Uus normatiivdokument: Organisatsioonide arhiivis dokumentide säilitamise, soetamise, arvestuse ja kasutamise korraldamise eeskiri. Uus normatiivdokument: Organisatsiooni arhiivis dokumentide säilitamise, soetamise, arvestuse ja kasutamise korraldamise reeglid

Kontoritöö ja kontor

Organisatsiooni arhiivide eeskiri 2015

Jevgenija Kožanova 15. veebruar 2016 13:58

Alates 2015. aasta septembrist jõustus Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi 31. märtsi 2015 korraldus nr 526. Ta kiitis heaks Vene Föderatsiooni arhiivifondi ja muude dokumentide säilitamise, soetamise, arvestuse ja kasutamise korraldamise reeglid. arhiividokumente organites riigivõim, organid kohalik omavalitsus ja organisatsioonid". Artikli tekstis nimetame neid lühiduse huvides edaspidi " Reeglid 2015».

Väärib märkimist, et reeglite-2015 avaldamisega ei toimunud arhiivinduses revolutsiooni. Kas see, et uued eeskirjad on sõbralikumaks elektrooniliste dokumentide ... Oleku kohta uued ja vanad eeskirjad arhiiviasjad räägime selles artiklis. Siit saate alla laadida ka 2015. aasta ettevõtete arhiivide tööreeglid.

Meenutagem, kuidas oli enne korralduse jõustumist: organisatsioonid töötasid kahe dokumendi kallal.

Esimene neist on Osakonnaarhiivide toimimise põhieeskiri (kinnitatud NSVL Peaarhiivi korraldusega 5.09.1985 N 263). See oli kuni 09.21.15 Venemaal ainus arhiveerimise normatiivne (st kohustuslik) dokument.

Föderaalse arhiiviameti 18. septembri 2015. aasta kirjas N 2/2133-A on märgitud, et alates korralduse nr 526 "Osakondade arhiivide töö põhireeglid ei kuulu kohaldamisele" jõustumisest. " Neid ei saa enam kasutada.

Teine on organisatsioonide arhiivide põhireeglid (kinnitatud Rosarkhivi kolleegiumi otsusega 06.02.2002). See on metoodiline (vabatahtlik, kuid informatiivne) dokument, mida ei ole tühistatud, kuid saate ja isegi peate seda kasutama, sest 2015. aasta eeskirjas jäid kulisside taha palju küsimusi praktiliste toimingute kohta dokumentide säilitamisel organisatsioonides.

Seega on meile jäänud kaks töödokumenti: 2015. aasta reeglid ja põhireeglid. Neil on täiesti erinev staatus:

Põhireeglid - metoodiline dokument... Seda pole vaja kasutada, kuigi sel juhul on arhiivi loomine organisatsioonis väga keeruline. Põhireeglid on just Rosarkhivi kolleegiumi otsusega heaks kiidetud, mis tähendab, et nende staatus on palju madalam kui reeglid-2015.

Laadige alla Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise, hankimise, arvestuse ja kasutamise korraldamise reeglid valitsusasutustes, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides (PDF, 4,02 Mb).

21.09.2015 jõustus Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi 31.03.2015 korraldus nr 526. Ta kinnitas „Arhiivifondi dokumentide säilitamise, soetamise, arvestuse ja kasutamise korralduse eeskirja Venemaa Föderatsioon ja muud arhiividokumendid valitsusasutustes, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides”. Artikli tekstis nimetame neid lühiduse huvides "Reeglid-2015".

Väärib märkimist, et reeglite-2015 avaldamisega ei toimunud arhiivinduses revolutsiooni. Kas see, et uued reeglid on elektrooniliste dokumentide suhtes sõbralikumad ... Selles artiklis räägime uute ja vanade arhiveerimisreeglite olekust. Siit saate alla laadida ka 2015. aasta ettevõtete arhiivide tööreeglid.

Enne ja pärast

Meenutagem, kuidas oli enne korralduse jõustumist: organisatsioonid töötasid kahe dokumendi kallal.

Seega on meile jäänud kaks töödokumenti: 2015. aasta reeglid ja põhireeglid. Neil on täiesti erinev staatus:

Reeglid 2015 – normdokument. See on kohustuslik kõigile organisatsioonidele, sõltumata nende tegevusalast ja omandivormist. See kinnitati Kultuuriministeeriumi korraldusega.

