Reeglid arhiivikasumiga. Uued arhiiveeskirjad: mis on muutunud? Enne ja pärast

N ja mida tugineda nüüd valdkonnas regulatiivse määrusega ja metoodiline tugi Arhiiviamet?

Esiteks, praegune dokument, mis on reguleeritud: Dokumentide säilitamise, värbamise, raamatupidamise ja kasutamise eeskirjad Arhiivinfo Venemaa Föderatsioon ja muud arhiividokumendid organites riigi võimsus, Elundid kohalikud omavalitsused ja organisatsioonid (heaks kiitnud Venemaa Kultuuriministeeriumi korraldus 03/31/2015 nr 526), \u200b\u200bmis jõustus eelmise aasta septembri lõpus. Edasi artiklis nimetatakse oma reeglid-2015.

Ja teiseks, praegune dokument, mis on metoodiline iseloom: Organisatsioonide arhiivide töö peamised eeskirjad (kinnitatud Rosarhiva College'i otsusega 06.02.2002, edaspidi - peamised eeskirjad). Paljud praktilised küsimused, mis mõjutavad ainult 2015. aasta reeglid, kuuluvad siin üsna üksikasjalikult, näiteks juhtumite nomenklatuuri väljatöötamise kord.

Osakondade arhiivide töö peamised eeskirjad (Heakskiidetud NSV Liidu juhataja tellimusega alates 5. septembrist 19.1985 nr 263), mis on pikka aega olnud vanuse tõttu, ei olnud päris töödokumendid, mille lõpuks saadeti lõpuks Hästi teenitud puhkus ja seda ei kasutata Venemaa Föderatsiooni territooriumil alates eeskirjade jõustumise kuupäevast -2015 (Rosarhiva 18. septembri 2015. aasta kiri nr 2/2133 - A).

Kas mul on vaja dokumente salvestada?

Te peate dokumentide salvestama. Hoolimata asjaolust, et 2015. aasta reeglid ütlevad, et "organisatsioonid tal on õigus (esile tõstetud auth.) Looge oma tegevuse protsessis moodustatud arhiivokumentide ladustamiseks arhiivid ... ", see on paremale kõige reaalsemale kohustusele.

Esiteks, kui on olemas organisatsioon, see tähendab, töötajate ja seetõttu täielikku dokumentide kogumit iga personali jaoks igaühe jaoks.

Teiseks, kui organisatsioon on organisatsioon, see tähendab, et selle maksude arvestus annab ka paberit või elektroonilisi dokumente.

Kolmandaks, vähemalt kõik loetletud dokumendid tuleks hoida ajal paigaldatud tähtajad. Salvestusaja allikad - erilised nimekirjad:

Tegevuse käigus moodustatud tüüpiliste juhtimisdokumentide nimekiri valitsusagentuurid, kohalikud omavalitsused ja organisatsioonid, viidates ladustamise ajal (seade. Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi määrus 25. augustil 2010 nr 558);
Organisatsioonide teadus- ja tehnilises ja tööstuslikus tegevuses moodustatud tüüpiliste arhiivide dokumentide loetelu, mis näitab ladustamise ajastamist (kinnitas Kultuuriministeeriumi korraldus massikommunikatsioon RF 31.07.2007 nr 1182).

Määratletud kasutamiseks ja riigile ning valitsusväliste organisatsioonide jaoks. Seega selgub, et igasugune, isegi väikseim ja tagasihoidlik ettevõte on arhiivide hoidmise dokumentide kogum. Ja nende jaoks tuleks luua tingimused, mis vastavad uuele regulatiivdokumendile: reeglid-2015. Struktuuriüksuste puudumine nimede "Arhiiv" all, "büroo" ei mõjuta seda kohustust.

Elektrooniliste dokumentide salvestamine

Innovatsioon, mis pööras tähelepanu kõigile kontoritöö spetsialistidele ja arhiivitegevus- 2015. aasta reeglites esitatud elektrooniliste dokumentide pikaajaline salvestamine. Tähendab sektsiooni 2.30-2,33. Üleminek elektroonilised dokumendid 2015. aasta reeglites on see üsna järsult läbi, ilma mis tahes päisteta kohe pärast aruandlust, et arhiiv on keelatud määrdunud kingades.

Dokumendi fragment

Kollaps

2.30. Kohustuslikud tingimused Elektrooniliste dokumentide säilitamine on järgmised:

kättesaadavus organisatsiooni arhiivis vähemalt kahe eksemplari iga elektrooniliste dokumentide ladustamiühiku koopia (peamised ja töökohad peaksid olema erinevates füüsilistel seadmetel);

tehnilise I juuresolekul. tarkvaramõeldud taasesituseks, kopeerimiseks, elektrooniliste dokumentide ülekirjutamiseks, füüsiliseks ja tehniline staatus;

elektrooniliste dokumentide säilitamise režiimi tagamine, välja arvatud kadu, volitamata uudiskiri, hävitamine või teabe moonutamine.

Teine tõsine innovatsioon on elektrooniliste dokumentide arhiivitarbe vormi reeglite määratlemine: \\ t

Dokumendi fragment

Kollaps

Reeglid korraldamise korraldamise ladustamise, omandamise, raamatupidamise ja kasutamise dokumente arhiivifondi Vene Föderatsiooni ja teiste arhiivokumentide riigiasutuste, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide (heaks kiidetud määrus Kultuuriministeerium Venemaa 31. märts 2015 Nr 526, jõustunud 09/21/2015)

2.31. Teksti elektrooniliste dokumentide edastamine organisatsiooni arhiivile salvestamiseks, mis on riigi ja munitsipaalarhiivi värbamise allikas, viiakse läbi PDF / A-vormingus.

