopnosť prezentovať informácie v rôznych informačných sekciách, napríklad:

Podľa aktuálneho stavu objednávky; - Podľa umelca; - zo strany manažérov; - Podľa oddelenia; - do termínu; - podľa omeškania a iných atribútov úloh; - Podľa zložených zoskupení, napríklad podľa účinkujúcich a postavenia, podľa vodcov a účinkujúcich atď.

V denníku systému kontroly vykonávania sa automaticky vypočíta celkový počet objednávok, ako aj počet úloh v každej skupine. Okrem toho majú protokoly možnosť triedenia podľa viacerých stĺpcov, filtrovanie údajov v stĺpcoch, zvýraznenie záznamov s potrebnými hodnotami, vyhľadávanie údajov, prispôsobenie poradia a zloženia stĺpcov.

Takto vygenerovanú zostavu je možné vytlačiť alebo exportovať do súboru.
Systém kontroly vykonávania vám umožňuje vytvárať grafy a diagramy na základe údajov z protokolov úloh, čo zaisťuje efektívnosť a prehľadnosť analyzovaných informácií.
Pre manažérov existujú špeciálne správy, ktoré vám umožňujú rýchlo posúdiť stav vecí pri vykonávaní objednávok

VYHĽADÁVANIE ATRIBÚTU A FULLTEXTOVÉHO VYHĽADÁVANIA PRÁCE

Okrem protokolov úloh obsahuje systém kontroly vykonávania špeciálne formuláre pre atribútové a fulltextové vyhľadávanie kariet zákaziek. Vyhľadávacie formuláre vám umožňujú rýchlo vybrať požadované karty podľa ľubovoľných výberových kritérií. Pri vyhľadávaní

berú sa do úvahy prístupové práva používateľa vykonávajúceho vyhľadávanie. Používateľ vidí iba tie úlohy na kartách, ktorých je označený - to znamená, že je rolou. Vybrané karty zákaziek sa zobrazia vo forme denníka úloh.

Ako kúpiť riešenie "Systém kontroly vykonávania objednávok"

Riešenie " Automatizovaný systém kontrola vykonávania "je dostupná vo všetkých vydaniach ESCOM.BPM.

Toto riešenie si môžete sami zakúpiť v našom internetovom obchode, k tomu je potrebné vložiť do košíka napríklad jednu serverovú licenciu vybranej edície a potrebný počet klientskych licencií napr. Potom zadajte objednávku.

Môžete nám tiež napísať list s hlavnými parametrami vašej automatizačnej úlohy a my vám pripravíme optimálnu obchodnú ponuku.

Na riadenie spoločnostiťažké: treba hľadať prístupy, budovať štruktúru odmien a pokút, kontrolné systémy pre zamestnancov. Najťažšie je však rozumne zhodnotiť prácu podriadených, spoliehať sa na ich pracovitosť pri úlohách. Problém kontroly objednávok už nie je problémom, garantujeme to!

Ako funguje systém kontroly objednávok LeaderTask?

Poďme na to krok za krokom; Hneď vám poviem – objednávkový systém bude fungovať presne tak, ako VY chcete. Vďaka jedinečná flexibilita vstavané nástroje:

Priamo v LeaderTask vytvoriť objednávku jedného z vašich zamestnancov z ľavého menu alebo jednoducho pretiahnutím úlohy na meno zamestnanca.
Priradiť dátum splatnosti a počet hodín/minút na vyriešenie problému.
Budete určite vedieť, či si zamestnanec vašu objednávku prečítal: jeho avatar bude farebný v normálnej farbe zbavovať sa priesvitnosť(kedy neprečítané).
Pre každú úlohu môžete komunikovať s účinkujúcim v samostatne vytvorenej chatovať a v tele úlohy - uložiť všetky súbory a dokumenty.

Zamestnanec nastaví stav úlohy. To môže byť „ V práci”, “V pauze”, “Odmietnuté" atď.
Hneď ako interpret nastaví „In Progress“, zobrazí sa odpočítavanie vo funkcii inline Načasovanie... Vždy tak budete mať prehľad o tom, koľko času zamestnanec strávil na konkrétnej úlohe. A budete môcť budovať prácu organizácie v závislosti od kompetencií a rýchlosti vašich podriadených.
Po dokončení práce na úlohe zamestnanec nastaví príslušný stav. Zákazníkovi sa okamžite zobrazí v sekcii „ Pripravené na doručenie“ A bude môcť prijať problém alebo ho poslať na revíziu.

Najzaujímavejšie je, že ani jedna úloha sa nestratí, ak ju sami nevymažete. Tie. aj po roku či 2 to nájdete medzi splnenými úlohami.

