Metodická podpora vytvorenia archívu NSA organizácie. Automatizovaný archív Vedecký a odkaz

Výber programov pre automatizáciu archívnej služby podniku

Hlavnými úlohami archívnej služby podniku je zabezpečiť skladovanie dokumentácie a operačného poskytovania potrebných informácií o súčasných činnostiach podniku a v dôsledku toho zachovanie obrovských informačných zdrojov.

Tradičné "manuálne" spôsoby spracovania archívov sú veľmi pracné. Táto práca je rutinná, opakujúca sa systémové procesy a vyžaduje preklad do automatizovaných režimov. S aktuálnou úrovňou vývoja informačných technológií je možné a dokonca potrebné vyriešiť tieto úlohy.

S cieľom okamžite vykonávať účtovníctvo a hľadanie dokumentov, automatizovaných vedeckých a referenčné prístroje (ANSEA). Archív automatizovaného vedeckého a referenčného prístroja (ANSA) je súborom popisov elektronické dokumentyumiestnené v databázach (databázy), automatizované informačné vyhľadávanie nástroje a zobraziť výsledky vyhľadávania. Anse sa implementuje v rámci integrovaného informačného systému archívu a / alebo vo forme autonómnych databáz. Obsah ANSA je opis dokumentov na úrovni fondu, skladovacích jednotiek a účtovníctva dokumentov obsiahnutých v informačnom systéme, ako aj súbory kľúčových slov, rukoväte.

Rôznorodosť anse sú plnofaxové databázy obsahujúce texty dokumentov, ich digitálne kópie. ANSEA implementuje všetky funkcie tradičného systému archívneho vedeckého a referenčného prístroja (NSA) a predstavuje v porovnaní s tradičnou NSA viac možností operačného a multidimenzionálneho vyhľadávania archívnych dokumentov, ktoré predstavujú svoje výsledky.

Informačný základ pre vytvorenie anse sú rovnaké prvky opisu rôznych úrovní ako pre tradičné NSA.

Vyplnenie databázy ANSSE:

informácie o primárnom dokumente;

základné a pomocné účtovné doklady;

informácie dostupné v archívnych referenčných knihách rôznych typov a druhov.

Výstupné formy anse sú zoznamy finančných prostriedkov, skladovacích jednotiek, účtovných jednotiek, dokumentov, ktoré spĺňajú podmienky prijatej žiadosti. Na základe informácií obsiahnutých v archíve ASSA BD môžu byť texty referenčných kníh vytvorené spolu s ich internými referenčnými prístrojmi. V neprítomnosti automatizovaného systému registrácie dokumentov sa vytvorí databáza dokumentov na úrovni dokumentu (elektronický katalóg).

Výber programov na automatizáciu archívnej služby podniku nie je na rozdiel od systémov správy dokumentov. Je to úplne prirodzená situácia, pretože potreba archívneho automatizácie ešte nie je plne realizovaná mnohými podnikmi a hospodárskosťou medzi automatizovanými archívnymi systémami s nízkymi. Zo systémov známych vývojárov softvéru sa dodáva systém archívnych služieb:

All-Ruse Research Institute of Docution and Archivation Business "Vnidad";

corporation "Elektronický archív",

spoločnosť "LANIT",

spoločnosť "Elektronické kancelárske systémy" (EO).

Softvér vyvinutý "Vnidad" sa objavil na trhu v roku 1999. Úloha bola stanovená ako inštitút pod vládnym programom " Elektronické Rusko"Samozrejme, tento softvér je zameraný na štátne, komunálne archívy-inštitúcie štátnej archívnej služby. Podľa môjho názoru tento systém nie je masívny a pre archív neštátna organizácia málo prijateľné.

Elektronická archívna spoločnosť je známa svojimi rozhodnutiami na vytvorenie elektronických archívov dokumentov a prenosu "papierových archívov" v elektronický pohľad. Tieto rozhodnutia sú určené pre veľké štátne archívy, knižnice, múzeá s už existujúcimi veľkými skupinami referenčných kníh, kartových súborov, adresárov, ktoré opisujú mnoho rokov, a majú základ systému "saperion". Tento softvér je prispôsobiteľný, ktorý vám umožňuje pripraviť šablóny, formuláre, účtovné karty a vyhľadávacie filtre v závislosti od špecifikácií a potrieb zákazníka. Ide o pozitívnu kvalitu automatizácie práce vo veľkých archívoch, múzeách, knižniciach. Avšak, pre archívy organizácií, nedostatok typických podrobností šablón a formálne vyhľadávacie filtre nevýhoda. Tento systém Môže byť prijateľné, ak organizácia zvolí prvú možnosť automatizácie, plne presunutím do dôkazu elektronického dokumentu a vytvorenie "elektronických archívov".

Produkt "Landocsapx", vytvorený spoločnosťou LANITE, je špecializované riešenie pre automatizáciu práce v archívoch organizácií. Obsahuje tri komponenty: základný archívny automatizačný modul, dávkovú (hromadnú) skenovanie a dokument o rozpoznávaní dokumentov, špecializovaná žiadosť o hromadnú registráciu naskenovaných dokumentov.

"Landocs: APXIV" úzko súvisí s ich vývojom: Doručovací systém "Landocs: Dellopopopovo". Obe systémy sú kombinované so spoločným rozhraním takým spôsobom, že "archív" vyzerá ako aplikácia do systému, a nie ako nezávislá úloha. Informácie o archívnych dokumentoch sa však vytvárajú v samostatnej základni. Program vytvára šablóny na vyplnenie archívnych kariet, vyhľadávacích filtrov a výstupov (vytlačených) formulárov.

"Landocs: APXIV" vám umožní vyriešiť úlohu udržiavať "papierové archív" databáz ako referenčnú knihu archívu, ako aj vytvorenie elektronického archívu dokumentov, ktoré vám umožní realizovať možnosť Tretej Automatizácie (Automatizácia NSA + " Elektronický archív ").

Podrobnejšie, chcel by som povedať o systéme automatizácie archívneho prípadu "archiváciu" spoločnosti "Elektronické kancelárske systémy".

"Archivácia podnikania" - systém automatizácie archívnych dokumentov oddelenia organizácií organizácií. Vyrába spoločnosť "Elektronické kancelárske systémy" od roku 2006 do súčasnosti. Systém plne vyhovuje požiadavkám súčasných noriem pre tvorbu a zachovanie dokumentov archívneho fondu, ako aj pravidlá a techniky používané v praxi kancelárskej práce a archívnej príčiny domácich podnikov. Poskytuje prístup na web, skenovanie prúdov, práca s archívnymi dokumentmi, podporuje aktivity DOU a archívu organizácie.

Archivácia. Verzia 4.2 "

automatizácia archívu dokumentácie

Systém "Archivation Business" plne vyhovuje požiadavkám štátu, a to tak pre archívu rezortu a na tok organizačného dokumentu. Systém poskytuje možnosť vykladania konsolidovaných popisov, referenčných kníh, informácií o prípadoch a dokumentoch, ako aj elektronické obrazy uloženej dokumentácie do populárnych formátov, vr. Podporovaný formát Štátny systém Účtovníctvo a spracovanie Archívneho fondu PC "Archív fondu 4.0". V roku 2006 sa najprv zaradil v súťaži "Produkt roka - 2006" na výstave Softol-2006.

Archívny obchodný systém je určený na účtovníctvo a ukladanie prípadov a dokumentov zverejnených z operačného úradu.

Archívny obchodný systém je schopný vykonávať denné aj periodické funkcie v archívoch.

Denné funkcie:

Vyhľadajte všetky podrobnosti o prípadoch a dokumentoch;

Ukladanie vyhľadávacích dopytov na rýchle vyhľadanie prípadov a dokumentov v budúcnosti;

Vydávanie prípadov a dokumenty na dočasné použitie;

Vydávanie a refundácia skupiny;

Kód typu vyhľadávania pomáha rýchlo nájsť prípad vydávania alebo vrátenia prípadu;

Tlačový znak prípadu použitia prípadu a zástupcu karty zmierňuje potrebu manuálne vytvárať dokumenty;

Automatické ovládanie doby návratnosti: Systémové správy v prípadoch s uplynutím alebo uplynutím doby návratnosti;

Automatická údržba pre dočasné použitie.

Periodické funkcie:

Zadávanie dokumentov do systému - funkcia vám umožňuje vytvoriť archívne registračné karty prípadov a dokumentov prijímaním dokumentov z automatizačných systémov kancelárskych prác, alebo pomocou technológie dokumentov skenovania prietoku;

Vypracovanie nomenklatúry prípadov - Funkcia vám umožňuje vytvárať hlásené formy (napríklad: nomenklatúru jednotiek, nomenklatúru podniku organizácie) podľa možnosti kopírovania sekcií predchádzajúcich rokov;

Tvorba a registrácia prípadov - funkcia zahŕňa automatizované členenie prípadov na počte strán, vytvorenie krytia, vnútorný zoznam prípadov a iných foriem potrebných na registráciu prípadov, skladovanie prípadov;

Topografia (umiestnenie prípadov k archívu) - funkcia ukladanie štruktúry archívu a automatické účtovanie voľného miesta v nich;

Prevod prípadov pre trvalé uskladnenie štátnych archívov -Function vám umožňuje vykonávať a vytlačiť bezplatné popisy, zaisťuje automatizovaný prenos prípadov a dokumentov pre trvalé uskladnenie štátu v dôsledku integrácie s automatizačným systémom štátnych archívov PC "Archívový fond 4.0" ; \\ T

Vytvorenie elektronického archívu organizácie (subsystém "Čítanie haly") - Funkcia poskytuje vzdialený prístup užívateľa do prípadov a dokumentov prostredníctvom internetu / intranetu a vyhľadávania prípadov a dokumentov o akýchkoľvek detailoch a ich kombinácii.

Systém pracuje v lokálnej výpočtovej sieti, ktorá kombinuje počítače inštalované na pracoviskách zamestnancov služieb DOU a archívnej služby.

Systém je implementovaný na základe moderných technologických riešení a je vhodný pre malé organizácie s desiatkami zamestnancov a pre spoločnosti s tisíckami pracovných miest.

Ďalšie možnosti systému umožňujú vykonávať masívny preklad dokumentov a dokumentov do elektronickej formy, ako aj flexibilne organizovať široký prístup užívateľov na zdroje elektronického archívu.

V nová verzia 4.2 Obsahoval súbor ďalších funkcií. Tak napríklad režim prevádzky "dostane archívny archívny archívny archívny archív", ktorý implementuje vypracovanie rozdeľovania zásob, prenášajúc archív na archív, prepočet čísel podľa inventára, vyhľadávanie podľa počtu a tlačovín. Ďalšia funkcia "Monitorovanie času skladovania" poskytuje príležitosť prevádzková kontrola V prípade prípadov s uplynutím skladovania, rovnako ako prípady skladovania. V súlade s požiadavkami používateľov sa rozmer "titulu podnikania" zvýši, možnosti triedenia prípadov v zozname sa rozšírili, možnosti vytvárania správy "konečný zápis" sú upravené, rad ďalších zlepšení boli vykonané. Balenie spolu s systémom "Archivation Business" obsahuje aj nový zoznam dokumentov o riadení modelu od roku 2010. "Archívny podnik" zabezpečuje automatizáciu nasledujúcich funkčných povinností zamestnancov služieb Dow:

Údržba nomenklatúry prípadov;

Vyhľadajte prípady a dokumenty o formácii a pripravení na archív.

Systém poskytuje automatizáciu nasledujúcich funkčných zodpovedností archívnych služieb:

Údržba nomenklatúry prípadov;

Formovanie a registráciu prípadov;

Prijatie archívneho skladovania;

Systematizácia prípadov a dokumentov v archíve, topografie archívneho skladovania;

Vyhľadajte prípady a dokumenty pripravené na odovzdanie do archívu, ako aj na archívne skladovanie;

Vydávajúce prípady na dočasné použitie, kontrolu pohybu prípadov;

Výkonnosť hodnotenia hodnoty (monitorovanie času skladovania a zničenie delegácie);

Vykonávanie konsolidovaných opisov prípadov;

Vytvorenie správ schválených Rosarhivom.

Vykonávanie nomenklatúry prípadov.

Na zabezpečenie tvorby a údržby nomenklatúry prípadov sa implementujú tieto funkcie: \\ t

vytvorenie archívneho registračnej karty (ARC) hlavičky prípadu;

zobrazí zoznam hlavičiek nomenklatúry;

kopírovanie / odstránenie / triedenie oblúkov;

príprava projektu nomenklatúry;

schválenie nomenklatúry;

nomenklatúra tlače;

Formácie a registrácie prípadov.

Funkcia leží vo formácii a navrhovaní prípadov na prijímanie archivovaného skladovania. Registrácia prípadov v systéme sa môže vykonávať niekoľkými spôsobmi:

Manuálne vytvorenie archívnej registračnej karty (ARC) záležitostí a dokumentov;

Vytvorenie oblúk prípadov a dokumentov automaticky vyložením prípadov z systému "CASE";

Vytvorenie oblúka prípadov a dokumentov automaticky vyložením z iného systému riadenia dokumentov a kancelárskych prác a prevzatie do archívneho obchodného systému. Registrácia zahŕňa školenie:

Kryty podnikania;

Vnútorné otázky prípadu;

Kohútik.

Implementovali aj vytvorenie podvesov na záležitostiach trvalé, dočasného času skladovania a prípad personálu.

Tvorba a tlač slnečných hodín.

Ak chcete implementovať túto funkciu, systém "Archív podnikania. Verzia 4.2" poskytuje:

· Tvorba podaní na podnikanie trvalé obdobie Skladovanie, dočasné podnikanie (viac ako 10 rokov / až 10 rokov vrátane) Usporiadanie a personál;

PRIPOMÍNAŤ ČÍSLO ČÍSLA AFFIHII AFIKÁCIÍ;

Dovoz od externého súboru;

Tlač úspešných popisov.

Archív manažment.

Prístup do režimu "Archive Management" môže mať iba používateľom s právomocou zamestnanca archívu. V tomto režime môžu archívne pracovníci vykonávať takmer všetky ich hlavné funkcie:

Vedenie hlavičiek nomenklatúry prípadov;

Údržba skladovacích jednotiek;

Udržiavanie dokumentov a súborov;

Vykonávanie hromadných operácií na výmenu podrobností v skladovacích jednotkách;

Prevzatie archívneho účtovníctva a skladovania pripravených skladovacích jednotiek.

Pod implementáciou hromadných operácií nahradiť rekvizity v skladovacích jednotkách, je na pamäti rekabláciu archívnych šiflárov, extrémnych prípadov prípadu, číslovanie súhrnným inventárom, prečíslovaným dokumentom v prípadoch.

