Personaliteenistuse juhtumite nomenklatuur. Personaliosakonna asjade nomenklatuur Personaliosakonna asjade nomenklatuuri juhend

Olenevalt mis tahes organisatsiooni tegevuse spetsiifikast on selle tegevuses esilekerkivate juhtumite loetelu erinev. Aga mõnes suunas on võimalik tuua üldine näide... Seega pakub see artikkel personaliosakonna juhtumite nomenklatuuri.

Samas võib personalijuhtimise divisjoni organisatsioonis olenevalt lahendatavatest ülesannetest nimetada personaliteenistuseks, personalijuhtimiseks või omada teistsugust nimetust. Kuid olemus sellest ei muutu. Lihtsalt tänapäeval eelistab enamik Interneti-kasutajaid selle teema kohta teavet otsides sisestada Yandexi otsingufraasi "Personaliosakonna nomenklatuur", nii et artikli pealkiri on selline.

Antud proovi saab võtta aluseks ja vastavalt konkreetsetele tingimustele kohandada. Näiteks ei ole käitumine normatiivselt fikseeritud. Seega, kui teie organisatsiooni tegevuses pole isikutoimikute moodustamist ette nähtud, siis kustutage kohtuasjade nomenklatuuri näitel teie jaoks üleliigseks muutunud juhtum. Aga kui neid väljastatakse väga aktiivselt, siis on soovitatav need eraldi välja tuua kui iseseisvat ettevõtet jne. Proovi põhiidee on minu arvates selge.

Väga üksikasjalikult on juba üksikasjalikult käsitletud küsimusi ja metoodikat varasemates väljaannetes. Keda huvitab - vaadake. Kuna loete seda artiklit, siis on väga suur tõenäosus, et olete lihtsalt huvitatud.

HR juhtumite nomenklatuuri näidis

Säilivusaja määramiseks kasutati viimast kehtivat 2010.a., seda saab vaadata või alla laadida lingilt. Seal (viidetena) on teave teiste üldkasutatavate dokumentide loetelude kohta. Kui organisatsiooni kohta, kus töötate, on koostatud osakonna- või valdkondlik nimekiri, siis on loomulikult vaja koostada artiklite lingid ja säilitusajad sellise nimekirja järgi.

Teil on võimalus hankida artiklis antud doc-vormingus. Loodetavasti oli see artikkel abiks kontoritöö korraldamisel.

Jevgenija Polosa

Täname teid selle artikli lisamise eest:

Veel huvitavaid asju teemal.

Personaliosakonna juhtumite nomenklatuur on ametlik dokument mis tahes organisatsioon... See sisaldab kõiki andmeid ettevõtte muude dokumentide ja asjade kohta. Personalitöötajad kasutavad seda oma töötegevus kord aastas detsembris teabe kontrollimiseks ja lisamiseks.

V see dokument sisaldab ettevõtte kontoritööks algavate juhtumite nimetusi, märkides ära perioodid, mille jooksul neid saab säilitada, ja muid andmeid.

Sordid ja omadused erinevateks tegevusteks

Nomenklatuur juhtub kolme tüüpi:

• standard, see tähendab, et selle moodustavad regulatiivdokumendi kohaselt sama tüüpi organisatsioonid;
• eeskujulik või soovituslik tüüp;
• isik, mis luuakse ettevõttes selle tüüpilise ja ligikaudse välimuse alusel.

Ettevõtte sisenomenklatuurid kehtestatakse kõikidele osakondadele eraldi või ühiselt. Nende dokumentide teist versiooni nimetatakse konsolideeritud.

Normatiivaktid

Personalitöötajad, kajastades töövoogu, põhinevad teatud normid aastal ette nähtud järgmised dokumendid:

• Peaarhiivi korraldus nr 33, vastu võetud juba 1988. aastal, mis sisaldab nende tegevuste ja dokumentatsiooni haldamise reeglite põhilist loetelu;
• Otsus Vene arhiiv kinnitatud alates 2002. aastast 6. veebruaril;
• Valitsuse määrusega 477 kehtestatud kantseleitöö eeskirjad Venemaa Föderatsioon 15. juunil 2009. a.

Dokumentide ohutuse tagamine

Vastutav ametnik Personalihaldus ja andmete turvalisus vastavalt tellimusele peadirektor eesmärgipäraselt täidab oma tööülesandeid vastavalt juhistele.

