Ühtse dokumentatsioonisüsteemi eesmärk ja koosseis. Dokumentide ühtlustamine ja ühtsed dokumentatsioonisüsteemid Kasutatud allikate ja kirjanduse loetelu

Ühinemine(ladina keelest unio – ühtsus ja facere – tegema) tähendab selle sõna laiemas tähenduses „ühtsuse, ühtse normi, ühtse vormi toomist”. Unifitseerimise eesmärk on optimaalselt vähendada elementide arvu objektides, mis moodustavad mis tahes kompleksi või süsteemi.

Seoses dokumentidega tähendab see järgmist. Juhtimisfunktsioonid on igas organisatsioonis sama tüüpi. On üsna ilmne, et tüüpiliste juhtimisfunktsioonide täitmisel tekkivad dokumendid tuleks viia optimaalsesse ühtsusse nii koosseisus, liikides, vormides, s.t. ühtne. Seega, kl dokumentide nifitseerimine- see on dokumentide mitmekesisuse vähendamine, viies need vormide, struktuuri, nende koostamise, töötlemise, arvestuse ja säilitamise toimingute ühtsusesse.

Kuid mis tahes dokument toimib koos teiste dokumentidega. Nimetatakse omavahel seotud dokumentide kogumit, mida kasutatakse konkreetses inimtegevuse valdkonnas dokumentatsioonisüsteem.

Dokumentatsioonisüsteem- dokumentide kogum, mis on omavahel seotud vastavalt päritolutunnustele, eesmärgile, tüübile, tegevusalale, nende registreerimise ühtsetele nõuetele.

Seetõttu ei kuulu ühtlustamisele mitte ainult dokumentide vormid, vaid ka dokumentatsioonisüsteem tervikuna. Ratsionaalselt organiseeritud omavahel seotud dokumentide kogum, mille on loonud ühtsed reeglid ja nõudeid ning rakendatakse teatud tegevusalal, nn ühtne dokumentatsioonisüsteem.

Ühtne dokumentatsioonisüsteem (USD) on ühtsete reeglite ja nõuete alusel koostatud omavahel seotud dokumentide kompleks, mis sisaldab konkreetse tegevusvaldkonna juhtimiseks vajalikku teavet.

Dokumentide ja dokumentatsioonisüsteemide ühtlustamine võimaldab parandada dokumentide vormi ja sisu, välistada teabe dubleerimist, vähendada dokumentide liikide ja sortide arvu, vähendada dokumentide töötlemise tööjõukulusid ning saavutada dokumentide teabenäitajate ühilduvus. erinevaid süsteeme (näiteks planeerimis- ja aruandlussüsteemides).

Juhtimisvaldkonnas kasutatavad ühtsed dokumentatsioonisüsteemid sisalduvad Ülevenemaaline klassifikaator juhtimisdokumentatsioon(OKUD). OKUD on osa Ühtne klassifitseerimise ja kodeerimise süsteem tehniliste, majanduslike ja sotsiaalne teave (ESKK) ning hõlmab ühtseid dokumentatsioonisüsteeme ja rahvamajanduses kasutamiseks lubatud dokumentide vorme. OKUD sisaldab sisalduvate dokumentide ühtsete vormide nimetusi ja kooditähiseid ühtsed süsteemid dokumentatsioon. OKUD on mõeldud järgmiste ülesannete lahendamiseks:

· Dokumentide vormide registreerimine;

· Infovoogude korrastamine rahvamajanduses;

· Kasutatavate vormide arvu vähendamine;

· Mittestandardsete vormide dokumentide käibest väljajätmine;

· Ühtsete dokumentide vormide arvestuse ja süstematiseerimise tagamine nende registreerimise alusel;

· Kontroll dokumentide vormide koosseisu üle ja juhtimisvaldkonnas kasutatava teabe dubleerimise välistamine;

· Ühtsete dokumentide vormide kasutamise kontrolli ratsionaalne korraldamine.

Juhtimisdokumentatsioon sisaldab järgmisi ühtseid dokumentatsioonisüsteeme:

ÜHTNE SÜSTEEM

ORGANISATSIOONILINE REGULEERIV DOKUMENTATSIOON (USORD)

Dokumentatsioon organisatsiooni, ettevõtte loomiseks.

Organisatsiooni, ettevõtte ümberkorraldamise dokumentatsioon.

Organisatsiooni, ettevõtte likvideerimise dokumentatsioon.

