Nový regulačný dokument: Pravidlá organizácie ukladania, získavania, účtovania a používania dokumentov v archívoch organizácií. Nový regulačný dokument: Pravidlá organizácie uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov v archívoch organizácie

Kancelárske práce a kancelária

Pravidlá organizačného archívu 2015

Jevgenija Kozhanová 15. február 2016 13:58

Od septembra 2015 nadobudol účinnosť príkaz Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 31. marca 2015 č. 526. Schválil „Pravidlá organizácie uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívne dokumenty v orgánoch štátnej moci, orgány miestna vláda a organizácie“. Ďalej v texte článku ich pre stručnosť budeme nazývať „ Pravidlá 2015».

Stojí za zmienku, že s vydaním Pravidiel-2015 nenastala žiadna revolúcia v archivovaní. Je, že nové pravidlá sú šetrnejšie k elektronickým dokumentom... O stave nových a starých pravidiel ďalej archívne záležitosti hovorí v tomto článku. Tu si môžete stiahnuť aj prevádzkový poriadok podnikových archívov na rok 2015.

Pripomeňme si, ako to bolo pred účinnosťou príkazu: organizácie pracovali na dvoch dokumentoch.

Prvým z nich sú Základné pravidlá prevádzky rezortných archívov (schválené nariadením Hlavného archívu ZSSR z 5. septembra 1985 N 263). Toto bol jediný normatívny (čiže povinný) dokument o archívnictve v Rusku do 21.9.2015.

V liste Spolkového archívneho úradu zo dňa 18.09.2015 N 2/2133-A sa uvádza, že od nadobudnutia účinnosti príkazu č. 526 „Základné pravidlá pre prácu rezortných archívov nepodliehajú uplatňovaniu. " Už sa nedajú použiť.

Druhým sú Základné pravidlá pre archívy organizácií (schválené rozhodnutím Rosarkhiv Collegium zo dňa 06.02.2002). Ide o metodický (nepovinný, ale informatívny) dokument, ktorý síce nebol zrušený, ale môžete a dokonca musíte použiť, pretože V pravidlách z roku 2015 zostalo v zákulisí veľa otázok o praktických činnostiach pri ukladaní dokumentov v organizáciách.

Zostali nám teda dva pracovné dokumenty: Pravidlá z roku 2015 a Základné pravidlá. Majú úplne iné postavenie:

Základné pravidlá - metodický dokument... Nie je potrebné ho používať, aj keď v tomto prípade je vytvorenie archívu v organizácii veľmi náročné. Základné pravidlá sú práve schválené rozhodnutím Rosarkhiv Collegium, čo znamená, že ich štatút je oveľa nižší ako v pravidlách 2015.

Stiahnuť Pravidlá pre organizáciu uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov v orgánoch štátnej správy, samosprávy a organizácií (PDF, 4,02 Mb).

Dňa 21.9.2015 nadobudol účinnosť príkaz Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 31.3.2015 č.526. Schválil „Pravidlá organizácie uchovávania, nadobúdania, účtovania a používania písomností Archívneho fondu Ruská federácia a iné archívne dokumenty v orgánoch štátnej správy, samosprávy a organizácií “. Ďalej v texte článku ich pre stručnosť budeme nazývať „Pravidlá-2015“.

Stojí za zmienku, že s vydaním Pravidiel-2015 nenastala žiadna revolúcia v archivovaní. Či sú nové pravidlá šetrnejšie k elektronickým dokumentom... O stave nových a starých pravidiel o archivácii hovoríme v tomto článku. Tu si môžete stiahnuť aj prevádzkový poriadok podnikových archívov na rok 2015.

Pred a po

Pripomeňme si, ako to bolo pred účinnosťou príkazu: organizácie pracovali na dvoch dokumentoch.

Zostali nám teda dva pracovné dokumenty: Pravidlá z roku 2015 a Základné pravidlá. Majú úplne iné postavenie:

Pravidlá 2015 - normatívny dokument. Je povinný pre všetky organizácie bez ohľadu na oblasť ich činnosti a formu vlastníctva. Schválilo to nariadenie ministerstva kultúry.

