Kuidas läbida tellimusi arhiivile. Personaldokumentide ettevalmistamine arhiivi arhiivile

Personalibüroo töö kontseptsioon lisaks töösuhete dokumenteerimisele töötajatega, samuti dokumentide ladustamise ja kasutamisega organisatsiooni praeguses tegevuses, nende väärtuse uurimine ja arhiivide säilitamise dokumentide edastamine.

Selle valdkonna peamine regulatiivne tegu on 22. oktoober 2004 nr 125-fz "föderaalne seadus arhiveerimisettevõttes Venemaa Föderatsioon" See föderaalseadus reguleerib Venemaa Föderatsiooni ja teiste arhiivdokumentide arhiivfondi arhiivifondi dokumentide säilitamise, omandamise, raamatupidamise ja kasutamise korraldamise suhteid, olenemata nende omandiõiguse vormidest, samuti arhiivitegevuse juhtimise suhteid. Vene Föderatsioonis kodanike, ühiskonna ja riigi huvides.

Artikkel 17 Föderaalseaduse 22. oktoober 2004 nr 125-FZ "Arhiivi linnaosa Vene Föderatsiooni" kehtestab ühise kohustuse tagada dokumentide ohutuse, sealhulgas dokumendid personali, mis tahes majandusüksuse majandustegevuse: riigiasutused Kohalikud omavalitsused, organisatsioonid ja kaasatud kodanikud Äritegevused Ilma juriidilise isiku moodustamiseta föderaalse seaduste kehtestatud ladustamise aja jooksul, muu reguleerivate Õigusaktid Vene Föderatsiooni, samuti dokumentide nimekirjad.

Vastavalt artikli 3 föderaalseaduse 22. oktoober 2004 nr 125-FZ "arhiivi linnaosa Vene Föderatsiooni":

"Venemaa Föderatsiooni arhiivifond on ajalooliselt loodud ja pidevalt täiendav kombinatsioon arhiivdokumentidest, mis peegeldavad ühiskonna materjali ja vaimset elu, millel on ajalooline, teaduslik, sotsiaalne, majanduslik, poliitiline ja kultuuriline tähtsus, mis on ajaloolise ja kultuurilise tähtsusega lahutamatu osa Rahvade kultuuripärandi Vene Föderatsiooni rahvaste teabevahendite ja püsiva ladustamisega ".

Arhiivi dokumendi all mõistetakse:

"Materjali kandja koos selle salvestatud teabega, millel on üksikasjad, võimaldades seda tuvastada ja ladustada nende meedia ja teabe tähtsuse tõttu kodanikele, ühiskonnale ja riigile."

Venemaa Föderatsiooni arhiivfondi dokumendi all mõistetakse omakorda:

"Arhiivdokument, mis on läbinud riigi raamatupidamises määratud dokumentide väärtuste teadmisi ja suhtuvad pidevat ladustamist."

Dokumentide ladustamise korra korraldamise kord sõltub äriorganisatsiooni staatusest. Oluline tunnusjoon on konkreetse organisatsiooni kaasamine riigi- ja kohalikute arhiivide värbamise allikate loetelusse arhiivide dokumentide kaupa (22. oktoober 2004 nr 125-FZ artikli 20 osa nr 125-fz "2. osa) arhiveeritud Vene Föderatsioon "). Kaubandusorganisatsioonide kaasamine nendesse nimekirjadesse viiakse läbi asjaomase riigi või kohaliku omavalitsuse arhiiviga kokkuleppe alusel. Organisatsioonides (omandamise allikad), pärast ladustamise aja möödumist koos volitatud asutusega riigi võimsus Vene Föderatsiooni teema arhiiviüksuse valdkonnas, riikliku vene Föderatsiooni arhiveeritud fondi lisamise väärtuse riigi marginaalid.

Pärast Kaubandusorganisatsioonide arhiivide dokumentide tuvastamist Venemaa Föderatsiooni Arhiivia Sihtasutuse dokumentide dokumentide abil ei ole nende hävitamine lubatud ja nende ladustamine võib teostada äriorganisatsioon iseseisvalt kas neid saab üle a Ladustamisleping riigi või kohaliku omavalitsuse arhiivi, raamatukogu, muuseumi ja organisatsiooni Venemaa Teaduste Akadeemia (3. osa artikli 21 Föderaalse seaduse 22. oktoober 2004 nr 125-FZ "arhiivipiirkonna Venemaa Föderatsioon").

Need arhiivdokumendid, mis ei kuulu Vene Föderatsiooni arhiivfondi dokumentidesse, samuti dokumendid, mis on säilitatud organisatsioonides, mis ei ole töölevõtmise allikad pärast regulatiivsetes õigusaktides kehtestatud ladustamisperioodi, võivad olla teadmised ja võivad olla Organisatsiooni poolt hävitatud või pidevalt säilitades organisatsiooni arhiivis vastavalt oma sisemistele eeskirjadele.

Arhiivdokumentide töölevõtmise korraga seotud küsimustes, nende ohutuse tagamine dokumentide väärtuse väärtuse läbivaatamise ja Venemaa Föderatsiooni arhiivinõude dokumentide edastamise kord pideva ladustamise kord Arhiivi töö, kaubandusorganisatsioone saab juhtida "Organisatsioonide arhiivide peamised reeglid", mille on heaks kiidetud 6. veebruari 2002. aasta otsus Rosarhiva kolledžites.

Tüüpiliste arhiivide dokumentide nimekirjad, mis näitavad nende ladustamise ajastamist, kinnitab Venemaa Föderatsiooni volitatud valitsus föderaalse asutuse poolt täidesaatva võim (22. oktoober 2004 nr 125-FZ artikli 6 osa nr 125-FZ "3. osa Venemaa Föderatsiooni arhiivitegevuses"). Vastavalt Vene Föderatsiooni presidendi määruse 9. märtsi 9. märtsi nr 314 "süsteemile ja föderaalsete täidesaatva asutuse struktuurile", on see föderaalne asutus Rosarhiv.

Peamine regulatiivne seadus, mis määratleb haldamise ladustamise loetelu ja ajastuse, sealhulgas organisatsioonide tegevuses tekkinud personali dokumendid, on "organisatsioonide tegevuses moodustatud mudeli haldamise dokumentide loetelu, mis näitab ladustamistingimusi", mille on heaks kiitnud rosarhiva oktoobris 6, 2000.

Punktis 1.4 on organisatsioonide tegevuses loodud mudeli haldusdokumentide loetelu, mille märge ladustamise ajal, "kinnitab Rosarhiva 6. oktoobril 2000, et see on ette nähtud kasutamiseks põhiliseks regulatiivdokumendiks Managementide tüüpiliste dokumentide säilitamise ja valiku ja hävitamise ajastamise määramine, mis on ühine kõigile või enamatele organisatsioonidele (sealhulgas valitsusvälistele).

Andmesalvestusperioodid, punktis 2.4 "Organisatsioonide tegevuses genereeritud tüüpiliste juhtimisdokumentide loetelu, kusjuures Rosarhiva 2000. aasta oktoobril 2000 heaks kiidetud ladustamisaja nähtub, olenemata sellest, kas nende dokumendid kasutatakse riigi, munitsipaalarhiivide või ei tule.

Organisatsioonid rakendavad käesolevas dokumendis nimetatud dokumentide säilitamist erinevalt. Ajutine ladustamise aeg (1 aasta, 3 aastat, 5 aastat, 10 aastat) kehtivad kõigile organisatsioonidele. Riigi rakendab pidevat kõlblikkusaega, munitsipaalorganisatsioonid, kelle dokumendid on paigutatud asjaomastesse arhiividesse paigaldatud viisilning valitsusvälised organisatsioonid, kellega asjaomased lepingud sõlmitakse (lepingud), st arhiivide värbamise allikad.

Organisatsioonid, kelle dokumendid ei lähe riigi, munitsipaalhiivide, ei ole arhiivide värbamise allikad, võib rakendada pidevat säilivusaja. Teatud dokumendid (regulatiivne, vara ja majanduslik iseloom, organisatsiooni arendamise tegevuse ja väljavaadete tulemuste kohta) alaline periood Salvestamist tuleks säilitada kõikide omandivormide organisatsioonides, mille dokumendid ei saa riigile, kohalikele arhiividele, kuni need organisatsioonid kõrvaldatakse (punkt 2.4.2, organisatsioonide tegevuses moodustatud tüüpiliste juhtimisdokumentide loetelu, \\ t Märkides nende ladustamise ajastus, "kinnitas Rosarhiva 6. oktoober 2000). Näiteks organisatsiooni põhikirja, organisatsiooni struktuuriüksuste määrus, \\ t ametlikud juhisedpideva ja ajutise ladustamise kirjeldustes; Töötajate isiklikud asjad, nimekirjad (täistööajaga kirjaoskositsioon), mis on vajalikud igasuguse omandiõiguse organisatsioonides, mille dokumendid ei kuulu riigi, munitsipaalarhiivi, kuni need organisatsioonid kõrvaldatakse, mis on Praeguste õigusaktide ja (või) tõttu pikaajalise praktilise väärtuse määratud dokumentide.

Organisatsioonid, kes ei ole riigi värbamise allikad, munitsipaalarhiivid säilitatakse alalise ajavahemiku dokumente tüüpiliste juhtimisdokumentide loetelus järgmiselt. Riik munitsipaalorganisatsioonid - 10 aastat. Valitsusvälised organisatsioonid - vähemalt kümme aastat, dokumentide edasine säilitamisaeg määrab organisatsioon vastavalt kehtivatele õigusaktidele ja (või) dokumentide praktilise kasutamise vajadusele.

Seega ei ole valitsusvälised organisatsioonid, kelle dokumendid ei lähe riigi, munitsipaalarhiivi, ei pruugi arhiivi värbamise allikad olla kohustatud rakendama pidevat kõlblikkusaega, kuid need peaksid kandma selliseid dokumente omal Vähemalt 10 aastat (punkt 2.4 .2 "Organisatsioonide tegevuses moodustatud tüüpiliste juhtimisdokumentide loetelu, märkides Rosarhiva ajastus", mille on heaks kiitnud 6. oktoobril 2000.

EPK-kaubamärk, mis on seatud "organisatsioonide tegevuses moodustatud mudeli haldamise dokumentide loend, mis näitab Rosarhiva ajastus" 6. oktoobril 2000 konkreetsetele dokumentidele, on ette nähtud kõigi vormide kasutamiseks Omandiõigus, mis on riigi värbamise allikad, munitsipaalarhiivid ja tähendab, et mõned neist dokumentidest võivad olla teaduslik ja ajalooline tähtsus ning ettenähtud viisil tuleks üle kanda riigile, kohalikele arhiividele või säilitatavale organisatsioonile. Otsus EPK-kaubamärgiga dokumentide vastuvõtmise või hävitamise kohta (edaspidi "EK") vastu võttis arhiiviasutuste, institutsioonide eksperthinnangute poolt. Seda kaubamärki saab kasutada äriorganisatsioonide poolt, kes ei ole omandamisallikad, lahendades nende dokumentide pideva säilitamise küsimuse.

Vastavalt tüüpiliste juhtimisdokumentide loeteluga hõlmavad EPC-kaubamärgiga dokumendid, näiteks töötajate isiklikud asjad, töölepingud, töötajate isiklikud kaardid, personaliomadused ja muud.

Antud lõige 2.9, nimekiri haldamise dokumendid, mis on loodud organisatsioonide tegevuses, märkides nende ladustamise ajastuse, "kinnitas Rosarhive 6. oktoobril 2000 arvutamisel dokumentide ladustamise perioodil 1. jaanuaril aasta pärast nende lõppu. Näiteks algab 1. jaanuaril 2007 kontori töö ladustamisaja arvutamine 2006. aastal.

Mark "vajadusele vajadusele" tähendab, et dokumentatsioon on ainult praktiline. Selle ladustamise tähtaega määrab organisatsioon ise, kuid ei saa olla väiksem kui 1 aasta.

Tüüpiliste juhtimisdokumentide loenditava ladustamise aja vähendamine on keelatud. Tüüpiliste juhtimisdokumentide loetelus sätestatud dokumentide säilitamise aja suurendamine võib tekkida juhtudel, kui see on tingitud organisatsiooni töö eripäradest.

Organ dokumentide korraldamine konkreetse organisatsiooni ja reguleerimise selles protsessis viide, metoodilised dokumendid Võib kasutada ka:

· Kultuuriministeeriumi määrus Vene Föderatsiooni 8. novembril 2005 nr 536 "Tollijuhtimise mudeli juhiste kohta föderaalsed asutused täitevvõim ";

· GOST 17914-72 "Kate pikaajaliste säilitamise ajal. Tüübid, sordid, tehnilised nõuded "(kehtestati resolutsiooniga Riigikomitee NSV Liidu 17. juulini 1972 №1411) standardid;

· NSV Liidu 25. mai 1988. aasta 12. mai 1988. aasta määrus nr 33 "Riikliku dokumentatsiooni juhtimise süsteem. Põhisätted. Üldnõuded dokumentide ja dokumentatsiooniteenuste kohta ";

Töötajate dokumentide säilitamine on mõnevõrra eraldatud Üldreeglid Haldusdokumentide salvestamine. Kuna personalilokumentidel on suur sotsiaalne tähtsus (eriti isikuandmete sisaldavaid dokumente), kuna need on töötajate õiguste dokumentaalsed sotsiaalkindlustuse õiguste kinnitamine, näiteks vanas eas ja puue, samuti tööhõivekogemuse kinnitus töötaja. Seetõttu on enamikul neist pikka või püsivalt säilivusaeg ja neid kasutatakse viidetena arhiiviasutuste kodanike kaebusena.

Lisaks personali dokumendid on ka biograafiline, arheograafiline väärtus, on allikas statistiliste üldiste ja ajalooliste ja sotsiaalsete uuringute.

Personali dokumentatsiooni säilitamise tunnused organisatsioonis on tingitud ülesannetest piirata volitamata juurdepääsu dokumentidele, mis sisaldavad töötajate isikuandmeid ja tõhusat vajalikku teavet.

Persoonidevahendite säilitamissüsteemis saab eristada kahte tüüpi, etappe: praegune ja järgneva.

Dokumentide salvestamine ja kasutamine nende loomise hetkest ja enne juhtumite üleandmist, milles neid rühmitatakse arhiivile, nimetatakse praegusele (operatiivsele). Juhtumite praegune ladustamine toimub nende moodustumise kohas. Praegune ladustamine jaguneb ka kaheks alamliikseks:

Dokumentide säilitamine nende täitmise protsessis;

Teostatud dokumentide salvestamine.

Dokumendid nende täitmise ajal on kunstnik, kes hoiab neid erilistes kaustades. Nendes kaustades sisaldub see pealkirjaga "allkirja", "kiireloomulistel" ja muudes, samuti nime, initsiaalide, telefonide esitaja.

Teostatud dokumendid tuleks imetleda ja salvestada asjadesse vastavalt juhtumite nomenklatuurile. Vahetult märgime, et dokumentide praegune ladustamine tähendab nende moodustamise menetlust juhtumite puhul vastavalt heakskiidetud nomenklatuurile.

Dokumentide praegune ladustamine tähendab nende salvestamist skriptis. Seetõttu säilitatakse organisatsioonide personali organisatsioonides kõik tellimused skriptides. Personali korralduste koopiad: töö, tutvustuste vastuvõtmine, kampaaniad, taastumine, vallandamine ja nii edasi, lisaks isiklike asjade töötajatele ladustamisele (kui need on läbi viidud).

Isiklike juhtumite praeguse ladustamise kord järgmine:

Ø isiklikud asjad paber salvestatud kaustadesse, mis on lehekülgedel ja välklambad nummerdatud;

Ø isiklikud katted ka nummerdatud, neile määratakse järjestuse number juhtumite koguarvule;

Ø isiklikud asjad ainult töötavate töötajate suhtes kehtivad personali personaliosakonnas praeguse ladustamisega. Pärast töötaja vallandamist ekstraheeritakse tema isiklik äri kaustast ja on koostatud edastamiseks arhiivi salvestamiseks.

Ø Vabastatud töötajate isiklikud asjad salvestatakse tähestikulises järjekorras arhiivis.

Praegune personalokumentide, kaardifailide, raamatupidamisraamatute ja teiste praegune ladustamine toimub reeglina organisatsioonide personaliteenuste ruumides, mis peavad olema varustatud spetsiaalsete kappide või seifidega, lukustamise ja kirjutamisega. Kapid postitatud juhtumite nomenklatuuri koopiad ja juhtumite juurekatted - nomenklatuuri kohased juhtumite arv muudab dokumentide otsimise lihtsamaks.

Töötajate tööraake hoitakse personaliosakonna juhtis, on ka dokumente salvestamiseks ka templid, templid, dokumentide tühikud, kappide võtmed (seifid).

Töötajate raamteenused ei ole soovitatav mistahes kestuse väljumisel ruumi jätta dokumentide või teenuse kirjete töölaual, samuti arvuti. Tööpäeva lõpus peavad personaliteenuse töötajad esitama kõik dokumentide massiivid nende täitmise protsessis metallkapis, sulgege see ja pitser. Kappide võtmed on loovutatud personaliosakonna juhile asjaomases ajakirjas maalimise all.

Tšernoviki ja dokumentide toimetajad, mis on tööpäeva lõpus rikutud vormid, hävitatakse selle jaoks spetsiaalset paberi lõikuri. Arvutid tööpäeva lõpus blokeeritakse ja võrgust lahti ühendatud.

Lisaks hõlmab personaliokumentatsiooni ladustamise ja raamatupidamise tehnoloogia töötajate kohustuslik maalimine, mis kinnitavad koopiate ja nende väljavõtete vastuvõtmist.

Dokumentide järgneva (arhiveerimis) säilitamise aluseks on nende väärtuse uurimine ja sellest tuleneb: juhtumite registreerimine, kirjeldamise koostamine, dokumentide jaotamise koostamine dokumentide jaotamisele ja arhiivile tarnimiseks organisatsioon.

Arhiivokumentide õigeaegseks vastuvõtmiseks struktuuriüksustest või muudest omandamise allikatest, nende raamatupidamise tagamise, säilitamise tagamise, nende ühtlustamise ja ettevalmistamise ettevalmistamise ettevalmistamiseks alaliseks ladustamiseks organisatsioonides, luuakse arhiiv.

Ainult osa dokumentidest laguneb organisatsiooni arhiivi Sihtasutusse, see ei sisalda lühikese säilivusajaga dokumente (kuni 10 aastat kaasa arvatud). Organisatsiooni arhiivi fond koosneb pikaajalise säilitamise dokumentidest (üle 10 aasta) ja pidev ladustamine, kaasa arvatud personali dokumendid, millel on majanduslikud, sotsiaalsed, poliitilised, kultuurilised, ajaloolised ja muud tähenduses. Juhtumite ülekandmine arhiivile viiakse läbi vastavalt organisatsiooni juhi või tööandja poolt heakskiidetud ajakavale. Dokumendid tuleks säilitada peamiselt originaali kujul, ainult sertifitseeritud koopiate puudumise all.

Kooskõlas "Organisatsioonide arhiivide töö peamised eeskirjad", mis on heaks kiidetud 6. veebruari 2002. aasta rosarhiva kolleegiumi otsusega, peaks organisatsioon andma spetsiaalselt varustatud ruumi ja raamide arhiivi. Kuid väikeste äriorganisatsioonidena, reeglina arhiiv kujul spetsiaalse üksuse puudub. Valukorra arhivaari samal ajal ühendab sekretär või muu isiku nimetab liider.