Dokumentatsioon riigi erastamise ja munitsipaalorganisatsioonid, ettevõtted.

Organisatsiooni, ettevõtte haldustegevuse dokumentatsioon.

Organisatsiooni, ettevõtte tegevuse organisatsioonilise ja normatiivse regulatsiooni dokumentatsioon.

Organisatsiooni, ettevõtte tegevuse tegevus- ja teaberegulatsiooni dokumentatsioon.

Värbamise dokumentatsioon.

Ülekandmise dokumentatsioon.

Töölt vallandamise dokumentatsioon.

Dokumentatsioon puhkuse registreerimiseks.

Soodustuste registreerimise dokumentatsioon.

Dokumentatsioon distsiplinaarmeetmete läbiviimiseks.

ÜHTNE SÜSTEEM

PANGADOKUMENTATSIOON

Pankade kaudu sularahata maksete maksedokumentatsioon.

Pankade laenutoimingute dokumentatsioon.

Dokumentatsioon rahaliste vahendite kulutamise kontrolli kohta palkadeks ning sotsiaal- ja tööjõuressursside makseteks.

Rahvusvaheliste arveldustega seotud pangatehingute dokumentatsioon.

Pankade väljastusdokumendid.

Pankade depootoimingute dokumentatsioon.

Pankade kaudu tehtavate sularahata maksete maksedokumentatsioon - pangasisesed dokumendivormid.

Pankade väljalaske-sularaha- ja eelarvetoimingute dokumentatsioon - pangasisesed dokumendivormid.

Töötasudeks ja sotsiaal- ja töötoetuste (tarbimiseks) maksmise vahendite kulutamise kontrollimise dokumentatsioon - pangasisesed dokumendivormid.

Pankade väljunddokumendid - pangasisesed dokumendivormid.

Dokumentatsioon jaoks raharinglus- pangasisesed dokumendivormid.

Pankade krediiditoimingute dokumentatsioon - pangasisesed dokumendivormid.

Raamatupidamisdokumentatsioon - pangasisesed dokumentide vormid.

FINANTS-, RAAMATUPIDAMIS- JA ARUANDLUSRAAMATUPIDAMISDOKUMENTATSIOONI ÜHTNE SÜSTEEM

EELARVEASUTUSED JA ORGANISATSIOONID

Finantsdokumentatsioon.

Raamatupidamisdokumentatsiooni aruandlus eelarvelised asutused ja organisatsioonid.

Raamatupidamisdokumentatsioon.

ÜHTNE SÜSTEEM

ARUANDLUS JA STATISTILINE DOKUMENTATSIOON

Rahvamajanduse arvepidamise ja majandusbilansi statistika dokumentatsioon.

Teadusliku ja tehnilise potentsiaali ning uuendusliku arengu statistika dokumentatsioon.

Tööstatistika dokumentatsioon.

Materjaliressursside statistika dokumentatsioon.

Finantsstatistika dokumentatsioon.

Sotsiaalstatistika dokumentatsioon.

Tööstusstatistika dokumentatsioon.

Statistika dokumentatsioon Põllumajandus ja põllumajandussaaduste hankimine.

Kapitaliehitusstatistika dokumentatsioon.

Välismajandussuhete statistika dokumentatsioon.

Tarbijaturu statistika ja selle infrastruktuuride dokumentatsioon.

Transpordi- ja sidestatistika dokumentatsioon.

Hindade ja tariifide muutuste jälgimise ja registreerimise statistika dokumentatsioon.

ÜHTNE SÜSTEEM

RAAMATUPIDAMINE JA ARUANDLUS RAAMATUPIDAMISE DOKUMENTATSIOON

ETTEVÕTTED

Raamatupidamisdokumentatsiooni aruandlus.

Raamatupidamisregistrid.

Raamatupidamise esmane dokumentatsioon.

ÜHTNE SÜSTEEM

TÖÖDOKUMENTID

Dokumentatsioon tööturu olukorra kohta.

Töösuhete dokumentatsioon.

Tööorganite töötajate täiendõppe dokumentatsioon.

Töökaitse dokumentatsioon.

Tarbija miinimumeelarve dokumentatsioon.

Tööjõuasutustele pöördumise dokumentatsioon.

ÜHTNE DOKUMENTATSIOONI SÜSTEEM

VENEMAA FÖDERATSIOONI PENSIONIFOND

Raamatupidamise ja raha jaotamise dokumentatsioon.

Majandusplaneerimise dokumentatsioon.