Základné pravidlá – metodický dokument. Nie je potrebné ho používať, aj keď v tomto prípade je vytvorenie archívu v organizácii veľmi náročné. Základné pravidlá sú práve schválené rozhodnutím Rosarkhiv Collegium, čo znamená, že ich štatút je oveľa nižší ako v pravidlách 2015.

admin 20.05.2019 0 komentárov

Na čo sa teraz v teréne spoľahnúť regulácia a metodickú podporu archivácia?

Jednak o aktuálnom dokumente, ktorý má normatívny charakter: Pravidlá pre organizáciu uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov v orgánoch štátnej správy, samosprávy a organizácií (schválené objednávkou). Ministerstva kultúry Ruska zo dňa 31.03.2015 č. 526), ktorý nadobudol účinnosť koncom septembra minulého roka. Ďalej to v článku budeme označovať ako Pravidlá-2015.

A v druhom rade k aktuálnemu dokumentu, ktorý má metodický charakter: Základné pravidlá fungovania archívov organizácií (schválené rozhodnutím Rosarkhiv Collegium zo dňa 06.02.2002, ďalej len Základné pravidlá). Mnohé praktické otázky, ktorých sa týkajú len pravidlá z roku 2015, sú tu zvýraznené do určitej miery, napríklad postup pri tvorbe nomenklatúry prípadov.

Základné pravidlá pre činnosť rezortných archívov (schválené nariadením ZSSR Glavarchiv č. 263 zo dňa 9. 5. 1985), ktoré dlho vzhľadom na svoj vek neboli celkom pracovným dokumentom, boli nakoniec zaslané na ich zaslúžený odpočinok a nepodliehajú uplatňovaniu na území Ruskej federácie od nadobudnutia platnosti Pravidiel -2015 (list Rosarkhivu zo dňa 18.09.2015 č. 2/2133-A).

Musím si uchovávať doklady?

Čo je archívny dokument? Pozrite si článok „Pre ktoré organizácie sú nové archívne pravidlá? A kto má dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie?

Doklady si treba uschovať. Napriek tomu, že Pravidlá z roku 2015 hovoria, že „organizácie majú právo (zvýraznené autorom) vytvárať archívy na uchovávanie archívnych dokumentov vzniknutých pri ich činnosti...“, pri bližšom skúmaní sa toto právo mení. do skutočnej povinnosti.

Po prvé, ak existuje organizácia, potom existujú zamestnanci, čo znamená kompletný súbor dokumentov o zamestnancoch pre každého z nich.

Po druhé, ak existuje organizácia, potom existuje aj jej daňové účtovníctvo, prezentované aj v papierových alebo elektronických dokumentoch.

Po tretie, mali by sa uchovávať aspoň všetky uvedené dokumenty termíny... Zdroje trvanlivosti - špeciálne zoznamy:

Zoznam typických manažérskych archívnych dokumentov vytvorených v priebehu činností vládne agentúry, miestne orgány a organizácie s uvedením lehôt uchovávania (schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 25.08.2010 č. 558);
Zoznam štandardných archívnych dokumentov vznikajúcich pri vedeckej, technickej a výrobnej činnosti organizácií s uvedením lehôt uchovávania (schválený nariadením MK SR, resp. masovej komunikácie RF zo dňa 31. júla 2007 č. 1182).

Tieto zoznamy sú povinné1 pre štátne aj neštátne organizácie. Ukazuje sa teda, že každá, dokonca aj najmenšia a najskromnejšia spoločnosť, má súbor dokumentov na archiváciu. A pre nich musia byť vytvorené podmienky, ktoré spĺňajú nový regulačný dokument: Pravidlá-2015. Absencia štruktúrneho členenia pod názvami „archív“, „kancelária“ túto povinnosť nijako neovplyvňuje.

Ukladanie elektronických dokumentov

Novinkou, ktorú si všimli všetci úradníci a archívni špecialisti, je dlho očakávaný skladový poriadok elektronické dokumenty, uvedené v Pravidlách-2015. Týka sa to oddielov 2.30 – 2.33. Prechod na elektronické dokumenty v Pravidlách z roku 2015 prebieha pomerne náhle, bez nadpisov, hneď po správe, že je zakázané byť v archíve v špinavých topánkach.

2.30. Povinné podmienky uchovávanie elektronických dokumentov sú:

prítomnosť v archíve organizácie najmenej dvoch kópií každej jednotky uchovávania elektronických dokumentov (hlavná a pracovná kópia musia byť na rôznych fyzických zariadeniach);

dostupnosť technických a softvérové nástroje určené na reprodukciu, kopírovanie, prepisovanie elektronických dokumentov, kontrolu fyzického a technického stavu;

zabezpečenie režimu uchovávania elektronických dokumentov s vylúčením straty, neoprávneného rozširovania, zničenia alebo skreslenia informácií.

Ďalšou významnou novinkou je definícia formátu archívneho uchovávania elektronických dokumentov podľa pravidiel z roku 2015:

Fragment dokumentu Skryť

2.31. Prenos textových elektronických dokumentov na uloženie do archívu organizácie, ktorý je zdrojom akvizície štátnych a mestských archívov, sa realizuje vo formáte PDF/A.

PDF je nepochybne univerzálny formát. PDF / Archívy (PDF / A) je variácia tohto formátu špeciálne navrhnutá na dlhodobé archívne uchovávanie dokumentov a je zakotvená v norme ISO 19005-1: 2005 / Cor.2: 2011 „Správa dokumentov. Formát súborov elektronických dokumentov na dlhodobé uchovávanie “. Ale ako všetko univerzálne, ani PDF nie je dokonalé. V tomto formáte sa riadiace dokumenty cítia skvele, ale napokon organizácie používajú nielen balík Microsoft Office... Takže napríklad výkresy vytvorené vo formáte dwg sa pri prevode do .pdf zobrazujú nesprávne. Správanie elektroniky digitálny podpis pri prevode dokumentu do formátu .pdf.

Postup prenosu elektronických súborov a dokumentov je popísaný v časti 4.34 Pravidiel. Z textu vyplýva nasledovné:

po prvé, elektronické dokumenty je možné preniesť do archívu a uložiť na samostatné fyzické médiá, ako aj „prostredníctvom informačnej a telekomunikačnej siete“.
po druhé, súpis elektronických súborov a dokumentov sa vyhotovuje, napriek tomu v papierová forma(to znamená, že aj keď vytvoríme archív v EDMS, inventár bude musieť byť doručený archivárovi osobne),
po tretie, „pri prijatí do archívne uloženie elektronické súbory sú certifikované elektronický podpis vedúci organizácie alebo ním poverený úradník". Pomerne papierové dokumenty nič také sa nevyžaduje. Ako splniť túto požiadavku pre organizácie, ktoré vytvárajú elektronické dokumenty, ale nepoužívajú EDS, Pravidlá z roku 2015 mlčia.

Napokon „na rýchly prístup k elektronickým dokumentom na referenčné a vyhľadávacie účely sa v archíve vytvára fond na používanie elektronických dokumentov“ (odsek 2.33). V tomto prípade sa pojem fondu použitia nezverejňuje.

Účtovanie dokladov

Fragment dokumentu Skryť

3.5. V archíve organizácie sa uchovávajú hlavné (povinné) a pomocné účtovné doklady. Skladba a formy hlavných účtovných dokladov sa určujú v súlade s týmito pravidlami. Zloženie a formy pomocných účtovných dokladov určuje archív organizácie samostatne.