Implementujú sa aj nasledujúce funkcie:

• · Topografia archívneho dokumentu fondu;
• · Tvorba konsolidovaných popisov;
• · Úložné jednotky vydané;
• · Účtovníctvo pridelené na zničenie skladovacích jednotiek;
• · Kontrola načasovania skladovania;
• · Import jednotiek skladovania a dokumentov;
• · Tvorba formulárov podávania správ.

Topografia zahŕňa:

• 1. Určenie archívnej registračnej karty (ARC) podnikania (objemy, časti), jeho úložný priestor - počet archívov, počet regálov, police, atď.;
• 2. Zobrazenie zoznamu prípadov pridelených akéhokoľvek miesta archívneho skladovania;
• 3. Výpočet archívneho skladovacej kapacity.

"Archív riadenie". Časť "Topografický ukazovateľ"

Spoločnosť OPIS je navrhnutá tak, aby zodpovedala na prípady a previedli ich do uskladnenia štátu. Systém zabezpečuje vytvorenie a tlač konsolidovaného vyšetrovania neustáleho skladovania, prípadov dočasného uskladnenia (do 10 rokov vrátane / viac ako 10 rokov) a personálne záležitosti. Systém implementuje konfiguráciu sekcií konsolidovaného inventára. Ako súčasť integrácie so systémom "Archivačný fond" je možné exportovať do tohto systému sekcií konsolidovaného inventára z archívneho systému. Na zabezpečenie kontroly pohybu prípadov a dokumentov v systéme existujú funkcie:

• 1. Kontrola pohybu prípadov a dokumentov;
• 2. tvorba a údržba zástupcov prípadov a dokumentov;
• 3. Tvorba a údržba listu použitia prípadu.

"Archív riadenie". Sekcia "Súhrn Opala"

Systém je riadený časom skladovania, možnosť účtovníctva a tlačových činov o zničení prípadov sa vykonáva.

"Archív riadenie". Časť "Účtovné akty o zničení prípadov"

Vyhľadajte prípady a dokumenty. Aby sa zabezpečilo vyhľadávanie pre prípady a dokumenty o zavedených kritériách výberu, ako aj na vykonávanie výborných znalostí v hodnote, sa implementujú tieto funkcie: \\ t

vyhľadávanie hlavičiek nomenklatúry prípadov, záležitostí (zväzkov, častí) a dokumentov podľa hodnôt ich detailov;

formovanie vyhľadávacích dotazov na opakované použitie;

vyhľadať a zobraziť zoznam prípadov, dokumentov a nomenklatúry hlavičky prípadov vytvorených vyhľadávacích dopytov.

prechod z aktuálnej ukladacej jednotky v zozname do zoznamu dokumentov;

prechod z aktuálneho dokumentu v zozname na jednu skladovaciu jednotku;

triedenie nájdených záznamov vo výslednej tabuľke;

odstránenie nájdených záznamov;

zachovanie štatistiky počtu zistených záznamov;

riadenie skupinových operácií (výber do aktu o zničení, v konsolidovanej OPIS, v knihe emisie, zaradenie do nadpisu);

výsledky vyhľadávania tlače.

Pracuje so zdieľanými a osobnými priečinkami

Pre užívateľov systému je možné pracovať so zdieľanými a osobnými priečinkami:

a upravte obsah priečinkov;

riadenie obsahu priečinkov (odstrániť, pridať záznamy o prípadoch a dokumentoch v priečinkoch);

správa štruktúry priečinkov (úpravy detailov, vymazanie, pridávanie, pohybujúce sa investované priečinky z jedného vrcholu do druhého).

Možnosť "Reading Hall" automatizuje niektoré funkčné zodpovednosti Servisní pracovníci dou:

Poskytuje užívateľský prístup k informáciám uloženým v elektronickom archíve: Archívne registračné karty dokumentov (vrátane podrobností o dokumentoch prijatých z "CASE" systému a iných použitých systémov), archívne registračné karty prípadov, elektronických dokumentov dokumentov;

Umožňuje vytvárať a vykonávať všeobecné a osobné užívateľské priečinky. Poskytuje vyhľadávanie prípadov a dokumentov pre ich atribúty a obsah (textový text) v súlade s prístupovými právami používateľa. Zároveň môžete obmedziť vyhľadávaciu oblasť so špecifickými spoločnými alebo osobnými priečinkami, ako aj špecifické fondy a rubriky týchto fondov.

Hlavnými prostriedkami organizovania dokumentov v "čítaní" sú katalógy. Vytvoria sa počas inštalácie "čítacie miestnosti", ich zloženie je fixované a nie je možné zmeniť. Súčasťou adresárov "čítania" sa automaticky aktualizuje s príslušnými zmenami v referenčných knihách systému "Archivácia Business".

Samozrejme, používanie automatizovaných systémov výrazne uľahčí prácu archívnych služieb, zvýši produktivitu práce. Treba však poznamenať, že úplné odmietnutie papierových dokumentov nebude čoskoro, čo potvrdzuje svetovú prax. Hoci zákon o EDS už bol prijatý v Rusku ( digitálny podpis), Ale napríklad precedens prijatia elektronických dokumentov na posúdenie súdov nie sú známe - zatiaľ čo "papier" je stále spoľahlivejší. Samozrejme, bez automatizácie práce s " papierové archívy"A vytvorenie špeciálneho softvéru na" elektronické archívy "v súčasnosti už nestojí.

Preklad manuálnej technológie práce s archívom do automatizovaného umožní nielen významne znížiť náklady bez vytvárania ďalších pracovných miest v DOW alebo Archívnej službe, ale aj efektívnejšiu prácu týchto jednotiek, urýchliť proces získavania informácie potrebné pri rozhodovaní o riadení.

Systém NSA je rozdelený na vertikálne a horizontálne úrovne.

Horizontálna úroveň systému je založená na funkčnom rozdiele referenčných kníh. Pre funkcie sú odkazy systému NSA rozdelené:

• - na referenčných knihách;
• - adresáre na zverejnenie obsahu dokumentov (informačné a vyhľadávače).

Vertikálna úroveň systému je založená na hierarchii tried referenčných kníh do nasledujúcich komplexov archívnych dokumentov:

• - AF RF ako celok;
• - sieť archívov;
• - archív;
• - nadácia;
• - prípad alebo samostatný dokument.

V súlade s takýmto rozdelením je možné volať najbežnejšie adresáre a referenčné komplexy pre archívne dokumenty.

1. Archiválna nadácia Ruská federácia:

Rosarhiva Central Stock Directory a predtým vyvinuté automatizovaný systém Nti.

2. Skupina archívov samostatného regiónu: \\ t

skladový katalóg predmetu Ruskej federácie alebo obce.

alebo stručná referenčná kniha;

kniha príjmov;

zoznam finančných prostriedkov;

listy finančných prostriedkov;

katalógov;

tematické recenzie;

ukazovatele;

archívny pas.

základný list;

preskúmanie fondu;

katalógov;

ukazovatele.

5. Samostatný prípad alebo samostatný dokument: \\ t

tematické sprievodcovi;

katalógov;

ukazovatele;

hodnoce a index;

vnútorný zásoby záležitostí;

anotácia;

nápis.

V praktickej práci všetky adresáre v dôsledku ich klasifikácie na úrovniach dokumentov prijali mená:

• · Morerodné (v EF RF a jeho časti);
• · Intraochailic a interfluch (na úrovni finančných prostriedkov alebo ich častí);
• · IntRANT (vo fonde alebo jej časti).

Podrobný zoznam referenčných prístrojov každého federálneho archívu Ruska podľa týchto skupín (Intraochemis, vstajúci, intrafundulárny) je uvedený v adresári "Federálne archívy Ruska a ich vedeckého a referenčného prístroja", publikované v roku 1994.

Systém NBÚ by mal byť založený na jednote účtovných metód a popisovanie dokumentov o jednej regulačnej a metodickej podpore, ktorá pre nich určuje tieto požiadavky: \\ t

• - uspokojí všetky potreby spoločnosti v retrospektívnych informáciách, ako vznikajú a prijímajú žiadosti v archíve;
• - Prejdite hlavne na tematické vyhľadávanie informácií;
• - byť univerzálny, t.j. pokrývajú celý súbor dokumentov AF RF bez ohľadu na spôsob konsolidácie informácií;
• - mať jednotnú metodiku zostavovania všetkých typov a typov referenčných kníh;
• - rozvíjať sa, berúc do úvahy ďalšie vyhliadky na uplatňovanie najnovších úspechov vedy a techniky, t.j. Automatizovaný vstup a vyhľadávanie informácií.

Na základe týchto požiadaviek by nadácia systému NBÚ by mala byť "dvojitá jednotka": jednota organizácie dokumentov, ktorá sa dosahuje jednota vedeckých a metodických základov klasifikácie dokumentov (Unified System NSA Enshrines Organizovanie dokumentov a ich účtovníctva o skladovacích jednotkách, fonde, základovom komplexe, archíve) a jednotu opisu dokumentov, ktorá sa dosahuje jednotnosťou metodiky na vypracovanie referenčnej knihy.

V súčasnosti sa vytváranie a zlepšenie NSA v každom archíve vyskytujú inak. To znamená, že archivisti sa líšia rôznymi spôsobmi, ako vytvoriť a zlepšiť referenčné knihy rôznych informatizovaných.

Keďže informačný základ pre vytvorenie automatizovaného NSA sú rovnaké prvky opisu rôznych úrovní, pokiaľ ide o tradičný systém NSA, \\ t dôležitý Získa sa učenie, vytváranie a zlepšenie požadovaných prvkov systému NSA: opisuje sprievodcu základom archívu, katalógov, databázy, ako aj ďalšie prvky - ukazovatele a recenzie dokumentov.

S cieľom riadne organizovať používanie dokumentárnych materiálov v archíve sa vytvára komplex dávok - vedecké referenčné prístroje(NSA). Komplex účtovných dokladov, archívnych referenčných kníh, metodické návody a referenčná literatúra zabezpečuje záznamy o archívnych dokumentoch, ich vedecká organizácia, Zverejnenie ich zloženia a obsahu na uľahčenie ich používania, ako aj možnosť rýchleho vyhľadávania požadovaných materiálov v úložisku. Systém NSA zabezpečuje zabezpečenie zistenia dokumentov a informácií o dokumentoch v rámci fondu, archívu, štátneho fondu archivácie ako celku. Vytvorenie archívnych referenčných dávok sa vykonáva najmä v súvislosti s vedeckým a technickým spracovaním dokumentárnych materiálov. Ako je uvedené vyššie, vedecké a referenčné prístroje zahŕňa sprievodcu, inventár, katalógy, ukazovatele fondov, tematické recenzie, vedecké a referenčné dávky. Hlavná referenčná kniha archívu je inventárvzhľadom k tomu, všetky ostatné adresáre a účtovné dokumenty sú založené na tom: všetky adresáre sú uvedené alebo šifry skladovacích jednotiek, ktoré im boli priradené podľa questov, alebo samotné čísla.

Začnite pracovať podľa S. referenčné dávky Archívne materiály sú potrebné so všeobecnou oboznámením s ich systémom archívu a predloženého fondu na určenie najvhodnejšieho a ekonomického pracovného plánu. Ak existuje niekoľko typov referenčných príručiek, potom by sa mali začať pracovať s najdokonalejším, pretože umožnia rýchlejšie odhaliť materiály na tému výskumu. Ak je v archíve tematický katalógnajprv ho bude správne obrátiť. Podľa svojich zvláštnosti je tematický katalóg najvhodnejší pri identifikácii materiálov na relatívne úzku tému spojenú s činnosťami niekoľkých aspektov. Na širokú tému, najmä súvisiace s materiálmi jedného fondu, je to výhodnejšie hľadať materiály, pomocou priateľov. Identifikácia materiálov na opísaných vyžaduje, aby sa výskumník zameral na tému, vlastnil známe minimálne fakty, ktoré by mohli uľahčiť prácu s priateľmi a identifikovať vyčerpávajúce. Najznámejšie vedecké a referenčné výhody sú skôra zoznam finančných prostriedkov.Zistenie mena a čísla nadácie fondu, výskumník dostane možnosť zaregistrovať sa v registri (alebo na nadácii), aby ste vybrali požadovaný inventár a pokračoval, aby ste ho zobrazili. Použitie opisu môže byť uľahčené pomocnými ukazovateľmi k nemu, ako aj materiály CSA mm, ktoré sú zahrnuté v návrhu (napríklad na oblečenie). Taký je hlavný počet referenčných príručiek, v ktorých každý predchádzajúci adresár vykazuje všetko potrebné informácie Ak chcete použiť nasledovné, zaistené v konečnom dôsledku vstup potrebných archívnych dokumentov. Katalógy a tematické recenzie sú odlišné, paralelné, niekoľko referenčných príručiek, ktoré vám umožní vyhľadať dokumenty, obchádzanie série "Sprievodca - inventár". Takmer výskumník musí používať celý systém referenčných príručiek. Je užitočné kombinovať prácu na referenčných príručkách s prezeraním identifikovaných materiálov. Toto môže byť podávané alebo priame pokyny pre prítomnosť, že ešte nie sú neznámy, alebo niekoľko ďalších informácií, ktoré budú užitočné pri ďalšom opise. S cieľom dokončiť detekciu archívnych materiálov, cvičenie "krížovo" používanie rôznych typov referenčných výhod.

Každý typ referenčnej knihy má spôsob podania informácií. Takže na sklade stretávame s jasnými a komprimovanými titulkami na jednotky skladovania (prípad) s pridaním potrebné prípady anotácie jednotlivca, najmä dôležité dokumenty. V katalógoch nie je predmetom popisu prípad, ale osobitná otázka, informácie o tom, ktoré sú obsiahnuté v samostatný dokument alebo jeho časti, skupina dokumentov, \\ t samostatný obchod, Obchodná skupina. Všeobecná hlavička skupiny dokumentov sa zaznamenáva na katalógovej karte, postavenej, ako aj názov veci v prestavení. Napriek podobnosti tvaru hlavičky v inventarizácii a na katalógovej karte je objem informácií popisných výrobkov iný, pretože sa rozlišuje objekt opisu. V preskúmaní je podstata vydania alebo udalostí uvedená v naratívnej forme, potom typy dokumentov, ktoré uvádzajú chronologický rámec a povahu informácií obsiahnutých v nich. Ďalší zoznam archívnych šifrov všetkých dokumentov o tejto otázke. Potom sa vzťahuje aj táto otázka. Táto časť preskúmania sa nazýva charakteristiky dokumentov. Pomocné referenčné prístroje je nevyhnutne zostavené na preskúmanie.

