Dokumendivoog. Nõuded dokumentidele

Iga juriidilise isiku tegevus (eriti personaliga) hõlmab mitmesuguste dokumentide koostamist. Ja teatud etapis tekib küsimus nendega töö korraldamise, samuti nende raamatupidamise ja ladustamise kohta. Kas äri korraldamine on keeruline? 2017. aasta samm-sammult juhised aitavad selles.

Artiklist saate teada:

kas kontoritööle on vaja tähelepanu pöörata;
kuidas korraldada kontoritööd nullist: samm-sammult juhised 2017;
kuidas personalikirjeid korrastada: samm-sammult juhised 2017.

Regulatiivne raamistik

Bürootööd tunnustatakse kui sellist tegevust, mis tagab dokumentatsiooni (ametlike dokumentide vormistamise) ja määrab töö korraldamise korra. ametlikud dokumendid. Muidugi tekib küsimus, kas on vaja läbi mõelda dokumentidega töötamise kord, kui konkreetset dokumenti on raske leida. Ühest küljest tuleb rõõmustada, et ettevõte areneb ja kasvab, kuid teisalt on päevakorral uus ülesanne - kuidas õigesti ja mugavalt korraldada dokumendivoogu.

Lihtsam on kontoritööga ametlikes asutustes - seal on see protsess reguleeritud erimäärustega. Näiteks:

Venemaa justiitsministeeriumi 16. aprilli 2014. aasta korraldus nr 78 "Notaribüroo töö reeglite kinnitamise kohta" (koos FNP juhatuse 17. detsembri otsusega kinnitatud notaribüroo töö eeskirjaga 2012, Venemaa Justiitsministeeriumi 16. aprilli 2014 korraldus nr 78) kinnitas dokumentide liikumise reeglid notari juures;
Euraasia Majanduskomisjoni juhatuse 05.05.2015 otsus nr 46 „Euraasia Majanduskomisjoni sisedokumentide haldamise reeglite kohta“ määratleb EMÜ dokumentidega töötamise reeglid;
tellimuse alusel kohtuosakond juures ülemkohus RF 29. aprillil 2003 nr 36 kinnitatud juhised kohtunikuameti töö ringkonnakohtus;
Venemaa keskkomisjoni 20. jaanuari 2016. aasta dekreet nr 321 / 1831-6 võeti vastu Kesklinna kontoritöö juhised valimiskomisjon Venemaa Föderatsioon;
Vene Föderatsiooni valitsuse 15. juuni 2009 dekreediga nr 477 kinnitati aastal bürootöö eeskirjad. föderaalorganid täidesaatev võim.

Samuti on konkreetsed määrused, mis mainivad, kuidas tasub kontoritööd korraldada teatud organisatsioonid Näiteks 15. aprilli 1998. aasta föderaalseadus nr 66-FZ "Aiandus-, aiandus- ja mitteäriliste kodanikeühenduste kohta" näeb ette sellistes üksustes kontoritöö tegemise korra.

Loe teemat e-ajakirjast

Kui oluline on pidada saadud dokumentide lehtede kvantitatiivset arvestust?
Bürootöö audit: millal on kasulik audiitorfirmat kaasata
Dokumendi täitmise kontroll

Eraettevõtetes on kõik kontoritöö korraldamise küsimused omanike otsustada. Või õigemini arendada kontoritööd nullist: 2017. aasta samm-sammult juhised määratakse konkreetsetele esinejatele - mõnikord personaliametnikele, mõnikord sekretäridele. Kuna selline juhend on küpseks saanud, tähendab see, et vajadus sellise regulatsiooni järele on tõepoolest olemas.

Dokumentide liigid kontoritöös
Kontori eesmärgid
Kontoritöö ja dokumendivoog 2017.a

Kuidas äri korraldada

aasta aitab teil otsustada, kust alustada ja millise tulemuse poole peaksite püüdlema. Ideaalis peaks organisatsioon omaks võtma sisedokument- ärijuhised. Kui ettevõte on suur, allüksuste, filiaalidega, siis on põhjendatud mitmete neid küsimusi reguleerivate kohalike aktide vastuvõtmine.

Samm 1.