Základné pravidlá objasnili, prečo sa archívne dokumenty evidujú a čo tvorí sústava účtovných dokladov, jasne formulovali jej účel. Tieto definície z pravidiel z roku 2015 zmizli. Pripomeňme si ich, aby sme pochopili, prečo sa budeme zaoberať účtovníctvom:

Účtovanie dokladov v archíve organizácie je určenie ich počtu a zloženia v zriadených účtovných jednotkách a stanovenie (evidencia) príslušnosti každej účtovnej jednotky k určitému celku a ich celkového počtu v účtovných dokladoch2.
Systém účtovných dokladov archívu je komplex vzájomne prepojených účtovných dokladov a databáz, odrážajúci počet a skladbu dokumentov archívu organizácie a ich zmeny, komponent systém štátnej evidencie dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie 3.

A hlavná zmena: zoznam účtovných dokladov archívu sa v roku 2015 zredukoval o viac ako polovicu, z 11 na 5 pozícií. Zostalo len:

kniha na evidenciu príjmu a vyradenia prípadov, dokumentov;
zoznam fondov;
fondový list;
zoznam prípadov, dokumentov;
registra zásob.

Postup pri zostavovaní a vedení účtovných tlačív, aj keď striedmo, je popísaný v odsekoch 3.7-3.11 Pravidiel-2015.

Ostatné je na uvážení organizácie. Ak ide o zdroj akvizície štátneho (mestského) archívu, musí sa vypracovať dodatočný pas organizácie (bod 3.12 Pravidiel z roku 2015). Je tam aj poznámka pod čiarou k Predpisu o štátnej evidencii dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie z roku 1997 a schválená forma archívneho pasu. Všimnite si, že v základných pravidlách bola navrhnutá forma, aj keď takmer identická, ale predsa len „čerstvá“ ako vyššie uvedené nariadenie. Aspoň, že chronológia v ňom začala od dvetisíciny, a nie od deväťdesiatych rokov.

Skúmanie hodnoty dokumentov

Pravidlá z roku 2015 nepriniesli nič zásadné nové do postupu vykonávania každoročného skúmania hodnoty dokumentov. Pozornosť si zaslúži iba odsek 4.12:

Fragment dokumentu Skryť

4.12. Organizácie, v ktorých činnosti sa nevytvárajú dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie, vytvárajú inventáre prípadov personálom a inventáre dočasných (nad 10 rokov) skladovacích lehôt a zabezpečujú ich bezpečnosť.

V tomto ustanovení sa hovorí o tom, že bez ohľadu na prítomnosť v organizácii archívu a jeho príslušnosť k počtu zdrojov získavania štátnych (mestských) archívov je povinný nakladať s jeho dokumentmi aspoň v minimálnom rozsahu. Skutočne, možno len veľmi málo ľudí bude schopných zostaviť zoznam prípadov dočasného uloženia (nad 10 rokov) bez toho, aby najprv zostavil zoznam prípadov.

Nomenklatúra prípadov

Pozri článok „Nové pravidlá pre archívy o nomenklatúre prípadov“

O názvosloví prípadov, ktoré Pravidlá z roku 2015 nazývajú „hlavným účtovným dokladom odrážajúcim zloženie a organizáciu dokumentárneho fondu organizácie“, hovoria veľmi striedmo a nedávajú mu ani žiadnu zrozumiteľnú definíciu. Z textu dokumentu len vyplýva, že (odseky 4.14 – 4.18):

„Nomenklatúra vecí stanovuje triedenie (zoskupovanie) vyhotovených dokumentov do vecí (elektronických spisov)“;
nomenklatúra prípadov sa zostavuje podľa priloženého tlačiva;
nomenklatúra vecí organizácie sa vypracúva na základe číselníka vecí štruktúrneho členenia (tlačivo je v prílohe, podľa obsahu ho však nebude možné nájsť: obsahuje dve prílohy s označením názov "Nomenklatúra prípadov"; štrukturálne divízie zahŕňajú č. 26);
nomenklatúra prípadov organizácie je vypracovaná na základe štandardných, rezortných a iných zoznamov dokumentov s uvedením lehôt uchovávania, iných regulačných právnych aktov, ako aj štandardných a približných nomenklatúr prípadov;
organizácie - zdroje akvizície štátnych (mestských) archívov si to dohodnú s "príslušným EIC alebo štátnym (obecným) archívom, v súlade s ním udelenými právomocami";
organizácie, ktoré nie sú zdrojmi akvizícií štátnych (mestských) archívov, koordinujú svoju nomenklatúru prípadov samy.

Pravidlá na rok 2015 už neobsahujú žiadne praktické informácie o vývoji a udržiavaní nomenklatúry záležitostí organizácie. Jednoznačne treba povedať: bez Základných pravidiel to bežný úradník, najmä po prvý raz, nevypracuje.

Registrácia prípadov

Fragment dokumentu Skryť

4.19. Prípady trvalých a dočasných (nad 10 rokov) skladovacích lehôt ukončených kancelárskou prácou vrátane personálu po dokončení kalendárny rok, do ktorých boli zapísané, sú pripravené na prevod do archívu organizácie a podliehajú evidencii a popisu.

V závislosti od doby uchovávania sa vykonáva úplná alebo čiastočná registrácia prípadov. Prípady trvalého a dočasného uloženia (nad 10 rokov) a personál podliehajú úplnej evidencii.

Papierovanie prípadov zabezpečuje:

zakladanie alebo viazanie dokumentov k prípadu (neformátované dokumenty sú uložené v uzavretých pevných zložkách alebo v škatuliach);

číslovanie listov puzdra;

vyhotovenie osvedčenia o dokazovaní veci (príloha č. 8);

vypracovanie interného súpisu spisov veci (príloha č. 27);

prevedenie krytu puzdra (príloha č. 28).

Príprava elektronických spisov na presun do archívu organizácie zabezpečuje zostavenie súpisu elektronických spisov, dokumentov (prílohy č. 17, 18).

Čo zahŕňa čiastočnú evidenciu prípadov a ako závisí od doby uloženia dokumentov, sa neuvádza.

Ak sa skôr interný inventár zostavoval len „v nevyhnutné prípady"(Základné pravidlá, bod 3.6.3.), Potom bola táto fráza z pravidiel z roku 2015 odstránená. V názve inventárneho formulára uvedeného v prílohe 27 nie sú uvedené žiadne odkazy na dobu použiteľnosti.

Elektronické súbory by nemali byť popísané všetky, ale len tie, ktoré majú dočasnú (nad 10 rokov) a trvalé obdobie skladovanie (tlačivá súpisov - v prílohách č. 17, resp. 18).

Žiadosti: formuláre dokumentov

Pravidlá 2015 sa tradične končia súborom žiadostí - formulárov dokumentov sprevádzajúcich určité procesy ukladania dokumentov.

Vo všeobecnosti by sa malo povedať, že po prvé, v pravidlách z roku 2015 je menej formulárov ako v základných pravidlách, a po druhé, medzi nimi sú dve aplikácie s rovnakým názvom, čo je veľmi nepohodlné, a po tretie, sú umiestnené v poradí zmienok v texte (a nie podľa dôležitosti alebo logickej postupnosti, ako je to v Základných pravidlách). Niektoré aplikácie zmenili svoje názvy, niektoré mierne zmenili podobu. Všeobecné odporúčanie bude takto: ak je potrebné vyhotoviť akýkoľvek dokument o archivácii, archivár by si mal najskôr vyhľadať jeho formu v Pravidlách-2015 a až v prípade, že sa v nich požadovaný formulár nenachádza, pozri Základné pravidlá .

Nižšie sú uvedené 3 zoznamy. Prvým (vo forme tabuľky) sú prílohy z Pravidiel z roku 2015 a zodpovedajúce formuláre zo Základných pravidiel. Druhou sú novinky vo formulároch, predstavené v roku 2015. Treťou sú tlačivá zo Základných pravidiel, ktoré nespadali do Pravidiel 2015, ale ani neboli zrušené (ako sa hovorí, na zdravie).

