Jednotné systémy dokumentácie. Unifikácia dokumentov a jednotné systémy dokumentácie Výpovedná hodnota

Proces riadenia je charakterizovaný rôznorodosťou a opakovaním pracovných situácií a opatrení na ich vyriešenie. Z toho vyplýva veľká, často neopodstatnená rôznorodosť dokumentov a potreba ich zjednocovania a štandardizácie.

Podstata unifikácie spočíva v znižovaní a predchádzaní neodôvodnenej rôznorodosti dokumentov, zjednotení ich foriem, štruktúry, jazykových štruktúr a operácií spracovania, účtovania a uchovávania. Donedávna bolo napríklad v poštovom obehu v Rusku asi 20 štandardných veľkostí obálok, ktoré sa líšili celkovými rozmermi, umiestnením „okien“ na označenie adresy a ďalšími vlastnosťami. Teraz sa počet štandardných veľkostí výrazne znížil, ale nie natoľko, aby sa upustilo od manuálneho spracovania korešpondencie a prešlo na automatizované triedenie podľa PSČ.

Akýkoľvek dokument funguje v organizácii spolu s inými dokumentmi a vytvára v súhrne dokumentárne útvary určitého účelu (riadenie, účtovníctvo, výkazníctvo a štatistika, sociálne zabezpečenie atď.). Takéto zbierky vzájomne súvisiacich dokumentov sa nazývajú dokumentačný systém. Racionálne usporiadaný súbor vzájomne súvisiacich dokumentov vytvorených jednotné pravidlá a požiadaviek a používa sa v určitej oblasti činnosti, ktorá sa nazýva jednotný dokumentačný systém (SDS). Zjednotenie dokumentov zabezpečuje zníženie prácnosti spracovania dokumentov, dosiahnutie ich informačnej kompatibility a efektívnejšie využitie výpočtovej techniky.

Vývoj USD v súlade s postupom stanoveným vládou Ruskej federácie vykonávajú federálne riadiace štruktúry v súlade s ich sektorovým účelom. SDD na jeden účel (napríklad jednotné systémy manažérska dokumentácia) sú zostavené do regulačného dokumentu s názvom All-Russian Classifier of Management Documentation (OKUD). Ostatné jednotné dokumentačné systémy sú kombinované do vlastných odvetvových klasifikátorov. Všetky klasifikátory jednotných systémov dokumentácie sú zahrnuté a sú súčasťou Jednotného systému klasifikácie a kódovania technických, ekonomických a sociálnych informácií, ktorý zahŕňa jednotné systémy dokumentácie a zodpovedajúce formy dokumentov povolené na použitie v národnom hospodárstve Ruskej federácie.

Čo sa týka riadiacej dokumentácie, ktorá nás zaujíma v prvom rade podľa Celoruský klasifikátor OK 011-93 momentálne platia v krajine nasledovné USD:

Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie (kód 0200000);

Jednotný primárny systém účtovné záznamy(kód 0300000);

Jednotný systém bankových dokladov(kód 0400000);

Jednotný systém finančnej, účtovnej a výkazníckej účtovnej dokumentácie rozpočtových inštitúcií a organizácií (kód 0500000);

Jednotný systém výkazníctva a štatistickej dokumentácie (kód 0600000);

Jednotný systém účtovníctva a vykazovania účtovnej dokumentácie (kód 0700000);

Jednotný systém dokumentácie práce (kód 0800000);

Jednotný dokumentačný systém Dôchodkový fond Ruská federácia(kód 0900000);

Jednotný systém dokumentácie zahraničného obchodu (kód 1000000);

Osemmiestne kódové označenie jednotnej podoby dokumentu odráža tieto klasifikačné znaky:

Prvý a druhý znak (trieda formulárov) - jednotná forma dokumentu patrí do zodpovedajúceho jednotného systému dokumentácie (napríklad 02 - jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie;

Tretí a štvrtý znak (podtrieda formulárov) - spoločný obsah mnohých foriem dokumentov a smer ich použitia (napríklad 01 - dokumentácia o účtovníctve a rozdeľovaní finančných prostriedkov);

Piaty, šiesty a siedmy znak sú evidenčné číslo jednotnej podoby dokladu v rámci podtriedy (napr. 004 je mzdový list pre poistné);

Ôsma číslica je kontrolné číslo.

Kódové označenia objektov OKUD sa uvádzajú vo všetkých jednotných formách dokumentov.

Spolu s OKUD vymenujeme aj ďalšie klasifikátory, ktorým budeme musieť v procese predkladania materiálu čeliť: Celoruský klasifikátor podnikov a organizácií (OKPO), Celoruský klasifikátor odborností vzdelávania (OKUD), Všetký -Ruský klasifikátor robotníckych profesií, Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie (kód 0200000)

Novovyvinuté jednotné formy dokumentov podliehajú registrácii a následnému zaradeniu do OKUD. Sekcie OKUD sa, žiaľ, vedú nedostatočne efektívne - v súčasnosti zostávajú niektoré dokumenty zavedené Občianskym zákonníkom Ruskej federácie mimo rozsah klasifikátora. Zároveň si zachováva niektoré formy, ktoré sa v praxi nepoužívajú.

Zjednotenie obchodných dokumentov prebieha na základe štandardného grafického modelu konštrukcie dokumentu. Model je štrukturálna mriežka zvislých a vodorovných čiar pretínajúcich sa v pravom uhle, vyrobená s určitým rozstupom (2,6 mm horizontálne a 4,25 mm vertikálne. Je povolené použiť štrukturálnu mriežku s rozstupom písma 2,54 mm a riadkovaním 4). 24 mm). Štrukturálna mriežka (obr. 1.10) umožňuje súradnicami priesečníkov čiar určiť umiestnenie informačných prvkov, z ktorých je dokument tvorený (adresa, dátum, text, podpis atď.).

Na základe štruktúrnej siete pre celý súbor dokumentov používaných v konkrétnej oblasti činnosti sa vytvorí vzorový formulár, ktorý poskytuje zóny (bunky, obdĺžniky) na umiestnenie informačných prvkov dokumentu, ktoré sa nazývajú náležitosti v kancelárskej práci. . Konštrukčná mriežka vám umožňuje opísať dokument vo formalizovanej forme. Požiadavky na zostavenie vzorového formulára pre obchodné dokumenty sú stanovené v GOST 6.10.5-87. Pri vývoji jednotných dokumentačných systémov v národnom hospodárstve sa na základe opísaného prístupu nazbierali veľké skúsenosti.

Medzi metódy zjednotenia riadiacej dokumentácie patrí aj strojopis, šablóna, predkladanie dokladov v dotazníkovej forme a zostavovanie dokladov podľa vzorov. Typizácia dokumentov spočíva vo vývoji univerzálnych dokumentačných riešení pre konkrétnu oblasť použitia, ktoré sa po následnom upresnení pre konkrétne podmienky použitia stávajú účinnými predpismi alebo usmerneniami konkrétnej organizácie. napr. vzor zmluvy dodanie tovaru, vzorové ustanovenie o úrade organizácie, štandardné vnútorné pracovné predpisy a pod.

Šablónovanie dokumentov sa redukuje na prípravu polotovaru dokumentu s predtlačenou časťou textu a špeciálne ponechanými medzerami, ktoré vyplní pôvodca dokumentu pri jeho finálnom vyhotovení. Šablónové dokumenty majú široké využitie v personálnej dokumentácii (dotazníky, pracovné príkazy a pod.).

Prezentácia dokumentov v dotazníkovej forme je metóda priestorovej organizácie slovného materiálu, pri ktorej sa trvalé informácie zvyčajne poskytujú vo forme zoznamu otázok umiestneného na ľavej strane hárku v riadkoch pod sebou. Premenlivé informácie vo forme odpovedí na otázky sú umiestnené na voľnom mieste hárku na jeho pravej strane. Dotazník je široko používaný v technike sociologického výskumu, pri zostavovaní súhrnov, zadávaní objednávok atď.

Vypracovanie dokumentov na základe vzorov spočíva v príprave veľkého množstva dokumentov v rôznych obchodných situáciách analogicky s navrhovanými príkladmi (výpis, popis, vysvetlivka, notársky overené dokumenty atď.).

Zjednotenie v dokumentácii môže byť buď samostatnou prácou, alebo etapou normalizačnej práce.

Podstatou štandardizácie v kancelárskej práci je vypracovanie optimálnych pravidiel a požiadaviek na prípravu, vyhotovenie, správu dokumentov a archívne uchovávanie dokumentov prijatých predpísaným spôsobom na ich všeobecné a opakované použitie na báze dobrovoľnosti. Pravidlá a požiadavky prijaté v súlade so zavedeným postupom môžu byť formalizované vo forme národnej normy Ruska (GOST R) alebo normy organizácie (tradične sú normy základných organizácií, podnikov, firiem označené skratkou STP - podnik). štandardné).

Výsledkom práce na unifikácii a štandardizácii môžu byť buď normy pre určité typy dokumentov (napríklad GOST 7.32-91. Výskumná správa. Pravidlá štruktúry a dizajnu) * alebo pre ich prvky (napríklad GOST 9327-60. Spotrebný papier (formáty) a jednotné systémy dokumentácie, napríklad jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie (USORD).

Vnútroštátne normy (GOST R, ako aj normy povolené na používanie spoločnosťou GOST) fungujú na území Ruskej federácie bez akýchkoľvek obmedzení. Organizačné štandardy (STP) v Rusku môžu rozvíjať a uplatňovať organizácie v týchto prípadoch:

Zabezpečiť používanie technických predpisov Ruskej federácie, GOST R, GOST, medzinárodných noriem, národných noriem cudzích krajín, noriem vedeckých a technických, inžinierskych spoločností a rôznych verejných združení, STP iných organizácií v podnikoch;

Pre produkty, služby a výrobné procesy (práce) vytvorené v tomto podniku.

Národné normy a celoruské klasifikátory technických, ekonomických a sociálnych informácií vrátane pravidiel ich vývoja a aplikácie sú národný systémštandardizácia. Riešia sa otázky štátneho riadenia normalizácie v Ruskej federácii, vrátane koordinácie činností federálnych vládnych orgánov, interakcie s orgánmi zakladajúcich subjektov Ruskej federácie. Federálna agentúra o technickej regulácii a metrológii, vytvorený na základe Gosstandartu Ruska.

Výsledkom práce na zjednotení a štandardizácii dokumentov môžu byť oba štandardy pre samostatné dokumenty(napríklad správa o výskumnej práci) alebo pre určité typy produktov (napríklad kryt škatúľ s dlhou životnosťou) (GOST 17914-72) a pre jednotné dokumentačné systémy.

Unified Documentation System (USD) je dokumentačný systém vytvorený podľa jednotných pravidiel a požiadaviek, obsahujúci informácie potrebné pre riadenie v konkrétnej oblasti činnosti (GOST R 51141-98).

V súčasnosti boli vyvinuté a v prevádzke tieto SDC:

jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie;

jednotný systém bankových dokumentov;

jednotný systém finančnej, účtovnej a vykazovacej účtovnej dokumentácie rozpočtové inštitúcie a organizácie;

jednotný systém výkazníctva a štatistickej dokumentácie;

jednotný systém účtovníctva a výkazníctva účtovná dokumentácia podnikov;

jednotný systém dokumentácie práce; jednotný systém dokumentácie Penzijného fondu Ruskej federácie; jednotný systém dokumentácie zahraničného obchodu.

Pre každý jednotný dokumentačný systém bol vypracovaný štátny štandard. Vývojármi USD sú príslušné ministerstvá (oddelenia), ktoré koordinujú konkrétnu oblasť činnosti. Ministerstvo financií Ruskej federácie je teda zodpovedné za účtovnú dokumentáciu, Rosarkhiv Ruskej federácie je zodpovedný za organizačné a administratívne dokumenty.

Rovnaké ministerstvá a rezorty schvaľujú jednotné formy dokumentov zahrnutých v USD.