Organizácia kontroly objednávok je teda taká jednoduchá ako lúskanie hrušiek v LeaderTask. Ale čo podriadený?

Ako nezmeškať úlohu od svojho nadriadeného?

Samozrejme, veľké pracovné zaťaženie zamestnancov môže ovplyvniť ich pozornosť a kontrolu nad príkazmi hlavy. Ale LeaderTask to nedovolí: vďaka synchronizácii!

Akonáhle manažér zadá novú úlohu, táto sa zobrazí na uzamknutej obrazovke interpreta, nech už je to tak iPhone alebo zariadenie založené na Android... Aj na bežiacich hodinkách Android Wear a Apple Watch- pre znalcov týchto.

Aj keď sme extrémne zaneprázdnení ľudia, stále si zachovávame zvyk pozrieť sa na obrazovku smartfónu raz za hodinu, takže nám určite neujde žiadna úloha. Pozrite si krátke video o tom, ako ovládať svoje úlohy v LeaderTask:

Ako organizovať kontrolu nad vykonávaním objednávok pomocou LeaderTask

Aby systém fungoval, musíte myslieť na organizáciu kontroly nad vykonávaním príkazov. Máme pár nápadov (z vlastnej skúsenosti), ako to zrealizovať:

Podieľať sa na pravidlá spoločnosti požiadavka na nastavenie stavov úloh.
Zadajte tam povinnú podmienku. Inštalácia LeaderTask na smartfóny.
Smartfóny vašich zamestnancov musia byť povolené upozornenia zo služby.

Je tak jednoduché organizovať kontrolu nad objednávkami vo vašej spoločnosti. Manažér bude vždy vedieť, v akom štádiu je jeho úloha a exekútor neminie zadanie a nestratí ani jeden spis. A to je všetko vďaka LeaderTask!

Tok dokumentov a úlohy sú dve hlavné prekážky v práci každej spoločnosti. Je ťažké zabezpečiť dôstojnú kontrolu nad vykonávaním príkazov, ale je to možné. To isté platí aj o ukladaní dokumentov – každý na svojom mieste. Myslíš rozprávku? Ani nie a tento skutočný príbeh sa volá LeaderTask.

Ako organizovať kontrolu objednávok

Najprv definujme hlavné problémy organizácie kontroly nad objednávkami:

Ako zistiť, v akom štádiu je realizácia vašej objednávky?
Ako môžem zabrániť ignorovaniu pokynov?
Ako skontrolovať výsledok zadanej úlohy?

Všetky odpovede nájdete v Program LeaderTask... Vďaka vyvinutému systému pokynov vám žiadna z úloh nezmizne z dohľadu. Prihláste všetkých zamestnancov do programu a rozdávajte písomné úlohy všetkých veľkostí – až globálny projekt.

Keď zadanie pošlete jednému zo svojich podriadených, jeho avatar oproti názvu úlohy sa stane polopriehľadným – to znamená, že zadanie už bolo doručené, ale ešte nebolo prečítané. Hneď ako vám zamestnanec otvorí úlohu, jeho avatar v programe získa štandardnú farbu. Preto vyhlásenia ako „ nevidel som „Bude to jednoducho irelevantné.

Zamestnanec tiež nebude môcť zmeškať vašu úlohu – pokiaľ, samozrejme, nestanovíte termín na vyriešenie problému. Zobrazí sa v zozname úloh vášho podriadeného a v navigátore programu sa zobrazí vaše meno s počtom priradených úloh.

Ak objednávka nie je dokončená do stanoveného termínu, na druhý deň sa objaví vo vašom zozname úloh a môžete sa opýtať dodávateľa, aký je dôvod meškania. V vstavanom chate sa tiež môžete opýtať, čo sa zobrazí pri každej úlohe po jej vytvorení.

Všetky vaše objednávky tak budú určite splnené a žiadna z nich sa nestratí. LeaderTask vám 100% pomôže s organizáciou kontroly nad vykonávaním objednávok. Viac informácií o tom, ako zistiť, či bola objednávka prečítaná, si môžete pozrieť vo videu nižšie:

A čo dokumenty v mene? Ako zabezpečiť plnú kontrolu nad realizáciou dokumentov a objednávok?

Práca s dokumentmi v LeaderTask

Všetky súbory a dokumenty pre konkrétnu úlohu sú uložené práve v tejto úlohe. Môžu to byť súbory balíka Microsoft Office, fotografie, videá atď.

Úlohou je napríklad vytvoriť grafiku pre novú stránku – pripojiť všetky potrebné súbory k zadaniu alebo projektu. Prístup k nim budú mať len tí zamestnanci, ktorým to sami povolíte. Takže dôverné informácie sa nikdy nedostane do rúk nepovolaných osôb – to neprichádza do úvahy!

