Riikide ja kohalike organite käsitlev käsitöö tootmine. Tõhusa kontoritöö korraldamine

Mitte-riigi haridusasutus

Kõrgem professionaalne haridus

Kuzbass Majandus- ja õiguse Instituut

Õigusteaduskond

Humanitaartööde osakond

Katse

Distsipliini järgi: "Managementide dokumenteerimine"

teemal "Office Organisatsioon Töö riigiasutustes ja kohalikud omavalitsused»

Teostatud: grupi õpilane 303

Panishina E.Yu.

Kontrollitud:

Kemerovo, 2010.

Sissejuhatus ....................................................... ................................. ..3

1. Dokumendi tõend alusena keha asutus ............ ... ... .5

2. Venemaa bürootööde mudel riigiasutustes ja kohalikus omavalitsuses ....................................... ............................................. 7

3. Valides lähenemisviisi töövoo automatiseerimiseks ............................... 10

4. elektroonilise dokumendi voolu korraldamise süsteemid ....................... 12

5. Dokumendi töö ametlike dokumentide .............................. .. ... ..14

6. automatiseerimine andmevahetus asutuste vahel ......... ... ... 18

7. ADD-süsteemid ametiasutustele erinevatel tasanditel………………………...20

8. Otsus kohalik elund omavalitsuse .............................. .... 21

Järeldus ....................................................... ............................ ... 23

Viidete loetelu .............................................. .............. .25

Sissejuhatus

Office'i menetluse ja organisatsiooni automatiseerimine elektrooniline dokumendihaldus Täna riigi ametiasutuste ja kohaliku omavalitsuse poolt peaaegu kõigis teemadel Venemaa Föderatsioon. Kuid koos sellise vajaduse arusaamisega tekivad mitmed küsimused, saamata vastused, millele on võimatu projektide praktilise rakendamise võimatuks minna.

Mida ma peaksin süsteemi rakendama? Kuidas jagada kogu projekti etappide nii, et rakendamise mõju on ilmne pärast esimest etappi ja iga järgneva etapi puhul kasvas? Mis olemasolevatest tehnilised vahendid Moderniseerida kõigepealt, mida saab oodata? Millised rahalised vahendid peavad eelarves ette nähtud aastaaruande jaotusega, lähtudes konkreetse piirkonna tegelikkusest?

Tegelikult on kõik need küsimused seotud pädeva projekti rakenduskava ehitamisega mitu aastat, võttes arvesse kavandatavat rahastamist, tootmise vajadust; tehniline varustus ja tehnilise pargi planeeritud moderniseerimine.

tööinsenerid, disainerid, tootmise tootjad

palju aega antakse uuringule, analüüsile ja erinevate erinevate

dokumentatsioon. Eriti suured raskused tekivad reeglina

areng tootmisdokumendidSee on peamiselt tingitud spetsiaalsete teadmiste puudumisest kompilaatoritelt. Dokumentide koostamise ja kasutamise protsesside mittetootlike kulude kõrvaldamine nõuab mõistlikku vormistamise ja loovuse kombinatsiooni ja see, mis autorite sõnul nõuavad ühelt poolt

tutvuge dokumentide koostajaid dokumentide tajumise üldisemate seadustega, teiselt poolt ja selle põhjal kujundamisel ja süstematiseerimiseks Üldreeglid ja põhidokumentide koostamise normid.

Eesmärk testi töö Office'i töökorralduse teoreetiliste aluste uurimine on riigiasutustes ja kohalikus omavalitsuses.

Vastavalt kontrolli eesmärgil töö järgmise Ülesanded:

Määrata dokumendihalduse mõiste;

Kaaluge Venemaa bürootööde mudelit riigiasutustes ja kohalikus omavalitsuses;

Paljastada EDD-süsteemid erinevatel tasanditel organiasutustele;

Kaaluge asutuste vahelise dokumentide vahetamise automatiseerimist.

1. Dokumendi toimimine organi tegevuse alusena.

Arendamine föderaalse organismis täitevvõim läbi vastavalt büroo töö eeskirjadele föderaalsed asutused Tegevusasutus, kes on heaks kiitnud Venemaa Föderatsiooni valitsuse dekreediga 15. juuni 2009. aasta nr 477. Nende eeskirjade põhjal, föderaalne täitevvõimule nõusolekul Federal Excitive Authority arhiiviasutuste küsimustes Office töö. Nende eeskirjade tegevus ei kehti töökorralduse kohta riikliku saladuse sisaldavate dokumentidega.

Dokumendid väljastatakse toorikute (standardlehte paber A4 või A5) või kujul elektroonilised dokumendid Ja peab olema kehtestatud osa üksikasjad, nende asukoht ja disain. Vormide proovid kinnitatakse täidesaatva asutuse juhi korralduse järgi.

Kõik dokumendid on jagatud sissetulevaks, väljaminevaks ja sisemiseks. Sissetulevad dokumendid toimuvad kontoritöökojas Esmane töötlemine, registreerimine, esialgne kaalutlus, kaalutakse kasutusjuhendi ja seejärel langevad töövõtjad. Pärast täitmist paigutatakse dokumendid asjadesse.

Iga asutus moodustab oma dokumentaalfondi. Keha nomenklatuur on kokku lepitud asjakohaste föderaalse riigi arhiivi eksperthinnangu komisjoniga. Konstantse ja ajutise (üle 10-aastase) ladustamise juhtumid edastatakse arhiivile. Resolutsioonis asutatakse elektrooniliste dokumentidega töötamise kord.

Termin "dokumendi voolu" sel hetkel Seda tarbitakse äärmiselt lai ja esineb peaaegu iga infosüsteemi kirjelduses. Dokumendihalduse automatiseerimist rakendab paljud süsteemid ja igaüks neist väidab "integreeritud lähenemisviisi dokumendihaldusele". Sellisel juhul on süsteemide valik laialdaselt: laoarvestussüsteemidest enne tehnoloogiliste protsesside kontrollimist.

Selles töös mõisted "Dokumendi voolu", "Office'i töö" jne. Meid peetakse üksnes riigiasutuste ja kohaliku omavalitsuse töö korraldamise kontekstis. Sellest tulenevalt tõlgendatakse mõisteid üksnes üleriigiliste eeskirjade kasutamisel ametiasutuste kohaldamisel.

Vastavalt määratlusele (GOST R 51141-98) on dokumendi voolu "dokumentide liikumine organisatsioonis alates nende loomise hetkest enne täitmise või väljumise lõpetamist", see tähendab kogu kogu tsüklit kogu Dokumentide kogum organisatsioonis enne nende läbimist arhiivile või hävitamisele.

Arendamine või "Dokumentatsiooni juhtimise toetamine", vastavalt sama allikale, tähistab "tegevuste haru, mis tagavad dokumentatsiooni ja töökorralduse ametlike dokumentidega." See tähendab, et Office'i töö on ametlike dokumentide haldamise korraldamise ja järelevalve organisatsiooniliste mehhanismide kombinatsioon. Kuid " Tüüpiline juhendamine Federal Executive Office'i sõnul ei ole büroo töö "nr 27.11.2000 kontori töö ei ole enam piiratud ainult ametliku dokumendihalduse reguleerimisega. See viitab sellele, et süsteemi automatiseerimissüsteeme tuleb kontrollida mitte ainult käive Registreeritud (ametlikud) dokumendid, aga ka dokumentide projektid.

2. Venemaa bürootööde mudeli töö riigiasutustes ja kohalikus omavalitsuses.

Venemaal, kulutuste seisundis, arenenud unified tehnoloogia Töö juhtimisdokumentidega, nn riikliku dokumentatsiooni juhtimise süsteem (GS DOU). Venemaa kontori seminaril ei ole teistes riikides analooge ei ole andmeid dokumentide või jaotusvõimalusega töötamise arendamise kohta. Ja kui läänes stimuleerib büroo automatiseerimise arendamine dokumendi voolutehnoloogiate väljatöötamist, siis räägime reeglina Venemaal Venemaal, me räägime institutsionaalse asutuse traditsiooniliselt väljakujunenud tehnoloogia automatiseerimisest.

Millised on "vene mudeli" funktsioonid? Teil on võimalik esile tõsta kolme kõige elavamaid eeliseid:

Dokumendi jälgimine alates selle kättesaamise hetkest;

Kontrollfunktsioonide tsentraliseerimine;

Unified dokumenteeritud normid.

Erinevalt Lääne töömeetoditest dokumentidega, sisse vene praktika Dokument paigutatakse selle kättesaamise ajal asutusele. Siseriiklikud või väljaminevad dokumendid langevad kontrolli vaateväljale kohe pärast "sündi" - st heakskiitmist. Samal ajal jälgitakse dokumentide ühendamist - kui teise dokumendi otsuse rakendamise tulemusena ilmus üks dokument. Kõik see võimaldab teil tagada riigi võimsuse ja kohaliku omavalitsuse asutusse sisestatud dokumendi teekond, sest registreeritud dokument ei saa enam jälgida ilma jäljeta.

Dokumendi voolu kontrolli maksimaalne tsentraliseerimine eeldab, et dokument peab kõigepealt aru andma juhtkonnale, kuid alles siis pöörde resolutsioonid vastavalt teenuse hierarhiale, see laskub otseseid esitajaid.

Teine oluline omadus "Vene mudel" on olemasolu ühtsed ja üksikasjalikud reguleeritud eeskirjad töötamise juhtimisdokumentidega organisatsioonides, olenemata nende tegevusvaldkonnas. Kõik expeditsi seminaride tegevus, kontoris, kontrollrühmad - reguleeritakse registreerimissõnade, failide ja aruandluse vormide lõpuleviimise eeskirjadega.

Sellise dokumendihalduse üksikasjaliku reguleerimise ametiasutuste olemasolu tingimustes on rakendamine ilma põhjalikult uue tehnoloogia tehnoloogia kohandamiseta ebarealistlik. Sel juhul võib see minna traditsioonilise bürootöö automatiseerimisele kaasaegse infotehnoloogiad.

Office'i töökorraldus riigiasutuste ja kohaliku omavalitsuse

Mitte-riigi haridusasutus

Kõrgem professionaalne haridus

Kuzbass Majandus- ja õiguse Instituut

Õigusteaduskond

Katse

Distsipliini järgi: "Managementide dokumenteerimine"

teemal "Office'i töökorraldus riigiasutuste ja kohalike omavalitsuste"

Teostatud: grupi õpilane 303

Panishina E. YU.

Kontrollitud:

Kemerovo, 2010.

Sissejuhatus ................................................. ................................. .. .... 3.

1. Dokumendi tõend alusena tegevuse asutus ............ ... ... viis

2. Venemaa bürootööde mudel riigiasutustes ja kohalikus omavalitsuses ....................................... ......................................... ... .. 7

3. Valides lähenemisviisi töövoo automatiseerimiseks ............................... 10

4. Systems, et korraldada elektroonilise dokumendi voolu ..................... 2

6. automatiseerimine andmevahetus asutuste vahel ......... ... ... 18

7. EDD süsteemid ametiasutuste erinev tase ........................... ... 20

8. Lahendus kohaliku omavalitsuse omavalitsuse omavalitsuse omavalitsuse .................................. 21

Järeldus ....................................................... ............................ ... 23

Kasutatud kirjanduse nimekirjast .............................................. .. 25.

Sissejuhatus

Office'i menetluse automatiseerimine ja elektroonilise dokumendihalduse korraldamine toimub täna riigi ametiasutuste ja kohaliku omavalitsuse poolt peaaegu kõigis Venemaa Föderatsiooni üksustes. Kuid koos sellise vajaduse arusaamisega tekivad mitmed küsimused, saamata vastused, millele on võimatu projektide praktilise rakendamise võimatuks minna.

Mida ma peaksin süsteemi rakendama? Kuidas jagada kogu projekti etappide nii, et rakendamise mõju on ilmne pärast esimest etappi ja iga järgneva etapi puhul kasvas? Milline tehnilistele vahenditele moderniseerida esimene ja mida võib oodata? Millised rahalised vahendid peavad eelarves ette nähtud aastaaruande jaotusega, lähtudes konkreetse piirkonna tegelikkusest?

tehnilise pargi kavandatud moderniseerimine.

palju aega antakse uuringule, analüüsile ja erinevate erinevate

dokumentatsioon. Eriti suured raskused tekivad reeglina

tootmise arengut dokumente, mis on peamiselt tingitud puudumine erilisi teadmisi alates koostajad. Dokumentide koostamise ja kasutamise protsesside mittetootlike kulude kõrvaldamine nõuab mõistlikku vormistamise ja loovuse kombinatsiooni ja see, mis autorite sõnul nõuavad ühelt poolt

dokumentide kompilaatorite tutvus dokumentide tajumise üldisemate seadustega ja sellega seoses on peamine ülesanne sõnastada ja süstematiseerida põhidokumentide koostamise üldeeskirjad ja normid.

Eesmärk Katsetöö on uurida ametiasutuste ja kohaliku omavalitsuse kontori töö teoreetilisi aluseid.

Vastavalt kontrolli eesmärgil töö järgmise Ülesanded:

Määrata dokumendihalduse mõiste;

Kaaluge Venemaa bürootööde mudelit riigiasutustes ja kohalikus omavalitsuses;

Paljastada EDD-süsteemid erinevatel tasanditel organiasutustele;

Kaaluge asutuste vahelise dokumentide vahetamise automatiseerimist.

Vene Föderatsioon 15. juuni 2009. aasta nr 477. Nende eeskirjade põhjal Föderaalse täitevorgan koostöös Federal Excitive Authority arhiiviasutuste küsimustes Office'i töö juhised. Nende eeskirjade tegevus ei kehti töökorralduse kohta riikliku saladuse sisaldavate dokumentidega.

Dokumendid koostatakse vormid (paberi A4 või A5-vormingu standardlehed) või elektrooniliste dokumentide kujul ning neil peaks olema üksikasjade kompositsioon, nende asukoht ja disain. Vormide proovid kinnitatakse täidesaatva asutuse juhi korralduse järgi.

Termin "dokumendi voolu" tarbib praegu väga laiaulatuslik ja leitakse peaaegu iga infosüsteemi kirjelduses. Dokumendihalduse automatiseerimist rakendab paljud süsteemid ja igaüks neist väidab "integreeritud lähenemisviisi dokumendihaldusele". Sellisel juhul on süsteemide valik laialdaselt: laoarvestussüsteemidest enne tehnoloogiliste protsesside kontrollimist.

"Dokumentatsiooni", "Office'i töö" jne peetakse üksnes riigiasutuste ja kohaliku omavalitsuse töö korraldamise kontekstis. Sellest tulenevalt tõlgendatakse mõisteid üksnes üleriigiliste eeskirjade kasutamisel ametiasutuste kohaldamisel.

Arendamine või "Dokumentatsiooni juhtimise toetamine", vastavalt sama allikale, tähistab "tegevuste haru, mis tagavad dokumentatsiooni ja töökorralduse ametlike dokumentidega." See tähendab, et Office'i töö on ametlike dokumentide haldamise korraldamise ja järelevalve organisatsiooniliste mehhanismide kombinatsioon. Kuid "Tüüpiline juhendamine bürootööd Federal Executive asutustes" alates 27. 11. 2000. Office töö ülesanded ei piirdu enam ainult ametliku dokumendihalduse reguleerimisega. See viitab sellele, et süsteemi automatiseerimissüsteeme tuleb kontrollida mitte ainult registreeritud (ametlike) dokumentide käive, vaid ka dokumentide projektides.

Venemaal on riiklikul tasandil olnud ühtne tehnoloogia töötamise dokumentidega töötamisega, nn riikliku dokumentatsiooni juhtimise süsteem (GS DOU). Venemaa kontori seminaril ei ole teistes riikides analooge ei ole andmeid dokumentide või jaotusvõimalusega töötamise arendamise kohta. Ja kui läänes stimuleerib büroo automatiseerimise arendamine dokumendi voolutehnoloogiate väljatöötamist, siis räägime reeglina Venemaal Venemaal, me räägime institutsionaalse asutuse traditsiooniliselt väljakujunenud tehnoloogia automatiseerimisest.

Millised on "vene mudeli" funktsioonid? Teil on võimalik esile tõsta kolme kõige elavamaid eeliseid:

Dokumendi jälgimine alates selle kättesaamise hetkest;

Kontrollfunktsioonide tsentraliseerimine;

Unified dokumenteeritud normid.

kontroll kohe pärast sündi "- see on heakskiidu. Samal ajal jälgitakse dokumentide ühendamist - kui teise dokumendi otsuse rakendamise tulemusena ilmus üks dokument. Kõik see võimaldab teil tagada riigi võimsuse ja kohaliku omavalitsuse asutusse sisestatud dokumendi teekond, sest registreeritud dokument ei saa enam jälgida ilma jäljeta.

see võib minna traditsioonilise bürootöö automatiseerimist kaasaegsete infotehnoloogia abil.

kontoritöö. Samal ajal ei takista midagi kaardi ühendamist elektroonilise dokumendiga automatiseeritud süsteemis automatiseeritud süsteemis (tekst ja isegi pilt, heli ja video). Seega luuakse tehnoloogilised tingimused elektroonilisele dokumendi voolule üleminekule. Üleminek elektroonilisele dokumentide voo, mis omakorda loob eeldused moodustamine elektroonilised arhiivid Efektiivsete mehhanismide võrdlus- ja analüütilise töö jaoks erinevates dokumentides erinevad vormid Esindamine.

Teisest küljest loob arvutivõrgu kasutamine erinevate kontoriülesannete rakendamise detsentraliseerimise tingimused, säilitades samal ajal tsentraliseeritud kontrolli dokumendi voolu üle. Näiteks on võimalik, et võimaldada osakondade ja isegi üksikute töötajate teostada dokumentide sõltumatut registreerimist ja samal ajal kontrollib nende läbisõit. Veelgi enam, geograafiliselt kaugjuhtimispartnerite võrgustiku olemasolu võimaldab pakkuda tsentraliseeritud kontrolli dokumendi voolu üle, mis on võimatu paberitehnoloogia jooksul võimatu rakendada.

dokumendi kaotus mudelid saab toimuda ainult tänu otseses vastuolus juhiseid kontoritöö.

3. Dokumendihalduse automatiseerimise lähenemisviisi valik.

Vajadus automatiseerida riigiasutuste ja kohaliku omavalitsuse dokumendi haldamise vajadust on tänapäeval ilmne.

Paberi ajakirjade ja failide abil käsitlev käsitöö kasutamine on vastuolus riigiteenistujate tõhususe parandamise nõuetega mitmel põhjusel.

ja andmetöötlus heterogeensetest ja detsentraliseeritud kaardifailidest.

Dokumendi kaardid eraldatakse tavaliselt esinejatest. Need sisaldavad mittetäielikke ja ohtlikke andmeid dokumentide staatuse kohta.

probleemid juhtimises.

Microsoft koos partneritega pakub kahte järk-järgult tarkvara ja metoodilisi lahendusi riigiasutuste ja kohaliku omavalitsuse juhtimise valdkonnas:

Elektrooniline dokument ja kontoritöö.

see on lühima perspektiivi peamine lähenemine dokumendihalduse automatiseerimisele riigiasutustes ja kohalikus omavalitsuses.

EKJA töödeldud dokumendid, sealhulgas edastatud dokumendid, mis edastatakse arvutitehnika kasutamisel, on kaks vormi - traditsiooniliselt paber ja elektrooniline. Sarnane sümbioos on selle tagajärg kaasaegsed vahendid Dokumentide ettevalmistamine tähenda elektroonilise säilitamise kujul dokument ja normatiivne alus Ja loonud ringlusse reeglid - paber. Samuti on kõige olulisem argument paberi dokumentide säilitamise kasuks on nendega töötamise ületamatu mugavus. Reeglid ja harjumused muutuvad oluliselt aeglasem võimalusi kaasaegse infotehnoloogia.

Riigiasutustes ja kohaliku omavalitsuse ilmselt pikka aega töötlemise ajal dokumente elektroonilisel kujul Salvestatakse, on vaja luua oma eksemplaris paberkandjal. Üldjuhul juhid eelistavad töö dokumentide paberil. Lisaks sellele, kuigi ametlike dokumentide vahetamine ametiasutuste vahel ja nende üleandmine riigiarhiividele esineb ka paberkandjal.

Elektrooniline dokumendihaldus ja Office'i töö (EDD) on tehnoloogiline vastus praeguse poliitilise ja majandusliku olukorra kehtestatud kehtivatele nõuetele tõhususele. vene elundid Riigi võimu ja kohaliku omavalitsuse. EDD kasuks on ka kogemus selle kasutuselevõtt Lääne-asutuste riigivõimsuse ja näiteid operatsiooni suurte progressiivsete Venemaa kaubandusstruktuuride on rääkinud.

4. elektroonilise dokumendi voolu korraldamise süsteeme.

Nagu eespool mainitud, elektrooniliste dokumentide voo on kogum uusi tehnoloogiaid dokumentidega töötamisel. Kasutatud tehnoloogiad võimaldavad korraldada mitmesuguseid töötlemistoiminguid pakkuvate süsteemide sujuvat "interaktsiooni. Kõigepealt võib selliseid tehnoloogiaid seostada:

Oma allkirja elektrooniline analoog;

Andmeedastusvahendid;

Elektroonilised teabe hoidlad.

Loetletud tehnoloogiad võimaldavad allsüsteemide täita erinevaid ülesandeid, orgaaniliselt täiendavad teineteist. Selline koostoime võimaldab dramaatiliselt suurendada riigiteenistujate tööjõu tõhusust dokumentidega töötamisel.

Elektrooniline dokumendivool võimaldab teil luua asutus ühe teaberuumi, integreerides kõik dokumentaalsüsteemid teabe sõlmele. Integratsiooni viiakse läbi ilma kadudeta kvaliteet töö dokumentidega, säilitades traditsioonid vene kontoritöö. Alusel nagu integratsioon on usaldusväärne dokumentide säilitamise ja dokumendihalduse süsteem suheldes ta. Kõik töödeldud dokumendid salvestatakse ühes laostuses, mis võimaldab pakkuda materjalide valmistamisel optimaalset otsingut ja proovide võtmist. Praegu on enamikus asutustes ja kohalikus omavalitsuses palju toiminguid juba rakendatud arvutiseadmete abil. Automatiseerimise süsteemi ülesanne on korraldada tõhusa kollektiivse töö dokumentide tekstides ja esitage iga riigiteenistuja küllastunud teaberuum tegevuste tagamiseks.

5. Dokumentide töö ametlike dokumentide.

Peamine eesmärk arendamisel elektrooniliste dokumentide haldamise tehnoloogiad oli saavutada maksimaalne järjepidevus reeglite ja vastuvõttude paberi töövoo ja suurendada karkasside töö, mis võimaldab tagada valutu üleminek traditsiooniliste tehnoloogiate kaasaegse.

Dokumendihaldussüsteemi töödeldakse dokumendid, mis on salvestatud asutuse asutuse ühes hoidlasse. See võimaldab teil lisada ametliku dokumendiga töödeldavaid dokumente asutuse üheks informatiivseks ruumiks.

Elektrooniline dokumentide haldamise tehnoloogia toetab järgmisi süsteemi funktsioone:

paberdokumentide skaneerimine ja tunnustamine sisseehitatud OCR-tehnoloogia abil;

Kinnitamine elektroonilise pildi pildi registreerimiskaardile (RK) mis tahes vormis faili (failide) kujul;

Pakkudes igale ametlikule isikule depoomentalse protsessi osalejale - selle isikliku virtuaalse kontori osalejale, kes saavutatakse ametniku juurdepääs ainult tema pädevusega seotud dokumentidele;

Tagamine protsessi koordineerimine (külastate) projektide dokumentide;

sertifitseeritud fondidega;

Juhtumite moodustamine ja registreerimine, s.o rühmitamise teostatud dokumendid juhtudel vastavalt juhtumite nomenklatuurile ja dokumentide süstematiseerimisele;

Elektrooniliste dokumentide arhiivide salvestamine, asutuste küsimustes.

Peamine arvestusühik süsteemis on dokumendi RK, mille täielikkus üksikasjad on võimaluse moodustada statistilisi ja analüütilisi aruandeid erinevate teabe kärpeid, kergesti otsides.

Sellisel juhul saab Kasahstani Vabariigi peamisi rekvisiitide komplekti laiendada iga dokumendigrupi jaoks määratletud täiendavate lisateabe järgi. Kasahstani Vabariigi täiendavate üksikasjade kohaselt saate aruannete kujundamisel ühtlustada andmete otsimise ja andmete valiku põhiandmeid. Elektroonilise sissetuleva dokumendi vastuvõtmisel viiakse selle registreerimine läbi automatiseeritud režiimis. Kahe EDD-dokumendi vahelise vahetuse puhul moodustub enamik RK-de üksikasjad automaatselt. Dokumendi elektrooniline pilt on lisatud Kasahstani Vabariigile. Samal ajal on EDS-i ja Cryptocrust'i varustatud dokumendi identiteet sertifitseeritud. Kui a sissetulev dokument Sisenevate paberi vorm, süsteemi keskkonnast on väljakutse paketi optilise teksti tunnustamise ja saada oma elektroonilise pildi - tagasimakse süsteemi kontoritööd koos samaaegselt kinnitusdokumendi Vabariigi Kasahstani Vabariik. Süsteemi süsteemi, mis kinnitab dokumendi manuse kehtestab juurdepääsuõiguse faili salajasa ja kaitse (kaitse tühistamise) redigeerimise.

Kui teil on vaja ületada suhteliselt suur hulk paberkandjal, mis on ette nähtud teostamiseks ja ladustamiseks mõeldud elektroonilisel kujul, tehakse ettepanek kasutada valikut "Streaming registreerimise". Sel juhul pärast registreerimisandmete sisestamist dokumendi kohta Kasahstani Vabariigis, voogesituse automatiseeritud töökoha (käte) kasutaja prindib vöötkoodi esimesele lehele, mis vastab sisemise süsteemi numbrile Süsteemi registreeritud dokument. Pärast seda saabuvad pikaajaliste registreerimise erinevate relvade juhusliku tellimuse dokumendid suure kiirusega skanneriga varustatud skaneerimisrelvadesse. Dokumentide skaneeritud elektroonilised pildid Registreeruvad andmebaasis ja tänu vöötkoodi valikutehnoloogia tüübile lisatud dokumentide asjakohastele dokumentidele.

Pärast Kasahstani Vabariigi registreerimist lisatud dokumendiga saadetakse dokumendi täitmise otsuse tegemise otsuse tegemise eest vastutava dokumendiga ja dokumendi juhitavate otsuste tegemise eest vastutava ametliku isiku poolt ja täiendavalt dokumendi juhid vastavalt tehtud otsuse üksikasjadele. Samal ajal, iga juht või töövõtja on õnnistatud teatud õigusi, mis võimaldavad organisatsiooni töötada dokumente, võimalikult lähedal traditsioonilise töö tabelis, millised dokumendid kaustad on pädevuses ainult selle töötaja ja Kes ootavad kas täitmise algust (saadud kaustas) või töötaja vastu võttis töötaja täita (täitmise kaustas) või üleandmise alluvusele, mis näitab katse teostamist (kontrolli all olev kaustas).

Elektrooniliste dokumentidega töötamise käigus pakutakse soovitud dokumendi kombineeritud täisteksti ja atribuudi otsingut, sealhulgas süsteemi andmebaasi veebipõhise juurdepääsu abil.

Failid tekstidega (pildid) Väljuvad ja sisemised dokumendid Standardtehnoloogia kohaselt on need lisatud ka Kasahstani Vabariigile. Väljuv dokument, millele lisatakse Kasahstani Vabariigi rekvisiidid, saab kaitsta EDS-i, krüpteeritud ja adressaadile üle kanda.

Seega kombineerituna võimalusega registreerida suhtlusliinidega saadud dokumentide registreerimise võimalusega ettevõtte elektroonilise dokumendi voolu. Teostatud dokumendid moodustatakse juhtudeks ja edastatakse arhiivi säilitamisele.

6. Automaatika dokumentide vahetamise ametiasutuste vahel.

Praegu on paljudes riiklikes asutustes juba kasutatud automatiseeritud dokumendihaldussüsteeme. Need on ehitatud teisele tarkvarale ja tehnilisele alusele. Mõned neist, mida pakub Microsofti partnerid (sealhulgas "Case" süsteemi "Electronic büroo süsteemid eespool kirjeldatud), rakendatakse kaasaegsete tehnoloogiate alusel. Samuti on olemas märkimisväärne hulk eelmiste põlvkondade hulka MS DOS-i ja teiste platvormide alusel. Süsteemide ühtlustamine kõigis riigiasutustes ettenähtavatel tingimustel on võimatu nii poliitilisest (Föderatsiooni ja kohalike omavalitsuste teemade õigustest) ja praktilistest kaalutlustest. Rakendamine ja eriti juhtimissüsteemide asendamine - piisavalt pikk, raske ja kallis protsess.

ja lubas erinevate süsteemide ühendamist.

Elektrooniliste dokumentide vahetamine peab olema nõuetekohaselt kaitstud. Dokumendid peavad olema varustatud elektrooniline allkiriDokumendi autorsuse ja invasiumi tagamine ja mõnel juhul suletud krüptograafilised vahendid volitamata juurdepääsu eest.

Igal organisatsioonil on palju korrespondentorganisatsioone, kellega dokumendid on täidetud, ja igaühel on erinevad sõnumivormingud ja isegi võrgud. Alalise toetusfunktsiooni üksikute organisatsioonide laadimissüsteemid teenuseteaveVajalik vahetuse korraldamiseks on see sobimatu. Dokumentide vahetamine on loogiliselt ehitada mitte põhimõtet "igaüks iga", kuid põhimõttel "tähed" - põhjal dokumendi börsikeskuste (andmekeskus).

Kood suudab täita järgmise funktsiooni komplekti:

Sissetulevate väljalaskvate dokumentide vormingute ümberkujundamine ja koordineerimine;

Toetus andmebaaside aadressi ja dokumendi edastamise marsruutide arvutamise toetamine;

Dokumentide edastamine;

Toetusraamatute toetamine ja sünkroniseerimine.

Andmekeskusest integreerimiseks võib pärilikke ettevõtte süsteeme vajaduse korral täiendada spetsiaalsete liidese moodulitega, mis pakuvad andmekeskuse vormingute ja vahetusprotseduure esialgset ümberkujundamist.

7. EDD-süsteemid ametiasutuste erinevatel tasanditel.

Otsus kohalike omavalitsuste ja muude asutuste väikese summa dokumendihalduse sellesse kategooriasse võib tingimuslikult omistada kohalike omavalitsuste juhtimise struktuurid väikese koguse dokumendihalduse, millel ei ole piisavalt tehnilist baasi kasutuselevõtt täieõigusliku EDD süsteemi. Nende jaoks võib soovitada ühe kasutaja lahendust, mis on varustatud kõrgema organisatsiooni kaitstud elektrooniliste dokumentide vahetamise vahendiga - otse või andmekeskuse kaudu. Sellise lahenduse kasutaja on tavaliselt organisatsiooni büroo töö eest vastutav töötaja. Käesolevas asjas töötamine toimub paberdokumentidega, kuid süsteem sisaldab sissetulevaid / väljaminevaid dokumente, dokumentide registreerimist käsitlevate dokumentide registreerimist, juhtumi all olevaid dokumente ja arhiivide säilitamist. Suur hulk töötajaid, liikumise paberi originaalid saab ka registreerida. Kõrgema organisatsiooni elektroonilisel kujul saadud dokumendid registreeritakse kohe, trükitud ja alustati paberi originaalide saabumise saabumist. Superior Organisatsioon saab automaatselt dokumendi registreerimise teate. See lahendus võimaldab teil:

Kiirendada sissetulevate / väljuvate dokumentide vahetamist kõrgema organisatsiooni;

Vähendage "kadunud" dokumentide arvu, mille asukoht ei ole teada.

8. Otsus kohaliku omavalitsuse asutuse jaoks.

jagamine ja töö mitte ainult organisatsioonide dokumendid, vaid ka kodanike ja ettevõtete kirjade ja apellatsioonkaebuste järgi. Sellistel organisatsioonidel on tavaliselt piisav personaalarvutite laevastiku kohaliku võrgustiku. Multiplayer lahendus töökohtade arvuga 5 kuni 20 võib soovitada nende jaoks, mis on varustatud kaitstud elektrooniliste dokumentide kaitstud vahetamise vahendiga, millel on kõrgemad ja madalamad organisatsioonid (otseselt või andmekeskuse kaudu), kommunikatsioon portaaliga teavitamiseks ja vastuvõtmiseks Kodanike ja organisatsioonide taotlused ning Interneti-ühenduse kaugjuhtimise võimalus EDD-süsteemi andmetele. Süsteem peaks tagama sissetulevate / väljaminevate dokumentide registreerimise, dokumente käsitlevate dokumentide raamatupidamise, kohtuasjas esitatud dokumendid ja arhiivide säilitamisel. Samuti tuleks arvesse võtta paberil originaalide liikumist.

Sellise lahenduse kasutajad ei ole tavaliselt mitte ainult tööjõu töötajad, vaid ka mitmed funktsionaalsete üksuste töötajad. Kuna enamikul selliste organisatsioonide töötajatest on personaalarvutite töötajate töötajatelt, võib sellise otsuse kohaselt juba korraldatud dokumentide osaga peamiselt või eranditult elektroonilisel kujul. Sissetulev paberdokumendid saab digiteerida ja kõik edasist tööd Nendega saab juba elektroonilisel kujul läbi viia. Elektroonilisel kujul võib korraldada dokumentide teostamise protsessi (resolutsiooni ülekatte ja täitmise).

Kui organisatsioonil on internetis pidevalt taskukohane kanal, saab korraldada kaugjuurdepääsu EDD-süsteemile veebiliidese kaudu, võimaldades jälgida töö edenemist ametnikena, kes on lahkumisel ja kõrgemates organisatsioonides.

See lahendus võimaldab teil:

Vähendada tööjõu töötajate koormust osakonna osade osa üleandmisest;

Suurendada dokumentide teostamise jälgimise tõhusust;

Korraldada tõhusa süsteemi omavahel seotud dokumentide säilitamiseks;

Vähendada aega vajalike dokumentide leidmiseks;

Vähendada "laialt levinud" dokumentide arvu, mille asukoht ei ole teada;

Kiirendada ja teha tõhusamat tööd dokumentide täitmise kohta;

Vähendage töökulusid kodanike ja organisatsioonide kaebustega elektrooniline vorm (Portaali kaudu);

Portaali väljatöötamiseks ja toetuseks ning Interneti-ühenduse vahelise Interneti-süsteemi andmetel võib kasutada Microsoft Internet Technologies (Interneti-teabe teenused, ASP, Microsoft Technology) ja API juhtumite-ettevõtluse süsteemi Dokumendi avaldamise teel otse põhist.

Järeldus.

Office'i töö ja dokumendihalduse omadus riigiasutustel või kohalikus omavalitsualis, kui dokumentatsioonijuhtimise juhtimise süsteem, on dokumentaalformi juhtimisprotsesside arutelu. Sellepärast muutuvad kontori töö ja dokumendihalduse protsessid iseseisva iseloomuga ja nõuavad oma juhtimissüsteemi.

Praegu on aktiivselt käimas arvuti seadmete ja võrkude tutvustamise protsess valitsusasutuste tutvustamisel ning paljudes tänapäeval on tase olnud piisav kaasaegsete tehnoloogiate tutvustamiseks dokumentidega töötamiseks. Kuid lisaks arvutitele ja võrgustikele nõuab see kaasaegsete tarkvaralahenduste komplekti.

Vene Föderatsioonis on selle valdkonna tähtsus täielikult tunnustatud, mis kajastub föderaalses töörühm "Elektrooniline Venemaa" üldiselt ja mitmetes selle konkreetsetes sündmustes.

Riigiseadmete juhtimistegevuse lõpptulemus sõltub vahepealsete linkide kogumitest, millest üks on viivitused abi, mis võimaldab otsuste tegemisel tõhusust ja paindlikkust pakkuda tõhusust ja paindlikkust. Tootmisfirma koordineerib kõiki tööetappe - alates projekteerimisest kuni otsuste praktilise rakendamiseni. Juhtimisprotsess sisaldab järgmisi peamisi dokumenteeritud toiminguid:

otsuse vastuvõtmine ja dokumentatsioon; lahenduste esitamine esitajatele;

Otsuse täitmine; täitmise kontroll; teabe kogumine täitmise kohta;

Teabe edastamine vertikaalsete ja horisontaalsete võlakirjade kohta; Salvestamine ja teabe otsimine.

Juhtimisbüroo rakendab oma ülesandeid peamiselt ringlevate ja volitatud organisatsiooniliste ja haldusdokumentide kaudu, olenemata tegevuse eripära kõigis riikliku majanduse ja valitsuse sektorites. Kui me arvame, et juhtimistolliasutuses töötab rohkem kui 14 miljonit inimest ja iga-aastane töövoog riigis on umbes 60 miljardit lehte ja kasvab jätkuvalt, on see kahtlemata tõhus regulatiivse määrusega See protsess on väga oluline. Dokumentaalsed dokumendid toimivad ühe dokumentide reguleerimise vahendina riigi standardidLiidu klassifikaatorid ja Ühtsed süsteemid dokumentatsioon. Need ja muud määrused kajastatakse stabiliseerida töövoo riigi kogu tehnoloogilise tsükli, et luua optimaalne tehnoloogia juhtimise juhtimise iga

juhtimisüksus.

Viitete loetelu:

2. Borodin v.v. Dokumendi tootmine valitsussüsteemis. [Tekst] / V. V. BORODIN. Kirjastus: RAGS, 2008. - 376C.

3. KIRSANOVA M.V. Dokumendi tootmine riigiasutuste ja kohaliku omavalitsuse: uuringud. Toetus [Text] / M. V. Kirdanova. -Please: Infra-M:, 2004. - 256c. - (Kõrgharidus)

4. Kuznetsov I. N. Dokumentatsiooni juhtimise ja dokumendihalduse toetamine. [Text] / I. N. Kuznetsov. - M.: YURAIT, 2008. - 576C.

5. SPRIVAK V. A. Haldustegevuse dokumenteerimine. [Text] / V. A. SpivAk. - Publishing House: Peter, 2008. - 256С.

Riigi süsteemi dokumentatsiooni juhtimissüsteem. Üldnõuded dokumentide ja dokumentatsiooniteenuste jaoks. - M., 1991

Borodin v.v. Dokumendi tootmine valitsussüsteemis. [Tekst] / V. V. BORODIN. Kirjastus: RAGS, 2008. - 154C

SPRIVAK V. A. Haldustegevuse dokumenteerimine. [Text] / V. A. SpivAk. - kirjastamine: Peter, 2008. - 98c.

Borodin v.v. Dokumendi tootmine valitsussüsteemis. [Tekst] / V. V. BORODIN. Kirjastus: RAGS, 2008. -184C.

SPRIVAK V. A. Haldustegevuse dokumenteerimine. [Text] / V. A. SpivAk. - Publishing House: Peter, 2008. - 68c.

M. I. Basakov. Kohaletoimetamine. Juhendaja õpilastele õppeasutused Keskmise kutseharidus. [Text] / Basakov M. I. Publi: Marketing, 2002. -95С.

KIRSANOVA M.V. Dokumendi tootmine riigiasutustes ja kohalikus omavalitsus: uuringud. Toetus [Text] / M. V. Kirdanova. -Phey: Infra-M:, 2004. - 127c.

KIRSANOVA M.V. Dokumendi tootmine riigiasutustes ja kohalikus omavalitsus: uuringud. Toetus [Text] / M. V. Kirdanova. -Phey: Infra-M:, 2004. - 154C.

Vastus: Tarne- dokumentide rühmitamine juhtudel / rühmadesse, kombineeritud ühiste teemadega. Gruppimine toimub vastavalt dokumentide heakskiidetud klassifikatsioonile. Dokumentide liigitamine tuleks heaks kiita tegevdirektor Aasta alguses. Kõik muudatused / täiendused tuleb heaks kiita. Pärast dokumendi registreerimist paigutatakse selle algne või sertifitseeritud koopia asjakohasesse juhtumile. Kui koopia paigutatakse juhul (vajadusel töötavad originaal) on fikseeritud, kes sel hetkel Seal on originaal.

ÄRI- See on dokumentide kogum, mis on seotud ettevõtte tegevuse teatud küsimusega ja paigutatakse eraldi kausta vastava rubriigiga.

Selleks, et hõlbustada dokumentide otsimist asjade ja nende operatiivkasutuse juhtimise eesmärgil, nimekirja juhtumite nimekirjast, mida nimetatakse Nomenklatuuri äri. Nomenklatuur koostatakse vastavalt ettevõttes heakskiidetud büroo töö eeskirjadele. Selle tulemusena dokumendid, nagu nad täidetakse, on ainult juhtudel, mis on eelnevalt moodustatud nomenklatuuri.

Eristada kahte liiki ärinomenklatuuri - tüüpiline nomenklatuurja konkreetsed nomenklatuuri äri.

Tüüpiline nomenklatuuri ärimäärab nimekirja esemetest, mis on antud ettevõttele tüüpilised esemed, näiteks kaubandusorganisatsiooni nomenklatuuris tuleks lisada vastavalt dokumentidele (sissetulevatele, väljaminevale), ühendavatele juhtumitele, \\ t personalibüroo töö jne.

Konkreetsed nomenklatuuri ärisee on nimekiri juhtumite nimedest, mis tekivad konkreetse ettevõtte äritegevuse tulemusel, näiteks orjaprojektis või ettevõtte kliendil.

Kõige asjakohasemalt koostatakse juhtumite nomenklatuur järgmistes järjestuses:

· Juhtumite nomenklatuur on koostatud struktuuriüksusedja mitte ainult juhtumite nimed määratakse nomenklatuuris, vaid ka nende ladustamise ajastuses arhiivis;
· Ettevõtte spetsialiseeritud osakond on kokkuvõtlik nomenklatuur.

Pärast konsolideeritud nomenklatuuri heakskiitmist äriühingus saadetakse käesolev dokument ettevõtte kõigile osakondadele ja muutub täitmiseks kohustuslikuks. Ärijuhtimine väljaspool nomenklatuuri ei ole lubatud.

Äritegevuse moodustamine- See on dokumentide määramine konkreetsele juhtumile vastavalt juhtumite nomenklatuurile ja dokumentide süstematiseerimisele. Juhtumite moodustamine tuleks läbi viia tsentraalselt dokumentide registreerimise kohas (kontoris või sekretärile) ning peavad vastama järgmistele nõuetele: \\ t

· 1. Ainult juhul paigutatud dokumendid (skriptid või sertifitseeritud koopiad), mis on sisustatud vastavalt standardite nõuetele.
· 2. Dokumendid ei ole sätestatud juhul:
- ei vasta juhtumi päisele;
- valesti kaunistatud (tagastatakse täiustusse);
- tagastatakse;
- mustandid;
- ei ole kinnitatud koopiad.

Dokumentide grupi dokumendid Üks dokumentatsiooni aasta. Dokumendid juhtumi sees on teatud järjekorras. Dokumentide asukoha aluspõhimõtted on järgmised:

· Mainitud küsimus (dokumentide poolt mõjutatud küsimustes);

kronoloogilised (dokumentide kuupäevadega; alalise ja ajutise ladustusaja dokumendid moodustuvad erinevatele juhtumitele);

numeratsioon (grupi homogeensed dokumendid, millel on järjestuse numbrid, näiteks: üldkulud, kviitungid jne).

See ei tohiks sisaldada rohkem 250 lehed. Kui dokumendid on rohkem, moodustavad nad need mõned mahu mahud, kus kohtuasi kate näitavad mahu numbrit.

Hooldusdokumentide ettevalmistamine ladustamiseks on paberi menetluse viimane etapp. Dokumentide valik Arhiivi või hävitamise ladustamise dokumentide valimine toimub iga aasta kontoritöö aasta lõpus. Valik teeb erikomisjon. Salvestuse dokumentide valimisel (säilitamise ajal) või hävitamise dokumentide valimisel peaks komisjon juhinduma "organisatsioonide tegevuses genereeritud mudelihaldusdokumentide loetelu, mis näitab ladustamise tingimusi", mille juhataja kinnitas Rosarhiva 06.10.2000.

Aeg arhiivide salvestamine Dokumendid arvutatakse nende aegumise aasta jooksul pärast aasta algusest. Näiteks, kui dokumendi tähtaeg on lõppenud mais, arvutatakse selle ladustamise periood alates järgmise aasta 1. jaanuarist. Komisjoni valitud dokumentide jaoks moodustavad hävitamise dokumendid õigusakti, kus nimed, indeksid ja päised on loetletud hävitatud dokumentide tekstile. Tegemist peab olema peadirektor allkirjastatud. Majandusvajaduste hävitamiseks valitud dokumentide kasutamine on keelatud. Samuti on keelatud neid põletada. Dokumendid purustatakse spetsiaalsetes masinates ja toorained liiguvad jäätmepaberile.

Föderaalsed seadused nr 149-FZ "Teabe-, infotehnoloogia ja teabe kaitse kohta", alates 06.04.2011 nr 63-FZ "elektroonilise allkirja", alates 27. juuli 2010 nr 210-FZ "sättekorralduse korraldamise kohta riigi ja munitsipaalteenusedSee elektrooniline koostoime", Venemaa Föderatsiooni valitsuse määrus 12.02.2011 nr 176-R" kinnitamise tegevuskava heakskiitmise kohta, mis käsitleb föderaalsete täitevorganite ülemineku tegevuskava paberivaba dokumendi voolu sisemiste tegevuste korraldamisel. "

Mitte-riigi haridusasutus

Kõrgem professionaalne haridus

Kuzbass Majandus- ja õiguse Instituut

Õigusteaduskond

Humanitaartööde osakond

Katse

Distsipliini järgi: "Managementide dokumenteerimine"

teemal "Office'i töökorraldus riigiasutuste ja kohalike omavalitsuste"

Teostatud: grupi õpilane 303

Panishina E.Yu.

Kontrollitud:

Kemerovo, 2010.

Sissejuhatus ....................................................... ................................. ..3

1. Dokumendi tõend alusena keha asutus ............ ... ... .5

2. Venemaa bürootööde mudel riigiasutustes ja kohalikus omavalitsuses ....................................... ............................................. 7

3. Valides lähenemisviisi töövoo automatiseerimiseks ............................... 10

4. elektroonilise dokumendi voolu korraldamise süsteemid ....................... 12

5. Dokumendi töö ametlike dokumentide .............................. .. ... ..14

6. automatiseerimine andmevahetus asutuste vahel ......... ... ... 18

7. EDD-süsteemid erinevate taseme ametiasutuste jaoks ............................... ... 20

8. Lahendus kohaliku omavalitsuse omavalitsuse omavalitsuse omavalitsuse .................................. 21

Järeldus ....................................................... ............................ ... 23

Viidete loetelu .............................................. .............. .25

Sissejuhatus

Tegelikult on kõik need küsimused seotud pädeva projekti rakenduskava ehitamisega mitu aastat, võttes arvesse kavandatavat rahastamist, tootmise vajadust, tehnilist varustust ja tehnilise pargi planeeritud moderniseerimist.

tööinsenerid, disainerid, tootmise tootjad

palju aega antakse uuringule, analüüsile ja erinevate erinevate

dokumentatsioon. Eriti suured raskused tekivad reeglina

Eesmärk Katsetöö on uurida ametiasutuste ja kohaliku omavalitsuse kontori töö teoreetilisi aluseid.

Vastavalt kontrolli eesmärgil töö järgmise Ülesanded:

Määrata dokumendihalduse mõiste;

Kaaluge Venemaa bürootööde mudelit riigiasutustes ja kohalikus omavalitsuses;

Paljastada EDD-süsteemid erinevatel tasanditel organiasutustele;

Kaaluge asutuste vahelise dokumentide vahetamise automatiseerimist.

1. Dokumendi toimimine organi tegevuse alusena.

Federal-täitevorganisme käsitlev käsitöö tootmine toimub vastavalt Föderaalse täitevorganite bürootöö eeskirjadele, mille on heaks kiitnud Venemaa Föderatsiooni valitsuse dekreet 15. juuni 2009. aasta nr 477. Nende eeskirjade alusel, föderaalne Excuticer Authority kokkuleppel Federal Excitive Authority arhiivi avaldab juhiseid kontoritööd. Nende eeskirjade tegevus ei kehti töökorralduse kohta riikliku saladuse sisaldavate dokumentidega.

Arendamine või "Dokumentatsiooni juhtimise toetamine", vastavalt sama allikale, tähistab "tegevuste haru, mis tagavad dokumentatsiooni ja töökorralduse ametlike dokumentidega." See tähendab, et Office'i töö on ametlike dokumentide haldamise korraldamise ja järelevalve organisatsiooniliste mehhanismide kombinatsioon. Siiski on 27.11.2000 tollijuhtimise mudelite juhtimise näidisjuhised "kontoritöö funktsioon enam piiratud ainult ametliku dokumendihalduse määrusega. See viitab sellele, et süsteemi automatiseerimissüsteeme tuleb kontrollida mitte ainult registreeritud (ametlike) dokumentide käive, vaid ka dokumentide projektides.

2. Venemaa bürootööde mudeli töö riigiasutustes ja kohalikus omavalitsuses.

Millised on "vene mudeli" funktsioonid? Teil on võimalik esile tõsta kolme kõige elavamaid eeliseid:

Dokumendi jälgimine alates selle kättesaamise hetkest;

Kontrollfunktsioonide tsentraliseerimine;

Unified dokumenteeritud normid.

Erinevalt Lääne meetodeid töötamise dokumentidega, Vene praktikas dokument pannakse kontrolli ajal selle kättesaamise ajal ametile. Siseriiklikud või väljaminevad dokumendid langevad kontrolli vaateväljale kohe pärast "sündi" - st heakskiitmist. Samal ajal jälgitakse dokumentide ühendamist - kui teise dokumendi otsuse rakendamise tulemusena ilmus üks dokument. Kõik see võimaldab teil tagada riigi võimsuse ja kohaliku omavalitsuse asutusse sisestatud dokumendi tee, sest registreeritud dokument ei saa enam jälgida.

Sellise dokumendihalduse üksikasjaliku reguleerimise ametiasutuste olemasolu tingimustes on rakendamine ilma põhjalikult uue tehnoloogia tehnoloogia kohandamiseta ebarealistlik. Sellisel juhul võib see minna automatiseerimisele traditsioonilise bürootööd, kasutades kaasaegseid infotehnoloogiaid.

Traditsiooniline kontori töö eeldab mitmekordse logide ja / või kaardifailide hooldamist Paberdokumendi voolu teenindava. Ja just nende kaartide hooldus on bürootöö automatiseerimise prioriteetne objekt. Samal ajal ei takista midagi kaardi ühendamist elektroonilise dokumendiga automatiseeritud süsteemis automatiseeritud süsteemis (tekst ja isegi pilt, heli ja video). Seega luuakse tehnoloogilised tingimused elektroonilisele dokumendi voolule üleminekule. Üleminek elektroonilisele dokumendile voolule, omakorda loob eeldused elektrooniliste arhiivide moodustamiseks, millel on tõhusad võrdlus- ja analüütilised töömehhanismid mitmesugustes dokumentides erinevates dokumentides.

Vene dokumendihalduse mudel ei ole lihtsalt täielikult ühilduv kaasaegsed lähenemisviisid Juhtimisprotsessid ületavad ka märkimisväärselt dokumendihalduse loomise läänemudelid. Tõepoolest, Vene mudelis võib dokumentide kaotus ilmneda ainult kontori töö otsese rikkumise tõttu.

3. Dokumendihalduse automatiseerimise lähenemisviisi valik.

Vajadus automatiseerida riigiasutuste ja kohaliku omavalitsuse dokumendi haldamise vajadust on tänapäeval ilmne.

Paberi ajakirjade ja failide abil käsitlev käsitöö kasutamine on vastuolus riigiteenistujate tõhususe parandamise nõuetega mitmel põhjusel.

Teave dokumentide kohta ja nende täitmise edenemise kohta jagatakse organisatsiooni ja selle struktuuriüksuste kaardifaili süsteemi. Seetõttu nõuab ettevõtte dokumentidega töötamise teabe saamine andmete otsimine ja töötlemine andmete hankimisel ja töötlemisel heterogeensete ja detsentraliseeritud kaartide failidest.

Dokumendi kaardid eraldatakse tavaliselt esinejatest. Need sisaldavad mittetäielikke ja ohtlikke andmeid dokumentide staatuse kohta.

Paljude paberdokumentide paljundamine ja liikumine, paljude ja dubleerivate ajakirjade ja kaardifailide säilitamine toob kaasa suured mahud ebaproduktiivse töömahtu.

Siiski on kardinaalsed, revolutsioonilised lähenemisviisid riigiasutuste ja kohalike omavalitsuste dokumendivoolule väga ohtlik. See võib põhjustada mitte ainult tähtaegade rikkumist, vaid ka juhtimise tõsiseid probleeme.

Microsoft koos partneritega pakub kahte järk-järgult tarkvara ja metoodilisi lahendusi riigiasutuste ja kohaliku omavalitsuse juhtimise valdkonnas:

Automatiseeritud kontoritöö Paberi töövoo jaoks;

Elektrooniline dokument ja kontoritöö.

Sarnane järkjärguline lähenemisviis võimaldab sujuvalt suurendada asutuse organi tõhusust, kõrvaldades selle tegevuse ebaühtlase võimaluse. Automaatne kontori tööjõud paberi töövoo jaoks on peamise lähenemisviisi lühima perspektiivi dokumendihalduse automatiseerimisele riigiasutustes ja kohalikus omavalitsuses.

EKJA töödeldud dokumendid, sealhulgas edastatud dokumendid, mis edastatakse arvutitehnika kasutamisel, on kaks vormi - traditsiooniliselt paber ja elektrooniline. Selline sümbioos on tagajärg asjaolust, et kaasaegsed vahendid dokumentide valmistamiseks tähendavad dokumendi säilitamise elektroonilist vormi ning reguleerivat raamistikku ja kehtestatud ringlusreeglid on paber. Samuti on kõige olulisem argument paberi dokumentide säilitamise kasuks on nendega töötamise ületamatu mugavus. Reeglid ja harjumused muutuvad oluliselt aeglasemaid kaasaegsete infotehnoloogia võimalusi.

Riigiasutuste ja kohaliku omavalitsuse, ilmselt isegi töötlemise dokumentide elektroonilisel kujul, toimingud, mis nõuavad loomise oma paberkoopiad salvestatakse. Reeglina eelistavad juhid töötada dokumentidega paberkandjal. Lisaks sellele, kuigi ametlike dokumentide vahetamine ametiasutuste vahel ja nende üleandmine riigiarhiividele esineb ka paberkandjal.

Elektrooniline dokumendihaldus ja Office'i töö (EDD) on tehnoloogiline vastus praegustele poliitilistele ja majanduslikele olukordadele kehtestatud kehtivatele nõuetele Venemaa riigiasutuste ja kohaliku omavalitsuse tõhususe kohta. EDD kasuks on ka kogemus selle kasutuselevõtt Lääne-asutuste riigivõimsuse ja näiteid operatsiooni suurte progressiivsete Venemaa kaubandusstruktuuride on rääkinud.

4. elektroonilise dokumendi voolu korraldamise süsteeme.

Tekstituskannustamise tehnoloogiad, mis muudavad paberi sissetulevaid dokumente täielikult elektrooniliseks kujutiseks;

Oma allkirja elektrooniline analoog;

Andmeedastusvahendid;

Elektroonilised teabe hoidlad.

Elektrooniline dokumendivool võimaldab teil luua asutus ühe teaberuumi, integreerides kõik dokumentaalsüsteemid teabe sõlmele. Integratsioon viiakse läbi ilma töö kaotuseta dokumentidega, säilitades samal ajal Venemaa kontori töö traditsioone. Sellise integratsiooni aluseks on usaldusväärne dokumendi säilitamise ja dokumendihaldussüsteem, mis suhtleb sellega. Kõik töödeldud dokumendid salvestatakse ühes laostuses, mis võimaldab pakkuda materjalide valmistamisel optimaalset otsingut ja proovide võtmist. Praegu on enamikus asutustes ja kohalikus omavalitsuses palju toiminguid juba rakendatud arvutiseadmete abil. Automatiseerimise süsteemi ülesanne on korraldada tõhusa kollektiivse töö dokumentide tekstides ja esitage iga riigiteenistuja küllastunud teaberuum tegevuste tagamiseks.

5. Dokumentide töö ametlike dokumentide.

Elektrooniline dokumentide haldamise tehnoloogia toetab järgmisi süsteemi funktsioone:

Registreerimine automatiseeritud režiimis edastatud e-posti teel või Interneti-portaali kaudu sissetulevate dokumentide, sealhulgas varustatud elektroonilise digitaalne allkiri (EDS) ja Cryptocrust;

paberdokumentide skaneerimine ja tunnustamine sisseehitatud OCR-tehnoloogia abil;

Kinnitamine elektroonilise pildi pildi registreerimiskaardile (RK) mis tahes vormis faili (failide) kujul;

lisatud dokumendi elektroonilise kujutise lisatud failide juurdepääsuõiguste piiritlemine;

Pakkudes igale ametlikule isikule depoomentalse protsessi osalejale - selle isikliku virtuaalse kontori osalejale, kes saavutatakse ametniku juurdepääs ainult tema pädevusega seotud dokumentidele;

Tagamine protsessi koordineerimine (külastate) projektide dokumentide;

täistekst ja atribuut Otsi elektroonilisi dokumente, sealhulgas kaug-täistekstiotsingut;

E-post e-posti või avaldamise Interneti-portaal elektroonilise väljuva dokumendi asutuse (kasutades mis tahes e-posti toetades Mapi), kaitstud EDS ja krüpteerimist kasutades sertifitseeritud vahendeid;

Juhtumite moodustamine ja registreerimine, st Kohtuasjade rühmade rühmitamine juhtudel vastavalt juhtumite nomenklatuurile ja dokumentide süstematiseerimisele juhtumi puhul;

Elektrooniliste dokumentide arhiivide salvestamine, asutuste küsimustes.

Peamine arvestusühik süsteemis on dokumendi RK, mille täielikkus üksikasjad on võimaluse moodustada statistilisi ja analüütilisi aruandeid erinevate teabe kärpeid, kergesti otsides.

Sellisel juhul saab Kasahstani Vabariigi peamisi rekvisiitide komplekti laiendada iga dokumendigrupi jaoks määratletud täiendavate lisateabe järgi. Kasahstani Vabariigi täiendavate üksikasjade kohaselt saate aruannete kujundamisel ühtlustada andmete otsimise ja andmete valiku põhiandmeid. Elektroonilise sissetuleva dokumendi vastuvõtmisel viiakse selle registreerimine läbi automatiseeritud režiimis. Kahe EDD-dokumendi vahelise vahetuse puhul moodustub enamik RK-de üksikasjad automaatselt. Dokumendi elektrooniline pilt on lisatud Kasahstani Vabariigile. Samal ajal on EDS-i ja Cryptocrust'i varustatud dokumendi identiteet sertifitseeritud. Kui sisenddokument on paberi vormi, pakutakse süsteemi keskkonnast optilise teksti tunnustamise paketti ja selle elektroonilise kujutise saamisel - naaseb ka Office'i töösüsteemile, millel on samaaegne dokument Kasahstani Vabariiki. Süsteemi süsteemi, mis kinnitab dokumendi manuse kehtestab juurdepääsuõiguse faili salajasa ja kaitse (kaitse tühistamise) redigeerimise.

Elektrooniliste dokumentidega töötamise käigus pakutakse soovitud dokumendi kombineeritud täisteksti ja atribuudi otsingut, sealhulgas süsteemi andmebaasi veebipõhise juurdepääsu abil.

Kasahstani Vabariigiga lisatakse ka väljaminevate ja sisedokumentide tekstidega failid (pildid). Väljuv dokument, millele lisatakse Kasahstani Vabariigi rekvisiidid, saab kaitsta EDS-i, krüpteeritud ja adressaadile üle kanda.

6. Automaatika dokumentide vahetamise ametiasutuste vahel.

Sellises olukorras on loomulik lahendus välja töötada selline vahend dokumentidevahelise vahetuse vahendina, mida saab hõlpsasti kohandada erinevate sissetulevate / väljuvate sõnumite vormingutega ja võimaldas erinevate süsteemide ühendamist.

Elektrooniliste dokumentide vahetamine peab olema nõuetekohaselt kaitstud. Dokumendid peavad olema varustatud elektroonilise allkirjaga, mis tagab dokumendi sisu autoriõiguse ja invasiumi ning mõnel juhul on need suletud krüptograafiliste ravimitega volitamata juurdepääsu eest.

Igal organisatsioonil on palju korrespondentorganisatsioone, kellega dokumendid on täidetud, ja igaühel on erinevad sõnumivormingud ja isegi võrgud. Üksikute organisatsioonide süsteemi laadimine vahetuse korraldamiseks vajaliku teenuse teabele pideva toetuse funktsiooniga on sobimatu. Dokumentide vahetamine on loogiliselt ehitada mitte põhimõtet "igaüks iga", kuid põhimõttel "tähed" - põhjal dokumendi börsikeskuste (andmekeskus).

Kood suudab täita järgmise funktsiooni komplekti:

Sissetulevate väljalaskvate dokumentide vormingute ümberkujundamine ja koordineerimine;

Toetus andmebaaside aadressi ja dokumendi edastamise marsruutide arvutamise toetamine;

Dokumentide edastamine;

Dokumentide täiendav arhiveerimine;

Toetusraamatute toetamine ja sünkroniseerimine.

Sõnumiskeskused võivad samuti osaleda sertifitseerimiskeskuste rolli suletud ja avatud võtmete infrastruktuuri toetavate sertifitseerimiskeskuste rolli organisatsioonide autentimismenetlustele - Exchange osalistele.

7. EDD-süsteemid ametiasutuste erinevatel tasanditel.

Kiirendada sissetulevate / väljuvate dokumentide vahetamist kõrgema organisatsiooni;

Vähendage "kadunud" dokumentide arvu, mille asukoht ei ole teada.

8. Otsus kohaliku omavalitsuse asutuse jaoks.

Seda kategooriat saab tavapäraselt omistada kohalike omavalitsuste juhtimisstruktuuridele, millel on keskmiselt 3000 kuni 10 000 dokumenti aastas, kontoris või sekretariaat struktuurselt eraldatud jagunemise ja töötamise mitte ainult organisatsioonide dokumentidega, vaid ka kirjade ja kaebuste järgi kodanike ja ettevõtete kohta. Sellistel organisatsioonidel on tavaliselt piisav personaalarvutite laevastiku kohaliku võrgustiku. Multiplayer lahendus töökohtade arvuga 5 kuni 20 võib soovitada nende jaoks, mis on varustatud kaitstud elektrooniliste dokumentide kaitstud vahetamise vahendiga, millel on kõrgemad ja madalamad organisatsioonid (otseselt või andmekeskuse kaudu), kommunikatsioon portaaliga teavitamiseks ja vastuvõtmiseks Kodanike ja organisatsioonide taotlused ning Interneti-ühenduse kaugjuhtimise võimalus EDD-süsteemi andmetele. Süsteem peaks tagama sissetulevate / väljaminevate dokumentide registreerimise, dokumente käsitlevate dokumentide raamatupidamise, kohtuasjas esitatud dokumendid ja arhiivide säilitamisel. Samuti tuleks arvesse võtta paberil originaalide liikumist.

Sellise lahenduse kasutajad ei ole tavaliselt mitte ainult tööjõu töötajad, vaid ka mitmed funktsionaalsete üksuste töötajad. Kuna enamikul selliste organisatsioonide töötajatest on personaalarvutite töötajate töötajatelt, võib sellise otsuse kohaselt juba korraldatud dokumentide osaga peamiselt või eranditult elektroonilisel kujul. Saabuvaid paberi dokumente saab digiteerida ja kõik edasised tööd nendega saab teha elektroonilisel kujul. Elektroonilisel kujul võib korraldada dokumentide teostamise protsessi (resolutsiooni ülekatte ja täitmise).

Kiirendada kõrgemate ja madalamate organisatsioonidega dokumentide vahetamist;

Vähendada tööjõu töötajate koormust osakonna osade osa üleandmisest;

Suurendada dokumentide teostamise jälgimise tõhusust;

Korraldada tõhusa süsteemi omavahel seotud dokumentide säilitamiseks;

Vähendada aega vajalike dokumentide leidmiseks;

Vähendada "laialt levinud" dokumentide arvu, mille asukoht ei ole teada;

Kiirendada ja teha tõhusamat tööd dokumentide täitmise kohta;

Vähendada töökulusid kodanike ja elektroonilisel kujul esitatud organisatsioonide kaebustega (portaali kaudu);

Tagada kontrolli teostamise üle olulised dokumendid Kõrgemate organisatsioonide poolelt.

Järeldus.

Vene Föderatsioonis on selle valdkonna tähtsus täielikult tunnustatud, mis kajastus föderaalse sihtprogrammis "Elektrooniline Venemaa" tervikuna ja mitmetes selle konkreetsetes sündmustes.

Dokumentide teabe kogumine ja töötlemine; Otsuse ettevalmistamine;

otsuse vastuvõtmine ja dokumentatsioon; lahenduste esitamine esitajatele;

Otsuse täitmine; täitmise kontroll; teabe kogumine täitmise kohta;

Teabe edastamine vertikaalsete ja horisontaalsete võlakirjade kohta; Salvestamine ja teabe otsimine.

Juhtimisbüroo rakendab oma ülesandeid peamiselt ringlevate ja volitatud organisatsiooniliste ja haldusdokumentide kaudu, olenemata tegevuse eripära kõigis riikliku majanduse ja valitsuse sektorites. Kui me arvame, et kontori kontoris töötas rohkem kui 14 miljonit inimest ja iga-aastane töövoog riigis on ligikaudu 60 miljardit lehte ja kasvab jätkuvalt, on kahtlemata, et selle protsessi tõhus regulatiivne reguleerimine on väga oluline. Dokumentaalfilmi standardid, kõikide liidu klassifikaatorid ja ühtsed dokumentatsioonisüsteemid tegutsevad dokumentatsiooni reguleerimise üheks vahendina. Need ja muud määrused kajastatakse stabiliseerida töövoo riigi kogu tehnoloogilise tsükli, et luua optimaalne tehnoloogia juhtimise juhtimise iga

juhtimisüksus.

Viitete loetelu:

1. M. I. Basakov. Kohaletoimetamine. Õpetus õpilaste haridusasutuste teisese kutsehariduse. [Text] / Basakov M.I. Kirjastus: Marketing, 2002. - 336С.

2. Borodina v.v. Tollijuhtimine valitsussüsteemis. [Tekst] / V. V. BORODIN. Kirjastus: Rags, 2008. - 376s.

3. KIRSANOVA M.V. Kontoritöö riigiasutuste ja kohaliku omavalitsuse: uuringud. Toetus [Text] / M. V. Kirdanova. -Phey: Infra-M:, 2004. - 256С.- (kõrgharidus)

4. Kuznetsov I.n. Dokumentatsiooni juhtimine ja kontoritöö. [Text] / I. N. Kuznetsov. - M.: YURAIT, 2008. - 576C.

5. SPRIVAK V. A. Haldustegevuse dokumenteerimine. [Tekst] / V.A. SpivAk. - tselluloosi: Peter, 2008. - 256s.

Riigi süsteemi dokumentatsiooni juhtimissüsteem. Üldnõuded dokumentide ja dokumentatsiooniteenuste jaoks. - M., 1991

Borodina v.v. Tollijuhtimine valitsussüsteemis. [Tekst] / V. V. BORODIN. Kirjastus: Rags, 2008. - 154С.

SPRIVAK V. A. Haldustegevuse dokumenteerimine. [Tekst] / V.A. SpivAk. - tselluloosi: Peter, 2008. - 98С.

Borodina v.v. Tollijuhtimine valitsussüsteemis. [Tekst] / V. V. BORODIN. Kirjastus: Rags, 2008. -184c.

SPRIVAK V. A. Haldustegevuse dokumenteerimine. [Tekst] / V.A. SpivAk. - tselluloosi: Peter, 2008. - 68С.

M. I. Basakov. Kohaletoimetamine. Õpetus õpilaste haridusasutuste teisese kutsehariduse. [Text] / Basakov M.I. Publishing House: Marketing, 2002. -95С.

KIRSANOVA M.V. Kontoritöö riigiasutuste ja kohaliku omavalitsuse: uuringud. Toetus [Text] / M. V. Kirdanova. -Phey: Infra-M:, 2004. - 127c.

KIRSANOVA M.V. Kontoritöö riigiasutuste ja kohaliku omavalitsuse: uuringud. Toetus [Text] / M. V. Kirdanova. -Phey: Infra-M:, 2004. - 154C.

Kuznetsov I.n. Dokumentatsiooni juhtimine ja kontoritöö. [Text] / I. N. Kuznetsov. - M.: YURAIT, 2008. -84C.

Teoreetilised sätted on avalikustatud riigibüroo töö, Dokumendi mõisted, selle liigid, ülesanded, disainieeskirjad, samuti organisatsiooniliste ja haldusdokumentide ettevalmistamise tunnused riigis ja munitsipaalosakond. Büroo tööteenuse korraldamise põhimõtted ja eeskirjad, dokumentide haldamine traditsioonilises ja automatiseeritud kontoritööstuses, töötehnoloogiad kodanike apellatsioonkaebuste ettevalmistamisel arhiivide salvestamiseks. Vastab GEF-ile viimasel põlvkonnal. Undergraduuri üliõpilastele, arenenud koolitussüsteemi kuulajatele, juhtimis- ja riigi- ja kohalike institutsioonide ja organisatsioonide spetsialistide kuulajatele.

Seeriast:Bakalaureuseõppe (Knurus)

* * *

Ettevõtte liitrit.

Kontoritöö reguleerimine valitsusasutustes

1.1. Office'i põhikontseptsioonid

Vastavalt Art. 10 Venemaa Föderatsiooni põhiseadus Venemaal jaguneb seadusandlikuks, täidesaatvaks ja kohtulikuks, sõltuvalt tehtud funktsioonidest. Ametiasutuste eraldamise põhimõte kehtib mitte ainult föderaalsel tasandil riigi võimu korraldamise kohta, vaid ka Föderatsiooni teemade riigiasutuste süsteemile.

Riigi asutused teostavad vastavalt ühe riigi võimsuse funktsioone, see on jagatud õigusloome- ja juhtorganiteks. õigusasutus.

Elundid seadusandlik võim - Need on esindajad ja valimistel moodustatud seadusandlikud institutsioonid. Peamine ülesanne on õigusloome, kuid lisaks täidavad nad muid funktsioone, näiteks juhtida täitevvõimu tegevust.

Täitevasutused on tavaliselt määratud organid. Peamine ülesanne täitevorganid ametivõimud täita põhiseaduse sätteid, \\ t föderaalsed seadusedMuud reguleerivad õigusaktid. Täitevasutused tegutsevad ainulaadsuse kombinatsiooniga kollegiaalsusega.

Õigusasutused teostavad õiglust. Kohtute tegevus on suunatud õiguspärasuse ja õiguskaitse tugevdamisele, kuritegude ja muude kuritegude ennetamisele, on kaitstud põhiseaduses sätestatud rahaliste vahendite sekkumise eest vastutava kaitse vastu. põhiseaduslik süsteem, inimõigused ja vabadused ning kodanik, teised demokraatlikud institutsioonid. Kohtud on sõltumatud ja kuulevad ainult seadust.

Kohalikud omavalitsused haldavad munitsipaalvara, vormi, kinnitada ja teostada kohaliku eelarve, luua kohalikud maksud ja tasud, teostada turvalisust avalik kordja ka lahendada muid küsimusi kohalik tähtsus.

Kohalikud omavalitsused on juriidilised isikud ja tegutsevad oma nimel. Ülaltoodud järeldub, et kohaliku omavalitsuse juhtkond on valitud ja teiste kohalike omavalitsuste organite tegevus kohaliku omavalitsuse omavalitsuse objektide juhtimiseks, kohaliku eelarve moodustamise ja täitmise kohta, mille eesmärk on tagada elanikkonna elu Omavalitsus lahendab muid kohaliku tähtsuse küsimusi, sealhulgas organisatsiooni töö korraldamist, munitsipaalteenust.

Kohalik omavalitsus toimub omavalitsused - Urban I. maapiirkondade arveldused: Külas või mitmes külades koos üldise territooriumiga (piirkond), linnade või suurte linnade osadega (linnapiirkonnad, kvartalid).

Määratlus:munitsipaalteenus - professionaalne tegevus Kodanikud, kes viiakse läbi pidevalt kohaliku omavalitsuse teenuse ametikohtades, asendades töölepingu sõlmimisega (leping).

Mis tahes riigi peamine funktsioon või munitsipaalühingud - Juhtimisotsuste vastuvõtmine. Kõik valitsused ja kohalikud juhtimisotsused tehakse põhjal teavet, mis peaks olema usaldusväärne, õigeaegne ja täielik.

Määratlus:dokumentatsioon - meedia teabe salvestamine vastavalt kehtestatud eeskirjadele.

Informatsiooni kinnitamise protsessi teabe edastamise kohta (paber, magnetiline jne) selle edasiseks kasutamiseks nimetatakse Dokumenteerimiseks. Juhtimistegevuse dokumentatsioon on massiivne ülesanne, mida teostab kõik riigi ja munitsipaalorganisatsioonid.

Määratlus:dokument salvestatakse vedajale teabele rekvisiitidega, mis võimaldavad tal tuvastada.

Dokumentide loomisel kasutatakse sõltuvalt teabe sisust erinevaid dokumentatsioonimeetodeid: helisalvestus (fonokment), foto (fotodokument), piltide ja helide salvestamine (audiovisuaalne dokument) jne.

Määratlus:dokumentatsiooni tööriistad on vahendid organisatsiooniliste ja arvuti seadmete, mida kasutatakse teabe salvestamiseks vedaja.

Praegu kasutatakse valitsusasutustes laialdaselt elektroonilisi dokumente.

Määratlus:elektrooniline dokument - dokument, mille teave on elektroonilisel kujul esitatud.

Dokument koostatud väljastatud või käive riigi või kohalike organite, institutsioonide, organisatsioonide ja vastab teatud nõuetele seotud kategooria ametliku dokumendi.

Määratlus:Õiguslik või üksikisiku loodud dokument ja sertifitseeritud ettenähtud viisil sertifitseeritud dokument nimetatakse ametlikuks dokumendiks.

Ametlik dokument, mida kasutatakse riigiasutuste praeguses tegevuses teenuse dokument.

Tähelepanu!Kui dokument on loonud isik, kes väljaspool oma teenistuse sfääri või avalik tegevusSee peetakse isikliku päritolu dokument.

Dokumendid, kes on ametnikuna, peab olema õigusjõud või õiguslik tähtsus.

Määratlus:dokumendi õiguslik tähtsus - dokumendi vara toimida äri- või isiklike sündmuste kinnitamisena.

Määratlus:Õigusjõud dokumendi on vara ametliku dokumendi põhjustada õiguslikke tagajärgi.

Iseloomulik funktsioon Ametlikud dokumendid on teatud vorm, nende avaldamise kord, koostamisel, vajalike üksikasjade olemasolu.

Määratlus:rekvisiidid - dokumendi kujundamise element (näiteks allkiri, trükkimine, tekst).

Arvukad dokumentide liigid ja sordid, nende koostise keerukus, dokumentide esitamise erieeskirjade olemasolu õigusjõud Ja muud juhtimisdokumentatsiooniga seotud tõsised probleemid põhjustavad vajadust eraldada eritööstus, et tagada ametlike dokumentidega töödokumentatsioon ja korraldamine. Seda tegevusvaldkonda nimetatakse kontoritööks.

Määratlus:dokumendi tootmine - tegevus, dokumentide haldamine, dokumentide salvestamine ja dokumentide kasutamine.

Määratlus:dokumentatsiooni toetus (juhtimine), dou - tegevused, eesmärgipäraselt tagades dokumendihaldusfunktsioonide.

Pea meeles!

Kontoritöös rakendatakse järgmisi lühendeid:

USA on ühtne süsteem;

Craid on ühtne organisatsiooni- ja haldusdokumentide süsteem;

GSDou - riikliku dokumentatsiooni juhtimise süsteem;

Okud on juhtimisdokumentatsiooni all-vene klassifitseerija;

OKPO - kõik-Vene klassifikaator ettevõtete ja organisatsiooni;

GOST - riigi standard.

Haldusdokumendid teenindavad teatavaid juhtimisfunktsioone: planeerimine, organisatsioon, kontroll jne.

Ühe juhtimisfunktsiooniga seotud dokumendid on tavapärased dokumentatsiooni süsteemiks, näiteks organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni süsteem, raamatupidamisdokumentatsiooni süsteem, väliskaubandusdokumentide süsteem.

Määratlus:dokumentatsioonisüsteem on dokumentide kogum omavahel seotud päritolu-, ametisse nimetamise märke, tegevusvaldkond, tegevusvaldkond, nende disainilahenduste ühtsed nõuded.

Juhtimisfunktsioonid kõigis sama tüüpi organisatsioonides peaks iga funktsiooni dokumendid olema samade tüüpide ja vormide järgi.

Määratlus:dokumentide koostamine optimaalse ühtsuse kompositsiooni ja vormide nimetatakse Ühendaminedokumendid.

Mitte ainult ühendama eraldi dokumendid, aga ka dokumentatsioonisüsteem tervikuna.

Määratlus:unified Dokumentatsioonisüsteem on dokumentatsioonisüsteem loodud Üksikud reeglid ja nõuded, mis sisaldavad teavet, mis on vajalik teatava tegevusvaldkonna juhtimiseks.

Dokumentatsioonisüsteem moodustab erinevaid dokumente. All-Vene klassifikaatoris juhtimisdokumentatsiooni (OKUD), mis on heaks kiidetud 1978. aastal, lisati liikide ja dokumentide vormid, mis on ühendamise objektid ühtsete dokumentatsioonisüsteemide loomise protsessis.

Kõik-Vene klassifikaatoride haldamise dokumentatsioon on osa Unified süsteemi klassifitseerimise ja kodeerimise tehnilise ja majandusliku ja sotsiaalteave ja hõlmab ühtseid dokumente, mis on lubatud kasutada rahvamajanduses.

Kõik-Vene juhtimisdokumentatsiooni klassifikaator on mõeldud selleks, et lahendada järgmised ülesanded:

1) dokumentide registreerimisvormid;

2) siseriikliku majanduse teabevoogude ühtlustamine;

3) kasutatud vormide koguse vähendamine;

4) erand konfidentsiaalsete dokumentide vormide kaebuse kohta;

5) nende registreerimise aluseks olevate dokumentide ühtse vormide raamatupidamise ja süstematiseerimise tagamine;

6) dokumentide sõnastamise kontroll ja juhtimise valdkonnas kasutatava teabe dubleerimise kaotamine;

7) ühtsete vormide kasutamise kontrolli ratsionaalne organisatsioon.

Praegu kuuluvad OKUD järgmised dokumentatsioonisüsteemid:

1) 0200000 organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem;

2) 0300000 Unified Esmane süsteem raamatupidamisdokumentatsioon;

3) 0400000 Unified Dokumentatsioonisüsteem Venemaa Panga;

4) 0500000 ühtne raamatupidamis-, raamatupidamis- ja aruandlusdokumentatsioon avaliku sektori juhtimise;

5) 0600000 statistiliste dokumentide aruandluse ühtne süsteem;

6) 0700000 ettevõtete raamatupidamisdokumentatsioon ja aruandluse ühtne süsteem;

7) 0800000 ühtne kohalik dokumentatsioonisüsteem;

8) 0900000 ühtne dokumentatsioonisüsteem Pensionifond Venemaa Föderatsioon;

9) 1000000 ühtne väliskaubandusdokumentide süsteem;

OKDA klassifikatsiooni objektid - Interdepartmental ja sektoritevahelised unified vormid Venemaa Föderatsiooni osakondade ja ministeeriumide poolt heaks kiidetud dokumendid. Klassifikaator pakub ühtse dokumentatsioonisüsteemidesse kuuluvate dokumentide koodi nimetusi ja ühtse vormide nimesid.

Määratlus:dokumendi ühtne vorm (UFD) on konkreetse dokumendi tüüp, mis sisaldab teksti alalist osa.

Kohustuslikult kinnitatakse kõik-Vene klassifikaatori koodid dokumentide ühtsetes vormingutes. All-Vene klassifikaatori rakendamisega juhtimisdokumentatsiooni ülesannetest lahendati ühtse dokumentide vormide ühemõttelise määramise ülesanded ja selle põhjal nende raamatupidamise ja süstematiseerimise, mis aitas kaasa kogu juhtimisdokumentatsiooni süsteemi lihtsustamisele, väljaarvamisele Dubleerivate dokumentide vormide vormid, mida rakendatakse dokumentide koosseisu optimeerimine.

Kõige massiivse süsteemi dokumentatsiooni kasutatakse riigi ja kohalike omavalitsuste on ühtne süsteem organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni (USDOD).

Organisatsiooniliste ja haldusdokumentide ühtne süsteem on ratsionaalselt organiseeritud kompleks, mis on seotud kõigi organisatsiooniliste ja õiguslike vormide organisatsioonide (edaspidi - organisatsioonid) organisatsioonide taotlemiseks soovitatud ühtsed dokumendid.

Hinni arendamise eesmärk on organisatsioonide organisatsioonilise ja haldustegevuse pakkuvate dokumentide omavahel seotud komplekside loomine. Kasutades UNDOD organisatsioonide tegevuses aitab kaasa juhtimisülesannete operatiivsele lahendusele, tööjõu ja materiaalsete kulude vähenemine dokumentidega töötamiseks, organisatsiooniliste ja haldusdokumentide kvaliteedi parandamisele ning dokumendihalduse vähendamisele.

USDAs sisalduvad ühtsed vormid loovad teksti eeskujuliku struktuuri, asjaomaste organisatsiooniliste ja haldusdokumentide rekvisiidide minimaalne vajalik koostis ning ei ole nende disainilahenduste proovid, kui teised disain on ette nähtud Venemaa Föderatsiooni õigusaktidega .

Organisatsiooniliste ja haldusdokumentide ühtse vormide albumit saab kasutada võrdlusarnatena, et arendada ühendatud dokumentide vormide albumid organisatsioonides ja säilitada neid ajakohastatud riigis, õigeaegselt uute vormide õigeaegse kaasamisega, tühistamise tühistamiseni, rakenduste muutused organisatsiooniliste ja haldusdokumentide ühtne vormid jne.

Assistendi ühtsed vormid süstematiseeritakse järgmised allsüsteemid:

✓ Organisatsiooni loomise dokumentatsioon;

✓ dokumentatsioon organisatsiooni ümberkorraldamise kohta;

✓ Organisatsiooni likvideerimise dokumentatsioon;

✓ Riiklike organisatsioonide erastamise dokumentatsioon;

✓ dokumentatsioon organisatsiooni haldustegevuse kohta;

✓ Organisatsiooni tegevuse organisatsioonilise ja regulatiivse juhtimise dokumentatsioon;

✓ Organisatsiooni tegevuste toimimise teavitamise korra dokumentatsioon;

✓ värbamisdokumentatsioon;

✓ töösuhete muutuste väljastamise dokumentatsioon;

✓ töölt vallandamise dokumentatsioon;

✓ Puhkuspuhkus ja läbivaatamise dokumentatsioon;

✓ dokumentatsioon hüvede väljastamiseks;

✓ projekteerimisdokumentatsioon distsiplinaarkaristused;

✓ Business Reiside dokumentatsioon.

Järgmised klassifikatsiooni tunnused kajastuvad dokumendi ühtse vormi koodi määramisel: esimene ja teine \u200b\u200bmärk (vormid klass) - mis kuuluvad dokumendi ühtsele vormile vastava ühtse dokumentatsiooni süsteemile; Kolmas ja neljas märk (vormide alamklass) - dokumentide mitme vormi ja nende kasutamise keskmes; Viies, kuues ja seitsmes märgid - registreerimisnumber dokumendi ühtne vorm alamklassis; Kaheksas märk on juhtnumber.

OKUDi dokumendi ühtse vormi koodi määramise struktuur:

OKUD-dokumendi ühtse vormi koodi nimetuse näide: 09010046 Hinnanguline avaldus kindlustusmaksete kohta pensionifondis

Dokumentide ühendamine on üks nende standardimise meetodeid.

Standardites juhtimisdokumentatsioon Dokumendi üksikute elementide koostis (detailid), nende asukoha ja määrused on asutatud.

Määratlus:standardiseerimine on tegevus nende vabatahtliku mitmekordse kasutamise eeskirjade ja omaduste kehtestamiseks, mille eesmärk on saavutada tootmise ja toote ringluse ja toodete, teoste või teenuste konkurentsivõime parandamine.

Tulemus ühendamise ja standardimise teoste võib olla standardeid eraldi liigid Dokumendid ja ühtsed dokumentatsioonisüsteemid (näiteks GOST R 6.30-2003. Unified Dokumentatsioonisüsteemid. Ühtne organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded paberitöödele).

ISO rahvusvahelise standardiorganisatsiooni raames teostatakse rahvusvaheline koostöö standardimise valdkonnas dokumentatsiooni valdkonnas. ISO standardid tuvastatud:

✓ paberiformaadid dokumentide ja nende suuruse väljendamise meetodite jaoks (ISO 216: 1975, ISO 353: 1975);

✓ dokumentide salvestamise kaustade mõõtmed (ISO 623: 1974);

✓ Arktika intervallid ja täht pigi (ISO 4882: 1979);

✓ proovi vorm ja ehitusvõrk tühikute ja dokumentide vormide loomiseks (ISO 3535: 1977);

✓ põhinõuded dokumentide vormide jaoks (ISO 8439: 1990);

✓ kaubandusdokumentide paigutuse põhimõtted (ISO 6422: 1985);

✓ Dokumentide saatmise ümberehitusvormingud, postialade aadressi kirjutamise kord (ISO 11180: 1993);

✓ dokumentide ja kellaaja jaama eeskirjad dokumentides (ISO 8601: 2000);

✓ tellida asukoht kauplemisdokumentides (ISO 8440: 1986).

2001. aastal vastu esimesed standardid uue seeria "Teave ja dokumentatsiooni võeti vastu. Dokumendihaldus "(ISO 15489-1: 2001, ISO 15489-2: 2001), mis määravad kontori töösüsteemide nõuded. 2007. aastal GOST ISO R 15489-1: 2007 "Standardite süsteem vastavalt teabele, raamatukogule ja kirjastamisele. Dokumendihaldus. Üldnõuded ". Tuleb meeles pidada, et teise riigi rahvusvahelise standardi või standardi kohaldamine viiakse läbi Venemaa Föderatsioonis selle sisu täieliku või osalise lisamisega siseriikliku standardimise regulatiivdokumendis. Käesolev standard sisaldab organisatsioonide organisatsioonide vastutuse, poliitikate, menetluste, süsteemide ja protsesside sätteid, mis on seotud dokumentide haldamise suunistega kvaliteedijuhtimise ja juhtimisprotsesside raames. keskkonna Vastavalt rahvusvahelistele standarditele ISO 9001 ja ISO 14001 juhised dokumendihaldussüsteemide projekteerimiseks ja rakendamiseks.

Määratlus:dokument on kinnitatud materjali kandja identifitseeritava teabe põhjal, mis on loodud, mis on loodud ja hooldanud organisatsiooni või üksikisiku tõendiks õiguslike kohustuste või tegevuse kinnitamisel.

Kõik riigi ja munitsipaalorganite dokumentide haldamise protsessis ringlevad dokumendid võivad liigitada vastavalt erinevatele omadustele.

1. Dokumentide dokumentatsiooni kohaselt saab dokumente kirjutada kirjalikult, tekstivõimu, käsitsi kirjutatud, masina kirjutamise, elektroonilise, visuaalse, foto, fono, filmide dokumentide, masina meediadokumentide dokumente.

Kirjalik dokument- Tekstidokument, mille teave määratakse kindlaks mis tahes tähega.

Tekstisõnumiskirja- dokument, mis sisaldab kõneteavet mis tahes tüüpi kirjutamis- või salvestussüsteemiga.

Käsitsi kirjutatud dokument- kirjalik dokument, mille loomisel, mille kirju rakendatakse käsitsi.

Kirjutusdokument- kirjalik dokument, mille loomisel, kelle märke tähed rakendatakse tehniliste vahenditega.

Elektrooniline dokument- Loodud ja loetavad arvuti seadmetega.

Pildi dokument- dokument, mis sisaldab mis tahes objekti pildi väljendatud teavet.

Fotodokument- fotograafiliselt loodud pildi dokument.

Fonokment- dokument, mis sisaldab mis tahes salvestussüsteemiga salvestatud audio teavet.

Kinodocumen.- filiaal- või audiovisuaalse dokumendi loodud kinematoorne meetod.

Masina masina dokumendi- Dokument, mis on loodud meedia ja salvestusmeetodite abil, mis tagavad selle teabe töötlemise elektrooniliselt arvutusmasina töötlemise.

2. Juhtimisobjekti puhul klassifitseeritakse dokumendid:

✓ sissetuleva (organisatsioonis registreerunud);

✓ Väljumine (organisatsiooni saadetud);

✓ Sisemine (loodud selles organisatsioonis ja mittepiirangutes).

3. Dokumendis mõjutatud küsimuste arvu kohaselt liigitatakse need:

✓ Lihtne;

✓ Kompleks.

Lihtsad dokumendid sisaldavad ühe küsimuse esitamist. Keerulised dokumendid sisaldavad mõningaid küsimusi, võivad nad puudutada mitmeid ametnikud, Konstruktsioonide osakonnad, institutsioonid.

4. Juurdepääsu piiramiseks klassifitseeritakse dokumendid:

✓ Secal;

✓ ametlikuks kasutamiseks;

✓ konkurentsivõimeline (lihtne).

Kaitstud teabe sisaldavad dokumendid liigitatakse. Sõltuvalt tähtsusest jagatakse sellist teavet erilise tähtsusega ja täiesti salajase (riigisaladuse), salajase ( teenuse saladus) Ja märgitud vastavalt Griffs "eriline tähtsus", "täiesti salajane" ja "salaja".

Non-intressiteabe sisaldava ametliku kasutuse dokumente saab kasutada selle institutsiooni töötajad. Sellised dokumendid on tähistatud vorme "ametlikuks kasutamiseks".

5. Vastavalt teksti esitamise meetodile klassifitseeritakse dokumendid:

✓ individuaalsel;

✓ šabloon;

✓ tüüpiline;

✓ proov;

✓ Unified küsimustikud ja tabelid.

Individuaalsed kinnipidamiskohad on spetsiifilised, ühekordse dokumendi olemus.

Stencil-dokumentides esitatakse teave teksti kujul koos ruumidega, mis on mõeldud nende täitmiseks sõltuvalt konkreetsest olukorrast. Ekraani tekstide näited: personaliosakonna viite vormid, reisitõendid.

Tüüpilised dokumendid, mis arvutatakse homogeensete protsesside ja nähtuste esitamisel: tüüpiline tehnoloogiline protsess, Tüüpilised sise-eeskirjad jne

Ligikaudset kasutatakse dokumentide koostamiseks ja projekteerimiseks analoogia alusel (organisatsiooni äritegevuse ligikaudne nomenklatuur).

Küsimustik - ühtse teksti esindamise meetod, kus alaline teave asub dokumendi vasakul küljel ja muutuja esitatakse dokumendile dokumendi parempoolsesse osa koostamisel.

Tabelis on dokument, milles alaline teave paigutatakse graafiku pealkirjadesse ja ridade rubriikidele ja muutujale vastava graafiku ja ridade ristmikus. Tabeli kujul esitatud tekstis on suur teabekonteiner, võimaldab teil rangelt klassifitseerida ja kergesti kokku võtta sarnaseid andmeid. Tabelis vormis, personali ajakava, puhkuse ajakava ja muud dokumendid koostatakse.

6. Säilitamise ajal jagatakse dokumendid:

✓ Dokumentide jaoks alaline periood ladustamine;

✓ ajutine (üle 10 aasta) säilitamisperiood;

✓ ajutine (kuni 10-aastane) ladustamise periood.

Samuti on vaja teada, et dokumendid on jagatud liikideks ja sortideks. Näiteks dokumendi tüüp on seadus, sordi - dokumentide hävitamise toiming, mahakandmise akt materjali väärtused jne.

Liikide ja valvudokumentide sordiga võib leida tüüpiliste dokumentide ja tüüpiliste dokumentide sortide spetsifikatsioonist arhiivdokumendidriigiasutuste, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide tegevuses, mis näitab ladustamise ajastamist.

1.2. Riigi dokumentatsiooni tugisüsteem

Office töö rakendab teatavaid eeskirju töö ettevalmistamiseks, projekteerimiseks ja korraldamiseks dokumentidega. Vaja tuua tasemele Üldnorm Rivaalivormid ja ametliku teabe töötlemise meetodid testiti ja õigustati praktikas, aitas kaasa ühtse süsteemi loomisele Venemaa Föderatsiooni juhtimistegevuse dokumenteerimise ja dokumentidega töökorra korraldamise korraldamine.

1959. aasta detsembris aktsepteeris NSV Liidu ministrite nõukogu erilist otsust juhtimiskeskuse tegevuse parandamise kohta, kus muu hulgas tööjõu tootlikkuse parandamise meetmete hulgas on ette nähtud selle mehhaniseerimisel põhineva ühtse riigi omandis oleva deparoprome süsteemi väljatöötamiseks. .

1973. aastal töötati välja ühtse riigi kontoritöö (ECCD) ühtne riiklik süsteem.

Süsteem kinnitati Riigikomitee. NSV teadus ja tehnoloogia, seega ei olnud kasutamiseks ametlikult õiguslikult siduv. Sellegipoolest põhinesid mitmed selle osad eelnevalt avaldatud riigi standarditel organisatsiooniliste ja haldusdokumentide registreerimiseks. Seega reguleeriti HRC-sse kuuluvate haldustegevuste dokumenteerimise nõudeid.

ICCD loomise etapis töötati välja meetod ja ühtsed töövoogude toimingud, mis on seotud dokumentide ladustamisega kontoritöös, juhtumite moodustamisel, dokumentide väärtuse teadmistest, dokumentide koostamist arhiivile üleandmiseks.

1980. aastatel koostati HRC-de teine \u200b\u200bväljaanne, mida nimetatakse dokumentaalse toetuse juhtimise ühtseks riiklikuks süsteemiks (HSDOU). Selle esinemise põhjus oli kiire areng arvutitehnoloogia Ja nende kasutamine töötamiseks koos dokumentidega, mis põhjustasid olulisi muudatusi traditsioonilistes dokumentides töötlemise tehnoloogiates. Seega on HSSDOU dokument, mis arendab, täiendab ja selgitab HPSD nõudeid muutuste tõttu, mida kontoritöö on selleks ajaks läbinud.

1991. aastal töötati välja riikliku dokumentatsiooni juhtimise süsteem (GESOU), mis töötati praegusele.

Riigisüsteem dokumentaalfilmi toetamise juhtimise kehtestab ühtsed nõuded töö korraldamiseks dokumentidega (sealhulgas need, mis on loodud arvutivahetusega) valitsusasutuste, kohtute, prokuröride, vahekohtumenetluse, ettevõtete, institutsioonide ja avalike organisatsioonide ja on soovituslik.

GHSDOU peamised eesmärgid hõlmavad järgmist:

✓ töö parandamise juhtimise aparatuuri;

✓ dokumendihalduse lihtsustamine ja dokumentide kvaliteedi parandamine;

✓ dokumentide arvu vähendamine;

✓ teabe ja otsingumootorite loomine;

✓ Tingimuste loomine kaasaegsete tehnoloogiate kasutamise tingimused teabe kogumiseks, salvestamiseks ja töötlemiseks.

GSDOUde sätete põhjal, kontori töö juhised, meetodid, soovitused erinevad aspektid Kontoritöö.

Valitsuse juhtimisdokumentatsiooni süsteem sisaldab mitmeid sektsioone.

Jaotise "Haldustegevuse dokumentatsioon" määratleb haldusdokumentide koosseisu, peamised juhised ja dokumentide ühendamise ja standardimise läbiviimise kord, haldusdokumentide üksikasjad, sealhulgas arvuti loetavad dokumendid, samuti Üldnõuded teksti tekstide koostamiseks. See osa on praegu aegunud seoses dokumentide ettevalmistamise ja kavandamise eeskirjade uute nõuetega.

GSDO muud osad, hoolimata asjaolust, et nad vajavad läbivaatamist, on kahtlemata huvi kontoritöö sõnastamise vastu konkreetses organisatsioonis.

Organisatsiooni "Organisatsiooni dokumendiorganisatsiooni" jaotises sätestatakse põhimõtted ja menetlused korraldamise korraldamine institutsiooni juhtimise institutsiooni, ehitades teavet ja otsingumootor dokumentide asutuse, jälgides dokumentide täitmist ja koostada dokumendid üleandmiseks osakondade arhiiviks .

Lisaks on GSDOS eraldatud eraldi alajao soovitusi loomise ja kasutamise teabe otsing süsteemi (IPS) vastavalt dokumentide ettevõtte. See osa arutatakse IPSi loomise eeskirju tingimustes ja traditsioonilistes ja automatiseeritud süsteemides. Määratakse IPA koostis. See sisaldab registreerimist, dokumentide indekseerimist, nende operatiivsalvestust, teabe- ja otsingurõhte (käsitsi faile, masinartide massiivid). See tähendab, et dokumentide raamatupidamise, süstematiseerimise ja säilitamise nõuded põhinevad ühe IPA kasutamisel, mis on ühilduvad informatsiooni massiivid. Sellise ühilduvuse saavutamiseks pakutakse ettevõttes välja töötatud klassifikatsioonid (näiteks juhtumite nomenklatuur, vastavad klassifikaatorid, struktuuriüksuste klassifikaator (tegevusalade), dokumendi tüüpide klassifikaator).

GSDOU kolmandas osas, kontoritöö mehhaniseerimise ja automatiseerimise küsimused, iseärasused töötavad dokumendid automatiseeritud süsteemid Kontroll.

Neljandas osas on kontori tööteenuse mõiste, selle peamised ülesanded, funktsioonid, õigusi. GSDOU näeb ette mitmete tüüpiliste töövoode loomise sõltuvalt organisatsiooni või ettevõtte kategooriast: ärijuhtimine; Büroo; Ühine osakond; peasekretär

Taotlused GSDOUle sisaldab ligikaudset seisukohta juhtimise dokumentatsiooni toetuse juhtimise kohta (Dou Service). Ta soovitas seda tüüpilised valikud tema organisatsioonilised struktuurid Sõltuvalt organisatsiooni tüübist ja sõnastas ka selle eesmärgid, ülesanded ja funktsioonid.

Taotlused GSDOU hõlmab ka:

1) ligikaudne nimekiri heakskiidu all olevad dokumendid;

2) templi paigutamise dokumentide eeskujulik nimekiri;

3) registreerimis- ja kontrollivormide üksikasjade täitmise reeglid (RKF);

4) nomenklatuuri vormid;

5) dokumentide tüüpiliste dokumentide loetelu;

6) konstantse ja ajutise (üle 10-aastase) ladustamise ajal.

1993. aastal välja töötatud Riigikoodeksi riigikoodeksi sätted Venemaa Föderatsiooni ministeeriumide ja osakondade tollijuhtimise näidisjuhistes (2005) ja seejärel büroo töö eeskirjades föderaalse täitevorganites (2009).

1.3. Office'i töö valdkonna seadusandlikud ja regulatiivsed ja metoodilised toimingud

Iga organisatsiooni tegevus põhineb õigusloomeõiguste reeglitel, mis hõlmavad dokumenteeritud teabega tööd.

Kontoritöö reguleeriv raamistik on seadused, regulatiivsed dokumendid, mis aitavad luua töötlemisdokumentide tehnoloogiat, nende ladustamist, riigiasutuse töös kasutamist.

Vene Föderatsiooni valitsus vastutavad Föderaalse täitevorganite korralduste korraldamise eest täitevasutuste toetuse korraldamise eest, arendades asjakohaseid regulatiivseid õigusakte.

Pea meeles!Üldised metoodilised juhised arhiivitegevuse valdkonnas Venemaal teostavad föderaalse arhiivi agentuur (Rosarkhiv), mis on allutatud Venemaa Föderatsiooni presidendile. Selle valdkonna juhtiv teaduslik organisatsioon on kõik-Vene uurimisinstituut Dock Mentongi ja I ning arhiivitegevuse (VNIIDAD).

Kontoritöö regulatiivset ja metoodilist andmebaasi saab jagada mitmetesse dokumentidesse. Esimene hõlmab föderaalseid reguleerivaid õigusakte, mis ei ole otsesed meetmed, ühele astmele või muule, mis mõjutavad juhtimistegevuse korraldamise ja tehnoloogilise dokumentatsiooni küsimusi ning dokumentidega töökorraldust. Nende hulgas võib nimetada Tsiviilkoodeks, Koodi ob. haldusõiguserikkumised, Töökoodeks (Tk rf).

Office'i töö jaoks on föderaalseaduse osa "teabe, infotehnoloogiate ja teabekaitse kohta" väga oluline, \\ t Õigusrežiim Dokumenteerimine teavet. Seaduse järgi on dokumendi dokumentatsioon kohustuslik seisund Lisage see infovahetustesse. Seadus kehtestab teabe dokumenteerimise korra ja kutsub riigiasutusi, kes on kohustatud selle menetluse tagama. Seaduse kohaselt see ülesanne Ta on usaldatud riigiasutused, kes vastutavad bürootöö korraldamise eest, dokumentide standardimise, Vene Föderatsiooni ohutus.

Venemaa Föderatsiooni kriminaalkoodeksi artikli 327 artikkel 327 "Fake, tootmine või müük võltsitud dokumendid, riigi auhinnad, templid, tihendid, vormid "näeb ette karistuse sellise aktiivsuse tüübi eest. Pange tähele, et see võlts peaks olema eesmärgiks - anda õigusi või vaba vastutuseta.

Teine oluline artikkel dokumentidega töötavate spetsialistide jaoks on kunst. 292 Kriminaalkoodeks Vene Föderatsiooni. See artikkel käsitleb kasutusiga, mis on määratletud kui "ametniku tutvustamine, samuti kohaliku omavalitsuse asutuse ametnikud või töötajad, kes ei ole ametnik ametlikud dokumendid ilmselt valeandmed, samuti sisenevad kindlaksmääratud dokumendid parandusdokumentidesse, mis moonutavad nende tegelikku sisu, kui need toimingud on valmistatud palgasõduritest või muudest isiklikest huvidest. "

Venemaa Föderatsiooni maksuseadustiku artikkel 24 sätestab, et maksuhaldurid peavad tagama maksude arvutamiseks, hoidmiseks ja ülekandmiseks vajalike dokumentide ohutuse neli aastat ja vastavalt artiklile 2. 13.25 Codex Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste, mittetäitmise piiratud vastutusega äriühingu vastutus dokumentide ladustamise, mis on ette nähtud seadusega piiratud vastutuse ühiskondade ja vastu kooskõlas IT-määruse reguleerivate Õigusaktid ja mille ladustamine on kohustuslik, samuti rikkumine installitud tellimus ja selliste dokumentide salvestamise ajastus toob kaasa ülekatte haldusreis ametnikele summas 2,5 kuni 5 tuhat rubla; Juriidilistel isikutel - 200 tuhat kuni 300 tuhat rubla.

Teine reguleerivate õigusaktide rühm - osakonna õigusaktid bürootööd, millel on interdepartmental iseloomu. Nende hulka kuuluvad: dokumentatsiooni toetamise juhtimise riiklik süsteem (M., 1991); Arengueskirjad föderaalse täitevorganites (2009); Riiklikud standardid dokumentatsiooni, näiteks GOST 6.30-2003 "ühtne dokumentatsioonisüsteem. Organisatsiooniliste ja haldusdokumentide ühtne süsteem. Nõuded paberitöödele "); Kõik-Venemaa klassifikaatorid tehnilise ja majandusliku ja sotsiaalse teabe, samuti mitmeid regulatiivseid õigusakte tööministeeriumi Venemaa, Riigistatistika komitee Venemaa, Rosarhiva jne

Kolmas reguleerivate õigusaktide rühm on Venemaa Föderatsiooni põhiteadete ja konkreetsete organisatsioonide juhiste teemade haldusasutustele mitmesugused standard- ja eeskujulikud juhised, näiteks konkreetsete organisatsioonide juhised

Smolensk (heaks kiitnud Smolensk'i haldamise järjekorras alates 02/15/2013 nr 82-P / ADM).

Riigi määrus Kontoritöö annab föderaalse arhiiviagentuuri, mis toimub sektoritevaheliste organisatsiooniliste ja metoodiliste juhtimise ja dokumentide korraldamise kontrollis föderaalvalitsusasutuste kontoritöös, koordineerib ametliku töösüsteemi arendamist ja Unified Dokumentatsioonisüsteemid.

Komitee Vene Föderatsiooni standardimise, metroloogia ja sertifitseerimise (GoSstandart) teostab riigi standardimise juhtimise Vene Föderatsioonis, sealhulgas töö ühendamise ja standardimise dokumentide ja dokumentatsiooni süsteemide, arendamise, rakendamise ja hoolduse kõik-vene klassifikaatorite teostatavuse ja sotsiaalse teabe kohta.

Vene Föderatsiooni valitsus vastutavad Föderaalse täitevorganite korralduste korraldamise eest täitevasutuste toetuse korraldamise eest, arendades asjakohaseid regulatiivseid õigusakte.

Riigi ja kohalike omavalitsuste, erinevate seaduste rakendatakse reguleerimise büroo töö:

✓ Föderaalne seadus 27. juuli 2004 nr 79-FZ (ED. Detsember 31. detsember 2014) "riigi kohta tsiviilteenistus Venemaa Föderatsioon";

✓ Federal seadus 02.03.2007 nr 25-FZ (ED. Alates 03/30/2015) "kohaliku omavalitsuse teenuse Vene Föderatsiooni";

✓ Föderaalne seadus 27. juuli 2010 nr 210-FZ "riigi ja munitsipaalteenuste osutamise korraldamisel";

✓ Federal Seadus 02.05.2006 nr 59-FZ "Vene Föderatsiooni kodanike kaebuste kaalumise menetluse kohta";

✓ Federal Seadus 27.05.2003 nr 58-FZ "süsteemi kohta avalik-õiguslik teenus Venemaa Föderatsioon";

✓ Federal seadus 02.10.2007 nr 229-FZ (ED. 12/06/2011) " täidesaatva töö»;

✓ Föderaalne seadus "Kohustuslik dokumentide koopia" 29. detsember 1994 nr 77-FZ.

EeskirjadVene Föderatsiooni valitsuse otsuste vormis välja antud regulatiivse iseloomuga ja on täitmiseks kohustuslikud. Toimingud operatiivsed ja muud praegused küsimused, mis ei ole Venemaa Föderatsiooni valitsuse korralduste vormis regulatiivsed. Eeskirjad Federal täitevorganid väljastatakse Venemaa Föderatsiooni presidendi presidendi, Venemaa Föderatsiooni presidendi juhatuse ja korralduste alusel ja vastavalt Venemaa Föderatsiooni korraldustele ning Föderaalse täitevorganite algatusel nende pädevused.

Reguleerivate õigusaktide riiklikku registreerimist teostab Venemaa Föderatsiooni Justiitsministeerium, mis viib Riiklik register Föderaalse täitevorganite regulatiivsed õigusaktid. Federal Executive asutused võivad saata regulatiivseid õigusakte täita riigi registreeriminealles pärast registreerimist ja ametlikku avaldamist.

Kaaluge mõningaid föderaalse täitevorganite toiminguid, mis mõjutavad täielikult dokumente täielikult või osaliselt küsimusi ja mõjutada bürootöö korraldamist, tööjõu tööjõu töö ametijuhtimise teenust täitevasutustega.

Vene Föderatsiooni valitsuse määrus 06/15/2009 nr 477 "Bederaalse täitevasutuste ametiasutuste heakskiitmise kohta toimetuse ametiasutustes". Vene Föderatsiooni valitsuse otsused 26. aprill 2016 N 356. Valitsuse dekreedi heaks kiitnud eeskirjad sisaldavad haldusdokumentide üksikasjade koosseisu, kuid need ei kajasta kontori-töö tehnoloogia küsimusi. Dokumendis on ette nähtud Federal Executive Office'i juhtimisteenuste jaoks, spetsialistide spetsialistid dokumentatsiooni juhtimise juhtimise valdkonnas, mis tegeleb ametiasutuste reguleerivate dokumentide väljatöötamisega föderaalse täitevorganites.

Rosarhiva järjestus 23. detsember 2009 nr 76 "Tüübikindude heakskiitmise suuniste heakskiitmise kohta büroo töö juhiste väljatöötamiseks föderaalse täitevorganites". Suunised Disainitud bürootööteenuste föderaalse täitevorganite spetsialistid valdkonnas dokumentatsiooni haldamise juhtimise tegeleb arengu reguleerivad dokumendid büroo töö.

Vene Föderatsiooni valitsuse dekreet 27. detsember 1995 nr 1268 (Ed. 14. detsember 2006) "Tühjendamise ja vormide valmistamise, kasutamise, ladustamise ja hävitamise lihtsustamise lihtsustamine Riigikava reprodutseerimisega Venemaa Föderatsioon". Tellimus kehtestati dokumentide, nende kuju, suuruste ja detailide tihendite ja templite kasutamise korra.

Vene Föderatsiooni valitsuse määrus 13. augustil 1997 nr 1009 "Föderaalse täitevorganite regulatiivsete õigusaktide ja nende riigi registreerimise eeskirjade heakskiitmise kohta, föderaalse reguleerivate ja õigusaktide koosseisu Täitevasutused, nende ettevalmistamise ja avaldamise kord on sätestatud.

Vene Föderatsiooni valitsuse määrus 04/15/2005 nr 222 (Ed.11. jaanuar 2012) "Telegraphi sideteenuste osutamise eeskirjade heakskiitmise kohta" määratleb registreerimismenetluse erinevad liigid Telegrammid.

Vene Föderatsiooni valitsuse dekreet 15. aprill 2005 nr 221 "postikommunikatsiooniteenuste osutamise eeskirjade heakskiitmise kohta", eelkõige postiasutuste aadressi kirjutamise eeskirjad.

Juhtide, spetsialistide ja teiste töötajate kvalifikatsioonikataloog (heaks kiitnud Venemaa tööministeeriumi resolutsioonis 21.08.1998 nr 37). Kataloog on regulatiivne dokument. Kvalifitseeruvate omaduste põhjal töötatakse välja ametlikud juhised konkreetsete töötajate jaoks ja toodetud ka sissekanded tööraamatud töötaja ametikoha nime kohta.

Venemaa tööministeeriumi resolutsioon 26. märtsil 2002 nr 23 "Dokumentide toetamise ajastandardite heakskiitmise kohta juhtimisstruktuurid Federal Executive asutused. "

Vene Föderatsiooni valitsuse dekreet 04.09.1995 nr 870 "eeskirjade heakskiitmise kohta teabe määramise eeskirjade kinnitamise kohta, mis moodustab riigi salajase salajase salajase salajase taseme." Eeskirjad töötatakse välja vastavalt Venemaa Föderatsiooni seadusele 21. juuli 1993 nr 5485-1 " riigisaladus"Ja nad on kohustuslikud riigi ametiasutuste täitmiseks, kelle juhid on asutusega varustatud riigisaladusele teabe omistamiseks, klassifitseeritava teabe üksikasjaliku loetelu väljatöötamisel, samuti teiste riigiasutuste, kohalike omavalitsuste, ettevõtete, ettevõtete; Institutsioonid ja organisatsioonid ettepanekute koostamisel teabe loetellu kandmise kohta, mille omanikud nad on.

RSFSRi valitsuse resolutsioon 05.12.1991 nr 35 "kohta teabe loetelu, mis ei saa olla ärisaladuse" (muudetud 03.10.2002). Käesoleva resolutsiooni rakendamist ei kohaldata vastavalt teabele omistatava teabe suhtes rahvusvahelised lepingud ärisaladusele, samuti teavet ettevõtte tegevuse kohta, mis vastavalt kehtivad õigusaktid Moodustavad riigisaladuse.

30. augusti 30. augusti 30. augusti nr 123 pensionifondi juhatuse resolutsioon "Konfidentsiaalse teabe loetelu heakskiitmise kohta". Näiteks vastavalt nimekirjale konfidentsiaalne teave Investeerimismaksete maksjate andmebaasides sisalduv teave on seotud.

Arhiiviüksuse korraldamise reguleerivad dokumendid sisaldavad järgmist.

Venemaa Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi määrus 31. märtsil, 2015 nr 526 "Vene Föderatsiooni ja muude arhiivfondide arhiivfondi dokumentide ladustamise, omandamise, raamatupidamise ja kasutamise korraldamise eeskirjade heakskiitmise kohta riigis Ametiasutused, kohalikud omavalitsused ja organisatsioonid "(edaspidi" eeskirjad). Reeglid on regulatiivne ja metoodiline dokument. Reeglid põhinevad praegusel Õiguslik alus Informatsiooni valdkonnas dokumentatsiooni juhtimise ja arhiiviüksuse kogemus kodumaise arhiivitegevuse sünteesitakse, võetakse arvesse kaasaegseid saavutusi rakenduste tehniliste vahendite ja infotehnoloogiate rakendamisel dokumentidega. Neid eeskirju kohaldatakse riigiorganisatsioonide arhiivi, samuti kõigi valitsusväliste organisatsioonide suhtes, kes tagavad Venemaa Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide tagamise, kirjelduse, raamatupidamise ja kasutamisega, viidatud riigiomandisse.

Reeglid ei kehti dokumentide suhtes, töötavad tööd, millega reguleerib Venemaa Föderatsiooni seadusega 21. juuli 1993 nr 5485-1 "Riigisaladuse" ja Venemaa Föderatsiooni presidendi dekreediga 30.11.1995 nr. 1203 "riigisaladusega seotud teabe loetelu heakskiitmise kohta." Riigiorganisatsioonidei ole seotud omandamise allikate koosseisuga riigi arhiiv, sama hästi kui valitsusvälised organisatsioonid Nendest eeskirjadest saab juhtida nende arhiivide korraldamisel ja tagamisel. Reeglite lisad on ühtsed dokumendid, mis annavad arhiivi töö: juhtumite nomenklatuur, inventuur, sisemine OPI-de, dokumentide jaotamise seaduse, juhtumite tunnistaja dokumentide jaotamise seaduse kohta \\ t Juhtum jne.

Ligikaudne arhiiviasend riigiasutusOrganisatsioonid, ettevõtted (heaks kiidetud riigi arhiivi 18.08.1992 nr 176 korraldusega) on aluseks arhiivi kui riigi ja valitsusväliste ettevõtluse sätete väljatöötamise aluseks.

Ligikaudne seisukoht püsivalt ekspertide komisjon Institutsioonid, organisatsioonid, Ettevõtted (kinnitatud Rosarhiva järjestusega 19.01.1995 nr 2) määrab juriidilised riigid ja ekspertide komisjoni ülesanded, töö korra ja CEEPEPE suhte suhe.

Ligikaudne säte Kesk-ekspertkomisjoni ministeeriumi (büroo) Vene Föderatsiooni (Kinnitatud Rosarhiva järjekorras 17. märts 1998 nr 19) sisaldab eeskujulikke õigusi ja funktsioone Keskperspektsioone, menetluse selle eesmärgil Kompositsiooni, tegevusi saab rakendada valimina, et luua ekspertide ekspertide ekspertide organisatsioon.

Dokumentide ladustusaeg määratakse kindlaks vastavalt Venemaa Föderatsiooni nr 558 kultuuriministeeriumi korrale "haldamise arhiivdokumentide loetelu heakskiitmise kohta, mis on moodustatud riigiasutuste, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide protsessis, mis näitab Hoiustamise aeg. "

Samuti võib kasutada dokumentide säilitamise aja määramiseks organisatsioonide teadus- ja tehnika- ja tööstustegevuses tekkivate tüüpiliste arhiivide dokumentide loetelu, mis näitab, mis on kinnitatud 31. juulini Kultuuriministeeriumi Kultuuriministeeriumi korraldus , 2007 nr 1182 (ED. 04.28.2011).

Seoses infotehnoloogiate väljatöötamisega võeti vastu mitmed bürootöö ja arhiivitegevuse automaatika mõjutavad dokumendid. Niisiis, 2013. aastal on kõik-Vene dokumentatsiooni- ja arhiivitegevuse uurimisinstituudis välja töötanud soovitused elektrooniliste arhiivide dokumentide omandamise, raamatupidamise ja säilitamise kohta organisatsioonide arhiivides ja soovitustes töölevõtmise, raamatupidamise ja korralduse kohta Elektrooniliste arhiivide dokumentide säilitamine riigis ja munitsipaalarhiivides. Neid dokumente saab rakendada elektrooniliste dokumentide arhiivitaotluse korraldamisel organisatsioonides.

Venemaa Föderatsiooni president kiitis heaks Venemaa Föderatsiooni infoühiskonna arendamise strateegia 07.02.2008. PR-212.

See strateegia on dokument, mis sisaldab eesmärki, põhimõtteid ja põhisuuniseid. avalik poliitika Info- jae, teaduse, hariduse ja kultuuri kasutamise ja arendamise valdkonnas, et edendada riiki infoühiskonnale.

Üks peamisi rakendamise valdkondades infoühiskonna arengu strateegia Vene Föderatsioonis on suurendada tõhusust avaliku halduse ja kohaliku omavalitsuse, suhtlemise kodanikuühiskonna ja äri riigiasutustega, kvaliteedi ja tõhususe kohta Avalikud teenused, sealhulgas e-valitsuse loomise kaudu. E-valitsuse moodustamine Vene Föderatsioonis võeti võimalikuks tänu info- ja kommunikatsioonitehnoloogia laialdasele levitamisele sotsiaalmajanduslikule valdkonnale ja valitsusasutustele.

2010. aastal kohaldatakse standardi organisatsioonide korraldamine organisatsioonide vahel: GOST R 53898-2010 "Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid. Dokumentide juhtimissüsteemide koostoime. E-posti nõuded. Standard kehtestab elektroonilise sõnumi vormi, koostise ja sisu, pakkudes dokumentide juhtimissüsteemide teabevahetust.

Aastal 2010 valitsus Vene Föderatsiooni Vene Föderatsiooni "Infoühiskonna (2011-2020)" heaks nr 1815-lk.

Eesmärk riigi programm "Infoühiskond (2011-2020) on teabe- ja tkasutamise eelised kodanike ja organisatsioonide eelised, tagades võrdse juurdepääsu teabevahendidDigitaalse infosisu arendamine, uuenduslike tehnoloogiate kasutamine, radikaalne suurenemine avaliku halduse tõhususe suurendamine infoühiskonna turvalisuse tagamisel.

Aastatel 2010-2012 võeti vastu mitmeid regulatiivseid õigusakte, mis automatiseerivad tööd dokumentidega interdepartmental tasemel. Niisiis rakendatakse programmi "elektroonilise valitsuse" programmi edukalt edukalt rakendatud. E-valitsuse loomine hõlmab riikliku avaliku halduse süsteemi ehitamist, mis rakendab täieliku dokumentide ja töötlemisprotsesside haldamisega seotud ülesannete lahendamist.

Määratlus:Elektrooniline valitsus on avaliku halduse elektroonilise dokumendihalduse süsteem, mis põhineb kogu riigis kogu riigis kogu riigi koguväärsuse automaatika ja avaliku halduse tõhususe märkimisväärse suurenemise eesmärkide saavutamise ja sotsiaalse suhtluse kulude vähendamise eesmärgid iga ühiskonna liige.

2018. aastaks, vastavalt Venemaa Föderatsiooni presidendi dekreedile 07.05.2012 nr 601 "valitsussüsteemi parandamise peamiste suundade kohta" 70% kõigist avaliku teenistusest peaks olema elektrooniliselt.

Määratlus:riigi teenistus - täitevvõimu tegevus, mis pakub riigiteenistust, väljendades meetmeid ja (või) otsuste tegemist, millega kaasneb õigussuhete või esinemise tekkimise, muutmise või lõpetamise dokumenteeritud teave (dokument) seoses kodaniku või organisatsiooni kaebusega, et rakendada oma õigusi, \\ t õigustatud huvid Reguleerivate õigusaktidega määratud kohustuste täitmine.

Seega areneb reguleeriv raamistik praegu elektroonilise dokumendihalduse reguleerimise suunas.

Kontrolli küsimused

1. Mis vahe mõistete "dokumendi" ja "Teave» ?

2. Millised ühtsed dokumentatsioonisüsteemid tegutsevad Venemaa Föderatsiooni territooriumil?

3. Milline asutus reguleerib büroo töö paigutamist föderaalse täitevorganites?

4. Millised eeskirjad reguleerivad Federal Executive Office'i töökorraldust?

5. Nimetage dokumentide haldamise riikliku süsteemi arendamise peamised eesmärgid ja ülesanded.

Praktilised ülesanded

1. Võrdle "Office'i töö kontseptsioone» ja dokumentide haldamine ". Leia sarnasusi ja erinevusi.

2. Võrdle omavalitsuste asutuste ja föderaalse täitevorganite loomise ja funktsioonide peamisi eesmärke.

* * *

LED raamatu välisfragment Kontoritöö põhitõed riigi ja kohaliku omavalitsuse kontoris (L. A. DORONINA, 2018) Meie raamatupartner on antud -