Föderaalne seadus kontoritöö kohta Vene Föderatsioonis. Haldusreeglid föderaalsetes täitevorganites: mis muutub? IV
15. juuni 2009 valitsuse määrusega Venemaa Föderatsioon Nr 477 kinnitas "kontoritöö reeglid aastal föderaalorganid täidesaatev võim". Mis oli selle dokumendi ilmumise põhjus? Mida uut ta tõi reguleeriv raamistik kontoritöö? Milline on selle struktuur? Vastused leiate ajakirja nr 9 artiklist "Sekretäri ja büroojuhi kataloog" ... 24.09.2009
Föderaalsete täitevorganite kontoritöö reeglid
Vene Föderatsiooni valitsuse resolutsiooni vastuvõtmise kohta, millega kinnitatakse kontoritöö reeglid, on tõsi kriitiline tähtsus, kuna meie riigi ajaloos, sealhulgas nõukogude periood, nende haldamise kohta ei võetud vastu normatiivakte kõrge tase... "Ühtne riiklik kontoritöö süsteem" (M., 1973) ja " Osariigi süsteem juhtimisdokumentatsioon ”(M., 1988) ei olnud normdokumendid, see tähendab olid soovituslikud.
Ja nüüd toome teie tähelepanu väljavõttele M.V. Larina, dr East. teadused, prof., VNIIDADi direktor ja V.F. Yankova, Cand. ist. Teadused, dots, asetäitja. VNIIDADi direktor "Föderaalsete täitevorganite kontoritöö reeglid", avaldatud "Sekretäri ja kantseleijuhi käsiraamatu" nr 9
„Vene Föderatsiooni valitsuse 15.06.2009 määrus nr 477 (edaspidi Vene Föderatsiooni valitsuse määrus) mitte ainult ei kinnita eeskirju, vaid toob sisse ka mitmeid muudatusi eeskirjades, mis määravad kindlaks föderaalsete täitevorganite tegevus. Eelkõige on uues väljaandes sätestatud punkt 11.1 Mudelieeskirjad föderaalsete täitevorganite suhtlus, heaks kiidetud Vene Föderatsiooni valitsuse 19. jaanuari 2005. aasta määrus nr 30, nimelt:
« 11.1. Föderaalsetes täitevorganites kantseleitööd tehakse vastavalt föderaalsete täitevorganite kontoritöö reeglitele, mis on heaks kiidetud Vene Föderatsiooni valitsuse 15. juuni 2009. aasta nr 477. Nende reeglite alusel on föderaalsed täitevorganid kokkulepe föderaalse täitevorganiga arhiivitoimikute valdkonnas (praegu on see föderaalne arhiiviagentuur (Rosarkhiv) - autorite märkus) annab juhiseid kontoritööks. "
Tuletame meelde, et selle dokumendi esialgses versioonis teostati föderaalsetes täitevorganites kontoritööd vastavalt föderaalse täitevorgani kontoritöö näidisjuhendile, mis on heaks kiidetud kultuuriministeeriumi 8. novembri 2005. aasta korraldusega nr. 536, mis oli samuti kokkuleppel föderaalse arhiiviagentuuriga.
Muudatusi on tehtud punktides 2.38 ja 2.39 Mudelieeskirjad sisemine organisatsioon föderaalsed täitevvõimud, heaks kiidetud Vene Föderatsiooni valitsuse 28. juuli 2005. aasta otsus nr 452. Uus väljaanne need esemed:
"2.38. Föderaalses täitevorganis kantseleitööd tehakse vastavalt föderaalsete täitevorganite kontoritöö reeglitele, mis on kinnitatud Vene Föderatsiooni valitsuse 15. juuni 2009. aasta määrusega nr 477. Nende reeglite alusel föderaalne täitevorgan avaldab kokkuleppel föderaalse täitevorganiga arhiiviasjade valdkonnas juhiseid kontoritööks.
Töö salajaste dokumentide, šifreeritud telegrammide, muude piiratud juurdepääsuga dokumentidega, samuti salajase ja muu piiratud juurdepääsuga teabe töötlemine toimub vastavalt erijuhistele.
2.39. Kontoritöö korraldamist ja juhtimist föderaalses täitevorganis teostab föderaalse täitevorgani struktuuriüksus, kellele on antud kontorijuhtimise ülesanded, samuti isikud, kes vastutavad büroo juhtimise eest teistes föderaalse struktuuriüksustes. täitevorgan "...
Lugege ajakirja "Sekretär ja büroojuhi käsiraamat" ajakirja nr 9 2009 kogu artiklit.
