Teaduslikud teatmeteosed arhiiviseadmed. Teaduslik tugiaparaat

Dokumentaalsete materjalide teaduslik ja tehniline töötlemine viib need sellisesse olekusse, mis annaks optimaalsed tingimused ladustamiseks ja nende igakülgse kasutamise korraldamiseks. Töödeldakse ainult jooksvaid laekumisi. See hõlmab dokumentaalsete materjalide rahastamist, kohtuasjade koosseisu kujundamist või selgitamist, nende süstematiseerimist ja kirjeldamist fondi sees. Enamasti on riiklikule ladustamisele laekunud materjalid juba koondatud fondidesse, millel on kohati ebatäpsusi ja mis teadusliku ja tehnilise töötlemise käigus kõrvaldatakse. Igal riigiarhiivil on struktuurne allüksus, kuhu on koondatud teaduslik teatmeteos. See osakond tegeleb selliste hüvitiste süsteemi ja nende kasutamise korralduse täiustamisega. Arhiivimaterjalide kirjeldus. Üks tähtsamaid funktsioone

arhiivide kirjeldused on dokumentaalsete materjalide kirjeldus, mille põhiobjektiks on hoiuüksus. Laoühikute kirjeldamisel on kõige olulisem aspekt õige arusaamine korpuste koostisest ja sisust. Juhtumite kirjeldamisel on põhielemendid: 1) pealkiri; 2) juhtumi tähtaeg; 3) lehtede arv; 4) arhiivi šifr. Need andmed on märgitud hoidla kaanel ja inventaris. Täidetud inventuuri jaoks on vaja sisukorda ja eessõna, samuti indekseid ja lühendatud sõnade loetelu (kui on).

Teadusliku ja referentsaparaadi loomine. Arhiiviteatmete ja käsiraamatute tüübid. Oluline osa arhiivi teadus- ja teabetegevus on selle loomine teadus- ja võrdlusaparatuur(NSA), mille all mõistetakse dokumentide kirjeldust, mis on esitatud erinevat tüüpi arhiivikataloogides, dokumentide ja dokumentaalse teabe otsimiseks loodud andmebaasides. NSA on omavahel ühendatud arhiivikataloogide ja raamatupidamisdokumentide komplekt, mis põhinevad ühtsetel klassifitseerimis-, kirjeldamis- ja arvestusmeetoditel. See raamatupidamisdokumentide komplekt, arhiivikataloogid, õppevahendid ja teatmekirjandus pakub arhiividokumentide arvestust, nende teaduslik organisatsioon, nende koostise ja sisu avalikustamine, et hõlbustada arhiivimaterjalide kasutamist. NSA süsteem võimaldab leida dokumente ja dokumentaalset teavet kogu Venemaa kogust, arhiivist ja arhiivifondist tervikuna. Et dokumentaalne teave oleks arhiivist hõlpsasti leitav, läbib see töötluse, mille tulemusena muudetakse see ülevaatlikumaks üldistatud kujul. Iga arhiiv sisaldab juhendeid, mis aitavad teil arhiivimaterjali leida. Seda tüüpi teabejuhendid hõlmavad inventuurid, kataloogid, juhendid. Arhiivid arendavad ka metoodilisi käsiraamatuid (dokumentide loetelu, ajalooviited, tööjuhendid), mis täiendavad nende teadus- ja teatmeaparaati. Laiendatud arhiivikataloogide süsteemi olemasolu on vajalik tingimus arhiivide avalikustamise ja juurdepääsetavuse põhimõtte rakendamine.

1. Juhtumite loetelu on süstemaatiline rubriikide ja muu loetelu vajalikku teavet arhiivifondi toimikute koosseisu ja sisu kohta. Inventuur on arhiiviteatmik, mis on mõeldud hoidlate, arvestusüksuste koosseisu ja sisu avalikustamiseks, nende süstematiseerimise fikseerimiseks fondisiseselt. Inventuuri kirjeldamise objektiks on laoüksus, arvestusüksus. Inventari tunnus, mis eristab seda teistest teatmeteostest, on see, et tegemist on mõlemaga arhiiviviide(arhiivimaterjale sisaldav dokument), raamatupidamisdokumendile. Inventuur tagab dokumentaalsete materjalide ohutuse, fikseerib dokumentide teadusliku korralduse fondides ja fondisiseselt, näidates ära iga hoiuüksuse koha fondis. Inventuuridest materjalide avaldamine eeldab uurijalt teemale keskendumist, sest see aitab tal oluliselt hõlbustada tööd inventuuridega ja tuvastada täielikult vajalikud arhiiviandmed.

2. Kataloog- Arhiivide NSA struktuuris on suur roll fondide ja arhiividevahelisel teatmeteosel, milles teave arhiividokumentide sisu kohta on rühmitatud teemade (teemad, harud) kaupa. Kataloogid on dokumentide sisu süstemaatiline kirjeldus. Need võimaldavad kiiresti saada üksikasjalikku teavet ühe või mitme arhiivi erinevates fondides säilitatavate dokumentide olemasolu, koostise ja sisu kohta. Peamine iseteostatud kataloogimise viis on kataloogis kajastatava materjali spetsiaalne identifitseerimine ja selle jaoks kaartide koostamine. Kataloogid on süstemaatilised, teemateemaatilised ja kronoloogilised jne. Kataloogid on reeglina kartoteegid (mõnikord avaldatakse need ka raamatuna). Temaatiline kataloog Kõige mugavam on tuvastada materjale suhteliselt kitsal teemal, mis on seotud mitme rahalooja tegevusega (näiteks kui uurijat huvitavad materjalid konkreetse ettevõtte ajaloost, revolutsioonilisest liikumisest konkreetses provintsis või komisjoni tegevuse kohta). Süstemaatiline kataloog on arhiivikataloogi tüüp, milles teave on rühmitatud teadmisharude või ühiskonna praktilise tegevuse harude kaupa. Aineteemaline kataloog on arhiivikataloogi tüüp, milles teave ühe või mitme teema kohta on rühmitatud teemade kaupa teemade kaupa. Teave on järjestatud ainemõistete tähestikulises järjekorras. Seoses süstemaatilise kataloogi intensiivse arenguga jääb riigiarhiivis olev aineteemaline kataloog reeglina koostamata. V kronoloogiline kataloog klassifikatsiooniskeemi lõigud ja alajaotised võivad olla ajastu, sajand või mis tahes muu ajaperiood.

Teave sellises kataloogis asub kronoloogilises järjekorras

ajaloosündmuse järjekord ja tähendus.

Klassifitseerimisskeem nimede kataloog on isikunimede loetelu tähestikulises järjekorras. Lingide süsteem võimaldab saada teavet sama isiku kohta, leiduvat dokumentidest erinevate perekonnanimede, pseudonüümide, pro-nimede all.

3. Ülevaade on arhiiviteatmik, mis sisaldab süstematiseeritud teavet üksikute dokumendikogumite koostise ja sisu kohta. Organisatsiooni arhiivis olevad arvustuste liigid on fondi ülevaade ja temaatiline ülevaade. Fondi ülevaatuse kirjeldamise objektiks on ühe fondi dokument (dokumentide rühm, dokumendi osa), hoiuüksus, arvestusüksus. Arhiividokumentide temaatilise läbivaatamise kirjeldusobjektiks on teatud teema arhiivi dokument (dokumendirühm, dokumendiosa), hoiuüksus, ühe fondi (fondiosa, fondide rühma) arvestusüksus. .

4. Giid on süstematiseeritud loetelu arhiivifondidest koos nende tunnustega. Juhendid sisaldavad omadusi või lühike teave arhiivifondide kohta süstemaatiliselt, need on mõeldud üldiseks tutvumiseks arhiivifondide koosseisu ja sisuga. Nendega võetakse ühendust, et selgitada küsimust teatud rahaliste vahendite olemasolu kohta arhiivis. Teatmikud teavitavad asutusi, organisatsioone, ettevõtteid, teadlasi konkreetses arhiivis säilitatavatest dokumentidest. Kõigi arhiivide juhendi koostamiseks ei saa olla ühtset skeemi, kuna see sõltub vastava arhiivi fondide koostisest ja sisust. Arhiividele, kus hoitakse riigi tegevust ja ühiskonnaelu erinevaid tahke kajastavaid dokumente, on soovitav koostada tootmis- ja valdkondliku skeemi järgi teatmik. Kui arhiivis on isiklikku päritolu fonde, tuleks need juhendi lõpus eraldada eraldi osadeks. Samuti on olemas temaatilised juhendid, mis kajastavad konkreetset teemat kõigi selle kitsamate teemade ja küsimustega. Juhikute koostamine on vaevarikas töö, lisaks ei anna juhendid arhiivi süstemaatilisel täiendamisel uute materjalidega teabe täielikkust, seetõttu on laiemalt levinud lühijuhendid arhiivi fondide kohta. 5. Osuti- See on mitmesugustes teatmeteostes leiduvate märksõnade loend. See on koostatud kataloogis sisalduvate isikute, geograafiliste nimede ja teemade teabe sisus kiiremaks orienteerumiseks. Igal viitetüübil on teabe edastamiseks ainulaadne viis. Näiteks annab inventar selged ja ülevaatlikud pealkirjad salvestusüksuste kohta, millele on lisatud vajalikud juhtumid mõnede olulisemate dokumentide märkused. Kataloogides ei ole kirjeldamise objektiks juhtum, vaid konkreetne probleem, mille kohta sisaldub teave eraldi dokumendis või dokumentide rühmas. Teavikurühma üldistatud pealkiri kantakse kataloogikaardile. Ülevaadetes esitatakse küsimuse või sündmuse olemus jutustavas vormis, seejärel loetletakse dokumentide liigid, näidates ära kronoloogilist raamistikku ja neis sisalduva teabe olemust. Kõikide seda küsimust käsitlevate dokumentide arhiivišifrid on loetletud. Seejärel käsitletakse samamoodi järgmist küsimust. Läbivaatamiseks koostatakse abiinfoaparaat.

Tuleb märkida, et olulisel osal asutuste, organisatsioonide, ettevõtete arhiividest on piiratud arv teadus- ja teatmeseadmeid. Sellistes arhiivides tuleks hoida kaardikatalooge. Asutuste arhiivis võib moodustada mitu kaardikataloogi: kataloog haldusdokumentatsioon süstematiseeritakse aine-küsimuse kriteeriumi järgi; töötajate ettepanekute, avalduste ja kaebuste kataloog, mis on süstematiseeritud tähestikulises järjekorras perekonnanimede või teema-küsimuse kriteeriumi järgi; ülddokumentatsiooni kataloog, mis on samuti süstematiseeritud vastavalt ainelisele kriteeriumile. Osakondade arhiivides, kus hoitakse mitmeid fonde, on soovitav koostada süsteemi loomise ajaloo kohta kataloog või kartoteek, mis sisaldab teavet nende loomise, ümbernimetamise, ümberkorraldamise, alluvuse muutmise, likvideerimise kuupäevade kohta.

Automatiseeritud NSA. Vajaliku teabe otsimine toimub reeglina visuaalselt ja käsitsi. Praegu on aga ka arhiivi automatiseeritud teadus- ja teatmeaparatuur - jaoks mõeldud elektrooniliste kataloogide kogum (dokumendikirjelduste andmebaas). tõhus otsing arhiividokumendid ja teave. Automatiseeritud NSA võib põhineda organisatsiooni praeguses kontoritöös loodud infootsingusüsteemil ja eelkõige sellistel elementidel nagu elektrooniline viitefailid, kohtuasjade nomenklatuur, klassifikaatorid (korrespondendid, struktuurijaotused, dokumendiliikide nimetused jne). Elektroonika põhivaldkonnad registreerimis- ja kontrollkaart ( RKK) on autor (korrespondent), dokumendi liigi nimi, kuupäev, dokumendi register, pealkiri ( kokkuvõte), resolutsioon, tähtaeg, täitmismärk, arhiivikood. Dokumendi kohta teavet saab otsida nii ühe RKK välja kui ka väljade kombinatsiooni järgi. Lisaks teaduse teatmeaparaadi süsteemile on trükitud teatmeväljaanded, mis sisaldavad fondi looja ja fondi ajalugu käsitlevaid materjale või kajastavad dokumentide koostist ja sisu, samuti erinevat tüüpi metoodilisi käsiraamatuid. arhiivitööd ja kontoritöö. Hüpertekstitehnoloogia kasutamine koos arvutiteabevõrkude laialdase kasutamisega võimaldas traditsioonilise arhiivikataloogi olemasolu täiesti uues kehastuses - hüperteksti teatmeteos, Internetti postitatud. Selle eelised hõlmavad esiteks kõigi piiramatut juurdepääsu selles sisalduvale teabele sidusrühmad igal ajal ja mis tahes kohas maailmas; teiseks väljaande suhteline odavus, automatiseeritud indeksite loomise võimalus.

Sissejuhatus………………………………………………………… ……………….4
1. peatükk Teaduslik tugisüsteem ………………………………… 6
1.1 Teaduslike tugiseadmete süsteem arhiividokumentide jaoks ……………………………………………………………………………… .7
2. peatükk Teaduslik tugiaparaat arhiivi dokumentide jaoks ………………… 12
2.1 Teaduslikud tugiseadmed läbivaatamiseks ………………………………………….… ...... ................... ......................................14
2.2 Teadus- ja referentsaparatuuri süsteemi arendamine ................................................ ..... 14
Järeldus…………………………………………………… …………….…..16
Bibliograafia…………………………………………………… ………17

Sissejuhatus
Kõik arhiivis hoitavad dokumendid (ka mittepõhidokumendid ja inventaris mittekajatud) kuuluvad raamatupidamisele.
Minu loomise eesmärk referaat on teadus- ja referentsaparaadi süsteemi, selle arengu kirjeldus.

Eesmärgist lähtuvalt püstitati järgmised ülesanded:

Mõelge teaduslikule võrdlusaparatuurile

Uurige selle arengut.

Peatükk 1. Teaduslik tugisüsteem
Teaduslik tugisüsteem - omavahel seotud ja üksteist täiendavate raamatupidamisdokumentide, arhiivikataloogide, mehhaniseeritud ja automatiseeritud teabeotsingusüsteemide kompleks, teabedokumendid, mis on loodud ühtsel metoodilisel ja teaduslik-metoodilisel alusel arhiividokumentide ja dokumentaalse teabe säilimise ja tõhusa otsimise tagamiseks arhiivifondi, arhiivi piires, igakülgse kasutamise eesmärgil.

Historitsismi, kõikehõlmavuse ja keerukuse põhimõtetel põhinev NSA süsteem tuleks üles ehitada, võttes arvesse süstemaatilist lähenemist ja terviklikku kompleksobjekti, sealhulgas dokumentide salvestamiseks ja kirjeldamiseks vajalikke alamsüsteeme ühel regulatiivsel ja metoodilisel toel.
Teadus- ja võrdlusaparaadi süsteemi saab jagada funktsioonide järgi, mida see täidab:
1) teatmeteosed dokumendiarvestuse jaoks;
2) teatmeteosed teavikute sisu kohta.

Igas nendes rühmades eristatakse peamised teatmeteosed, mis on iga arhiivi jaoks kohustuslikud, ja abiraamatud, mis koostatakse vastavalt vajadusele. Peamiste raamatupidamise teatmeteoste hulka kuuluvad kviitungite raamat, fondide loetelu, fondide lehed, varud, varude registrid ja abiraamatud - arhiivi isiklik konto, kaardid ja raamatud raha liikumise registreerimiseks jne.

Peamiste sisuteatmete hulka kuuluvad inventuurid, teatmikud ja kataloogid, abimaterjalid - ülevaated, registrid, temaatilised loendid.

Seega on NSA süsteemis igal teatmeteosel oma eesmärk, spetsiifilisus, see täiendab teisi teatmeteoseid ja on SNSA vajalik komponent. Siiski tuleb märkida, et kogu SNSA kompleks ei ole alati iga arhiivi jaoks kohustuslik. Teatmeteoste arv ja koosseis on erinev. Oluline on, et arhiivis oleks selline infosüsteemide komplekt, mis võimaldaks ratsionaalselt teha igat liiki dokumentidega töid.
1.1 Arhiividokumentide teadusliku tugiaparaadi süsteem
Arhiivi arhiividokumentide teadusliku teatmeaparaadi süsteem on omavahel seotud ja üksteist täiendavate arhiiviteatmete kompleks, mis käsitleb arhiividokumentide koostist ja sisu. metoodiline alus arhiividokumentide ja arhiiviteabe otsimiseks tõhusaks kasutamiseks.
Arhiivi teadus- ja teatmeaparaadi süsteem sisaldab:
1. Arhiivinventuur- on arhiiviteatmik, mis sisaldab süstematiseeritud loetelu arhiivifondi, kogu juhtumitest. Arhiivinventuur on mõeldud hoiuüksuste arvestuse pidamiseks ja nende sisu avalikustamiseks.
Inventuur on peamine, põhiarhiivi teatmeteos, mille poole pöörduvad uurijad ennekõike arhiivi sattudes.
Arhiivinventuur on aluseks arhiivi ülejäänud kataloogide - registrite, kataloogide, ülevaadete, juhendite - loomisel. Sellega seoses on inventuuri koostamisel määravaks teguriks selle kvalitatiivne koostamine.
Asutuse töö käigus moodustatakse mitmesugune dokumentatsioon, iga selle liigi kohta koostatakse eraldi inventar:

Alalise ladustamise karbid;
Ajutised salvestusfailid
Personaliküsimused;
Juhtumid, mis koosnevad ainult konkreetsele organisatsioonile omastest dokumentidest (juurdlus-, kohtuasjad, teaduslikud aruanded teemadel jne).

kirjeldavad artiklid (sisaldab kohtuasja järjekorranumbrit, registrit, asja pealkirja, dokumentide tähtaega, asjas olevate lehtede arvu);
lõppkirje (arvestuselement, mis näitab laos olevate juhtumite arvu, ei kattu alati inventuuris olevate juhtumite arvuga);
atesteerimisleht (arvestuselement inventari lehtede arvu arvestamiseks);
inventari võrdlusaparaat.

tiitelleht;
sisu (sisukord);
eessõna;
lühendatud sõnade loetelu;
teisendustabel (töötlemise korral);
näpunäiteid.

2. Kataloogid. Nemad on:
- süstemaatiline . Pole vaja ühendust võtta, kui on vaja uurida, milliste teadmiste harude kohta on raamatukogus raamatuid; on vaja valida kirjandust konkreetsel teemal, numbril, teemal; on vaja välja selgitada raamatu autor ja täpne pealkiri, kui selle sisu on teada.
Kataloogi nimi näitab, et trükiste kirjeldusega kaardid on rühmitatud teatud süsteemi järgi, vastavalt sisule üksikute teadmisteharude kaupa. Kokku tuuakse erinevate autorite raamatud samal teemal, ühtemoodi.
Kataloogi põhiosakondade ja iga osakonna allüksuste paiknemise järjestus fikseeritakse spetsiaalses dokumendis - klassifitseerimisskeemis. Raamatukogude eksisteerimise sajanditepikkuse ajaloo jooksul on loodud palju erinevaid liigitusskeemide variante. Edumeelsemad neist on alati tuginenud teaduste klassifikatsioonile, mis on püüdnud tuvastada erinevate teaduste omavahelisi õigeid seoseid ja koostoimeid.
- õppevahendid.
3. kartoteek - teatmeteos, mis sisaldab teavet kaartidel olevate dokumentide sisu kohta. Kaardid paigutatakse kartoteegidesse, olenevalt organisatsiooni teabevajadusest. Nagu näitab organisatsioonide arhiivide praktika, kasutatakse enim informatsiooni organisatsiooni- ja haldusdokumentide sisu kohta (põhitegevuste korraldused, protokollid, lepingud, kokkulepped, kirjad jne).
Seda juhtub:
- nominaalne;
- nimega võitlejad-kaevurid;
– tagada kodanikele elamispind;
- sünniregistrid.
4. Juhend - arhiiviteatmik, mis sisaldab lühiteavet ühe või mitme arhiivi dokumentide kohta. Juhendi liigid on: arhiivi juhend, arhiivi(de) fondide juhend, arhiivifondide lühijuhend, arhiivifondide temaatiline juhend.
Arhiivijuhend on omamoodi juhend arhiividele, süstematiseeritud arhiivide loetelu koos neis säilitatavate dokumentide kirjeldusega. See võib sisaldada teavet kõigi arhiiviasutuste, muuseumide, raamatukogude ja muude arhiivihoidlate kohta, mis püsivalt säilitavad AF RF, üksikute Vene Föderatsiooni subjektide või selle piirkondade dokumente. Arhiivijuhendis kirjeldatakse AF RF-i arhiivi või mõnda ülalnimetatud dokumentide hoidlat.
Arhiivi juhendis sisalduvad arhiivi tunnused koosnevad: arhiivi nimetusest (täielik või lühendatult), arhiivi aadressist (täielikud aadressiandmed), fondide arvust paberkandjal, fondide mahust paberil. paberkandjal, paberkandjal dokumentide tähtpäevad, ajalooline teave, annotatsioonid. See võib sisaldada avaldatud teatmeteoste loendit. Kui arhiivis on filmi- ja fotodokumente ning teaduslik-tehnilist dokumentatsiooni (NTD), märgitakse nende maht ja tähtajad

5. Indeks - arhiiviteatmik, mis on tähestikuline, süstemaatiline või muul alusel koostatud, arhiividokumentides mainitud objektide nimede (pealkirjade) loetelu koos nende otsinguandmetega.
Organisatsiooni arhiivis olevad indeksid võivad olla laostevahelised, laosisesed, vormis - elektroonilised, lehel või kaardiga, vastavalt rubriikide struktuurile - kurdid (ainemõisted ja nende otsinguandmed) ja annoteeritud (ainemõistetele on lisatud selgitused) , vastavalt mõistete rühmitamisele indeksite sees - tähestikuline, süstemaatiline, kronoloogiline.
Indekseid saab koostada salvestusüksuste pealkirjadesse (ilma neid vaatamata) või dokumentidele (salvestusüksuste vaatamisega).
Peamised indeksite tüübid on: subjekt (selle sordid on temaatilised, nominaalsed, geograafilised), kronoloogiline. Indeksisisese mõistete rühmituse järgi eristatakse tähestikulisi, süstemaatilisi ja kronoloogilisi indekseid.

6. Dokumentide ülevaade - arhiiviteatmik, mis sisaldab süstematiseeritud teavet üksikute dokumendikomplektide koostise ja sisu kohta.
Organisatsiooni arhiivides on retsensioonide liigid fondiülevaade ja temaatiline ülevaade.
Fondi ülevaatuse kirjeldamise objektiks on ühe fondi dokument (dokumentide rühm, dokumendi osa), hoiuüksus, arvestusüksus. Arhiividokumentide temaatilise läbivaatamise kirjeldusobjektiks on teatud teema arhiivi dokument (dokumendirühm, dokumendiosa), hoiuüksus, ühe fondi (fondiosa, fondide rühma) arvestusüksus. . Arvustuste koostamisel kasutatakse diferentseeritud lähenemist, mis seisneb fondi ja/või teema valikus, ülevaate põhiosas teabe rühmitamise põhimõttes, erinevate dokumentide info esitamise meetodite kasutamises (üksik- või grupimärkused). ), erinevaid kirjeldamisviise teatud tüübid dokumendid, mis näitavad läbivaatamiseks kasutatava võrdlusseadme sobivat koostist ja täielikkust

7. Nimekirjad on arhiivikataloogid, mis luuakse arhiividokumentide kirjelduse alusel, s.o. dokumentide ja fondide koosseisu, sisu ja otsinguandmete kohta sekundaarse teabe loomisel dokumentaalse esmase teabe analüütilise ja sünteetilise töötlemise abil. "Küsimuste nimekirjad" on käsitsi kirjutatud, hiljem - masinakirjas köidetud raamatutena, mis koostatakse organisatsioonide ja asutuste kantseleitöös ning antakse koos juhtumite ja inventuuridega arhiivi üle. Kaantel on šifrid - fondide numbrid, varud, juhtumid, mille sisu nad avalikustavad. "Küsimuste loendid" paljastavad "tühjade" pealkirjadega juhtumite sisu, suurendavad varude infosisu
Hetkel käib töö programmikompleksiga "Arhiivifond" (tase "Juhtum") ja arhiivis loodud andmebaasidega: "Teaduslik teatmeteek", "Perioodika", "Fondide register", "Teatme- ja teabefond" . Temaatilisi andmebaase arhiividokumentide jaoks pole loodud.

2. peatükk Teaduslik tugiaparaat arhiivi dokumentidele

Kartongiraamat - teatmeteos, mis sisaldab teavet kaartidel olevate dokumentide sisu kohta. Kaardid paigutatakse kartoteegidesse, olenevalt organisatsiooni teabevajadusest. Nagu näitab organisatsioonide arhiivide praktika, kasutatakse enim informatsiooni organisatsiooni- ja haldusdokumentide sisu kohta (põhitegevuste korraldused, protokollid, lepingud, kokkulepped, kirjad jne).
Sõltuvalt dokumentide kasutamise ülesannetest saab koostada aine- ja aineteemalisi kartoteeke.
Ainekartoteegis on kaardid rühmitatud mõistete tähestikulises järjekorras (näiteks tellimuste puhul - tegevusalade nimetuste tähestikulises järjekorras: korporatsioon, tootmine, müük, töökaitse; tähtede jaoks - ettevõtte nimede tähestikulises järjekorras korrespondentorganisatsioonid jne)
Soovitatav on luua kaardifailid, et personal saaks otsida teavet töökogemuse, palga ja muude sotsiaalandmete kohta. juriidilist olemust.
Kaardid peavad sisaldama organisatsiooni töötaja perekonnanime, eesnime, isanime ja tema kohta teavet sisaldavate dokumentide otsimise andmeid (fondi number, inventar, juhtum ja lehed). Kaardid on järjestatud perekonnanime järgi tähestikulises järjekorras samade perekonnanimede sees eesnimede ja isanimede tähestikulises järjekorras.
Loomisel ja rakendamisel automatiseeritud süsteemid otsida dokumente ja toimikuid organisatsioonide arhiividest, arvutiprogrammide väljatöötamisel tuleks kasutada traditsioonilisi dokumentide ja kohtuasjade registreerimise ja fikseerimise reegleid nii kontoritöö etapis kui ka arhiivis.
Selline järjepidevus hõlbustab arhiivinduse töö üleminekut uuele tehnilisele tasemele.
Ajalooline teave on arhiiviteatmete hulgas erilisel kohal. Tõend koostatakse fondi dokumentide esmakordsel laekumisel organisatsiooni arhiivi. Seejärel, 5-7 aasta pärast, on soovitatav koostada ajaloolise viite lisa.
Ajaloolised andmed vormistab ja allkirjastab arhiivi juhataja. Aastas moodustatud väikese juhtumite mahuga organisatsioonides võib ajaloolise viite asendada eessõnaga alalise säilitamise juhtumite inventuurile.
Ajalooline taust koosneb kolmest osast:
1. fondi tegija ajalugu;
2. fondi ajalugu;
3. fondi dokumentide tunnused.
Esimene jaotis - fondi tegija ajalugu (kronoloogilises järjekorras) sisaldab järgmist teavet:
1.kuupäevad, numbrid ja pealkirjad haldusdokumendid organisatsiooni loomise, ümberkujundamise ja likvideerimise kohta;
2. organisatsiooni tegevuse tähtajad;
3. muutused organisatsiooni nimes ja tegevuses;
4. organisatsiooni ülesanded ja funktsioonid ning nende muutused;
5. organisatsiooni tegevuse ulatus ja koht riigiaparaadi, tööstuse süsteemis;
6. organisatsiooni struktuur ja selle muudatused (kuupäevadega).
Teine jaotis, fondi ajalugu, sisaldab järgmist teavet:
1. Juhtumite arv fondis ja fondi asjaajamise tähtajad;
2. fondi dokumentide koosseis ja iga rühma tähtajad;
3. fondi organisatsiooni arhiivi laekumise aeg;
4. dokumentide säilivusaste;
5. muudatused fondi dokumentide koosseisus ja mahus;
6. märge (kui organisatsioon annab dokumendid üle riiklikule säilitamisele) asjade riiklikule säilitamisele üleandmise kuupäev ja koht (riigiarhiivi nimetus; riigiarhiivi antud fondi number, viide asjade vastuvõtmise ja üleandmise aktile , selle kuupäev ja number).
Kolmas jaotis - fondi dokumentide omadused - sisaldab fondi teadus- ja teatmeseadmete tüüpide loetelu.
Kolmandas jaotises, fondi dokumentide kirjelduses, on loetletud:
1. peamised dokumendiliigid;
2. märkida selle organisatsiooni dokumentatsiooni eripärad;
3. annab üldist teavet dokumentide kasutamise kohta (sotsiaalse ja juriidilise iseloomuga tõendite põhisisu ja arv, dokumentide valik ja väljastamine struktuuriüksustele jne)
Abile on trükitud ühine vorm organisatsioonid 4 eksemplaris (3 eksemplari on ette nähtud riigiarhiivi ja antakse üle koos inventuuridega kohtuasjade vastuvõtmisel ja üleandmisel.
2.1 Läbivaatamise teaduslik tugiseade
Heidame pilgu dokumendiülevaatuste teisele osale – kasutajatoele.
Arhiivifondi ülevaate tiitellehel on arhiivi nimetuse järel märgitud viite liik - fondi ülevaade, fondi number, teavikute tähtaeg, ilmumisaasta või aasta arvustuse kohta.
Teemaülevaate tiitellehel järgneb pärast teatmeteose liigi täpsustamist retsensiooni teema pealkiri, teemakohaste dokumentide tähtaeg ja arvustuse ilmumisaasta.
Eessõna arhiivifondi ülevaatele on koostatud analoogiliselt inventuuriga.
Teemaülevaate eessõnas ajaloolises osas kirjeldatakse teemat, põhjendatakse selle asjakohasust ning antakse rahalooja ajalugu ainult selle teema seisukohalt.
Rahastaja põhirühmade tunnus näitab seost dokumentide sisus ja seega ka vastavate materjalide kategooriate tähendust ja kohta teemaarenduses. Kui temaatiline ülevaade koostatakse ühe fondi kohta, siis ajalooline osa koostatakse fondiülevaate eessõna mudeli järgi.

Teadus- ja referentsaparaadi süsteemi arendamine

Seoses demokraatlike muutustega ühiskonnas, huvi kasvuga riigi ajaloolise mineviku vastu, kadunud traditsioonide taastamisega on muutunud arhiividokumentide kasutamise temaatika arhiivide lugemissaalides. 1920.-1950. aastate massirepressioonide ajaloo, haldus- ja õiguskaitseorganite tegevuse, usutunnistuste ajaloo uurimistööd aastal. Vene impeerium ja NSVL kiriku tagakiusamise kohta aastal nõukogude periood, teaduse, hariduse, kultuuri ja kunsti ajaloost. Varasematest aastatest suuremal määral tekkis huvi oma väikese kodumaa ajaloo vastu. Seoses linnaplaneerimise protsessiga ja linnade arhitektuurse ilme taastamisega on nõutud dokumendid asulate planeerimise ja arengu ajaloo, ajaloo- ja arhitektuurimälestiste, kiriku- ja kloostrihoonete kohta.

Järeldus

AF RF dokumentide riiklik registreerimine seisneb nende arvu määramises arvestusüksustes ning selle arvu, koosseisu ja staatuse kajastamises raamatupidamisdokumentides. Kõik arhiivis säilitatavad dokumendid kuuluvad raamatupidamisele. Dokumentide arvestus tagab organisatsioonilise korra, identifitseerimise ja adresseerimise võimaluse dokumentide otsimiseks, kontrolli nende saadavuse ja staatuse üle.
Alates 1992. aastast on dokumentide arvestust reguleeritud vastavate normatiiv- ning korraldus- ja haldusdokumentidega. Need on ennekõike dokumentide ohutuse tagamise, riigiarvestuse ning teadus- ja referentsaparaadi eeskirjad.
Arhiividokumentide üle arvestuse pidamine aitab kaasa nende säilimisele, aitab jälgida dokumentide kättesaadavust ja tagada nende otsimine. Osakondade arhiivides säilitatavate dokumentide arvestus võimaldab riigiarhiivil teostada oma profiilile vastavat süsteemset komplekteerimist ning on aluseks riigiarhiivi töö planeerimisel.
Arhiivi teadusliku ja teatmeaparaadi aluse moodustasid juhtumiinventuurid ja kataloogid, dokumentaalsete materjalide kartoteegid, ajalooline teave, fondide ülevaated, temaatilised ülevaated.
Teadus- ja teatmeaparatuuri sektori peamised jõupingutused on suunatud inventuuri täiustamisele: fondide loeteludele eessõnade, tiitellehtede, sisukordade, indeksite loomisele.
Teaduslik teatmeaparaat on omavahel seotud arhiivi raamatupidamisdokumentidega ning on mõeldud ka dokumentide tõhusamaks otsimiseks ja efektiivseks kasutamiseks.
Teadus- ja referentsaparaadi arendamine ja täiustamine on tihedalt seotud infotehnoloogiate aktiivse kasutamisega. Nende kasutamine võimaldab parandada teadusliku võrdlusaparaadi seisukorda, muuta see paindlikuks, täpseks ja mugavaks kasutamiseks.
Historitsismi, kõikehõlmavuse ja keerukuse põhimõtetel põhinev teadus- ja referentsaparaadi süsteem tuleks üles ehitada, võttes arvesse süstemaatilist lähenemist ja terviklikku kompleksobjekti, mis sisaldab vajalikke alamsüsteeme dokumentide salvestamiseks ja kirjeldamiseks ühel regulatiivsel ja metoodiline tugi.

Bibliograafia
jne.................

7.1. Teaduslik võrdlussüsteem

Teaduslik tugiseade (NSA) on dokumentide kirjelduste (teisese dokumentaalse teabe) struktureeritud kogum, mis on esitatud erinevat tüüpi arhiivikataloogides, dokumentide ja dokumentaalse teabe otsimiseks loodud andmebaasides.

Organisatsiooni arhiivi dokumentide teadus- ja võrdlusaparaadi (SNSA) süsteem on omavahel seotud ja üksteist täiendavate arhiivikataloogide, dokumentide koostise ja sisu andmebaaside kompleks, mis on loodud ühtsel teaduslikul ja metoodilisel alusel dokumentide otsimiseks ja dokumentaalne teave tõhusa kasutamise eesmärgil.

Organisatsiooni arhiivi SNSA koosseisu määrab arhiivi tüüp, selles säilitatavate dokumentide koosseis ja sisu, otsingu iseloom ja ülesanded ning dokumentide kasutamise intensiivsus.

Organisatsiooni arhiivi SNA elementideks on inventuurid, kataloogid, nende kataloogide ülesandeid täitvad andmebaasid, samuti indeksid, dokumentide ülevaated, ajaloolised viited organisatsiooni arhiivifondidele.

Organisatsiooni arhiivikataloogid jagunevad otstarbe järgi tüüpideks: inventar, kataloog, register, ülevaade.

Arhiivikataloogid ja andmebaasid organisatsiooni dokumentide koostise ja sisu kohta võivad olla fondisisesed ja -sisesed.

7.1.6. SNSA süsteem rakendab organisatsioonide kontoritöös ja arhiivides loodud arvestus- ja referentsaparaadi järjepidevust, selle ühendamist riigiarhiivi SNSA-ga.

Organisatsioonide arhiivide SNSA järjepidevus põhineb selle ülesehituse nõuete ja põhimõtete ühtsusel. See järjepidevus eeldab juhtumite, dokumentide, kataloogide, andmebaaside inventuuride, dokumentide, kataloogide ja nende jaoks vajaliku viiteaparatuuriga kohustuslikku koostamist kontoritöös ja organisatsioonide arhiivides.

7.1.7. SNSA loomisel ja arendamisel kasutatakse diferentseeritud lähenemist, mis seisneb arhiivikataloogide ja andmebaaside sobiva koosseisu valikus, kirjeldusmeetodites, teatmeteoste viiteaparaadi koostamises ja täitmises, vajaliku tööde järjestuse kehtestamises.

Eelisjärjekorras kirjeldatakse dokumente organisatsioonide fondidest, millel on mitmepoolne, valdkonnaülene teave ning isikliku päritoluga fondid koos eriti väärtuslike ja unikaalsete dokumentidega; varud tuleks märgistada siltidega erinevad tüübid; individuaalsed tunnused koostatakse fondi tasandil. Kõige informatiivsemate fondide jaoks koostatakse ülevaated, juhtumite registrid ja dokumendid.

Organisatsioonide fondide puhul, mis sisaldavad teavet ühe filiaali või tegevusala kohta, ja isikliku päritoluga fondide puhul, mis sisaldavad eriti väärtuslikke dokumente, võib inventari varustada ainult ühe indeksiga; fondi tasandil saab koostada nii individuaalseid kui ka grupitunnuseid.

7.1.10. Indekseid ei koostata organisatsioonide fondide dokumentidele, mis sisaldavad teavet ühel teemal või millel on ülalnimetatud fondide täienduse iseloomu.

7.2. Juhtumite, dokumentide inventuurid

7.2.1. Juhtumite, dokumentide inventuur - arhiivikataloog, mis on loodud hoidlate, arvestusüksuste koosseisu ja sisu avalikustamiseks, nende fondisisese süstematiseerimise ja raamatupidamise fikseerimiseks.

Inventuur koosneb kirjeldavatest artiklitest, koondkirjest (vt p 3.7.4), tõendilehest (lisa 9) ja inventuuri teatmeseadmest. Inventuuri kirjeldamise objektiks on laoüksus, arvestusüksus.

Inventuuri kirjeldav artikkel sisaldab: laoüksuse, arvestusüksuse seerianumbrit; kantselei- või vana inventarinumber; hoiuüksuse päis, arvestusüksused, dokumentide tähtpäevad, lehtede arv hoiuüksuses; keel, autentsuse märge, koopia number, paljundamise viis, dokumentide säilivusaste, välised omadused... Kirjeldavat artiklit saab täiendada üksikute dokumentide (dokumendirühmade) hoiuüksuste, arvestusüksuste annotatsiooniga.

Inventuuri viiteaparatuur sisaldab: tiitellehte; sisu (sisukord), eessõna; lühendite loetelu; teisendustabelid, šifrid (inventuuri revideerimise korral); näpunäiteid.

Inventuuri tiitelleht sisaldab: organisatsiooni arhiivi täisnimetust, fondi nimetust, fondi numbrit, inventari numbrit, inventari nimetust. inventuuris sisalduvate dokumentide tähtajad.

Eessõna võib koostada üldisena kõigi fondi inventuuride kohta; ja eraldi inventarile. Üldine eessõna fondi varude kohta paigutatakse esimesse inventari.

Eessõnas, mis on ühine kõikidele inventuurikirjetele, on välja toodud: fondi looja ajalugu, fondi ajalugu; fondi dokumentide koostise ja sisu märkus (sel juhul eristatakse tüüpilisemaid hoiuüksuste rühmi nende liikide ja sortide, sisu järgi); inventuuride võrdlusaparaadi koostis.

Fondi igale inventuurile eraldi eessõna koostamisel paigutatakse kõik üldandmed fondi moodustava asutuse ajaloo ja fondi ajaloo kohta esimese inventuuri eessõnasse.

7.2.4. Inventuuri jaoks saab koostada indekseid (nii üld- kui eriindekseid). Indeksi viiteandmed inventuurile on antud laoüksuste, arvestusüksuste seerianumbrite kohta (vt p 6.2).

7.3. Kataloogid ja osakondade kartoteegikapid

7.3.1. Kataloog on fondidevaheline arhiivide teatmeteos, milles teave arhiividokumentide sisu kohta on rühmitatud teemade (teemad, harud) kaupa, mis paiknevad vastavalt käesoleva kataloogi jaoks vastuvõetud dokumentaalse teabe liigitusskeemile.

Erinevate kataloogide kogum moodustab arhiivikataloogisüsteemi.

7.3.2. Kataloogide koostamise, loomise ja hooldamisega seotud tööde kogumit nimetatakse kataloogimisdokumentideks.

Arhiivides kataloogimist saab teha kui sõltumatu vaade töö (temaatiline arendus) ja muud liiki dokumentide kirjeldamise ja tuvastamisega seotud tööd (kataloogimise läbimine).

Kataloogimisel kasutatakse diferentseeritud lähenemist, mis seisneb: arhiivifondide, nende struktuuriosade valiku järjekorra määramises; juhtumite ja dokumentide ning nendest info valimine; sobivate tehnikate kasutamine dokumentaalse teabe kirjeldamiseks.

Kataloogitöö hõlmab järgmisi tööliike: liigitusskeemi koostamine, dokumentide tuvastamine ja valimine, kataloogikaartidel kirjeldamine, nende korrastamine, kataloogide pidamine.

Liigitusskeemi valiku määravad arhiividokumentide koosseis ja nende kasutamise ülesanded.

Dokumentaalse teabe klassifitseerimise skeem - kirjalik või graafiline dokument, mis sisaldab kataloogi liigitusjaotiste loendit, mis on paigutatud kindlasse järjestusse ja on mõeldud nende jaotiste dokumentidest teabe levitamiseks.

7.3.5. Sõltuvalt ehitusskeemist jaotatakse kataloogid süstemaatiliseks, temaatiliseks, teemaliseks ja nende sortideks (nominaalne, geograafiline, objekt).

Organisatsiooni arhiivis koostatakse reeglina süstemaatilisi ja personaalseid katalooge.

7.3.6. Süstemaatilises kataloogis olev dokumentaalne teave on klassifitseeritud organisatsiooni teadmiste ja praktika harude järgi ning paikneb loogilises järjestuses.

Nimekataloogis on dokumentaalne teave klassifitseeritud tähestikulises järjekorras dokumentides nimetatud isikute või nende autorite nimede järgi. Edasine süstematiseerimine toimub kronoloogilises või loogilises järjestuses.

Kataloogiks valitud fondid ja dokumendid on kirjeldatud kataloogikaartidel.

Kirjeldusobjektiks kataloogis võib olla teatud teema (probleemi) kohta teavet sisaldav dokument (dokumentide rühm, teaviku osa), hoiuüksus (arvestusüksus), inventar, komplekt, fond (fondide rühm).

7.3.9. Kataloogi kirjeldav artikkel sisaldab: arhiivi nimetust, registrit, pealkirja, alampealkirja, sündmuse toimumise kuupäeva, toimumiskohta, sisu, fondi numbrit, fondi nimetust, inventari numbreid, toimikuid, lehti, dokumendikeelt, vormistamise meetodit. reprodutseerimine, kaardikataloogi puhul - ka koostaja nimi ja kirjeldava artikli koostamise kuupäev.

Suhtlemiseks kataloogi osade või kataloogi osade vahel teiste arhiivikataloogidega kasutatakse viitesüsteemi.

7.3.10. Kataloogi pidamine on selle toimimist tagav tööde kompleks, mis sisaldab: töö teaduslikku ja metoodilist toetamist; indekseerimiskaardid; nende süstematiseerimine indeksite ja rubriikide kaupa; kataloogi viite koostamine; kataloogi täiustamine.

Teaduslik ja metoodiline tugi hõlmab üksikute fondide (või nende rühma) kataloogimise metoodiliste juhendite väljatöötamist, kataloogide klassifitseerimise tööskeeme, nende täpsustamist ja täiendamist.

Indekseerimine - indeksi valimine või koostamine vastavalt liigitusskeemile ja selle omistamine kataloogikaardi vastavale teabele. Nimekataloogis kaarte ei indekseerita, vaid need on järjestatud tähestikulises järjekorras.

Kataloogi täiustused hõlmavad klassifitseerimisskeemi täiustusi; kataloogi sisu ja kujunduse kontrollimine; kirjelduste kontrollimine (toimetamine, kirjelduste kombineerimine homogeense informatsiooniga ühe fondi või inventuuri kohta, nende süstematiseerimise täpsustamine).

Kataloogisüsteemi täiendamise üheks allikaks võivad olla temaatilised ja teemateemaatilised kartoteegid, politsei jaoks mõeldud kartoteekid kõige informatiivsemate ja sagedamini kasutatavate fondide dokumentide jaoks.

Organisatsiooni arhiivis luuakse reeglina teemakartoteegide sordid (nominaalsed, geograafilised) või kronoloogiliselt kartoteekid, organisatsiooni ajaloo kartoteekid.

Töökogemuse, töötasu ja muude sotsiaalset ja juriidilist laadi andmete otsimiseks luuakse isiklik kartoteek (personali kartoteek). Kaardid sisaldavad töötaja perekonnanime, eesnime, isanime, linke fondi numbritele, inventari, juhtumeid, lehti tema kohta käiva teabega. Kaardid on korraldatud perekonnanimede tähestikulises järjekorras ja perekonnanimede sees - eesnimede ja isanimede tähestikulises järjekorras.

Geograafilises registris on teave geograafiliste tunnuste järgi tähestikulises järjekorras. Klassifikatsiooni aluseks võib olla ka haldusterritoriaalne jaotus. Edasine süstematiseerimine toimub kronoloogilises järjekorras.

Organisatsiooni ajaloo kartoteek luuakse reeglina arhiivis, millel on mitu hankimisallikat. See sisaldab teavet sellesse arhiivi dokumente edastavate organisatsioonide loomise, ümberkujundamise, likvideerimise kohta koos linkidega nende loomise, ümberkujundamise, likvideerimise aluseks olevate haldusdokumentide kohta.

Kronoloogilises kartoteegis on kaardid, mis sisaldavad kronoloogilises järjekorras infot sündmuste kuupäevade, faktide või dokumentide kuupäevade kohta.

Arhiivides, kus hoitakse märkimisväärsel hulgal fonde, koostatakse fondide nimetuste kartoteek. Iga fondi nimetuse (ümbernimetamise) kohta koostatakse kaart, millel on märgitud selle number ja tähtajad. Kaardid on järjestatud organisatsiooni tüüpide järgi tähestikulises järjekorras.

Kataloogiks saab ühendada mitu sama tüüpi failikappi.

Iseseisvad kartoteegikapid on kataloogisüsteemiga seotud viidete abil.

7.4. Osutajad

7.4.1. Indeks - arhiivikataloog, mis on tähestikuline, süstemaatiline või mõnel muul alusel koostatud, arhiividokumentides mainitud objektide nimede (pealkirjade) loetelu koos nende otsinguandmetega.

Organisatsiooni arhiivis olevad indeksid võivad olla laostevahelised, laosisesed, vormis - elektroonilised, lehel või kaardiga, vastavalt rubriikide struktuurile - kurdid (ainemõisted ja nende otsinguandmed) ja annoteeritud (ainemõistetele on lisatud selgitused) , vastavalt mõistete rühmitamisele indeksite sees - tähestikuline, süstemaatiline, kronoloogiline.

Indekseid saab koostada salvestusüksuste pealkirjadesse (ilma neid vaatamata) või dokumentidele (salvestusüksuste vaatamisega).

Indeksite põhitüübid on: subjekti (selle varieeruvad temaatilised, nominaalsed, geograafilised), kronoloogilised.Indeksisiseste mõistete rühmitamise järgi eristatakse tähestikulisi, süstemaatilisi ja kronoloogilisi indekseid.

7.4.2. Dokumentide indekseid saab koostada ühe inventuuri, fondi mitme inventuuri, terve fondi, mitme fondi dokumentide kohta.

7.4.3. Mis tahes tüüpi registri kirjeldav artikkel koosneb teemakontseptsioonist (pealkirjast) ja otsinguandmetest. Sõltuvalt indeksi eesmärgist võib pealkiri olla: lihtne (ei ole alampealkirju); kompleksne (on alampealkiri või mõiste määratlus).

Ühe inventuuri hoiuüksuste registri otsinguandmed sisaldavad hoiuüksuste seerianumbreid; indeksi otsinguandmed ühe arhiivi mitme fondi hoidlatesse, neile andmetele lisanduvad varude, fondide numbrid.

Aineregister sisaldab mõisteid, mis esindavad ajaloolised faktid ja nähtused. Pealkirjade ja alamrubriikide nimetused selles on antud nimetavas käändes.

Aineregister sisaldab mõisteid tähestikulises järjekorras.

Üldine aineregister sisaldab heterogeenseid mõisteid ja võib vastavalt pealkirjade ülesehitusele olla ainult kurt.

Spetsiaalne aineregister sisaldab homogeenseid mõisteid (dokumendiliigid, autorite nimed, asutuste nimed, nende struktuuriosad, tegevusalade nimetused jne) ning võib olla hääletu või annoteeritud.

Isikuregister on üles ehitatud tähestikulises järjekorras ja sisaldab perekonnanimesid, eesnimesid, isanimesid (lahknevused, pseudonüümid, hüüdnimed, hüüdnimed), eluloolisi andmeid.

Geograafiline register sisaldab osariikide, haldusterritoriaalsete üksuste, merede, jõgede ja muude geograafiliste mõistete nimesid.

Üldistavad mõisted või haldusterritoriaalsed nimetused kantakse registrisse ilma selgitusteta.

Kronoloogiline register koosneb pealkirjadest, mis sisaldavad kronoloogilises järjekorras ajaloosündmuste, nähtuste ja faktide kuupäevi või dokumentide kuupäevi.

Indeks kasutab üldiste ("vaata") ja privaatsete ("vaata ka") viidete süsteemi, mille abil luuakse seos identsete mõistete vahel.

7.4.8. Osutajad arhiivikataloogidele võivad olla sama tüüpi ja ühesuguse struktuuriga, kuid otsingus antakse lingid kataloogi lehtedele või jaotistele (kataloogide jaoks).

7.5. Arvustused

7.5.1. Ülevaade on arhiiviteatmik, mis sisaldab süstematiseeritud teavet üksikute dokumendikogumite koostise ja sisu kohta.

Organisatsiooni arhiivides on retsensioonide liigid fondiülevaade ja temaatiline ülevaade.

Fondi ülevaatuse kirjeldamise objektiks on ühe fondi dokument (dokumentide rühm, dokumendi osa), hoiuüksus, arvestusüksus. Arhiividokumentide temaatilise läbivaatamise kirjeldusobjektiks on teatud teema arhiivi dokument (dokumendirühm, dokumendiosa), hoiuüksus, ühe fondi (fondiosa, fondide rühma) arvestusüksus. .

Fondi ülevaade sisaldab süstematiseeritud teavet ühe fondi dokumentide koosseisu ja sisu kohta.

Temaatiline ülevaade sisaldab süstematiseeritud teavet ühe või arhiivifondide rühma teatud teema dokumentide osa koosseisu ja sisu kohta.

Arvustuste koostamisel kasutatakse diferentseeritud lähenemist, mis seisneb fondi ja/või teema valikus, ülevaate põhiosas info rühmitamise põhimõttes, dokumentide kohta käiva info esitamise erinevate meetodite (üksik- või grupimärkused), mitmesugused meetodid teatud tüüpi dokumentide kirjeldamiseks, läbivaatamiseks kasutatava võrdlusaparaadi sobiva koostise ja täielikkuse määramiseks.

Ülevaade koosneb üksikute salvestusüksuste rühmade, arvestusüksuste, dokumentide ja võrdlusaparaadi annotatsioonide komplektist.

Referaadis kirjeldatakse hoiuüksuste rühma, arvestusüksuste, dokumentide sisu, näidatakse peamised dokumendiliigid, nende autorid, kronoloogiline raamistik, autentsus, otsinguandmed. Fondi ülevaates koosnevad otsinguandmed laonumbritest, hoiuühikutest, arvestusühikutest, hoiuosakulehtedest; fondidevahelises temaatilises ülevaates on otsinguandmeid täiendatud fondinumbritega. Arvustuse võrdlusaparaat sisaldab tiitellehte, sisu (sisukorda), eessõna, lühendite loetelu ja registreid. Temaatilise ülevaate jaoks tuleks koostada fondide loetelu, mille kohta teave on ülevaates, ja teemakohane bibliograafia.

Ülevaate eessõna sisaldab teavet fondi looja ajaloo ja fondi ajaloo, ülevaate ülesehituse ja võrdlusaparaadi koosseisu kohta.

7.5.6. Ülevaate tegemisel võib lähtuda struktuursetest, valdkondlikest (funktsionaalsetest), aineteemalistest, geograafilistest, kronoloogilistest ja muudest tunnustest.

Isikliku päritoluga kogu ülevaatamiseks kasutatakse kogu dokumentide süstematiseerimisskeemi.

7.6. Ajaloo viide

7.6.1. Organisatsiooni arhiivis koostatakse ajalooline viide arhiivifondi kohta - dokument, mis sisaldab teavet fondilooja ja arhiivifondi ajaloo kohta, lühikirjeldus selle dokumentide koosseisust ja sisust ning arhiivifondi süsteemist. arhiivi teadus- ja teatmeaparatuur.

Ajalooline teave koosneb osadest: fondilooja ajalugu, fondi ajalugu, fondi dokumentide tunnused.

7.6.2. Esimene jaotis - fondi looja ajalugu - sisaldab organisatsiooni tekkimise ajalooliste tingimuste kirjeldust, eelkäija organisatsiooni nime, kõigi ümberkorralduste kronoloogilises järjestuses, sealhulgas järgmist teavet:

• organisatsiooni loomise, ümberkujundamise ja likvideerimise kuupäevad viitega seadusandlikud aktid või haldusdokumendid; õigusjärglase organisatsiooni nimi;
• organisatsiooni ülesanded ja funktsioonid ning nende muutused;
• organisatsiooni tegevuse ulatus, alluvate organisatsioonide süsteemi koosseis;
• korralduse koht riigiaparaadi süsteemis, majandus-, sotsiaal-poliitiline, kultuuri- ja muu elu;
• muutused organisatsiooni nimes ja alluvuses;
• organisatsiooni struktuur ja selle muutused.

Ühtse arhiivifondi jaoks saab koostada fondiloojate üldise ajaloo.

Arhiivikogu puhul teave selle loomise ajaloo, koostaja kohta, samuti kogu asukoha kohta enne selle arhiivi sisenemist (kui seda arhiivis ei loodud).

7.6.3. Teine jaotis - fondi ajalugu - sisaldab järgmist teavet:

• fondi dokumentide esmakordse arhiivi laekumise kuupäev, nende maht ja tähtajad;
• muutused fondi koosseisus ja mahus ning nende põhjused (väärtuse, kahjumi, dokumenteerimata perioodide uurimine);
• dokumentide säilivusaste;
• dokumentide moodustamise, kirjeldamise ja süstematiseerimise tunnused, teave dokumentide kättesaadavuse kohta, mis väljuvad fondi kronoloogilistest piiridest;
• teave teiste fondide või arhiivide koosseisu kuuluvate fondi looja (sh personali) dokumentide kättesaadavuse ja nende hoiukohtade kohta;
• teave teiste organisatsioonide või isikute dokumentide kättesaadavuse kohta (fondide kaasamised);
• fondi teadus- ja referentsaparaadi koosseis.

7.6.4. Fondi ajaloo rubriik sisaldab ka selliseid kirjeldavaid elemente nagu annotatsioon, bibliograafia, teave dokumentide kasutamise tingimuste kohta.

Referaat sisaldab lühidalt üldistatud kirjeldust dokumentide koosseisust fondi struktuuri ja dokumendiliikide lõikes, dokumentide sisu teemadel, fondilooja tegevuse suundi kajastavaid küsimusi, märkides teemade kronoloogia ja määrates. nende geograafilised (haldusterritoriaalsed) piirid.

Kolmas osa sisaldab kogu üldistatud kirjeldust dokumentide kui terviku ja üksikute dokumendirühmade koosseisu ja sisu osas; teave fondi kronoloogilisest raamistikust väljuvate dokumentide kättesaadavuse, fondi teadusliku võrdlusaparaadi, teabekandjate tüüpide kohta.

Arhiivikogu ajaloolise viite teine ​​ja kolmas osa on konstrueeritud analoogia alusel organisatsiooni arhiivifondi ajaloolise viite vastavate osadega.

Tõendile kirjutavad alla täitja ja arhiivi juhataja (arhiivi eest vastutav isik).

Ajalooline teave trükitakse neljas eksemplaris: kolm eksemplari antakse fondi dokumentide esmakordsel üleandmisel riigiarhiivi; ühte hoitakse sihtasutuse toimikus organisatsiooni arhiivis.

7.6.8. Ajalooline taust täieneb fondi täienemisel või ümberkorraldamisel, muutustel organisatsiooni struktuuris ja funktsioonides. Ajalooline teave (osa sellest) esitatakse riigiarhiivile koos iga lõpetatud inventuuriga.

7.7. Arhiivi automatiseeritud teadus- ja teatmeaparaat

Arhiivi automatiseeritud teadus- ja teatmeaparaat on elektrooniliste teatmeteoste (dokumendikirjelduste andmebaas) kompleks, mis on loodud arhiividokumentide ja teabe tõhusaks otsimiseks.

Automatiseeritud NSA võib põhineda organisatsiooni jooksvas kontoritöös loodud infootsingusüsteemil ja ennekõike sellistel elementidel nagu elektroonilised viitefailid, juhtuminomenklatuurid, klassifikaatorid (korrespondentid, struktuurijaotused, dokumendiliikide nimetused jne). .).

Elektroonilise registreerimis- ja kontrollkaardi (RCC) põhiväljad on: autor (korrespondent), dokumendi liigi nimi, kuupäev, dokumendi register, pealkiri (kokkuvõte), resolutsioon, tähtaeg, täitmismärk, arhiivikood.

Dokumendi kohta teavet saab otsida nii ühe RKK välja kui ka väljade kombinatsiooni järgi.

7.7.3. RKK väli "juhtumi number nomenklatuuri järgi" on linkimisotsingu atribuut üleminekul teabeotsingult dokumendi tasemel otsingule juhtumi tasemel.

Juhtumite elektroonilise nomenklatuuri olemasolul automatiseeritud režiimis kantakse dokumendid asjasse maha ja tuuakse dokumendid välja.

Kui kasutaja otsib teavet juhtumite nomenklatuuri kohta ja ta peab minema konkreetne dokument, saab automaatselt luua juhtumiga kaasas olevate dokumentide loendid.

Juhtumite nomenklatuuri peamised otsinguandmed on: kaasuste register, kohtuasja pealkiri (köited, osad), kohtuasjade arv (köited, osad), säilitusaeg ja artikkel vastavalt loetelule.

7.7.4. Juhtumite elektroonilise nomenklatuuri alusel toimub juhtumiloendite moodustamine automatiseeritud režiimis. Sel juhul on teabe valiku "filtriks" dokumentide säilitusaeg (alaline, ajutine (üle 10 aasta) säilitamine, personali osas).

Elektrooniline loend sisaldab üksikasju teabe kirjeldamise kohta juhtumi tasandil. Kirjelduse kohustuslikud andmed on: protokolli järjekorranumber (asja number), asja registrinumber, asja pealkiri, tõesusmärge (eksemplari number), dokumentide tähtaeg, dokumendi number. juhtumis olevad lehed, dokumentide annotatsioon.

Elektrooniliste inventuuride kogu annab teavet fondi kui terviku kohta.

7.7.5. Elektroonilised RKK-d on automatiseeritud kataloogi loomise aluseks.

Kui traditsioonilises NSA-s on kataloogide tüübid ja sordid (süstemaatilised, temaatilised, nominaalsed, vastavalt asutuste ajaloole jne) omavahel seotud viidete süsteemiga, siis automatiseeritud režiimis genereeritakse üks elektrooniline kataloog, mis sisaldab kirjeldust aadressil dokumendi või juhtumi tasandil.

Kataloog on varustatud märksõnadega, mis kajastavad teemat, geograafilist nime, isikuid jne. Kataloogis toodud liigitusskeem võimaldab liigitada dokumendi ühte või mitmesse rubriiki. Info otsimine liigitusskeemi järgi võimaldab kasutada süstemaatilise kataloogina elektroonilist kataloogi, geograafilisena kataloogi geograafiliste nimede järgi jne.

Kui organisatsioonis puudub automatiseeritud dokumentide registreerimissüsteem, luuakse kirjelduste andmebaas dokumendi tasemel! (Digikataloog).

Kirjelduste peamised üksikasjad elektrooniline kataloog on: indeks, pealkiri, alampealkiri, sündmuse kuupäev, sündmuse koht, sisu, fondi nimi, fondi number, inventari number, juhtumi number, lehe number Andmed: fondi nimi, fondi number, inventari number, juhtumi number, lehe number sisaldavad raamatupidamisomadused ja neid saab teisendada raamatupidamise automatiseeritud süsteemist.

7.7.6. Automatiseeritud teadus- ja referentsaparaat annab traditsioonilise NSAga võrreldes laiemad võimalused arhiividokumentide operatiivseks ja mitmekülgseks otsimiseks. NSA funktsioonide täitmiseks kasutatakse teabeotsingu protseduure, otsingutulemuste esitamist ekraani vaatamiseks või failide ja väljatrükkide kujul ning viitetekstide moodustamist.

Kirjeldusobjekti iseloomustavad võtmesõnad sisestatakse süsteemi kirjeldamise käigus või pärast selle valmimist. Märksõnad annavad kasutajale võimaluse kiiresti otsida infot fondi, inventari, juhtumi, dokumendi tasandil.

Täistekstandmebaasidest teabe otsimine, sealhulgas materjalide täistekstid (arhiividokumendid, ajakirjaartiklid, raamatud, õigusaktid), võimaldab kasutajal pöörduda ennekõike abstraktse (sissejuhatuse) ja jaotiste pealkirjade poole. dokument koos üleminekuga vajadusel vastavale tekstile. Kasutajale tagatakse vajadusel kiire võimalus saada koopia dokumendi täistekstist.

Täistekstdokumentide kohta teabe otsimiseks võib kasutada deskriptoreid, mis on valitud tesauruse trükiversioonidest, või klassifikatsiooniindeksite järgi, aga ka vastavalt loomuliku keele sõnadele dokumendi tekstist.

7.7.7. Püsihoiule üleantavad dokumendid kantakse riigiarhiivi koos automatiseeritud NSA-ga.

Kättesaadavus nõutavad üksikasjad automatiseeritud NSA andmekogude struktuuris ja nende andmete kohta teabe esitamine elektroonilisel kujul tagab organisatsiooni arhiivi andmekogu ja riigi- või vallaarhiivi automatiseeritud MTA ühilduvuse.

Kartongiraamat - teatmeteos, mis sisaldab teavet kaartidel olevate dokumentide sisu kohta. Kaardid paigutatakse kartoteegidesse, olenevalt organisatsiooni teabevajadusest. Nagu näitab organisatsioonide arhiivide praktika, kasutatakse enim teavet organisatsiooniliste ja asjaajamisdokumentide sisu kohta (põhitegevuse korraldused, protokollid, lepingud, kokkulepped, kirjad jne).

Sõltuvalt dokumentide kasutamise ülesannetest saab koostada aine- ja aineteemalisi kartoteeke.

Ainekartoteegis on kaardid rühmitatud mõistete tähestikulises järjekorras (näiteks tellimuste puhul - tegevusalade nimetuste tähestikulises järjekorras: korporatsioon, tootmine, müük, töökaitse; tähtede jaoks - ettevõtte nimede tähestikulises järjekorras korrespondentorganisatsioonid jne)

Personalile on otstarbekas luua kaardifailid töökogemuse, töötasu ja muude sotsiaalset ja juriidilist laadi andmete otsimiseks.

Kaardid peavad sisaldama organisatsiooni töötaja perekonnanime, eesnime, isanime ja tema kohta teavet sisaldavate dokumentide otsimise andmeid (fondi number, inventar, juhtum ja lehed). Kaardid on järjestatud perekonnanime järgi tähestikulises järjekorras samade perekonnanimede sees eesnimede ja isanimede tähestikulises järjekorras.

Organisatsioonide arhiivides dokumentide ja failide otsimiseks automatiseeritud süsteemide loomisel ja kasutamisel tuleks arvutiprogrammide väljatöötamisel kasutada traditsioonilisi dokumentide ja toimikute registreerimise ja arvestuse reegleid nii kontoritöö etapis kui ka arhiivis. .

Selline järjepidevus hõlbustab arhiivinduse töö üleminekut uuele tehnilisele tasemele.

Ajalooline teave on arhiiviteatmete hulgas erilisel kohal. Tõend koostatakse fondi dokumentide esmakordsel laekumisel organisatsiooni arhiivi. Seejärel, 5-7 aasta pärast, on soovitatav koostada ajaloolise viite lisa.

Ajaloolised andmed vormistab ja allkirjastab arhiivi juhataja. Aastas moodustatud väikese juhtumite mahuga organisatsioonides võib ajaloolise viite asendada eessõnaga alalise säilitamise juhtumite inventuurile.

Ajalooline taust koosneb kolmest osast:

1. fondi tegija ajalugu;

2. fondi ajalugu;

3. fondi dokumentide tunnused.

Esimene jaotis - fondi tegija ajalugu (kronoloogilises järjekorras) sisaldab järgmist teavet:

1.organisatsiooni loomise, ümberkujundamise ja likvideerimise haldusdokumentide kuupäevad, numbrid ja pealkirjad;

2. organisatsiooni tegevuse tähtajad;

3. muutused organisatsiooni nimes ja tegevuses;

4. organisatsiooni ülesanded ja funktsioonid ning nende muutused;

5. organisatsiooni tegevuse ulatus ja koht riigiaparaadi, tööstuse süsteemis;

6. organisatsiooni struktuur ja selle muudatused (kuupäevadega).

Teine jaotis, fondi ajalugu, sisaldab järgmist teavet:

1. Juhtumite arv fondis ja fondi asjaajamise tähtajad;

2. fondi dokumentide koosseis ja iga rühma tähtajad;

3. fondi organisatsiooni arhiivi laekumise aeg;

4. dokumentide säilivusaste;

5. muudatused fondi dokumentide koosseisus ja mahus;

6. märge (kui organisatsioon annab dokumendid üle riiklikule säilitamisele) asjade riiklikule säilitamisele üleandmise kuupäev ja koht (riigiarhiivi nimetus; riigiarhiivi antud fondi number, viide asjade vastuvõtmise ja üleandmise aktile , selle kuupäev ja number).

Kolmas jaotis - fondi dokumentide omadused - sisaldab fondi teadus- ja teatmeseadmete tüüpide loetelu.

Kolmandas jaotises, fondi dokumentide kirjelduses, on loetletud:

1. peamised dokumendiliigid;

2. märkida selle organisatsiooni dokumentatsiooni eripärad;

3. anna Üldine informatsioon dokumentide kasutamise kohta (sotsiaalse ja õigusliku iseloomuga tõendite põhisisu ja arv, dokumentide valik ja väljastamine struktuuriüksustele jne)

Tunnistus trükitakse organisatsiooni üldplangile 4 eksemplaris (3 eksemplari on mõeldud riigiarhiivi ja saadetakse koos inventuuridega asjade vastuvõtmisel ja üleandmisel.

Arhiividokumentide teaduslik tugisüsteem

Arhiivi arhiividokumentide teaduslike teatmeteoste süsteem on omavahel seotud ja üksteist täiendavate arhiiviteatmete kompleks arhiividokumentide koostise ja sisu kohta, mis on loodud ühtsel metoodilisel alusel arhiividokumentide ja arhiiviteabe otsimiseks tõhusa kasutamise eesmärgil. .

Saada oma head tööd teadmistebaasi on lihtne. Kasutage allolevat vormi

Üliõpilased, magistrandid, noored teadlased, kes kasutavad teadmistebaasi oma õpingutes ja töös, on teile väga tänulikud.

postitatud http://www.allbest.ru/

Test

Teaduslikud teatmeteosed arhiiviseadmed

1. Arhiividokumentide teadus- ja referentsaparatuuri süsteem

2. Dokumentide ja kohtuasjade arhiivikirjeldus

2.1 Isiklikku päritolu dokumentide kirjeldus

3. Arhiivinventuur

4. Arhiivikataloog

5. Arhiivijuht

6. Arhiividokumentide ja muude arhiivikataloogide läbivaatamine

Kirjandus

1 .

Arhiividokumentide teaduslik tugisüsteem sisaldab omavahel ühendatud arhiivikataloogide ja automatiseeritud teabeotsingusüsteemide komplekti dokumentide koostise ja sisu kohta, mis on loodud ühtsel teaduslikul ja metoodilisel alusel arhiividokumentide ja arhiiviteabe otsimiseks nende tõhusaks kasutamiseks. arhiivi viidete loendi kataloog

Teaduslikud teatmeteosed arhiiviseadmed on mõeldud arhiivifondide ja arhiividokumentide kohta teabe otsimiseks. Kataloogid võivad olla:

Interarhiiv (arhiivide võrk);

Intraarhiiv (arhiiv - fond);

Fondidevaheline (fond - äri);

Fondisisene (juhtum – dokument).

Teadus- ja referentsaparaadi loomise aluseks olev dokumentaalne teave, dokumendis sisalduv teave, on kahetasandiline. Esmane dokumentaalne teave sisaldub otse arhiividokumentides. Sekundaarne dokumentaalne teave, teave teabe kohta, on erinevates dokumentide kohta käivates sõnumites, mis koosnevad kirjeldustest, spetsiaalsetest šifritest ja koodidest. Üheskoos moodustavad nad arhiiviteabekeskkonna.

Arhiivikataloogid võivad olla kohustuslik- inventar, kataloog ja lisaks- näpunäited, ülevaated. Teadusliku ja võrdlusaparaadi alus on dokumentide arhiivinventuur... Ülejäänud arhiivikataloogid moodustatakse selle alusel ja sõltuvad arhiivi konkreetsetest töötingimustest ja selles säilitatavate dokumentide eripärast. NSA süsteemi teatmikud jagunevad vastavalt oma funktsioonidele dokumendiarvestuse (raamatupidamine ja kontroll) ja dokumentide sisu avalikustamise (infootsingu) teatmeteosteks. Mõned kataloogid, näiteks inventar, on universaalsed arhiivikataloogid.

Peamine põhimõtteid teadusliku ja võrdlusaparaadi ehitamine on:

Erinevate kataloogide teabe vastastikune seos ja täiendavus, mis kirjeldavad esmast retrospektiivset dokumentaalset teavet erinevatel tasanditel;

Erinevat tüüpi teatmeteoste teabe mittekordamine ja dubleerimine;

Osakondade ja riigiarhiivide teadusliku ja teatmeaparaadi järjepidevus;

Teadusliku teatmeaparaadi loomise metoodika ühtsus ja igat tüüpi teatmeteoste koostamise metoodika ühtsuse tagamine;

Arhiivikataloogide rakendamine igat tüüpi dokumentidele koos iga kataloogi konkreetsete ja selgete funktsioonidega.

Arhiivikatalooge saab struktureerida horisontaalselt ja vertikaalselt. Horisontaalne funktsionaalne struktuur eeldab teatmeteoseid, mis avalikustavad raamatupidamis- ja teabeotsingusüsteeme. Vertikaalne struktuur alluvuse alusel tuvastab see Kasahstani Vabariigi Riikliku Arhiivifondi arhiividokumentide kompleksid, arhiivide võrgustiku, konkreetse arhiivi, fondi, juhtumi.

NSA süsteem saab koostada arhiividokumentide komplekside jaoks järgmistel tasanditel:

Kasahstani Vabariigi Rahvusarhiivifond;

Arhiivivõrk;

Juhtum või eraldi dokument.

Nendes kompleksides hõlmab arhiivikataloogide struktuur:

Kasahstani Vabariigi Rahvusarhiivifond:

NAF RK laokataloog;

Üldise vabariikliku tähtsusega teatmikud ja registrid.

Arhiivivõrk:

Varude kataloogid, mis ühendavad teavet paljudest arhiividest;

Arhiividevahelise tähtsusega juhendid ja näpunäited.

Arhiiv:

Reisijuht või kiirjuhend;

Kviitungite raamat;

Fondide loetelu;

Fondilehed;

kataloogid;

Temaatilised ülevaated;

Osutajad;

Arhiivi pass.

Fond:

Fondi leht;

Fondi ülevaade;

kataloogid;

Osutajad.

Juhtum või eraldi dokument:

Temaatilised juhendid;

kataloogid;

Osutajad;

Temaatilised ja varude ülevaated;

Juhtumi sisemine inventuur;

Annotatsioon;

Kinnituskiri.

2 . Dokumentide ja kohtuasjade arhiivikirjeldus

Dokumentide ja juhtumite kirjeldus on identifitseerimine teabe omadused kohustatud tuvastama teabeelemendid ja nende tunnuste kirjaliku tähistuse juhtumikaantel. Dokumentide ja kohtuasjade kirjeldus paljastab iga juhtumi dokumentide koosseisu ja sisu ning tagab dokumentide otsimise ja kasutamise.

Kirjeldamise põhiprintsiibid dokumendid ja toimikud on kirjelduse vastavus esmasele arhiividokumendile, teabe suhe ja täiendavus erinevatel kirjeldustasanditel ning teabe dubleerimise vältimine kirjelduse kõigil tasanditel.

Informatiivsed omadused kirjeldades on:

Asutuse nimi koos kõrgema osakonna äramärkimisega;

Konstruktsiooniosa nimetus;

Juhtumiindeks juhtuminomenklatuuri järgi;

Juhtumi pealkiri;

Annotatsioon;

Dokumentide esitamise tähtajad;

Lehtede arv hoiuüksuses;

Arhiivi šifr.

Asutuse nimi on samal ajal sihtasutuse nimi. Asutuse täisnimi antakse koos osakonnaga, mille süsteemi see on kaasatud. Tavaliselt, kui on olemas ametlikult aktsepteeritud lühendatud nimi, antakse see asutuse täisnime järel sulgudes. Kui asutuse nimi on muutunud või juhtum läks ühest asutusest teise, siis märgitakse kaanele perekonnanimi.

Konstruktsiooniosa nimi aitab arhiivifondi sees juhtumeid kiiresti ja korrektselt liigitada. Kui asutusel puudub struktuur, siis märgitakse selle asutuse funktsioonid või tegevusharud, näiteks "juhtimine" jne.

Juhtumiregister nomenklatuuri järgi hõlbustab juhtumite süstematiseerimist arhiivifondi piires, näitab materjalide säilivusastet ja terviklikkust.

Juhtumi pealkiri on juhtumi kirjelduse kõige olulisem tunnus, mis paljastab selle dokumentide koosseisu ja sisu.

Abstraktsed dokumendid- kokkuvõte dokumendi sisu, samuti lühikirjeldus väärtuslikumad dokumendid, mille sisu ja tunnused kohtuasja rubriikidesse ei kuulu.

Tähtaegade kuupäevad on määratud asutuse kuupäevade ja juhtumi lõppemisega kantseleitöös. Tuleb meeles pidada, et juhtumid võivad alata või lõppeda sissetulevate, väljaminevate või sisedokumentidega. Igal dokumendil on reeglina mitu kuupäeva: vormistamine, allkirjastamine, väljaminev või sissetulev registreerimine. Sissetulevate dokumentide tähtpäevadena võetakse sissetulevate registreerimise kuupäevad, väljaminevate ja sisemiste puhul - dokumentide vormistamise või allkirjastamise kuupäevad.

Lehtede arv kleebitud eesmärgiga säilitada kohtuasja dokumente.

Arhiivifont- see sümbol kohtuasja hoiukohad: arhiivi nimetus, fondi number, inventari number, juhtumi number inventuuri järgi.

Kirjeldusüksused hõlmavad:

Identifitseerimisandmed - fondi nimetus, salvestusüksuse nimetus, dokument, otsinguandmed, kirjeldava üksuse (fond, hoiuüksus, dokument) maht, lõppkuupäevad, teabekandja tüüp;

Teave moodustamise ja säilitamise ajaloo kohta - fondi tegija ajalugu ja fondi ajalugu;

Teave koosseisu ja sisu kohta - andmed fondi dokumentide koosseisu ja sisu kohta, andmed hoiuüksuse ja dokumendi sisu kohta;

Teave juurdepääsu- ja kasutustingimuste kohta – juurdepääsutingimused, autoriõigus, reprodutseerimis- ja kasutustingimused, dokumendikeel, füüsilised omadused, teadus- ja võrdlusaparaadi olemasolu, dokumendi autentsus/koopia number, välistunnused;

Lisainfo - originaalide ja koopiate asukoht, bibliograafia.

Fondi tasandil läbiviidavate dokumentide ja juhtumite kirjeldus sisaldab fondi nimetust, viiteandmeid, otsinguandmeid, fondi tunnuseid, teavet fondi tegija ja fondi ajaloo kohta, annotatsiooni, bibliograafiat ning juurdepääsu- ja kasutustingimusi. .

Ladustamisüksuse tasemel kirjeldamisel võetakse arvesse järgmist:

fondi nimi;

fondi looja struktuuriosa nimi;

Viiteandmed;

Infokandja tüüp;

Juurdepääsu- ja kasutustingimused;

Pealkiri, vajadusel annotatsiooniga.

Järgmine kirjelduse tase viitab dokumenditaseme kirjeldusele ja sisaldab sellist konstruktsioonielemendid pealkirjana - dokumendi liik, autor, adressaat, küsimus või teema, sündmus, fakt, dokumendi sisu määrav nimi, leiukoht, kuupäev; viiteandmed - otsinguandmed; teabekandja tüüp; juurdepääsu- ja kasutustingimused. Pealkiri, fondi nimi, hoiuosa, dokument peab olema lühike, täpne ja kirjaoskaja. Lihtne pealkiri peaks kajastama: juhtumi tüüpi, tüüpi, dokumendi tüüpi, autorit, korrespondenti, teemat, väljaannet, asukohta, kuupäeva ja autentsust või koopiat, näiteks:

Karaganda piirkonna administratsiooni juhi alluvuses olnud komisjoni koosoleku protokoll nr 2 03.05.1993. Originaal;

Karaganda piirkonna personalitabelid finantsjuhtimine 1998 aasta eest.

Võimalikud on üldistatud ja keerulised pealkirjad, mis koosnevad lihtsate pealkirjade elementidest, näiteks:

Karaganda piirkonna linnade, alevite, külade ja maapiirkondade Akimide nimekiri 1997. aastaks;

Protokollid üldkoosolekud asutuste, organisatsioonide, ettevõtete töötajate kollektiivid rajooni nimetamise ja protokollide kohta valimiskomisjonid Töörahva Saadikute Piirkonnakogu saadikukandidaatide registreerimise kohta valimisringkonnad Abai linn 1977. aastal. Originaalid.

Need pealkirjad koostatakse juhul, kui juhtum koosneb kergesti eristatavatest dokumendirühmadest ja on moodustatud asjaajamise institutsiooni tunnuseid arvestamata.

Pealkirjad ei pruugi alati paljastada üksikisiku sisu olulised dokumendid asju. Seda tehakse annotatsiooni abil. Dokumendid on varustatud märkustega, mis võivad olla sõltumatu otsingu objektiks ja sisaldavad teavet silmapaistvamate sündmuste, faktide ja arvnäitajate kohta, samuti kohtuasjas sisalduvaid pöördumisi, lendlehti, kuulutusi, brošüüre, kaarte, jooniseid. Annotatsiooni lõppu tuleb märkida nende dokumentide lehtede numbrid, millele annotatsioon koostati. Referaat asetatakse ümbrise pealkirja taha punase joonega kaanel või eraldi lehele, mis sisestatakse kaane ja ümbrise esimese lehe vahele.

2.1 Isiklikku päritolu dokumentide ja toimikute kirjeldus

Isiklikku päritolu fondides hoiustatakse reeglina loomingulisi materjale, kirjavahetust, albumeid, märkmikke, biograafilist, ametlikku ja varamajanduslikku laadi materjale, perekonnaliikmete ja muude fondi loojaga seotud isikute materjale.

Kell juhtumite ja isiklikku päritolu dokumentide kirjeldus võetakse arvesse nende materjalide omadusi ja registreeritakse järgmised teabe omadused:

fondi looja perekonnanimi, nimi, isanimi, mis on ka fondi nimi;

juhtumi pealkiri;

dokumentide tähtajad;

lehtede arv;

arhiivi šifr.

Peamine spetsiifika isiklikku päritolu dokumentide kirjeldamisel on kohtuasja päiste koostamine. Pealkiri põhineb järgmistel elementidel: dokumentide või juhtumite liigid, autor, korrespondent, küsimus. Isiklikku päritolu dokumentide ja toimikute pealkirjade koostamisel tuleb arvestada, milleks need on koostatud: käsikirjadele või kirjavahetusele, albumitele või muudele materjalidele.

V käsikirja pealkiri märkige autor, teose pealkiri, žanr, samuti nende autorsust tähistavate pühenduskirjade, toimetuste ja muude allkirjade olemasolu, näiteks:

N.A. Pichugin. "Kui ta oli minister." Mängi.

Kui pealkiri käsikirjas puudub, märgitakse pealkirjas selle esimene rida, näiteks:

E. Belitskaja-Pichugina. "Vaiksesse maailma kuulmatute sammudega ...". Luuletus.

V kirjavahetuse pealkiri märkige dokumendi tüüp, autor ja korrespondentid, sisu, kui see puudutab ühte teemat, samuti manuste, alaindeksite ja muude tunnuste olemasolu, näiteks:

Kirjad M.S. Brodski J. Gert.

Kirjad K.I. Satpajevi abikaasa T.A. Satpajeva (sünd. Koškina).

V pealkiri albumitel märkige albumi autor ja salvestiste, fotode ja muude materjalide kokkuvõte koos nende autorluse nimetusega, samuti kirjeldage albumi väliseid tunnuseid, näiteks:

Album N.V. Paganuzzi koos fotodega ekspeditsioonidest Fanni mägedesse, Gissari mägedele.

V pealkiri märkmikutele märkige juhtumi tüüp ja autor, näiteks:

M.E. Zuev-Ordyntsa.

Juhtudel, kui raamatutel, albumitel ja muudel materjalidel on isikliku päritoluga fondides annetuskirjad, a pealkiri pühenduskirjadel, mis näitab pealdise autorit, korrespondenti (kellele see on mõeldud) ja millele see on tehtud, näiteks:

Yu. Gerti ja R. Tamarina L.S. pühenduskirjad. Sentsova.

Pealkirjades biograafiliste, ametlike, varaliste ja majanduslike materjalide, samuti materjalide kohta sotsiaalsed tegevused ja igapäevane tegelane märkige dokumentide või juhtumi tüübid, autor, kokkuvõte ja materjalide tunnused: autoriõigusega seotud toimetused, ajaleheväljalõiked jne, näiteks:

Arvustused M.D. Balõkin. Ajaleheväljalõiked.

V pealkirjad fotodel märkida dokumendi liik, kujutatud isikute initsiaalid ja perekonnanimed, sündmus, näiteks:

Foto autor E.A. Buketova.

Kui fotol on annetuskirjad, märgitakse see pealkirjas, viidates isikutele, kellele need on suunatud, näiteks:

Foto V. Badikovist pühendusega E. Belitskaja-Pičuginale.

V pealkirjad joonistel, visanditel, joonistel, trükistel lisaks materjalide olemusele märkige autor, korrespondent, kirjeldage pilti ning märkige ka pühenduskirjade ja muude tunnuste olemasolu.

Kiri J.K. Bekturov tuvastamata isikule Nuržani apellatsiooniga.

Mittetäielikult säilinud materjalide kirjeldamisel märkige nende täielikkuse aste: väljavõte, mittetäielik tekst, lõputu tekst, näiteks:

J.C. Bekturov. " Viimased päevad Saken". Lugu. Väljavõte.

Kiri Yu.G. Popova E. Mustafin. Lõputult.

Materjalide kirjutamise või reprodutseerimise meetodi määramisel märkige:

Autogramm või autogrammi mustand;

Masina või käsitsi kirjutatud koopia;

valguskoopia või valguskoopia;

Väljalõiked ajakirjadest, ajalehtedest jne.

Isikliku päritoluga juhtumite ja dokumentide kirjeldamisel on võimalik koostada esmased kirjelduskaardid, mille alusel tehakse edasine töö arhiivi teadusliku ja teatmeaparaadi loomisel.

3 . Arhiivinventuur

Arhiivinventuur - arhiivikataloog, mis sisaldab süstematiseeritud loetelu arhiivifondi hoiuüksustest, kogudest ja on mõeldud nende arvestuseks ja sisu avalikustamiseks.

Varude funktsioonid:

Informatiivne, dokumentide koostist ja sisu paljastav;

Raamatupidamine, võttes arvesse fondi siseste juhtumite arvu;

Liigitamine, fondisisese asjaajamise süstematiseerimise koondamine vastavalt fondi looja struktuurile või tegevuse põhisuundadele ja probleemidele.

Teabefunktsioon Inventuur rakendatakse iga juhtumi kaartidel kirjeldamise protsessis sellise olulise elemendi nagu juhtumi pealkiri koostamisel, paljastades dokumentide liigilise koostise ja hoiuüksuse sisu. Täidetud ja korrektselt vormistatud arhiivinventuur annab aimu fondi dokumentide kui terviku koosseisust ja sisust.

Raamatupidamisfunktsioon inventuur seisneb fondis olevate hoiuosakute arvu märkimises. See tagab dokumentide turvalisuse, kontrolli fondi mahu muutuste üle. Lisaks aitab juhtumite seerianumbrite olemasolu teadlaste jaoks vajaliku teabe kiirele otsimisele kaasa.

Klassifitseerimisfunktsioon inventuur fikseerib ja kajastab kõige ratsionaalsemat ja loogilisemat fondi asjade korraldust. Arhiivifondisisese dokumentide ja toimikute liigituse all mõistetakse nende teaduslikku rühmitamist vastavalt fondilooja ajalooliselt väljakujunenud struktuurile või tema tegevuse põhisuundadele ja probleemidele.

Inventuur koosneb kirjeldavatest artiklitest, koondkirjest, tõendilehest ja teatmeseadmest. Kirjelduse objektiks on panipaik.

Inventuurid koostatakse:

Alaliseks ladustamiseks,

Ajutised (üle 10 aasta) säilituskastid;

Personaliküsimused;

Dokumendid erikandjal;

Arhiivis sisalduvad osakondade ja ametlikud väljaanded.

Arhiivinventuuride koostamise ja teostamise eeskiri. Kell inventuuri koostamine esmaseks dokumendiks on kohtuasjade nomenklatuur. Enne inventuuri koostamist on vaja kontrollida asja pealkirja vastavust selles sisalduvate dokumentide nomenklatuurile, asja õigsust, asjas olevate dokumentide õigsust.

Inventuuri registreerimise reeglid või põhinõuded:

Laoühikute nummerdamine inventaris toimub vastavalt juhtumite süstematiseerimisele, mitmeköiteliste juhtumite puhul kantakse inventarinimestikus iga korpus või selle maht oma hoiuühiku numbri all;

Laoühikute süstematiseerimine inventaris peaks vastama juhtumite süstematiseerimisele nomenklatuuris;

Inventuuri kirjeldavad artiklid täidetakse rangelt vastavalt selles sisalduvate juhtumite pealkirjadele;

Samade pealkirjadega kohtuasjade inventuuri kandmisel märgitakse esimesse kirjesse kohtuasja täisnimi, kõik muud sarnased juhtumid märgitakse sõnadega SAMA, kõik nende muud andmed kantakse inventuuri täies mahus;

Igal uuel loendi lehel esitatakse pealkiri täielikult, isegi kui kohtuasja homogeenne pealkiri jätkub;

Inventuuri veergu "märkus" kasutatakse juhtumi pensionile jäämise või füüsilise seisundi tähistamiseks;

Osakonnaarhiivis olev inventuur koostatakse asutuse struktuuriüksuste inventuuride alusel vastavalt nende tähtsusele asutuse ühtse fondi süstematiseerimisstruktuuri alusel; ühes asjas sisalduvad mitme aasta dokumendid kantakse inventuuri asja algatamise kuupäevaks;

Juhtumite numeratsioon inventuuri järgi ei tohiks ületada neljakohalist arvu, äärmuslik arv on 9999;

Eelistatav on juhtumite süstematiseerimine inventaris kronoloogia järgi ja selle sees - vastavalt asutuse struktuurile;

Iga lõpetatud inventuur saab fondilehe ja varude registri järgi oma numbri;

Asutuse inventuuri koostamisel selle struktuuriosade inventuuride alusel koostatakse inventuurist 2 eksemplari. struktuuriüksus, osakonna arhiivis koostatud aasta koondinventuuri 4 eksemplari, pikaajalise (üle 20 aasta) säilitamise inventuuri 2 eksemplari, personali inventari 3 eksemplari;

Personali inventuuri (l / s) koostamisel järjestatakse selles olevad dokumendid järgmises järjekorras: esiteks on personali korraldused, seejärel personali nimekirjad, millele järgneb personaliarvestus, isikutoimikud, isiklikud kontod ja palgaarvestus, maksedokumendid kohustuslike ja vabatahtlike maksete kohta akumulatiivseks pensionifondid ja kohustuslikud sotsiaalmaksed riiklik fond kindlustus- ja õnnetusaruanded;

Isikutoimikud süstematiseeritakse tähestikulises järjekorras ja kantakse inventarinimekirja vastavalt omaniku vallandamise aastale;

Alalise, pikaajalise ladustamise ja personali inventuure peetakse eraldi vastavalt nende arvule.

Struktuur asutuse inventuuri koostamine sisaldab mitmeid dokumente:

Struktuuriüksuses koostatakse iga-aastane struktuuriinventuur;

Aasta koondinventuuri koostab osakonnaarhiiv;

Selle alusel koostatakse riigiarhiivis pärast dokumentide ja inventari sinna viimist asutuse koondinventuur - eraldi alalise hoidmise ja personali kohta.

Inventuuri osad on järgmised:

Tiitelleht;

Eessõna;

Inventar ise;

Lühendite loetelu;

Osutajad;

Konversioonitabelid;

Bibliograafia;

Terminoloogiline sõnastik;

Tunnistaja leht.

Tiitelleht koosneb arhiivi täisnimetusest, fondi looja nimest, fondi nimetusest, fondi numbritest, inventuurist, inventari nimetusest, inventaris sisalduvate dokumentide lõppkuupäevadest.

V eessõnad annab teavet fondi looja, fondi kohta, annab annotatsiooni selle dokumentide koosseisu ja sisu kohta, inventuuri võrdlusaparaadi koosseisu.

Inventuuri põhitekst sisaldab selle kirjeldavat artiklit. See näitab hoiuüksuse järjekorranumbrit, arvestusühikuid, registrinumbrit või vana laonumbrit, hoiuüksuse pealkirja, arvestusühikuid, dokumentide tähtaegu, lehtede arvu hoiuüksuses, keelt, autentsuse/koopia numbrit, paljundamisviisi , dokumentide säilivusaste, välised tunnused ... Eriti väärtuslike dokumentide olemasolul on võimalik kirjeldavasse artiklisse sisse viia nende annotatsioonid.

Lühendite loetelu võetakse kasutusele juhul, kui loend sisaldab konkreetseid, ainult konkreetsele asutusele omaseid sõnade ja terminite lühendeid.

Osutajad avalikustada inventuuri ainemõisted koos vajalike selgituste ja hoiuühikute äranäitamisega. Võimalikud on teema-, nominaal-, geograafilised, kronoloogilised ja muud indeksid. Need võivad olla kurdid või vajadusel märkustega.

Konversioonitabelid kasutatakse varude ülevaatamisel, et viia uus arv laoühikuid vanadele. Need näitavad üheaegselt uue ja vana inventari numbreid, hõlbustades seeläbi uue inventuuriga töötamist.

Bibliograafia määrab fondi dokumentide kasutusastme, esitades informatsiooni nende väljaannete kohta, mainides neid trüki- ja mittetrükitud materjalides, sealhulgas teaduslikes teatmeteoses.

Terminoloogiline sõnastik on toodud inventaris ja selles sisalduvates dokumentides mainitud fondi loojale mõeldud eritingimuste puhul.

Tunnistaja leht teatab inventuuri koguinfo, selle nummerdatud lehtede arvu, selles olevate hoiuühikute arvu, esimesest kuni viimase numbrini, muutused inventari koosseisus. Tõendamislehele kirjutab alla inventuuri koostaja. Kell sisemised muutused inventuuris registreerib ta need muudatused, näiteks:

Inventuuris on 185 (sada kaheksakümmend viis) juhtumit nr 1 kuni nr 185.

Koostanud ______________ Kuupäev.

4 . Arhiivikataloog

Arhiivikataloog - arhiivikataloog, milles asub teave arhiividokumentide kohta vastavalt valitud liigitusskeemile. Kataloogi kui arhiiviteatmiku eripära seisneb selles, et kataloogis sisalduv teave on reeglina paigutatud kaartidele. Erinevate kataloogide kogum moodustab arhiivikataloogisüsteemi.

Arhiividokumentide kataloogimine- kataloogide koostamise, loomise ja hooldamise tööde komplekt. See koosneb:

Kataloogi tüübi määratlused;

Selles sisalduva dokumentaalse teabe liigitusskeemi väljatöötamine;

Dokumentaalse teabe tuvastamine ja valimine kataloogimiseks;

Kataloogikaartidel oleva dokumentaalse teabe kirjeldused;

Kataloogikaartide indekseerimine;

Kaartide süstematiseerimine ja kataloogi hooldus.

Kataloogis kasutatakse diferentseeritud lähenemisviisi:

Määratakse kindlaks arhiivifondide ja nende struktuuriosade valiku järjekord vastavalt nende tähtsuse astmele;

Valitakse välja vajalikud juhtumid, dokumendid, nendest info;

Olenevalt tekkivast kataloogist kasutatakse dokumentaalse teabe kirjeldamiseks erinevaid meetodeid.

Kataloogi tüübi määramisel võetakse arvesse järgmist:

Arhiivi tase ja profiil;

Fondide struktuur, koostis, sisu, arenguaste;

Dokumentide kasutamise intensiivsus ja ülesanded;

muude arhiivikataloogide kättesaadavus ja kvaliteet;

Arhiivi personal ning materiaal-tehnilised võimalused.

Arhiivi kataloogisüsteem. Kataloog peaks kõige täielikumalt kajastama arhiivi dokumentaalset koostist, olema võti populaarsemate dokumentide leidmisel. Arhiivikartoteegi aluseks saab võtta kontori kartoteeki, mis on arhiivis läbinud töötluse, et jaotada see püsivate, pikaajaliste (üle 10 aasta), lühiajaliste (kuni 10 aastat) juhtumite kartoteekiteks. ja personalidokumente.

Katalooge saab koostada loogilise või tähestikulise struktuuri alusel. Esimene hõlmab süstemaatilist, temaatilist, kronoloogilist. Teine - teema: nominaalne ja geograafiline.

Kataloogide klassifikatsioon

postitatud http://www.allbest.ru/

Kõige levinumad kataloogide tüübid on:

- süstemaatiline- ühiskonna teadmusharude ja praktilise tegevuse järgi;

- temaatiline- teemade, alateemade, pealkirjade, alapealkirjade kaupa;

- institutsionaalse ajaloo kohta- valdkonna, jurisdiktsiooni, asutuse tüübi järgi tähestikulises järjekorras;

- haldusterritoriaalse jaotuse ajaloo kohta- haldusterritoriaalsete üksuste tüüpide ja nende sees - nimede tähestiku järgi;

- kronoloogiline– sündmuste kronoloogia või dokumentide dateerimise või käsitletud sündmuste aja järgi - tähestikulises järjekorras dokumentides nimetatud isikute või dokumentide autorite järgi;

- geograafiline - geograafiliste ja topograafiliste objektide tähestikulises järjekorras;

- osakonna personal- andmeid staaži, palga ja muude pensionide arvutamise näitajate kohta arhiivi ülekandmisel saab kasutada isikukataloogi koostamiseks;

- fondide nimed- suure hulga fondide puhul saab seda kasutada esmaseks tutvumiseks fondidega, nende nimetuste, numbrite, tähtaegadega.

Arhiveeritud kataloogide klassifikatsioon... Kõik kataloogid on ühendatud ühtseks arhiveerimiskataloogisüsteemiks. Teatud tüüpi kataloogi loomine algab selle klassifitseerimise skeemi väljatöötamisest. Rahvusvahelises dokumentalistikateaduses on aktsepteeritud: universaalne kümnendklassifikatsioon; käärsoole klassifikatsioon.

Liigitusskeemi valiku määravad arhiividokumentide koosseis ja nende kasutamise ülesanded. Need on omavahel ühendatud viidete süsteemiga, mis sisaldab täielikke viiteid (alates indeksita mõistest kuni indeksiga mõisteni) ja osalisi viiteid (täiendavad) seotud mõistete sidumiseks. Võimalik on liikuda seestpoolt - arhiividevahelistesse kataloogidesse, mis kajastavad täielikumalt konkreetse probleemi, selle või selle probleemi arhiividokumentatsiooni koostist.

Alates 1970. aastate lõpust. Nõukogude arhiiviteaduses kasutatakse NSV Liidu riigiarhiivi süstemaatilistes kataloogides dokumentaalse teabe ühtse klassifikatsiooni skeemi (Moskva, 1978). Skeem on üles ehitatud loogilise struktuuri alusel, kus lõhesid esindavad ühiskonna teadmusharud ja tegevused. Sellised tööstusharud riigi mastaabis on:

Riigihoone. valitsus... Omariikluse kaitse.

Ühiskondlik ja poliitiline elu.

Rahvamajandus.

Kultuur. Teadus. Tervishoid.

Ühtses klassifikatsiooniskeemis nimetatakse iga majandusharu (osakonda) tavaliselt osakonnaks. Igal osakonnal on oma selge jaotus alajaotisteks, sektsioonideks ja alajaotisteks ning väiksemateks osakondadeks.

Dokumentide kataloogimisel arhiivifondist on vaja üksikasjalikult uurida ühtse liigitusskeemi ehitamise ülesehitust, selgelt määratleda, milline osakond, allosakond jne. loogiliselt võib üht või teist dokumentides väljendatud mõistet omistada.

Dokumentaalse teabe sisestamine ja valimine kataloogimiseks toimub nii arhiivifondide temaatilise arendamise kui ka sellega kaasneva kataloogimise käigus, mis on seotud muud tüüpi dokumentide tuvastamise ja kirjeldamise töödega. Kataloogi tegemisel Erilist tähelepanu makstud tähtsaid sündmusi, faktid, ajastut peegeldavad nähtused, teatud ajalooline periood, konkreetse paikkonna, piirkonna vms sündmus või tegelane. Ilmunud teavet kirjeldatakse kataloogikaartidel alamdokumentaalse, üksikisiku, rühmakirjelduse tasemel. Alamdokumentaalse kirjeldusega esitatakse teave ühe dokumendi kohta, üksikdokumendiga - salvestusüksus, rühmakirjeldusega - temaatiliselt, loogiliselt, kronoloogiliselt seotud salvestusüksuste või dokumentide rühm.

Sellest tulenevalt on võimalik kirjeldus dokumendi osa, dokumendi, dokumentide rühma, salvestusüksuse, salvestusüksuste rühma tasemel.

Registrikaart sisaldab järgmisi atribuute:

Klassifikatsiooni jagunemise indeks;

Sündmuse kuupäeva ja koha määramine;

Informatiivne teave (sisu kirjeldus);

Arhiivi nimi;

fondi nimi;

Dokumendi arhiivikood (fondi number, inventar, hoiuüksus, leht);

Taasesituse meetod;

algataja perekonnanimi;

koostamise kuupäev;

Mõnel juhul võib märge kaardi tagaküljel olla takistatud.

Arhiivikatalooge täiendatakse pidevalt uute andmetega. Üks seotud töödest on kataloogimine, mis hõlmab:

Töö teaduslik ja metoodiline toetamine;

Indekseerimiskaardid;

Nende süstematiseerimine indeksite ja rubriikide kaupa;

Kataloogi viite koostamine;

Kataloogi täiustamine;

Kataloogide ja kataloogide kasutamise arvestusvormide pidamine.

Kataloogis olevad kaardid peavad olema indekseeritud, neile peab olema kinnitatud register - sümbol, keeleelement, tähed, numbrid, kokkuleppemärgid, mille eesmärk on edastada dokumentides fikseeritud teabe sisu, fikseerida jaotuste koht klassifitseerimisskeemis ja määrata nende jaotuste vaheline seos ...

Indeksid võivad olla:

sõnasõnaline;

digitaalne;

Kombineeritud.

Nende eesmärk on määrata kaartide koht kataloogis. Nende süstematiseerimine toimub vastavalt indeksitele tähtede ja numbrite järjekorras. Kataloogide pidev täiustamine hõlmab liigitusskeemi täiustamist, nende sisu ja kujunduse kontrollimist, kirjelduste täiustamist. Sellest tulenevalt peaksid kataloogid olema inventuuri järel tähtsuselt teine ​​arhiiviviide.

5 . Arhiivijuhend

Arhiivijuhend - arhiiviteatmik, mis sisaldab süstemaatiliselt arhiivifondide tunnuseid või lühiteavet ning on mõeldud selle koostise ja sisuga tutvumiseks.

Juhendid hõlmavad teavet Kasahstani Vabariigi riikliku arhiivifondi, arhiivide rühma, arhiivi ja mitmete arhiivifondide tasemel. Sõltuvalt sellest jagunevad juhendid järgmisteks osadeks:

Arhiivifondide juhendile;

Lühike juhend arhiivifondide kohta;

Arhiivifondide temaatiline juhend;

Arhiivide juhend.

Arhiivifondide juhend määrab arhiivi koosseisu fondi tasemel. See sisaldab arhiivifondide tunnuste süstematiseeritud loetelu, sealhulgas fondi nimetust, numbrit, mahtu, lõpukuupäevi, ajaloolist teavet, annotatsioone, bibliograafiat.

Kiire viide arhiivifondidele annab fondide juhendist üldisemat või kitsamat temaatilist teavet arhiivifondide kohta. See sisaldab fondide nimesid ja lühikest teavet nende kohta. Nende hulka kuuluvad rahaliste vahendite arv, maht ja lõppkuupäevad. Kataloogid võivad olla annoteeritud ja ilma märkusteta.

Arhiivifondide temaatiline juhend annab teavet konkreetse teemaga määratletud fondide kohta. Selles on vastavalt teemadele märgitud fondi nimi, number, selle äärmuslikud kuupäevad, teemakohaseid dokumente sisaldavate inventuuride numbrid, fondi teaduslikud teatmeseadmed, annotatsioonid, bibliograafia. Lisaks saab näidata teavet fondi tegija ajaloo ning dokumentidele juurdepääsu ja kasutamise tingimuste kohta.

Arhiivijuhend sisaldab teavet mitmete arhiivide kohta, alustades Kasahstani Vabariigi Rahvusarhiivifondist ja lõpetades arhiivide rühmaga. See määrab arhiivi koosseisu, arhiivide rühma, Kasahstani Vabariigi Rahvusarhiivifondi koosseisu vastavalt selle kogu või üksikute osade hoidlatele. Arhiivi omadused selles juhendis sisaldavad arhiivi nime ja aadressi, viiteandmeid dokumentatsiooni liikide kaupa, ajaloolist teavet ja annotatsiooni. Lisaks võidakse esitada arhiivi bibliograafia. Olenevalt ülesannetest, mis sellise juhendi ees seisavad, võib see olla üldine või temaatiline. Juhikute koostamisel kasutatakse diferentseeritud lähenemist, mis seisneb selleks ette nähtud fondide, juhtumite ja dokumentide valikus, teabe valikus, võrdlusaparaadi optimaalse koostise ja täielikkuse astme tuvastamises. Reeglina jaguneb teatmikes olev teave eelsovetliku, nõukogude ja postsovetliku perioodi fondide kohta. Nende sees paikneb materjal ajalooliselt ja loogiliselt.

Giid koosneb põhiosast, mis sisaldab fondide ja dokumentide kirjeldust ning viiteaparatuuri, sealhulgas tiitellehte, sisukorda, eessõna, lühendite loetelu, indekseid. Juhikute koostamisel on peamiseks nõudeks neile kajastatava teabe täielikkus, viiteandmete (arhiiv, fond, inventar, hoiuüksus), vajadusel dokumentide märkuste olemasolu. Juhendid võivad lisaks teabele peamiste arhiivifondide kohta sisaldada teavet märkusteta fondide kohta. Arhiivijuhendid võivad sisaldada üksikasjalikku bibliograafiat, mis näitab lisaks üldbibliograafia andmetele ka arhiividokumentide väljaandeid või aruandeid nende kohta.

6 . Ülevaade arhiividokumentidest ja muudest arhiivikataloogidest

Ülevaade arhiividokumentidest - arhiiviteatmik, mis sisaldab süstematiseeritud teavet üksikute arhiividokumentide komplekside koostise, sisu ja otsinguandmete kohta, mida vajadusel täiendab nende allikaanalüüs. Arvustused võivad olla varu ja temaatiline... Arhiivifondi ülevaade sisaldab süstematiseeritud teavet fondi dokumentide koosseisu ja sisu ning nende allikaanalüüsi kohta.

Temaatiline ülevaade dokumentidest sisaldab süstematiseeritud teavet ühe või mitme arhiivifondi dokumentide koosseisu ja sisu kohta konkreetsel teemal ning nende allikaanalüüsi.

Peamine erinevus teist tüüpi arhiividokumentide läbivaatamise vahel teaduslikud viitedokumendid on allikaanalüüsi läbiviimine, mis hõlmab vaadeldavate dokumentide allikauuringu väärtuse, täielikkuse ja säilivusastme, usaldusväärsuse, neis sisalduvate faktiliste andmete olemuse määramist.

Küsitluse põhiosa moodustavad arhiividokumentide annotatsioonid, millele on lisatud nende otsinguandmed. Ülevaade koostatakse kogu arhiivi kohta, seejärel - selle fondide, inventuuride, kohtuasjade, kohtuasjade lehtede kohta. Täielikult koosneb ülevaade asutuste tunnustest – rahastajatest, dokumentide tunnustest, võrdlusaparatuurist.

Arhiivifondi uuringu koostamise skeem on järgmine:

Struktuurne - struktureeritud fondi tegijaga ja vastavalt fondiga, kui struktuuriosade nimetused on ülevaate osade nimed;

Valdkondlik (funktsionaalne) - fondi tegija ja vastavalt fondi selge struktuuri puudumisel;

Temaatiline - konkreetsete teemade dokumentide rühmitamine ja sisu esitamine;

Kronoloogiline - dokumentide sisu rühmitamine ja esitamine kronoloogia järgi;

Nominaalne - dokumentide sisu rühmitamine ja esitamine nende liikide kaupa.

Dokumentide temaatilise läbivaatamise saab läbi viia järgmise skeemi järgi:

Tööstus (funktsionaalne);

Temaatiline;

Kronoloogiline.

Dokumentide annotatsioonid ülevaates sisaldavad teavet dokumentide sisu, nende allikaanalüüsi, põhiliste dokumendiliikide, autorluse, kronoloogilise raamistiku, autentsuse, otsinguandmete kohta. Fondiuuringus annavad otsinguandmed infot fondi tasemel (inventar, juhtum, leht). Temaatilises ülevaates täiendavad otsinguandmeid arhiivide nimetused ja kogude numbrid.

Küsitluse viiteaparaat koosneb tiitellehest, sisukorrast ja eessõnast, mis annab teavet fondi ja fondi looja kohta, küsitluse ülesehituse, võrdlusaparaadi koostise, lühendite loetelu, ja indeks.

Lisaks ülalmainitud dokumentidele sisaldab temaatiline ülevaade ka: selle koostamisel kasutatud vahendite loetelu; bibliograafia ja teave selleteemaliste dokumentide kättesaadavuse kohta teistes arhiivides.

Arhiivi register on arhiivikataloog, mis sisaldab objektide või objektide nimede süstematiseeritud loendit, mis sisaldab teavet arhiividokumentide kohta koos nende otsinguandmetega.

Osutajad võivad olla:

Interarhiiv;

Fondidevaheline;

fondisisesed;

Ühe inventuuri dokumentidele;

Mitmed fondi inventuurid;

kogu fond;

Ühe arhiivi mitu fondi;

Mitu arhiivi.

Osutajaid saab koostada:

Salvestusüksuse päistele neid vaatamata;

Üksikutele dokumentidele koos nende vaatamisega.

Pealkirja järgi jagunevad osutid omakorda tähestikuline, süstemaatiline ja kronoloogiline... Kui fondil on, koostatakse viited fondi hoiuosakutele keeruline struktuur, kasutatakse sageli suurt hulka varusid.

Fondidevahelised indeksid koostatakse nende tehingute homogeensuse ja vastastikuse täiendavuse alusel. Samad osutid võivad olla arhiividevahelised. Indeksite kirjeldavad artiklid koosnevad teemakontseptsioonist ja otsinguandmetest fondide, inventuuride, juhtumite, lehtede kohta. Indeksi termineid saab omavahel ühendada võrdlussüsteemi abil.

Peamised näpunäidete tüübid:

Temaatiline;

Nominaalne;

Geograafiline;

kronoloogiline;

Tähestikuline;

Süstemaatiline.

Arhiivifondi ajalooline taust koostatakse selle fondi avamisel ja sisaldab fondi looja ajalugu, fondi ajalugu ja fondi dokumentide kirjeldust.

Fondi tegija ajalugu sisaldab:

Fondi tegija loomise ajalugu (kuupäevad, numbrid, haldusdokumentide pealkirjad selle loomise ja ümberkujundamise kohta);

Fondi looja ülesanded ja funktsioonid ning nende muudatused;

Fondilooja tegevuse ulatus, alluvate organisatsioonide süsteemi koosseis;

Rahastaja koht riigiaparaadi süsteemis, majandus-, sotsiaal-poliitiline, kultuurielus;

Muutused fondi looja nimes ja alluvuses; fondi looja struktuur ja selle muudatused;

Fondilooja tegevuse tähtaeg.

Vundamendi ajalugu sisaldab:

Fondi esmakordse arhiivi laekumise kuupäev, maht, tähtajad;

Muutused fondi koosseisus ja mahus ning nende põhjused;

dokumentide säilivusaste;

Dokumentide moodustamise, kirjeldamise, süstematiseerimise tunnused;

Teave fondi looja dokumentide kättesaadavuse kohta teistes fondides ja arhiivides;

Teave teiste rahastajate dokumentide olemasolu kohta fondi dokumentides;

Teadusliku ja võrdlusaparaadi koostis.

Fondi dokumentide kirjeldus sisaldab:

Fondi dokumentide koosseis, liigid ja tähtajad;

Sellele fondi koostajale omased dokumentatsiooni omadused;

Dokumentide kasutamise kord;

Teadusliku võrdlusaparaadi omadused.

Kirjandus

Sapar Bayzhan-Ata. ltt m?ra? at t ?ireginde / Raamatus. Alash miras. Rahvuslik pärand. - Almatõ, 1995.

Sarieva R. M? Ra? At? Ja zha? Sina? Am? Või kerek / Ana tili. 2001. nr 27.

Sarieva R. Kasahstani Vabariigi arhiivinduse arendamise programmi 2001-2005 rakendamise tulemuste kohta / Aza Stan m Ra Attara. 2006. nr 1.

Sizov S. Arhiivid ja Internet: hetkeolukord/ Arhiiviasutuste avaldamistegevus: seis ja väljavaated. Vabariikliku teadusliku ja praktilise seminari materjalid. - Astana, 2007.

Stepansky A.D. Teadus- ja ajalooseltside ajalukku aastal revolutsioonieelne Venemaa/ AE 1974. aastaks. - M., 1975.

Tyuneev V.A. SRÜ riikide arhiivipärand: säilitamine, juurdepääs, kasutamine / Kodused arhiivid. 1998. nr 5.

Uralova S.S. TsNTIDAD RK: /?Aza?Stan m?Ra?Attara teke ja areng. 2007. nr 1-2 (41-42).

Khabizhanova G.B., Valihanov E.Zh., Krivkov A.L. Vene intelligents Kasahstanis (19. sajandi teine ​​pool – 20. sajandi algus). - M., 2003.

Khasanaev M.Kh. Kasahstani arhiveerimise kakssada aastat (ajalugu, riik, probleemid). - Almatõ, 1995.

Khashimbaeva Z. Kasahstani Vabariigi Presidendi Arhiivis dokumentide füüsilise seisundi hindamise kogemusest / Aza Stan m Ra Attara. 2006. nr 1.

Shalgynbai Zh.Zh. Arhiivide roll Kasahstani raamatukirjastamise ajaloo uurimise lähtebaasi kujunemisel 19. sajandil - 20. sajandi alguses. / Arhiiviasutuste avaldamistegevus: seis ja väljavaated. Vabariikliku teadusliku ja praktilise seminari materjalid. - Astana, 2007.

Postitatud saidile Allbest.ru

Sarnased dokumendid

Teadusliku võrdlusaparaadi süsteemi kirjeldus. Raamatupidamise algdokumendid, kohustuslikud organisatsiooni arhiivi ja selle arendamiseks. Kartongiraamat - teatmeteos, mis sisaldab teavet kaartidel olevate dokumentide sisu kohta. Teaduslik tugiaparaat ülevaate jaoks.

esitlus lisatud 30.11.2014


Teadus- ja referentsaparaadi ehitamise kontseptsioon ja põhimõtted, selle struktuur ja üksikute komponentide koostoime. Inventuuri järjekord, kataloogide süsteem arhiivis. Juhendid ning täiendavad teatme- ja otsinguvahendid, nende toimimise põhimõtted.

Kursitöö lisatud 12.09.2014


Arhiiv kui organisatsioon, mille ülesanneteks on dokumentaalsete materjalide hoidmine, neile teadus- ja teatmeaparaadi koostamine ning dokumentaalsete materjalide kasutamise korraldamine. Arhiivide tekkimine Vana-Vene riigis, nende areng.

test, lisatud 14.01.2014


Otsige ajaloolast huvitavatel teemadel avaldamata allikaid. Arhiivide võrgustik ja koosseis. Vundamendid valitsusagentuurid ja isiklikud vahendid. Arhiivide teaduslik tugiaparaat ja selle uurimine. Juhtumite uurimine, tuvastamine ja dokumentide valik.

abstraktne, lisatud 14.12.2008


Bibliograafilise tegevuse uurimine. Bibliograafia ajalugu ja kontseptsioon ning selle areng Venemaal. Infoinfrastruktuur, mis pakub mis tahes riigi dokumentide bibliograafilise teabe ettevalmistamist, levitamist ja kasutamist.

abstraktne, lisatud 21.11.2008


Venemaa riikliku iidsete aktide arhiivi kujunemise ajalugu. Selle lühikirjeldus ja sisu. Arhiivi teaduslik teatmeseade. Hoides selles kroonikaid, vanu trükitud raamatuid, Moskva kiriku raamatukogusid ja tsiviilajakirjandust.

kokkuvõte lisatud 17.04.2014


Isikliku arhiivifondide liigid ja sordid. Isiklikku päritolu dokumentide omandamise ja kirjeldamise tunnused. Isiklikku päritolu dokumentide rahastamine. Arhiivitöötaja tegevus isiklikku päritolu fondide moodustamisel.

kursusetöö, lisatud 01.06.2016


Arhiivitöö Itaalia osariikides enne ja pärast Itaalia taasühendamist. Arhiividokumentide ohutuse, soetamise, arvestuse ja kasutamise tagamine riigis. Vene materjalid Kesklinna fondides Riigiarhiiv... Vatikani arhiiv.

abstraktne, lisatud 20.03.2014


Venemaa arhiivifondi koosseis, selle arengu ajalugu, määrus tegevused. Märgid dokumentide rühmitamisest, arhiivikogude kujunemisest. Isiklike fondide, ühendatud arhiivifondide ja kogude dokumentide liigitamise tunnused.

test, lisatud 08.06.2013


Venemaa riikliku sõjaajalooarhiivi tekkimise ja arengu ajaloo uurimine. Arhiivifondide sektsioonide süstematiseerimise põhiprintsiipide tunnused. Arhiivi konfiguratsiooni analüüs, ajalooliste dokumentide säilitamise iseärasused.