Významná časť archívov inštitúcií, organizácií, podnikov (najmä malých) má obmedzené zloženie vedeckého a referenčného prístroja. V mnohých z nich sú jedinou archívnou referenčnou referenčnou inventou. Ak je však kompilácia recenzií len hlavným oddeleným archívom, potom katalógy kariet založené na registračných kartách by mali byť v malých archívoch, pretože uľahčujú vyhľadávanie informácií o dokumentoch. Pravidlá stanovujú prevod inštitúcie do archívu spolu s záležitosťami a registračnými kartami. Zamestnanci kancelárskej práce by mali byť pevne asimilované ako registračné karty pre realizáciu dotazov a riadiace karty pre objednávky a ďalšie regulačné dokumentyV ktorých sú vybité problémy, je dlhodobo slúžiť ako referenčné účely. Všetky súbory kariet by preto mali byť prevedené do archívu inštitúcie v riadnom poradí. Oddelenie radu kariet do dvoch častí (karty pre konštantné ukladanie dokumentov a kariet na dočasné ukladanie dokumentov) je pridelená úradu. V inštitúciách, v ktorých sú značné množstvo návrhov, vyhlásení a sťažností občanov zvyčajne poskytujú samostatnú kartu.

Je dôležité poznamenať, že každý typ referenčnej knihy a každý účet má svoj vlastný účel. Zároveň nie sú duplikovať, ale vzájomne sa dopĺňajú.

Retrospektívne dokumentárne informácie obsiahnuté v prostriedkoch štátnej neformálnej inštitúcie regiónu Rostov "Štátny archív Rostovského kraja" GKU RO GARO 1 (ďalej len - Štátny archív) sa môžu účinne používať iba v politickom, vnútroštátnom a sociálnom a kultúrnom účely S pomocou špeciálne vytvoreného systému vedeckých referenčných prístrojov (NSA). Štátny archívny systém NSA je komplex vzájomne prepojených poverení, archívnych adresárov, informačných dokumentov vytvorených na zabezpečenie bezpečnosti a vyhľadávania archívnych dokumentov a informácií o dokumentoch.

Zloženie systému štátneho archívu NSA je určená zložením a obsahom dokumentov uložených v ňom, povahe a úlohy vyhľadávania, intenzita používania informácií o dokumentoch. Systém NSA obsahuje informácie na úrovni: Nadácia - prípad je dokument.

Všetky archívne referenčné knihy a informačné dokumenty sú rozdelené na rušenie, interfluid a intrafid (intraspiectifické).

Preskúmanie vedeckých a referenčných prístrojov do štátnych politických dokumentov regiónu Rostov bolo vypracované s cieľom zvýšiť efektívnosť v oblasti informačnej práce archívu, rozšírenie možností organizovania informácií o iniciatíve, čo zabezpečenie úplnosti používania systému NSA Ako celok a používanie každej referenčnej knihy a informačného dokumentu o zamýšľanom účele.

Preskúmanie má charakteristiku prvkov systému NSA, ktorý vykonáva funkciu vyhľadávania informácií: referenčné knihy a informačné dokumenty archivácie; Zverejňuje ich vymenovanie, zloženie, štruktúra, zdroje dopĺňania, spojenie s inými referenčnými knihami sa uvádza, postup používania referenčných kníh je prezentovaný.

Na preskúmanie sa uplatňuje zoznam archívnych referenčných kníh a informačných dokumentov, ktoré označujú ich umiestnenie. Ako pripravená jedna kópia, jedna kópia nových referenčných kníh je prenášaná na nepretržité ukladanie a použitie v práci v SIF GARO, informačných dokumentoch (články, prednášky, správy, certifikáty, informačné dokumenty) - do nadácie Archív. Informácie o nich sa zadávajú príslušné časti zoznamu zoznamu zoznamu (čítacie miestnosť, informačné oddelenie).

V prípade, že informačný dokument neuvádza názov regiónu, treba chápať, že je to spôsobené Rostovským krajom. Názov iných regiónov (Krasnodar, Stavropol, Severné Kaukazské územie atď. Je nevyhnutne uvedené).

Informačné dokumenty označujú 2 dátumy: 1. znamená dátum udalosti alebo chronologického segmentu, druhá je dátum informačného dokumentu.

Review NCA je určená pre zamestnancov archívnych inštitúcií a užívateľov čitárskej miestnosti.

Archívne referenčné knihy

Archívne referenčné knihy poskytujú vyhľadávanie uložené v archíve dokumentov a informujú ich o ich zložení a obsahu pre komplexné použitie. V štátnej politike sa vytvoria interfluch a intrafidovy archívne referenčné knihy.

1. Intermudy Referenčné knihy

1.1. Sprievodca "Štátny archív Rostovského kraja" (Rostyzdat, 1961), Obsahuje informácie o komplexných predajniach fondu v štátnom archíve regiónu Rostov a jej pobočiek v GG. Novocherkassk, Taganrog a bane 2 od roku uverejnenia každej z referenčných kníh.

Príručka sa skladá z troch sekcií: finančné prostriedky pred revolučným obdobím, finančných prostriedkov na revolúciu v Don, fondoch obdobie sovietskeho obdobia.

Informácie o činnostiach predchodcov sovietskych fázových agentov v niektorých prípadoch možno nájsť v prostriedkoch rečníkov.

Sprievodca je postavený na produkcii a sektorovom princípe. V rámci priemyselných skupín sú finančné prostriedky zoskupené tým istým typom inštitúcií, organizácií a podnikov na základe podriadenej podriadenosti, o rozsahu činností filmového zariadenia. Charakteristika finančných prostriedkov osobného pôvodu je zdôraznená v nezávislom oddiele.

V hlavnej časti sprievodcu sú uvedené charakteristiky finančných prostriedkov, ktorých dokumenty môžu byť široko používané v politických, národných hospodárskych a sociálno-kultúrnych účely. Finančné prostriedky, menšie z hľadiska objemu alebo referenčnú hodnotu sú zahrnuté do zoznamu finančných prostriedkov, ktoré nie sú zahrnuté v hlavnej časti príručky, ktorá je uvedená v aplikácii na príručku. Princíp umiestnenia finančných prostriedkov v zozname je rovnaký ako v hlavnej časti sprievodcu. Aplikácia na príručku tiež udeľuje osvedčenie o zložení finančných prostriedkov SIF osvedčenie o zmenách v administratívnom rozdelení regiónu z XVIII storočia do roku 1960. A mapa zmien v administratívnych hraniciach na území Nižného Donu a severného Kaukazu.

Sprievodca je tiež vybavený ukazovateľom názvov uvedených v charakteristikách fondov.

Budovanie hlavnej časti sprievodcu dáva jasnú predstavu o zložení finančných prostriedkov štátneho archívu a jeho pobočiek ako celku, odráža vzťah kapitálu spoluhlásky. Schéma sledovania je dodatočným zdrojom informácií o dokumentoch dokumentov, pomáha pochopiť miesto každej organizácie v systéme štátneho prístroja.

Charakteristika finančných prostriedkov, údajov v príručke, pozostávať z názvu fondu, referenčné údaje o ňom (číslo, počet prípadov, extrémnych dátumov), stručný historický certifikát zo základnej miestnosti, anotácia dokumentov fondu. Ak sa zmenil názov zakladateľa, názov nadácie v príručke je uvedený podľa priezviska základu (v lehote, na ktoré sú uložené dokumenty). Všetky predchádzajúce premenovanie sú uvedené v historickej pomoci. Názov nadácie pozostáva z plného a v zátvorkách oficiálne prijaté skráteného mena založenia, jej podriadenosti, extrémne dátumy existencie v rámci chronologického rámca dokumentov uvedených referenčných údajov. Nedostatok dokumentov na určité obdobia sa odráža v referenčných údajoch (1937-1939, 1943-1956) Ak významnou časťou nadácie je dokumenty osoby, pri špecifikácii objemu fondu sa vykoná osobitná rezervácia. Napríklad 3152 prípadov (vrátane 1445 osobných listov). Vo fondoch osobného pôvodu existujú dokumenty vytvorené pred narodením filmového zariadenia a odložili po jeho smrti (dokumenty o ňom, o výročnom termínoch, na otvorení pamiatky filmového zariadenia).

Pridá sa písmeno "R" sovietskych nadácií.

Finančné prostriedky uložené v odbore Taganrog sú označené jednou hviezdičkou (x), v Shakhtsky - dva (XX), v Novocherkassku - tri (xxx).

Referenčné údaje o fonde potrebnom pre osoby s použitím sprievodcu: číslo nadácie - pri žiadaní NSA na nadáciu a dokumenty fondu; Objem zásob odráža mieru jej zachovania; Extrémne termíny ukazujú chronologické obdobie, na ktoré sa vzťahuje dokumenty fondu. Porovnanie extrémnych dátumov dokumentov s extrémnymi dátumami existencie údajov o úvahách v historickom referencii nám tiež umožňuje posúdiť stupeň uchovávania fondu, na predchodcov predchodcovských dokumentov fundraidera.

Dva prírastky do príručky uverejnené v rokoch 1971 a 1975. ako Stručné referenčné knihy (1.2. A 1.3.), obsahujú zovšeobecnené informácie o finančných prostriedkoch prijatých skladovaním po uverejnení príručky ao dodatočných príjmoch k finančným prostriedkom vstupujúcim do sprievodcu. Stručné referenčné knihy zahŕňajú prefafes obsahujúce skupiny skupín finančných prostriedkov, informácie o zložení fotodokementov a vedeckej referenčnej knižnice.

Štruktúra referenčných kníh je podobná štruktúre časti fondov sovietskych období sprievodcu. Zakladanie charakteristík zahŕňajú plné a skrátené meno organizácie - anažérsky, jeho podriadenosť, číslo nadácie, objem, extrémne dátumy dokumentov a extrémne dátumy činností filmového zariadenia, ak sa dáta nezhodujú.

Sprievodca a prírastky k nemu sú replikované, v referenčnom a informačnom fonde (SIF) štátneho archívu av čitom.

V súčasnosti je pripravená elektronická verzia sprievodcu, pričom zohľadní dôchodok zásob v poslednom období.

1.4. Archív základných ukazovateľov Je to tiež interferské adresáre. Hlavným cieľom Index archívneho fondu - zabezpečenie rýchleho a efektívneho vyhľadávania požadovaných finančných prostriedkov. Za podmienok, keď dopyt po retrospektívnych informáciách uložených v archíve neustále rastie, sprievodca a stručnými referenčnými knihami nespĺňajú všetky požiadavky na vyhľadávanie. V indexe zhromaždenia archívu sa všetky zmeny v zložení a objeme finančných prostriedkov okamžite zohľadňujú. Toto je jeho výhoda oproti referenčným knihám.

Index fondu poskytuje vyhľadávanie informácií na úrovni fondu.

Schéma konštrukcie ukazovateľa je podobná schéme vodiaceho systému. Ukazovateľ zahŕňa všetky štátne marcové fondy. Karta je uvedená názov nadácie, premenovanie avítor a jeho podriadenosť, extrémne dátumy existencie, objem fondu, extrémne dátumy dokumentov, číslo základu. V nezávislej časti sú karty zvýraznené informáciami o dôchodkoch, ich umiestnenie je uvedené.

Indikátor Archívov sa vykonáva v štáte marec v 3 kópiách. a uchovávané: v lodnej miestnosti, v informačnom oddelení av oddelení bezpečnosti a Štátne účtovníctvo Dokumenty.

2. Systém katalógu.

Systém katalógov štátnej politiky je súborom rôznych na zamýšľanom účele a štruktúre katalógov, vzájomne súvisiacich a vzájomných vzájomných, a preto umožňuje multidimenzionálne vyhľadávanie informácií o dokumentoch.

Štátna politika štátnej politiky zahŕňa: \\ t

2.1 Katalógy do dokumentov založených na papier:

2.1.1 Systematické:

2.1.1.1 Coresuit

2.1.1.2 Sovietske obdobie

2.1.1.3 Rečníci o histórii štátnych inštitúcií

2.2.1.4 Pomenovaný katalóg

2.2 Katalógy potravín:

2.2.1 Systematické sovietske obdobie

2.2.2 Sovietové obdobie

2.2.3 Tematické reproduktory

2.2.4. Katalóg názvov.

Predpoklad efektívna práca Katalógové systémy sú vytvorenie odkazov medzi nimi - organizácia interakcie prvkov systému, ktorá sa zvyčajne vykonáva pomocou odosielajúcich kariet a rôznych ukazovateľov. Všetky katalógy v systéme sú primárne spojené s systematickým katalógom.

2.1.1.1. Systematický adresár na papierové dokumenty (vek) Vytvorené na základe systému jednej klasifikácie informácií o dokumentoch v systematických katalógoch štátnych archívov Ruskej federácie (XVIII - začiatok dvadsiateho storočia). M., 1978,1983, (EKDI).

2.1.1.2. Systematický adresár na papierové dokumenty (sovietske obdobie) Vytvorené z roku 1964. Pôvodne bola vytvorená na základe systému jednej klasifikácie dokumentárnych dokumentov štátneho archívneho nadácie ZSSR (sovietskeho obdobia). M., 1962, s následnými zmenami a dodatkami k nemu. Od roku 1980 Bola prevedená do systému jednej klasifikácie informácií o dokumentoch (EKDI) v systematických katalógoch štátnych archívov ZSSR (sovietskeho obdobia). M., 1978 SEC slúži nielen manuálmi pri systematizácii kariet v adresári, ale tiež vykonáva funkcie vedeckých a referenčných prístrojov súčasne, uľahčuje používanie katalógu, orientujúcim prítomnosťou dokumentov určitého obsahu, prispieva k ich rýchlejšiemu nájdeniu.

Systematický adresár obsahuje informácie o rôzne úrovne Zovšeobecnenie o celom dokumentárnom komplexe archívu (vrátane úrovne odosielajúcej karty do iných katalógov a referenčných kníh archívneho systému NSA). Vzhľadom na túto integrovanú povahu obsahu a logickej štruktúry stavby je systematický katalóg schopný vydávať informácie ako celok pobočkami vedomostí a aktivít spoločnosti, reprodukuje vzťah medzi udalosťami a javmi zaznamenanými v dokumentoch. To všetko definuje svoju centrálnu polohu v systéme archívneho adresára.

Katalóg obsahuje kompletné informácie o všetkých kategóriách 1 a 2; Podľa fondov 3 Kategórie orgánov Štátna energiaInštitúcie a organizácie poľnohospodárstva, národné vzdelávanie atď.

Katalóg sa zameriava aj na informácie z tlačených zdrojov SIF GARO (noviny, časopisy, zbierky, legislatívy). Významný počet takýchto kariet je k dispozícii v sekciách B - " Štátne zariadenie"A И2 -" Profesionálne odbory" Karty obsahujúce informácie o histórii Don, identifikované na dokumentoch centrálneho štátneho archívu (CGA Moskva a CAGRA) sa sústreďujú v samostatnom poli, sú systematizované v súlade s SEK.

