Abstraktne informatiivne teatmeteos. Teabe- ja teatmeteoste korraldamine organisatsiooni dokumentide kohta Arvutitehnoloogiate võimalused infoteatmeteoses

Lk 15/16

JA teave ja teatmeteos dokumentide kohta.

Teabe ja teatmeteose alused dokumentide kohta on andmebaas, mis moodustatakse sissetulevate, väljaminevate ja sissetoomise käigus sisedokumendid arvutis.

Kaasaegsed DBMS-id (andmebaasihaldussüsteemid) võimaldavad teil koostada päringuid ja saada vastuseid mis tahes dokumendi registreerimiskaardil sisalduvate andmete kombinatsioonide kohta.

Dokumentide endi otsimine toimub sarnaselt. Otsingut saab teha mis tahes registreerimiskaardil täidetud atribuudi (välja) järgi. Reeglina on selleks saabuva dokumendi number, dokumendi kättesaamise kuupäev, dokumendi liik, korrespondent, territoorium, dokumendi täitja, väljamineva dokumendi number, dokumendi saatmise kuupäev jne. Vastavad välja väärtused sisestatakse kas klaviatuurilt või klassifitseeritud väärtuste jaoks valitakse vastavast loendist (dokumendi tüüp, täitja jne). Sertifikaadi saab väljastada:

1. Konkreetse dokumendi puhul: kus (kellega) see asub; teostamise etapp (ettevalmistus); hukkamise tulemus; hoiukoht (vormistatud dokumentide jaoks).

2. Teema (sisu) kohta: konkreetne dokument; dokumentide rühm.

4. Piirkonna järgi: riik; ala; linn.

Konkreetsete dokumentide või dokumentide rühma otsimisel võidakse täpsustada järgmisi üksikasju:

1) sissetulevad, väljaminevad, sisedokumendid (otsingut saab teha nii iga kategooria kui ka kõigi kolme dokumendirühma kohta eraldi);

2) dokumendi liik (kiri, tellimus, leping vms);

3) otsingu ligikaudne kronoloogiline ulatus (vastuvõtmise kuupäeva järgi või sisemiselt - dokumendi allkirjastamine või ühest kuupäevast teise);

4) piirkond, kus läbiotsimine toimub (riik, piirkond);

5) organisatsioon (korrespondent / adressaat);

Konkreetse dokumendi kohta teabe otsimisel saab dokumendi numbri otse määrata.

Otsinguterminid moodustatakse kaardi täidetud väljade kombinatsioonina sarnaselt registreerimisväljale, s.o. mitme välja täitmisel leitakse dokumendid, mis vastavad kõigile määratud parameetritele.

Dokumentide otsimist saab teostada nii vormistamata, vormistatud dokumentide järgi (millel on täitmise kuupäev ja asjasse paigutamise märge), kogu operatiivandmebaasi ulatuses (jooksva büroo-tööaasta dokumendid), samuti vajadusel arhiiviandmebaasi järgi (eelmiste aastate dokumendid).

Konkreetse dokumendi kohta teabe väljastamisel kuvatakse ekraanile registreerimisvorm, mis vajadusel prinditakse. Dokumentide rühma otsimisel kuvatakse ja prinditakse otsingutulemused tabelina.

Konkreetse vormistamata dokumendi otsingu puhul on otsingutulemuseks info, millise täitja juures dokument asub Sel hetkel... Kui dokument on juba vormistatud, kuvatakse ekraanile juhtumi teave. see dokument.

Asutuse dokumentide täistekstandmebaasid laiendavad oluliselt otsinguvõimalusi. See töövorm elektroonilised koopiad dokumendid on viimasel ajal laiemalt levinud. Sel juhul fail dokumendi enda tekstiga (sissetulev, vastu võetud e-mail, faks; kas sisestatud skaneerimise ja hilisema tuvastamise teel paberdokument, väljaminev või sisemine – koostatud tekstiredaktoriga, arvutustabeliga jne).

Sellised täistekstisüsteemid võimaldavad otsida mitte ainult dokumendi kaardile kantud andmete järgi, vaid ka dokumendi sisu, s.o. otsige dokumente, mille tekstis on teatud sõnu või fraase. Näiteks kui soovime leida Orionilt printeri ostuga seotud dokumente, siis tehakse otsing sõnade “printer” ja “Orion” abil.

Automatiseeritud tehnoloogiate kasutamine vähendab oluliselt tööjõukulusid registreerimisel, täitmise kontrollimisel ning teatme- ja teabeteenustel. Seega, kui ühe traditsioonilise registreerimiskaardi täitmise tööjõukulu on 0,152 tundi, siis automatiseeritud tehnoloogiat kasutades ainult 0,054 tundi. jooksvat teavet on 0,17 või 0,054 tundi, õigeaegselt vormistamata dokumentide tõendite vormistamine traditsioonilise tehnoloogiaga võtab aega kuus (10 dokumenti), aasta (üle 100 dokumendi) 0,26 tunnist 8 tunnini Samal ajal koostatakse samalaadne tõend automatiseeritud süsteem 0,05 tunniks ning vastavate seadistustega saab seda üldjuhul etteantud sagedusega automaatselt luua ja trükkida.

Huvitavad on dokumentide täitmise jälgimise ajanormid, sh kontrollitavale dokumendile märgi "K" kandmine, tähtaja meeldetuletus täitjale, andmete sisestamine täitmise edenemise kaardile, juhtide teavitamine täitmise staatus, dokumendi kontrolli alt eemaldamine, dokumentide kokkuvõtte koostamine, tähtaegselt vormistamata, kontrollile kuuluvate dokumentide täitmise kokkuvõtte koostamine; dokumentide vormistamise tulemuste üldistamine struktuurijaotistes, dokumentide täitmise seisu analüüs organisatsioonis. Näiteks juhtkonna teavitamise sertifikaadi (20 dokumendi tunnistus) koostamine traditsioonilises kontoritöös võtab aega 1,8 tundi ja automatiseeritult 1 tund.

Olulised on dokumentide registreerimis- ja kontrolliprogrammid osa kaasaegsed süsteemid kontoritegevuse automatiseerimine.

Vaata ka:
• T.V. Kuznetsova (toim.), Sankina L.V., Bykova T.A. ja muud kontoritööd. Juhtimise dokumentatsiooni toetamise korraldus ja tehnoloogia (Dokument)
• T. V. Kuznetsova, L. V. Sankina, T. A. Bykova jt. Bürootöö (Juhtimise dokumentaalse toe korraldus ja tehnoloogia) (Dokument)
• T.V. Siganova Kontoritöö ja töövoog (dokument)
• Ekhlakov Yu.P. Juhtimisotsuste dokumentaalse toetamise meetodid ja tehnoloogiad (Dokument)
• T.V. Kuznetsova Kontoritöö (juhtkonna dokumentaalne tugi) (dokument)
• Saak A.E., Pakhomov E.V., Tjušnjakov V.N. Infotehnoloogia haldamine (dokument)
• Saak A.E., Pakhomov E.V. jt. Juhtimise infotehnoloogiad (dokument)
• Arlyapova E.V. Dokumentatsiooni tugi sotsiaal- ja kultuuriteenuste ning turismi juhtimisel (dokument)
• Zotov V.B., Makaševa Z.M. Omavalitsuse haldussüsteem (dokument)
• Mishin V.M. Juhtimissüsteemide uurimine (dokument)
• Õppeplakatid – elektriohutuse korraldus (dokument)
• Grekul. Infosüsteemide disain (dokument)

n1.doc

11. Teave ja teatmeteos dokumentide kohta

Kes, kus, millises tööetapis on mõni dokument;

Millistest dokumentidest leiate teavet konkreetse teema kohta.

Sellistele küsimustele vastamiseks teave otsingusüsteem peaks hõlmama kogu asutuse dokumentide hulka.

Kogu teabe- ja dokumentatsiooniressursside komplekti omamine on kontoritööteenistuse kõige olulisem ülesanne. Ja esiteks, selle ülesande jaoks salvestatakse kõik dokumentide andmed registreerimisvormidele.

Teabe- ja teatmetööd, aga ka registreerimissüsteemi ennast saab teha nii traditsioonilisel kujul viitefailide abil kui ka automatiseeritud režiimis.

Viitekaardi fail koosneb registreerimiskaartidest. Toimikukapp vajab pikka sahtlit või mitut sahtlit, sest erinevalt tähtaja kontrollfailist koguneb kaarte aastaringselt.

Viitefailide eraldajad on tavaliselt pealkirjad struktuuriüksused(kui on) või tegevussuunad asutuses. Nendesse jaotistesse on mugavam paigutada kaardid korrespondentide või tegevusküsimuste (kaubad, tooted jne) tähestikulises järjekorras. Eraldi toimikut peetakse kodanike pöördumiste (ettepanekute, avalduste, kaebuste) jaoks. See on üles ehitatud tähestikulises järjekorras üleskutsete autorite nimede järgi. Samuti on soovitav omada eraldi kartoteeki seadusandlike, normatiiv- ja haldusdokumentide jaoks, mis moodustatakse temaatilisel põhimõttel. Tihti hoitakse täidetud ja vormistamata dokumentide jaoks eraldi kartoteekappe.

Akukappide arv ei ole piiratud. Neid saab ehitada mis tahes registreerimiskaardile sisestatud näitaja järgi. Bürootöö korraldamise segavormiga saab kaarditoimikuid hoida kontoris ja osakondades. Operatiivtöös on käesolevate ja eelmiste aastate kartoteegikapid. Üldmõiste kaartide säilitamine - kolm aastat. Seadusjärgsete ja regulatiivsete dokumentide kabinetis haldusdokumendid kaardid jäävad oma kohale seni, kuni dokumendid asendatakse uutega.

Üldiselt oli enne arvutitehnoloogia kasutuselevõttu juhtimissfääris teabe- ja teatmeteos organisatsiooni dokumentide kohta bürooteenistuse töö nõrk osa.

Info- ja teatmeteenuste võimalused on automatiseeritud registreerimissüsteemi kasutuselevõtuga oluliselt laienenud.

Kaasaegsed andmebaasihaldussüsteemid võimaldavad teha päringuid mis tahes dokumendi registreerimiskaardile kantud andmete kombinatsiooni kohta.

Sertifikaadi saab väljastada:

Konkreetse dokumendi puhul: kus see asub; ettevalmistusetapp; hukkamise tulemus; ladustamine.

Teema (sisu) järgi: konkreetne dokument; dokumentide rühm.

Piirkonna järgi: riik; ala; linn;

Dokumendi või dokumentide rühma otsimiseks saab määrata järgmised üksikasjad.

Sissetulevad, väljaminevad, sisedokumendid (otsingut saab teha nii iga kategooria kui ka kõigi kolme dokumendirühma kohta eraldi);

Dokumendi liik (kiri, tellimus, leping jne);

Otsingu ligikaudne kronoloogiline ulatus (vastuvõtmise kuupäeva järgi või sisemiselt - dokumendi allkirjastamine, alates ja kuni);

Otsitav piirkond (riik, piirkond);

Organisatsioon (korrespondent / adressaat);

Konkreetse dokumendi kohta teabe otsimisel saab dokumendi numbri otse määrata.

Dokumentide otsimist saab teostada vormistamata dokumentide, vormistatud dokumentide (millel on täitmise kuupäev ja asjasse paigutamise märge), kogu operatiivandmebaasi ulatuses (jooksva ametiaasta dokumendid) ja vajadusel ka , arhiivi andmebaasi kaudu (eelmiste aastate dokumendid).

Konkreetse dokumendi kohta teabe väljastamisel kuvatakse ekraanile registreerimisvorm, mis vajadusel prinditakse. Dokumentide rühma otsimisel kuvatakse ja prinditakse otsingutulemused tabelina.

Täitmata dokumendi otsimise tulemuseks on teave selle kohta, millisel töövõtjal see dokument hetkel on. Kui dokument on juba täidetud, kuvatakse ekraanil teave, millisel juhul dokument asub.

Asutuse dokumentide täistekstandmebaasid laiendavad oluliselt otsinguvõimalusi. Selline dokumentide elektrooniliste koopiatega töötamise vorm on viimasel ajal laiemalt levinud. Sel juhul lisatakse dokumendil olevale registreerimiskaardile automaatselt fail dokumendi enda tekstiga (sissetulev - vastu võetud e-posti, faksiga või sisestatud paberdokumendi, väljamineva või sisemise skaneerimise ja hilisema tuvastamise teel - koostatud tekstiredaktoriga, arvutustabeliga jne).

Sellised täistekstisüsteemid võimaldavad otsida mitte ainult dokumendi kaardile kantud andmete järgi, vaid ka dokumendi sisu, s.o. otsige dokumente, mille tekstis on teatud sõnu või fraase. Näiteks kui soovime leida ettevõttelt "Voskhod" paberi ostmisega seotud dokumente, siis otsitakse sõnadega "paber" ja "Voskhod".

Arvutitehnoloogiad on võimaldanud vähendada kordades nii dokumentidelt kui ka dokumentidelt endilt vajaliku teabe otsimise aega, mis oluliselt mõjutas tehtavate juhtimisotsuste kvaliteeti ja loodavate dokumentide teksti.

Kontrollküsimused

1. Mis tähtsus on teabe- ja teatmetööl juhtimistegevuse dokumentatsioonitoe korraldamisel?

2. Kuidas on info- ja teatmeteos seotud dokumentide registreerimisega?

3. Millistes vormides saab asutuses korraldada teabe- ja teatmeteost?

4. Millised on tüüpilisemad dokumendipäringu liigid.

5. Kuidas on traditsioonilisel kujul info- ja teatmeteokartoteeg, selle vaheseinad üles ehitatud?

6. Mis eelis on info- ja teatmeteoste tegemisel automatiseeritud režiimis?

7. Millist teavet dokumendi kohta saab automatiseeritud režiimis abiks kasutada?

12. Dokumentide täitmise kontroll

12.1. Kontrolli tähendus ja liigid

Oluline kontroll- see on hinnang, kui õige, edukas, täielik lahendas probleemi... Kontrolli korralduse täitmise sisukuse üle, küsimuse lahendamist teostab juhataja (asutuse või osakonna) juht või erivolitatud isik. Dokumentides kajastatud küsimuste õige ja õigeaegse lahendamise eest vastutavad struktuuriüksuste juhid ja töötajad, kellele on usaldatud dokumendi vormistamine. Esineja on reeglina märgitud juhi otsuses dokumendile või määratakse vastavalt vastutuse jaotusele organisatsioonis (ettevõttes). Kui juhataja resolutsioonis on märgitud mitu täitjat, vastutab dokumendi täitmise eest ja vastavalt sellele ka selle täitmist resolutsioonis märgitud isik.

Kontroll dokumentide vormistamise tähtaegade üle juhib juhtimisdokumentatsiooni talitust ja väikefirmas - sekretäri. V Riigikord Juhtkonna dokumentatsioonitoes on kirjas, et „Teoste teostamise kontroll hõlmab kontrolli panemist, dokumendi õigeaegse üleandmise kontrollimist töövõtjale, eelkontrolli ja täitmise edenemise reguleerimist, dokumentide täitmise kontrollimise tulemuste fikseerimist ja kokkuvõtet, juhi teavitamist. . Täitmise kontrolli korraldus peab tagama dokumentide õigeaegse ja kvaliteetse täitmise.“*

* osariik juhtimisdokumentatsiooni süsteem. Põhisätted. Üldnõuded dokumentidele ja dokumenteerimisteenustele. - M., 1991, lk 47-48.
Dokumentide täitmise ajastuse jälgimise tehnoloogia võib jagada järgmisteks protseduurideks:

Kõikide kontrolli alla pandud dokumentide, juhiste, juhiste, juhtkonna ülesannete fikseerimine (teostatakse registreerimisprotsessi käigus);

Dokumendi õigeaegse üleandmise kontrollimine töövõtjale;

Kontrollitavate dokumentide andmete parandamine täitmise tähtaja muutmisel, dokumendi üleandmisel töövõtjalt töövõtjale, osakonnast osakonda (jaotise "Täitmise käik" täitmine);

Täitmata dokumentide ja korralduste olemasolust meeldetuletus täitjatele ja osakonnajuhatajatele;

Juhtide (osakonnad ja organisatsioonid) teavitamine dokumentide vormistamise seisust ja edenemisest;

Dokumentide vormistamise andmete sisestamine;

Asjade seisu ja distsipliini täitmise taseme analüüs organisatsiooni kui terviku, struktuuriüksuste, spetsialistide, dokumendiliikide ja muude aspektide jaoks.

Arvestades asjaolu, et meie riigis ei ole täitmisdistsipliin veel õigel tasemel, tuleb kontrolli alla võtta kõik dokumendid, mis nõuavad juhtimisotsuse vastuvõtmist või mis tahes toimingute sooritamist, vastuse või muu dokumendi koostamist. Haldusdokumentide, näiteks korralduste puhul on kontrolli objektiks neis sisalduvad otsused. Vastavalt sellele kontrollitakse iga haldusdokumendis sisalduvat asja, ülesannet või korraldust.

Dokumentide vormistamise tähtajad saab määrata õigusaktidega, näiteks kodanike taotluste täitmiseks.

Kõrgematelt organisatsioonidelt saadud ja mis tahes korraldust sisaldavates dokumentides on periood tavaliselt märgitud. Asjaajamisdokumentides ja kollegiaalsete organite otsustes on iga punkti kohta märgitud tähtaeg. Juhataja poolt läbivaadatud dokumentide kohta on nende täitmise tähtaeg märgitud resolutsioonis. Asutuses korduvate probleemide lahendamiseks tuleks kehtestada selliste dokumentide vormistamise standardtähtajad, mis kajastuvad juhendis.

"Juhtimise riikliku dokumentatsioonitoetuse süsteemi" lisas on dokumentide vormistamise tüüpiliste tähtaegade loetelu, mida tuleb kasutada konkreetse asutuse bürootöö juhendi koostamisel.

Keerulist ülesannet sisaldavatele dokumentidele saab määrata pikad tähtajad (mitu kuud, kuus kuud, aasta). Sel juhul on vaja tellimus jagada etappideks ja kontrollida ülesande täitmist etappide kaupa.

Ajakontrolli saab jagada voolu juhtimiseks, ennetavaks ja lõppkontrolliks.

Peamised kontrollitüübid on rutiinne ja ennetav kontroll.

Under praegune kontroll mõista igapäevast info koostamist dokumentide kohta, mille tähtaeg saabub täna. Jooksev kontroll toimub igapäevaselt kontrollides dokumendi edenemist ning tuletades töövõtjale meelde tähtaja möödumist ja vajadust dokumendiga töö lõpetada. Täitmise jälgimise eest vastutavad isikud (väikeettevõttes – sekretär) tuvastavad ja koostavad täna aeguvate dokumentide nimekirja reeglina iga päev tööpäeva alguses.

Järelevalve aitab planeerida päeva töid. Ta näitab kohe ette, mis asjad tuleks täna lõpetada (küsimuse lahendamine koosolekul, dokumendi allkirjastamine, faksi saatmine jne). Seetõttu on kontroll dokumentide täitmise aja üle funktsioon, mis on tingimata ette nähtud töö kirjeldus peasekretär. Sekretär selgitab iga päev välja aeguma hakkavaid dokumente tuvastades võimaluse õigeaegseks lahendamiseks ning tähtaja mittejärgimise korral teatab sellest juhatajale.

ajal ennetav kontroll, kokkuvõtted koostatakse ja esinejaid hoiatatakse vastavalt dokumentidele, mille tähtaeg saabub 2-3 päeva pärast. Töötajal on veel aega probleemi lahendamiseks.

Kontrolli vorm on väga oluline. Ainult kontrolli suunatus töötajate abistamisele nende töö korraldamisel, mitte puuduste tuvastamine, soov aidata, meelde tuletada ja mitte tabada saab tagada kontrollteenistuse suurima efektiivsuse.

Süstemaatiline täitmise kontroll, mis on oskuslikult ja korrektselt läbi viidud töötaja poolt, kes tuletab taktitundeliselt meelde, et dokumenti on vaja õigeaegselt, et alates õigeaegne otsus küsimus sõltub ettevõtte õitsengust jne, rõhutab selle töötaja ja tema töö vajalikkust. Lisaks aitab tähtaegade kaardifail juhi tööpäeva planeerimisel, kuna see kajastab kõiki antud kuupäeva tegevusi ja ülesandeid.

Kui täitja tuvastab dokumendi kättesaamisel või selle täitmise käigus selle õigeaegse täitmise võimatust, teatatakse sellest üksuse juhile (juhile, kelle otsus on dokumendil või kes ülesande andis täitjale), kellel on õigus dokumendi täitmise tähtaega edasi lükata. Kui juhataja tähtaega pikendab, sisestab sekretär tema juhiste kohaselt registreerimiskaardile uus termin hukkamine.

Dokumendi täitmise tähtaja edasilükkamise küsimus tuleb tõstatada hiljemalt üks päev enne kontrolltähtaja möödumist. Esinemise edasilükkamine tagasidatav ei ole lubatud ja reeglina automatiseeritud süsteemides võimatu.

Pika (mitu kuud) täitmistähtajaga dokumentide, näiteks lepingute puhul saab jälgida täitmise vaheetappe, sisestades dokumendi registreerimiskaardi väljale "Täitmise käik" info täitmise edenemise kohta.

Sageli nõuab probleemi lahendamine dokumendiga järjestikust tööd mitme tegija poolt või dokumendi kooskõlastamist mitme osakonnaga. Näiteks tuleb lepingu projekt kokku leppida õigusteenistusega, raamatupidamisosakonnaga jne. Sellistel juhtudel tuleks kontrollida ajavahemikku, mille jooksul dokumenti iga töövõtja juures hoitakse. Dokumendi üleandmisel fikseeritakse üleandmise fakt tingimata. Registreerimise viib tavaliselt läbi dokumenti edastava allüksuse sekretär. Dokumendi liikumine ja üleandmise kuupäev kajastuvad registreerimiskaardi jaotises "Dokumendi liikumine".

Kui ilmuvad aegunud kuupäevaga dokumendid, trükitakse nende nimekiri samal päeval ja teatatakse juhatajale.

Kui õigus. dokumentide registreerimist saab pakkuda paljudele töötajatele, siis teeb registreerimiskaardi muudatusi reeglina ainult üks vastutav töötaja, sekretär-assistent või büroojuhataja.

Dokumendi eemaldamine kontrolli alt teostatakse alles pärast dokumendi täielikku täitmist: juhi otsuse täitmist, vastusdokumendi koostamist, vastuse saamist väljuvale dokumendile ja muu dokumenteeritud kinnituse täitmise fakti kohta. Dokumendi täitmise tulemus tuleb registreerida registreerimiskaardile. Näiteks: saadeti kutse, sõlmiti leping, saadeti kiri toote spetsifikatsiooniga jne.

Registreerimiskaardil on ka andmed dokumendi vormistamise kuupäeva kohta ning on märgitud nomenklatuurijärgne kohtuasja number, kuhu vormistatud dokument on vormistatud.

TO finaal kontroll hõlmab analüütilist tööd üksuse või organisatsiooni kui terviku tulemusdistsipliini ja töötajate töö tulemuste kokkuvõtmiseks. Lõplikku kontrolli viivad läbi täitmise kontrolli eest vastutavad töötajad (teenistus) või ettevõtte sekretär etteantud sagedusega (iganädalane, kuu, kvartal). Tegelikult on see analüütiline üldistus töövoo, tulemuslikkuse distsipliini kohta organisatsioonis (ettevõttes) ja selle struktuuriüksustes, annab aimu organisatsiooni kui terviku tööst. Järgneva kontrolli tulemused kajastuvad ülesannete täitmise seisu lõplikes kvantitatiivsetes ja loetelu kokkuvõtetes, st kontrollitud dokumentides. Lõppkontroll on kohustuslikus kombinatsioonis ennetava kontrolliga tootmis- ja kaubandusprobleemide lahendamise tagamise vahend ning samal ajal stimuleeriv tegur töötajate distsipliini parandamisel.

Kontrolli vorm on perioodiline koondaruannete koostamine organisatsiooni (firma) dokumentide kohta. See võimaldab juhtkonnal teada, millega konkreetne töötaja (osakond) tegeleb ja kuidas konkreetses tegevusvaldkonnas (konkreetse probleemi lahendamisel) läheb.

Kontrollaruande vorm

See tabel on lõpliku kontrolli aluseks.

Info efektiivse kasutamise otsuste tegemiseks asutustes tagavad dokumendiotsingumootorid (asutuse dokumentide andmebaasid). Teave nende registreerimisel märgitud dokumentide kohta saadetakse otsingusüsteemi, mis sisaldab kartoteeke ja klassifikatsiooni teatmeid.

Büroohaldusteenistus ja sekretär (väikeasutustes) on kohustatud andmekogu abil vajadusel võimaldama kiiret andmeteotsingut selle kohta, kellel on, kus, millises koostamise järgus dokument on, millistes dokumentides olete võib leida teavet konkreetse probleemi kohta.

Otsingumootori korrastamise eelduseks on selgus. See on eriti oluline, arvestades, et kaadri voolavus on kaasaegses äris üsna tavaline. Otsingumootor peab vastama järgmistele nõuetele:

o avalikustama täielikult dokumentide koosseisu ja sisu;

o pakkuda tõhusat dokumentide, teabe otsimist, kontrolli nende täitmise üle.

Bürootööteenistuse põhiülesanne on kogu teabe- ja dokumentatsiooniressursside omamine.

Koos dokumentidega kantakse asutuse arhiivi ka otsingumootorid.

Teabe- ja teatmeteost ning dokumentide registreerimist saab korraldada traditsiooniliselt - nii viitefailide kujul kui ka automatiseeritud režiimis.

Traditsiooniline dokumendiotsingu vorm

Kaardivormi kasutamise korral dokumentide registreerimisel trükitakse välja vajalik arv RKK-d, millest saab teha selliseid iseseisvaid kartoteeke:

o viide (korrespondentide, dokumendiliikide, nende autorite jms järgi);

o kontroll (tähtaegade, esinejate jms järgi);

o kodifitseerimine või temaatiline ( määrused, haldusdokumendid jne);

o kodanike soovil;

o tähestikuline.

Asutuses olevate kappide arvu määrab registreerimis- ja otsingutoimingute tsentraliseerituse määr, samuti asutuse tegevuse spetsiifilised tingimused.