Málokto vie, ale v rámci LeaderTask môžete vytvárať aj svoje vlastné dokumenty – formátované poznámky priamo v požadovanom poradí. Ak to chcete urobiť, v požadovanej úlohe nájdite príslušné tlačidlo a vytvorte dokumenty akéhokoľvek obsahu v okne, ktoré sa otvorí.

Ako vizuálne zvýrazniť dôležité a urgentné objednávky a dokumenty?

Vývojári softvéru poskytoval všetko, čo potrebujete na vizuálnu prácu s úlohami – farby, štítky, podúlohy a mnoho ďalšieho. Ak je napríklad jedna z vašich úloh naliehavá, vytvorte štítok s rovnakým názvom a pripojte ho správna úloha... Zamestnanec ho uvidí v oznámení a zozname úloh a okamžite ho začne vykonávať.

Ľahký životný hack od nás samých- pridať do pravidiel spoločnosti klauzulu o tom, že najskôr musia byť vykonané objednávky s príslušnými štítkami, pričom všetky ostatné záležitosti sa odkladajú na neskôr. Môžete si tak vybudovať celý systém práce so zákazkami v rámci vašej organizácie.

Vizualizujte si informácie, zvýraznite všetky najdôležitejšie veci a začnite stiahnutím programu na ovládanie príkazov LeaderTask.

Organizácia práce s dokumentmi zabezpečuje vytvorenie kontrolného systému pre realizáciu dokumentov (príkazov). Kontrolný systém je potrebný na zabezpečenie včasného a kvalitného vykonania zákaziek obsiahnutých v dokumentoch, na získanie analytických informácií potrebných na posúdenie činnosti útvarov a jednotlivých výkonných pracovníkov.

Kontrola vykonávania dokumentov (pokynov) v organizácii sa spravidla vykonáva na niekoľkých úrovniach: kontrolu nad výkonom rozhodnutí v zásade vykonáva vedúci organizácie, vedúci oddelení a zodpovední vykonávatelia a kontrola načasovanie vykonávania vykonáva služba správy kancelárie.

Ak má organizácia elektronický systém správy dokumentov, potom sa kontrola vykonávania dokumentov (objednávky) vykonáva pomocou systému, pretože registračné a účtovné údaje o dokumentoch sa používajú na kontrolu načasovania vykonávania dokumentov (príkazov), ktoré sa vkladajú do systému (na elektronickú kartu dokladu) v procese evidencie dokumentu a jeho posudzovania manažmentom, avšak základné ustanovenia pre organizáciu kontroly vybavovania dokumentov (príkazov) nezávisia od použitej technológie.

Hlavným regulačným dokumentom upravujúcim organizáciu kontroly vykonávania dokumentov je pokyny na podporu dokumentácie (kancelárske práce) organizácie. Pokyn by mal definovať:

ktorý (rozumej útvar alebo špecialista) kontroluje vybavovanie dokumentov v organizácii a v štruktúrne jednotky; aké dokumenty sú kontrolované; etapy kontroly vykonávania dokumentov; typické lehoty na vyhotovenie dokumentov; vytváranie a používanie dátového poľa potrebného na kontrolu; odraz kontrolných údajov v evidenčných a kontrolných kartách (elektronické karty, ak sa používa EDMS); vykonávanie (hlavné fázy) kontroly vykonávania dokumentov; poradie práce dodávateľa s dokumentmi; zovšeobecňovanie a rozbor údajov o výsledkoch kontroly vybavovania dokumentov (príkazov).

Dokumenty, ktoré si vyžadujú vykonanie, sa podrobujú kontrole, to znamená, že obsahujú požiadavky, dopyty, pokyny od vyšších orgánov a vedenia organizácie atď. Spravidla ide o (došlé) dokumenty prijaté organizáciou a interné dokumenty(príkazy, pokyny, protokoly a pod.).

Lehoty na vyhotovenie dokumentov môžu byť štandardné a individuálne. Typické lehoty sú stanovené legislatívnymi alebo inými regulačnými právnymi aktmi.

Zoznam štandardných lehôt na vyhotovenie dokumentov je uvedený v Pokyne pre kancelársku prácu organizácie. Štandardnú lehotu na vyhotovenie dokumentu môže vedúci organizácie zmeniť iba v smere jej zníženia.

Jednotlivé termíny vyhotovenia dokumentov sú uvedené v texte dokumentu alebo v uznesení prednostu.

Zmeniť individuálny termín vyhotovenie listiny môže len konateľ, ktorý ju zriadil. Predĺženie lehoty na vyhotovenie dokumentu musí byť vážne odôvodnené, za čo zodpovedá zodpovedný vykonávateľ.

Lehota na vyhotovenie dokumentu sa počíta v kalendárnych dňoch (okrem dní pracovného pokoja):

interné - odo dňa podpísania (schválenia) alebo registrácie dokumentu prijatého od iných organizácií - odo dňa ich prijatia, žiadosti občanov - odo dňa ich registrácie v organizácii, na ktorú sú zo zákona vyčlenené tri dni od r. dátum prijatia žiadosti.

Iba vyššie orgány alebo organizácia, ktorá je autorom dokumentu.

Kontrolná služba pravidelne sumarizuje a systematizuje údaje o priebehu a výsledkoch vybavovania dokumentov v časovom rámci stanovenom vedúcim, najmenej však raz za mesiac. Údaje o výsledkoch kontroly sa predkladajú vedúcemu organizácie.

Údaje o kontrole vykonávania by mali obsahovať informácie o priebehu a načasovaní vykonávania dokumentov a byť prostriedkom spätnej väzby (vykonateľ - manažér) v riadení. Tieto údaje sú potrebné na zlepšenie výkonnostnej disciplíny, na prijímanie rozhodnutí manažmentu o odmeňovaní zamestnancov, ktorí neumožňujú nevybavenie dokumentov v termíny a následne prijať opatrenia na potrestanie pracovníkov, ktorí sa systematicky dopúšťajú takéhoto porušovania.

Kontrola lehôt na vyhotovenie dokumentov (príkazov) sa vykonáva v niekoľkých etapách:

predloženie dokladov na kontrolu;
kontrola včasnosti doručenia kontrolovaných dokladov účinkujúcim;
predbežná kontrola a regulácia priebehu vykonávania;
odstránenie dokumentu spod kontroly;
smer vyhotoveného dokumentu v prípade;
účtovníctvo, zovšeobecňovanie a analýza výsledkov kontroly vyhotovenia dokumentov;
informovanie vedenia o priebehu a výsledkoch vybavovania dokumentov.

Na kontrolu sa predkladajú len zaevidované doklady. Kontrola vyhotovenia písomnosti sa začína od jej udelenia kontroly, preto musí duchovná služba v prvom rade zabezpečiť doručenie písomnosti exekútorovi, čo sa vykonáva proti podpisu zamestnanca, ako aj v v elektronickom formáte- podľa elektronického systému správy dokumentov. Ak má písomnosť viacero vykonávateľov, originál písomnosti sa zasiela zodpovednému vykonávateľovi, ostatným vykonávateľom sa zasielajú kópie písomnosti.

Spravidla 3-5 dní pred termínom duchovná služba upozorňuje exekútorov na blížiaci sa termín vyhotovenia písomnosti, na tento účel sú exekútorom zasielané upomienky na blížiaci sa termín vyhotovenia písomnosti (listiny) .

Ak je potrebné zmeniť lehotu na vyhotovenie listiny, zodpovedný exekútor najneskôr tri dni pred uplynutím tejto lehoty zašle prednostovi odôvodnenie vo forme správy resp. poznámka o potrebe predĺženia lehoty na vyhotovenie listiny s uvedením plánovaného termínu vyhotovenia listiny. V opačnom prípade sa dokument považuje za nevykonaný. Rozhodnutie konateľa o predĺžení lehoty sa oznamuje kancelárii úradu.

Po vykonaní sú dokumenty odstránené spod kontroly. Dokument sa považuje za vyhotovený, keď sú vyriešené otázky v ňom položené a korešpondent dostane vecnú odpoveď. Kópia vyhotoveného dokumentu sa zakladá do spisu v súlade s exekučnou značkou. Ak list dostane organizácia (od organizácie resp prírodný človek), prichádzajúci dokument a dokument odpovede sú umiestnené v jednom prípade a tvoria jeden súbor dokumentov.

Služba kancelárskej práce sumarizuje a systematizuje údaje o priebehu a výsledkoch vybavovania dokumentov v lehotách určených prednostom (na konci mesiaca, pol roka, roka). Údaje o výsledkoch kontroly sa predkladajú vedúcemu organizácie vo forme certifikátov (súhrnov, správ) o priebehu a výsledkoch kontroly pri vykonávaní dokumentu, ktoré môžu obsahovať údaje o organizácii ako celku, o jednotlivé oddelenia, účinkujúci a pod.

Údaje o výsledkoch kontroly využíva manažment na rozhodovanie zamerané na zlepšenie výkonnosti organizácie.

V.F. YANKOVAYA, Cand. ist. vedy, doc., námestník. Riaditeľ VNIIDAD