Kõigepealt tuleb otsustada, millised dokumendid on hõlmatud töövoo reguleerimise juhistega. Tuletame meelde, et kogu organisatsiooni paberite mass jaguneb sisemiseks (kohalikuks), väljaminevaks ja sissetulevaks. Nendega töötamise järjekord on erinev, seega tasub seda erinevates jaotistes kirjeldada.

2. samm

Kirjutamisjuhised (selle jaotised). Eraldi ette näha kohalikud aktid: kuidas neid vastu võetakse, kuidas töötajaid nendega tutvustatakse, kus ja kelle juures kohalikke akte säilitatakse. Vastavalt saabuvale dokumentatsioonile on vaja kirjeldada, kes ja kus registreerib saabuva dokumentatsiooni, mis aja jooksul, kuidas fikseeritakse dokumendi täitmiseks üleandmine, kus seda hoitakse sissetulev dokument pärast sellele ja muudele protseduurilistele punktidele vastamist. Väljamineva puhul - lahenda samamoodi registreerimise korra küsimus, saatmise, allkirjastamise reeglid.

3. samm

Juhendis tuleb näidata, millised dokumendid on kinnitatud standardvorm, ja mille ettevalmistamisel tuleks juhinduda kinnitatud GOST-ist.

4. samm

Me määratleme vastutavad isikud juhiste iga jaotise täitmiseks.

Otsustame, mis järjekorras, kus, kelle vastutusel dokumente säilitatakse.

5. samm

Otsustame juhiste täiendavate jaotiste vajaduse. Olenevalt organisatsiooni tegevuse spetsiifikast võib osutuda vajalikuks märkida ära koopiate tegemise kord, pitsatite ja templitega töötamise kord, osakondadevahelise dokumentide vahetamise kord.

Mitmed dokumendid võivad kuuluda muude kohalike seaduste reguleerimisalasse, näiteks isikuandmetega töötamise kinnitatud korra või organisatsiooni ärisaladuse hoidmise korra alla. Soovitav on viidata nendele kohalikele aktidele. Lisaks võib töö dokumentidega mitmes organisatsioonis olla reguleeritud ka eriseadustega - näiteks dokumendihaldus riigis krediidiasutus kuulub föderaalseaduse "Pankade ja panganduse kohta" alla, mis reguleerib pangasaladuse käsitlemise korda. Neid punkte tuleks ka juhiste koostamisel arvesse võtta.

6. samm

Juhiste kinnitamine ja töötajate tähelepanu juhtimine. Pärast seda etappi kohalik akt jõustub ning selle täitmine muutub kohustuslikuks kõigile ettevõtte töötajatele.

Kuidas korraldada personalijuhtimist

Sama oluline on ettevõtte jaoks läbi mõelda personalidokumentide haldamine, selles aitavad samm-sammult juhised 2017.

Personali töövoo korraldamise etapid ei erine põhimõtteliselt kontoritöö kui terviku kujunemise etappidest. Samuti määratleb see loetelu dokumentidest, mida koostatakse, muudetakse, kopeeritakse ja levitatakse vastavalt personalidokumentide haldamise juhistele. Siin on vaja arvestada, et organisatsioonil on ruumi "fantaasiale". personali dokumendid palju vähem kui see sisse ebaõnnestumata peab olema ettevõttes personaliarvestuse jaoks kohal, on märgitud Töökoodeks RF ja muud määrused. Ja personalidokumentide puudumise või ebaõige täitmise eest on ette nähtud märkimisväärsed trahvid. Seetõttu tuleb selle juhendi koostamisse suhtuda täie tõsidusega.

Personalidokumentide haldamise juhendi osad peaksid sisaldama teavet ettevõttes väljatöötatud tüüpdokumentide kohta (näiteks kinnitatud vorm tööleping, korraldused), samuti töötajate dokumentidega tutvumise kord. Samuti on vaja kajastada konkreetse organisatsiooni tegevuse spetsiifilisi aspekte: kui koostatakse ajakavad, siis millal ja millises järjekorras need kooskõlastamiseks esitatakse, kui väljastatakse kaitsevahendeid, siis millises järjekorras arvestust peetakse, jne.

Arvestada tuleks ka sellega, et kontoritöö, sh personali, korraldamiseks eri tarkvara nende protsesside automatiseerimiseks. Praegu kasutavad neid suured ettevõtted, kuid see asjaolu ei muuda vajadust välja töötada ja juhiseid järgida.