Katalóg sa skladá z 5 oddelení, z ktorých každá je rozdelená do podmnožín a sekcií (najmä znamením priemyslu). Sekcie sa nachádzajú v logickej sekvencii a majú svoje vnútorné rozdelenie: podkapitoly, témy, titulky, otázky. V katalógu v určitom štádiu klasifikácie sa aplikuje formálne znamenie systematizácie kariet: chronologické, abecedné alebo geografické (posledné z nich je chronologické). Na zabezpečenie štruktúry a rad špecifických konceptov sa aplikuje alfanumerický indexový systém.

S cieľom uľahčiť využívanie katalógu, oddelenia, pododdiely a následné divízie sú od seba oddelené odošmi. Pre každú divíziu sa karta používa - separátor určitej farby, veľkosti a tvaru. Na separátoroch sú uvedené index a názov príslušného rozdelenia (oddelenia, rozdelenie, oddiely). Na separátory na kartách, obsah pojmov, ktorého v sekundách nenašiel odraz, len názov témy a otázka (bez indexu).

Pre každú krabicu katalógu, prvé a posledné indexy a mená divízií zahrnutých v nej.

Vzťah medzi rozdelením adresára vykonáva referenčný systém.

Na separátory pod hlavným indexom a jeho menom je uvedený index odosielania, kde sú zamerané aj informácie o tejto otázke. Posielacia karta je umiestnená za separátorom, v obsahu, v ktorom sú údaje o otázke alebo otázke a vyhľadávania špecifikované s uvedením indexu, kde sa takéto informácie môžu nachádzať.

Stupeň úplnosti zaradenia do informačného katalógu môže byť určená knihou a kartou účtovnou kartou štátnych archívnych fondov, ktoré prešli katalogizáciou. Podľa súboru kariet sa finančné prostriedky tematického rozvoja fondu určujú v poradí fondov (na karte: číslo, meno, extrémne dátumy dokumentov fondu; sekvenčné číslo a registračná stránka na knihe účtovníctva) . Podľa knihy účtovníctva finančných prostriedkov, ktoré prešli katalogizáciou, je založená: počet prípadov vystavených katalogizácii, metodike vývoja, metodiky vývoja, počtu kompilovaných kariet, stupeň ukončenia práce (karty v alebo nie). Osvedčenie o katalogizácii nadácie je umiestnené v podnikaní fondu.

Katalóg má viac ako 300 tisíc tematických kariet. Zdrojom dobíjania katalógu sú karty vypracované s cieľovým tematickým vývojom, vedeckom a technickom spracovaní finančných prostriedkov, tematickej identifikácie a iných typov práce s dokumentmi.

2.1.2 Katalógu o histórii štátnych inštitúcií Vytvorené najmä na základe kariet pridelených zo systematického katalógu počas jeho zlepšenia. Zahŕňa aj informácie o histórii inštitúcií, ktorých dokumenty sú uložené v štátnom archíve. Informácie sú prevzaté z listov finančných prostriedkov. Katalóg odráža informácie o vytváraní, likvidácii, reorganizácii, premenovaní inštitúcií, organizácií a podnikov, o zmenách v štruktúre a podriadenosti.

Systém katalógu je založený na EKDI.

2.1.3 B. Názov Katalóg Zahrnuté karty s informáciami o živote a aktivitách revolucionárov, hlavných vedcov, spisovateľov, skladateľov a mnohých ďalších nevyriešených osobností pre pred revolučnými a sovietskymi obdobiami.

Zdroje jeho dopĺňania sú karty vypracované na žiadostiach inštitúcií av dôsledku tematickej detekcie. To je tiež doplnené duplicitami tematických kariet systematického katalógu (sovietskeho obdobia). Bol postavený abecedne podpísať.

Informácie o histórii inštitúcií sú zamerané aj na historické certifikáty pripravené archívom na žiadostiach inštitúcií. Názvy inštitúcií sú zahrnuté do zoznamu archívnych referenčných kníh a informačných dokumentov. Certifikáty sú uložené v Nadácii GARO (P-137. OP. 1,5,7).

2.2 Katalógy pre foto dokumenty:

2.2.1 Systematické sovietske obdobie - Postavený podľa EKDI, predmetu tematického sovietskeho obdobia - v geografickom základe, vnútri inštitúcií, \\ t

2.2.2 tematické sovietske obdobie - podľa tém

2.2.3 tematické sovietske obdobie - podľa tém, 2.2.4 .. názov - Je vytvorený duplicitami tematických kariet systematického katalógu, postavený podľa abecedného princípu.

Funkcia katalógov pre modifikáciu fotografií je forma tematickej karty - druhová karta, ktorá je riadiacim odtlačkom od fotokoupier. Otočná strana je daná popis fotokoupier, vo forme stručnej anotácie udalostí, objektov, tváre znázornených na fotokoupráli, dátum a miesto udalostí, autor snímania.

3. Referenčné knihy na IntRLRL (IntraSPECIFIC)

3.1 Ukazovateľ opisu a dokumentov dokumentov. Dôležitým krokom vyhľadávania archívu je vyhľadávanie požadovaného inventára. Základy, ktoré majú mnoho opisov s fuzzy systematizácia prípadov, sú kompilované ukazovatele opisujúce. Napríklad dokumenty fondu regionálneho mora Azov-Čierneho mora pozemok V sume približne 14 tisíc prípadov zohľadnených 10 popísaných. Vyšetrovania sú zostavené zásadou priemyslu bez zohľadnenia príslušnosti dokumentov do štrukturálnej jednotky s porušením chronológie, ktorá komplikuje vyhľadávanie dokumentov. Aby sa zvýšila účinnosť, je opísaný konsolidovaný indikátor základu. Ukazovateľ je postavený podľa chronologického konštrukčného princípu. V ročných častiach ukazovateľa názvy štrukturálnych divízií pozemnej správy, ktoré sa nachádzajú v abecednom poradí. Podobné ukazovatele sú tiež vypracované do iných finančných prostriedkov, ktoré sa zohľadňujú o 10 a viac popísané.

Indikátor nadácie opisuje odkazy len na OPIS (časť OTICI) alebo na inventár a podnikanie. Avšak, v prípade, keď je uvedené číslo prípadu, používanie ukazovateľa nie je oslobodené od prístupu k špecifickým inventárom, ale špecifikuje len vyhľadávanie, čo vám umožní naplánovať titulky záujmu.

S pomocou ukazovateľa sa vyhľadávanie potrebných informácií zrýchľuje, neexistuje potreba vydávania a prezerania všetkých zistení fondu.

Ukazovatele dokumentov sa výrazne dopĺňajú inventárom a adresármi, ktoré zverejňujú obsah dokumentov v inom aspekte. Vytvárajú sa s tematickým rozvojom multiformatívnych, široko používaných fondov. Napríklad na dokumenty severného kaukazského CraysNarchort Foundation (1920-1929), ktorý je postavený na chronológii, a hlavičky prípadov nie sú úplne zverejnené na zverejnenie obsahu, predmet-tematický interundický ukazovateľ je zostavený, s odkazom na prípady a listy. Intermúznivé ukazovatele sú vytvorené na dokumenty jednej sektorovej skupiny finančných prostriedkov. Pomocou ich pomoci sa vyhľadávanie vykonáva na téme, ktorá sa odráža v komplexe priemyslu. Pri výkone žiadostí o histórii kolektívnych fariem a štátnych poľnohospodárskych podnikov sa teda môže použiť ukazovateľ organizácií, inštitúcií a podnikov Ended Poľnohospodárstvo a North Kaukazs na roky 1920-1937, ktorý zostavil na dokumentoch 12 finančných prostriedkov, . Ukazovateľ obsahuje všetky základné informácie o histórii a aktivitách systému systému. Vyhľadávač obsahuje základy, popis a skutky. Podobné interfluid ukazovatele sú vypracované na dokumenty skupín zdravotníckych a verejných vzdelávacích fondov.

3.2 Vyšetrovania

Inventár prípadov - Hlavný intrafundový archívny adresár. Obsahuje informácie a poskytuje vyhľadávanie informácií na úrovni prípadu.

Inventarizácia prípadov - Systematický zoznam hlavičiek prípadov, ktoré odhaľujú zloženie a obsah fondu.

Všetky dokumenty uložené v archíve sú opísané (viac ako 4200 opisujúce dokumenty 2730 finančných prostriedkov). Počet opisov v každom fonde od 1 do 40. Kvalita opisu je tiež odlišná.

Štátny archív poskytuje plánovanú prácu na spracovaní a zlepšovaní opisu. S cieľom riadne určiť prioritu prác a metodiky na zverejnenie obsahu, všetky finančné prostriedky v závislosti od ich informácií a sú rozdelené do troch kategórií. V súčasnosti v štátnom archíve pre všetky fondy 1 a 2 kategórie, existujú zásoby, ktoré spĺňajú všetky moderné požiadavky sú vybavené potrebnými vedeckými a referenčnými prístrojmi (predsieň, ukazovatele, prekladové tabuľky, obsah atď.). Existuje však mnoho ďalších finančných prostriedkov 3 kategórie, ktoré majú ručne písané, na tradičnom papieri, inventár s množstvom známok o dôchodkoch. Archív sa systematicky zaoberá zlepšovaním opisu tejto početnej skupiny finančných prostriedkov.

Recyklácia je opísaná v prípadoch, keď je potrebné objasniť financovanie dokumentov, prideľovať dokumenty pre osobné zloženie v nezávislom označení, keď existuje mnoho "hluchý" hlavičky, ktoré nezverejňujú dokumenty, existujú ďalšie zásoby.

V procese spracovania je popísané úplne všetky prípady, tematický rozvoj nadácie sa vykonáva, vypracujú sa nové titulky, pripravuje sa, systematizácia sa pridáva, prípady sa rozvolávajú, zvinuté tabuľky cuffers prípadov, ktoré je umiestnený na konci novej osi. S pomocou prenosného stola, ak je to potrebné, bez časového času strávili čas na preloženie starého šifru predtým použitého prípadu na nový. Najčastejšie je potrebné to urobiť pri použití tematických katalógových kariet vypracovaných pred popismi spracovania a majú staré šifry. Potreba preložiť šifru je zriadený mapovaním dátumu zostavenia tematickej karty alebo pomocou dokumentu od dátumu spracovania OTICI.

V procese zlepšenia sú titulky špecifikované a upravené, chýbajúce prvky NBÚ sú zostavené (predslov, predmet-tematické, geografické a iné ukazovatele, obsah tabuľky), ktorý výrazne zvyšuje informatiovanosť opisu. Výber typu ukazovateľa je určený povahou a pokynmi činností kapitálového formátu, zloženia a obsahu dokumentov, princípov systematizácie prípadov.

Všetky finančné prostriedky prechádzajúce spracovanie a zlepšenie sú súčasne podliehajú tematickému rozvoju, čo znamená, že vyhľadávanie informácií o činnostiach filmového zariadenia by mali vykonávať aj katalógy. Skutočnosť prechodu tematického rozvoja fondu sa odráža v 2. časti predslovu na inventár.

Z mikrografov dokumentov o histórii Don, identifikovaného v centrálnom štátnom archíve boli vytvorené zbierky (KMF), ktoré sa zohľadňujú na osobitnom popise.

Intervid archivácia referenčná kniha do fotokumenov je inventár fotodokementov a účtovných kníh. Okrem toho je uvedený obsah dokumentu, dátum a miesto udalosti je uvedené, odkiaľ a pri zadaní dokumentu, autor. Obsah pozitívnych látok zahrnutých do albumov fotografií sa odhaľuje pomocou interných popisov. Fotografické dokumenty prichádzajú do štátneho archívu, ako je opísané zo začiatku 80. rokov po zverejnení základných pravidiel práce štátnych značiek s filmovými fotografiami.

4. Informačné dokumenty

Súčasťou systému NAS sú informačné dokumenty: Recenzie (tematické a skladové), ukazovatele, zoznamy, referencie, zoznamy, správy, prednášky, články napísané pomocou archívnych dokumentov, historických referencií, zbierok dokumentov atď. Informačné dokumenty, ako aj adresáre sú rozdelené do interfluch a intrafid.

4.1. Recenzie

Recenzie - Adresáre o zložení a obsahu individuálnych komplexov archívnych dokumentov týkajúcich sa jednotnosti obsahu alebo zásob, v závislosti od účelu zverejnenia zloženia a obsahu dokumentov na jednej konkrétnej téme, bez ohľadu na to, či materiály jedného alebo Niekoľko finančných prostriedkov obsahuje informácie, ktoré odrážajú túto tému. Napríklad, preskúmanie " poľnohospodárstvo Don v XIX storočí. " v súlade s dokumentmi viac ako 30 fondov; Preskúmanie "do histórie pred revolučným taganrogom" - na dokumentoch 8 fondov.

V štátnom archíve sa vypracuje viac ako 60 tematických a skladových recenzií dokumentov sovietskych a reproduktorov. Kompilátory recenzií sú výskumníci štátnych maríc a pobočiek, vedcov univerzít a študentov historickej fakulty univerzity. Charakteristiky dokumentov v skúmaniach sú sprevádzané odkazmi s presnými údajmi o vyhľadávaní, čo umožňuje nájsť dokumenty opísané, bez toho, aby sa uchýlili k pomoci iných typov NSA (opísať).

Hlavná časť recenzií je v Nadácii Garo (R-137), niektoré recenzie na akcií sú zahrnuté v záležitostiach finančných prostriedkov. 14 hodnotení boli publikované v dvoch otázkach zbierky "Archívy a verejné vedy", v piatich vydaniach historických a genealogických almanach Don Archive. Súčasťou recenzií bola publikovaná v periodikách: historický archív (Akadémia vied ZSSR), Almans. "Don", v miestnych poznámkach, atď.

Recenzie sú určené pre rozšírené historikmi miestnymi historikmi, propagandisti, študentmi historických fakúlt univerzít, výskumníkov archívnych inštitúcií.

4.2. Zoznamy dokumentov

Tematické zoznamy dokumentov sú vypracované na žiadosti inštitúcií, ako aj na iniciatívu archívu. Zoznamy sú zostavené podľa dokumentov jedného alebo viacerých finančných prostriedkov. V zoznamoch vypracovaných na dokumenty jedného alebo viacerých finančných prostriedkov sú hlavičky dokumentov usporiadané bez ohľadu na ich akciovú príslušnosť: v chronológii, predmete predmetu alebo nominálnych značiek, o dôležitosti dokumentov atď.