PDF, kahtlemata universaalne formaat. PDF / Arhiiv (PDF / A) on selle vormingu tüüp, mis on spetsiaalselt ette nähtud dokumentide pikaajalise arhiivimiseks ja ISO 19005-1: 2005 / Cor.2: 2011 "dokumentatsiooni juhtimises. Elektrooniliste dokumentide vorming pikaajalise säilitamise jaoks. " Aga nagu kõik universaalsed PDF ei ole täiuslik. Selles vormis tunnevad juhtimisdokumendid suurepäraselt, kuid tegelikult kasutatakse seda mitte ainult paketti Microsoft Office.. Niisiis, näiteks joonised, mis on valmistatud formaalsel.DWG-s, kuvatakse v.pdf konverteerimisel valesti. Paljud küsimused spetsialistide põhjus ja käitumine elektrooniliselt digitaalne allkiri V.PDF-dokumendi teisendamisel.

Elektrooniliste failide ja dokumentide edastamise kord on kirjeldatud punktis 4.34 eeskirjades. Testist järgmised voolavad:

esiteks saab elektroonilisi dokumente kanda arhiivi ja salvestada nii eraldi füüsilise meedia ja "vastavalt teabe- ja telekommunikatsioonivõrgu",
teiseks koostatakse elektrooniliste asjade ja dokumentide inventuur, aga siiski paber (See tähendab ka siis, kui me moodustame arhiivi SED-is, peavad varud andma arhivaarse isiklikult),
kolmandaks ", kui arhiivi säilitamise lubamisel on elektroonilised juhtumid sertifitseeritud elektrooniline allkiri Organisatsiooni või voliniku juht ohvitser" Umbes paberdokumendid Miski pole vajalik. Kuidas täita seda nõuet elektrooniliste dokumentide loomiseks organisatsioonidele, kuid ei kasuta EDS-i, 2015. aasta reegleid vaikivad.

Lõpuks loob luuakse kiire juurdepääsu elektroonilistele dokumentidele ja otsige arhiivis eesmärke, luuakse elektrooniliste dokumentide kasutamise fond "(lk 2.33). Fondi kasutamise mõiste ei ole avalikustatud.

Dokumentide arvestus

Dokumendi fragment

Kollaps

3.5. Organisatsiooni arhiiv sisaldab põhilisi (kohustuslikke) ja tõendavaid dokumente. Peamiste raamatupidamisdokumentide koosseis ja vormid määratakse kindlaks nende eeskirjade kohaselt. Abiraamatupidamisdokumentide koosseis ja vormid määravad üksi organisatsiooni arhiiv.

Põhireeglid selgitasid, miks arhiivdokumendid võetakse arvesse ja mis on raamatupidamisdokumentide süsteem, sõnastades selle eesmärgi selgelt. Alates reeglitest-2015 kadus need mõisted. Tuletame meelde, et mõistame, mida me raamatupidamisega tegeleme:

Ja peamine muudatus: 2015. aasta arhiivide raamatupidamisdokumentide loetelu vähenes üle poole, vahemikus 11 kuni 5 positsioone. Ülevaade jäi:

juhtumite vastuvõtmise ja kõrvaldamise raamatupidamise raamatus;
fondide loetelu;
sihtasutusleht;
juhtumite loend, dokumendid;
registreeri kirjeldada.

Raamatupidamisvormide koostamise ja säilitamise kord, kuigi kühvel on kirjeldatud lõigetes 3.7-3.11 Reeglid-2015.

Ülejäänud on organisatsiooni äranägemisel. Kui see on riigi töölevõtmise allikas (munitsipaal) arhiiv, peab organisatsiooni passi lisaks olema lisaks koostatud (eeskirjade punkt 3.12). Samuti on joonealune märkus Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide riikliku raamatupidamise eeskirjade kohta ja kiitis heaks arhiivipassi vormi. Pange tähele, et põhireeglid kujundasid vormi, kuigi peaaegu identne, kuid siiski rohkem "värske" kui nimetatud määrus. Vähemalt alustas suvel kaks tuhandit, mitte üheksakümnendate aastatega.

Dokumentide väärtuse uurimine

Dokumentide väärtuse iga-aastase ekspertiisi järjekorras ei toonud midagi põhimõtteliselt uut. Ainult paragrahv 4.12 väärib tähelepanu:

Dokumendi fragment

Kollaps

4.12. Organisatsioonid, milliste vene föderatsiooni arhiivifondi dokumentide tegevustes luuakse, luua personali ja ajutise (üle 10-aastase) inventuuri kirjeldused säilitamise ajal ja tagada nende ohutus.

See säte viitab vestlusele, et sõltumata arhiivide kättesaadavusest organisatsiooni ja selle kuuluva riigi (munitsipaal) arhiivide arvu allikate arvus, on kohustatud harjutama oma dokumente vähemalt minimaalselt. Lõppude lõpuks, võib-olla vähesed inimesed saavad koostada ajutiste (üle 10-aastase) säilitamise aja nimekirja, ilma et nomenklatuuri koostamisel.

Nomenklatuuri äri

Juhtumite nomenklatuuri kohta, millised reeglid-2015 kõne "peamine raamatupidamisdokument, mis peegeldab organisatsiooni dokumentaalfondi koosseisu ja korraldust", väljendatakse neid väga kühveldamisega ja isegi ei anna seda mingit kavatsust määratlust. Dokumendi tekstist järgneb ainult selle kohta, et (lk 4.14-4.18):

"Juhtumite nomenklatuuris on sätestatud teostatud dokumentide klassifikatsiooni (rühmitamine) juhtumite (elektroonilise äri)";
nomenklatuur koostatakse lisatud vormis;
organisatsiooni asjade nomenklatuur koostatakse struktuuriüksuste nomenklatuuride põhjal (vorm on lisatud, kuid see ei ole siiski võimalik tuvastada: see sisaldab kahte taotlust nimega "nomenklatuur"; the Struktuuriüksused sisaldavad nr 26);
organisatsiooni nomenklatuur on välja töötatud tüüpiliste, osakondade ja muude dokumentide nimekirjade alusel, mis näitab ladustamise ajastamist, muid regulatiivseid õigusakte, samuti standard- ja eeskujulikke nomenklatuuri;
organisatsioonid - Riigi värbamise allikad (munitsipaalsed) arhiivid nõustuvad talle esitatud asutuse "asjakohaste EPC-de või riigiga (olmejäätmete) arhiiviga";
organisatsioonid - mitte riigi omandamise allikad (munitsipaal) arhiivide allikad lepivad kokku nende nomenklatuuris.

Rohkem praktilist teavet organisatsiooni tegevuse arendamise ja hooldamise kohta 2015. aasta reeglites ei ole. Tuleb öelda ühemõtteliselt: ilma tavareegliteta tavalisele sekretärile, eriti esimest korda, ei ole võimalik seda teha.

Juhtumite registreerimine

Dokumendi fragment

Kollaps

4.19. Lõpetatud töö töö alalise ja ajutine (üle 10 aasta) säilitamise aeg, sealhulgas isikliku koostise, pärast lõpetamist kalendriaastaKui nad olid suundunud, valmis üleandmiseks organisatsiooni arhiivi ja on disaini ja kirjelduse suhtes.

Sõltuvalt ladustamise ajast teostatakse juhtumite täielikku või osalist kaunistamist. Alaline ja ajutine (üle 10 aasta) säilitusaja ja isikliku koostise suhtes kohaldatakse täielikku disaini.

Paberi juhtumite registreerimine sätestab: \\ t

juhtumite dokumentide kandmine või seondumine (mitteformaadilised dokumendid salvestatakse suletud tahketesse kaustadesse või kastidesse);

juhtumi numeratsioonilehed;

juhtumi tunnistaja koostamine (lisa nr 8);

kohtuasja dokumentide sisemise inventuuri koostamine (lisa nr 27);

juhtumi juhtumi registreerimine (lisa nr 28).

Elektrooniliste asjade ettevalmistamine organisatsiooni arhiivile üleandmiseks on ette nähtud elektrooniliste asjade ettevalmistamine, dokumendid (lisad nr 17, 18).

Mis hõlmab juhtumite osalist kaunistamist ja millises sõltuvuses ei ole dokumentide säilitamise ajastamist.

Kui varem valmistati sisemine OPI-d ainult "sisse vajalikud juhtumid"(Põhireeglid, lk. 3.6.3.) Reeglitest-2015 eemaldati see fraas. Puuduvad viited ladustamise ajale ei anna optilise vormi päise, mis on esitatud lisas 27.

Elektroonilised juhtumid ei tohiks kirjeldada kõike, vaid ainult need, kellel on ajutine (üle 10 aasta) ja alaline aeg Storage (vormid kirjeldavad vastavalt lisades 17 ja 18).

Taotluste täitmine

Arhiiviga esitatud organisatsioonide ja kodanike taotluste täitmise valdkonnas on innovatsioon: arhiivide viide, väljavõte ja uute eeskirjade koopia võib välja anda elektrooniline vorm Elektroonilisel meedias või edastatakse info- ja sidevõrkudes. " Sellised sertifikaadid, koopiad ja väljavõtted "Organisatsiooni juhi elektroonilise allkirja ja tema volitatud ametniku elektroonilise allkirja väljavõtted."

Rakendused: dokumentide vormid

Traditsiooniliselt lõpeb 2015. aasta reeglid taotluste kogumiga - nende või muude dokumentide salvestamise vormide vormid.

Üldiselt tuleb öelda, et esiteks esitleb 2015. aasta reeglid vähem vorme kui põhireeglites, teiseks nende hulgas on samad nimed kaks taotlust, mis on väga ebamugav ja kolmandaks, nad asuvad menetluses viide tekstile (ja mitte tähtsuse või loogilise järjestuse järjekorras, nagu põhireeglites). Mõned rakendused muutsid oma nimesid, mõned veidi muutsid vormi. Üldine soovitus See on: Vajadusel koostada arhiivi juhtumi dokumendi koostamine, peaks archivius kõigepealt otsima oma vormi 2015. aasta reeglites ja ainult siis, kui nad ei ole nendes osutuvad, võtke ühendust põhireeglitega.

Allpool annan 3 nimekirja. Esimene (tabeli kujul) on reeglite-2015 rakendused ja nende vastavad põhireeglitele. Teine - uued esemed 2015. aastal kasutusele võetud vormides. Kolmandad - vormid põhireeglitest, mis ei kuulu 2015. aasta reegleid, kuid ei tühistata (nagu nad ütlevad, kasutage tervises).

Tabel

Kollaps

Puhkus ilmus ja heakskiidetud 2015. aasta reeglites:

Varude elektroonilised juhtumid, ajutised dokumendid (üle 10 aasta) säilitusaeg;
Ajutise (üle 10-aastase) elektrooniliste failide konstruktsiooni lisas säilitamisaeg;
Arhiivdokumentide vastuvõtmise ja edastamise akt (alates organisatsioonist organisatsioonist. - Umbes. Automaatne)
Inventari asjad;
Elektrooniliste juhtumite inventuur, dokumendid elektrooniliste tegude inventuurile, dokumentidele.

Kaks hiljutist vormi eesmärk on asendada kohaletoimetamise varud ja esindavad tegelikult dokumentide vastuvõtmise aktsepteerimist organisatsiooni arhiivis.

Alalise, ajutise (üle 10-aastase) varude varude ja personali struktuuriüksus Organisatsioonid (12. lisa põhireeglid);
Lõplik sisenemise ja assistendi pealkiri (liite 13);
Pideva ladustamise projekteerimisdokumentide nimekiri (14);
Tellimus (nõue) dokumentide väljastamise (1. liide);
Dokumentide väljastamise raamat (19. liide);
Eelkõige väärtuslike juhtumite inventeerimine (lisa 23);
Kindlustusfondi ja kasutusfondi vastuvõtmise ja kõrvaldamise raamatus raamatupidamisarvestuse raamat (lisa 27);
Varude fond (lisa 28);
Passhiivide organisatsioon Salvestamine juhtimisdokumentatsioon (29. liide);
Tööstusfondi dokumentide säilitamise korralduste pass (30. liide);
Elektrooniliste dokumentide raamatupidamise kaardi raamatupidamisüksus (ED) (3. liide);
Tegutsema elektrooniliste dokumentide rände ja ülekirjutamise kohta (lisa 32);
Ajakiri elektrooniliste dokumentide vastuvõtmise ja kõrvaldamise raamatupidamise kohta (lisa 33);
Teataja rände raamatupidamise ja ülekirjutamise elektrooniliste dokumentide (lisa 34);
Isikuandmete kirjelduste toiming (lisa 38);
Tegutseda ühendatud arhiivfondi (lisa 39) moodustamise seadus;
Logi registreerimine emiteeritud koopiad, ekstraktid, sertifikaadid, temaatilised materjalid (lisa 44);
Ajakiri lugemisruumi kasutajate külastajate registreerimine (lisa 45);
Iga-aastane arhiivitööde kava (lisa 46);
Kaardi raamatupidamise kaart (lisa 47);
Arhiivihalduri muutmisel (lisa 48) aktsepteerimisel ja edastamine.

Ilmselgelt 2015. aasta reeglid on mõeldud ettevalmistatud lugejale. Kuid paljudel juhtudel tegeleb ka Office töö ja arhiivitegevus organisatsiooni kontoritöö ja arhiivitegevusega kas sekretärid või (vajaduse korral), erinevate üksuste töötajad: raamatupidajad, personal, töökaitse, juristid jne. See ei ole väga raske selles, et mõista, mida nad vajavad dokumentide salvestamise eest.

Reeglid-2015 annavad absoluutse miinimumama tegevuse, mis tagavad organisatsioonide dokumentide säilitamise. Teave selle minimaalse rakendamise kohta praktikas peavad reeglite lugejad otsima metoodilisteallikate iseseisvalt. Seega on organisatsioonide arhiivide töö põhireeglid hoolimata vabatahtlikust seisundist, kusjuures reeglite saabumisel on kontoris nõudlus vene organisatsioonid isegi tugevam kui varem.

Tollitootmine ja kontor

Organisatsioonide arhiivide tööreeglid 2015

Evgenia Kozhanova 15. veebruar 2016 13:58

Alates 2015. aasta septembrist jõustus Venemaa Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi määrus 31.03.2015 nr 526. Ta kiitis heaks "Venemaa Föderatsiooni ja teiste arhiivide dokumentide säilitamise, omandamise, raamatupidamise ja kasutamise eeskirjad riigiasutustes, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides." Edasi teksti artikkel lühidus nimetatakse neile " Reeglid-2015.».

Väärib märkimist, et arhiivitegevuse revolutsioon 2015 reeglite avaldamisega ei toimunud. Kas uued reeglid on elektrooniliste dokumentide jaoks sõbralikum ... arhiiviüksuse uute ja vanade eeskirjade staatuse kohta räägime seda artiklit. Samuti laadige siin ka organisatsioonide arhiivide tööreeglid 2015. aastal.

Tuletame meelde, kuidas see oli enne tellimuse esitamist: organisatsioonid töötanud kahes dokumendis.

Esimene neist on osakondade arhiivide töö peamised reeglid (heakskiidetud NSV Liidu juhataja järjekorras alates 5. septembrist 1985 N 263). See oli ainus regulatiivne (see on kohustuslik) dokument arhiiviüksuse kohta Venemaal kuni 09/21/15.

18. septembri 18. septembri 2015. aasta kirjas tähistab N 2/2133 - A näitab, et alates tellimuse nr 526 jõustumise hetkest ei kasutata "osakondade arhiivide töö põhireegleid kasutada . " Neid saab hõlpsasti kasutada.

Teine on organisatsioonide arhiivide töö põhireeglid (heaks kiidetud 06.02.2002 Rosarhiva College'i otsusega). See on metoodiline (valikuline, kuid informatiivne) dokument, mida keegi ei ole tühistatud, kuid seda saab kasutada ja isegi vajalikuks, sest 2015. aasta reeglites jäi paljud praktilistele tegevuste küsimustele, mis on seotud dokumentide ladustamisele organisatsioonidesse.

Seega oleme jätnud kaks töödokumenti: reeglid-2015 ja põhireeglid. Neil on täiesti erinev staatus:

Põhireeglid - metoodiline dokument. Seda ei ole vaja seda rakendada, kuigi sel juhul tundub, et arhiivi loomine organisatsioonis on väga raske. Põhireeglid on heaks kiidetud ainult Rosarhiva kolledži otsusega ja seetõttu on nende staatus palju väiksem kui reeglite 2015.

Laadige alla Venemaa Föderatsiooni ja teiste arhiivokumentide arhiivfondi dokumentide säilitamise, omandamise, raamatupidamise ja kasutamise eeskirjad valitsusasutustes, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides (PDF, 4,02 MB).

admin. 20.05.2019 0 kommentaari

Mida nüüd tugineda arhiiviüksuse regulatiivse ja metoodilise toetuse valdkonnas?

Esiteks praeguse dokumendi, mis on reguleeritud: eeskirjad korraldamise korraldamise, omandamise, raamatupidamise ja kasutamise dokumentide arhiivia Sihtasutus Venemaa Föderatsiooni ja teiste arhiivokumentide riigiasutuste, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide (heaks kiidetud Ministeerium Kultuur Venemaa 03/31/2015 № 526) jõustus lõpus septembri septembri eelmise aasta. Edasi artiklis nimetatakse oma reeglid-2015.

Ja teiseks, praegune dokument, mis on metoodiline iseloom: organisatsioonide arhiivide töö põhireeglid (kinnitatud Rosarhiva College'i otsusega 06.02.2002), edaspidi - põhireeglid). Paljud praktilised küsimused, mis mõjutavad ainult 2015. aasta reeglid, kuuluvad siin üsna üksikasjalikult, näiteks juhtumite nomenklatuuri väljatöötamise kord.

Kas mul on vaja dokumente salvestada?

Mis on arhiivdokument? Vt artiklit "Milliste organisatsioonide jaoks on vajalikud uued arhiivieeskirjad? Ja kellel on Venemaa Föderatsiooni arhiivifondi dokumendid? "

Te peate dokumentide salvestama. Hoolimata asjaolust, et 2015. aasta reeglid ütlevad, et "organisatsioonil on õigus luua arhiivide arhiivide arhiivide arhiivide loomiseks, on see aimugi all olev õigus kõige reaalsemaks kohustuseks.

Esiteks, kui on olemas organisatsioon, see tähendab, töötajate ja seetõttu täielikku dokumentide kogumit iga personali jaoks igaühe jaoks.

Teiseks, kui organisatsioon on organisatsioon, see tähendab, et selle maksude arvestus annab ka paberit või elektroonilisi dokumente.

Kolmandaks, vähemalt kõik loetletud dokumendid tuleks salvestada kehtestatud tähtaja jooksul. Salvestusaja allikad - erilised nimekirjad:

Nimekiri tüüpilistest juhtimisdokumentidest, mis on esitatud riigiasutuste, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide tegevuse protsessis, näidates ladustamise ajastamist (seade Vene Föderatsiooni ministeeriumi määrus 25. augustil 2010 nr 558);
Organisatsioonide teadus- ja tehnilises ja tööstuse tegevusalal moodustatud tüüpiliste arhiivide dokumentide loetelu, mis näitab säilitusaega (heaks kiitnud Venemaa Föderatsiooni kultuuriministeeriumi ja massikommunikatsioonimindusega 31.07.2007 nr 1182).

Need nimekirjad on vaja1 kasutamiseks ja riiklikuks ning valitsusväliste organisatsioonide jaoks. Seega selgub, et igasugune, isegi väikseim ja tagasihoidlik ettevõte on arhiivide hoidmise dokumentide kogum. Ja nende jaoks tuleks luua tingimused, mis vastavad uuele regulatiivdokumendile: reeglid-2015. See kohustus ei mõjuta struktuuriliste osakondade puudumist nimede "Arhiiv", "Office".

Elektrooniliste dokumentide salvestamine

Innovatsioon, kes pööras tähelepanu kõigile spetsialistidele büroo- ja arhiivitöös, on 2015. aasta reeglites esitatud elektrooniliste dokumentide ladustamisjärjestus. Tähendab sektsiooni 2.30-2,33. Üleminek elektroonilistele dokumentidele 2015. aasta reeglites viiakse läbi üsna järsult ilma igasuguste päisteta, kohe pärast sõnumit, et arhiiv on keelatud määrdunud kingades.

2.30. Elektrooniliste dokumentide kohustuslikud säilitamise tingimused on järgmised:

kättesaadavus organisatsiooni arhiivis vähemalt kahe eksemplari iga elektrooniliste dokumentide ladustamiühiku koopia (peamised ja töökohad peaksid olema erinevates füüsilistel seadmetel);

tehniliste ja tarkvara tööriistade kättesaadavus, mis on ette nähtud reproduktiivseks, kopeerimiseks, elektrooniliste dokumentide ülekirjutamiseks, füüsilise ja tehnilise seisundi kontrolli all;

elektrooniliste dokumentide säilitamise režiimi tagamine, välja arvatud kadu, volitamata uudiskiri, hävitamine või teabe moonutamine.

Teine tõsine innovatsioon on elektrooniliste dokumentide arhiivitarbe vormi reeglite määratlemine: \\ t

Dokumendi fragmentide kokkuvarisemise eeskirjad Venemaa Föderatsiooni arhiivfondi ja muude arhiivide dokumentide säilitamise, omandamise, raamatupidamise ja kasutamise korraldamise korraldamise korraldamise eeskirjad valitsusasutustes, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides (Kultuuriministeeriumi korraldus) Venemaa 03/31/2015 nr 526 jõustus 09/21/2015)

2.31. Teksti elektrooniliste dokumentide edastamine organisatsiooni arhiivile salvestamiseks, mis on riigi ja munitsipaalarhiivi värbamise allikas, viiakse läbi PDF / A-vormingus.

PDF, kahtlemata universaalne formaat. PDF / Arhiiv (PDF / A) on selle vormingu tüüp, mis on spetsiaalselt ette nähtud dokumentide pikaajalise arhiivimiseks ja ISO 19005-1: 2005 / Cor.2: 2011 "dokumentatsiooni juhtimises. Elektrooniliste dokumentide vorming pikaajalise säilitamise jaoks. " Aga nagu kõik universaalsed PDF ei ole täiuslik. Selles vormis tunnevad juhtimisdokumendid suurepäraseid, kuid lõpuks kasutavad organisatsioonid mitte ainult Microsoft Office'i paketti. Niisiis, näiteks joonised, mis on valmistatud formaalsel.DWG-s, kuvatakse v.pdf konverteerimisel valesti. Paljud spetsialistide küsimused põhjustavad ka elektroonilise digitaalse allkirja käitumist V.PDF-dokumendi konverteerimisel.

Elektrooniliste failide ja dokumentide edastamise kord on kirjeldatud punktis 4.34 eeskirjades. Testist järgmised voolavad:

esiteks saab elektroonilisi dokumente kanda arhiivi ja salvestada nii eraldi füüsilise meedia ja "vastavalt teabe- ja telekommunikatsioonivõrgu",
teiseks koostatakse elektrooniliste asjade inventuur ja dokumendid siiski paberkandjal (st isegi kui me moodustame EDS-is arhiivi, peavad inventuur andma arhivaarse isiklikult),
kolmandaks "Kui arhiivide ladustamise lubamisel on elektroonilised juhtumid sertifitseeritud organisatsiooni juhi elektroonilise allkirjaga või tema volitatud ametniku elektroonilise allkirjaga." Paberi dokumentide osas pole midagi sellist vaja. Kuidas täita seda nõuet elektrooniliste dokumentide loomiseks organisatsioonidele, kuid ei kasuta EDS-i, 2015. aasta reegleid vaikivad.