Bürootöö esimesed etapid organisatsioonis
Dokumenditehnoloogia. Dokumendivoog
Ärijuhised. Disaini nüansid

Kontoritöö juhend viitab kohalikele eeskirjadele, mis moodustavad õiguslik alus ettevõtte tegevus. See kajastab täielikult dokumentidega töötamise protsessi: nende loomisest kuni arhiivi ülekandmiseni. Ettevõtte vajadusi arvestades välja töötatud juhend ühtlustab kontoriprotsesse ja muudab töövoo efektiivsemaks. Käesolevas artiklis käsitleme selle õigustloova akti väljatöötamise põhiküsimusi, selle sisu ja ligikaudset ülesehitust.

Sellest artiklist saate teada:

Kas äriettevõttele on 2017. aastal kontoritöö juhendamine kohustuslik?
kuidas töötada välja kontoritöö juhendi projekt?
milline näeb välja struktuur standardjuhendäriasjus?
millised temaatilised osad võivad sisaldada juhiseid kontoritööks?

Juhised kontoritööks: kohustuslik või mitte?

Kontoritöö juhendamine on peamine kohalik normatiivakt ettevõtted, mis reguleerivad ametliku dokumentatsiooniga töötamise tehnoloogiat. Siiski ei kuulu ta nende hulka siduvad dokumendid ettevõtetele. Ainsad erandid on valitsusasutused. Aktusel pole ühtset ühtne vorm ja selle sisu ei ole seadusega reguleeritud.

Vaatamata sellele kohustavad Gosstandarti nõuded kõiki ettevõtteid kujundama ja fikseerima kontoritöö valdkonna poliitika põhimõtteid. See on vajalik selleks, et iga organisatsioon saaks "esitada tööks vajalikke tõendeid, aruandlust ja muud teavet oma tegevuse kohta" (GOST R ISO 15489-1-2007 SIBID. Dokumendihaldus. Üldnõuded). Lisaks teabe dokumenteerimine, vastavalt föderaalseadus"Teabe, informatiseerimise ja teabekaitse kohta", on eelduseks selle lisamine teabeallikatesse.

Tõhus töö teabega eeldab normatiivseid regulatsioone. Esiteks puudutab see tehnoloogilised protsessid kontoritöö. Dokumentatsioonihaldus on osa kvaliteedijuhtimissüsteemist. Tõhususe parandamiseks haldusprotsessid, on vaja ratsionaalset kontoritöö süsteemi. Ametliku dokumentatsiooni loomise reeglid, tehnikad, protsessid, töövoo protseduurid – kõik need protsessid peaksid olema reguleeritud ja standarditud.

Kontoritöö juhend kuulub kohalike eeskirjade kategooriasse. Selle eesmärk on reguleerida dokumentidega töötamise tehnoloogiat konkreetses organisatsioonis. Juhend töötatakse välja ettevõtte tegevusvaldkonna, selle dokumentaal- ja infoprotsesside spetsiifikat arvestades. Kui see tingimus on täidetud, aitab juhendi kinnitamine kaasa kontoritöö optimeerimisele.

Juhendi väljatöötamise õiguslikuks aluseks on seadusandlik õigusaktid teabe, dokumentatsiooni ja arhiivide valdkonnas. Selle loomisel saate juhinduda kontoritöö reeglitest ja metoodilistest soovitustest föderaalsete täitevorganite kontoritöö juhiste väljatöötamiseks.

Kuidas koostada ärijuhendit?

Kui tehakse otsus 2017. aasta kontoritöö juhiste väljatöötamiseks, tuleb kindlaks teha, kellele see oluline ja vastutusrikas ülesanne usaldada. Reeglina tegeleb selle koostamisega dokumentatsiooni tugiteenistus. Protsessi võivad kaasata ka arhiiv ja õigusteenistus. Selline vastutuse jaotus on tüüpiline suurtele organisatsioonidele. Kui ettevõttel DOW-teenust ei ole, usaldatakse juhiste väljatöötamine dokumentidega töötamise eest vastutavale töötajale.

Üldiselt võib juhiste väljatöötamise protsessi jagada mitmeks etapiks:

andmete kogumine ja analüüs;
juhendi projekti väljatöötamine;
kokkulepe ja heakskiit;
rakendamine.

Kasutades ettevõtte regulatiivseid, metoodilisi, teabe- ja viitedokumente, samuti liinijuhtide küsitluste andmeid, tuleb otsustada, millist tüüpi dokumente ja kontoriprotsesse normatiivakt mõjutab. Selleks on soovitatav määratleda:

juhtide pädevus otsustamise, dokumentide avaldamise ja kinnitamise osas;
kontoritööga seotud dokumendiliigid;
kasutatud mudelvormid;
dokumendid, mis peavad olema kinnitatud organisatsiooni pitseriga;
registreerimisvormid ja registreeritud dokumentide liigid;
sissetulevate dokumentatsioonivoogude allikad;
kontroll dokumentide täitmise üle;
ametliku dokumentatsiooni säilitamine ja üleandmine arhiivi;
elektrooniliste dokumentidega töötamise kord.

Eeltoodud informatsioon on juhendi eelnõu väljatöötamise aluseks. Pärast organisatsiooni juhi heakskiitu või vastava korralduse andmist jõustub normatiivakt. Bürootöö juhised tuleb igale töötajale teada anda. Kui see on umbes suur firma, on soovitav läbi viia personalikoolitus, et selgitada selle sisu, rääkida uutest tööreeglitest.

Bürootööjuhendi ülesehitus ja sisu

Valdkondadevahelise tegevuse regulatiivsed ja metoodilised dokumendid ei reguleeri 2017. aasta bürootööjuhendi sisu ja ülesehitust. Selle väljatöötamisel saate juhinduda punktis toodud näitest metoodilisi soovitusi Dokumenditeaduse ja Arhiivinduse Instituut (VNIIDAD): "Arendus normatiivdokumendid organisatsiooni dokumentaalseks toetuseks. Teave selle kohta võimalik struktuur ja sätteid saab välja lugeda kohustuslikust valitsusorganisatsioonid metoodilisi soovitusi.

Bürootöö juhend koosneb reeglina üldsätted, temaatilised jaotised ja rakendused.

Üldsätted selgitavad normatiivakti eesmärki ja eesmärki, selle reguleeriv raamistik vastutab juhiste järgimise eest. See jaotis sisaldab reguleeritud protsesside ja dokumentide loetelu, määratleb abieeskirjad ja kirjeldab kontoritöö põhiprintsiipe. Eraldi jaotisena saab anda põhimõistete dekodeerimise.

Temaatilised jaotised hõlmavad kogu äriprotsesside jada. Kontoritöö käsiraamatu sisu koosneb tavaliselt kolmest põhiosast:

Dokumentide koostamine ja vormistamine

See jaotis sisaldab loetelu dokumentidest, mida ettevõttes kasutatakse oma tegevuse dokumenteerimiseks: administratiivne, korralduslik ja informatiivne. Määratakse kindlaks dokumentatsiooni koostamise ja vormistamise reeglid, selle kooskõlastamise ja kooskõlastamise kord, reguleeritakse selle valmistamine ja paljundamine. Kehtestatakse blankettide, plommide, templite kasutamise ja säilitamise kord.

Dokumendi liikumine ja dokumentide vormistamine

See kontoritöö juhiste temaatiline jaotis sisaldab töövoo tehnoloogiat reguleerivaid sätteid. Enamasti koosneb see järgmistest alajaotistest, mis kajastavad protsessi etappe:

Dokumendivoog (sissetuleva kirjavahetuse vastuvõtt, töötlemine ja jaotamine; väljaminevate dokumentide koostamine ja saatmine; raamatupidamise kord);
Registreerimine (indekseerimise reeglid; registreerimise kord, vormid ja meetodid);
Teatmeteos(infootsingutegevuse tehnoloogia, võrdlusmassiivi kirjeldus);
Täitmise kontroll (täitmise kontrolli meetodid, esitajate kohustused, täitmise tähtajad ametlikud dokumendid);
Operatiivhoidla (dokumentatsiooni säilitamine koolieelse lasteasutuse struktuurijaoskondades ja talituses, juhtumite registreerimine ja süstematiseerimine, juhtumite nomenklatuuri kasutamine);
Ettevalmistus selleks arhiivihoidla(ekspertiis; arhiivi üleandmise ettevalmistamine; arhiivitoimikute kirjeldamine, teostamine ja üleandmine).

Eeltoodud kontoritöö juhendi osade koosseis sõltub ettevõtte tegevuse spetsiifikast, töötingimustest ja ülevõetavast kontoritöö tehnoloogiast. Lisaks võib see sisaldada alajaotisi, mis reguleerivad tööd kodanike pöördumistega, piiratud ulatusega dokumentide kasutamist, tehniline abi kontoritöö.

Rakendused

Bürootööjuhendi lisad sisaldavad viite- ja illustreerivat materjali sisaldavat ajakohane teave igat tüüpi dokumentidega töötamise kohta.

See sisaldab kinnitatud vorme, registreerimata, kinnitatud ja kinnitatud dokumentide loetelu, registreerimispäevikute vorme, juhtumite nomenklatuuri vormi. Lisaks võivad rakendused sisaldada dokumentide vooskeemi, kujundusnäiteid ja täitmismustreid, pitsereid ja templeid.

Juhend kontoritööks - normatiivakt, mis kajastab kogu ametliku dokumentatsiooniga töötamise protsessi. See on ratsionaalse töövoo aluseks, vähendab dokumentide töötlemise ja otsimise aega ning kehtestab nende säilitamise reeglid. Juhul, kui juhend on koostatud ettevõtte vajadusi arvestades, suudab see minimeerida tüüpilisi töövigu. Lisaks aitab käesolev normatiivakt kaasa bürooprotsesside ühtlustamisele ja selle tulemusena suurendab nende tõhusust.

Seal on kohustuslikud (esitatud) ja soovitatavad dokumendid. Kui teie KDP on täielik null, peaksite jõuliselt asuma kohustuslike dokumentide loomisele. Väga üldine vaade see jaguneb kahte kategooriasse:

Kohalikud eeskirjad.
Töösuhete registreerimise käigus loodud dokumendid.

kaitse säte.

Siin, kuid võttes arvesse eripära, võime lisada:

eeskirjad jne (kui sellised funktsioonid on teie ettevõttes olemas).

personaliarvestus (tööhõive, tsiviilõiguslikud lepingud; personali korraldused; töötaja isiklikud kaardid);
dokumendid tööaja arvestuse ja arvestuste kohta (töötunnitabelid, palgalehed);
isiklikud dokumendid töötajad ( tööraamatud, isiklikud dokumendid).

Tellimuste nummerdamine personalidokumentide haldamisel

Tavaliselt tekib algajatel küsimus: kuidas tellimusi nummerdada? Head uudised: seaduslikud nõudmised pole installitud, kasutage tervet mõistust.

On mitmeid vihjeküsimusi, millele vastates saab luua oma tellimuste nummerdamise loogika.

Kui palju on organisatsioonis täiskohaga töötajaid: 10, 50, üle viiekümne?
Mis on personali voolavus?
Kui tihti peate töötingimusi muutma (töötajaid ametikohalt ametikohale üle viima, nädalavahetustel töösse kaasama jne)?

Kui näete, et tellimuste maht jääb väikeseks, saate teha pideva nummerdamise, lisades tähe "K" (iga-aastaselt alates nr 01-K), et eraldada need põhitegevuse tellimustest. Kui tellimusi on palju, soovitavad kogenud personaliametnikud eri tüüpi korraldusi vastavalt teemale jaotada ja tähtedega tähistada.

Et mitte segadusse sattuda ja dokumentatsioon korras hoida, on soovitatav pidada ka tellimuste registrit.

Personalidokumentide haldamine

See raske töö viiakse läbi põhjal, mis sisaldab kõigi dokumentide näidiste raamatukogu - võite võtta ja kasutada. Muide, alates 2013. aastast pole kellelgi õigust nõuda dokumente ainult sellisel kujul, nagu need on resolutsioonis esitatud: aga milleks raisata aega jalgratta leiutamisele?

Alustuseks on soovitatav väljastada KDP kohta juhend või määrus, kus on kirjas, kuidas kõik personaliprotseduurid on dokumenteeritud, kuidas need organisatsioonisiseselt toimuvad jne. Sellisest juhendist saab usaldusväärne alus kogu KDP-le. ettevõttes ja võimaldab teil selle ideaalsesse korda seada.