Kontrolli- ja kontrollitoimingute dokumentatsioon.

ÜHTNE SÜSTEEM

VÄLISKAUBANDUSDOKUMENTATSIOON

Tegevus- ja äridokumentatsioon.

Saatedokumentatsioon.

Väliskaubanduse dokumentide arveldamine.

Kauba importimisel (eksportimisel) vormistatud dokumentatsioon.

Transpordi väliskaubanduse dokumentatsioon.

Igal ühtsel dokumentatsioonisüsteemil (USD) on oma eripärad, seetõttu reguleerivad eraldi USD dokumentidega töötamist vastavad normatiivdokumendid: osariigi standardid, juhised jne.

Loetletud dokumentatsioonisüsteemide hulgas on eriline koht Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem (USORD).Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni iseloomulik tunnus on see, et selle abil dokumenteeritakse organisatsioonide ja ettevõtete tegevus mis tahes juhtimisfunktsiooni täitmisel mis tahes juhtimistasandil ja kõigis tööstusharudes.. USORD fikseerib haldusküsimustes vastuvõetud otsused ja luuakse kõigis föderaalorganid riigivõim, elundites kohalik omavalitsus, ettevõtetes ja organisatsioonides, sõltumata organisatsioonilisest ja õiguslikust vormist ning tegevuse liigist. Just USORDiga töötavad peamiselt juhtimisdokumentatsiooni spetsialistid.

Ühtne dokumentatsioonisüsteem (USD), on standardse definitsiooni järgi "ühtsete reeglite ja nõuete järgi loodud dokumentatsioonisüsteem, mis sisaldab teatud tegevusvaldkonna juhtimiseks vajalikku informatsiooni." Nagu sa näed, see määratlus peegeldab kahe mõiste olemust: "dokumentatsioonisüsteemid" ja "dokumentide ühendamine".

Kui dokumentatsioonisüsteem on moodustatud lähtuvalt konkreetse tegevuse dokumenteerimise vajadustest, siis ühtne dokumentatsioonisüsteem on selle süsteemi dokumentide ühtlustamise tulemus: dokumentide ühtsesse süsteemi viimine, vorm, ühtlus ja esialgse vormide komplekti vähendamine või dokumentide liigid, nende näitajad ja üksikasjad. Ühtlustamine toob paratamatult kaasa dokumentatsiooni ratsionaalse ühtsuse kehtestamise piisavalt pikaks ajaks.

Ühtne dokumentatsioonisüsteem aitab kaasa:

• 1) käsitsitöö maksumuse vähendamine teabeprotsessid(selle tulemusena nõuab dokumentide täitmine või lugemine inimeselt minimaalset pingutust);
• 2) elektrooniliste arvutite laialdane kasutamine, alates ühtsed vormid dokumendid on mugavad elektrooniliseks töötlemiseks (see saavutatakse tarkvaralise, dokumentide tehnilise ja infoühilduvuse tagamisega, sobivate dokumendivormide, klassifikaatorite, sõnaraamatute jms väljatöötamisega);
• 3) infovoogude korrastamine;
• 4) dokumentide arvu vähendamine;
• 5) dokumendikultuuri ja laiemalt infokultuuri edasine täiustamine.

Kõik see kokku võimaldab tõsta juhtimise efektiivsust, kuna saavutatakse suurem efektiivsus kvaliteetse teabe hankimisel, väheneb dokumentides esinevate vigade arv, väheneb käsitsi tehtavate toimingute arv, suureneb juhtimistöö loov iseloom ning vähenevad rahalised kulud dokumentidega töötamiseks.

Ülaltoodu kehtib mitte ainult Vene sfäär töö dokumentidega. Seega ulatus Ameerika Ühendriikides läbiviidud uuringute kohaselt individuaalselt koostatud ja trükitud teenuskirja maksumus 3,75 dollarini, samas kui kirjavormi koostamise maksumus, s.o. ühtne dokument, võrdus vaid 25 sendiga.

Standardimine on ühtlustamise tulemuste õigusliku konsolideerimise vorm. Seetõttu on USD kompleks osariigi standardid, millega määratakse esiteks ühtse süsteemi põhisätted ja teiseks kõigi selles sisalduvate dokumentide ühtne vorm. Teisisõnu, ühtne dokumentatsioonisüsteem (USD) sisaldab: 1) osariigi standardeid; 2) dokumentide ühtsed vormid, 3) juhised nende taotluse kohta. Kogu USD tuuma moodustavad ühtsed dokumendivormid.

Ühtne dokumendivorm- see on "selles tegevusvaldkonnas lahendatavate ülesannete kohaselt kehtestatud detailide kogum, mis paikneb teabekandjal kindlas järjekorras."

Need jagunevad olenevalt heakskiidu tasemest järgmistesse kategooriatesse:

• - ülevenemaaline;
• - tööstus (osakond);
• - Föderatsiooni moodustavate üksuste dokumentide vormid;
• - ühingute, ettevõtete, organisatsioonide dokumentide vormid.

Ülevenemaalised ühtsed vormid on sektoritevahelised. Neid vorme kasutatakse tüüpiliste juhtimisprotsesside dokumenteerimiseks, mis on omased kõikidele organisatsioonidele, sõltumata tegevusliikidest ning organisatsioonilistest ja juriidilistest vormidest. Need vormid on heaks kiidetud föderaalsel tasandil. Ühtsete vormide arendajad ülevenemaalisel tasandil on föderaalne arhiiviamet, föderaalteenistus riiklik statistika, Venemaa rahandusministeerium, keskpank Venemaa Föderatsioon... Riiklikud ühtsed dokumentide vormid on kohustuslikud kasutamiseks kõikides asutustes, organisatsioonides, ettevõtetes, sõltumata nende alluvusest ja omandivormist. Riigi tasandi ühtsete dokumentide vormide näiteks on ühtsed esmased vormid raamatupidamisdokumendid tööjõuarvestuse ja töötasu kohta, kinnitatud Vene Föderatsiooni riikliku statistikakomitee 05. jaanuari 2004. aasta resolutsiooniga nr 1.

Valdkondadeüleste dokumentatsioonisüsteemide kõrval on spetsiifikat kajastavad dokumendivormid teabe tugi konkreetsed tööstusharud või üksikud organisatsioonid. Seda spetsiifilisust võib olla kahte tüüpi: 1) eriline Lisanõuded teabele tüüpiliste juhtimisfunktsioonide lahendamiseks, näiteks hariduse, tervishoiu jne personali vastuvõtu registreerimine, üleviimine ja vallandamine; 2) konkreetne tegevus, mille elluviimiseks moodustati tegelikult see või teine ​​tegevusharu ja selle juhtimine. Seda sorti Muidugi on olemas spetsiifiline dokumentatsioon, kuna need dokumendid kajastavad tööstuse põhitegevusi, näiteks tervishoiu dokumentatsiooni (retseptid, haigusleht, haiguslugu jne); kohta dokumentatsioon arhiiviasjad(juhtumite loetelud, iseloomustuslehed, juhendid jne); geoloogilise uuringu dokumentatsioon (kaardid, profiilid, kaevude failid jne); haridusalane dokumentatsioon (tunniplaanid, hinnetelehed, kursuste programmid jne). selle dokumentatsiooni koostise ja teabe sisu kindlaksmääramine, sisemine korraldus ja registreerimist viivad läbi osakonnad ja (või) muud organisatsioonid, mille on ametlikult määranud juht konkreetses tegevusvaldkonnas, näiteks vene keel. riigiraamatukogu- riigi teistele raamatukogudele. Valdkondlikud dokumentide vormid on haldus- (osakondade) süsteemis normatiivsed, näiteks kohtu-, notariaalsed dokumendid jne, või kõigi konkreetsete tegevustega tegelevate organisatsioonide jaoks, näiteks kindlustus-, meditsiini- jne.

Föderatsiooni moodustavate üksuste dokumentide vormid kinnitatakse piirkondade, oblastite, territooriumide, vabariikide, kohalike omavalitsuste tasandil ja kajastavad nende üksuste tegevuse dokumenteerimise eripära. Selliste vormide kasutamine laieneb organisatsioonidele ja asutustele, mis kuuluvad Vene Föderatsiooni vastavate üksuste jurisdiktsiooni alla.

Ühenduste, ettevõtete, organisatsioonide dokumentide vormid töötatakse välja, kinnitatakse ja rakendatakse kohalikul tasandil.