Info personali kohta sisestatakse igasse vastavasse juhtumisse vastavalt moodustatud juhtumite nomenklatuurile. Vastavalt käesolevale dokumendile on kogu teostatud dokumentatsioon rühmitatud kaustadesse.

Juhtumid moodustatakse rangelt määratletud järjekorras:

1. Korpuse kaas on koos tähistusega vormistatud: ettevõtte täielik nimi, osakonna täpne nimi, kohtuasja number nomenklatuuri järgi ja pealkiri, paberite säilitamise aeg.
2. Failid on palistatud: ainult koostatud ja vormistatud dokumentatsioon, dokumendi originaalkoopia, samal kalendriaastal koostatud paberid.

Paberid pannakse karpi numbrite ja kuupäevade järgi, kui lehtede arv on üle kahesaja viiekümne või nende paksus ületab nelja sentimeetrit, tuleks see dokument jagada kaheks või enamaks köiteks. Suured ettevõtted moodustavad palju tellimusi ja rakendavad neid erinevatel juhtudel.

Vajadus kasutada

Töötajate nimekiri struktuuriüksus kasutatakse, kui:

1. Korraldage dokumente. Antud juhul seisneb selle vajalikkus vormistatud paberite laialisaatmise korras ja nende säilitamises. See on ka aluseks elektroonilise dokumentatsiooni otsimise, selle levitamise, nagu failiprogrammi või teabebaasi ohutuse ja lihtsuse tagamisel.
2. Teave paberite säilivusaja kohta on vajalik, sest kõigil nomenklatuuriga seotud juhtudel on märgitud periood, mille jooksul neid saab säilitada. Seetõttu võimaldab see läbi viia esimese etapi iga dokumendi olulisuse kontrollimiseks.
3. Juhtumid indekseeritakse, see tähendab, et dokumendid registreeritakse kaustadesse üksuste indeksite järgi, mis seejärel viitavad registreerimisnumbrid dokumentatsioon;
4. Arvesse võetakse ettevõtte struktuuri.
5. Juhtumite inventuurid ajutiste ja alalised tähtajad ladustamine, paberid arvestatakse, vastavalt kontoritööle.
6. Arvesse võetakse juhtumeid, mille ajutine ladustamisaeg ei ületa 10 aastat.
7. Vajalik viiteinfo kartoteekis sisalduvate vormistatud paberite kohta.

Nomenklatuur tuleb koostada kõikides ettevõtetes ja asutustes, sest see võimaldab oluliselt süstematiseerida tööd paberitega.

Kompositsiooni ja struktuuri nüansid

Iga ettevõte koostab personaliosakonna jaoks iseseisvalt juhtumite loendi. Standardloendis on kõigi juhtumite nimed märgitud individuaalne nimekiri.

Nomenklatuuri koostamisel viitavad vastutavad töötajad ettevõtte spetsiifikale, tegevusele ja struktuurile. Struktuuriüksuste jaoks koostatakse eraldi vastavad nimekirjad, mis seejärel kombineeritakse kogu ettevõtte üldnomenklatuuriga.

Selle ühtse loendi väljatöötamisega võivad tegeleda organisatsiooni töötajad või spetsialiseerunud kolmandad osapooled. Ettevõtte juht annab selle koostamiseks korralduse, nimetades ametisse vastutavad ametnikud.

See dokument peaks koosnema:

• ettevõtte põhikiri;
• Ettevõtte kõigi olemasolevate osakondade eeskirjad;
• juhtumite loetelud iga osakonna kohta;
• personalitabel;
• ettevõttes tööprotsessi reguleerivad määrused;
• töökirjeldus.

Viimaste aastate juhtumite teabe kontrollimise tulemuste põhjal võib nomenklatuur koosneda lõpetamata juhtumitest, erineva säilitusajaga dokumentidest.

Esiteks moodustatakse see siis, kui ettevõte on alles oma tegevust alustanud, seejärel peaks igal aastal toimuma kas täpsustamine, täiendamine või reform. Vajadusel kustutatakse nimetatud dokumendist vanad, mittevajalikud ja kehtetud juhtumid.

Vastavalt normidele kinnitatud vorm, moodustatakse nomenklatuur tabelina. See vorm sisaldab järgmisi jaotisi:

• kohtuasja register ja pealkiri;
• kui palju pabereid selles hoitakse;
• nende säilitamise kestus.

Viimases veerus olevad andmed võivad olla erinevad, sest juhtum salvestatakse mõnikord elektroonilistele andmekandjatele või saadetakse kõrgematele osakondadele. See teave peaks kajastuma täpselt nomenklatuuri viimases osas.