Jednotná forma dokumentu (UFD) je súbor podrobností ustanovených v súlade s úlohami riešenými v tejto oblasti činnosti a umiestnených v určitom poradí na nosiči informácií.

Podrobnosti dokumentu sú povinným prvkom dizajnu úradný dokument ako podpis, pečiatka, text atď.

Súbor podrobností úradného písomného dokumentu, usporiadaný v určitom poradí, sa nazýva formulár dokumentu.

Každý typ dokumentu (objednávka, úkon, list atď.) má svoj vlastný súbor podrobností. Zjednotenie dokumentov v každom systéme sa však uskutočnilo tak, že sa skonštruovala vzorová forma dokumentov pre konkrétny dokumentačný systém a na jeho základe sa stanovila optimálna skladba detailov pre daný dokumentačný systém, určité typy dokumenty, konkrétny dokument a pod. Vzor dokumentu je „model konštrukcie dokumentu, ktorý stanovuje rozsah, formáty, veľkosti polí, požiadavky na konštrukciu štrukturálnej siete a základné detaily“.

V každom jednotnom systéme je teda vzorový formulár, na základe ktorého sa vypracúvajú jednotné formy dokumentov, jednotné požiadavky na dizajn detailov dokumentu. V USD by mali byť vyvinuté aj jednotné formy dokumentov používaných v tomto systéme.

Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie (USORD) je dokumentačný systém používaný v každej organizácii, inštitúcii, podniku.

Použitie USORD upravuje GOST R 6.30-97 " Jednotné systémy dokumentáciu. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie ".

GOST sa vzťahuje na organizačné a administratívne dokumenty stanovené USORD (ďalej len dokumenty), - vyhlášky, príkazy, príkazy, rozhodnutia, protokoly, akty, listy, ktoré zaznamenávajú rozhodnutia o administratívnych a organizačných otázkach, ako aj otázky riadenia, interakcie , podpora a regulácia činností :

federálne orgány štátnej moci zakladajúce celky Ruskej federácie vrátane zakladajúcich celkov Ruskej federácie, ktoré spolu s ruským jazykom ako štátnym jazykom majú orgány miestna vláda;

podniky, organizácie a ich združenia bez ohľadu na organizačnú a právnu formu druhu činnosti.

Táto medzinárodná norma špecifikuje:

zloženie náležitostí;

požiadavky na registráciu údajov;

požiadavky na formuláre a papierovanie;

požiadavky na výrobu, účtovanie, používanie a uchovávanie tlačív s reprodukciou štátneho znaku Ruskej federácie, znakov zakladajúcich subjektov Ruskej federácie (MV Kirsanova, 2001; LA Rumanina, 2002; NM Berezina, 2007) .

V zahraničí sa aktívne pracuje na unifikácii a štandardizácii.

Štandardizáciu dokumentov už dlhú dobu vykonávajú národné normalizačné organizácie mnohých krajín, rôzne medzinárodné organizácie, Národné normy pre dokumenty existujú v Nemecku, Belgicku, Veľkej Británii, Nórsku, Švédsku, Fínsku, Bulharsku a ďalších krajinách.

Na prácach na zjednocovaní dokumentov, najmä zahraničných, sa podieľa viac ako desať medzinárodných organizácií vrátane Výboru pre rozvoj zahraničného obchodu Európskej hospodárskej komisie (EHS), Medzinárodnej organizácie pre normalizáciu (NBÚ) a ďalších. Úloha a dôležitosť zjednocovania a štandardizácie dokumentov vzrástla najmä v súvislosti s využívaním v manažmente počítačová technológia... dirigovanie

Stanovenie noriem štátom v rôznych sférach činnosti je nevyhnutný, a teda nevyhnutný proces.

Spoločnosť, ktorá má potrebné, dostatočné, moderné: druhy dokumentov, prostriedky ich tvorby, spracovania a uchovávania, má lepšie možnosti rozvoja vďaka šetreniu všetkých druhov zdrojov a rozvinutejšiemu komunikačnému systému.

Stanovenie noriem v súlade s dekrétom prezidenta Ruskej federácie „Otázky systému a štruktúry federálnych orgánov výkonná moc“V znení neskorších predpisov z 30.05.2008 N 863, uznesením vlády Ruskej federácie zo dňa 17.6.2004 N 294 „O Federálnej agentúre pre technickú reguláciu a metrológiu“ (v znení účinnom zo dňa 27.10.2004, 5.9.2006), zverené Federálnej agentúre pre technickú reguláciu a metrológiu.

Požiadavky na doklady upravuje: Ústava Ruskej federácie; Občiansky zákonník Ruskej federácie; Zákon Ruskej federácie z 27. decembra 2002 N 184-FZ „Na technický predpis“; Federálny ústavný zákon z 25. decembra 2000 č. 2-FKZ „O štátnom znaku Ruskej federácie“; Heraldické znaky - emblémy federálne štruktúry(Ozbrojených síl Ruskej federácie, federálnych poštových organizácií, EMERCOM Ruska, Ministerstva vnútra Ruska atď.) sú schválené dekrétmi prezidenta krajiny; Používanie ochranných známok pri príprave dokumentácie je určený zákonom „o ochranných známkach, servisných značkách a označeniach pôvodu tovaru“ (z 23. septembra 1992 č. 3520-1);

Najucelenejší dokument v celom odvetví, ktorý riadi prácu s dokumentmi, je Typický návod o kancelárskej práci vo federálnych výkonných orgánoch z 8. novembra 2005 N 536

Štandardná inštrukcia stanovuje všeobecné požiadavky na fungovanie služieb riadiacej dokumentácie, dokumentovanie riadiacich činností a organizovanie práce s dokumentmi vo federálnych výkonných orgánoch. Ustanovenia Vzorového pokynu sa vzťahujú na organizáciu práce s dokumentmi bez ohľadu na druh média, vrátane ich prípravy, evidencie, účtovania a kontroly vyhotovenia, vykonávanej pomocou automatizovaných (počítačových) technológií.

1. Nevyhnutné pojmy a forma dokumentu

Náležitosti (z lat „nevyhnutné“) v právnom zmysle sú údaje, ktoré musia byť obsiahnuté v akte alebo inom dokumente, aby boli uznané za platné.

zloženie podrobností dokumentov; požiadavky na registráciu detailov dokumentov; požiadavky na formuláre dokumentov vrátane formulárov dokumentov s reprodukciou štátneho znaku Ruskej federácie upravuje GOST R 6.30-2003 prijatý a uzákonený uznesením Gosstandartu Ruska z 3. marca 2003 N 65-st.

GOST R 6.30-2003 stanovuje 30 typov podrobností používaných v dokumentoch.

Používajú sa napríklad tieto podrobnosti dokumentu: 03-logo organizácie alebo ochranná známka; 05-hlavná evidenčné číslo(OGRN) právnická osoba 06-identifikačné číslo daňovníka; 08-názov organizácie; 10-názov druhu dokumentu; 11-dátum dokumentu; 12-evidenčné číslo dokumentu; 14-miesto vyhotovenia alebo zverejnenia dokumentu; 15 -adresát;20-text dokumentu;22-podpis. Usporiadanie podrobností dokumentu je uvedené v prílohe A k GOST R 6.30-2003.

Použitie konkrétnych podrobností závisí od typu dokumentu v súlade s GOST R 6.30-2003.

Ak ide o všeobecný formulár, použijú sa náležitosti: 01; 02 alebo 03; 08; 11; 14.

Hlavičkový papier používa tieto podrobnosti: 01; 02 alebo 03; 04; 05; 06; 08; 09; 11; 12; 13; 14; 15; 17; 18, 19, 20.

Formulár konkrétneho druhu dokladu obsahuje údaje: 01; 02 alebo 03; 08; 10; 14; 11; 12; 13, 18, 19.

Podrobnosti: 08; 09; 14 sú vytlačené v štátnom jazyku Ruskej federácie a štátnom jazyku subjektu Ruskej federácie.

Bola stanovená zodpovednosť za použitie podrobností v rozpore so zákonom.

Článok 11 zákona „o štátnom znaku Ruskej federácie“ stanovuje zodpovednosť za znesvätenie znaku Ruskej federácie. V čl. 329 Trestného zákona Ruskej federácie stanovuje znesvätenie erbu väzenie až na jeden rok.

Za zneužitie názvu geografického objektu, administratívna zodpovednosť vo forme pokuty od dvoch do troch tisíc rubľov.

2. Vzor tlačiva, jeho úlohy pri zjednocovaní požiadaviek na náležitosti dokumentu a ich umiestnenie

Layout Key – model formulára dokumentu používaný na označenie miest vyhradených pre určité položky v dokumentoch systému dokumentácie (ECE; ISO PMS 6422).

Požiadavky: Formát pre Layout Key je medzinárodný formát ISO A4 (210 × 297 mm, 8 1/3 × 11 2/3 palca), ale je možné použiť aj formát ISO A5 (210 × 148 mm) pre niektoré poštové formuláre a tiež ekvivalentné formáty špecifikované v ISO 2784-1974 pre polotovary z nekonečných pások. V niektorých krajinách, najmä v Severnej Amerike, sa bežne používa formát 216?. 280 mm (8 1/2 x 11 palcov). V tomto prípade možno dosiahnuť zhodu zachovaním rovnakého horného a ľavého okraja, takže rozloženie dokumentu zostane v rovnakej polohe vzhľadom na horný a ľavý okraj papiera; rozmery obrazovej plochy spoločné pre oba formáty sú 183? 262 mm.

Medzery - riadkovanie a medzery medzi znakmi na tlačidle rozloženia (1/6 "alebo 4,24 mm a 1/10", alebo 2,54 mm, v tomto poradí) zodpovedajú riadkovaniu a medzier medzi znakmi používanými vo väčšine používaných na vyplnenie formulárov strojov, ako sú písacie stroje, vysokorýchlostné počítačové tlačiarne a iné zariadenia na automatickú tlač znakov, ako aj v zariadeniach na optické rozpoznávanie znakov.

Okraje a konštrukčné zásady boli ponechané: horný okraj (na uchytenie) - 10 mm a ľavý okraj (na nalievanie) - 20 mi. Návrh je založený na medzinárodnej norme ISO 3535-1975 „Layout sheet and structure grid“ s použitím štandardných šírok stĺpcov zodpovedajúcich schopnostiam automatického tabelovania.

Všeobecné ustanovenia- Vo všeobecnosti je rozloženie kľúča rozloženia založené na princípe „štvorcov“ (základný obdĺžnik). Pri používaní obálok s okienkom je umiestnenie adries príjemcov zabezpečené v oblasti prijateľnej pre poštové úrady. Usporiadanie ostatných údajových prvkov zahrnutých v kľúči rozloženia zohľadňuje technické, právne, obchodné, administratívne a praktické úvahy predložené rôznymi zainteresovanými stranami, s ktorými sa konzultovalo. Pole „Free Use Box“ v spodnej časti formulára je navrhnuté tak, aby vyhovovalo špecifickejším potrebám v jednotlivých konkrétnych prípadoch.

Pri vytváraní formulárov na základe kľúča rozloženia faktúry platia nasledujúce zásady:

Prvky údajov špecifikované v kľúči usporiadania faktúry musia byť umiestnené na príslušnom mieste vo formulári faktúry, ktorý sa má vytvoriť.

Dátové prvky, ktoré nie sú uvedené v kľúči rozloženia faktúry, musia byť umiestnené v poli „bezplatné použitie“.

Dátové prvky špecifikované v kľúči rozloženia faktúry, ktoré sa však nevyžadujú vo vygenerovanom formulári faktúry, je možné vynechať a príslušný priestor použiť na iné účely rovnakým spôsobom ako „pole bezplatného použitia“.

Národné základné dokumenty môžu ustanoviť možnosť iného využitia priestoru, ktorý sa nevyužíva na účel stanovený v jednotnom účte. Tento priestor možno použiť aj na informácie zadané po vyhotovení pôvodného dokumentu (ak napríklad nie je potrebný nadpis „kupujúci“, príslušný priestor možno použiť na iné adresy alebo na akýkoľvek iný účel).