- Rakendus. Föderaalsete täitevorganite elektroonilistes dokumendihaldussüsteemides dokumentide salvestamiseks ja otsimiseks kasutatavate dokumentide kohustusliku teabe loetelu
Vene Föderatsiooni valitsuse 15. juuni 2009. aasta resolutsioon N 477
"Föderaalsete täitevorganite kontoritöö eeskirjade kinnitamise kohta"
Muudatuste ja täiendustega:
"süsteem elektrooniline dokumendihaldus" - automatiseeritud infosüsteem, mis tagab loomise elektroonilised dokumendid ja dokumentide elektroonilised koopiad, nende haldamine, säilitamine ja neile juurdepääs, samuti dokumentide registreerimine;
"elektrooniline dokumendihaldus"- dokumentide voog infosüsteemi abil.
Muud käesolevates reeglites kasutatavad mõisted vastavad Vene Föderatsiooni õigusaktides määratletud mõistetele.
III. Dokumentide loomine föderaalses täitevorganis
5. Föderaalses täitevorganis koostatud dokumendid koostatakse vormidel, A4 (210 x 297 mm) või A5 (148 x 210 mm) paberilehtedel või elektrooniliste dokumentidena ning neil peab olema kindlaksmääratud üksikasjade komplekt , nende asukoht ja registreerimine.
6. Föderaalse täitevorgani vormid töötatakse välja rekvisiitide asukoha nurga- või pikisuunalise variandi alusel. Nurgavaliku puhul asuvad vormi rekvisiidid lehe vasakus ülanurgas. Pikisuunalises versioonis asuvad vormi rekvisiidid lehe keskel piki ülemist serva.
Elektrooniliste dokumentide loomisel elektroonilises dokumendihaldussüsteemis kasutatakse elektroonilisi dokumendimalle.
7. Igal dokumendilehel, mis on täidetud nii kirjaplangil kui ka tavalisel paberilehel, peavad olema veerised vähemalt 20 mm - vasakul, 10 mm - paremal, 20 mm - üleval ja 20 mm - all.
9. Föderaalse täitevorgani tegevuse käigus loodud dokumentide rekvisiidid on järgmised:
a) Vene Föderatsiooni riigimärk;
b) föderaalse täitevorgani nimi;
c) föderaalse täitevorgani struktuuriüksuse nimi;
d) ametikoha nimetus;
e) föderaalse täitevorgani viiteandmed;
f) dokumendi liigi nimi;
g) dokumendi kuupäev;
h) registreerimisnumber dokument;
j) dokumendi koostamise (avaldamise) koht;
k) tempel, mis piirab juurdepääsu dokumendile;
l) adressaat;
m) dokumendi kinnitamise tempel;
o) juhised dokumendi täitmiseks (resolutsioon);
o) teksti pealkiri;
p) dokumendi tekst;
c) kontrollmärk;
r) märge taotluse kohta;
y) allkiri;
x) dokumendi kinnitamise tempel;
h) trükkimine;
w) märge koopia kinnitamisel;
y) märk esineja kohta;
e) märge dokumendi täitmise ja selle juhtumi kohta;
y) märge dokumendi kättesaamise kohta;
10. Dokumendi üksikasjade koosseisu määrab selle tüüp ja eesmärk.
11. Dokumendi kinnitamine föderaalses täitevorganis vormistatakse volitatud isiku viisaga ametnik föderaalne täitevorgan. Föderaalses täitevorganis loodud dokumendi kooskõlastamine teiste organitega riigivõim ja organisatsioonid koostatakse heakskiidutempli (-lehe), protokolli või kinnituskirjaga.
IV. Dokumendivoogude korraldamise nõuded föderaalses täitevorganis
12. Föderaalse täitevorgani dokumendivoos eristatakse järgmisi dokumendivoogusid:
a) sissetulevad dokumendid (sissetulevad);
b) saadetud dokumentatsioon (väljaminev);
c) sisedokumentatsioon.
13. Föderaalses täitevorganis toimub dokumentide kättetoimetamine ja saatmine postkommunikatsiooni, kuller- ja telekommunikatsiooni kaudu.
14. Föderaalse täitevorgani saabunud dokumendid läbivad esmase töötlemise, registreerimise, esialgse kaalumise, antakse üle juhtkonnale kontorijuhtimisteenistuses läbivaatamiseks, edastatakse täitjatele ja pärast täitmist paigutatakse toimikutesse.
15. Laekunud dokumentide esmane töötlemine hõlmab dokumentide kättetoimetamise õigsuse ning dokumentide ja neile lisade kättesaadavuse kontrollimist, samuti dokumentide jaotamist registreeritud ja registreerimiskõlbmatuks.
16. Saadud ja loodud dokumentide registreerimine toimub vastuvõtmise, loomise (allkirjastamise või kinnitamise) päeval või järgmisel tööpäeval, kui Vene Föderatsiooni õigusaktid ei näe ette teisiti.
18. Registreeritud dokumendid edastab büroo juhtimisteenistus tasu eest föderaalse täitevorgani juhile või föderaalse täitevorgani juhi otsusega teistele föderaalse täitevorgani ametnikele.