Dokumentide vormi ühtlustamine võimaldab parandada nende kvaliteeti, kuna ühtse vormi sisu sisaldab optimaalset arvu võrreldavaid näitajaid, vajalikke detaile. See vorm on rekvisiitide asukoha poolest ratsionaalne, annab mugavad viisid täitmine ja joonistamine. Ühtsete vormide kasutamine praktikas annab olulise efekti dokumentide vormistamise, valmistamise, menetlemise, nende ülekandmise ja töötlemise kulude vähenemise tulemusena. Kõik see võimaldab teil kiirendada dokumentide läbimist organisatsioonis, optimeerida töövoogu. Dokumentide sisu täiustamine võimaldab parandada selle kvaliteeti, optimeerida juhtimisülesandeid, hankides vajalikku ja piisavat teavet.

Dokumentide koosseisu ühtlustamise tulemused on koondatud dokumendiplankide tabelisse ja dokumendivormide ühtlustamise tulemused - dokumendiplankide albumisse.

Selleks, et ministeeriumides, osakondades, konkreetsetes organisatsioonides rangelt õiguslikul ja funktsionaalsel alusel rakendatavate dokumentide vormide arvu vähendada, järgides ühtlustamise tulemusi, töötatakse välja ühtsete dokumentide vormide tabelid.

Dokumentide ühtsete vormide tabel- See on "kasutamiseks lubatud dokumentide ühtsete vormide loend."

Ligikaudne vormitabel on ühtne normdokument, mis on ettevõtte juhtimistegevuse funktsioonide ja ülesannete täitmiseks vajalike ja piisavate dokumentide ühtsete vormide loetelu koos nende tunnustega. õiguslik seisund, ettevalmistamise ja läbimise põhietapid, esitlus ja kehtestatud kohustuslik vorm... Praktikas on ajatabel tõeline viis dokumentide dokumenteerimise või vormistamise protsessi sujuvamaks muutmiseks, visuaalse skeemi loomiseks igat tüüpi tegevuste fikseerimiseks dokumentides. Aruandekaart kehtestab selle salvestuse jaoks ranged reeglid koha, aja, otsustajate ja dokumentaalse vormi osas. Tabel peaks sisaldama kõiki dokumente, olenemata sellest, kes ja millisel kandjal need on tehtud.

Praeguses tegevuses toimib dokumendivormide tabel teatmeteosena, mis sisaldab korrapäraselt dokumentide vorme, mida organisatsioon kasutab enda juhtimistegevuse dokumenteerimiseks ja võimaldab operatiivset otsingut. vajalikud vormid dokumendid, mis näitavad dokumendi koostamise ja täitmise kõiki või põhietappe.

Dokumentide vormide tabel on mõeldud:

• - organisatsioonis kasutatavate dokumentide vormide koosseisu optimeerimine ja nende koondamine ühtsesse regulatiivdokumenti;
• -organisatsiooni tegevuses kasutatavate dokumentide vormide liigitus funktsioonide ja tegevusalade lõikes;
• - organisatsioonis dokumentide koostamise korra ühtlustamine ja normatiivne konsolideerimine;
• - dokumendiplankide ühtlustamine;
• - organisatsiooni dokumentaalse baasi korrastamine arvuti kasutamise efektiivsuse tõstmiseks infotehnoloogiad juhtimistegevuses.

Dokumentide ühtsete vormide tabeli väljatöötamise õiguslikuks aluseks on vastav sissekanne Riigikord juhtimisdokumentatsioon (GSDOU): "organisatsioonides loodavate juhtimisdokumentide koosseisu määrab nende pädevus ja ülesanded, küsimuste lahendamise kord, organisatsioonidevaheliste suhete maht ja olemus ning fikseeritakse dokumentide tabelis." Vastavalt GSDOU-le tuleb igas organisatsioonis koostada dokumentide vormide tabel. Tabelis loetlemata dokumentide kasutamine on keelatud. GSDOU pakub ligikaudne vorm Organisatsiooni ühtsete dokumentide vormide tabel. See on koostatud tabeli kujul. Tööajatabeli skeemi keskmes on kõigi organisatsiooni osakondade poolt täidetavate funktsioonide klassifikatsioon.

Koos dokumendivormide tabeli väljatöötamisega on soovitav välja töötada ka dokumentide vormide album, mis sisaldab tabelis sisalduvaid dokumentide vorme ning koondab dokumendivormide koosseisu ja vormide ühtlustamise tulemused. organisatsioon. Nii albumi kui ka dokumentide vormide tabeli kinnitab organisatsiooni juht. Dokumentide plankide albumi alusel kujundatakse dokumentide blanketid.

Dokumendiblankettide album sisaldab tööajaarvestuses sisalduvate dokumentide ühtseid vorme ning koondab organisatsiooni dokumentide koosseisu ja vormide juhtimisfunktsioonide kaupa ühtlustamise tulemused.

Dokumentide riiklikud ühtsed vormid töötatakse välja, võttes arvesse nende arvutipõhise töötlemise võimalust. Need on kohustuslikud kasutamiseks kõikides asutustes, organisatsioonides ja ettevõtetes, sõltumata nende alluvusest ja omandivormist.

Dokumentide vormide album- selle konkreetse organisatsiooni, asutuse, ettevõtte juhtimise dokumentaalseks toetamiseks vajalike standardsete ühtsete dokumentide kogum

Organisatsiooni dokumentide vormide album tuleks esitada kahes versioonis:

• - paber (võrdlusnäidis), mida hoitakse organisatsiooni kontoris (büroos);
• - digitaalne koopia, mis peaks olema igas tööjaamas.

Ühtses haldusdokumentatsioonisüsteemis sisalduvate ühtsete dokumentide vormide albumite iseloomulikud tunnused on:

• - igas süsteemis sisalduvate vormide ülesehituse ja dokumentide sisu reguleerimise ühtsus; dubleeritud andmete väljajätmine dokumentidest, samuti nendes traditsiooniliselt sisalduvad, kuid lahendamisel mittekasutatud andmed konkreetsed ülesanded, mis võimaldab saavutada ühekordset infosisendit juhtimisprobleemi lahendamise protsessis;
• - kasutatud terminoloogia järjepidevus ja legend võimaldades saavutada indikaatorite võrreldavust ühelt juhtimistasandilt teisele ja ühest süsteemist teise liikumisel, mis põhineb indikaatorite ja dokumentide moodustamise algoritmide ühendamisel;
• - iga dokumendiliigi jaoks teatud lõplik detailide ja indikaatorite kogum ning ühtsete mudelite loomine dokumendiliikide ja konkreetsete vormide koostamiseks;
• - asutamine ühtsed reeglid kõikidele dokumentatsioonisüsteemidele ühiste ja spetsiifiliste tunnuste korral täpsustatud dokumentide detailide koostamine ja vormistamine.

Tööajatabeli ja dokumendivormide albumi rakendamine annab:

• - kasutatavate dokumentide vormide vastavus lahendatavatele ülesannetele;
• - juhtimisfunktsioonide elluviimise tõhusus;
• - Tööaja maksumuse vähendamine dokumentide koostamisel, vormistamisel ja menetlemisel.

Standardimisorganid ja arendajad on seadnud SDU-d kohustuslikuks kõikidele juhtimisstruktuuridele ja organisatsioonidele, mis kasutavad erinevaid tehnoloogiaid juhtimise dokumentatsiooni tugi (DOU).

Ülesannete ja dokumentide koosseisu poolest kõige ulatuslikum on regulatiivsete dokumentide (standardite) kogum ja nende alusel välja töötatud ühtsed juhtimisdokumentatsioonisüsteemid, sealhulgas mitusada dokumentide vormi.

Ühtsete juhtimisdokumentatsioonisüsteemide ja vastavate dokumentide vormide kõige täielikum komplekt on esitatud ülevenemaalises juhtimisdokumentatsiooni klassifikaatoris OK 011-931 (OKUD), kus iga dokumenditüüp sai oma kooditähise, mis on määratud ühte kuuluvuse järgi. USD ja koht selles süsteemis. See kooditähis kinnitab vastavust kohustuslikuks kasutamiseks heakskiidetud etalonmudelile.

Praegu eksisteerivad Vene Föderatsioonis järgmised ühtsed juhtimisdokumentatsioonisüsteemid.

Dokumentatsioonisüsteem on dokumentide kogum, mis on omavahel seotud vastavalt päritolutunnustele, otstarbele, liigile, tegevusalale, nende registreerimisele esitatavatele ühtsetele nõuetele.

Juhtimisfunktsioonid on kõikides organisatsioonides sama tüüpi, seetõttu peaksid iga funktsiooni dokumendid olema tüübilt ja vormilt samad. Dokumentide koostise ja vormide optimaalse ühtlustamiseni viimist nimetatakse dokumentide ühendamiseks. Dokumendi ühtne vorm on selles tegevusvaldkonnas lahendatavate ülesannete kohaselt kehtestatud detailide kogum, mis paikneb teabekandjal kindlas järjekorras.

Ühendage mitte ainult eraldi dokumendid, vaid ka dokumentatsioonisüsteemi tervikuna.

Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid

Ühtne dokumentatsioonisüsteem (USD) luuakse ühtsete reeglite ja nõuete järgi ning peab sisaldama teatud tegevusvaldkonna juhtimiseks vajalikku teavet.

Tavaliselt koosneb see ühest või kahest riiklikust standardist, omavahel ühendatud ülevenemaaliste ühtsete vormide komplektist, mis pakuvad dokumenteeritud andmete esitamist teatud vormides. majanduslik tegevus, nende hooldamise vahendid, regulatiivsed ja metoodilised dokumendid nende arendamise, hooldamise ja rakendamise kohta. Konkreetsete dokumendivormide ja dokumentatsioonisüsteemide otsesed arendajad on konkreetset tegevusvaldkonda koordineerivad ministeeriumid (osakonnad).

Ühtsete dokumentatsioonisüsteemide loetelu

Kõik dokumendid nendes kajastatud tegevusliikide kohta on jagatud kahte suurde rühma. Esimene on üld- ja haldusküsimusi käsitlevad dokumendid, s.o. ettevõtte (organisatsiooni) ja selle tootmistegevuse üldjuhtimise kohta. Neid dokumente võivad koostada kõigi ettevõtte divisjonide töötajad. Teine rühm - dokumendid juhtimisfunktsioonide kohta. Selliseid dokumente koostavad finantsasutuste, raamatupidamis-, planeerimis-, tarne- ja müügiosakondade ning muude funktsionaalsete üksuste töötajad.

Dokumendid liigitatakse nimede järgi: kättetoimetamiskirjad, korraldused, protokollid, aktid, märgukirjad, lepingud jne. Kõikide nende dokumentide kujundus on ühtne, kuid sisult võivad need olla täiesti erinevad:

koostamise kohas: sisemine (selle ettevõtte töötajate koostatud dokumendid) ja välised (teistelt ettevõtetelt, organisatsioonidelt ja üksikisikutelt saadud dokumendid);

vormis: individuaalne, kui iga dokumendi sisul on oma omadused (näiteks memorandumid), šabloon, kui osa dokumendist prinditakse ja osa täidetakse koostamisel, ja standardne, mis on loodud homogeensete ettevõtete rühma jaoks . Üldjuhul trükitakse kõik standard- ja siiditrükis dokumendid tüpograafilisel meetodil või paljundusmasinatel;

täitmise osas: kiireloomulised, teatud tähtaja jooksul täitmist nõudvad ja mittekiireloomulised, mille täitmise tähtaega ei ole kehtestatud;

päritolu järgi: teenus, mis puudutab ettevõtte, organisatsiooni ja isiku huve konkreetne isik ja on nominaalsed;

registreeringu liigi järgi: ehtne, koopiad, väljavõtted, duplikaadid;

fikseerimise abil: kirjalikud, graafilised, foto-filmi dokumendid jne.

Originaal on esmakordselt koostatud dokumendi allkirjastatud ja nõuetekohaselt vormistatud koopia.

Koopia – originaali korduv absoluutselt täpne reprodutseerimine (tähisega "koopia"), kinnitatud aastal kehtestatud kord vastav ametnik. Koopiatel ametlikud dokumendid nõuab spetsiaalset sertifikaati kohustuslik pannakse pea allkiri ja pitsat.

Mõnikord on tööks vaja mitte originaaldokumendi koopiat, vaid väljavõtet selle ühest või teisest jaotisest. Väljavõtte väljastamisel tuleb kindlasti märkida, millisest dokumendist see on tehtud. Väite õigsust kinnitatakse allkirjadega ametnikud ja tempel. Ettevõtetel ja organisatsioonidel on õigus originaaldokumendi omaniku kaotsimineku korral väljastada talle vastav duplikaat (tähisega "duplikaat"), millel on sama. juriidilist jõudu originaaliga.

Dokumentatsiooni haldussüsteem dokumendiliikide lõikes on jagatud kolme dokumendirühma.

• 1. Organisatsiooniline ja haldusdokumentatsioon (ORD) - määrused, põhikirjad, juhised, korraldused, otsused, protokollid, personali tabel, eeskirjad jne, telegrammid, telefoniteated, aruanded, teenindus, selgitavad, selgitavad märkused, tunnistused, aktid jne.
• 2. Viite- ja teabedokumentatsioon (LED) - kirjad, telegrammid, telegrammid, aruanded, talitus, seletuskirjad, seletuskirjad, tõendid, aktid jne.
• 3. Personali dokumendid (DLS) - korraldused, isikutoimikud, avaldused, tööraamatud, omadused, küsimustikud, CV, lepingud jne.