Manuaalne arhiivikapp on kast või mitu kasti, milles kaardid asuvad kindlas järjekorras. Erinevate dokumentide kategooriate registreerimiseks on soovitatav valmistada erinevat värvi kaarte või teha tavaliste kaartide ülemisele küljele värviliste triipudega spetsiaalsed märgid. Kartoteegi jaotised ja pealkirjad on üksteisest eraldatud papist või plastikust jaoturitega, millele on märgitud jaotiste nimetused või rubriikide registrid. Kaartide paigutamine pealkirjadesse toimub tähestikulises järjekorras, alluvus, tähtsusaste jne.

Akukapid on korraldatud erinevate skeemide järgi. nende ülesehitus oleneb asutuse struktuurist, teatmeteose tsentraliseerituse astmest, teabepäringute iseloomust, nende arvust ja muudest teguritest. Nii et tsentraliseeritud dokumentide registreerimissüsteemi kasutamise korral moodustatakse viitefailid kontoritööteenistuses; detsentraliseeritud süsteem näeb ette kartoteekide moodustamise struktuuriüksustes, segasüsteem - kontoritööteenistuses ja struktuuriüksustes.

Viitefailid on asutustes peamised kartoteekappide tüübid. Nendes kartoteekides on RKK-d rühmitatud (süstematiseeritud) järgmiste kriteeriumide alusel:

o tähestikuline (perekonnanimede, objektide või objektide nimedega);

o geograafiline (haldus- ja majandusüksuste nimetuste järgi);

o korrespondent (vastavalt asutuste nimedele, kellega kirjavahetust peetakse);

o nominaalne (dokumendiliikide nimetuste järgi);

o subjekti-küsitluslik või temaatiline (vastavalt dokumentide sisule või tegevusalale, millega dokumendid on seotud);

o struktuurne (vastavalt asutuse struktuuriüksustesse kuuluvatele dokumentidele);

o kronoloogiline (dokumentide laekumise, vormistamise, allkirjastamise, saatmise kuupäevade järgi).

Kaardifailide moodustamisel on võimalik kombineerida erinevaid otsingumärke.

Viitefail koosneb reeglina kahest osast: teostamata ja täidetud dokumentidest.

Esimene osa on mõeldud dokumentide kohta teabe salvestamiseks ja otsimiseks nende täitmise protsessis ning vajadusel pakub juhtimisfunktsiooni. Selles olevaid kaarte saavad süstematiseerida täitjad, struktuuriüksused, korrespondendid või dokumentide vormistamise tähtajad.

Dokumentide vormistamisel liigutatakse vastavate märkidega kaardid teise osa jagude ja pealkirjade kartoteegi esimesest osast.

Teine osa kartoteek on mõeldud juba vormistatud dokumentide otsimiseks ning on üles ehitatud tootmis- ja valdkondliku skeemi järgi, kajastades asutuse tegevuse suundi, funktsioone ja küsimusi. Kartoteegi teises osas olevad kaardid on reeglina süstematiseeritud juhtumite nomenklatuuri järgi. kartoteegi jaotised ja pealkirjad vastavad kohtuasjade nomenklatuuri osadele ja artiklitele. Dokumendi peamine otsingufunktsioon on selle sisu.

Sõltuvalt dokumendiliikidest (rühmadest) need registreeritakse, moodustavad eraldi sissetulevate dokumentide viitefailid, omaalgatuslikud väljaminevad dokumendid, kodanike pöördumised, normatiivaktid, haldusdokumendid jne.

Sissetulevate, väljaminevate ja sisemiste dokumentide kaardifailide moodustamine toimub kronoloogiliselt.

Viitefailid luuakse igaühe jaoks eraldi kalendriaasta... V operatiivtöö kasutada ka kartoteekappe voolu- ja eelmisel aastal s. Kaartide üldine säilitusaeg on kolm aastat.

Juht- (kiir-) kartoteegikapid on mõeldud dokumentide täitmise aja kontrollimiseks. Nende rubriikide eraldajad võivad sisaldada kuude kalendrinumbreid, struktuuriüksuste nimetusi ja esitajate nimesid. Kontroll- (kiir-)toimiku moodustamise kord on toodud punktis 3.2.4.4.

Temaatilised (kodifitseeritud) kartoteegid, avalikustada kõige täielikumalt organite normatiivakte loovate dokumentide sisu kõrgeim tase, asutuse asjaajamisdokumendid, lepingud jne. Selliste kartoteekide moodustamiseks koostatakse iga dokumendi tekstis kajastatud küsimuse, teema jaoks eraldi kaart, seetõttu saab ühe dokumendi sõltuvalt selle sisust värvida mitmele kaardile. Teave süstematiseeritakse vastavalt asutuse tegevuste küsimuste süsteemisisese klassifikaatori rubriikidele.

Normatiivsete õigusaktide ja haldusdokumentide kartoteekid moodustatakse subjekti-küsitluse (temaatilise) kriteeriumi ja kronoloogia järgi. Sellises arhiivikapis hoitakse kaarte seni, kuni dokumendid asendatakse uutega.

Temaatilised failikapid kasutatakse ainult viitamiseks, neid ei kasutata kontrollfailidena.

Kartoteegid kodanike soovil on süstematiseeritud taotlejate nimede järgi tähestikulises järjekorras.

Otsingumootori efektiivsuse tõstmine saavutatakse sellise arendamisega klassifikatsiooni teatmeteosed:

o asutuse tegevusega seotud küsimuste klassifikaator;

o dokumendiliikide klassifikaator;

o korrespondentide klassifikaator;

o resolutsioonide klassifikaator;

o esinejate klassifikaator;

o dokumentide vormistamise tulemuste klassifikaator;

o juhtumite nomenklatuur.

Automatiseeritud dokumendiotsingu süsteem

Praegu on asutustes laialdast tuntust kogumas dokumentide registreerimise automatiseeritud süsteemid, mis võimaldavad täita registreerimisankeete arvutis ja samal ajal luua asutuse dokumentide andmebaasi. Automatiseeritud otsingusüsteemides toimub teabeotsing reeglina tsentraalselt automatiseeritud registreerimis- ja teabetöötluskohtades. Kasutajal peaks olema võimalik saada teavet kõigi või mitme registreerimisandmete kohta, et teada saada dokumendi asukohta teatud tunni jooksul. Sertifikaadid väljastatakse:

o konkreetse dokumendi puhul - kus see asub, koostamise etapp, täitmise tulemus, hoiukoht;

o teema (sisu) kaupa - konkreetse dokumendi, dokumentide rühma kohta;

o piirkondade kaupa - riigi, piirkonna, linna, rajooni järgi.

Dokumendi või dokumentide rühma otsimiseks saab määrata järgmised üksikasjad.

o sisestage "väljaminevad, sisedokumendid (otsingut saab teha nii iga kategooria kui ka kõigi kolme dokumendirühma kohta eraldi);

o dokumendi liik (kiri, tellimus, tellimus, leping jne);

o otsingu ligikaudne kronoloogiline ulatus (dokumendi kättesaamise kuupäeva või (sisedokumentide puhul) allkirjastamise kuupäeva järgi);

o piirkond, kus otsitakse (riik, piirkond);

o organisatsioon (korrespondent / adressaat);

Teabe otsimine selle kohta konkreetne dokument saab teha, määrates selle numbri. Lisaks saab otsingut teostada vormistamata dokumentidelt, kogu operatiivandmebaasis (jooksva büroo-tööaasta dokumendid), aga ka vajadusel arhiiviandmebaasis (eelmiste aastate dokumendid).

Teave dokumendi kohta kuvatakse ekraanile, vajadusel prinditakse registreerimisvorm. Kui me räägime dokumentide rühmast, kuvatakse otsingutulemused ekraanil ja trükitakse tabelina.

Täitmata dokumendi otsingu puhul on otsingutulemuseks info selle kohta, millise struktuuriüksuse (milliste täitjate juures) dokument otsingu hetkel asub. Kui dokument on täidetud, kuvatakse ekraanil teave selle asukoha kohta.

1. Teavitusvõimaluste areng
2. Eelised automatiseeritud süsteemid:
1. otsingu täielikkus
2. operatiivsus
3. hajutatud juurdepääs
4. lisateabe teenuse valikud

Informatsioon ja teatmeteos organisatsiooni dokumentide kohta on koolieelse lasteasutuse üks olulisemaid ülesandeid. Juhtimisotsuse koostamiseks vajaliku info esitamise tõhusus ja täielikkus, dokumentide loomine määrab suuresti juhtimisaparaadi kui terviku töö kvaliteedi. Kaasaegse automatiseeritud dokumentide registreerimissüsteemi loomise üheks peamiseks ülesandeks on just vajadus luua andmebaas kõigi organisatsiooni dokumentide jaoks järgneva teabe ja teatmeteoste jaoks.

Algselt, kui kasutati ajakirjade esitamise süsteeme, oli teabe ja teatmeteoste maht tõsiselt piiratud. Kui ei olnud teada järjekorranumbrit, mille all dokument ajakirjas registreeriti, või vähemalt täpset dokumendi registreerimise kuupäeva, tuli otsimiseks läbi vaadata oluline osa ajakirjast. Otsimine oli loomulikult väga töömahukas ja viidi läbi kiireloomulise vajaduse korral.

Kaartide registreerimissüsteemide tulekuga on dokumentide otsimise võimalus mõnevõrra laienenud, mitmed kopeerpaberi alla trükitud registreerimiskaardi eksemplarid võimaldasid luua 2-3 temaatilist kartoteeki. Nüüd võiks otsingut teostada näiteks korrespondentide tähestiku või dokumendi teema järgi. Piiratud olid aga ka failisüsteemi otsinguvõimalused. Kuna iga otsinguatribuudi (korrespondent, teema, geograafiline tunnus jne) otsimiseks oli vaja luua eraldi kartoteek ning kartoteekide arv oli piiratud (kaarti oli võimalik printida 3-4 eksemplari koopia puhul võtsid failikapid palju ruumi) , siis piirdusid otsinguvõimalused nende 2–3 otsinguterminiga. Lisaks nõudis selline kaarditoimik, olles koolieelses õppeasutuses, tsentraliseeritud dokumentide registreerimissüsteemi kasutamist, kui kõik dokumendid võeti koolieelses õppeasutuses keskselt vastu, registreeriti ja seejärel osakondadesse üle anti. Suurtes organisatsioonides, kui kasutatakse detsentraliseeritud dokumentide registreerimissüsteemi, kui dokumendid registreeriti otse allüksustes, osakondades, võrdlussüsteem organisatsiooni dokumentide järgi see põhimõtteliselt puudus.

Kaasaegsete automatiseeritud dokumendiarvestussüsteemide (elektroonilised arvestussüsteemid, EDMS) kasutuselevõtuga on info- ja teatmetöö võimalused liikunud kvalitatiivselt uuele tasemele.

Järgnev eristavad tunnused infootsingu töö automatiseeritud süsteemides (EDMS).

1. Võimalus otsida mis tahes otsingukriteeriume, samuti mitme otsingukriteeriumi kombinatsiooni korraga. Seega saame otsida näiteks konkreetselt korrespondendilt saadud dokumente teatud periood aeg; kas teatud liiki dokumendid, mis on koostatud mõnes osakonnas, või müügiosakonna töötajate 2007. aasta veebruaris-mais koostatud aruanded; töötaja poolt detsembris 2007 kinnitatud dokumendid jne.

2. Täistekstiotsingu võimalus. Kuna tänapäeval luuakse peaaegu kõik dokumendid arvutis, saadetakse üha rohkem dokumente aadressile elektrooniline vorm kas skaneeritakse koolieelses õppeasutuses vastavalt, kiiresti kasvab täisteksti EDMS-i osakaal ehk süsteemid, mis ei salvesta mitte ainult dokumendi (registrikaardi) teavet, vaid ka dokumenti ennast faili kujul lisatud kaardile või erinevas vormingus failide komplektile (dokumendi pilt ja dokumendi tekst või dokument ja selle lisad). Otsinguvõimalused on oluliselt laienenud. Nüüd saame otsida mitte ainult rekvisiitide või märksõnade (pealkirjade) komplekti, vaid ka kõiki sõnu, mis võivad dokumendi tekstis esineda.

3. Täpsem otsing. Interneti otsingumootorite kiire täiustamine, mis on kohandatud tavakeeles sõnastatud tekstipäringutele, võimaldas kasutada sarnaseid mehhanisme, mis võimaldavad otsida, võttes arvesse morfoloogiat, sünonüümide sõnaraamatuid jne, kõigis organisatsiooni kuuluvates dokumentides. EDMS. Niinimetatud "otsingupäringute keel" võimaldab näidata, et otsingusõnad peaksid asuma läheduses, ühes lauses, ühes lõigus. Otsingutulemuste ulatuse kitsendamiseks saab määrata, millised sõnad ei tohiks tekstis esineda, näiteks otsime "Bush", kuid ilma sõna "senior" jne.

4. Teema otsing. Täistekstiotsing võimaldab hõlpsasti teostada temaatilisi dokumendikogusid, sealhulgas keerulised dokumendid mitmes küsimuses, mis ei pruugi isegi dokumendi pealkirjas otseselt kajastuda. Lisaks võib päringu tulemuseks olla kas dokumentide valik või "pigistamine" - väljavõtted dokumentidest see küsimus allika märkimine kujul: dokumendi pealkiri, kuupäev ja number, selleteemaline tekstilõik. Ja juba sellise valiku alusel otsustab kasutaja tellida mõned dokumendid tervikuna.

5. Üks EDMS võimaldab teostada täielikku otsingut jooksvate kontoritöö dokumentides, kontoritöös valminud dokumentides ja arhiividokumente... Elektroonilise kartoteeki täienedes hakkab EDMS sisaldama aina rohkem dokumente. Kui jooksva kontoritöö dokumendid jõuavad lõpuks osakonnaarhiivi, siis elektroonilised kaardid ise elektroonilised dokumendid saab süsteemis jätkuvalt salvestada. Siiski tuleb meeles pidada, et mõned programmid ei võimalda otsotsingut kõigi aastajaotiste lõikes, kuna iga aastajaotis on eraldi andmebaas. Sellised süsteemid toovad enim ebamugavusi aasta alguses, mil eriti sagedased on viited veel viimase aasta täitmata dokumentidele ning pidevalt tuleb lülituda kehtiva andmebaasi ja möödunud aasta dokumentide andmebaasi vahel. Ja kui dokumendi aastaarv ei ole täpselt teada või on vaja leida dokumente erinevate aastate kohta, siis sellisel juhul on vaja teha hulk korduvaid otsinguid - vastavalt aastajagude arvule süsteemis. Kuna mõned EDMS-id sisaldavad dokumente kümme aastat või kauem, raskendab see otsingut oluliselt. Seetõttu loobutakse sellistest programmidest järk-järgult, siirdudes süsteemidele, mis võimaldavad otsast lõpuni otsida kõigis aastasektsioonides, nii jooksva bürootöö dokumentides kui ka arhiivi edastatud dokumentides.

6. Hajutatud juurdepääs. Traditsiooniliselt tegi teabe- ja teatmetööd koolieelne õppeasutus. See tähendab, et kui oli vaja leida mõni dokument või dokumendid - juhend, pöördusid töötajad koolieelse lasteasutuse töötajate poole ja need, kes juba ajakirjade või kartoteekide abil täpsustasid, kus ja kellel see või teine ​​dokument on. Automatiseeritud süsteemi loomine võimaldab hajutatud kaugjuurdepääsu EDMS-ile mis tahes töökohalt, nii kontori kohalikust võrgust kui ka kaugkontorist, filiaalist ja asjakohaste turvameetmetega - kõikjalt maailmast Interneti kaudu, Näiteks juhtkonna või töötajate poolt, komandeeringus, kodus jne. Seega suureneb järsult organisatsiooni kõigi töötajate dokumentide kohta teabe hankimise efektiivsus.

Tänapäeval muutub töö EDMS-iga peaaegu iga juhtimisaparaadi töötaja igapäevaseks toiminguks. Täpselt nagu kasutamine õiguslik raamistik tüüpi "Garant", "Kood", "KonsultantPlus" jne andmed, mis tahes dokumendi koostamisel pöördub töötaja esimese asjana EDMS-i, otsides konkreetse teema kohta olemasolevaid dokumente. Seega ei raisata ühelt poolt aega varem lahendatud küsimuste kohta dokumentide vormistamisele ning väheneb oluliselt dubleerimise tõenäosus töötajate töös. Näiteks tavaline juhtimissituatsioon, kus kahe osakonna töötajad koostavad dokumente, mis on omavahel vastuolus ... Teisest küljest, kui neil on kogu organisatsiooni dokumentide baas ja teadmised, saavad isegi hiljuti ettevõttega liitunud töötajad koostada palju paremaid dokumente.

7. Kaitse volitamata juurdepääsu eest. EDMS-i rakendamisega kaasneb tingimata organisatsiooni töötajatele kättesaadavate dokumentide hulga määratlemine, olenevalt vastutuse jaotusest ja tööülesannetest. Teabe- ja teabeteenused peavad leidma tasakaalu töötajate võimalikult täieliku juurdepääsu vahel kõigele vajalikule tõhus töö teave ja kaitse konfidentsiaalne teave volitamata juurdepääsu eest. Reeglina kehtestatakse kolm dokumendile juurdepääsu astme: kaardi ja sellele lisatud dokumendi vaatamine, juurdepääs kaardile ilma võimaluseta dokumenti ennast vaadata ja juurdepääsu keelamine. Olenevalt seadistustest ja konkreetsest programmist saab kasutaja kas info, et tal puudub dokumendile ligipääsuõigus või ei kuvata päringutulemustes dokumendi kohta üldse infot ning kui näitad otse kinnise numbri. päringus olev dokument, kuvab programm teate, et sellist dokumenti pole olemas.

8. Laiendatud infoteenus. Kuna haldusaparaadi info- ja dokumentatsiooniteenus on koolieelse lasteasutuse üks põhiülesannetest, võib EDMSi kasutuselevõtt oluliselt tõsta info- ja dokumenteerimisteenuste terviklikkust ja kvaliteeti ning juurutada uusi vorme. Näiteks hoolimata võimalusest otsene juurdepääs süsteemile ei valda kõik töötajad soravalt otsingupäringute keelt. Kui konkreetse dokumendi otsimine reeglina raskusi ei tekita, siis keeruline temaatiline otsing võib juba raskusi tekitada. Seetõttu jätkavad töötajad, eriti esimeses etapis, koolieelse õppeasutuse poole pöördumist, et valida konkreetset küsimust käsitlevad dokumendid. Sel juhul on mõttekas anda töötajale mitte tegelik dokumentide kogu, vaid salvestatud päringuvorm, mille käivitamisel saab töötaja süsteemist nimekirja talle vajalikest dokumentidest. Veelgi enam, koolieelsel haridusasutusel on mõttekas mitte oodata seda või teist taotlust, vaid pärast töötajate vajaduste analüüsimist koostada tüüpiliste taotluste kogum, mida töötajad võivad vajada, ja tuua need iga tarbijani. Päringute kasutamisel võrreldes dokumendikogudega on see eelis, et kui süsteemi ilmuvad uued päringukriteeriumitele vastavad dokumendid, siis hiljem päringu käivitamisel saab töötaja ekraanile. täielik nimekiri, sealhulgas äsja ilmunud dokumendid. Mõnel programmil on tellimisfunktsioon, mis võimaldab töötajal saada teateid kõigist süsteemis ilmunud uutest dokumentidest, mis vastavad teatud kriteeriumile, näiteks seotud konkreetse organisatsiooniga jne.

9. Eraldi teatmeteos, mis laiendab EDMS-i teavet ja viitevõimalusi, on aadressiraamat. V äriorganisatsioonid tänapäeval pole üha sagedamini tegemist isegi mitte EDMS-i mooduliga, vaid eraldiseisva programmiga, mis on terve klassi programm - CRM-süsteem ehk kliendisuhete haldussüsteem (CRM). Selline ulatuslik aadressiraamat sisaldab teavet kõigi organisatsioonide kohta, kellega see ettevõte suhteid hoiab: nende aadressid, Pangaandmed, perekonnanimed, nimed, isanimed, kontaktnumbrid ja muu viiteteave, sealhulgas teave tarnete, sõlmitud lepingute, läbirääkimiste jms kohta. Sellise teabe olemasolu süsteemis muudab töö äriklientidega konkreetsest juhist sõltumatumaks ja vähendab kahjude riski töötaja lahkumise korral.

10. Täiendavad võrdlusmaterjalid. Tänapäeval ei tegele koolieelne haridusasutus mitte ainult teabe- ja teatmeteostega organisatsiooni dokumentide kohta, vaid saab koguda ka kogu vajalikku teavet organisatsiooni töö teema kohta, jälgida väljaandeid ajakirjanduses, Internetis, väljaminevaid trükiseid ja muu organisatsiooni töötajate tööks vajalik teave. Kogu seda infot kogutakse iga päev, lisatakse süsteemi ja etteantud sagedusega, näiteks kord nädalas teavitatakse töötajaid uutest saabujatest, ringkirja teel e-posti teel või info postitamisega ettevõtte siseveebi.

Lisaks saab teabe- ja viiteteenuseid osutada mitte ainult automatiseeritud elektroonilise arvestussüsteemi (EDMS), vaid ka muude spetsiaalsete infosüsteemide, näiteks projektdokumentatsiooniga töötamise õigussüsteemide (kontroll) alusel. süsteemid eluring) jne Mõnikord rakendatakse dokumentidega töötamise automatiseerimist selle alusel integreeritud süsteem ettevõtte juhtimine (ERP-süsteemid). Siiski tuleb meeles pidada, et ERP-süsteemid, nagu paljud teised ettevõtted Infosüsteemid(CIS) eristuvad reeglina iga töökoha märkimisväärselt kõrgemad kulud ja mis kõige tähtsam, nad keskenduvad peamiselt mitte dokumentide, vaid näitajate, arvandmetega töötamisele ega suuda tõhusalt teavet ja viitetööd pakkuda. dokumentide järgi organisatsioonid.

Kokkuvõtteks tuleb rõhutada, et kaasaegsete automatiseeritud süsteemide kasutamine võimaldab teil teabe ja teatmeteosed üle kanda uuele tasemele ning seeläbi oluliselt suurendada juhtpersonali töö tõhusust üldiselt, mis tahes organisatsioonis, asutuses, ettevõttes, olenemata profiilist, tegevuse ulatusest ja omandivormist.

Praktiline tund № 5

Küsimused, mida kaaluda:

Küsimus number 1

Küsimus number 2

Mis on teabeotsingumootor?

Teabeotsingusüsteem on rakenduslik arvutikeskkond struktureeritud teabe suurte massiivide töötlemiseks, salvestamiseks, sortimiseks, filtreerimiseks ja otsimiseks.

Iga ISS on loodud lahendama teatud klassi probleeme, mida iseloomustavad oma objektide komplekt ja nende atribuudid. IRS-i on kahte tüüpi:

1. Dokumentaalfilm. Dokumentaalfilmis ISS indekseeritakse kõik salvestatud dokumendid erilisel viisil, see tähendab, et igale dokumendile määratakse individuaalne kood, mis moodustab otsingupildi. Otsitakse mitte dokumentide endi, vaid nende otsingupiltide järgi. Nii otsitakse raamatuid suurtest raamatukogudest. Esiteks leitakse kaart kataloogist ja seejärel leitakse raamat ise sellel märgitud numbri järgi.

2. Faktograafiline. Faktograafilises IRS-is ei salvestata dokumente, vaid mis tahes teemavaldkonnaga seotud fakte. Läbiotsimine toimub fakti alusel.

Iga ISS koosneb kahest osast: andmebaasist (DB) ja andmebaasihaldussüsteemist (DBMS).

Andmebaas on konkreetse teemavaldkonnaga seotud struktureeritud andmete nimeline kogum.

Andmebaasi haldussüsteem on tarkvara ja keelelised vahendid vajalik andmebaaside loomiseks, ajakohasena hoidmiseks ja neis vajaliku info otsimise korraldamiseks.

Hetkel on palju erinevaid DBMS-e. Tuntumad on sellised nagu Dbase, Clipper, FoxPro, Paradox, Microsoft Access.

Küsimus number 3

Küsimus number 6

Küsimus number 7

Küsimus number 8

Milliseid andmeid peab registreerimis- ja kontrollkaart sisaldama?

Praktiline tund number 5

"Teabe ja teatmeteoste korraldamine"

Küsimused, mida kaaluda:

1. Mis on dokumendiviitetöö?

2. Mis on infootsingusüsteem?

3. Mis on “dokumentide registreerimiskaardid” ja mis on nendega töötamise eripära?

4. Mis on viitefail?

5. Millised on toimikukapi pidamise põhimõtted?

6. Mida sisaldab dokumendi täitmise kontroll pärast resolutsiooni rakendamist?

7. Millised on kodanike pöördumistega töötamise tehnoloogia omadused?

8. Milliseid andmeid peab registreerimis- ja kontrollkaart sisaldama?

Küsimus number 1

Mis on dokumendiviitetöö?

Registreerimise üks peamisi eesmärke on luua organisatsiooni dokumentide andmebaas. Sellel andmebaasil põhinev arvestusteenistus (või väikeses organisatsioonis sekretär) peab vastama kahte tüüpi küsimustele:

• kes, kus, millises tööetapis on mõni dokument;
• millistest dokumentidest leiate teavet konkreetse teema kohta. üks

Kogu teabe- ja dokumentatsiooniressursside komplekti omamine - peamine ülesanne kontoritöö teenused. Ja esiteks, selle ülesande täitmiseks salvestatakse kõik andmed dokumentide kohta registreerimis- ja raamatupidamisvormidele. Teabe- ja teatmetööd, nagu ka registreerimissüsteemi ennast, saab teha nii traditsioonilisel kujul (peamiselt kartoteegi abil) kui ka automatiseeritud režiimis. 2

Registreerimiskaartidest koostatakse viitekaardi fail. Eraldajateks viitefailis on organisatsiooni struktuuriüksuste või tegevusalade nimetused. Nendesse jaotistesse on kõige mugavam paigutada kaardid korrespondentide või tegevusküsimuste (kaubad, tooted jne) tähestikulises järjekorras. Dokumendi registreerimisel vormistatakse kaks kaarti: üks kantakse tähtajalise kontrollkartoteegi, teine ​​viide. Pärast dokumendi vormistamist paigutatakse termini kartoteegi kaart terviklikumana ja dokumendis tõstatatud probleemi lahenduse kohta kõiki märke omav kaart ümber võrdluskartoteegiks ja samalaadne kaart alates dokumendist. viitefail hävitatakse või kasutatakse täiendava viitefaili loomisel dokumentide otsimiseks mõne muu otsingukriteeriumi järgi.