Identifikátory dátových polí kľúča usporiadania faktúry označujú iba povahu informácií, ktoré majú obsahovať. Dátové polia môžu byť ďalej členené, berúc do úvahy určité postupy pri vývoji rôznych medzinárodné nástroje... Môžete napríklad nechať miesto pre predajcu v spodnej časti poľa predajcu; pole prepravy je možné rozdeliť tak, aby zahŕňalo rôzne prvky, s uvedením trasy, druhov a použitých dopravných prostriedkov a pod. Dĺžku zóny „popis tovaru“ je možné podľa potreby upraviť zdvihnutím alebo znížením bodkovanej čiary tak, aby zodpovedala veľkosti zóny priemerným potrebám.

Zákonodarca stanovil správnu zodpovednosť za porušenie pravidiel výroby, používania, ničenia formulárov obsahujúcich vyobrazenie erbu Ruskej federácie vo forme pokuty až do výšky tisíc rubľov, článok 19.10 správneho poriadku Ruskej federácie.

3. Problematika dokumentácie, tvorby a vyhotovenia dokumentov v legislatívnych a regulačných aktoch

V súčasnosti v Ruskej federácii existuje regulačný a metodický rámec pre dokumentárnu podporu riadenia, ktorý pozostáva z: zákonov; štátne normy; regulačné právne akty; metodických dokumentov; upravujúca technológiu tvorby, spracovania, uchovávania a používania dokumentov pri bežnej činnosti organizácie, ako aj činnosti úradu práce: jeho štruktúra, funkcie, personálne obsadenie, technická podpora a niektoré ďalšie aspekty.

Normatívne akty zahrnuté do systému dokumentačnej podpory manažmentom možno klasifikovať podľa subjektov, ktoré ich akceptujú:

1) vydané právne akty vyššie orgányštátna moc a správa;

2) právne akty vydávané federálnymi výkonnými orgánmi: ministerstvá, výbory, rezorty celoodvetvového aj rezortného charakteru;

3) právne akty vydané zákonodarnými a výkonnými orgánmi zakladajúcich subjektov Ruskej federácie a ich územných celkov, ktoré upravujú otázky kancelárskej práce;

4) právne akty normatívneho a poučného charakteru, ako aj metodické dokumenty o dokumentačnej podpore riadenia, ktoré zverejňuje vedenie podnikov a organizácií.

Regulačné akty Ruskej federácie a zakladajúcich subjektov Ruskej federácie schválili základné pravidlá pre dokumentovanie informácií, požiadavky na určité typy dokumentácie a mnohé formy riadiacich dokumentov. Dokumenty používané v špecifických situáciách manažmentu sa vytvárajú podľa schválených vzorov – štandardných a vzorových formulárov alebo, ak takéto formuláre nie sú akceptované, na základe pravidiel pre prípravu dokumentov. Požiadavky na papierovanie môžu byť univerzálne alebo sa môžu vzťahovať len na určité typy dokumentov, ich formy, formuláre, detaily.

Všeobecné požiadavky k zloženiu dokumentácie a jej vyhotoveniu obsahuje Ústavu Ruskej federácie, zákony Ruskej federácie, ktoré ustanovujú postup pre činnosť štátnych a miestnych orgánov, obchodných a nekomerčných organizácií (federálny zákon z 27. júla 2006 N 149-FZ "O informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií", federálny ústavný zákon" o vláde Ruskej federácie ", federálny zákon" dňa všeobecné zásady organizácie zákonodarné (reprezentatívne) a výkonné orgányštátna moc zakladajúcich subjektov Ruskej federácie ", federálny zákon" o všeobecných zásadách organizácie miestnej samosprávy v Ruskej federácii ", občiansky zákonník Ruskej federácie, federálne zákony:" dňa akciové spoločnosti"," O spoločnostiach s ručením obmedzeným "," O neziskové organizácie"a atď.).

Legislatíva obsahuje normy, ktoré určujú pravidlá registrácie rôzne skupiny Dokumenty. Takže základné pravidlá uzavretia, zmeny a ukončenia občianske zmluvy, ako aj ich dizajn sú stanovené v Občianskom zákonníku Ruskej federácie. Vykonávanie viacerých dokumentov o zamestnancoch upravuje vyhláška Štátneho výboru pre štatistiku Ruska z 5. januára 2005 č. 1, ktorá schválila jednotné formy primárnej účtovnej dokumentácie pre účtovníctvo a odmeňovanie práce.

Požiadavky na dizajn jednotlivých detailov dokumentov sú zakotvené v regulačných predpisoch rôznych úrovní. Federálna legislatíva teda obsahuje pravidlá používania oficiálnych symbolov pri výrobe polotovarov dokumentov. Štátny znak Ruskej federácie je vyobrazený na dokumentoch v súlade s federálnym ústavným zákonom z 25. decembra 2000 č. 2-FKZ „O štátnom znaku Ruskej federácie“; používanie opečiatkovaných tlačív upravuje vládne nariadenie č. 1268 z 27. decembra 1995. Heraldické znaky - znaky federálnych štruktúr (Ozbrojené sily Ruskej federácie, federálne poštové organizácie, EMERCOM Ruska, Ministerstvo vnútra Ruska , atď.) sú schválené dekrétmi prezidenta krajiny a používajú sa v papierovaní. Používanie ochranných známok pri príprave dokumentácie určuje zákon „O ochranných známkach, servisných značkách a označeniach pôvodu tovaru“ (z 23. septembra 1992, č. 3520-1). Legislatíva zakladajúcich subjektov Ruskej federácie obsahuje aj pravidlá zobrazovania ich symbolov na hlavičkových papieroch a pečatiach.

Legislatíva obsahuje pravidlá upravujúce používanie jazyka v kancelárskej práci. Hlavným normatívnym aktom v tejto oblasti je zákon Ruskej federácie z 25. októbra 1991 č. 1807-1 „O jazykoch národov Ruskej federácie“ (v znení novely z 24. júla 1998).

Jazykom, v ktorom prebieha tvorba návrhov zákonov vo federálnych orgánoch štátnej moci, je ruština, odsek 3 čl. 11. Úradným jazykom úradnej práce je ruština a v prípade potreby jazyk poddaného, ​​ako aj podľa potreby jazyk ľudu kompaktne žijúceho na území poddaného, ​​čl.

Jeho ustanovenia sú špecifikované v iných zákonoch vo vzťahu k výkonu kancelárskych prác v oblastiach ako spoje, doprava, súdne konania, notári a iné.

Normatívne akty stanovujú požiadavky na písanie určitých názvov, napr.: zemepisných názvov (federálny zákon č. 152-ФЗ z 18. decembra 1997 „O názvoch zemepisných objektov“); názvy „Rusko“, „Ruská federácia“ v názvoch organizácií (vyhláška vlády Ruskej federácie zo 7. decembra 1996 č. 1463); názvy spoločností (Občiansky zákonník Ruskej federácie a federálne zákony upravujúce činnosť organizácií rôznych organizačných a právnych foriem) atď.

Rozšírenie využívania výpočtovej techniky v manažmente vedie k zvýšeniu významu tej ktorej časti regulačný rámec kancelárska práca, ktorá súvisí s legislatívou o informatizácii, využívaní automat informačné systémy a telekomunikácií. Automatizácia kancelárskych prác sa vykonáva v súlade so zákonmi „O informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií, zo dňa 27.07.2006 N 149-FZ,“ Dňa právnu ochranu programy pre elektroniku počítacie stroje a databáz "z 23. septembra 1992 č. 3523-1. Nové možnosti využívania elektronických dokumentov otvára federálny zákon z 10. januára 2002 č. 1-FZ" O elektronickom digitálny podpis“ Definuje zákonné podmienky používanie elektronického digitálneho podpisu pri výmenných procesoch elektronické dokumenty, podľa ktorých sa elektronický digitálny podpis uznáva ako právne ekvivalentný vlastnoručnému podpisu osoby.

Otázky dokumentácie sa odrážajú v regulačných predpisoch v oblasti poštových komunikácií a telekomunikácií. Právny základ pre činnosti v oblasti komunikácií stanovuje federálny zákon č. 15-FZ zo 16. februára 1995 „o komunikáciách“. Požiadavky na listovú poštu a správy prenášané prostredníctvom poštových a telekomunikačných sietí sú stanovené v súlade s rozhodnutiami Svetovej poštovej únie a Medzinárodnej telekomunikačnej únie.

Dôležitú súčasť regulačného rámca pre prípravu a vyhotovenie dokumentácie tvoria regulačné právne akty medzirezortného a rezortného charakteru vydávané federálnymi výkonnými orgánmi.

Hlavným dokumentom upravujúcim dokumentovanie, vypracúvanie, vykonávanie legislatívnych a normatívnych aktov je Štandardný pokyn pre prácu úradu vo federálnych výkonných orgánoch z 8. novembra 2005 N 536

Pokyn ustanovuje pre zavádzané vyhlášky, uznesenia, nariadenia federálnych orgánov rôznych úrovní požiadavky na: náležitosti a ich umiestnenie; veľkosť písma; riadkovanie; číslovanie strán; veľkosť polí; náležitosti žiadostí, požiadavka na vystavenie dokladov spravidla na tlačive.

Obsahuje dôležitú požiadavku zahrnúť text novelizovaných normatívnych aktov do pripravovaného návrhu.

Federálne výkonné orgány podriadené prezidentovi Ruskej federácie a vláde Ruskej federácie sa riadia aj Pravidlami pre prípravu regulačných právnych aktov federálnych výkonných orgánov a ich štátna registrácia, schválený nariadením vlády Ruskej federácie z 13.08.1997 N 1009 (Zbierka právnych predpisov Ruskej federácie, 1997, N 33,

Pri príprave organizačných a administratívnych dokumentov federálne orgány výkonné orgány sa riadia GOST R 6.30-2003 "Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie"

4. Zjednotenie dokumentov. Vnútrodruhové zjednotenie

Unifikácia v širšom teoretickom zmysle sa zvyčajne chápe ako optimálne zníženie počtu prvkov v objektoch, ktoré tvoria akýkoľvek komplex alebo systém.

Hlavným cieľom zjednotenia riadiacej dokumentácie je vytvorenie systému dokumentov, ktoré môžu priniesť ekonomický efekt. Používanie jednotných dokumentov má zároveň prispieť k rastu tvorivých prvkov v manažérskej práci a zveľaďovaniu jej kultúry.

Zjednotenie dokumentov sa vykonáva s cieľom znížiť počet používaných dokumentov, typizovať ich formy, zlepšiť kvalitu, znížiť pracnosť ich spracovania, dosiahnuť informačnú kompatibilitu rôznych dokumentačných systémov pre rovnaké a súvisiace riadiace funkcie a zefektívniť využitie výpočtovej techniky.

Zjednotenie dokumentov je výber racionálnych štruktúr na ich konštrukciu, zjednotenie dokumentov na základe stanovenia racionálneho počtu ich foriem a typizácie ich konštrukcie. Týka sa to nielen riadiacich dokumentov, ale aj nových systémov. Zjednotili sa napríklad cestovné, letenky a železničné lístky. Hlavné princípy zjednotenia dokumentov sú: - zjednotenie od všeobecného k špecifickému. Spočíva v zostrojení vzorovej podoby dokumentov pre konkrétny dokumentačný systém a na jeho základe sa stanoví skladba náležitostí pre daný dokumentačný systém, určité druhy dokumentov, konkrétny dokument a pod., - jednotnosť foriem dokumentov a pravidlá pre ich výstavbu, prípravu, realizáciu. Zabezpečuje ho maximálna typizácia a šablónovitosť dokumentov, zjednotenie umiestnenia údajov v oblasti dokumentu, rozvoj technológií a skratiek, - komplexnosť zjednotenia.

Texty je možné zjednotiť 3 spôsobmi: šablónou, dotazníkom a tabuľkou. Šablóna je spôsob, ako zachytiť trvalé informácie vo forme prepojeného textu s medzerami pre premenlivé informácie. Množstvo objednávok a výpisov sa vytvára vo forme šablóny. Dotazník je spôsob prezentácie jednotného textu, v ktorom sú konštantné informácie umiestnené na ľavej strane listu a premenná je zapísaná do dokumentu v procese zostavovania na pravej strane listu. V jednotnom systéme dokumentácie pre organizačné a administratívne dokumenty sa dotazníkovou metódou modelujú príkazy na prijatie, preloženie, prepustenie; personálne správy a vysvetľujúce poznámky... Výhody dotazníkov: zjednodušuje prípravu dokumentu, uľahčuje prácu na stroji; sú vytvorené predpoklady na kopírovanie informácií. Tabuľka je prerušený text umiestnený podľa určitého princípu: konštantné informácie sú umiestnené v hlavičkách grafu a bočného panela a premenná je umiestnená na priesečníku zodpovedajúcich stĺpcov a čiar. Má veľkú informačnú kapacitu, umožňuje prísne klasifikovať, kódovať informácie a jednoducho sumarizovať údaje. Je to však náročnejšie na písanie. V tabuľkovej forme v DDD pre ORD sú uvedené: personálne obsadenie, plán dovoleniek, personálne príkazy... Efekt zjednotenia a štandardizácie riadiacich dokumentov je nepriamy (zlepšenie kvality riadenia, zefektívnenie využívania kancelárskej techniky, zrýchlenie obrátky finančných zdrojov) a priamy (zníženie mzdových nákladov (a následne aj nákladov na mzdy) pri práci s dokumentmi spotreba materiálu na ich výrobu, špecifické kapitálové investície na vybavenie kancelárie, náklady na odpisy a opravy kancelárskej techniky).

5. Rozvoj zjednocovania a štandardizácie dokumentov

Facilitačná pracovná skupina Medzinárodný obchod uznávajúc potrebu harmonizácie obchodných účtov, zahrnula do svojho pracovného programu prípravu jednotného účtu pre medzinárodný obchod. Pôvodne bolo zamýšľané vypracovať jeden dokument, ktorý by sa dal použiť na všetky komerčné a administratívne účely – návrh, ktorý bol preštudovaný Pracovná skupina GATT „Netarifné opatrenia (dovozná dokumentácia)“ ustanovené počas tokijského kola rokovaní o tarifách. Po konzultácii s touto pracovnou skupinou sa dospelo k záveru, že nebolo možné uspokojivo spojiť celý súbor obchodných a administratívnych požiadaviek do jedného dokumentu. Preto sa rozhodlo, že pracovná skupina EHK pripraví obchodnú faktúru, ktorá, ak je to možné, zohľadní tieto administratívne požiadavky, na uspokojenie ktorých by bolo možné použiť informácie obsiahnuté vo faktúre. V súvislosti s úlohou definovať colné požiadavky na odbavenie a vypracovanie dovozu štandardná vzorka pre Colnú deklaráciu (pri dovoze) bolo poznamenané, že Rada pre colnú spoluprácu sa touto otázkou zaoberala najmä v súvislosti s prijatím dodatku B.1 „Colné odbavenie pre domácu spotrebu“ k Colnému dohovoru o zjednodušení a Harmonizácia colných postupov (Kjóto, 1973).

Pri príprave odporúčaného kľúča štandardizovaného usporiadania faktúr sa zohľadnili výsledky dosiahnuté v mnohých odvetviach prostredníctvom použitia štandardizovanej obchodnej faktúry, ako aj možnosť využitia tohto druhu faktúry, ktoré nahradia alebo doplnia niektoré administratívne dokumenty požadované vládnymi agentúrami. Zohľadnil sa pokrok v používaní techník automatického spracovania a prenosu údajov, ako aj mnohé prípady, keď boli dokumenty zosúladené s kľúčom OSN pre usporiadanie (UNLC), či už priamo alebo prostredníctvom harmonizovaných národných sérií dokumentov alebo noriem. Skutočnosť, že kľúč Organizácie Spojených národov už prijalo veľké množstvo krajín a organizácií, ospravedlňuje vývoj usporiadania faktúr založeného na tomto kľúči. Uznalo sa, že vzor faktúry by mal byť veľmi flexibilný pri uplatňovaní vzhľadom na mimoriadne rôznorodé potreby obchodnej a administratívnej komunity, no zároveň je potrebné harmonizovať obsah a usporiadanie takýchto základných prvkov informácie, ktoré sú vždy povinné pre transakcie.v medzinárodnom obchode. Formálne odporúčanie reprodukované v tomto dokumente bolo pôvodne prijaté v roku 1975; toto druhé vydanie bolo prijaté v roku 1983 s určitými úpravami súvisiacej terminológie a informácií v kontexte jednotného kľúča rozloženia faktúr.

Všimnite si, že rôzne obchodné dokumenty súvisiace s účtom a používané v predbežných obchodných postupoch predávajúceho (napr. ponuka, potvrdenie objednávky, oznámenie o odoslaní atď.) sú z hľadiska obsahu údajov podobné ako samotná faktúra, pracovná skupina EHK vyjadrila názor, že podrobné pokyny na vypracovanie týchto derivátové dokumenty by mohli byť zahrnuté do odporúčania pre kľúč usporiadania faktúry. Pri hlbšom skúmaní štruktúry systému harmonizovaných obchodných nástrojov Organizácie Spojených národov sa však v súčasnosti považovalo za vhodnejšie vydať kľúč Organizácie Spojených národov, súčasné druhé vydanie Odporúčania o kľúči jednotného usporiadania faktúr a usmernenia. na použitie kľúča OSN pre usporiadanie ako troch samostatných publikácií. Konečným cieľom je zahrnúť tieto tri publikácie do komplexnej referenčnej príručky.

Pokiaľ ide o zostavovanie obchodných faktúr pomocou metódy jedného zaúčtovania alebo iných automatizovaných prostriedkov, je potrebné pripomenúť, že v máji 1979 Rada pre colnú spoluprácu prijala odporúčanie, aby colné správy „akceptovali obchodné faktúry zostavené akýmikoľvek prostriedkami, ako napr. vstup, kde sa vyžaduje predloženie obchodnej faktúry v súvislosti s preclením tovaru „a“ upustiť od požiadavky podpisu na colné účely na obchodných faktúrach predložených na podporu colného vyhlásenia “. Okrem toho Odporúčanie č. 18, prijaté Pracovnou skupinou pre uľahčenie medzinárodných obchodných postupov v roku 1981, zahŕňa uľahčujúce opatrenie 4.1, ktoré sa týka dovozcov a odporúča, aby „informovali svoje banky, aby neodmietli akceptovať účty s jedným vstupom“ ...

6. Moderné štátne normy na dokladoch. Zvláštnosti organizačné a administratívne Dokumenty

Pravidlá pre vypracovanie dokumentov sú zakotvené v normách a iných normalizačných dokumentoch. Zavedenie GOST R 6.30-2003 "Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na registráciu" sa zhodovalo so začiatkom novej etapy vývoja.

Federálny zákon z 27. decembra 2002 č. 184-FZ „O technickom predpise“. Ustanovenia GOST R 6.30-2003 je potrebné brať do úvahy na základe toho, že boli vyvinuté a prijaté na základe zákona Ruskej federácie z 10. júna 1993 č. 5154-1 "O normalizácii", zrušeného od 1. 2003 a funguje v nových podmienkach.prístupy k štandardizácii.

V súlade s federálnym zákonom "o technickom predpise" hlavné zdroje povinné požiadavky na výrobky a procesy z ocele technické predpisy... Normalizáciou sa v zákone rozumie činnosť zameraná na stanovenie pravidiel a charakteristík za účelom ich dobrovoľného opakovaného použitia, smerujúca k dosiahnutiu poriadku v oblasti výroby a obehu. Jedným z cieľov štandardizácie je dosiahnutie technickej a informačnej kompatibility. S adopciou Federálny zákon„O technickom predpise“ sa zmenil samotný výklad pojmu „norma“. Ak sa predtým norma chápala ako normatívny dokument (GOST R 1.12-99), teraz je v zákone zakotvený princíp dobrovoľného uplatňovania noriem.

Regulačné dokumenty o normalizácii stanovujú požiadavky na konštrukciu, prezentáciu a dizajn odlišné typy dokumentácia, zjednocovanie dokumentov a používanie jednotných systémov dokumentácie; tvorba a používanie klasifikátorov technických, ekonomických a sociálne informácie; automatizácia informačných procesov v oblasti riadenia, technické prostriedky spracovávanie informácií; terminológia používaná v oblasti práce s dokumentmi.

Dôležité prostriedky informačnú podporu sú klasifikátory technických, ekonomických a sociálnych informácií, ako aj jednotné formy dokumentov. Metodické a organizačný rámec vykonávanie prác na klasifikácii a kódovaní informácií, zjednotenie dokumentácie sú ustanovené v štandardoch Jednotného systému klasifikácie a kódovania technických, ekonomických a sociálnych informácií (ESKK) a jednotných systémoch dokumentácie (USD). ESKK je systém, ktorý zahŕňa: celoruské klasifikátory technických, ekonomických a sociálnych informácií, ako aj regulačné a metodické dokumenty upravujúce vývoj, údržbu a používanie celoruských klasifikátorov.

Postup pre vývoj, prijatie, implementáciu, údržbu a aplikáciu celoruských klasifikátorov v sociálno-ekonomickej oblasti stanovuje vláda Ruskej federácie.

USD pozostáva zo sady prepojených jednotné formy dokumenty poskytujúce zdokumentovanú prezentáciu údajov v určitých formách ekonomická aktivita; prostriedky ich údržby; normatívne a metodické dokumenty na ich tvorbu, údržbu a aplikáciu. Požiadavky na USD sú stanovené v štandardoch série „Unified Documentation Systems“. Štátne normy upravujú terminológiu v oblasti kancelárskych prác a archivácie (GOST R 51141-98), stanovujú požiadavky na formáty spotrebiteľského papiera (GOST 9327-60). Požiadavky na úradné pečate sú stanovené v GOST R 51511-2001. Súbor noriem „Informačné technológie“ upravuje mnohé otázky vytvárania automatizovaných informačných systémov (GOST 34.201-89; GOST 34.602-89; GOST 34.003-90 atď.), Bezpečnosť informácií a používanie elektronického digitálneho podpisu (GOST R 34.10- 2001, GOST R 34.11-94 atď.).

Základom pre systematizáciu jednotných foriem dokumentov v informačných systémoch je Všeruský klasifikátor manažérskej dokumentácie (OKUD), prijatý a uzákonený rezolúciou Gosstandartu Ruska z 30. januára 1993 č. 299. Novo vyvinutý jednotný formy dokumentov podliehajú evidencii zaradením do OKUD. Sekcie OKUD sú udržiavané s rôznou účinnosťou a úplnosťou. Formy dokumentov uvedené v OKUD sú uvedené v albumoch jednotných foriem dokumentov.

Príprava predpisov upravujúcich vyhotovenie dokumentov v organizácii sa vykonáva v súlade s platná legislatíva, na základe štandardných a vzorových pokynov, pravidiel, jednotných formulárov a iných regulačných a metodologický vývoj, berúc do úvahy osobitosti existujúcej organizácie systému kancelárskej práce. Postup prípravy a vykonávania riadiacej dokumentácie v organizácii môže byť stanovený v takých normatívnych aktoch, ako sú: „Pokyny pre kancelársku prácu“, „Predpisy“, „Pravidlá pre zostavovanie dokumentov“, „Tabuľka jednotných foriem dokumentov“, "Album formulárov", "Album zjednotených formulárov dokumentov". V závislosti od zloženia a obsahu týchto normatívnych aktov a rozdelenia ustanovení o kancelárskej práci medzi nimi môže organizácia prijať celý komplex uvedených normatívnych aktov alebo niektoré z nich. Počet, názvy a postupnosť sekcií, mieru podrobnosti, charakter príkladov, skladbu aplikácií určujú ich vývojári.

Záver

Všetky skontrolované predpisov cieľom je vytvoriť jednotný systém pomocou automatizované systémy spracovanie dokumentov od okamihu ich vytvorenia až po ich uloženie do archívu na uloženie. S cieľom ušetriť všetky druhy zdrojov a zlepšiť interakciu medzi subjektmi aplikujúcimi dokumenty. A tiež na ochranu svojich obchodných záujmov v prípade ochranných známok, geografických názvov a iných otázok súvisiacich s používaním informácií.

Výsledkom dlhoročného úsilia o zlepšenie dokumentácie bolo zjednotených viac ako 35 000 foriem plánovacích, účtovných, finančných a iných dokumentov, zhrnutých v r. Celoruský klasifikátor manažérskej dokumentácie(OKUD).

Každý z dokumentov dostal kódové označenie určené príslušnosťou k jednému z jednotných dokumentačných systémov a umiestnením dokumentu v tomto systéme. Toto kódové označenie potvrdzuje jeho právo na existenciu a zhodu so štandardným modelom schváleným na povinné používanie.

Kódy formulárov podľa OKUD sú umiestnené v hornej časti dokumentu, presné jedno miesto pre všetky formuláre však nebolo určené: keďže v liste sa kód formulára tradične uvádza za údajmi o adrese nad indexom.

Jednotné systémy manažérskej dokumentácie sa vyvíjajú na základe:

Ø jednotnosť konštrukcie formulárov dokladov; regulácia obsahu dokumentov zahrnutých v každom systéme; vylúčenie duplicitných údajov z dokumentov, ako aj údajov v nich tradične zahrnutých, ktoré sa však nepoužívajú pri riešení konkrétnych problémov, s cieľom zadať informácie raz v procese riešenia problému riadenia;

Ø jednotnosť použitej terminológie a legenda za účelom porovnateľnosti ukazovateľov pri prechode z jednej úrovne riadenia na druhú az jedného systému do druhého na základe zjednotenia algoritmov tvorby ukazovateľov a dokumentov;

Ø stanovenie súboru detailov a ukazovateľov pre každý typ dokumentov a vytvorenie jednotných modelov na zostavenie súboru ich typov vhodných na strojové spracovanie aj na ich vnímanie človekom;

Ø založenie jednotné pravidlá príprava a vyhotovenie detailov dokumentov spoločných pre všetky dokumentačné systémy a špecifikovaných v prípadoch špecifických vlastností.

Jednotné systémy dokumentácie(AMERICKÝ DOLÁR) - súbor foriem dokumentov vytvorených podľa jednotných pravidiel a požiadaviek, fungujúcich v určitom odbore činnosti(manažment, financie atď.). USD znížiť objem dokumentov a znížiť náklady na vypracovanie a spracovanie dokumentov

ü jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie (USORD);

ü jednotný systém primárnej účtovnej dokumentácie (USPUD);

ü Jednotný systém bankovej dokumentácie (USBD);

ü jednotný systém finančnej, účtovnej a výkazníckej účtovnej dokumentácie rozpočtových inštitúcií a organizácií (USFUOBD);

ü jednotný systém výkazníctva a štatistickej dokumentácie (USOSD);

ü jednotný systém účtovníctva a výkazníctva účtovná dokumentácia podnikov (USUOBD);

ü jednotný systém pracovnej dokumentácie (TPDT);

ü jednotný systém dokumentácie Penzijného fondu Ruskej federácie (USDPF RF)

ü jednotný systém dokumentácie zahraničného obchodu (USVD)

Jednotný dokumentačný systém(AMERICKÝ DOLÁR) - ide o systém dokumentácie, vytvorený podľa jednotných pravidiel a požiadaviek, obsahujúci informácie potrebné pre riadenie v určitom odbore činnosti... Rozvoj jednotných dokumentačných systémov je spojený s automatizáciou procesov riadenia, postupov tvorby, spracovania, prenosu dokumentov. Jednotný dokumentačný systém zahŕňa jeden alebo dva štátne normy, na základe ktorých sa vypracúvajú jednotné formy dokumentov, ako aj inštruktážne a metodické materiály na ich implementáciu a aplikáciu.

Výsledkom práce na zjednotení dokumentov môže byť:

Ø celoruské jednotné formy;

Ø sektorové jednotné formy;

Ø jednotné formy podnikových dokumentov.

V súčasnosti sú v Rusku v súlade s rezolúciou Gosstandart č. 299 z 30.12.93 vypracované nasledovné jednotné systémy manažérskej dokumentácie vrátane súborov dokumentov:

Pre každý jednotný dokumentačný systém bol vypracovaný štátny štandard.... Vývojári USD sú zodpovedajúci ministerstvách (oddelenia) koordinujúce v určitej oblasti činnosti... Ministerstvo financií Ruskej federácie je teda zodpovedné za účtovnú dokumentáciu, Rosarkhiv Ruskej federácie je zodpovedný za organizačné a administratívne dokumenty. Rovnaké ministerstvá a rezorty schvaľujú jednotné formy dokumentov zaradených do jednotného systému dokumentácie (USD).

Jednotná forma dokumentu(UFD) je súbor podrobností ustanovených v súlade s úlohami, ktoré sa majú riešiť v tejto oblasti činnosti a umiestnených v určitom poradí na nosiči informácií.

Podrobnosti dokumentu - ide o povinný prvok registrácie úradného dokumentu, napríklad podpis, pečať, text atď.

Nazýva sa súbor podrobností úradného písomného dokumentu, usporiadaných v určitom poradí formulárový dokument .

Všetky jednotné systémy zahŕňajú sady vzorových formulárov konkrétne dokumenty, podľa potreby aktualizované, ako aj normatívne a metodické materiály na vypĺňanie a uplatňovanie týchto dokumentov ... Takmer všetky jednotné formy dokumentov sú prispôsobené na dve možnosti použitia ako vzorky:

· Vytvárať počítačové šablóny;

· Vytvárajte formuláre na papieri pre rýchle písanie rukou.

Aplikácia dokumentov zahrnutých v USD, v podstate, požadované, zodpovednosť lebo toto treba znášať ako vedúci ministerstiev a oddelení a vedúcich združení, organizácií a podnikov . Štátny dozor na plnenie požiadaviek USD vo verejnom sektore sú poverené normalizačné a metrologické orgány a v neverejnom sektore - miestnych úradov výkonná moc.

Pre každý jednotný systém bol vypracovaný štátny štandard. Vývojármi USD sú príslušné ministerstvá (oddelenia), ktoré koordinujú konkrétnu oblasť činnosti: Ministerstvo financií Ruskej federácie – pre účtovnú dokumentáciu, Rosarchiv Ruskej federácie – pre organizačnú a administratívnu dokumentáciu.

Rovnaké ministerstvá a rezorty schvaľujú jednotné formy dokumentov zahrnutých v USD. Vypracúvajú a schvaľujú jednotné formy dokumentov s prihliadnutím na možnosť ich počítačového spracovania.

Národné jednotné formy dokumentov sú povinné pre použitie vo všetkých inštitúciách, organizáciách a podnikoch bez ohľadu na ich podriadenosť a formu vlastníctva.

Kontrolné otázky

1. Aké sú hlavné ciele zjednocovania dokumentov?

2. Čo sa berie do úvahy pri zjednocovaní dokumentov?

3. Čo znamená dokumentačný systém?

4. Aké druhy dokumentačných systémov existujú?

5. Aká je zvláštnosť USORD?

6. Čo je to norma a aké typy noriem sa u nás uplatňujú?

7. Čo je súčasťou komplexu normatívne dokumenty pre štandardizáciu?

8. Kto vypracúva a schvaľuje normatívne dokumenty o normalizácii a kto vykonáva kontrolu a dohľad nad dodržiavaním ich požiadaviek?

9. Čo je to USD a aké sú súčasné USD u nás viete?

10. Čo sa rozumie pod podrobnosťami dokumentu?

12. Aký regulačný dokument upravuje používanie USORD?

Jednotný dokumentačný systém (USD), podľa štandardizovanej definície je „dokumentačný systém vytvorený podľa jednotných pravidiel a požiadaviek, obsahujúci informácie potrebné na riadenie v určitom odbore činnosti“. Ako môžeš vidieť, túto definíciu odráža podstatu dvoch pojmov: „systémy dokumentácie“ a „zjednotenie dokumentov“.

Ak je dokumentačný systém tvorený na základe potrieb dokumentácie konkrétnej činnosti, potom je jednotný dokumentačný systém výsledkom zjednotenia dokumentov tohto systému: prinesenie dokumentov do jednotný systém, forma, jednotnosť a redukcia počiatočného súboru tlačív alebo druhov dokumentov, ich ukazovatele a podrobnosti. Unifikácia nevyhnutne vedie k zavedeniu racionálnej jednotnosti v dokumentácii na nejaký dostatočne dlhý čas.

Jednotný dokumentačný systém prispieva k:

• 1) zníženie nákladov na manuálnu prácu v informačných procesoch (v dôsledku toho človek potrebuje minimálne úsilie na vyplnenie alebo čítanie dokumentov);
• 2) rozšírené používanie elektronickej výpočtovej techniky, pretože jednotné formy dokumentov sú vhodné na elektronické spracovanie (to sa dosahuje zabezpečením softvérovej, technickej a informačnej kompatibility dokumentov, vývojom vhodných foriem dokumentov, klasifikátorov, slovníkov atď.). );
• 3) zefektívnenie informačných tokov;
• 4) zníženie počtu dokumentov;
• 5) ďalšie zlepšenie kultúry dokumentu a informačnej kultúry vo všeobecnosti.

Toto všetko spolu umožňuje zvýšiť efektívnosť riadenia, pretože sa dosahuje vyššia efektívnosť pri získavaní kvalitných informácií, znižuje sa počet chýb v dokumentoch, obmedzujú sa manuálne operácie, zvyšuje sa kreatívny charakter manažérskej práce, znižujú sa finančné náklady na prácu s dokumentmi.

Vyššie uvedené platí nielen pre Ruská sféra pracovať s dokumentmi. Podľa štúdií vykonaných v Spojených štátoch teda náklady na individuálne zostavený a vytlačený služobný list dosiahli sumu 3,75 USD, zatiaľ čo náklady na zostavenie listovej formy, teda jednotného dokumentu, sa rovnali iba 25 centov.

Štandardizácia je formou právnej konsolidácie výsledkov zjednocovania. USD je preto súborom štátnych noriem, ktoré po prvé určujú hlavné ustanovenia jednotného systému a po druhé jednotnú formu všetkých dokumentov v ňom zahrnutých. Inými slovami, jednotný dokumentačný systém (USD) zahŕňa: 1) štátne normy; 2) jednotné formy dokumentov, 3) usmernenia o ich žiadosti. Jadro celého USD tvoria jednotné formy dokumentov.

Jednotná forma dokumentu- ide o „súbor podrobností ustanovených v súlade s úlohami, ktoré sa majú riešiť v tejto oblasti činnosti, a umiestnených v určitom poradí na nosiči informácií“.

V závislosti od úrovne schválenia patria do nasledujúcich kategórií:

• - celoruský;
• - priemysel (oddelenie);
• - formuláre dokumentov zakladajúcich subjektov federácie;
• - tlačivá dokumentov združení, podnikov, organizácií.

Celoruské jednotné formy sú medzisektorové. Tieto formuláre sa používajú na dokumentáciu typických procesov riadenia, ktoré sú vlastné všetkým organizáciám, bez ohľadu na typy činností a organizačné a právne formy. Tieto formuláre sú schválené na federálnej úrovni. Vývojármi jednotných formulárov na celoruskej úrovni sú Federálna archívna agentúra, federálna službaštátna štatistika, Ministerstvo financií Ruska, centrálna banka Ruská federácia. Národné jednotné formy dokumentov sú povinné pre použitie vo všetkých inštitúciách, organizáciách, podnikoch bez ohľadu na ich podriadenosť a formu vlastníctva. Príklad jednotných foriem dokladov na národnej úrovni môže slúžiť ako jednotné formy primárnej účtovnej dokumentácie pre účtovníctvo práce a odmeňovania, schválené vyhláškou Štátny výbor Ruskej federácie podľa štatistiky z 5. januára 2004 č. 1.

Spolu s medziodvetvovými dokumentačnými systémami existujú formuláre dokumentov, ktoré odrážajú špecifiká informačnej podpory pre konkrétne odvetvia alebo jednotlivé organizácie. Táto špecifickosť môže byť dvoch typov: 1) špeciálna Ďalšie požiadavky k informáciám pre riešenie typických riadiacich funkcií, napríklad evidencia prijímania, presunu a prepúšťania pracovníkov v školstve, zdravotníctve a pod.; 2) konkrétnu činnosť, na realizáciu ktorej sa v skutočnosti to či ono odvetvie činnosti sformovalo a jeho riadenie. Tento druhšpecifická dokumentácia samozrejme existuje, keďže tieto dokumenty zaznamenávajú hlavné činnosti odvetvia, napríklad zdravotná dokumentácia (recepty, práceneschopnosť, anamnéza atď.); dokumentáciu na archívne záležitosti(súpisy prípadov, posudkové listy, príručky atď.); dokumentácia geologického prieskumu (mapy, profily, súbory vrtov atď.); vzdelávacia dokumentácia (rozvrhy, ročníky, programy kurzov atď.). Otázky určenia zloženia tejto dokumentácie, jej informačného obsahu, vnútorná organizácia a registráciu vykonávajú oddelenia a (alebo) iné organizácie, ktoré sú oficiálne označené ako vedúce v konkrétnej oblasti činnosti, napríklad Ruská štátna knižnica - pre ostatné knižnice v krajine. Odvetvové formy dokumentov sú normatívne v rámci administratívneho (rezortného) systému, napríklad súdna, notárska dokumentácia atď., Alebo pre všetky organizácie zaoberajúce sa špecifickými činnosťami, napríklad poisťovníctvo, lekárstvo atď.

Formy dokumentov jednotlivých subjektov federácie sú schvaľované na úrovni regiónov, oblastí, území, republík, samospráv a odrážajú špecifiká dokumentovania činnosti týchto subjektov. Použitie takýchto formulárov sa vzťahuje aj na organizácie a inštitúcie, ktoré sú v jurisdikcii príslušných zakladajúcich subjektov Ruskej federácie.

Na miestnej úrovni sa vypracúvajú, schvaľujú a uplatňujú formy dokumentov združení, podnikov, organizácií.

Zjednotenie formy dokumentov umožňuje zlepšiť ich kvalitu, keďže obsah jednotnej formy zahŕňa optimálny počet porovnateľných ukazovateľov, potrebné detaily. Táto forma je racionálna z hľadiska umiestnenia náležitostí, poskytuje pohodlnými spôsobmi plnenie a kreslenie. Použitie jednotných formulárov v praxi prináša výrazný efekt v dôsledku znižovania nákladov na vypracovanie, výrobu, spracovanie dokumentov, ich prenos a spracovanie. To všetko vám umožňuje urýchliť prechod dokumentov v organizácii, optimalizovať pracovný tok. Zlepšenie obsahu dokumentov umožňuje zlepšiť ich kvalitu, optimalizovať úlohy riadenia získavaním potrebných a dostatočných informácií.

Výsledky zjednotenia zloženia dokladov sú konsolidované v Tabuľke tlačív dokumentov a výsledky zjednotenia foriem dokumentov - v Albume tlačív dokumentov.

Za účelom zníženia počtu uplatňovaných foriem dokumentov na prísne právnej a funkčnej báze na ministerstvách, rezortoch, konkrétnych organizáciách sa v nadväznosti na výsledky unifikácie vypracúvajú Tabuľky jednotných foriem dokumentov.

Tabuľka jednotných foriem dokumentov- Toto je "zoznam jednotných foriem dokumentov, ktoré je povolené používať."

Približná tabuľka formulárov je jednotný normatívny dokument, ktorý je zoznamom jednotných foriem dokumentov potrebných a postačujúcich na vykonávanie funkcií a úloh riadiacich činností podniku s ich charakteristikami. právny stav, hlavné fázy prípravy a prechodu, prezentácie a zavedenia povinné tlačivo... V praxi je časový rozvrh skutočným spôsobom, ako zefektívniť proces dokumentovania alebo zostavovania dokumentov, ako vytvoriť vizuálnu schému na upevnenie všetkých typov činností v dokumentoch. Vysvedčenie stanovuje pre tento záznam prísne pravidlá týkajúce sa miesta, času, rozhodujúcich činiteľov a formy dokumentu. Tabuľka by mala obsahovať všetky dokumenty bez ohľadu na to, kto a na akom médiu sú vyhotovené.

V súčasných činnostiach slúži Tabuľka formulárov dokumentov ako referenčná kniha, ktorá v usporiadanej forme obsahuje formuláre dokumentov používaných organizáciou na dokumentáciu vlastných riadiacich činností a umožňuje operatívne vyhľadávanie. potrebné formuláre dokumenty označujúce všetky alebo hlavné fázy prípravy a vykonania dokumentu.

Tabuľka formulárov dokumentov je určená pre:

• - optimalizácia zloženia foriem dokumentov používaných v organizácii a ich konsolidácia do jedného regulačného dokumentu;
• -rozdelenie foriem dokumentov používaných v činnosti organizácie podľa funkcií a oblastí činnosti;
• - zjednotenie a normatívna konsolidácia postupu prípravy dokumentov v organizácii;
• - zjednotenie foriem dokumentov;
• - zefektívnenie dokumentačnej základne organizácie s cieľom zefektívniť používanie počítača informačných technológií v riadiacich činnostiach.

Právnym základom pre vypracovanie Tabuľky jednotných foriem dokumentov je príslušný záznam v Štátny systém manažérska dokumentácia (GSDOU): "zloženie riadiacich dokumentov vytvorených v organizáciách je určené ich kompetenciou a funkciami, postupom pri riešení problémov, objemom a charakterom vzťahov medzi organizáciami a je pevne stanovené v tabuľke dokumentov." V súlade s GSDOU musí byť v každej organizácii vypracovaná Tabuľka formulárov dokumentov. Používanie dokumentov, ktoré nie sú uvedené v tabuľke, je zakázané. GSDOU poskytuje približná forma Tabuľka jednotných foriem dokumentov organizácie. Je zostavený vo forme tabuľky. Základom schémy časového rozvrhu je klasifikácia funkcií vykonávaných všetkými divíziami organizácie.

Spolu s vývojom tabuľky formulárov dokumentov je vhodné vytvoriť aj album formulárov dokumentov, ktorý bude obsahovať formuláre dokumentov zahrnuté v tabuľke a konsoliduje výsledky zjednotenia zloženia a foriem dokumentov Organizácia. Album aj Tabuľku foriem dokumentov schvaľuje vedúci organizácie. Na základe Albumu formulárov dokumentov sa navrhujú formuláre dokumentov.

Album formulárov dokumentov obsahuje jednotné formy dokumentov zahrnutých do časového rozvrhu a konsoliduje výsledky zjednotenia zloženia a foriem dokumentov organizácie podľa riadiacich funkcií.

Národné jednotné formy dokumentov sú vypracované s prihliadnutím na možnosť ich počítačového spracovania. Sú povinné pre použitie vo všetkých inštitúciách, organizáciách a podnikoch bez ohľadu na ich podriadenosť a formu vlastníctva.

Album formulárov dokumentov- zbierka štandardných jednotných foriem dokumentov potrebných na dokumentárnu podporu riadenia tejto konkrétnej organizácie, inštitúcie, podniku

Album formulárov dokumentov v organizácii by mal byť prezentovaný v dvoch verziách:

• - papier (referenčný vzor), ktorý je uložený v Kancelárii kancelárie organizácie (v kancelárii);
• - elektronickú kópiu, ktorá musí byť na každom pracovnom mieste.

Charakteristické črty albumov jednotných foriem dokumentov zahrnutých do jednotných systémov manažérskej dokumentácie sú:

• - jednotnosť konštrukcie formulárov a regulácia obsahu dokumentov zaradených do každého systému; vylúčenie duplicitných údajov z dokumentov, ako aj údajov v nich tradične zahrnutých, ale nepoužívaných pri riešení konkrétnych problémov, čo umožňuje dosiahnuť jednorazový vstup informácií v procese riešenia problému riadenia;
• - jednota používanej terminológie a konvencií, ktorá umožňuje dosiahnuť porovnateľnosť ukazovateľov pri prechode z jednej úrovne riadenia na druhú az jedného systému do druhého na základe zjednotenia algoritmov na tvorbu ukazovateľov a dokumentov;
• - určitá konečná množina detailov a ukazovateľov pre každý typ dokumentu a vytvorenie jednotných modelov pre konštrukciu typov dokumentov a špecifických formulárov;
• - vytvorenie jednotných pravidiel na prípravu a vyhotovenie detailov dokumentov, spoločných pre všetky dokumentačné systémy a konkretizovaných v prípadoch špecifických znakov.

Aplikácia časového rozvrhu a albumu dokumentov poskytuje:

• - súlad použitých foriem dokumentov s riešenými úlohami;
• - efektívnosť pri vykonávaní riadiacich funkcií;
• - Zníženie nákladov na pracovný čas na prípravu, vyhotovenie a spracovanie dokumentov.

SDU sú štandardizačnými orgánmi a vývojármi povinné pre všetky riadiace štruktúry a organizácie, ktoré používajú rôzne technológie dokumentačná podpora manažmentu (DOU).

Najrozsiahlejším z hľadiska skladby úloh a dokumentov je súbor regulačných dokumentov (noriem) a na ich základe vypracované jednotné systémy manažérskej dokumentácie, zahŕňajúce niekoľko stoviek foriem dokumentov.

Najucelenejší súbor zjednotených systémov manažérskej dokumentácie a zodpovedajúcich foriem dokumentov je uvedený v Celoruskom klasifikátore manažérskej dokumentácie OK 011-931 (OKUD), kde každý typ dokumentu dostal svoje vlastné kódové označenie určené príslušnosťou k jednému USD a miesto v tomto systéme. Toto kódové označenie potvrdzuje zhodu s referenčným modelom schváleným na povinné používanie.

V súčasnosti existujú v Ruskej federácii nasledujúce jednotné systémy manažérskej dokumentácie.

GOST R 6.30-2003

Skupina T54

ŠTÁTNY ŠTANDARD RUSKEJ FEDERÁCIE

Jednotné systémy dokumentácie

JEDNOTNÝ SYSTÉM ORGANIZAČNEJ REGULAČNEJ DOKUMENTÁCIE

Požiadavky na papierovanie

Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém manažérskej dokumentácie. Požiadavky na predloženie dokladov

Text Porovnanie GOST R 6.30-2003 s GOST R 7.0.97-2016 nájdete v odkaze.
- Poznámka od výrobcu databázy.
____________________________________________________________________

OKS 01.140.30
OKSTU 0006

Dátum zavedenia 2003-07-01

Predslov

Predslov

1 VYVINUTÉ Všeruským výskumným ústavom správy záznamov a archívnych záležitostí (VNIIDAD) Federálnej archívnej služby Ruska

PREDLOŽENÉ Vedeckým a technickým oddelením Štátnej normy Ruska

2 PRIJATÉ A ZAVEDENÉ vyhláškou Gosstandartu Ruska z 3. marca 2003 N 65-st.

3 PRVÝ KRÁT PREDSTAVENÉ

4 REDISSION. marec 2007

1 oblasť použitia

Táto norma sa vzťahuje na organizačné a administratívne dokumenty súvisiace s Jednotným systémom organizačnej a administratívnej dokumentácie (USORD) - vyhlášky, príkazy, príkazy, rozhodnutia, protokoly, akty, listy atď. (ďalej len dokumenty) zahrnuté v OK 011-93 " Všeruský klasifikátor manažérskej dokumentácie“ (OKUD) (trieda 0200000).

Táto norma stanovuje: zloženie náležitostí dokumentov; požiadavky na registráciu detailov dokumentov; požiadavky na formuláre dokumentov vrátane formulárov dokumentov s reprodukciou štátneho znaku Ruskej federácie.

Usporiadanie podrobností dokumentov je uvedené v prílohe A; vzory prázdnych dokladov - v prílohe B.

Odporúčajú sa požiadavky tejto normy.

2 Zloženie náležitostí listín

Pri príprave a vyhotovení dokumentov sa používajú tieto podrobnosti:

01 - štátny znak Ruskej federácie;

02 - erb zakladajúceho subjektu Ruskej federácie;

03 - znak organizácie alebo ochranná známka (servisná značka);

04 - kód organizácie;

05 - hlavné štátne registračné číslo (OGRN) právnickej osoby;

06 - identifikačné číslo daňovníka / kód dôvodu registrácie (DIČ / KPP);

07 - kód formulára dokumentu;

08 - názov organizácie;

09 - referenčné údaje o organizácii;

10 - názov druhu dokumentu;

11 - dátum dokladu;

12 - evidenčné číslo dokumentu;

14 - miesto zostavenia alebo uverejnenia dokumentu;

15 - adresát;

16 - pečiatka schválenia dokumentu;

17 - rozlíšenie;

18 - nadpis k textu;

19 - značka o kontrole;

20 - text dokumentu;

21 - značka o prítomnosti aplikácie;

22 - podpis;

23 - pečiatka schválenia dokumentu;

24 - vízum na schválenie dokladu;

25 - potlač tlače;

26 - značka na overenie kópie;

27 - značka o výkonnom umelcovi;

28 - značka o vykonaní dokumentu a jeho smere v prípade;

29 - označenie na prijatí dokumentu v organizácii;

30 - identifikátor elektronická kópia dokument.

3 Požiadavky na registráciu detailov dokumentov

3.1 Štátny znak Ruskej federácie sa umiestňuje na formuláre dokumentov v súlade s federálnym ústavným zákonom „o štátnom znaku Ruskej federácie“ (Zbierky zákonov Ruskej federácie, 2000, N 52, časť I, článok 5021). ).

3.2 Štátny znak ustanovujúcej jednotky Ruskej federácie je umiestnený na formulároch dokumentov v súlade s právne úkony subjektov Ruskej federácie.

3.3 Logo organizácie alebo ochranná známka (servisná značka) sa umiestňuje na hlavičkové papiere organizácií v súlade so stanovami (predpisom o organizácii).

3.4 Kód organizácie je umiestnený podľa celoruského klasifikátora podnikov a organizácií (OKPO).

3.5 Hlavné štátne registračné číslo (OGRN) právnickej osoby je umiestnené v súlade s dokladmi vydanými daňovými úradmi.

3.6 Identifikačné číslo Daňovník / kód dôvodu registrácie (DIČ / KPP) sa uvádza v súlade s dokladmi vydanými daňovým úradom.

3.7 Kód formulára dokumentu je pripevnený podľa celoruského klasifikátora manažérskej dokumentácie (OKUD).

3.8 Názov organizácie, ktorá je autorom dokumentu, musí zodpovedať názvu uvedenému v zakladajúcich dokumentoch.

Nad názvom organizácie uveďte skrátený názov av prípade jeho neprítomnosti úplný názov materskej organizácie (ak existuje).

Názvy organizácií zakladajúcich subjektov Ruskej federácie, ktoré sú spolu so štátnym jazykom Ruskej federácie (ruština), štátnym jazykom zakladajúcich subjektov Ruskej federácie, vytlačené v dvoch jazykoch.

Názov organizácie v štátnom jazyku subjektu Ruskej federácie alebo v inom jazyku sa nachádza pod názvom alebo napravo od názvu v štátnom jazyku Ruskej federácie.

Skrátený názov organizácie sa uvádza v prípadoch, keď je zakotvený v zakladajúcich dokumentoch organizácie. Skrátený názov (v zátvorkách) sa umiestňuje pod celým menom alebo za ním.

Uvádza sa názov pobočky, územného odboru, zastúpenia, ak je autorom dokumentu, a nachádza sa pod názvom organizácie.

3.9 Referenčné údaje o organizácii zahŕňajú: poštovú adresu; telefónne číslo a ďalšie informácie podľa uváženia organizácie (čísla faxu, telexové čísla, bankové účty, adresa Email atď.).

3.10 Názov typu dokumentu vypracovaného alebo zverejneného organizáciou musí byť určený stanovami (predpisom o organizácii) a musí zodpovedať typom dokumentov, ktoré poskytuje OKUD (trieda 0200000).

3.11 Dátumom dokumentu je dátum jeho podpísania alebo schválenia, pri zápisnici dátum rokovania (rozhodovania), pri úkone dátum konania. Dokumenty vydané dvoma alebo viacerými organizáciami musia mať jeden (jeden) dátum.

Dátum dokumentu sa uvádza arabskými číslicami v poradí: deň v mesiaci, mesiac, rok. Deň v mesiaci a mesiac sa uvádzajú dvoma pármi arabských číslic oddelených bodkou; rok - štyrmi arabskými číslicami.

Napríklad dátum 5. jún 2003 by mal byť vo formáte 06/05/2003.

Povolený je verbálny a číselný spôsob formátovania dátumu, napríklad 5. júna 2003, ako aj formátovanie dátumu v poradí: rok, mesiac, deň v mesiaci, napríklad: 2003.06.05.

3.12 Evidenčné číslo dokumentu pozostáva z jeho poradového čísla, ktoré môže byť podľa uváženia organizácie doplnené o index veci podľa nomenklatúry vecí, údaje o korešpondentovi, vykonávateľoch a pod.

Evidenčné číslo dokumentu vyhotoveného spoločne dvoma alebo viacerými organizáciami pozostáva z evidenčných čísel dokumentu každej z týchto organizácií, ktoré sú uvedené lomkou v poradí podľa autorov v dokumente.

3.14 Miesto zostavenia alebo zverejnenia dokumentu sa v prípade ťažkostí uvádza údajmi „Názov organizácie“ a „Referenčné údaje o organizácii“. Miesto zostavenia alebo vydania sa uvádza s prihliadnutím na prijaté administratívno-územné členenie, zahŕňa len všeobecne akceptované skratky.

3.15 Adresátom môžu byť organizácie, ich štrukturálne oddelenia, úradníci alebo jednotlivci. Pri adresovaní dokumentu úradníkovi sa iniciály uvádzajú pred priezviskom. Názov organizácie a jej konštrukčná jednotka uveďte v nominatívnom prípade. Napríklad (ďalej len príklady názvov organizácií, ich referenčné údaje atď. sú podmienené):

Postavenie osoby, ktorej je dokument určený, sa uvádza v datívnom prípade, napríklad:

Ak sa dokument posiela niekoľkým homogénnym organizáciám alebo niekoľkým štrukturálnym divíziám jednej organizácie, mali by sa uviesť vo všeobecných podmienkach, napríklad:

Je povolené vycentrovať každý riadok premennej "Adresee" vo vzťahu k najdlhšiemu riadku. Napríklad:

Dokument by nemal obsahovať viac ako štyroch adresátov. Slovo „Kópia“ pred druhým, tretím, štvrtým adresátom sa neuvádza. Ak je počet adresátov väčší, vytvorí sa distribučný zoznam dokumentov.

Premenná „Addressee“ môže obsahovať poštovú adresu. Prvky poštovej adresy sú uvedené v poradí stanovenom pravidlami poskytovania poštových služieb.

Pri adresovaní listu organizácii uveďte jej názov a potom poštovú adresu, napríklad:

Pri adresovaní dokumentu jednotlivcovi uveďte priezvisko a iniciály príjemcu, potom poštovú adresu, napríklad:

3.16 Dokument schvaľuje úradník (úradníci) alebo osobitne vydaný doklad. Pri schvaľovaní dokumentu úradníkom musí pečiatka schválenia dokumentu pozostávať zo slova SCHVÁLENÉ (bez úvodzoviek), názvu funkcie osoby, ktorá dokument schvaľuje, jeho podpisu, iniciál, priezviska a dátumu schválenia, napríklad:

Je povolené centrovať prvky vzhľadom na najdlhší riadok v atribúte „Podpis schválenia dokumentu“, napríklad:

Keď dokument schvaľuje niekoľko úradníkov, ich podpisy sú umiestnené na rovnakej úrovni.

Pri schvaľovaní dokumentu uznesením, rozhodnutím, príkazom, protokolom sa schvaľovacia pečiatka skladá zo slova SCHVÁLENÉ (SCHVÁLENÉ, SCHVÁLENÉ alebo SCHVÁLENÉ), názvu schvaľovacieho dokumentu v inštrumentálnom prípade, jeho dátumu, čísla. Napríklad:

Pečiatka schválenia dokumentu sa nachádza v pravom hornom rohu dokumentu.

3.17 Uznesenie, ktoré na listinu napíše príslušný úradník, obsahuje mená, iniciály vykonávateľov, obsah príkazu (ak je to potrebné), dátum splatnosti, podpis a dátum, napr.

Je dovolené vydať uznesenie na samostatnom liste.

3.18 Nadpis textu obsahuje zhrnutie dokument. Názov musí byť v súlade s názvom typu dokumentu.

Titul môže odpovedať na otázky:

o čom (o kom)?, napríklad:

Príkaz o vytvorení atestačnej komisie;

čo (koho)?, napríklad:

Náplň práce popredného odborníka.

Pri texte dokumentov vyhotovených na formulároch formátu A5 sa názov nesmie uvádzať.

3.19 Značka na kontrole vyhotovenia listiny sa označuje písmenom „K“, slovom alebo pečiatkou „Kontrola“.

3.20 Text dokumentu je vyhotovený v štátnom jazyku Ruskej federácie alebo v štátnych jazykoch zakladajúcich subjektov Ruskej federácie v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie a zakladajúcich subjektov Ruskej federácie.

Texty dokumentov sú spracované vo forme dotazníka, tabuľky, súvislého textu alebo vo forme kombinácie týchto štruktúr.

Pri zostavovaní textu vo forme dotazníka musia byť názvy charakteristík charakterizovaného objektu vyjadrené podstatným menom v nominatíve alebo slovným spojením so slovesom druhej osoby v množnom čísle prítomného alebo minulého času („mať ", "vlastný" alebo "bol", "bol" atď.). Vlastnosti vyjadrené verbálne musia byť v súlade s názvami označení.

Stĺpce a riadky tabuľky musia mať nadpisy vyjadrené ako podstatné meno v nominatíve. Podnadpisy stĺpcov a riadkov by mali byť v súlade s nadpismi. Ak je tabuľka vytlačená na viac ako jednej strane, stĺpce tabuľky by sa mali očíslovať a na nasledujúcich stranách by sa mali vytlačiť iba čísla týchto stĺpcov.

Súvislý text sa zvyčajne skladá z dvoch častí. V prvej časti uveďte dôvody, dôvody, účely vypracovania dokumentu, v druhej (konečnej) - rozhodnutia, závery, požiadavky, návrhy, odporúčania. Text môže obsahovať jednu záverečnú časť (napríklad objednávky - administratívna časť bez vyjadrenia; listy, vyjadrenia - žiadosť bez vysvetlenia).

V texte dokumentu pripraveného na základe dokumentov iných organizácií alebo predtým zverejnených dokumentov sa uvádzajú ich podrobnosti: názov dokumentu, názov organizácie - autor dokumentu, dátum dokumentu, evidenčné číslo dokumentu, názov k textu.

Ak text obsahuje viacero rozhodnutí, záverov a pod., potom ho možno rozdeliť na oddiely, pododdiely, odseky, ktoré sú očíslované arabskými číslicami.

V dokumentoch (objednávka, objednávka a pod.) organizácií fungujúcich na princípoch riadenia jedným človekom, ako aj dokumentoch adresovaných vedeniu organizácie sa text uvádza v 1. osobe jednotného čísla("Objednávam", "Navrhujem", "Pýtam sa").

V dokumentoch kolegiálnych orgánov sa text uvádza v tretej osobe jednotného čísla („rozhodne“, „rozhodne“).

V spoločných dokumentoch sa text uvádza v 1. osobe množného čísla („objednávame“, „rozhodnuté“).

Text protokolu sa uvádza v tretej osobe množného čísla („počúval“, „hovoril“, „rozhodol“, „rozhodol“).

V dokumentoch zakladajúcich práva a povinnosti organizácií, ich štruktúrneho členenia (predpisy, pokyny), ako aj obsahujúcich opis, hodnotenie skutočností alebo záverov (akt, osvedčenie), použiť formu prednesu textu od tretej osoby, jednotné alebo množné číslo („odbor plní funkcie“, „združenie zahŕňa“, „komisia zriadila“).

V písmenách sa používajú tieto formy prezentácie:

- v prvej osobe množného čísla ("prosím o zaslanie", "odoslanie na posúdenie");

- v prvej osobe jednotného čísla („Považujem to za potrebné“, „Zvýraznite prosím“);

- z tretej osoby jednotného čísla („ministerstvo nenamieta“, „VNIIDAD to považuje za možné“).

3.21 Poznámka o prítomnosti prílohy pomenovanej v texte listu sa robí takto:

Aplikácia: 5 litrov. v 2 kópiách.

Ak má list prílohu, ktorá nie je uvedená v texte, uveďte jej názov, počet listov a počet kópií; ak existuje niekoľko aplikácií, sú očíslované, napríklad:

Ak sú prílohy zviazané, počet listov nie je uvedený.

Ak je k dokumentu pripojený iný dokument, ktorý má tiež prílohu, označenie prítomnosti prílohy sa vykoná takto:

Príloha: list Rosarkhiv zo dňa 05.06.2003 02-6 / 172 a príloha k nemu, iba 3 strany.

Ak žiadosť nie je odoslaná na všetky adresy uvedené v dokumente, označí sa jej prítomnosť takto:

Príloha: na 3 l. v 5 kópiách. len na prvú adresu.

V prílohe správneho dokumentu (vyhlášky, príkazy, príkazy, pravidlá, pokyny, nariadenia, rozhodnutia) na jeho prvom liste v pravom hornom rohu píšu „Príloha“ s uvedením názvu administratívny dokument, jeho dátum a registračné číslo, napríklad:

Je povolené vytlačiť výraz „PRÍLOHA“ veľkými písmenami a tiež tento výraz vycentrovať, názov dokumentu, jeho dátum a registračné číslo vzhľadom na najdlhší riadok, napríklad:

3.22 Požiadavka „Podpis“ obsahuje: označenie funkcie osoby, ktorá dokument podpísala (úplné, ak dokument nie je vyhotovený na tlačive dokumentu, a skrátené – na dokumente vyhotovenom na tlačive); osobný podpis; odpis podpisu (iniciály, priezvisko), napr.

V premennej "Podpis" je povolené vycentrovať názov pozície osoby, ktorá dokument podpísala vzhľadom na najdlhší riadok. Napríklad:

Pri zostavovaní dokumentu na hlavičkový papier úradník postavenie tejto osoby nie je v podpise uvedené.

Ak dokument podpisujú viacerí úradníci, ich podpisy sú umiestnené jeden pod druhým v poradí zodpovedajúcom zastávanej pozícii, napríklad:

Pri podpisovaní dokumentu viacerými osobami rovnakého postavenia sú ich podpisy umiestnené na rovnakej úrovni, napríklad:

Pri podpisovaní spoločného dokumentu sa prvý list nevypisuje na formulári.

Dokumenty vypracované komisiou neuvádzajú pozície osôb podpisujúcich dokument, ale ich povinnosti v rámci komisie v súlade s distribúciou, napríklad:

3.23 Podpisová pečiatka dokumentu pozostáva zo slova DOHODNUTÉ, funkcie osoby, s ktorou je dokument dohodnutý (vrátane názvu organizácie), osobného podpisu, dešifrovania podpisu (iniciály, priezvisko) a dátumu dohody. , napríklad:

DOHODNUTÉ

rektor Finančnej akadémie
pod vládou Ruskej federácie

Ak sa schválenie vykonáva listom, protokolom atď., schvaľovacia pečiatka sa vyhotovuje takto:

3.24 Schválenie dokladu sa vydáva so schválením dokladu vízum (ďalej len vízum), ktoré obsahuje podpis a funkciu osoby schvaľujúcej doklad, odšifrovanie podpisu (iniciály, priezvisko) a dátum podpisu. Napríklad:

Ak sú k dokumentu pripomienky, vízum sa udeľuje takto:

Priložené poznámky

Pripomienky sú uvedené na samostatnom hárku, podpísané a pripojené k dokumentu.

V prípade dokumentu, ktorého originál zostáva v organizácii, sa víza nalepia na spodnú stranu zadnej strany posledný list pôvodný dokument.

V prípade dokladu, ktorého originál posiela organizácia, sa víza nalepia v spodnej časti predná strana kópie zaslaného dokumentu.

Vízový doklad je možné vydať na samostatnom schvaľovacom hárku.

Podľa uváženia organizácie je povolené schvaľovanie dokumentu a jeho príloh po jednotlivých listoch.

3.25 Pravosť podpisu úradníka na listinách osvedčujúcich oprávnenia osôb zaznamenávajúcich skutočnosti súvisiace s finančnými prostriedkami, ako aj na iných listinách zabezpečujúcich osvedčenie pravého podpisu osvedčuje odtlačok pečate.

Dokumenty sú certifikované pečaťou organizácie.

3.26 Pri osvedčovaní zhody kópie dokumentu s originálom sa pod požadovaným „Podpisom“ pripojí atestačný nápis: „Pravda“; postavenie osoby, ktorá kópiu overila; osobný podpis; dešifrovanie podpisu (iniciály, priezvisko); dátum certifikácie, napr.

Je povolené potvrdiť kópiu dokumentu pečaťou určenou podľa uváženia organizácie.

3.27 Značka o výkonnom umelcovi obsahuje iniciály a priezvisko interpreta dokumentu a jeho telefónne číslo. Značka umelca je umiestnená na prednej alebo zadnej strane posledného listu dokumentu v ľavom dolnom rohu, napríklad:

V.A. Žukov

3.28 Poznámka o vyhotovení dokumentu a jeho smerovaní v prípade obsahuje tieto údaje: odkaz na dátum a číslo dokumentu s uvedením jeho vyhotovenia, alebo ak takýto dokument neexistuje. stručná informácia o exekúcii; slová „v podnikaní“; číslo prípadu, v ktorom bude dokument uložený.

Poznámku o vyhotovení listiny a jej smerovaní vo veci podpisuje a datuje vykonávateľ listiny alebo vedúci štrukturálneho útvaru, v ktorom bola listina vyhotovená.

3.29 Označenie na prevzatí dokumentu organizáciou obsahuje ďalšie poradové číslo a dátum prijatia dokumentu (v prípade potreby hodiny a minúty).

Je povolené označiť príjem dokumentu v organizácii vo forme pečiatky.

3.30 Identifikátor elektronickej kópie dokumentu je značka (päta) umiestnená v ľavom dolnom rohu každej strany dokumentu a obsahujúca názov súboru na strojovom médiu, dátum a ďalšie údaje o vyhľadávaní stanovené organizáciou. .

4 Požiadavky na formuláre dokumentov

4.1 Dokumenty sa vyhotovujú na formulároch.

Zavedené sú dva štandardné formáty formulárov dokumentov - A4 (210297 mm) a A5 (148210 mm).

Každý list dokumentu, napísaný na hlavičkovom papieri aj bez neho, musí obsahovať polia minimálne:

20 mm - vľavo;

10 mm - vpravo;

20 mm - horná časť;

20 mm - dno.

4.2 Prázdne dokumenty by sa mali vytlačiť na biely papier alebo na svetlý papier.

4.3 Formuláre dokladov sú vyhotovené v súlade s prílohou A. Približné hranice zón pre umiestnenie náležitostí sú vyznačené bodkovanou čiarou. Každá zóna je určená súborom atribútov, ktoré sú v nej zahrnuté.

4.4 V závislosti od umiestnenia detailov sú inštalované dve verzie formulárov - uhlové (obrázok A.1) a pozdĺžne (obrázok A.2).

4.5 Atribút 01 (02 alebo 03) sa nachádza nad stredom premennej 08. Atribút 03 sa môže nachádzať na úrovni premennej 08.

Podrobnosti 08, 09, 10, 14, obmedzujúce značky pre detaily 11, 12, 13 v rámci hraníc zón, kde sa podrobnosti nachádzajú, sa umiestňujú jedným z týchto spôsobov:

- centrované (začiatok a koniec každého radu atribútov sú rovnako vzdialené od hraníc zóny, kde sa atribúty nachádzajú);

- vlajka (každý riadok podrobností začína od ľavého okraja zóny, kde sa podrobnosti nachádzajú).

4.6 Pre organizáciu, jej štrukturálnu jednotku, úradníka sú ustanovené tieto typy formulárov dokumentov:

- všeobecná forma;

- hlavičkový papier;

- forma konkrétneho druhu dokumentu.

4.7 Všeobecný formulár sa používa na vyhotovenie všetkých druhov dokumentov okrem listov.

Všeobecný formulár v závislosti od základných dokumentov organizácie obsahuje podrobnosti 01 (02 alebo 03), 08, 11, 14.

Listový formulár v závislosti od zakladajúcich dokumentov organizácie obsahuje podrobnosti 01 (02 alebo 03), 04, 05, 06, 08, 09 a ak je to potrebné, obmedzujúce značky pre horné hranice zón, kde podrobnosti 11, 12, 13, 14, 15 sa nachádzajú , 17, 18, 19, 20.

Formulár konkrétneho typu dokumentu okrem listu v závislosti od zakladajúcich dokumentov organizácie obsahuje podrobnosti 01 (02 alebo 03), 08, 10, 14 a ak je to potrebné, obmedzujúce značky pre hranice zóny, kde sa nachádzajú detaily 11, 12, 13, 18, devätnásť.

4.8 Pre organizácie zakladajúcich subjektov Ruskej federácie, ktoré spolu so štátnym jazykom Ruskej federácie sú štátnym jazykom zakladajúcej jednotky Ruskej federácie, je vhodné použiť pozdĺžny formulár; zároveň sú detaily 08, 09, 14 vytlačené v dvoch jazykoch: ruskom (vľavo) a národnom (vpravo) na rovnakej úrovni.

4.9 Pri výrobe dokumentov na dvoch alebo viacerých stranách sa druhá a ďalšie strany očíslujú.

Čísla strán sú uvedené v strede horného okraja listu.

PRÍLOHA A (odkaz). PODROBNOSTI O DOKUMENTE SCHÉMY UMIESTNENIA

PRÍLOHA A
(odkaz)

Obrázok A.1 - Umiestnenie náležitostí a hraníc zón na formáte A4 rohový polotovar

Obrázok A.2 - Umiestnenie náležitostí a hraníc zón na pozdĺžnom príreze formátu A4

PRÍLOHA B (odkaz). VZOROVÁ FORMA DOKLADOV

PRÍLOHA B
(odkaz)

Obrázok B.1 - Vzorka všeobecného hlavičkového papiera organizácie

Obrázok B.2 - Príklad rohového hlavičkového papiera od organizácie

Obrázok B.3 - Vzorka pozdĺžneho hlavičkového papiera od organizácie

Obrázok B.4 - Vzorka pozdĺžneho hlavičkového papiera od úradníka

Elektronický text dokumentu
pripravila spoločnosť JSC "Kodeks" a overila:
oficiálna publikácia
M.: Standartinform, 2007