Põhireeglid – metoodiline dokument. Seda pole vaja kasutada, kuigi sel juhul on arhiivi loomine organisatsioonis väga keeruline. Põhireeglid on just Rosarkhivi kolleegiumi otsusega heaks kiidetud, mis tähendab, et nende staatus on palju madalam kui reeglid-2015.

admin 20.05.2019 0 kommentaari

Millele nüüd põllul loota määrus ja metoodiline tugi arhiveerimine?

Esiteks kehtiva normatiivse iseloomuga dokumendi kohta: Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise, soetamise, arvestuse ja kasutamise korraldamise reeglid valitsusasutustes, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides (kinnitatud korraldusega Venemaa Kultuuriministeeriumi 03.31.2015 nr 526), mis jõustus eelmise aasta septembri lõpus. Artiklis edaspidi nimetame seda reegliteks-2015.

Ja teiseks praegusele metoodilist laadi dokumendile: Organisatsioonide arhiivide toimimise põhireeglid (kinnitatud Rosarkhivi kolleegiumi otsusega 06.02.2002, edaspidi põhireeglid). Paljusid praktilisi küsimusi, mida 2015. aasta reeglistik puudutab, on siin üksikasjalikult esile tõstetud, näiteks juhtumite nomenklatuuri väljatöötamise kord.

Osakonnaarhiivide toimimise põhireeglid (kinnitatud NSVL Glavarkhivi korraldusega nr 263 09.05.1985), mis oma vanuse tõttu ei olnud pikka aega päris töödokument, saadeti lõpuks aadressile. nende väljateenitud puhkust ja neid ei kohaldata Vene Föderatsiooni territooriumil alates reeglite -2015 jõustumisest (Rosarkhivi kiri 18.09.2015 nr 2/2133-A).

Kas ma pean dokumente alles hoidma?

Mis on arhiividokument? Vaata artiklit “Milliste organisatsioonide jaoks on uus arhiivireeglid? Ja kellel on Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumendid?

Peate dokumendid alles hoidma. Vaatamata sellele, et 2015. aasta reeglid ütlevad, et "organisatsioonidel on õigus (rõhutus autori poolt) luua arhiive, et talletada oma tegevuse käigus tekkinud arhiividokumente...", siis lähemal uurimisel see õigus pöördub. reaalseks kohustuseks.

Esiteks, kui on organisatsioon, siis on ka töötajad, mis tähendab igaühe jaoks täielikku personalidokumentide komplekti.

Teiseks, kui on olemas organisatsioon, siis on ka tema maksuarvestus, mis esitatakse ka paberkandjal või elektrooniliselt.

Kolmandaks tuleks säilitada vähemalt kõik loetletud dokumendid tähtajad... Säilivusaja allikad – eriloendid:

Tegevuse käigus tekkinud tüüpiliste juhtimisarhiividokumentide loetelu valitsusagentuurid, kohalikud asutused ja organisatsioonid, märkides ära säilitusajad (kinnitatud Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi 25.08.2010 korraldusega nr 558);
Organisatsioonide teadus-, tehnika- ja tootmistegevuses tekkivate tüüpdokumentide loetelu koos säilitustähtaegadega (kinnitatud Kultuuriministeeriumi korraldusega ja massikommunikatsiooni RF 31. juuli 2007 nr 1182).

Need nimekirjad on kohustuslikud1 kasutamiseks nii riiklikele kui ka valitsusvälistele organisatsioonidele. Nii selgub, et igal, isegi kõige väiksemal ja tagasihoidlikul ettevõttel on arhiivi säilitamiseks dokumentide komplekt. Ja nende jaoks tuleb luua tingimused, mis vastavad uuele regulatiivdokumendile: Reeglid-2015. Struktuuriliste allüksuste puudumine nimetuste "arhiiv", "kontor" all ei mõjuta seda kohustust kuidagi.

Elektrooniliste dokumentide säilitamine

Uuendus, mida on märganud kõik kantselei- ja arhiivispetsialistid, on kauaoodatud hoiukord elektroonilised dokumendid, toodud eeskirjas-2015. See viitab jaotistele 2.30–2.33. Üleminek elektroonilistele dokumentidele 2015. aasta reeglites toimub üsna järsult, ilma igasuguste pealkirjadeta, kohe pärast teadet, et arhiivis on keelatud viibida mustades kingades.

2.30. Kohustuslikud tingimused elektrooniliste dokumentide säilitamine on:

igast elektrooniliste dokumentide salvestusüksusest vähemalt kahe eksemplari olemasolu organisatsiooni arhiivis (põhi- ja töökoopiad peavad olema erinevates füüsilistes seadmetes);

tehniliste ja tarkvara tööriistad mõeldud elektrooniliste dokumentide reprodutseerimiseks, kopeerimiseks, ümberkirjutamiseks, füüsilise ja tehnilise seisukorra kontrollimiseks;

elektrooniliste dokumentide säilitamise režiimi tagamine, välistades teabe kadumise, loata levitamise, hävitamise või moonutamise.

Teine oluline uuendus on 2015. aasta eeskirjades määratletud elektrooniliste dokumentide arhiivis säilitamise vorming:

Fragment dokumendist Peida

2.31. Tekstiliste elektrooniliste dokumentide üleandmine säilitamiseks organisatsiooni arhiivis, mis on riigi- ja munitsipaalarhiivide hankimise allikas, toimub PDF / A-vormingus.

PDF on vaieldamatult universaalne formaat. PDF / Arhiiv (PDF / A) on selle vormingu variatsioon, mis on spetsiaalselt loodud dokumentide pikaajaliseks arhiivisäilitamiseks ja mis on sätestatud ISO 19005-1: 2005 / Cor.2: 2011 standardis „Dokumendihaldus. Elektrooniliste dokumentide failide vorming pikaajaliseks säilitamiseks. Kuid nagu kõik universaalsed, pole PDF täiuslik. Selles vormingus tunduvad haldusdokumendid suurepärased, kuid lõppude lõpuks ei kasuta organisatsioonid mitte ainult paketti Microsoft Office... Nii kuvatakse näiteks dwg-vormingus tehtud joonised PDF-vormingus teisendamisel valesti. Elektroonika käitumine digitaalne allkiri kui teisendate dokumendi .pdf-vormingusse.

Elektrooniliste toimikute ja dokumentide üleandmise kord on kirjeldatud eeskirja punktis 4.34. Tekstist tuleneb järgmine:

esiteks saab elektroonilisi dokumente üle kanda arhiivi ja säilitada nii eraldiseisvatel füüsilistel andmekandjatel kui ka "info- ja telekommunikatsioonivõrgu kaudu",
teiseks koostatakse elektrooniliste toimikute ja dokumentide inventuur, sellest hoolimata pabervorm(st isegi kui moodustame EDMS-is arhiivi, tuleb inventar arhiivipidajale isiklikult üle anda),
kolmandaks, „sissesaamisel arhiivihoidla elektroonilised failid on sertifitseeritud elektrooniline allkiri organisatsiooni juht või tema volitatud ametnik". Suhteliselt paberdokumendid midagi sellist ei nõuta. Kuidas seda nõuet täita organisatsioonidele, kes loovad elektroonilisi dokumente, kuid ei kasuta EDS-i, 2015. aasta reeglid vaikivad.

Lõpetuseks “elektroonilistele dokumentidele viitamise ja otsimise eesmärgil kiireks juurdepääsuks luuakse arhiivis fond elektrooniliste dokumentide kasutamiseks” (punkt 2.33). Sel juhul kasutusfondi mõistet ei avalikustata.

Dokumendiarvestus

Fragment dokumendist Peida

3.5. Organisatsiooni arhiivis säilitatakse raamatupidamise põhi- (kohustuslikud) ja abidokumendid. Peamiste raamatupidamisdokumentide koosseis ja vormid määratakse kindlaks vastavalt käesolevatele eeskirjadele. Raamatupidamise abidokumentide koosseisu ja vormid määrab organisatsiooni arhiiv iseseisvalt.