Kinnitamise ja muutmise kord

Personaliosakonna nomenklatuur eraldiseisva allüksusena moodustatakse aastal eraldi vorm ja seejärel sisestati kogu ettevõtte asjade üldnimekirja.

Personaliametnik koostab sellised nimekirjad aasta viimasel kuul, annab selle kinnitamiseks üle oma osakonna juhatajale ja arhiiviosakonna töötajale. Vastutav ametnikud peavad dokumendi oma allkirjaga kinnitama. Lisaks saab avaldada organisatsiooni juht nomenklatuuri kinnitamise korraldus.

Teiste osakondade kooskõlastatud ja kehtestatud juhtumite loetelud liidetakse kogu ettevõtte koond- või üldnimekirjadega. Riiklikud organisatsioonid koondnomenklatuur kooskõlastatakse osakondade ja ekspertkomisjoni liikmetega.

Järgmise aasta nomenklatuuri moodustamisel on vaja selles eraldada veerg, kuhu kantakse uued selleks aastaks loodud juhtumid. Viimases jaotises olevad tühjad ruumid peaksid sisaldama kolm või viis rida ja mõnikord on vaja käsitsi täita kõik kehtiva juhtumite nomenklatuuri koopiad. Uutele juhtumitele määratakse numbrid brutonumeratsiooni järgi.

Kahtlemata tuleks need kohandused kohe tähele panna, vältides kuudepikkuseid viivitusi, kuid enamasti unustatakse see ära.

Kui kohandused on seotud juhtumite lõpetamise või lõpetamisega jooksva aasta jooksul, ei lisata ülesannete nimekirja ning aegunud teave kriipsutatakse maha.

Säilitusperioodid

Juhtuminomenklatuur hoiab pabereid koos erinevad perioodid säilitamine, vastavalt dokumendi sisule, eesmärgile, samuti andmete usaldusväärsuse tasemele. Teabe säilimise tagamiseks tähtaegade kinnitamisel tuleks lähtuda spetsiaalsetest nimekirjadest. Vastavalt näidatud nimekirjadele mõned dokumendid salvestatakse määramatu aeg või vastava arvu aastate jooksul.

Personaliarvestust tuleks säilitada üsna pikka aega, alustades alates 75 eluaastast.

Plankide ja aruannete puhul on töötajate tasustamise osas säilitusajad arhiiviüksuses kuni 5 aastat, kuid on ka erandeid, mille pikim tähtaeg on vähemalt 75 aastat. Organisatsioon peab säilitama töötasu arveldustehingute dokumente tähtajatult.

Kõik maksuteenuse paberid tuleb jätta ettevõttesse 5 aasta jooksul alates nende moodustamise kuupäevast.

Sellest loengust saate õppida, kuidas moodustada juhtumite nomenklatuuri.

Personaliosakonna juhtumite nomenklatuur 2018. aastaksvõib vaja minna igale tööandjale. Kuidas seda õigesti koostada ja millised on selle kasutamise eripärad, räägime teile meie artiklis.

Milline on personaliteenistuse juhtumite nomenklatuur

Iga kaasaegse ettevõtte personaliosakonnast läbib tohutul hulgal erinevaid dokumente: kohalikud eeskirjad, kaardid, tööraamatud, lepingud. Ja loomulikult on nende tõhusaks raamatupidamiseks vaja töövoogu süstematiseerida.

Aga isegi siis, kui ettevõte on teoreetiliselt käibe läbiviimisega rahul personali dokumendid väljaspool süstemaatilist lähenemist peab ta teatud juhtudel selle süstematiseerima, lähtudes õigusaktide nõuetest.

Fakt on see, et vastavalt artikli 1 lõikele 1 17 seaduse "On arhiiviasjad»Dateeritud 22.10.2004 nr 125-FZ Organisatsioonid peavad tagama arhiiviks liigitatud dokumentide ohutuse (säilitatakse nende tähtsuse tõttu omaniku jaoks). Peaaegu kogu personalitöövoos kasutatava dokumentatsiooni kaasamine on õigustatud. Ohutus arhiividokumente peab andma tööle pakkuv ettevõte seadusega kehtestatud ajastus.

Seadusega kehtestatud arhiividokumentide säilitamise tähtaegade kohta saate täpsemalt teada artiklist "Millised on dokumentide säilitusajad kohtuasjade nomenklatuuri järgi?" .