4.3. Historické referencie

Historické odkazy sú informácie o histórii vyrovnanie, Organizácia alebo udalosti, ktoré zahŕňajú dátumy vzdelávania a dátum odstránenia v prípade osvedčenia o histórii organizácie, dátumy udalostí, informácií o rozvoji a aktivitách, účasť na známych udalostiach. Historické odkazy sú vypracované na základe archívnych dokumentov, ktoré odkazy sa uskutočňujú v texte osvedčenia, odkazy sú vypracované na žiadosť organizácií a občanov a na iniciatíve štátnych marží.

4.4. Certifikáty, články, zoznamy, prednášky, správy

5. Zbierky dokumentov a iných tlačených publikácií

6. Referenčný a informačný fond (SIF) GARO

V SIF GARO SKÚŠKOU UCHOVÁVAŤ A VYKONAŤ Užívateľom na čítanie:

• zozbierané diela V.I. Lenin, K. Marx, F. Engels, vybrané práce CPSurs; Prepisy kongresov CPSU a konferencií, CPSU a Soviets atď.;
• kompletné Zbierka zákonov Ruská ríša;
• stretnutie zákonov, dekrétov, rozhodnutí a rádov vlády ZSSR, RSFSR; Vedomosti najvyšší soviet ZSSR, RSFSR; Publikácie o histórii Ruska a sovietskeho štátu;
• vedecké a historické periodiká;
• encyklopédové slovníky;
• adresáre o administratívnom územnom odbore ZSSR, RSFSR, juhovýchodne od Ruska, severozápadného kaukazského a Azov-Čierneho mora, rostovský kraj;
• sprievodcovia a referenčné knihy o fondoch centrálneho štátneho archívu ZSSR, spojeneckých a autonómnych republík, štátnych archívov, území a regiónov;

Od roku 2004 bola pobočka Garo v mestom premenená do centra skladovania archívnych dokumentov v mojom mene ako právnická osoba.

L.P. Afanasyev

Archív elektronických vedeckých rekordov: Nová etapa rozvoja

Štúdia skúma vývoj automatizovaných vedeckých a referenčných prístrojov archívov, \\ t osobitná pozornosť Je licencovaný s moderným stavom archívnych automatizovaných informačných a vyhľadávačov a kvalitatívnych prvkov vývoja referenčných a vyhľadávacích zariadení archívov v súčasnej fáze. Ako zdroje používali regulačné a plánované dokumenty archívnych inštitúcií - federálne, rezortné, regionálne programy, stratégie, koncepcie informatizácie archívov. Dospel sa k záveru, že archivisti začali integrovať rôznorodé informačné zdroje na úrovni medzi-air (interfluch) pomocou sieťových technológií. Okrem toho, digitalizačné technológie zohrávajú osobitnú úlohu pri vytváraní NSA, s ktorými sa vytvárajú databázy v plnej výške.

Kľúčové slová: archivácie podnikania, informatizácia, archívne informácie, informačné a komunikačné technológie, automatizované archívne technológie, automatizované vedecké a referenčné prístroje, elektronické referenčné nástroje archívov, informačných vyhľadávačov, databáz, fulltextových databáz, sieťových technológií v archívoch, informačné zdroje Archívy, elektronické archívy, elektronické využitie fond, integrované informačné systémy.

Najdôležitejším smerom v informatizácii archívneho prípadu vo všetkých jej štádiách bol vytvorenie elektronického vedeckého a referenčného prístroja. Informačné a vyhľadávacie nástroje zohrávajú významnú úlohu pri riešení hlavných úloh

© AFANASYEVA L.P., 2013

archívne inštitúcie, ktoré poskytujú prístup užívateľa k informáciám o dokumentoch.

Cieľom nášho štúdia bude automatizovaný (elektronický) archívy vedeckých a referenčných prístrojov (NSA) - súbor popisov dokumentov umiestnených v databázach, automatizované informácie na nájdenie informácií a odosielanie výsledkov vyhľadávania. Zdroje použité regulačné a plánované dokumenty archívnych inštitúcií - federálne, rezortné, regionálne programy, stratégie, koncepcie informatizácie archívov, informatizačné plány, ako aj analytické materiály (správy, články, rozhovory archívnych inštitúcií), ktoré majú vplyv na problémy ich implementácie1 . Takýto významný smer archívov nemohol prilákať pozornosť výskumných pracovníkov. Desiatky diel sú venované popisu skúseností jednotlivých archívov na vytváranie vyhľadávania BD2. Vzhľadom k tomu, táto skúsenosť sa objavila, zovšeobecňovacia práca, ktorá analyzovala hlavné trendy vo vývoji elektrónového NSA3. Predmetom nášho výskumu zváži kvalitatívne zmeny v vytváraní elektronickej NSA archívov v súčasnej fáze, ktorá podľa nášho názoru umožňujú dospieť k záveru informačná práca Archívy prevedené na novú úroveň. Referenčné a vyhľadávacie zariadenia archívov prešli niekoľkými etapami v ich rozvoji. Praktické skúsenosti s vytváraním a vývojom rôznych typov referenčných kníh (zásoby, katalógy, nezabudnuteľné knihy, recenzie atď.) Bol nahradený zjednotením pravidiel popisu. Najdôležitejší vysoko kvalitný skok vo vývoji tradičných NSA bol 60-tych rokoch, keď "základné pravidlá práce štátnych archívov" (1962), ktoré obsahovali formy vyhľadávacích archívnych referenčných kníh, začal zaviesť systematický prístup k Teória a prax vytvárania archívov NSA. Výsledkom integrácie archivácie a informatizácie a vzniku informačného prístupu v archivovaní, sa stali nové zásady na výstavbu systému NAS ako hierarchia tried referenčných kníh. Tento proces bol sprevádzaný štandardizáciou a formalizáciou požiadaviek na opisné výrobky rôznych typov referenčných kníh. Takto boli vytvorené predpoklady pre rozvoj elektronických NSA pozdĺž cesty integrácie, ktorý prišiel v súčasnej fáze.

Ak zvážime vývoj informatizácie archívov v oblasti tvorby NSA (IPS), etapy tohto procesu sa nezhodujú s etapmi informatizácie archívnej látky ako celku. Študovať

L.P. Afanasyev

pri zmenách založených na vývoji technického, matematického (softvéru), jazykovej podpory informačných systémov archívov, ako aj dopravcov informácií, môžeme podmieniť nasledujúce kroky:

1) S. koniec XIX. v. do 50. rokov;

2) obdobie 1950-1970s;

3) Obdobie druhej polovice 70. rokov - prvá polovica osemdesiatych rokov;

4) Druhá polovica roku 1980 je začiatkom 2000-tych rokov. To je v tomto štádiu, že spontánna hromadná automatizácia archívov začína, aplikovaný softvér je vyvinutý vo všetkých smeroch svojej práce. Pod vplyvom informatizácie sa vznikajúce metódy práce archívov zmenili na roky, čo sa prejavilo v "základných pravidlách práce štátnych archívov" a "základné pravidlá archívov organizácií" (2002) - existujú oddiely Automatizované účtovníctvo, automatizované NSA a organizovanie implementácie a údržby AAT v archíve. V rokoch 1995-1996 Prvá koncepcia všeobecného stupňa a program archívneho informatizácie je akceptovaný, práca začína na implementácii všeobecného priemyslu (typického) softvéru.

Rozvoj informačných technológií v každej fáze viedol k zmene úlohy, ktorú AAT hral v archívnom podnikaní, zmeny v rozsahu a hlavných smeroch ich uplatňovania. Avšak, ak sa však domnievame vývoj metodických základov pre výstavbu presne referenčných nástrojov zahrnutých v archívnom systéme NSA, môžeme prideliť dva etapy v informatizácii tohto smeru práce štátnych archívov:

1) 1960-2000. Napriek tomu, že počas sledovaného obdobia technická podpora Archívne AIPS zmenila revolučným spôsobom dvakrát, o spôsobe vytvárania vyhľadávačov, postihnutých veľmi málo.

Vyznačuje sa prevahou "analógového prístupu", keď archivisti sa snažia prekladať do strojovo čitateľného (elektronického) pohľadu už existujúcich tradičných archívnych referenčných referenčných kníh. Takže v 80. rokoch. Najdôležitejšou úlohou bolo vytvorenie automatizovaného centrálneho katalógu; V rokoch 1990-2000. - Vytvorenie elektronických verzií Archives4 Guidebooks4. Niekedy tradičné referenčné knihy sú široko známe v elektronickej forme, ako je napríklad databázu "Katalóg archívu vojensko-vedca (WU)" v RGVII alebo registrovanom

Elektronické vedecké a referenčné prístroje archívov.

kartová škola oddelenia BEZPEČNOSTI MOSKVA vo vojne RF (spoločný projekt vojny Ruskej federácie a Moskva Štátna univerzita) 5, ako aj ukazovateľ "Osobné fondy v štátnych úložiskách ZSSR" (uverejnené na stránke "Archív Ruska ").

Ďalšou vlastnosťou v rozvoji elektrónových NSA v tomto štádiu je významným stupňom tematickej a druhovej diferenciácie vytvorených referenčných kníh, t.j. vytvorenie lokálnej databázy druhový druh Adresáre - Sprievodcovia, katalógy, ukazovatele, recenzie, tematické zoznamy atď.

Pomer počtu databáz rôzne typy Adresáre vyzerajú takto.

AIPS podľa typu referenčných kníh

Typy automatizovaných referenčných kníh na PC alebo v Archíve LAN na internete Celková databáza Percento do celkovej databázy

Intercharmové AIPS 16 17 33 6.8

Sprievodcovia a stručné referenčné knihy o archívnych fondoch 19 34 53 10.9

Zoznamy (zoznamy) Archívne fondy - 11 11 2

Registre popisujú - 1 1 0.2

Oops 24 11 35 7.2

Katalógy 270 10 280 55.7

Ukazovatele, tematické zoznamy dokumentov 15 6 21 4.3

Recenzie 1 3 4 0.8

Úplná textová databáza 6 12 20 4.1

Integrované vyhľadávacie nástroje 14 1 15 3

Factographic AIPS 7 1 8 1.6

Ostatné AIPS 4 - 4 0.8

Celkom 358 126 484 100

L.P. Afanasyev

Tematická diferenciácia je vysvetlená skutočnosť, že archivisti idú sem "pre výskumníka", vytvárajú tematické databázy na najnáročnejších užívateľov s témami súvisiacimi s realizáciou žiadostí, realizácii vedeckých a publikačných projektov atď., Ukazovatele (59% všetkých AIP). Keďže záujem výskumných pracovníkov v určitom období určitých dokumentov je stabilný, témy, pre ktoré sú vytvorené elektronické referenčné knihy, sa zhodujú pre rôzne archívy. Podľa I.N. Kiseleva a O.YU. Nezhdanova, medzi informačným registrovaným v NTC, databázy štátnych archívov 28% sú databázou, vrátane informácií o riešeniach výkonných komisitov a mestských rád, 13% o domácnostiach, majiteľoch domov, katastra (Custom), 17% väzňov vojny a väzňov táborov (zmluvných), 11% - o obetiach politickej represií (najmä grantov); 7% databázy rôznych tém bolo vytvorených v spolupráci s vedeckými inštitúciami-Yami6. Je ľahké vysvetliť. Mimoriadny význam pre každý regionálny archív je Výkonný výbor miestnej rady, ktorý obsahuje viacrozmerné informácie, ktoré často vyžadujú výskumníci. Niektoré archívy vytvárajú databázy av fondoch moderných orgánov a manažmentu - mestské, okresné správy. Je ťažké nájsť regionálny alebo okrajový archív, ktorý má počítačová technikav ktorom by nebolo v 90. rokoch. Vytvoril katalóg finančných prostriedkov výkonný orgán Úrady sú Výkonným výborom Rady.

Bývalý archívy strany vytvárajú podobné katalógy o riešeniach regionálnych, regionálnych, mestských, okresných orgánov. (Napríklad databáza "kartový súbor riešení strán strany" v Ústrednom výbore regiónu Sverdlovsk). Najvýznamnejší projekt opisujúci projekt bol elektronickým katalógom riešení. Štátny výbor Obrana a vyššia BBP (B) (B) (Politburová, organizovanie predsedníctva a sekretariátu), vytvorené na dokumentoch RGAPSI.

Iné často sa vyskytli témy, na ktorých sú vytvorené tematické archívy AIPS, sú:

História vládnych agentúr v regióne (databáza histórie vládnych agentúr 1P1R1VK v RGAE; Databáza "Úrad": inštitúcie, podniky, organizácie provincie Arkhangelsk a regiónu (HUC-XX1 storočia) v Ha Arkhangelsk; \\ T Databáza "Katalógu o histórii vládnych agentúr", "kartový súbor na histórii tovární a tovární URALS" v plyne regiónu Sverdlovsk; "Likvidované inštitúcie" v GA Tula

Elektronické vedecké a referenčné prístroje archívov.

oblasti; "Directory o histórii podnikov a vládnych agentúr" v ha Permová oblasť; \\ T Db " Digitálny katalóg o histórii inštitúcií, organizácií a podnikov "v ha Región Murmansk);

Stavebníctvo, držba pôdy a domáce vlastníctvo (databáza "Zhilishch-no-civilná výstavba" v CU NTD St. Petersburg; "Real Estate z Tatarstanskej republiky" - v CSA RT; "využívanie pôdy v provincii Arkhangelsk a región XX-XX1 storočia "v regióne Arkhangelsk; databázy" domáce vlastníctvo ", databázy" čistenie kníh založenia a laikovce smerujúcou astrakháni "v sene Astrakhan Krail;" UŽÍVAŤ PODNIKANIE A KANTUÁLNYCHU Región Krasnodar; \\ T "Súkromné \u200b\u200bdomácnosti" na Haunt of Nižný Novgorod región; "História domácnosti mesta Jekaterinburg" v regióne Sverdlovsk; "Ukazovatele k základu komory Tver majetok štátu"Vo vojne regiónu TVER);

Genealogy (databáza "všetko pre rodokmeň" v regióne Arkhangelsk zahŕňa audit rozprávky (1744-1857), Filistic Knihy (1785-1870), Metrické knihy (1780-1900), spoveďové knihy (1719-1917), databázy "Prvá univerzálna sčítanie ľudu Ruskej ríše, 1897"; databázy "Tula duchovná konzulta" (metrické knihy, profesionálne vededomosti) v regióne GA Tula; databázy na rodokmeňovej kníh v provincii Nenburg (UFA) v Tsgiaskej republike Bashkortostan); Db tsga rt;

História náboženstva ("Cirkev a štátu" - GA RF; Kultúrne dedičstvo Duchovné inštitúcie "- Národný archív Karelia republiky; "Kostoly, katedrály a kláštory Stavropol (kaukazského) diecézy (18431918)" - HA Stavropol územia; "História náboženstiev" v regióne KAMA - HA v regióne Perm; "Príručka o histórii náboženstva" v štátnom sociálno-politickom archíve Perm regiónu);

História represie a gulalag ("špekulantovanie NKVD ZSSR v Nemecku"; "Špeciálne priečinky v fonde Ministerstva vnútra" - RF; "Prekonávanie" v regióne GA Tula; "Účtovníctvo dokumentov osobného pôvodu a fotokonduktúry v materiáloch archívnych vyšetrovacích prípadov "v republike ALTAI REPUBLIKA;" Politická represia V Sibíri 1917-1951 " v regióne HA Omsk; BD "Filter-Check

L.P. Afanasyev

kGB "; "Archívne vyšetrovacie prípady KGB" v CHA ISTO RICO-politickej dokumentácie Tatarstanskej republiky);

História etnos a medzinárodných vzťahov ("História židovského ľudu v Rusku"; "Medzinárodné vzťahy medzi Ruskom a Dánskom" - GA RF; "Národy Altai a Mountain Shoria sú očami misionárov Altajskej duchovnej misie a výskumníkov prvého poschodia. XIX - začiatkom XX storočia "- Ha Altajská republika);

História administratívnej divízie (databázy "Administratívne a územné rozdelenie Tatarstanskej republiky" v CSA RT; "Administratívne-teritoriálne rozdelenie" v regióne HA Perm).

V polovici 2000s. Proces vytvárania referenčných kníh dosiahol svoj APOGEEE, podľa našich výpočtov, aspoň 50 tematických AIPS boli vytvorené v archívoch ročne. Elektronické katalógy sú rozdrvené typu - nominálne, geografické, predmetené tematické, systematické. Dokonca aj v rovnakom type katalógu - môžem vidieť ďalšiu diferenciáciu vytvorenej databázy:

Databáza o ocenených (medailách "Pracovný veterán", pre "pre obranu Moskvy", "pre statočné práce vo Veľkom Vlastenecká vojna 1941-1945 "," V pamäti 800. výročia Moskvy "," Matka Heroine ", čestné tituly atď.);

Databáza pre personál rôznych podnikov, inštitúcií, oddelení (na základe rezortných súborov);

Db na potlačených, rehabilitovaných, špeciálnych osadách, zbavených, zbavených vhodné právoadministratívne rozšírené;

Databáza na servis, účastníci partizánskeho hnutia;

Databázy na evakuovaných a repatriovaných;

Databáza pre vojnových väzňov;

Databáza pre členov CPSU a VLKSM, delegátov kongresov strán a konferencií (v archívoch bývalých strán);

DB na vynikajúce údaje regiónu, priemyslu.

Z tohto zoznamu je zrejmé, že témy sú spojené s hlavnými typmi sociálno-právnych požiadaviek vykonávaných archívnymi inštitúciami. Z toho istého dôvodu je dôležitý smer rozvoja automatizovaného NSA vytvorenie interferenčných vyhľadávačov pre umiestnenie dokumentov o personáli.

Je to spôsobené diferenciáciou tematických databáz predstavujú absolútnu väčšinu programov vytvorených v archívoch. Podľa koncepcie informatizácie archívneho prípadu z roku 1995, informácie a vyhľadávacie databázy v roku 1995 boli 88%

Archívy elektronických vedeckých referenčných strojov ... 127

Databáza a federálnymi archívmi - 98% (podľa našich odhadov v roku 2005 - 71,2% všetkých databáz).

Ďalším znakom tejto fázy vývoja NSA bol ich rozvoj, pričom sa zohľadnil uverejnenie databázy na jednom používateľskom počítači alebo v miestnych sieťach.

Formy publikovania Databázy vyhľadávania v archívoch

Forma implementácie databázy pre internet CD-ROM PEVM alebo LAN

Počet databázy (AIPS) 377 107 7

Záujem 77 22 1

Tabuľka ukazuje, že AIGs prevládajú, neprístupné pre širokú škálu užívateľov informácií o dokumentoch, uverejnených v archíve a neuverejnené v globálnej sieti alebo na počítačovo čitateľných médiách.

Od polovice 2000 rokov. Prevládala sa tendencia integrácie tematických zdrojov vytvorených archívmi.

Pohyb smerom k integrácii archívov Informačné zdroje sa začali na vrchole. V roku 1995 bola vyvinutá prvá sektorová koncepcia informatizácie archívneho podnikania, v ktorej na základe analýzy štatistík o BD k dispozícii v Rosarhive, bolo vykonané sklamaním záveru, že informatizácia archívov je vyvinutá absenciou jednotnej metodickej a softvérovej základne. Na základe toho sa koncepcia stanovila úlohy používania všetkých ruských (ktorí ešte neexistovali na prijatie koncepcie) a medzinárodné normy pre skladanie všetkých ruských informačných priestorov založených na integrácii zdrojov jednotlivých archívov. Súčasne, koncepcia prilákala pozornosť archivát na potrebu vytvoriť IPS nie je pre "vnútornú spotrebu", ale pre používateľa, čo znamenalo hlavnú orientáciu na publikovanie databázy na internete: "Poskytovanie vzdialeného prístupu k databázam a elektronické kópie dokumentov prostredníctvom telekomunikačných sietí a systémov. " Takmer doslova sa táto úloha opakovala v novom programe informatizácie federálnej archívnej agentúry a podriadených inštitúcií na roky 2011-2020 " Od 02.12. 2011, ktorý hovorí s cieľmi zabezpečenia prístupu občanov a organizácií, aby hľadali prostriedky a elektronické kópie dokumentov archívneho fondu Ruskej federácie vrátane

L.P. Afanasyev

základom vzdialeného prístupu, a zároveň sa zameriava na prekonanie fragmentácie štátnych informačných zdrojov v oblasti archívneho prípadu kombináciou informácií (tematické, výskum, atď) vytvorených zdrojov a fungovania v rámci federálnych archívov a prezentácia na internete. Program má integračné kroky:

1) vykonávanie súpisu existujúcich informačných zdrojov federálnych archívov;

2) Implementácia v každej archívnej integrácii existujúcich informačných zdrojov do jednej databázy pre tento archív s vytvorením jedného archívu NSA v elektronickom formáte;

3) Príprava tohto "miestneho" zdroja na jeho integráciu do jedného pre všetky federálne archívy systému informačných zdrojov;

4) Rozvoj jednotnej integračnej platformy na základe zásady distribuovaného skladu kombinovať informačné zdroje federálneho archívu7.

Metodické základy vytvorenia integrovaných IP boli stanovené Medzinárodným štandardným archívnym opisom (g), schválený Medzinárodnou radou archívov (MSA) v roku 1994, základom tejto normy je princípom viacúčelového opisu, \\ t ktorý naznačuje opis spoločného pre konkrétnu, odhaľujúcu hierarchiu komplexov dokumentov-TOV8. Univerzálny model integrovaného informačného systému archívu založený na tejto norme bol navrhnutý I.N. Kiselev. Systém bol kombinovať tri funkcie: účtovníctvo, kontrolu nad zabezpečením bezpečnosti dokumentov a udržiavanie NSA. V rovnakej dobe, účtovné a vyhľadávacie informácie by mali byť zahrnuté do databázy, oddelené štyrmi úrovňami popisu:

Dokument.

Piata úroveň je možná aj - zadanie textu dokumentu. V súhrne, všetky databázy hierarchická štruktúra IP, kde sú všetky úrovne spojené vertikálne a horizontálne pomocou databázy o premenovaní fondu, biografické odkazy, informácie o inklúziách akcií a nezdokumentovaných období, topografických ukazovateľov a súborov kľúčových slov a

Elektronické vedecké a referenčné prístroje archívov.

rubrikátory9. Tieto zásady boli založené na základe vytvorenia všeobecného priemyselného programu "Archiválny fond". Podobný model bol vyvinutý pre jednotnú IPA "Elektronický archív" Siga Ruskej federácie, ktorá je založená na myšlienke viacúrovňového popisu (fondu-OPE-dokument).

Avšak, všetky tieto vývoj zostali na teoretickej úrovni. Navrhnite archív softvéru, ktorý je schopný implementovať myšlienku integrovaného systému s viacúrovňovým popisom, Rosarkhiv bol schopný len v roku 2008, keď archív začal zavedenie štvrtej verzie generálneho priemyslu " Archívny fond "(predtým, všeobecný priemysel vyriešil úlohu centralizovaného účtovníctva, a nie vytvorenie integrovaných systémov NSA). Áno, a po zavedení štvrtej verzie "archívneho fondu", zástupca vedúceho Rosarhiva A.N. Artižove poznamenal, že vytvorenie Merochive NSA priemyselného meradla zostáva v prípade budúcnosti, keď úloha vysielania údajov z archívov do automatizovaného centrálneho katalógu nie je na úrovni nadácie, ako sa stalo v systéme "Card" centralizovanej vlády, ale aj na úrovni inventára a skladovacích jednotiek10.

Archívy však nečakali na softvér všeobecného priemyslu a vytvorenie integrovaných systémov NSA začalo "nižšie". Dôvodom bolo akumulácia kritického počtu tematických databáz nielen v Federálnej a Moskve, ale aj v regionálnych štátnych archívoch.

Akumulácia veľkého počtu miestnych databáz vytvorila problémy z nasledujúcich dôvodov:

Zvýšenie nákladov na vývoj a implementáciu softvérových produktov;

Nemožnosť melarchivej výmeny informácií;

Ťažkosti pri výučbách archivistických a užívateľov pracovať s veľkým počtom databáz;

Ťažkosti s ukladaním databázy - je potrebné zachovať, t.j. neustále modifikovať rôzne aplikačné programy, čo znamená, že práca a finančné prostriedky na zavedenie svojich nových verzií a konvertujú údaje od starších do nových verzií;

Ťažkosti s konverziou dát na formát "archiválnu fondu 4.1", s integráciou do jednotných systémov s publikáciou na internete z dôvodu nekompatibility formátov.

130 lp. Afanasyev

Počet tematických databáz pre archívy

Názov archívnej inštitúcie Počet tematických databáz (okrem programu všeobecného priemyslu "Archivačný fond" (4 verzia) a referenčných kníh vo formáte HTML a DOC na stránke archívov)

Gamesman z Moskvy 105 1996 (pred zavedením integrovaného systému)

GA RF 32 1999

Ha Kurgan Krajina 21 2008

Riadenie archívov regiónu Sverdlovsk (všetky štátne archívy) 20 2005

HA Smolensk oblasti 18 (z toho 5 databázy pre dokumenty o personáli) 2007

Výbor Stavropol Territory pre archívy 16 2012

Ha Lipetsk región 13 2007

Hectares of Kurgan región 11 2008

Krajina HA TVER 8 2007

Tsdny ur (sieť archívnych inštitúcií Republika UDMURT) 5 2008

Ha Samara Region 5 2011

H. Yaroslavl Region 4 2007

HA ELOVSK Kraj 4 2007

H. Región Voronezh 3 2008

To všetko podnietilo archívy, aby prijali opatrenia na rozvoj svojho vlastného integrovaného softvéru. Toto nie je len preklad do elektronickej formy tradičných adresárov, je to kvalitatívne nový produkt, ktorý je výsledkom možností poskytovaných informačnými a komunikačnými technológiami.

Elektronické vedecké a referenčné prístroje archívov.

V spravodlivosti je potrebné poznamenať, že niektoré archívy pôvodne vybudovali systém NSA o princípoch integrácie. Jeden z prvých komplexný systém Elektronické NSA na základe jedného softvérbol realizovaný na konci osemdesiatych rokov - začiatkom 90. rokov. V Ruskom výskumnom centre vesmírnej dokumentácie RNICS KD (databázy kina, "foto", "FONO", "NIR" atď.). Jedným z prvým integrovaným vývojom bol softvérový komplex "Štátny archív", vytvorený v štátnom archíve regiónu Perm (GAPP) v rokoch 1994-1996. a dvakrát označené v súťaži vedecká práca V oblasti archívneho, dokumentovej vedy a archeografie. Program vám umožňuje implementovať: opis na úrovni fondu, odborov a prípadov; Účtovníctvo dokumentov, monitorovanie bezpečnosti, stav NSA. Vývoj Archivistov Perm Archives netvrdí univerzálnosť - okrem tohto programu existuje ešte 12 databáz v archíve, z ktorých niektoré sú integrované s programom "Štátny archív" (napríklad DB "mapové dokumenty").

Vo väčšine prípadov však archívy zakotvené, akumulované značné množstvo zdrojov. Napríklad v informačnom centre Mosgorrhivu v roku 1996 bolo vytvorených 105 databáz s celkovým objemom 2 milióny položiek (700 mV). V rámci mestského programu informatizácie, schváleného Moskvou vládou, v 17 archívnych inštitúciách Mosgorarhiv, od roku 1998, začala zavedenie jediného integrovaného systému. Prvé podsystémy sa nazývali "Účtovníctvo archívneho fondu" a "vedecké a referenčné činnosti". Umožnili nám stavať elektronické NSA ako systém multidimenzionálneho vyhľadávania informácií na úrovni fondu, prípadov, sprievodcu, dokumentu, ktorý implementuje tvorbu interfluch a interferenčných adresárov, ktorý vykonáva elektronický katalóg dokumentov, filmových filmov. Moskva Archivisti urobili veľa práce pri písaní technickej úlohy. Okrem toho bol systém multifunkčný, v dôsledku inžinierskeho a úvodného centra "Insoft", typické riešenie bolo vytvorené, čo bolo tiež implementované nielen v Moskve, ale aj v archívnom oddelení regiónu Voronezh na základe regiónu Dva štátne a 33 mestských archívov. V roku 2006, v regióne Voronezh, "koncepcia automatizácie štátnych archívov regiónu Voronezh" bola vyvinutá, na základe ktorej komplexný automatizovaný integrovaný systém archívnych inštitúcií regiónu Voronezh ("Insoft", Moskva), ktorý je zavedený

L.P. Afanasyev

existuje systém automatizovaného účtovníctva dokumentov, NSA a elektronického archívu.

Nedostatok "Insoft" bol, že to bolo pôvodne zamerané na publikovanie na internete, hoci výmena informácií medzi archívmi bola vykonaná prostredníctvom siete LAN a prístup k čítacom databázy bola poskytnutá v čítaní miestnosti11. Informačný systém "Mezharkhivny Search" bol predstavený v vodcovi Moskva v rokoch 2006-2007

Podobná situácia bola o niečo neskôr v štátnom archíve Ruskej federácie (GA RF). Do roku 1999 bolo v archíve vytvorených 32 databáz viac ako 230 tisíc záznamov a do roku 2002 - 52 databáz viac ako 450 tisíc záznamov. Od roku 1999, archív od Inštitútu pre problémy s prenosom informácií, elektronický archív, ktorý zahŕňa elektronické obrazy dokumentov a vyhľadávač vytvorený na základe integrácie všetkých predtým vytvorených vyhľadávacích databáz13. Rozdiel od produktu Archivistov Moskvy - do informačného a vyhľadávacieho systému "Elektronické oops Čínskej republiky", ktoré kombinuje elektronický sprievodca, elektronické zásoby a elektronický katalóg prípadov (3 milióny popisov jednotiek XP). Otvorené s prístupom k webovej stránke archívu na jeho 90 -Womenove výročie (2010).

Podobným spôsobom, ako integrovať svoje zdroje na základe jedného softvéru, bolo vykonané v archíve Ruskej akadémie vied. Koncom deväťdesiatych rokov. Boli zavedené Špeciálny program "Archivius", ktorý umožnil tvorbu elektronických katalógov jednotlivých archívnych dokumentov. Avšak, potom rôznorodé adresáre sa podarilo pripojiť k jednej databáze, ktorá bola založená na viacúrovňovom princípe dátovej štruktúry zadanej medzinárodnou normou archívneho opisu dokumentov (ISAD). Projekt bol realizovaný na základe programu Archive RAS, ktorý okrem úloh mnohých úrovní vyhľadávania vyriešil aj úlohy účtovníctva dokumentov a informačnej podpory pre nábor archívu. Informačný systém sa dopĺňa začlenením elektronických popisov zo zdrojov prijímania zamestnancov archívu (čo je výrazne zachránené prácou archivistov), \u200b\u200bako aj cieľovým alebo "prechodom" (so spracovaním fondu katalogizácie). V ďalšom štádiu bola úloha pripojiť k databáze digitalizovaných obrázkov dokumentov a zverejnenie časti základne na internete.

Vidíme teda, že v skutočnosti v rovnakom čase v rôznych archívoch úlohy vytvárania univerzálneho vyhľadávania

Elektronické vedecké a referenčné prístroje archívov.

howl Systems implementácia princípu viacúrovňového popisu. Bolo však vyriešené v rôznych veciach, čo sťažuje pokračovať v integrácii vytvorených zdrojov.

Nakoniec sa zistilo technické riešenie, ktoré spĺňali všetky požiadavky na integrovaný informačný systém archívu, a preto bol implementovaný v niekoľkých archívnych inštitúciách, múzeách a pamätníku NIPC (SPB.). V roku 2000, v centrálnom štátnom archíve filmových dokumentov sv. Petrohradu, Alt-Soft začal zavedenie programu a informačného komplexu "Kaisa-Archive".

Archids ocenila funkcie tohto programu ako:

Schopnosť implementovať princíp viacúrovňového opisu ("opis s ľubovoľnou hĺbkou hniezdenia");

Schopnosť združovať digitálne kópie dokumentov s elektronickými NSA as metaposition;

Schopnosť súčasne prítomná na internete jeden BD archívu (publikovanie informácií a referenčných kníh a obrázkov dokumentu);

Schopnosť vytvoriť na základe jediného multifunkčného systému, ktorý poskytuje informačnú podporu pre rôzne smery archívu (účtovníctvo dokumentov, zabezpečenie bezpečnosti, vychystávania).

Okrem týchto funkcií, ktoré boli obsiahnuté v iných programoch v rôznych stupňoch, KAISA-Archív má také funkcie ako podporný preklad do elektronického formátu tradičných popisov, schopnosť konfigurácie na vlastnostiach NBÚ konkrétneho archívu, kompatibility Formáty všeobecného priemyselného programu "Archiválny fond" as medzinárodnými normami, ISAD, EAD, OAE, Dublinským kódom, UniMarc, Rusmarc atď.

Preto bol program predstavený v Ragali, RGA KFD, RGIA, GA LENINGRAD ROZDELENIA V VYBORGE, HA Khabarovsk, G. Oblasť sakhalínu, niekoľko múzeí.

Zvlášť rozsiahly "KAIS" bol zavedený do RGAL, kde bol implementovaný komplexný program informatizácie všetkých smerov archívnej činnosti a predloženie svojich zdrojov na internete. Informačný systém RGALI s podmieneným názvom "Elektronický archív" je pomerne flexibilný, pokiaľ ide o výber objektu opisu a univerzálnych v metódach vyhľadávania všetkých úrovní (fond, jednotky. XP, obchod, dokument, časť dokumentu) . Okrem vyhľadávania systém má tiež účtovné funkcie, poskytuje digitalizované kópie jednotiek. XP Pôvodne implementovaný

L.P. Afanasyev

subsystém NSA, potom došlo k zavedeniu automatizovaných pracovísk pre oddelenie náborov, archívov, AWP, aby pracovali s výskumníkmi, umeleckými návštevníkmi do čítacej miestnosti, špecialista ATP na prípravu dokumentárnych publikácií.

Informácie o sieti a informačné komplexy "Archív" (ICAR), implementovaný na základe KAISI v RGA KFD, je tiež univerzálny, zahŕňa podsystémy: iCAr-získavanie; Ikar-ušetriť; Použitie ICAR; ICAR-NSA; IKAR-OTV.

V regiónoch Ruskej federácie sa v roku 2000 hľadali archívne inštitúcie. Riešiť integračné úlohy vytvorených informačných zdrojov. Okrem skúseností vyššie uvedenej oblasti Voronezh je možné pomenovať "vedecké a odkazy" ("archívne referenčné knihy"), implementované v rokoch 2007-2008. V archívnych inštitúciách Sverdlovsk Region14. Okrem toho práca pokračovala v rámci regionálneho štátu cieľový program "Vytvorenie AIS na dokumentoch AF RF, ktorý je v vo vlastníctve štátu Región Sverdlovsk "na roky 2009-2011, počas vykonávania, ktorého úlohou vytvárania" elektronického inventára "a modernizácie existujúceho softvéru, aby ho zahrnuli jednotný systém15. Okrem toho v druhej polovici 2000s. Automatizovaný informačný systém "Manažment archív Yamalo-neets autonómny okres", Ktorým je jediný multifunkčný integrovaný komplex, ktorý zahŕňa subsystémy o zdrojoch nadobudnutia, registráciu žiadostí, ako aj archívov NSA (elektronický katalóg pripojený k dokumentom) 16.

Okrem tak komplexných a rozsiahlych projektov v archívoch boli vytvorené viac lokálnych integrovaných systémov. V archíve regiónu Kurgan sa teda uskutočnil systematický elektronický katalóg a bola vykonaná kombinácia tematických preskúmaní, zoznamov a výberu dokumentov17. Príkladom dobre premysleného integrovaného prístupu k problému integrácie vytvorených informačných zdrojov môže byť vytvorenie systému elektronických katalógov v národnom archíve Karelia republiky, ktoré sú teraz zjednotené v jedinom systematickom adresár. Aj pred začatím práce na svojom stvorení, archív poskytli pre všetky elektronické katalógy jediného softvéru (DBMS "Codex"), jediné informácie a vyhľadávací jazyk typu deskriptora, ktorý môže byť základom klasifikačnej schémy dokumentu Informácie v archívnych inštitúciách republiky, ako aj zjednotenie odborov a pravidiel Opis dokumentov

Elektronické vedecké a referenčné prístroje archívov.

policajti v informačných systémoch. Problémy s integráciou zdrojov alebo zavedenie integrovaných informačných systémov boli riešené aj v mestských archívoch.

Skúsenosti však ukazujú, že kombinovať mnoho heterogénnych databáz do jedného systému je oveľa zložitejšie, než spočiatku zadávať údaje do jedného integrovaného komplexu. Preto skutočnosť, že v čase vytvorenia generálneho softvéru, ktorý môže vložiť informačný systém archívu založený na princípe viacúrovňového popisu ("Archiválny fond 4.1"), vo federálnych a regionálnych archívoch integrovaných programov Rôzne formáty (Delfi, Oracle 9i a 10g, atď.), Veľmi skomplikuje postupné združenie týchto zdrojov do jednotného informačného systému archívneho priemyslu. Okrem toho by sa mali zohľadniť problémy štandardizácie jazykovej podpory, pretože klasifikátory mnohých archívnych IDA boli vyvinuté pred implementáciou súčasnej verzie EKDI.

Ďalšou vlastnosťou vývoja elektronických NSA je rozšírené pripojenie vyhľadávačov s digitalizovanými obrázkami dokumentov. Práca na toku digitalizácie a vytvorenie elektronických archívov sa začali aj so samostatnými tematickými projektmi a typmi referenčných kníh. Vo väčšine štátnych archívov boli vytvorené fotokatalogy, ktoré pripojili popis fotodokementov s ich digitálnym obrázkom18. Najväčšími projektmi v oblasti databáz s plnofaxov možno nazvať nasledujúcimi projektmi:

Názov projektu, archívny počet popisov dokumentov zadaných do systémového počtu digitalizovaných obrázkov dokumentov

"Digitálny katalóg dokumentárne filmy RGAKFD "(1999-2000) 42 200 opisov

"Comintern Archív" (RGaspi) 1999-2003 250 tisíc záznamov titulkov. XP 1 milión stránok dokumentov v 90 jazykoch

"Elektronický archív Svag" v plyne Ruskej federácie 271 tisíc. Popisy dokumentov toľko obrázkov

DB "Dokumenty sekretariátu NKVD-MVD ZSSR. 1944-1960 " (GA RF) 19 Od roku 1998 15.700 Popisy dokumentov 76,700 strán

L.P. Afanasyev

Všetky tieto projekty boli implementované pred vzhľadom na program "Archiválny fond 4.1", ktorý má schopnosť udržať digitálny fond používania v akýchkoľvek formátoch.

V súčasnej fáze vytváranie projektov súvisiacich s digitalizáciou jednotlivca, čo spôsobuje záujem medzi výskumníkmi, komplexy dokumentov (napríklad Stalinovom archíve v RGAPPI) 20. Digitalizácia sa vykonáva v kultúrnom a vzdelávacom účely na vytvorenie virtuálnych výstav (najmä aktívnych takých tematických projektov implementovali vedenie Moskvy) 21 a dokonca aj virtuálne múzeum B.L. Pastier na disku DVD.

Avšak v 2000s. Rozsiahle projekty regionálnych elektronických archívov sa realizujú, ktoré presahujú predloženie zbierok digitalizovaných dokumentov o najzaujímavejších témach pre výskumných pracovníkov. V Moskve, Bryansk, Kurgan, Lipetsk, Nižný Novgorod, Tyumen, Tomsk, Sverdlovsk regióny, Perm, Krasnojarsk, Stavropol Territory, Yamalo-Nenets a ďalšie regióny, projekty na vytvorenie elektronických archívov, niektoré z nich spolu s "Elektronický archív" Corporation (CJSC "PROSOT-M"). Účelom projektov je poskytnúť užívateľský prístup k informačným systémom a archívnym dokumentom v režime on-line.

Rozsah práce na digitalizácii dokumentov archívov možno posudzovať nasledujúcimi údajmi.

Archív Názov Objem digitalizovaných dokumentov

Archívy územia Stavropolu OBIA s titulkami 400 tisíc kusov. XP, 12 tisíc jednotiek. XP 2009.

H. Tyumen Region Všetky archívne zásoby a 15,6 milióna listov 22 Dokumenty22 2006-2008

Archívy regiónu Sverdlovsk 31 tisíc pb. Popis, 90 tisíc p. Dokumenty 2011

Yamalo-nenetsky autonómny okres 2715 l. Popis, 2568 Fotografie 2008

Súčasne, ako možno vidieť z tabuľky, OPISI23 je tiež preložený do elektronického formátu. Je v podstate o vytvorení elektronického fondu používania archívnych dokumentov pripojených k vyhľadávače24. Ak užívateľ nezistí dokumenty, ktoré potrebujete v elektronickom archíve, bude aspoň schopný urobiť objednávku, poznať, vďaka opísaným plným šifrovaním.

Elektronické vedecké a referenčné prístroje archívov.

Koruna práce na digitalizáciu podľa "informatizačného programu Federálnej archívnej agentúry ... na roky 2011-2020" Musí byť vytvorenie úložného centra elektronických dokumentov (CED). Zdroje akvizície CHED budú federálne štátne orgány, prenášajú elektronické dokumenty do TSKHED, ako aj Federálne archívy, prenášanie kópií elektronických obrazov archívnych dokumentov v CED, ktoré vznikajú počas systematickej digitalizácie finančných prostriedkov za plnenia softvérový balík "Archiválny fond" - "Katalóg zásob" - "Central Stock Directory" a vytvorenie archívov NSA. Predpokladá sa, že súbory budú udržiavané na zemi elektronické kópie Vytvoria sa dokumenty vytvorené v archívoch, t.j. Systém elektronických archívov distribuovanej štruktúry spojenej prostredníctvom portálu Archívy ". Taký je model vyhľadávacieho nástroja GRAND MICKRCHY pripojený k elektronickému fondu použitia.

Nakoniec, ďalšou vlastnosťou súčasnej fázy informatizácie vytvárania NSA je úplne odlišná úloha, ktorá je uvedená v tomto procese so sieťovými technológiami. Počet referenčných kníh uverejnených na internete sa výrazne zvýšil.

Na úsvite vývoja archívneho rady E.V. Bobrova poznamenala rôzne formy predkladania referenčných kníh v sieti NET25. Archív IPS boli umiestnené na stránke v textovom formáte * LOS; * .1! 1, atď.); v NTM-formáte; Vo forme databázy. Obrovská medzera, pretože archívy predložená v sieťových zdrojoch informačných zdrojov tiež identifikovali monitorovanie webových stránok federálnych archívov, riadiacich orgánov archívneho podnikania a štátnych archívov subjektov Ruskej federácie, ktorý sa uskutočnil v roku 2008. Archívned IDPP sú rozptýlené Podľa rôznych lokalít sa výrazne líšia na rozhrania a vlastnosti vyhľadávania. Všetky tieto problémy zostávajú v súčasnej fáze.

Kvalitatívna zmena situácie však možno nazvať skutočnosť, že väčšina databáz vytvorených v súčasnej fáze sú zamerané na publikovanie na internete. Neexistuje jediný región, v ktorom by program informatizácie archívneho podnikania nemal publikovať NSA v sieti. Nie všetky archívy majú možnosť okamžite otvoriť prístup k dostupným zdrojom, často v prvej fáze IPS sú nastavené na jednu miestnu sieť archívnych inštitúcií, ku ktorým majú výskumníci prístup cez čitáreň. Publikácia NSA v sieti sa však považuje za najbližšiu perspektívu.

L.P. Afanasyev

V "Informatizačný program Federálnej archívnej agentúry ... na roky 2010-2020" Úlohy spojené s rozvojom sieťových technológií v archívoch sú stanovené:

Organizovanie prístupu k elektronickým zdrojom dokumentov archívneho fondu Ruskej federácie, zverejnil na portáli "Archívy Ruska", vrátane "Ústredného katalógu fondu", "Register jedinečných dokumentov";

Vytvorenie na základe portálu "Jednotná integračná platforma informačných zdrojov" (na kombináciu do spoločného vyhľadávača vyhľadávacích databáz jednotlivých archívov).

Prístup k elektronickým obrazom úložného centra elektronických dokumentov, zrejme, zrejme sa bude vykonávať prostredníctvom internetu.

Môžeme teda dospieť k záveru, že z druhej polovice 2000s. Existuje nová etapa pri vytváraní vedeckých a referenčných prístrojov archívov a všetkých informačných a vyhľadávacích aktivít archívov. Táto fáza sa vyznačuje:

Prechod z tvorby miestnych databáz, diferencovaných typov a druhov referenčných kníh a tém, na vytvorenie integrovaných systémov na úrovni archívu na základe princípu viacúrovňového opisu (alebo integráciou do špeciálne vytvorenej databázy, alebo počiatočným zavedením jednotného informačného systému založeného na "archiválnom nadácii 4.1" alebo osobitne navrhnuté);

Vytvorenie elektronického fondu použitia, t.j. digitalizáciou prietoku najobľúbenejších archívnych fondov a zlúčenín digitalizovaných obrázkov dokumentov s vyhľadávacími motormi v plnej textii;

Umiestnenie vytvorených vyhľadávačov a digitalizovaných obrázkov dokumentov na lokálnej počítačovej sieti alebo internete na zabezpečenie prístupu vzdialeného používateľa k nim.

V budúcnosti - Všeobecná integrácia vyhľadávačov archívov a elektronického fondu používania pomocou lokality "Archívy Ruska" a automatizovaného centrálneho zoznamu zásob.

Úloha archivátu v procese používania informácií sa teda kvalitatívne mení. Zúčastnite sa najaktívnejším spôsobom pri vytváraní efektívneho vyhľadávacieho nástroja, potom ustúpi na stranu, prestane byť inštanciou prenosu, poskytuje užívateľovi možnosť nezávisle postaviť logiku požiadavky a upraviť pokrok vyhľadávania, ako je analyzovaný

Elektronické vedecké a referenčné prístroje archívov.

získané výsledky. Podľa nášho názoru existuje dôvod na premýšľanie o zmene profesionálny tréning Archivist v smere hlbšej štúdie základov dizajnu informačných systémov, pričom jeho úloha sa zvyšuje každý deň, najmä v integrácii archívov zdrojov do jedného informačného priestoru.

Poznámky

Informačné riadenie archívov regiónu SVERDLOVSKA na rade Archives 15.02. 2007 "o stave a výsledky práce riadiacich archívov, archívnych orgánov a inštitúcií regiónu Sverdlovsk vytvoriť AAT" // Informačný bulletin riadenia archívov regiónu SVERDLOVSK. Ekaterinburg, 2007. Č. 27. P. 68-75; Materiály seminára špecialistov archívnych inštitúcií URAL federálny okres O téme "Implementácia automatizovaných archívnych technológií v praxi práce archívnych inštitúcií. Skúsenosti s vytváraním a používaním softvéru a hardvéru komplexu "Elektronický archív regiónu Tyumen". 24-25, 2008. Tyumen // ibid. 2008. Č. 2. P. 111-142; Regionálny štátny cieľový program "Zriadenie AIS o dokumentoch AF RF, ktorý je v štátnom vlastníctve regiónu Sverdlovsk" // ibid. 31. P. 10-31; Lyubimova I.A. Implementácia rezortného cieľového programu "Informatizácia riadenia archívneho podnikania v Yamalo-Nenets AO na roky 2006-2008" // Newsletter vedeckej a metodickej rady archívnych inštitúcií Federálneho okresu Ural. Ekaterinburg, 2007. Č. 1. P. 48-49; Shestakova ha. Informatizácia archívnych inštitúcií regiónu Nižný Novgorod: Súčasný stav a vývojové vyhliadky / / Materiály praktického seminára "Otázky vykonávania AAT" 27. apríla 2011, IZHEVSK [Elektronický zdroj] / Výbor pre archívy pod vládou Udmurtu Republika; Vyhliadky na zavedenie archívnych technológií v činnostiach archívnych inštitúcií UDMURT Republic // SIF Vnidad. № 13131. P. 75-81; BOGDNETY I.A. Využívanie automatizovaných technológií v práci archívnych inštitúcií Primorského KRAI: Prezentácia popredného špecialistu archívneho oddelenia prístroja Primorsky územie 28. marca 2007 // Informácie a metodický bulletin archívneho oddelenia Podávanie základného územia Primorsky. Vladivostok, 2007. Č. 79. P. 18-28; Objednávka č. 4 z 09/21/2009 "o koncepcii informatizácie riadenia štátnej archívnej služby SAmara do roku 2012" // Informácie a metodický bulletin centrálnej banky regiónu Samara. Č. 15. P. 6-25; IVANOVSKAYA E.V. Cieľový cieľ

L.P. Afanasyev

program "Rozvoj informačných systémov a skladovacích systémov v archívnom priemysle NOVOSIBIRSK Na roky 2011-2013 // Novosibirsk Archívny posol. 2010. Č. 32. P. 231-239; Motokin v.a. Činnosti hlavného archívneho oddelenia mesta Moskvy na zlepšenie regulačný rámec Archivácia v hlavnom meste a implementácii automatizovaných archívnych technológií 2004-2011 // Bulletin of Archivist. 2011. Č. 1. P. 3-16 a ďalšie. VARUKHINA TA Informačné technológie Pri tvorbe vedeckých a referenčných prístrojov a využívania archívnych dokumentov Národného archívu Karelia republiky. (1995-2005): Autor. dis. ... Candom. Východ. veda 05.25.02 / IAI RGGU. M., 2006. 30 p.; Komarov O.M. Aplikácia informačných technológií v práci archívneho oddelenia regiónu Penza / O.M. Komarova, I.V. Colná výroba USMANOVA //. Č. 4. P. 53-61; Batalin V.N. COMPAKTIZÁCIA - RHAKFD SKÚSENOSTI // ARCHID BULLLETING. Č. 6 (96). P. 138-151. (Na 80. výročie RGAKFD); Savina G.A. Informačné technológie v archívoch Ruskej akadémie vied: Výsledky a perspektívy // ibid. Č. 6 (96). P. 255-261; FOFANOVA O.A. O zavedení práce regionálnej práce Štátna inštitúcia "Štátny archív regiónu Lipetska" automatizovaných technológií // Lipetsk Bulletin Archivisty. Vedecký a newsletter. 2007. Vol. 1. P. 14-18; Starý Sohanopol Informatizácia archívneho prípadu v regióne Oryol / T.N. Staré, l.v. Konyukhova // výroba dokumentov. 2008. Č. 1. P. 45-48; Odinetsky A.V. Pokročilá technológia: [o prechode k automatizovaným archívnym technológiám archívnych inštitúcií Tomsk regiónu] // Informácie a metodický bulletin / AU Tomsk regiónu. № 21. S. 23-24; Kuzin K.I. Informačné technológie v štátnom archíve regiónu Voronezh: Skúsenosti a vyhliadky // Voronezh Bulletin Archivista. 2008. Vol. 6. P. 67-71; Kiselev MJ. Elektronický vedecký referenčný stroj na archív dokumentov Ruská akadémia Sciences: fázy stvorenia // domáce archívy. 2008. Č. 4. P. 42-46; Shelov A.V. Vytvorenie informačných a vyhľadávačov pre fotodokementy RGVIA "Ruská Imperial Army: Modernizácia, osobné zloženie, život (Mid XIX - Skoré xx storočia)" // Archid Bulletin. 2008. Č. 1. P. 58-64; Terekhina ta Databáza "genealógia" v historickom archíve regiónu Omsk // Domáce archívy. Č. 6. P. 124-125; Larchev A.A. Automatizované technológie v práci archívu (na príklad Guso "centrálneho štátneho archívu regiónu Samara") / A.A. Larchev, A.A. Mechanizmus // výroba dokumentov. № 4. P. 46-594. LARINA V.G. Systém štátnych archívov NSA ako základ pre vytvorenie všeobecného archívneho informačného priestoru // domáce archívy. 2002. Nie. 3. P. 14; Kiselev i.n. Archívne informačné technológie v súčasnej fáze // domáce archívy. 2008. Č. 4. P. 24-31; Savin V.A.

Elektronické vedecké a referenčné prístroje archívov.

Archívne elektronické informačné zdroje Ruskej federácie: Identifikácia a klasifikácia // Domáce archívy. № 4. P. 3138; Ulyanitsky k.b. Jednotné prostredie archívneho informačného prostredia v kontexte informatizácie spoločnosti // domáce archívy. Č. 3. P. 31-37. Implementované vo forme databázy "Sprievodcov ruské archívy"(Http: // GUIDES.RUSACHIVES.RU), uverejnené na portáli" Archívy Ruska ", ktorý obsahuje štruktúrované informácie o 60 sprievodcov pre federálne a regionálne archívy s celkovým objemom 103 tisíc fondov fondov. Kopylova O.N., Kotlova T.N., Lunacharsky., V.I. Vývojové súbory inštitúcií politického sania Ruska z neskorého XIX - začiatkom XX storočia, uskladnené v Garf. Expriming Experience // Archid Bulletin. Č. 1. P. 75-81.

Kiselev, I.N., Volkova I.V., Nevozhanova ooo. Moderný stav a vyhliadky na rozvoj NSA k dokumentom štátnych archívov // domácich archívov. 2000. S. 12-24.

V správe zástupcu vedúceho Rosarhiva O.V. Naumova na zasadnutí Rady VII Rady o archívoch podľa Federálnej archívnej agentúry, príkladom takéhoto integrovaného zdroja je projekt MLACHIVE "Dokumenty sovietskej epoch", ktorý zahŕňa databázy a digitalizovaných dokumentov federálnych archívov, ako aj Akademické dokumentárne publikácie, monografie (Naumov OV Informatizácia archívneho podnikania v Ruskej federácii: Správa o Rade o archívnom prípade 15.09. 2011. Kazaň // Domáce archívy. 2011. Č. 5. S. 5).

Artiv A.N. O zavedení PC "archívneho fondu" (4 verzia) - základy systému automatizovaného centralizovaného štátneho účtovníctva dokumentov archívneho základu Ruskej federácie: reč na rozšírenej rade 12. februára 2009 // Archidovaný bulletin . Č. 2. P. 102-104. Kuzin K.I. Informačné technológie v štátnom archíve regiónu Voronezh: Skúsenosti a vyhliadky // Voronezh Bulletin Archivista. 2008. Vol. 6. P. 67-71.

Motokin v.a. Činnosti hlavného archívneho oddelenia mesta Moskva s cieľom zlepšiť regulačný rámec archívneho prípadu v hlavnom meste a zavedenie automatizovaných archívnych technológií. 2004-2011 // Archidný bulletin. 2011. Č. 1. P. 3-16.

"Úlohou dnes je počítačom všetkých známych archívnych procesov": rozhovor s.v. Mironenko a O.N. Kopyl na 90. výročie Štátny archív Ruská federácia // domáce archívy. 2010. 5. P. 95.

Greenfeld P.A. Informatizácia v novom spôsobe organizuje prácu hlavných služieb archívu: Spolupráca CJSC alt-mäkká s množstvom najväčších archívov // domácich archívov. 2011. Č. 3. P. 81-84.

L.P. Afanasyev

Zlobin G.G. Informácie o informatizácii systému Science a referenčného prístroja RGALI // Medzinárodná konferencia "UNESCO program" Informácie pre všetkých. Univerzálny prístup k informáciám "": Konferenčné materiály 23. - 25.02.2004 SPB., 2004 // SIF UCNTI Vnidad. № 1155-6. Informačný bulletin archívov regiónu SVERDLOVSK. Ekaterinburg, 2007. No. 27. P. 68-75.

Informácie a metodický bulletin riadenia archívov regiónu SVERDLOVSK. Ekaterinburg, 2008. Č. 31. P. 10-31.

Lyubimova I.A. Implementácia rezortného cieľového programu "Informatizácia riadenia archívneho podnikania v Yamalo-Nenets AO na roky 2006-2008" // Newsletter vedeckej a metodickej rady archívnych inštitúcií Federálneho okresu Ural. Ekaterinburg, 2007. Č. 1. P. 48-49. Informačný bulletin vedeckej a metodickej rady archívnych inštitúcií Federálneho okresu Ural. Ekaterinburg, 2007. Č. 2. P. 138-149. Pozri napríklad: "Zbierka fotododokumentov RGA NTD" - obsahuje obrázky 3 tisíc fotografií (URL: http://rgantd.ru.); Fotokatalog tsgakffd St. Petersburg. Obsahuje 12281 fotodokamenty a 1734 osobností (URL: http: //www.photorchive. SPB.ru/photo/index); Fotokatalog Tsdni z Udmurtskej republiky; Gappo; Štátny archív regiónu Novosibirsk - obsahuje obrázky 1044 fotografií a anotácií.

Rogova L.A. Skúsenosti zo štátneho archívu Ruskej federácie na vytvorenie elektronického archívu SVAG: Správa o medzinárodnom. Vedecký CONF. " Elektronický manažment dokumentov A elektronické archívy "// Materiály medzinárodných vedeckých a praktických konferencií" Moderné archívne dedičstvo a národné archiválne fondy "," elektronický ovládač dokumentov a elektronických archívov "máj 21-22, 2012, Odessa / Euro-Ázijská oblasť. Katedra MSA (Eurasika). Kyjev, 2011. P. 115-120.

Anderson K., AMONANTO YU.N., NAUMOV O.V. Elektronická verzia Archív I.V. Stalin // Bulletin Archivista. 2008. Č. 2. P. 134-139. Motokin v.a. Vyhláška. CIT. // Archidný bulletin. 2011. Č. 1. P. 3-16.

22 FROLOVA E.V. Elektronický archív Tyumenského regiónu // Domáce archívy. Č. 6. P. 43-46.

23 S jednoduchá ruka špecialistov ELAR Corporation, tento proces sa nazýval "retroconvers" - skenovanie popisu, optické rozpoznávanie znakov, kontrola rozpoznávania uznania, vrátane údajov do radu vyhľadávacej databázy, prípadne následná publikácia na internete .

24 v projektoch realizovaných spoločnosťou ELAR Corporation a je vytvorená vyhľadávací systém "Elektronický archív" (Nazarova M.V. ELAR je pripravený vykonať najkomplexnejšie úlohy // vlastenecké archívy. 2008. Č. 4. P. 138).

25 Bobrova E.V. Archív HyperText Príručka v Rébe: Skúsenosti a vyhliadky // Domáce archívy. Č. 1. P. 16-24.