Pravidlá písania poznámky. Vlastnosti a nuansy návrhu poznámky: vzorka, forma, štruktúra textu a pravidlá pre zostavovanie papiera

Administratívna práca riadiacich pracovníkov je často spájaný s písaním, z toho či onoho dôvodu, memoránd, na základe ktorých sa rozhoduje o administratívnych, ekonomických a disciplinárnych otázkach.

Pozrime sa, čo je tento dokument, aký je jeho stav a ako napísať poznámku v súvislosti s touto alebo inou okolnosťou.

Brífing: definícia a ciele

Správa úradníka je dokument obsahujúci informácie a návrhy týkajúce sa konkrétnej otázky, z ktorých vyplýva prijatie a následná implementácia určitých rozhodnutí. Prítomnosť memoranda pri riešení priemyselných situácií, ktoré zabezpečujú vydávanie disciplinárnych rozhodnutí.

Správu poskytuje OKUD, kde je uvedená pod č. 0286041. Nemá zavedený štandard a je vypracovaná podľa všeobecnej zásady pre dokumenty. Formu, v akej je memorandum vypracovaný, a vzor jeho napísania pre konkrétne porušenia, je potrebné stanoviť v interných pravidlách a priložiť ich ako prílohu.

Účelom napísania poznámky zamestnancovi je zvyčajne komunikácia s vrcholovým manažmentom servisné informácie v časti týkajúcej sa disciplinárnych priestupkov. Dokument je určený vedúcemu podniku, má právo ho predložiť oprávnenej osobe alebo úradníkovi, ktorý je podriadený zamestnancovi, ktorý sa dopustil porušenia pracovná disciplína.

Ako napísať poznámku pre zamestnanca: vzor všeobecného formulára

Ako každý interný dokument, poznámka pozostáva z:

"Čapky" - časť obsahujúca informácie o názve podniku, priezvisku a iniciálach adresáta - vedúceho podniku, funkcia, priezvisko, iniciály osoby, ktorá dokument pripravila;

informačná a oznamovacia časť - časť obsahujúca informácie o disciplinárnom priestupku;

výroková časť - časť dokumentu obsahujúca závery úradníka týkajúce sa porušenia disciplíny zo strany zamestnanca;

podpis úradníka a dátum vyhotovenia dokumentu.

Navrhnuté v súlade s touto štruktúrou pracovná poznámka v zavedený poriadok doručí prednostovi, ktorý po oboznámení rozhodne a vyznačí ho v uznesení potvrdenom podpisom.

Prehľad vzorov na spísanie memoranda

Treba poznamenať, že v dokumente predloženom vedúcemu podniku v povinné musia byť poskytnuté dodatočné informácie. Takže správne napísané

poznámka pre zamestnanca musí obsahovať informácie o kategórii špecialistu a oblasti, ktorej sa má pracovníkom venovať výrobná dielňa alebo sekciu, okrem uvedenia pozície, môžete uviesť kategóriu alebo triedu špecialistu, oblasť práce;

memorandum pre študenta by malo obsahovať informáciu o odbore, v ktorom sa vyučuje (študent zámočník, stolár, sústružník a pod.), v akej dobe je prax v tejto funkcii zamestnanec na plný úväzok alebo chodí na kurz praktický tréning v smere vzdelávacej inštitúcie.

Znenie správ vedúcich sekcií, štruktúrnych oddelení, oddelení a dielní sa líši podľa druhu porušenia, ktorého sa zamestnanec dopustil. Ak v podniku vzor memoranda o porušení pracovnej disciplíny nie je schválený interným administratívnym dokumentom, pri písaní memoranda by sa mali postupovať podľa všeobecne uznávaných noriem.

Zvážte správne napísanie informačnej a oznamovacej časti oznámenia vo vzťahu ku konkrétnym druhom porušenia pracovnej disciplíny, pričom nižšie uveďte vzory oznámenia.

Za urážku zamestnanca (príklad):

« Oznamujem Vám, že dňa 20.09.2018 automechanik 5. ročníka Viktor Ševelev na území autodielne vyvolal konfliktnú situáciu a za prítomnosti pracovníkov predajne s použitím vulgárnych výrazov a osobných apelov osobne verbálne urazil plynového zvárača PP Ivanova.

V súvislosti so spáchaním nemorálneho činu a už predtým existujúcimi podobnými porušeniami pracovnej disciplíny žiadam, aby automechanik 5. ročníka Shevelev V.S. disciplinárne opatrenie – pokarhanie.

k tomu prikladám: vysvetľujúce poznámky Sheveleva V.S., Ivanova P.P., poznámky Trifonova A.I., Sokolova Yu.V.»

