Säilitada ettevõtte arhiiv. Töötehnika arhiivdokumentidega

Amuri piirkonna riigi arhiivi töölevõtmise osakonna ja osakonna arhiivide juht Elena Shilova ütles mõnede dokumentide nõuetekohase säilitamise küsimusi.

Pärast personali klubi, mis toimus ajalehes "Töö!" Eelmisel neljapäeval muutusid osalejad selgeks, kaadri tasandil või ettevõtte arhivaar on suur mees. Neilt on see, kes sõltub organisatsiooni menetlusest, kus mõnikord on äärmiselt raske mõista.

Nagu selgus, rääkida sellest, kuidas organisatsiooni arhiivi korralikult läbi viia, on võimalik, et sellist suurt nüansse on raske leida kedagi teist. Meie külalise ekspert Elena Shilova, värbamisosakonna juhataja ja Amuri piirkonna riigi arhiivi osakondade juht räägiti mõnedest dokumentide nõuetekohase säilitamise küsimustest.

Desktop Dokumendid Archivis

1. Kõige olulisemad õigusaktid, mis reguleerivad kõik arhiivokumentide liikumine on föderaalseadus "arhiveeritud". See laiendab oma tegevust mis tahes organisatsioonidele ja nende arhiivdokumentidele ning kõik selle nõuded on täitmiseks kohustuslikud.

2. Küsimuses, kuidas viia läbi arhiivokumente alates numeratsiooni kaane aitab põhireegleid töö osakondade arhiivide 1985 aitab

3. "Tegevusprotsessis moodustatud tüüpiliste juhtimisdokumentide loetelu valitsusagentuurid, elundid kohalikud omavalitsused ja organisatsioonid, mis näitavad säilitusaega. "

4. Nende organisatsioonide jaoks, kellel on teaduslik ja tehniline dokumentatsioon, "moodustatud organisatsioonide teadus- ja tehnilises ja tööstuslikus tegevuses moodustatud tüüpiliste arhiivide dokumentide loetelu, märkides ladustamise ajastus."

Dokumendi juhised

Jaoks tõhus töö Dokumendid nõuavad kontoritöö juhiseid. Kahjuks nad ei ole igas organisatsioonis. See peaks kehtestama eeskirjad ettevõtluse kõigi dokumentidega - registreerimisreeglite, ühtsuse. See juhtub, et ühes organisatsioonis üksikasjad toorikud erinevates kohtades, vormid ise on erinevad. Ja see on ebamugav töötada ja midagi ei ole võimalik leida. Juhistes tuleks välja toota mitte ainult seda, kuidas inventuuri ja nomenklatuuri tehakse, kuid kes vastutab arhiivi töö eest. Parem on see, et see ei olnud üks inimene, kes visatakse kõikidest juhtumitest välja, kuid osakondade arhiivide omadused. Selleks, et pärast teatud aja möödumist osakonna vastutav isik koostas kõik dokumendid ja võttis vastu vastutuse arhiivi eest. Ja alles siis arhivaar teeb kokkuvõtliku töö. Dokumentidega ei ole küsimusi ja probleeme, kui juhised on kõik sammud kirjutatud.

Dokumentide koosseisu üle kanda arhiivi

Organisatsiooni arhiiv vastavalt tema määrustele on varustatud alalise, ajutise (üle 10-aastase) ladustamise asjadega ning personali juhtumeid. Organisatsiooni tegevuses moodustatud dokumendid on jagatud ladustamiseks:

• ajutised ladustamise perioodid (kuni 10 aastat kaasa arvatud);

• pikaajalise ladustamise perioodil dokumendid (üle 10 aasta);

• alalise (igavese) ladustamise dokumendid.

Ajutine ladustamise juhtudel ladustamisaega kuni 10 aastat on üle kantud arhiivi organisatsiooni, reeglina ei kuulu. Neid säilitatakse organisatsiooni struktuurilistesse jagunemissetele ja pärast ladustamise aja möödumist on hävitamine.

Isiklikud dokumendid organisatsiooni arhiivis edastatakse ajutisele säilitamine vastavalt nende omanikule (omanik), millele järgneb riigi arhiivi ülekandmine pideva ladustamise eest.

Eelkäijate dokumentide dokumendid kantakse arhiivile üle, samuti likvideeritud alluvate organisatsioonide dokumendid.

Nomenklatuur

Peab olema igas organisatsioonis. See dokument võimaldab teil võtta arvesse äritegevuse juhtumeid, koostada inventari ja hävitada dokumendid lühiajalise ladustamise perioodiga, mida inventuur ei sisalda. See peaks sisaldama kõiki organisatsiooni põllumajanduses olevaid dokumente. Üldnõuded Kompileerimine on ette nähtud osakondade arhiivide tööreeglites ja organisatsioonide arhiivide töö eeskirjades, samuti tüüpiline juhendamine Föderaalsete asutuste büroo töö sõnul. See on nomenklatuuris, et koostatud dokumentide rühmitamine asjades, juhtumite süstematiseerimine, indekseerimine ja tähtaegade tähtaeg on planeeritud. See on aluseks konstantse ja ajutise (üle 10-aastase) töö otsusete koostamisele ja kontoritöö peamise raamatupidamisdokumendi ning osakondade arhiivis kasutatakse ajutise (kuni 10-aastase kaasava) säilitamise arvestamiseks.

Nomenklatuuri fikseeritud skeemi saab kasutada teostatud dokumentide kaardifaili väljatöötamisel. Nomenklatuur koostatakse standardse ajakava ja organisatsiooni struktuuri alusel. Nomenklatuuri juhtumite pealkirjade järjekord peavad vastama organisatsiooni struktuurile. Organisatsiooni nomenklatuuri eelseisva kalendriaasta jaoks koostatakse jooksva aasta viimases kvartalis. ARHIVIVI-institutsiooniga kokkulepitud nomenklatuur iga aasta lõpus on määratud organisatsiooni juht heaks kiidetud ja see võetakse kasutusele 1. jaanuarilt järgmistest osadest kalendriaasta.

Arhiiviasutus kiidetakse heaks vähemalt kord 5 aasta järel. Organisatsiooni funktsioonide ja struktuuri põhiliste muutuste puhul töötatakse välja uus juhtumite nomenklatuur. See on see, mida nomenklatuur on ja kuidas seda juhtida võib uurida osakondade arhiivide töö põhireegleid ja organisatsioonide arhiivide reegleid.

Arhiivide kaitse

Arhiiv paigutatakse hoone hoonete või üksikute hoonete spetsiaalselt ehitatud või kohandatud hoonetesse. Haldushoonete ehitamisel või renoveerimisel tuleks ette näha organisatsioonide arhiivide erialasid. Organisatsioonide arhiivide eriruumide puudumisel eraldatakse kohandatud ruumid organisatsiooni haldushoones. Arhiivokumente ei tohi lagunenud, toores, kuumutamata, mitte vastata ruumide sanitaar- ja hügieeninõuetele. Samuti teenustega tegeleva hoone ruumides toitlustaminetoidulaod jne.

Juhul võimatu organisatsiooni eraldada ruumi arhiivi all, on soovitav, et salvestatud dokumendid on horisontaalasendis, kastides, rauakappides. Ja juurdepääs neile oli piiratud. Oluline on püüda säilitada valguse ja temperatuuri režiimi. Dokumentide pimedus just õige.

Juhised korraldamise ja säilitamise arhiivi testimise laboris (edaspidi juhend) on mõeldud selleks, et luua ühtne menetlus arhiivi projekteerimise ja valmistada ette katselabori tegevuses tekkinud dokumentide hävitamiseks.

Juhend määrab kindlaks katsetamise laboratooriumi tegevuste hilisema säilitamise, raamatupidamise, kasutamise ja säilitamise korra ettevalmistamise ja muutmise korra, juhtumite valimise meetod (varustus, ajakirjad) pidevaks ladustamiseks ja nende eraldamiseks hävitada.

1. ÜLDSÄTTED ARMANI HALDAMISEKS KATSETAMISEKS

See juhend rakendab norme föderaalsed seadused 27. juuli 2006 N 149-FZ "teave, infotehnoloogiad ja teabe kaitse kohta ", alates 22. oktoobrist 2004 N 125-FZ" arhiivitegevusele Venemaa Föderatsioon”.
See kasutusjuhend on välja töötatud vastavalt "Arhiivitegevusele Vene Föderatsioonis" , Osakondade arhiivide töö peamised eeskirjad, mis on heaks kiidetud NSV Liidu Glavakhi väärtuse järjekorras 5. september 1985 nr 263, \\ t

Organisatsioonide tegevuses moodustatud tüüpiliste juhtimisdokumentide loetelu, mis näitavad Venemaa föderaalse arhiiviteenuse heakskiidetud ladustamise ajastamist 6. oktoobril 2000, katselaborite tegevuses moodustatud juhtumite ja dokumentide nomenklatuur

• GOST R 7.0.8-2013. Avastatud ja arhiivitegevus laboratooriumis. Tingimused ja mõisted

1.2. Testimislabori tegevuses esitatud dokumentide (edaspidi "dokumendid) esitatud dokumentide hävitamise registreerimine toimub arhiivi juhtimise eest vastutava laboratoorse töötajaga.

Testimislabori sekretär või selle asendusministeerium täidab vastutust autoriteedi (sissetulevate, väljuvate registreerimisdokumentide) arhiivi säilitamise vastutuse laboratooriumi töötaja.
Juhendis seatud terminid asuvad süstematiseeritud viisil, mis peegeldab terminoloogilist süsteemi mõistete töö ja arhiivitegevuse valdkonnas.

Iga kontseptsiooni jaoks on olemas üks standardiseeritud tähtaeg.

Standardiseeritud terminid diagnoositakse julgeid, nende lühikesed vormid Lühend ja sünonüümid - kaldkirjas.

M Standardi juhistega kehtestatud mõisteid on soovitatav kasutada igasuguse dokumentatsiooni ja kontoritöö ja arhiivialuse juhiste kasutamiseks, mis kuuluvad standardimise ja (või) nende tööde tulemusi.

• 3 Tingimused ja mõisted

4 arhiivitegevus: Tegevused, mis pakuvad ladustamise, omandamise, raamatupidamise ja arhiivide dokumentide kasutamist.
6 arhiiv (NRK Arhiiv): arhiivide töölevõtmise, raamatupidamise, ladustamise ja kasutamise organisatsiooni korraldamine või struktuurivastane jaotus.
7 dokument: Kandjale salvestatud teave üksikasjadega, mis võimaldavad seda tuvastada.
8 ametlik dokument: Organisatsiooni, ametniku või kodaniku poolt kaunistatud dokumendi loodud dokument.
9 arhiivdokument: Kodanike, ühiskonna, riikide tähtsuse tõttu säilitatud dokument või säilitatav dokument.
10 elektrooniline dokument: Dokument, mille teave on esitatud elektroonilisel kujul.
11 dokumentaalteave: Vedajale fikseeritud struktureeritud teave.
12 meedia (dokumenteeritud) teave: Materiaalne objekt, mis on ette nähtud konsolideerimiseks, ladustamiseks (ja taasesituseks) kõneks, heli- või peeneks teabeks.
13 dokumendi autor: Organisatsioon, ametnik või kodanik, kes loonud dokumendi.
14 dokumendi õiguslik tähtsus: Dokumendi vara toimida äri- või isiklike sündmuste kinnitusena.
15 dokumendi õiguslik tugevus: Ametliku dokumendi vara, et põhjustada õiguslikke tagajärgi.
16 autentsus (elektrooniline dokument): Elektroonilise dokumendi vara tagab elektroonilise dokumendi identse deklareeritud.
17 täpsus (elektrooniline dokument): Elektroonilise dokumendi vara, milles elektroonilise dokumendi sisu on kinnitatud toimingute, tegevuste või faktide täielik ja täpne esitlus ning mida saab usaldada järgmistes operatsioonides või järelmeetmetes.
18 ausus (elektrooniline dokument): Elektroonilise dokumendi olek, kus pärast selle loomist ei tehtud muudatusi.
19 kasutuse fitness (elektrooniline dokument): Elektroonilise dokumendi vara, mis võimaldab tal igal ajal lokaliseerida ja paljundada.
20 ehtne dokument: Dokument, teave autori, aja ja koha loomise kohta, mis sisalduvad dokumendis ise või tuvastatud muul viisil kinnitab selle päritolu usaldusväärsust.
21 dokumendi skript: Dokumendi esimene või ainus eksemplar.
22 duplikaadi dokument: Algse skripti ümberkorraldus.
23 dokumendi koopia: Dokumendi eksemplar, mis reprodutseerib täielikult dokumendi originaali kohta.
24 digitaalne koopia Dokument: Elektroonilisel kujul loodud dokumendi koopia.
25 dokumendi tõestatud koopia: Koopia dokumendi kohta, mille kohaselt kehtestatud korraldus Toetused kinnitatakse, esitades selle õigusliku tähtsusega.
26 ekstrakti dokumendist: Ettenähtud viisil sertifitseeritud dokumendi osa koopia.
27 kirjalik dokument: Dokument, mille teave salvestatakse kirjutamise märke.
28 tekstisõnumiskirja: Sisaldama kõneteavemis tahes tüüpi tähega või helisalvestussüsteemiga.
29 image dokument: Iga objekti välimuse ja / või sisemise struktuuri reprodutseerimine.
30 fotodokument: Foto- või elektroonilise (digitaalse) meetodi loodud pildi dokument, mis lööb teavet eraldi piltide kujul - staatiliste piltide kujul.
31 audiovisuaalse dokumendi: Visuaalse ja / või helisignaali sisaldav dokument.
32 videopaar: Audiovisuaalse dokumendi loodud meetodiga video salvestiste kinnitamise teabe kujul järjestikku asuvad pildid - dünaamilised pildid.
33 kino: Võistlemine või audiovisuaalse dokumendi loodud foto- või elektroonilise (digitaalse) meetodiga, mis kinnitab teavet järjestikku asuvate piltide kujul - dünaamilised pildid.
34 fonokment: Audiovisuaalne dokument, mis sisaldab mis tahes salvestussüsteemiga salvestatud audioinfot.
35 graafiline dokument: Image dokument, milles objekti pilt saadakse joonte, lööki, valgustuse, punktide, värvide abil.
36 dokumendi rekvisiidid: Dokumendi kujundamise element.
37 dokumendi vorm: Kehtestatud järjestuses asuva dokumendi üksikasjade kombinatsioon.
38 dokumendi salvestamine: Ratsionaalse paigutuse korraldamine ja dokumentide ohutuse tagamine.
39 dokumentide väärtuse uurimine: Dokumentide uurimine nende väärtuse kriteeriumide põhjal dokumentide säilitamise ajastamise määramiseks.
40 dokumendi säilivusaeg: Ajavahemik ajavahemik, mille jooksul dokument tuleks salvestada osana dokumentaal- või arhiivfondi.
41 dokumentide alaline ladustamine: Dokumentide igavene säilitamine ilma õiguse hävitamise õiguseta.
42 dokumentide ajutine ladustamine: Dokumentide säilitamine enne nende hävitamist regulatiivsete õigusaktide kehtestatud tähtaegade ajal.
43 juurdepääs dokumendile: Dokumendi saamise ja kasutamise võimalus ja tingimused

• 3.2 Dokumendi tootmine laboris
• 3.2.1 Laboratooriumi dokumentatsioon

44 dokumenteerimine: Salvestage meedia andmed vastavalt kehtestatud eeskirjadele.
45 dokumentatsiooni tööriistad: Organisatsiooni- ja arvutiseadmete vahendid, mida kasutatakse vedaja teabe salvestamiseks.
46 dokumentatsiooni süsteem: Dokumentide kogu omavahel seotud dokumentide, tegevuste ulatuse ja nende disainilahenduste ühtsete nõuete osas.
47 dokumendi tüüp: Klassifikatsiooni mõiste, mis tähistab konkreetse dokumentide rühma kuuluvat dokumenti funktsionaalsete eesmärkide üldise eesmärgi põhjal.
48 dokumendi tühi: Paberi- või elektroonilise malli leht koos detailidega, mis tuvastavad ametliku dokumendi autor.
49 ühtse dokumendi vorm; UFD: teksti vorm, mis sisaldab teksti alalist osa.
50 tabeli ühtsed dokumendid: Kohaldatavate dokumentide ühtsete vormide loetelu.
51 album Dokumentide ühtsed vormid: Kogumik piirduma rakendada ühtse vorme dokumentide juhiseid nende täitmiseks.
52 dokumendi kujundamine: Dokumendi esitamine vajalikud andmed.
53 dokumendi koordineerimine; pind: Hindamine ametliku dokumendi projekti huvitatud organisatsioonide, ohvitseride spetsialistid.
54 dokumendi lepitusleht (Sight): Osa ametlikust dokumendist kaubamärkidega (viisadega) koordineerimise kohta.
55 visa: Vajalik, millega määratakse ametniku nõusolek või nõusolek dokumendi sisuga.
56 leina koordineerimine: Vajalik, mis väljendab organisatsiooni nõusolekut, mis ei ole dokumendi autor oma sisuga.
57 allkirjastamine (dokument): Dokumendi sertifitseerimine ametniku või üksikisiku varalise allkirjaga ettenähtud kujul.
58 allkiri: Rekvisiidid, mis sisaldavad ametniku või isiku varalist maali.
59 elektrooniline allkiri: Teave elektroonilisele dokumendile lisatud elektroonilisel kujul või sellega muul viisil sellega seotud ja võimaldab teil tuvastada elektroonilise dokumendi allkirjastatud isiku.
60 dokumendi kinnitamine: Õigusliku seisundi dokumendi tegemise meetod.

2. Laboratoorsete dokumentide väärtuse uurimine, nende säilitamise aja määramine

2.1. Dokumentide väärtuste uurimine (katsetamise protokollid, materjalid, varustus, ajakirjad, ajakirjad) viiakse läbi selleks, et hinnata nende õiguslikku, ajaloolist ja muud olulisust, valimist pideva säilitamise ja hävitamise jaotamiseks vastavalt regulatiivsetele seadustele ja Metodoloogilised dokumendid arhiiviüksuse valdkonnas.

2.2. Dokumentide uurimise käigus määratakse kindlaks nende ladustamise ajastus, samas kui konstantse ja ajutine (rohkem kui 10 aastat) dokumentide valik ladustamine toimub; Dokumendid eraldavad hävitamiseks, säilitusaeg on aegunud. Samal ajal kontrollitakse juhtumi nomenklatuuri kvaliteeti ja täielikkust.

2.3. Keelatud on läbi vaadata dokumentide väärtuse uurimine ainult juhtumi pealkirjadega (varustus), vaatamata dokumente ise.

2.4. Dokumentide väärtuste uurimise tulemuste kohaselt on koostatud:

Konstantse ladustamise varude dokumendid;

Pikaajalise ladustamise varude dokumendid;

Toimingud jaotamisele hävitamise dokumentide ei kuulu ladustamist.

2.5. Organisatsiooni ja läbiviimise kohta töö ekspertiis dokumentide väärtuse, on komisjon loodud

2.6. Komisjon on loodud ja tegutseb peadirektori korraga kinnitatud korras.

2.7. Dokumentide säilitamise üksikasjad on kehtestatud tüüpilise nomenklatuuriga.

2.8. Dokumentide ladustamisperioodid, mida ei ole ette nähtud nomenklatuuri poolt kehtestatud dokumentide poolt, võttes arvesse dokumentide loendit Üldine kohtualluvus Säilitamise juhistega, mis on kinnitatud tellimuse alusel dokumentide teadusliku ja praktilise väärtuse alusel.

2.9. Katseprotokollide, materjalide, varustuse, ajakirjade ladustamise aja möödumise kord määrab tüüpiline nomenklatuur.

• 3. O. laboratoorsete dokumentide arhiivi moodustamine ja kohandamine. Laboratoorse moodustumise moodustamine

3.1. Üldsätted

3.1.1. Üleminekuotsus dokumentide arhiivile võetakse laboratooriumi juht, tuginedes kontori töö juhistele kehtestatud arhiivi nõuete alusel. Laboratooriumi juht kontrollib kogu menetlust (materjal), täitmise ja täitmise kaebuse.

3.1.2. Testi toimingud, katseprotokollid, materjalid, riided ja ajakirjad on disain ja tagastama arhiivi hiljemalt ühe kuu jooksul pärast sündmust, mis on nende mahakandmise aluseks arhiivis.

3.1.3. Arhiivi juhtimise eest vastutava laboratoorse töötaja töötaja toob välja kõik laboratooriumi dokumendid (materjal, ajakiri), tuleb arhiivi panna, pöörduda kantud elluviimise poole õigusjõud kohtulahend (Otsused).

3.1.4. Laboratoorsete dokumentide (materjali, riided, Journal) pealkirja leheküljel on märgitud vastavalt kontori töö juhistega kehtestatud nõuetele, samuti ladustamissagedusega templi ja sertifitseeritud arhiivi üleandmise kuupäeva Laboratooriumi allkirja allkirjaga.

3.1.5. Enne raamatupidamis- ja statistikakaartide arhiivi loovutamist kontrollib arhiivi juhtimise eest vastutav labor töötaja nende kohalolekut ja täitmist kõik üksikasjad.

3.1.6. Dokumendid edastatakse uuringu Arhiivile (1. liide), mis viiakse läbi elektroonilises vormis kalendriaasta jooksul, kantakse dokumendid dokumentidena arhiivile. Presentation Varud loetakse lõpule pärast tegemist kõik dokumendid nende suhtes arhiivi ajal kalendriaasta jooksul.

3.1.7. ARCHIVO ametikoha puudumisel edastatakse dokumendid järgmiselt:

Katse toimingud, katseprotokollid, kvaliteedi, ajakirjade dokumendid pidevalt salvestatud kaardid - pideva salvestusdokumentide kirjeldamisel;

Katsetoimingud, katseprotokollide salvestamine 10 aasta jooksul, - pikaajalise säilitamise dokumentide kirjeldamisel;

Katsetoimingud, katseprotokollid, kvaliteedi, ajakirjade, salvestatavate kaartide dokumendid, 10-aastased ja vähem - kirjeldatud kohaletoimetamiseks (1. liide), võttes arvesse käesoleva juhendi punktis 3.1.6 sätestatud nõudeid.

3.1.8. Dokumendid edastatakse katselabori arhiivile vastuvõtva ja edastamise seaduse alusel (2. liide). Sest kohaletoimetamise akti (nende vastavas osas) elektroonilisel kujul ja paberil (kaks koopiat, mis on sertifitseeritud igas näidis igas näidis allkirjades vastuvõtva ja edastamise allkirjastamisel, üks igaüks neist).

3.1.9. ARCHIRISi ametikoha puudumisel koostatakse vastuvõtmise ja edastamise akt (2. liide) kalendriaasta lõpus, kuid mitte hiljem kui järgmisel aastal. Sellisel juhul kohaldatakse käesoleva juhendi punktis 3.1.7 nimetatud toimingut (nende asjakohased osad) elektroonilisel kujul ja paberil (ühel juhul) toimingu suhtes.

3.2. Pideva ja ajutise (üle 10-aastase) dokumentide registreerimine

3.2.1. Juhtum (kaust) peab sisaldama mitte rohkem kui 250 lehte, mille paksus ei ületa 4 cm. Kui lehtede arv ületab 250, moodustuvad dokumendid mahus. Iga kausta mahu sisu on märgitud subtiitrites.

3.2.2. Juhtum (kaust) toidetakse 4 punktsiooni tahke kate, võttes arvesse vaba lugemise teksti, kuupäevade, viisade ja resolutsioonide võimalust. Kaust mitmete koopiate (duplikaatide) sama dokumendi projektid ei ole lubatud. Kõik kausta metallklipid ja sulgud kustutatakse.

3.2.3. Äri lehed (kaustad) on nummerdatud. Juhtumi lehtede numeratsioon, kaustu, ajakiri viiakse läbi vastavalt kontori töö juhistega kehtestatud nõuetele. Juhul oluliste muutuste puhul juhtumi numeratsioonilehtede uue laevalehe on koostatud, samas kui vana, kui see on juhul (Folder), säilitatakse selles.

3.2.4. Juhul (riided), koostatakse sisemine OPIS (lisa 3). Leheküljed, millele sisemine Opis on tehtud, on nummerdatud eraldi.

3.2.5. Kohtuasi lõpus (riided) paigutatakse juhendi kehtestatud kujul eraldi laevalehe. Laevaleht ei ole nummerdatud. Kui juhtum (riided) õmmeldakse ilma vehita, läheb see juhtumi tagumise juhtumi siseküljel (riided) siseküljel. Laeva lehel täpsustatakse juhtumi lehtede numeratsiooni omadused (riided), sh. Lehtede toad pleegitatud fotode, dokumentide, manuste ümbristega ja nendega sõlmitud lehtede arv. Kõik hilisemad muudatused korpuse koostises ja seisukorras (Creusis) (kahjustusi) (tõeliste dokumentide asendamine) märgitakse laevalehele vastava seadusega.

3.2.6. Ajakirjades on leheküljed nummerdatud, viimase puhta lehe tagaküljel koostatakse käskluse loodud kujul olevas vormis.

3.2.7. Kaartide lehtede assistent kompileeritakse eraldi puhta kaardi formaat vormingus varustusse paigaldatud vormis ja salvestatakse kaartidega.

• 3.3. Koostada konstantse ja pikaajalise ladustamise dokumentide kirjeldus

3.3.1. Katsetoimingud, katseprotokollid, kvaliteedidokumendid, logid, kaardid, kaardid (kaardifailid) konstantse ladustamisdokumentide (4. liide) inventuuris, ajutine äri (üle 10 aasta) Säilitamine - pikaajalise ladustamise varude dokumendid (5. liide).

3.3.2. Põhinemise aluse kirjeldavate dokumentide konstantse ja pikaajalise ladustamise on nomenklatuur juhtudel. Testimislabori juhtumite ja dokumentide individuaalne nomenklatuur moodustatakse tüüpilise nomenklatuuri põhjal ja välja töötas kohtuväliste nomenklatuuri haldamise poolt. Üksikute nomenklatuuri moodustumise kord ja nõuded kehtestatakse tüüpilise nomenklatuuriga.

3.3.3. Iga konstantse ja pikaajalise laboratooriumi dokumentide loetelu koosneb iga-aastastest osadest. Aastases osas teevad liigid vastava aasta jooksul lõppenud dokumendid (moodustatud). Kui see on koostatud, järgitakse järgmisi nõudeid:

Laboratoorse laboratooriumi aastased osad viiakse läbi ühe, brutoarvutusega. Toad, et OBCI iga-aastase osa jätkata eelmise aasta iga-aastase osa numeratsiooni. Varude lõpeb, kui see hõlmab konsolideeritud pideva ladustamise juhtumite iga-aastaseid osakaalu 5 aastat. Iga lõpetatud OPI on määratud numbrile;

Iga dokument (juhtum, riided, log) on \u200b\u200btehtud sõltumatu järjestuse numbri all. Kui juhtum (riided) koosneb mitmest mahust, tehakse iga maht sõltumatu järjestuse numbri all iga maht. Helitugevuse fail ei ole katki ja toonud ühe järjekorranumbri alla, mis näitab kaartide arvu;

Dokumendi päis (juhtum, riided, ajakiri, kaardifailid) edastatakse inventuurile ilma lühenditeta ja peavad vastama juhtumite nomenklatuurile oma nimele. Kui leiutised on tehtud juhtudel (kvaliteedidokumendid), mis koosnevad mitmest mahust, siis näitab see üldist päise, helitugevuse arvu, alapealkirja. Kui sisestate leiutisesse, on samade pealkirjadega subjektid kirjutatud esimesel juhul ja kõiki teisi homogeenseid juhtumeid tähistab sõnad "samad", samas kui muu teave asjade kohta kantakse inventuuri (ON) Iga uus paigutus, pealkiri mängib täielikult);

COUND OBIA "MÄRKUS" Kasutatakse dokumentide olukorra tunnusjoonte jaoks, mis edastavad teistele organisatsioonidele, viidates vajaliku dokumendiga jne.

3.3.4. Pärast tegemist (dokumendi kvaliteedi, ajakirja), inventuuri selle kaane kõrval märgi ladustamise perioodi kinnitatakse optilise numbri ja juhtumi number (kaustad, ajakiri) inventuuri.

3.3.5. Laboratooriumi aastased osad on kirjeldatud ja koordineeritud tegevdirektorMis on komisjoni protokolli number ja selle koosoleku kuupäev.

3.3.6. Kokkulepitud iga-aastased sektsioonid kirjeldavad laboratooriumi juhataja kalendriaasta lõpus, kuid mitte hiljem kui järgmisel aastal ja saadetakse peadirektori jaoks kaalumiseks ja heakskiitmiseks (inventuur pärast nende heakskiitmist, iga-aastased sektsioonid Kirjeldatud - tagasi laborisse ja salvestatud eraldi kausta.

3.3.7. Muutuste muudatuste muudatuste kasutuselevõtmine pärast selle keskse eksperdi komisjoni heakskiitu on lubatud ainult sellega kooskõlastamisel. Samal ajal on lisaks tuvastatud juhtumite pealkirjad teha kirjandusnumbrite all oleva aastase sektsioonis. Sellisel juhul on märgitud iga-aastase partitsiooni lõplikus dokumendis tehtud muudatuste aluseks.

3.3.8. Iga-aastased vaheseinad, kui need ei ole täielik kirjeldus, ei sisestata, salvestatakse kaustadesse ventiilide ja stringidega.

3.3.9. Lehtede assistent (6. liide) on koostatud lõpule viidud inventuurile (6. liide) koos sellega, millega ta toidetakse tahke kattega.

4. Laboratooriumi hävitamise dokumentide jaotamine ja ettevalmistamine

4.1. Laboratooriumi arhiveerimisdokumendid, mille jaoks kõlblikkusaeg on aegunud, eraldatakse hävitamiseks.

4.2. Protokollide hävitamisele eraldatud katsearuannetest, lõplike õigusaktide autentikuteks (järeldused, otsused, korraldusi, mida peetakse peamiselt kaaluda, samuti kõrgemate kohtute järgnevaid määratlusi ja otsuseid). Lõpetamata juhtumite juhtumite juhtumite juhtumite korral on ilma tasumata jätnud, on vaja tühistada mõistete originaal (otsused) kohtuasja menetluse lõpetamise kohta ilma kaalutluseta.

4.3. Kinnitatakse õigusaktide originaalide kohta registreerimisnumbrid Asjade, millest nad tühistatakse. Seejärel dokumendid pingestatakse kvaliteedisokumentide juhtumite järjekorras vastavalt käesoleva juhendiga kehtestatud nõuetele konstantse ladustamise käskude puhul.

4.4. Alates katseprotokollidest (materjalid, varustus), mida hävitatakse, salvestatakse isiklikud dokumendid, mis paigutatakse eraldi kausta, mis sisaldab dokumentide sisemist kausta, millesse: dokumendi omaniku perekonnanimi, nimi, nimi, nimi, nime Dokument ja juhtumi number (materjal, kleit), millest ta on konfiskeeritud, kohtuasi kaalumise aasta (materjal), juhtumite hävitamise seaduse (materjal, riided) arv ja kuupäev. Isiklike dokumentide soovimatuid isiklikke dokumente salvestatakse 50-aastase arhiivi pärast, mille järel nad hävitatakse.

4.5. Raamatupidamis- ja statistikakaartide hävitamisele pühendatud juhtumite puhul tehakse hävitamismärk, mis näitab komisjoni koosolekute seaduse ja protokolli koostamise arvu ja kuupäeva.

4.6. Destratsioonile pühendatud diskretsioonid väljastatakse toiminguna (7. liide), kui koostati, milliseid järgmisi eeskirju tuleb järgida: \\ t

Dokumendid asuvad seaduses nende kaalumise aasta järgi;

Toiminguid saab eraldi teha organisatsioonide, katseobjektide (sealhulgas kvaliteedi, ajakirjade, kaardid.

4.7. Dokumentide eraldamise toimingud hävitamiseks ja koordineerib komisjoni, mille kaubamärk on märgitud komisjoni protokolli number ja selle koosoleku kuupäev.

4.8. Kokkulepitud toimingud pärast laboratooriumi juhi heakskiitu kahe koopiaga saadetakse peadirektori jaoks kaalumiseks ja heakskiitmiseks. Pärast nende heakskiitmist toimingute ühel juhul, teine \u200b\u200bon - viidata laborisse ja salvestatud eraldi kausta

4.9. Eraldi dokumendid on pakitud ja sisse vajalikud juhtumid suletud.

5. Dokumentide hävitamine laboris

5.1. Valmistatud dokumentide hävitamine toimub alles pärast ühtset ekspertide komisjoni asjakohaste iga-aastaste dokumentide loetelu dokumentide loetelu ja hävitamise dokumentide jaotamisel.

5.2. Hävitatavad dokumendid taaskasutatakse. Ringlussevõtt väljastab vastuvõtva arve (ACT), mis näitab üleandmise kuupäeva, fondide käsutuses olevate dokumentide arv (kohtulikud teod (sealhulgas kriminaalmenetluse, tsiviil-, tsiviil-, \\ t haldusõiguserikkumised), materjalid, kvaliteedi, ajakirjade, kaartide dokumendid. Laadimise ja kõrvaldamise käsutuses viiakse läbi arhiivi juhtimise eest vastutava laboratoorse töötaja kontrolli all.

5.3. Käsitlustava organisatsioonide puudumisel hävitatakse komisjon dokumendid, mida komisjon selle kohta põletatakse. Dokumentide hävitamine põletamise teel väljastab komisjoni seadusega fondide dokumentide arv.

5.4. Vastavalt hävitamise dokumentide jaotamise asjakohastele õigusaktidele on tähistatud nende hävitamise kuupäeva, mis on kinnitatud töötaja allkirjaga, arhiivi juhtimise eest vastutava laboratooriumi töötaja.

5.5. On keelatud kasutada pühendatud hävitada juhtumeid ja muid majandusvajaduste dokumente.

6. Laboratoorsete arhiivide dokumentide säilitamise, raamatupidamise ja kasutamise korraldamine

6.1. Aktiveeritud dokumendid (juhtumid, materjalid, dokumendid kvaliteedi, ajakirjade, kaardid) salvestatakse vastavalt alustele kronoloogilises järjekorras riiulitel ja kappidel.

6.2. Pidese ladustamise dokumendid paigutatakse kastidesse, ajutise ladustamise - kastidesse või kimpudesse. (Kvaliteetse dokumendid) süstematiseeritakse sõltuvalt nende 10-50 mahust kasti (sideme). Iga kast (sideme) näitab esialgset ja lõplikku registreerimisnumbrit nende dokumentide kvaliteedi kohta.

6.3. Kaardid salvestatakse kastidesse nende numbrite järjekorras aastas. Raamatupidamine ja statistikakaardid salvestatakse kriminaalmenetluse eraldi tsiviil-, Haldusrikkumiste asjad.

6.4. Riiulid, kapid, riiulid arhiiviruumis nummerdatud ülalt alla, vasakult paremale. Iga riiulil (kapis) on tähistaja, kus nimetatakse iga riiulile paigutatud dokumentide nimi, registreerimisnumbrid ja äärmuslikud kuupäevad.

6.5. Kõiki laboratoorse arhiivis salvestatud dokumente tuleb arvesse võtta ja kirjeldada.

6.6. Peamised konto dokumendid testlabori arhiivis on:

Arhiivipass;

Dokumentide nomenklatuur;

Konstantse ja pikaajalise ladustamise varude dokumendid;

Esitluse inventuur;

Ajakirjade väljastamise juhtumid (dokumendid);

Arhiivis ladustamise dokumentide vastuvõtmise ja edastamise toimingud;

Toiminguid kaevamise kohta dokumentide hävitamiseks;

Kättesaadamise ja riigi staatuse kontrollimise teod.

6.7. Raamatupidamisdokumendid peavad olema ühes kohas ja ladustatud rauakappides.

6.8. Laboratoorse töötaja vastutab arhiivi juhtimise eest loaga (suunatud) laboratooriumi juhataja:

Väljastab dokumentide arhiiv töötajatele

Suunab kirjaliku taotluse põhjal dokumentide teistesse organisatsioonidesse ja institutsioonidesse;

Kuvab ekstraktid arhiivide dokumente.

6.9. Juhendis on ette nähtud menetlus, materjalide, dokumentide, nende koopiate väljavõtted, arhiivist väljavõtted.

6.10. Umbes väljaandmist (dokumendi kvaliteedi, ajakirja, materjali, materjali) arhiivist, on märgitud ajakirjas (lisa 8), mis lõpus kalendriaasta on tehtud lõplik sisenemise kohta välja antud arhiivist ( ajakirjad, materjalid). Ja need on välja antud mitte rohkem kui ühe kuu jooksul, välja arvatud taotluste väljaandmise juhtumid (ajakirjade) juhtumid. Arhiivi staatuse tagastatud tuleb kontrollida dokumendi tagastava isiku juuresolekul. Kirjalikud salvestused ja lisatud kirjad suunas salvestatakse eraldi kausta. Dokumendid (avaldused), mis oli aluseks vastuvõtmise aluseks tutvumiseks dokumendi arhiivis tehakse taotlusele

6.11. Laboratooriumi töötaja, kes vastutab laboratooriumi arhiivi pidamise eest kalendriaasta lõpus (31. detsembrist), kuid järgmisel aastal ei kuulu arhiivide passi (lisa 9).

7. Laboratoorse arhiivi kättesaadavuse kontrollimine

7.1. Selleks, et tagada dokumentide säilitamine arhiivis laboratooriumi poolt komisjoni poolt määratud peadirektori, kättesaadavus ja seisund dokumentide kontrollitakse.

7.2. Laboratooriumi arhiivi kontrollimise käigus toimub:

Millega luuakse arhiivi ladustamise dokumentide tegelik kättesaadavus;

Dokumentide dokumenteeritud puuduste tuvastamine ja kõrvaldamine;

Puuduvate dokumentide ja nende otsingu korraldamine;

Taastamise, ennetava ja tehnilise töötlemise nõutavate dokumentide avastamine ja raamatupidamine.

7.3. Kontroll viiakse läbi vähemalt kord iga kuue aasta jooksul suure hulga dokumentidega.

Dokumentide kättesaadavuse ja seisundi ühekordsed kontrollid toimuvad katselabori arhiivis:

Pärast teise ruumi liikumist;

Pärast liikumise põhjustanud hädaolukordi (evakueerimist) või juurdepääsu hoidlatele;

Arhiivi juhtimise eest vastutava laboratoorse töötaja muutmisel.

7.4. Dokumentide kättesaadavuse ja staatuse kontrollimisel on vaja:

Säilitada menetlemismenetluse dokumentide asukoha riiulite ja esmase ladustamisrajatiste;

Investeeritakse arvestamata a;

Cesemble ja isoleerida A, nakatunud hallituse või muude bioloogiliste kahjuritega.

Pärast järgneva töötlemise ja kirjelduste jaoks on asetatud registreerimata dokumendid.

7.5. Kui dokumentide kontrollimisel ei tuvastatud dokumente, siis korraldatakse nende otsing laboratooriumi juht.

Avastage kõik kajastatud väljaandmisdokumendid () hoidlast;

Korraldage otsingut ei leitud laboratooriumis dokumentide kontrollimisel, mille tegevust nad moodustasid pärast nende järjestikuste varude uurimist;

Kontrollige lähedal asuvaid dokumente;

Uurige toiminguid hävitamise dokumentide tühistamise kohta, varem koostatud dokumentide kättesaadavuse ja staatuse kontrollimise kontrollimiseks arhiivis.

7.7. Otsingu dokumentide tulemusena asetatakse sobivatesse kohtadesse.

7.8. Neuthelitud dokumendid kajastatakse kontolt välja (10. liide).

7.9. Dokumentide parandamatu kahjustuse tuvastamisel on koostatud seadus (11. liide).

7.10. Pärast dokumentide puudumise toimingute heakskiitmist või mitte-korvamatut kahju, avastamata ja kahjustatud dokumente välistatakse ettenähtud viisil kirjeldatud ja muude kontode

7.11. Iga OPII dokumentide kättesaadavuse ja seisundi kontrollimise lõpus lõpetatakse pärast veiditustööde registrit "Kontrollitud", kontrollimise kuupäeva; Rekord allkirjastab töötajate inspekteerimisega, mis näitab nende ametikohti.

7.12. Dokumentide kättesaadavuse ja staatuse kontrollimine loetakse lõpule pärast auditi poolt tuvastatud muudatuste tegemist arhiivi volikirjades ja asjakohast teavet AH alalise ladustamise kohta Keskperspektiivi komisjonile teha muudatusi pidev ja pikaajaline ladustamine.

8. Testlabori arhiivi seadmed

8.1. Ohutuse () ja muude dokumentide tagamiseks loomise tagamiseks nõutavad tingimused Katselabori arhiivile antakse spetsiaalselt varustatud tuba.

8.2. Arhiivist tuleks proovida hoone eraldi ruumides, mis vastavad sanitaar- ja hügieeninõuetele, mis on kättesaamatud volitamata isikutele, kuivatage tulekahju ohutu.

8.3. Uksed on paigaldatud metallist või kaetud metalliga, suletud usaldusväärsete lukkudega. Arhiiviruumi aknad on varustatud metallvõllidega. Loodusvalgustus on lubatud hajutatud valguse järgi, kasutades kasutatavaid kardinad, rulood, prillide värvimine.

8.5. Arhiiviruumis on suitsetamine rangelt keelatud, samuti peatuvad niiske ja määrdunud kingad, toiduainete hoidla ja kasutamise.

8.6. Arhiiviruum on varustatud tulega ja turvahäireon varustatud juurdepääs lennurakkudele (liftid) evakueerimise korral.

8.7. Tuleohutus Arhiivi pakutakse tulekustutusvahendite abil.

8.8. Arhiiviruum on varustatud metallist riiulitega, peidetud või paigaldatud elektriliste juhtmetega, pool-hermeetiliste valgustusseadmete tugevdusega, hermeetiliste või paigaldatud metall-lihvimiskappide (kastid) pistikupesad, esemed dokumentide liigutamiseks arhiivi sees ja ülemise osa eemaldamiseks riiulid.

8.10. Arhiiviruumis võetakse meetmeid, välja arvatud hallituse, putukate, näriliste ja tolmu kogumise võimaluse. Vähemalt kord aastas hoitakse sanitaarseid päevi tolmu puhastamiseks riiulitest, kastidest, ligameeridest ja ruumide märgpuhastist. Puhastamisel ei tohiks vesi dokumentidele langeda ...html

Säilitatud teatud tähtajad, pärast mida nad tuleks üle kanda riigi ladustamise riigi ja munitsipaalhiivide. Federal õigusaktide tuvastatud viimane kord Dokumentide salvestamine ettenähtud viisil Venemaa Föderatsiooni Arhiivinfo:

• isiklikud dokumendid, dokumendid notariaalne tegevus, Ettevõtted ja nendega seotud erastamine eluasemefond dokumendid - 75 aastat;
• projekti dokumentatsioon kapitaliehitus - 20 aastat;
• tehnoloogiline ja disaini dokumentatsioon - 20 aastat;
• leiutise patendid, kasulik mudelTööstusliku valimi - 20 aastat:
• teaduslikud dokumendid - 15 aastat;
• kino ja fotodokumendid - 5 aastat;
• video- ja fotodokumendid - 3 aastat.

Organisatsiooni likvideerimise korral kantakse alalise ladustamisperioodi ja polükkompositsiooni dokumendid üle riigile (munitsipaal) arhiivile. Jaoks valitsusvälised organisatsioonidMõned dokumendid, millest on seotud Venemaa Föderatsiooni arhiivifondi koosseisuga, on sellise programmi jaoks vaja sõlmida kokkulepe Venemaa föderaalse arhiiviteenuse süsteemi loomisega. Kui organisatsioon ei sõlmitud arhiiviga kokkuleppele õigeaegselt, siis sel juhul on riigi (kohaliku omavalitsuse) arhiiv kohustatud endale lubama ainult organisatsioonide töötajate töötajatele dokumente. Muude dokumentide ladustamise koht määrab likvideerimisdomiteel või konkurentsihalduri esimees.

Dokumentide koostamine arhiivi ülekandmiseks

Igas organisatsioonis moodustub mõne aasta jooksul teatud arv juhtumeid. Osa neist pärast kehtestatud periood Storage tuleks üle anda arhiivile. See on juhtum perspektiivsete ajutiste (üle 10-aastase) ladustamise ja personali poolt teostatud dokumentidega. Juhtumid surevad arhiivile aasta pärast nende täitmist kontoritöös. Dokumentide ettevalmistamine arhiivile üleandmiseks viiakse läbi Dow teenuse töötajad ja struktuuriüksuste sekretärid. Juhtumid läbivad arhiivi pärast seda, kui nad on täielikult kaunistatud.

Ettevõtete registreerimine koosneb järgmistest toimingutest:

• dokumentide rühmituse õigsuse kontrollimine juhtumite puhul;
• siduv (fusion);
• lehed;
• katsepunktide koostamine (laevaleht);
• dokumentide siseküsimustes vajalike juhtumite koostamine;
• selgituste tegemine juhtumi katmise üksikasjades (organisatsiooni nimetuse selgitamine, registreerimisindeksi, kohtuasja päis);
• inventari koostamine ja kujundamine.

Ajutise säilitamise ajal (kuni 10 aastat kaasa arvatud) kuulub osalise disainilahenduse puhul: \\ t

• Ärge läbige süstematiseerimist dokumentide puhul;
• Ärge nummerdatud lehtedega;
• Ärge koostage assistendi pealdised;
• Ärge vilgutage (ärge komistama).

Dokumentide grupi õigsuse kontrollimine juhtumite puhul viiakse läbi selleks, et taas kontrollida dokumentide vastavust nomenklatuuri pealkirjale, dokumentide asukohale juhtumi puhul vastavalt teatavatele põhimõtetele: vaadeldavates küsimustes; Kronoloogias; geograafilisel alusel; Vastavalt korrespondentide tähestikule jne.

Joonis fig. 6.2. Vormi lehed-Wiel Business

Täieliku disainiga on vaja sobitada või ülekoorma. Varem eemaldatakse kõik metallist esemed juhtumist: klipid, tihvtid jne Dokumendid eemaldatakse kaustast. Pärast viimane dokument Sheet testimisdokumentide testimiseks "Kohtumise alguses sisestatakse juhul, kui see on vajalik sisemise inventuuri leht või lehed (kui need on olemas, siis trükitud sisemise moodustamise toorikud). Juhtum ei tohiks ületada 250 lehed. Kui iga juhtumi dokumentide aasta jooksul tuleks need jagada mitmeks mahus.

Kõik dokumendid on loetletud või põimunud tahke katte. Kuna erinevate formaatide dokumendid lükatakse edasi, tuleb neid kasutada 4 punktsiooniga. See tagab kõigi dokumentide usaldusväärse sidumise.

Joonis fig. 6.3. Sisemise inventuuri dokumentide vorm

Pikaajalise säilitusaja tegudes saate lavata, kaasa arvatud nii kaane ülemine kui alumine osa. Alalise salvestusperioodi asjade testitakse, alustades pärast katet kõndimist. Kaane ülemine osa ei ole puhas. Esimene leht asetatakse õhukese, kuni 1 cm laiusega papi tihend ja juhtum on selle kaudu õmmeldud. Kuna eeldatakse, et selline asi on igaveseks hoidmine, siis selline vooder kaitseb niidid hõõrdumist ja annab esteetilisema välimuse.

Sukeldamisel peate järgima, et dokumentide kogu teksti saab lugeda. Säilivusajaga dokumente vähem kui 10 aastat ei tohi imetleda, vaid jäävad kausta.

Kõik pideva ja ajutise ladustamise lehed, et tagada dokumentide säilitamine ja kasutusmugavus on nummerdatud. Nimi lehed musta grafiit pliiats või numeratsiooni üleval paremas nurgas ainult esipaneel Leht, mis ei toeta dokumendi teksti. Tindi ja värvipliiatside kasutamine on keelatud. Suurem suurim vorm kui A4, see on ühe serva, avanemise ja nummerdatud ühe lehega. Kokkupandav ja senitched poolt keset lehed on nummerdatud kahe lehega. Illustreeritud materjalid, fotod on nummerdatud seljaosa ülemises vasakus nurgas. Kirjete või investeeringute ümbrikud nummerdatud sõltumatult. Kinnitus ümbrikus on nummerdatud teise ümbriku numbriga. Mitme mahu tekitamisel ühel juhul on igaüks neist sõltumatult nummerdatud.

Joonis fig. 6.4. Püsiva ja ajutise (üle 10-aastase) ladustamise korral

Numeratsiooni tulemused on fikseeritud usalduse kanne õmmeldud konkreetselt selle viimase äritegevuse kohta. Seda tähistab numbrite ja sõnadega, dokumentide nummerdatud lehtede arv ja eraldi "+" märk, sisemise inventari lehtede arv, kirjandus- ja vastamata numbrid.

Assistent allkirjastab nägu, mis tegi selle, mis näitab postituse, isikliku allkirja, perekonnanime ja koostamise kuupäeva. Teha tunnistaja pealkirja kaane või tagaküljel viimane leht on keelatud.

Juhtumi tunnistaja kujul on asutatud organisatsioonide arhiivide põhireeglid.

Juhul kui juhtum sisaldab eriti väärtuslikke dokumente - isiklikes küsimustes, kraadi ja ülesande teadlaste auhinna

Riik Standard R 51141-98 sätestatakse sellise sisemise inventuuri määratluse: "Kohtumenetluse dokumentide sisemine inventuur on volikirja, mis sisaldavad juhtumi dokumentide loetelu dokumentide järjestuse numbritest, nende indeksitest, pealkirjadest, kuupäevadest , lehe numbrid "1.

Sisemine inventuur on ette nähtud enne juhtumi dokumente ja sisaldab teavet iga neist. Sisemise moodustamise lõplikus sisenemisel näidatakse selles sisalduvate dokumentide arv ja viise arv ise.

Automatiseeritud dokumendi registreerimissüsteemide kasutamisel saab sisemist OPI-d luua ja trükitud automaatselt, mis on märgitud kohtuasjas esitatud dokumentide registreerimiskaartidesse kantud teabe põhjal. Pärast dokumentide loetletud, nummerdatud, koostatud tunnistaja pealkirja ja sisemise OPIS dokumentide puhul toimub täiendav disain Katta juhtumeid.

Kohtumenetluse projekteerimisel tehakse kontoritöö juhtumite loomise protsessis ja viiakse läbi vastavalt riigi standard GOST 17914-72 nõuetele. "Pikaajalise säilitamise juhtumite katmine. Tüübid, suurused, tehnilised nõuded" Juhtumite nomenklatuuri juhtumi loomise ajal esitati juba mitmeid andmeid kate jaoks: \\ t

• asutuse nimi (organisatsioon) ja selle allutamine;
• struktuuriüksuse nimi;
• kontori tuletisinstrumentide indeks;
• juhtumi päis;
• säilitusaeg.

Arhiivile kohaletoimetamise juhtumi ettevalmistamisel on need üksikasjad täpsustatud ja täiendatud. Näiteks kinnitatakse kaanel:

• tom number, kui tal on mitu mahtu;
• äärmuslikud asjade kuupäev;
• lehtede arv juhul;
• sihtasutuse ruumid, leiavad ja viisid.

Viimased rekvisiidid kinnitatakse arhiivis.

Joonis fig. 6.5. Püsivate, ajutiste (üle 10-aastase) afiinsuse vorm

See on väga oluline, kui katte järgida teatavaid nõudeid. Niisiis on organisatsiooni nimi kirjutatud nominatilisel juhul. Kui nimi muutunud aastaringselt, mõlemad nimed antakse kaanele ja endine nimi on võetud sulgudes ja uus on kirjutatud selle all.

Juhtumi rubriik kantakse üle kandele aasta alguses. Kuid pärast dokumentide sisu analüüsimist võib osutuda vajalikuks teha mõned täpsustused pealkirjas. Kui selline vajadus tekib, tuleb see lisada juhtumi nomenklatuurile ja katta pealkirja ja indeksi vastavalt käesolevale lisale. Esiteks tuleks pealkiri täpsustada juhtumi tüübi (juhtum, kirjavahetus, dokumendid jne) või dokumentide liik (protokollid, tellimused, aruanded, õigusaktid). Seejärel näidatakse autor või korrespondent (kui see on kirjavahetus) ja veelgi küsimust, mis kajastab dokumentide sisu. Mitmete autorite või korrespondentide puhul on võimalik moodustada ühe juhtumi dokumendid, kui need on seotud ühe küsimusega. Dokumentide autentsust pealkirjades ei ole täpsustatud, kuid kopeerimisdokumentide kättesaadavus on läbirääkimisi. Juhtumi katmisel kohustuslik Esimese ja hilisemate dokumentide kuupäevad ja säilivusaeg on näidatud. Pidevate salvestusdokumentidega seotud asjade puhul on märgitud "pidevalt", teistele - konkreetse säilivusaeg vastavalt nimekirjale.

Kui täpsustatakse lehtede arvu, ei võeta arvesse sisemise inventuuri lehed ja assistendi rekord.

Kõigil juhtudel on pidev ja pikaajaline säilitusaeg. Inventari on arhiivikataloog, mis sisaldab säilitamisüksuste süstemaatilist loetelu, samuti nende raamatupidamise ja süstematiseerimise konsolideerimist. Inventari toimib peamine vastutustundlik kasutusjuhend kontoris ja arhiivis. Võimalusi tehakse eraldi asjade konstantse ladustamise, ajutise (üle 10-aastase) ladustamise, isiklike osapoolte puhul. Mõningatel juhtudel võib OPI-de spetsiifilistest spetsiifilistest väljavõte koostada teatud kategooriate kohta (kohtu- ja uurimisjuhtumid, teemade teaduslikud aruanded jne).

Juhtumid asuvad inventuuris vastavalt tähtsuse tasemele. Näiteks võib järjestus olla sellisena: ettevõtte harta, protokollid Üldkoosolekud Aktsionärid, direktorite nõukogu koosolekute protokollid, peamiste tegevuste direktori tellimused, aastaplaanid jne. Leiab koostatakse iga kontoritööteenuse töötajate struktuurijaoskonnas.

Joonis fig. 6.6. Konsolideeritud konsolideeritud konsolideeritud uurimise aastase osa kujul

OPVE koosneb iga-aastastest vaheseintest. Aastased sektsioonid koostatakse vastavalt kehtestatud vormile. Teavet iga inventuuri sisaldava juhtumi kohta nimetatakse kirjeldavaks artikliks. See sisaldab:

• juhtumi järjestuse arv (maht) inventuuri järgi;
• juhtumiindeksi (maht);
• Äri pealkiri (maht);
• Äritegevuse kuupäevad (maht);
• lehede arv (maht);
• säilivusaeg (10 aasta jooksul salvestatud juhtudel);
• märge.

Iga inventuuri äri on sõltumatu järjestuse number.

Kui juhtum koosneb mitmest mahust, on iga maht oma number. On juhtumeid OBIA et arhiiviarhiivis. Ta määrab ka struktuuriüksuse varude arvu.

Mitme aasta arhiivi ülekandmisel tuleb need süstematiseerida. Tavapärane korra süstematiseerimine organisatsioonis on kronoloogiliselt struktuuriline. See tähendab, et esiteks on juhtumid süstematiseeritakse aastaga. Teiseks süstematiseeritakse need struktuuriüksuste nimed, milles neid salvestatakse. Kõik alalise ladustamise ajavahemikud aasta jooksul asuvad olulised. Tavaliselt vastab tavaliselt struktuuriüksuste asukoha ja juhtumite juhtimisjuhtumite asukoha järjekorrale juhtumite nomenklatuuris.

Joonis fig. 6.7. Lõpliku salvestuse ja assistendi vorm

Seega selgub ühe aasta jooksul ühe aasta jooksul õhukese loetelu kõigist ladustamisperioodi juhtudest. Mugavuse huvides võib struktuuriüksuse nime otsingut märkida enne vastava struktuuriüksuse esimest asja.

Organisatsioonides, kus aastas tekkivate juhtumite arv on väike, on see igal aastal sobimatu uue inventuuri koostamiseks sobimatu. Võimalik ettevalmistus ühe inventuuri, sealhulgas äri mitme aasta jooksul.

Joonis fig. 6.8. Konsolideeritud uurimise aastase osa kujul

Joonis fig. 6.9. OPIUS-i elektrooniliste dokumentide vorm

Sellistes organisatsioonides tehakse OBIA-i iga-aastase osa juhtumite jätkuva nummerdamisega igal aastal. Iga iga-aastase Vaootuse vaheseinad algavad vastava aasta juhistega ja seejärel on juhtumid paigutatud vastavalt vastuvõetud struktuurile.

Iga varu on oma number. Tavaliselt on konstantse ladustamise asjade inventuur 1, et asjade hulka kuulub rohkem kui 10 aastat, N & 2, personali küsimustes - nr 3, lisades tähemärgi indeks "L / C".

Lõpetab varude kirje. See näitab numbreid ja sõnade arvu inventuuris sisalduvate juhtumite arv, esimesed ja viimased erinevused on määratud numeratsioonifunktsioone (kirjandus- ja vastamata numbrid). Inventari peab allkirjastama kompilaator, mis näitab tema positsiooni ja dešifreerida perekonnanimi. Inventuuri koostamise kuupäev on kinnitatud.

Lisaks kirjeldada asjade konstantse ladustamise perioodi juhtumi ajutise (üle 10 aasta) säilitamise perioodi organisatsioonide teenuseid igal aastal peaks väljastama inventuuri personali. Personalilokumentidel on eriline sotsiaalne tähtsus - need on aluseks tööhõive kogemuse kinnitamiseks, töö kestus selles organisatsioonis ja muudes faktides töösuhe. Nende dokumentide kadumise vältimiseks on enamik vallandatud töötajate töötajate dokumentidest arhiivile surnud ja säilitatakse 75 aastat.

Seoses arvutitehnoloogiate arendamisega on elektrooniliste meediate dokumentide mahu suurenemine organisatsioonides vaja hoida audiovisuaalseid ja elektroonilisi dokumente. Organisatsiooni arhiivis koostatakse püsiva ladustamisperioodi elektrooniliste dokumentide inventuur, sõltuvalt ED-i koostisest ja mahust. Elektroonilised dokumendid Lülitage sõltumatute varude sisse.

Proovide arvu proovide arv määratakse säilivusajaga. Inventari pideva säilitamise juhtudel koostatakse nelja koopiaga. Üks koopia jääb sobivas struktuuriüksusesse, teise inventuuri koopia üle kantakse Dou teenistusele, kolmas organisatsiooni arhiivile. Neljas koopia saadetakse asjakohasele riigile või kohalikule arhiivile.

Organisatsioonid, kes ei edasta dokumente riigiarhiivile, moodustavad pideva ladustamiskohtade inventuuri, asjade jaoks 10 või enama aasta jooksul ja personali jaoks kolme koopiaga.

Ajutise ladustamise äritegevuses ei ole koostatud juhtumite nomenklatuuri, kus ladustamismärk säilitatakse iga pealkirja vastas.

Konstruktsiooniüksuse asjade ettevalmistamise ajal, et üle kanda organisatsiooni arhiivile arhiivitöötaja poolt, nende kujundamise, projekteerimise ja inventuuris sisalduvate juhtumite arvu õigsust (struktuuriüksuses), kehtestatud juhtumite arv Vastavalt organisatsiooni nomenklatuurile on eelnevalt kindlaks määratud. Kõik struktuurijaotuse moodustamise kontrollimisel tuvastatud puudused on kohustatud kõrvaldama. Kui juhtumite puudumist puuduvad, koostatakse asjakohane sertifikaat.

Iga juhtumi vastuvõtmist teeb organisatsiooni arhiivi eest vastutav isik struktuuriosakonna töötaja juuresolekul. Samal ajal nii koopiad struktuuriüksuse struktuuriüksuse koosseisu koopiad iga juhtumi puhul, mis on tehtud juhtumi kättesaadavuse kohta. Iga eksemplari lõpus on OPI-d näidatud numbritega ja sõnadega, mis on tegelikult arhiivi juhtumite arv, puuduvate juhtumite arv, vastuvõtu kuupäev ja juhtumite edastamine, samuti vastutava isiku allkirjad Arhiiv ja kohtuasja vastu võtnud isik. Eriti väärtuslike juhtumite saamisel kontrollib lehtede arv asjade arv.

Ligameeridega seotud juhtumid toimetatakse struktuuriüksuste töötajate organisatsiooni arhiivile. Koos arhiivide registreerimisfailid kantakse dokumentidele. Iga faili nimi on varustatud inventuuris.

Organisatsioonide arhiivides salvestatakse dokumendid teatud tähtaegade ajal, mille järel need tuleks üle kanda riigi ladustamise riiklikesse ja munitsipaalarhiividesse. Federal õigusaktides määratletakse tähtaegu dokumentide salvestamiseks ettenähtud viisil arhiveeritud fondi Venemaa Föderatsiooni:

• personali dokumendid, notariaalsete meetmete dokumendid, ettevõtted ja seotud dokumentide eluasemefondi erastamisega - 75 aastat;
• kapitaliehituse projekti dokumentatsioon - 20 aastat;
• tehnoloogiline ja disaini dokumentatsioon - 20 aastat;
• leiutise patendid, kasulik mudel, tööstuslik proov - 20 aastat:
• teaduslikud dokumendid - 15 aastat;
• kino ja fotodokumendid - 5 aastat;
• video- ja fotodokumendid - 3 aastat.

Organisatsiooni likvideerimise korral kantakse alalise ladustamisperioodi ja polükkompositsiooni dokumendid üle riigile (munitsipaal) arhiivile. Väärib öelda, et valitsusväliste organisatsioonide puhul omistatakse osa KᴏᴛᴏᴩH dokumentidest Venemaa Föderatsiooni Arhiivia Sihtasutuse koosseisu koosseisuse koosseisuse koosseisu eest, mis on äärmiselt oluline sõlmida lepingu süsteemi loomisega \\ t Venemaa föderaalse arhiiviteenistus. Kui organisatsioon ei ole arhiiviga sõlmitud kokkulepet sõlminud, siis ϶ᴛᴏ riik (munitsipaal) Arhiiv on kohustatud vastu võtma ainult dokumendid organisatsiooni töötajate töötajatele. Muude dokumentide ladustamise koht määrab likvideerimisdomiteel või konkurentsihalduri esimees.

Dokumentide koostamine arhiivi ülekandmiseks

Igas organisatsioonis moodustub mõne aasta jooksul teatud arv juhtumeid. Mõned neist pärast väljakujunenud ladustamise perioodi tuleks esitada arhiivile. See on juhtum perspektiivsete ajutiste (üle 10-aastase) ladustamise ja personali poolt teostatud dokumentidega. Juhtumid surevad arhiivile aasta pärast nende täitmist kontoritöös. Dokumentide ettevalmistamine arhiivile üleandmiseks viiakse läbi Dow teenuse töötajad ja struktuuriüksuste sekretärid. Juhtumid läbivad arhiivi pärast seda, kui nad on täielikult kaunistatud.

Ettevõtete registreerimine koosneb järgmistest toimingutest:

• dokumentide rühmituse õigsuse kontrollimine juhtumite puhul;
• siduv (fusion);
• lehed;
• katsepunktide koostamine (laevaleht);
• dokumentide siseküsimustes vajalike juhtumite koostamine;
• selgituste tegemine juhtumi katmise üksikasjades (organisatsiooni nimetuse selgitamine, registreerimisindeksi, kohtuasja päis);
• inventari koostamine ja kujundamine.

Ajutise ladustamise perioodi puhul (kuni 10-aastane kaasav) kuulub osalise disainilahendusega, kus on lubatud:

• Ärge läbige süstematiseerimist dokumentide puhul;
• Ärge nummerdatud lehtedega;
• Ärge koostage assistendi pealdised;
• Ärge vilgutage (ärge komistama)

Dokumentide rühmituse õigsuse kontrollimine juhtumite puhul viiakse läbi selleks, et ta kontrollib taas nomenklatuuri pealkirja dokumente, dokumentide asukohta käsitlevas asjas vastavalt teatavatele põhimõtetele: vaadeldavates küsimustes; Kronoloogias; geograafilisel alusel; Vastavalt korrespondentide tähestikule jne.

Joonis 6.2. Vormi lehed-Wiel Business

Täielikult on hädavajalik olla äärmiselt oluline päikemorees või ülekiirusel. Varem eemaldatakse kõik metallist esemed juhtumist: klipid, tihvtid jne Dokumendid eemaldatakse kaustast. Pärast viimast dokumenti investeeritakse katseprotokolli testimiseks "Alguses, kui see on vajalik sisemise inventuuri jaoks leht või lehed (kui need on olemas, siis trükitud sisemise varude toorikud) ei ületa 250 lehte. Juhul, kui dokumentide aasta jooksul oli see suurem kui, siis tuleks need jagada mitmeks mahus.

Kõik dokumendid on loetletud või põimunud tahke katte. Kuna erinevate formaatide dokumendid lükatakse edasi, tuleb neid kasutada 4 punktsiooniga. See tagab kõigi dokumentide usaldusväärse sidumise.

Joonis nr 6.3. Sisemise inventuuri dokumentide vorm

Pikaajalise säilitusaja tegudes saate lavata, kaasa arvatud nii kaane ülemine kui alumine osa. Alalise salvestusperioodi asjade testitakse, alustades pärast katet kõndimist. Kaane ülemine osa ei ole puhas. Esimene leht asetatakse õhukese, kuni 1 cm laiusega papi tihend ja juhtum on selle kaudu õmmeldud. Kuna eeldatakse, et selline asi on igaveseks hoidmine, siis selline vooder kaitseb niidid hõõrdumist ja annab esteetilisema välimuse.

Kui teil on vaja järgida, on vaja järgida, kogu dokumentide teksti võiks lugeda. Säilivusajaga dokumente vähem kui 10 aastat ei tohi imetleda, vaid jäävad kausta.

Kõik pideva ja ajutise ladustamise lehed, et tagada dokumentide säilitamine ja kasutusmugavus on nummerdatud. Nimetajad musta grafiidi pliiatsiga või ülemises paremas ülanurgas oleva numeratsiooniga, mitte lehe esiküljega, ei anna dokumendi teksti. Tindi ja värvipliiatside kasutamine on keelatud. Suurem suurim vorm kui A4, see on ühe serva, avanemise ja nummerdatud ühe lehega. Kokkupandav ja senitched poolt keset lehed on nummerdatud kahe lehega. Illustreeritud materjalid, fotod on nummerdatud seljaosa ülemises vasakus nurgas. Kirjete või investeeringute ümbrikud nummerdatud sõltumatult. Kinnitus ümbrikus on nummerdatud teise ümbriku numbriga. Mitme mahu tekitamisel ühel juhul on igaüks neist sõltumatult nummerdatud.

Joonis 6.4. Püsiva ja ajutise (üle 10-aastase) ladustamise korral

Numeratsiooni tulemused on fikseeritud usalduse kanne õmmeldud konkreetselt selle viimase äritegevuse kohta. Seda tähistab numbrite ja sõnadega, dokumentide nummerdatud lehtede arv ja eraldi "+" märk, sisemise inventari lehtede arv, kirjandus- ja vastamata numbrid.

Assistent allkirjastab nägu, mis tegi selle, mis näitab postituse, isikliku allkirja, perekonnanime ja koostamise kuupäeva. Teha tunnistaja pealkirja kaane või tagaküljel viimane leht on keelatud.

Juhtumi tunnistaja kujul on asutatud organisatsioonide arhiivide põhireeglid.

Juhul kui juhtum sisaldab eriti väärtuslikke dokumente - isiklikes küsimustes, kraadi teadlaste andmise asjades ja

Riigi Standard R 51141-98 sätestas sellise sisemise inventari määratluse: "Kohtumenetluse dokumentide sisemine inventuur - ϶ᴛᴏ raamatupidamisdokument, mis sisaldab juhtumi dokumentide loetelu dokumentide, nende indeksite, pealkirjade, pealkirjade, pealkirjade; Kuupäevad, lehe numbrid "1.

Sisemine inventuur on ette nähtud enne juhtumi dokumente ja sisaldab teavet iga neist. Sisemise moodustamise lõplikus sisenemisel näidatakse selles sisalduvate dokumentide arv ja viise arv ise.

Automaatse dokumendi registreerimissüsteemide kasutamisel saab luua ja trükitud automaatselt sisestatud teabe põhjal, mis on sisestatud juhul, mis on sisestatud kohtuasjas esitatud dokumentide registreerimiskaartidele. Pärast dokumentide loetletud, nummerdatud, koostatud tunnistaja pealkirja ja sisemise inventuuri dokumentide puhul, täiendava konstruktsiooni.

Juhtumi kavandamine toimub kontoritöö juhtumite kehtestamisel ja viiakse läbi ᴏᴏᴛʙᴇᴛᴏᴏᴛʙᴇᴛᴏᴏᴛʙᴇᴛᴛʙi nõuetega riigi Standard GOST 17914-72. "Pikaajalise säilitamise juhtumite katmine. Tüübid, suurused, tehnilised nõuded. " Juhtumite nomenklatuuri juhtumi loomise ajal esitati juba mitmeid andmeid kate jaoks: \\ t

• asutuse nimi (organisatsioon) ja selle allutamine;
• struktuuriüksuse nimi;
• kontori tuletisinstrumentide indeks;
• juhtumi päis;
• säilitusaeg.

Arhiivile kohaletoimetamise juhtumi ettevalmistamisel on need üksikasjad täpsustatud ja täiendatud. Näiteks kinnitatakse kaanel:

• tom number, kui tal on mitu mahtu;
• äärmuslikud asjade kuupäev;
• lehtede arv juhul;
• sihtasutuse ruumid, leiavad ja viisid.

Viimased rekvisiidid kinnitatakse arhiivis.

Joonis 6.5. Püsivate, ajutiste (üle 10-aastase) afiinsuse vorm

See on väga oluline, kui katte järgida teatavaid nõudeid. Niisiis on organisatsiooni nimi kirjutatud nominatilisel juhul. Kui nimi on aasta jooksul muutunud, antakse mõlemad nimed kaanele ja endine nimi on võetud sulgudes ja uus on selle all kirjutatud.

Juhtumi pealkiri kantakse aasta alguses kaarile juhtumite nomenklatuurist. Kuid pärast dokumentide sisu analüüsimist võib osutuda vajalikuks teha mõned täpsustused pealkirjas. Kui selline vajadus tekib, tuleb see lisada juhtumi nomenklatuurile ja katta pealkirja ja ᴏᴏᴛʙᴇᴛᴏᴏᴛʙᴇᴛᴏᴏᴛʙᴇᴛᴛʙi indeksi katmiseks selle täiendiga. Esiteks tuleks pealkiri täpsustada juhtumi tüübi (juhtum, kirjavahetus, dokumendid jne) või dokumentide liik (protokollid, tellimused, aruanded, õigusaktid) tähistavad seejärel autor või korrespondent (kui ϶ᴛᴏ korrespondent) ja Lisaks küsimusele kajastab dokumentide sisu. Mitme autorite või korrespondentide puhul on võimalik moodustada ühe juhtumi dokumendid, kui need on ühele küsimusele. Dokumentide autentsust pealkirjades ei ole täpsustatud, kuid kopeerimisdokumentide kättesaadavus on läbirääkimisi. Juhtumi kaanel on näidatud varasemate ja hilisemate dokumentide kuupäevad ja säilivusaeg. Pidevate ladustamisdokumentidega seotud asjade puhul on märgitud "pidevalt salvestamiseks", teistel - konkreetne säilivusaeg ᴏᴏᴛʙᴇᴛᴏᴏᴛʙᴇᴛᴏᴏᴛʙᴇᴛᴛʙi nimekirjaga.

Kui täpsustatakse lehtede arvu, ei võeta arvesse sisemise inventuuri lehed ja assistendi rekord.

Kõigil juhtudel on pidev ja pikaajaline säilitusaeg. On asjakohane märkida, et inventar - ϶ᴛᴏ Arhiivide võrdlusraamat, mis sisaldab süstemaatilist loetelu ladustamisüksustest, samuti nende raamatupidamise ja süstematiseerimise konsolideerimiseks. On asjakohane märkida, et inventuur toimib peamise raamatupidamisjuhend kontoris ja arhiivis. Võimalusi tehakse eraldi asjade konstantse ladustamise, ajutise (üle 10-aastase) ladustamise, isiklike osapoolte puhul. Mõningatel juhtudel võib OPI-de spetsiifilistest erijuhtudel koostada teatavate kategooriate (kohtu- ja uurimisjuhtumite teaduslikud aruanded teemasid jne).

Juhtumid asuvad inventuuris vastavalt tähtsuse tasemele. Näiteks võib järjestus olla selline: ettevõtte asutamine, aktsionäride üldkoosolekute protokollid, direktorite nõukogu koosolekute protokollid, põhitegevuse direktori tellimused, aastaplaanid jne. On asjakohane märkida, et varude küsimused koostatakse iga kontoritöötajate struktuuriüksuses.

Joonis 6.6. Alalise ladustamise aastase osa kujul

OPVE koosneb iga-aastastest vaheseintest. Aastased sektsioonid koostatakse vastavalt kehtestatud vormile. Teavet iga inventuuri sisaldava juhtumi kohta nimetatakse kirjeldavaks artikliks. See sisaldab:

• juhtumi järjestuse arv (maht) inventuuri järgi;
• juhtumiindeksi (maht);
• Äri pealkiri (maht);
• Äritegevuse kuupäevad (maht);
• lehede arv (maht);
• säilivusaeg (10 aasta jooksul salvestatud juhtudel);
• märge.

Tasub öelda, et iga inventuuri asi on sõltumatu järjestuse number.

Kui juhtum koosneb mitmest mahust, on iga maht number. On juhtumeid OBIA et arhiiviarhiivis. Väärib märkimist, et ta määrab ka struktuuriosakonna numbrite arvu.

Arhiivide üleandmisel mitu aastat, nad on äärmiselt oluline nende süstematiseerimiseks. Tavapärane korra süstematiseerimine organisatsioonis on kronoloogiliselt struktuuriline. See tähendab, et esiteks on juhtumid süstematiseeritakse aastaga. Teiseks süstematiseeritakse struktuuriüksuste nimed, neid salvestatakse Kᴏᴛᴏᴩ-s. Kõik alalise ladustamise ajavahemikud aasta jooksul asuvad olulised. Tavaliselt on struktuuriüksuste asukoha ja juhtumite juhtimisjuhtumite asukoha järjekord juhtumite nomenklatuuris.

Joonis 6.7. Lõpliku salvestuse ja assistendi vorm

Põhineb ülaltoodule, jõuame järeldusele, et selgub õhukese loetelu kõigist ladustamisperioodi juhtudest ühe aasta jooksul. Tasub öelda, et struktuuriüksuse nime leidmise mugavuse huvides võib seda loetleda enne struktuuriüksuse esimest tegevust.

Organisatsioonides, kus aastas tekkivate juhtumite arv on väike, on see igal aastal sobimatu uue inventuuri koostamiseks sobimatu. Võimalik ettevalmistus ühe inventuuri, sealhulgas äri mitme aasta jooksul.

Joonis 6.8. Personaliüksuste iga-aastase partitsiooni kujul

Joonis 6.9. OPIUS-i elektrooniliste dokumentide vorm

Sellistes organisatsioonides tehakse OBIA-i iga-aastase osa juhtumite jätkuva nummerdamisega igal aastal. Tuleb märkida, et iga OSIA iga-aastase vaheseinad algavad aasta näidustusel ja seejärel asuvad juhtumid ᴏᴏᴛʙᴇᴛᴏᴏᴛʙᴇᴛᴏᴏᴛʙᴇᴛᴛʙi vastu vastuvõetud struktuuriga.

Tasub öelda, et igal OPI-l on ʙᴏʙᴏy number. Tavaliselt on konstantse ladustamise asjade inventuur 1, et asjade hulka kuulub rohkem kui 10 aastat, N & 2, personali küsimustes - nr 3, lisades tähemärgi indeks "L / C".

Lõpetab varude kirje. Seda tähistab numbrite ja sõnadega, mis on varustatud inventuuri esimeses ja viimases emissioonis sisalduvate juhtumite arv, täpsustab konkreetselt numeratsioonide (kirjandus- ja kadunud numbrid) omaduste (kirjandus- ja puuduvate numbrite) tunnused, mis on asjakohane märkida, et inventuur peab olema allkirjastatud kompilaatori poolt, mis näitab selle positsiooni ja perekonnanime dekodeerimist. Inventuuri koostamise kuupäev on kinnitatud.

Lisaks kirjeldada asjade konstantse ladustamise perioodi juhtumi ajutise (üle 10 aasta) säilitamise perioodi organisatsioonide teenuseid igal aastal peaks väljastama inventuuri personali. Personalil olevatel dokumentidel on eriline sotsiaalne tähtsus - nad on aluseks tööhõivekogemuse kinnitamisele, mis toimus selle organisatsiooni töö kestus ja muud töösuhete asjaolud. Tasub öelda, et nende dokumentide ärahoidmine nende dokumentide ärahoidmiseks loobub enamik vallandatud töötajate töötajate dokumentidest arhiivile ja säilitatakse 75 aastat.

Seoses arvutitehnoloogiate arendamisega on elektrooniliste meediate dokumentide mahu suurenemine organisatsioonides vaja hoida audiovisuaalseid ja elektroonilisi dokumente. Organisatsiooni arhiivis koostatakse püsiva ladustamisperioodi elektrooniliste dokumentide inventuur, sõltuvalt ED-i koostisest ja mahust. Elektroonilised dokumendid kuuluvad sõltumatutesse varudesse.

Proovide arvu proovide arv määratakse säilivusajaga. On asjakohane märkida, et konstantse ladustamise asjade inventuur moodustab nelja koopiaga. Oluline on märkida, et üks eksemplar jääb struktuuriüksusesse, teise inventuuri koopia kantakse üle Dou teenistusele, kolmas organisatsiooni arhiivile. Neljas koopia saadetakse lõplikule riigile või munitsipaalhoonele.

Organisatsioonid, kes ei edasta dokumente riigiarhiivile, moodustavad pideva ladustamiskohtade inventuuri, asjade jaoks 10 või enama aasta jooksul ja personali jaoks kolme koopiaga.

Ajutise ladustamise äritegevuses ei ole koostatud juhtumite nomenklatuuri, kus ladustamismärk säilitatakse iga pealkirja vastas.

Organisatsiooni arhiivi ümberpaigutamise käigus kontrollib arhiiviametnikule esialgselt nende moodustamise, registreerimise ja inventuuri (struktuuriüksuse) juhtumite arvu õigsuse tõttu. ᴏᴏᴛʙᴇᴛᴏᴏᴛʙᴇᴛᴏᴏᴛʙᴇᴛᴛʙi koos organisatsiooni nomenklatuuriga. Kõik struktuurijaotuse moodustamise kontrollimisel tuvastatud puudused on kohustatud kõrvaldama. Kui juhtumite puudumine tuvastatakse, koostatakse viide.

Iga juhtumi vastuvõtmist teeb organisatsiooni arhiivi eest vastutav isik struktuuriosakonna töötaja juuresolekul. Mis ϶ᴛᴏ mõlemad koopiad struktuuriüksuse struktuuriüksuse koosseisu koopiaga iga selle puhul, on märgitud juhtumi kättesaadavuse kohta. Iga eksemplari lõpus on OPI-d näidatud numbritega ja sõnadega, mis on tegelikult arhiivi juhtumite arv, puuduvate juhtumite arv, vastuvõtu kuupäev ja juhtumite edastamine, samuti vastutava isiku allkirjad Arhiiv ja kohtuasja vastu võtnud isik. Eriti väärtuslike juhtumite saamisel kontrollib lehtede arv asjade arv.

Ligameeridega seotud juhtumid toimetatakse struktuuriüksuste töötajate organisatsiooni arhiivile. Koos arhiivide registreerimisfailid kantakse dokumentidele. Iga faili nimi on varustatud inventuuris.

Organisatsiooni arhiivi mõiste:

Arhiivokumentide õigeaegse vastuvõtmise eesmärgil struktuuriüksustelt tagavad nende raamatupidamise, säilitamise, lihtsustamise ja kasutamise ja ettevalmistamise ettevalmistamise dokumentide edastamiseks organisatsiooni ladustamise dokumentide edastamiseks, arhiiv.

Sõltuvalt dokumentide summast luuakse arhiiv organisatsiooni sõltumatu struktuuriüksusena või osakonna osana juhtimisdokumentatsiooni juhtimise osana (bürootöö), mis muudab arhiivide dokumentide vastuvõtmise ja säilitamise.

Organisatsioon pakub vajaliku ruumi, seadmete ja raamide arhiivi. Ametnikud Organisatsioonid vastutavad seadusega kehtestatud normide rikkumise eest.

Sõltuvalt arhiivis ladustamisdokumentatsiooni koostisest võib luua:

• - Juhtimisdokumentide arhiiv
• - teaduslik ja tehniline arhiiv
• - audiovisuaalne arhiiv
• - elektroonilise meedia dokumentatsiooni arhiiv

Organisatsiooni arhiivi peamised ülesanded on järgmised:

• - dokumentide arhiivi lõpuleviimine, mille koosseis on ette nähtud arhiiveeskirjadega;
• - raamatupidamine ja dokumentide säilitamise tagamine
• - teadusliku loomine viideseadmed Dokumentide arhiiv
• - kasutage arhiivis salvestatud dokumente
• - riigi ladustamise dokumentide ettevalmistamine ja edastamine

Peamiste ülesannete täitmiseks teostab arhiiv järgmisi ülesandeid: Arhiiv Riigifond

• - juhib organisatsiooni struktuuriliste osakondade nimekirju - arhiivi värbamise allikad
• - aktsepteerib organisatsiooni struktuuriüksuste tellitud dokumente
• - võtab arvesse ja tagab arhiivi vastu võetud dokumentide ohutuse
• - loob ja säilitab ajakohase teadusliku ja võrdlusseadme arhiivi dokumentide
• - korraldab organisatsiooni juhtide ja struktuuriliste osakondade teabeteenust, mis pakub dokumentide kasutamist kodanike, raamatupidamise ja analüüsi taotlustes
• - viib läbi väärtuste uurimise ja annab riikliku ladustamise dokumentide edastamiseks organisatsioonilisi ja metoodilisi meetmeid
• - teostab kohtuasjade moodustamise ja registreerimise õigsuse kontrollimist organisatsiooni struktuuriüksustes
• - korraldab tööd organisatsiooni nomenklatuuri koostamisel
• - pakub metoodilist ja praktilist abi dokumentidega töötavate struktuurilistele osadele
• - osaleb regulatiivse ja metoodilised dokumendid Arhiivia ja kontoritööga

Arhiiv koos organisatsiooni juhiga vastutab:

• - dokumentide ohutuse tagamise tingimuste täitmata jätmine
• - Dokumentide kadu ja volitamata hävitamine
• - ebamõistlik keeldumine dokumentide vastuvõtmisest organisatsiooni likvideerimiseks või omandiõiguse muutmiseks
• - dokumentide ja kasutajate kasutamise eeskirjade rikkumine seadusega kehtestatud dokumentidele

Arhiivide juhtimine:

Arhiivis tähendab organisatsioon tegevuste korraldamist ülesannete täitmiseks ja arhiivi funktsioonide täitmiseks. Arhiivide juhtimine toimub Venemaa Föderatsiooni ja selle teemade, valdkondadevaheliste ja valdkondlike reguleerivate dokumentide alusel.

Arhiivi korraldamise peamised regulatiivsed dokumendid on arhiivi harta (seisukoht), arhiivi struktuurirajoonide, struktuuri ja personali käsitlevad sätted, kulude hinnangud, töökohtade ametijuhendid.

Harta (positsioon) arhiiv on välja töötatud ligikaudse põhikirja (sätte) arhiivis heakskiidetud föderaalse arhiiviteenuse Venemaa. Harta (positsioon), määratakse kindlaks arhiivitegevuse ülesanded, ülesanded, õigused ja organisatsioon, mis on talle salvestatud dokumentide koostis (profiil). Arhiivi harta (positsioon) on heaks kiidetud hiilne organ Arhiivide juhtimine.

Arhiivi struktuur arendatakse välja, võttes arvesse arhiivi tingimusi ja omadusi, mis põhinevad Venemaa föderaalse arhiiviteenuse heakskiidetud eeskujulikul arhiivistruktuuril. Arhiivides, millel ei ole struktuure, saab luua töötajate rühmi tegevusvaldkondades.

Arhiivide planeerimine ja aruandlus

Töö planeerimise ja aruandluse arhiivi korraldab direktor või tema asetäitja; Otsene osalemine selles töös võtavad juhid ja arhiiv spetsialiste.

Töö planeerimist teostab arhiiv iseseisvalt, tuginedes tegevuste tulemuste analüüsile, võttes arvesse arhiivitegevuse arendamise föderaalseid ja piirkondlikke programme (plaane), Venemaa föderaalse arhiiviteenuse soovitusi, juhtimist Vene Föderatsiooni põhiseaduse arhiiviarniidi keha.

Arhiivi tööplaan koostatakse aastas. Vastavalt föderaalsetele piirkondlikele programmidele (plaanidele) arhiiviarenduse arendamise arengust, samuti omaalgatuslik Tuleviku programmide (plaanid) arhiivitööd ja / või arengu üksikute valdkondade oma tegevuse saab arendada.

Eksperdiskomisjoni loomine ja töö:

Organisatsioonides väljastpoolt loodud ja saadud dokumentide läbivaatamise uurimine ning kaaluda juhtimisdokumentatsiooni toetuse juhtimisteenuste töö regulatiivseid ja metoodilisi dokumente, \\ t ametlikud juhised Seoses töötamise teavet, tabelid dokumendid ja muud küsimused, püsiva ekspertiisi (EÜ) luuakse.

Ministeeriumides ja osakondades luuakse teised alluva võrguga organisatsioonid keskse ekspertide komisjonitasud (CEK).

Keskse ekspertide komisjon (ekspertide komisjon) luuakse organisatsiooni juhi korralduse järgi kõige kvalifitseeritud töötajate hulgast vähemalt kolm inimest. Organisatsiooni ekspertide Komisjon on kohustuslik lisada organisatsiooni arhiivi või organisatsiooni arhiivi eest vastutava isiku juht. Keskne ekspertide Komisjon on soovitatav lisada arhiiviasutuse esindaja, mille jaoks see organisatsioon on omandamise allikas.

Kesk-ekspertide komisjoni esimees (ekspertide komisjon) määrab organisatsioon organisatsiooni juhtkonna töötajate poolt, kes teostab järelevalvet kontori töö ja organisatsiooni arhiivi küsimuste üle.

Keskse ekspertide komisjoni (ekspertide komisjon) peamised ülesanded hõlmavad järgmist:

• 1) dokumentide väärtuse hindamise organisatsioon ja läbiviimine büroo menetluse etapis juhtumite nomenklatuuri ettevalmistamisel ja juhtumite moodustamise protsessis;
• 2) dokumentide väärtuse uurimise korraldamine ja läbiviimine nende üleandmise etapis organisatsiooni arhiivile üleandmise etapis;
• 3) korraldamise ja läbiviimise valiku ja koostamise dokumentide üleandmise alalise ladustamise riigi või kohaliku omavalitsuse arhiivis. Viis.

Keskse ekspertide komisjoni põhifunktsioonid (ekspertide komisjon) on järgmised:

• - säilitamise ja hävitamise iga-aastase valiku korraldamine;
• - kaaluda ja esitamist kinnitamise ja kooskõlastamise ekspert- ja inspekteerimisdokumendi (EPC) arhiiviasutus projektide nomenklatuuri organisatsioonide, mis kirjeldavad juhtudel alalise ja ajutise (üle 10 aasta) ladustamise, sealhulgas personali , tegutseb juhtumite hävitamise jaotamisele, lähtudes ladustamisest;
• - arhiiviasutuse muutmise ettepanekute ettevalmistamine ja esitamine mõned kategooriad Nimekirjade poolt kehtestatud dokumendid ja loetelus olevate dokumentide ladustamise ajastuse määramine;
• - osalemine ettevalmistamisel ja kaalumisel projektide regulatiivse ja metoodiliste dokumentide töötamise dokumente organisatsioonis.

Keskse ekspertide komisjoni (ekspertide komisjon) omab koosolekuid vastavalt töökavale ja vajaduse korral teha otsuseid kollegiaalse häälteenamusega. Koosolekud Kesk-ekspertide komisjoni (ekspertide komisjon) registreeritakse. Protokollid allkirjastavad komisjoni esimees ja sekretär. Keskse ekspertide komisjoni (ekspertide komisjoni) otsused jõustuvad pärast organisatsiooni juhi heakskiitu. Kesk-ekspertide komisjoni (ekspertide komisjon) protokollid, mis sisaldavad otsuseid tavapärase ja eeskujuliku nomenklatuuri projektide heakskiitmise kohta, mis käsitlevad standard- ja osakondade dokumentide loetelu dokumentide säilitamise muutmist, näidates ka nende ladustamise ajastamist Nagu tüüpilised ja eeskujulikud nomenklatuurid juhtumite juhile kinnitab organisatsiooni juht alles pärast asjaomase arhiiviasutuse EPA kaalumist.

Rääkides keskse ekspertiisi komisjonitasude tööst (ekspertide komisjonitasud), tuleb märkida, et need kehtivad alapunkti (keskse) ekspertide komisjoni määruste juhtis heakskiidetud sätete alusel. Selle arendamisel regulatiivne dokument Võite kasutada ligikaudset positsiooni institutsiooni alalise ekspertide komisjoni, organisatsiooni, ettevõtete poolt heaks kiidetud Rosarhiva 19. jaanuar 1995 nr 2.

Arhiivi valimine:

Arhiivi värbamine on Venemaa Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide arhiivi süstemaatiline täiendamine vastavalt selle profiilile.

Arhiivi värbamine hõlmab järgmist:

• 1. määrake arhiivi värbamise allikad;
• 2. arhiiviga vastuvõetud dokumentide koosseisu kindlaksmääramine;
• 3. Dokumentide vastuvõtmine arhiivile.

Arhiivi töölevõtmise allikad on organisatsioonid ja üksikisik, mille tegevus moodustavad Venemaa Föderatsiooni arhiivifondi dokumendid, mis ületavad arhiivi pideva ladustamiseni kohustusliku või selle alusel Kokkulepe. Arhiivi värbamine toimub vastavalt juriidiliste isikute ja üksikisikute nimekirjadele - arhiivi värbamise allikad.

Arhiivi koostamise ja hoolduse nimekirjad viiakse läbi arhiivide töötajad.

Arhiivide värbamise nimekirja täpsustamine toimub vastavalt vajadusele. Dokumentide määramine Venemaa Föderatsiooni arhiivfondi koosseisus põhineb nende väärtuse uurimisel.

Arhiivdokumentide säilitamise tagamine:

Dokumentide säilitamise korraldamine - meetmete süsteem, mis hõlmab dokumentide ratsionaalset paigutamist, nende liikumise jälgimist ja füüsilist seisundit, kopeerides dokumendid kindlustusfondi loomiseks ja kasutusfondi loomiseks, esialgse või esialgse omaduste lähedaste taastamise (taastamise) ja kahjustatud või hävitatud dokumentide välismärgid.

Dokumentide ohutuse tagamiseks arhiivis tuleks läbi viia:

• - ladustamismeetmete kogum, mis sätestatakse dokumentide materjali ja tehnilise andmebaasi loomine (hoone- ja ladustamisrajatised, salvestusrajatised, ladustamis- ja ohutusvahendid, kliimaseadmete vahendid, kahjustatud dokumentide kopeerimise ja taastamise vahendid jne);
• - meetmete kogum, millega luuakse ja järgivad dokumendid (temperatuuri-niiske, valguse, sanitaarhügieeniliste, turvaladustamise režiimide reguleerivate ladustamise tingimuste loomise ja järgimisega).

Arhiiv paigutatakse hoone hoonete või üksikute hoonete spetsiaalselt ehitatud või kohandatud hoonetesse. Haldushoonete ehitamisel või renoveerimisel tuleks ette näha organisatsioonide arhiivide erialasid.

Uuring kehtestab ruumi sobivuse (tulekindlus, vastupidavus, struktuuri tugevus, tehniline tugevus), ruumi seisukord, kütte- ja ventilatsioonisüsteemide olemasolu.

Eksamit viiakse läbi arhiivide, operatiivsete, tuletõrjujate, turvalisuse, sanitaar- ja muude spetsialiseeritud teenuste esindajad. Eksami tulemused täidetakse seadusega.

Dokumendid tuleb säilitada tingimustes, mis tagavad nende kaitse kahju eest, kahjulike mõjude eest. ümbritsev ja välja arvatud dokumentide kaotus.

Ladustamisrajatiste dokumendid paigutatakse järjekorras, tagades nende integreeritud ladustamise vastavalt volikirjadele ja operatiivsetele otsingule. Arhiivi dokumentide järjekord määrab nende paigutuse kava (skeem).

Storages on varustatud statsionaarsete või mobiilsete metallist riiulitega, metallkapid, seifid, rack-kapid jne kasutatakse abistamisvahenditena.

Riiulid ja avatud salvestusrajatised on paigaldatud risti seinte seinad akna avad ja ruumides ilma Windows - võttes arvesse omadusi ruumide ja seadmete. See ei ole lubatud mahutada ladustamisvahendeid lähedal välimise seinad hoone ja soojuse allikate.

Juhtumid väljastatakse hoidlatest:

• - organisatsiooni töötajate kasutamiseks;
• - kasutamiseks kodanike lugemisruumi teadus- ja muud uuringud;
• - ajutiseks kasutamiseks teiste organisatsioonide jaoks;
• - arhiivitööks dokumentidega;
• - dokumentide füüsilise seisundi parandamiseks dokumentide füüsilise seisundi parandamiseks dokumentide füüsilise seisundi parandamiseks.

Arhiivdokumentide varude tarvikute kindlaksmääramine ja Arhiivfondi moodustamine.

Dokumentide aktsiase kuulutamise määratlus on õige suhtumine asjaomase institutsiooni või näo fondi suunas. See töö toimub dokumentide uurimise põhjal ja määrata nende kuulumine põhialuse dokumentatsiooni koostisesse.

Saabuvad dokumendid kuuluvad nende saadud institutsioonide fondi; Neilt neist määrab adressaadi poolt, parandades registreerimistempli, dokumentide sisu, mis kajastavad asutuse tegevuse funktsioone ja küsimusi, vastavalt resolutsioonidele ja pesakondadele tõendamisdokumentide suuna suunas.

Väljaminevate dokumentide koopiad (vabastamine) viitavad institutsiooni fondile, mis on dokumentide autor; Varude seosed määravad allkirjade, töövoo ja dokumentide sisu järgi.

Sisemised kaebuste dokumendid kuuluvad fondi institutsiooni, millega nad koostatakse; Varude seosed määratakse tavaliselt asutuse nime järgi, mis on dokumendis näidatud autori allkirja all.

Institutsiooni ja selle peamiste avalik-õiguslike organisatsioonide dokumendid (ametiühing, sport jne) rahastatakse koos.

Juhtumid, mis viidi läbi seerias kahes institutsioonis sisalduvad arhiivinfo institutsiooni, kus nad viidi lõpule toodanguga. Kui institutsiooni likvideerimise käsu üleandmisega äsja loodud asutuse ülesannete üleandmisega, on töö lõpetatud töö eelkäija rajatises ja tootmisutuse lõppema lõpetamata äri on kaasatud Viimane sihtasutus.

Juhul, kui avastatakse ühe arhiivfondi dokumentide hulgas ekslikult teiste fondide dokumendid, tuleb need eraldada ja need on lisatud nende fondide dokumentidele, millele need on seotud.

Isikliku päritolu dokumentide aktsiasektori tütarettepaneku kindlaksmääramisel uuritakse nende teksti, apellatsioonkaebused kirjades (adressaatide nimetused), allkirjad, viited erinevatele isikutele, käekirjale jne.

Isikliku päritolu fondidest tuleb üle kanda asjaomastele fondidele Office'i töövoogudele riigiasutused. Neid dokumente saab jätta fondi, kui vahendeid, kus need tuleks edastada, puuduvad arhiivis või kui need dokumendid sisestasid laiale teaduslikule käibele ja nende üleandmine teistesse fondidesse on raske kasutada.

Iga institutsiooni arhiivfondile määratakse vastava kapitaliformatori ametlik nimi (täielik ja lühendatud) kogu selle ümbernimetamisega kronoloogilises järjekorras.

Dokumentide korraldamine Arhiivfondis:

Arhiivi Sihtasutus on raamatupidamise ja klassifikatsiooni üksus dokumentide hoidla. Tuleks kirjeldada ladustamisüksusi, süstematiseeritakse, laos ja on kaunistatud nende raamatupidamise, otsingu ja kasutamise tagamise viisis.

Salvestusüksused (juhtumid) süstematiseeritakse fondis vastavalt süstematiseerimissüsteemile. Dokumentide süstematiseerimine toimub kontoritöös ja organisatsiooni arhiivis riigi arhiivide edastamiseks dokumentide koostamisel.

Juhtumite jaotus fondis süstematiseerimisvahendites viiakse läbi, võttes arvesse järgmisi funktsioone:

• - struktuurne
• - kronoloogiline
• - funktsionaalne, valdkondlik, temaatiline, küsimus - küsimus
• - nominaalsed
• - korrespondent
• - geograafiline
• - Autor

Struktuuriliste ja kronoloogiliste tunnuste kombinatsioon annab süstematiseerimissüsteemi kahte varianti: kronoloogiliselt struktuuriline ja struktuuriline kronoloogiline.

Kronoloogiliselt-struktuurset süstematiseerimist rakendatakse olemasolevate organisatsioonide vahendite ja sageli muutunud struktuuriga likvideeritud organisatsioonide vahendite suhtes. Selle kava kohaselt rühmitatakse juhtum peamiselt nende loomise ajaks ja iga kronoloogilise rühma sees - vastavalt organisatsiooni struktuuriüksustele.

Süstemaatilise struktuurilise kronoloogilise skeemi rakendatakse stabiilse struktuuriga organisatsiooni rahaliste vahendite suhtes, mis oli harva muutunud ja neid ei leevendanud. Selle kava kohaselt süstematiseerimisel rühmitatakse juhtum peamiselt vastavalt organisatsiooni struktuurilistele osakondadele ja iga struktuurigrupi raames - nende loomise aeg.

Juhtumite jaotamisel vastavalt süstematiseerimise süsteemile on vaja meeles pidada järgmist:

• - vanaisa ravida aasta, mil nad alustasid või kus nad registreeriti see organisatsioon (struktuurivastane jaotus) teisest organisatsioonist;
• - plaanid, aruanded, hinnangud ja materjalid on seotud sel aastal, mis või mille jaoks nad on koostatud, olenemata nende koostamise kuupäevast; Mitmeaastased plaanid viitavad nende tegevuse algatavale aastale ja aruandeperioodi viimasele aastale aruanded;
• - juhtumid algatatud tootmise ühes üksuses ja üle teise üksuse kuuluvad osakonda, kus need viidi lõpule (kuigi nimi esimese üksuse võetakse sulgudes ja on kirjutatud nimi viimane);
• - Aasta jooksul või kronoloogilise juhtumite puhul asuvad fondi struktuuriosade tähtsus.

Arhiivi dokumentide arvestus:

Organisatsiooni arhiivis dokumentide arvestus on määrata kindlaks nende koguse ja koostise kindlaksmääratud mõõteseadmetes ja fikseerimises (registreerimine) iga raamatupidamisühiku kuulumise kuulumise (registreerimise) konkreetse kompleksi ja nende koguarvude koguarvuga.

Raamatupidamise dokumendi raames viidatakse väljakujunenud vormi dokumendile, millega määratakse kindlaks raamatupidamisüksustes oleva arhiivokumentide vastuvõtmise, kõrvaldamine, number, koosseis ja seisund.

Organisatsiooni arhiivis dokumentide raamatupidamine on üks vahendeid nende säilitamise ja kontrolli tagamiseks nende kohaloleku üle.

Raamatupidamine allub kõikidele arhiivile salvestatud dokumendid, sealhulgas selle arhiivi paljastamata ja mitte-tuumadele ning dokumentide kindlustuse koopiad, kasutusfondi kasutamise koopiad ja uurimine ja dokumendid.

Organisatsiooni arhiiv kannab Venemaa Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide raamatupidamist, mida ajutiselt säilitati ajutiselt organisatsiooni arhiivis, mis määrati kindlaks Venemaa Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide riikliku raamatupidamise eeskirjadega, \\ t ja esitab volikirja vastava arhiiviasutuse.

Raamatupidamine on tehtud arhiivide dokumentide (raamatupidamisüksuste, mäluseadmete) määramisega raamatupidamisnumbrite osade hulka kuuluvate raamatupidamisnumbrite osa.

Arhiiv Cipher - iga ladustamisüksuse nimetus, et tagada selle raamatupidamine ja identifitseerimine. Arhiiv Cipher koosneb ruumidest: arhiivinfo Organisatsiooni arhiivifondide loetelu ja fraktsioonide nimekirjast avalike arhiivfondide loetellu, mille omandamise allikas on organisatsioon, arhiivide kogumine, varude, mäluühikute.

Arhiivifondi arvu määrab riigi arhiiv pärast organisatsiooni alalise ladustamise dokumentide esimese saamise registreerimist.

Raamatupidamisdokumentide peamised üksused, olenemata vedaja tüübist, meetod ja tehnoloogia konsolideerimine on järgmised:

• - arhiivifond, arhiivi kogumine;
• - salvestusseade.

Isikliku päritolu dokumente, kes ei läbinud teaduslikku kirjeldust, võetakse arvesse dokumentide ja lehtede kohaselt.

Töötlemata dokumendid (emisser) võetakse arvesse 150 lehekülje kiirusega ühes ladustamisüksuses.

Storage üksus on füüsiliselt eraldi dokument või dokumentide kogum, millel on sõltumatu väärtus.

Dokumentide ladustamise üksus paberi põhjal (juhtum) on dokumentide kogum, \\ t eraldi dokumentKaasas eraldi kaanega.

Organisatsiooni arhiivi dokumentide raamatupidamine põhineb põhimõtete järgimisel: tsentraliseerimine, väljendatuna ühtse raamatupidamisüksuste kasutamisel; Ühinemine, mis põhineb raamdokumentide raamatupidamise järjepidevuse järgimisel kõigis nendega töötavate etappide puhul; dünaamika andnud õigeaegsed ja operatiivsed muudatused volikirjade või uute kontodokumentide koostamisel; Raamatupidamise täiuslikkus ja täpsus.

Organisatsiooni arhiiv sisaldab spetsiaalselt eraldatud töötaja poolt teostatavate dokumentide tsentraliseeritud dokumente. Kui on olemas mitu salvestusrajatisi, salvestatakse dokumendid igasse hoidlasse.

Konto dokumentide kättesaadavuse korra ja organisatsiooni arhiivide raamatupidamise andmebaaside korraldus määrab organisatsiooni juhtimise järjekorras. Kõiki organisatsiooni arhiivi raamatupidamisdokumente tuleks hoida hoidlas (või spetsiaalselt spetsiaalses ruumis) seifis või metallkappides.

Arhiivi raamatupidamisdokumentide süsteem on kompleksne omavahel raamatupidamisdokumentide ja andmebaaside kompleks, mis kajastavad dokumendi arhiivi dokumentide numbrit ja koosseisu ning nende muutusi Venemaa Föderatsiooni Arhiivfondi osariigi raamatupidamissüsteemist.

Organisatsiooni arhiivi dokumentide raamatupidamine toimub peamiste ja täiendavate raamatupidamisdokumentide põhjal. Peamiste raamatupidamisdokumentide koosseis ja vormid määravad need reeglid ja need on vajalikud iga organisatsiooni arhiivi jaoks. Vajadus säilitada ja liigid täiendava raamatupidamisdokumentide määrab organisatsiooni arhiiv iseseisvalt.

Peamised konto dokumendid korraldavad organisatsiooni arhiivis:

• 1. dokumentide vastuvõtmise ja kõrvaldamise raamatu raamatupidamise raamatus (iga dokumentide vastuvõtmise ja kõrvaldamise arhiivis, samuti ladustamise ja teatud kronoloogilise aja jooksul pensionile jäänud dokumentide arv ja koosseis, \\ t nende kirjelduse seisund);
• 2. Fondide loetelu (arhiivfondide registreerimiseks, mis on vastu võetud ladustamis- ja arhiivikogude jaoks, määrates need numbrid, arhiivivahendite arvu ja koosseisu ning arhiivikogude säilitamise ja vasakute arhiivide koostisega);
• 3. Sihtasutusleht (arhiivifondi raames raamatupidamises, kirjelduse ja nende numeratsioonide summa ja nende numeratsiooni arhiivide kogumine, dokumentide arv ja koosseis, nende kirjelduse olukord, iga muudatuste dünaamika Optica ja fondi (kollektsioonid) tervikuna, millega muudatused iga OIISi ja Foundation (kollektsioonid) muudatused üldiselt, millega määratakse kindlaks muutused fondi nimel);
• 4. juhtumite inventeerimine (ladustamisüksuste saavutamise ja raamatupidamise eest, millega määratakse kindlaks säilitamisüksuste süstematiseerimise kord, mis kuulub käesoleva OPEV-sse kuuluvate dokumentide koostise ja summade muutmise muutuste arvestuse;
• 5. Register kirjeldav - registreerida kohtuasjade kirjelduse ja dokumentide kirjeldus, nende arvu ja koostise arvestus;
• 6. passi arhiiv (meelevaldne vorm) - iga arhiivi arhiivi vahendite ja dokumentide koguarvestuse jaoks;
• 7. väga väärtuslike juhtumite inventeerimine (väga väärtuslike juhtumite ja dokumentide otsimiseks ja koguarvestus (koostatud arhiivides, et teha kindlaks eriti väärtuslikud asjad ja dokumendid);
• 8. Raamatupidamise raamatupidamisarvestuse raamat kindlustusfondi ja kasutusfondi vastuvõtmise ja kõrvaldamise kohta (iga kindlustusfondi ja kasutusfondi saamise ja kasutuselevõtu arhiivi raamatupidamises (viiakse läbi organisatsioonide arhiivides) dokumentide kindlustuses));
• 9. kindlustusfondi inventeerimine (eriti väärtuslikke dokumente kindlustuskoopiate säilitamise ühikute ühtse raamatupidamise puhul (koostatud arhiivis, mis tegelevad kindlustusega eriti väärtuslikke dokumente));
• 10. Fondi juhtum on filmi- ja fondi ajaloo dokumentide kogum, toimub iga arhiivifondi ja arhiivi kogumise kohta;
• 11. Leht-tunnistaja - võtta arvesse lehtede arvu puhul.

Abiraamatupidamisdokumendid on: raamatute ja kaardi raamatupidamise kaardid, raamatupidamisraamatute raamatupidamise raamatud isiklikele isikutele, vahendite pass, sisemised küsimused (lisa 10) jne

Fondide loetelu viiakse läbi organisatsiooni arhiivis salvestatud kaks või enam vahendit.

Arhiivfond, arhiivikogumise kantakse fondide nimekirja oma dokumentide esimeses saabumisel organisatsiooni arhiivile. Iga fondi määratakse teise numbri raha nimekirja kronoloogilises järjestuses. Püsiva säilitamise eest edastatava fondi lisatakse (pärast fraktsiooni pärast) arvu, mis on määratud vastava riigi arhiivile pärast fondi osa esimest üleandmist.

Kombineeritud arhiivinõude moodustatud vahenditest varem arvesse võetud omal on määratud ühe arvu vahendite hulka kompositsiooni kombineeritud ühe.

Kui vundament sisaldab eriti väärtuslikke dokumente, lisatakse selle numbrile "OC" indeks.

Sihtasutus leht koostatakse iga fondi esimesel saabumisel. Selles võetakse arvesse kõiki fondi kirjeldatud ja inkopuhastunud dokumentide saabumisi ja kõrvaldamist.

Kolonn "Foundation Nimi" kronoloogilises järjestuses loetletakse kõik nimed ja alpartärrigrigrigrigriorganisatsiooni poolt selle esinemise hetkest, sõltumata dokumentide kättesaadavusest selle aja jooksul.

Kombineeritud arhiivfondide puhul näitab kolonn sihtasutuse üldine nimi ja seejärel kõigi omakapitali organisatsioonide nimed on loetletud, mille dokumendid olid ühendatud kogu oma olemasolu ajavahemiku jooksul.

Kõik hilisemad muudatused organisatsiooni pealkirja ja jurisdiktsiooni - Filmi rajatis tehakse fondi dokumentide arhiiv saabub.

Asjade esmane raamatupidamisdokument raamatupidamise alalise, ajutise (üle 10-aastase) ladustamise ja personali jaoks.

Leiab koostatakse nelja koopiaga. Raamatupidamisarvestus number on sihtasutuse inventuur võlli järjekorras.

Register kirjeldab organisatsiooni arhiivis kahe või enama kirjeldamise juuresolekul.

OPI-d kantakse registri, mis kirjeldab nende kronoloogilises järjestuses asjaomaste järjestuse numbrite all.

Registry kirjeldab põhiandmeid iga arhiivi arhiivile saadud võimaluse koostise koostise kohta: fondi number, inventuuri number, selles kirjeldatud juhtumite arv, loetelu ja selle juhtumite arv.

Fondi juhtum viiakse läbi iga fondi kohta. See sisaldab dokumente, mis kajastavad organisatsiooni ajalugu - filmipaketti ja selle fondi: ajalooline sertifikaat, fondi süstematiseerimise skeem, \\ t metoodilised käsiraamatud Fondi töötlemise sõnul on fondi vanad lehed pärast nende põhjendused fondi dokumentide ja asjade eraldamise kohta fondi dokumentide ja juhtumite eraldamise kohta fondi asjade eraldamise kohta. \\ T FOND, KONTROLLI KONTROLLI KONTROLLIMISE KOHTA J.

Toimingud ja muud dokumendid, mis määravad fondi koostises ja mahus muudatused, kuuluvad fondi juhtumile ainult tähisega organisatsiooni arhiivi kõigi raamatupidamisdokumentide muutmise märgiga. Aktid on fondi piires nummerdatud võllitellimuse liikide kaupa.

Kõik fondi puhul kõik dokumendid asuvad nende koostamise kronoloogilises järjestuses. Sihtasutuse dokumendid koostatakse sisemine OPIS, juhtumi lehed on nummerdatud, tunnistaja pealkiri on koostatud juhul. Kuna sihtasutus täiendab katsekirjeldust ja sisemist OPI-d heidetakse maha.

Organisatsiooni arhiivide peamistel ja täiendavate raamatupidamisdokumentides võetakse arvesse Venemaa Föderatsiooni arhiivinfo juhtumeid ja dokumente, mis on määratud eraõiguslikele ja muudele omandiõiguse vormidele.

Konto andmebaasid (andmebaas) on läbi viidud:

tsentraliseeritud raamatupidamise dokumentide automatiseeritud režiimis koostamine;

preparaadid erinevate statistiliste andmete automatiseeritud režiimis, analüütiliste tabelite, sealhulgas arhiivide dokumentide mahu, koostise ja seisundi muutuste dünaamika;

tegevuse esitamine teabe kättesaadavuse kohta arhiivis teatud aja jooksul.

Raamatupidamise andmebaasi destüpeteliite loend koostatakse vastavalt peamistele näitajatele, mis kirjeldavad raamatupidamise objekti, fondi, ladustamisüksuse, raamatupidamisühiku üksuse, ladustamisüksuste rühma, inventari raamatupidamisüksuste raamatupidamisüksustesse - traditsioonilises Raamatupidamisdokumendid.

Teaduslikud aparaadid (NSA) - eri liiki dokumentide kirjelduste kirjelduste kirjelduste elemendid arhiveerimisraamatudDokumentide ja dokumentide teabe otsimiseks mõeldud andmebaasid.

Süsteem teadus- ja võrdlusseadme (SNSA) dokumendi arhiivide organisatsiooni on keeruline omavahel seotud ja täiendavate arhiivide raamatud, andmebaaside kompositsiooni ja sisu dokumentide loodud ühtse teadusliku ja metoodilise aluse, et otsida dokumente ja Dokumendi teave tõhusa kasutamise kohta.

Organisatsiooni arhiivide korraldamise koosseisu määrab arhiivi tüübi järgi, mis on talle salvestatud dokumentide koostise ja sisu, otsingu olemus ja ülesanded ja dokumentide kasutamise intensiivsus.

Organisatsiooni arhiivide SNS-elementide elemendid on varud, kataloogid, andmebaasid, mis täidavad nende võrdlusraamatute funktsioone, samuti viiteid dokumentide ülevaateid, ajaloolised viited arhiivifondid Organisatsioonid.

Arhiveerimisraamatud on jagatud nende kavandatud otstarbeks: inventari, kataloogi, kursorit, ülevaadet.

Arhiivide raamatud ja organisatsiooni dokumentide koostise ja sisu andmebaasid võivad olla intrado ja interfluid.

SNS-süsteemis rakendatakse kontoritöös loodud raamatupidamis- ja võrdlusseadme järjepidevust ning organisatsioonide arhiivid, selle kombinatsioon riigi arhiivide SNA-ga.

Organisatsioonide arhiivide SNA järjepidevus põhineb selle ehitamise nõuete ja põhimõtete ühtsusel. See järjepidevus nõuab kohustust koostada kontoritöös ja organisatsioonide arhiivides, mis kirjeldavad juhtumeid, dokumente, katalooge, vajalike võrdlusseadmete andmebaase.

SNA loomisel ja arendamisel kantakse diferentseeritud lähenemisviisi arhiivivarustuse raamatute ja andmebaaside otstarbeka kompositsiooni valimiseks, kirjelduse kirjelduse, koostise kirjelduse kirjelduse, võrdlusparaadi koostise kirjelduse kirjelduse ja täitmise viide raamatutele.

Mitmepoolse osapoolte organisatsioonide organisatsioonide dokumendid Eriti väärtuslike ja ainulaadsete dokumentidega isikute isikliku päritoluga fondide suhtes kohaldatakse prioriteetset kirjeldust; Leiab peavad olema varustatud erinevate liikide juhtidega; Sihtasutuse tasandil koostatakse individuaalsed omadused. Arvamused, osutid juhtudel ja dokumendid luuakse kõige informatiivsematele fondidele.

Rahaliste vahendite kohta, mis sisaldavad teavet ühe tööstuse või ühes tegevusvaldkonnas ja isiklikes fondides, osa sellest osana eriti väärtuslikke dokumente, võivad varud varustada ainult ühe kurgiga; Fondi tasemel võib koostada nii üksikud kui ka grupiomadused.

Organisatsioonide organisatsioonide dokumendid, mis sisaldavad teavet ühe teema kohta või lisandmoodulite lisandmoodulite puhul, ei koostata indekseid.

Arhiivdokumentide korraldamine:

Arhiivdokumentide kasutamine - Kultuuriliste, teaduslike, poliitiliste, majanduslike eesmärkide arhiivide dokumentide teabe rakendamine ja tagada seadusõigused kodanike huvides.

Organisatsioonid arhiveeritud dokumendid on avatud arhiivile ja kasutajatele. Erandiks on dokumenteeritud teave seadusandlikud aktid piiratud juurdepääsu kategooriasse.

Arhiivdokumentide kasutamise peamised vormid on järgmised:

• - teavitada organisatsiooni juhtimise ja struktuuriliste osakondade ja teiste organisatsioonide teatavate dokumentide ja nende sisu arhiivide juuresolekul;
• - kodanike ja sotsiaal-õiguslike organisatsioonide taotluste täitmine;
• - dokumentide kasutamine meedias;
• - infoürituste ettevalmistamine: näitused, konverentsid jne;
• - dokumentide väljastamine ajutiseks kasutamiseks.

Organisatsiooni ja struktuuriüksuste juhtide ja teiste organisatsioonide juhtide taotluste teavitamine ja teostamine teostab arhiiv teatava teema kohta taotluse või algatuse korralduse vormis teabekirja või sertifikaadi vormis asjakohaste dokumentide arhiiv.

Organisatsiooni juhide teavitamist saab läbi viia juhtumite või dokumentide nimekirja kujul teatava teema või dokumentide ja otsinguandmete tüüpide kaupa. Vajalikel juhtudel antakse märkused. Dokumentide või juhtumite päised asuvad nimekirjas olenemata nende aktsiate liitumisest juhul, küsimusi, dokumentide tüübi või olulisuse tõttu sõltuvalt taotlusest.

Juhtide teavitamist saab teha ka dokumentide koopiate teemavaliku vormis. Koopiad asuvad loogilises järjestuses, on koopiate valikule lisatud tiitlileht, samuti vajadusel ajaloolise viide, nimekirja ja muude materjalide valikule.

Organisatsiooni kuuluva sertifikaadi nimekiri, kiri allkirjastab arhiivi juht; Kui te täidate taotluse teise organisatsiooni, kirja, sertifikaadi, nimekirja, temaatilise valiku koopiate dokumentide allkirjastab arhiivi juht ja saadetakse lisatäht allkirjastatud organisatsiooni juht.

Arhiivis salvestatud dokumentide kasutamine on mõnes mõttes üks peamisi ülesandeid, mis õigustavad oma organisatsiooni investeeringuid. Sõltuvalt arhiivdokumentide koosseisamise eesmärgist (poliitiline, juhtimis-, teadus-, kultuuri- ja haridus-, haridus-, majandus-, õigus- jne), selle tehniline varustus Valib dokumentide kasutamise vormi.

Sisse riigi arhiiv Dokumentide kasutamise vormid on osakondade arhiiviga võrreldes mitmekesisemad, kuid paljud neist on erandita kõikidele arhiividele omane. Niisiis, kõik arhiivid, olenemata nende osakonna allumisest, on kohustatud väljastama arhiivide viiteid, arhiivikoopiaid dokumentide ja kodanike õiguste ja õigustatud huvide tagamiseks vajalike sotsiaal-juriidilise teabe andmise kohta. Need kodanike õigustatud huvid sisaldavad teavet töökogemuse ja palk, Teenus sõjaväes, valimised valitud ametikohtadele, liikmelisuse avalike organisatsioonide, tööõiguste ja muudes küsimustes.

Arhiivide viited organisatsioonidele antakse välja nende profiilile vastavate taotluste alusel. Kodanikud isiklike avalduste alusel väljastatakse arhiivide viited, samuti nende isikute sertifikaadid, kes sõltuvad või nende hoolt, samuti surnud abikaasa või lähedane sugulane.

See on lubatud kirjaliku avalduse tühistamise asjade ja üleandmise omaniku oma isiklike dokumentide (töö, lisatasu raamatud, diplomid jne), välja arvatud pass, sõjavägi, ametiühingu pileteid ja muud sarnased dokumendid.

Arhiivide viited ja autentsed dokumendid väljastatakse taotlejatele või nende usaldusväärsetele kättesaamisel passi või teise isiku tõendava isiku esitamise kohta. Usaldusväärsed isikud tõelise isikliku dokumendi kättesaamisel peaks takistama advokaadi erilist jõudu.

Arhiivide abi saaja või tõelise isikliku dokumendi saaja peaks allkirjastama arhiivis jäänud isiku dokumendi koopiate koopiale või tagaküljele, märkides oma kviitungi; Passi üksikasjad: seeria, number, kuupäev ja organisatsioon, väljastanud selle. Tööhõiveregistri saamisel, töö- või teenindusnimekirja saamisel allkirjastatakse saaja arhiivile esitanud avalduse käive.

Kui taotleja ei saa isiklikult dokumentide vastuvõtmist või halduri eest saata, on lubatud saata arhiivide viited taotleja aadressile lihtsa kirjaga ja tõelised dokumendid on väärtuslik. Arhiivide viited kriminaalvastutusele, karistusregistrile, kodakondsuse õiguste äravõtmise ja nende taastamise kohta, mitte-meditsiinilise ja mitte-haridusalase tegevuse reeglina ei väljastata kodanikele, vaid eksponeeritakse vajaduse korral huvitatud asutustele.

Kui teave avastatakse, kui hovering, leitakse teave, kuna sertifikaati ei saa käes väljastada, saadetakse see huvitatud asutusele ja taotleja on teatatud, kus sertifikaat on suunatud. Arhiivide omanikele ei ole õigust keelduda sotsiaal-õigusloogi arhiivisertifikaadi väljastamisest. Seda tööd teeb kõik arhiivid tasuta.

Arhiivide viide - ametlikult sertifitseeritud dokument õigusjõudSõlmib sõnumit või teabe kinnitamist dokumendifailides kättesaadava teabe kinnitamise dokumendiotsingu andmed: OPTICU numbrid või ärinomenklatuur, ärinumbrite, lehtnumbritega. Lisaks on fondi number näidatud, kui see on olemas. Arhiivide viide koostatakse organisatsiooni vormis, registreeritud märkide, sealhulgas organisatsiooni juhtimise kohta ning see on määratud selle lahendamise korraldamise provintsile, mis kannab vastavalt kehtivatele õigusaktidele vastutava teabe eest. Mitme lehte sertifikaadi koostamisel määratakse iga leht.

Arhiivide viited koostatakse arhiivis salvestatud dokumentide ehtsa (või sertifitseeritud koopiate) alusel ja sellega seotud küsimusega. Kasutades mittetäielikke koopiaid tuleb täpsustada abi. Personali raamatupidamise lehed, küsimustikud, autobiograafia ei saa olla aluseks viiteid. Dokumentide puudumisel võib arhiivitõendit väljastada organisatsioonis kättesaadavate teenuste trükkimismaterjalide alusel.

Sertifikaadis on esitatud dokumentide nimed, nende kuupäevad ja kirjeldab nende dokumentide teavet sündmuste kronoloogilises järjestuses, mitte dokumente, milles nad on esile tõstetud. Dokumentide väljavõtted on jutumärkides, organisatsioonide nimed, üksused esimesel mainimisel on täielikult antud. Koopiad saab kinnitada dokumentide koopiate ja nende väljavõtete koopiatega, mis kinnitavad kirjeldatud teavet.

Inimese invisiidid, kaasa arvatud biograafilised andmed, andmed sisalduvad arhiiviabi, kuna need tähendavad arhiivi dokumentides ja sätestavad abi ("nii tekstis").

Juhul kui taotlus ei vasta arhiiviprofiilile, ning nõutud teabe kinnitamiseks vajalike dokumentide puudumisel on ametlik kiri, mille selgitus puudub dokumentide puudumine ja soovitused võimaliku otsinguaadressi kohta. Teave dokumentide puudumise kohta nende surma või kahjumi tõttu sertifitseeritakse ka organisatsioon.

Arhiivikoopiad ja väljavõtted on määratud iga lehe esiküljel või tagaosas otsinguandmetega ja sertifitseeritud registrit organisatsiooni juhi juht saab kinnitada ainult viimasele koopialehele (ekstraktid). Reprodutseerimine koopiate ja väljavõtete, viiteid ja muid dokumente arhiiv on keelatud ilma dokumentide isikute loata.

Arhiveerimisdokumentide kopeerimine kuni 10% fondi tavapärasest mahust saab teha arhiivi loaga, kopeerimise suurenemist tuleks koordineerida käsitsi ja teaduslikku ja tehnilist dokumentatsiooni - oma arendajatega. Fondi dokumentide täielik koopia on lubatud Rosarhiva lahendada. Kui koopiad, jäävad negatiivsed arhiivi. Eksportide eksportimiseks välismaal tuleks dokumentide omanike resolutsiooni saada, \\ t

Dokumendi koopiate tegemine on tasuline teenindus Arhiiv koos genealoogiliste, ajalooliste ja biograafiliste, ajaloolise ja biograafilise, temaatilise iseloomuga taotluste süvendiga dokumentide temaatilise identifitseerimisega, dešifreerides kõva lugemise tekste, dokumentide tõlkimist algkeelt; Kommentaaride koostamine dokumentidele, fotode omistamine (pildi selgitus); Näitused, vestlused, loengud salvestatud dokumentide teema kohta jne.

Seoses oluliste sündmuste, aastapäevade kuupäevad, esitlusi, osalemist näitustel, riikides, osakondade arhiivides toimub eraettevõtete majanduslik arhiiv iseseisvalt või koostöös teiste huvitatud riikidega; Sektsioonid ja organisatsioonid kultuuriline ja haridusalane töö.

Arhiivdokumentide materjalide kohaselt valmistatakse ette trükitud dokumendid, raadio ja telesaated. Samal ajal peaksid artiklite ja muude materjalide tekstid sisaldama otsingumootoreid kasutatud dokumente ja autorite autorid vastutavad arhiivdokumentide tõlgendamise eest.

Arhiiv võib valmistada ette dokumente (albumid, plakatid, kaardid, slaidid, fotod jne) temaatilise valiku projekteerimisteenuste, näituste, firma muuseumide, multimeedia esitlustoodete jaoks, teabevõrkude kaubamärgiga lehekülgedel.

Riigi arhiivid, suurte osakondade arhiivid, valdkondlikud keskused ja avalik-õiguslike organisatsioonide arhiivid avaldavad temaatilisi raamatuid, dokumentide audio-video dokumente omaette või huvitatud, sealhulgas välismaiste organisatsioonide lepinguga kokkuleppel, loomingulise ja (või) äriühingu organisatsioonidega. Üsna Dokumendi üldine vorm, mille mis tahes arhiiv on nende uuringute jaoks dokumentide otsene pakkumine. Sõltuvalt arhiivi tüübist ja selle tehnilise varustuse tüübist väljastatakse dokumendid arhiivide või ajutise kasutusega varustatud lugemisruumis töötamiseks.

Lugemisruumis tööle lubamine annab organisatsiooni juht (riik märts) institutsiooni kirjaliku avalduse alusel või avalik-õiguslik organisatsioonKehtib aasta jooksul kehtestatud eeskirjade kohaselt. Töötajate vastuvõtmise küsimus töötada oma institutsiooni arhiivide dokumentidega töötamiseks oma institutsiooni arhiivi dokumentidega.

Arhiivide külastajate külastajate ekstraktid ja koopiad saab kontrollida nende vastavuse uurimis- ja originaalide teemale.

Uuendamisel tuleb selle pikendamine läbi viia.

Kolmandate osapoolte organisatsioonide ajutise kasutamise väljaandmist väljastab spetsiaalse vormi eri vormi ajutise kasutamise juhtumite väljaandmiseks, mis on kinnitatud juhtide allkirjade allkirjade allkirjade allkirjade allkirjade allkirjade allkirjastamisel ja saaja ja saaja poolt.

Töötaja väljastamine salvestatakse arhiivis kaardi või ajakirja ja antakse välja vastuvõtja vastuvõtu. Arhiivist välja antud juhtumi kohas, mis näitab juhtumit, millal ja millisel perioodil väljastatakse.

Arhiivile tagastatud olukorda tuleb kontrollida dokumentide tagastavate isikute juuresolekul, kuna kasutajad vastutavad ohutuse ja olukorra eest (ladustamisüksuste), millega nad töötavad, vastavalt kohaldatavale õigusele.

Kontrolltulemused kajastatakse ladustamisüksuse assistendile ja juhtumite väljastamisele väljastatud dokumentidesse. Kui juhtumite puudus, üksikute lehtede ja dokumentide leitakse, tuleb väljakujunenud vormi toiming välja anda ja selle põhjal otsustatakse vastutuse vastutuse vastutuse lahendada.

Parandada vajalike arhiivide, fondide, juhtumite ja dokumentide otsimise tingimusi, arendavad ja pakuvad kasutajaid, sealhulgas mitmesuguseid võrdlusraamatuid, juhendeid, viiteid, ülevaateid, samuti kaardifaile. Konkreetse arhiivi teadus- ja võrdlusseadme koosseis määratakse arhiivi tüübi järgi, mis on selles salvestatud dokumentide koostise ja sisu, infokandjate liigid, otsingu olemus ja ülesanded ja dokumentide kasutamise intensiivsus .

Secret Arhiivide loomine vastavalt arhiivitegevuse seadusele Vene Föderatsioonis on keelatud.