Uued arhiivireeglid: mis on muutunud? Uus normatiivdokument: Organisatsioonide arhiivis dokumentide säilitamise, soetamise, arvestuse ja kasutamise korraldamise reeglid VII jagu. Dokumentide üleandmine organisatsiooni reorganiseerimisel või likvideerimisel vt

admin 20.05.2019 0 kommentaari

Millele nüüd põllul loota määrus ja arhiveerimise metoodiline tugi?

Esiteks kehtivale dokumendile, mis on regulatiivse iseloomuga: Dokumentide hoidmise, soetamise, arvestuse ja kasutamise korraldamise reeglid Arhiivifond Venemaa Föderatsioon ja muud organites olevad arhiividokumendid riigivõim, organid kohalik omavalitsus ja organisatsioonid (kinnitatud Venemaa Kultuuriministeeriumi 31. märtsi 2015 korraldusega nr 526), mis jõustusid eelmise aasta septembri lõpus. Artiklis edaspidi nimetame seda Reeglid-2015.

Ja teiseks praegusele metoodilist laadi dokumendile: organisatsioonide arhiivide töö põhireeglitele (kinnitatud föderaalarhiivide kolleegiumi 6. veebruari 2002. aasta otsusega, edaspidi põhimäärus). Reeglid). Siin käsitletakse üksikasjalikumalt paljusid praktilisi küsimusi, mida 2015. aasta eeskirjad vaid puudutavad, näiteks juhtumite nomenklatuuri väljatöötamise kord.

Osakonnaarhiivide töö põhireeglid (kinnitatud ENSV Peaarhiivi korraldusega 05.09.1985 nr 263), mis pikka aega vanuse tõttu polnud päris töödokument, saadeti lõpuks kaevu. -teenitud puhkus ja neid ei kohaldata Vene Föderatsiooni territooriumil alates reeglite jõustumise hetkest -2015 (föderaalarhiivi 18. septembri 2015 kiri nr 2/2133-A).

Kas dokumente on vaja alles hoida?

Mis on arhiividokument? Vaata artiklit “Millised organisatsioonid nõuavad uut arhiivireeglid? Ja kellel on dokumendid Vene Föderatsiooni arhiivifondist?

Dokumendid tuleb alles hoida. Vaatamata sellele, et 2015. aasta reeglid ütlevad, et „organisatsioonidel on õigus (rõhutan) luua arhiive oma tegevuse käigus moodustatud arhiividokumentide säilitamiseks ...”, muutub see õigus lähemal uurimisel reaalseks kohustus.

Esiteks, kui on organisatsioon, siis on ka töötajad, mis tähendab igaühe jaoks täielikku personalidokumentide komplekti.

Teiseks, kui on organisatsioon, siis on ka tema maksuarvestus, mida esindavad ka paber- või elektroonilised dokumendid.

Kolmandaks tuleb vähemalt kõiki loetletud dokumente säilitada tähtajad. Säilivusaja allikad – eriloendid:

Riigiorganite, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide tegevuse käigus tekkinud standardsete juhtimisarhiividokumentide loetelu, milles on märgitud säilitusperioodid (kinnitatud Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010. a korraldusega nr 558) ;
Organisatsioonide teadus-, tehnika- ja tootmistegevuses tekkivate tüüpiliste arhiividokumentide loetelu, märkides ära säilitusperioodid (kinnitatud Kultuuriministeeriumi korraldusega ja massikommunikatsiooni RF 31. juuli 2007 nr 1182).

Need nimekirjad on kohustuslikud1 kasutamiseks nii riiklikele kui ka valitsusvälistele organisatsioonidele. Nii selgub, et igal, isegi kõige väiksemal ja tagasihoidlikul ettevõttel on arhiivi säilitamiseks dokumentide komplekt. Ja nende jaoks tuleb luua tingimused, mis vastavad uuele regulatiivdokumendile: reeglid-2015. Puudumine struktuurijaotused nimetuste all "arhiiv", "kontor" ei mõjuta seda kohustust kuidagi.

Elektrooniliste dokumentide säilitamine

Kõikide kontoritöö ja arhiveerimise spetsialistide tähelepanu pälvinud uuenduseks on kauaoodatud hoiukord. elektroonilised dokumendid sätestatud 2015. aasta reeglites. Mõeldud on jaotised 2.30–2.33. Reeglites-2015 üleminek elektroonilistele dokumentidele toimub üsna järsult, ilma pealkirjadeta, kohe pärast teadet, et arhiivis on keelatud viibida mustades kingades.

2.30. Elektrooniliste dokumentide säilitamise kohustuslikud tingimused on:

igast elektrooniliste dokumentide salvestusüksusest vähemalt kahe eksemplari olemasolu organisatsiooni arhiivis (põhi- ja töökoopiad peavad olema erinevatel füüsilistel seadmetel);

tehniliste ja tarkvara tööriistad mõeldud elektrooniliste dokumentide reprodutseerimiseks, kopeerimiseks, ümberkirjutamiseks, füüsiliste ja tehniline seisukord;

elektrooniliste dokumentide säilitamisviisi tagamine, välistades teabe kadumise, loata levitamise, hävitamise või moonutamise.

Teine oluline uuendus on 2015. aasta eeskirjades määratletud elektrooniliste dokumentide arhiivis säilitamise vorming:

Fragment dokumendist CollapseShow Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise, soetamise, arvestuse ja kasutamise korraldamise reeglid riigiasutustes, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides (kinnitatud Venemaa Kultuuriministeeriumi korraldusega kuupäev 31.03.2015 nr 526, jõustus 21.09.2015)

2.31. Elektrooniliste tekstidokumentide üleandmine riigi- ja vallaarhiivide hankimise allikaks oleva organisatsiooni arhiivi säilitamiseks toimub PDF / A-vormingus.

PDF on vaieldamatult universaalne formaat. PDF/Arhiivid (PDF/A) on selle vormingu variatsioon, mis on spetsiaalselt loodud pikaajaliseks arhiivimiseks dokumentide hoidmine ja sätestatud ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 „Dokumentatsioonihaldus. Elektrooniline dokumentide failivorming pikaajaliseks säilitamiseks. Kuid nagu kõik universaalsed, pole PDF täiuslik. Selles vormingus tunduvad haldusdokumendid suurepärased, kuid organisatsioonid ei kasuta ainult paketti Microsoft Office. Nii kuvatakse näiteks .dwg-vormingus tehtud joonised PDF-vormingus teisendamisel valesti. Elektroonika käitumine digitaalne allkiri kui teisendate dokumendi .pdf-vormingusse.

Elektrooniliste toimikute ja dokumentide üleandmise kord on kirjeldatud eeskirja punktis 4.34. Tekstist tuleneb järgmine:

esiteks saab elektroonilisi dokumente üle kanda arhiivi ja säilitada nii eraldiseisvatel füüsilistel andmekandjatel kui ka "info- ja telekommunikatsioonivõrgu kaudu",
teiseks koostatakse elektrooniliste juhtumite ja dokumentide inventuur, aga aastal pabervorm(st isegi kui moodustame EDMS-is arhiivi, tuleb inventar arhiivipidajale isiklikult üle anda),
kolmandaks „arhiivihoidmiseks vastuvõtmisel on elektroonilised failid sertifitseeritud elektrooniline allkiri organisatsiooni juht või tema poolt volitatud ametnik". Suhteliselt paberdokumendid midagi sellist pole vaja. Kuidas seda nõuet täita organisatsioonidele, kes loovad elektroonilisi dokumente, kuid ei kasuta EDS-i, 2015. aasta reeglid vaikivad.

Lõpuks luuakse arhiivis elektrooniliste dokumentide kiireks juurdepääsuks viitamise ja otsimise eesmärgil fond (punkt 2.33). Kasutusfondi kontseptsiooni ei avalikustata.