Kõik dokumendihalduse eest vastutavad spetsialistid peaksid pöörama tähelepanu “GOST R 7.0.97-2016. riiklik standard Venemaa Föderatsioon. Teabe, raamatukogunduse ja kirjastamise standardite süsteem. Organisatsiooniline ja haldusdokumentatsioon. Nõuded paberimajandusele” (kinnitatud Rosstandarti korraldusega 08.12.2016 nr 2004-st). See normatiivakt sisaldab mitmeid täiendusi, mida GOST R 6.30-2003 ei olnud.

Uues standardis sisalduvad peamised muudatused

Dokumentatsiooni koostamiseks saab kasutada ainult fonte:

Times New Roman nr 13, 14;
Arial nr 12, 13;
Verdana nr 12, 13;
Kalibri nr 14.

Uus GOST lubab väiksemaid kirjasuurusi kasutada ainult tabelites.

Alates 07.01.2018 võib dokumentatsioon sisaldada Vene Föderatsiooni subjekti vappi, vappi (heraldiline märk) vald. Nüüd on ka selle rekvisiitide asukoht juriidiliselt fikseeritud. See asetatakse vormi ülemise välja keskele organisatsiooni üksikasjade kohale, lehe ülemisest servast 10 mm kaugusele.

Lisaks varem nõutavad üksikasjad ORGN, TIN, KPP, OKVED kood asuvad nüüd muutujas "Organisatsiooni viiteandmed".

Seal oli "Risakotkas dokumendile juurdepääsu piiramise kohta". See on kinnitatud esimese lehe paremasse ülanurka.

Adressaadi täpsustamisel on lubatud perekonnanime ees kasutada lühendeid "Härra" (Härra) ja "Ms." (Proua) ametnik, samuti märkige meiliaadress, kui kiri saadetakse faksi või e-mail.

GOST sisaldab ka viidet kaldkriipsu (kaldkriipsu) või sildi "poolt" panemise lubamatuse kohta, kui paberitele kirjutab alla pead asendav isik. Muudatused tehakse sel juhul käsitsi või templi abil.

Vaidlusele, kuidas pitsat õigesti panna, kas on võimalik osa allkirjast pitsatiga sulgeda, on pandud punkt. Uues GOSTis on kirjas, et organisatsiooni pitser kinnitatakse ilma dokumendile alla kirjutanud isiku omakäelist allkirja püüdmata või kohta, mis on tähistatud "MP" ("Pitsendi koht").

Viiteküsimused elektrooniline dokumendihaldus kaetud ka GOST-iga.

Dokumentide klassifitseerimine kontoritöös

Kõik kontoritöö paberid liigitatakse sõltuvalt nende eesmärgist:

organisatsioonilised ja halduslikud (hartad, otsused, põhitegevuse korraldused);
viide ja teave (sertifikaadid, telegrammid);
personali poolt ( töölepingud, korraldused personali kohta, avaldused).

Kontoritöös tuleks erilist tähelepanu pöörata sissetulevate dokumentide registreerimisele.

Sissetuleva kirja registreerimiseks märgitakse vormi ülaossa paremale või vasakule seerianumber ja kättesaamise kuupäev. See näeb välja selline: "Sisse. 02.02.2017 nr 152“. Seejärel märgitakse see number sissetulevate kirjade logisse, teave: kellele ja kellele kiri on adresseeritud, mille kohta see on ning ka kellele kiri pärast selle juhi kinnitust tööle viidi. Kirjade originaalid ja koopiad salvestatakse vastavatesse kaustadesse. Samamoodi registreeritakse ka väljaminevad kirjad (näide: “29.05.2017 viite nr 152”) ja muu dokumentatsioon.

Kontoritöös sissetulevate dokumentide registreerimine võimaldab teil kiiresti leida päevikust (või arvutustabelist) soovitud dokument ja määrata selle rakendamise eest vastutav isik.

Dokumentide vormistamise tingimused kontoritöös

Dokumendi vormistamise tüüptähtaeg on 30 kalendripäeva, mida hakatakse arvestama saabuva dokumendi vastuvõtmise või väljamineva dokumendi allkirjastamise päevast.

Pange tähele, et nädalavahetustel ja pühad ka sellesse perioodi!

Äripaberid võivad olla individuaalne termin hukkamine. Sellisel juhul on vormil märgitud konkreetne kuupäev või see võib olla märgitud tekstis endas.

Samuti on õigusaktidega määratud tähtajad.

Kui tähtajast kinni pidada ei saa, kirjuta memo juhataja taotlusega tähtaegu pikendada sisemine dokumentatsioon või sama taotlusega avaldus vastaspoole organisatsioonile, milles tuuakse välja viivituse põhjused.

Organisatsioonis pole kontoritöö sisseseadmine nii keeruline, selles aitavad dokumentide näidised. Peaasi on järgida dokumentatsiooni vastavust aktsepteeritud standarditele, samuti kiiresti jälgida muudatusi Vene Föderatsiooni õigusaktides.

Alates 1. juulist 2017 kehtib GOST R 6.30-2003 asemel GOST R 7.0.97-2016 “Teabe-, raamatukogunduse ja kirjastamise standardite süsteem. Organisatsiooniline ja haldusdokumentatsioon. Nõuded dokumentidele. Tekstiga saab tutvuda kodulehel. föderaalne agentuur tehniliste eeskirjade ja metroloogia jaoks: http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=0&month=2&year=2017&search=&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=197990

Standardi töötas välja Ülevenemaaline dokumentatsiooni ja arhiveerimise uurimisinstituut (VNIIDAD). Dokumendi ulatust kirjeldatakse järgmiselt: "See standard kehtib organisatsiooniliste ja haldusdokumentide kohta: hartad, määrused, reeglid, juhised, määrused, resolutsioonid, korraldused, korraldused, otsused, protokollid, lepingud, aktid, kirjad, tõendid jne (edaspidi dokumendid), sealhulgas need, mis sisalduvad OK 011-93 " Ülevenemaaline klassifikaator juhtimisdokumentatsioon"(OKUD), klass 0200000". uus standard, nagu ka tema eelkäija, määratleb:

dokumentide detailide koosseis;
nende kujundamise reeglid (kuid juba kasutavad infotehnoloogiad);
plankide liigid, blankettide detailide koostis, detailide paigutus dokumendil; näidisvormid;
dokumentide koostamise reeglid.

Standardis sätestatut kohaldatakse paber- ja elektroonilistele dokumentidele.

Me selgitame teile, mis täpselt on muutunud (välja arvatud GOST-i number ja nimi).

Rekvisiitide nimekiri sisaldab 30 positsiooni (nagu varem), kuid on muudatusi:

Vene Föderatsiooni vappi ja Vene Föderatsiooni subjekti vappi peetakse nüüd üheks rekvisiidiks;
rekvisiidid "Organisatsiooni embleem või kaubamärk(teenusemärk)" jaguneb kaheks: "embleem" ja "kaubamärk (teenusemärk)";
organisatsiooni kood, PSRN ja TIN / KPP on kadunud;
"organisatsiooni nime" asemel on nüüd "organisatsiooni nimi – dokumendi autor";
rekvisiidid "nimi struktuuriüksus- dokumendi autor" ja "isiku ametikoha nimetus - dokumendi autor";
rekvisiidid "link to registreerimisnumber ja dokumendi kuupäev” kannab nüüd nimetust „link vastuvõetud dokumendi registreerimisnumbri ja kuupäeva juurde”;
lisatud rekvisiidid "juurdepääsupiirang dokumendile";
eemaldatud rekvisiidid "identifikaator elektrooniline koopia dokument", kuid seal oli "märk umbes elektrooniline allkiri»;
"pitsat jäljendi" asemel on nüüd "pitsat";
"dokumendi kinnitamise viisa" asemel - lihtsalt "viisa";
"rakenduse silt" muutus "rakenduse silt";
"märke organisatsiooni poolt dokumendi vastuvõtmisel" asemel - "märge dokumendi vastuvõtmisel";
“märge dokumendi vormistamise ja asjasse saatmise kohta” asemel – “märge dokumendi asjasse saatmise kohta”.

Näiteks punktis 5.5 on öeldud, et ettevõtte nimi peab vastama juriidilise isiku nimele selle põhikirjas. Nüüd aga lubavad õigusaktid organisatsioonil kasutada näidishartat, mille puhul selle nime hartas ei ole. Samal ajal on see tingimata olemas Ühes riiklik register juriidilised isikud(Juridiliste isikute ühtne riiklik register).

Rekvisiitide kirjelduses "sihtkoht"(5.15) ei võeta arvesse, et sageli on adressaatideks välismaised organisatsioonid ja üksikisikud kes ei ole Venemaa kodanikud. Kirjutusmasinate ajast taandunud aadressiloendi piirang neljaga, samuti säte, et «kirja saatmisel e-kirjaga või faksiga (ilma posti teel edasi saatmata) ei märgita postiaadressi. ”, võib ilmselt pidada optimeerimiseks, kuid mitte mingil juhul mittekohustuslikuks (st. kohustuslikku täitmist nõudvaks).

Rekvisiidid "dokumendi kuupäev" ei hakanud muudatusi tegema, kuigi alates 2013. aastast Tsiviilkoodeks Samuti nõuab Venemaa Föderatsioon, et koosoleku protokollis oleks märgitud selle toimumise täpne aeg.

Punktis 5.14 “Dokumendile juurdepääsupiirangu tempel” on nõue panna tempel ainult dokumendi esimesele lehele, kuigi see on vastuolus seadusega: salajased templid ja tempel “ ärisaladus» tuleb märkida igal lehel (köitmata paberdokumendid see on eriti oluline, kuna muidu oleks kurjategijaid raske vastutusele võtta).

Võib-olla võib kaaluda kõige kahtlasemaid rekvisiite "elektroonilise allkirja märk"(jaotis 5.23). Elektroonilisi allkirju visualiseerivate märkide kasutamise praktika pole veel välja kujunenud. Siin on raskusi 1 . Ning problemaatiliseks võib osutuda visualiseeringu allkirja jaoks ettenähtud kohta paigutamise nõude täitmine, maailmapraktikas kasutatakse teisi lähenemisi. Lisaks on kummaline, kui allkirja visualiseering ei näita selle kohta kõige olulisemat teavet:

kas ta on kvalifitseeritud
millised on allakirjutanu volitused?
sertifikaadi kasutamise piirangud (kui need on olemas),
sertifikaadi väljastanud sertifitseerimisasutuse nimi,
allkirja loomise kuupäev ja kellaaeg.

Rekvisiitide kirjelduses "pitsat"(p 5.24) ei ole kajastatud viimased muudatused selle kohaldamiseks äriorganisatsioonid valikuline. Need. GOST räägib vajadusest kinnitada pitsat ilma klauslita "kui see on olemas".

Rekvisiitide kirjelduses "sertifitseeritud koopia märk"(punkt 5.26) näitab ainsat vanas GOST-is ilmunud kujundusvõimalust, mis sobib ainult dokumendi ühe lehe sertifitseerimiseks ja on kärbitud võrreldes elementide koostisega, mis nõuavad 2 lisamist:

Juhend föderaalsete täitevvõimude kontoritöö juhiste väljatöötamiseks (kinnitatud föderaalarhiivi 23. detsembri 2009. a korraldusega nr 76) ja
NSVL Ülemnõukogu Presiidiumi määrus 4. augustist 1983 nr 9779-X (kehtib).

Nagu sa näed ei ole soovitav kasutada uues standardis antud soovitusi kriitiliselt.

Mitmete detailide kirjeldus (näiteks punktis 5.27 „dokumentide vastuvõtumärgid“) on sõnastatud puhtalt „paberkeeles“ ja ei kehti elektrooniliste dokumentide puhul. Ettepanek märkida, et elektroonilise dokumendihaldusega saab selle märgi kanda dokumendi registreerimiskaardile (või muul viisil elektroonilisse dokumendihaldussüsteemi salvestada), lükati tagasi.

Vormide jaotises on paberblankettidele esitatavad nõuded üle viidud elektroonilised dokumendid arvestamata nende loomise, kasutamise eripärasid ning vastuolus nii avalikus kui ka ärisektoris juba väljakujunenud tavaga.

Üldjoontes võib uuendatud standardit pidada ajutiseks lahenduseks, kuna see on endiselt valdavalt keskendunud traditsioonilisele pabertöövoogudele ega haaku paljuski väga hästi üha enam leviva "e-riigi" praktikaga.