Tuleb meeles pidada, et dokumendid tuleks säilitada tingimustes, mis tagavad nende kaitse kahju, keskkonna kahjuliku mõju ja dokumentide kaotamise vastu. Reeglina paigaldatakse arhiiviruumile metallkapid, seifid, kapid, riiulid jms. See ei ole lubatud esitada dokumente põrandale, aknalauad, mitte lahti hajutamata vaiad. Erandjuhtudel on erandjuhtudel lubatud juhtumite dokumentide arestimine ja see on tehtud organisatsiooni juhi haldusdokumendi põhjal kohustusliku koostamise korral dokumendi ja sertifikaadi tõestatud koopia puhul tagasivõtmise seadus.

Selleks et tagada dokumentide säilitamine vallandatud töötajate isikliku koostise kohta ümberkorraldamise või likvideerimise tulemusena juriidilised isikud, samuti kodanike sotsiaalkindlustuse, uustulnukate asutajad kaubanduslike ja mittetulundusühingud Soovitatav on lisada oma komponendisse dokumendid dokumentide raamatupidamise ja säilitamise eeskirjad personali raamatupidamise ja säilitamise eeskirjad ning nende õigeaegne edastamine juriidilise isiku ümberkorraldamises või likvideerimisel.

Tuletame meelde seda õigusnorm Töötajate dokumentide säilitamise kord ja ajastus viiakse läbi "organisatsioonide tegevuses tekkinud mudeli haldamise dokumentide loetelu, mis näitab nende ladustamise ajastamist", mille on heaks kiitnud Rosarhiva 6. oktoobril 2000. Salvestuse kord ja ajastus tööraamatud Reguleerib eriline regulatiivne tegu - Resolutsioon valitsuse Vene Föderatsiooni 16. aprill 2003 nr 225 "tööribade". Seega hoitakse tööhõiveregistri ja liinilahud selles organisatsioonis organisatsioonina rangete aruandluse dokumentidena ja antakse välja tööribade juhtimise eest vastutavale isikule vastavalt tema taotlusele. Iga kuu lõpus on see isik kohustatud esitama organisatsiooni raamatupidamise osakonnale aruande tööhõiveraamatu toorikute olemasolu kohta ja sellele lisama. Rikutud töövihiku vormi ja selle vooderdiste täitmisel hävitatakse asjakohase toimingu ettevalmistamisega. Ebaseaduslikud töövihikud ja raamatupidamisraamatud ja nende lisamine neile salvestatakse organisatsiooni arhiivis 50 aastat ja seejärel hävitatakse ettenähtud viisil.

Vastutus personalokumentide säilitamise korraldamise korraldamise eest kannab esmaste raamatupidamisdokumentide tööandja. Vastutus hooldamise, ladustamise, raamatupidamise ja väljastamise töövihingute väljaandmise eest on spetsiaalselt tööandja tellimuse (tellitud) määratud isik.

Lisaks on soovitatav esitada väljavõte "organisatsioonide tegevuses moodustatud mudeli haldusdokumentide loetelus, mis näitab ladustamisperioodi," kiideti heaks Rosarhiva järjekorras 6. oktoober 2000, mõned personali dokumendid: \\ t

Dokumentide ladustamise kuupäevad andmed "Organisatsioonide tegevuses moodustatud mudelihaldusdokumentide loetelus, mis näitab säilitusaega", mille on heaks kiitnud Rosarhiva 6. oktoobril 2000 (Count nr 3), kohaldatakse kõigi organisatsioonide suhtes , Sõltumata sellest, kas nende dokumendid on ladustatud riigi, munitsipaalhiivide või ei tule.

Kõik personali dokumendid peaksid kindlasti tagastama organisatsiooni arhiivi.

Seega algoritmi tegevuste äriorganisatsiooni, mis ei ole riigi või olmejäätmete ühtne ettevõte, et tagada dokumentide säilitamine, sealhulgas personali dokumendid on järgmised:

Regulatiivsete õigusaktide nõuete kontrollimine, mis on kehtestanud säilitusaeg teatud tüüpi dokumentide puhul;

Dokumentide säilitamine;

Organisatsioonide jaoks - Omandamise allikad - pärast ladustamisaja lõppemist koos Venemaa Föderatsiooni volitatud riigivõimu objektiga arhiivarühiskonna valdkonna teemal, mis puudutab numbri väärtuse olukorda Dokumendid Vene Föderatsiooni arhiveeritud fondi kaasamiseks;

Venemaa Föderatsiooni arhiivfondi dokumentide säilitamine või nende üleandmine riigis või munitsipaalhiivis, raamatukogus, muuseumis või Venemaa Teaduste Akadeemia korraldamisel;

Arhiveerimisdokumendid, mis ei kuulu Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentidesse, sõltuvad organisatsiooni arhiivis hävitavast või ladustamiseks vastavalt ettevõtte õigusaktide nõuetele (näiteks aktsiaseltside jaoks , dokumentide säilitamist reguleeritakse Föderaalse väärtpaberituru komisjoni otsusega alates 16. juulist 2003 №0333 / PS "dokumentide säilitamise korra ja ajakirjade heakskiitmise kohta" ja 26. detsembri 1995. aasta föderaalseadusega \\ t Nr 208-FZ "ON aktsiaselts") Või kohalikud reguleerivad õigusaktid;

Organisatsioonide jaoks, kes ei ole värbamise allikad, sõltuvad arhiivdokumendid teadmistest ja neid saab organisatsiooni arhiivis hävitada või salvestada.

Hilisema säilitamise ja kasutamise dokumentide ettevalmistamine on personaliteenuse protsessi viimane etapp ja see hõlmab dokumentide teadusliku ja praktilise väärtuse uurimist, juhtumite registreerimist ja kirjeldust, dokumentide eraldamist dokumentide hävitamiseks ja nende edastamiseks organisatsiooni arhiivile või riigi ladustamisele.

"Dokumentide väärtuse uurimine: riigi ladustamise dokumentide valik või nende ladustamise ajastamise määramine kriteeriumide alusel."

(Lõige 95 GOST R 51141-98).

Reeglina usaldatakse riiklikele ja munitsipaalorganisatsioonidele dokumentide esitamise kohustus. Samuti tuleks teha mõned valitsusvälised organisatsioonid, kellega asjaomased kokkulepped sõlmitakse.

Asjatundlikkuse korraldamiseks ja läbiviimiseks, dokumentide väärtuseks ja valikuks üleandmiseks riigi ladustamisele, samuti kontrollida ja pakkuda metoodilist abi ministeeriumide ja osakondade ekspertiisi läbiviimisel, pidevad keskse eksperdiarvamused (CEK). Teistes organisatsioonides luuakse alalised eksperdiarvamused (EÜ).

Ekspert komisjoni kehtib põhjal poolt heakskiidetud sätte juht organisatsiooni korraldamise alalise ekspertide komisjoni. Et hõlbustada oma püsiva ekspertide komisjoni sätte väljatöötamist, on Rosarhiva 19. jaanuaril 1995 kinnitatud "ligikaudne reguleerimine alalise ekspertide komisjoni rakendamisel kasutada. .

Eksperdiskomisjoni peamised ülesanded on:

1. Dokumentide väärtuse uurimise korraldamine ja läbiviimine töötubade nomenklatuuri ettevalmistamisel ja juhtumite moodustamises.

2. Dokumentide väärtuse läbivaatamise korraldamine ja läbiviimine ettevalmistamistapis.

3. valiku korraldamine ja läbiviimine ja dokumentide ettevalmistamine riigi ladustamisele edastamiseks.

Organisatsiooni ekspertide komisjoni on loodud pea korralduse järgi kõige kvalifitseeritud töötajate hulgast vähemalt kolm inimest.

Ekspertkomisjon on arutelu. Tema otsused on heaks kiidetud organisatsiooni juht.

Organisatsiooni ekspertide Komisjon peaks juhinduma 22. oktoober 2004 nr 125-FZ "Saksamaa Föderatsiooni arhiivipiirkonnale", Venemaa Föderatsiooni arhiveeritud Fondi määrus, mille on heaks kiitnud Dekreet presidendi Vene Föderatsiooni 17. märts, 1994 nr 552 "määruse heakskiitmise määruse arhiivifondi Vene Föderatsiooni", tellimusi Föderaalse Arhiiviameti Vene Föderatsiooni, regulatiivsete ja metoodiliste dokumentide poolt välja töötatud arhiivia Ametiasutused, tüüpilised dokumente nimekirjad, mis näitavad nende ladustamise ajastamist, organisatsiooni nomenklatuuri.

Dokumentide läbivaatamine toimub päritolu, sisu hindamise üldiste kriteeriumide alusel dokumentide väliste omaduste alusel.

Päritoluse kriteeriumide hulka kuuluvad: organisatsiooni roll ja koht süsteemis valitsus kontrollib või konkreetse tööstuse, selle poolt teostatud funktsioonide tähtsus, üksikisiku väärtus ühiskonnas, dokumendi aja ja hariduspaiga.

Sisu kriteeriumid hõlmavad järgmist: sündmuse tähtsus (nähtus), mis kajastub dokumendis, dokumendisoleva teabe väärtust dokumendi kordumist teiste dokumentidega, dokumendi autentsusele.

Välisteedusmärkide kriteeriumide hulka kuuluvad: sisu, sertifikaadi, dokumendi kujundamise, selle füüsilise seisundi kujundamine ja edastamine.

Ekspertkomisjon töötab kontaktis arhiiviasutuse ekspert- ja kontrolli komisjoni (EPC-ga), mis kiidab heaks ekspertide komisjoni otsused.

Valitsusvälised organisatsioonid teevad iseseisvalt otsused dokumentide väärtuse teadmiste kohta. Eksperdiskomisjoni töö tulemus on dokumentide jaotus nelja rühma erinevates ladustamisajal:

Pidev ladustamine;

Pikaajaline ladustamine (üle 10 aasta);

Ajutine ladustamine (kuni 10 aastat kaasa arvatud);

Hävitamine ladustamise perioodi lõppemise tõttu.

Dokumentide säilitamise aja määramiseks, asjakohase artikli leidmine "Organisatsioonide tegevuses loodud mudelihaldusdokumentide loetelus, mis näitab Rosarhiva ajastusi," kinnitas Rosarhiva 6. oktoobril 2000, et viia läbi polüstiivse vaate. Ei võimaldata dokumentide valimist ladustamiseks ja hävitamiseks ainult juhtumite päiste põhjal.

Mittetraditsiooniliste vedajate dokumentide säilivusaeg vastab sarnaste dokumentide ladustamisele traditsioonilises meedial.

Juhtudel "EPC" kaubamärgiga allutatakse polüstriivse vaatamisega, et määrata kindlaks ja eraldada nende koostisest pidevalt ladustamiseks.

Organisatsiooni arhiivis tuleks hoida alalise ja pikaajalise säilitamise juhtumeid (üle 10 aasta), sealhulgas personali dokumendid. Siiski, kui dokumendid on, ütleme, ajalooline või teaduslik väärtus, korraldab organisatsioon nende riigi või kohaliku omavalitsuse arhiivi. Loomulikult, kui nendega sõlmitakse asjakohane leping. Edastamine toimub kirjeldades.

Ajutine ladustamise juhtudel (kuni 10 aastat) reeglina ei edastata organisatsiooni arhiivile ja pärast ladustamise perioodi hävitamist.

Seega koostatakse ekspertiisi tulemuste kohaselt dokumentide väärtus organisatsioonis:

· Konstantse ladustamise asjad;

· Ajutine (üle 10-aastase) salvestus;

· Asjaomased küsimused;

· Toimingud jaotamisele hävitamise juhtudel ei kuulu ladustamist.

Asjatundja tegevuse tulemusena koostatud asjad on organisatsiooni juht heaks kiitnud.

(Ettevõtte nimi)

(nimi) struktuuriüksus või avalik

organisatsioonid)

Heaks kiitma

Töö nimetus

struktuurijuht

distants

(Avalik organisatsioon)

Allkirja dekrüpteerimine

allkirjad

kuupäev

Inventari № ___

__________________________________________________________________

poolt _____________, sealhulgas:

erinevad numbrid:

vastamata numbrid:

Töö nimetus

kompilaator oops allkirja allkirja dekrüpteerimine

kuupäev

Koordineeritud heakskiidetud

Protokolli juhi ametikoha nimi

struktuuriüksuse asutuse büroo teenused

Allkirja dekrüpteerimise allkiri _____________ № _______

Pärast koostatud juhtumite kirjelduse kinnitamist ekspertide komisjonOrganisatsioon võib hävitada ajutise salvestusajaga dokumendid, mille ladustamisaeg on aegunud.

"Dokumentide eraldamine hävitamiseks: aegunud ladustamisperioodide teadusliku ja praktilise väärtuse uurimise tuvastamine, mis on kaotanud oma praktilise, teadusliku või sotsiaalse tähtsusega ning nende valiku hävitamiseks."

(Lõige 98 GOST R 51141-98).

Dokumentide hävitamine on välja andnud organisatsiooni juhi heaks kiidetud seadusega. Organisatsioonide eest, kes maksavad riigi ladustamisdokumentide eest, kinnitatakse aktsionäride juht pärast heakskiidu riigi arhiivi teenuse institutsiooni pidevate ladustamiskomisjoni kirjeldusega.

Hävitatud juhtumid edastatakse ringlussevõtuks (kõrvaldamine). Juhtumite ülekandmine on koostatud läbipääsu vastuvõtmisega, mis näitab üleandmise kuupäeva, paberijäätmete paberi käsitsi tõmmatud ja kaal.

Laadimis- ja kõrvaldamise käsutuses viiakse läbi arhiivdokumentide ohutuse tagamise eest vastutava töötaja kontrolli all.

Dokumentide jaotamise seaduse ligikaudne vorm (juhtumid) hävitamiseks:

Ettevõtte nimi

Tegutsema

___________ № _______ nimi postitus

_____________________ Organisatsiooni juht

(Koostamise koht)

allkirja dekodeerimise hävitamiseks eraldamisel

dokumendid ei kuulu allkirjade suhtes

säilituskuupäev

Põhineb _____________________________________________________

(Nimi ja väljunddokumendi nimekiri

__________________________________________________________________

nende ladustamise ajastusega)

valitud hävitamiseks, kuna neil pole teaduslikke ja ajaloolisi väärtusi

ja kaotanud praktilised tähtsad dokumendid fondi number _____________

(nimi)

sihtasutus)

Kokku ______________________ xp Aastaid

(arvud ja sõnad)

Pidev ladustamine ____ aastat, mis on heaks kiitnud isikliku

fium

kooskõlas EPA ____________________________________________________

(Arhiiviasutuse nimi)

(Protokoll _______________ № _____________)

Näo seisundi nimi

läbiviimine

dokumentide väärtused allkirja allkirja dekrüpteerimine

kuupäev

Kokkulepitud

CECi protokolli (EÜ)

_________ № __________

Koguse dokumendid __________________________________ XP.

(arvud ja sõnad)

kaal ______ kg andis üle __________________________________________

(Ettevõtte nimi)

töötlemiseks ________ ________ _______ vastuvõtmise ja tellimise töötlemiseks

Töötaja ametikoha nimi,

andmed Dokumentide allkirja dekrüpteerimise allkirja

kuupäev

Konto dokumentide muudatused on tehtud.

Töötajate ametikoha nimi

arhiiv tehtud muudatused

raamatupidamisdokumentide allkirja allkirja dekrüpteerimine

kuupäev

Hävitamine juhtudel aegunud ladustamise perioodil, millel on "salajane", "ametliku kasutamise", "konfidentsiaalselt", on tehtud vastavalt spetsiaalsetele juhistele.

Umbes nende moodustamine ja nende edastamine arhiveerimiseks.

« Juhtumite registreerimine: säilitamise juhtumi ettevalmistamine vastavalt kehtestatud eeskirjadele. "

(Lõige 73 GOST R 51141-98).

Juhtumite registreerimine algab nende asutamise hetkest ja lõpeb arhiivi üleandmise ettevalmistamise protsessis kalendriaasta lõpus, kus nad algatati. Konkreetse juhtumi konstruktsioon sisaldab raamatupidamisdokumentide, numeratsiooniliinide, tunnistajate koostamisel, tunnistajate koostamisel, dokumentide koostamisel (mõnel juhul) dokumentide koostamist, juhtumite üksikasjade kujundamist.

Juhtumite registreerimist teostavad organisatsiooni ja struktuuriüksuste dokumentaaltoetuse töötajad.

Vastavalt "põhireeglite arhiivide arhiivide", mille Rosarhiva kolleegium heaks kiitnud 6. veebruaril 2002, võib juhtumite disain olla täielik või osaline sõltuvalt säilitusajast. Alalise, pikaajalise ladustamise ja personali juhtumid ning konfidentsiaalsed dokumendid kuuluvad täieliku disainilahendusega.

Kohtude täielik kaunistamine hõlmab:

· Juhtumi kandmine või seondumine;

· Juhtumi lehtede nummerdamine;

· Laevalehe koostamine;

· Koostamine vajalikud juhtudel dokumentide sisemised küsimused;

· Vajalike selgituste tegemine juhtumi katmise üksikasjades (organisatsiooni nime selgitamine, kohtuasja registreerimisindeks, juhtumi äärmuslik kuupäev, juhtumi päis).

Ajutise (kuni 10-aastase kaasava) ladustamise juhtumi puhul kohaldatakse osalist disainilahendust: tal ei ole lubatud mitte tugevdada juhtumi dokumente, ärillehti ei ole nummerdatud, assotsiatsioonid ei ole.

Dokumendid, mis moodustavad juhtumeid tehakse 4 torkab kõva kate papist või põimunud, võttes arvesse võimalust vaba lugemise teksti kõik dokumendid, kuupäevad, viisade ja nende resolutsioonide tekst. Asjade ettevalmistamisel seondumisse (siduva), metallvõlakirjad (tihvtid, paberklipid) kustutatakse dokumentidest.

Eriti väärtuslikke dokumente või mitteformaadiliste dokumentide konstantse ladustamise juhtumeid säilitatakse suletud tahketes kaustades, kus on kolm ventiili sidemete või kastidega.

Taotluseta isiklike dokumentide (isikutunnistuse, tööraamatud, sõjaliste piletid, fotod) juuresolekul investeeritakse need dokumendid ümbrikusse, mida juhitakse juhul. Kui selliseid dokumente on suur hulk, tühistatakse viimased asjad ja need koostatakse eraldi inventuuri.

Selleks et tagada juhtumi puhul esitatud dokumentide asukoha ohutus ja konsolideerimine, on kõik selle juhtumi kõik lehed (välja arvatud sõiduki lehed ja sisemine) lehed araabia numbritega üleval paremas nurgas lihtsa pliiatsiga või numeratsiooniga lehest. Sisemiste inventeerimisdokumentide nimekirjad nummerdatakse eraldi.

Iga osa eraldi mahu või osade puhul, mis koosnevad mitmest mahust või osadest, mis koosnevad mitmest mahust või osadest.

Investeeringutega ümbrikud on nummerdatud; Samal ajal on ümbriku ise nummerdatud ja seejärel järgmine number iga ümbrikusse manus.

Iga juhtumi lõpus pannakse laeva lehe puhtal kujul ja juhtumi alguses (eriti väärtuslike dokumentide puhul) - juhtumite sisemiste inventeerimisdokumentide vorm.

Leht - tunnistaja koostatakse juhul eraldi lehel, raamatutes - viimase puhta lehe tagaküljel, kaardifailides - kaardi formaadis eraldi lehel.

Leht - kohtuasja tõendaja (veenkond) on koostatud väljakujunenud organisatsioonide arhiivide põhireeglite kujul, mis on heaks kiidetud 6. veebruari 2002. aasta Rosarhiva kolleegiumi otsusega.

Kui juhtumite arvu numbrite arv on näidatud ja sõnades, juhtumi numeratsiooniliinide arv (juhtumite kirjandusnumbrite olemasolu, vastamata numbrite arv, segatud fotodega lehed, suurte formaadiliste lehtede arv , ümbrikud lisaseadmete ja nende arvuga investeerinud lehtede arvuga) ja näitab ka nende brošüüride typograafiliste juhtumite olemasolu nende lehtede arvuga, kui neid ei ole märgitud juhul.

Leht - tunnistaja allkirjastab selle kompilaator. Kõik hilisemad muudatused juhtumi koostises ja seisukorras (tõeliste dokumentide asendamine) on märgitud laevalehele vastava seaduse alusel.

Leht on keelatud - tunnistaja juhtumi katmiseks või lehe puhta käive viimane dokument. Kui see viibib või põimub ilma tühja laeva tühjaks, möödub see lehe ülaosa taga juhtumi sees.

Kohtumenetluse dokumentide sisemine inventuur on koostatud püsivate ja ajutiste (üle 10-aastaste) ladustamise dokumentide arvestamiseks, mis on kooskõlas käesoleva dokumentatsiooni eripäradega (eriti väärtuslikud, isiklikud, kohtu-, uurimisüksused jne) , samuti püsivate ja ajutiste juhtumite raamatupidamise eest (üle 10 aasta), mis on moodustatud dokumentide sorte, mille pealkirjad ei avalikusta dokumendi konkreetset sisu.

Sisemine OPIS valmistatakse eraldi lehel kindlaksmääratud "peamiste reeglite töö arhiivide" Organisatsioonide "heaks kiidetud otsuse Rosarhiva kolleegiumi 6. veebruaril 2002.

Sisemine OPIS sisaldab teavet dokumentide järjestikuse arvu kohta, nende indeksite, kuupäevade, pealkirjade ja äritegevuse numbrite arvu kohta. Sisemine järjekord sisaldab lõplikku kannet, milles numbrid on näidatud ja sõnades selles sisalduvate dokumentide arv ja sisemiste jaotuslehtede arv.

Sisemine OPIS allkirjastab selle kompilaator. Kui see on põimunud või hilja ilma sisemiste inventari dokumentide vormi ilma, koostatuna paigaldatud vormiga, on OPEV vooderdatud näokatte sees.

Alalise, ajutise (üle 10) ladustamise ja personali puhul on koostatud ja koostatakse vastavalt GOST 17914-72 "vastupidavate salvestuste katte nõuetele. Tüübid, sordid, tehnilised nõuded "(NSV Liidu 17. juulini 1972 nr 1411 riigi komitee resolutsiooniga nr 1411).

Juhtumi katvus näitab:

Ettevõtte nimi;

Struktuuriüksuse nimi;

Juhtumiindeksi;

Arhiivikott;

Konsolideeritud uurimise iga-aastase osa äri number (maht, osad);

Juhtumi päis;

Äärmuslikud asjade kuupäev - aasta (de) asutamine ja kohtuasi lõppu;

Lehtede arv juhul;

Kohtuasi säilivusaeg (pidev ladustamisfirma on kirjutatud: "Hoida pidevalt").

Konstantsete ladustamisjuhtumite katmisel nähakse ette nime nime riigi arhiivMillised organisatsioonid tehakse riigi arhiivi- ja organisatsiooni koodide nimetusi.

Organisatsiooni (struktuuriüksuse) muutmisel dokumentide käsitletud ajavahemiku jooksul või juhtumi teise organisatsiooni (teise struktuuriüksuse) ajavahemiku jooksul on märgitud selle organisatsiooni uue nimetuse või õigusliku organisatsiooni nimel, \\ t Ja Organisatsiooni endine nimi (struktuuriosakond) asub sulgudes.

Käside päise päise kantakse juhtumite nomenklatuurist üle. Vajalikel juhtudel tehakse selgitused päises (tellimused, protokollid ja teised).

Äripindade äärmuslikud kuupäevad on näidatud araabia arvud.

Äärmuslikud juhtumid, mis sisaldavad organisatsiooni- ja haldus-, loomingulist ja muud dokumentatsiooni (protokollid, ärakirjad, tähed, aruanded jne), mille jaoks täpne dating on tähtis, samuti juhtumid, mis koosnevad mitmest mahust (osad), kinnitatakse kohtuasja dokumentide äärmuslikud kuupäevad, st registreerimise kuupäevad (koostamine), mis on väga varajase ja hilisemate dokumentide puhul, mis kuuluvad juhul.

Kui juhtum on registreerimiskorralduste logi, tellimused jne, on juhtumi kuupäev ajakirjade täpsed kalender kuupäevad ajakirjas.

Isikliku põhjuse äärmuslikud kuupäevad on kuupäevad allkirjastamisel tellimuse vastuvõtmise ja vallandamise kohta, kes on juhitud.

Organisatsiooni arhiiv läbib pideva ja ajutise (üle 10-aastase) ladustamise juhtumeid ning personali juhtumeid aasta jooksul pärast nende lõpetamist kontoris töös. Ajutised ladustamisjuhtumid (kuni 10 aastat kaasa arvatud) kantakse arhiivile kantakse organisatsiooni juhtimise äranägemisel (arhiivivõimed võetakse arvesse, et viimaste aastate dokumentidele ja nii edasi lükata).

Nagu mainitud dokumendid võetakse arhiivile pärast pideva ja ajutise ladustamise väärtuse ja registreerimise läbivaatamist (üle 10 aasta), mille on heaks kiitnud organisatsiooni ekspertide komisjon. Ajutised ladustamisjuhtumid (kuni 10 aastat kaasa arvatud) on juhtumite nomenklatuuridega aktsepteeritud.

Kui individuaalsed juhtumid tuleks jätta või väljastada praeguse töö jaoks, küsib organisatsiooni arhiiv nende juhtumite väljastamise ajutiseks kasutamiseks.

Arhiivi töötaja kontrollib juhtumeid hoolikalt kirjeldusega tegeleda, kontrollib juhtumi moodustamise ja disaini õigsust.

Koos arhiivide asjadega kantakse registreerimiskaardid üle täiendamise dokumentidele viideseadmed arhiiv.

Enne riigi arhiivide edastamist hoitakse riigi ladustamisega seotud dokumente organisatsioonide ja ettevõtete arhiivides Venemaa Föderatsiooni peamise arhiiviosakonna kehtestatud tähtaegade ajal. Pärast aegumist paigaldatud tähtajad Riikliku ladustamisega seotud dokumendid edastatakse organisatsioonide ja ettevõtete arhiivide seadusele riigi arhiividele.

Kommertsorganisatsiooni ja riigi arhiivi koostoime võib toimuda lepingulise alusel. Leping sisaldab poolte vaheliste suhete põhimõtteid, nende kohustusi, vastutust ja muud.

Personali töökoja kvalifitseeritud personal hõlmab mitte ainult käitumisreeglite järgimist, vaid ka personali dokumentatsiooni säilitamist ning selle dokumentatsiooni õigeaegset tarnimist arhiivile.

Täpsemalt küsimusi personali töökojaga seotud küsimustega saate tutvuda autorite raamatuga CJSC BKR-INTERCOM-auditi "Personal Document tootmise" raamatus.

Paneme mõtleme, kuidas järgida miinimumnõudeid personali dokumentide säilitamise miinimumnõuded tingimustes, mis puudutavad väljakujunenud arhiiviüksuse täielik puudumine organisatsioonis. Süsteemi lähenemisviis (juhtumite nomenklatuuri ettevalmistamine ja valikute valimine ja valikute valimine, eriteadmised ja riiulite ostmine) Arhiivi loomisele siin: Üks sekretär on tõenäoliselt "tõmmata" ja töötama administraatorisse ning täieõiguslik arhiiv, ja ressursid on tõenäoliselt kõige tagasihoidlikumad. Niisiis, antud: personaliosakonna dokumendid, enam-vähem tellitud; Nomenklatuuri puudub. Nõutav: panna kirja arhiivi personali.

Arhiivi regulatiivne reguleerimine

Esiteks vajab sekretär Venemaa Föderatsiooni arhiivide ja teiste valitsusasutuste, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide arhiivfondi dokumentide säilitamise, omandamise, raamatupidamise ja kasutamise korraldamise korraldamise eeskirju (edaspidi "kodukorra artikkel 2015) . Need sisaldavad juhtumite moodustamiseks vajalike dokumentide vorme.

Säilitamisaeg määratakse kindlaks riigiasutuste, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide protsessis tekkinud tüüpiliste juhtimisdokumentide loetelu, mis näitab ladustamise tingimusi (edaspidi - 2010. aasta nimekiri) ja artiklile. 22.1 Föderaalseaduse 10/22/2004 nr 125-FZ "arhiivipiirkonnale Vene Föderatsiooni" (edaspidi Federal Seadus nr 125-FZ).

Milliseid dokumente tuleb töödelda?

Kõige tõenäolisem on dokumentide salvestamise kord, personaliosakonna töötajad teavad ainult ligikaudu. Parimal juhul saavad nad kindlaks määrata, millised dokumendid salvestatakse 50-aastased ja mis - 5. Võib-olla näitab sekretär lihtsalt mitut tosinat registripidaja kausta tellimusi ja muid dokumente mitu aastat.

Dokumendid töötajad -need on arhiividokumendid, mis kajastavad töötaja töösuhteid tööandjaga. Need ei ole mitte ainult tellimused. Lisaks neile pannakse järjekorras:

Isiklikud kaardid vallandasid töötajad;

Vallandatud töötajate isiklikud asjad;

Töölepingud vallandatud töötajate ja täiendavad kokkulepped Neile (eraldatud eraldi juhul, kui isiklikud tegud ei ole käimas).

Kõik loetletud dokumendid salvestatakse 50 aastat, kui see on lõpetanud büroo töö pärast 01.01.2003 ja 75 aastat, kui see on varem suletud. Erand - distsiplinaarsööre taastumine, iga-aastased tasulised lehed, puhkused seoses koolituse, tollimaksu, lühiajaliste ja välismaiste ärireisidega, mis on salvestatud 5 aastat (Art. 19-B (2) 2010. aasta nimekiri).

Dokumentides tellimuse juhendamine algab nende eraldamisega tüübi järgi. Tellimused peavad olema tellimusi paigutama, vaid individuaalselt korraldavad isiklikud kaardid, isiklikud asjad ja kõik muud dokumendid. Pärast seda jagatakse iga liigi dokumendid aastate kaupa.

Korraldus

Töötajate korraldus on dokumendi peamine vorm, mida me peame tegelema. See on tellimustes, et tööandja otsuseid iga töötajaga registreeritakse. See on tellimused, kui nad tegelevad nende riigi arhiivile, pöörates erilist tähelepanu.

Oleme juba eraldatud tellimusi muudest dokumentidest ja jagatud nende aastate kaupa. Järgmine samm on jagada neid ladustamisel.

Nagu ülaltoodud loodud, säilitatakse enamik personali tellimusi 50 (75) aastat ja ainult mõned - 5 aastat.

Töötajate vastuvõtmise korraldusi;

Töötajate üleandmise korraldusi;

Tellimused töötajate vallandamise kohta;

Töötajate korraldusi (kõik muud tellimused, mille säilivusaeg on 50 (75) aastat);

Distsiplinaarse sissenõudmise korraldused, iga-aastased tasulised lehed, pühad seoses koolituse, tollimaksude, lühiajaliste ja välismaiste ärireisidega (st kõik tellimused, millel on 5-aastane säilivusaeg).

Sissepääsude andmise, tõlke ja vallandamise tellimuste jaotamine üksikute juhtumite tõttu on tingitud asjaolust, et need on kõige populaarsemad tellimuste kategooriad. Lisaks need dokumendid peegeldavad olulised sündmused Töötaja karjääri.

Lõpuks, enne arhiivide salvestamise tellimusi, tuleks see välja jätta töötajate märkmetest ja avaldustest, st. Dokumendi loomise põhjused. Sageli armastavad personteid lisada neid otse tellimusi. See võib olla otsingu jaoks väga mugav, kuid alused tuleb salvestada eraldi. Kui organisatsioon korraldab töötajate isiklikke asju, paigutatakse avalduste originaalid. Kui isiklikke asju ei ole, peate tegema eraldi juhtumi "Personali tellimuste aluseks."

Tellimused paigutatakse kronoloogilises järjekorras: 1. jaanuarist kuni 31. detsembrini vastavalt määratud numbritele. On võimalik, et tellimuste ruumis nende asjade jagunemise tõttu on see segadus. Sellisel juhul korraldatakse tellimused konkreetse päeva üha suurendamise järjekorras.

Alates kuupäevast on isiku isiklikult üks tähtsamaid detaile (ta määratleb päeva jooksul, mil töötaja võeti vastu, jättis tagasi või läks puhkusele), siis selle järeldub ja mitte number.

Isiklikud kaardid

Isikliku kaardi töötaja, mis on loodud tavaliselt vormis nr T-2, on kohustuslik dokument.

Kaart algab töötaja saabumise päeval, kuid sulgeb tema vallandamise päeval.

Organisatsioonis moodustub organisatsiooni "vallandatud töötajate isiklikud kaardid" - kui muidugi sel aastal jättis keegi tagasi.

Kui organisatsioon korraldab isiklikke asju, siis enne töötaja vallandamist võib tema isiklik kaart oma isiklikus juhtumil olla.

Personal kaardid on mugav moodustada mahus ja mitte salvestada eraldi. Igas mahus paigutatakse isiklikud kaardid vastavalt töötajate nimede tähestikule.

Kui organisatsioon on suur ja liikumine töötajate maht, siis ühe aasta jooksul isikliku kaarte vallandatud töötajate saab koguneda rohkem kui see on paigutatud ühe maht (me tuletame meelde, et üks maht koosneb 250 lehed, tema paksus mitte rohkem kui 4 cm). Sellisel juhul on mahu osakond ka tähestikulises järjekorras näiteks: "Töötajate isiklikud kaardid. 1. köide 1. A - M, "" Töötajate isiklikud kaardid. 2. köide N - I ".

Isiklikud asjad

Kaubandusorganisatsioonid juhivad isiklikke asju. Kohustuslikud nad viiakse läbi ainult riigiteenistujate ja kui see kohustus on määratud organisatsiooni tööstuse reguleeriva õigusakti või kõrgema organisatsiooni.

E.N. Kozhanova, spetsialist Dou ja personalibüroo töö

Materjal avaldatakse osaliselt. See võib ajakirjas täielikult lugeda

Kogu ettevõtte tegevuse vältel moodustub suur hulk dokumente. Personaliteenistus antud juhul ei ole mitte ainult erand, vaid on struktuurijaotus organisatsiooni, kus suurim arv tekib erinevad dokumendidVõistleme, millega ta võib välja arvatud raamatupidamisarvestus. Reeglina igal ettevõttel varem või hiljem tekib küsimus ettevõtte tegevuses moodustatud dokumentide edasisest saatusest. Ja sel juhul on tavaliselt kaks äärmust - kas igal aastal astuvad ta üha enam ruumi üha kasvava koguse all, kuid samal ajal järgivad nad põhimõtet "ühe dokumendi prügi ostukorvi" või Aasta lõpus hävitatakse dokumentide maksimaalne arv lihtsalt, sest pea ja / või pearaamatupidaja pidas neid vaid aegunud. Ükski ülaltoodud lähenemisviisidest peegeldab organisatsiooni personali dokumentatsiooni õiget ja kõige tähtsam, õigustatud säilitamist. Kahjuks. Eraldi regulatiivseadust, mis reguleerib ainult personali dokumentatsiooni valitsemisreegleid, ei ole veel avaldatud, mistõttu on vaja juhtida organisatsiooni tegevuse käigus esitatud dokumentide üldeeskirjadest ja ladustamise perioodidest.

Dokumendi nõuetekohase säilitamise tagamine on vajalik organisatsiooni dokumentide toetamise ratsionaalseks korraldamiseks, samuti range järgimise kehtivate regulatiivsete dokumentide dokumentide ja teabe valdkonnas.

Leader vastutab organisatsiooni dokumentide ohutuse eest. Dokumente tuleks salvestada sulgurikappides, mis kaitsevad neid tolmu, päikesevalguse mõju eest. Tagasivõtmine ja väljastamine dokumentide asjade alalise ladustamise termin ei ole lubatud.

On vaja pöörata tähelepanu asjaolule, et organisatsioonil on õigus sõlmida arhiiviga sõlmitud kokkulepe ja seejärel üle kanda hoiustamisele arhiivdokumentidele moodustatud organisatsiooni tegevuse käigus, mille ladustamisperiood on lõppenud. Juhul kui selline kokkulepe ei ole lõpule viidud, esitatakse organisatsioon arhiivi ainult tellimusi töötajate töötajate ja tekkepõhise avalduse palk.

Dokumentide dokumentide koostamise peamine dokument on organisatsioonide tegevusest moodustatud tüüpiliste juhtimisdokumentide loetelu, mis näitab säilitusaega (heaks kiidetud. Rosarhiva 6. oktoober 2000, mida on muudetud 27. oktoobril 2003) - edaspidi "27. oktoobril 2003) tekstina "loend". See nimekiri on ette nähtud kasutamiseks peamise regulatoorse dokumendina, kui määrata kindlaks hoidmise ajastamise ja valiku määramisel hallatavate dokumentide ladustamise ja hävitamise ajastamise ja valiku määramisel s.o ühised kõigile või enamikus organisatsioonides (sh valitsusväline organisatsioon). Nimekiri teenib Venemaa Föderatsiooni arhiivinõude koosseisu kaitse, korraldamise ja kvalitatiivse täiendamise eesmärke. Nimekirja kasutatakse juhtumite moodustamisel juhtumite nomenklatuuride koostamisel dokumentide klassifitseerimise skeemide väljatöötamisel dokumentide väljatöötamisel dokumentide esitamisel, eeskujulikus nomenklatuuris, samuti praktikas töö Arhiiviasutuste ekspert- ja kontrolliülesanded (EPC) ja ekspertide vahendustasud (EK) organisatsioonid.

Kaks osa on pühendatud personali dokumentatsiooni nimekirjale:

7. jagu hõlmab tööhõivealaseid dokumente, tööorganisatsiooni, töökorraldust, tariifset palka, töökaitset;

8. jagu Sisaldab dokumente personali töötamise kohta: vastuvõtt, liikumine, töötajate vallandamine, nende kvalifikatsioonide, sertifitseerimise, samuti andmine;

Loetelus nimetatud dokumentide säilitamisaeg kehtib kõigi organisatsioonide suhtes, olenemata sellest, kas nende dokumendid lähetatakse riigile, kohalikule arhiivile või ei tule.

Organisatsioonid rakendavad dokumendid dokumentide loetelus nimetatud dokumentide loendis erinevalt. Ajutine ladustamise aeg kehtivad kõigile organisatsioonidele. Pidev säilivusaeg kehtib nende riigi, kohalike omavalitsuste organisatsioonide suhtes, kelle dokumendid hoiule asjaomasele arhiivile ettenähtud viisil ning valitsusvälised organisatsioonid, kellega asjaomased kokkulepped sõlmitakse (lepingud), st arhiivide värbamise allikad.

Organisatsioonid, kelle dokumendid ei lähe riigis, munitsipaalarhiividesse ladustamisele, st ei ole arhiivide värbamise allikad, võib rakendada pidevat säilivusaja. Organisatsioonid, kes ei ole riigi värbamise allikad, munitsipaalhiivid, säilitavad nimekirja alalise perioodi dokumendid järgmiselt. Riik, munitsipaalorganisatsioonid - 10 aastat. Valitsusvälised organisatsioonid - vähemalt 10 aastat, organisatsioonide edasine säilitamisperiood määrab organisatsioon vastavalt kehtivatele õigusaktidele ja / või dokumentide praktilise kasutamise vajadusele.