Dokumendiarvestus

3.5. Organisatsiooni arhiivis säilitatakse raamatupidamise põhi- (kohustuslikud) ja abidokumendid. Peamiste raamatupidamisdokumentide koosseis ja vormid määratakse kindlaks vastavalt käesolevatele eeskirjadele. Raamatupidamist tõendavate dokumentide koosseisu ja vormid määrab organisatsiooni arhiiv iseseisvalt.

Põhireeglites selgitati, miks arhiividokumentide arvestust peetakse ja milline on raamatupidamisdokumentide süsteem, sõnastades selgelt selle eesmärgi. Need määratlused on 2015. aasta reeglitest kadunud. Pidagem neid meeles, et mõista, miks me raamatupidamisega tegeleme:

Dokumentide arvestus organisatsiooni arhiivis on nende arvu ja koosseisu kindlaksmääramine väljakujunenud arvestusüksustes ning iga raamatupidamisüksuse teatud kompleksi kuuluvuse ja nende koguarvu fikseerimine (registreerimine) raamatupidamisdokumentides2.
Arhiivi raamatupidamisdokumentide süsteem on omavahel seotud raamatupidamisdokumentide ja andmebaaside kompleks, mis kajastab organisatsiooni arhiividokumentide arvu ja koosseisu ning nende muutusi, komponent Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide riikliku arvestuse süsteem3.

Ja peamine muudatus: arhiivi raamatupidamisdokumentide loetelu 2015. aastal vähenes enam kui poole võrra, 11-lt 5-le. Ainult:

juhtumite, dokumentide vastuvõtmise ja utiliseerimise raamatupidamisraamat;
fondide loetelu;
fondileht;
kohtuasjade, dokumentide inventuur;
kirjelduste register.

Raamatupidamisblankettide koostamise ja pidamise korda, kuigi säästlikult, on kirjeldatud 2015. aasta eeskirja punktides 3.7–3.11.

Ülejäänu on organisatsiooni äranägemisel. Kui tegemist on riikliku (omavalitsuse) arhiivi hankimise allikaga, siis tuleb lisaks vormistada organisatsiooni pass (eeskiri-2015 p 3.12). Samuti on joonealune märkus Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide riikliku registreerimise eeskirjale, mis pärineb 1997. aastast ja kinnitas arhiivipassi vormi. Pange tähele, et põhireeglid pakkusid välja vormi, mis on küll peaaegu identne, kuid siiski "värskem" kui mainitud eeskirjad. Vähemalt algas selles arvestus kahe tuhande, mitte üheksakümnendatega.

Dokumentide väärtuse uurimine

Reeglid-2015 ei toonud dokumentide väärtuse iga-aastase ekspertiisi läbiviimise menetlusse midagi põhimõtteliselt uut. Tähelepanu väärib ainult punkt 4.12:

4.12. Organisatsioonid, kelle tegevusega ei looda Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumente, koostavad personali ja ajutise (üle 10 aasta) säilitusaja juhtumite inventuure ning tagavad nende ohutuse.

See säte viitab vestlusele, et olenemata arhiivi olemasolust ja kuulumisest riigi (omavalitsuse) arhiivide hankimisallikate hulka, on ta kohustatud tegelema oma dokumentidega vähemalt minimaalses mahus. Lõppude lõpuks suudavad võib-olla vähesed inimesed koostada ajutise (üle 10 aasta) ladustamisperioodi juhtumite loetelu ilma juhtumite nomenklatuuri koostamata.

Juhtuminomenklatuur

Vaata artiklit "Arhiivide töö uued reeglid toimikute nomenklatuuri kohta"

Nad räägivad väga tagasihoidlikult juhtumite nomenklatuurist, mida 2015. aasta reeglid nimetavad "peamiseks raamatupidamisdokumendiks, mis kajastab organisatsiooni dokumentaalfondi koosseisu ja korraldust", ega anna sellele isegi arusaadavat määratlust. Dokumendi tekstist tuleneb ainult, et (p 4.14–4.18):

“asjade nomenklatuur fikseerib vormistatud dokumentide liigitamise (rühmitamise) asjadeks (elektroonilisteks asjadeks)”;
kohtuasjade nomenklatuur koostatakse vastavalt lisatud vormile;
organisatsiooni asjade nomenklatuur on koostatud struktuurijaotiste juhtumite nomenklatuuride alusel (vorm on lisatud, kuid sisukorra järgi seda leida ei õnnestu: see sisaldab kahte lisa nimega “ Juhtumite nomenklatuur”; nr 26 viitab struktuurijaotustele);
organisatsiooni asjade nomenklatuur töötatakse välja standardsete, osakondade ja muude dokumentide loetelude alusel, mis näitavad säilitustähtaegu, muid regulatiivseid õigusakte, samuti juhtumite tüüpilisi ja näidisnomenklatuure;
organisatsioonid - riigi (omavalitsuse) arhiivi hankimise allikad kooskõlastavad selle vastavalt talle antud volitustele vastava EPK või riigi (omavalitsuse) arhiiviga;
organisatsioonid, kes ei ole riigi (omavalitsuste) arhiivide hankimise allikad, lepivad oma toimikute nomenklatuuris kokku ise.

Rohkem praktilist teavet organisatsiooni asjade nomenklatuuri arendamise ja pidamise kohta 2015. aasta reeglistik ei sisalda. Peab ütlema ühemõtteliselt: ilma põhireegliteta ei saa tavaline ametnik, eriti esimest korda, seda koostada.

Juhtumite registreerimine

4.19. Lõpetatud kontoritöö juhtumid alaliste ja ajutiste (üle 10 aasta) ladustamisperioodidega, sealhulgas personali jaoks, pärast lõppu kalendriaasta, kuhu need sisestati, valmistatakse ette üleandmiseks organisatsiooni arhiivi ning kuuluvad registreerimisele ja kirjeldamisele.

Sõltuvalt säilitustähtaegadest registreeritakse juhtumid täielikult või osaliselt. Püsiva ja ajutise (üle 10 aasta) ladustamise ja personali juhtumid tuleb täielikult registreerida.

Paberitöö sisaldab:

kohtuasja dokumentide esitamine või köitmine (vormindamata dokumente hoitakse kinnistes kõvakaustades või kastides);

kohtuasja lehtede nummerdamine;

asja tõendilehe koostamine (lisa nr 8);

asja dokumentide siseinventuuri koostamine (lisa nr 27);

korpuse kaanekujundus (lisa nr 28).

Elektrooniliste toimikute ettevalmistamine organisatsiooni arhiivi üleandmiseks näeb ette elektrooniliste toimikute, dokumentide inventuuri koostamise (lisad nr 17, 18).

Mida hõlmab juhtumite osaline registreerimine ja kuidas see sõltub dokumentide säilitamise tähtaegadest, seda ei kajastata.

Kui varem koostati sisemine inventuur ainult “in vajalikud juhtumid”(Põhireeglid, p 3.6.3.), siis võeti see fraas Reeglitest-2015 välja. Lisas 27 toodud inventuurilehe päises ei ole viiteid säilitusaegadele.

Elektroonilisi toimikuid ei tohiks kirjeldada kõiki, vaid ainult neid, millel on ajutine (üle 10 aasta) ja püsiv säilitusaeg (inventuurilehed - vastavalt lisades 17 ja 18).

Taotlused: dokumendivormid

Traditsiooniliselt lõppevad Reeglid-2015 rakenduste komplektiga - dokumentide vormid, mis kaasnevad teatud dokumentide säilitamise protsessidega.

Üldiselt olgu öeldud, et esiteks on reeglites-2015 vorme vähem kui põhireeglites, teiseks on nende hulgas kaks sama nimega rakendust, mis on väga ebamugav ja kolmandaks asuvad need tekstis mainimise järjekorras (ja mitte tähtsuse või loogilise järjestuse järjekorras, nagu põhireeglites). Mõned rakendused on muutnud nime, mõned on veidi muutnud vormi. Üldine soovitus saab olema järgmine: kui on vaja koostada mõni arhiveerimise kohta dokument, peaks arhivaar otsima selle vormi esmalt eeskirjast-2015 ja alles siis, kui sealt vajalikku vormi ei leidu, viima põhireeglitele. .

Allpool on 3 nimekirja. Esimene (tabeli kujul) on lisad 2015. aasta eeskirjast ja vastavad vormid põhireeglist. Teine on 2015. aastal kasutusele võetud vormide uudised. Kolmas on põhireeglite vormid, mida reeglid-2015 ei sisaldanud, kuid mida ka ei tühistatud (nagu öeldakse, kasutage seda oma tervise heaks).

2015. aasta reeglite ja põhireeglite vormide järgimine

Ahenda kuva

Taasilmunud ja 2015. aasta reeglitega kinnitatud:

Elektrooniliste toimikute, ajutise (üle 10 aasta) säilitusaja dokumentide inventuur;
Ajutiste (üle 10 aasta) säilitustähtaegade elektrooniliste failide inventuuri lisa;
Arhiividokumentide säilitamiseks vastuvõtmise ja üleandmise akt (organisatsioonilt organisatsioonile. - u. Aut.)
Juhtumite kirjeldus;
Elektrooniliste toimikute inventuur, dokumendid koos lisaga elektrooniliste toimikute inventarile, dokumendid.

Kaks viimast vormi on mõeldud tarnenimekirjade asendamiseks ja esindavad tegelikult dokumentide vastuvõtmise ja üleandmise toiminguid organisatsiooni arhiivis säilitamiseks.

Organisatsiooni struktuuriüksuse alalise, ajutise (üle 10 aasta) ladustamise juhtude ja personali inventuur (põhieeskirja lisa 12);
Lõpprekord ja tunnistuse kanne (lisa 13);
Alaliselt säilitatavate dokumentide loetelu tiitelleht (Lisa 14);
dokumentide väljastamise korraldus (nõue) (lisa 17);
Dokumentide väljastamise raamat (lisa 19);
Eriti väärtuslike juhtumite loetelu (lisa 23);
Kindlustusfondi ja kasutusfondi laekumise ja käsutamise arvestusraamat (lisa 27);
Kindlustusfondi inventar (lisa 28);
Säilitava organisatsiooni arhiivi pass juhtimisdokumentatsioon(lisa 29);
Osafondi dokumente hoidva organisatsiooni pass (lisa 30);
Elektrooniliste dokumentide arvestusüksuse (ED) registreerimiskaart (lisa 31);
Elektrooniliste dokumentide migratsiooni ja ümberkirjutamise seadus (Lisa 32);
Elektrooniliste dokumentide vastuvõtmise ja utiliseerimise päevik (lisa 33);
Rände registreerimise ja elektrooniliste dokumentide ümberkirjutamise ajakiri (lisa 34);
Isiklikku päritolu dokumente kirjeldav seadus (lisa 38);
Ühise arhiivifondi moodustamise seadus (Lisa 39);
Välja antud koopiate, väljavõtete, viidete, temaatiliste materjalide registreerimise ajakiri (lisa 44);
Lugemissaali kasutajate külastuste registreerimise päevik (lisa 45);
Arhiivi aasta tööplaan (lisa 46);
Kontokaart organisatsiooniga töötamiseks (Lisa 47);
Vastuvõtmise ja üleandmise akt arhiivi juhataja vahetamisel (lisa 48).

On ilmne, et reeglid-2015 on mõeldud ettevalmistatud lugejale. Kuid paljudel juhtudel kahjuks kontoritöö ja arhiivid korraldusse kaasatakse kas sekretärid või (vajadusel) erinevate osakondade töötajad: raamatupidajad, personaliametnikud, töökaitse, juristid jne. Nendel süütutel inimestel on väga raske aru saada, mida neilt dokumentide säilitamise valdkonnas nõutakse.

Reeglid-2015 näevad ette minimaalsed meetmed, et tagada dokumentide säilitamine organisatsioonis. Reeglite lugejad peavad ise metoodilistest allikatest otsima infot selle kohta, kuidas seda miinimumi praktikas rakendada. Seega on organisatsioonide arhiivide töö põhireeglid, hoolimata nende vabatahtlikust staatusest, reeglite-2015 tulekuga kontorites nõutud. Vene organisatsioonid veelgi tugevam kui varem.

Allmärkused

Ahenda kuva

Vene Föderatsiooni kõrgeima vahekohtu otsus 21. veebruarist 2012 nr 14589/11. tule tagasi

Punkt 6.1.1. Põhireeglid. tule tagasi

Punkt 6.3.1. Põhireeglid. tule tagasi

Tasuta 1 ajakirja number

"Organisatsioonide arhiivide töö põhireeglid" (kinnitatud föderaalarhiivide kolleegiumi 6. veebruari 2002. aasta otsusega)

Kinnitatud
otsus
Rosarkhivi kolleegiumid
alates 06.02.2002

PÕHIREEGLID
ORGANISATSIOONIDE ARHIIVIDE TÖÖD

SISSEJUHATUS

Organisatsioonide arhiivide töö põhireeglid on regulatiivne ja metoodiline dokument, mis määrab nende tegevuse. Reeglid põhinevad praegusel õiguslik raamistik info, haldamise ja arhiveerimise dokumentatsiooni toe alal sünteesida kodumaise arhiivinduse kogemusi, arvestada tänapäevaste saavutustega rakenduses tehnilisi vahendeid ja infotehnoloogiad dokumentidega töötamisel.

Õigus ja kohustus luua organisatsioonide arhiive Vene Föderatsiooni Arhiivifondi salastatud dokumentide ajutiseks säilitamiseks. riigi vara, mis on kehtestatud Vene Föderatsiooni arhiivifondi ja arhiive käsitlevate Vene Föderatsiooni põhiseadustega (1993), Vene Föderatsiooni arhiivifondi määrustega (1994) ja Venemaa Föderaalse Arhiiviteenistuse määrustega (1998) , vastav määrused Vene Föderatsiooni subjektid.

Need reeglid kehtivad arhiivide kohta valitsusorganisatsioonid, ning on kohustuslikud ka kõikidele valitsusvälistele organisatsioonidele riigivaraks liigitatud Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ohutuse, kirjeldamise, arvestuse ja kasutamise osas.

Filmi-, foto-, audio- ja videodokumente (audiovisuaalseid), teaduslikke ja tehnilisi, kartograafilisi, telemeetrilisi dokumente säilitavate organisatsioonide arhiivid juhinduvad nendest eeskirjadest korralduse, planeerimise, aruandluse, metoodiline töö arhiivis säilitatavate juhtimisdokumentidega; kõigis muudes küsimustes reguleerib nende dokumentidega töötamist vastavad juhised ja reeglid.

Reeglid ei kehti dokumentide kohta, millega töötamist reguleerib Vene Föderatsiooni 21. juuli 1993. aasta seadus N 5485-1 “On. riigisaladus” ja Vene Föderatsiooni presidendi 30. novembri 1995. aasta dekreet N 1203 „Riigisaladuseks tunnistatud teabe loetelu kinnitamise kohta”.

Riigiorganisatsioonid, mis ei kuulu värbamisallikate hulka riigiarhiivid, sama hästi kui valitsusvälised organisatsioonid võivad oma arhiivide töö korraldamisel ja tagamisel juhinduda käesolevast eeskirjast.

Eeskirjaga on kaasas arhiivi toimimist tagavate dokumentide vormid.

Koostatud on organisatsioonide arhiivide töö põhireeglid töögrupp Rosarkhiv ja VNIIDAD koosseisus: Eremchenko V.A. (meeskonna juht), Albrecht B.V., Banasjukevitš V.D., Gavlin M.L., Kiselev I.N., Krasavin A.S., Larin M.V., Meshcherina T.A., Privalov V. F., Smoglo I.A., Sokova A.N., Solobay N.M., Stepa

Haldusaktide rühmitamine

Arhiivitöö hõlmab erinevat tüüpi teabekandjate süstematiseerimist. Need sisaldavad ka eeskirju. Need on rühmitatud vastavalt tüübile ja kronoloogiale koos rakendustega:

Nende lisadena toimivad haldusaktidega kinnitatud määrused, hartad. Nad rühmitavad kokku. Kui sätted, juhised, hartad kinnitati iseseisvate aktidena, süstematiseeritakse need eraldi juhtumiteks.
Kõrgemate struktuuride korraldused ja otsused nende rakendamise kohta on rühmitatud vastavalt ettevõtte töövaldkondadele.
Personaliga seotud tellimused süstematiseeritakse vastavalt hoiutähtaegadele. Suure mahuga infomaterjalid asjakohaste toimingutega erinevad osapooled ettevõtte tööd, eraldi rühmitatuna.
Põhitegevusala tellimused süstematiseeritakse personali puudutavatest aktidest eraldi. Näiteks tellimus arhiivibüroo töö sisaldub ühes kaustas ja vastutava üksuse juhi määramisel - teises.
Kinnitatud limiidid, aruanded, hinnangud, pealkirjade nimekirjad, plaanid jne. nende poolt projektidest eraldi rühmitatud.
Dokumentide korrastamine isikutoimikutesse toimub nende saabumise järjekorras.
Töötajate isiklikud kontod palga järgi on süstematiseeritud eraldi kaustadesse. Need on järjestatud tähestikulises järjekorras.
Kaebused, ettepanekud, kodanike avaldused ettevõtte tegevuse kohta, dokumentatsioon nende läbivaatamiseks ja elluviimiseks on rühmitatud üksikisikute pöördumistest isiklike küsimuste kohta.
Tavaliselt süstematiseeritakse kirjavahetus kalendriperioodi kohta kronoloogilises järjekorras. Vastused asetatakse küsimuste järele. Eraldi teemal, eelmisel aastal alanud kirjavahetuse taasalustamisel kantakse dokumendid jooksva perioodi kausta. Sel juhul märgitakse eelmise aasta juhtumi indeks.

Nüansid

Arhiivibürootöö on selline tegevus, mille käigus spetsialistid tagavad lisaks teabekandjate ohutusele ka oskuse nendega vajadusel töötada. Selleks ääristatakse kaustad moodustavad aktid nelja torkega pappkaaneks. Neid on lubatud ka köita, võttes arvesse võimalust lugeda kõigist paberitest tekste, resolutsioone, kuupäevi, viisasid.

Rühmitamise ettevalmistamisel eemaldatakse kõik metallist kinnitusdetailid. Püsihoiuks mõeldud materjalid, mis koosnevad eriti väärtuslikest või vormistamata aktidest, on suletud kolme klapiga, sidemetega kaustades või spetsiaalsetes kastides.

Kui asjas on väljanõudmata isiklikku laadi dokumente ( tööraamatud, tunnistused, sõjaväepiletid jne) asetatakse need eraldi ümbrikusse ja salvestatakse koos ülejäänud materjalidega. Kaustade lõpus peaks olema tühi tunnistajaleht. Kausta algusesse kantakse vorm siseinventuuri jaoks. Paberite ohutuse ja korra tagamiseks nummerdatakse iga leht araabia numbritega. See reegel ei kehti sertifitseerimislehe ja laoseisu vormi kohta. Number kantakse pliiatsiga paremasse ülanurka.

Sisemine inventar

See on moodustatud ajutise (üle 10 aasta) ja püsiva sisuga teabematerjalide säilitamiseks ja salvestamiseks. Sisemine inventuur koostatakse ka dokumendiliikide alusel koostatud juhtumite kohta, mille rubriikides nende sisu ei avalikustata. Ankeedil peavad olema andmed kaustas olevate aktide järjekorranumbrite, registrite, pealkirjade, kuupäevade ja lehekülgede numbrite kohta.

Lõplik kanne on lisatud sisemisele inventuurile. See näitab numbrite ja sõnadega selles sisalduvate dokumentide arvu, samuti selle moodustavate lehtede arvu. Koostaja kinnitab sisemise inventuuri. Kui kaust on köidetud või köidetud ilma ankeedita, siis koostatud leht liimitakse esikaane siseküljele.

Muudatused kaustas olevate materjalide koostises peaksid kajastuma väljal "Märkused". Eelkõige viitab see tagasivõtmisele, paberite asendamisele koopiatega, kaasamisele lisadokumendid kausta. Samal ajal on lisatud lingid asjakohastele aktidele. Vajadusel saab sisemise inventuurilehele moodustada uue üldistava kande, samuti kausta tõendikirja.

21. septembril 2015 jõustus Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi 31. märtsi 2015 korraldus nr 526. Ta kinnitas "Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise, soetamise, arvestuse ja kasutamise korraldamise reeglid riigiasutustes, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides". Artikli tekstis nimetame neid lühiduse huvides "Reeglid-2015".

Väärib märkimist, et reeglite-2015 avaldamisega ei toimunud arhiivinduses revolutsiooni. Välja arvatud juhul, kui uued reeglid on elektrooniliste dokumentide suhtes sõbralikumad... Selles artiklis räägime uute ja vanade arhiveerimisreeglite olekust. Siit saate alla laadida ka organisatsioonide arhiivide 2015 tööreeglid.

Enne ja pärast

Meenutagem, kuidas oli enne korralduse jõustumist: organisatsioonid töötasid kahe dokumendi järgi.

Esimene neist on Osakonnaarhiivide töö põhieeskiri (kinnitatud ENSV Peaarhiivi korraldusega 5.09.1985 N 263). See oli kuni 21.09.15 Venemaal ainus arhiveerimise normatiivne (st kohustuslik) dokument.

Föderaalse arhiiviameti 18. septembri 2015. aasta kirjas N 2 / 2133-A öeldakse, et alates korralduse nr 526 jõustumisest ei kohaldata osakondade arhiivide töö põhireegleid. Te ei saa neid enam kasutada.

Teine on organisatsioonide arhiivide töö põhireeglid (kinnitatud Föderaalarhiivide kolleegiumi 6. veebruari 2002. aasta otsusega). See on metoodiline (valikuline, kuid informatiivne) dokument, mida keegi pole tühistanud, kuid võite ja isegi peate seda kasutama, sest. Eeskirjas-2015 jäid paljud organisatsioonides dokumentide säilitamise praktilise tegevusega seotud küsimused kulisside taha.

Seega on meile jäänud kaks töödokumenti: 2015. aasta eeskirjad ja põhireeglid. Neil on täiesti erinev staatus:

Reeglid-2015 - normdokument. See on kohustuslik kõigile organisatsioonidele, sõltumata nende tegevusalast ja omandivormist. See on kinnitatud Kultuuriministeeriumi korraldusega.

Põhireeglid - metoodiline dokument. Seda pole vaja kasutada, kuigi sellisel juhul tundub arhiivi loomine organisatsioonis olevat väga keeruline. Peamised reeglid kiidetakse heaks ainult Rosarhiivi kolleegiumi otsusega, mis tähendab, et nende staatus on palju madalam kui reeglid-2015.

Kontoritöö ja kontor

Organisatsioonide arhiivide töö eeskiri 2015. a

Jevgenia Kozhanova 15. veebruar 2016 13:58

Alates 2015. aasta septembrist jõustus Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi korraldus 31. märtsist 2015 nr 526. Ta kinnitas "Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise, soetamise, arvestuse ja kasutamise korraldamise reeglid riigiasutustes, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides". Artikli tekstis nimetame neid lühiduse huvides " Reeglid-2015».

Meenutagem, kuidas oli enne korralduse jõustumist: organisatsioonid töötasid kahe dokumendi järgi.

Seega on meile jäänud kaks töödokumenti: 2015. aasta eeskirjad ja põhireeglid. Neil on täiesti erinev staatus:

Põhireeglid – metoodiline dokument. Seda pole vaja kasutada, kuigi sellisel juhul tundub arhiivi loomine organisatsioonis olevat väga keeruline. Peamised reeglid kiidetakse heaks ainult Rosarhiivi kolleegiumi otsusega, mis tähendab, et nende staatus on palju madalam kui reeglid-2015.

Laadige alla Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise, soetamise, arvestuse ja kasutamise korraldamise reeglid riigiasutustes, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides (PDF, 4,02 Mb).

21. septembril kehtis Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise, soetamise, arvestuse ja kasutamise korraldamise eeskiri riigiasutustes, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides (kinnitatud Venemaa Kultuuriministeeriumi korraldusega kuupäev 31. märts 2015 nr 526; edaspidi - uus Eeskiri) alustas tegevust.

Mis juhtis teid enne uute reeglite avaldamist?

Enne uue eeskirja kinnitamist juhindusid riigiasutuste, kohalike omavalitsuste, organisatsioonide arhiivid (edaspidi organisatsioonide arhiivid) oma töös organisatsioonide arhiivide toimimise põhieeskirjast ning osad arhiivid organisatsioonid kasutasid täielikult vana dokument- Osakonnaarhiivide töö põhireeglid. Mõlemad dokumendid ei olnud normdokumendid, vaid määrasid nende staatuse normatiivse ja metoodilise dokumendina. Samal ajal oli 1985. aasta põhireeglitel tõesti normdokumendi staatus, kuna need kinnitati põhiarhiivi korraldusega ja 2002. aasta põhieeskirjad ei olnud föderaalarhiivis kinnitatud, mistõttu neil puudusid. regulatiivdokumendi staatus.

Mis põhjusel tekkis 2002. aasta põhireeglite olemasolul vajadus töötada välja uus, pealegi normatiivne dokument dokumentide säilitamise korraldamise kohta organisatsioonide arhiivides?

Fakt on see, et 2004. aastal võeti vastu 2004. aasta 22. oktoobri föderaalseadus nr 125-FZ "Arhiivimise kohta Vene Föderatsioonis" (edaspidi - föderaalseadus nr 125-FZ), millega võeti arhiveerimise korraldamisel kasutusele palju uuendusi. riigis:

kaevandamine

alates föderaalseadus nr 125-FZ

Artikkel 13. Arhiivide loomine

1. Riigiorganid, kohalikud omavalitsused munitsipaalrajoon ja linnaosa arhiivide loomiseks oma tegevuse käigus moodustatud arhiividokumentide hoidmiseks, soetamiseks, arvestuseks ja kasutamiseks.

2. Organisatsioonid ja kodanikud õigus luua arhiive oma tegevuse käigus moodustatud arhiividokumentide hoidmiseks, sealhulgas riigi- või vallavara hulka mittekuuluvate arhiividokumentide hoidmiseks ja kasutamiseks.

Artikkel 17 ettevõtlustegevus ilma hariduseta juriidilise isiku, arhiividokumentide ohutuse tagamiseks

1. Riigiorganid, kohalikud omavalitsusorganid, organisatsioonid ja kodanikud, kes tegelevad ettevõtlusega ilma juriidilist isikut moodustamata, on kohustatud tagama arhiividokumentide, sealhulgas personalidokumentide ohutuse föderaalseadustega kehtestatud säilitusaja jooksul, regulatiivsed õigusaktid Venemaa Föderatsioon, samuti dokumentide loetelud […]

Samuti kehtestati selle föderaalseadusega arhiividokumentide omandi mõiste (dokumendid võivad asuda osariigis (föderaal, Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste omand), munitsipaal-, eraomand(vabaühendused ja üksikisikud)).

Lisaks kinnitati Venemaa Kultuuriministeeriumi 18. jaanuari 2007 korraldusega nr 19 Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise, soetamise, arvestuse ja kasutamise korraldamise eeskirjad riigi- ja vallaarhiivid, muuseumid ja raamatukogud, organisatsioonid Vene akadeemia Teadused (edaspidi - 2007. aasta eeskiri).

Need kaks asjaolu, aga ka asjaolu, et põhireeglid ei omanud normdokumendi staatust, sundisid meid pöörduma normdokumendi väljatöötamise poole, mis määrab kindlaks dokumentide säilitamise korra organisatsioonide arhiivis.

"Millised saavad olema kommentaarid?"

Uute reeglite eelnõu väljatöötamise käigus arutati dokumenti kahel korral laialdaselt arhiivitöötajate seas:

esimest korda - Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste, riigi- ja munitsipaalarhiivide arhiivihaldusorganite töötajate poolt;
teist korda - föderaalorganite töötajad täidesaatev võim.

Ainuüksi riigi- ja vallaarhiividest tuli üle 400 märkuse. Kõiki saadud kommentaare kaaluti hoolikalt ja viimases etapis - ajutise töörühma poolt, kuhu kuulusid föderaalarhiivi ja VNIIDADi spetsialistid. Tuleb märkida, et palju kommentaare tekitas arhiivitöötajate soov kirjeldada võimalikult üksikasjalikult organisatsioonide arhiivides dokumentide ohutuse, arvestuse, koostamise ja kasutamise tagamiseks kasutatavate arhiivitehnoloogiate üksikuid protsesse, mis 2007.a. põhimõtet ei olnud võimalik teha, arvestades uue eeskirja staatust normdokumendina.

Samas olid mõned märkused põhimõttelise iseloomuga, näiteks märkus, et uue eeskirja eelnõu punktis “Kokkupanemine” ei ole dokumentide väärtuse uurimise küsimust järjekindlalt välja toodud, eelkõige tulenevalt asjaolu, et kohtuasjade nomenklatuuriga seotud sätted jäeti välja. Arvestades, et praegu on organisatsiooni asjade nomenklatuuri vorm ja selle väljatöötamise kord sätestatud ainult metoodilises dokumendis - Metoodilised soovitused kontoritöö juhiste väljatöötamiseks. föderaalorganid täitevvõim otsustati uue kodukorra eelnõu lõplikult vormistamisel lisada jaotisesse „Kogu” põhisätted kohtuasjade nomenklatuuri, sealhulgas kohtuasjade nomenklatuuri vormi (koond- ja struktuuriüksused) kohta.

Uute reeglite kehtestamine

Uus Eeskiri on mõeldud ametiasutustele, kohalikele omavalitsustele, organisatsioonidele, kes loovad arhiive oma tegevuse käigus moodustatud arhiividokumentide säilitamiseks, soetamiseks, arvestuseks ja kasutamiseks.

Neid ei kohaldata Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja muude riigisaladust sisaldavat teavet sisaldavate arhiividokumentide säilitamise, soetamise, arvestuse ja kasutamise korraldamise kohta.

Uued eeskirjad on normdokument. Nende regulatiivne staatus määrab nende sisule rangemad nõuded. Varem välja antud eeskirjad (vt eespool) sisaldasid lisaks normidele (reeglid, nõuded) ka soovitusi, meetodeid nende normide rakendamiseks. Kõik soovituslikud, metoodilised ja kirjeldavad sätted on uutest reeglitest välja jäetud. Just selles osas kritiseerisid selle eeskirja eelnõu arutelu käigus arhivaarid, kes väitsid pidevalt, et eeskirjad peaksid olema üksikasjalikud ja sisaldama lisaks reeglitele endile ka nende rakendamise mehhanismi.

Uute reeglite ülesehitus ja sisu

Uued reeglid koosnevad seitsmest osast:

Üldsätted.
Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise korraldamine organisatsioonis.
Venemaa Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide ja muude organisatsioonis arhiividokumentide arvestus.
Arhiivi täiendamine Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentidega.
Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja organisatsiooni muude arhiividokumentide kasutamise korraldamine.
Organisatsiooni dokumentide üleandmine säilitamiseks riigi (omavalitsuse) arhiivi.
Dokumentide üleandmine organisatsiooni reorganiseerimise või likvideerimise ajal, organisatsiooni arhiivi juhataja vahetus.

Uue eeskirja lisades on sätestatud organisatsioonide arhiivides kasutatavad raamatupidamis- ja muud dokumendivormid.

Nende reeglite põhiosade järjestus vastab föderaalseadusele nr 125-FZ ja 2007. aasta reeglitele, kuigi nagu paljud eksperdid arutelu etapis märkisid, oleks loogilisem alustada omandamisest ja lõpetada kasutamisega.

Uute reeglite jaotised kajastavad organisatsiooni arhiivi põhifunktsioone:

Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise korraldamine;
dokumentide arvestus;
organisatsiooni arhiivi täiendamine dokumentidega;
arhiividokumentide kasutamise korraldamine;
dokumentide üleandmine säilitamiseks riigi (omavalitsuse) arhiivi.

Lisaks sisaldab uus Eeskiri osa "Dokumentide üleandmine organisatsiooni reorganiseerimise või likvideerimise, organisatsiooni arhiivi juhataja vahetumise korral."

Märge

Erinevalt 2002. aasta põhieeskirjast ei sisalda eeskiri nr 526 sätteid, mis puudutavad arhiivi enda tegevuse korralduslikke aspekte (arhiivi eesmärgid ja eesmärgid, ülesanded, õigused jne on määratlemata). Nende põhieesmärk on kehtestada nõuded dokumentide arhiivisäilitamise protsesside korraldamiseks alates organisatsiooni dokumentidega arhiivi hankimisest kuni dokumentide kasutamise korraldamiseni.

Vaatame jaotisi üksikasjalikumalt.

I jaotis. Üldsätted

Määratleb õiguslikel alustel dokumendi arengut ja ulatust ning sisaldab ka sätteid, mis määratlevad mõned organisatsioonilised alused organisatsiooni arhiivi tegevus.

Uued eeskirjad kehtivad riigiasutustele, kohalikele omavalitsustele ja organisatsioonidele - riigi- ja munitsipaalarhiivide hankimise allikatele, mille käigus moodustatakse Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumente (edaspidi - organisatsioonid). Eeskirja sätteid võivad kasutada ka muud riiklikud ja valitsusvälised organisatsioonid, kelle tegevuses ei moodustata Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumente.

Lähtudes föderaalseaduse nr 125-FZ sätetest, sätestavad uued eeskirjad, et riigiorganid, linnaosa, linnaosa ja linnasisese piirkonna kohalikud omavalitsused on kohustatud looma arhiive säilitamiseks, omandamiseks, arvestuseks ja kasutamiseks. oma tegevuse käigus moodustatud arhiividokumentidest. Arhiivi ülesanded ja funktsioonid (keskarhiiv) riigiasutus, kohalik omavalitsusorgan, organisatsioon - riigi-, vallaarhiivi hankimise allikas määratakse organisatsiooni juhi poolt kinnitatud määrusega.

Märge

Uued eeskirjad ei kehti Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja muude riigisaladust sisaldavat teavet sisaldavate arhiividokumentide hoidmise, soetamise, arvestuse ja kasutamise korraldamise suhtes.

II jaotis. Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise korraldamine organisatsioonis

Määratleb organisatsiooni arhiivifondi mõiste ja organisatsiooni arhiivifondide liigid.

Organisatsiooni arhiivifond on osa dokumendifondist, sealhulgas Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumendid, personali dokumendid ja arhiividokumentide ajutise (üle 10 aasta) säilitusaja dokumendid. Arhiivifond kuulub säilitamisele organisatsiooni arhiivis.

Organisatsiooni arhiivifondide tüübid:

organisatsiooni arhiivifond, mis koosneb Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentidest ja muudest arhiividokumentidest;
ühine arhiivifond, mis koosneb kahe või enama organisatsiooni tegevuse käigus moodustatud Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentidest ja muudest arhiividokumentidest, millel on omavahel ajalooliselt ja/või loogiliselt seotud seosed;
arhiivikogu, mis koosneb erineva päritoluga üksikutest arhiividokumentidest, mis on ühendatud ühe või mitme tunnuse järgi (temaatiline, autori-, spetsiifiline, esemeline jne).

Paberdokumentide hoidmine. Uute reeglite punktis 2.9 on rõhutatud: arhiividokumente säilitatakse süstemaatiliselt arhiivifondi piires. Arhiivifondi dokumentide süstematiseerimise üksuseks organisatsiooni arhiivis on hoiuüksus. Eeskirjad määratlevad ka arhiivifondi hoidlate süstematiseerimise tunnused:

struktuurne (laduüksuste kuulumine organisatsiooni struktuuriüksustesse);
kronoloogiline (perioodide või kuupäevade järgi, kuhu salvestusüksused kuuluvad);
funktsionaalne, valdkondlik, temaatiline, aineküsimus (võttes arvesse organisatsiooni funktsioone, salvestusüksuste sisuga seotud teemasid või küsimusi);
nominaalne (vastavalt vormile - dokumentide liigid ja sordid);
korrespondent (organisatsioonide jaoks, kirjavahetuse tulemusena, kellega moodustati hoiuüksused);
geograafiline (vastavalt teatud territooriumid, asulad ja muud geograafilised objektid, millega on seotud dokumentide sisu, nende autorid, korrespondendid);
autori (organisatsioonide nimede või dokumentide autoriteks olevate kodanike nimede järgi).

Kehtestatakse nõuded dokumentide ohutuse tagamiseks (normatiivsed (optimaalsed) tingimused dokumentide säilitamiseks; dokumentide ratsionaalne paigutamine arhiivi; dokumentide saadavuse ja seisukorra kontrollimine, dokumentide otsimise kord), sh. elektrooniliste dokumentide säilitamise omadused

Elektrooniliste dokumentide säilitamine. Reeglid määravad kohustuslikud tingimused järgmiste dokumentide säilitamine:

igast elektrooniliste dokumentide salvestusüksusest vähemalt kahe eksemplari olemasolu organisatsiooni arhiivis (põhi- ja töökoopiad peavad olema erinevatel füüsilistel seadmetel);
elektrooniliste dokumentide reprodutseerimiseks, kopeerimiseks, teisendamiseks ja migreerimiseks ning nende füüsilise ja tehnilise seisukorra kontrollimiseks mõeldud tehniliste ja tarkvaravahendite kättesaadavus;
elektrooniliste dokumentide säilitamisviisi tagamine, välistades teabe kadumise, loata levitamise, hävitamise või moonutamise.

Organisatsiooni arhiivi säilitamiseks edastatud elektrooniliste tekstidokumentide vorming - riigi- ja omavalitsuse arhiivi hankimise allikas - PDF / A.

Eeskirjad näevad ette, et tarkvara- ja riistvarakeskkonna muutumise ning arvutivormingute vananemise, kandja kahjustamise korral teostab organisatsiooni arhiiv tööd elektrooniliste dokumentide teisendamiseks uutesse vormingutesse ja/või uutele andmekandjatele.

Lisaks käsitletutele kehtestab käesolev paragrahv arhiividokumentide kättesaadavuse ja seisukorra kontrollimise korra (p 2.39-2.43), avastamata dokumentide otsimise korraldamise (p 2.44), arhiivist dokumentide väljastamise korra (p 2.45). -2.48), samuti arhiividokumentide turvalisust tagav kord hädaolukorrad(jaotis 2.49).

Paberdokumentide saadavuse ja oleku kontrollimine. Organisatsiooni arhiivis viib läbi komisjon või vähemalt kaks töötajat vähemalt kord 10 aasta jooksul, elektroonilised dokumendid - vähemalt kord 5 aasta jooksul.

Vastavalt 2007. a korralduse punktile 2.11.5 viiakse läbi organisatsiooni arhiivi kõigi dokumentide või nende üksikute osade (rühmade) saadavuse ja seisukorra erakorraline ühekordne kontroll:

loodusõnnetuste, massiliste ümberasumiste ja muude asjaolude korral, mille tagajärjel võivad arhiividokumendid kaduda või kahjustada saada,
arhiivide juhatajate vahetamisel.

Auditi tulemuste põhjal koostatakse järgmised aktid:

arhiividokumentide olemasolu ja seisukorra kontrollimine (lisa nr 3);
O tehnilisi vigu raamatupidamisdokumentides (kui need on leitud) (lisa nr 4);
dokumentide (käesoleva fondiga mitteseotud, teadmata) leidmise kohta (lisa nr 5).

Arhiivist dokumentide väljastamise kord. Dokumendid väljastatakse organisatsiooni arhiivi juhataja või tema asetäitja (kui arhiiv on asutus), organisatsiooni struktuuriüksuse juhi (kui arhiiv on struktuuriüksus) kirjaliku loa alusel:

organisatsiooni struktuuriüksuste töötajad;
kohtu-, õiguskaitse- ja muud volitatud asutused õigel ajal;
teised kasutajad kirjaliku taotluse alusel.

Dokumentide arhiivist väljastamise tähtaeg ei tohi ületada:

üks kuu - organisatsiooni töötajatele ja teistele kasutajatele kasutamiseks;
kuus kuud - kohtu-, õiguskaitse- ja muudele volitatud asutustele.

Dokumentide väljastamise perioodi on võimalik pikendada - organisatsiooni juhi loal kasutaja kirjaliku kinnituse alusel dokumentide säilitamise/säilitamise kohta.

Elektroonilised dokumendid väljastatakse arhiivist vormil elektroonilised koopiad või paberkoopiad.

Arhiivi dokumente ei väljastata:

kasutusfondi olemasolul;
halvas füüsilises seisundis.

III jagu. Venemaa Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide ja muude organisatsioonis arhiividokumentide arvestus

Pühendatud küsimustele aastal paar Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumenti ja muid arhiividokumente organisatsioonid.

Vastavalt uute reeglite punktile 3.1 kuuluvad raamatupidamisele kõik organisatsiooni arhiivis säilitatavad dokumendid, sealhulgas personali käsitlevad dokumendid, fondi dokumentide koopiad kasutamiseks (olemasolul) ning juhtumite ja dokumentide inventuurid.

Arhiividokumentide peamised arvestusüksused on:

Igale salvestusüksusele määratakse kontonumber, mis on osa arhiivi šifrist.

Meie sõnastik

Arhiivi šifr- igale hoiuüksusele vasakpoolses alanurgas kantav tähis arvestuse ja identifitseerimise tagamiseks - koosneb: arhiivifondi numbrist; kohtuasjade, dokumentide nimekirja numbrid; hoiuüksuse number.

Eraldi elektroonilistel andmekandjatel säilitatavate elektrooniliste dokumentide arhiivišifr on märgitud kandjakarpi lisatud lisale. Sisse salvestatud elektrooniliste dokumentide arhiivišifr infosüsteem arhiiv, on osa elektroonilise dokumendi konteineri metakirjeldusest (kohustuslik kirjelduselement).

Info arhiivi arvestusüksuste kohta kajastub raamatupidamisdokumentides. Eeskirja uus säte dokumendiarvestuse korraldamisel on säte organisatsiooni arhiivis kahe raamatupidamisdokumentide rühma eraldamise kohta: põhi- (kohustuslik) ja abidokument.

Organisatsiooni arhiivi põhiliste (kohustuslike) raamatupidamisdokumentide koosseis sisaldab:

juhtumite, dokumentide vastuvõtmise ja kõrvaldamise raamatupidamisraamat (lisa nr 11);
fondide loetelu (lisa nr 12);
fondileht (lisa nr 13);
kohtuasjade, dokumentide inventuur (lisad nr 14-16);
varude register (lisa nr 19).

Elektrooniliste kohtuasjade inventuuri vormid on toodud uue eeskirja lisades nr 17, 18.

Raamatupidamise abidokumentide koosseis ei ole reguleeritud, igal arhiivil on õigus neid kasutada raamatupidamise vormid, mida ta vajab seoses hoiul olevate dokumentide eripäraga või muudel põhjustel.

Reeglid sätestavad ka, et organisatsiooni arhiivis on võimalik arvestust pidada automatiseeritud režiimis, kasutades raamatupidamisandmebaase (DB) (vt p 3.13). Organisatsiooni arhiivi raamatupidamisandmebaasid - riigi (omavalitsuse) arhiivi hankimise allikas peavad ühilduma riigi (omavalitsuse) arhiivide ja arhiivihaldusorganite vastavate raamatupidamisandmebaasidega.

IV jagu. Arhiivi täiendamine Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentidega

pühendatud organisatsiooni arhiivi täiendamise küsimused Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentidega. Organisatsiooni arhiivi omandamine on arhiivi süstemaatiline täiendamine organisatsiooni struktuuriüksuste dokumentidega.

On kindlaks tehtud, et Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumendid ja ajutise (üle 10 aasta) säilitusaja dokumendid, sh. personali käsitlevad dokumendid kantakse organisatsiooni arhiivi mitte varem kui üks aasta ja hiljemalt kolm aastat pärast bürootöö juhtumite lõpetamist. Erandiks on teenistusest vabastatud riigi- ja munitsipaaltöötajate personali käsitlevad dokumendid - need kantakse organisatsiooni arhiivi üle 10 aasta möödumisel töötajate vallandamise kuupäevast.

Märge

Ajutiste hoiutähtaegade (kuni 10 aastat (kaasa arvatud)) juhtumeid, nagu see on organisatsioonide arhiivide praktikas juba ammu välja kujunenud, arhiivi üle ei kanta, neid säilitatakse organisatsiooni struktuuriüksustes ja pärast tähtaja möödumist. säilitusajad kuuluvad ettenähtud viisil hävitamisele.

Uued eeskirjad näevad ette, et juhtumid kantakse pärast nende väärtuse kontrollimist organisatsiooni arhiivi. Sel põhjusel kehtestab käesolev paragrahv dokumentide väärtuse ekspertiisi läbiviimise, organisatsiooni arhiivi üleandmiseks asjade ettevalmistamise, struktuuriüksuste juhtumite inventuuride koostamise korra, mille alusel antakse juhtumid arhiivi üle. organisatsiooni poolt ning rõhutab ka, et enne dokumentide väärtuse kontrollimist ettenähtud korras on dokumentide hävitamine keelatud.

Paragrahvi sätetes juhitakse tähelepanu sellele, et koosolekul vaadatakse läbi alalise ladustamise juhtumite ja personali inventuurid, dokumentide hävitamise aktid. ekspertkomisjon(EÜ) organisatsioonid, tavaliselt üheaegselt. Kaalutlustulemuste põhjal koordineerib EK juhtumite, alalise säilitamise dokumentide ja personali inventuuri ning toimib dokumentide hävitamiseks eraldamise kohta.

Organisatsioonid - riikliku (omavalitsuse) arhiivi hankimise allikad esitavad dokumentide inventuuri alaline tähtaeg ladu ja personal (iga-aastased osad), kooskõlastatud organisatsiooni EK-ga, arhiiviasutuse ekspertkontrollikomisjonile (EPK) läbivaatamiseks:

alaline ladustamisaeg - kinnitamiseks;
personali kohta - kokkuleppel.

Pärast juhtumite inventuuri kinnitab ja kooskõlastab EPK dokumendid, need inventuurid ja säilitamisele mittekuuluvate dokumentide hävitamiseks määramise akti kinnitab organisatsiooni juht. Lisaks saab hävitada seaduse alusel hävitamiseks määratud juhtumeid.

Organisatsioonid, kelle tegevusega ei looda Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumente, ei tohiks personali juhtumite inventuuri kooskõlastada arhiiviasutuse EPC-ga.

Märge

Uute reeglite punkt 4.13 sätestab, et aegunud säilitustähtajaga elektroonilised failid kuuluvad hävitamiseks. ühised põhjused, misjärel need füüsiliselt hävitatakse või hävitatakse tarkvara ja riistvara poolt vastava märkusega aktis.

Reeglite selles jaotises pööratakse erilist tähelepanu organisatsiooni asjade nomenklatuurile. Selle peamiste põhimõtete kohaselt:

fikseerib vormistatud dokumentide liigituse (rühmitamise) toimikuteks (elektroonilisteks toimikuteks) ja on peamine raamatupidamisdokument, mis kajastab organisatsiooni dokumendifondi koosseisu ja korraldust;
on aluseks kohtuasjade inventuuride koostamisel, alalise ja ajutise (üle 10 aasta) säilitusaja dokumentide, samuti ajutiste (kuni 10 aastat kaasa arvatud) hoiutähtaegade juhtumite fikseerimisel;
on välja töötatud standardsete, osakondade ja muude dokumentide loetelude alusel, milles on märgitud säilitusajad, muud normatiivaktid, samuti juhtumite tüüp- ja näidisnomenklatuurid;
on vormistatud ettenähtud vormis (lisa nr 25) struktuurijaotiste juhtumite nomenklatuuride alusel (lisa nr 26).

Organisatsioonid - riigi (omavalitsuse) arhiivi hankimise allikad, kooskõlastavad kord viie aasta jooksul kohtuasjade nomenklatuuri organisatsiooni VRK-ga ja esitavad selle kooskõlastamiseks vastavale EKÜ-le või riigi (omavalitsuse) arhiivile, vastavalt talle antud volitustega. Organisatsioonid, kelle tegevus ei loo Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumente, kinnitavad juhtumite nomenklatuuri iseseisvalt.

Reeglid seavad järjekorra koolitust elektrooniliste dokumentide organisatsiooni arhiivi üleandmiseks. Eelkõige nähakse ette, et alalise säilitamise, ajutiste (üle 10 aasta) säilitustähtaegade, sh. personali poolt. Elektrooniliste kohtuasjade inventuuri vormid, nagu juba öeldud, on toodud uue eeskirja lisades nr 17, 18.

V jagu. Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja organisatsiooni muude arhiividokumentide kasutamise korraldus

See jaotis kehtestab eeskirjad Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide ja organisatsiooni muude arhiividokumentide kasutamise korraldamise kohta. Reeglite peamised sätted selles osas on järgmised:

Sulle teadmiseks

Uus Eeskiri määrab kindlaks arhiividokumentide kasutamise vormid. Peamised neist on:

organisatsiooni töötajate infotugi;

kasutajasoovide täitmine, sh. sotsiaalset ja õiguslikku laadi kodanike päringud;

dokumentide ja juhtumite väljastamine ajutiseks kasutamiseks, arhiividokumentide koopiate andmine kasutajate nõudmisel, sh. elektrooniliste dokumentide kujul.

Erilist tähelepanu pööratakse uutes Reeglites kasutajasoovidega töökorraldusele. Määratletud:

taotluste liigid (temaatiline ja sotsiaal-õiguslik iseloom);
kirjalikule päringule esitatavad nõuded (selle vorm, päringus sisalduva teabe koostis);
päringutega töötamise kord (registreerimise, läbivaatamise, mittepõhitaotluste ümbersuunamise tähtajad, kasutajate päringutele vastuste koostamine arhiiviviide, arhiiviväljavõtte ja arhiivikoopia vormis);
Interneti kaudu saadud päringutega töökorralduse omadused.

Uus eeskiri määrab kindlaks juhud, mil arhiiv võib arhiividokumentide väljastamisest keelduda:

kasutusfondi olemasolu;
dokumentide halb füüsiline seisukord;
dokumendid ei ole läbinud teaduslikku kirjeldust ja tehnilist projekti (kuni nende tööde lõpetamiseni);
kasutuspiirangud, seadusega kehtestatud Venemaa Föderatsioon või fondi looja.

R IV jagu. Organisatsiooni dokumentide üleandmine säilitamiseks riigi (omavalitsuse) arhiivi

Määrab organisatsiooni dokumentide riigi (omavalitsuse) arhiivi säilitamiseks üleandmise korra. See jaotis sätestab, et:

organisatsioonid - riiklike (omavalitsuste) arhiivide hankimise allikad pärast Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ajutise säilitamise tähtaja möödumist arhiivis, organisatsioonid annavad need vastavalt eeskirjadele alaliseks säilitamiseks üle vastavasse riiklikku (omavalitsuslikku) arhiivi. nr 19;
riiklikud ja valitsusvälised organisatsioonid, kes ei ole riiklike (omavalitsuste) arhiivide hankimise allikad, võivad oma tegevuses moodustatud Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumente lepingute alusel üle anda riiklikele (omavalitsuste) arhiividele.

Uus Eeskiri kehtestab dokumentide üleandmise korra. Nad rõhutavad, et dokumendid antakse alalisele säilitamisele korrapäraselt üle vastava teadusliku referentsaparaadiga ning dokumentide üleandmine riigi (omavalitsuse) arhiivi vormistatakse dokumentide säilitamiseks vastuvõtmise ja üleandmise aktiga (lisa nr 30). ).

VII jagu. Dokumentide üleandmine organisatsiooni reorganiseerimise või likvideerimise ajal, organisatsiooni arhiivi juhataja vahetus

Määrab tellimuse dokumentide üleandmine organisatsiooni reorganiseerimise või likvideerimise käigus, organisatsiooni arhiivi juhataja vahetus. See paragrahv sätestab, et likvideeritud organisatsiooni dokumentide üleandmise eest vastutab asjaajamise ja vara üleandmiseks moodustatud komisjon.

Organisatsioonide likvideerimise korral - koosseisus oleva riigi (omavalitsuse) arhiivi hankimise allikad likvideerimiskomisjon kaasatakse riigi(omavalitsuse)arhiivi esindaja.

Organisatsiooni arhiivi juhataja (organisatsiooni arhiivi eest vastutava isiku) vahetumisel toimub dokumentide vastuvõtmine ja edastamine arhiivist, raamatupidamine ja teaduslikud võrdlusaparaadid neile toimub vastavalt aktile.

Kokkuvõte

1. Uued reeglid on reeglite kogum, mis hõlmab kõiki peamisi organisatsiooni arhiivi läbiviidavaid protsesse:

dokumentide säilitamise korraldamine,
dokumentide arhiveerimine,
dokumentide arhiveerimine
arhiividokumentide kasutamine.

2. Kuna käesolev eeskiri on normdokument, siis on võimalik, et selle praktikas rakendamise käigus võib tekkida vajadus dokumendi metoodilise täienduse järele (soovituste väljatöötamine, juhised reeglite kui terviku või reeglite eraldi osade alusel).

3. Põhiline põhimõtteline erinevus uued reeglid muudest dokumentidest seisnevad selles, et need eeskirjad on normdokument. 2002. aasta põhieeskiri on oma olemuselt nõuandev, 1985. aasta põhieeskiri oli regulatiivne ja metoodiline dokument. Seetõttu on uued eeskirjad palju väiksema ulatusega: need sisaldavad ainult neid sätteid (reegleid, nõudeid), mida tuleb kohaldada ebaõnnestumata. Kõik muu – ehk kuidas seda teha – on arhivaaride meelevallas.

4. Võime öelda, et nõuded on vähenenud. Vähendati dokumentide vormide arvu kohustuslik. Varem oli neid üle 40: Põhieeskirjas nr 263 - 44 blanketti, Põhieeskirjas - 48, nüüd uues eeskirjas - 30. See tähendab, et arhiiv saab vajadusel kasutada oma blankette. Praktikas oli küll.

5. Uus Eeskiri on keskendunud eelkõige organisatsioonidele, kes on riigi- ja vallaarhiivide hankimise allikad, kuid see ei ole dokumendis otseselt välja toodud, mistõttu oleks õigem öelda, et eeskiri on suunatud organisatsioonidele, kellel on oma arhiiv.

Kinnitatud ENSV Peaarhiivi 5. septembri 1985. a korraldusega nr 263 (edaspidi - 1985. a põhireeglid). Tegelikult kaotasid nad oma jõu Venemaa Kultuuriministeeriumi 31. märtsi 2015. aasta korralduse nr 526 avaldamisega, millega kiideti heaks uued reeglid, mida artiklis käsitleme.