Vzor oznámenia o porušení pracovnej disciplíny

Memorandum - vzor pre pracovníka, ktorý sa dopustil absencie:

« Oznamujem Vám, že dňa 20.9.2018 vodič 1. triedy garáže Prikhodko Vitalij Nikolajevič nešiel do práce bez dobrý dôvod... Pri objasňovaní okolností neprítomnosti v práci žiadne vysvetlenia nepodal.

V súvislosti s porušením pracovnej disciplíny, vyjadreným neprítomnosťou v práci bez závažného dôvodu, Vás žiadam, aby ste priviedli vodiča 1. triedy. garáž Prikhodko V.N. disciplinárne opatrenie – pokarhanie.

K tomuto pripájam: vysvetľujúcu poznámku V. N. Prikhodka “

Memorandum - vzor pre zamestnanca, ktorý ide do práce v opitosti:

« Oznamujem Vám, že dňa 21.09.2018 išiel vodič 3. triedy garáže Petr Semjonovič Starodubtsev do práce opitý. Nebolo mu dovolené odísť. Predtým mal podobné porušenia a disciplinárny trest „napomenutie“ za požitie alkoholu v pracovnom čase.

V súvislosti s porušením pracovnej disciplíny, vyjadreným v tom, že chodil do práce opitý, navrhujem odvolať P.S. Starodubtseva. v dôsledku opakovaného objavenia sa v práci v stave opilstvo.

K tomu pripájam: vysvetľujúcu poznámku od PS Starodubtseva "

Memorandum o neplnení úradných povinností (vzorový spis pre jedno odmietnutie bez dobrého dôvodu):

“Týmto dávam do pozornosti, že sústružník 4. ročníka dielní Mitrofanov P.P. Dňa 18.09.2018 bez udania dôvodov odmietol plniť svoje bezprostredné pracovné povinnosti, neprijal zákazku na rezanie viacerých závitov a tým došlo k narušeniu výrobného procesu v dielňach.

V súvislosti s odmietnutím plnenia pracovné povinnosti, žiadam vyňať Mitrofanova P.P. disciplinárne opatrenie – pokarhanie.

K tomu pripájam: vysvetľujúce Mitrofanova P.P."

Memorandum o nevhodnom správaní zamestnanca (vzor na písanie) vo vzťahu ku kolegom:

« Týmto dávam do pozornosti, že dňa 22.09.2018 sa garážový mechanik Anatolij Fedorovič Nikolajev na území podniku dopustil nekorektného správania voči garážam, ktorí sa pripravovali na výjazd z linky, čo sa prejavilo použitím vulgarizmy a jednoznačné gestá, hrubé správanie.

V súvislosti so spáchaním nemorálneho disciplinárneho previnenia žiadam, aby mechanik autoservisu Nikolajev A.F. disciplinárne opatrenie - poznámka.

Prikladám: služobné poznámky I.T. Prochorova, D.F. Sazonova, L.I. Ivanova, vysvetľujúcu poznámku A.F. Nikolaeva.»

Je potrebné poznamenať, že nesprávne správanie zamestnanca sa môže prejaviť nielen voči kolegom, ale aj voči klientom a zákazníkom, partnerom, podnikom a iným osobám. V tomto prípade, keď sa vyhotovuje memorandum o správaní zamestnanca, spisuje sa vzor jeho informačnej a oznamovacej časti obdobne ako je uvedené vyššie, pričom sa uvedie priezvisko a iniciály osoby, voči ktorej bolo nevhodné správanie spáchané, malo by sa uviesť jeho pracovisko a právomoci.

Nesprávny pravopis servisného dokumentu

Pri písaní memoránd sa často úradníci – vedúci štrukturálnych odborov dopúšťajú chýb pri formulovaní ich informačnej, oznamovacej a rezolúcie.

Uveďme si príklad. Memorandum - vzor nesprávne napísaného dokumentu:

« Týmto dávam do pozornosti, že automechanik 5. ročníka V.S. Shevelev vyvolal konfliktnú situáciu - urazil plyno-elektrického zvárača P.P. Ivanova.

K tomu pripájam: vysvetlivku P. P. Ivanova.»

Chyby pri písaní vyššie uvedenej vzorky:

nie sú uvedené hlavné situačné okolnosti - kedy a kde sa tak stalo disciplinárne previnenie v čom bol vyjadrený a v koho prítomnosti bol dokonalý;

nie je sformulovaná žiadna sumarizačná časť - nie je posúdený priestupok a pre páchateľa nie je navrhnutý žiadny trest;

Vysvetlivky pôvodcu konfliktu a súčasne vysvetlenia prítomných neboli vybrané.

Úplná vzorová poznámka

A na záver dáme úplná vzorka oznámenie o porušení pracovnej disciplíny:

memorandum

Oznamujem Vám, že dňa 18.09.2018 nastúpil vodič 2. triedy garáže Khromov Zakhar Viktorovich do práce v stave zvyškového alkoholického opojenia. Frolová M.N., diplomovaná sestra. nebolo dovolené odísť. Už predtým mal Khromov podobné porušenia. Má neuvoľnený disciplinárny trest - pokarhanie.

V súvislosti s porušením pracovnej disciplíny, vyjadreným chodením do práce v stave alkoholického opojenia, žiadam o prepustenie Z.V.Khromova. za opakované porušenie pracovnej disciplíny - vystupovanie na pracovisku v stave opitosti alkoholom.

Prikladám: vysvetlivky M. N. Frolovej, Z. V. Khromova.

Memo je referenčný dokument, ktorý možno vypracovať z iniciatívy zamestnanca organizácie aj na pokyn manažmentu. Takéto poznámky zvyčajne odrážajú výsledok vykonania príkazov od úradov, informácie o postupe akýchkoľvek prác alebo sťažnosti na nedodržiavanie určitú osobu ich zodpovednosti.

Poznámka môže byť jedným z troch možných typov:

• podávanie správ;
• proaktívny;
• informačný.

V prvom prípade má poznámka vo väčšine prípadov formálny charakter a obsahuje správu o ukončení určitej etapy prác alebo o plnení pokynov, príkazov alebo pokynov vedenia.

Informačná poznámka obsahuje aj informácie o stave a postupe prác a na rozdiel od správy takýto dokument popisuje aktuálny stav.

Iniciatíva môže obsahovať výzvu adresáta na vykonanie určitých úkonov a rozhodnutí. Môže k tomu dôjsť nie priamou formou, ale vo forme konštatovania niektorých skutočností alebo vyjadrení želaní, ktoré môžu viesť k recipročnému konaniu adresáta. Mimochodom, memorandá, ktoré oznamujú porušenia zo strany zamestnancov, sa týkajú práve tohto typu.

Na vypracovanie takéhoto dokumentu sú potrebné dôvody, pretože z určitých dôvodov je vhodné napísať memorandum. Ide napríklad o zhoršenie alebo zlepšenie pracovných procesov v súvislosti s konaním jednej alebo viacerých osôb, nutnosť riešenia rôznych konfliktných situácií, vyjadrenie nesúhlasu s rozhodnutiami vyšších funkcionárov.

Používa sa na vykonávanie korešpondencie medzi zamestnancami jednej organizácie, ktorá sa používa na zvýrazňovanie problémov, ktoré sa vyskytujú v priebehu práce. Môže to byť napríklad napísané na meno manažéra s vysvetlením potreby nákupu dielov do stroja, v prípade poruchy, alebo ak je potrebné vymeniť kazetu za tlačiareň atď.

Ako napísať poznámku

Oznámenie je vyhotovené v oficiálnom štýle, pričom bežný hárok papiera A4 je vhodný na použitie v rámci jednotky a na odoslanie mimo túto štruktúru musí byť bloček vystavený dňa. V každom prípade je písanie poznámky na formulár alebo na prázdny list povolené, oveľa dôležitejšie je dodržať štruktúru dokumentu.

Vzorová poznámka predpokladá nasledujúci typ dokumentu:

• podrobnosti o organizácii alebo štrukturálnej jednotke;
• „hlavička“ označujúca pôvodcu a adresáta;
• titul a titul;
• text poznámky;
• dátum a podpis zostavovateľa s odpisom.

Samotný text pozostáva z dvoch podmienených častí, z ktorých v prvej zostavovateľ uvádza podstatu odvolania a v druhej žiada prijať vhodné opatrenia alebo dáva adresátovi odporúčania, ako načrtnutú situáciu napraviť.

Nuansy

V niektorých prípadoch je otázka, či ako napísať poznámku, obavy správny dizajn... Niekedy môže byť takýto dokument dosť veľký a text sa nezmestí na jednu stranu. V tomto prípade stačí očíslovať všetky hárky, pričom čísla strán uveďte arabskými číslicami v pravej hornej časti hárkov.

Pozoruhodný príklad poznámka, ktorá má niekoľko listov - poznámka obsahujúca úplnú správu o činnosti veľkého podniku určité obdobie... V tomto prípade môže dokument obsahovať rôzne informácie o fungovaní všetkých oddelení. Často takéto správy vyžadujú zoznam zamestnancov, manažérov a zodpovedných osôb priezviskami, čím sa zväčší objem poznámky.

Bez ohľadu na to, či je vyhotovené memorandum o nesplnení služobných povinností konkrétneho zamestnanca alebo ide len o formálnu správu, takýto dokument musí nevyhnutne obsahovať dátum zostavenia a odoslania.

Pre veľké podniky, kde sa takéto dokumenty pravidelne vypracúvajú, sa odporúča vypracovať a schváliť vzor poznámky, aby zamestnanci nestrácali čas vypracovávaním takéhoto dokumentu a nerobili chyby.

V malých podnikoch a súkromných organizáciách sa takýto dokument prakticky nepoužíva, ale vo veľkých spoločnostiach tvoria memorandá neoddeliteľnú súčasť toku interných dokumentov a môžu byť dokonca kontrolované externými regulačnými organizáciami.

Napríklad pripisovanie veľkých odmien alebo neprimerané oneskorenie platieb za štátne podniky nemožno predložiť bez príslušných podporných dokumentov, ktorými sú vo väčšine prípadov buď príkazy vedenia alebo memorandá. V prípade ich neprítomnosti môže byť spoločnosti uložená pokuta.

Je možné použiť akúkoľvek poznámku, aj keď je určená na interné použitie súdne spory, ale len ak je náležite potvrdené a adresát ho prevzal a oboznámil sa s jeho obsahom.

Memorandum - dokument adresovaný vedeniu, v ktorom je uvedený prípadný problém so závermi a návrhmi pôvodcu.

Zvyčajne memorandum informuje vedenie o aktuálnej situácii (o udalostiach, skutočnostiach, javoch, ktoré sa udiali), ktorá si vyžaduje riešenie. Memorandum sa predkladá vedúcemu organizácie alebo vedúcemu oddelenia. Oznámenie sa vyhotovuje v prípadoch, keď kompetencia zamestnanca alebo vedúceho útvaru nepostačuje na vyriešenie už vzniknutej situácie alebo na zabránenie prípadnej negatívnej situácie.

Text poznámky pozostáva z dvoch alebo troch sémantických častí:

v prvej časti sú uvedené dôvody, skutočnosti alebo udalosti, ktoré viedli k jeho napísaniu,

v druhej časti je analyzovaná súčasná situácia, možné možnosti jej rozhodnutia,

tretia vyvodzuje závery a uvádza konkrétne kroky, ktoré je podľa názoru zostavovateľa potrebné vykonať.

Druhá časť v poznámke môže chýbať, v tomto prípade jej text obsahuje zdôvodnenie a závery (návrhy, požiadavky, odporúčania) spracovateľa.

Typy poznámok podľa obsahu:

proaktívny;

informačné;

hlásenia.

Proaktívne poznámka je vypracovaná s cieľom podnietiť adresáta k určitému rozhodnutiu, preto text poznámky uvádza skutočnosti, obsahuje konkrétne návrhy, odporúčania alebo závery.

Informácie poznámka sa vypracúva pravidelne a obsahuje informácie o podrobnostiach, výsledkoch alebo metódach vykonávania práce.

Nahlasovanie poznámka informuje o dokončení diela, jeho štádiu, realizácii pokynov, príkazov a pod.

V závislosti od adresáta sa memorandá delia na:

1. Interné.

Vonkajšie memorandum je adresované vedúcemu konkrétnej inštitúcie, vyhotovené dňa bežná forma organizácie, podpísaný vedúcim a zvyčajne obsahuje tieto údaje:

názov spoločnosti;

miesto zostavenia;

adresát;

smerovanie k textu;

• podpis manažéra;

  priezvisko účinkujúceho, jeho telefónne číslo.

Interné poznámka sa zasiela mimo inštitúcie, napríklad vyššej organizácii, na štandardnom hárku papiera A4.

TO povinné náležitosti interná poznámka obsahuje:

názov štrukturálnej jednotky;

názov druhu dokumentu (PREZENTÁCIA);

smerovanie k textu;

Nadpis textu stručne prezrádza obsah dokumentu. Je formulovaný podľa všeobecné pravidlá zostavovanie názvov dokumentov: pomocou predložky o / v a slovesného podstatného mena v predložkovom páde, napríklad „O absencii Lazarenko OO“).

• značka o prítomnosti aplikácie (ak existuje);

Pred vydaním podpisu sa vykoná poznámka o žiadosti. Poznámka o prítomnosti aplikácie uvedenej v texte poznámky sa robí takto:

Príloha: na 3 l. v 1 kópii.

Ak má poznámka prílohu, ktorá nie je uvedená v texte, uveďte jej názov, počet listov a kópií.

Príloha: Nariadenie o Úrade pre regionálne úvery, 5 strán. v 1 kópii.

• podpis zostavovateľa (s uvedením funkcie, iniciál, priezviska).

Interný záznam podpisuje pôvodca (ak sa predkladá vedúcemu oddelenia) a vedúci oddelenia (ak sa predkladá vedúcemu organizácie); vonkajšiu správu podpisuje vedúci organizácie.

Poznámka! Ak je poznámka napísaná na dvoch alebo viacerých stranách, druhá a ďalšie strany by mali byť očíslované. Poradové čísla sú uvedené v pravej časti horného okraja strany arabskými číslicami.

Ukážka internej poznámky

Triednemu učiteľovi

10 trieda "A".

I.I. Sidorovej

od Ignatieva D.

VÝKONNÁ POZNÁMKA

o absencii, ktorej sa dopustila obsluha.

Oznamujem Vám, že dnes 4.7.2015 chýbala v jedálni počas druhej prestávky školáčka Valentina Petrova. Neboli poskytnuté žiadne informácie ani doklady potvrdzujúce opodstatnenosť dôvodu neprítomnosti V. Petrovej. V súvislosti s uvedeným navrhujem udeliť V. Petrovej pokarhanie.

Zodpovedný

pre službu v jedálni / / Ignatiev D.

Memorandum, pomoc. Ich náležitosti

memorandum- dokument adresovaný prednostovi tejto alebo vyššej inštitúcie a informujúci ho o aktuálnej situácii, jave alebo skutočnosti, ktoré sa udiali, o vykonanej práci, ako aj obsahujúci závery a návrhy spracovateľa. Oznámenie sa pripravuje z iniciatívy samotného zamestnanca, ako aj na pokyn vedenia. Účelom iniciatívneho memoranda je prinútiť vedúceho, aby urobil určité rozhodnutie. Preto je jeho text jasne rozdelený na dve časti: zisťovanie a navrhovanie.

V prvom, s uvedením(popisné), uvedú sa skutočnosti, ktoré sa udiali, alebo sa opíše situácia, v druhej časti návrhy, žiadosti... Memorandá informujú manažéra o postupe prác. Takéto poznámky sa poskytujú pravidelne.

Textu poznámky nevyhnutne predchádza nadpis začínajúci predložkou „o“ („o“). Dizajn tohto typu dokumentu závisí od adresáta.

Memorandá môžu byť dvoch typov: externé a interné.

Externá poznámka poznámka podpísaná vedením je vytlačená na spoločnom formulári s vyplnenými nasledujúcimi údajmi:

miesto zostavenia alebo uverejnenia;

smerovanie k textu;

Interná poznámka poznámka určená vedeniu podpísaná jej pôvodcom alebo vedúcim štrukturálnej jednotky je vytlačená na štandardnom hárku papiera. Podrobnosti formulára sú reprodukované strojom napísaným spôsobom:

názov štrukturálnej jednotky;

typ dokumentu (poznámka);

odkaz je dokument obsahujúci popis a potvrdenie určitých skutočností a udalostí. Existujú dva typy dopytov:

1) s informáciami o skutočnostiach a udalostiach služobného charakteru;

2) inštitúcie na osvedčovanie konkrétnej právnej skutočnosti.

Početnejšiu skupinu tvoria certifikáty druhého typu. Vydávajú sa denne. Ide o potvrdenia o mieste štúdia a práce, o zastávanej pozícii a pod.

Formulár pomoci v prílohe 4.

Tlačivo memoranda tvorí prílohu č.5.

Objednávka, postup pri vyhotovení a jej podrobnosti

objednať pre hlavné činnosti je regulačný dokument odrážajúci rozhodnutia manažmentu o výrobe ekonomická aktivita, plánovanie, výkazníctvo, financovanie, požičiavanie, predaj produktov, zahraničná ekonomická činnosť, zlepšovanie štruktúry a organizácie podniku atď.

Návrhy objednávok pripravujú špecialisti podniku, dohodnú sa s vedúcim, vedúcimi odborníkmi, právnikom, hlavným účtovníkom a podpisuje ich riaditeľ podniku.

Príkaz podpísaný riaditeľom eviduje zamestnanec zodpovedný za administráciu kancelárskych prác.

Objednávka nadobúda platnosť okamihom jej podpisu, pokiaľ nie je v jej texte uvedený iný termín.

Objednávky na hlavnú činnosť sa vypisujú na hlavičkovom papieri spoločnosti a obsahujú tieto údaje:

Obchodné meno;

názov typu dokumentu;

smerovanie k textu;

kontrolná značka;

značky na vyhotovení dokumentu;

značka na prenos údajov na strojové médium.

Text objednávky pozostáva z dvoch častí:

zisťovanie;

administratívne.

Objednať - zákon vydaný vedúcimi ministerstiev, odborov, odborov a správ výkonných výborov miestne zastupiteľstváľudových poslancov, vedúcich inštitúcií, združení, organizácií a podnikov, konajúcich na základe riadenia jedného muža. Rozkaz sa vydáva na riešenie hlavných operačných úloh, ktorým tento orgán čelí. Autor: právnej povahy poradie môže byť regulácia riadenie, ktoré obsahuje právne normy upravujúce určité oblasti vzťahy s verejnosťou, a akt aplikácie právnych noriem (napríklad o vymenovaní do funkcie).

Objednávka je najbežnejším typom administratívny dokument používané v manažérskej praxi. Zverejňuje sa o vzniku, likvidácii, reorganizácii inštitúcií alebo ich štruktúrnych častí; schvaľovanie predpisov, pokynov, pravidiel atď. dokumenty vyžadujúce schválenie; o všetkých otázkach vnútorného života inštitúcie, organizácie, podniku, ako aj o personálnych otázkach prijímania, premiestňovania, prepúšťania zamestnancov a pod. Manažér prostredníctvom príkazu stanovuje hlavné úlohy pre zamestnancov, naznačuje spôsoby riešenia zásadných problémov. Objednávka je povinná pre všetkých zamestnancov danej organizácie alebo odvetvia. V niektorých prípadoch sa príkaz môže týkať širokého okruhu organizácií a funkcionárov bez ohľadu na ich podriadenosť. Všetky administratívne dokumenty musia byť prísne v súlade so zákonom, žiadny z nich nesmie obsahovať ustanovenia, v rozpore so zákonom... Príprava hlavných typov administratívnych dokumentov je v zásade rovnaká. Ide o pomerne zložitý proces, ktorý má rozdiely v konečnom štádiu papierovania, odrážajúci výsledok kolegiálnej činnosti (rozhodnutia a rozhodnutia) a riadenia jedným človekom (objednávka, objednávka).

Rozlišujú sa tieto fázy prípravy administratívnych dokumentov: štúdium podstaty problému, príprava návrhu dokumentu, schválenie dokumentu, podpis.

Postup vypracovania a vydania administratívneho dokumentu by mal byť opísaný v tabuľke formulárov dokumentov konkrétnej inštitúcie alebo v jej pokynoch pre kancelársku prácu. Stanovujú postupnosť návrhu dokumentu a tie požiadavky, ktorých dodržanie zabezpečuje právnu užitočnosť dokumentu.

Vypracovaním návrhu administratívneho dokumentu môže byť poverené jedno alebo viaceré štrukturálne oddelenia alebo jednotliví úradníci. Pri vypracovaní projektov zložitých a rozsiahlych administratívnych dokumentov možno vytvárať pracovné skupiny (komisie), zapájať vedcov alebo kvalifikovaných odborníkov z radov praktických pracovníkov. Hlavnou podmienkou zabezpečenia kvality dokumentu je dostatočná spôsobilosť osôb, ktoré ho pripravujú. Čím vyššia je úroveň zostavovaného dokumentu, tým vyššie sú požiadavky na jeho spracovateľov (odbornosť, hĺbka znalosti problematiky, všeobecná kultúrna úroveň, schopnosť vyjadrovať myšlienky).

Právnym základom pre vypracovanie administratívneho dokumentu môže byť zverejnenie dokumentu úradmi a správou, špecifický pokyn rodičovské telo, potreba vykonávať výkonné a administratívne činnosti na plnenie úloh zverených inštitúcii. Inštitúcia resp štrukturálne členenie môže prevziať iniciatívu na vypracovanie regulačného dokumentu o akejkoľvek otázke.

Prvou fázou prípravy návrhu akéhokoľvek administratívneho dokumentu je určiť okruh otázok, ktoré sa v ňom prejavia. V závislosti od dôležitosti manažérskeho konania začnú študovať materiály o podstate, v prvom rade legislatívne akty a rozhodnutia vlády, potom rezortné normatívne dokumenty, predchádzajúce administratívne dokumenty o tejto a podobných otázkach.

Štúdium legislatívy a vládnych dokumentov zabezpečuje právny základ dokument, jeho zameranie na štátnu formuláciu problému. Revízia predtým publikovaného softvéru táto záležitosť administratívne dokumenty umožnia vyhnúť sa duplicite a rozporom so zameraním na nevyriešené aspekty problému. Príprava návrhu administratívneho dokumentu si vyžaduje zhromaždenie potrebných informácií o podstate položenej otázky. Na tento účel sa používajú rôzne informačné a referenčné dokumenty: správy, certifikáty, správy a vysvetlivky, akty, úradná korešpondencia. Po zhromaždení a preštudovaní potrebných materiálov, po získaní úplného objasnenia podstaty problému, po jasnom definovaní účelu vydania administratívneho dokumentu, začnú vypracovávať jeho návrh. Hlavný dôraz by sa mal klásť na formuláciu hlavných ustanovení konkrétne rozhodnutie... Najprv to musíte urobiť v koncepte a potom upraviť a objasniť časti v poradí schválenia.

Text administratívny dokument sa najčastejšie skladá z dvoch na seba nadväzujúcich častí - s uvedením a administratívne.

Zisťovaniečasť je úvodom do podstaty uvažovanej problematiky, má za cieľ vysvetliť, čo spôsobilo rozkazy. Môže uvádzať fakty, udalosti a hodnotiť. V zisťovacej časti sa často uvádza prepis aktu vyššieho orgánu, na základe ktorého sa vydáva tento správny doklad (najčastejšie prepis), v tomto prípade druh aktu, jeho autor, celé meno (názov). ), číslo a dátum, teda všetky vyhľadávacie (referenčné) údaje. Zisťovacia časť je voliteľná, môže chýbať, ak nie je potrebné poskytnúť vysvetlenie.

administratívnečasť nesie hlavnú záťaž v administratívnych dokumentoch, ktorá je uvedená v imperatívnom tvare. V závislosti od typu dokumentu sa začína slovami:

« rozhoduje"- v uznesení;

« rozhoduje» (« rozhodol») - v rozhodnutí;

« navrhnúť"- k dispozícii;

« objednávam"- v poradí.

Druh administratívneho dokumentu predurčuje aj charakter prezentácie jeho textu. Slová " rozhoduje», « rozhoduje» (« rozhodol»), « navrhnúť», « objednávam»Sú tlačené veľkými písmenami alebo malými písmenami, t.j. vizuálne vystupujú a oddeľujú tak výpisovú časť listiny od administratívnej. Tieto slová sú umiestnené na samostatnom riadku od nulovej pozície tabelátora.

Potom s Nový riadok za odsekom nasleduje operatívny text. Na znenie tejto časti dokumentu sú uvedené obzvlášť prísne požiadavky. Musia byť konkrétne, neodporujú zmyslu predtým zverejnených dokumentov, jasné, jasné, neumožňujúce rôzne interpretácie. Mali by sa vyhnúť nešpecifickým výrazom ako: " zvýšiť», « zvýšiť», « zlepšiť», « zlepšiť», « prijať opatrenia», « zintenzívniť" atď. Takto formulovaný text, pokyny sú vágne a overenie ich implementácie je náročné.

Ak administratívna časť zahŕňa akcie rôzneho charakteru a viacerých účinkujúcich, je rozdelená na odseky, ktoré sú očíslované arabskými číslicami. V každom odseku je uvedený vykonávateľ (organizácia, štrukturálna jednotka, konkrétny úradník napr. v príkazoch), predpísaný úkon a lehota na vykonanie. Interpret je uvedený v podrobnom prípade. Môžete uviesť aj všeobecné výrazy, napríklad: riaditelia tovární, vedúci archívov. Predpísaný dej je vyjadrený slovesom v neurčitom tvare - "Pripraviť", "zaregistrovať", "organizovať", "poskytnúť", "prideliť", "rozvinúť" atď. Termín vykonania musí byť reálny, zodpovedať objemu navrhovaných prác.

Je potrebné brať do úvahy čas prinášania informácií konkrétnym interpretom. Objednávkový doklad môže byť spoločný pre všetky položky termín vykonania... Častejšie je však termín stanovený pre každú úlohu zvlášť. Na konci textu administratívneho dokumentu je uvedený zoznam listín, ktoré zverejnením tohto úkonu stratili platnosť alebo sa môžu zmeniť. Posledný bod v príkazoch, rozhodnutiach, pokynoch označuje osobu, ktorá je poverená kontrolou nad vykonaním dokumentu. Administratívne dokumenty môžu mať príloh, pokyny ku ktorým sú uvedené v príslušných odsekoch textu. Požadovaná „Príloha“ za textom administratívnych dokumentov nie je vypracovaná samostatne.

Text administratívneho dokumentu musí mať nadpis. Nadpis začína predložkou "O" ("O") a tvorí sa pomocou prídavných mien (napríklad " O vymenovaní...», « O schválení...», « O úvode... "), predmet (napríklad," O výsledkoch...», « O opatreniach... "). Pre celý rad typických manažérskych situácií vyžadujúcich vydanie príkazu (o vzniku, reorganizácii, likvidácii inštitúcií, organizácií a podnikov, o rozdelení zodpovednosti medzi manažment, o zmene predpisu (charakteristiky), štruktúre), personálne obsadenie a personálne obsadenie riadiaceho aparátu, v popisy práce, o prechode na nový režim prevádzky) sa vyvinuli jednotné formy dokumentov, v ktorých je vopred určené nielen zloženie, ale aj poradie usporiadania informácií. Jednotná forma mať tiež personálne príkazy o prijímaní do zamestnania, sťahovaní, preraďovaní na inú prácu, prepúšťaní, poskytovaní stimulov, ukladaní disciplinárne konanie, zmena priezvisk.

Po príprave textu administratívneho dokumentu začnú s jeho vyhotovovaním Administratívne dokumenty sa vyhotovujú na spoločnom formulári vo formáte A4. Údaje zahŕňajú: štátny znak Ruskej federácie, zväzu alebo autonómnej republiky, názov oddelenia, názov inštitúcie, názov druhu dokumentu, dátum, index (číslo), miesto vyhotovenia, názov, text, podpis(y), schvaľovacie značky.

Záverečnou fázou práce s návrhmi administratívnych dokumentov je ich schválenie a podpis. Pred podpisom projektu podlieha dohode s zainteresovaných strán ktorých sa dotýka. Kolaudácia sa vykonáva obhliadkou, ak existuje uznesenie kolaudačnej pečiatky. Takže návrh objednávky, rozhodnutia, objednávky schvaľuje navrhovateľ a vedúci štrukturálnej jednotky predstavujúcej projekt, všetci umelci uvedení v projekte, úradníci zodpovední za vyhotovenie dokumentu ako celku, právny poradca. Návrhy dokumentov, ktorých realizácia si vyžaduje finančnú podporu, musia byť koordinované s finančnými úradmi alebo službami.

Vízum právneho poradcu potvrdzuje súlad dokumentu s legislatívnymi a predpisov, ako aj súlad niektorých formulácií s osobitnými požiadavkami niektorých orgánov (napríklad súdov, prokuratúry, zdravotníctva). Koordináciu vykonáva stavebná jednotka alebo osoba, ktorá vypracovala návrh administratívneho dokumentu. Víza alebo schvaľovacia pečiatka sú spravidla nalepené na prvej kópii projektu. V prípade nesúhlasu s projektom je spísaný odôvodnený záver. Pred podpisom je projekt dodatočne starostlivo overený. V čom Osobitná pozornosť mali by ste venovať pozornosť overovaniu digitálnych údajov, priezvisk, mien a priezviska. Kompletne pripravené návrhy dokumentov sa predkladajú na podpis. Príkazy podpisuje vedúci alebo jeho zástupca.

Prvá kópia dokumentu vyhotovená na formulári je podpísaná. Administratívne dokumenty nadobúdajú platnosť od okamihu ich podpísania alebo ich oboznámenia s dodávateľom. V niektorých prípadoch je dátum nadobudnutia účinnosti a trvanie aktu vedenia uvedené v samotnom dokumente.

Osobitný význam sa prikladá odovzdaniu administratívneho dokumentu exekútorovi. Uznesenia Rady ministrov Ruskej federácie sa zverejňujú na zasadnutí vlády Ruskej federácie a v prípade potreby sa široká publicita verejnosti dostáva do pozornosti médií. Podobne sa do pozornosti dáva aj akty vlád iných štátov. Ministerstvá a štátne výbory sú uverejnené vo Vestníku normatívnych aktov ministerstiev a rezortov Ruskej federácie – orgáne Ministerstva spravodlivosti Ruskej federácie a rezortných publikáciách. Rozhodnutia, príkazy, príkazy sa replikujú a odosielajú v súlade so zoznamom pripraveným spracovateľmi dokumentu.

Príklad objednávky je uvedený v prílohe č.6.