Dokumendid või nende koopiad koos täitmisjuhistega (resolutsioonidega) annab büroohaldusteenus täitjatele üle.
19. Dokumendi originaal saadetakse dokumendi täitmise eest vastutava föderaalse täitevorgani struktuuriüksusele. Kui esinejaid on mitu, antakse dokumendi originaal üle vastutavaks tegijaks olevale struktuuriüksusele, ülejäänud üksused saavad dokumendi koopia.
Kui töövõtjal on elektroonilises dokumendihaldussüsteemis juurdepääs dokumendi elektroonilisele koopiale, võib originaaldokument jääda kontorihaldusteenusesse, kui see on föderaalse täitevorgani büroohalduse juhistega kindlaks määratud.
20. Dokumendid pärast föderaalse täitevorgani juhi või muu allkirjastamist volitatud isik kanti kontorisse registreerimiseks ja saatmiseks.
21. Dokumentide haldamise büroo kontrollib dokumendi õigsust, dokumendi täielikkust ja dokumendi koopiate arvu vastavust meililistile. Valesti vormistatud dokumendid tagastatakse töövõtjale.
22. Dokumendid tuleb saata nende registreerimise päeval või järgmisel tööpäeval.
23. Dokumentide edastamine vahel struktuuriüksused föderaalne täitevorgan viiakse läbi kontoritöö teenuse kaudu.
24. Föderaalses täitevorganis peab kontorihaldusteenus sissetulevate, loodud ja saadetud dokumentide arvestust. Andmed dokumentide arvu kohta võtavad kokku, analüüsivad büroohaldusteenistus ja esitavad föderaalse täitevorgani juhile tema poolt ettenähtud viisil.
25. Dokumentide fikseerimiseks ja otsimiseks föderaalse täitevorgani elektroonilises dokumendihaldussüsteemis kasutatakse kohustuslikku teavet dokumentide kohta vastavalt lisale. Föderaalse täitevorgani elektroonilises dokumendihaldussüsteemis võib dokumentide kohta kasutada lisateavet.
V. Föderaalse täitevorgani dokumentide kogu
26. Föderaalne täitevorgan:
a) moodustab oma dokumentaalfondi oma tegevuse käigus loodud dokumentidest;
b) koostab föderaalse täitevorganiga arhiveerimise alal välja ja kiidab heaks oma tegevuse käigus, samuti sellele alluvate organisatsioonide tegevuse käigus loodud dokumentide loetelu, näidates ära säilitamisajad;
Teave muudatuste kohta:
Vene Föderatsiooni valitsuse 26. aprilli 2016. aasta resolutsioon N 356, lõiget 26 täiendati punktiga c
c) töötab välja ja kinnitab mallide albumi ühtsed vormid föderaalse täitevorgani koostatud dokumendid.
27. Föderaalse täitevorgani dokumendifondi moodustamist korraldab büroohaldusteenistus, koostades juhtumite nomenklatuuri, vormistades ja registreerides juhtumeid, tagades nende ohutuse, registreerides ja edastades juhtumid föderaalse täitevorgani arhiivi. .
28. Föderaalse täitevorgani juhtumite nomenklatuur:
a) koostas büroohaldusteenistus struktuuriüksuste juhtumite nomenklatuuri alusel;
b) kiidetakse heaks pärast kokkulepet keskusega ekspertkomisjon föderaalse täitevorgani poolt föderaalse täitevorgani juhi poolt hiljemalt jooksva aasta lõpus ja see jõustub järgmise aasta 1. jaanuaril;
c) kord 5 aasta jooksul kooskõlastatakse see föderaalriigi arhiivi ekspert- ja kontrollikomisjoniga, kellele föderaalse täitevorgani tegevuse käigus tekkinud dokumendid edastatakse alaliseks säilitamiseks. Arhiivifond Venemaa Föderatsioon;
d) föderaalse täitevorgani funktsioonide ja struktuuri muutumise korral tuleb see kokku leppida föderaalse osariigi arhiivi ekspertkomisjoniga.
29. Föderaalse täitevorgani asjade nomenklatuuri osade nimed on föderaalse täitevorgani struktuuriüksuste nimed.
30. Kohtuasjad on moodustatud vastavalt juhtumite nomenklatuurile, samuti dokumentide süstematiseerimise ja nende levitamise (rühmitamise) põhimõtetele, kui tegemist on alalise, ajutise (üle 10 aasta) säilitamisega, sealhulgas personaliga seotud juhtumite puhul, ja ajutise (kuni 10 aastat kaasa arvatud) ladustamise korral.
31. Juhtumeid nende moodustamise päevast kuni nende üleandmiseni föderaalse täitevorgani arhiivi või hävitamisele säilitatakse nende moodustamise kohas asuvates struktuuriüksustes.
32. Juhtumid väljastatakse ajutiseks kasutamiseks struktuuriüksuste töötajatele föderaalse täitevorgani juhi määratud ajavahemikuks ja pärast selle lõppemist kuuluvad need tagastamisele.
Teistele riigiasutustele ja organisatsioonidele väljastatakse juhtumeid nende kirjalike taotluste alusel föderaalse täitevorgani juhi või tema asetäitja loal.
33. Dokumentide väljavõtmine alalise säilitamise toimikutest on erandjuhtudel lubatud ja seda tehakse föderaalse täitevorgani juhi loal, jättes toimikusse dokumendi koopia, mis on kinnitatud kehtestatud korda ja toiming originaali väljastamise põhjuste kohta.
34. Alalise ja ajutise (üle 10 aasta) säilitusaja juhtumid antakse föderaalse täitevorgani arhiivi üle mitte varem kui 1 aasta ja mitte hiljem kui 3 aastat pärast asjaajamise lõpetamist asjaajamisteenistuse poolt. Juhtumite üleandmine föderaalse täitevorgani arhiivi toimub föderaalse täitevorgani struktuuriüksustes moodustatud alalise ja ajutise (üle 10 aasta) säilitusaja juhtumite inventuuride ja personali toimikute alusel. Ajutise (kuni 10 aastat (kaasa arvatud)) säilitusajaga juhtumeid ei edastata föderaalse täitevorgani arhiivi ja need hävitatakse kehtestatud korras pärast nende säilitusaja lõppu.
35. Alalise ja ajutise (üle 10 aasta) ladustamise juhtumite inventuuride koostamise aluseks on juhtumite nomenklatuur.
36. Juhtumite nomenklatuuri ja juhtumite inventuuri koostamise, juhtumite moodustamise ja registreerimise ning ajutise ladustamise juhtumite hävitamise korra föderaalses täitevorganis määrab föderaalne täitevorgan arhiiviasjade alal. .
Vi. Föderaalses täitevorganis elektrooniliste dokumentidega töötamise tunnused
37. Elektroonilisi dokumente luuakse, töödeldakse ja säilitatakse föderaalse täitevorgani elektroonilises dokumendihaldussüsteemis.
38. Elektrooniline dokument tuleb vormistada vastavalt üldreeglid kontoritööd ja teil peavad olema sarnase dokumendi jaoks paberkandjal kehtestatud rekvisiidid, välja arvatud nõutav "Vene Föderatsiooni riigimärk".
Föderaalne täitevorgan kasutab elektroonilisi dokumente (ilma paberkandjal eeldokumentatsioonita) ja dokumentide elektroonilisi koopiaid.
39. Föderaalses täitevorganis loodud elektrooniliste dokumentide koosseis määratakse kindlaks nende dokumentide loeteluga, mille loomine, säilitamine ja kasutamine toimub korraldamisel ainult elektrooniliste dokumentidena sisemised tegevused föderaalne täitevorgan, mis on välja töötatud föderaalse arhiiviameti soovituste alusel.
Dokumentide loetelu, mille loomine, säilitamine ja kasutamine toimub föderaalse täitevorgani sisetegevuse korraldamisel ainult elektrooniliste dokumentidena, kinnitab selle föderaalse täitevorgani juht kokkuleppel föderaalse arhiiviga Agentuur.
40. Ametiasutustele ja ametiasutustele saadetud elektroonilised dokumendid kohalik omavalitsus on allkirjastatud föderaalse täitevorgani ametniku täiustatud kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga vastavalt föderaalseadusele "On elektrooniline allkiri".
41. Föderaalse täitevorgani elektroonilises dokumendihaldussüsteemis võib kasutada elektrooniliste dokumentidega toimingute kinnitamise meetodeid, milles kasutatakse muud liiki elektroonilisi allkirju vastavalt föderaalseadusele "Elektrooniliste allkirjade kohta".
42. Elektrooniliste dokumentide vastuvõtmist ja saatmist teostab büroohaldusteenistus.
43. Pärast elektroonilise allkirjaga allkirjastatud elektrooniliste dokumentide saamist kontrollib kantselei büroo elektroonilise allkirja kehtivust.
44. Pärast elektrooniliste dokumentide kaasamist elektroonilisse dokumendihaldussüsteemi genereeritakse dokumendi kohta registreerimis- ja raamatupidamisandmed, mis tagavad dokumendihalduse, sealhulgas selle otsimise, dokumendile juurdepääsu, kontrolli, säilitamise, kasutamise ja muud andmed.
45. Föderaalses täitevorganis loodud ja (või) föderaalsele täitevorganile paberkandjal saadud dokumendid registreeritakse elektroonilises dokumendihaldussüsteemis, luues sellesse sellise dokumendi elektroonilise koopia.
46. Elektrooniliste dokumentide registreerimine ja arvestus toimub föderaalse täitevorgani elektroonilises dokumendihaldussüsteemis.
47. Elektroonilised dokumendid vormistatakse elektroonilisteks toimikuteks vastavalt juhtumite nomenklatuurile.
Juhtumite nomenklatuur näitab, et juhtum viiakse läbi aastal elektrooniline vorm, mis on märgitud juhtumi pealkirjas või veerus "Märkus".
48. Elektroonilised dokumendid pärast nende täitmist või saatmist kuuluvad säilitamisele ettenähtud viisil aastal infosüsteemid föderaalne täitevorgan ettenähtud aja jooksul sarnaseid dokumente paberil.
49. Pärast elektrooniliste dokumentide säilitamiseks kehtestatud tähtaegade lõppu kuuluvad need hävitamisele föderaalse täitevorgani juhi kinnitatud akti alusel.
Ükski mu kolleeg ei ole saladus, et meie kontoritöö ei ole föderaalsel tasandil praktiliselt mingil viisil reguleeritud. Ma räägin kaubandusorganisatsioonidest: tohutul hulgal valitsusväliseid ettevõtteid saab soovitada ainult seda või teist "normatiivset" dokumenti järgida. Täna räägime neist ühest. Selle kohaselt on kõik riigiasutused kohustatud tegema kontoritööd: need on föderaalsete täitevorganite kontoritöö reeglid. Saate need alla laadida siit.
Reeglite olek
Hoolimata asjaolust, et eeskirjad viitavad oma nime järgi ainult föderaalsetele täitevorganitele, on 27. juuli 2006. aasta föderaalseadus nr 149-FZ „Teabe kohta infotehnoloogia ja teabe kaitse kohta "ütleb, et" teiste riigiasutuste, nende pädevusse kuuluvate kohalike omavalitsusüksuste kehtestatud kontoritöö ja dokumentide liikumise reeglid peavad vastama Vene Föderatsiooni valitsuse kehtestatud nõuetele ametikoha osas töö- ja dokumendivoog föderaalsete täitevorganite jaoks "(artikkel üksteist). Seega on föderaalsete täitevvõimude reeglid kohustuslikud kõigile. valitsusagentuurid ja kohalikud omavalitsused.
Kohustage neid järgima kaubandusorganisatsioonid see on võimatu, seda saab ainult soovitada. Õnneks järgivad enamik ettevõtteid neid juhiseid.
Föderaalsete täitevorganite protseduurireeglid: praegused muudatused
2016. aasta mais muudeti föderaalsete täitevorganite kontoritöö reegleid:
Jaotist "Tingimused ja definitsioonid" on uuendatud, eriti kadus kummaline fraas "dokumendi elektrooniline pilt" ja ilmus täiesti arusaadav ega tekita küsimusi " digitaalne koopia dokument ";
On kaks uut rekvisiiti (need puuduvad): elektrooniline allkirja märk ja link dokumendile;
Dokumentide registreerimisel tekkis võimalus jagada dokumendi kättesaamise (allkirjastamise, kinnitamise) ja selle registreerimise päev, et see ametlikult oma dokumendihaldusjuhendis registreerida;
Jaotis "Elektrooniliste dokumentidega töötamise omadused föderaalses täitevorganis" on täielikult läbi vaadatud;
Reeglitel on nüüd lisa: Nimekiri kohustuslik teave föderaalse täitevvõimu EDMSis raamatupidamiseks ja dokumentide otsimiseks kasutatavate dokumentide kohta.
Anna ERMOLAEVA
UUED ÄRI TOOTMISE REEGLID FEDERAALSES TÄITVAS KORRAS: rakendusrakendused
Artiklis antakse kriitiline analüüs föderaalsete täitevorganite kontoritöö uute reeglite kohta, ennustatakse nende mõju töökorraldusele ametlikud dokumendid.
Artiklis on toodud kriitiline analüüs uute dokumentide haldamise reeglite kohta föderaalsetes täitevvõimudes; prognoositakse selle mõju tööle ametlike dokumentidega.
Märksõnad:
täitevvõimud, kontoritöö, paberdokument, elektrooniline dokument; täitevvõimud, dokumendihaldus, dokument paberkandjal, elektrooniline dokument.
Vastavalt föderaalseadustele peab föderaalsetes täitevorganites kontoritöö toimuma vastavalt Vene Föderatsiooni valitsuse poolt heaks kiidetud eeskirjadele1. Need reeglid ilmusid kolm aastat pärast selle normi kehtestamist2. Kogu selle aja jooksul korraldati föderaalsetes täitevorganites kontoritöö korraldamist Tüüpilised juhised kontoritöö kohta3, millele viide sisaldus kahes normatiivaktis. Võite vaielda teemal õiguslik staatus sellest juhisest, kuid kuna meie riigis pole ikka veel selgelt üles ehitatud normatiivsete õigusaktide süsteemi, mis on fikseeritud vastavas föderaalseaduses, on see tänamatu ülesanne. Sellegipoolest tuleb märkida, et selle puudumisel seadusandlik regulatsioon Juhtimise dokumentatsiooni toetamise valdkonnas täitis see juhis kaudselt olulist funktsiooni, et tagada ametlike dokumentidega dokumenteerimise ja töö korraldamise protsesside ühtsus kogu Vene Föderatsiooni territooriumil.
2009. aasta juunis vastu võetud RF valitsuse 15. juuni 2009. aasta määrus nr 477 "Föderaalsete täitevorganite kontoritöö reeglite kinnitamise kohta" võimaldab kinnitada kontoritöö uute reeglite regulatiivse olemuse legitiimsust. Nende reeglite alusel peavad föderaalsed täitevvõimud kokkuleppel föderaalse arhiiviagentuuriga andma individuaalsed juhised kontoritööks. Pealegi, õiguslikud regulatsioonid eeskirjades sisalduvaid sätteid kohaldatakse nii teiste valitsusasutuste kui ka kohalike omavalitsusorganite suhtes.
Tekib küsimus: mis põhjustas traditsioonilise dokumendiliigi asendamise - juhised, mis reguleerivad dokumentaalfilmi ulatust
1 27. juuli 2006. aasta föderaalseadus nr 149-FZ "Informatsiooni, infotehnoloogia ja teabe kaitse kohta" // SZ RF, 2006, nr 31 (1 h.), Art. 3448.
2 Vene Föderatsiooni valitsuse 15. juuni 2009. aasta määrus nr 477 "Föderaalsete täitevorganite kontoritöö reeglite kinnitamise kohta" // SZ RF, 2009, nr 25, art. 3060.
3 Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi 8. novembri 2005. aasta korraldus nr 536 "Föderaalsete täitevorganite kontoritöö standardjuhendi kohta" (registreeritud Vene Föderatsiooni justiitsministeeriumi poolt 27. jaanuaril 2006, nr. 7418) // Vene ajaleht, 2006, 7. veebr.
ERMOLAEVA
Vsevolodovna - ajalooteaduste kandidaat, osakonna professor
dokumentide tugi PAGSi haldamiseks. P.A. Stolypin [e -post kaitstud]
reeglite kontrolli tagamine? Juhendi määramine normatiivaktide kategooriasse on selgelt sätestatud Vene Föderatsiooni valitsuse vastavas määruses1. Pole kahtlust, et "ametite dokumentidega dokumenteerimist ja töökorraldust pakkuva tegevusharu" regulatsioon eeldab ennekõike ühtne tehnoloogia mille eesmärk on rakendada dokumendi tööea kõiki etappe
Loomise hetkest kuni vastava funktsiooni täitmiseni. Nendel eesmärkidel oli juhend kui dokumendiliik kõige eelistatavam, kuna selle sisu võimaldab erinevalt teist tüüpi normatiivaktidest saada vastuseid mitte ainult küsimusele: mida teha, vaid ka kuidas seda teha. Viide asjaolule, et eesõigus normatiivakt- kehtestamine üldised normid ilma nende rakendamismehhanismita, eriti seoses teabe- ja dokumenteerimisprotsessidega, ei ole õigustatud ning uute eeskirjade sisu annab tunnistust vastupidisest.
Kõnealuse dokumendi pealkiri sisaldab mõningaid kõrvalekaldeid selles sisalduvast sõnastusest Föderaalseadus kuupäevast 27. juuli 2006 nr 149-FZ "Info-, infotehnoloogia- ja infokaitsest", mille kohaselt tuleks kehtestada reeglid "kontoritöö ja dokumendihalduse" läbiviimiseks. Seda ebatäpsust terminoloogia kasutamisel märkasid kohe dokumendieksperdid ja arhivaarid. Mõiste "töövoog" on teisejärguline terminile "kontoritöö", kuna töövoo korraldamine on üks kontoritöö kui iseseisva tegevusharu komponente.
Kahe mõiste kasutamise ja tegeliku võrdsuse kehtestamise põhjuseid tõlgendatakse erinevalt. Üks versioonidest - mõiste "kontoritöö" on määratud paberkandjal dokumentidega töö korraldamise valdkonda ja mõiste "töövoog",
1 Vene Föderatsiooni valitsuse 13. augusti 1997. aasta määrus nr 1009 "Föderaalsete täitevorganite ja nende organite normatiivaktide koostamise eeskirjade kinnitamise kohta" riiklik registreerimine"(Muudetud 24. märtsil 2009) // SZ RF, 1997, nr 33, art. 3895; Rossiyskaya Gazeta, 2009, 27. märts.
mida esindajad laialdaselt kasutavad arvutitehnoloogia, tähistab elektrooniliste dokumentidega töö korraldamise tehnoloogilisi protseduure. Dokumentidega töö korraldamise tehnoloogia paberil ja elektroonilisel kandjal on aga identne ning sisaldab standardprotseduure (kogumine, töötlemine, edastamine, säilitamine jne), mille rakendamiseks kasutatakse erinevaid tööriistu ( tehnilised vahendid). Seda kinnitavad ka uued föderaalsete täitevorganite kontoritöö reeglid, mis kajastavad paberi ja elektroonilise meedia dokumentidega töö korraldamise aluspõhimõtteid.
Eeskirjade sätete praktilise tähtsuse kindlakstegemiseks viidi läbi riigiametnike kirjalik küsitlus territoriaalsed organid täidesaatev võim (kokku 52 inimest) - täiendõppeprogrammi "Juhtkonna dokumentatsiooni tugi ja kontoritöö uued reeglid" õpilased. Käesoleva artikli raames keskendume vaid mõnele suurimat arutelu tekitanud sättele ja anname vajalikud märkused.
Esimene aspekt on dokumentide väline vorm. Vastavalt reeglitele "kontrollib büroohaldusteenus dokumentide täitmise õigsust" ja "valesti vormistatud dokumendid tagastatakse täitjale" (punkt 21). See aga ei näita, milliste riiklike või kohalike normide järgi normdokumendid need peavad vastama, välja arvatud deklaratsioon, et „dokumendi üksikasjade koostis määratakse selle liigi ja eesmärgi järgi” (punkt 10). Nagu teate, on dokumendi tüübi määratlus otseselt seotud selle eesmärgiga. Dokumendi eesmärk tuleneb omakorda nii täidesaatva võimu süsteemi tegevuse eripärast üldiselt kui ka konkreetse täitevvõimu funktsioonidest. Vaatlusalused määrused ei sisalda siiski peamisi kriteeriume, mis määravad süstemaatilise lähenemisviisi dokumentide liigilise koosseisu kehtestamisele föderaalsetes täitevvõimudes.
Lisaks eeskirjade sätted osaliselt
dokumentide loomine on vastuolus ühtse organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni süsteemi (USORD) standardi 1 sätetega nii kasutatud andmete arvu kui ka nende nimede poolest. Tuleb märkida, et see standard töötati välja selleks, et tagada peamiste juhtimisdokumentide välisvormi ühtsus ja selle ainulaadsus seisneb selles, et seda kasutatakse mis tahes organisatsioonis, sõltumata omandivormist. Seetõttu võib olemasoleva ühinemise tagasilükkamine negatiivselt mõjutada täitevvõimu praktilist tegevust kogu vertikaali ulatuses nende suhtlemisel nii juriidiliste kui ka üksikisikud... Standardi sätete eiramine üksikasjade registreerimise reguleerimise osas ei taga mitte ainult loodud dokumentide välise vormi ühtsust, vaid võimaldab ka esitatud teabega manipuleerida. See märkus viitab eelkõige viimasel ajal laialt levinud praktikale väljastada selliseid rekvisiite nagu "märk manuste olemasolul", kus on märgitud ainult lehtede arv (näiteks: Manused: ainult 51 lehekülge). Kuidas sel juhul tuvastada lisade koosseisu, kui lisatud dokumentide liikide nimetusi, lehtede arvu igas ja vajalike koopiate olemasolu pole märgitud?
Tuleb märkida, et reeglid kehtestavad rekvisiidid ainult dokumentidele, mis on loodud föderaalse täitevorgani tegevuse käigus. Seetõttu osutus sissetulevate dokumentide voog nende kohta vajalike üksikasjade väljastamise osas reguleerimata. Järelikult ei pruugi "dokumendi täitmise juhend" olla kohustuslik sissetulev dokument mis nõuab otsust (täitmist) või võib olla koostatud eraldi lehel.
Järgmine aspekt on elektrooniliste dokumentidega töö korraldamine
1 GOST R 6.30-2003 “Ühtsed dokumenteerimissüsteemid. Ühtne organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni süsteem. Nõuded paberimajandusele ", kinnitatud. Vene Föderatsiooni riigistandardi 3. märtsi 2003. aasta resolutsioon nr 65. - M., kirjastus IPK Standards, 2003.
föderaalses täitevorganis. Sellele dokumendikategooriale pühendatud eriosa olemasolu reeglites märkisid kõik küsitluses osalejad ning see aitab vastajate arvates kaasa kontoritöö korralduse parandamisele. Uute reeglite kehtestamisega kehtestati üldised põhimõtted paberi ja elektroonilise meedia dokumentidega töö korraldamisel:
Vajadus töötada välja ühtne juhtumite nomenklatuur;
Kohustusliku teabe reguleerimine nende raamatupidamise ja dokumendisüsteemides otsimise jaoks kasutatavate dokumentide kohta;
Säilitamise tähtaegade kehtestamine elektroonilistele dokumentidele, sarnaselt paberkandjal dokumentidele jne.
See nõuab ühtsete klassifitseerimis- ja kodeerimismeetodite väljatöötamist. dokumenteeritud teavet, ehitades tsentraliseeritud teabeotsimissüsteemi vastavalt föderaalse täitevorgani dokumentidele.
Ja viimane aspekt. Üks peamisi sätteid, mis sisalduvad sektis. 5 "Föderaalse täitevorgani dokumentaalfond", märgitakse vajadust koostada föderaalse täitevorgani ja alluvate organisatsioonide tegevuse käigus loodud dokumentide loetelu koos säilitusaja märkimisega. Selle ülesande lahendamine on aga võimatu ilma juhtimisprotsessi ennast parandamata, mis nõuab täidesaatva võimu ees seisvate ülesannete selgitamist ning nende ülesannete ja funktsioonide selget jaotamist nende rakendamiseks kõigi organisatsioonide ja struktuuriüksuste vahel. Üks peamisi probleeme on dokumentide koostamise protsesside vähene väljatöötamine nii riigi kui ka osakondade tasandil.
Juhtimistegevuse suundade põhjalik uurimine, suuna jaotamine funktsioonideks, alamfunktsioonideks, ülesanneteks, protseduurideks, iga protseduuri vormistavate dokumentide koostise määratlemine ja konsolideerimine, s.t. seda tegevusvaldkonda kajastava dokumenteerimissüsteemi projekteerimist teostatakse praegu halduse arendamise osana
täitmise eeskirjad riigi funktsioonid(teenused). Seega peaks määratletud nimekiri koguma igat liiki ja sorti dokumente, mis kaasnevad konkreetse täitevvõimu kõigi funktsioonide ja teenuste rakendamisega kogu vertikaali ulatuses. Vastavalt reeglitele tuleb dokumentide koostatud nimekiri kooskõlastada föderaalse arhiiviametiga. Siiski tundub, et seda protseduuri on ametlik ja ainult teatavat laadi, kuna kokkulepe peaks sõlmima osakondliku dokumentatsioonisüsteemi moodustamise viimases etapis.
Seega näitab isegi eeskirjade mittetäielik analüüs vajadust täpsustada ja täpsustada mitmeid olemasolevaid sätteid ning lisada uusi sätteid, mis nõuavad asjakohaseid täiendusi ja muudatusi. Sõnastame mõned põhisuunad, mis meie arvates võimaldavad ühelt poolt tagada dokumentaalsete protsesside ühtsuse, teiselt poolt kajastada konkreetse täitevvõimu tegevuse dokumenteerimise eripära:
1) muudatused ja täiendused peaksid tagama terminoloogilise süsteemi ühtlustamise juhtkonna teabe- ja dokumentatsioonitoe valdkonnas;
niinimetatud "kantseleiline lähenemine" ametlike dokumentidega töökorraldusele dokumendihaldussüsteemi (teabehaldus) väljatöötamisele;
3) eeskirjade üks põhisätteid peaks olema tähis täitevvõimu (ministeerium, föderaalne teenistus, agentuur) funktsionaalne ühtsed süsteemid dokumentatsioon ja nende hilisem kaasamine Ülevenemaaline klassifikaator juhtimisdokumentatsioon 1. Nende süsteemide arendamist tuleks koordineerida täitevorgan juhtimise dokumenteerimise eest ja põhinema ühtsel metoodikal. Ainult siis, kui need tingimused on täidetud, on võimalik sisse viia ettevõtte osakondadevaheline dokumendivoog.
Lõppkokkuvõttes peaksid protseduurireeglid muutuma föderaalsete täitevorganite tegevust reguleerivate eeskirjade süsteemi lahutamatuks osaks ning peamiseks organisatsiooniliseks ja regulatiivseks dokumendiks dokumendihalduse valdkonnas.
Bürootöö föderaalsetes täitevorganites, mis on heaks kiidetud Vene Föderatsiooni valitsuse 15. juuni 2009. aasta dekreediga N 477. Nende reeglite alusel annab föderaalne täitevorgan kokkuleppel arhiivinduse valdkonnas tegutseva föderaalse täitevorganiga küsimusi juhised paberimajanduse kohta.
ÄRITOOTMINE FEDERAALorganites
Kohtupraktika ja seadusandlus - Vene Föderatsiooni valitsuse 15. juuni 2009. aasta määrus N 477 (muudetud 26. aprillil 2016) "Föderaalsete täitevorganite kontoritöö reeglite kinnitamise kohta"
2.46. Kontoritöö Rosarkhivis toimub vastavalt föderaalsete täitevorganite kontoritöö reeglitele, mille on heaks kiitnud Vene Föderatsiooni valitsus 15. juunil 2009 N 477 (Vene Föderatsiooni kogutud õigusaktid, 2009, N 25, art. 3060; 2011, N 37, artikkel 5263; 2016, N 18, artikkel 261), kontoritöö juhend ja eeskirjad.