Dokumentide arvestus

Organisatsiooni arhiivis dokumentide arvestus on määrata kindlaks nende koguse ja koostise kindlaksmääratud mõõtmisüksustes ja fikseerimises (registreerimine), mis kuulub igasse raamatupidamisühikule, mis kuuluvad konkreetsele kompleksile ja nende koguarvude koguarvule2.
Arhiivide raamatupidamisdokumentide süsteem on omavahel seotud volikirjade ja andmebaaside kompleks, mis peegeldavad organisatsiooni arhiivi arhiivi ja nende muutuste arhiivide arvu ja koostise, \\ t komponent Venemaa Föderatsiooni arhiivfondi dokumentide riiklik raamatupidamissüsteemid3.

Ja peamine muudatus: 2015. aasta arhiivide raamatupidamisdokumentide loetelu vähenes üle poole, vahemikus 11 kuni 5 positsioone. Ülevaade jäi:

juhtumite vastuvõtmise ja kõrvaldamise raamatupidamise raamatus;
fondide loetelu;
sihtasutusleht;
juhtumite loend, dokumendid;
registreeri kirjeldada.

Raamatupidamisvormide koostamise ja säilitamise kord, kuigi kühvel on kirjeldatud lõigetes 3.7-3.11 Reeglid-2015.

Dokumentide väärtuse uurimine

Dokumentide väärtuse iga-aastase ekspertiisi järjekorras ei toonud midagi põhimõtteliselt uut. Ainult paragrahv 4.12 väärib tähelepanu:

Nomenklatuuri äri

Vt artikkel "Uued tööreeglid Arhiivide kohta Asjade nomenklatuuri kohta"

"Juhtumite nomenklatuuris on sätestatud teostatud dokumentide klassifikatsiooni (rühmitamine) juhtumite (elektroonilise äri)";
nomenklatuur koostatakse lisatud vormis;
organisatsiooni asjade nomenklatuur koostatakse struktuuriüksuste nomenklatuuride põhjal (vorm on lisatud, kuid see ei ole siiski võimalik tuvastada: see sisaldab kahte taotlust nimega "nomenklatuur"; the Struktuuriüksused sisaldavad nr 26);
organisatsiooni nomenklatuur on välja töötatud tüüpiliste, osakondade ja muude dokumentide nimekirjade alusel, mis näitab ladustamise ajastamist, muid regulatiivseid õigusakte, samuti standard- ja eeskujulikke nomenklatuuri;
organisatsioonid - Riigi värbamise allikad (munitsipaalsed) arhiivid nõustuvad talle esitatud asutuse "asjakohaste EPC-de või riigiga (olmejäätmete) arhiiviga";
organisatsioonid - mitte riigi omandamise allikad (munitsipaal) arhiivide allikad lepivad kokku nende nomenklatuuris.

Juhtumite registreerimine

4.19. Töö püsiva ja ajutine (üle 10 aasta) ladustamise juhtumi, sealhulgas personali järel pärast kalendriaasta lõppu, kus nad juhiti, on valmis üleandmiseks organisatsiooni arhiivile ja nende suhtes kohaldatakse Disain ja kirjeldus.

Sõltuvalt ladustamise ajast teostatakse juhtumite täielikku või osalist kaunistamist. Alaline ja ajutine (üle 10 aasta) säilitusaja ja isikliku koostise suhtes kohaldatakse täielikku disaini.

Paberi juhtumite registreerimine sätestab: \\ t

juhtumite dokumentide kandmine või seondumine (mitteformaadilised dokumendid salvestatakse suletud tahketesse kaustadesse või kastidesse);

juhtumi numeratsioonilehed;

juhtumi tunnistaja koostamine (lisa nr 8);

kohtuasja dokumentide sisemise inventuuri koostamine (lisa nr 27);

juhtumi juhtumi registreerimine (lisa nr 28).

Elektrooniliste asjade ettevalmistamine organisatsiooni arhiivile üleandmiseks on ette nähtud elektrooniliste asjade ettevalmistamine, dokumendid (lisad nr 17, 18).

Mis hõlmab juhtumite osalist kaunistamist ja millises sõltuvuses ei ole dokumentide säilitamise ajastamist.

Kui varasem sisemine toimus ainult "vajalikel juhtudel" (peamised eeskirjad, punkt 3.6.3), siis reeglitest-2015 eemaldati see fraas. Puuduvad viited ladustamise ajale ei anna optilise vormi päise, mis on esitatud lisas 27.

E-uksed ei tohiks kõike kirjeldada, vaid ainult neid, kellel on ajutine (üle 10 aasta) ja pidev säilivusaeg (vastavalt taotlustes 17 ja 18 kirjeldav vorm).

Rakendused: dokumentide vormid

Traditsiooniliselt lõpeb 2015. aasta reeglid taotluste kogumiga - nende või muude dokumentide salvestamise vormide vormid.

Üldiselt tuleb öelda, et esiteks esitleb 2015. aasta reeglid vähem vorme kui põhireeglites, teiseks nende hulgas on samad nimed kaks taotlust, mis on väga ebamugav ja kolmandaks, nad asuvad menetluses viide tekstile (ja mitte tähtsuse või loogilise järjestuse järjekorras, nagu põhireeglites). Mõned rakendused muutsid oma nimesid, mõned veidi muutsid vormi. Üldine soovitus on see: vajadusel koostada mis tahes dokumendi arhiivi juhul, arhivaar peaks kõigepealt otsima oma vormi 2015. aasta reeglites ja ainult siis, kui nad ei osutaks neile, võtke ühendust põhireeglitega .

Reeglite vormide vastavus-2015 ja põhireeglid

Kollaps

Puhkus ilmus ja heakskiidetud 2015. aasta reeglites:

Varude elektroonilised juhtumid, ajutised dokumendid (üle 10 aasta) säilitusaeg;
Ajutise (üle 10-aastase) elektrooniliste failide konstruktsiooni lisas säilitamisaeg;
Arhiivdokumentide vastuvõtmise ja edastamise akt (alates organisatsioonist organisatsioonist. - Umbes. Auth.)
Inventari asjad;
Elektrooniliste juhtumite inventuur, dokumendid elektrooniliste tegude inventuurile, dokumentidele.