Dodržiavanie formulárov pravidiel-2015 a základných pravidiel

CollapseShow

Znovu sa objavilo a schválilo Pravidlá-2015:

Inventarizácia elektronických súborov, dokumentov s dočasnou (nad 10 rokov) dobou uloženia;
Dodatok k súpisu elektronických súborov s dočasnou (nad 10 rokov) dobou uchovávania;
Úkon prevzatia a odovzdania archívnych dokumentov na uloženie (z organizácie do organizácie. - pozn. aut.)
Inventár prípadov;
Inventár elektronických záležitostí, písomnosti s prílohou k súpisu elektronických záležitostí, písomnosti.

Posledné dve tlačivá majú nahradiť doručovacie listy a v skutočnosti predstavujú úkony prevzatia a odovzdania dokumentov na uloženie do archívu organizácie.

Inventarizácia prípadov trvalého, dočasného (nad 10 rokov) skladovania a personálu konštrukčná jednotka organizácie (príloha 12 základných pravidiel);
Záverečný záznam a certifikačný zápis (príloha 13);
Titulný list súpisu listín trvalého uloženia (príloha 14);
Príkaz (požiadavka) na vydanie dokladov (príloha 17);
Kniha na vydávanie dokladov (príloha 19);
Inventár obzvlášť cenných prípadov (príloha 23);
Kniha účtovníctva o prijatí a vyradení poistného fondu a fondu použitia (príloha 27);
Súpis poistného fondu (príloha 28);
Pas archívu organizácie, ktorá uchováva manažérska dokumentácia(Príloha 29);
Pas organizácie, ktorá uchováva dokumenty priemyselného fondu (príloha 30);
Evidenčný lístok účtovnej jednotky elektronických dokladov (ED) (príloha 31);
Zákon o migrácii a prepisovaní elektronických dokumentov (príloha 32);
Register príjmu a likvidácie elektronických dokumentov (príloha 33);
Register migrácií a prepisovanie elektronických dokumentov (príloha 34);
akt opisu dokumentov osobného pôvodu (príloha 38);
Zákon o vytvorení jednotného archívneho fondu (príloha 39);
Register vydaných kópií, výpisov, osvedčení, tematických materiálov (príloha 44);
Register návštev používateľov čitárne (príloha 45);
Ročný plán práce archívu (príloha 46);
Registračný preukaz pre prácu s organizáciou (príloha 47);
Preberací list pri zmene vedúceho archívu (príloha 48).

Pravidlá z roku 2015 sú samozrejme navrhnuté pre skúseného čitateľa. Ale v mnohých prípadoch, žiaľ, sekretárky alebo (ak je to potrebné) zamestnanci rôznych oddelení: účtovníci, personalisti, ochrana práce, právnici atď. sa zaoberajú kancelárskou prácou a archiváciou v organizácii. Pre týchto nevinných ľudí bude veľmi ťažké pochopiť, čo sa od nich v oblasti ukladania dokumentov vyžaduje.

Pravidlá z roku 2015 poskytujú absolútne minimum opatrení na zabezpečenie uchovávania dokumentov v organizácii. Informácie, ako toto minimum zaviesť do praxe, si budú musieť čitatelia pravidiel hľadať sami v metodických zdrojoch. Základné pravidlá pre archívy organizácií, napriek ich nepovinnému štatútu, budú teda s príchodom Pravidiel 2015 na úradoch žiadané. ruské organizácie ešte silnejší ako predtým.

Poznámky pod čiarou

CollapseShow

Rozhodnutie Najvyššieho arbitrážneho súdu Ruskej federácie z 21. februára 2012 č. 14589/11. vráť sa

Časť 6.1.1. Základné pravidlá. vráť sa

Časť 6.3.1. Základné pravidlá. vráť sa

1 číslo časopisu zdarma

"Základné pravidlá pre archívy organizácií" (schválené rozhodnutím Rosarkhiv Collegium zo dňa 06.02.2002)

Schválené
rozhodnutie
Kolégiá Rosarkhiv
zo dňa 06.02.2002

ZÁKLADNÉ PRAVIDLÁ
PRÁCE ARCHÍVOV ORGANIZÁCIÍ

ÚVOD

Základné pravidlá pre činnosť archívov organizácií sú regulačným a metodickým dokumentom, ktorý určuje ich činnosť. Pravidlá vychádzajú z prúdu právny rámec v oblasti informácií, dokumentačnej podpory manažmentu a archívnictva, syntetizovať skúsenosti domáceho archívnictva, zohľadňovať moderné výdobytky aplikácie technické prostriedky a informačných technológií pri práci s dokumentmi.

Právo a povinnosť vytvárať archívy organizácií na dočasné uloženie dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie klasifikovaných ako štátny majetok, ustanovený Základmi legislatívy Ruskej federácie o Archívnom fonde Ruskej federácie a archívoch (1993), Predpisom o Archívnom fonde Ruskej federácie (1994) a Predpisom o Federálnej archívnej službe Ruska ( 1998), zodpovedajúci predpisov subjektov Ruskej federácie.

Tieto Pravidlá sa vzťahujú na archívy vládne organizácie, a sú povinné aj pre všetky mimovládne organizácie z hľadiska zaistenia bezpečnosti, popisu, účtovania a používania dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie, klasifikovaných ako majetok štátu.

Archívy organizácií uchovávajúcich filmové, fotografické, podkladové a videodokumenty (audiovizuálne), vedecké a technické, kartografické, telemetrické dokumenty sa organizačne, plánovane, vykazovanie riadia týmito Pravidlami, metodická práca s riadiacimi dokumentmi uloženými v archívoch; vo všetkých ostatných veciach sa práca s týmito dokumentmi riadi príslušnými pokynmi a pravidlami.

Pravidlá sa nevzťahujú na dokumenty, s ktorými je práca upravená zákonom Ruskej federácie z 21. júla 1993 N 5485-1 „Dňa štátne tajomstvá"A dekrét prezidenta Ruskej federácie z 30. novembra 1995 N 1203" o schválení zoznamu informácií klasifikovaných ako štátne tajomstvo."

Vládne organizácie nezahrnuté do zloženia zdrojov akvizície štátne archívy, ako aj mimovládne organizácie sa môžu pri organizovaní a udržiavaní svojich archívov riadiť týmito Pravidlami.

Poriadok je doplnený o formuláre dokumentov, ktoré zabezpečujú chod archívu.

Boli pripravené základné pravidlá pre archívy organizácií pracovná skupina Rosarkhiv a VNIIDAD v zložení: V.A. Eremchenko (vedúci skupiny), Albrecht B.V., Banasyukevich V.D., Gavlin M.L., Kiselev I.N., Krasavin A.S., Larin M.V., Meshcherina T.A., Privalov V.A. F., Smoglo I.A., Sokova A.N., SolobayA. N..

Zoskupovanie správnych aktov

Práca v archívoch zahŕňa systematizáciu rôznych typov nosičov informácií. Patria sem okrem iného aj správne úkony. Sú zoskupené podľa typu a chronológie s prílohami:

Ich prílohou sú ustanovenia, listiny schválené správnymi aktmi. Sú zoskupené. Ak boli ustanovenia, pokyny, stanovy schválené ako samostatné akty, sú systematizované do samostatných prípadov.
Objednávky vyšších štruktúr a rozhodnutia o ich realizácii sú zoskupené podľa oblastí práce podniku.
Objednávky týkajúce sa personálu sú systematizované podľa lehôt skladovania. S veľkým objemom informačné materiályúčelne úkony týkajúce sa rôzne strany práce spoločnosti, zoskupené samostatne.
Objednávky pre kľúčovú oblasť činnosti sú systematizované oddelene od aktov o personálu. Napríklad zákazka na archívne kancelárske práce je zaradená do jedného priečinka a podľa určenia vedúceho zodpovedného útvaru do druhého.
Schválené limity, správy, odhady, zoznamy titulov, plány atď. sú nimi zoskupené oddelene od projektov.
Usporiadanie dokumentov v osobných spisoch sa vykonáva v poradí ich prijatia.
Osobné účty zamestnancov na mzdy sú systematizované do samostatných priečinkov. Sú zoradené podľa abecedy.
Sťažnosti, podnety, vyjadrenia občanov k činnosti podniku, dokumentácia na ich posúdenie a realizáciu sú zoskupené oddelene od odvolaní jednotlivcov v osobných záležitostiach.
Systematizácia korešpondencie sa zvyčajne vykonáva počas kalendárneho obdobia v chronologickom poradí. V tomto prípade sú odpovede umiestnené za otázkami. V prípade obnovenia korešpondencie na samostatnú tému, ktorá sa začala v predchádzajúcom roku, sa dokumenty zaradia do zložky aktuálneho obdobia. Zároveň je uvedený index prípadu za posledný rok.

Nuansy

Archívna kancelárska práca je druh činnosti, pri ktorej špecialisti zaisťujú nielen bezpečnosť nosičov informácií, ale aj schopnosť pracovať s nimi v prípade potreby. Na tento účel sú akty, ktoré tvoria priečinky, zošité do štyroch vpichov v kartónovom obale. Je tiež povolené ich viazať, berúc do úvahy schopnosť čítať texty, uznesenia, dátumy, víza vo všetkých dokumentoch.

Pri príprave na zväzovanie sa odstránia všetky kovové spojovacie prvky. Materiály určené na trvalé uloženie a pozostávajúce z obzvlášť cenných alebo neformátovaných dokumentov sú uložené v uzavretých priečinkoch s tromi chlopňami so zaväzovaním alebo v špeciálnych škatuliach.

V prípade prítomnosti v prípade nevyzdvihnutia osobných dokladov ( pracovné knihy, certifikáty, vojenské preukazy a pod.) sa vkladajú do samostatnej obálky a v nej sú prišité k zvyšku materiálov. Na konci priečinkov by mal byť prázdny certifikačný hárok. Na začiatku priečinka je zaradený formulár pre interný inventár. Pre zaistenie bezpečnosti a poriadku usporiadania papierov je každý list očíslovaný arabskými číslicami. Toto pravidlo sa nevzťahuje na certifikačnú stránku a formulár pre inventár. Číslo je umiestnené jednoduchou ceruzkou v pravom hornom rohu.

Interný inventár

Je vytvorený na uchovávanie a zaznamenávanie informačných materiálov dočasného (viac ako 10 rokov) a trvalého obsahu. Interný inventár sa zostavuje aj pre prípady vytvorené podľa druhov listín, v názvoch ktorých sa ich obsah nezverejňuje. Tlačivo musí obsahovať údaje o poradových číslach úkonov v zložke, indexy, názvy, dátumy a čísla strán.

Súhrnný záznam sa pripája k internej inventúre. Číslami a slovami označuje počet dokumentov, ktoré sú v ňom zahrnuté, ako aj počet listov, ktoré ho tvoria. Interný inventár schvaľuje zostavovateľ. Ak je priečinok zviazaný alebo olemovaný bez hlavičkového papiera, zostavený hárok sa prilepí na vnútornú stranu prednej obálky.

Zmeny v zložení materiálov v priečinku by sa mali prejaviť v poli „Poznámky“. Ide najmä o zabavenie, nahradenie papierov kópiami, zaradenie dodatočné dokumenty do priečinka. Zároveň sa uvádzajú odkazy na príslušné akty. V prípade potreby je možné vytvoriť nový zovšeobecňujúci záznam do listu interného inventára, ako aj certifikačný zápis zložky.

Kancelárske práce a kancelária

Pravidlá organizačného archívu 2015

Jevgenija Kozhanová 15. február 2016 13:58

Od septembra 2015 nadobudol účinnosť príkaz Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 31. marca 2015 č. 526. Schválil „Pravidlá organizácie uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov z Archívneho fondu Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov v orgánoch štátnej správy, samosprávy a organizácií“. Ďalej v texte článku ich pre stručnosť budeme nazývať „ Pravidlá 2015».

Pripomeňme si, ako to bolo pred účinnosťou príkazu: organizácie pracovali na dvoch dokumentoch.

Zostali nám teda dva pracovné dokumenty: Pravidlá z roku 2015 a Základné pravidlá. Majú úplne iné postavenie: