Arhiividokumentide digiteerimine kogemusest. Arhiivi digitaliseerimine kui kaasaegne dokumentide säilitamise viis

Kõrgtehnoloogia ja kiire tehnoloogilise progressi ajastul, mil digitehnoloogiad hõlmavad üha enam inimtegevuse valdkondi rahandusest kosmosereisideni, on igati loogiline kasutada kõiki digitaalse formaadi eeliseid äritegevuses. Üha enam ettevõtteid mõistavad kogu oma dokumentatsiooni digiteerimise väärtust.

Mida see esindab dokumentide digiteerimine?

Sisuliselt on tegemist kõvakandjal oleva dokumendi (need võivad olla nii paberdokumendid kui ka vastaval kandjal olevad audio-videosalvestised) tõlkimine omamoodi arvutikoodiks, mis on siis vaatamiseks, toimetamiseks või kopeerimiseks saadaval.

Digitaalsete dokumentide eeliseid on raske üle hinnata. Erinevalt traditsioonilise meedia dokumentidest on sellised dokumendid:

praktiliselt ei allu vananemisele,
ei võta ruumi
lihtne redigeerida
lihtne kopeerida
ja mis kõige tähtsam, need on alati käepärast.

Õige korraldusega elektrooniline arhiiv Kahtlemata tõuseb iga ettevõtte efektiivsus. Paberarhiive ja dokumentatsiooni ei ole vaja hoida ja hooldada, suureneb kontoritöö kiirus ja tehnoloogilised protsessid. Tööks vajalike dokumentide vastuvõtmine, toimetamine ja laiali saatmine võtab oluliselt vähem aega. Lepingute tekstid, diagrammid ja joonised on leitavad, toimetatud ja välja trükkitavad palju lühema ajaga, kui tegemist oli dokumentide paberversiooniga.

Aega säästes saavutame tohutult tõhusust ja tootlikkust.

Vaatamata näilisele lihtsusele, Dokumentide digiteerimine ei ole lihtne ülesanne.

Dokumentide kvaliteetne digiteerimine on üsna vaevarikas ja aeganõudev protsess, kuna see ei hõlma mitte ainult ja tõenäoliselt mitte niivõrd skannimisprotsessi ennast, vaid ka täiendavaid toiminguid töödeldud dokumendiga.

dokumendi ettevalmistamine digiteerimiseks,
mitmeleheküljelise dokumendi ühendamine ja sellele järgnev õmblemine (vajaduse korral),
mehaaniliste kahjustuste, ummistuste ja kortsude võimalikult suur kõrvaldamine,
digiteerimise tulemuse kontrollimine originaaliga.

I.E. Khvorova

Dokumentide digiteerimise protsess elektroonilise arhiivi loomiseks

Artikkel on pühendatud digiteerimisprotsessile - kõige mugavamale mehhanismile teabe salvestamiseks ja kasutamiseks tänapäevastes tingimustes. Autor käsitleb arhiivimaterjalide digiteerimise protsessi põhipunkte, sealhulgas analüüsi võimalikud viisid dokumentide tõlkimine keelde elektrooniline vorm, digiteerimiseks mõeldud dokumentide kategooriad, salvestusvormingud elektroonilised dokumendid ja kaasaegsete digiteerimisstandardite uurimine. Artiklis analüüsitakse ka vajalikud tingimused luua virtuaalne arhiiv ajaloolisest isikust või sündmusest kaasaegses kontekstis. Autor pöörab erilist tähelepanu elektroonilise ressursi korralduse iseärasustele, uurib olemasolevat kaasaegsed projektid sel teemal ning analüüsib võimalikke raskusi, mis teadlasel võivad tekkida elektroonilise arhiivi loomisel.

Märksõnad: digiteerimine, arhiividokument, elektrooniline kasutusfond, virtuaalarhiiv.

Kaasaegse elu tegelikkus nõuab meilt üha enam uute aktiivset kasutamist infotehnoloogiad. Infoajastu toob omad kohandused ka arhiiviallikate ja uurija dialoogimaailma. Kaasaegsed digitehnoloogiad võimaldavad rakendada kõige globaalsemaid ideid alternatiivse salvestusvälja loomiseks - dokumentide säilitamiseks virtuaalsel tasapinnal.

Digitaliseerimine arhiividokumente on vaieldamatult kõige mugavam vahend teabe salvestamiseks ja kasutamiseks. See võimaldab turvalisemat ja ökonoomsemat ladustamist, lihtsat hankimist ja kasutamist.

teavet, samuti kiiret juurdepääsu arhiivimaterjalidele. Dokumentide digiteerimise protsess põhineb ideel moodustada ühtne elektrooniline kasutusfond (edaspidi EFP). EFP on digitaalsele andmekandjale salvestatud arhiividokumentide elektrooniliste koopiate kogum, mis on mõeldud kasutamiseks originaaldokumentide asemel1. Oluline punkt EFP loomisel on vaja reguleerida selle loomise protsessi.

Föderaalse arhiiviameti juhataja asetäitja O.V. Naumovi sõnul on dokumentide digiteerimise peamisteks eesmärkideks arhiivifondi dokumentidele juurdepääsu laiendamine ja lihtsustamine, originaalide ohutuse tagamine nende järkjärgulise käibelt kõrvaldamise teel, juurdepääsu võimaldamine elektroonilisele fondile, samuti avalikkusele kättesaadavaks tegemise protsessi kiirendamine. teenused2.

Mõelge digiteerimisprotsessi põhipunktidele. Kõigepealt tuleb arvestada, et arhiivifond Venemaa Föderatsioon talletab ulatuslikku dokumentaalfilmide massiivi. Seega on enne dokumentide endi skaneerimisega alustamist soovitatav need digiteerida teaduslikud võrdlusaparaadid arhiiv, koostada andmete otsimiseks elektroonilisi inventuure. Arhiivivarude esmane digiteerimine võimaldab kasutajal kodust lahkumata tutvuda säilitatavate dokumentide nimekirjaga ja tellida huvipakkuvaid dokumente interneti vahendusel. Samal ajal on vaja arvestada ka juhtumite pealkirjade teadusliku ja tehnilise väljaande faktiga - alles siis, kui inventuuri täiustatakse, saate fondi digiteerima hakata.

Digitaliseerimiseks mõeldud dokumentide kategooriad hõlmavad mitte ainult dokumente, mille puhul on oht teabe kadumiseks, vaid ka kõige väärtuslikumaid, ainulaadsemaid materjale ja dokumente, mida nõutakse. Dokumentide kriteeriumid dokumentide unikaalsuse ja väärtuse kohta on mõnevõrra hägused ning nõudlus ei ole püsiv väärtus, seetõttu tekib digiteerimismaterjalide valikul sageli küsimus: millised dokumendid tuleb üldse digiteerida? Tõhusama valimi moodustamine võib olla lihtsam, kui valikuprotsess hõlmab enamat kui ainult liikmeid ekspertkomisjon arhiivi, vaid kaasatud on ka professionaalid – ajaloolased, politoloogid, sotsioloogid, avaliku elu tegelased jne. töögrupp nõuab selget reguleerimist. Tuleb märkida, et vaatamata sõnastatud valikukriteeriumidele3 ei ole need kohustuslikud ja piirkondlikud arhiivid

õigus valida need dokumendid, mis tuleb esmajärjekorras digiteerida.

Digiteerimismeetodi valik on oluline, kuna materjali esitluse meedium ja formaat kannab endas ka uurija tööks kasulikku informatsiooni, mistõttu on väga oluline edastada see võimalikult täpsel ja originaaliga võrreldaval kujul.

Dokumentide vahetul digiteerimisel on oluline jälgida kõiki turvameetmeid originaaliga töötamisel, erilist tähelepanu tuleb pöörata raamatute ja iidsete aktide skaneerimisel (valgus, printer, spetsialisti käitumine digiteerimisel peab vastama aktsepteeritud standarditele). Selles etapis mängivad võtmerolli digiteerimisprojekti rahalised võimalused - skannimisseadmete valik määrab selle protsessi ohutuse taseme originaali jaoks. Ökonoomsema riistvaraseadme valimisega kaasneb paratamatult oht dokumente korvamatuks kahjustada ning ühtlasi väheneb võimalus luua võrreldav täisvärviline asenduskoopia4.

Dokumendi digiteerimisel tehakse originaalist vähemalt kaks koopiat - töökoopia ja algkoopia. Mõlemad materjalid peavad olema märgistatud ja registreeritud spetsiaalses registris. Tänu sellisele registreerimissüsteemile on skannitud dokumendi otsimine kasutajale kiirem ja mugavam ning volikirjad muudavad dokumendi jälgimise lihtsaks arhiivi üldinfosüsteemis.

Piltide salvestamise vormingutest kasutavad arhiivitöötajad enim TIFF- ja JPEG-vorminguid. TIFF-vorming võlgneb oma populaarsuse võimele säilitada pildikvaliteeti kadudeta andmetihendusalgoritmide abil. JPEG-vormingus on kõrge tihendusvõime, kuid pildikvaliteet langeb. Muutused ei pruugi olla palja silmaga nähtavad, kuid kokkusurutud pildil on teravad kontrastid või pikslid. Seetõttu ei saa JPEG-i kasutada pilditöötluse vahevorminguna. JPEG-vormingus on lubatud salvestada ainult lõplik versioon. Mis puudutab muud tüüpi elektroonilisi dokumente ja nende säilitamiseks eelistatuimaid vorminguid, siis neid on tekstidokumendid(ms-word, txt, pdf, html, xml, rtf), video (mov, avi, mpeg, mp4) ja heli (wav, aiff, mp3), joonised (autocad), graafikud ja diagrammid (tiff, pcx), DB arvutustabelite ja relatsiooniandmebaaside kujul (xls, xml, html, mdb). Fotodokumentide puhul on aktsepteeritav ka pdf-vorming. Saadud andmemassiivi saab kasutada digitaalsete kanalite kaudu edastamiseks,

salvestatud digitaalsele optilisele andmekandjale (üks kord kirjutatav CD-R, DVD-R, üks kord kirjutatav CD-RW, DVD-RW, DVD-RAW plaat), magnetilistele (kõvakettad, disketid, magnetlindid), mälupulgadele jne d.

Saadud digitaalsete koopiate kvaliteedinõuded ei ole selgelt sõnastatud. Paberdokumentide elektrooniliste koopiate kvaliteedi hindamise kriteeriumid puuduvad: pildi parameetrid, toonide taasesitus (kontrastsus), heledus, müra, värvitäpsus, teravus, eraldusvõime, geomeetrilised moonutused jne. Välismaal on juba kasutusel hulk dokumente, mille digiteeritud dokumentide kvaliteedi hindamise kogemus oleks Venemaale kasulik. USA riiklik standard ANSI/AIIM MS44 "Juhised pildiskannerite kvaliteedikontrolliks" kehtestab ja avalikustab skaneerimise kvaliteedi hindamise põhiterminoloogia, põhiparameetrid ja -kriteeriumid ning lähenemisviisid nende praktiliseks mõõtmiseks. Selle alusel, võttes arvesse tänapäevaseid nõudeid, töötati 2000. aastal välja rahvusvahelised ISO standardid mustvalgete dokumentide skaneerimise kvaliteedi hindamiseks.

Pärast digiteerimist tagastatakse originaal säilitamiseks tagasi arhiivi ning tehtud koopiad täiendavad kasutaja elektroonilist fondi ja muutuvad uurijatele kättesaadavaks.

Lahendust arhiividokumentide säilitamise ja operatiivse kasutamise probleemile hakati otsima 1990. aastate keskel, kui USA Kongressi Raamatukogu alustas olemasoleva mikrofilmide kogu (iseseisva koguna ja peamise kandjana) täielikku digitaliseerimist. kindlustus ja kasutajafondid). Digitaliseerimise käigus seisid Ameerika spetsialistid silmitsi vajadusega välja töötada ühtsed lähenemisviisid teabe edastamise protsesside elluviimiseks materiaalsetest andmekandjatest elektroonilisele vormile, st tekkis vajadus reguleerida digiteerimisprotsesse.

Kaasaegsed digiteerimisstandardid võib vastavalt reguleerimise tasemele jagada 3 standardikategooriasse: rahvusvaheline, riiklik ja organisatsiooni standard. Rahvusvahelist standardit ISO5 töötab välja teadlaste rühm, selle kasutamine annab tehnoloogilise, majandusliku ja sotsiaalne eelis, kuid ei ole kohustuslik ühelegi ISO liikmesriigile. Riiklik standard on ametiasutustele kasutamiseks kohustuslik riigivõim erinevatel tasanditel on see väljatöötamisel digiteerimisprotseduuri täiustamiseks, arvestades õigusaktide spetsiifikat, dokumendistandardeid

sisse teatud riik. Organisatsioonistandard rõhutab konkreetse ettevõtte eripärasid dokumendi elektrooniliseks muutmisel ning selle hilisemal säilitamisel ja kasutamisel. Kõige kuulsam riiklik standard digiteerimisprotsesse reguleeriv S6 digiteerimisstandard (S6: digiteerimisstandard)6, mille Austraalia ja Uus-Meremaa riiklik standardimiskomitee kehtestas 2006. aastal. 7 Kahjuks Venemaal ei ole sarnane dokument, mis reguleerib EFP digiteerimise ja loomise protsesse.

2012. aastal töötasid ülevenemaalise dokumenteerimise ja arhiveerimise uurimisinstituudi (VNIIDAD) ja föderaalse arhiiviameti (Rosarchiv) töötajad välja “ Juhised arhiividokumentide elektroonilise kopeerimise ja saadud teabemassiivi haldamise kohta. Nende soovituste mudel oli "S6 digiteerimisstandard" ja " Tehniline nõustamine» FADGI. Sellesuunalise töö jätkamiseks näib asjakohane välja töötada Arhiivide informatiseerimise valdkonna erinevaid tegevusvaldkondi reguleerivate valdkondlike normatiiv- ja metoodiliste aktide väljatöötamise ja ajakohastamise strateegia, samuti luua regulatsioon ning arhiivide informatiseerimise valdkonda reguleerivad metoodilised aktid. perspektiivne plaan selle rakendamiseks. Arendajad on pakkunud võtmepunktid millega tuleb regulatiivdokumendi koostamisel arvestada.

1. Väljatöötatud ja jõustatud rahvusvaheliste ja jõustatud dokumentide struktuur ja sisu riiklikud süsteemid spetsiifikast tuleneva standardimise õiguslik raamistik riik, kust need pärinevad. Seetõttu nõuab nende otsetõlge ja kasutamine Vene Föderatsioonis tasakaalustatud lähenemist.

2. On vaja luua rohkem kui üks normdokument, mis reguleerib digiteerimise küsimusi, vaid õigusaktide kogum, mis kirjeldab nõudeid selle protsessi kõikidele etappidele ja aspektidele.

3. Selle regulatiivse ja metoodilise dokumentatsiooni ülesehituse ja üldise sisu saab tugineda välismaistele analoogidele, mille tööstuse eksperdid on valinud näidetena, mis on Venemaa tingimustele kõige lähedasemad ja adekvaatsed. Samas peaksid kodumaised arengud täielikult kajastama Venemaale omaste protsesside ja digitaliseerimise aspektide (sh nõuded seadmetele, personalile, protseduuridele ja kvaliteedijuhtimisele) spetsiifikat8.

Dokumentide digiteerimine on vajalik meede arhiividokumentidele kiire juurdepääsu korraldamiseks. Kohalolek on kindlasti

th dokumentide massiiv võimaldab teil luua uue, kasutajasõbraliku ja teaduslikult kasuliku teabeallikas- virtuaalne arhiiv. Selliste virtuaalsete hoidlate näiteid saab vaadata Venemaa riikliku kirjandus- ja kunstiarhiivi veebisaidilt.

I.A. virtuaalarhiiv Bunin on esitatud dokumentide mugava klassifikatsiooni ja kasutajasõbraliku liidesega ressurss. Dokumendid jagunevad kolme rühma: “Käsikirjad”, “Lõiked ajalehtedest ja ajakirjadest”, “Visuaalsed materjalid” ning on Venemaa Riikliku Kirjanduse ja Kunsti Arhiivi ning Vene Diasporaa Arhiivi fondide originaalide skaneeritud koopiad. Leedsis9. Projekti arendajad toovad välja selliste projektide elluviimise võtmepunktid: finantsküsimused, arhiividokumentide lahknevuse probleem ning vajadus pidada läbirääkimisi erinevate institutsioonide ja isegi riikide hoidlatega vajaliku materjali kogumiseks ning lõpuks ka lahenduse leidmine. juriidilised küsimused – kuna kehtib ka materjalide elektrooniline avaldamine Autoriõigus. Ressurss on positiivne näide virtuaalarhiivi loomise projekti elluviimisest. Venemaa Riikliku Kirjandus- ja Kunstiarhiivi veebisait pakub ka selliseid suurepäraseid näiteid elektroonilistest hoidlatest kui dokumentidele pühendatud allikast. Isamaasõda 1812 ja Esimene maailmasõda.

Elektroonilise hoidla nimega "Osip Mandelstami taasühendatud virtuaalarhiiv" loojad olid Oxfordi ülikool ja Mandelstami selts. Projekti arendajate eesmärk oli tuvastada, kirjeldada ja paigutada Internetti kõik või võimalikult palju Osip Mandelstami säilinud loomingulisi ja biograafilisi materjale, olenemata nende füüsilisest asukohast10. Samal ajal ühendab projekt käsikirju, tekstide ärakirju, aga ka kommentaare nende kohta.

Dokumentide otsimine on selliste projektide loomisel kõige olulisem etapp. Selle protsessi muudab keeruliseks asjaolu, et mõnda varem tuntud ja kasutusele võetud kollektsiooni ei pruugi enam eksisteerida. Kunagi 1990. aastatel müüki tulnud, vahetasid need omanikku, isegi kelle nimesid pole alati võimalik kindlaks teha. Muudel juhtudel ei suuda omanikud teatud autogramme ega dokumente leida. See on täielikult seletatav asjaoluga, et arhiivi-käsikirjaliste fondide hankimine koos dokumentidega

Vene diasporaa tegelasi teostati peamiselt annetuste teel ja see ei olnud süstemaatiline11. Arendajad märgivad, et sama juhtub ka riigiarhiivid. Nii ei leidnud nad Prantsusmaa rahvusarhiivist mitu aastat O.E. immatrikuleerimisdokumente. Mandelstam (need taasavastati 2008. aasta aprillis)12.

Oluline on märkida, et O.E. virtuaalarhiiv Mandelstam pole mitte ainult hea näide sellise projekti elluviimisest, vaid ka tänu saidil sellise arhiivi loomise protsessi üksikasjalikule kirjeldusele on see omamoodi õpetus digiteerimisprotsessi jälgijatele ja uurijatele.

Rakendatud analüüs Venemaa projektid ajalooliste materjalide virtuaalsete hoidlate loomise kohta rõhutab dokumentide killustatuse probleemi ja nende otsimise keerukust. Seega on projekti koostamisel oluline keskenduda võimalikule koostööle välisarhiividega.

Seega suureneb ühistöö, ühisprojektide roll ühtse virtuaalse välja loomiseks samateemaliste materjalide hoidmiseks.

Digitaliseerimisel tuleb tähelepanu pöörata nende digiteerimiseks vajalike dokumentide valiku protsessile, samuti kvaliteetsete skaneerimisseadmete valikule, et digiteerimisprotsess oleks originaalide jaoks ohutu. Siiski edasi Sel hetkel selle valdkonna üks tõsisemaid probleeme on digiteerimisprotsessi reguleerimise vajadus (sh materjalide valiku protsessi üksikasjalik kirjeldus ja terminoloogiabaasi fikseerimine). Ilma asjakohase, juriidiliselt heakskiidetud standardita jääb virtuaalarhiivi loomise protsess enamiku teadlaste jaoks vaevaliseks ja kättesaamatuks.

Märkmed

Juhised arhiividokumentide elektrooniliseks kopeerimiseks ja saadud infomassiivi haldamiseks. [Elektrooniline ressurss] URL: http://archives.ru/documents/rekomend_el-copy-archival-documents/section-2.shtml (juurdepääsu kuupäev: 13.05.2016). Dokumentide digiteerimise tunnused tänapäevastes arhiivides. [Elektrooniline ressurss] URL: https://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php7ID-154329 (vaadatud 13.05.2016).

Yumasheva Yu.Yu. Arhiivid ja “digitaalne võidurelvastumine” // Ajalooinformaatika. 2013. nr 3. Lk 93.

ISO – Rahvusvaheline Standardiorganisatsioon. Rahvusvaheliste standardite väljatöötaja ja väljaandja. [Elektrooniline ressurss] URL: http://www.iso. org/iso/ru/ (juurdepääsu kuupäev: 13.05.2016).

Uurimistöö aruanne teemal 2.2.4 "Projektiarendus tööstuse standard arhiividokumentide elektrooniliste koopiate loomine”, alusel teostatavate uurimis- ja arendustööde kava riiklik ülesanne Föderaalne arhiiviamet 2014. aasta nr 89, 26. detsember 2013 (esimene etapp) "Arhiividokumentide digiteerimist reguleeriva välisriigi regulatiivse ja metoodilise dokumentatsiooni uurimine ja analüüs" / Yu.Yu. Jumašev. M.: VNIIDAD, 2012. S. 84-163. Seal. S. 20.

Ivan Bunini ühendatud elektrooniline arhiiv. [Elektrooniline ressurss] URL: http://www.bunin-rgali.ru/ (juurdepääsu kuupäev: 13.05.2016). Osip Mandelstami taasühendatud virtuaalne arhiiv. [Elektrooniline ressurss] URL: http://mandelstam-world.info/intro.php (juurdepääsu kuupäev: 13.05.2016).

Popov A.V. Vene diasporaa ja arhiiv: Vene emigratsiooni dokumendid Moskva arhiivis: tuvastamise, hankimise, kirjeldamise ja kasutamise probleemid (Vene poliitilise emigratsiooni ajaloo materjalid. 4. väljaanne). M.: RGGU, 1998. S. 150-151.

Osip Mandelstami taasühendatud virtuaalne arhiiv.

Praegu on dokumentide digiteerimine muutumas arhiivifirmade pakutavaks väga nõutavaks teenuseks. Kaasaegse infotehnoloogia maailmas ei saa peaaegu ükski organisatsioon hakkama ilma elektroonilise arhiivita.

Elektrooniline arhiiv ja digiteerimine

Dokumentide elektrooniline arhiiv säästab oluliselt töötajate aega, sest just tänu digitaalsele arhiivile on dokumendid igal ettevõtte asjast huvitatud spetsialistil alati käepärast. Elektroonilise arhiivi või andmebaasi loomise teel on esimene samm dokumentide digiteerimine.

Spetsiaalne varustus digiteerimiseks

Näib, et dokumentide digiteerimise protsessis pole midagi keerulist, kuid see pole täiesti tõsi. Enamiku paberarhiividokumentide digiteerimiseks on vaja spetsiaalseid seadmeid - nn tööstuslikke skannereid. Lisaks pakutava "dokumentide digiteerimise" teenuse raames arhiiviorganisatsioonid, ei mõisteta mitte ainult skannimisprotsessi ennast.

Dokumendi töötlemine

Dokumentide töötlemine digiteerimisel ja mõned lisatoimingud. See on ennekõike dokumentide kokkuõmblemine enne digiteerimisprotsessi ja nende järgnev õmblemine. Nagu ka digiteeritud dokumentide vastavusse viimine originaalidega.

Dokumenditöötluse olulisemad etapid

dokumentide skannimine;
Teabe sisestamine salvestussüsteemi.

Dokumendi digiteerimise üksikasjad

Rääkides dokumentide digiteerimisest, elektrooniliste koopiate ja paberoriginaalide kontrollimisest, tasub tähelepanu pöörata Erilist tähelepanu. Lisaks sellele, et see on äärmiselt aeganõudev protsess, nõuab see enamikul juhtudel erioskusi. Paljudel paberdokumentidel on teatud kahjustused, kortsud ja voldid, trükitud märgid on kustutatud ja arvutiprogrammid ei tunne käsitsi kirjutatud tähti peaaegu ära.

Dokumentide kontrollimine on kohustuslik

Eelkõige tuleb eriti hoolikalt kontrollida projekteerimisdokumentide originaale ja koopiaid, milles kasutatakse palju erimärke ja tingmärke (tuleb tähele panna, et projekteerimisdokumentide digiteerimine on kõige keerulisem protsess, kuna projekteerimisdokumendid on enamasti vormindamata).

Mitte ilma käsitsi valmistatud

Pärast dokumentide digiteerimist ja kontrollimist kõrvaldatakse kõik ebatäpsused ja erinevused paberoriginaalide ja digitaalkoopiate vahel käsitsi. Seega võime teha järgmise järelduse: protsessi keerukust arvestades oleks kõige parem usaldada dokumentide digiteerimine professionaalidele.

Enamik arhiiviettevõtteid pakub tänapäeval dokumentide digiteerimise teenust. Nõudlus selle järele on tingitud asjaolust, et peaaegu kõigi organisatsioonide tegevust on raske ette kujutada ilma elektroonilise arhiivita, mis on mugav ja praktiline, võimaldades dokumentidele kiiret ja lihtsat juurdepääsu. Seda tüüpi arhiividele üleminek on õigustatud juhul, kui on probleeme tööpaberite säilitamisega: vaba ruumi puudumine, vajadus järgida säilitamise reegleid ja kvaliteeti jne.

Andmebaasi ja elektrooniliste arhiivide loomise etapid

Selline protseduur nagu dokumentide digiteerimine toimub mitmes etapis.

1. Tööpaberite ettevalmistamine skaneerimiseks:

tehniline (füüsiline) ettevalmistus. See seisneb lahtiköitmises, klambrite, kirjaklambrite jms eemaldamises;
materjalide süstematiseerimine. See hõlmab tööd sisuga: dokumentide kronoloogia, struktuuri, tüübi valimist.

2. Dokumentide digiteerimine. Selles etapis viiakse läbi järgmine tegevuste komplekt:

skaneerimise tehniliste parameetrite valik (eraldusvõime);
tulemuste salvestamise vormingu valik (pildid, failid, millel on võimalus dokumenti redigeerida);
skannimise tüüp (voog või lame).

3. Saadud info töötlemine. Mõnikord vajavad "allika" ebarahuldava kvaliteediga digiteeritud paberid täiendavat töötlemist (pleekimise, värvi jne korrigeerimine).

Dokumentide minimaalne maht digiteerimiseks on 5000 lehekülge

Dokumentide digiteerimine: peensused ja nüansid

Paberarhiividokumentide elektrooniliseks teisendamiseks kasutatakse spetsiaalset varustust: kõige sagedamini kasutatakse erinevat tüüpi skannerid (tööstuslikud, suureformaadilised, planetaar-, raamat).

Pärast digiteerimist on vaja kontrollida saabunud dokumentide vastavust originaalidele. See on protseduuri oluline ja aeganõudev etapp, sest mõnel dokumendil võib olla erinevaid volte, kahjustusi või hõõrdumisi, mida arvutiprogrammid ei tuvasta. Väärib erilist tähelepanu projekteerimisdokumentatsioon, mis sisaldab palju erimärke ja märke.

Dokumentide digiteerimisteenused

Tänu sellele, seda protseduuri nõuab kõrgendatud tähelepanu ja kõrget teostuse kvaliteeti, seda peavad läbi viima kõrgelt kvalifitseeritud spetsialistid, kellel on vastav töökogemus ja kes on juba ellu viinud rohkem kui ühe projekti.

Meie ettevõtte jaoks on dokumentide digiteerimine eriteenus: töötame igasuguse mahuga dokumentidega, osutame teenuseid suured ettevõtted ja väikestele organisatsioonidele, säilitades samas täieliku konfidentsiaalsuse.

Paberarhiivide digiteerimine hõlmab dokumentide skaneerimist ja kataloogimist. Mida suurem on organisatsioon, ettevõte, seda keerulisem on selle dokumendivoog, seda rohkem dokumente tema arhiivis hoitakse ja sellest tulenevalt näevad arhiivide digiteerimise teenused atraktiivsemad.

Kokkuhoid otsingul

Sageli arhiveerimiseks nõutav dokument see võtab palju aega ja vaeva. Või võib tekkida olukord, kus sama dokumenti nõuab mitu töötajat korraga – sellisel juhul tuleb sellest teha koopia.
Lisaks tuleb märkida, et sagedane kasutamine paberdokumendid varem või hiljem viib failid ekslikult arhiivi nende kahjustamiseni ja mõnikord ka "kaotamiseni".
Kuid kõigi nende probleemide lahendamine on üsna lihtne - peate lihtsalt tagama paberarhiivide digiteerimise, kasutama automatiseeritud Infosüsteemid, mis tagab kiire otsingu ja juurdepääsu dokumentide elektroonilistele koopiatele.
Paberarhiivide digiteerimisel on palju eeliseid. Ja me ei räägi mitte ainult kvalitatiivselt uutest võimalustest ettevõtte dokumentatsiooni esitamiseks ja kasutamiseks, vaid ka selle teabe ohutuse tagamisest.

Digiteeritud dokumentide eelised:

paberiarhiivi ja paljundusala koormuse vähendamine;
arhiiviruumi vabastamise võimalus;
paberarhiivide ülalpidamiskulude vähendamine.

Paberarhiivide digitaliseerimine: etapid

Esimene aste. Kogu töö arhiivide digiteerimisel algab dokumentide uurimisega. Dokumentide analüüsi tulemusena selgitatakse välja paberimassiivi struktuur ning kvantitatiivsed ja kvaliteediomadused dokumente. Ekspertiisi tulemuste põhjal valitakse tehnoloogia ja dokumentide digiteerimine, kvaliteedi hindamiskriteeriumid, valitakse seadmete koostis, lepitakse kokku täitmise tähtajad ja eelarve.

Teine faas on otsene skaneerimine. Arhiivide digiteerimine on skannerite abil dokumendi graafiliste kujutiste loomine. Enne dokumendi elektrooniliseks teisendamist valib operaator optimaalse skannimisrežiimi, teostab tegelikult skannimise, kontrollides samal ajal monitoril saadud kujutiste kvaliteeti.

Elektroonilise arhiivi kasutuselevõtu mõju

Paberarhiivide digiteerimise tulemus on elektroonilised koopiad dokumente. Professionaalsed seadmed, mida meie ettevõte kasutab, võimaldavad teil skaneerida erinevaid dokumente kiirusega kuni mitu tuhat lehekülge päevas - partiirežiimis. Saadud failid kirjutatakse mälupulkadele, CD-dele, DVD-dele ja muudele andmekandjatele.

Arhiivi digiteerimise tulemused

Kohe pärast arhiivide digiteerimise lõpetamist töödeldakse graafilisi pilte automaatselt – jagatakse lehtedeks, kärbitakse mööda servi, joondatakse joonte järgi, eemaldatakse müra, parandatakse pildikvaliteeti jne. Skaneeritud dokumentide kataloogimise parameetrid saate määrata oma äranägemise järgi, tagades sellega äriprotsesside optimeerimise dokumendihalduse poolelt.