Kaks hiljutist vormi eesmärk on asendada kohaletoimetamise varud ja esindavad tegelikult dokumentide vastuvõtmise aktsepteerimist organisatsiooni arhiivis.

Alalise ajutise (üle 10-aastase) loetelu organisatsiooni struktuuriüksuse ladustamise ja isikliku koosseisu (põhireeglite 12. lisa);
Lõplik sisenemise ja assistendi pealkiri (liite 13);
Pideva ladustamise projekteerimisdokumentide nimekiri (14);
Tellimus (nõue) dokumentide väljastamise (1. liide);
Dokumentide väljastamise raamat (19. liide);
Eelkõige väärtuslike juhtumite inventeerimine (lisa 23);
Kindlustusfondi ja kasutusfondi vastuvõtmise ja kõrvaldamise raamatus raamatupidamisarvestuse raamat (lisa 27);
Varude fond (lisa 28);
Juhtimisdokumentide säilitamise korraldamise arhiivi passi (lisa 29);
Tööstusfondi dokumentide säilitamise korralduste pass (30. liide);
Elektrooniliste dokumentide raamatupidamise kaardi raamatupidamisüksus (ED) (3. liide);
Tegutsema elektrooniliste dokumentide rände ja ülekirjutamise kohta (lisa 32);
Ajakiri elektrooniliste dokumentide vastuvõtmise ja kõrvaldamise raamatupidamise kohta (lisa 33);
Teataja rände raamatupidamise ja ülekirjutamise elektrooniliste dokumentide (lisa 34);
Isikuandmete kirjelduste toiming (lisa 38);
Tegutseda ühendatud arhiivfondi (lisa 39) moodustamise seadus;
Logi registreerimine emiteeritud koopiad, ekstraktid, sertifikaadid, temaatilised materjalid (lisa 44);
Ajakiri lugemisruumi kasutajate külastajate registreerimine (lisa 45);
Iga-aastane arhiivitööde kava (lisa 46);
Kaardi raamatupidamise kaart (lisa 47);
Arhiivihalduri muutmisel (lisa 48) aktsepteerimisel ja edastamine.

Reeglid-2015 annavad absoluutse miinimumama tegevuse, mis tagavad organisatsioonide dokumentide säilitamise. Teave selle minimaalse rakendamise kohta praktikas peavad reeglite lugejad otsima metoodilisteallikate iseseisvalt. Seega on organisatsioonide arhiivide põhireeglid vaatamata oma vabatahtlikule staatusele, kusjuures reeglite saabumiseni on Venemaa organisatsioonide kontoris nõudlus veelgi rohkem kui varem.

Joonealused märkused

Kollaps

Vene Föderatsiooni lahendus 21.02.2012 nr 14589/11. tule tagasi

P. 6.1.1. Põhireeglid. tule tagasi

P. 6.3.1. Põhireeglid. tule tagasi

Tasuta 1 logi number

"Organisatsioonide arhiivide töö põhireeglid" (kinnitas Rosarhiva College'i otsusega 06.02.2002)

Heakskiidetud
otsusega
Rosarhiva kolledžid
alates 06.02.2002.

Põhireeglid
Tööarhiivide organisatsioonid

Sissejuhatus

Organisatsioonide arhiivide töö peamised eeskirjad on regulatiivne ja metoodiline dokument, mis määratleb nende tegevust. Reeglid põhinevad praegusel Õiguslik alus Informatsiooni valdkonnas dokumentatsiooni juhtimise ja arhiivi juhtumi kogemus kodumaiste arhiivitegevuse sünteesitakse, võtab arvesse kaasaegseid saavutusi taotluse tehnilised vahendid ja infotehnoloogiad Töötavate dokumentidega.

Õigus ja kohustus luua organisatsioonide arhiivid Venemaa Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide ajutiseks ladustamiseks, mis on määratud riigi omandisLuuakse Venemaa Föderatsiooni õigusaktide põhjal Vene Föderatsiooni ja Arhiivide arhiveeritud Fondi (1993) käsitleva määruse alusel määruse arhiveeritud Fondi määruse (1994) ja Venemaa föderaalse arhiiviteenuse määruse (1998) määruse kohta (1998) \\ t vastab reguleerivad õigusaktid Vene Föderatsiooni teemad.

Neid eeskirju kohaldatakse arhiivide suhtes riigiorganisatsioonidning samuti olla kohustuslik kõigi valitsusväliste organisatsioonide jaoks, et tagada Venemaa Föderatsiooni arhiivifondi säilitamise, kirjelduste, raamatupidamise ja kasutamise tagamine, mis on määratud riigiomandisse.

Organisatsioonide arhiivid, mis hoiavad filme, foto-, tausta- ja videodokumente (audiovisuaalseid), teaduslikke ja tehnilisi, kartograafilisi, telemeetrilisi dokumente, juhinduvad nendest eeskirjadest organisatsiooni, planeerimise, aruandluse, metoodiline töö arhiivides salvestatud juhtimisdokumentidega; Kõigis teistes küsimustes reguleerivad tööga kindlaksmääratud dokumentidega töökohad asjakohased juhised ja eeskirjad.

Reeglid ei kehti dokumentide suhtes, mis on reguleeritud 21. juuli 1993 N 5485-1 seadusega reguleeritud tööga Venemaa Föderatsiooni seadusega riigisaladus"Vene Föderatsiooni presidendi 30. novembri 1995. aasta n 1203" dekreet riigisaladusega seotud teabe loetelu kinnitamisel ".

Riigiorganisatsioonid, mis ei ole seotud omandamise allikate koosseisuga riigi arhiiv, sama hästi kui valitsusvälised organisatsioonid Nendest eeskirjadest saab juhtida nende arhiivide korraldamisel ja tagamisel.

Artiklite vormid, mis tagavad arhiivi toimimise.

Ettevalmistatud organisatsioonide arhiivide töö peamised eeskirjad töögrupp Rosarhiva ja Vniidad koosnevad: Erembenko V.A. (Grupi juht), Albrecht B.V., Banasyukevich V.D., Gavlin M.L., Kiselev, I.n., Krasavin A.S., Larin M.v., Meshcherina t.A., Privalov V. F., võiks I.A., Sokova A.N., Solobay N.M., Stepanova L.A.

Haldusaktide rühmitamine

Arhiiviamenetlus tähendab erinevate infokandjate süstematiseerimist. Nende hulka kuuluvad haldusaktid. Need on rühmitatud vastavalt vaate ja kronoloogia rakendustega:

Sätted, haldusaktide poolt heaks kiidetud põhikiri toimivad nende taotlustena. Nad on rühmitatud. Kui sätted, juhised, olid hartad kinnitatud sõltumatute toimingutena, süstematiseeritakse eraldi juhtumiteks.
Kõrgemate struktuuride ja nende rakendamise otsuste juhised on rühmitatud ettevõtte töö suunas.
Töötajate korraldusi süstematiseeritakse vastavalt säilitusajale. Suure mahuga infomaterjalid Asjakohased toimingud erineva külg Ettevõte töötab, grupp eraldi.
Tellimused peamise tegevusala süstematiseeritakse personali aktidest eraldi. Näiteks tellimus arhiiv Office'i töö See lülitub sisse ühesse kausta ja ametisse nimetades vastutava divisjoni juht - teisele.
Heakskiidetud piirid, aruanded, hinnangud, pealkiri nimekirjad, plaanid jne rühmitanud nende projektidest eraldi.
Dokumentide asukoht isiklikes küsimustes viiakse läbi nende kviitungi järjekorras.
Palgatöötajate näokontod süstematiseeritakse eraldi kaustadesse. Need paigutatakse tähestikulises järjekorras.
Kaebused, ettepanekud, ettevõtluse tegevustega seotud kodanike avaldused, nende kaalumise ja rakendamise dokumentatsioon on rühmitatud isikutest eraldi isiklikest küsimustest.
Kirjavahetuse süstematiseerimine toimub tavaliselt kalendriaasta jooksul kronoloogilises järjestuses. Samal ajal asetatakse vastused pärast küsimusi. Kui kirjavahetus uuendatakse eraldi teemal, algas eelmisel aastal dokumendid kehtiva aja jooksul kausta. Samal ajal on märgitud eelmise aasta juhtumi indeks.

Nüansse

Arhiivkontori seminar - tegevusala liik, kus spetsialistid annavad mitte ainult teabekandjate ohutust, vaid ka võimalust töötada nendega, kui selline vajadus. Selleks toimib kaustad moodustavad toimingud neljaks torkeks pappi kate. Neil on lubatud ka kaasata võimalusega lugeda tekste, resolutsioone, kuupäevi, viisasid kõigis paberites.

Rühmituse ettevalmistamisel eemaldatakse kõik metalli kinnitusmelendid. Eriti väärtuslike või mitteformaadiliste aktide pidevaks ladustamiseks mõeldud materjalid sisalduvad suletud tüübi kaustades kolme ventiiliga riskidega või spetsiaalsete kastidega.

Taotluse korral taotlemata isiklikes dokumentides ( tööraamatud, sertifikaadid, sõjaväepiletid jne) nad investeeritakse eraldi ümbrikusse ja neid toidetakse selles teistele materjalidele. Kaustade lõpus peab olema tühi anumaleht. Kausta alguses on tühi sisemine inventuur. Paberite ohutuse ja järjekorra tagamiseks nummerdatakse iga leht araabia numbritega. See reegel ei kehti Assander lehekülje ja vormi inventuuri. Ruumi asetatakse lihtsa pliiatsiga paremas nurgas.

Siseteadus

See on moodustatud ajutiste (rohkem kui 10-aastase) ja pideva sisu salvestamiseks ja arvessevõtmiseks. Sisemine OPI-d valmistatakse ka dokumentide liikide loodud juhtumite puhul, mille pealkirjades nende sisu ei avalikustata. Vormid peavad esinema kausta, indeksite, päiste, kuupäevade ja lehekülje numbrite toimingute järjestuses.

Sisemine inventuur on lisatud lõplikule sisenemisele. See näitab numbreid ja sõnade arvu selles sisalduvate dokumentide arvu ja selle vormitud lehtede arvu. Sisemine OPIS toob kompilaatorit. Kui kaust on põimunud või siduda ilma vormita, liimitud tõkestatud leht näokatte sisemusse.

Muutused koostise materjalide kausta peaks kajastama "Märkused" valdkonnas. Eelkõige on olemas krambid, asendades paberid koopiate kaasamisega täiendavad dokumendid Kausta. Samal ajal kinnitatakse viited vastavatele õigusaktidele. Vajaduse korral võib moodustada uus üldine sisemise sisemise inventuuri leht, samuti kausta test.

21. septembril 2015 jõustus Venemaa Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi korraldus 31. märtsil 2015 nr 526. Ta kiitis heaks "Venemaa Föderatsiooni ja teiste arhiivide dokumentide säilitamise, omandamise, raamatupidamise ja kasutamise eeskirjad riigiasutustes, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides." Lisaks nimetatakse lühidus artikli teksti tekstis "Reeglid-2015".

Enne ja pärast

Tuletame meelde, kuidas see oli enne tellimuse esitamist: organisatsioonid töötanud kahes dokumendis.

Seega oleme jätnud kaks töödokumenti: reeglid-2015 ja põhireeglid. Neil on täiesti erinev staatus:

Reeglid-2015 - regulatiivne dokument. See on kohustuslik kõigile organisatsioonidele, olenemata nende tegevuse ja omandiõiguse vormis. Ta kiitis heaks kultuuriministeeriumi korraldus.