Samal ajal sõltub seaduse nr 125-FZ nõuete täitmise viis sellest, kas organisatsioon on avalik või eraõiguslik:

• Dokumendivoo optimeerimisel peavad valitsusasutused järgima Rosarkhivi kolleegiumi 02.06.2002 otsusega kehtestatud reegleid (edaspidi - Rosarkhivi eeskirjad).
• Eraettevõtete jaoks on selle RLA mõju in üldine juhtum ei kehti (ainult siis, kui nad kasutavad valitsuse dokumendid). Kuid praktikas järgivad paljud eraettevõtted reegleid. See on tingitud asjaolust, et neis sisalduvad normid reguleerivad väga üksikasjalikult ja tõhusalt töövoo korraldust, mille põhielemendiks on just juhtumite nomenklatuur.

Milline ta on? Kui järgite Rosarkhivi määratlust, tuleks juhtumite nomenklatuuri mõista kui kehtestatud vormi kohaselt koostatud juhtumite nimede loendit, mis moodustatakse organisatsiooni dokumendihalduse protsessis. Tegude all mõeldakse antud juhul ettevõtte käibes kasutatavat sama liiki dokumentide kategooriat. Kui me räägime personaliteenusest, võivad need olla:

• tellimused;
• lepingud;
• raamatupidamisdokumendid;
• kaardid;
• tööraamatud jne.

Nomenklatuuris tuleb Rosarkhivi nõuete kohaselt märkida ümbriste säilitusajad. See võimaldab ettevõttel jälgida, kas dokumentide seaduslik säilimine on ettenähtud aja jooksul tagatud.

Nomenklatuur võib sisaldada ka muud teavet, mida kasutatakse töövoo tõhustamiseks (näiteks juhtumiindeksid, nende köidete arv, teenindusmärgid ja märkmed). See on nomenklatuuri kasulikkus dokumendihalduse süstematiseerimise seisukohalt.

Dokumentide ohutuse tagamine: kuidas nomenklatuur aitab

Personalidokumentide turvalisuse tagamine seadusega kehtestatud aja jooksul on personaliametniku üks võtmeülesandeid. Ja nomenklatuuri kasutamine võib aidata seda lahendada.

Selleks, et dokumente säilitada tähtaeg, vajab personaliametnik antud aega määratleda (iga juhtumi puhul) ja võrrelda kasutatud dokumenditüüpidega.

Peamised personalidokumentide säilitamise tähtajad kehtestavad normatiivaktid on:

• kerige näidisdokumendid kinnitatud Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi 25.08.2010 korraldusega nr 558;
• NSVL Glavarchivi poolt 15.08.1988 kinnitatud tüüpdokumentide loetelu.

Eelkõige sisalduvad kaadridokumentide säilitamise tähtaegu kehtestavad normid korraldusega nr 558 kinnitatud nimekirja punktis 8, samuti NSVL Glavarchivi poolt kehtestatud nimekirja punktis 6.

Personaliametniku järgmiseks ülesandeks on läbi viia töövoos kasutatud allikate väärtuse ekspertiis. Selle protseduuri käigus tuvastatakse dokumendid, mis:

• tuleb pikaajaliseks säilitamiseks arhiveerida;
• saab üle viia operatiivhoidlasse ja pärast nende organisatsioonis paigutamise aegumist - sisse kehtestatud kord hävitatud;
• ei tohi nende säilitustähtaja möödumise tõttu (või asjaolu tõttu, et need ei ole ettevõttele väärtuslikud) enam organisatsioonis hoiustada ja kuuluvad hävitamisele.

Personaliametnik saab vaadeldava probleemi edukalt lahendada just juhtumite nomenklatuuri tõttu, kuna selle struktuur sisaldab kogu vajalikku teavet:

• dokumentide kategooriate loetelud, mille ohutus peab olema tagatud;
• seaduses sätestatud säilitusajad.

Personaliteenistuse juhtumite nomenklatuuri koostamise nüansid

Eespool märkisime, et Rosarkhivi reegleid nõuavad eraettevõtted, kuigi need pole nende jaoks kohustuslikud. Juhtumite nomenklatuuri koostamisel võib äriorganisatsiooni personaliametnik tugineda selle osakonna poolt heaks kiidetud normidele.

Seega annab Rosarkhiv valitsusasutustele ülesandeks (ja tegelikult soovitab erafirmadel) koostada tuleva aasta nomenklatuur. Soovitav – jooksva aasta lõpus, et see jõustuks järgmise aasta 1. jaanuaril. Järgmise aasta lõpus tuleb omakorda kinnitada uus nomenklatuur. Ja nii igal aastal.

Vaatame, kuidas see praktikas juhtub. Leppigem kokku, et ettevõte on äsja asutatud ja sellel puudub kehtiv nomenklatuur. Milline võib olla personaliametniku tegevusalgoritm kohtuasjade nomenklatuuri kinnitamiseks vastloodud organisatsioonis?

Personaliametnik peab kohe pärast tööle asumist valmistuma tulevase nomenklatuuri koostamiseks. See tema tegevusvaldkond hõlmab kahe peamise ülesande lahendamist:

• ringluses kasutatavate dokumentide liigitamine kategooriate kaupa ehk kohtuasjade moodustamine;
• asjade säilitustähtaegade määramine vastavalt ülaltoodud õigusnormidele.

Kui järjekorranumbril 558 pole konkreetse kategooria dokumentide säilitusaegu märgitud, peaksite kontrollima, kas need pole kantud NSVL Glavarchivi nimekirja. Selline õigusaktidele pöördumise järjekord on tingitud sellest, et esimene õigusallikas on uuem ja kooskõlas üldtunnustatud õiguspraktika seda tuleks kõigepealt rakendada.

Kui üheski seadusega kinnitatud loendis ei ole teatud juhtudel säilitusaega täpsustatud, peaksite selles küsimuses (ametliku taotluse esitamisel) Rosarchiviga nõu pidama. Dokumentide säilitusaega ei ole soovitatav iseseisvalt määrata.

Selle töö edenedes peab spetsialist fikseerima tuvastatud juhtumite liigid, samuti seadusega ettenähtud säilitusajad spetsiaalsesse dokumenti. Tegelikult saab temast tulevase nomenklatuuri prototüüp ja võib seetõttu struktuurilt sellega täielikult kokku langeda.

Personaliosakond on organisatsiooni struktuuriüksus. Seega saab kohtuasjade nomenklatuuri (ja enne seda - ajutist dokumenti, millesse juhtumid klassifitseeritakse) koostada vastavalt Rosarkhivi reeglite 8. liite vormile, mis on ette nähtud kohtuasjade nomenklatuuri registreerimiseks eraldi struktuuriüksuses. Ettevõte.

8. liite kohase vormi põhielement on tabel, mis kajastab:

• juhtumiindeks;
• juhtumi pealkiri;
• hoiuühikute arv;
• säilitusajad ja esemete arvud vastavalt loetelule;
• nomenklatuuri märkmed.

Personaliosakonna nomenklatuuri struktuur

Personaliosakonna asjade nomenklatuuri struktuur vastavalt Rosarkhivi reeglite 8. lisale on järgmine:

• Tabeli 1. veerus on märgitud haigusjuhtude indeksid. Reeglina peegeldavad need:
• millise struktuuriüksuse või ettevõtte tegevuse suunaga on korrelatsioonis;
• milline seerianumber konkreetsele juhtumile vastab.

• Näiteks kui indeks 01-02 on nomenklatuuris fikseeritud, võib see tähendada, et juhtum on koostatud jaotises 01 (tinglikult võib see vastata personaliosakonnale) ja see on 02 tüüpi dokumentide rühm (tinglikult, need võivad vastata tähtajalistele töölepingutele).

• Nomenklatuuri 2. veerg lisa 8 kujul on kohtuasjade pealkirjad. Siin on märgitud konkreetsete dokumentide või kohtuasjade kategooriate (korraldused, lepingud, isikukaardid jne) nimetused.
• Nomenklatuuri 3. veerus märgitakse ettevõttes säilitatavate konkreetsete juhtumitüüpide arv. See veerg täidetakse lõpus kalendriaasta kui personaliametnik saab täpselt teada ettevõttes säilitatavate juhtumite arvu.
• Neljandas veerus märgitakse iga dokumentide kategooria säilitamise tähtaeg, samuti on toodud lingid õigusaktide artiklitele, milles need tähtajad on määratud.
• 5. veerus võib teha märkmeid konkreetse juhtumiga seotud dokumentide kasutamise kohta. Näiteks teatud dokumentide äravõtmise või hävitamise fakti kajastamine.

Olles aasta lõpuks moodustanud personalijuhtumite kategooriate nimekirja, saab spetsialist asuda selle loetelu ametlikule kinnitamisele juhtumite nomenklatuuri kujul, mida hakatakse kasutama järgmise aasta 1. jaanuarist.

Personaliteenistuse juhtumite nomenklatuuri kinnitamine

Personaliosakonna (ettevõtte struktuurijaotus) nomenklatuur peaks olema osa organisatsiooni kui terviku jaoks koostatud koondnomenklatuurist. Koondnomenklatuuri saab omakorda moodustada Rosarkhivi reeglite lisas 7 toodud vormi alusel.

Selle struktuur kattub peaaegu täielikult 8. lisas sisalduvaga. Selle vormi tabelis on toodud samad veerud, mis struktuuriüksuse nomenklatuuris.

Koondnomenklatuuri kasutamine ja kinnitamine valitsusasutustes on talituste (sh personaliosakonna) nomenklatuuri seadustamise vältimatu tingimus.

Leppigem kokku, et meie osaühing kasutab Rosarkhivi reegleid ka koondnomenklatuuri rakendamise seisukohalt.

Kui eraettevõte otsustab maksimaalselt tagada, et nomenklatuuri kinnitamise kord on kooskõlas Rosarkhivi reeglites fikseeritud normidega, on protseduur järgmine.

Personaliametnik vajab:

• viimistlege oma nomenklatuur, kontrollige hoolikalt ajutises raamatupidamisdokumendis kajastatud andmeid lisa 8 vormil, vajadusel parandage neid;
• leppige moodustatud nomenklatuur kokku arhiivi pidamise eest vastutava töötajaga (tõenäoliselt on selleks ettevõtte dokumendihaldur), samuti personaliosakonna juhatajaga;
• oodake, kuni ettevõtte teiste osakondade nomenklatuurid on sarnaselt kokku lepitud.

Koondnomenklatuuri koostamise eest vastutav spetsialist peaks:

• koguma kokku kõik ettevõtte allüksuste tasandil kinnitatud nomenklatuurid ja seejärel moodustama neis olemasolevate andmete põhjal koondnomenklatuuri Rosarkhivi reeglite 7. lisas kinnitatud kujul;
• leppida dokumendispetsialistiga kokku koondnomenklatuur;
• koondnomenklatuur kooskõlastada ettevõtte juhiga.

Nomenklatuuride (personali-, muud allüksused, konsolideeritud) kooskõlastamine või kinnitamine võib toimuda pädevate isikute allkirjade andmisega. Aga kui on nõutav dokumendi kinnitamine juhi poolt, on parem, kui väljastatakse eraldi korraldus.

Riigistruktuurides on koondnomenklatuur kooskõlas nii osakondade kui ka sisemise nomenklatuuriga ekspertkomisjonid... Eraettevõtetes sellised jaotised reeglina puuduvad, seetõttu saab vormi tekstiplokke, kuhu kinnitavate isikute allkirjad pannakse, muuta, lisades sinna plokid konkreetsete ametnike kinnitamiseks.

Kust alla laadida 2018. aasta personalijuhtumite nomenklatuuri näidis

Meie portaalist saate alla laadida näidise ettevõtte personaliteenistuse juhtumite nomenklatuurist, mis on asjakohane 2018. aastal.

Tulemused

Ettevõtte personaliosakonna asjade nomenklatuur on tööriist, mille kasutamine on ühelt poolt vajalik selleks, et ettevõte saaks täita seaduses sätestatud kohustusi, teisalt aga saab oluliselt suurendada dokumendivoo tõhusust.

Tuleva aasta nomenklatuur tuleks kinnitada, võttes arvesse jooksval aastal toimuvaid muudatusi juhtumite struktuuris.

Lisateavet juhtumite nomenklatuuri koostamise ja kasutamise eripärade kohta ettevõttes saate lugeda artiklist

Suur hulk juhtumeid hoitakse personaliosakonnas. Juhtumite nomenklatuur aitab korraldada õiget töövoogu, määrata õigesti säilitustähtaegu. Selles artiklis räägime temast.

Sellest artiklist saate teada:

• milline on personaliosakonna nomenklatuur 2019. aastaks;
• kuidas dokumenti õigesti vormistada;
• mis hõlmab juhtumite nomenklatuuri.

Mis on personaliosakonna nomenklatuur

Seega on juhtumite nomenklatuur organisatsiooni koostatud juhtumipäiste süstematiseeritud loend, mis näitab nende säilitusaega. See määratlus on antud GOST R 7.0.8-2013, mis on heaks kiidetud Rosstandarti 17. oktoobri 2013 korraldusega nr 1185-st. Tegelikult on see organisatsiooni dokumentide loend, meie puhul personalidokumentide loend.

Juhtumite nomenklatuur luuakse organisatsioonis bürootöö tagamiseks, nimelt vajalike juhtumite korrektseks vormistamiseks, arvessevõtmiseks ja säilitamiseks.

Lisaks süstematiseerib see juhtumite loetelu töövoogu, see süstematiseerib teavet ja on peamine raamatupidamisdokument.

Juhtumite nomenklatuur koostatakse reeglina iga struktuuri- või eraldiseisva jaotuse kohta. Lisaks luuakse ühtne juhtumite koondloend kogu organisatsiooni kohta. Sellega seoses on personaliosakonnal personaliosakonna jaoks oma juhtumite nomenklatuur. Raamatupidamises rakendatakse raamatupidamisjuhtumite loetelu jms.

Juhtude nomenklatuuri on kolme tüüpi:

• tüüpiline,
• ligikaudne,
• individuaalne.

Igal organisatsioonil on oma üksikjuhtumite loetelu. Kuid seda saab välja töötada standardse ülesannete nimekirja alusel.

Nimekiri koostatakse selleks, et võtta arvesse kõiki juhtumeid, mis organisatsioonis tervikuna või iga struktuuriüksuse kohta eraldi läbi viiakse. Lisaks viiakse selle dokumendi abil läbi juhtumite õige rühmitamine teemade ja lõikude kaupa. Samuti on loetelu vajalik asjade kronoloogilises järjestuses säilitamise tagamiseks ning konkreetsete dokumentide säilitustähtaegade määramiseks.

Enamikul juhtudel on juhtumiloendi koostamine vabatahtlik. Nimekirja koostamise peaksid tagama vaid need organisatsioonid, kes on kantud riigi- ja munitsipaalarhiivide komplekteerimisallikate nimekirja. Seetõttu enamik äriorganisatsioonid ei ole kohustatud välja töötama kohtuasjade nomenklatuuri, kuid selle loomine on organisatsiooni enda huvides, kuna see tagab juhtumite reguleerimise ja korrektse säilitamise.

Kuidas koostada personaliosakonna nomenklatuuri 2019. aastaks

Niisiis, juhtumite nomenklatuur loodud iga kalendriaasta kohta. Seetõttu on 2019. aastaks vaja moodustada iseseisev to-do list.

Personaliosakonna nomenklatuur peaks sisaldama kõiki selles struktuuriüksuses loodud juhtumeid. Reeglina sisaldab see loend paberdokumente. Vahepeal on see viimasel ajal aktiivselt arenenud elektrooniline dokumendihaldus... Sellega seoses on loendi igas temaatilises alajaotuses vaja esitada loetelu dokumentidest, mis luuakse ja säilitatakse elektroonilisel kujul.

Ülesannete loendi koostamine koosneb järjestikustest sammudest. Kõigepealt peate otsustama vastutav töötaja kellele see töömaht usaldatakse. Tavaliselt koostab personalijuht või personaliinspektor personaliosakonnas ülesannete nimekirja. Aluseks võite võtta vormi, mis on esitatud lisas 8 GSDOU, kinnitatud. NSVL Peaarhiivi korraldusega 25. mai 1988 nr 33. See dokument sisaldab ka põhilisi nomenklatuuri osade täitmise reegleid.

Tehakse ettepanek koostada dokument järgmistest osadest:

• juhtumiindeks;
• juhtumi pealkiri (pealkiri);
• juhtumite arv;
• ümbrise säilivusaeg. Pange tähele, et juhtumite säilitusajad on toodud Venemaa Kultuuriministeeriumi 25.08.2010 korralduses N 558;
• märkmeid.

Vaatame nüüd iga jaotise täitmist lähemalt.

Indeks moodustatakse tavaliselt digitaalsest tähistusest. Mõned organisatsioonid määravad indeksile siiski tähestikulise koodi. Seega antakse igale struktuuriüksusele oma number ja see peab olema indeksis olemas. Ja lisaks sellele määratakse korpuse seerianumber. Samuti võib erinumber näidata juhtumite kategooriat. Seetõttu võib indeks näiteks välja näha selline: 02-08. Neist 02 on personaliosakonna digitaalne tähistus ja 08 juhtumi number.

Järgmisena tuleb järgmine graafik - juhtumi nimi... Reeglina arvestatakse vormistamisel dokumentide olulisuse astet. Selles veerus on kõigepealt loetletud kõige rohkem olulised dokumendid, näiteks, korralduslikud dokumendid ettevõtted. Kõik dokumendikategooriad on loetletud allpool: kohalikud aktid, personali tabel, puhkuste ajakava, korraldused, aktid, raamatupidamisdokumendid jne.

Pange tähele, et kohtuasja pealkirjast peaks selguma, millised dokumendid loetellu kuuluvad, s.o. asja sisu peab olema selge. Ei ole soovitatav kasutada ebamäärast keelt, näiteks "erinevad dokumendid". Selle asemel kasutage täpsemaid pealkirju, näiteks väljaminevad dokumendid.

Järgmine veerg 3 - juhtumite arv... See peab näitama juhtumite koguarvu. See veerg tuleb täita kalendriaasta lõpus, kui nomenklatuur aegub aastaks.

Järgmiseks tuleb veerg 5 - faili säilitusaeg... Selle rekvisiidi täitmisel tuleb juhinduda Venemaa Kultuuriministeeriumi korralduses 25.08.2010 N 558 määratud personalidokumentide säilitusajast.

Ja viimane veerg - Märkmed (redigeeri)... Siin peate märkima teabe. Mida eelmistes veergudes ei arvestatud, aga on hädavajalik... Näiteks saate selles veerus märkida kohtuasja algatamise kuupäeva.

Juhtumite loetelu antud järjekorras saab koostada iga struktuuriüksuse kohta. Nende reeglite järgi koostatakse personaliosakonna juhtumite nomenklatuur 2019. aastaks.

Kokkuvõtteks ütleme veelkord ära, et kuigi divisjoni nomenklatuuri koostamine ei ole enamikele organisatsioonidele kohustuslik, on see dokument ülimalt mugav personaliosakonna dokumentide reguleerimiseks, arvestuseks ja säilitamiseks. Seetõttu soovitame koostada sellise dokumendi igal aastal. Kuna see hõlbustab oluliselt töövoo korraldamist organisatsioonis tervikuna ja eriti personaliosakonnas.

Juhtumite loetelu, millega ta tegeleb konkreetne organisatsioon, sõltub eelkõige selle tegevuse spetsiifikast. Kuid mõnes valdkonnas saate anda üldised soovitused ja näiteid. Eelkõige puudutab see personaliosakonna tööd ja selle asjade nomenklatuuri.

Töötajate värbamise, vallandamise ja juhtimisega tegelev organisatsiooni divisjon, olenevalt lahendatavatest ülesannetest, võib olla erineva nimega. Näiteks personaliteenindus või personalijuhtimine, aga sisuliselt see ei muuda. Kui otsite teavet, mis on seotud see küsimus, eelistab enamik Interneti-kasutajaid oma otsingupäringus kasutada fraasi "Personaliosakonna nomenklatuur", mis määras ka selle artikli pealkirja.

Aluseks võib võtta antud proovi, milles olenevalt teatud tingimustel parandus on lubatud. Näiteks juhe ei leia tihvti määrused... Seetõttu saate selle näidisjuhtumite loendist eemaldada, kui teie organisatsioon ei näe ette töötajate isiklike failide loomist. Kui need on nõudlikud ja neid antakse välja üsna sageli, on mõttekas eraldada need iseseisvaks ettevõtteks. Selle põhjal arvame, et valimi põhiidee on selge.

Üksikasjalikumaid probleeme ja küsimusi, samuti meetodeid ja meetodeid on käsitletud juba varasemates väljaannetes. Kellele see huvi pakub, tasub pilk peale visata, eriti kuna suure tõenäosusega tunnete selle vastu huvi.

HR juhtumite nomenklatuuri näidis

Säilitusperioodide määramiseks võite kasutada praegust (in uusim väljaanne) 2010. Täpsema teabe saamiseks saate selle alla laadida lisatud lingilt. Sealt leiab infot ka teiste enamkasutatavate dokumentide loetelude kohta. Organisatsioonide jaoks, mille jaoks on välja töötatud spetsiaalsed osakondade ja valdkondade nimekirjad, tuleb koostada viited artiklitele ja säilitustähtaegadele vastavalt nendele.

Artiklis esitatud saate alla laadida doc-vormingus. Loodame, et olete seda artiklit lugedes saanud vastused oma küsimustele kontoritöö korraldamise kohta.