Vedecký referenčný archívny prístroj. Vedecký referenčný prístroj

Vedecko-technické spracovanie dokumentačných materiálov ich uvádza do takého stavu, ktorý by zabezpečoval optimálne podmienky na skladovanie a organizáciu ich komplexného využitia. Spracúvajú sa iba aktuálne účtenky. Zahŕňa financovanie dokumentačných materiálov, tvorbu alebo objasňovanie zloženia prípadov, ich systematizáciu a popis v rámci fondu. Vo väčšine prípadov sa materiály prijaté na štátne skladovanie už spojili do fondov, ktoré niekedy majú nepresnosti a sú eliminované počas vedeckého a technického spracovania. Každý štátny archív má štrukturálne členenie, v ktorom je sústredená vedecká referenčná príručka. Táto divízia pracuje na zlepšení systému takýchto benefitov a organizácie ich využívania. Popis archívnych materiálov. Jedna z najdôležitejších funkcií

nosti archívov je popis dokumentačných materiálov, ktorých hlavným predmetom je úložná jednotka. Najdôležitejším aspektom pri popise úložných jednotiek je správne pochopenie zloženia a obsahu obalov. Pri opise prípadov sú hlavnými prvkami: 1) nadpis; 2) lehota pre prípad; 3) počet listov; 4) archívna šifra. Tieto údaje sú uvedené na obale skladovacej jednotky a v inventári. Pre dokončený inventár je potrebný obsah a predslov, ako aj indexy a zoznam skrátených slov (ak existujú).

Vytvorenie vedeckého a referenčného aparátu. Typy archívnych príručiek a príručiek. Dôležitý časť vedeckej a informačnej činnosti archívu je vytváranie jeho vedecký a referenčný prístroj(NSA), pod ktorým sa rozumie popis dokumentov prezentovaných v rôznych typoch archívnych adresárov, databáz určených na vyhľadávanie dokumentov a dokumentárnych informácií. NSA je súbor vzájomne prepojených archívnych adresárov a účtovných dokladov, na základe jednotných metód klasifikácie, opisu a účtovania. Tento súbor účtovných dokladov, archívnych adresárov, učebné pomôcky a referenčná literatúra poskytuje účtovníctvo archívnych dokumentov, ich vedecká organizácia, zverejnenie ich zloženia a obsahu na uľahčenie používania archívnych materiálov. Systém NBÚ umožňuje vyhľadávať dokumenty a dokumentárne informácie v rámci zbierky, archívu a archívneho fondu Ruska ako celku. Aby sa dokumentárne informácie v archíve dali ľahko nájsť, prechádzajú spracovaním, v dôsledku čoho sa prevedú do stručnejšej zovšeobecnenej podoby. Každý archív obsahuje manuály, ktoré vám pomôžu nájsť archívny materiál. Tieto druhy informačných sprievodcov zahŕňajú súpisy, katalógy, príručky. Archívy vypracovávajú aj metodické príručky (zoznam dokumentov, historické odkazy, pracovné pokyny), ktoré dopĺňajú ich vedecký a referenčný aparát. Existencia rozšíreného systému archívnych adresárov je nevyhnutná podmienka uplatňovanie zásady publicity a prístupnosti archívov.

1. Inventár prípadov je systematický zoznam hesiel a iné potrebné informácie o zložení a obsahu spisov archívneho fondu. Inventár je archívna príručka určená na sprístupnenie zloženia a obsahu skladových jednotiek, účtovných jednotiek, stanovenie ich systematizácie v rámci fondu. Predmetom popisu v súpise je skladová jednotka, účtovná jednotka. Charakteristickým znakom inventára, ktorý ho odlišuje od iných referenčných kníh, je to, že je oboje archívna referencia(dokument obsahujúci archívne materiály), k účtovnému dokladu. Inventár zabezpečuje bezpečnosť listinných materiálov, fixuje vedecké usporiadanie dokumentov vo fondoch a vo fonde s uvedením miesta každej úložnej jednotky vo fonde. Odhaľovanie materiálov zo súpisov si vyžaduje sústredenosť bádateľa na danú tému, pretože mu to výrazne uľahčí prácu s inventármi a plne identifikuje potrebné archívne údaje.

2. Katalóg- Veľkú úlohu v štruktúre archívov NBÚ zohráva medzifondová a medziarchívna príručná kniha, v ktorej sú informácie o obsahu archívnych dokumentov zoskupené podľa tém (tém, odborov). Adresáre sú systematickým popisom obsahu dokumentov. Umožňujú rýchlo získať podrobné informácie o prítomnosti, zložení a obsahu dokumentov uložených v rôznych fondoch jedného alebo viacerých archívov. Hlavným spôsobom vlastnej katalogizácie je špeciálna identifikácia materiálu, ktorý sa má premietnuť do katalógu, a zostavenie lístkov k nemu. Katalógy sú systematické, tematické, chronologické atď. Katalógy sú spravidla kartotéky (niekedy sú vydávané vo forme knihy). Tematický katalóg Najvhodnejšie je to pri identifikácii materiálov na relatívne úzku tému súvisiacu s činnosťou viacerých tvorcov fondov (ak má napríklad bádateľa záujem o materiály o histórii konkrétneho podniku, o revolučnom hnutí v konkrétnej provincii, príp. o činnosti komisie). Systematický katalóg je typ archívneho katalógu, v ktorom sú informácie zoskupené podľa odvetví poznania alebo podľa odvetví praktickej činnosti spoločnosti. Predmetovo-tematický katalóg je typ archívneho katalógu, v ktorom sú informácie o jednej alebo viacerých témach zoskupené v rámci tém podľa predmetu. Informácie sú usporiadané v abecednom poradí podľa pojmov predmetov. Z dôvodu intenzívneho rozvoja systematického katalógu sa vecno-tematický katalóg v štátnych archívoch spravidla nezostavuje. V chronologický katalóg oddiely a pododdiely schémy triedenia môžu byť epochou, storočím alebo iným časovým obdobím.

Informácie v takomto katalógu sú umiestnené chronologicky

sled a význam historickej udalosti.

Klasifikačná schéma adresár mien je zoznam osobných mien v abecednom poradí. Systém odkazov umožňuje získať informácie o tej istej osobe, ktorá sa nachádza v dokumentoch pod rôznymi priezviskami, pseudonymami, pro-menami.

3. Prehľad je archívna príručka, ktorá obsahuje systematizované informácie o zložení a obsahu jednotlivých súborov dokumentov. Typy recenzií v archíve organizácie sú prehľad fondu a tematický prehľad. Predmetom popisu pre preskúmanie fondu je dokument (skupina listín, časť dokumentu), skladová jednotka, účtovná jednotka jedného fondu. Predmetom popisu pre tematickú prehliadku archívnych dokumentov je dokument (skupina dokumentov, časť dokumentu), úložná jednotka, účtovná jednotka jedného fondu (časť fondu, skupina fondov) archívu na určitú tému. .

4. Sprievodca je systematizovaný zoznam archívnych fondov s ich charakteristikou. Príručky obsahujú charakteristiku resp stručná informácia o archívnych fondoch systematicky sú určené na všeobecné oboznámenie sa so skladbou a obsahom archívnych fondov. Kontaktuje ich, aby objasnili otázku dostupnosti niektorých fondov v archíve. Sprievodcovia informujú inštitúcie, organizácie, podniky, výskumníkov o dokumentoch uložených v konkrétnom archíve. Na zostavenie sprievodcu pre všetky archívy nemôže existovať jednotná schéma, pretože závisí od zloženia a obsahu fondov príslušného archívu. Pre archívy, ktoré uchovávajú dokumenty odrážajúce rôzne aspekty činnosti štátu a života spoločnosti, je vhodné zostaviť sprievodcu podľa výrobnej a sektorovej schémy. Ak sa v archíve nachádzajú fondy osobného pôvodu, mali by byť rozdelené do samostatných častí na konci príručky. Existujú aj tematické príručky, ktoré reflektujú konkrétnu tému so všetkými jej užšími témami a otázkami. Príprava sprievodcov je namáhavá práca, navyše pri systematickom dopĺňaní archívu novými materiálmi neposkytujú sprievodcovia úplnosť informácií, preto sa rozšírili struční sprievodcovia o fondoch archívu. 5. Ukazovateľ- Toto je zoznam kľúčových slov nájdených v rôznych druhoch referenčných kníh. Je zostavený pre rýchlejšiu orientáciu v obsahu informácií o osobách, zemepisných názvoch, subjektoch zaradených do adresára. Každý typ odkazu má jedinečný spôsob prenosu informácií. Napríklad inventár poskytuje jasné a stručné nadpisy pre skladovacie jednotky s pridaním nevyhnutné prípady anotácie pre niektoré z najdôležitejších dokumentov. V katalógoch nie je predmetom popisu prípad, ale konkrétny problém, o ktorom sú informácie obsiahnuté v samostatnom dokumente alebo skupine dokumentov. Zovšeobecnená hlavička skupiny dokumentov je zaznamenaná na katalógovej karte. V recenziách je podstata otázky alebo udalosti prezentovaná v naratívnej forme, potom sú uvedené typy dokumentov s uvedením chronologického rámca a povahy informácií, ktoré obsahujú. Uvádzajú sa archívne šifry všetkých dokumentov k tejto problematike. Potom je nasledujúca otázka pokrytá rovnakým spôsobom. Na kontrolu je vypracovaný pomocný informačný aparát.

Treba poznamenať, že významná časť archívov inštitúcií, organizácií, podnikov má obmedzený počet vedeckých a referenčných aparátov. Katalógy lístkov by sa mali uchovávať v takýchto archívoch. V archívoch inštitúcií môže byť vytvorených niekoľko lístkových katalógov: katalóg administratívna dokumentácia systematizované podľa predmetu a kritéria otázky; katalóg návrhov, vyjadrení a sťažností pracovníkov, zoradený abecedne podľa priezvisk alebo podľa predmetového kritéria; katalóg všeobecnej dokumentácie, ktorý je tiež systematizovaný podľa vecného kritéria. V rezortných archívoch, ktoré uchovávajú viacero fondov, je vhodné zostaviť katalóg alebo kartotéku o histórii vzniku systému, obsahujúcu informácie o dátumoch ich vzniku, premenovania, reorganizácie, zmeny podriadenosti, likvidácie.

Automatizovaný NSA. Spravidla sa vyhľadávanie potrebných informácií vykonáva vizuálne a manuálne. V súčasnosti však existuje aj automatizovaný vedecký a referenčný aparát archívu - súbor elektronických adresárov (databáza popisov dokumentov) určených na efektívne vyhľadávanie archívne dokumenty a informácie. Automatizovaný NSA môže byť založený na systéme vyhľadávania informácií vytvorenom v bežnej kancelárskej práci organizácie a predovšetkým na takých prvkoch, ako sú elektronické referenčné súbory, nomenklatúra prípadov, klasifikátory (korešpondenti, štrukturálne členenie, názvy typov dokumentov a pod.). Hlavné oblasti elektroniky registračná a kontrolná karta ( RKK) sú autor (korešpondent), názov druhu dokumentu, dátum, index dokumentu, názov ( zhrnutie), uznesenie, lehota splatnosti, exekučná značka, archívny kód. Vyhľadávanie informácií o dokumente je možné vykonať pomocou jedného poľa RKK, ako aj pomocou kombinácie polí. Okrem systému vedeckého referenčného aparátu existujú tlačené referenčné publikácie obsahujúce materiály o histórii tvorcu fondu a fondu alebo reflektujúce skladbu a obsah dokumentov, ako aj metodické príručky k rôznym typom archívne práce a kancelárska práca. Použitie hypertextovej technológie v kombinácii s rozšíreným používaním počítačových informačných sietí umožnilo existenciu tradičného archívneho adresára v úplne novej inkarnácii - hypertextová referenčná kniha, zverejnené na internete. Medzi jeho výhody patrí po prvé neobmedzený prístup k informáciám v ňom obsiahnutým pre všetkých zainteresovaných strán kedykoľvek a kdekoľvek na svete; po druhé, relatívna lacnosť publikácie, možnosť vytvárania automatizovaných indexov.

Úvod………………………………………………………… ……………….4
Kapitola 1 Vedecký referenčný systém ……………………………… 6
1.1 Systém vedeckého referenčného aparátu pre archívne dokumenty ………………………………………………………………………… .7
Kapitola 2 Vedecký referenčný prístroj pre dokumenty archívu ……………… ... 12
2.1 Vedecký referenčný prístroj na preskúmanie …………………………………. ………….… ...... ................... ............................. 14
2.2 Vývoj systému vedeckého a referenčného aparátu ................................................ ..... 14
Záver…………………………………………………… …………….…..16
Bibliografia…………………………………………………… ………17

Úvod
Všetky dokumenty uložené v archíve (vrátane nejadrových dokumentov a nezaradených do inventarizácie) podliehajú účtovaniu.
Účelom vytvorenia môjho ročníková práca je popis systému vedeckého a referenčného aparátu, jeho vývoj.

Na základe cieľa boli stanovené tieto úlohy:

Zvážte vedecký referenčný prístroj

Preštudujte si jeho vývoj.

Kapitola 1. Vedecký referenčný systém
Vedecký referenčný systém - komplex vzájomne súvisiacich a doplnkových účtovných dokladov, archívnych adresárov, mechanizovaných a automatizovaných systémov na vyhľadávanie informácií, informačné dokumenty, vytvorený na jednotnom metodickom a vedecko-metodickom základe na zabezpečenie uchovávania a efektívneho vyhľadávania archívnych dokumentov a dokumentačných informácií v rámci archívneho fondu, archívu, za účelom komplexného využitia.