Teatavaid selle loendi püsiva ladustamise perioodi dokumente tuleb säilitada iga omandiõiguse organisatsioonides, mille dokumendid ei sisene riigi, kohaliku omavalitsuse arhiivi, kuni need organisatsioonid kõrvaldatakse, mis on tingitud kehtivatest õigusaktidest ja / või pikaajalisest ajast Nende dokumentide praktiline väärtus. Personali dokumentide hulgas saab pidevalt salvestada järgmisi dokumente:

isiklikud asjad (avaldused, autobiograafia, tellimuste koopiad ja nende heakskiidu, isiklike dokumentide koopiad, omadused, personali andmed, küsimustikud, sertifitseerimislehed jne) organisatsiooni pea; Organisatsiooni juhtkonna juhtimise, juhtkondade liikmed; töötajad, kellel on riigid ja muud pealkirjad, lisatasud, auhinnad, teaduslikud kraadid ja pealkirjad;

organisatsiooni juhtimis- ja täidesaatva asutuste liikmete töötajate nimekiri; Veteranid ja suurte patriootliku sõja ja teiste vaenutegevuse osalised; Riigi ja teiste auhindade andnud riik ja teised auhinnad, lisatasud

Dokumentide ladustamisaja arvutamine toimub alates 1. jaanuarist järgneva aasta lõpu seisuga kontoritööd. Näiteks algab 2005. aasta töökorralduse ladustamisaja arvutamine 1. jaanuaril 2006.

Mark "vajadusele vajadusele" tähendab, et dokumentatsioon on ainult praktiline. Selle ladustamise tähtaega määrab organisatsioon ise, kuid ei saa olla väiksem kui 1 aasta.

Loendisse seatud säilitamisaja vähendamine on keelatud. Selles nimekirjas sätestatud dokumentide säilitamise suurendamine võib tekkida juhtudel, kui see on tingitud organisatsioonide töö eripäradest.

Organisatsiooni ja läbiviimise töö kohta määratlus ladustamise ajal ja dokumentide valikut säilitamise ja hävitamise dokumentide, alaliste ekspertide komisjonitasu (EÜ) loodud, mis hõlmab kõige kvalifitseeritud spetsialistid peamised struktuuriüksused juhivad üks Juhtide juhid ja neid võib kutsuda ka asjaomase arhiiviasutuse esindajaid, kui organisatsioonil on lepingulised suhted.

Oma töös juhinduvad eksperdiasutused õigusaktid, \\ t regulatiivdokumendidVene Föderatsiooni põhitegevuse juhtide juhtide juhtide juhtiasutused, organisatsiooni juhi nimekirja, regulatiivsete ja regulatiivsete dokumentide arhiiviasutustele.

Ekspertide komisjonitasud määratakse koos arhiivide ja kontori seminariga organisatsioonide säilitamiseks ja hävitamiseks dokumentide valimise kord korraldab dokumentide väärtuste teadmisi ja jälgima selle rakendamist.

Dokumendid, mille ladustusajad on nimekirjaga määratletud "pidevalt", kuuluvad riigile, kohalikule salvestamisele ja kantakse üle arhiividele või otsusega mitte riigiorganisatsioonSee ei ole riigi värbamise allikas, munitsipaalhiivi, seda üksi salvestatakse.

Kontrolli loendi õige kohaldamise üle teostab Rosarhiv, Venemaa Föderatsiooni ja kohaliku omavalitsuse, arhiiviasutuste arhiivitegevuse juhtiasutused.

Samuti tuleb märkidaOrganisatsiooni dokumentide skriptid kehtivad ladustamisse. Algdokumendi kadumise või kahjustuse korral sõltub sellise dokumendi koopia sertifitseeritud viisil. Umbes iga juhtumi korral Organisatsiooni esialgse dokumendi kahjumi või kahjustamise juhtumi puhul tuleb koostada vastava seadusega, mis näitab kahjumi põhjuseks või kahju, lubati organisatsiooni dokumendi koopia salvestamisele ja talle salvestada. Kindlaksmääratud õigusakt peab olema allkirjastatud juht struktuuriüksuse ja heakskiidetud ainus täitevorgan Organisatsioonid ja kahjumi või dokumentide kahjustuse korral raamatupidamineRaamatupidamisaruanne on ka ühiskonna pearaamatupidaja.

Reeglina salvestatakse enne nende arhiivile salvestatavaid dokumente organisatsiooni asukoha tööruumidesse tööruumidesse.

Ettevõtte arhiivile ülekantud ettevõtte dokumendid peaksid selleks spetsiaalselt määratud ruumides olema spetsiaalselt määratud ruumides. Ettevõtte dokumendid Ettevõtte arhiivi säilitamisel peaks asuma lukustatavatel kappidel, mis tagavad nende täieliku ohutuse.

Dokumentide väljastamine organisatsiooni töötajatele (tööjõuga inimesed või tsiviilõigus Organisatsiooni korral viiakse läbi taotluse korral organisatsiooni juhi või tema volitatud isiku loal. Dokumendid väljastatakse organisatsiooni töötajate ajutiseks kasutamisele mitte rohkem kui ühe kuu jooksul. Pärast kindlaksmääratud ajavahemiku lõppemist tuleb dokument tagastada selle ladustamispaigale.

Igal konkreetsel dokumendis käivitatakse deponentne kaart, mis näitab dokumendi tüübi (nime), selle väljaandmise kuupäeva, nimi, nimi, nimi, kes on väljastatud selle tagasisaatmise kuupäevast väljastatud isiku patroon, ja Samuti pakuvad dokumendi vastuvõtmise ja vastuvõtmise graafikuid.

Tabelis 1 on näidatud organisatsiooni personali raamatupidamise peamiste dokumentide säilitamise aeg.

Püsiva, ajutise ladustamise ja hävitamise dokumentide valik tuleks läbi viia vastavalt olemasolevad reeglid Riigi teosed, munitsipaalarhiivid, organisatsioonide arhiivide tööreeglid (osakondlikud arhiivid), samuti Rosarhiva ja Arhiiviasutuste juhiseid Venemaa Föderatsiooni osakestest.

Dokumendid tuleks säilitada peamiselt originaali kujul, ainult sertifitseeritud koopiate puudumise all.

Dokumentide ettevalmistamine arhiivi ülekandmiseks hõlmab dokumentide teadusliku ja praktilise väärtuse uurimist, juhtumite registreerimist, inventuuri koostamist.

Dokumentide väärtuse uurimine - dokumentide väärtuse määramine, et valida neid säilitamise ja säilitamise ajal. Organisatsiooni dokumentide väärtuste teadmised rakendab alalist ekspertide komisjoni.

Pärast vajalikke dokumente valitakse nende hilisema üleandmise arhiivile, peavad sellised dokumendid olema korralikult kaunistatud. Dokumentide registreerimine Arhiivorganisatsiooni jaoks võib teostada iseseisvalt või abi eriorganisatsioonides. Aga kui arhiivile edastatud dokumendid ei ole väga palju, siis ei ole vahendajate tähendus.

See on tavaliselt järgmine järjekord. Pidese ladustamise juhtumid toidetakse tahke katte karmide niitidega. Lehed on nummerdatud paremas ülanurgas lihtsa pliiatsiga. Iga juhtumi lehtede arv ei tohiks ületada 50. Kohtuasi lõpus koostatakse eraldi lehel assistent.

Kaaned on koostatud vastavalt GOST 17914-72-ga. Järgmised üksikasjad tuleks kinnitada konstantsete ladustamisjuhtumite katmiseks: organisatsiooni täielik nimi, ettevõtluse juhtum (indeks) nomenklatuuris, juhtumi päises, lehtede arv, säilivusaeg või "Hoida konstantse" marker, sihtasutus, inventuur, äri.

Office'i tööaasta lõpus tehakse vajalikud selgitused pideva ladustamise juhtumite kaunistatud katted.

haldusdokumentide (tellimuste, protokollide) sisaldavate juhtumite pealkirjades sisestatakse numbrid; Kui kirjavahetuse puhul koosneb mitmest mahust, on igas mahus näidatud korrespondent, autor, territoorium jne ja iga maht näitab iga mahu alguse ja lõppu kuupäeva (number, kuu, kuu, aasta). Täpsed kuupäevad kinnitatakse katetele dokumentide kiireks otsimiseks hiljem;

kohtuasja puhul tehtud mitmed lehed on tehtud juhtumi katte tunnistaja pealkirjast.

Konstantse ja pikaajalise ladustamise katte pealdised tuleb teha selgelt, kergekindlate tindiga.

Selleks et võtta arvesse lehtede arvu ja nende numeratsiooni omaduste fikseerimine eraldi lehel, on koostatud tunnistaja.

Assistendi pealkirjas on juhtumi puhul märgitud lehtede arv (numbrid ja sõnade) arv. Allkirjastatud kompilaator, mis näitab tema positsiooni ja koostamise kuupäeva.

Sisemine OPISi koostatakse konstantse ja ajutise (üle 10 aasta), mis on moodustatud dokumentide liigist, mille pealkirjad ei avalikusta dokumentide konkreetset sisu (eriti väärtuslikud isiklikud asjad jne).

Ajutised ladustamisjuhtumid on lihtsustatud: nad ei ole mõeldud, lehed ei ole nummerdatud, nende katte selgitamist ei toodeta, leiutisi ei koostata juhtumite puhul, raamatupidamise juhtumite nomenklatuuris.

Ajutise säilitamise juhtum koostab hävitamise toimingu.

Arhiiviasutused, asutused, institutsioonid kontrollivad nõuetekohast valikut dokumente alalise ladustamise ja vajadusel on õigus nõuda lisamist varude pideva ladustamise dokumentide hävitamiseks või ajutiseks ladustamiseks.

Society likvideerimise korral, kui sellel oleks kokkulepe Venemaa föderaalse arhiiviteenuse süsteemi loomisega ja osa oma dokumentidest, on määratud Venemaa Föderatsiooni arhiivifondi koosseisule, alalise dokumendid Salvestusperiood ja personal edastatakse asjakohasele riigi arhiivile. Kui arhiiviga ei olnud lepingulisi suhteid, siis sel juhul on riigiarhiiv kohustatud olema kohustatud säilitama ainult organisatsioonide töötajate töötajatele. Muude dokumentide säilitamise koht määrab kindlaks selle esimees likvideerimise komisjon või konkurentsihaldur.

Organisatsiooni ümberkorraldamise korral, usaldades selle lõpetamise, mis on salvestatud ja ladustamise all, võib organisatsiooni originaaldokumente üle kanda ainult üks äsja loodud ühiskondade ümberkorraldamise tulemusena.

Kui ei ole teisiti kehtestatud ühinemis- või ühinemiskokkulepe (otsus ümberkujundamise kohta) ja (või) üleandmisseaduse või eraldamise või eraldamise ja (või) eraldusbilansi otsusega, mis on salvestatud ja ladustatud, originaaldokumendid Organisatsiooni suhtes kohaldatakse äsja loodud netovara kõrgeima väärtusega ümberkorraldamise tulemusena.

Organisatsiooni tegevuses moodustatud dokumentide väärtuse läbivaatamise korraldamiseks ja läbiviimiseks on ekspertkomitee (EÜ) loodud organisatsioonis edasise säilitamise või hävitamise valimine organisatsioonis. Eksperdiskomisjoni esimees määrab tavaliselt ühe organisatsiooni juhtide poolt.

EÜ lahendusi ja projekte kõnealused dokumentide jõustuvad alles pärast nende heakskiidu ettevõtte pea. EÜ on seisukohal, et alaliste ajutiste ladustamise perioodide ja isikliku koosseisu kirjeldused, ärinomenklatuuri projektid ja kontori töö juhised toimivad dokumentide jaotamise kohta, mille hävitamiseks ettenähtud ladustamispäevad.

Dokumentide väärtuse uurimisel struktuuriüksustes on valitud alaline ja pikaajaline ladustamine arhiivi üleandmiseks, samuti eraldada juhtumid, kusjuures eraldatud ladustamispäevad hävitamiseks vastavalt organisatsiooni nomenklatuurile Organisatsiooni juhi heaks kiidetud aasta.

Dokumentaalteabe säilitamise tagamiseks koosneb hävitamise dokumentide jaotamise aktid alles pärast konstantse ja ajutise ladustamise ajal toimunud lagunemise koostamist. Asjade ja tegude tuleks pidada EQ ühes kompleksis ja kinnitab organisatsiooni juht.

Dokumentatsioon, millel on säilivusaeg "püsivalt", kuid ei ole nimekirjas täpsustatud, sõltuvalt konkreetse uuringu tulemustest aktsepteeritakse riigi, kohaliku ladustamise või pärast praktilise vajaduse minimeerimist. EPK-kaubamärgiga dokumentide vastuvõtmise või hävitamise otsust tehakse arhiiviasutuste, institutsioonide EPA poolt.

Pärast organisatsiooni kirjelduse heakskiitmist on lubatud ajutise ladustamise ajal dokumentide hävitamine heakskiidetud partitsioonidele vastava aja jooksul.

Dokumentide hävitamine EPK-kaubamärgiga ladustamise loeteluga, samuti ei ole ette nähtud nimekirjas, tuleks kooskõlastada arhiiviorganisatsiooni, ametiga, kui viimane, konstantsete ladustamisdokumentide kirjelduse kinnitamisel, ei olnud Otsus muude dokumentide hävitamise võimaluse kohta vastava aja jooksul.

Dokumentide hävitamine on välja andnud organisatsiooni juhi heaks kiidetud seadusega.

Organisatsioonid, kelle dokumendid ei kuulu riigi, munitsipaalarhiivid ei hävita, hävitades ladustamishinnad ilma koordineerimiseta arhiiviasutustega, asutustega, mille suhtes kohaldatakse vastava ajavahemiku personali dokumentide ühtlustamist.

Valitud dokumendid ja kaasatud toiminguid dokumentidesse edastatakse ettenähtud viisil hävitamisele. Nende dokumentide kasutamine ärivajaduste jaoks on keelatud.

Dokumentide hävitamine ilma arhiiviasutuse eelneva heakskiiduta ilma pideva ladustamisdokumentide otsuste loomine (dokumentide edastav organisatsioonid, munitsipaalarhiivid), samuti selle ja osakondade nimekirjadega kehtestatud dokumentide rikkumine, on ebaseaduslik ja Venemaa Föderatsiooni vastutuse arhiveeritud Fondi määrusega seotud määrusega kaasneb seadusega ettenähtud viisil.

Heakskiidetud dokumentide hävitamise juhtumid eraldatakse muudest juhtudest ja neid säilitatakse spetsiaalselt reserveeritud kohale.

Tegevus dokumentide jaotamise jaotamiseks koos mugavustega peetakse formatiivis ettevõtte arhiivis.

Kuidas korraldada dokumentide säilitamist? Persoonidevahendite säilitamise korraldamisel võetakse arvesse nende sotsiaal-õiguslikku olemust peamiselt, kuna see on need dokumendid, mida kasutatakse peamiselt kodanike sotsiaal-juriidiliste taotluste täitmiseks (eelkõige töö kogemuste kinnitamiseks). Keela Dokumentide salvestamise etappi: 1. etapp Arhiveeritud - võib toimuda personaliteenistuses, see ei ole keelatud. Sellisel juhul osa ruumidest ladustamise need dokumendid, mis moodustavad arhiiv teenuse tuleks rõhutada üksuses. Selleks et tagada ohutus, terviklikkus ja täpsus dokumentide personaliteenus Teatud salvestusrežiimi tuleb austada.

Personaliteenuse ettevalmistamine organisatsiooni arhiivile edastamiseks

T-2); - töötajate omadused; - dokumendid (väljavõtted protokollidest, aruannetest) võistlusskomisjon vabade töökohtade asendamisest, isikute ametikoha valimine (töötajad); - komisjoni koosolekute protokollid tööhõivekogemuse loomiseks supper aastat teenistusaastate maksmiseks; - töötajate nimekirjad; - raamatute (ajakirjad, kaardid) vastuvõtmise, liikumise (tõlke), töötajate rahuldamata jätmise; - ajakirjad isiklikel juhtudel, isiklikud kaardid, töölepingud (lepingud); - raamatud (ajakirjad, kaardid) Raamatupidamine tööraamatute väljastamise ja nende lisamise kohta; - taotlemata isiklikud dokumendid (tööhõivedokumendid, diplomid, tõendid jne); - näo raamatupidamisaruanne töötajate palkade või arvelduste maksed; - õnnetuste õnnetused. Lisaks arhiivitaotlused täiendavad dokumendidNäiteks riigi registreerimise tunnistuse, harta, asutamislepingu jne.

Siideri töökoja viimane etapp on personaliteenuse väljaõpe, et üle kanda organisatsiooni arhiivi või arhiivi puudumisel - järgneva ladustamise personali teenistuses pärast nende kontoritöö lõpetamist. Seda etappi saab jagada mitmeks etapiks:

• juhtumite moodustamine personaliteenistuses;
• personali teenindamise väärtuse uurimine;
• töötajate teenistuse juhtumite registreerimine;
• personaliteenuse juhtumite kirjeldus ja hävitamine;
• juhtumite ohutuse tagamine;
• juhtumite üleandmine organisatsiooni arhiivile.

Ülaltoodud etappe peetakse mitte ainult personaliteenistuses, vaid ka organisatsioonide muudes struktuurilistes osakondades vastavalt Venemaa õigusaktide üldnõuetele bürootöö ja arhiivitegevuse valdkonnas.

Personali dokumendid arhiivi

Tähelepanu

Personaliteenuse inventuuri allkirjastab kompilaator, mis näitab tema seisukohta, lepitakse kokku organisatsiooni bürootööteenuse juhiga ja kiidab heaks personaliteenuse juht. Dokumentide valik vastava ajavahemiku jaoks hävitamiseks ja nende hävitamise seaduse hävitamiseks ja koostamiseks tehakse pärast pideva ladustamisjuhtumite järjepideva lagunemise iga-aastaseid osi samal perioodil. Neid isendeid ja toiminguid arutatakse samal ajal EÜ koosolekul.

Personali dokumendid: Säilitamine ja loovutamise ettevalmistamine

Seega tuleb personali korraldused jagada ja paigutada erinevatele juhtumitele: personali korraldused 75-aastase säilivusajaga ja organisatsiooni korralduste korraldustele, millel on 5 aastat. Liikide kate "kaupluses" Rida loetletakse 75-aastase EPK-i, teise juhtumi katte kohta - 5 aastat. Isiklik kompositsioon erinevate mäluseaegadega on vaja eraldi registreeruda. Registreerimisel isikupärastatud personali tellimusi säilivusajaga 75 aastat, EPC saab määrata ordinaalsete numbrite lisamisega tähestikuliste nimetustega "K" (kaadrid) või "LS" (isiklik kompositsioon), näiteks Telli nr 1-K või nr 5-HP. Näiteks koos säilivusajaga 5 aastat antud juhul määratakse registreerimisnumbrid Teise kirjaga, näiteks puhkusele - "O": Tellimus nr 1. Igal juhul korraldavad tellimused väljaande numbrite ja kuupäevadega.

Kuidas valmistada dokumente arhiivi

Ajutise ladustamise juhtum (kuni 10 aastat kaasa arvatud) on lubatud salvestada püsivarata ja numeratsioonilehtedeta kaustadesse ja ilma dokumentide äärmuslike kuupäevadeta. Sellistes asjades dokumendid salvestatakse otseses ja pöördkronoloogilises järjestuses, ei ole tugevdamist. Arhiivile edastatud personaliosakondade dokumendid koostatakse eraldi inventuuri - inventuuri nr 1 l / s (isiklikud isikud).
Inventari koostatakse, kuna see tõusis ühe aasta dokumentide jaoks. Lisaks isikliku koostise juhtumi asub teatud järjekorras: raamatud, töötajate raamatupidamise ajakirjad (kui see on läbi viidud) tellimusi personali isikukaartide ja isiklike asjade, mitte-rafineerimata töövihingute näo kontode palk (võetud raamatupidamises) Iga Otici lõpp näitab numbreid ja sõnu, selles sisalduvate juhtumite arvu.

Arhiivi ülekandmise juhtumite ettevalmistamise kord

Need moodustavad töötajate vallandamise aastased ja on süstematiseeritud vastavalt tähestikule nende perekonnanimede, nimede ja kannatingute esimestes tähedes. Kui teie ettevõtte isiklikud kaardid on osa isiklikust juhtumist, peaksite konsulteerima arhiiviasutuse töötajatega, kuidas seda fakti inventeerida. Lisaks ülaltoodud dokumentidele kehtivad mõlemad taotlemata tööhõivedokumendid ja muud dokumendid arhiivi, näiteks sertifikaatide, sertifikaatide jms, mis jäid rahuldamata jätnud töötajatelt, kes ei ole neid saanud mingil põhjusel.

Selliste dokumentide edastamine on järgmine. Dokumendid süstematiseeritakse töötajate vallandamise aastate alusel diskrimineerimisdokumentide alusel. Tööraamatud, kui nende vallandamise dokumendid olid ühel ajal ühel ajal süstematiseerimiseks.

Isikliku põhjuse äärmuslikud kuupäevad on kuupäevad allkirjastamisel tellimuse vastuvõtmise ja vallandamise kohta, kes on juhitud. Lisaks loetletud dokumentidele on koostatud asjade inventuur. Personaliosakonna personali koostamisel peate täitma mitmeid nõudeid: - iga ettevõte on tehtud sõltumatu numbri all.
Kui juhtum koosneb mitmest mahust, toob iga maht sõltumatu arvu alla; - sündmuse veerud täidetakse täpselt vastavalt esitatud teabele esitatud teabele; - kui inventuuri tutvustamisel reas, on samade pealkirjadega juhtumid kirjalikud esimese juhtumi pealkiri ja kõik teised homogeensed juhtumid on tähistatud sõnadega "sama"; - Varude juhtumite süstematiseerimine ja selle arvu määramine määrab arhiiviteenusega.

Personaliosakonna ettevalmistamine arhiivile tarnimiseks

Tähtis

Iga konstruktsiooniüksuses (personaliteenistus, raamatupidamine) edastatakse arhiivile ülekantud juhtumi üks OPI-i kontroll koopia. Lisaks organisatsiooni arhiivile on vähemalt kaks kirjelduse koopiat: üks on töötaja, Muu on ohutus. Personali dokumentide ümbermineku arhiivi kontrollimine dokumentide arhiivide töötlemise õigsuse kontrollimine toimub selleks, et tagada dokumentide nomenklatuuri pealkirja puhul dokumentide asukoht vastavalt teatavatele põhimõtetele: \\ t vaatlusalused küsimused; Kronoloogias; geograafilisel alusel; Vastavalt tähestiku jne täielikult arusaamises on vaja kesta või ülekoorma. Arhiveeritud eeskirjade puhul ei tohiks juhtum ületada 250 lehte.

Arhiivi moodustumine ja ladustamine

Personali dokumentatsioon organisatsioonides

N. G. POMARAREVA

LLC personaliosakonna spetsialist "Conforms".

Iga organisatsiooni selle olemasolu akumuleerub suur hulk dokumente, mis Venemaa õigusaktide kohaselt on vaja teatud arvu aastaid säilitada. Sellisel juhul oleme huvitatud personali dokumentatsioonist, st personali, töölepingute, töötajate isiklike kaardid jne.

Personali dokumentatsiooniks on menetlus, on vaja läbi viia audit hävitamise või nende ajateenistuse hävitamise või kasutuselevõtmise kohta.

Millised dokumendid on seotud personali dokumentidega? Tavaliselt tähendab nende all: töötajate, isiklike asjade või isiklike kaartide, näokontode või palgakulude tellimused töölepinguga sõlmitud töölepingud tööandja, ametijuhenditega, \\ t korrapärased ajakava, korrapärased kokkulepped.

Ülaltoodud dokumendid ei hõlma siiski kõiki arvukaid dokumente, mida saab täielikult osutada personali dokumentides. Need dokumendid sisaldavad täielikult järgmist:

1) dokumendid läbipääsu ja kinnitades saadud haridus (diplomid, sertifikaadid, riikliku kontrolli komisjoni koosolekute protokollid, väljastatud diplomite registreerimine ja sertifikaadid, registreerimise ajakirjad kulla ja hõbemedalite väljastanud;

2) sertifitseerimise ja kvalifikatsiooni dokumendid;

3) dokumendid, mis kinnitavad kahjulikke tingimusi;

4) töötajate nimekirjad, kellel on õigus sooduspensionile (dokumendid: petitsioonid, sertifikaadid, küsimustikud);

5) erinevad vormid Raamatupidamine väljastatud dokumendid, mille dokumendid võivad olla aluseks tööhõive kogemuse, hariduse või hüvitiste kinnitamisele<*>.

<*> Personali dokumendid: ladustamine ja ettevalmistamine arhiivile // personali puhul. 2003. n 4.

Kõik dokumendid nende ladustamise tähtaega on esitatud standardsete juhtimisdokumentide nimekirjas, mis on moodustatud Venemaa föderaalse arhiiviteenuse juht heaks kiitnud organisatsioonide tegevuses 6. oktoobril 2000 (kuna: nr 01.01.01)<*> (edaspidi - nimekiri).

<*> Rosarhiv. VNIIDAD. M., 2000. lk 107.

Teave ladustamise ja arhiveerimisdokumentatsiooni kohta sisaldab ka Venemaa Föderatsiooni föderaalseaduses 01.01.01 N 125-FZ "arhiveeritud äri Vene Föderatsioonis"<*> (edaspidi "arhiivi seaduse).

<*> SZ RF. 25.10.2004. N 43. Art. 4169.

Isiklikud dokumendid Arhiiviseaduses kutsub dokumente, mis kajastavad töötaja töösuhteid tööandjaga (arhiivi seaduse artikli 3 lõige 3).

Personali dokumentide kategooriaga seotud dokumente tuleb säilitada sellest juriidilisest isikult, kus isik töötas 75 aasta jooksul pärast tema vallandamist.

Mitteriiklike organisatsioonide ümberkorraldamises määravad arhiivdokumentide edasise säilitamise tingimused ja kohapeal nende organisatsioonide asutajad või asutused volitatud dokumentide kohta (Arhiivi seaduse 9 osa 23).

Väiksemate organisatsioonide likvideerimisel, sealhulgas pankroti tulemusena moodustatud nende tegevuse protsessis ja kaasas Venemaa Föderatsiooni arhiivifondi, personali dokumendid, samuti arhiividokumendid, mille ajutised ladustamise perioodid ei ole Aegunud, edastab likvideerimise komisjoni (likvideerija) või konkurentsivõimelise haldamise tellitud riigis säilitamise asjakohases riigis või munitsipaalarhiivis lepingu alusel vahelise likvideerimise komisjoni (likvideerija) või konkurentsivõimelise juhtimise ja riigi või kohaliku omavalitsuse arhiivi vahel . Samal ajal korraldab likvideerimisdokument (likvideerija) või konkurentsihaldur likvideeritud organisatsiooni arhiivide dokumentide, sealhulgas organisatsiooni arhiivokumentide ühtlustamist, likvideeriti pankroti tagajärjel (arhiivi seaduse 10 osa artikkel 23).

Tahaksin soovitada organisatsioonidele lisada meie harta spetsiaalseid objekte. Kõik küsimused seoses raamatupidamise ja säilitamise dokumentide personali ja nende õigeaegse edastamise tuleks registreerida juhul likvideerimise juriidilise isiku.

Praegu on olemas föderaalse arhiiviteenuse süsteem, personali dokumentide individuaalseid arhiivid ei looda. Kuid vastavalt Art. 13 Organisatsiooni arhiivi seadusel on õigus luua arhiivid oma tegevuse käigus moodustatud arhiivdokumentide salvestamiseks, sealhulgas selleks, et säilitada ja kasutada arhiividokumente, mis ei ole seotud riigi või munitsipaalvaraga.

Organisatsiooni arhiivi peamised ülesanded on järgmised:

1) dokumentide arhiivi töölevõtmine, mille koosseisu on ette nähtud arhiiveeskirjadega;

2) raamatupidamine ja dokumentide säilitamise tagamine;

3) teadus- ja võrdlusseadmete loomine arhiivi dokumentidele;

4) arhiivis salvestatud dokumentide kasutamine;

5) Venemaa Föderatsiooni arhiivimahutiga seotud dokumentide ettevalmistamine ja edastamine Venemaa föderaalse arhiiviteenuse ja Venemaa Föderatsiooni põhitegevuse juhtiasutuste poolt kehtestatud tingimustele ja nõuetele \\ t .

Peamiste ülesannete täitmiseks teostab arhiiv järgmised funktsioonid:

1) viib organisatsioonide organisatsioonide ja (või) struktuuriosakondade nimekirju - arhiivi värbamise allikad;

2) aktsepteerib organisatsiooni ja organisatsioonide struktuuriliste osakondade tellitud dokumente - arhiivi värbamise allikad;

3) võtab arvesse ja tagab arhiivi vastu võetud dokumentide ohutuse;

4) loob ja säilitab ajakohase ajakohase teadusliku ja võrdlusseadmete arhiivdokumentidesse;

5) korraldab organisatsiooni juhtide ja struktuuriliste osakondade teabeteenust, rakendab dokumente organisatsioonide taotlusel ja üksikisikute taotlusel, sealhulgas kodanike sotsiaal-õiguslikke vajadusi, raamatupidamise ja kasutamise analüüsi;

6) viib läbi väärtuste uurimise ja annab püsiva säilitamise dokumentide edastamiseks organisatsioonilisi ja metoodilisi meetmeid;

7) kontrollib organisatsioonide ja teiste organisatsioonide struktuuriüksuste moodustamise ja registreerimise õigsust - omandamise allikad;

8) korraldab organisatsiooni äritegevuse koostamise töö;

9) pakub metoodilist ja praktilist abi dokumentidega töötavate struktuurilistele osakondadele;

10) Osaleb arhiivikasutuse ja dokumentide toetamise regulatiivse ja metoodiliste dokumentide väljatöötamisel.

Organisatsioonide arhiivid teostavad e-dokumente (edaspidi "Ed), tagavad nende ohutuse, raamatupidamise, valiku ja kasutamise ning ettevalmistamise ja üleandmise riigi ladustamisele. ED edastatakse säilitamisele organisatsioonide organisatsioonide osana - arhiivide värbamise allikad.

Kõik toimingud, mis on tehtud ED-ga, kui need üle kandakse arhiivi säilitamiseni ja ladustamisprotsessis (ülekirjutamine, uute formaatide konverteerimine, kokkusurumine jne), tuleb dokumenteerida, et tagada ED autentsus.

Peamiste ülesannete ja funktsioonide täitmiseks on organisatsiooni arhiivil õigus:

1) nõuda tellitud riigis dokumentide arhiivile õigeaegse ülekande struktuuriüksusi;

2) kontrollib struktuuriüksuste ja organisatsioonide dokumentidega töötamise eeskirju - arhiivi värbamise allikad;

3) struktuuriüksuste ja organisatsioonide taotlus - arhiiviteabe tööks vajalike omandamiste allikad;

4) osalevad Venemaa föderaalse arhiiviteenuse valduses olevatel üritustel Venemaa Föderatsiooni föderatsiooni föderaalsete arhiivide arhiiviasutuste juhtiasutuste arhiiviasutuste juhtkonna arhiivide arhiivi- ja dokumentide haldamise küsimustes.

Praktikas salvestatakse personali dokumentatsioon teiste dokumentidega. Siiski oleks otstarbekas korraldada personali dokumentide eraldi ladustamise, et eraldada käesoleva dokumentatsiooni teiste jaoks, kuna isiklikud koostise dokumendid on konfidentsiaalsed ja juurdepääs neile tuleks rangelt piiratud. Nende dokumentide vastuvõtmise menetlus määrab organisatsiooni režiimi teenistuse personali teenistuses ja see on juhtkonna poolt heaks kiidetud.

Kõige olulisem ja vastutustundlik tegevus on valmistada dokumente organisatsiooni arhiivi jaoks. Dokumentide ettevalmistamine väärib tõsist tähelepanu, sest see on praeguses etapis tõsiseid vigu toime pandud, mis võib hiljem kaasa tuua negatiivseid tagajärgi arhiivi töös. Kompleks töö dokumentide edastamise arhiivile, sealhulgas personali jaguneb järgmistesse etappidesse:

1) juhtumite moodustamine pärast lõpetamist ja praeguses kontori töös;

2) juhtumite registreerimine vastavalt kehtestatud menetlusele;

3) dokumentide väärtuse uurimine ja juhtumid;

4) organisatsiooni arhiivile edastatud juhtumite kirjeldus;

5) dokumentide edastamine organisatsiooni arhiivi<*>.

<*> Dekreet. op.

Enne arhiivi läbimist on vaja teostada nn teadmisi.

Dokumentide väärtuse uurimine on dokumentide uurimine nende väärtuse kriteeriumide alusel, et määrata kindlaks dokumentide säilitamise ajastamine ja nende valiku ajastamine pidevaks ladustamiseks.

Dokumentide määramine Arhiivfondi koosseisule viiakse läbi vastavalt väärtuse kogemuste tulemustele ajaloolismi, süstemaatluse ja terviklikkuse põhimõtete põhjal, mis on integreeritud dokumentide päritolu, sisu, väliste omaduste kasutamisel .

Päritolunimetuse kriteeriumide hulka kuuluvad: organisatsiooni roll ja koht avaliku halduse süsteemi või konkreetse tööstuse süsteemis, teostatud funktsioonide tähtsus, üksikisiku väärtus ühiskonnas, dokumendi aja ja kohapeal.

Sisu kriteeriumid hõlmavad järgmist: sündmuse tähtsus (nähtus), mis kajastub dokumendis, dokumendisoleva teabe väärtust dokumendi kordumist teiste dokumentidega, dokumendi autentsusele.

Välisteedusmärkide kriteeriumide hulka kuuluvad: sisu, sertifikaadi, dokumendi kujundamise, selle füüsilise seisundi kujundamine ja edastamine.

Dokumentide väärtuse uurimine toimub järgmiste asjaolude põhjal: \\ t

1) Arhiivitegevuse seaduse seadusest Venemaa Föderatsioonis;

2) organisatsioonide tegevuses moodustatud tavapäraste juhtimisdokumentide loetelu, mis näitab ladustamise ajastamist;

3) Venemaa föderaalse arhiiviteenuse regulatiivsed ja metoodilised dokumendid ja Venemaa Föderatsiooni põhiteaduskohustuste arhiivitegevuse juhtiasutused arhiiviavalduse valdkonnas.

Ed valiku arhiivide salvestamise tulemusena viiakse läbi ED väärtuse hindamise tulemusena, mida teostab organisatsiooni ekspertide komisjon.

Esimeses etapis määrab ED-arhiivi uurimine koos ärijuhtimise teenuse või teenuse eest vastutava teenusega organisatsioonis organisatsioonis, määrab nimekirja süsteemidest, teemadest ja projektidest, mille dokumendid võivad olla väärtused vastavalt üldise kontrolli kriteeriumidele . Nimekirja osana teostatakse alalise ja ajutise ladustamise jaoks ED valik; Nimekiri kinnitab organisatsiooni ekspertide komisjon.

ED-uurimist teostab eksperthinnangute eksperthinnangut traditsiooniliste vedajate organisatsiooniga (ühiste ja erikriteeriumide süsteem kasutatakse kompleksis: dokumendi tähtsus, täielikkus (lõpetamine); dokumendi autentsus ; arhiivide säilitamise kohta vastu võetud dokumentides dubleeriva teabe puudumine).

Arhiivis ladustamise korral võetakse arvesse tegureid:

1) ED vastuvõtmise piirangud;

2) ED-i loomise protsessi lõpuleviimine;

3) dedi võimaliku tõlke maksumus teisele vormile arhiivi saamisel;

4) seadusandlike aktide olemasolu, mis takistavad ED üleandmist;

5) vajalike saatedokumentide olemasolu;

6) elektrooniliste seadmete tüübi järgimine erinevate ED-de ladustamisviisidega;

7) ladustamiskulud.

Dokumentide väärtuse uurimisel struktuurilistes osakondades valitakse see konstantse ja ajutise (üle 10-aastase) ümberpaigutamise tegemiseks arhiivile; struktuuriüksustes salvestatud ajutise ladustamise ajal toimuvate juhtumite valik; Varasemate aastate juhtumite hävitamise jaotamine, mille säilitamisaeg on aegunud. Samal ajal kontrollitakse organisatsiooni tegevuse kvaliteeti ja täielikkust organisatsiooni äritegevuse ja säilitusaega õigesti kindlaksmääramisel.

Püsivate ja ajutiste (üle 10-aastaste) ladustamise dokumentide valik toimub polüstriivse vaatamise abil. Ei võimaldata dokumentide valimist ladustamiseks ja hävitamiseks ainult juhtumite päiste põhjal.

Ülejäänud ajutiste ladustamisdokumentide sisaldavate juhtumite ladustamise tingimused määratakse kindlaks nende ladustamise ajastamise ajastuse või organisatsiooni nomenklatuuri ajastus.

Äsja moodustatud juhtumite õmblemine toimub alles pärast dokumentide väärtuse hindamise lõpetamist.

Eksperdiarvamuste kohaselt koostatakse organisatsioonide dokumentide väärtused alalise, ajutise (üle 10-aastase) kirjeldustes ladustamis- ja isikliku koosseisundi kirjeldustes ning juhtumite jaotamisel, mis ei kuulu ladustamise alla .

Kogu organisatsiooni asjade puhul koostatakse kogu organisatsiooni asjade hävitamise eraldamise akt. Kui seadus täpsustab mitmete üksuse juhtumeid, siis iga seadme nimi on märgitud enne selle üksuse pealkirjade rühma. Röövimiseks valitud homogeensete juhtumite pealkirjad tehakse üldise rubriigi all olevale seadusele, mis näitab selle rühma määratud juhtumite arvu.

Organisatsiooni arhiivi töölevõtmine on arhiivi süstemaatiline täiendamine organisatsiooni struktuuriliste vaheseinte dokumentide dokumentide ja teiste arhiivi allikate organisatsioonide poolt.

Arhiivi värbamine hõlmab järgmist:

1) arhiivi värbamise allikate kindlaksmääramine;

2) arhiiviga vastuvõetud dokumentide koosseisu määratlus;

3) dokumendiülekande korraldamine arhiivile.

Organisatsiooni arhiivi töölevõtmise peamised allikad on organisatsiooni struktuurilised osakonnad.

Organisatsiooni arhiiv vastavalt tema määrustele on varustatud alalise, ajutise (üle 10-aastase) ladustamise asjadega ning personali juhtumeid.

Ajutine ladustamise juhtudel ladustamisaega kuni 10 aastat on üle kantud arhiivi organisatsiooni, reeglina ei kuulu. Neid säilitatakse organisatsiooni struktuurilistesse jagunemissetele ja pärast ladustamise aja möödumist on hävitamine.

Isikliku päritolu dokumendid Organisatsiooni arhiivile antakse üle ajutise ladustamise palvel oma omaniku (omanik), millele järgneb üleandmine riigi arhiivi pideva ladustamise eest.

Eelkäijate dokumentide dokumendid kantakse arhiivile üle, samuti likvideeritud alluvate organisatsioonide dokumendid.

Juhtumite nomenklatuur on kontoritööde turustamise juhtumite nimede süstemaatiline loetelu, mis näitab nende ladustamise ajastamist ettenähtud kujul. Juhtumite nomenklatuur on aluseks püsivate ja ajutiste (üle 10-aastaste) ladustamise ja peamise raamatupidamisdokumendi tööde koostamisele ja organisatsiooni arhiivile kasutatakse ajutise (kuni 10-aastane kaasa arvatud) ladustamine.

Nomenklatuuri fikseeritud skeemi saab kasutada teostatud dokumentide kaardifaili väljatöötamisel.

Kolme liiki ärinomenklatuuri erinevad: konkreetse organisatsiooni tüüpiline, ligikaudne ja individuaalne nomenklatuur.

Tüüpiline nomenklatuur juhtumite koostamise juhtudel turustamise kontoritöö sama tüüpi organisatsioonide ja on regulatiivne dokument.

Näitliku ärivaldkonnas luuakse näitliku koostise juhtumite turustamise turustamise organisatsioonide organisatsioonide, mille ta laiendab, näidates nende indekseid, on soovituslik laadi.

Üksikute nomenklatuuri kompileerimiseks kasutatakse juhtumite tüüpilist ja eeskujulikku nomenklatuuri.

Organisatsiooni nomenklatuur organisatsiooni tüüpilisest või ligikaudsest nomenklatuuri juhtumite üle kantakse nendele ette nähtud pealkirjadele, mida peaks eelduma organisatsiooni kontoritöös, võttes arvesse selle spetsiifikat.

Säilitamisperioodid, mis on ette nähtud juhul, kui juhtumite ligikaudne nomenklatuur on ette nähtud juhtumite individuaalsele nomenklatuurile muutmata.

Organisatsiooni nomenklatuur (teadlik) koostatakse vastavalt kehtestatud vormile struktuuriüksuste nomenklatuuride alusel, mis on välja töötatud sarnase vormiga kokkulepitud arhiiviga ja nende üksuste juhtide allkirjastatud.

Organisatsiooni nomenklatuur koostatakse organisatsiooni üldvormil.

Organisatsiooni nomenklatuuri külastab arhiivi juht või arhiivi eest vastutava isiku juhataja, teenuse juhi juhataja või haldamise eest vastutava isiku märke ja pärast organisatsiooni CEK (EÜ) heakskiitmist saadetakse Asjaomase arhiiviasutuse EPA heakskiitmine, mille järel kinnitatakse organisatsiooni juht.

Pärast organisatsiooni nomenklatuuri kinnitamist saavad struktuurilised osakonnad oma vastavates osades kasutamiseks väljavõtteid.

Organisatsiooni nomenklatuuri eelseisva kalendriaasta jaoks koostatakse jooksva aasta viimases kvartalis.

Juhtumite nomenklatuur koostatakse organisatsiooni tegevuses esitatud dokumentide koosseisu ja sisu uuringu põhjal.

Juhtumite nomenklatuuri koostamisel kirjeldavad organisatsiooni ja ajutiste vaheseinte, personalijakava käsitlevad sätted selle struktuuriüksuste kohta, organisatsiooni ärinomenklatuuri eelmisel aastal, alaliste ja ajutiste (üle 10-aastaste) ladustamise, registreerimisvormidega , osakondade ja tüüpiliste dokumentide nimekirjad, mis näitavad nende ladustamise, tüüpiliste ja näitlike nomenklatuuride asukohta.

Juhtumite moodustumist nimetatakse teostatud dokumentide rühmitamiseks juhtumite puhul vastavalt juhtumite nomenklatuurile.

Dokumendid paigutatakse juhul, kui nende sisu järgi vastavad juhtumi päisele, samas kui keelatud on rühmitatud dokumentide eelnõu ja kahekordse koopiate juhtumite puhul (välja arvatud eriti väärtuslikud), samuti dokumendid tagastatud.

Juhtumid moodustatakse Office'i tööde tsentraliseeritud dokumentide organisatsioonides - Dou organisatsiooniteenuses detsentraliseeritud - mõlemad struktuuriüksused (DW) ja Dou Organisatsiooni eest vastutavad isikud.

Juhtumite moodustamine toimub organisatsiooni arhiivide otseste metoodiliste juhtide all ja vajaduse korral ning asjaomase riigi arhiivi.

Juhtumite moodustamisel tuleb järgida järgmisi põhinõudeid:

1) pideva ja ajutise ladustamise dokumendid peavad olema rühmitatud eraldi juhtudeks;

2) sisaldama iga dokumendi ühele näiteks;

3) grupi dokumendid ühe kalendriaasta puhul. Erandiks on: asjad; kohtumenetlused; Isiklikud juhtumid moodustatud kogu selle isiku töö perioodil organisatsioonis; valitud organite dokumendid ja nende alalised komisjonid, asetäitjad, kes on rühmitatud nende kokkukutsumise perioodi jooksul; õppeaasta jaoks moodustatud haridusasutused; Teatrite tegevust iseloomustavad teatrite dokumendid; filmide, käsikirjade, haiguste ajaloo jne äri;

4) Juhtum peab sisaldama mitte rohkem kui 250 lehte, mille paksus ei ületa 4 cm.

Juhtumi sees peavad dokumendid asuma nii, et nad hõlmasid järjekindlalt oma sisu jaoks teatud küsimusi. Samal ajal on dokumendid paigutatud kronoloogilises järjekorras (sissetulevad - kättesaamise kuupäevadel väljumise kuupäeval) või alphabeetiliselt autorite ja korrespondentide nimed.

Dokumentide taotlused, sõltumata nende heakskiitmise või koostamise kuupäevast, on ühendatud nende dokumentidega, millele need on seotud.

Taotlused mahuga üle 250 lehte moodustavad eraldi maht, mis dokumendis on tehtud.

Regulatiivdokumendid on rühmitatud nendega seotud rakenduste ja kronoloogia juhtumite puhul:

1) Põhikiri, määrused, haldusdokumentide heakskiidetud juhised on nende taotlused ja need on rühmitatud kindlaksmääratud dokumentidega. Kui need on sõltumatu dokumendina heaks kiidetud, rühmitavad nad neid üksikjuhtumiteks;

2) põhitegevuse tellimused on rühmitatud personali tellimustest eraldi;

3) Töötajate tellimused on rühmitatud juhtumite kohaselt vastavalt nende ladustamise kehtestatud tähtaegadele. Soovitav on suurel hulgal dokumente, mis on seotud organisatsiooni tegevuse erinevate osapooltega (töö, vallandamise ja liikumise, ärireiside jne vastu), rühm üksikjuhtumite hulka;

4) juhised kõrgemate organisatsioonide ja dokumentide nende täitmise on rühmitatud juhtudel tegevuse organisatsiooni;

5) heakskiidetud plaanid, aruanded, hinnangud, piirid, pealkiri nimekirjad ja muud dokumendid rühmitatakse nende projektidest eraldi;

6) isiklikes küsimustes dokumendid asuvad kronoloogilises menetluses, nagu need on saadud;

7) palkade töötajate ja töötajate näokontod on rühmitatud individuaalseteks juhtumiteks ja asuvad nendes vastavalt nimede tähestiku tähestisele;

8) ettepanekud, avaldused ja kaebused kodanike töö organisatsiooni ja kõik dokumendid nende kaalumise ja täitmise nimel on rühmitatud eraldi avalduste kodanike isiklikke küsimusi;

9) Kirjavahetus rühmitatakse kalendriaasta reeglina ja süstematiseeritakse kronoloogilises järjestuses, asetatakse dokumendi vastus taotlusele dokumendile. Kui uuendades vastavust teatavale küsimusele, mis algas eelmisel aastal, lisatakse dokumendid jooksval aastal, mis näitab eelmise aasta juhtumi indeksit. Sõltuvalt organisatsiooni eripäradest võib kirjavahetust rühmitada ka õppeaastaks, valitud asutuste kokkukutsumise tähtaeg jne.

Juhtumite registreerimine toimub organisatsiooni dokumentide haldamise teenuse või muude struktuuriliste osakondade töötajate poolt, kelle ülesanded hõlmavad juhtumite loomist ja moodustumist metoodilise abi ja organisatsiooni arhiivi kontrolli all.

Sõltuvalt ladustamise ajast teostatakse juhtumite täielikku või osalist kaunistamist.

Püsiv, ajutine (üle 10 aasta) Säilitamise ja isikliku kompositsiooni suhtes kohaldatakse täielikku disaini.

Kohtude täielik kaunistamine hõlmab:

1) juhtumi kindel või siduv;

2) juhtumi lehtede nummerdamine;

3) laevalehe koostamine;

4) dokumentide sisemiste küsimuste teatavatel juhtudel koostamine;

5) tegemisel vajalikud selgitused juhtumite käsitlemise üksikasjades (organisatsiooni nime selgitamine, kohtuasja registreerimisindeks, kohtuasja päis).

Ajutine (kuni 10-aastane kaasav) ladustamine kuuluvad osalise konstruktsiooniga: tal ei ole lubatud teha juhtumi dokumentide süstematiseerimist, juhtumi nimekirju ei ole nummerdatud, assotsiatsioonid ei ole.

Dokumendid, mis moodustavad juhtumeid tehakse 4 torkab kõva kate papist või põimunud, võttes arvesse võimalust vaba lugemise teksti kõik dokumendid, kuupäevad, viisade ja nende resolutsioonide tekst. Asjade ettevalmistamisel seondumisse (siduva), metallvõlakirjad (tihvtid, paberklipid) kustutatakse dokumentidest.

Eriti väärtuslikke dokumente või mitteformaadiliste dokumentide konstantse ladustamise juhtumeid säilitatakse suletud tahketes kaustades, kus on kolm ventiili sidemete või kastidega.

Kui on taotlemata isiklikke dokumente (isikutunnistused, tööraamatud, sõjaväepiletid), investeeritakse need dokumendid ümbrikusse, mis on juhtumi puhul söödetud. Kui selliseid dokumente on suur hulk, tühistatakse viimased asjad ja need koostatakse eraldi inventuuri.

Iga juhtumi lõpus pannakse laeva lehe puhtal kujul ja juhtumi alguses (eriti väärtuslike dokumentide puhul) - juhtumite sisemiste inventeerimisdokumentide vorm.

Selleks et tagada juhtumi puhul esitatud dokumentide asukoha ohutus ja konsolideerimine, on kõik selle juhtumi kõik lehed (välja arvatud sõiduki lehed ja sisemine) lehed araabia numbritega üleval paremas nurgas lihtsa pliiatsiga või numeratsiooniga lehest. Sisemiste inventeerimisdokumentide nimekirjad nummerdatakse eraldi.

Iga osa eraldi mahu või osade puhul, mis koosnevad mitmest mahust või osadest, mis koosnevad mitmest mahust või osadest.

Fotod, joonised, diagrammid ja muud illustratiivsed dokumendid, mis esindavad sõltumatut lehte, on lehekülje tagaküljel nummerdatud lehekülje tagaküljel.

Kokkupandav leht (A3 formaat, A2) avaneb ja nummerdatud lehe ülemise valdkonna paremal küljel. Sellisel juhul nummerdatud ühe serva jaoks loetletud vormi leht ühe lehega; Leht, volditud ja õmmeldud keset, kestab segamist ja nummerdatakse ühe lehega.

Leht tihedalt liimitud dokumentidega (fotod, pistikud, ekstraktid jne) on nummerdatud ühe lehega. Kui dokument on liimitud ühe servaga muud dokumendid (tekst lisab, tõlked, pistikud jne), siis iga dokument nummerdatakse eraldi.

Investeeringutega ümbrikud on nummerdatud; Samal ajal on ümbriku ise nummerdatud ja seejärel järgmine number iga ümbrikusse manus.

Need, kes on kinni peetud dokumentide oma numeratsiooni lehed (sealhulgas trükitud väljaanded) saab nummerdada Ühine korraldus Või salvestage oma numeratsiooni, kui see vastab juhul lehtede asukoha järjekorrale.

Juhul, kui avastate suure hulga vigu äritegevuse numeratsioonilehtedes, neid nummevad need ümber. Kui nummerdavad lehed, vanad numbrid põletatakse ja paigaldatakse lähedal uus number leht; Juhtumi lõpus koostatakse uus laevaleht, samas kui vana laeva on kannatanud, kuid see on säilinud juhul.

Kui lehtede nummerdamisviisidel on eraldi vigu nende arhiivi ettevalmistamisel, et üle kanda riigi ladustamise, koordineerimisel riigi arhiiviga, on lubatud lehtede kasutamine lehtede kasutamine.

Laevaleht koostatakse eraldi lehel, raamatutes - viimase puhta lehe tagaküljel, kaardifailides - eraldi puhas lehekaardi formaat.

Juhtumi puhul on koostatud vastavalt kehtestatud vormile, milles numbrid on märgitud ja sõnades märgitud juhtumi nummerdatud lehtede arv, sisemiste jaotuslehtede arv. Lisaks on läbirääkimisi juhtumi numbrite numeratsiooni omadused läbirääkimisi (juhtumite kirjanduslike arvude olemasolu, vastamata numbrid, piduri fotode arv, suurte formaadiliste lehtede arv, lisaseadmete ümbrikud ja arvu Nendesse sisestatud lehed) ja näitab ka brošüüride tüpograafiliste juhtumite olemasolu nendes lehtede arvuga, kui neid ei ole märgitud juhul.

Sheet-Witty allkirjastab selle kompilaator. Kõik hilisemad muudatused juhtumi koostises ja seisukorras (tõeliste dokumentide asendamine) on märgitud laevalehele vastava seaduse alusel.

Keelatud on teha leht-haardevoodi äritegevuse kaanel või viimase dokumendi nimekirja puhta käive. Kui see viibib või põimub ilma tühja laeva tühjaks, möödub see lehe ülaosa taga juhtumi sees.

Kohtumenetluse dokumentide sisemine inventuur on koostatud konstantse ja ajutise (üle 10-aastase) dokumentidega, mis on kooskõlas käesoleva dokumentatsiooni eripäradega (eriti väärtuslikud, isiklikud, kohtulikud uurimisjuhtumid jne. ), samuti alaliste ja ajutiste juhtumite raamatupidamise kohta (üle 10 aasta) dokumentide liik, mille pealkirjad ei avalikusta dokumendi konkreetset sisu.

Sisemine OPI-d valmistatakse eraldi lehel vastavalt kehtestatud vormile, mis sisaldab teavet dokumentide järjekorra, nende indeksite, kuupäevade, pealkirjade ja juhtumite numbrite kohta. Sisemine järjekord sisaldab lõplikku kannet, milles numbrid on näidatud ja sõnades selles sisalduvate dokumentide arv ja sisemiste jaotuslehtede arv.

Sisemine OPIS allkirjastab selle kompilaator. Kui see on põimunud või hilja ilma sisemiste inventari dokumentide vormi ilma, koostatuna paigaldatud vormiga, on OPEV vooderdatud näokatte sees.

Muutused dokumentide koosseisus (tagasivõtmine, dokumentide lisamine, nende koopiate asendamine jne) kajastuvad "Märkused" veerus viidates asjakohaste õigusaktidega. Vajadusel koostatakse uus lõplik sisestus sisemise inventuuri ja tunnistajakirja.

Koostatakse alalise, ajutise (üle 10) ladustamise ja isikliku koostise juhtum ja koostatakse vastavalt kehtestatud vormile, mis näitab organisatsiooni nime, struktuuriüksust, juhtumiindeksi, arhiivikott Juhtumite arv (maht, osad) konsolideeritud varude päise iga-aastases osas.

Konstantsete ladustamisjuhtumite katmisel pakutakse koha riigi arhiivi nime, mida organisatsiooni ja organisatsiooni organisatsioonid vastu võetakse.

Organisatsiooni (struktuuriüksuse) muutmisel dokumentide käsitletud ajavahemiku jooksul või juhtumi teise organisatsiooni (teise struktuuriüksuse) ajavahemiku jooksul on märgitud selle organisatsiooni uue nimetuse või õigusliku organisatsiooni nimel, \\ t Ja Organisatsiooni endine nimi (struktuuriosakond) asub sulgudes.

Asjade tegemise juhtumite pealkiri kantakse organisatsiooni nomenklatuurist kokkulepitud asjaomase arhiiviasutuse eksperthinnangu komisjoniga. Vajalikel juhtudel tehakse selgitused päises (tellimused, protokollid jne).

Juhtudel, kui juhtum koosneb mitmest mahust (osad), tehakse juhtumi üldine päis ja iga mahu (osade) pealkiri iga mahu (osad) kaanel.

Dokumentide koopiate sisaldavate juhtumite rubriikides on nende kopeerimine näidatud. Autentsus juhtumite dokumentide pealkirja ei ole läbirääkimisi.

Juhtumi puhul on märgitud araabia numbritega institutsiooni aasta (de) äärmuslik kuupäev ja kohtuasja lõppu.

Kui dokumendid kuuluvad juhul (taotlused jne), mille kuupäevad lähevad kohtuasja äärmuslikule kuupäevale, siis tehtud juhtumi kirje tehakse uue joonega selle kohta: "On dokumente .. . aasta (de). " Asjade kuupäevad ei tohi märkida iga-aastaste plaanide ja aruannete puhul sisaldavate juhtumite katta, kuna need kajastuvad pealkirjades.

Äärmuslikud juhtumid, mis sisaldavad organisatsioonilisi ja halduslikke, loovaid ja muid dokumente (protokollid, transkriptid, tähed, aruanded jne), mille jaoks täpne dating on oluline, samuti juhtudel, mis koosnevad mitmest mahust (osad), kinnitatakse dokumentide kuupäevad , st varaseimate ja väga hiliste dokumentide registreerimise kuupäevad (koostamine).

Kui juhtum on registreerimiskorralduste logi, tellimused jne, on juhtumi kuupäev ajakirjade täpsed kalender kuupäevad ajakirjas.

Koosolekute protokolli sisaldava juhtumi äärmuslikud kuupäevad on heakskiitmise kuupäevad (heakskiidetud dokumentide puhul) või kohtuasja esimeste ja viimaste protokollide koostamine.

Isikliku põhjuse äärmuslikud kuupäevad on kuupäevad allkirjastamisel tellimuse vastuvõtmise ja vallandamise kohta, kes on juhitud.

Juhtumite kattekavade nakkusprogrammis on juhtumite arv, mis on kinnitatud juhtumi sertifikaadi pealkirja alusel ja ladustamisaeg (pidev ladustamine on kirjutatud: "Hoida pidevalt").

Et tagada arhiivi töölevõtmine organisatsioonis kõigi püsivate, ajutiste (rohkem kui 10 aastat) säilitamise ja isikliku koostisega, mis on läbinud väärtuse teadmisi, on koostatud arhiivide inventuuri.

Arhiivide inventuur on arhiivikontroll, mis sisaldab arhiivifondi säilitamisüksuste süstemaatilist loetelu, kogumise ja nende raamatupidamise ja sisu avalikustamise jaoks.

Leiab kompileeritakse eraldi: pideva ladustamise küsimustes; Ajutine äri (üle 10) ladustamine; Isiklik äri; Juhtumid, mis koosnevad ainult selle organisatsiooni jaoks iseloomulikest dokumentidest (kohtu-, uurimisüksused, teaduslikud aruanded teemad jne).

Eraldi inventar on loetelu juhtumitest iseseisev (ordinal) numeratsioon.

Organisatsiooni iga struktuurse jagunemise inventuuri koostatakse igal aastal otseste metoodiliste juhtide arhiivi. Nende sõnul edastatakse dokumendid arhiivi. OPS koostanud struktuuriüksused on aluseks ettevalmistamisel konsolideeritud inventuuri organisatsiooni, mis arhiiv valmistab ette ja mille ta annab juhtumite püsiva ladustamise.

Struktuuride osade asjad on koostatud ettenähtud kujul kolme koopiaga ja esitatakse organisatsiooni arhiivile aasta pärast ametialase töö juhtumite lõpetamist.

Struktuuriüksuse inventuuri kirjeldav artikkel sisaldab järgmisi elemente: \\ t

1) juhtumi järjestuse number (maht, osad) inventuuri abil;

3) korpuse päis (maht, osad), mis vastab täielikult tema päisele juhtumi katte suhtes;

4) asjade kuupäev (maht, osad);

5) lehede lehtede arv (maht, osad);

6) säilivusaeg.

Konstruktsiooniseadme kompositsiooni koostamisel järgitakse järgmisi nõudeid:

1) juhtumite päised kantakse inventuurile vastavalt vastuvõetud süstematiseerimissüsteemile juhtumite nomenklatuurile;

2) Iga juhtum on tehtud inventuuris sõltumatu järjestuse numbri all (kui juhtum koosneb mitmest mahust või osast, sisestatakse iga maht või osa sõltumatu numbri all oleva inventuuri);

3) obia juhtumite nummereerimine - brutosumma mitu aastat;

4) struktuuriüksuste numbri määramise kord on kehtestatud arhiiviga kokkuleppel;

5) varude veerud täidetakse täpselt vastavalt esitatud teabele esitatud teabele;

6) kui mitmel juhul on sama pealkirjaga rea \u200b\u200binventeerimisel järjestatud järjest õiges kirjas, ja kõik teised homogeensed juhtumid on tähistatud sõnadega "sama", samas kui muu teave asjade kohta on investeeritud täielikult);

7) Count OBCI märkused "kasutatakse kaubamärkide puhul, nende füüsilise seisundi omadused, asjade ülekandmine teistele struktuuriüksustele, viidates vajaliku tegevusega, koopiate olemasolu kohta jne.

Lõpus inventuuri pärast viimast kirjeldav artikkel, lõplik kanne täidetakse, kus juhtumite arv, esimene ja viimane ärinumber on täpsustatud ning samuti on pidanud läbirääkimisi juhtumite nummerdamise omaduste kohta (kirjanduslik kohalolek ja vastamata numbrid).

Struktuuriosakonna asjade inventuuri allkirjastab kompilaator, märkides oma positsiooni ja kinnitab struktuuriüksuse juht.

Organisatsiooni arhiivi taotlusel võib välja koostada sisu tabel, kokkutõmbede loend, viiteid.

Täidetud inventuuri konstruktsiooni kohustuslik element on pealkiri.

Täidetud konstantse ladustamise disaini pealkirja lehel märkida:

1) sihtasutus nimi;

2) fondi number;

3) oops number;

4) optilise nimi, mis hõlmab dokumentide kategooria märget (alaline ajutine ladustamine, personali poolt jne), mille pealkirjad on varustatud inventuuri;

5) inventari lisatud asjade äärmuslikud kuupäevad.

Enne pealkirja lehekülje nimetuse nimetust jäetakse koha riigi arhiivi täielik nimi, mis hoiab pidevalt selle organisatsiooni asjade.

Lõpetatud päring moodustab tingimata sisu ja eessõna, samuti viiteid ja lühendatud sõnade loendi viimase aastase sektsioonis.

Lõpetatud OPIS koos pealkirja nimekirja ja viiteseadmetega see asub tahke katte ja põimunud.

Personaalsete osapoolte konsolideeritud kirjelduse iga-aastase osa päised süstematiseeritakse nominaalsele, võttes arvesse järgmist järjestust: \\ t

1) personali tellimused (tellimused);

2) töötajate nimekirjad;

3) kaardi raamatupidamise kaardid (isiklike tegude eraldi kirjelduse puudumisel);

4) isiklikud asjad (isiklike juhtumite eraldi kirjelduse puudumisel);

5) palkade töötajate ja töötajate näokontod (arveldustasu avaldused);

6) taotlemata tööhõivedokumendid (eraldi varude puudumisel);

Seda tüüpi dokumente moodustatud organisatsioonis suurtes kogustes võib eraldada sõltumatute aastased OBIA (isiklikud asjad, tööraamatud jne). Isiklikud asjad (Personal Cards) kantakse oksjoni konsolideeritud iga-aastase osa aastaks isikliku küsimuse vallandamise aastaks ja on süstematiseeritud vastavalt tähestikule.

Alalise ja pikaajalise ladustamise juhtumid, sealhulgas töötajate dokumendid, antakse organisatsiooni arhiivile hiljemalt kolm aastat pärast nende lõpetamist ametisse tööle.

Juhtumite ülekandmine organisatsiooni arhiivile viiakse läbi vastavalt arhiivi koostatud ajakavale kokkulepitud struktuuriüksuste juhtidega arhiivile edastavate struktuuriüksuste juhtidega ja kinnitas organisatsiooni juht.

Struktuuriüksuse juhtumite ettevalmistamisel organisatsiooni arhiivile edastamiseks kontrollib täiteametnikku oma moodustamise, projekteerimise ja OPEV-s esitatud juhtumite arvu õigsuse järgi, väljakujunenud juhtumite arv vastavalt organisatsiooni nomenklatuurile. Kõik struktuurijaotuse moodustamise kontrollimisel tuvastatud puudused on kohustatud kõrvaldama. Kui juhtumite puudumist puuduvad, koostatakse asjakohane sertifikaat.

Iga juhtumi vastuvõtt teeb arhiivi (eritöötaja) eest vastutav isik struktuuriosakonna töötaja juuresolekul. Samal ajal mõlemal OBI koopiad iga juhtumi suhtes, mis sisalduvad, on märgitud juhtumi kättesaadavuse kohta. Iga eksemplari lõpus on OPI-d tähistatud numbritega ja sõnadega, mis on tegelikult arhiivi juhtumite arv, puuduvate juhtumite arv, vastuvõtu kuupäev ja juhtumite edastamine, samuti arhiivi vastutava vastutuse allkiri (Arhiivitöötaja) ja juhtumi läbinud isik.

Eriti väärtuslike juhtumite saamisel kontrollib lehtede arv asjade arv.

Ligameeridega seotud juhtumid toimetatakse struktuuriüksuste töötajate organisatsiooni arhiivile.

Koos arhiivide registreerimisfailid kantakse dokumentidele. Iga faili nimi on varustatud inventuuris.

Dokumentide säilitamise korraldamine - meetmete süsteem, mis hõlmab dokumentide ratsionaalset paigutamist, nende liikumise jälgimist ja füüsilist seisundit, kopeerides dokumendid kindlustusfondi loomiseks ja kasutusfondi loomiseks, esialgse või esialgse omaduste lähedaste taastamise (taastamise) ja kahjustatud või hävitatud dokumentide välismärgid.

Dokumentide ohutuse tagamiseks arhiivis tuleks läbi viia:

1) ladustamismeetmete kogum, millega nähakse ette dokumentide materjali ja tehnilise andmebaasi loomine (ladustamisrajatiste ehitamine ja ruumid, dokumentide säilitamise vahendid, salvestusrajatiste ja salvestusrajatiste, kliimaseadmete vahendid, kahjustatud kopeerimise ja taastamise vahendid dokumendid jne);

2) meetmete kogum, et luua ja järgida regulatiivsed tingimused Dokumentide säilitamine (temperatuuri-niiske valgus, sanitaar- ja hügieenilised, turvaladustamise režiimid).

Juhtumid väljastatakse hoidlatest:

1) organisatsiooni töötajate kasutamiseks;

2) kodanike poolt teadus- ja muude uuringute lugemisruumi kasutamiseks;

3) teiste organisatsioonide ajutiseks kasutamiseks;

4) läbiviimiseks arhiivitöö dokumentidega;

5) dokumentide füüsilise seisundi parandamiseks dokumentide füüsilise seisundi parandamiseks dokumentide füüsilise seisundi parandamiseks.

Juhtumid väljastatakse ajutiseks kasutamiseks hoidlatest ajavahemikuks, mis ei ületa: \\ t

1) 1 kuu organisatsiooni töötajate kasutamiseks;

2) 1 kuu lugemisruumis dokumentide kasutamiseks;

3) 3 kuud ajutiseks kasutamiseks teiste organisatsioonide jaoks;

4) 6 kuud dokumentide uurimiseks.

Kohtu asutused ja kohtuasja ametiasutused väljastatakse kohtuasja lõppemise või kohtuotsuse tegemiseni.

Ajutise kasutamise dokumentide väljastamise tähtaegade laiendamine ajutiseks kasutamiseks, sealhulgas Euroopa Kohtule ja prokuröridele ning ka kokkupuute jaoks on lubatud erijuhtumid Organisatsiooni juhi loal kasutaja ohutuse kirjaliku kinnituse.

Ladustamisrajatiste väljaandmist väljastab järgmised dokumendid:

1) korraldused (nõuded) juhtumite väljastamiseks organisatsiooni lugemisruumi ja töötajate väljastamiseks;

2) ajutise kasutamise juhtumite väljastamise toimingud teistele organisatsioonidele, sealhulgas kohtule ja prokuröridele või dokumentide eksponeerimisele;

3) kindlustus- ja dokumentide taastamise korraldusi.

Väljaandmise dokumentide hoidla on registreeritud raamatute väljastamise dokumentide väljastamise.

Teadlased (nõuded) teadlasi peetakse teadlaste isiklikes küsimustes ja kõik teised - enne nende säilitamise aja möödumist. Tellimused (nõuded) On soovitav salvestada enne kättesaadavuse ja olukorra kontrollimist.

Ajutise kasutamise juhtumite väljastamine teistele organisatsioonidele väljastatakse tegu, mis on koostatud kahes eksemplaris, millest üks jääb organisatsiooni arhiivis, teine \u200b\u200bväljastatakse saajale. Seadus allkirjastab organisatsiooni juht ja saaja organisatsiooni juht: allkirjad on kinnitatud organisatsioonide vappidega. Pärast juhtumite tagastamist kahe seaduse koopiaga tehakse asjakohane kaubamärk: üks eksemplar jääb saajaorganisatsiooni, teine \u200b\u200bsalvestatakse fondi puhul arhiivis organisatsiooni väljastatud.

Kindlustuse suund kopeerimise, taastamise, sidumise suunas väljastatakse järjekorras. Tellimus antakse välja organisatsiooni arhiivis väljaandmise teose vormis teise organisatsiooni ajutisele kasutamisele.

Juhtumid väljastatakse hoidlast kasutamiseks ja töökindlustuse kopeerimise, taastamise, seondumise ja töödeldud kujul.

Enne kaupluse juhtumite väljastamist kontrollitakse salaja kirjavahetust ja kohtuasja päise kirjavahetust ja CIPHi kate ja juhtumi pealkirja Oticis; Enne äritegevuse väljastamist ja äritegevuse tagastamist kontrollitakse lehtede nummerdamist ja iga väljaantud dokumentide olukorda.

Igale hoidla küsimusele peab olema kasutusleht.

Juhtumite väljastamisel hoidlast välja antud juhtumi asetäitja asetäitja, mis näitab juhtumi arvu, oops number, fondi number, millal ja kellele juhtum väljastatakse, kuupäeva tema tagasipöördumise ja The Allkiri töötaja välja andnud, märkides positsiooni. Pärast tagastamist hoidlasse asendaja kaart tühistatakse.

Arhiivile tagastatud olukord pärast kasutamist tuleb kontrollida dokumentide tagastava isiku juuresolekul.

Kui nendes on seotud asjade või üksikute lehtede puudus, samuti asjade kahjustusi ja dokumente, koostab arhiivitöötajad kaks koopiat, millest üks tundub lugemisruumi või organisatsiooni juht teadlasele Kasutatud dokumendid vastutuse meelitamiseks teine \u200b\u200b- jääb arhiivi.

Kui liikuvad dokumendid väljaspool arhiivi, ettevaatusabinõude tuleb järgida, mis tagab turvaliselt nende ohutuse.

Dokumentide transportimisel meetmed nende kaitsmise ja kaitsmise meetmed kahjulikud tegurid Keskkond, rakendades eri tüüpi pakendeid, mis kaitsevad sademete, valguse, mehaaniliste kahjustuste kaitset.

Organisatsiooni arhiivis dokumentide arvestus on määrata kindlaks nende koguse ja koostise kindlaksmääratud mõõteseadmetes ja fikseerimises (registreerimine) iga raamatupidamisühiku kuulumise kuulumise (registreerimise) konkreetse kompleksi ja nende koguarvude koguarvuga.

Raamatupidamise dokumendi raames viidatakse väljakujunenud vormi dokumendile, millega määratakse kindlaks raamatupidamisüksustes oleva arhiivokumentide vastuvõtmise, kõrvaldamine, number, koosseis ja seisund.

Organisatsiooni arhiivis dokumentide raamatupidamine on üks vahendeid nende säilitamise ja kontrolli tagamiseks nende kohaloleku üle.

Raamatupidamine kuulub kõigile arhiivis talletatud dokumendid, sealhulgas selle arhiivi paljastamata ja mitte-tuumadele, samuti dokumentide kindlustuse koopiad, kasutusfondi koopiad (kui see on olemas), asjade ja dokumentide koopiad.

Organisatsiooni arhiiv kannab Venemaa Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide raamatupidamist, mida ajutiselt säilitati organisatsiooni arhiivis, viisil määrustega kindlaksmääratud viisil riigi raamatupidamine Venemaa Föderatsiooni arhiivifondi dokumendid ja esitab volikirja asjakohasele arhiiviasutusele.

Raamatupidamine on tehtud arhiivide dokumentide (raamatupidamisüksuste, mäluseadmete) määramisega raamatupidamisnumbrite osade hulka kuuluvate raamatupidamisnumbrite osa.

Arhiiv Cipher - iga ladustamisüksuse nimetus, et tagada selle raamatupidamine ja identifitseerimine. Arhiiv Cipher koosneb ruumidest: arhiivinfo Organisatsiooni arhiivifondide loetelu ja fraktsioonide nimekirjast avalike arhiivfondide loetellu, mille omandamise allikas on organisatsioon, arhiivide kogumine, varude, mäluühikute.

Arhiivifondi arvu määrab riigi arhiiv pärast organisatsiooni alalise ladustamise dokumentide esimese saamise registreerimist.

Põhikonto dokumentide iga kirje aluseks on:

1) dokumentide kättesaamisel organisatsiooni arhiivile:

a) püsiva, pikaajalise (üle 10-aastase) ladustamise ja personali dokumentide struktuuriliste osade kohandamine;

b) struktuuriüksuste organisatsiooni või nomenklatuuri kokkuvõtlik nomenklatuur, mille lõplik aruanne institutsioonide arvu ja lõpetatud juhtumite arvu kohta;

c) dokumentide vastuvõtmise ja edastamise toiming teisest organisatsioonist juriidilisest või üksikisikutest, sealhulgas depositooriumi säilitamisest;

2) Organisatsiooni arhiivist väljuvates dokumentides:

a) dokumentide vastuvõtmise aktiveerumine alalise ladustamise jaoks riigi arhiivis või teise organisatsiooni arhiivis;

b) dokumentide tagastamisõigus omanikule;

c) toimida dokumentide hävitamise jaotamise kohta, mis ei kuulu ladustamata;

d) dokumentide mittedokumentide toiming, otsingu tee, mis on ammendatud;

e) dokumentide parandamatu kahjustuste toiming.

Juhtumite inventeerimine, dokumendid - arhiivikataloog, mille eesmärk on avaldada ladustamisüksuste koostise ja sisu, raamatupidamisüksused, konsolideerida nende süstematiseerimise fondis ja nende raamatupidamises.

OPVE koosneb kirjeldavatest artiklitest, lõplikust salvestus-, leht- ja viideseadmetest inventuuri.

Järjevas kirjelduse objekt on salvestusüksuse, raamatupidamisüksus.

OPI kirjeldav artikkel sisaldab: salvestusseadme järjekorranumber, raamatupidamisüksuse; Office'i töö indeks või vana inventuuri number; Salvestusüksuse päis, raamatupidamisüksused, dokumentide äärmuslikud kuupäevad, ühe ladustamisüksuse arvud; Keel, autentsuse, kopeerimise, reprodutseerimise meetodi, dokumentide säilitamise aste, väliste omaduste. Kirjestikus artikkel võib täiendada üksikute dokumentide (dokumentide rühmi) salvestusüksuse, raamatupidamise üksuse.

Opticu võrdlusseadmetes: tiitlileht; Sisu (sisukord), eessõna; kokkutõmbeolijate nimekiri; Kippide tõlkelauad (rafineerimisvarude korral); viiteid.

Pealkirja leheküljel paigutatakse inventuur: organisatsiooni arhiivi täielik nimi, sihtasutuse nimi, fondi number, inventuuri number, inventuuri nimi, inventari sisestatud dokumentide äärmuslikud kuupäevad.

Eessõna saab koostada nii kõigil alustel kui ka individuaalsele inventuurile. Sihtasutuse üldist eessõna kirjeldatakse esimeses inventaris.

Eessõna, üldiselt kirjeldatud fondi, on esitatud: ajalugu asutaja, ajaloo fondi; Fondi dokumentide koostise ja sisu märkus (kõige tüüpilisemad mäluseseadmete rühmad nende liikide ja sortide jaoks on iseloomustatud sisu järgi); Võrdlusseadme kompositsioon kirjeldatakse.

Iga fondi inventuuri eraldiseisvate esietenduste koostamisel paigutatakse kõikide varude rajatise ajaloo ja fondi ajaloo ajaloo kohta esialgsesse inventari eessõna.

Lisaks võivad osutid koostada (nii üld- kui ka erilised). Pointi võrdlusandmed OPI-dele antakse ladustamisüksuste, raamatupidamisüksuste järjekorranumbritele.

Arhiivdokumentide kasutamine - Arhiivokumentide teabe rakendamine kultuurilistes, teaduslikes, poliitilistes, majanduslikel eesmärkidel ja tagamiseks seadusõigused kodanike huvides.

Organisatsioonid arhiveeritud dokumendid on avatud arhiivile ja kasutajatele. Erandiks on dokumenteeritud teave seadusandlikud aktid piiratud juurdepääsu kategooriasse.

Vene Föderatsiooni arhiivfondi dokumentide kasutamise korra organisatsioonides määratakse kindlaks käesoleva määruse alusel.

Arhiivdokumentide kasutamise peamised vormid on järgmised:

1) organisatsiooni juhtimise ja struktuuriliste jaotuste teavitamine, samuti teised organisatsioonid teatavate dokumentide arhiivi ajaloolistes dokumentides ja nende sisul;

2) kodanike ja organisatsioonide sotsiaalsete ja õiguslike taotluste täitmine;

3) dokumentide kasutamine meedias;

4) infoürituste ettevalmistamine: näitused, konverentsid jne;

5) arhiivi lugemisruumis töödokumentide väljastamine;

6) ajutise kasutamise dokumentide väljastamine.

Organisatsiooni ja struktuuriüksuste juhtide ja teiste organisatsioonide juhtide taotluste teavitamine ja teostamine teostab arhiiv teatava teema kohta taotluse või algatuse korralduse vormis teabekirja või sertifikaadi vormis asjakohaste dokumentide arhiiv.

Organisatsiooni juhide teavitamist saab läbi viia juhtumite või dokumentide nimekirja kujul teatava teema või dokumentide ja otsinguandmete tüüpide kaupa. Vajaduse korral antakse märkused.

Dokumentide või juhtumite päised asuvad nimekirjas olenemata nende varude liitumisest: sündmuse kronoloogia kohta küsimustes, dokumentide tüübi või tähenduse tõttu, sõltuvalt taotlusest.

Juhtide teavitamist saab teha ka dokumentide koopiate teemavaliku vormis. Koopiad asuvad loogilises järjekorras; Pealkiri leht on lisatud koopiate valikule, samuti vajadusel ajaloolise viide, nimekirja ja muude materjalide valikule.

Organisatsiooni kuuluva sertifikaadi nimekiri, kiri allkirjastab arhiivi juht; Kui te täidate taotluse teise organisatsiooni, kirja, sertifikaadi, nimekirja, temaatilise valiku koopiate dokumentide allkirjastab arhiivi juht ja saadetakse lisatäht allkirjastatud organisatsiooni juht.

Teave sotsiaal-õigusliku iseloomuga kodanike ja organisatsioonide taotlusel antakse välja arhiivi viide, arhiivide koopia ja arhiiviekstrakti kujul.

Arhiivide viide - dokumendi, mis sisaldab arhiiviteavet taotluse kohta, mis näitab dokumentide otsinguandmeid, mille põhjal on koostatud.

Arhiivikoopiad - arhiivdokumendi teksti või pildi reprodutseerimisdokument, mis näitab selle otsinguandmeid.

Arhiiviaekstrakt - dokument, mis reprodutseerib sõna otseses mõttes arhiivdokumendi teksti osa, mis on seotud teatava küsimuse, faktiga või näoga, märkides dokumendi andmetega.

Arhiivide viited, ekstraktid ja koopiad väljastatakse kasutaja kirjaliku taotluse alusel, mis peab sisaldama organisatsiooni (arhiiv) nime (ja edastamise aadressi), mida nad on adresseeritud; taotluse olendi esitamine; Perekonnanimi, nimi ja patronymic kontaktid; tema aadress, kontakttelefonid; Kuupäev ja isiklik allkiri.

Anonüümseks peetakse anonüümseks peetakse perekonnanimed, aadressid ja taotluste allkirjade puuduvad apellatsioonkaebused ja neid ei arvestata; Isikliku käitlemisega, kui on perekonnanimi ja aadressid, võib puuduva teabe täiendada.

Kodanike ja organisatsioonide sotsiaal-õigusliku olemuse taotluste täitmise tähtaeg arhiivi materjalide kohta ei tohiks ületada 30 päeva alates kaebuse registreerimise kuupäevast. Keeruliste taotluste puhul võib terminit pikendada, kuid mitte rohkem kui 30 päeva, kusjuures selle taotleja kohustuslik teade.

Taotluste täitmise tähtaeg ainult arhiivide teadus- ja võrdlusseadmete kasutamine ei ole registreerimise kuupäevast rohkem kui 15 päeva jooksul.

Muude organisatsioonide või arhiivide kuulumise mitte-põhiliste taotluste edastamine ning selle taotleja teavitamine peab toimuma 5 päeva jooksul alates apellatsioonkaebuse esitamisest.

Arhiivide viited koostatakse arhiivis salvestatud dokumentide (originaal- ja sertifitseeritud koopiate) alusel; Apellatsioonkaebusega seotud puudulike dokumentide kasutamine on sätestatud viidetekstis ("kehtetu koopia"). Kuna arhiivis dokumente sisaldavad dokumendid, mis sisaldavad nõutud küsimuses teavet, võib arhiivisertifikaadi välja anda arhiivis salvestatud arhiivi järgi, mis on seotud raviobjektiga, täpne ja täielik allikas näidustus.

Arhiivide viited koostatakse vastavalt kehtestatud vormile arhiivide viide kirjaplante või organisatsiooni üldise vormi järgi.

Abi annab nimesid, kuupäevad ja dokumendi numbrid ning sätestab nende dokumentide kättesaadavuse kättesaadava teabe ja sellega seotud kaebusega. Ettekanne on esitatud sündmuste kronoloogilises järjestuses, mitte dokumendid, milles nad on esile tõstetud. On lubatud juhtida sertifikaadi dokumente, sisestades hinnapakkumisi. Organisatsioonide nimed sertifikaadi tekstis tehakse täielikult ja sulgudes - nende ametlikult vastu võetud vähendamisse; Korduvate mainitud - ainult lühendatud.

Sertifikaat sisaldab ainult dokumentides osutatud teavet.

Arhiivide võrdlustekstis ei ole märkused lubatud, esineja enda järeldused kasutatud dokumentide sisu kohta.

Pärast viide teksti, arhiivide arhiividokumentide arhiiviraamifiitorid, mis on aluseks viideteksti moodustamise aluseks (fondi numbrid, kirjeldus ja asjad, samuti lehed numbrid).

Arhiivisertifikaat allkirjastatud juht organisatsiooni või jagunemise, mis sisaldab arhiivi ja juht arhiivi; Sertifikaadi asutus on asutatud Dou'i või organisatsiooni arhiivieeskirjade teenistuse määrustes. Abi on määratud organisatsiooni organisatsioonile; Teine koopia arhiiv viide on sertifitseeritud arhiiv pea ja seda säilitatakse arhiivasjade kooskõlas nomenklatuuri juhtudel.

Arhiivikoopiad ja dokumentide väljavõtted väljastatakse vastavalt taotlusele. Arhiivkoopiate originaali ja heakskiidu andmise originaali identiteet sertifitseeritakse organisatsiooni juhi allkirjastamisega või tema volitatud isiku allkirjaga (üksuse juht, mis hõlmab organisatsiooni arhiivi) ja templi.

Ekstrakt tehakse ainult dokumendist, mis sisaldab mitmeid eraldi, mittekuuluvaid küsimusi. Ekstrakt peab reprodutseerima taotluse osa dokumendi osa täielikku teksti.

Eraldavad sõnad ja tõelise dokumendi sõnad ja väljendid, samuti parandusi, kliiringut, mis põhjustavad nende täpsuse suhtes kahtlust, on sätestatud sõnad: "Nii dokumendis" või "tekstis loetamatu".

MASIC-arhiveeritud koopiad ja väljavõtted tehakse organisatsiooni kirjapeale dokumendi nime tähistamisega: "Arhiivide koopia", "Arhiiviaruanne". Organisatsiooni dokumendi vormi Xero - või koopiate tegemisel ei kasutata reeglina.

Pärast arhiivikoopia või heakskiidu teksti teksti saamist on määratud arhiivokumendis CIPHER. Kui koopia või ekstrakt võtta rohkem kui ühe lehe, arhiivitrükk on märgitud käive iga lehe. Kõik arhiivikoopia või tühjendamise lehed peavad olema kinnitatud, nummerdatud ja sidevahendi kohapeal sertifitseeritud arhiiviga.

Arhiivide viited, koopiad ja ekstraktid arhiivdokumentidest saadetakse taotlejatele posti teel saatjaga, mille allkirjastab organisatsiooni või struktuuriüksuse juht, mis sisaldab arhiivi. Arhiivide viiteid, koopiaid ja väljavõtteid saab taotlejatele passi või muu isikut tõendava dokumendi esitamisel väljastada taotlejatele; Nende sugulastele või usaldusväärsetele isikutele notariaalselt kinnitatud volituste esitamisel, välja antud õigusaktidega.

Arhiiviabi, koopiate või väljavõtete saaja valitakse arhiiviküsimustes vastuvõetud dokumendi teises eksemplaris, näidates passi andmeid või teist abisaajat tõendavat dokumenti.

Arhiiv vastavalt õigusaktidele sätestab: kodanike õigus juurde pääseda dokumenteeritud teave nende kohta; Õigus teada saada, kes ja millisel eesmärgil kasutab ja kasutab seda teavet. Kohtusse pöördumata jätmine dokumentidele võib esitada kohtus.

Organisatsiooni arhiiv on kohustatud andma teavet nende organisatsioonide taotlusel ja isikute taotlusel, kellega see puudutab. Piirangud on võimalikud ainult Venemaa Föderatsiooni õigusaktides sätestatud juhtudel. Arhiiv võib täita juriidiliste isikute temaatilisi taotlusi, samuti vara üksikisikute taotlusi ja rahalist laadi tasu alusel. Selliste teenuste loetelu ja maksesumma kinnitab organisatsiooni juht.

On lubatud taganeda arhiivide ja väljaandmise omanike või nende sugulastest tõeliste isiklike dokumentide tsiviillantaalasse, hariduse, tööraamatud ja muud ei saanud korraga korraga dokumentide omanik.

Ehtsad isiklikud dokumendid väljastatakse organisatsiooni juhi loal taotlejatele passi esitamiseks, muu identiteedi tõendavate dokumentide, nende sugulaste või notariaalselt kinnitatud volituste kohta. Ehtne isiklikke dokumente saab taotlejale saata väärtuslikus kirjas.

Arhiivi õiguskaitseasutuste õiguskaitseasutused võivad tõendada dokumente vastavalt Venemaa Föderatsiooni õigusaktidele.

Väljaandmise sertifikaat, filmitud selle koopia või raamatupidamise arhiivdokumendid on esitatud dokumendi tühistamise, numbri, kuupäeva ja nimetuse kohta - krampide põhjused ning dokumendi saaja vastuvõtmine (isiklikuks edastamiseks ).

Taotletud teabe puudumisel arhiivis koostatakse negatiivne vastus organisatsiooni kirja kirjas. See näitab, et hageja arhiivis huvide teabe puudumise asjaolu on esitatud, mida tuleks nõuda vajalikku teavet. Negatiivse vastuse korral, mis sisaldab teavet arhiivi puudumise kohta vajalikud dokumendid Nende surma või kahjumi tõttu peab kirja tekst olema kinnitatud organisatsiooni pitseriga.

Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumendid, mis on ajutiselt organisatsiooni arhiivis salvestatud, edastatakse alaliseks ladustamiseks.

Organisatsiooni arhiiv edastab dokumendid riigile (olmejäätmete) arhiivile alalise ladustamise jaoks, mille jaoks see organisatsioon-rahastamisagent on omandamise allikas.

Dokumendid edastatakse riigi arhiivi alaliseks ladustamiseks tavalises olukorras asjakohaste teadus- ja võrdlusseadmete ning eriti väärtuslike ja ainulaadsete dokumentide kindlustuskoopiatega.

Organisatsioonides on asutatud arhiivdokumentide ajutise ladustamise tähtajad: \\ t

1) föderaalsete ja vabariiklaste alluvuse institutsioonid, organisatsioonid ja ettevõtted - 15 aastat;

2) riigiasutused, piirkondliku ja piirkondliku alluvuse organisatsioonid ja ettevõtjad, autonoomse piirkonna alluvus ja piirkondlik alluvus - 10 aastat;

3) arhiividokumendid institutsioonide, organisatsioonide, ettevõtete linnade ja linnaosa alluvuses, ettevõtete põllumajanduse - 5 aastat;

4) Toimingute teod tsiviilstaatusIsiklikud dokumendid, dokumendid notariaalne tegevus ja kohtumenetlused, entusiastlikud raamatud - 75 aastat;

5) ühistegevuste rakendamisel moodustatud arhiividokumendid (riigi osalusel) ettevõtete, organisatsioonide ja mitmesuguste omandiõiguse ühendused, mille lubatud pealinnas, mille osakaal föderaalse või riigi omandis, - 10 aastat;

6) teaduslik, tehnoloogiline ja patendi dokumentatsioon - 10 aastat;

7) projekteerimisdokumentatsioon - 15 aastat;

9) telemeetria dokumentatsioon - 5 aastat;

10) Cinecasts, Foncuments ja Video telefonid - mitte rohkem kui 3 aastat pärast tootmist;

11) foto muudab - 3 aastat;

12) Masina kandjate dokumendid - 5 aastat.

Vajaduse korral võib ajutiste ladustamisaja dokumente koordineerimiseks muuta arhiivitegevuse või arhiiviasutuse asjaomase juhtimisasutusega.

Alalise ladustamise dokumentide käivitamist võib toimuda dokumentide kahjumi (hävitamise) oht, samuti organisatsiooni taotlusel lepingulisel alusel.

Dokumentide ajutise säilitamise laiendamine on lubatud erandi vormis, kui see on vajalik dokumentide praktiliseks kasutamiseks riigi arhiivi kirjaliku loata.

Riikliku organisatsiooni pideva säilitamise dokumendid, mis muutis omandiõiguse vormi (lisatud erastatud), salvestatakse valitsusvälises organisatsioonis ja seejärel pärast ajutise ladustamise aja ladustamise aegumist organisatsioonis, edastatakse riigi arhiivile.

Organisatsiooni kõrvaldamisel kuuluvad selle dokumendid üle kanda organisatsiooni, mis on selle õigusjärglane.

Organisatsiooni kõrvaldamisel, mis on riigi arhiivi töölevõtmise allikas, ilma õigusliku ladustamise ajavahemiku dokumendid ja personali dokumendid edastatakse kõrgema organisatsiooni arhiivile. Kui dokumentide edastamine on võimatu edastada kõrgemale organisatsioonile, et tegeleda asjakohaste arhiivide juhtimisasutusega kokkulepitud komisjoni moodustatud komisjonile, kes on kokku lepitud asjaomase arhiiviasutusega, kantakse need dokumendid üle riigi arhiivi.

Likvideeritud organisatsiooni personali dokumendid õigusjärglase puudumisel ja kõrgema organisatsiooni puudumisel üle antakse ajutisele ladustamisele spetsialiseeritud arhiivi (keskuses) dokumentide dokumentide ja riigi arhiivi puudumisel.

Dokumentide hävitamine piisavate organisatsioonide ajutise ladustamise tähtaegade ebapiisava ladustamise tähtaegade hävitamine ilma õigusjärglaseta, viiakse läbi ainult Venemaa Föderatsiooni või omavalitsuse asutuse asjaomase üksuse otsuse tegevdirektiivi otsusega ja on koostatud seadusega dokumentide hävitamise inventuur.

Likvideeritud organisatsiooni dokumentide ühtlustamise korraldamine, nende ladustamise või hävitamise ülekandmine toimub likvideerimisdomeeniga, mis võib sõlmida selle tööga kokkuleppe organisatsiooni (individuaalse) abil asjakohase litsentsiga või riigi arhiiviga.

Konstantide ladustamisdokumentide ülekandmine riigi arhiivile viiakse tavaliselt läbi igal aastal vastavalt organisatsiooni juhtide ja vastava arhiiviga heakskiidetud ajakava plaanile. Organisatsioonides, kus on väike kogus püsivaid ladustamisdokumente, on koordineerimisel riigi arhiiviga dokumendid lubatud üks kord viie aasta jooksul.

Teaduslikud ja tehnilised ja erilised dokumendid edastatakse reeglina üks kord viie aasta tagant.

Dokumendid kantakse riigi arhiivile vastavalt Arhiivinstitutsioonide asjade heakskiidetud EPA-le.

Dokumentide esimese üleandmisega riigi arhiivile üle ajaloolise sertifikaadi arhiivifondi organisatsiooni üle. Dokumentide hilisemas üleandmisel antakse lisaks ajaloolisele tunnistusele nimetuste ajaloolisele tunnistusele pealkirjas, funktsioone, struktuuri, organisatsiooni ja dokumentide osariigi alluvuses.

Juhtumite ülekandmine toimub otsingus. Kõigil OBIA juhtudel tehakse märgid dokumentide vastuvõtmiseks riigi arhiivi.

Püsiva ladustamise dokumentide vastuvõtmine antakse vastuvõtuülekande toiminguna.

Kui edastamine tuvastatakse inventuuri lõpliku sisenemise ja edastatud juhtumite tegeliku kohaloleku vahel, tehakse Quitas uus lõplik kanne, mis näitab puuduvate juhtumite tegelikku kohalolekut ja arvu. Puuduvate juhtumite arvu peetakse läbirääkimisi riigi ladustamise dokumentide vastuvõtmisel; Nende puudumise põhjused on seadusega seotud organisatsioon.

Organisatsiooni arhiiv võtab meetmeid dokumentide otsimiseks. Puuduvate dokumentide puhul koostab režiimid, millele nad ei andnud tulemusi, juhib dokumentide kaotamise tegu. Kaotatud dokumentide skriptid saab asendada nende koopiatega.

Enne alalise ladustamise dokumentide edastamist koos riigi arhiivi esindajaga kontrollib seda juhtumite teadusliku ja tehnilise töötlemise õigsuse, dokumentide füüsilise ja sanitaar- ja hügieenilise seisundi õigsuse tõttu. Kui defektid avastatakse, on seadus koostatud; Avastatud defektide kõrvaldamine toimub organisatsioon.

Koos dokumentidega edastatakse kolm OBIA juhtumit ja ühe eksemplari vastuvõtmise aktide koopiat.

Kaaluge iga personali dokumentatsiooni tüüpide salvestamise omadusi.

Organisatsiooni töötajate tegevuste erinevate osapoolte korraldusi, mis on erinevad ladustamisaeg, moodustatakse erinevatele juhtumitele.

See on vajalik, sest mõned personali tellimused on pühendatud töötajate personali liikumise tõepoolest, töölepingu lõpetamise jne. Neid dokumente tuleks säilitada 75 aastat. Enamik tellimusi väljastatakse siiski organisatsiooni põhitegevuse põhjal. Need on ärireiside tellimused, kohustus jne. Sellised tellimused, mis saadeti teabe saamiseks, salvestatakse vajadust, puhkuse, tollimaksu, taaskasutamise, ärireiside säilitamist 5 aastat (nimekirja artikkel 6). Sellises olukorras peaks nummerdamine nende kahe erineva tellimuste kategooria registreerimisel olema erinevad.

Igal aastal tuleks personaliteenistuses läbi viia isiklikke juhtumeid. Kontroll fakt salvestatakse allosas tagaküljel lehtede lisandi. Kui isikute kujundamisel ja läbiviimisel on puudusi, koostatakse vastav toiming.

Töötajate isiklikke asju tuleks säilitada 75-aastased, juhtide isiklikud asjad, juhtkonna liikmed, juhtkonna liikmed, organisatsiooni juhtimisasutused, töötajad, kes on riigi- ja muud pealkirjad ja hüved - pidevalt. Isiklikul juhul sisaldab töötajate isikuandmeid. Selliste andmete saamise, salvestamise ja kaitsmise kord on kehtestatud art. Art. 85, 86. Töökoodeks Rf 01.01.01 N 197-FZ (muutusega 24, 25. juuli 2002, 30. juuni 2003, 27. aprill, 22. august, 29. detsember 2004)<*>.

<*> SZ RF. 07.01.2002. N 1 (I osa). Art. 3; 01/03/2005. N 1 (I osa). Art. 27.

On soovitav, et organisatsioon on välja töötanud sätte isiklike andmetega töötamiseks, milles tuleks kehtestada selle teabe kättesaadava isikute loetelu.

Vastavalt lõikele "A" Art. 32 Organisatsiooni regulaarsete sõiduplaanide loetelu, nende muudatused arengu ja heakskiitmise kohas säilitatakse pidevalt ja kunsti järgi. 34 Nimekiri Staten-kord on salvestatud 75 aastat.

Tüüpilised (ligikaudsed) ametlikud juhised arengukohas ja heakskiidu ajal peetakse pidevalt, individuaalne (isiklik kõrvaldamine isiklike juhtumite osana (Art. 35 nimekiri).

Töölepingu koopia, mis jääb tööandjale, toidetakse tavaliselt töötaja isiklikuks tööks, kes on salvestatud vastavalt lõikele "B" Art. 337 75-aastane loetelu koos järgneva loovutamisega arhiivile. Kui töötajate isiklikke asju ei tehta, siis töölepingud moodustatakse eraldi äri ja salvestatakse vastavalt Art. 338 Nimekiri ka 75 aastat.

Organisatsiooniliste ja haldusfunktsioonidega varustatud personaliteenuse töötaja vastutab mitte ainult personali dokumentatsiooni nõuetekohase läbiviimise eest, vaid ka selle säilitamise õigsuse eest. Organisatsiooni juht vastutab kõigi organisatsioonide dokumentide säilitamise eest, sealhulgas personaliteenusega seotud dokumentide säilitamise eest, kui nende dokumentide eest ei ole isikut vastutavaid isikuid.

Niisiis, vastavalt Art. 293 Vene Föderatsiooni kriminaalkoodeksi 01.01.01 N 63-FZ (muudetud 01.01.01)<*> hooletuse puhul, s.o rike või ebaõige täitmine Tema ülesannete ametnik ebaõiglase või hooletu suhtumise tõttu teenistusele, kui see põhjustas suurte kahjude põhjuse tõttu, karistatakse karistuste vormis summas kuni sada kakskümmend tuhat rubla või palkade summa või muud süüdimõistetud süüdimõistetud sissetulekud kuni ühe aasta või kohustuslikud teosed aastaks saja kahekümne saja kaheksakümnendate või parandusteo jooksul kuue kuu kuni ühe aasta jooksul või vahistamise kuni kolm kuud.