Dokumentide ja teabevahetuse töö registreerimine. Dokumentidega töökorraldus

Dow organisatsiooni teenus peab olema valmis kiiresti reageerima mis tahes küsimusele mis tahes küsimusele esitatud dokumentides, mis toimuvad (juhtus) dokumendiga organisatsioonis.

Selleks, et pakkuda kiiret otsida teavet, väljastades dokumentide sertifikaadi, organisatsioonid luua erinevaid teabe- ja võrdlussüsteeme. Teabe- ja võrdlussüsteemi ehitamise alus on dokumentide raamatupidamise ja registreerimise läbiviimine. Teabe- viide Korraldatud reeglina samas vormis kui registreerimine. Kui dokumentide registreerimine viidi läbi RSC ja registreerimisfailide abil, korraldatakse viitekaartide abil teabe ja viide töö. Võrdluskaartide arv, nende kujunemisel kasutatavad märgid sõltuvad paljudest teguritest: dokumendihalduse maht, organisatsiooni tegevuse teema ja vastavalt vastuvõtva sertifikaatide laad, alluvate organisatsioonide võrgustiku kättesaadavus või alaline Vastavaid korrespondente viitekaartide ja teiste organisatsioonide poolt, mis on ehitatud järgmistele märkidele:

· vastavalt korrespondent - rubriigid on konstantsete korrespondentide nimed;
· geograafiline - rubriigid on piirkonna nimed, linn, välja jne.;
· küsimuses (Temaatiline, tööstus- ja tööstusharu) - rubriigid on selle organisatsiooni tegevuse juhtimisfunktsioonide ja valdkondade nimed (küsimused) nimed;
· struktuuri järgi - rubriigid on organisatsiooni konstruktsioonide nimed;
· nominaalse - rubriigid on dokumentide liikide nimed;
· tähestikuline - Rubrics on vene tähestiku tähed.

Hoonete võrdlusfailide korrespondente ja geograafilisi märke kasutatakse juhul, kui organisatsioonil on suur alluva organisatsioonide võrgustik alluvates või ta teostab korrespondenti olulise hulga püsivate korrespondentide arvuga.

Objekti-küsimuse kaubamärki (temaatilist, tööstust) kasutatakse kodifitseerimise temaatiliste failide ehitamisel (andmebaasid reguleerivad õigusaktid). Iga regulatiivse seaduse tekstis sisalduva individuaalse küsimuse puhul koostatakse temaatiline kaart, nii et üks normatiivseadus Loodud mitu temaatilist kaarti. Temaatilise kodifitseerimiskaardi faili ei toimu Dou Service'is, vaid organisatsiooni õigustalituses. See on pidevalt käimas ja kõik muudatused reguleeriva seaduse see probleem, sisestatud andmebaasi (fikseeritud tagaküljel kaardi). Vanade kirjete ei hävitata. Kaardid on kodifitseerimiskaardis, kuni regulatiivne tegu asendatakse uue uuega.

Võrdlusfaili ehitamise struktuurielementi kasutatakse siis, kui temaatilise kaardi faili ei ole (või mitte välja töötatud). Mõningal määral dubleerib võrdlusfaili, mis on ehitatud struktuurilise aluse järgi, dubleerib temaatilisi faile, vaid ilma detailse detailituseta, mis on temaatilise kaardi faili omane.

Hoone nominaalset märk viitekaartide loomiseks kasutatakse teabe ja viide massiivi loomiseks vastavalt dokumentidele, mille registreerimist teostati ühe liigi piires. See on tavaliselt sisemised dokumendid Organisatsioon ise I. regulatiivdokumendid teised organisatsioonid.

Office'i apellatsioonkaebuste korraldamisel kasutatakse laialdaselt ehitusfailide tähestikulise märkide tähestikulise märk. Vene tähestiku kiri, mis on sellise kaardifaili pealkiri, on autori kaebuse nimi esimene täht (avaldused, ettepanekud).

Võrdlusfaile saab jagada kaheks identseks osaks. Pealkirjad on esimeses ja teises osas samad ja teises osas, kuid esimese osa RSC paigaldatakse täitmata dokumentidele ja teises osas - RKK täidetavate dokumentide kohta, mis pärast dokumendi täitmist , on valmistatud esimesest osast ja ümber paigutatakse teise osa. Samuti kiirendab dokumentide sertifikaadi väljaandmist. Iga rubriigi sees on RCC, reeglina kronoloogiana. Lisaks on rakendatud mugavuse huvides, pöördrida kronoloogilises järjekorras, s.o. Pealkirja avamisel esialgu seisab alati RKK-le viimasele vastuvõetud dokumendile.

Võrdluskaardi failide arv, nende paigutamine dou ja konstruktsioonide teenistuses sõltuvad kontori töösüsteemi korraldamisest, sertifikaatide laadist ja muudest teguritest. Kuid tehnoloogia töötamise kaardifailide järgi vastavalt traditsioonilise süsteemi käsitsi režiimis on standard.

Pärast RSC täitmist (5 eksemplaris) jaotatakse need järgmiselt:

1 ja 2. koopiad Punaarmee koos dokumendi saadetakse töövõtja, siis 1. koopia allkirjastatud töövõtja poolt kättesaamisel tagastatakse Dou Service ja registreerimisüksuse ja on seatud registreerimisfaili, kelle rubriigid on aasta nimed. RKK sees asetatakse kviitungite ja järjestuse numbritele. Seda faili nimetatakse mõnikord kronoloogiliseks, on peamine (kindlustus) ja kõik dokumendi liikumismärgid sisestatakse RSC eksemplarile.
2. koopia RSC jääb struktuuriüksusesse ja on faili installitud struktuuriüksus Organisatsioonid.
Kolmanda astme RSC edastatakse juhtimisteenusele (kui dokument sõltub täitmisest) ja on kehtestatud kontrolli- ja lühiskaartidena täitmise kuupäeva all.
4 ja 5 RSC koopiat paigaldatakse võrdluskaardi failid Dow raamatupidamise ja registreerimisteenused, mis on ehitatud valitud funktsioone.

Kõik failid salvestatakse moodustumise kohas pärast kontoritöö aasta lõppu veel 1-2 aastat. Arhiivi termin Storage RKK vastavalt nimekirja tüüpilised dokumendidesitatud riigikomisjonide, ministeeriumide, osakondade ja teiste institutsioonide, organisatsioonide, ettevõtete tegevuses, näidates ladustamistingimusi, 3 aastat, mille järel mõned neist saab hävitada ja osa (RKK haldusdokumentidesse) saab üle kanda Osakondade arhiivis sinna teaduse ja võrdlusseadmete täiendamiseks.

Kui organisatsioonis registreerimine toimub automatiseeritud režiimis, on teabe ja võrdlusaluse võimalused oluliselt laienevad ning selle käitumise kiirus suureneb oluliselt. Automatiseeritud teave ja otsingu massiivi viiakse läbi vastavalt väljade rakendatud dokumentidele tarkvara, Uniformatsioon RSC-vormingus, kus IPS-i sisestatud näitajate koosseis on reguleeritud. Ka GSDOU, nende näitajate täitmise eeskirjad, et tagada nende ühemõtteline tõlgendus.

Kaasaegsed süsteemid Andmebaasi haldamine võimaldab teil kiiresti väljastada viiteid vastavalt ükskõik millisele RSC-näitajatele või nende kombinatsioonile. Teabe otsimist võib läbi viia nii praeguse tööhõive aasta ja viimaste aastate dokumentide alusel moodustatud arhiiviandmebaasiga. Võimalikku teavet saab kuvada, saab printida RSC kujul. Kui otsing toimub vastavalt dokumendigrupi andmetele, saab printimist läbi viia tabellavormis.

Kontrolli küsimused

1. Millisel eesmärgil luuakse teabe korraldamisel võrdlussüsteem?
2. Kuidas IPS ehitatakse RKK dokumendi registreerimisel?
3. Milliseid funktsioone saab kaardifailide jaoks kasutada?
4. Millised on viitekaardi pealkirjad?
5. Mis on tehnoloogia töötamise kaardi faile vastavalt traditsioonilise süsteemi käsitsi režiimis?
6. Kuidas abi töötab automatiseeritud režiimis arvutiga?

Dokumendi registreerimine sätestab organisatsiooni aluse

lisainformatsioon - dokumendi viide . Üks

registreerimise peamised eesmärgid – dokumentide dokumendi koostamine dokumentide kohta . Selle kallal

dou teenus on kohustatud vastama kahele minutile paar minutit

küsimus :

Kes, kus ja millise töö etapis on mis tahes dokument?

Millistes dokumentides saate leida teavet konkreetse teabe kohta

küsimus?

Sellistele küsimustele vastamiseks teabe otsingumootor

peab hõlmama kogu institutsiooni dokumentide hulka .

Registreerimise ajal on vaja teha kaks kaarti : Üks asetatud

lühiajalise kontrolli all , teine viide . See on vajalik

seal tegema , et dokumendi taotlus saab siis teha , kui ta on nüüd

asub töös , ja kiiresti teha sertifikaadi ajastusfaili mitte

õnnestuma . Selline taotlus sätestatud 3 minutit saab teostada ainult

võrdluskaardi fail . Seetõttu , kuigi dokumendi töö , tema peale

on kaks kaarti – tähtaegade ja võrdlusskaardi failide .

Pärast dokumendi täitmist on ajastuskaardi kaart rohkem

täis ja millel kõik märgid probleemi kohta , dokumendis ,

Ümberkorraldati viitefailile , ja sarnane kaart

võrdlusfailid eemaldatakse ja hävitatakse või kasutatakse siis, kui

lisafailide loomine dokumentide otsimiseks

teine otsingumärk ( eg , kui põhikaardi fail on ehitatud

temaatilisel märgistusel , seejärel saab lisakaartidel

korrespondent tähestik ).

Kõik võrdlusfail koosneb RKK-st , mille jaoks vajate kasti

või mitu kasti , t. . et . need kaardid kogunevad aasta jooksul. .

Dividendid kaardifailis on tavaliselt nimed

struktuurirajoonid või tegevused .

Alati eraldi kaardifail kodanikele . Ta on

kaardifailid antakse seadusandlikule, regulatiivsele, haldusele

dokumentatsioon. Selles asuvad kaardid temaatilisel alusel.

Organisatsiooni kaartide arv ei ole piiratud.

Kui organisatsioon kasutab segavorm töö koos

dokumendid, kaardifailid viiakse läbi kontoris ja rajoonides. Sisse

operatiivtöö on praeguste ja viimaste aastate kaardid.

Kaartide täieliku säilivusaeg kolm aastat.

Seadusandliku, regulatiivse ja halduse kaardifailis

kaardi dokumendid ei ole kolm aastat vana, kuid enne uue asendamist.

Kaasaegsed DBMS-i võimaldavad aitavad aidata mingit

rCC-dokumendis sisalduvate andmete kombinatsioonid. See tähendab, et sertifikaat saab

välja antud konkreetse dokumendi jaoks, kus see on laval

ettevalmistamine, täitmise tulemus, ladustamise koht. Sertifikaadid võivad

teema või sisu väljastatud, kui leiate konkreetse

dokument või dokumentide rühm.

Abi saab välja anda korrespondendile või autorile ja

te saate anda ja saada kõik autorid dokumendid, kõik autori dokumendid

konkreetne küsimus või kõik autori dokumendid konkreetse perioodi jaoks.

Te saate tellida ja saada teavet piirkonna kohta.

Põhimõtteliselt laiendada otsinguvõimalusi täisteksti baasi

andmed dokumentide asutuse kohta. Sel juhul registreerimisele

kaart on lisatud ja fail dokumendi tekstiga. Sellel viisil,

arvutid võimaldasid otsinguaega vähendada mitu korda.

Käsitsi töörežiimi isegi enne organisatsiooni enne organisatsiooni

optimaalse töö küsimused dokumentide ja täieliku loomisega

dokumentatsiooni säilitamissüsteemid.

Nõuded sellise süsteemi jaoks:

Saabuvate, väljuvate ja sisedokumentide registreerimine ning dokumentide teabe ja viidete toimivus.

Registreerimisprotsess ise on eemaldamine (ülekanne) näitajate dokumendist (üksikasjad) ja suurendada neid konkreetses registreerimisvormis (logi, kaardifail, PEVM), mis võimaldab teil luua asutuse dokumentide andmebaasi andmebaasi. Seega registreerimissüsteem kõigi asutuse dokumentide kohta kehtestatakse registreerimisprotsessis. See on aluseks järgmistest etappidest töötamise dokumentidega nende täitmise ja teabe ja viide dokumentide kohta.

Teave ja võrdlus töö dokumentide kohta

Üldiselt enne sissejuhatust arvutitehnoloogia Organisatsiooni juhtimis-, teabe- ja viide töö osakond oli seminaride töö nõrk osa.

Roll ja koht teabe- ja dokumentatsiooni toetust töö kontori kontori ajalugu Office töö eelrevolutsiooniline Venemaa Ja Nõukogude riigiasutused Kaasaegne tehnoloogia ja korraldamise töökoja ülesande ja funktsiooni teenuse Dow, ametlik ja tehniline kompositsioon töötajad funktsionaalsed kohustused Reguleeriv raamistik, mis reguleerib teabe ja dokumentatsiooni toetuse korraldamist ja tehnoloogiat dokumendihalduse korraldamise, registreerimise ja kontrollimise korraldamise korraldamise korraldamise korraldamise korraldamise korraldamise korraldamise ja kontrolli teostamise korraldamise kohta institutsiooni dokumentide teabe ja võrdlussüsteemi kehtestamisel, kodanike kaebuste tegemise funktsioonid Dokumentide nomenklatuuri juhtumite praeguse ladustamise korraldamine, juhtumite moodustamine, dokumentide väärtuse korraldamine ja uurimine, dokumentide hävitamine dokumentide ettevalmistamine osakondade ladustamiseks.

Raamatupidamine (sagedamini kasutatud termin registreerimine) avatud dokumendid Esiteks, eesmärk lisada dokumendi võrdlus- ja infosüsteemi eesmärgil viidata ja otsida dokumendid ja kontrollida dokumentides sisalduvate juhiste ja ülesannete täitmist.

Registreerimis- ja juhtimiskaardid (RKK) võimaldab teil viivitamatult läbi viia teavet ja viide tööd ning jälgida dokumentide täitmist ilma uuesti registreerimiseta. Tavaliselt on RCC trükitud dokumendile mitmetes koopiates, mis võimaldab teil luua ja juhtida mitmeid faile, mida tellivad erinevad märgid tegevuse tüübi järgi, vastavalt korrespondentidele, vastavalt täitejatele, kuupäevade järgi jne. Registreerimis- ja juhtimiskaart on näidatud joonisel fig. 7.6.

Süsteemi assistendi audiitori teenuse auditi audit on info- ja otsingumootori (IPS) koodi integreeritud professionaalne teave ja võrdlussüsteem. See on mõeldud audiitorühingutele, eraaudiitoritele, samuti ettevõtetele ja ettevõtetele, kes soovivad parandada siseauditi teenuste tõhusust ja finants- ja majandusteenuseid. Tänu IPS-koodile integreerimise tõttu võimaldab audiitori assistent otsida vajalikke materjale kõik võimalikud meetodid selles rakendatavad meetodid (temaatiline otsing, kontekstuaalne otsing, otsing nime, dokumendi vaatamise ja tüübi järgi jne).

Tsentraliseeritud vorm hõlmab kõigi tehnoloogiliste operatsioonide kontsentratsiooni ühe spetsialiseerunud struktuuriüksuse (büroo, üldosakonna) või ühe töötaja (institutsiooni sekretäri) dokumentidega töötavate tehnoloogiliste toimingute kontsentratsioon. Selles üksuses (või selle töötaja), täieliku tsükli tehnoloogiliste operatsioonide töötlemise dokumente alates nende kättesaamise hetkest või loomist arhiivide vastuvõtmise ja sissetulevate dokumentide töötlemise, nende registreerimise, kontrolli üle täitmise, viide ja teabetööd, Dokumentide süstematiseerimine ja ladustamine, dokumentide saatmine, dokumentide töötlemise dokumentide töötlemine arhiivile.

Associatsiivsed mäluvahendid (FAP) Säilitamise vormi iseloomustab see, et need on otseselt indikaatorid ja mitte registrisse dokumendi tüübi või salvestuse (kaardi) vahepealne üksus. Indikaatorid kombineeritakse massiividesse vastavalt nende mõtestatud märkidele, st vastavalt majandusliku tähenduse lähedusele. Seega tagab võimalus otsida otse sisuka funktsioone (assotsiatiivne otsing). Samal ajal ei nõua kasutaja nõutud andmete kasutamisest väga väikest hulka erilist indekseerimist (kodeering), mis muudab FAP eriti tõhusaks töötamiseks ja võrdlusteenuse režiimis, tagades suurima kasutaja mugavuse.

Peaks teadma otsuseid, korraldusi, korraldusi, muid juhiseid ja regulatiivseid dokumente, mis on seotud organisatsiooni õigusliku tegevusega, mis on seotud organisatsiooni õigusliku tegevusega tsiviil-, tööjõule, finants-, haldusõiguse tehnilistele mehhaniseerimise ja õigusaktide automatiseerimise tehnilistele vahenditele ja regulatiivsed aktid Majandus- ja finantstegevuse aruannete koostamine Majanduslepingute sõlmimise ja registreerimise menetlus Majanduslepingute, Tööorganisatsiooni ja juhtimisõigusaktide Majanduslepingute sõlmimiseks ja registreerimiseks Vene Föderatsiooni tööreeglite eeskirjade ja normide töökaitse, ohutus, kanalisatsioon ja tulekaitse.

Reguleerimis- ja metoodiliste dokumentide kogumik, mis reguleerivad peamisi teabe- ja reklaamitegevusi SIFi värbamise, viidete ja informatiivsete teenuste, läbivaatamise ja infotehnoloogiate värbamise valdkonnas, tööstuse kogumise, analüüsi ja hindamise valdkonnas tööstuse kogumise, analüüsi ja hindamise valdkonnas, \\ t Seotud tööstusharud ja konversiooniasutused, kirjastamine ja teised.

Raamatupidamisdokumentatsioon ja kontrolli. Isegi kõige tavalisem ostukirurgia nõuab täielikku raamatupidamist ja teatud süstemaatilist kontrolli. Igapäevase töö täitmise ajal koostatakse peamised raamatupidamisdokumendid, mis hõlmavad rakendusi, materjalide nimekirju ja vastuvõtmistoiminguid. Hankeosakonnad salvestavad suure hulga tarnijatelt saadud teabematerjali. See hõlmab katalooge ja nomenklatuuri hinnasõnad tarnijad, tehnilised avad, reklaam lehed ja kirjad. Hankeosakondadel on tavaliselt mitmeid üldisi viidet väljaandeid, nagu kogu riigi või üksikute valdkondade tööstusraamatuid, individuaalsete tootmissektorite spetsialiseeritud võrdlusraamatud või suuremate tooterühmade, üldjuhtimisraamatute, tehniliste referentraamatute, valitsuse väljaannete, kaubanduse ja kaubanduse ja kaubanduse raamatud teaduslikud perioodikaväljaanded. Sellised materjalid annavad hindamatu abi tarnijate tuvastamisel ja valimisel.

Käsiraamat kirjeldab üksikasjalikku tehnoloogiat, jälgides dokumentide täitmist ajastuse jaoks ja see on sisuliselt küsimus, sealhulgas automatiseeritud režiimis, samuti otsingu- ja võrdlusseadmete korraldamine mobiilse vahendina vajaliku teabe operatiivseks ekstraktsiooniks teostava distsipliini kontroll ja seisund. ACS-i organisatsioonilise teabe toetamise küsimustele antakse teatav koht, samuti töötada kodanike tähtedega, mis on piisavalt volikirjaga juhtimistegevuse dokumentaalfilmi all. Tööhõiveprotsessi korraldamisel on kodanike kategooriate ja kodanike kaebuste esitamise eeskujulik klassifikaator.

Paljud faksiseadmed kinnitavad sõnumi kättesaamist ja selle lehekülgede arvu või märkida põhjused, miks sõnum ei ole läbinud. Kõik see teave kajastub automaatselt genereeritud logi logi sisse, mis pärast 20 käigukasti või dokumentide vastuvõtmist on seadme poolt trükitud (vt joonis 13). Selle ajakirja nimekirjad eraldatakse viite- ja teabetöös ja vajaduse korral esitada kliendile või vastaspoolele vastuolulistes olukordades.

Täidetud registreerimiskaartide koopiate arv määrab asutuse poolt. Reeglina täidetakse sellised kaardid vähemalt kaks. Kaardi täitmisega paigutatakse üks neist kestva kaardifaili, teine \u200b\u200b- teave ja viide ning dokument edastab töövõtja tööle koos sellega. Kuid sagedamini teeb kaardi kolm koopiat. Nendest pannakse kaks kaardifaile (viide ja juhtimine) ja kolmas koopia edastatakse töövõtja. Kui võrdlusfailid on ehitatud mitmesugustele omadustele, näiteks korrespondentide, piirkondade või küsimuste kohaselt, suurendavad seejärel kaartide arvu, nii et juhtudel oleks iga kaardifaili jaoks piisav. Sellisel juhul suureneb kaardi koopiate arv suured institutsioonides viis kuni kuus. Loomulikult on suurte kaartide failide loomine ja hooldamine töömahukas töö ja see toimetati ainult eraldi institutsioonides, millel on hästi organiseeritud äripertseerimine. Vabastage mahukaid kaarte ja korraldada töömahuka teabe ja võrdluskorraldus peaaegu igas institutsioonis võimaldas tutvustada arvutitehnoloogiaid.

Kodanike apellatsioonkaebuste tegemise üks olulisi etappe on teabe ja viide töö korraldamine. Samal ajal registreerimis- ja juhtimiskaardi ühe eksemplari preparaadiga lühise faili, teise kaardi eksemplar asetatakse viitekaardifaili, mis on ehitatud hagejate nimede tähestiku tähestises. Sellel failil saate alati anda vastuse kodaniku või asutuste taotlusele konkreetse ringluse seisukohast. On palju mugavam pakkuda võrdluskaitset automatiseeritud süsteemiga, mis annab teile võimaluse aidata dokumendi üksikasjade kohta aidata.

Ametlikud ülesanded. IL-i ja N ja Maets'i arendamine dokumentide osalemine Õigusmärk. Metoodilised juhised Õiguslik töö Organisatsiooni ja on Õiguslik abi Selle struktuuriüksused. Osaleb mõistlike vastuste ettevalmistamisel kaebuste tagasilükkamisel. Valmistatakse ette organisatsiooni osade osalusega. Materjalid nende dezzatsiooni, jäätmete, puuduste, halva kvaliteedi, mittestandardite ja mittevastavate toodete ja muude vahekohtumenetluse, uurimis- ja õigusasutuste edastamise kuritegude väljastamise kohta, teostab raamatupidamist ja Kohtuliku ja vahekohtu säilitamine tootmises ja lõpetatud. Osaleb majanduse arvutamise, lepinguliste, finants- ja tööjõu distsipliini tugevdamise meetmete väljatöötamisel ja rakendamisel, mis tagab organisatsioonide omandiõiguse ohutuse, et võidelda hinnangute ja nende seotuse vastu võitlemiseks. Analüüsib ja võtab kokku kohtuväliste ja vahekohtumenetluste nõuete läbivaatamise tulemused ning uurib ka lepingute sõlmimise ja täitmise praktikat, et töötada välja asjakohased ettepanekud tuvastatud puuduste kõrvaldamiseks ja organisatsiooni majandusliku ja finantstegevuse parandamise kohta. Kooskõlas kehtestatud korraldus Reguleerib dokumente töötajate meelitamise distsiplinaar- ja olulistele vastutustele. Osaleb lepingute sõlmimise töös, järelduste ettevalmistamine nende õigusliku kehtivuse kohta, nõuete ja kontode küsimuste läbivaatamine. Kontrollib sertifikaatide, arvutuste, selgituste ja muude materjalide esitamise õigeaegsust nõuete valmistamiseks. Ta valmistab koos teiste organisatsioonide korralduste muutmise ettepaneku ja muude õigusnormide muutmise ettepanekutega. Viide ja teave õigusaktide ja regulatiivsete õigusaktide kohta tehniliste vahenditega, samuti raamatupidamise kehtivad õigusaktid ja muud regulatiivsed aktid muudavad märgid nende tühistamise, muudatuste ja täienduste kohta. Osaleb järelduste ettevalmistamisel legaalsed probleemidtekib

Teabe ja võrdlusvõimaluste areng
Automatiseeritud süsteemide eelised:

otsingu täiuslikkus
tegevus-
jaotatud juurdepääs
lisainfoteenused

Dokumendi dokumentide teave ja viide töö on Dow Service üks olulisemaid ülesandeid. Juhtimisotsuse ettevalmistamiseks vajaliku teabe esitamise tõhusus ja täielikkus, dokumentide loomine määrab suures osas juhtimisseadmete töö kvaliteet tervikuna. Üks peamisi ülesandeid kaasaegse automatiseeritud dokumendi registreerimissüsteemi loomisel on just vajadust luua andmebaasi kõikide organisatsioonide dokumentide kohta järgneva teabe ja võrdluskorraga.

Esialgu, kui kasutati ajakirjade registreerimissüsteeme, olid teabe ja viide töö võimalused tugevalt piiratud. Kui järjestuse number ei olnud teada, mille kohaselt dokument on ajakirjas registreeritud või vähemalt dokumendi registreerimise täpne kuupäev, oli vaja vaadata märkimisväärset osa ajakirjast otsida. Loomulikult oli otsing väga töömahukas ja viidi läbi ägeda vajaduse korral.

Kaardi registreerimissüsteemide tulekuga laiendasid dokumendid otsinguvõimalusi mõnevõrra, mitu eksemplari registreerimiskaardile trükitud koopia, lubatud luua 2-3 temaatilist faili. Nüüd otsingut võib läbi viia näiteks vastavalt korrespondentide tähestikule või dokumendi teemal. Kuid failisüsteemi otsinguvõimalused olid samuti piiratud. Kuna otsida iga otsingu aluseks (korrespondent, teema geograafiline alus jne), oli vaja luua eraldi kaardi faili ja kaardifailide arv oli piiratud (3-4 koopiat kaardi saab trükkida all Süsinikdioksiidi rekord. Otsinguvõimalused piirdusid nende 2-3 otsingumärgiga. Lisaks sellele registreeriti selline kaardiobjektis, samas kui Dow Service'is, kus kõik dokumendid olid tsentraliseeritud dokumendi registreerimissüsteemi kasutamine, registreeriti ja seejärel edastati ja seejärel edastati osakondadele. Suurtes organisatsioonides, kui kasutate detsentraliseeritud dokumendi registreerimissüsteemi, kui dokumendid registreeriti otse osakondade, osakondade, üldine võrdlussüsteemi organisatsiooni dokumentide oli põhimõtteliselt puudub.

Kaasaegsete automatiseeritud süsteemide raamatupidamissüsteemide (elektrooniliste kraadide juhtimissüsteemide, eds) kasutuselevõtuga kolisid teabe ja võrdlusaluse võimalused kvalitatiivselt uuele tasemele.

Saate valida järgmised eripära Operatiivne töö automatiseeritud süsteemides (s).

1. Võimalus otsida mis tahes otsingu aluseks, samuti mitme otsingumärgi kombinatsiooni abil samal ajal. Seega saame otsida näiteks konkreetsest korrespondendi dokumente teatud aja jooksul; või mõnede üksuse või müügiosakonna koostatud aruanded koostatud teatava liikide dokumendid 2007. aasta veebruaris; Töötaja kokkulepitud dokumendid 2007. aasta detsembris jne.

2. Täistekstiotsingu võimalus. Kuna peaaegu kõik dokumendid on loodud täna arvutis, üha enam dokumente elektrooniline vorm Kas nad skaneeritakse vastavalt Dow Services'is, kasvab täisteksti EDS-i osakaal kiiresti, st süsteemid, milles ei ole ainult teavet dokumendi (registreerimiskaart) kohta, vaid ka kujul kujutis olev dokument Faili või erinevate vormingute faile lisatud faili (dokumendi ja dokumendi pilt ja dokumendi tekst on dokumendi ja selle lisa). Otsinguvõimalused on oluliselt laiendatud. Nüüd saame otsida mitte ainult üksikasju või märksõnu (rubriikrahastamist), vaid ka mis tahes sõnade puhul, mis võivad dokumendi tekstis kohtuda.

3. Täpsem otsing. Kiire parandamine otsingumootorid Internetis, mis on kohandatud tavalise keelega sõnastatud tekstitaotlustega, võimaldas kasutada sarnaseid mehhanisme, et otsida morfoloogiat, sünonüüme sõnastikke jne vastavalt kõigile EDS-ile kuuluva organisatsiooni dokumentidele. Nn otsingupäringute "keel" võimaldab teil näidata, et soovitud sõnad peaksid olema ühes lõigus ühes lauses lähedal. Et kitsendada otsingutulemuste vahemikku, saate määrata, millised sõnad ei tohiks tekstis esineda, näiteks otsida "Bush", kuid ilma sõna "vanem" jne.

4. Temaatiline otsing. Täistekstiotsing muudab temaatilise dokumentide valiku tegemise lihtsaks, sealhulgas keerulised dokumendidpühendatud mitmetele küsimustele, mis ei pruugi dokumendi päises selgesõnaliselt kajastada. Lisaks võib taotluse esitamise tulemus olla nagu dokumentide valik ja "pigistamine" - väljavõtteid konkreetse küsimuse dokumentidest, mis näitavad allikat vormis: dokumendi pealkiri, kuupäev ja number, teksti tekst. See probleem. Ja juba sellise valiku põhjal otsustab kasutaja tellida mõned dokumendid täielikult.

5. Unified EDD võimaldab läbi viia läbi otsingu dokumentide praeguse bürootööd, dokumendid lõpetatud kontoritöös ja arhiivdokumendid. Kuna elektroonilised failid täiendatakse, sisaldab SED rohkem ja rohkem dokumente. Kui praeguse töökoja dokumendid aja jooksul üle kantakse osakondade arhiivile, siis elektroonilised kaardid ja ise elektroonilised dokumendid Võib säilitada süsteemis jätkuvalt. Siiski tuleb meeles pidada, et mõned programmid ei võimalda läbipääsu läbi vaadata läbi kõik iga-aastased vaheseinad, kuna iga-aastane partitsioon on eraldi andmebaas. Enamik ebamugavuste selliseid süsteeme tarnitakse aasta alguses, kui need on eriti sageli apellatsioonkaebus ei ole viimase aasta jooksul veel täitmata jätnud ja praeguse aluse ja dokumentide andmebaasi vahel pidevalt vahetada viimase aasta jooksul. Ja kui dokumendi aasta ei ole teada, või on vaja leida dokumente erinevateks aastateks, siis sel juhul peate täitma mitmeid korduvaid otsinguid - süsteemi iga-aastaste vaheseinte arvu järgi. Kuna mõned SED sisaldab dokumente kümme või enam aastat, raskendab see otsingut oluliselt. Seetõttu on sellised programmid järk-järgult keeldutud, liikudes süsteemidesse, et teha läbi kõikide iga-aastaste vaheseinte otsimise kaudu nii praeguse seminari dokumentide kohaselt kui ka arhiivile ülekantud dokumentidele.

6. Jaotatud juurdepääs. Traditsiooniliselt viidi läbi Dou Service info- ja viide töö. See tähendab, et kui see oli vajalik dokumendi või dokumentide leidmiseks, pöörduvad töötajad apellatsioonkaebuseid Dow teenuse töötajatele ja nad selgitasid juba ajakirjade või kaardifailide töötajate, kus ja kes on üks või muu dokument. Automatiseeritud süsteemi loomine võimaldab teil teostada jaotatud kaugjuurdepääsu EDS-ile mis tahes töökohast ja nii kohalikus kontori võrgus kui ka kaugkontorist, filiaalist ja asjakohastest turvameetmetest - kõikjal maailmas interneti kaudu , nagu juhtkond või töötajad, paigutus ärireisil, kodus jne. Seega suureneb kõigi organisatsioonide dokumentide teabe saamise tõhusus järsult.

Täna muutub sed-ga töö igapäevaseks toimimiseks peaaegu iga juhtimisseadme töötaja jaoks. Lihtsalt nagu üldlevinud kasutamine Õiguslikud alused Andmete tüüp "Garant", "kood", "Consultantplus" jne. Iga dokumendi ettevalmistamisel, esimene asi, mida töötaja teeb, kaebab see SED-ile, täites selle või selle küsimuses juba olemasolevate dokumentide otsimist. Seega ühest küljest ei kuluta aega varem lahendatud küsimuste dokumentide koostamisel ja vähendab oluliselt töötajate töö dubleerimise tõenäosust. Näiteks ühine juhtimisolukord, kui kahe osakonna töötajad valmistavad ette vastuolulised dokumendid ... Teisest küljest, olles nende käsutuses kogu organisatsiooni dokumentide ja teadmiste andmebaas, isegi hiljuti sisenedes ettevõtte töötajatele palju rohkem Kvalitatiivsed dokumendid.

7. Kaitse volitamata juurdepääsu eest. EDD rakendamine on tingimata kaasas organisatsiooni töötajatele kättesaadavate dokumentide ringi määratlus sõltuvalt kohustuste jaotusest ja pädevusest. Teave ja võrdlusteenus peab vastama tasakaalu vajadusele maksimeerida töötajate täielikku juurdepääsu kõigile nende jaoks vajalikuks tõhus töö Teave ja kaitse konfidentsiaalne teave volitamata juurdepääsu eest. Reeglina on seatud kolmele dokumendile juurdepääsu gradications: kaardi vaatamine ja selle lisatud dokument, juurdepääs kaardile ilma dokumendi enda vaatamiseta ja juurdepääsu keelamiseta. Sõltuvalt seadetest ja konkreetsest programmist saab kasutaja kas teavet, et tal ei ole dokumendile juurdepääsuõigusi või dokumenditeavet ei kuvata üldse päringutulemustes ja kui teil määrata otse suletud dokumendi päringus Programm annab sõnumi, et selline dokument ei ole olemas.

8. Laiendatud teabeteenus. Kuna info- ja dokumentatsiooni teenused haldusseadmed on üks peamisi ülesandeid Dou Service, rakendamise EDD võib oluliselt suurendada täiuslikkust ja kvaliteeti, tutvustada uusi teabe- ja dokumentatsiooniteenuseid. Näiteks võimalusest hoolimata otsene juurdepääs Süsteemile, mitte kõik töötajad on täiesti oma otsingupäringud. Kui otsing konkreetne dokumentReeglina ei põhjusta see raskusi, siis võib keeruline temaatiline otsing juba põhjustada raskusi. Seega, eriti esimeses etapis, kohaldatakse personali jätkuvalt Teenuse suhtes DOE taotluse valida dokumendid selle või selle küsimuses. Sellisel juhul on mõistlik pakkuda töötajatele, kes tegelikult dokumentide valimisel, kuid salvestatud taotlusvorm töötab töötaja vastu võttis süsteemi poolt vajalike dokumentide loetelu. Ja Dow teenus on mõistlik mitte oodata konkreetset taotlust, vaid pärast töötajate vajaduste analüüsimist loovad töötajatele vajalikud tüüpilised päringud ja toovad need igale tarbijale vajalikud. Taotluste kasutamine võrreldes dokumentide valimisel on eelis, et kui süsteemis ilmuvad uued dokumendid, mis vastavad taotlus kriteeriumidele, on tulevikus taotluse käivitamine, töötaja saab ekraanil täielik nimekiri, Sealhulgas ja äsja ilmus dokumente. Mõnedel programmidel on liitumisfunktsioon, mis võimaldab töötajal saada teateid kõikide uute dokumentide kohta, mis ilmusid süsteemis ja vastata ühele või teisele kriteeriumile, mis on seotud näiteks konkreetse organisatsiooni jne.

9. Eraldi viiteraamatu, mis laiendab EDD teabe ja võrdlusjoodusi, on aadressiraamat. Sisse kaubandusorganisatsioonid Tänapäeval ei ole üha enam SED-moodul, vaid eraldi programm, mis on kogu programmide klass - CRM-süsteem, st kliendisuhete juhtimissüsteem (CRM - kliendisuhete juhtimine). Selline kõrgelt laiendatud aadressiraamat sisaldab teavet kõigi organisatsioonide kohta, kellega see ettevõte toetab suhteid: nende aadressid, pangaandmed, perekonnanimed, nimed, patronüümid, kontakttelefonid ja muu taustteave, sealhulgas teave tarnete kohta, sõlmitud lepingute, läbirääkimiste jms kohta. Töötajate hooldusjuhtumi kahjumi riskid.

10. Täiendavad võrdlusmaterjalid. Täna, Dow Service viib mitte ainult info- ja viide töö organisatsiooni dokumendid, vaid ka koguda kogu vajaliku teabe teema organisatsiooni töö, jälgimise väljaanded ajakirjanduses, mis väljub välja trükkimise väljaanded ja Muu teave, mis on vajalik teabe korraldamiseks. Kõik see teave kogutakse iga päev, lisatakse süsteemile ja konkreetse sagedusega, näiteks üks kord nädalas, teavitatakse töötajaid uutest saabuvatest ringkäigu järgi e-kiri Või postitad teabe sisemise ettevõtte veebisaidi kohta.

Lisaks võib info- ja viideteenuseid läbi viia mitte ainult automatiseeritud elektroonilise kraadi süsteemi (de) alusel, vaid ka teiste spetsialiseeritud infosüsteemide, näiteks õiguslike süsteemide põhjal, projekteerimisdokumentatsioonis töötamise süsteemide eluring) Ja nii edasi. Mõnikord rakendatakse dokumentidega töö automatiseerimist ja põhineb komplekssüsteem Ettevõtte juhtimine (ERP-süsteem). Siiski tuleb meeles pidada, et ERP-süsteem, nagu paljud teised ettevõtjad infosüsteemid (KI), reeglina erineb iga töökoha oluliselt kõrgema maksumuse ja mis kõige tähtsam - peamiselt orienteeritud tööle mitte dokumentide, vaid näitajatega, ja ei saa tõhusalt anda teavet ja võrdlustulemusi dokumentide kohaselt Organisatsioonid.

Kokkuvõttes tuleks rõhutada, et kaasaegsete automatiseeritud süsteemide kasutamine võimaldab teil edastada teavet ja viide tööd uuele tasemele ning seega suurendada oluliselt juhtivtöötajate tõhusust üldiselt iga organisatsioon, institutsioon, ettevõtted, sõltumata sellest profiil, tegevuse ulatus ja omandiõigus.

Dow organisatsiooni teenus peab olema valmis kiiresti reageerima mis tahes küsimusele mis tahes küsimusele esitatud dokumentides, mis toimuvad (juhtus) dokumendiga organisatsioonis.

Selleks, et pakkuda kiiret otsida teavet, väljastades dokumentide sertifikaadi, organisatsioonid luua erinevaid teabe- ja võrdlussüsteeme. Teabe- ja võrdlussüsteemi ehitamise alus on dokumentide raamatupidamise ja registreerimise läbiviimine. Teave ja viide töö korraldatakse reeglina samas vormis kui registreerimine. Kui dokumentide registreerimine viidi läbi RSC ja registreerimisfailide abil, korraldatakse viitekaartide abil teabe ja viide töö. Võrdluskaartide arv, nende kujunemisel kasutatavad märgid sõltuvad paljudest teguritest: dokumendihalduse maht, organisatsiooni tegevuse teema ja vastavalt vastuvõtva sertifikaatide laad, alluvate organisatsioonide võrgustiku kättesaadavus või alaline Vastavaid korrespondente viitekaartide ja teiste organisatsioonide poolt, mis on ehitatud järgmistele märkidele:

· vastavalt korrespondent- rubriigid on konstantsete korrespondentide nimed;

· geograafiline - rubriigid on piirkonna nimed, linn, välja jne.;

· küsimuses (Temaatiline, tööstus- ja tööstusharu) - rubriigid on selle organisatsiooni tegevuse juhtimisfunktsioonide ja valdkondade nimed (küsimused) nimed;

· struktuuri järgi - rubriigid on organisatsiooni konstruktsioonide nimed;

· nominaalse - rubriigid on dokumentide liikide nimed;

· tähestikuline- Rubrics on vene tähestiku tähed.

Objekti-küsimuse iseloomulik (temaatiline, tööstusharu) kasutatakse kodifitseerimise temaatiliste failide ehitamisel (regulatiivsete õigusaktide andmebaasid). Sest iga üksikküsimus sisalduv tekstis reguleeriva seaduse, temaatiline kaart on koostatud seetõttu mitmed temaatilised kaardid koostatakse ühe normatiivse seaduse. Temaatilise kodifitseerimiskaardi faili ei toimu Dou Service'is, vaid organisatsiooni õigustalituses. See on pidevalt käimas ja kõik muudatused tehtud regulatiivseadusele selles küsimuses tehakse andmebaasi (fikseeritud pöörlev poolel kaardil). Vanade kirjete ei hävitata. Kaardid on kodifitseerimiskaardis, kuni regulatiivne tegu asendatakse uue uuega.

Hoone nominaalset märk viitekaartide loomiseks kasutatakse teabe ja viide massiivi loomiseks vastavalt dokumentidele, mille registreerimist teostati ühe liigi piires. See on tavaliselt organisatsiooni enda sisemised dokumendid ja teiste organisatsioonide haldusdokumendid.

Pärast RSC täitmist (5 eksemplaris) jaotatakse need järgmiselt:

1 ja 2. RKK koopiad koos dokumendiga saadetakse töövõtja seejärel
Esimene koopia töövõtja poolt allkirjastatud koopia tagastamisel tagastatakse Dou teenindus- ja registreerimisüksus ning on asutatud registreerimiskaardis, kelle rubriigid on aasta nimed. RKK sees asetatakse kviitungite ja järjestuse numbritele. Seda faili nimetatakse mõnikord kronoloogiliseks, on peamine (kindlustus) ja kõik dokumendi liikumismärgid sisestatakse RSC eksemplarile.

2. astme RSC jääb struktuuriüksusesse ja on asutatud organisatsiooni struktureeritud divisjoni toimikus.

Kolmanda astme RSC edastatakse juhtimisteenusele (kui dokument sõltub täitmisest) ja on kehtestatud kontrolli- ja lühiskaartidena täitmise kuupäeva all.

4 ja 5 RCC koopiat on paigaldatud Dow'i võrdlusskaardi failidesse raamatupidamis- ja registreerimisteenusesse, mis on valitud valitud funktsioonidele.

Kõik failid salvestatakse moodustumise kohas pärast kontoritöö aasta lõppu veel 1-2 aastat. RKK arhiveelusalus vastavalt tüüpiliste dokumentide nimekirjale, mis on moodustatud riigikomisjonide, ministeeriumide, osakondade ja teiste institutsioonide tegevuses, organisatsioonides, ettevõtetes, märge ladustamise ajal, - 3 aastat, mille järel mõned neist võivad olla Hävitatud ja osa (RKK haldusdokumentidesse) Seda saab üle kanda osakondade arhiivile teaduse ja võrdlusseadmete täiendamiseks.

Kui organisatsioonis registreerimine toimub automatiseeritud režiimis, on teabe ja võrdlusaluse võimalused oluliselt laienevad ning selle käitumise kiirus suureneb oluliselt. Automatiseeritud teave ja otsingur maine toimub vastavalt tarkvara registreerimise valdkonnas kasutatavatele tarkvararakendustele, tarkvara ühtse vormi, kus IPA-sse kantud näitajate koosseisu reguleeritakse. Ka GSDOU, nende näitajate täitmise eeskirjad, et tagada nende ühemõtteline tõlgendus.

Kaasaegsed andmebaasi juhtimissüsteemid võimaldavad kiiresti väljastada viiteid vastavalt ükskõik millisele RSC-näitajatele või nende kombinatsioonile. Teabe otsimist võib läbi viia nii praeguse tööhõive aasta ja viimaste aastate dokumentide alusel moodustatud arhiiviandmebaasiga. Võimalikku teavet saab kuvada, saab printida RSC kujul. Kui otsing toimub vastavalt dokumendigrupi andmetele, saab printimist läbi viia tabellavormis.

Kontrolli küsimused