Systém NBÚ, založený na princípoch historizmu, komplexnosti a komplexnosti, by mal byť vybudovaný so zohľadnením systematického prístupu a uceleného komplexného objektu, vrátane nevyhnutných subsystémov evidencie a popisu dokumentov na jednotnej regulačnej a metodickej podpore.
Systém vedeckého a referenčného aparátu možno rozdeliť podľa funkcií, ktoré vykonáva:
1) referenčné knihy pre účtovníctvo dokladov;
2) referenčné knihy o obsahu dokumentov.

V každej z týchto skupín sa rozlišujú hlavné referenčné knihy, ktoré sú povinné pre každý archív, a pomocné knihy, vytvorené podľa potreby. Medzi hlavné referenčné knihy pre účtovníctvo patrí kniha tržieb, zoznam fondov, listy fondov, inventáre, registre zásob a pomocné - osobný účet archívu, karty a knihy na evidenciu pohybu finančných prostriedkov a pod.

Medzi hlavné obsahové príručky patria inventáre, príručky a katalógy, pomocné - recenzie, indexy, tematické zoznamy.

V systéme NBÚ má teda každá referenčná kniha svoj účel, špecifickosť, dopĺňa ostatné referenčné knihy a je nevyhnutnou súčasťou NBÚ. Treba si však uvedomiť, že nie vždy je pre každý archív povinný celý komplex SNSA. Počet a zloženie referenčných kníh je rôzne. Je dôležité, aby archív disponoval takou zostavou informačných systémov, ktorá by umožňovala racionálne vykonávať všetky druhy práce s dokumentmi.
1.1 Systém vedeckého referenčného aparátu pre archívne dokumenty
Systém vedeckého referenčného aparátu pre archívne dokumenty archívu je komplex vzájomne prepojených a vzájomne sa dopĺňajúcich archívnych príručiek o skladbe a obsahu archívnych dokumentov vytvorených na jednom metodický základ na vyhľadávanie archívnych dokumentov a archívnych informácií pre efektívne využitie.
Systém vedeckého a referenčného aparátu archívu zahŕňa:
1. Archívny inventár- je archívna príručná kniha, ktorá obsahuje systematizovaný zoznam prípadov archívneho fondu, zbierky. Archívny inventár je určený na evidenciu skladových jednotiek a zverejňovanie ich obsahu.
Inventár je hlavnou, základnou archívnou príručkou, pri príchode do archívu sa naň obracajú predovšetkým bádatelia.
Archívny inventár slúži ako podklad pre tvorbu zostávajúcich adresárov archívu - indexy, katalógy, recenzie, sprievodcovia. V tomto smere je pri tvorbe inventára určujúcim faktorom jeho kvalitatívne zostavenie.
V priebehu práce inštitúcie sa vytvára rôzna dokumentácia, pre každý jej typ sa vypracúvajú samostatné inventáre:

Puzdrá na trvalé uskladnenie;
Dočasné ukladacie súbory
Personálne záležitosti;
Prípady pozostávajúce z dokumentov špecifických len pre konkrétnu organizáciu (vyšetrovacie, súdne prípady, vedecké správy o témach atď.).

popisné články (vrátane poradového čísla prípadu, spisového registra, názvu prípadu, lehoty na dokumenty, počtu listov prípadu);
záverečný záznam (účtovný prvok, ktorý udáva počet debničiek na sklade, sa nie vždy zhoduje s počtom kaziet zaradených do inventarizácie);
atestačný list (účtovný prvok na zaúčtovanie počtu listov v inventúre);
referenčný prístroj pre inventarizáciu.

titulná strana;
obsah (obsah);
predslov;
zoznam skrátených slov;
prevodná tabuľka (v prípade spracovania);
ukazovatele.

2. Adresáre. Oni sú:
- systematický . Nie je potrebné kontaktovať, ak je potrebné zistiť, o ktorých odboroch vedomostí sa v knižnici nachádzajú knihy; je potrebné vybrať literatúru na konkrétnu tému, problém, predmet; je potrebné určiť autora a presný názov knihy, ak je jej obsah známy.
Názov katalógu naznačuje, že karty s popisom tlačených diel sú zoskupené podľa určitého systému, v súlade s obsahom pre jednotlivé odvetvia vedomostí. Knihy od rôznych autorov na rovnakú tému a rovnakým spôsobom sa spájajú.
Poradie umiestnenia hlavných oddelení katalógu a pododborov v rámci každého oddelenia je zaznamenané v osobitnom dokumente - klasifikačnej schéme. Počas stáročnej histórie existencie knižníc sa vytvorilo mnoho rôznych variantov klasifikačných schém. Najprogresívnejšie z nich sa vždy opierali o klasifikáciu vied, ktorá sa snažila nadviazať správne prepojenia a interakcie rôznych vied medzi sebou.
- učebné pomôcky.
3. Kartotéka - referenčná kniha, ktorá obsahuje informácie o obsahu dokladov na kartách. Karty sú umiestnené v kartotékach v závislosti od informačných potrieb organizácie. Ako ukazuje prax archívov organizácií, najpoužívanejšie sú informácie o obsahu organizačných a administratívnych dokumentov (objednávky ťažiskových činností, protokoly, zmluvy, dohody, listy a pod.).
To sa stáva:
- nominálny;
- menovaní bojovníci-baníci;
- poskytnúť občanom životný priestor;
- matriky narodených.
4. Sprievodca - archívna príručka obsahujúca stručné informácie o dokumentoch jedného alebo viacerých archívov. Typy sprievodcu sú: sprievodca po archívoch, sprievodca po archívnych fondoch, krátky sprievodca po archívnych fondoch, tematický sprievodca po archívnych fondoch.
Sprievodca po archívoch je akýmsi sprievodcom po archívnych fondoch systematizovaný zoznam archívov s popisom dokumentov v nich uložených. Môže obsahovať informácie o všetkých archívnych inštitúciách, múzeách, knižniciach a iných archívnych úložiskách, ktoré trvale uchovávajú dokumenty AF RF, jednotlivých subjektov Ruskej federácie alebo jej regiónov. Predmetom popisu v sprievodcovi archívmi je archív alebo niektoré z vyššie uvedených úložísk dokumentov OS RF.
Charakteristiku archívu v sprievodcovi archívmi tvorí: názov archívu (úplný alebo skrátený), adresa archívu (úplné adresné údaje), počet fondov na papierovej báze, objem fondov na a. papierová báza, termíny uzávierok dokumentov na papierovej báze, historické informácie, anotácie. Môže obsahovať zoznam vydaných referenčných kníh. Ak archív obsahuje filmové a fotodokumenty a vedecko-technickú dokumentáciu (NTD), uvádza sa ich objem a termíny

5. Index - archívna príručka, ktorá je abecedná, systematická alebo zostavená na akomkoľvek inom základe, zoznam mien (názvov) predmetov uvedených v archívnych dokumentoch s uvedením ich vyhľadávacích údajov.
Indexy v archíve organizácie môžu byť medziskladové, vnútroskladové, vo forme - elektronické, hárkové alebo kartové, podľa štruktúry hesiel - nepočujúce (predmetové pojmy a ich vyhľadávacie údaje) a anotované (predmetové pojmy sú doplnené vysvetlivkami) , podľa zoskupenia pojmov v rámci indexov - abecedný, systematický , chronologický.
Indexy je možné zostaviť k názvom pamäťových jednotiek (bez ich prezerania) alebo k dokumentom (s prezeraním pamäťových jednotiek).
Hlavné typy indexov sú: vecné (jeho odrody sú tematické, nominálne, geografické), chronologické. Podľa zoskupenia pojmov v rámci indexu sa rozlišujú abecedné, systematické a chronologické indexy.

6. Prehľad dokumentov - archívna príručka, ktorá obsahuje systematizované informácie o zložení a obsahu jednotlivých súborov dokumentov.
Typy recenzií v archívoch organizácie sú prehľad fondov a tematický prehľad.
Predmetom popisu pre preskúmanie fondu je dokument (skupina listín, časť dokumentu), skladová jednotka, účtovná jednotka jedného fondu. Predmetom popisu pre tematickú prehliadku archívnych dokumentov je dokument (skupina dokumentov, časť dokumentu), úložná jednotka, účtovná jednotka jedného fondu (časť fondu, skupina fondov) archívu na určitú tému. . Pri zostavovaní recenzií sa používa diferencovaný prístup, ktorý spočíva vo výbere fondu a/alebo témy, princípe zoskupovania informácií v hlavnej časti recenzie, využívaní rôznych metód prezentácie informácií o dokumentoch (individuálne alebo skupinové anotácie). ), rôzne spôsoby popisu určité typy dokumenty, ktoré identifikujú vhodné zloženie a úplnosť referenčného prístroja na preskúmanie

7. Zoznamy sú archívne adresáre, ktoré vznikajú na základe popisu archívnych dokumentov, t.j. založené na vytváraní sekundárnych informácií o zložení, obsahu a rešeršných údajoch dokumentov a fondov pomocou analytického a syntetického spracovania primárnych dokumentačných informácií. „Zoznamy otázok“ sú vo forme ručne písaných, neskôr – strojom písaných zviazaných kníh, zostavené v kancelárskych prácach organizácií a inštitúcií a odovzdané spolu s debnami a súpismi do archívu. Na obaloch sú šifry - čísla fondov, súpisov, prípadov, ktorých obsah prezrádzajú. „Zoznamy otázok“ odhaľujú obsah prípadov s „prázdnymi“ nadpismi, zvyšujú informačný obsah inventúr
V súčasnosti sa pracuje s programovým komplexom „Archívny fond“ (úroveň „Kauza“) a s databázami vytvorenými v archíve: „Vedecká referenčná knižnica“, „Periodiká“, „Index fondov“, „Referenčný a informačný fond“ . Pre archívne dokumenty nie sú vytvorené žiadne tematické databázy.

Kapitola 2 Vedecký referenčný aparát k dokumentom archívu

Kartotéka - referenčná kniha, ktorá obsahuje informácie o obsahu dokumentov na kartách. Karty sú umiestnené v kartotékach v závislosti od informačných potrieb organizácie. Ako ukazuje prax archívov organizácií, najpoužívanejšie sú informácie o obsahu organizačných a administratívnych dokumentov (objednávky ťažiskových činností, protokoly, zmluvy, dohody, listy a pod.).
V závislosti od úloh na používanie dokumentov možno vytvárať vecné a vecno-tematické kartotéky.
V kartotéke predmetu sú karty zoskupené abecedne podľa pojmov (napríklad pre objednávky - v abecednom poradí názvov oblastí činnosti: korporatizácia, výroba, predaj, ochrana práce; pre písmená - v abecednom poradí názvov korešpondenčné organizácie atď.)
Odporúča sa vytvoriť kartotéky pre personál na vyhľadávanie informácií o pracovných skúsenostiach, platoch a iných sociálnych údajoch právnej povahy.
Karty musia obsahovať priezvisko, meno, priezvisko zamestnanca organizácie a vyhľadávacie údaje (číslo fondu, inventár, prípad a listy) dokumentov, ktoré obsahujú informácie o ňom. Karty sú usporiadané podľa priezviska v abecednom poradí v rámci rovnakých priezvisk v abecednom poradí krstných mien a priezvisk.
Pri tvorbe a aplikácii automatizované systémy pri vyhľadávaní dokumentov a spisov v archívoch organizácií by sa pri vývoji počítačových programov mali používať tradičné pravidlá evidencie a evidencie dokumentov a prípadov, a to tak v štádiu kancelárskej práce, ako aj v archíve.
Táto kontinuita uľahčí prechod práce v archívnictve na novú technickú úroveň.
Historické informácie zaujímajú osobitné miesto medzi archívnymi príručkami. Potvrdenie sa vyhotovuje pri prvom prevzatí dokumentov fondu v archíve organizácie. Následne po 5-7 rokoch je vhodné vypracovať dodatok k historickému odkazu.
Historické informácie vyhotovuje a podpisuje vedúci archívu. V organizáciách s malým objemom prípadov vytvorených za rok možno historický odkaz nahradiť predslovom k súpisu prípadov trvalého uloženia.
Historické pozadie pozostáva z troch častí:
1. história tvorcu fondu;
2. história fondu;
3. charakteristika dokumentov fondu.
Prvá časť – história tvorcu fondu, (v chronologickom poradí) obsahuje tieto informácie:
1.dátumy, čísla a názvy administratívne dokumenty o vzniku, premene a likvidácii organizácie;
2. termíny činnosti organizácie;
3. zmeny v názve a činnosti organizácie;
4. úlohy a funkcie organizácie a ich zmeny;
5. rozsah činnosti organizácie a jej miesto v systéme štátneho aparátu, priemyslu;
6. štruktúra organizácie a jej zmeny (s dátumami).
Druhá časť, história fondu, obsahuje tieto informácie:
1. Počet prípadov vo fonde a termíny pre záležitosti fondu;
2. zloženie dokumentov fondu a termíny pre každú skupinu;
3. čas prijatia fondu do archívu organizácie;
4. stupeň zachovania dokumentov;
5. zmeny v zložení a objeme dokumentov fondu;
6. označenie (ak organizácia odovzdáva dokumenty do štátneho uloženia) dátum a miesto odovzdania vecí do štátneho uloženia (názov štátneho archívu; číslo fondu pridelené štátnym archívom, odkaz na akt prijatia a odovzdania vecí). , jeho dátum a číslo).
Tretia časť – charakteristika dokumentov fondu, obsahuje zoznam typov vedeckého a referenčného aparátu pre fond.
V tretej časti, popise dokumentov fondu, uvádzajú:
1. hlavné typy dokumentov;
2. uviesť špecifiká dokumentácie v tejto organizácii;
3. poskytnúť všeobecné informácie o používaní dokladov (hlavný obsah a počet potvrdení sociálno-právnej povahy, výber a vydávanie dokladov štrukturálnym oddeleniam a pod.)
Pomoc je vytlačená na bežná forma organizácie v 4 vyhotoveniach (3 vyhotovenia sú určené pre štátny archív a odovzdávajú sa spolu so súpismi pri preberaní a odovzdávaní vecí.
2.1 Vedecký referenčný prístroj na preskúmanie
Poďme sa pozrieť na druhú časť recenzií dokumentov – help desk.
Na titulnom liste posudku archívneho fondu je za názvom archívu uvedený druh odkazu - posudok fondu, číslo fondu, termín uzávierky dokumentov, rok vydania alebo rok vydania. recenzie.
Na titulnej strane tematickej revue po uvedení druhu príručky nasleduje názov témy recenzie, uzávierka dokumentov k téme a rok vydania recenzie.
Predslov k prehliadke archívneho fondu je vypracovaný obdobne ako inventár.
V predslove k tematickému prehľadu v historickej časti je téma charakterizovaná, zdôvodnená jej aktuálnosť a história tvorcu fondu je podaná len z pohľadu tejto témy.
Charakteristika hlavných skupín tvorcu fondu ukazuje vzťah v obsahu dokumentov, a teda význam a miesto zodpovedajúcich kategórií materiálov vo vývoji témy. Ak sa pre jeden fond zostavuje tematická revue, tak historická časť je spracovaná podľa vzoru predslovu k prehliadke fondu.

Vývoj systému vedeckých a referenčných prístrojov

V súvislosti s demokratickými zmenami v spoločnosti, nárastom záujmu o historickú minulosť krajiny, obnovou stratených tradícií sa zmenila téma využitia archívnych dokumentov v čitárňach archívov. Výskum dejín masových represií 20. – 50. rokov 20. storočia, činnosť správnych orgánov a orgánov činných v trestnom konaní, dejiny náboženských vyznaní v r. Ruská ríša a ZSSR, o prenasledovaní cirkvi v r sovietskeho obdobia, o dejinách vedy, školstva, kultúry a umenia. Vo väčšej miere ako po minulé roky sa objavil záujem o históriu ich malej domoviny. V súvislosti s procesom urbanizmu a obnovy architektonického vzhľadu miest sú žiadané dokumenty o dejinách plánovania a rozvoja sídiel, o historických a architektonických pamiatkach, cirkevných a kláštorných objektoch.

Záver

Štátna evidencia dokladov AF RF spočíva v určení ich počtu v účtovných jednotkách a zohľadnení tohto počtu, zloženia a stavu v účtovných dokladoch. Všetky dokumenty uložené v archíve podliehajú účtovnej evidencii. Účtovanie dokladov zabezpečuje organizačnú usporiadanosť, identifikáciu a možnosť adresného vyhľadávania dokladov, kontrolu nad ich dostupnosťou a stavom.
Od roku 1992 upravujú účtovanie dokladov príslušné regulačné a organizačné a administratívne dokumenty. Ide predovšetkým o Poriadky o odbore zaistenia bezpečnosti, štátneho účtovného a vedeckého a referenčného aparátu dokumentov.
Vedenie evidencie archívnych dokumentov prispieva k ich uchovávaniu, pomáha sledovať dostupnosť dokumentov a zabezpečiť ich vyhľadávanie. Účtovanie dokumentov uložených v rezortných archívoch umožňuje štátnemu archívu vykonávať systematickú akvizíciu v súlade s ich profilom a je podkladom pre plánovanie práce štátneho archívu.
Základ vedeckého a referenčného aparátu archívu tvorili vecné súpisy a katalógy, kartotéky listinných materiálov, historické informácie, prehľady fondov, tematické posudky.
Hlavné úsilie sektora vedeckých a referenčných aparátov smeruje k zlepšovaniu inventárov: vytváranie predslovov k inventárom fondov, titulných strán, obsahov, indexov.
Vedecký referenčný aparát je prepojený s účtovnými dokladmi archívu a je určený aj na efektívnejšie vyhľadávanie a efektívnejšie využívanie dokumentov.
Rozvoj a zdokonaľovanie vedeckého a referenčného aparátu úzko súvisí s aktívnym využívaním informačných technológií. Ich použitie umožňuje zlepšiť stav vedeckého referenčného prístroja, urobiť ho flexibilným, presným a pohodlným na používanie.
Systém vedeckého a referenčného aparátu, založený na princípoch historizmu, komplexnosti a komplexnosti, by mal byť vybudovaný s prihliadnutím na systematický prístup a ucelený komplexný objekt, vrátane nevyhnutných podsystémov na evidenciu a popis dokumentov na jednom regulačnom a metodickú podporu.

Bibliografia
atď.................

7.1. Vedecký referenčný systém

Vedecký referenčný aparát (NSA) je štruktúrovaný súbor prvkov popisov dokumentov (sekundárnych dokumentárnych informácií) prezentovaných v rôznych typoch archívnych adresárov, databázach určených na vyhľadávanie dokumentov a dokumentárnych informácií.

Systém vedeckého a referenčného aparátu (SNSA) pre dokumenty archívu organizácie je komplex vzájomne prepojených a doplňujúcich sa archívnych adresárov, databáz o skladbe a obsahu dokumentov vytvorených na jednotnej vedecko-metodickej báze pre vyhľadávanie dokumentov a dokumentárne informácie za účelom efektívneho využitia.

Zloženie SNSA archívu organizácie je určené druhom archívu, skladbou a obsahom dokumentov v ňom uložených, povahou a úlohami vyhľadávania a intenzitou využitia dokumentov.

Prvkami SNA archívu organizácie sú inventáre, katalógy, databázy, ktoré plnia funkcie týchto adresárov, ako aj indexy, prehľady dokumentov, historické odkazy na archívne fondy organizácie.

Archívne adresáre organizácie sú rozdelené do typov podľa účelu: inventár, katalóg, index, prehľad.

Archívne adresáre a databázy o zložení a obsahu dokumentov organizácie môžu byť vnútrofondové a medzifondové.

7.1.6. Systém SNSA implementuje kontinuitu účtovného a referenčného aparátu vytvoreného v kancelárskej práci a archívoch organizácií, jeho kombináciu s SNSA štátnych archívov.

Kontinuita archívov organizácií SNSA je založená na jednote požiadaviek a zásad jej budovania. Táto kontinuita predpokladá v kancelárskej práci a v archívoch organizácií povinné zostavovanie súpisov prípadov, dokumentov, katalógov, databáz s potrebným referenčným aparátom k nim.

7.1.7. Pri tvorbe a rozvoji SNSA sa používa diferencovaný prístup, ktorý spočíva vo výbere vhodnej skladby archívnych adresárov a databáz, metód popisov, skladby a napĺňania referenčného aparátu pre referenčné knihy, v stanovení potrebnej postupnosti prác.

Prednostnému opisu podliehajú dokumenty z fondov organizácií s multilaterálnymi, medzisektorovými informáciami a fondy osobného pôvodu s obzvlášť cennými a jedinečnými dokumentmi; inventáre by mali byť označené značkami odlišné typy; jednotlivé charakteristiky sa zostavujú na úrovni fondu. Recenzie, zoznamy prípadov a dokumentov sú vytvorené pre najinformatívnejšie fondy.

Pre fondy organizácií, ktoré obsahujú informácie o jednom odvetví alebo jednej oblasti činnosti, a fondy osobného pôvodu, ktoré obsahujú obzvlášť cenné dokumenty, môžu byť súpisy dodané len s jedným indexom; na úrovni fondu možno zostaviť individuálne aj skupinové charakteristiky.

7.1.10. K dokumentom fondov organizácií, ktoré obsahujú informácie k jednej téme alebo majú charakter doplnku k vyššie uvedeným fondom, sa nezostavujú indexy.

7.2. Súpisy prípadov, dokumentov

7.2.1. Súpis vecí, dokumentov - archívny adresár určený na zverejňovanie zloženia a obsahu skladových jednotiek, účtovných jednotiek, stanovenie ich systematizácie vo fonde a ich účtovníctva.

Súpis pozostáva z popisných článkov, súhrnného záznamu (pozri odsek 3.7.4), atestačného hárku (príloha 9) a referenčného prístroja na súpis. Predmetom popisu v súpise je skladová jednotka, účtovná jednotka.

Popisný článok súpisu obsahuje: poradové číslo skladovej jednotky, účtovnej jednotky; úradný index alebo staré inventárne číslo; hlavička skladu, účtovné jednotky, termíny uzávierky dokladov, počet listov v sklade; jazyk, označenie pravosti, číslo kópie, spôsob rozmnožovania, stupeň zachovania dokumentov, vonkajšie vlastnosti... Popisný článok možno doplniť anotáciou jednotlivých dokumentov (skupín dokumentov) skladových jednotiek, účtovných jednotiek.

Inventarizačný referenčný aparát obsahuje: titulnú stranu; obsah (obsah), predslov; zoznam skratiek; prevodné tabuľky, šifry (v prípade revízie inventára); ukazovatele.

Titulný list súpisu obsahuje: úplný názov archívu organizácie, názov fondu, číslo fondu, číslo súpisu, názov súpisu. lehoty na doklady zahrnuté do inventarizácie.

Predslov možno vypracovať ako všeobecný pre všetky súpisy fondu; a do samostatného inventára. Všeobecný predslov k súpisom fondu sa nachádza v prvom súpise.

Predslov, ktorý je spoločný pre všetky inventárne záznamy, uvádza: históriu tvorcu fondu, históriu fondu; anotácia zloženia a obsahu dokumentov fondu (v tomto prípade sú najtypickejšie skupiny úložných jednotiek rozlíšené podľa typov a odrôd, podľa obsahu); zloženie referenčného prístroja pre súpisy.

Pri zostavovaní samostatných predslovov ku každému súpisu fondu sa do predslovu k prvému súpisu uvádzajú všetky všeobecné údaje o histórii fondotvornej inštitúcie a histórii fondu.

7.2.4. Pre inventúru je možné zostaviť indexy (všeobecné aj špeciálne). Referenčné údaje indexu k inventúre sú uvedené pre poradové čísla skladových jednotiek, účtovných jednotiek (pozri bod 6.2).

7.3. Katalógy a oddielové kartotéky

7.3.1. Katalóg je medzifondová archívna príručka, v ktorej sú informácie o obsahu archívnych dokumentov zoskupené podľa tém (tém, odborov), umiestnených v súlade so schémou triedenia dokumentárnych informácií prijatou pre tento katalóg.

Kolekcia rôznych adresárov tvorí archívny adresárový systém.

7.3.2. Celá práca na príprave, tvorbe a údržbe katalógov sa nazýva katalogizačné dokumenty.

Katalogizáciu v archívoch je možné vykonať ako nezávislý pohľad práce (tematický vývoj) a v procese iných druhov prác súvisiacich s popisom a identifikáciou dokumentov (absolvovanie katalogizácie).

Pri katalogizácii sa používa diferencovaný prístup, ktorý spočíva v: určení poradia výberu archívnych fondov, ich štruktúrnych častí; výber prípadov a dokumentov a informácií z nich; použitie vhodných techník na opis dokumentárnych informácií.

Katalogizácia zahŕňa tieto druhy prác: zostavenie klasifikačnej schémy, identifikácia a výber dokumentov, popis na katalógové lístky, ich organizovanie, vedenie katalógov.

Voľba klasifikačnej schémy je daná skladbou archívnych dokumentov a úlohami ich použitia.

Schéma triedenia dokumentárnych informácií - písomný alebo grafický dokument obsahujúci zoznam triedenia dielov katalógu zoradených v určitom poradí a určený na distribúciu informácií z dokumentov o týchto členeniach.

7.3.5. V závislosti od konštrukčnej schémy sú katalógy rozdelené na systematické, tematické, vecné a ich odrody (nominálne, geografické, objektové).

V archívoch organizácie sa spravidla zostavujú systematické a osobné katalógy.

7.3.6. Dokumentárne informácie v systematickom katalógu sú zaradené podľa odborov vedomostí a praxe organizácie a sú umiestnené v logickom slede.

V adresári mien sú dokumentárne informácie zoradené abecedne podľa mien osôb uvedených v dokumentoch alebo osôb, ktoré sú ich autormi. Ďalšia systematizácia sa vykonáva v chronologickom alebo logickom slede.

Fondy a dokumenty vybrané na katalogizáciu sú popísané na katalógových kartách.

Predmetom popisu v katalógu môže byť dokument (skupina dokumentov, časť dokumentu), skladová jednotka (účtovná jednotka), inventár, súbor, fond (skupina fondov) obsahujúci informácie ku konkrétnej téme (výdaji).

7.3.9. Opisný článok katalógu obsahuje: názov archívu, register, nadpis, podnadpis, dátum konania, miesto konania, obsah, číslo fondu, názov fondu, inventárne čísla, spisy, listy, jazyk dokumentu, spôsob reprodukciu, pri lístkovom katalógu aj meno zostavovateľa a dátum zostavenia popisného článku.

Na komunikáciu medzi sekciami katalógu alebo sekciami katalógu s inými archívnymi adresármi sa používa referenčný systém.

7.3.10. Vedenie katalógu je súbor prác zabezpečujúcich jeho fungovanie, ktorý zahŕňa: vedeckú a metodickú podporu práce; indexovacie karty; ich systematizácia podľa indexov a položiek; zostavenie odkazu na katalóg; zlepšenie katalógu.

Vedecko-metodická podpora zahŕňa vypracovanie metodických príručiek katalogizácie jednotlivých fondov (alebo ich skupiny), pracovných schém pre triedenie katalógov, ich spresňovanie a dopĺňanie.

Indexácia - výber alebo zostavenie indexu podľa klasifikačnej schémy a jeho priradenie k zodpovedajúcim informáciám katalógovej karty. V katalógu mien nie sú karty indexované, ale sú zoradené podľa abecedy.

Medzi vylepšenia katalógu patria vylepšenia klasifikačnej schémy; kontrola obsahu a dizajnu katalógu; overovanie popisov (editácia, spájanie popisov s homogénnymi informáciami o jednom fonde alebo inventári, objasnenie ich systematizácie).

Jedným zo zdrojov dopĺňania katalógového systému môžu byť tematické a vecne tematické kartotéky, kartotéky pre políciu na doklady najinformatívnejších a najčastejšie využívaných fondov.

V archíve organizácie sa spravidla vytvárajú rôzne predmetové kartotéky (nominálne, geografické) alebo chronologicky kartotéky, kartotéky o histórii organizácie.

Osobná kartotéka (kartotéka pre personalistov) je vytvorená na vyhľadávanie informácií o pracovných skúsenostiach, plate a iných údajov sociálno-právneho charakteru. Karty obsahujú priezvisko, meno, priezvisko zamestnanca, odkazy na čísla fondu, inventár, prípady, listy s informáciami o ňom. Karty sú usporiadané v abecednom poradí podľa priezvisk a v rámci priezvisk - v abecednom poradí podľa krstných mien a patronymií.

V geografickom indexe sú informácie usporiadané abecedne podľa geografických prvkov. Klasifikácia môže vychádzať aj z administratívno-územného členenia. Ďalšia systematizácia sa vykonáva v chronologickom poradí.

Kartotéka o histórii organizácie sa spravidla vytvára v archíve, ktorý má niekoľko zdrojov akvizície. Obsahuje informácie o vzniku, transformácii, likvidácii organizácií, ktoré prenášajú dokumenty do tohto archívu, s prepojením na administratívne dokumenty, ktoré sú podkladom pre ich vznik, transformáciu, likvidáciu.

Chronologická kartotéka obsahuje karty obsahujúce informácie o dátumoch udalostí, skutočnostiach alebo dátumoch dokumentov, usporiadané v chronologickom poradí.

V archívoch, ktoré uchovávajú značné množstvo fondov, sa zostavuje kartotéka názvov fondov. Ku každému názvu (premenovaniu) fondu je vyhotovená kartička s jeho číslom a termínmi. Karty sú usporiadané v abecednom poradí podľa typov organizácií.

Niekoľko kartoték rovnakého typu je možné spojiť do katalógu.

Samostatne existujúce kartotéky sú prepojené s adresárovým systémom pomocou referencií.

7.4. Ukazovatele

7.4.1. Index - archívny adresár, ktorý je abecedný, systematický alebo zostavený na inom základe, zoznam mien (názvov) predmetov uvedených v archívnych dokumentoch s uvedením ich vyhľadávacích údajov.

Indexy v archíve organizácie môžu byť medziskladové, vnútroskladové, vo forme - elektronické, hárkové alebo kartové, podľa štruktúry hesiel - nepočujúce (predmetové pojmy a ich vyhľadávacie údaje) a anotované (predmetové pojmy sú doplnené vysvetlivkami) , podľa zoskupenia pojmov v rámci indexov - abecedný, systematický , chronologický.

Indexy je možné zostaviť k názvom pamäťových jednotiek (bez ich prezerania) alebo k dokumentom (s prezeraním pamäťových jednotiek).

Hlavné typy indexov sú: vecné (jeho variácie sú tematické, menné, geografické), chronologické.Abecedné, systematické a chronologické indexy sa rozlišujú podľa zoskupenia pojmov v rámci indexu.

7.4.2. Indexy k dokumentom je možné zostaviť pre doklady jedného súpisu, viacerých súpisov fondu, celého fondu, viacerých fondov.

7.4.3. Opisný článok akéhokoľvek druhu indexu pozostáva z pojmu predmetu (nadpisu) a údajov vyhľadávania. V závislosti od účelu indexu môže byť nadpis: jednoduchý (nemá žiadne podnadpisy); komplexné (má podnadpis alebo definíciu pojmu).

Vyhľadávacie údaje indexu k úložným jednotkám jedného inventára zahŕňajú sériové čísla úložných jednotiek; vyhľadávacie údaje indexu k úložným jednotkám viacerých fondov jedného archívu, tieto údaje sú doplnené číslami inventárov, fondov.

Predmetový index obsahuje pojmy, ktoré predstavujú historické fakty a javov. Názvy nadpisov a podnadpisov v ňom sú uvedené v nominatívnom prípade.

Predmetový register obsahuje pojmy v abecednom poradí.

Všeobecný predmetový register obsahuje heterogénne pojmy a podľa štruktúry nadpisov môže byť iba nepočujúci.

Špeciálny vecný register obsahuje homogénne pojmy (typy dokumentov, mená autorov, názvy inštitúcií, ich štruktúrne časti, názvy odvetví atď.) a môže byť neznelý alebo anotovaný.

Osobný register je zostavený abecedne a obsahuje priezviská, krstné mená, priezviská (rozpory, pseudonymy, prezývky, prezývky), biografické údaje.

Geografický index zahŕňa názvy štátov, administratívno-územných jednotiek, morí, riek a iných geografických pojmov.

Zovšeobecňujúce pojmy alebo administratívno-územné názvy sa do indexu zapisujú bez vysvetlenia.

Chronologický register pozostáva z nadpisov, ktoré obsahujú dátumy historických udalostí, javov a faktov, prípadne dátumy dokumentov, usporiadané v chronologickom poradí.

Index využíva systém všeobecných ("pozri") a súkromných ("pozri tiež") odkazov, pomocou ktorých sa vytvára spojenie medzi rovnakými pojmami.

7.4.8. Ukazovatele na archívne adresáre môžu byť rovnakého typu a majú rovnakú štruktúru, ale pri vyhľadávaní sa uvádzajú dátové odkazy na stránky alebo sekcie (pre adresáre) adresára.

7.5. Recenzie

7.5.1. Recenzia je archívna príručka, ktorá obsahuje systematizované informácie o zložení a obsahu jednotlivých súborov dokumentov.

Typy recenzií v archívoch organizácie sú prehľad fondov a tematický prehľad.

Predmetom popisu pre preskúmanie fondu je dokument (skupina listín, časť dokumentu), skladová jednotka, účtovná jednotka jedného fondu. Predmetom popisu pre tematickú prehliadku archívnych dokumentov je dokument (skupina dokumentov, časť dokumentu), úložná jednotka, účtovná jednotka jedného fondu (časť fondu, skupina fondov) archívu na určitú tému. .

Súčasťou revízie fondu sú systematizované informácie o zložení a obsahu dokumentov z jedného fondu.

Tematická prehliadka obsahuje systematizované informácie o zložení a obsahu časti dokumentov jedného alebo skupiny archívnych fondov na konkrétnu tému.

Pri zostavovaní recenzií sa používa diferencovaný prístup, ktorý spočíva vo výbere fondu a/alebo témy, princíp zoskupovania informácií v hlavnej časti recenzie, používanie rôznych metód prezentácie informácií o dokumentoch (individuálne alebo skupinové anotácie), rôzne metódy na opis určitých typov dokumentov, určenie vhodného zloženia a stupňa úplnosti referenčného aparátu na preskúmanie.

Posudok pozostáva zo súboru anotácií jednotlivých skupín skladových jednotiek, účtovných jednotiek, dokumentov a referenčného aparátu.

Abstrakt popisuje obsah skupiny úložných jednotiek, účtovných jednotiek, dokumentov, uvádza hlavné typy dokumentov, ich autorov, chronologický rámec, pravosť, údaje vyhľadávania. V prehľade fondov vyhľadávacie údaje tvoria inventárne čísla, skladové jednotky, účtovné jednotky, listy skladových jednotiek; v medzifondovom tematickom prehľade sú údaje vyhľadávania doplnené o čísla fondov. Referenčný aparát recenzie zahŕňa titulnú stranu, obsah (obsah), predslov, zoznam skratiek a indexy. Pre tematický prehľad by mal byť zostavený zoznam fondov, o ktorých sú informácie uvedené v recenzii, a bibliografia k téme.

Predslov k recenzii obsahuje informácie o histórii tvorcu fondu a histórii fondu, štruktúre recenzie a zložení referenčného aparátu.

7.5.6. Hodnotenie môže byť založené na štrukturálnych, sektorových (funkčných), vecno-tematických, geografických, chronologických a iných znakoch.

Na preskúmanie zbierky osobného pôvodu sa používa systematizačná schéma pre dokumenty zbierky.

7.6. Odkaz na históriu

7.6.1. V archíve organizácie sa zostavuje historický odkaz k archívnemu fondu - dokument obsahujúci informácie o histórii tvorcu fondu a archívneho fondu, stručný popis zloženia a obsahu jeho dokumentov a systém evidencie archívneho fondu. vedecký a referenčný aparát archívu.

Historické informácie tvoria časti: história tvorcu fondu, história fondu, charakteristika dokumentov fondu.

7.6.2. Prvá časť - história tvorcu fondu - obsahuje popis historických podmienok vzniku organizácie, názov predchádzajúcej organizácie v chronologickom slede všetkých reorganizácií vrátane nasledujúcich informácií:

• dátumy vzniku, transformácie a likvidácie organizácie s odvolaním sa na legislatívne akty alebo administratívne dokumenty; názov nástupníckej organizácie;
• úlohy a funkcie organizácie a ich zmeny;
• rozsah činnosti organizácie, zloženie systému podriadených organizácií;
• miesto organizácie v systéme štátneho aparátu, hospodárskeho, spoločensko-politického, kultúrneho a iného života;
• zmeny v názve a podriadenosti organizácie;
• štruktúra organizácie a jej zmeny.

Pre jednotný archívny fond možno zostaviť všeobecnú históriu tvorcov fondov.

Pri archívnom fonde údaje o histórii jeho vzniku, údaje o zostavovateľovi, ako aj o mieste, kde sa fond nachádzal pred vstupom do archívu (ak v archíve nevznikol).

7.6.3. Druhá časť – história fondu – obsahuje tieto informácie:

• dátum prvého prijatia dokumentov fondu do archívu, ich objem a termíny;
• zmeny v zložení a objeme fondu a ich dôvody (preverovanie hodnoty, straty, nedoložené obdobia);
• stupeň zachovania dokumentov;
• vlastnosti tvorby, opisu a systematizácie dokumentov, informácie o dostupnosti dokumentov, ktoré presahujú chronologické hranice fondu;
• informácie o dostupnosti dokumentov tvorcu fondu (vrátane personálu), ktoré sú súčasťou iných fondov alebo archívov, a o miestach ich uloženia;
• informácie o dostupnosti dokumentov iných organizácií alebo osôb (zahrnutie fondov);
• zloženie vedeckého a referenčného aparátu fondu.

7.6.4. Časť o histórii fondu obsahuje aj také popisné prvky, ako je anotácia, bibliografia, informácie o podmienkach prístupu k použitiu dokumentov.

Abstrakt obsahuje stručný zovšeobecnený popis skladby dokumentov podľa štruktúry fondu a podľa druhov dokumentov, obsah dokumentov k témam, problematika odrážajúca smery činnosti tvorcu fondu, s uvedením chronológie tém a označením. ich geografických (administratívno-územných) hraníc.

Tretia časť obsahuje zovšeobecnený popis zbierky z hľadiska skladby a obsahu listín ako celku a jednotlivých skupín listín; informácie o dostupnosti dokumentov, ktoré presahujú chronologický rámec fondu, o vedeckom referenčnom aparáte pre fond, o druhoch nosičov informácií.

Druhý a tretí oddiel historickej referencie archívneho fondu sú konštruované analogicky s príslušnými oddielmi historickej referencie archívneho fondu organizácie.

Certifikát podpisuje vykonávateľ a vedúci archívu (osoba zodpovedná za archív).

Historické informácie sú vytlačené v štyroch exemplároch: tri exempláre sa odovzdajú do štátneho archívu pri prvom prevode dokumentov fondu; jeden je vedený v zložke nadácie v archíve organizácie.

7.6.8. Historické pozadie sa dopĺňa pri doplnení fondu alebo pri reorganizácii, zmenách v štruktúre a funkciách organizácie. Historické informácie (ich časť) sa odovzdávajú štátnemu archívu spolu s každou ukončenou inventarizáciou.

7.7. Automatizovaný vedecký a referenčný aparát archívu

Automatizovaný vedecký a referenčný aparát archívu je komplex elektronických referenčných kníh (databáza popisov dokumentov) určený na efektívne vyhľadávanie archívnych dokumentov a informácií.

Automatizovaný NBÚ môže byť založený na systéme vyhľadávania informácií vytvorenom v rámci bežnej kancelárskej práce organizácie a predovšetkým na takých prvkoch, ako sú elektronické referenčné súbory, nomenklatúry prípadov, klasifikátory (korešpondenti, štrukturálne členenia, názvy typov dokumentov atď.). .).

Hlavné polia elektronickej registračnej a kontrolnej karty (RKC) sú: autor (korešpondent), názov druhu dokumentu, dátum, index dokumentu, názov (súhrn), uznesenie, dátum splatnosti, značka vyhotovenia, kód archívu.

Vyhľadávanie informácií o dokumente je možné vykonať pomocou jedného poľa RKK, ako aj pomocou kombinácie polí.

7.7.3. Pole RKK „číslo prípadu podľa nomenklatúry“ je spojovacím vyhľadávacím atribútom pri prechode z vyhľadávania informácií na úrovni dokumentu k vyhľadávaniu na úrovni prípadu.

Za prítomnosti elektronickej nomenklatúry prípadov v automatizovanom režime sa dokumenty odpíšu do prípadu a dokumenty sa z prípadu vyberú.

Ak používateľ hľadá informácie o nomenklatúre prípadov a potrebuje prejsť na konkrétny dokument, je možné automaticky vytvárať zoznamy dokumentov, ktoré sú súčasťou prípadu.

Hlavnými podrobnosťami vyhľadávania v nomenklatúre prípadov sú: register prípadov, názov prípadu (zväzky, časti), počet prípadov (zväzky, časti), doba uloženia a článok podľa zoznamu.

7.7.4. Na základe elektronickej nomenklatúry prípadov prebieha tvorba inventúrnych súpisov prípadov v automatizovanom režime. V tomto prípade je „filtrom“ pre výber informácií doba uchovávania dokumentov (permanentné, dočasné (nad 10 rokov) uloženie, personálne).

Elektronický inventár obsahuje podrobnosti o popise informácií na úrovni prípadu. Povinné náležitosti opisu sú: poradové číslo spisu (číslo spisu), register veci, názov veci, označenie pravosti (číslo kópie), lehota na vyhotovenie dokumentov, číslo spisu. listy v prípade, anotáciu dokumentov.

Zbierka elektronických súpisov poskytuje informácie o fonde ako celku.

7.7.5. Elektronické RKK sú základom pre tvorbu automatizovaného katalógu.

Ak sú v tradičnom NBÚ typy a variácie katalógov (systematické, tematické, nominálne, podľa histórie inštitúcií atď.) prepojené systémom odkazov, potom sa v automatizovanom režime vygeneruje jeden elektronický katalóg obsahujúci popis na úroveň dokumentu alebo prípadu.

Katalóg je dodávaný s kľúčovými slovami, ktoré odrážajú tému, geografické meno, osobnosti atď. Klasifikačná schéma uvedená v katalógu umožňuje zatriediť dokument do jednej alebo viacerých položiek. Vyhľadávanie informácií podľa klasifikačnej schémy umožňuje využívať elektronický katalóg ako systematický katalóg, katalóg podľa geografických názvov ako geografický atď.

Pri absencii automatizovaného systému evidencie dokumentov v organizácii sa vytvára databáza popisov na úrovni dokumentov! (Digitálny katalóg).

Hlavné detaily popisov v elektronický katalóg sú: index, nadpis, podnadpis, dátum konania, miesto konania, obsah, názov fondu, číslo fondu, inventárne číslo, číslo prípadu, číslo listu Podrobnosti: názov fondu, číslo fondu, inventárne číslo, číslo prípadu, číslo listu obsahujú účtovné charakteristiky a možno ich transformovať z účtovného automatizovaného systému.

7.7.6. Automatizovaný vedecký a referenčný aparát poskytuje v porovnaní s tradičným NBÚ širšie možnosti operatívneho a mnohostranného vyhľadávania archívnych dokumentov. Funkcie NBÚ sa vykonávajú pomocou postupov vyhľadávania informácií, prezentácie výsledkov vyhľadávania na prezeranie na obrazovke alebo vo forme súborov a výtlačkov a vytváraním referenčných textov.

Kľúčové slová charakterizujúce predmet popisu sa zadávajú do systému počas procesu popisu alebo po jeho ukončení. Kľúčové slová dávajú používateľovi možnosť rýchleho vyhľadávania informácií na úrovni fondu, inventára, prípadu, dokumentu.

Vyhľadávanie informácií vo fulltextových databázach, vrátane úplných textov materiálov (archívne dokumenty, články v časopisoch, knihy, legislatívne akty), umožňuje používateľovi apelovať predovšetkým na abstrakt (úvod) a nadpisy častí dokument s prechodom, ak je to potrebné, na zodpovedajúci text. Používateľovi sa v prípade potreby poskytne okamžitá možnosť získať kópiu úplného znenia dokumentu.

Vyhľadávanie informácií o plnotextových dokumentoch sa môže vykonávať pomocou deskriptorov, ktoré sa vyberajú z tlačených verzií tezauru, alebo podľa klasifikačných indexov, ako aj podľa slov v prirodzenom jazyku z textu dokumentu.

7.7.7. Dokumenty, ktoré sa majú odovzdať na trvalé uloženie, sa spolu s automatizovaným NBÚ presúvajú do štátneho archívu.

Dostupnosť požadované podrobnosti v štruktúre databáz automatizovaného NBÚ a poskytovaním informácií o týchto podrobnostiach v elektronickom formáte je zabezpečená kompatibilita databázy archívu organizácie a automatizovaného NBÚ štátneho alebo obecného archívu.

Kartotéka - referenčná kniha, ktorá obsahuje informácie o obsahu dokumentov na kartách. Karty sú umiestnené v kartotékach v závislosti od informačných potrieb organizácie. Ako ukazuje prax archívov organizácií, najpoužívanejšie sú informácie o obsahu organizačných a administratívnych dokumentov (objednávky hlavnej činnosti, protokoly, zmluvy, dohody, listy a pod.).

V závislosti od úloh na používanie dokumentov možno vytvárať vecné a vecno-tematické kartotéky.

V kartotéke predmetu sú karty zoskupené abecedne podľa pojmov (napríklad pre objednávky - v abecednom poradí názvov oblastí činnosti: korporatizácia, výroba, predaj, ochrana práce; pre písmená - v abecednom poradí názvov korešpondenčné organizácie atď.)

Je účelné vytvárať kartotéky pre personál na vyhľadávanie informácií o pracovných skúsenostiach, mzdách a iných údajoch sociálno-právnej povahy.

Karty musia obsahovať priezvisko, meno, priezvisko zamestnanca organizácie a vyhľadávacie údaje (číslo fondu, inventár, prípad a listy) dokumentov, ktoré obsahujú informácie o ňom. Karty sú usporiadané podľa priezviska v abecednom poradí v rámci rovnakých priezvisk v abecednom poradí krstných mien a priezvisk.

Pri vytváraní a používaní automatizovaných systémov na vyhľadávanie dokumentov a súborov v archívoch organizácií by sa pri vývoji počítačových programov mali používať tradičné pravidlá pre evidenciu a účtovanie dokumentov a spisov, a to ako vo fáze kancelárskej práce, tak aj v archíve. .

Táto kontinuita uľahčí prechod práce v archívnictve na novú technickú úroveň.

Historické informácie zaujímajú osobitné miesto medzi archívnymi príručkami. Potvrdenie sa vyhotovuje pri prvom prevzatí dokumentov fondu v archíve organizácie. Následne po 5-7 rokoch je vhodné vypracovať dodatok k historickému odkazu.

Historické informácie vyhotovuje a podpisuje vedúci archívu. V organizáciách s malým objemom prípadov vytvorených za rok možno historický odkaz nahradiť predslovom k súpisu prípadov trvalého uloženia.

Historické pozadie pozostáva z troch častí:

1. história tvorcu fondu;

2. história fondu;

3. charakteristika dokumentov fondu.

Prvá časť – história tvorcu fondu, (v chronologickom poradí) obsahuje tieto informácie:

1.dátumy, čísla a názvy administratívnych dokladov o vzniku, premene a likvidácii organizácie;

2. termíny činnosti organizácie;

3. zmeny v názve a činnosti organizácie;

4. úlohy a funkcie organizácie a ich zmeny;

5. rozsah činnosti organizácie a jej miesto v systéme štátneho aparátu, priemyslu;

6. štruktúra organizácie a jej zmeny (s dátumami).

Druhá časť, história fondu, obsahuje tieto informácie:

1. Počet prípadov vo fonde a termíny pre záležitosti fondu;

2. zloženie dokumentov fondu a termíny pre každú skupinu;

3. čas prijatia fondu do archívu organizácie;

4. stupeň zachovania dokumentov;

5. zmeny v zložení a objeme dokumentov fondu;

6. označenie (ak organizácia odovzdáva dokumenty do štátneho uloženia) dátum a miesto odovzdania vecí do štátneho uloženia (názov štátneho archívu; číslo fondu pridelené štátnym archívom, odkaz na akt prijatia a odovzdania vecí). , jeho dátum a číslo).

Tretia časť – charakteristika dokumentov fondu, obsahuje zoznam typov vedeckého a referenčného aparátu pre fond.

V tretej časti, popise dokumentov fondu, uvádzajú:

1. hlavné typy dokumentov;

2. uviesť špecifiká dokumentácie v tejto organizácii;

3. dať všeobecné informácie o používaní dokladov (hlavný obsah a počet potvrdení sociálno-právnej povahy, výber a vydávanie dokladov štrukturálnym odborom a pod.)

Osvedčenie je vytlačené na všeobecnom hlavičkovom papieri organizácie v 4 kópiách (3 kópie sú určené pre štátny archív a zasielajú sa spolu so súpismi pri preberaní a odovzdávaní vecí).

Vedecký referenčný systém pre archívne dokumenty

Systém vedeckého referenčného aparátu archívnych dokumentov archívu je komplex vzájomne súvisiacich a doplňujúcich sa archívnych príručiek o skladbe a obsahu archívnych dokumentov, vytvorených na jednotnom metodickom základe na vyhľadávanie archívnych dokumentov a archívnych informácií za účelom efektívneho využívania archívnych dokumentov. .

Odoslanie dobrej práce do databázy znalostí je jednoduché. Použite nižšie uvedený formulár

Študenti, postgraduálni študenti, mladí vedci, ktorí pri štúdiu a práci využívajú vedomostnú základňu, vám budú veľmi vďační.

Uverejnené dňa http://www.allbest.ru/

Test

Vedecký referenčný archívny prístroj

1. Systém vedeckého a referenčného aparátu pre archívne dokumenty

2. Archívny popis listín a prípadov

2.1 Popis dokladov osobného pôvodu

3. Archívny inventár

4. Archívny katalóg

5. Archívna príručka

6. Prehľad archívnych dokumentov a iných archívnych adresárov

Literatúra

1 .

Vedecký referenčný systém pre archívne dokumenty zahŕňa súbor vzájomne prepojených archívnych adresárov a automatizovaných systémov vyhľadávania informácií o skladbe a obsahu dokumentov, vytvorených na jednotnej vedeckej a metodickej báze na vyhľadávanie archívnych dokumentov a archívnych informácií na ich efektívne využitie. adresár so zoznamom archívnych referencií

Vedecký referenčný archívny prístroj je určený na vyhľadávanie informácií o archívnych fondoch a archívnych dokumentoch. Adresáre môžu byť:

Interarchív (sieť archívov);

Vnútroarchív (archív - fond);

Medzifond (fond - obchod);

Vnútrofondový (prípad – doklad).

Dokumentárne informácie, ktoré sú základom tvorby vedeckého a referenčného aparátu, informácie obsiahnuté v dokumente, majú dve úrovne. Primárne dokumentárne informácie sú obsiahnuté priamo v archívnych dokumentoch. Sekundárne dokumentárne informácie, informácie o informáciách, sú v rôznych správach o dokumentoch, ktoré pozostávajú z popisov, špeciálnych šifier a kódov. Spolu tvoria archívne informačné prostredie.

Archívne adresáre môžu byť povinný- inventár, katalóg a dodatočné- ukazovatele, recenzie. Základom vedeckého a referenčného aparátu je archívny súpis dokumentov... Ostatné archívne adresáre sú vytvorené na jeho základe a závisia od konkrétnych prevádzkových podmienok archívu a špecifík dokumentov v ňom uložených. Referenčné knihy systému NBÚ sa podľa funkcie delia na referenčné knihy pre účtovníctvo dokladov (účtovníctvo a kontrola) a referenčné knihy na zverejňovanie obsahu dokladov (vyhľadávanie informácií). Niektoré z adresárov, napríklad inventár, sú univerzálne archívne adresáre.

Hlavný zásady budovanie vedeckého a referenčného aparátu sú:

Vzájomný vzťah a komplementárnosť informácií rôznych adresárov popisujúcich primárne retrospektívne dokumentárne informácie na rôznych úrovniach;

Neopakovanie a neduplikovanie informácií rôznych typov referenčných kníh;

Kontinuita vedeckého a referenčného aparátu rezortných a štátnych archívov;

Jednota metodiky tvorby vedeckého referenčného aparátu a zabezpečenie zjednotenia metodiky zostavovania každého druhu referenčnej knihy;

Aplikácia archívnych adresárov na všetky typy dokumentov so špecifickými a prehľadnými funkciami každého adresára.

Archívne adresáre môžu byť štruktúrované horizontálne a vertikálne. Horizontálne funkčná štruktúra predpokladá referenčné knihy odhaľujúce systémy účtovníctva a vyhľadávania informácií. Vertikálna štruktúra podriadenosťou identifikuje komplexy archívnych dokumentov Národného archívneho fondu Kazašskej republiky, sieť archívov, konkrétny archív, fond, prípad.

systém NSA možno zostaviť pre komplexy archívnych dokumentov na týchto úrovniach:

Národný archívny fond Kazašskej republiky;

Sieť archívov;

Prípad alebo samostatný dokument.

V rámci týchto komplexov štruktúra archívnych adresárov zahŕňa:

Národný archívny fond Kazašskej republiky:

Skladový katalóg NAF RK;

Referenčné knihy a indexy všeobecného republikového významu.

Sieť archívov:

Skladové katalógy kombinujúce informácie z množstva archívov;

Sprievodcovia a ukazovatele medziarchívneho významu.

Archív:

Cestovný sprievodca alebo rýchly odkaz;

Kniha potvrdení;

zoznam fondov;

Fondové listy;

Adresáre;

Tematické recenzie;

Ukazovatele;

Archívny pas.

Fond:

List fondu;

Prehľad fondu;

Adresáre;

Ukazovatele.

Prípad alebo samostatný dokument:

Tematické príručky;

Adresáre;

Ukazovatele;

Tematické a akciové recenzie;

Interný súpis prípadu;

Anotácia;

Potvrdzovací nápis.

2 . Archívny popis dokumentov a prípadov

Popis dokumentov a prípadov je identifikácia informačné charakteristiky potrebné na identifikáciu prvkov informácií a písomné označenie týchto charakteristík na obaloch prípadov. Opis dokumentov a prípadov odhaľuje zloženie a obsah dokumentov každého prípadu a zabezpečuje vyhľadávanie a použitie dokumentov.

Základné princípy popisu dokumenty a spisy sú súlad popisu s primárnym archívnym dokumentom, vzťah a komplementárnosť informácií na rôznych úrovniach popisu a neduplikácia informácií na všetkých úrovniach popisu.

Informačné charakteristiky pri popise sú:

Názov inštitúcie s uvedením nadriadeného oddelenia;

názov konštrukčnej časti;

Index prípadov podľa nomenklatúry prípadov;

Názov prípadu;

Anotácia;

Lehoty pre dokumenty;

Počet listov v skladovacej jednotke;

Archívna šifra.

Názov inštitúcie je zároveň názov nadácie. Uvádza sa úplný názov inštitúcie s uvedením odboru, v systéme ktorého je zaradená. Zvyčajne, ak existuje oficiálne akceptovaný skrátený názov, uvádza sa v zátvorkách za celým názvom inštitúcie. Ak sa zmenil názov inštitúcie alebo sa prípad presunul z jednej inštitúcie do druhej, priezvisko je uvedené na obale.

Názov konštrukčnej časti pomáha rýchlo a správne zaradiť prípady v rámci archívneho fondu. Ak inštitúcia nemá štruktúru, uvádzajú sa funkcie alebo odvetvia činnosti tejto inštitúcie, napríklad „vedenie“ atď.

Index prípadov podľa nomenklatúry uľahčuje systematizáciu prípadov v rámci archívneho fondu, ukazuje mieru zachovalosti a úplnosti materiálov.

Názov prípadu je najdôležitejšou charakteristikou opisu prípadu, ktorý prezrádza zloženie a obsah jeho dokumentov.

Abstraktné dokumenty- zhrnutie obsah dokumentu, ako aj stručný popis najcennejšie dokumenty, ktorých obsah a vlastnosti nie sú pokryté nadpismi veci.

Termíny uzávierok sú určené dátumami inštitúcie a ukončením prípadu v kancelárskej práci. Treba mať na pamäti, že prípady môžu začínať alebo končiť prichádzajúcich, odoslaných alebo interných dokladov. Na každom dokumente je spravidla niekoľko dátumov: vyhotovenie, podpísanie, odchádzajúce alebo prichádzajúce registrácie. Ako termíny pre prichádzajúce dokumenty sa berú dátumy prichádzajúcej registrácie, pre odchádzajúce a interné - dátumy vyhotovenia alebo podpisu dokumentov.

Počet listov prilepené s cieľom zachovať dokumenty prípadu.

Archívne písmo- to symbol miesta uloženia kufríka: názov archívu, číslo fondu, číslo súpisu, číslo kufríka podľa súpisu.

Položky popisu zahŕňajú:

Identifikačné údaje - názov fondu, názov úložnej jednotky, dokumentu, vyhľadávacie údaje, objem popisnej jednotky (fondu, úložného priestoru, dokumentu), dátumy ukončenia, druh nosiča informácií;

Informácie o histórii vzniku a uloženia - história tvorcu fondu a história fondu;

Informácie o zložení a obsahu - údaje o zložení a obsahu listín fondu, údaje o obsahu úložnej jednotky a dokumentu;

Informácie o podmienkach prístupu a používania - podmienky prístupu, autorské práva, podmienky reprodukcie a používania, jazyk dokumentu, fyzicka charakteristika, prítomnosť vedeckého a referenčného prístroja, pravosť/číslo kópie dokumentu, vonkajšie znaky;

Doplňujúce informácie - umiestnenie originálov a kópií, bibliografia.

Opis dokumentov a prípadov realizovaných na úrovni fondu obsahuje názov fondu, referenčné údaje, rešeršné údaje, charakteristiku fondu, informácie o histórii tvorcu fondu a fondu, anotáciu, bibliografiu a podmienky sprístupnenia a použitia. .

Pri popise na úrovni úložnej jednotky sa berú do úvahy nasledovné:

názov fondu;

názov štrukturálnej časti tvorcu fondu;

referenčné údaje;

Typ nosiča informácií;

Podmienky prístupu a používania;

Názov, v prípade potreby s anotáciou.

Ďalšia úroveň popisu sa vzťahuje na popis na úrovni dokumentu a zahŕňa ho konštrukčné prvky ako názov - druh dokumentu, autor, adresát, otázka alebo predmet, udalosť, skutočnosť, názov, ktorý určuje obsah dokumentu, lokalita, dátum; referenčné údaje - vyhľadávacie údaje; typ nosiča informácií; podmienky prístupu a používania. Názov, názov fondu, úložného priestoru, dokumentu musia byť krátke, presné a výstižné. Jednoduchý názov by mal odrážať: typ prípadu, typ, typ dokumentu, autora, korešpondenta, predmet, vydanie, miesto, dátum a pravosť alebo kópiu, napríklad:

Zápisnica č.2 zo zasadnutia komisie podpredsedu regionálnej správy Karaganda zo dňa 3. 5. 1993. Originál;

Personálne stoly regiónu Karaganda finančné riadenie za rok 1998.

Možné sú zovšeobecnené a zložité nadpisy, zložené z prvkov jednoduchých nadpisov, napríklad:

Zoznam Akimov miest, obcí, vidieckych oblastí regiónu Karaganda za rok 1997;

Protokoly valné zhromaždenia kolektívov zamestnancov inštitúcií, organizácií, podnikov o nominácii a protokoloch okr volebné komisie o registrácii kandidátov na poslancov Krajskej rady pracujúcich poslancov volebných obvodov Mesto Abai v roku 1977. Originály.

Tieto nadpisy sa zostavujú vtedy, keď prípad pozostáva z ľahko rozlíšiteľných skupín dokumentov a bol vytvorený bez ohľadu na znaky inštitúcie vecí.

Nadpisy nemusia vždy odhaliť obsah jednotlivých, väčšinou dôležité dokumenty záležitosti. Robí sa to pomocou anotácie. Dokumenty sú anotované, ktoré môžu byť predmetom nezávislého vyhľadávania a obsahujú informácie o najvýznamnejších udalostiach, faktoch a číslach, ako aj výzvy, letáky, proklamácie, brožúry, mapy, nákresy zahrnuté v prípade. Na konci anotácie treba uviesť čísla listov dokumentov, na ktorých bola anotácia vyhotovená. Abstrakt sa umiestňuje za názov obalu červenou čiarou na obale alebo na samostatnom liste, ktorý sa vkladá medzi obal a prvý list obalu.

2.1 Opis dokumentov a spisov osobného pôvodu

Vo fondoch osobného pôvodu sa spravidla ukladajú tvorivé materiály, korešpondencia, albumy, zošity, materiály biografického, úradného a majetkovo-hospodárskeho charakteru, materiály rodinných príslušníkov a iných osôb spriaznených s tvorcom fondu.

o opis prípadov a dokumentov osobného pôvodu zohľadňujú sa vlastnosti týchto materiálov a zaznamenávajú sa tieto informačné charakteristiky:

priezvisko, meno, priezvisko tvorcu fondu, ktoré sú zároveň názvom fondu;

názov prípadu;

termíny pre dokumenty;

počet listov;

archívna šifra.

Hlavným špecifikom pri opise dokumentov osobného pôvodu je zostavovanie hlavičiek prípadov. Nadpis je založený na nasledujúcich prvkoch: typy dokumentov alebo prípadov, autor, korešpondent, otázka. Pri zostavovaní názvov listín a spisov osobného pôvodu je potrebné prihliadať na to, na čo sa zostavujú: na rukopisy alebo korešpondenciu, albumy alebo iné materiály.

V názov rukopisu uveďte autora, názov diela, žáner, ako aj prítomnosť dedikačných nápisov, úprav a iných indexov označujúcich ich autorstvo, napríklad:

N.A. Pichugin. "Keď bol ministrom." Hrať.

Ak názov v rukopise chýba, potom je v názve uvedený jeho prvý riadok, napríklad:

E. Belitskaja-Pichugina. "Do tichého sveta s nepočuteľnými krokmi ...". Báseň.

V titulok pre korešpondenciu uveďte typ dokumentu, autora a korešpondentov, obsah, ak sa týka jedného problému, ako aj prítomnosť príloh, dolných indexov a iných prvkov, napríklad:

Listy od M.S. Brodský J. Gert.

Listy K.I. Satpajevova manželka T.A. Satpajevová (rodená Koshkina).

V názov v albumoch uviesť autora albumu a súhrn nahrávok, fotografií a iných materiálov s uvedením ich autorstva, ako aj popísať vonkajšie znaky albumu, napr.

Album N.V. Paganuzzi s fotografiami expedícií do pohoria Fann, hrebeň Gissar.

V nadpis na zošity uveďte typ prípadu a autora, napríklad:

M.E. Zuev-Ordyntsa.

V prípadoch, keď sú vo fondoch osobného pôvodu na knihách, albumoch a iných materiáloch nápisy darov, a titul na dedikačných nápisoch, kde je uvedený autor nápisu, korešpondent (komu je určený) a na čom je vyrobený, napr.

Venujúce nápisy Yu.Gert a R.Tamarina L.S. Sentsová.

V rubrikách na biografických, úradných, majetkových a hospodárskych materiáloch, ako aj na materiáloch spoločenské aktivity a každodenný charakter uveďte typy dokumentov alebo prípadu, autora, súhrn a vlastnosti materiálov: úpravy autorských práv, výstrižky z novín atď., napríklad:

Recenzie na M.D. Balykin. Výstrižky z novín.

V nadpisy na fotografiách uveďte typ dokumentu, iniciály a priezviská zobrazených osôb, udalosť, napríklad:

Fotografia E.A. Buketovej.

Ak sú na fotografii darovacie nápisy, je to uvedené v názve s uvedením osôb, ktorým sú určené, napríklad:

Fotografia V. Badikova s ​​venovaním E. Belitskaya-Pichugina.

V nadpisy na figúrach, náčrtoch, kresbách, výtlačkoch okrem povahy materiálov uveďte autora, korešpondenta, uveďte popis obrázka a tiež si všimnite prítomnosť venujúcich sa nápisov a ďalších prvkov.

List J.K. Bekturov neznámej osobe s Nurzhanovým odvolaním.

Pri popise neúplne zachovaných materiálov uveďte stupeň ich úplnosti: úryvok, neúplný text, nekonečný text, napr.

J.C. Bekturov. " Posledné dni Saken“. Príbeh. úryvok.

List od Yu.G. Popová E. Mustafin. Nekonečne.

Pri určovaní spôsobu písania alebo rozmnožovania materiálov uveďte:

Autogram alebo návrh autogramu;

Kópia písaná strojom alebo rukou;

Fotokópia alebo fotokópia;

Výstrižky z časopisov, novín atď.

Pri popise prípadov a dokumentov osobného pôvodu je možné vypracovať primárne popisné karty, na základe ktorých sa bude ďalej pracovať na tvorbe vedeckého a referenčného aparátu archívu.

3 . Archívny inventár

Archívny inventár - archívny adresár obsahujúci systematizovaný zoznam úložných jednotiek archívneho fondu, zbierky a určených na ich účtovanie a sprístupňovanie ich obsahu.

Funkcie zásob:

Informačné, odhaľujúce zloženie a obsah dokumentov;

účtovníctvo, berúc do úvahy počet prípadov v rámci fondu;

Klasifikácia, konsolidácia systematizácie záležitostí vo fonde v súlade so štruktúrou tvorcu fondu alebo hlavnými smermi a problémami jeho činnosti.

Informačná funkcia Inventarizácia je implementovaná v procese popisu každého prípadu na kartách pri zostavovaní takého dôležitého prvku, akým je názov prípadu, odhaľujúce druhové zloženie dokumentov a obsah úložnej jednotky. Archívny inventár, vyplnený a správne vypracovaný, dáva predstavu o zložení a obsahu dokumentov fondu ako celku.

Účtovná funkcia inventarizácia spočíva v uvedení počtu skladových jednotiek vo fonde. Tým je zabezpečená bezpečnosť dokumentov, kontrola nad zmenami objemu fondu. Prítomnosť sériových čísel prípadov navyše prispieva k rýchlemu vyhľadávaniu informácií požadovaných výskumníkmi.

Klasifikačná funkcia inventár fixuje a odráža najracionálnejšie a najlogickejšie usporiadanie záležitostí vo fonde. Zaradením dokumentov a spisov v rámci archívneho fondu sa rozumie ich vedecké zoskupenie v súlade s historicky ustálenou štruktúrou tvorcu fondu alebo hlavnými smermi a problematikou jeho činnosti.

Súpis tvoria popisné články, súhrnný záznam, atestačný list a referenčný aparát. Predmetom popisu je úložná jednotka.

Súpisy sa zostavujú:

Pre trvalé uloženie,

Puzdrá na dočasné uskladnenie (nad 10 rokov);

Personálne záležitosti;

Dokumenty na špeciálnych médiách;

Rezortné a úradné publikácie zahrnuté v archíve.

Pravidlá pre zostavovanie a vykonávanie archívnych súpisov. o zostavenie súpisu primárnym dokumentom je administratívna nomenklatúra prípadov. Pred vyhotovením súpisu je potrebné skontrolovať súlad názvu veci s nomenklatúrou listín v nej obsiahnutých, správnosť veci, správnosť dokumentov vo veci.

Pravidlá alebo základné požiadavky na registráciu inventára:

Číslovanie skladových jednotiek v súpise sa vykonáva podľa systematizácie prípadov, pričom pri viaczväzkových prípadoch sa každá krabica alebo jej objem zapisuje do súpisu pod vlastným číslom skladovej jednotky;

Systematizácia skladových jednotiek v inventári by mala zodpovedať systemizácii prípadov v nomenklatúre;

Opisné články súpisu sa vypĺňajú presne podľa názvov prípadov, ktoré sú v ňom uvedené;

Pri zápise do súpisu vecí s rovnakými hlavičkami sa v prvom zázname uvádza celý názov veci, všetky ostatné podobné prípady sa uvádzajú slovami ROVNAKÉ, všetky ich ostatné údaje sa zapisujú do súpisu v plnom rozsahu;

Na každom novom liste súpisu je názov reprodukovaný v plnom rozsahu, aj keď homogénny názov veci pokračuje;

Stĺpec inventára „poznámka“ sa používa na označenie odchodu do dôchodku alebo fyzického stavu prípadu;

Inventár v rezortnom archíve sa zostavuje na základe súpisov štruktúrnych oddelení inštitúcie v súlade s ich významom na základe systematizačnej štruktúry jednotného fondu inštitúcie; dokumenty za niekoľko rokov zahrnuté v jednej veci sa zapisujú do súpisu ku dňu začatia konania;

Číslovanie prípadov podľa súpisu by nemalo presiahnuť štvormiestne číslo, krajné číslo je 9999;

Uprednostňuje sa systematizácia prípadov v inventári podľa chronológie av rámci nej - podľa štruktúry inštitúcie;

Každá dokončená inventúra dostane svoje číslo podľa fondového listu a registra inventúr;

Pri zostavovaní súpisu inštitúcie na základe súpisov jej štruktúrnych častí sa vyhotovujú 2 kópie súpisu. konštrukčná jednotka, 4 kópie ročnej súhrnnej inventarizácie zostavenej v rezortnom archíve, 2 kópie inventarizácie na dlhodobé (nad 20 rokov) uloženie, 3 kópie inventarizácie personálu;

Pri zostavovaní inventára personálu (l / s) sú dokumenty v ňom usporiadané v nasledujúcom poradí: najprv sú to objednávky pre zamestnancov, potom zoznamy zamestnancov, po ktorých nasledujú personálne záznamy, osobné spisy, osobné účty a mzdové agendy, platobné doklady pre povinné a dobrovoľné platby až kumul penzijné fondy a povinné sociálne odvody v štátny fond správy o poistení a nehodách;

Osobné spisy sa systematizujú abecedne a do súpisu sa zapisujú podľa roku výpovede vlastníka;

Zásoby trvalého, dlhodobého skladu a personálu sa vedú oddelene podľa ich čísel.

Štruktúra zostavenie inventára inštitúcie zahŕňa množstvo dokumentov:

Ročná štrukturálna inventarizácia sa vypracúva v štruktúrnej jednotke;

Ročnú súhrnnú inventúru vypracúva rezortný archív;

Na jeho základe sa v štátnom archíve po presune dokumentov a inventára tam zostavuje konsolidovaný inventár inštitúcie - oddelene pre trvalé uloženie a personál.

Časti inventára sú:

Titulná strana;

Predslov;

Samotný inventár;

Zoznam skratiek;

Ukazovatele;

Konverzné tabuľky;

Bibliografia;

Terminologický slovník;

List svedka.

Titulná strana pozostáva z úplného názvu archívu, mena tvorcu fondu, názvu fondu, čísel fondu, súpisu, názvu súpisu, dátumov ukončenia dokumentov zaradených do súpisu.

V predslovy poskytuje informácie o tvorcovi fondu, fonde, poskytuje anotáciu zloženia a obsahu jeho dokumentov, zloženie referenčného aparátu pre inventarizáciu.

Hlavný text súpisu obsahuje jeho popisný článok. Uvádza poradové číslo skladovej jednotky, účtovné jednotky, spisový register alebo staré inventárne číslo, hlavičku skladovej jednotky, účtovné jednotky, termíny uzávierky dokladov, počet listov v úložnej jednotke, jazyk, pravosť/číslo kópie, spôsob vyhotovenia , stupeň zachovania dokumentov, vonkajšie prvky ... V prítomnosti obzvlášť cenných dokumentov je možné uviesť ich anotácie do popisného článku.

Zoznam skratiek sa zavádza v prípade, že súpis obsahuje špecifické, len pre konkrétnu inštitúciu vlastné, skratky slov a termínov.

Ukazovatele zverejniť predmetné pojmy inventarizácie s potrebnými vysvetleniami a uvedením skladovacích jednotiek. Možné sú vecné, nominálne, geografické, chronologické a iné indexy. Podľa potreby môžu byť nepočujúce alebo s poznámkami.

Konverzné tabuľky sa používajú pri revízii zásob na prevod nových čísel skladových jednotiek do starých. Súčasne uvádzajú čísla nového a starého inventára, čím uľahčujú prácu s novým inventárom.

Bibliografia určuje mieru využitia dokumentov fondu, vykazovanie informácií o ich publikáciách, ich uvádzanie v tlačených a netlačených materiáloch vrátane vedeckého referenčného aparátu.

Terminologický slovník sa zavádza v prípade osobitných podmienok pre tvorcu fondu, uvedených v súpise av dokumentoch v ňom obsiahnutých.

List svedka hlási celkové informácie o inventúre, počet jeho očíslovaných listov, počet skladových jednotiek v ňom od prvého po posledné číslo, zmeny v skladbe inventára. Certifikačný list podpisuje zostavovateľ súpisu. o vnútorné zmeny v inventúre zaznamená tieto zmeny, napr.

V súpise je zaradených 185 (Stoosemdesiatpäť) debničiek od č.1 do č.185.

Zostavil _______________ Dátum.

4 . Archívny katalóg

Archívny katalóg - archívny adresár, v ktorom sa nachádzajú informácie o archívnych dokumentoch podľa zvolenej schémy triedenia. Zvláštnosťou katalógu ako archívnej príručky je, že informácie v katalógu sú umiestnené spravidla na kartách. Kolekcia rôznych adresárov tvorí archívny adresárový systém.

Katalogizácia archívnych dokumentov- súbor prác na príprave, tvorbe a údržbe katalógov. Skladá sa to z:

definície typov katalógu;

Vývoj klasifikačnej schémy pre dokumentárne informácie v nej;

Identifikácia a výber dokumentárnych informácií pre katalogizáciu;

Popisy dokumentárnych informácií na katalógových kartách;

Indexovanie katalógových kariet;

Systematizácia kariet a vedenie katalógu.

Pri katalogizácii sa uplatňuje diferencovaný prístup:

Určuje sa poradie výberu archívnych fondov a ich štruktúrnych častí podľa stupňa ich dôležitosti;

Vyberajú sa potrebné prípady, dokumenty, informácie z nich;

V závislosti od vznikajúceho katalógu sa používajú rôzne spôsoby opisu dokumentárnych informácií.

Pri určovaní typu katalógu sa berú do úvahy:

Úroveň a profil archívu;

Štruktúra, zloženie, obsah, stupeň rozvoja fondov;

Intenzita a úlohy používania dokumentov;

Dostupnosť a kvalita iných archívnych adresárov;

Personálne a materiálno-technické možnosti archívu.

Archívny katalógový systém. Katalóg by mal čo najlepšie odrážať dokumentárne zloženie archívu, slúžiť ako kľúč k nájdeniu najpopulárnejších dokumentov. Archívna kartotéka môže vychádzať z kancelárskej kartotéky, ktorá prešla spracovaním v archíve za účelom jej členenia na kartotéky trvalých, dlhodobých (nad 10 rokov), krátkodobých (do 10 rokov) prípadov. a personálne doklady.

Adresáre môžu byť zostavené na základe logickej alebo abecednej štruktúry. Prvý zahŕňa systematický, tematický, chronologický. Druhý - predmet: nominálny a geografický.

Klasifikácia adresárov

Uverejnené dňa http://www.allbest.ru/

Najbežnejšie typy adresárov sú:

- systematický- podľa odborov vedomostí a praktických činností spoločnosti;

- tematické- podľa tém, podtém, nadpisov, podnadpisov;

- o inštitucionálnej histórii- podľa odvetvia, jurisdikcie, typu inštitúcie v abecednom poradí;

- o histórii administratívno-územného členenia- podľa typov administratívno-územných jednotiek av rámci nich - podľa abecedy mien;

- chronologicky- podľa chronológie udalostí alebo podľa datovania dokumentov alebo podľa času udalostí, na ktoré sa vzťahuje - abecedne podľa osôb uvedených v dokumentoch alebo podľa autorov dokumentov;

- geografický - v abecednom poradí geografických a topografických objektov;

- personál oddelenia- údaje o odpracovaných rokoch, mzdách a iných ukazovateľoch na výpočet dôchodkov po prenesení do archívu možno použiť na zostavenie osobného katalógu;

- názvy fondov- pri väčšom množstve prostriedkov je možné použiť na prvotné oboznámenie sa s fondmi, ich názvami, číslami, termínmi.

Klasifikácia archivovaných adresárov... Všetky katalógy sú spojené do jedného archivačného katalógového systému. Vytvorenie špecifického typu katalógu začína vypracovaním schémy jeho klasifikácie. V medzinárodnej dokumentárnej vede sa akceptuje: univerzálna desatinná klasifikácia; klasifikácia hrubého čreva.

Voľba klasifikačnej schémy je daná skladbou archívnych dokumentov a úlohami ich použitia. Sú vzájomne prepojené systémom odkazov, ktorý zahŕňa úplné odkazy (od konceptu bez indexu po koncept s indexom) a čiastočné odkazy (doplnkové) na prepojenie súvisiacich konceptov. Je možné prejsť zvnútra - k medziarchívnym katalógom, ktoré plnšie odrážajú skladbu archívnej dokumentácie o konkrétnom probléme, tej či onej problematike.

Od konca 70. rokov 20. storočia. v sovietskej archívnictve sa používa Schéma jednotnej klasifikácie dokumentárnych informácií v systematických katalógoch štátnych archívov ZSSR (Moskva, 1978). Schéma je postavená na logickej štruktúre, kde sú členenia reprezentované odvetviami vedomostí a činností spoločnosti. Takéto priemyselné odvetvia na národnej úrovni sú:

Štátna budova. vláda... Ochrana štátnosti.

Spoločenský a politický život.

Národné hospodárstvo.

Kultúra. Veda. Zdravotná starostlivosť.

Každé odvetvie (divízia) v jednotnej klasifikačnej schéme sa zvyčajne nazýva oddelenie. Každé oddelenie má svoje prehľadné členenie na podsekcie, sekcie a podsekcie a menšie oddelenia.

Pri katalogizácii dokumentov z archívneho fondu je potrebné podrobne si preštudovať štruktúru budovania jednotnej klasifikačnej schémy, jasne definovať, ktorý odbor, pododbor a pod. logicky možno pripísať ten či onen pojem vyjadrený v dokumentoch.

K implantácii a selekcii dokumentačných informácií na katalogizáciu dochádza jednak pri tematickom vývoji archívnych fondov, ako aj pri sprievodnej katalogizácii spojenej s inými typmi prác na identifikáciu a popis dokumentov. Pri katalogizácii Osobitná pozornosť zaplatené dôležité udalosti, fakty, javy odrážajúce epochu, istý historické obdobie, udalosť alebo charakter konkrétnej lokality, regiónu a pod. Odhalené informácie sú popísané na katalógových lístkoch na úrovni subdokumentárneho, individuálneho, skupinového popisu. Pri vedľajšom popise dokumentu sa vykazuje informácia o jednom dokumente, pri jedinom dokumente - úložnej jednotke, pri skupinovom popise - tematicky, logicky, chronologicky príbuzná skupina úložných jednotiek alebo dokumentov.

Vďaka tomu je možný popis na úrovni časti dokumentu, dokumentu, skupiny dokumentov, úložnej jednotky, skupiny úložných jednotiek.

Indexová karta obsahuje nasledujúce atribúty:

Index delenia klasifikácie;

Označenie dátumu a miesta konania;

Informačné informácie (popis obsahu);

Názov archívu;

názov fondu;

Archívny kód dokumentu (číslo fondu, inventára, úložnej jednotky, listu);

Metóda prehrávania;

Priezvisko pôvodcu;

Dátum zostavenia;

V niektorých prípadoch môže byť anotácia na zadnej strane karty zablokovaná.

Archívne katalógy sú neustále aktualizované o nové údaje. Jednou zo súvisiacich prác je katalogizácia, ktorá zahŕňa:

Vedecká a metodická podpora práce;

Indexovacie karty;

ich systematizácia podľa indexov a nadpisov;

Zostavenie odkazu na katalóg;

Zlepšenie katalógu;

Vedenie účtovných formulárov pre katalogizáciu a používanie katalógov.

Karty zahrnuté v katalógu musia byť indexované, musí byť na nich pripevnený index - symbol, prvok jazyka, písmená, čísla, konvenčné znaky, ktorých účelom je sprostredkovať obsah informácií zaznamenaných v dokumentoch, opraviť miesto oddielov v schéme triedenia a určiť vzťah medzi týmito oddielmi ...

Indexy môžu byť:

doslovný;

digitálny;

Kombinované.

Slúžia na určenie miesta kariet v katalógu. Ich systematizácia sa vykonáva v súlade s indexmi v poradí písmen a čísel. Neustále zlepšovanie katalógov zahŕňa zlepšovanie klasifikačnej schémy, kontrolu ich obsahu a dizajnu, zlepšovanie popisov. V dôsledku toho by katalógy mali byť po inventári druhou najdôležitejšou archívnou referenciou.

5 . Archívny sprievodca

Archívny sprievodca - archívna príručka, ktorá obsahuje systematicky charakteristiku alebo stručné údaje o archívnych fondoch a je určená na oboznámenie sa s ich skladbou a obsahom.

Sprievodcovia pokrývajú informácie na úrovni Národného archívneho fondu Kazašskej republiky, skupiny archívov, archívu a množstva archívnych fondov. V závislosti od toho sa sprievodcovia ďalej delia:

K sprievodcovi archívnymi fondmi;

Krátky sprievodca archívnymi fondmi;

Tematický sprievodca archívnymi fondmi;

Sprievodca archívmi.

Sprievodca archívnymi fondmi určuje zloženie archívu na úrovni fondu. Obsahuje systematizovaný zoznam charakteristík archívnych fondov vrátane názvu, čísla, objemu fondu, dátumov jeho ukončenia, historických údajov, anotácií, bibliografie.

Rýchly odkaz na archívne fondy poskytuje informácie o archívnych fondoch všeobecnejšieho alebo užšieho tematického charakteru ako sprievodca fondmi. Obsahuje názvy fondov a stručné informácie o nich. Tieto zahŕňajú počet, objem a dátumy ukončenia finančných prostriedkov. Adresáre môžu byť anotované a bez anotácií.

Tematický sprievodca archívnymi fondmi uvádza informácie o fondoch definovaných konkrétnou témou. V ňom sa v súlade s témami uvádza názov, číslo fondu, jeho krajné dátumy, čísla inventárov obsahujúcich dokumenty k téme, vedecký referenčný aparát pre fond, anotácie, bibliografia. Okrem toho je možné uviesť informácie o histórii tvorcu fondu a podmienkach prístupu a používania dokumentov.

Sprievodca archívmi obsahuje informácie o množstve archívov, počnúc Národným archívnym fondom Kazašskej republiky a pokračujúc skupinou archívov. Určuje zloženie archívu, skupinu archívov, zloženie Národného archívneho fondu Kazašskej republiky podľa úložísk jeho celku alebo jeho jednotlivých častí. Charakteristika archívu v tejto príručke obsahuje názov a adresu archívu, referenčné údaje podľa typu dokumentácie, historické informácie a anotáciu. Okrem toho môže byť uvedená bibliografia archívu. V závislosti od úloh, ktorým takýto sprievodca čelí, môže byť všeobecný alebo tematický. Pri príprave sprievodcov sa používa diferencovaný prístup, ktorý spočíva vo výbere fondov, prípadov a dokumentov na to určených, výbere informácií, identifikácii optimálneho zloženia a stupňa úplnosti referenčného aparátu. Informácie v sprievodcoch sú spravidla rozdelené na informácie o fondoch predsovietskeho, sovietskeho a postsovietskeho obdobia. Vnútri ich materiálu sa nachádza historicky a logicky.

Sprievodca pozostáva z hlavnej časti, ktorá poskytuje popis fondov a dokumentov, a referenčného aparátu vrátane titulnej strany, obsahu, predslovu, zoznamu skratiek, indexov. Pri zostavovaní sprievodcov je hlavnou požiadavkou na ne úplnosť reflektovaných informácií, dostupnosť referenčných údajov (archív, fond, inventár, úložná jednotka), v prípade potreby aj anotácie k dokumentom. Sprievodcovia môžu okrem informácií o hlavných archívnych fondoch obsahovať aj informácie o nekomentovaných fondoch. Archívne príručky môžu obsahovať podrobnú bibliografiu, ktorá uvádza nielen všeobecné bibliografické údaje, ale aj publikácie archívnych dokumentov alebo správy o nich.

6 . Prehľad archívnych dokumentov a iných archívnych adresárov

Prehľad archívnych dokumentov - archívna príručka, ktorá obsahuje systematizované informácie o zložení, obsahu a rešeršných údajoch jednotlivých súborov archívnych dokumentov, doplnené v prípade potreby o ich zdrojový rozbor. Recenzie môžu byť zásob a tematické... Súčasťou revízie archívneho fondu sú systematizované informácie o zložení a obsahu dokumentov fondu a ich pramenný rozbor.

Tematický prehľad dokumentov obsahuje systematizované informácie o skladbe a obsahu dokumentov z jedného alebo viacerých archívnych fondov na konkrétnu tému a ich zdrojovú analýzu.

Hlavný rozdiel medzi revíziou archívnych dokumentov od iných typov vedecké referenčné dokumenty je vykonávanie zdrojovej analýzy, ktorá zahŕňa určenie východiskovej študijnej hodnoty posudzovaných dokumentov, ich úplnosti a stupňa zachovania, spoľahlivosti, charakteru faktografických údajov v nich obsiahnutých.

Hlavnou časťou prieskumu sú anotácie archívnych dokumentov doplnené o ich rešeršné údaje. Posudok sa zostavuje na celý archív, potom - na jeho fondy, inventáre, kufríky, hárky. V plnom rozsahu je prehľad tvorený charakteristikou inštitúcií – tvorcov fondov, charakteristikou dokumentov, referenčným aparátom.

Schéma zostavenia prehľadu archívneho fondu je nasledovná:

Štrukturálne - so štruktúrovaným tvorcom fondu a podľa toho aj fondom, keď názvy štrukturálnych častí sú názvami sekcií recenzie;

Sektorové (funkčné) - pri absencii jasnej štruktúry tvorcu fondu a teda fondu;

Tematické – zoskupovanie a prezentácia obsahu dokumentov na konkrétne témy;

Chronologické - zoskupenie a zobrazenie obsahu dokumentov podľa chronológie;

Nominálne - zoskupenie a prezentácia obsahu dokumentov podľa ich typov.

Tematické preskúmanie dokumentov sa môže vykonať podľa nasledujúcej schémy:

Priemysel (funkčný);

Tematické;

Chronologické.

Anotácie dokumentov v recenzii obsahujú informácie o obsahu dokumentov, ich zdrojovom rozbore, hlavných typoch dokumentov, ich autorstve, chronologickom rámci, pravosti, rešeršných údajoch. Pri prieskume fondov poskytujú údaje z vyhľadávania informácie na úrovni fondu (zásoby, prípad, hárok). V tematickom prehľade sú rešeršné údaje doplnené o názvy archívov a čísla zbierok.

Referenčný aparát prehľadu pozostáva z titulnej strany, obsahu a predslovu, ktorý poskytuje informácie o fonde a tvorcovi fondu, štruktúru prehľadu, zloženie referenčného aparátu, zoznam skratiek, a index.

Okrem vyššie uvedených dokumentov obsahuje tematický prehľad aj: zoznam prostriedkov použitých na jeho prípravu; bibliografiu a informácie o dostupnosti dokumentov k téme v iných archívoch.

Archívny index je archívny adresár obsahujúci systematizovaný zoznam názvov objektov alebo objektov, ktoré obsahujú informácie o archívnych dokumentoch s uvedením ich vyhľadávacích údajov.

Ukazovatele môžu byť:

Medziarchív;

Medzifondový;

Vnútrofondový;

Pre doklady jedného inventára;

Niekoľko inventúr fondov;

celý fond;

Viacero fondov jedného archívu;

Niekoľko archívov.

Ukazovatele je možné zostaviť:

Na hlavičky úložných jednotiek bez ich prezerania;

K jednotlivým dokumentom s ich prezeraním.

Podľa nadpisu sa ukazovatele zase delia na abecedný, systematický a chronologicky... Ukazovatele na skladové jednotky v rámci fondu sa zostavujú, ak fond má komplexná štruktúra, často sa využíva veľké množstvo zásob.

Medzifondové indexy sa zostavujú s homogénnosťou ich záležitostí, ich komplementaritou. Rovnaké ukazovatele môžu byť medzi archívmi. Opisné články indexov pozostávajú z vecnej koncepcie a rešeršných údajov o fondoch, súpisoch, debnách, listoch. Indexové pojmy môžu byť vzájomne prepojené referenčným systémom.

Hlavné typy ukazovateľov:

Tematické;

Nominálne;

geografické;

Chronologické;

Abecedne;

Systematický.

Historické pozadie archívneho fondu sa zostavuje pri otvorení tohto fondu a obsahuje históriu tvorcu fondu, históriu fondu a popis dokumentov fondu.

História tvorcu fondu zahŕňa:

História vzniku tvorcu fondu (dátumy, čísla, názvy administratívnych dokumentov o jeho vzniku a premene);

Úlohy a funkcie tvorcu fondu a ich zmeny;

Rozsah činnosti tvorcu fondu, zloženie systému podriadených organizácií;

Miesto tvorcu fondov v systéme štátneho aparátu, hospodárskom, spoločensko-politickom, kultúrnom živote;

Zmeny v mene a podriadenosti tvorcu fondu; štruktúra tvorcu fondu a jej zmeny;

Termín činnosti tvorcu fondu.

História nadácie zahŕňa:

Dátum prvého prijatia fondu do archívu, jeho objem, termíny;

Zmeny v zložení a objeme fondu a ich dôvody;

Stupeň uchovávania dokumentov;

Vlastnosti tvorby, opis, systematizácia dokumentov;

Informácie o dostupnosti dokumentov tvorcu fondu v iných fondoch a archívoch;

Informácie o prítomnosti dokumentov iných tvorcov fondov v dokumentoch fondu;

Zloženie vedeckého a referenčného aparátu.

Popis dokumentov fondu zahŕňa:

Zloženie dokumentov fondu, ich druhy a termíny;

Vlastnosti dokumentácie obsiahnuté v tomto fonde;

Postup pri používaní dokumentov;

Charakteristika vedeckého referenčného aparátu.

Literatúra

Sapar Bayzhan-Ata. ltt m? ra? at t? ireginde / V knihe. Alash Miras. Národné dedičstvo. - Almaty, 1995.

Sarieva R. M? Ra? At? A zha? Vy? Som? Alebo kerek / Ana tili. 2001. Číslo 27.

Sarieva R. K výsledkom implementácie Programu rozvoja archívnictva v Kazašskej republike na roky 2001-2005 /? Aza? Stan m? Ra? Attara. 2006. Číslo 1.

Sizov S. Archív a internet: súčasná situácia/ Publikačná činnosť archívnych inštitúcií: stav a perspektívy. Materiály republikového vedeckého a praktického seminára. - Astana, 2007.

Stepansky A.D. K dejinám vedeckých a historických spoločností v r predrevolučné Rusko/ AE za rok 1974. - M., 1975.

Tyuneev V.A. Archívne dedičstvo krajín SNŠ: uchovávanie, prístup, používanie / Domáce archívy. 1998. Číslo 5.

Uralova S.S. TsNTIDAD RK: vznik a rozvoj /? Aza? Stan m? Ra? Attara. 2007. Číslo 1-2 (41-42).

Khabizhanova G.B., Valikhanov E.Zh., Krivkov A.L. Ruská inteligencia v Kazachstane (druhá polovica 19. – začiatok 20. storočia). - M., 2003.

Khasanaev M.Kh. Dvojsté výročie archívnictva v Kazachstane (história, štát, problémy). - Almaty, 1995.

Khashimbaeva Z. Zo skúseností s posudzovaním fyzického stavu dokumentov v Archíve prezidenta Kazašskej republiky /? Aza? Stan m? Ra? Attara. 2006. Číslo 1.

Shalgynbai Zh.Zh. Úloha archívov pri formovaní pramennej základne pre štúdium dejín kazašského vydávania kníh v 19. - začiatkom 20. storočia. / Publikačná činnosť archívnych inštitúcií: stav a perspektívy. Materiály republikového vedeckého a praktického seminára. - Astana, 2007.

Uverejnené na Allbest.ru

Podobné dokumenty

Opis systému vedeckého referenčného aparátu. Základné účtovné doklady, povinné pre archív organizácie a jej vývoj. Kartotéka - referenčná kniha, ktorá obsahuje informácie o obsahu dokumentov na kartách. Vedecký referenčný prístroj na preskúmanie.

prezentácia pridaná 30.11.2014


Koncepcia a princípy budovania vedeckého a referenčného aparátu, jeho štruktúra a vzájomné pôsobenie jednotlivých komponentov. Poradie inventára, systém katalógov v archíve. Príručky a doplnkové referenčné a vyhľadávacie nástroje, princípy ich fungovania.

semestrálna práca pridaná 9.12.2014


Archív ako organizácia, ktorej funkciami sú uchovávanie listinných materiálov, zostavovanie vedeckého a referenčného aparátu pre ne a organizácia používania listinných materiálov. Vznik archívov v staroruskom štáte, ich vývoj.

test, pridaný 14.01.2014


Vyhľadajte nepublikované zdroje na témy, ktoré historika zaujímajú. Sieť a zloženie archívov. základy vládne agentúry a osobné prostriedky. Vedecký referenčný aparát archívov a jeho štúdium. Štúdium prípadov, identifikácia a výber dokumentov.

abstrakt, pridaný 14.12.2008


Štúdium bibliografickej činnosti. História a koncepcia bibliografie a jej vývoj v Rusku. Informačná infraštruktúra, ktorá zabezpečuje prípravu, distribúciu a používanie bibliografických informácií o dokumentoch akejkoľvek krajiny.

abstrakt, pridaný 21.11.2008


História vzniku Ruského štátneho archívu starovekých činov. Jeho stručný popis a obsah. Vedecký referenčný aparát archívu. Vedenie kroník, starých tlačených kníh, zbierok kníh moskovskej cirkvi a občianskej tlače.

abstrakt pridaný dňa 17.04.2014


Druhy a odrody osobných archívnych fondov. Vlastnosti získavania a opisu dokumentov osobného pôvodu. Financovanie dokladov osobného pôvodu. Činnosť archivára pri tvorbe fondov osobného pôvodu.

semestrálna práca, pridaná 6.1.2016


Archívna práca v talianskych štátoch pred a po znovuzjednotení Talianska. Zabezpečovanie bezpečnosti, získavania, účtovania a používania archívnych dokumentov v SR. Ruské materiály vo fondoch Ústredia Štátny archív... Vatikánsky archív.

abstrakt, pridaný 20.03.2014


Zloženie archívneho fondu Ruska, história jeho vývoja, reguláciačinnosti. Znaky zoskupovania dokumentov, vznik archívnych fondov. Charakteristiky triedenia dokumentov z osobných fondov, spojených archívnych fondov a zbierok.

test, pridané 08.06.2013


Štúdium histórie vzniku a vývoja Ruského štátneho vojenského historického archívu. Charakteristika základných princípov systemizácie sekcií v archívnych fondoch. Analýza konfigurácie archívu, osobitosti ukladania historických dokumentov.