Põhireeglid selgitasid, miks arhiividokumente fikseeritakse ja mis moodustab raamatupidamisdokumentide süsteemi, sõnastades selgelt selle eesmärgi. Need määratlused on 2015. aasta reeglitest kadunud. Pidagem neid meeles, et mõista, miks me raamatupidamisega tegeleme:

Dokumentide arvestus organisatsiooni arhiivis on nende arvu ja koosseisu määramine kehtestatud arvestusüksustes ning iga arvestusüksuse kindlasse kompleksi kuuluvuse fikseerimine (registreerimine) ja nende koguarv raamatupidamisdokumentides2.
Arhiivi raamatupidamisdokumentide süsteem on omavahel seotud raamatupidamisdokumentide ja andmebaaside kompleks, mis kajastab organisatsiooni arhiivi dokumentide arvu ja koosseisu ning nende muutusi, komponent Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide riikliku registreerimise süsteem 3.

Ja peamine muudatus: arhiivi raamatupidamisdokumentide loetelu 2015. aastal vähenes enam kui poole võrra, 11-lt 5-le. Jäi ainult:

raamat asjade, dokumentide vastuvõtmise ja utiliseerimise fikseerimiseks;
fondide loetelu;
fondileht;
juhtumite, dokumentide loetelu;
varude register.

Raamatupidamisblankettide koostamise ja säilitamise korda, kuigi säästlikult, on kirjeldatud eeskirja-2015 punktides 3.7-3.11.

Ülejäänu on organisatsiooni äranägemisel. Kui tegemist on riikliku (omavalitsuse) arhiivi hankimise allikaga, siis tuleb vormistada organisatsiooni täiendav pass (2015. aasta eeskirja p 3.12). Samuti on joonealune märkus Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide riikliku registreerimise eeskirjadele, mis on dateeritud 1997. aastal ja millega on kinnitatud arhiivipassi vorm. Pange tähele, et põhireeglid pakkusid välja vormi, mis on küll peaaegu identne, kuid siiski "värskem" kui eelnimetatud määrus. Vähemalt sai selle kronoloogia alguse kahest tuhandest, mitte üheksakümnendatest.

Dokumentide väärtuse uurimine

2015. aasta eeskiri ei toonud dokumentide väärtuse iga-aastase ekspertiisi läbiviimise korda midagi põhimõtteliselt uut. Tähelepanu väärib ainult punkt 4.12:

Fragment dokumendist Peida

4.12. Organisatsioonid, kelle tegevuses ei looda Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumente, koostavad juhtumite ja ajutiste (üle 10 aasta) säilitustähtaegade inventuure ning tagavad nende ohutuse.

See säte viitab vestlusele, et olenemata arhiivi olemasolust ja kuulumisest riigi (omavalitsuse) arhiivide hankimisallikate hulka, on ta kohustatud oma dokumentidega tegelema vähemalt minimaalselt. Tõepoolest, võib-olla suudavad väga vähesed inimesed koostada ajutiste (üle 10 aasta) ladustamisperioodide juhtumite loetelu ilma juhtumite loendit koostamata.

Juhtumite nomenklatuur

Vaata artiklit "Arhiivi uued eeskirjad kohtuasjade nomenklatuuri kohta"

Nad räägivad väga tagasihoidlikult juhtumite nomenklatuurist, mida 2015. aasta reeglistik nimetab "organisatsiooni dokumentaalfondi koosseisu ja korraldust kajastavaks peamiseks raamatupidamisdokumendiks" ega anna sellele isegi mingit arusaadavat definitsiooni. Dokumendi tekstist tuleneb vaid, et (punktid 4.14–4.18):

“Asjade nomenklatuur fikseerib vormistatud dokumentide liigitamise (rühmitamise) asjadeks (elektroonilisteks toimikuteks)”;
kohtuasjade nomenklatuur koostatakse lisatud vormi järgi;
organisatsiooni kohtuasjade nomenklatuur koostatakse struktuurijaotiste kohtuasjade nomenklatuuride alusel (vorm on lisatud, kuid sisukorra järgi seda leida ei õnnestu: see sisaldab kahte lisa koos nimetus "Juhtude nomenklatuur"; struktuurijaotiste hulka kuulub nr 26);
organisatsiooni juhtumite nomenklatuur töötatakse välja standardsete, osakondade ja muude dokumentide loetelude alusel, mis näitavad säilitustähtaegu, muid normatiivakte, samuti juhtumite standardseid ja ligikaudseid nomenklatuure;
organisatsioonid - riigi (omavalitsuse) arhiivi hankimise allikad lepivad selle kokku "vastava KIKi või riigi (omavalitsuse) arhiiviga, vastavalt talle antud volitustele";
organisatsioonid, kes ei ole riigi (omavalitsuste) arhiivide hankimise allikad, kooskõlastavad oma asjade nomenklatuuri iseseisvalt.

Rohkem praktilist teavet organisatsiooni asjade nomenklatuuri arendamise ja pidamise kohta 2015. aasta reeglid ei sisalda. Peab ütlema ühemõtteliselt: ilma põhireegliteta ei saa tavaline ametnik, eriti esimest korda, seda koostada.

Juhtumite registreerimine

Fragment dokumendist Peida

4.19. Alalise ja ajutise (üle 10 aasta) ladustamise juhtumid, mis on lõppenud kontoritööga, sealhulgas personaliga pärast lõpetamist kalendriaasta, kuhu need sisestati, on ette valmistatud üleandmiseks organisatsiooni arhiivi ning kuuluvad registreerimisele ja kirjeldamisele.

Sõltuvalt säilitusajast registreeritakse juhtumid täielikult või osaliselt. Alalise ja ajutise (üle 10 aasta) ladustamisperioodi ja personali juhud kuuluvad täielikult registreerimisele.

Juhtumite paberimajandus näeb ette:

kohtuasja dokumentide esitamine või köitmine (vormindamata dokumente hoitakse kinnistes kõvakaustades või kastides);

kohtuasja lehtede nummerdamine;

asja tõendi koostamine (lisa nr 8);

asja dokumentide siseinventuuri koostamine (lisa nr 27);

korpuse kaane kujundus (lisa nr 28).

Elektrooniliste toimikute ettevalmistamine organisatsiooni arhiivi üleandmiseks näeb ette elektrooniliste toimikute, dokumentide inventuuri koostamise (lisad nr 17, 18).

Mida hõlmab asjade osaline registreerimine ja kuidas see sõltub dokumentide säilitusajast, seda ei kajastata.

Kui varem koostati sisemine inventuur ainult "in vajalikud juhtumid"(Põhireeglid, p 3.6.3.), Siis eemaldati see fraas 2015. aasta reeglitest. Lisas 27 toodud inventuurilehe pealkiri ei viita säilivusajale.

Elektroonilised failid ei tohiks kirjeldada kõiki, vaid ainult neid, millel on ajutine (üle 10 aasta) ja alaline tähtaeg ladustamine (varude vormid - vastavalt lisades 17 ja 18).

Taotlused: dokumendivormid

Traditsiooniliselt lõppevad reeglid-2015 taotluste komplektiga - teatud dokumentide säilitamise protsessidega kaasnevad dokumendivormid.

Üldjoontes olgu öeldud, et esiteks on 2015. aasta reeglites vähem blankette kui põhireeglites ja teiseks on nende hulgas kaks ühenimelist taotlust, mis on väga ebamugav ja kolmandaks need asuvad tekstis mainimise järjekorras (ja mitte tähtsuse või loogilise järjestuse järjekorras, nagu põhireeglites). Mõned rakendused on muutnud oma nime, mõned on veidi muutnud vormi. Üldine soovitus saab olema selline: kui on vaja koostada mõni arhiveerimise kohta dokument, peaks arhivaar otsima selle vormi esmalt eeskirjast-2015 ja ainult siis, kui vajalikku vormi seal ei leidu, viima põhireeglitele. .

Allpool on 3 nimekirja. Esimene (tabeli kujul) on lisad 2015. aasta eeskirjast ja vastavad vormid põhireeglist. Teine on uudsed vormid, mis võeti kasutusele 2015. aastal. Kolmas on põhireeglite vormid, mis 2015. aasta reeglite alla ei langenud, kuid mida ka ei tühistatud (nagu öeldakse, kasutage tervise nimel).

Eeskirjade-2015 vormide ja põhireeglite vastavus

Ahenda kuva

Taasilmunud ja 2015. aasta reeglitega kinnitatud:

Elektrooniliste toimikute, ajutiste (üle 10 aasta) säilitustähtaegade dokumentide inventuur;
Ajutiste (üle 10 aasta) säilitustähtaegade elektrooniliste failide inventuuri lisa;
Arhiividokumentide säilitamiseks vastuvõtmise ja üleandmise akt (organisatsioonilt organisatsioonile. - Autori märkus)
Juhtumite inventuur;
Elektroonilise asjaajamise inventuur, dokumendid koos lisaga elektroonikaasjade inventuurile, dokumendid.

Kaks viimast vormi on mõeldud tarnenimekirjade asendamiseks ja kujutavad endast tegelikult dokumentide vastuvõtmise ja üleandmise toiminguid organisatsiooni arhiivis säilitamiseks.

Alalise, ajutise (üle 10 aasta) ladustamise juhtumite ja personali inventuur struktuuriüksus organisatsioonid (põhieeskirja lisa 12);
Lõpprekord ja tunnistuse kanne (lisa 13);
Püsihoiu dokumentide loendi tiitelleht (Lisa 14);
dokumentide väljastamise korraldus (nõue) (lisa 17);
Dokumentide väljastamise raamat (lisa 19);
Eriti väärtuslike juhtumite loetelu (lisa 23);
Kindlustusfondi ja kasutusfondi laekumise ja käsutamise arvestusraamat (lisa 27);
Kindlustusfondi inventar (lisa 28);
Säilitava organisatsiooni arhiivi pass juhtimisdokumentatsioon(lisa 29);
Tööstusfondi dokumente hoidva organisatsiooni pass (lisa 30);
Elektroonilise dokumendiarvestusüksuse (ED) registreerimiskaart (lisa 31);
Elektrooniliste dokumentide migratsiooni ja ümberkirjutamise seadus (Lisa 32);
Elektrooniliste dokumentide vastuvõtmise ja utiliseerimise register (lisa 33);
Elektrooniliste dokumentide migratsioonide ja ümberkirjutamise register (lisa 34);
Isikliku päritoluga dokumentide kirjeldamise akt (lisa 38);
ühtse arhiivifondi moodustamise seadus (lisa 39);
Välja antud koopiate, väljavõtete, tõendite, temaatiliste materjalide register (lisa 44);
Lugemissaali kasutajate külastuste register (lisa 45);
Arhiivi aasta tööplaan (lisa 46);
Registreerimiskaart tööks organisatsiooniga (lisa 47);
Vastuvõtuakt arhiivi juhataja vahetamisel (lisa 48).

Ilmselgelt on 2015. aasta eeskirjad koostatud ettevalmistatud lugeja jaoks. Kuid paljudel juhtudel tegelevad kahjuks organisatsioonis kontoritöö ja arhiveerimisega kas sekretärid või (vajadusel) erinevate osakondade töötajad: raamatupidajad, personaliametnikud, töökaitse, juristid jne. Nendel süütutel inimestel on väga raske aru saada, mida neilt dokumentide säilitamise valdkonnas nõutakse.

2015. aasta reeglid näevad ette meetmete absoluutse miinimumi, et tagada organisatsioonis dokumentide säilitamine. Reeglite lugejad peavad metoodilistest allikatest ise otsima teavet selle kohta, kuidas seda miinimumi praktikas rakendada. Seega on organisatsioonide arhiivide põhireeglid, hoolimata nende vabatahtlikust staatusest, 2015. aasta reeglite saabudes kontorites nõutud. Vene organisatsioonid veelgi tugevam kui varem.

Allmärkused

Ahenda kuva

Vene Föderatsiooni kõrgeima vahekohtu 21. veebruari 2012. a otsus nr 14589/11. tule tagasi

Punkt 6.1.1. Põhireeglid. tule tagasi

Punkt 6.3.1. Põhireeglid. tule tagasi

Tasuta 1 ajakirja number

"Organisatsioonide arhiivide põhireeglid" (kinnitatud Rosarkhivi kolleegiumi 06.02.2002 otsusega)

Kinnitatud
otsus
Rosarkhivi kolleegiumid
dateeritud 06.02.2002

PÕHIREEGLID
ORGANISATSIOONIDE ARHIIVIDE TÖÖD

SISSEJUHATUS

Organisatsioonide arhiivide toimimise põhireeglid on regulatiivne ja metoodiline dokument, mis määrab nende tegevuse. Reeglid põhinevad praegusel õiguslik raamistik info, juhtimise ja arhiivinduse dokumentatsiooni alal sünteesida kodumaise arhiivinduse kogemusi, arvestada tänapäevaste saavutustega rakenduses tehnilisi vahendeid ja infotehnoloogiad dokumentidega töötamisel.

Õigus ja kohustus luua Venemaa Föderatsiooni Arhiivifondist liigitatud dokumentide ajutiseks säilitamiseks organisatsioonide arhiive. riigi vara, mis on kehtestatud Vene Föderatsiooni arhiivifondi ja arhiive käsitlevate Vene Föderatsiooni õigusaktide alustega (1993), Vene Föderatsiooni arhiivifondi määrustega (1994) ja Venemaa föderaalse arhiiviteenistuse määrustega (1993). 1998), vastav määrused Vene Föderatsiooni subjektid.

Need reeglid kehtivad arhiivide kohta valitsusorganisatsioonid, ning on kohustuslikud ka kõikidele valitsusvälistele organisatsioonidele riigivara alla kuuluvate Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide ohutuse, kirjeldamise, arvestuse ja kasutamise tagamiseks.

Filmi-, foto-, tausta- ja videodokumente (audiovisuaalseid), teaduslikke ja tehnilisi, kartograafilisi, telemeetrilisi dokumente säilitavate organisatsioonide arhiivid juhinduvad nendest eeskirjadest korralduse, planeerimise, aruandluse, metoodiline töö arhiivis säilitatavate juhtimisdokumentidega; kõigis muudes küsimustes juhindutakse nende dokumentidega töötamisest vastavate juhendite ja reeglitega.

Reeglid ei kehti dokumentidele, millega töötamist reguleerib Vene Föderatsiooni 21. juuli 1993. aasta seadus N 5485-1 "On riigisaladused"Ja Vene Föderatsiooni presidendi 30. novembri 1995. aasta dekreet N 1203 riigisaladuseks tunnistatud teabe loetelu kinnitamise kohta."

Riigiorganisatsioonid, mis ei kuulu soetusallikate koosseisu riigiarhiivid, sama hästi kui valitsusvälised organisatsioonid võivad oma arhiivide korrastamisel ja hooldamisel juhinduda käesolevatest reeglitest.

Eeskirja täiendatakse arhiivi toimimist tagavate dokumentide vormidega.

Organisatsioonide arhiivide põhireeglid on koostatud töögrupp Rosarkhiv ja VNIIDAD koosseisus: V.A. Eremtšenko (rühmajuht), Albrecht B.V., Banasjukevitš V.D., Gavlin M.L., Kiselev I.N., Krasavin A.S., Larin M.V., Meshcherina T.A., Privalov V.A. F., Smoglo I.A., Sokova A.N., Solobay N.A., Stepanova

Haldusaktide rühmitamine

Arhiivitöö hõlmab erinevat tüüpi infokandjate süstematiseerimist. Nende hulka kuuluvad muu hulgas haldusaktid. Need on rühmitatud tüübi ja kronoloogia järgi koos lisadega:

Nende lisadena toimivad haldusaktidega kinnitatud sätted, hartad. Need on rühmitatud. Kui sätted, juhendid, põhimäärused kinnitati iseseisvate aktidena, süstematiseeritakse need eraldi juhtumiteks.
Kõrgemate struktuuride korraldused ja nende täitmise otsused on rühmitatud vastavalt ettevõtte töövaldkondadele.
Personaliga seotud tellimused süstematiseeritakse vastavalt hoiutähtaegadele. Suure mahuga infomaterjalid otstarbekalt tegutseb erinevad küljed ettevõtte töö, rühmitatuna eraldi.
Põhitegevusala tellimused süstematiseeritakse personali puudutavatest aktidest eraldi. Näiteks arhiivibüroo töö tellimus on ühes kaustas ja vastavalt vastutava üksuse juhi määramisele teises.
Kinnitatud limiidid, aruanded, hinnangud, pealkirjade nimekirjad, plaanid jne. on nende järgi projektidest eraldi rühmitatud.
Dokumentide korrastamine isikutoimikutesse toimub nende saabumise järjekorras.
Töötajate isiklikud palgakontod on süstematiseeritud eraldi kaustadesse. Need on järjestatud tähestikulises järjekorras.
Kaebused, ettepanekud, kodanike avaldused ettevõtte tegevuse kohta, dokumentatsioon nende läbivaatamiseks ja rakendamiseks on rühmitatud üksikisikute pöördumistest isiklike asjade kohta.
Kirjavahetuse süstematiseerimine toimub tavaliselt kalendriperioodi jooksul kronoloogilises järjestuses. Sel juhul asetatakse vastused küsimuste järele. Eelmisel aastal alanud eraldi teemalise kirjavahetuse uuendamise korral kantakse dokumendid jooksva perioodi kausta. Samas on märgitud viimase aasta juhtumi indeks.

Nüansid

Arhiivibürootöö on selline tegevus, mille käigus spetsialistid tagavad mitte ainult teabekandjate ohutuse, vaid ka oskuse nendega töötada, kui selline vajadus tekib. Selleks õmmeldakse kaustad moodustavad aktid pappkaanes neljaks auguks. Samuti on lubatud neid köita, võttes arvesse võimalust lugeda kõigis paberites tekste, resolutsioone, kuupäevi, viisasid.

Kimpude ettevalmistamisel eemaldatakse kõik metallist sidumiselemendid. Püsihoiuks mõeldud materjalid, mis koosnevad eriti väärtuslikest või vormistamata dokumentidest, on suletud kolme klapiga koos sidemetega kaustades või spetsiaalsetes kastides.

Kohaloleku korral väljanõudmata isikudokumentide puhul ( tööraamatud, tunnistused, sõjaväekaardid jne) pannakse need eraldi ümbrikusse ja õmmeldakse sinna ülejäänud materjalide külge. Kaustade lõpus peaks olema tühi sertifitseerimisleht. Kausta algusesse kantakse vorm siseinventuuri jaoks. Paberite paigutuse ohutuse ja korra tagamiseks nummerdatakse iga leht araabia numbritega. See reegel ei kehti sertifitseerimislehe ja inventuuri vormi kohta. Number pannakse lihtsa pliiatsiga paremasse ülanurka.

Sisemine inventar

See on moodustatud ajutise (üle 10 aasta) ja püsiva sisuga teabematerjalide säilitamiseks ja salvestamiseks. Sisemine inventuur koostatakse ka juhtumite kohta, mis on loodud dokumendiliikide kaupa, mille pealkirjades nende sisu ei avalikustata. Ankeedil peavad olema andmed kaustas olevate aktide järjekorranumbrite, registrite, pealkirjade, kuupäevade ja lehekülgede numbrite kohta.

Siseinventuurile on lisatud koondkirje. See näitab numbrite ja sõnadega selles sisalduvate dokumentide arvu, samuti selle moodustavate lehtede arvu. Siseinventuuri kinnitab koostaja. Kui kaust on köidetud või palistatud ilma kirjaplangita, siis koostatud leht liimitakse esikaane siseküljele.

Muudatused kaustas olevate materjalide koostises peaksid kajastuma väljal "Märkused". Eelkõige viitab see arestimisele, paberite asendamisele koopiatega, kaasamisele lisadokumendid kausta. Samas viidatakse vastavatele aktidele. Vajadusel saab siseinventuuri lehele moodustada uue üldistuskirje, samuti kausta tunnistuse.

Kontoritöö ja kontor

Organisatsiooni arhiivide eeskiri 2015

Jevgenija Kožanova 15. veebruar 2016 13:58

Alates 2015. aasta septembrist jõustus Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi 31. märtsi 2015 korraldus nr 526. Ta kinnitas "Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise, soetamise, arvestuse ja kasutamise korraldamise reeglid valitsusasutustes, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides". Artikli tekstis nimetame neid lühiduse huvides edaspidi " Reeglid 2015».

Meenutagem, kuidas oli enne korralduse jõustumist: organisatsioonid töötasid kahe dokumendi kallal.

Seega on meile jäänud kaks töödokumenti: 2015. aasta reeglid ja põhireeglid. Neil on täiesti erinev staatus: