Príkaz o vymenovaní osoby zodpovednej za kancelársku prácu. Organizácia kancelárskych prác v stavebných divíziách

Príloha 2 k bodu 1.3 Štandardného pokynu na vedenie evidencie a prevádzku archívu v colných orgánoch (krajské colné správy, colnice, colnice)

PRIBLIŽNÉ POKYNY KANCELÁRIE PRE ZODPOVEDNÉHO ZA VÝROBU OBCHODU V ŠTRUKTURÁLNEJ JEDNOTKE (DIVÍZII) COLNÉHO ORGÁNU

1. VŠEOBECNÉ USTANOVENIA 1.1. Osoba zodpovedná za kancelársku prácu štruktúrnej jednotky (odboru) colného orgánu vykonáva administratívu na oddelení (colná pošta). 1.2. Osoba zodpovedná za kancelársku prácu je priamo podriadená: - na oddelení, colnici - vedúcemu príslušného oddelenia; - na colnici - vedúcemu pošty. 1.3. Osoba zodpovedná za kancelárske práce je určená príkazom colného orgánu. 1.4. Zodpovedný za kancelársku prácu vo svojej činnosti sa riadi: - Predpismi o štruktúrnej jednotke (odbore); - príkazy, pokyny a iné regulačné dokumentyŠtátny colný výbor Ruska a colný orgán; - štandardné pokyny pre kancelársku prácu a prácu archívu v colných orgánoch; - popis práce. 1.5. Osoba zodpovedná za kancelársku prácu musí poznať štruktúru colného orgánu, pravidlá prevádzky písacích strojov a osobných počítačov. 2. PRÁVA 2.1. Osoba poverená kancelárskou prácou má právo: - požadovať od exekútorov včasné vyhotovenie písomností, ako aj všetky potrebné informácie o priebehu vybavovania písomností; - neprijímať dokumenty na podpis vedúceho oddelenia, vyhotovené v rozpore s Typický návod o kancelárskej práci a práci archívu v colných orgánoch. 3. POVINNOSTI 3.1. Hlavnou úlohou osoby zodpovednej za kancelársku prácu je vykonávať kancelársku prácu a kontrolovať vybavovanie dokumentov. 3.2. Na splnenie tejto úlohy je osoba zodpovedná za kancelárske práce povinná: - prijať podklady za stavebný útvar na oddelení dokumentácie, odovzdať korešpondenciu na správu vedeniu útvaru (colná pošta), po preskúmaní ju odoslať na vyhotovenie v r. v súlade s uznesením; - sledovať priechody a termíny vyhotovenia dokladov, hlásiť ich neplnenie, zapisovať potrebné značky na kartičky; - vypracúvať osvedčenia (súhrny) o postupe vybavovania dokumentov; - prijímať dokumenty na podpis vedúceho oddelenia, kontrolovať správnosť vyhotovenia a vyhotovenia výstupných dokumentov; - preniesť odchádzajúcu korešpondenciu pripravenú štruktúrnym útvarom na oddelenie podpory dokumentácie na odoslanie; - tvoriť prípady v súlade so zavedenou nomenklatúrou; - pripraviť podklady na následné uloženie a použitie; - prevody lehôt trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uloženia do archívu správy (colné, colná pošta so štatútom právnickej osoby); - každoročne najneskôr k 1. decembru vypracovať číselník záležitostí rezortu na nasledujúci úradný rok; - zabezpečiť účtovníctvo a úschovu tlačív dokladov; - podávať ústne informácie o práci v rámci svojich povinností a kompetencií. 4. ZODPOVEDNOSŤ 4.1. Za nesplnenie povinností ustanovených Vzorovým pokynom na kancelárske a archívne práce na colných orgánoch a pracovnou náplňou zodpovedá osoba poverená výkonom kancelárskych prác.

Príkaz na vymenovanie osoby zodpovednej za kancelársku prácu sa vytvára v dvoch prípadoch: ak v organizácii vzrástol objem dokumentov a tajomník sa s tým prestal vyrovnať, alebo ak spoločnosť vôbec nemá tajomníka , ale vitálny je človek, ktorý sa bude zaoberať vybavovaním dokladov. V článku nájdete dva vzory príkazov na určenie zodpovednej osoby a komentáre k nim.

Príkaz na vymenovanie osoby zodpovednej za kancelársku prácu: všeobecné informácie

Takáto objednávka je vždy vyhotovená vo voľnej forme. Hlavnou vecou je uviesť, kto presne, kedy a aký druh zodpovednosti je pridelený. Hlavná postava objednávky - zodpovedný zamestnanec- je nevyhnutné, aby ste sa oboznámili s týmto dokumentom.

Taktiež nezaškodí vedieť, čo robiť, ak poverená osoba ochorie alebo odíde na služobnú cestu, teda zabezpečiť náhradu za obdobia krátkodobej neprítomnosti.

Ak organizácia plánuje zaplatiť zamestnancovi za pridelenie ďalšie povinnosti, potom do tejto objednávky nemožno napísať výšku príplatku. Výška príplatku je osobným údajom zamestnanca. Preto bude musieť personalista vypracovať druhý príkaz „O zriadení osobného príplatku“ alebo „O zvýšení objemu vykonávanej práce“. Nenechajte sa preto zmiasť: príkaz na vymenovanie osoby zodpovednej za kancelársku prácu je. Objednávka za príplatok alebo zvýšenie objemu je.

Nové povinnosti zamestnanca je najlepšie zaviesť do jeho pracovnej náplne. Ak vo firme nie sú popisy práce, môžu byť uvedené priamo v objednávke (pozri prvý príklad) alebo v pokynoch na papierovanie (druhý príklad).

Príkaz na vymenovanie osoby zodpovednej za kancelársku prácu je príkaz, ktorý je potrebné pravidelne monitorovať z hľadiska relevantnosti. Zodpovedná osoba môže ísť na povýšenie, skončiť alebo si vziať dlhodobú dovolenku a potom musí zaplatiť. Napríklad, ak došlo k prevodu (povýšenie), potom je nepravdepodobné, že by táto osoba vzala svoje staré povinnosti so sebou na novú pozíciu. S najväčšou pravdepodobnosťou ich prevezme ten, kto príde na jeho miesto. Ak sa objednávka včas nezmení, ukáže sa, že bola vyhotovená pre neexistujúceho zamestnanca.

Ahoj! V tomto článku budeme hovoriť o vymenovaní osoby zodpovednej za údržbu HR administrácia.

Dnes sa dozviete:

Na koho je prevedená HR administratíva;
Zákonná registrácia menovania úradníka;
Práva a povinnosti personalistu.

Vymenovanie zodpovednej osoby

Vymenovanie osoby zodpovednej za vedenie personálnej evidencie Je nevyhnutným postupom pre každú organizáciu resp individuálny podnikateľ ktorí majú robotníkov. Osoba vykonávajúca funkcie HR referent, sa zaoberá takmer všetkými otázkami týkajúcimi sa zamestnávania zamestnancov, ich činností, práv, povinností, prepúšťania.

Takéto vymenovanie sa zvyčajne vyžaduje iba vo veľkých organizáciách, pretože pre zamestnávateľa s malým počtom zamestnancov je výhodnejšie prenechať tieto funkcie manažérovi.

Administratíva ľudských zdrojov prechádza na osobu, ktorá má príslušné skúsenosti. Môže to byť aj právnik, sekretárka, manažér vedenia, vedúci domácnosti.

Pri vymenovaní úradníka musíte venovať pozornosť takým vlastnostiam žiadateľa, ako je pozornosť, odolnosť voči rôznym stresom a spoločenskosť, pretože práve tento zamestnanec je s najväčšou pravdepodobnosťou hlavným článkom medzi pracovným kolektívom a vedením.

Existujú teda 3 hlavné možnosti pridelenia právomoci personalistu:

Na čele organizácie napríklad riaditeľ;
Na súčasného zamestnanca organizácie rozšírením jeho právomocí;
O prijatí nového zamestnanca do prac.

Zároveň typ menovania závisí od toho, aké úlohy manažér stanovuje pri organizovaní práce. Ak potrebuje vypracovať len malý počet dokumentov o pohybe personálu a vypracovať pracovný výkaz, môže sa obmedziť na rozšírenie vlastných funkcií alebo udelenie dodatočných právomocí niektorému zo zamestnancov.

Ak je však potrebné organizovať vývoj nových popisov práce, vykonávať rôzne pokyny, školenia, moderné školenia, potom by sa mal najať zamestnanec, ktorý sa bude plne zaoberať vyššie uvedenými problémami, inak dosiahne efektívne riadenie kolektív bude nemožný.

Zákonná registrácia menovania na vedenie personálnych záznamov

Rozšírenie právomocí vedúceho organizácie... Zakladateľ organizácie môže vydať samostatný príkaz, ktorým vedúcemu pridelí funkcie personálneho špecialistu. Aj keď sa to zvyčajne nevyžaduje. Výkonný orgán podniku, ako je riaditeľ, môže jednoducho nezávisle riešiť personálne otázky bez ďalšej dokumentárnej registrácie. Je to možné preto, lebo manažér je štandardne osoba zodpovedná za akúkoľvek činnosť organizácie, ktorá sa môže samostatne zapojiť do akéhokoľvek smeru jej činnosti.
Rozšírenie právomocí ďalšieho zamestnanca organizácie si už bude vyžadovať prípravu a prijatie niekoľkých dôležité dokumenty... Prvá vec, ktorú musíte urobiť, je vydať dodatková dohoda a vykonávať zmeny v popise práce. Podpísaná dodatočná dohoda bude znamenať, že zamestnanec súhlasí so svojím novým menovaním a pracovnou funkciou, že si je vedomý všetkých svojich nových povinností, práv a povinností. Ďalej sa prijíma príkaz na vymenovanie do funkcie, ktorý uvádza veľkosť sadzby, výšku dodatočných miezd za výkon personálnych funkcií.
Prijatie nového zamestnanca... Toto štandardný postup, v ktorej musí záujemca o funkciu podať žiadosť so žiadosťou o jeho prijatie do práce, zabezpečiť Požadované dokumenty, vrátane pasu, SNILS, Bankové údaje získať mzdu, pracovnú knihu, ak je k dispozícii. Uzatvára sa pracovná zmluva, oboznamuje sa so zakladajúcimi dokumentmi organizácie, miestnymi zákonmi, pracovnými náplňami. Je potrebné pripomenúť, že vymenovanie zamestnanca na pozíciu personálneho referenta je možné až po zaradení tejto pozície do organizácie. Ide o dokument, ktorý si manažér musí pripraviť vopred a v budúcnosti po vymenovaní personalistu sa bude zaoberať personálnym stolíkom.

Znenie príkazu na pridelenie ďalších funkcií zamestnancovi je nasledovné.

Stiahnite si príkaz na určenie osoby zodpovednej za správu ľudských zdrojov

Vymenujte knihovníka Petrova Ivana Petroviča zodpovedného za prácu s personálom v LLC "Vatrushki" od 01.04.2017 za sadzbu 0,25. Účtovné oddelenia inštitúcie vykonávajú mesačné dodatočné platby I.I.Petrovovi. za plnenie povinností osoby zodpovednej za prácu s personálom vo výške 5 000 rubľov.

Dôvod: vyjadrenie I. P. Petrova, dodatok k pracovnej zmluve zo dňa 01.03.2017.

Práva a povinnosti personalistu

práva:

Zoznam práv špecialistu na personálnu a personálnu evidenciu je uvedený v pracovnej náplni. V súlade s zákonníka práce táto osoba má všetky základné práva, ako každý iný zamestnanec, ako právo na odmenu, dovolenku, rôzne záruky a náhrady, 8 hodinový pracovný čas.

Vzhľadom na špecifiká svojej činnosti má právo požadovať od vedenia organizácie všetko potrebné pre prácu miestne akty, iné dokumenty. Personalista môže od zamestnancov požadovať rôzne osobné údaje potrebné pri uchádzaní sa o zamestnanie, rôzne benefity, záruky a kompenzácie.

Povinnosti:

Vo väčšine prípadov možno zoznam povinností personálneho dôstojníka rozdeliť do niekoľkých podmienených blokov:

Vyhľadajte kandidátov na triedy voľných pracovných miest organizácií. To zahŕňa uverejňovanie reklám, rozhovory so žiadateľmi, vyžiadanie si ďalších informácií od orgánov činných v trestnom konaní a iných orgánov. Interakcia s centrami zamestnanosti obyvateľstva.
Pohyb robotníkov. Tento blok zahŕňa prípravu príkazov na prijatie do zamestnania, splnomocnenie zamestnancov ďalšími funkciami, prepustenie, oboznámenie sa s týmito príkazmi zamestnancov a ich podpis vedúcim.
Organizácia rôznych servisné kontroly, príprava príkazov na uloženie disciplinárnych sankcií, vytváranie komisií na vypracovanie úkonov, vydávanie pokynov štrukturálnym odborom.
Otázky miezd, ako sú časové výkazy, účtovanie nadčasov.
Organizácia uchovávania personálnych dokumentov v súlade s platnou nomenklatúrou a zákonnými požiadavkami.
Zavedenie zmien a príprava návrhu pracovnej náplne na schválenie prednostom.
Zmeny v pracovných knihách zamestnancov.

Personalista je teda zodpovedný za veľké množstvo dôležitých organizačných a administratívnych dokumentov. Pri odvolaní je povinný odovzdať všetky potrebné informácie svojmu správcovi vydaním osobitného aktu o odovzdaní dokumentov.

Štruktúra aktu prenosu a prijatia dokumentov:

Informácie o stranách a skutočnosti prevodu. Príklad: Petr Petrovič Sidorov, HR špecialista v Tyav LLC, odovzdal a zamestnanec Aleksandr Fedorovič Malinin prijal dokumenty o vedení personálnych záznamov podľa personálnej sekcie nomenklatúry inštitúcie.
Je uvedený podrobný zoznam prenesených dokumentov s uvedením počtu kópií a listov. Príklad: Objednávky do zamestnania v počte 99 kusov, každý 1 ks, každý 1 list.
Označuje, že dokumenty boli prijaté neporušené a neexistujú žiadne nároky na kvalitu týchto dokumentov.

Akt je vyhotovený v 2 vyhotoveniach a podpísaný stranami.

Stiahnite si akt o prijatí a odovzdaní dokumentov

Zodpovednosť

Za porušenie pracovné povinnosti HR špecialista medvedí disciplinárnej zodpovednosti, ustanovený Zákonníkom práce formou pripomienky, pokarhania alebo prepustenia.

Málokto však vie, že aj personalista znáša dodatočné typy zodpovednosť v prípade porušenia právnych predpisov o osobných údajoch. V skutočnosti má na starosti osobné spisy zamestnancov, ktoré obsahujú informácie o ich osobnom životopise, mieste registrácie, rodinný stav, zdravotný stav a oveľa viac.

Ak sa takéto údaje stanú verejne známymi a budú im zverejnené, môžu utrpieť administratívna zodpovednosť a v prípadoch, keď takéto zverejnenie spôsobilo poškodenie záujmov občanov, môže byť zapojený personálny špecialista trestnej zodpovednosti- Maximálny možný trest bude až 4 roky väzenia.

Predpisy o personálnej evidencii

Vedenie personálnej evidencie a kancelárska práca personálne záležitosti vykonáva dôležité úlohy:

Je určená postupnosť registrácie a postup odovzdávania personálnych dokumentov v rámci organizácie
Schválené sú šablóny dokumentov potrebných na administráciu HR
Zoznam dokumentov potrebných na realizáciu konkrétneho HR biznis procesu je jasne definovaný, čo umožňuje skrátiť čas a následne aj materiálové náklady na spracovanie HR dokumentov.

V procese napĺňania ich Pracovné povinnosti Personalista musí vypracovať obrovské množstvo dokumentov rovnakého typu. Napriek tomu, že legislatíva určuje postup pri vypĺňaní hlavných personálnych dokladov, je vhodné v organizácii vypracovať predpisy pre prácu na vedení personálnej evidencie, aby sa zlepšil pracovný tok zamestnancov a zvýšila sa efektívnosť práce s personálnymi dokladmi zjednotením zloženie a formy dokumentov, technológie na prácu s nimi.

Vedenie evidencie pre správu ľudských zdrojov by malo vychádzať z platnej legislatívy v oblasti dokumentácie a informácií. Je dôležité poznamenať, že pri tvorbe pracovného poriadku sa zohľadňujú osobitosti správy ľudských zdrojov, špecifiká organizácie, ktorá je daná oblasťou činnosti, organizačnou štruktúrou a počtom zamestnancov.

Pravidlá práce na vedení personálnej evidencie v organizácii by mali byť vypracované s cieľom zefektívniť dokumentačnú podporu personálneho manažmentu podniku a zvýšiť jeho efektivitu zjednotením skladby a foriem riadiacich dokumentov, technológií práce s nimi a zabezpečením kontroly nad vyhotovenie dokumentov.

Osobitosťami HR administrácie je stanovenie všeobecných požiadaviek na fungovanie systému dokumentácie personálneho manažmentu, dokumentovanie HR činností a organizovanie práce s dokumentmi na HR oddelení spoločnosti.

Všeobecné ustanovenia obsahujúci účel a účel návodu, rozsah, všeobecné zásady práca s personálnymi dokumentmi, zodpovednosť útvarov, funkcionárov a zamestnancov organizácie za dodržiavanie ust
Tematické časti, dôsledne odhaľujúce postup pri formalizácii základných personálnych operácií, ako je prijímanie, sťahovanie, prepúšťanie zamestnancov, pravidlá spracovania pracovných ciest, vystavovanie a účtovanie dovoleniek a pod. Skladbu tematických sekcií je možné meniť a dopĺňať v závislosti od pracovných podmienok a prijatej technológie
Záverečné ustanovenia vymedzujúce okamih nadobudnutia účinnosti predpisov pre prácu na vedení personálnej evidencie
Prílohy obsahujú maximálny referenčný a ilustračný materiál usporiadaný v poradí podľa sekcií.

Pravidlá práce na vedení personálnej evidencie sú predpísané za účelom skvalitnenia práce s personálnymi dokumentmi, skvalitnenia prípravy personálnych dokumentov, zefektívnenia a optimalizácie personálneho pracovného toku v organizácii.

Zodpovednosť za vedenie vedenia personálnej evidencie, dodržiavanie stanovených pravidiel práce, termínov spracovania a bezpečnosť personálnych dokumentov má vedúci personálneho oddelenia.

Vyhotovené dokumenty personálna služba organizácie súvisiace so správou ľudských zdrojov sa ďalej delia na:

Organizačné dokumenty
Personálne doklady
Referenčné dokumenty

TO organizačné dokumenty týkať sa:

Pracovný stôl (T3)
HR politika organizácie
Interné pravidlá Pracovný rozvrh
Predpisy o odmeňovaní a prémiách zamestnancov
Nariadenie o ochrane osobných údajov zamestnancov
Predpis o hodnotení zamestnancov
Predpisy o práci útvarov zaradených do štruktúry organizácie
Popisy práce
Pokyn pre vedenie personálnej evidencie
Predpisy bezpečnosti práce
Inštruktáž o bezpečnosti práce podľa profesie
Briefing journal (oboznámenie sa s pokynmi)
Kódex správania spoločnosti

Personálne dokumenty zahŕňajú:

Pracovná zmluva
Kniha evidencie pracovnej zmluvy
Objednávka (pokyn) na prijatie do zamestnania (formulár T-1)
Objednávka (pokyn) na presun na inú prácu (formulár T-5)
Príkaz (pokyn) o poskytovaní dovolenky (tlačivo T-6, T-6a)
Plán dovoleniek (formulár T-7)
Nechajte denník udeľovania
Príkaz (príkaz) o ukončení (skončení) pracovnej zmluvy (formulár T-8, T-8a)
Objednávka (pokyn) o smere pracovnej cesty (formulár T-9, T-9a)
Pridelenie služby na vyslanie na pracovnú cestu a správu o jej vykonaní (tlačivo T-10, T-10 a)
Vestník evidencie príkazov na vyslanie pracovníkov na pracovnú cestu
Kniha jázd na vydávanie cestovných potvrdení
Objednávka (pokyn) na stimuly (formulár T-11, T-11 a)
Príkaz na plnú zodpovednosť
Osobná karta zamestnanca (formulár T-2)
Pracovný výkaz (formulár T-13)
Výpočet poznámky o poskytnutí dovolenky zamestnancovi (tlačivo T-60)
Poznámka o výpočte pri ukončení (skončení) pracovnej zmluvy so zamestnancom (formulár T-61)
História zamestnaní
Dotazník (osobný list pre personálnu evidenciu)
Dodatok k osobnému záznamovému listu

Referenčné dokumenty zahŕňajú:

Vyhlásenia
memorandum
Vysvetlivky
Upozornenia

Je potrebné venovať pozornosť skutočnosti, že personálne doklady získať právnu silu od okamihu ich podpisu a registrácie.

Uchádzať sa o zamestnanie
Postup a podmienky papierovania
Postup registrácie prepustenia z práce
Postup registrácie na dovolenku
Postup pri spracovaní prevodu zamestnanca

1. Uchádzanie sa o prácu

1.1 Zoznam požadovaných dokumentov:

Pracovná zmluva je dokument, ktorý zakladá pracovný pomer medzi zamestnávateľom a zamestnancom a definuje podmienky Pracovné vzťahy medzi nimi.
Objednávka na prijatie - administratívny dokument, na základe ktorých sa vykonávajú zápisy do pracovnej knihy zamestnanca
Pracovná kniha - hlavný dokument o pracovná činnosť a pracovné skúsenosti zamestnanca
Osobná karta (formulár T-2) - účtovný doklad obsahujúci biografické údaje
Osobný spis zamestnanca - súbor dokumentov obsahujúci biografické údaje o zamestnancovi, informácie o odbornej praxi
Osoba, ktorá sa uchádza o prácu, vyplní dotazník v zriadenom formulári organizácie

1.2. Zoznam požadovaných registračných formulárov:

Kniha účtovníctva pohybu pracovných kníh a príloh k nej
Vestník oboznámenia sa s miestnymi predpismi organizácie

1.3 Uchádzač o prácu predkladá pracovníkovi personálneho oddelenia tieto doklady:

Pas alebo iný doklad totožnosti
Pracovná knižka okrem prípadov, keď je pracovná zmluva uzatvorená prvýkrát alebo ak zamestnanec nastúpi do práce na kratší pracovný čas
Poistný list štátneho dôchodkového poistenia
Dokumentácia vojenská registrácia- pre osoby podliehajúce vojenskej službe a osoby podliehajúce odvodu
Osvedčenie o vzdelaní, kvalifikácii alebo špeciálnych znalostiach - pri uchádzaní sa o prácu vyžadujúcu špeciálne znalosti alebo špeciálne školenie
Ďalšie dokumenty potrebné na predloženie v súlade s platnou legislatívou Ruskej federácie

1.4 Pri prvom uzatvorení pracovnej zmluvy pracovný zošit a potvrdenie o poisteníštátne dôchodkové poistenie zostavuje zamestnanec personálneho útvaru zamestnávateľa v ustanovené zákonom dobre.

2. Postup a podmienky registrácie dokumentov

2.1. Zdokumentovanie postupu prijímania (pred podpísaním pracovnej zmluvy) začína oboznámením zamestnanca s náplňou práce, pracovnými predpismi a ďalšími miestnymi predpismi organizácie.

Zamestnanec potvrdzuje oboznámenie sa s pracovnou náplňou svojim podpisom priamo na kópii pracovnej náplne

2.3. Zamestnanec potvrdzuje oboznámenie sa s vnútornými pracovnoprávnymi predpismi a ostatnými miestnymi predpismi podpisom do denníka oboznamovania zamestnanca s miestnymi predpismi.

2.5 Formulár pracovnej zmluvy pre zamestnancov organizácie schvaľuje príkaz vedúceho organizácie a je možné ju individuálne doplniť pre každého zamestnanca

2.6 Pracovná zmluva sa uzatvára v písanie, zostavené dvojmo. Jedno vyhotovenie odovzdá zamestnancovi proti prevzatiu, druhé si zamestnávateľ pred odovzdaním do archívu ponechá na personálnom oddelení. Ak je v texte pracovnej zmluvy podmienka zoznámenia a podpisu, nie je potrebné viesť dodatočnú evidenciu.

2.7 zo strany zamestnávateľa pracovnú zmluvu podpisuje generálny riaditeľ organizácie a počas jeho neprítomnosti ten, kto dostal príslušné oprávnenie.

2.8 Pracovná zmluva sa vyhotovuje najneskôr do troch dní odo dňa skutočného prijatia zamestnanca na plnenie pracovných povinností.

2.9 Pracovná zmluva je po podpise zmluvnými stranami predmetom povinná registrácia v registri pracovných zmlúv

2.10 Pracovná zmluva je podkladom pre vystavenie príkazu na prijatie do zamestnania zamestnanca. Po vypracovaní, podpísaní a registrácii pracovnej zmluvy zamestnanec personálneho oddelenia vypracuje objednávku na prijatie do zamestnania.

2.11 Pracovný poriadok sa vypracúva podľa jednotného formulára T-1 schváleného výnosom Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie zo dňa 05.01.2004 č. 1 "na jednotnom formulári primárna dokumentácia o účtovníctve a odmeňovaní práce“

2.12 Pracovný poriadok podpisuje generálny riaditeľ organizácie a v jeho neprítomnosti osoba, ktorá obdržala príslušné oprávnenie.

2.13 Poradie prijatia musí byť zaevidované v evidencii objednávok na prijatie, preloženie, prepustenie zamestnancov

2.14 Z podpísanej a zaevidovanej objednávky vyhotoví odborný pracovník personálneho oddelenia kópiu a založí ju do osobného spisu zamestnanca.

2.15 Originály objednávok tvorí špecialista na personálnom oddelení v danej veci a sú uložené na personálnom oddelení organizácie až do ich odovzdania do archívu.

2.16 Na základe objednávky do zamestnania sa vykonávajú zápisy do zošita

2.17 Zamestnancom, ktorí začnú pracovať prvýkrát, sa vydajú nové pracovné knihy schválené nariadením vlády RF zo 16.04.2003 č. 225 „O pracovných knihách“. Pre ostatných zamestnancov sa záznamy zapisujú do starých pracovných kníh.

2.18 Pracovné knihy vypĺňa odborný pracovník personálneho útvaru zodpovedný za účtovníctvo, vedenie, uchovávanie a vydávanie pracovných kníh a príloh k nim.

2.19 Pracovné knihy zamestnancov sa vedú spôsobom predpísaným Pokynom na vypĺňanie pracovných kníh schváleným výnosom Ministerstva práce Ruskej federácie z 10.10.2003 č.69

2.20 Personalista zadá údaje o majiteľovi údajov pracovná kniha v knihe evidencie pohybu pracovných kníh a príloh v nich a tiež podpisuje príjem pracovnej knihy zamestnanca na sklad

2.21 Pracovné knihy sa uchovávajú na personálnom oddelení v trezore alebo uzamykateľnej skrini

2.22 Pri každom zápise do zošita je špecialista personálneho útvaru povinný oboznámiť jeho majiteľa s potvrdením v jeho osobnej karte.

2.23 Osobná karta sa vyhotovuje podľa jednotného formulára T-2, schváleného výnosom Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie z 1.5.2004 č. 1 „O jednotnej forme primárnej dokumentácie pre účtovníctvo práca a jej odmeňovanie"

2.24 Osobná karta je vyplnená v jednom vyhotovení a podpísaná odborníkom na personálnom oddelení, ako aj prijatým zamestnancom

2.25 Osobné karty sa uchovávajú v trezore alebo uzamykateľnej skrinke

2.26 Po dokumentovanie Prijmem zamestnanca, je vyhotovený jeho osobný spis

2.27 Medzi osobné spisy zamestnancov patria tieto dokumenty:

Interná inventarizácia dokumentov prípadu
Prihlasovací formulár
Kópia pracovného poriadku
Kópie vzdelávacích dokumentov
Charakteristiky a odporúčacie listy
Pracovná zmluva
Zdravotné osvedčenia
Fotografie

2.28 V budúcnosti sa dokumenty ukladajú do osobného spisu v chronologickom poradí:

Osobné vyhlásenia zamestnanca (vrátane odloženia ďalšej dovolenky)
Kópie dokladov potvrdzujúcich získanie ďalšieho vzdelania
Kópie príkazov na prevod, povzbudenie, disciplinárne sankcie zamestnanca
Recenzie úradníkov o zamestnancovi

2.29 Osobné spisy obsahujú informácie o osobných údajoch zamestnanca a sú uložené na personálnom oddelení ako dokumenty prísneho reportingu. Osobné spisy sa uchovávajú 75 rokov, vedúci organizácie sú uchovávaní trvalo.

3. Postup registrácie prepustenia z práce

3.1 Výpoveď z práce sa vyhotovuje podľa tohto súboru dokumentov:

Vyhlásenie zamestnanca vyhotovené vlastnoručne s uznesením vedúceho zamestnanca (vyhlásenie sa nevyhotovuje vždy, ale v závislosti od okolností, ktoré spôsobili skončenie pracovného pomeru)
Obchádzkový list, forma obtokového listu je schválená príkazom vedúceho organizácie a môže byť individuálne doplnená pre každého zamestnanca. Pracovník personálneho oddelenia odovzdá zamestnancovi obchádzkový hárok na svojpomocný zber podpisov od úradníkov
Rozkaz o prepustení
História zamestnaní
Osobná karta
Súkromné podnikanie
Kniha účtovníctva pohybu pracovných kníh a príloh v nich
Vestník registrácie objednávok na prijatie, prevod, prepustenie

3.2 Postup a podmienky evidencie dokumentov

Pri prepustení zamestnanca z dôvodu uplynutia lehoty zmluva na dobu určitú 9st. 79 Zákonníka práce Ruskej federácie) musí byť zamestnanec písomne upozornený najmenej tri dni pred prepustením.

3.3 Pracovná zmluva môže byť kedykoľvek ukončená dohodou strán (článok 78 Zákonníka práce Ruskej federácie). Je potrebné spísať dohodu o skončení pracovného pomeru.

3.4 Zamestnanec personálneho oddelenia začína formalizovať prepustenie zamestnanca z práce vypracovaním objednávky.

3.5 Poradie prepustenia sa vypracúva podľa jednotného formulára T-8 schváleného výnosom Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie zo dňa 1.8.2004 č. 1 „o jednotnej forme primárnej dokumentácie pre účtovníctvo práce a jej platenie"

3.6 Všetky príkazy na prepustenie sa koordinujú s priamym vedúcim štrukturálnej jednotky, z ktorej je zamestnanec prepustený. Príkaz na odmietnutie materiálu zodpovedná osoba dodatočne odsúhlasené a potvrdené hlavným účtovníkom organizácie.

3.7 Príkaz na prepustenie s vízami určených funkcionárov sa odovzdáva generálnemu riaditeľovi na podpis.

3.8 Príkaz na prepustenie podpisuje generálny riaditeľ organizácie a v jeho neprítomnosti osoba, ktorá dostala príslušné oprávnenie.

3.9 Príkaz na prepúšťanie musí byť zaevidovaný v evidencii príkazov na prijatie, preloženie a prepustenie zamestnancov.

3.10 Zamestnanec personálneho oddelenia vyhotoví kópiu podpísanej a zaevidovanej objednávky a založí ju do osobného spisu.

3.11 Na základe príkazu na prepustenie z práce sa v deň prepustenia zamestnanca vykonajú príslušné záznamy v jeho zošite.

3.12 Záznam o prepustení zapísaný v pracovnej knihe je osvedčený podpisom zamestnávateľa alebo osoby zodpovednej za vedenie pracovných kníh a pečiatkou organizácie.

3.13 Pri prepustení zamestnanca sú všetky záznamy vykonané v jeho zošite počas jeho práce v organizácii dodatočne potvrdené podpisom samotného zamestnanca.

3.14 Pred vydaním pracovnej knihy pracovník personálneho oddelenia skontroluje prítomnosť podpisov úradníkov v obchádzkovom hárku.

3.15 Pracovná kniha sa vydá zamestnancovi presne v deň prepustenia. 3.16 Zamestnanec sa pri prevzatí zošita podpíše do zošita o evidencii pohybu zošitov a príloh v nich. Informáciu o prepustení zamestnanca zapisuje zamestnanec personálneho oddelenia do svojej osobnej karty.

3.17 V deň prepustenia sa zamestnanec podpíše na svoju osobnú kartu.

3.18 Kópia rozkazu o prepustení a obchádzkový list sa prikladajú k osobnému spisu zamestnanca.

3.19 Podľa písomné vyhlásenie zamestnanec, špecialista personálneho oddelenia mu dáva overené kópie dokumentov súvisiacich s prácou: kópie objednávok, potvrdenia o mzdách atď.

4. Postup pri registrácii dovoleniek

Dovolenka sa vydáva s týmto súborom dokumentov:

Ručne písané vyhlásenie
Rozpis dovoleniek
Upozornenie na začiatok dovolenky
Časový výkaz
Nechajte objednávku
poznámka k výpočtu

4.1 Postup a podmienky papierovania

Poradie poskytovania ročnej platenej dovolenky sa určuje v súlade s rozvrhom dovoleniek.

4.2. Harmonogram dovoleniek schvaľuje generálny riaditeľ organizácie každoročne najneskôr dva týždne vopred kalendárny rok... Harmonogram dovoleniek je zostavený podľa jednotného formulára č. T-7, schváleného výnosom Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie z 1.5.2004 č. 1 „O jednotnej forme primárnej dokumentácie pre účtovníctvo práce a jej odmeňovania"

4.3 Nástup na dovolenku musí byť zamestnancovi oznámený na základe rozvrhu dovolenky najneskôr dva týždne pred jej nástupom.

4.4 Formulár oznámenia o nástupe dovolenky je vypracovaný odborníkmi personálneho oddelenia a schválený generálnym riaditeľom.

4.5 Na základe rozvrhu dovoleniek sa vypracuje príkaz na poskytnutie dovolenky zamestnancovi.

4.6 Príkaz o udelení dovolenky sa vyhotovuje podľa jednotného formulára č. T-6 schváleného výnosom Štátneho štatistického výboru Ruskej federácie zo dňa 05.01.2004 č.1 „O jednotnej forme primárnej dokumentácie pre účtovanie práce a jej úhrada“.

4.7 Informáciu o poskytnutí dovolenky zamestnancovi zapisuje špecialista na personálnom oddelení do svojej osobnej karty.

4.8 Na základe príkazu na poskytnutie dovolenky je vyplnený dochádzkový list.

5. Postup pri spracovaní prevodu zamestnanca

Existujú nasledujúce typy presunov na inú prácu

presun na prácu v tej istej organizácii na podnet zamestnávateľa
preklad do trvalé zamestnanie do inej organizácie
presun do inej lokality spolu s organizáciou

5.1 Všetky preklady sú povolené len s písomným súhlasom zamestnanca.

5.2 Zamestnávateľ má právo v prípade potreby previesť zamestnanca na dobu najviac jedného mesiaca na prácu neupravenú pracovnou zmluvou.

5.3 Nejde o preradenie na inú prácu a na preradenie na inú v tej istej organizácii je potrebný súhlas zamestnanca. pracovisko, iná štrukturálna jednotka tej istej organizácie v tej istej lokalite, ak to nemá za následok zmeny pracovnej funkcie a zmeny základné podmienky pracovná zmluva.

5.4 Žiadosťou o preradenie na inú prácu je písomný súhlas zamestnanca s preložením. Žiadosť je napísaná v jednom vyhotovení.

5.5 Víza manažérov sú nalepené na prihláške.

5.6 Zamestnanec personálneho oddelenia vydá príkaz (príkaz) na preloženie zamestnanca. Objednávka je zamestnancovi oznámená proti prijatiu. Pôvodná objednávka zostáva uložená na personálnom oddelení.

Podnetom k článku boli dve otázky čitateľov o menovaní zodpovedných za prácu v kancelárii. Tie sa ale ukázali byť komplikovanejšie, ako sa na prvý pohľad zdá, vr. z dôvodu nedostatočnej regulácie zákonom.

Zbaliť reláciu

Kde: [e-mail chránený] stránky
téma:

Môžete mi prosím povedať, v jednej organizácii môžu byť dvaja ľudia zodpovední za prácu v kancelárii? Ak áno, je potrebné vydať príkaz na oddelenie ich povinností?

Zbaliť reláciu

Kde: [e-mail chránený] stránky
téma: Bezplatné konzultácie pre predplatiteľov

Na základe príkazu organizácie plánujeme vymenovať osoby zodpovedné za kancelársku prácu v divíziách a prideliť im určité zodpovednosti. Žiadame vás, aby ste túto problematiku bližšie objasnili, a to: aké by mali byť povinnosti zodpovedných za kancelársku prácu na oddeleniach a ako to zdokumentovať?

Za všetko môže vodca!

Zodpovednosť za dokumentačný fond organizácie, čo znamená, že pre systém kancelárskej práce a jej konštrukciu znáša supervízor(t. j. jediný výkonný orgán). Za dokumenty o správe a riadení spoločnosti a súvisiace papierovanie nesie rovnakú zodpovednosť predstavenstvo / jeho predseda a podnikový tajomník... Ide o zodpovednosť voči zakladateľom/vlastníkom za organizáciu činnosti a zodpovednosť v súlade s platnou legislatívou, vrátane štátnych dozorných orgánov.

Ale v žiadnom súčasné regulačné právny úkon zodpovednosť vedúceho za celý dokumentačný fond organizácie, žiaľ, nie je pevne stanovená v priamej forme, v podobe konkrétnej formulácie. ona vyjadrené nepriamo, spravidla vo forme právomocí riadiacich orgánov schvaľovať dokumenty, vydávať príkazy, ustanovovať zodpovedné osoby / delegovať právomoci, opäť na základe príkazov.

Zbaliť reláciu

Roman Avaljan, Hlavný editorčasopisu "Právny zoznam hlavy"

Od apríla 2016 bol upravený článok 15.11 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie: teraz pre absenciu pre termíny skladovanie účtovné doklady(primárne účtovníctvo, registre, výkazníctvo, správa audítora) „úradníkom“ môže byť uložená pokuta, a ak opakované porušenie- a diskvalifikovaný. Ale koho treba chápať ako úradníkov, nie je v tomto článku napísané.

Preto sa obrátime na časť 1 článku 7 Federálny zákon zo dňa 06.12.2011 číslo 402-FZ "O účtovníctve". Hovorí, že vedúci je zodpovedný za organizáciu účtovníctva a uchovávanie príslušných dokumentov. V dôsledku toho, ak vedúci zveril zodpovednosť za vedenie záznamov a uchovávanie dokumentov, povedzme, hlavnému účtovníkovi, bude musieť byť potrestaný. Ak takáto povinnosť nie je pridelená žiadnemu zamestnancovi, potom bude musieť zaplatiť pokutu samotný manažér.

Správnosť tohto prístupu potvrdilo plénum Najvyšší súd RF v bode 24 uznesenia z 24. októbra 2006 č. 18 „O niektorých otázkach vyplývajúcich zo súdov pri uplatňovaní osobitnej časti zákonníka Ruská federácia o správne delikty". Hovorí sa v ňom, že pri rozhodovaní o privedení úradníka do administratívnej zodpovednosti je potrebné odkázať na účtovnú legislatívu, v súlade s ktorou je zodpovedný vedúci na organizovanie účtovníctva a hlavný účtovník - na vedenie záznamov a včasné predloženie úplných a presných finančných výkazov.

Aj súdy považujú tento postup za legitímny (pozri napr. rozhodnutia Mestského súdu v Moskve zo dňa 06.05.2015 č. 4a-0628/15 a zo dňa 29.04.2014 č. 4a-748/2014). Často rušia rozhodnutia nižších súdov, ktoré vedú hlavného účtovníka k zodpovednosti, ak je medzi zamestnancami hlavný účtovník.

A je tu tiež úžasný odsek 4 článku 10 federálneho zákona č. 127-FZ z 26. októbra 2002 "o platobnej neschopnosti (bankrote)", ktorý priamo umožňuje presunúť platbu dlhov na čele skrachovanej právnickej osoby vrátane pri absencii dokladov" účtovníctvo a (alebo) ohlasovanie, ktorých povinnosť uchovávať (zostavovať) a uchovávať je ustanovená zákonom “alebo ak boli informácie v nich skreslené.

Porušenie manažmentu HR administrácia spadajú pod časť 1 článku 5.27 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie, ktorý vám opäť umožňuje pokutovať nielen právnickú osobu, ale aj zamestnanca zamestnávateľa (kto je to: vedúci alebo priamy vykonávateľ?) . Ak napríklad vedúci Ivan Ivanovič riadne delegoval (zdokumentoval) povinnosť viesť pracovné knihy na Maryu Ivanovnu a ona by stratila knihu pracovných záznamov zamestnanca, bude niesť zodpovednosť (odsek 2, bod 45 Pravidiel vedenia a skladovanie pracovných zošitov, výroba tlačív zošitov a ich poskytovanie zamestnávateľom, schválené uznesením vlády RF zo 16.04.2003 č. 225 "O pracovných zošitoch").

Samozrejme, Ivan Ivanovič môže podrobiť Maryu Ivanovnu disciplinárne konanie, znížiť poistné a pod., ale na súde alebo úradníkoch inšpekcia práce ako zodpovedná osoba - priamy vykonávateľ (viď napr. rozhodnutie Moskovského mestského súdu zo dňa 10.07.2012 vo veci č. 7-1306 / 2012), tak aj generálny riaditeľ (viď napr. rozhodnutie Moskovského hl. Mestský súd zo dňa 08. 07. 2015 vo veci č. 7-6031 / 2015).

Existujú aj ďalšie oblasti práce upravené osobitnými právnymi predpismi (napr. pracovať s výzvami občanov). Všetko tu závisí od toho, koho možno považovať za úradníka. Jednoznačná odpoveď je len v článku 4 ods. 5 federálneho zákona č. 59-FZ z 2. mája 2006 „O postupe pri posudzovaní odvolaní občanov Ruskej federácie“ (ďalej len zákon o odvolaniach občanov):
„Úradník je osoba, ktorá trvalo, dočasne alebo na základe osobitného poverenia vykonáva funkciu zástupcu orgánov alebo vykonáva organizačné a administratívne, administratívne a ekonomické funkcie...“.

Kto bude potrestaný súdom za porušenie postupu pri posudzovaní odvolaní občanov podľa čl. 5.59 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie: vedúci (organizovanie práce a podpisovanie odpovedí) alebo riadne poverený bežný exekútor (ktorý vykonáva všetky práce a pripravuje dokument na podpis)? Ukázalo sa, že je to prvý z nich! Potvrdením je napríklad stanovisko Najvyššieho súdu Ruskej federácie (uznesenie č. 11-AD12-11), ktorý v novembri 2012 zrušil rozhodnutia nižších súdov, pričom zodpovednosť zbavil exekútora a presunul ju na vedúci (na základe článkov 4 a 10 zákona o odvolaní občanov).

Takže určité oblasti práce môžu byť upravené osobitnými právnymi predpismi a potom musíte dôkladne pochopiť, čo je tam napísané. Vo všetkých ostatných prípadoch(nie je špeciálne upravená), „všetky cesty vedú“ k vodcovi.

Takmer každá organizácia má stanovy je ustanovená zodpovednosť výkonných orgánov (kolegiálnych - predstavenstvo alebo jediný - predseda predstavenstva, generálny riaditeľ) za organizáciu systému manažérstva a systém správy dokumentov (kancelárska práca) je v súčasnosti považovaný za jeden z najčastejších dôležitá infraštruktúra súčiastky, spolu so systémami personálneho manažmentu, účtovníctvom a daňové účtovníctvo, projektový manažment, informačná bezpečnosť, riadenie kvality, financovanie a rozpočtovanie a pod. Okrem toho stanovy každej organizácie a vzorové stanovy, ktoré sú vypracované pre malých a stredných podnikateľov, stanovujú zodpovednosť za odovzdanie dokumentov organizácií v prípade likvidácie príslušnej archívnej inštitúcii/archívu. Likvidačná komisia/ správca konkurznej podstaty prijíma písomnosti podľa zákona od prvého vedúceho organizácie.

Recenzie rozhodcovská prax a súdna prax všeobecná jurisdikcia , ktoré sú uverejnené na stránkach nášho časopisu, tiež ukazujú, že hmotná a administratívna zodpovednosť za dokumentárne a archívne fondy nesú predovšetkým vedúci organizácií.

Pozrite si správu „Dcérske ručenie bývalého šéfa skrachovanej organizácie prekročilo míľnik miliardy dolárov“

Pozrite si novinku „Za bezpečnosť vedecko-technickej dokumentácie (na rozdiel od finančnej a ekonomickej) riaditeľ nezodpovedá! "

Od vedúceho organizácie, ktorý schvaľuje Organizačná štruktúra, personálne obsadenie, divízie a náplň práce, v konečnom dôsledku závisí od vytvorenia, podriadenosti a názvu služby riadenia kancelárie, jej číselná sila a kvalifikačné požiadavky zamestnancom. Nezabúdajme tiež, že nomenklatúru záležitostí organizácie, pomocou ktorej sa systematizuje dokumentačný fond, súpis prípadov a úkony o prideľovaní dokumentov na zničenie, schvaľuje vedúci organizácie. Príkazom o schválení číselníka vecí / svojím podpisom v schvaľovacích pečiatkach vyhotovuje a potvrdzuje svoju zodpovednosť za dokumentačný fond, jeho stav a pohyb. Návod na kancelársku prácu, tlačivá a štandard jednotné formy dokumenty organizácie schvaľujú aj príkazy vedúceho. A ak udelí právo vydávať takéto príkazy niektorému zo svojich zástupcov a poverí ho kontrolou nad ich dodržiavaním resp. na čele úradu, potom v súlade s legislatívou, zriaďovacou listinou a zásadami delegovania pôsobnosti naďalej zodpovedá za výkon prenesenej pôsobnosti všetkými ich splnomocnených zástupcov.

Bohužiaľ, nie vždy a nie všetci manažéri chápu, že informácie a dokumenty sú majetkom a majetkom organizácie. A formuje sa a rozvíja dokumentárny fond a systém kancelárskej práce. Nie je náhoda, že súčasné štandardy pre správu dokumentov, odrážajúce skúsenosti svetových „best practices“, upevňujú tento koncept vo vzťahu k dokumentom a sú určené predovšetkým pre vedenie / vrcholový manažment organizácií:

GOST R ISO 15489-1-2007 „Systém noriem pre informácie, knihovníctvo a publikovanie. Správa dokumentov. Všeobecné požiadavky"a
GOST R ISO 30300-2015 „Systém noriem pre informácie, knihovníctvo a publikovanie. Informácie a dokumentácia. Systémy správy dokumentov. Základy a slovná zásoba“.

Pozri článok „Nová GOST R ISO 30300-2015“ o norme, ktorá vstúpila do platnosti 1. júla 2016. Pozor na „revolúciu“ v chápaní pojmu „systém správy dokumentov“ (DMS), ako aj terminologickú „hrubosť“ nového GOST

Odporúčame, aby personálne služby organizácií urobili vo funkcii predsedu predstavenstva / generálny riaditeľ(a teda vedúci štrukturálnych divízií) organizáciu potrebných vyhlásení o zodpovednosti (a lepšie v časti 1 „Všeobecné ustanovenia“), pozri príklad 1.

Takáto úprava v ustanoveniach o funkciách vedúcich organizácií a v pracovnej náplni vedúcich štrukturálnych odborov je organizačný základ poskytnúť dokladované prevzatie a odovzdanie vecí podľa zákona v prípade zmeny týchto osôb.

Príklad 1

Zbaliť reláciu

Konečne od prvej hlavy, od čias United štátny systém kancelárska práca (M., 1974; ďalej - EGSD) existuje veľmi správne odporúčanie o zabezpečení podriadenosti služby vedenia úradu priamo vedúcemu organizácie.

Kto bude vybavovať papiere?

Vedúci organizácie je teda v skutočnosti zodpovedný za kancelársku prácu, ktorá je nástrojom systému riadenia. On určuje, ako bude práca v kancelárii organizovaná, menuje zodpovedných na uchovanie kancelárska práca v organizácii a štrukturálne členenia .

Od prvého vedúceho závisí, ako sa vybuduje systém kancelárskej práce, či sa vytvorí služba kancelárskej práce a ako sa bude volať, aké bude jej personálne obsadenie a názvy odborných pozícií, mzdový fond atď. organizačné aspekty. V tomto prípade by sa samozrejme mali brať do úvahy smery a rozsah činnosti, územné rozdelenie, organizačná a právna forma atď. faktory. Zohľadňuje sa objem pracovného toku, od ktorého závisí štruktúra kancelárskej práce a jej počet. Typické názvy kancelárskych prác (kancelária, úrad, všeobecné oddelenie, sekretariát) boli v jednom čase stanovené EGSD. A výpočet počtu zamestnancov služby kancelárskej práce (alebo osôb zodpovedných za jej údržbu) sa v súčasnosti odporúča vykonávať v súlade s platnými regulačnými a metodickými dokumentmi:

Medzisektorové konsolidované časové štandardy pre prácu na dokumentačnej podpore manažmentu (schválené výnosom Ministerstva práce Ruska z 25. novembra 1994 č. 72) a
Časové normy pre prácu na podpore dokumentácie riadiacich štruktúr federálne orgány výkonná moc(schválené výnosom Ministerstva práce Ruska z 26. marca 2002 č. 23).

Pozrite si článok „Zamestnanci služby správy záznamov“. Ponúka niekoľko metód na výpočet potrebného počtu zamestnancov kancelárie. Reč čísel vám aspoň pomôže dokázať manažmentu, že vaši ľudia sú preťažení a ochráni ich pred prepúšťaním a nanajvýš ospravedlní prijímanie nových.

V malej organizácii (alebo v geograficky oddelenej divízii) s nevýznamným objemom pracovného toku všetky operácie o vedení evidencie možno vykonávať tajomník organizácie (alebo tajomník jednotky). Takýto systém kancelárskej práce sa nazýva centralizovaný. A ak je objem pracovného toku veľký, možno ho vytvoriť aj v malých organizáciách služba / oddelenie / sektor / skupina kancelárskych prác alebo predškolská vzdelávacia inštitúcia, pozostávajúci z 1-2 zamestnancov, ktorých pracovné funkcie budú spojené výlučne s riadením kancelárskych prác.

Zodpovednosť za kancelársku prácu (za jej údržbu), uvedené v otázke, sa spravidla prideľujú:

v malých organizáciách so skromným objemom pracovného toku, za ktorého spracovanie sú zodpovední;
alebo naopak vo veľkých organizáciách so značným objemom pracovného toku, kedy je kancelária (case management a pod.) špecializovaným štrukturálnym útvarom, ktorý je vytvorený výlučne na organizáciu systému správy dokumentov celej spoločnosti a sedia tam priami vykonávatelia v oddeleniach, ktoré vykonávajú kancelársku prácu na ich stránke a sú za ňu zodpovedné.

Pri tvorbe služieb kancelárskej práce v súčasnosti odporúčame vychádzať z definície zakotvenej v Pravidlách kancelárskej práce v r federálne orgány výkonná moc (schválená uznesením vlády RF z 15.06.2009 č. 477): „Kancelársko-pracovná služba je štrukturálna jednotka, ktorej sú zverené funkcie udržiavania kancelárskej práce, ako aj osoby zodpovedné za výkon kancelárske práce v iných stavebných divíziách“. Touto cestou, môže byť viacero zodpovedných za riadenie organizácie.

Toto zodpovednosť to naznačuje evidencia lebo tento zamestnanec nemusí byť hlavný, ale doplnková funkcia, spolu s tými, ktoré vykonáva, je špecialistom v inej tematickej oblasti (a takmer všetky funkcie sú spojené s dokumentáciou). Takáto zodpovednosť na uchovanie Kancelárske práce sú teraz prideľované najnižšie postaveným zamestnancom v organizácii a bez akéhokoľvek zvýšenia platu.

Analýza praxe odhalila 3 hlavné spôsoby, ako formalizovať zodpovednosť za vykonávanie kancelárskej práce.

Prvý spôsob ak popis práce napríklad účtovníka, inžiniera, správcu, predajcu alebo právneho poradcu, ktorý má najnižšiu kvalifikačnú úroveň (alebo bol nedávno prijatý do organizácie), jednoducho zahŕňa príslušné pracovné funkcie súvisiace s administratívou kancelárie práca. A za týchto podmienok sa uzavrie pracovná zmluva a vydá sa príkaz na prijatie do zamestnania. Používa sa v malých organizáciách s malým objemom pracovného toku. Napríklad v časti 1 „Všeobecné ustanovenia“ popisu práce ktoréhokoľvek špecialistu možno pridať túto položku:

Príklad 2

Fragment pracovnej náplne osoby zodpovednej za kancelársku prácu

Zbaliť reláciu

1.2. Junior právny poradca vykonáva kancelársku prácu v súlade s pokynmi pre kancelársku prácu spoločnosti Technoservice LLC a ďalšími miestnymi predpismi upravujúcimi prácu v kancelárii.

Samozrejme, že pokyn na kancelársku prácu musí byť vypracovaný a schválený vopred, pretože nie je možné požadovať vypracovanie pokynov od osoby zodpovednej za výkon kancelárskej práce, ktorá túto funkciu vykonáva ako doplnkovú, a to aj ťažké požadovať kvalitu výkonu kancelárskej práce. Táto metóda zodpovedá najlepším zahraničné praktiky, ale zvyšuje náklady na administratívnu prácu, pretože plat špecialistu v odbore (napríklad pridruženého právnika) je zvyčajne vyšší ako mzda kancelársky pracovník. A kvalita funkcie kancelárskej práce v podobe doplnkovej si vyžaduje starostlivejšiu kontrolu.

Druhý spôsob používa sa vo veľkých organizáciách, keď je potrebné prideliť zodpovednosť za administráciu kancelárskych prác v štrukturálnych divíziách. V tomto prípade bude celý systém kancelárskej práce postavený ako zmiešané, v ktorej časť kancelárskej práce vykonávajú centrálne a časť - v štruktúrnych jednotkách špeciálne vymenovaní zamestnanci. Zároveň sa zvyšuje zodpovednosť „centrálnej“ služby kancelárskej práce, od r ona:

v pokynoch pre kancelársku prácu organizácie určuje, ktorí odborníci v štruktúrnych úsekoch môžu byť poverení riadením kancelárskych prác, aké operácie vykonávajú. V každej časti pokynov na papierovanie môžu byť zvýraznené podsekcie:
- "Obchodné riadenie sa vykonáva ...",
- „Osoba zodpovedná za kancelárske práce v štruktúrnej jednotke vykonáva ...“;
v prípade potreby vypracuje a organizuje schvaľovanie pokynov alebo pravidiel na vykonávanie kancelárskych prác v stavebných divíziách (s prihliadnutím na dokumenty súvisiace s špeciálne systémy dokumentačná - účtovná, vedecko-technická, výrobná, finančná a pod., ako aj kancelárske práce na požiadavky občanov a personálne kancelárske práce, ktoré je možné realizovať v týchto štruktúrnych celkoch);
v prípade potreby vypracuje štandardnú pracovnú náplň osoby zodpovednej za administráciu kancelárskej práce v štruktúrnom útvare, ktorá vystupuje v postavení doplnkového k hlavnej pracovnej náplni podľa pozície / odbornosti / profesie;
iniciuje vydávanie príkazov (v krajnom prípade je povinné ich dohodnúť, ak iniciátorom takéhoto príkazu je vedúci útvaru) o pridelení zodpovednosti za výkon kancelárskej práce na štrukturálnych úsekoch konkrétnym zamestnancom a o výnimke zodpovednosť v súvislosti so zmenou personál... Tieto zákazky možno zaradiť medzi zákazky na administratívne a organizačné činnosti, ktoré majú 5-ročnú trvanlivosť. Pri príprave návrhov objednávok odporúčame použiť štandardné rečové vzorce:
Príklad 3
Fragment príkazu na vymenovanie osoby zodpovednej za vykonávanie kancelárskych prác v jednotke

Zbaliť reláciu

1.1. Prideliť zodpovednosť za vedenie záznamov (alebo priradiť funkciu vedenia záznamov) v oddelení predaja a práce s klientmi PJSC "Techcertifikácia" pre špecialistu na oddelení predaja a práce s klientmi Olega Vasiljeviča Meshkova (na základe dohody o zmene určia strany podmienky pracovnej zmluvy s Meshkov O.V.).

Príklad 4
Fragment príkazu o odstránení zodpovednosti za výkon kancelárskej práce v jednotke

Zbaliť reláciu

1.1. Oslobodiť Olega Vasiljeviča Meshkova, špecialistu v oddelení predaja a služieb zákazníkom, z výkonu povinností osoby zodpovednej za vykonávanie kancelárskych prác (alebo vykonávať funkciu vedenia záznamov) v oddelení obchodu a služieb zákazníkom PJSC „Techcertifikácia“ od 22.09.2016 (na základe dohody o zmene zmluvných strán o zmene podmienok pracovnej zmluvy s Meshkov O.V.).

1.2. Objednávka nadobúda platnosť dňom podpisu.
vedie zoznamy zamestnancov poverených výkonom administratívnej práce v štrukturálnych odboroch, aktualizuje ich;
spolu s personálnym oddelením vykonáva príslušné doplnenia pracovnej náplne zamestnancov, ktorí sú zodpovední za výkon kancelárskej práce;
organizuje zdokonaľovacie vzdelávanie zamestnancov a podieľa sa na ich certifikácii z hľadiska kvality výkonu pracovných funkcií a operácií v procese výkonu kancelárskej práce;
v prípade potreby organizuje zastupovanie osôb zodpovedných za kancelársku prácu v štrukturálnych divíziách v prípade ich dočasnej neprítomnosti.

Tento spôsob je často využívaný v geograficky rozmiestnených organizáciách a holdingoch, kde nielenže nevytvárajú špecializované oddelenia kancelárskeho manažmentu v divíziách, ale aj ušetria na zavádzaní pozícií príslušných špecialistov. Žiaľ, ani tento spôsob neprospieva kvalite práce s dokumentmi.

Tretí spôsob, najbežnejší, umožňuje jednoduché zoznámenie sa s tabuľkou obsadenia bežných pozícií sekretárky alebo referenti ako zodpovední za kancelársku prácu v divíziách veľkých organizácií, čo je možné s zmiešané administratívny systém (keď niektoré administratívne úkony alebo ich časť vykonáva centrálna služba (vedenie vecí, úrad, všeobecné oddelenie) a niektoré sú decentralizované v divíziách tajomníkmi alebo referentmi). Názvy pozícií a požadované kvalifikačné stupne tajomníkov a referentov zodpovedných za výkon kancelárskej práce musia zodpovedať novým profesionálny štandard"Špecialista na organizačnú a dokumentačnú podporu riadenia organizácie" (schválené nariadením Ministerstva práce Ruska zo dňa 06.05.2015 č. 276n). popisy práce, pracovné zmluvy a objednávky na nábor tajomníkov a referentov sa v súčasnosti vypracúvajú s ohľadom na tento profesionálny štandard.

V praxi môžete nájsť ďalšie situácie, kedy Zodpovednosť je určená za riadenie kancelárskych prác na žiadosť občanov, za riadenie kancelárskych prác pri realizácii zmlúv, za prácu s vedecko-technickou dokumentáciou a jej uchovávaním a pod. Najdôležitejšia je komplexná úprava tejto zodpovednosti v rámci budovania systému manažérstva organizácie a jej dokumentov.

Technika kancelárskej práce, alebo Ako rozdeliť povinnosti medzi „stredisko“ a „zodpovedný“

Práca v kancelárii je technológie, v ktorom sa postupne vykonávajú vzájomne súvisiace operácie. Správa záznamov je analyzovaná a regulovaná prevádzkami, najmä so zmiešanou, najbežnejšou formou jej organizácie. Na stanovenie zodpovednosti za vykonávanie kancelárskej práce je potrebné analyzovať a konsolidovať v príslušnom miestnom prostredí predpisov(aspoň v administratívnych pokynoch), aké úkony (úkony) a s akou kategóriou/druhmi dokumentov/tokov dokumentov vykonáva „ústredná“ duchovná služba a aké úkony a úkony môžu vykonávať osoby zodpovedné za administratívnu činnosť, ktorí v skutočnosti nie sú zodpovední za pochopenie platná legislatíva, ale len udržiavacia funkcia kancelárska práca - vykonávanie jednotlivých operácií s dokumentmi s metodickým alebo priamym lineárno-funkčným vedením z "centrálnej" kancelárskej práce.

Ukážme sa možný variant rozdelenie povinností za výkon kancelárskej práce v zmiešanej forme. Z príkladu 5 je zrejmé, že „ústrednej“ úradnej práci, ktorá je v priamom kontakte s prvým vedúcim organizácie, by malo byť pridelené riešenie organizačných záležitostí, vypracovanie miestnych predpisov o práci úradu, metodické usmernenie ich aplikácie. , ako aj otázky rozpočtovania nákladov na príjem, doručovanie a odovzdávanie písomností. Tí, ktorí sú zodpovední za prácu v kancelárii, môžu byť priamo administratívne podriadení vedúcim oddelení, vrátane tých, ktoré sú geograficky oddelené, ale musia vykonávať prácu v kancelárii striktne pod metodickým vedením „centrálnej“ služby kancelárskej práce, ktorá zabezpečuje funkčné riadenie týchto oddelení. operácií.

Pozri článok „Pôsobnosti: Distribuujeme a delegujeme“ v č. a 2013. Ukážky dokumentov sú zobrazené na spracovanie rôznych možností delegovania právomocí: priebežne (napríklad pri reorganizácii), dlhodobo a príležitostne (po dobu dovolenky alebo pracovnej cesty zastupovaného zamestnanca). Pochopíte, ako sa suplovanie na plný úväzok líši od kombinovania a preradenia na inú prácu