Asutuste, organisatsioonide ja ettevõtete tegevuses kasutatavate dokumentide arvu vähendamiseks, nende vormi tüpistamiseks, tööjõu-, aja- ja materjalikulu vähendamiseks nende koostamiseks ja töötlemiseks, automatiseeritud andmekogude infoühilduvuse saavutamiseks rahvamajanduses tehakse tööd. viiakse läbi dokumentide ühtlustamiseks ja ühtsete dokumentatsioonisüsteemide (USD) loomiseks - omavahel ühendatud ühtsete dokumentide vormide kogum, mis pakub dokumenteeritud andmete esitamist teatud tüüpi majandustegevuses, nende hooldusvahendeid, regulatiivseid ja metoodilisi materjale nende arendamiseks ja rakendamiseks. .

Dokumentide ühendamine -nende tüüpide ja sortide ühtse kompleksi loomine sarnaste juhtimissituatsioonide jaoks, ühtsete dokumentide vormide ja ühtsete reeglite väljatöötamine nende koostamiseks, kujundamiseks ja šabloontekstide loomiseks.

Ühtlustamine on ühtsuse kehtestamine dokumentide valmistamisel. Saate ühtlustada mitte ainult vormi, üksikasju ja asukohta, vaid ka sisu. Eelkõige ühtlustatakse paberi formaati, veeriste suurust, fonte ja dokumendiliikide nimetusi. Vähendatakse dokumentide koostamise tähtaegu, väheneb nende liikide arv, hoitakse kokku töötajate aega, võimalus kohandada dokumente töötlemiseks tehnoloogia abil jne.

Juhtimisdokumentatsiooni ühtlustamise vajadus tuleneb asjaolust, et see võimaldab:

¨ korraldada juhtimisdokumentide vormide tsentraliseeritud koostamine;

¨ haldusdokumentide töötlemisel töö maksumuse vähendamine;

¨ viia läbi juhtimisdokumentides registreeritud teabe mehhaniseeritud otsing erinevad tüübid;

¨ laiendada arvuti- ja kontoritehnika kasutamise võimalust dokumentide töötlemisel;

¨ hõlbustada vajaliku teabe visuaalset otsimist igat tüüpi dokumentidest.

Ettevõtetes tehakse pidevalt tööd dokumentide ühtlustamise nimel, mis seisneb ühtsete dokumentide vormide ja ühtsete reeglite kehtestamises nende koostamiseks, kujundamiseks ja šabloontekstide loomiseks, mis ei hõlma ainult dokumentide vormistamise tõhustamist, sisu trafareti, vaid ka nende standardimist.

Sellega saavutatakse tõhusus, paraneb juhtimisaparaadi enda kultuur ja väheneb dokumentidega töötamiseks kuluv aeg.

Praegu töötab kaheksa ühtset dokumentatsioonisüsteemi:

Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem;

Ühtne pangadokumentatsiooni süsteem;

Eelarveliste asutuste ja organisatsioonide finants-, raamatupidamis- ja aruandluse raamatupidamisdokumentatsiooni ühtne süsteem;

Aruandluse ja statistilise dokumentatsiooni ühtne süsteem;

Ettevõtete raamatupidamise ja aruandluse raamatupidamisdokumentatsiooni ühtne süsteem;

Töödokumentatsiooni ühtne süsteem;

Vene Föderatsiooni pensionifondi ühtne dokumentatsioonisüsteem;

Väliskaubanduse dokumentatsiooni ühtne süsteem.

7. Ülevenemaalised tehnilise, majandusliku ja sotsiaalse teabe klassifikaatorid.

Tehnilise, majandusliku ja sotsiaalse teabe klassifikaatorid - normdokumendid, mis sisaldavad objektide nimetuste süstematiseeritud kogumit, mis on esitatud klassifikatsioonirühmadena, ja neile määratud koodid.

Sotsiaalsed ja majanduslikud objektid ja nende omadused kuuluvad klassifitseerimisele ja kodeerimisele, mille kohta teavet kasutatakse ametiasutuste ja haldustegevuses ning see sisaldub ühtsetes dokumentides.

Tehnilise, majandusliku ja sotsiaalse teabe klassifikaatorite kogum, samuti teaduslikud, metoodilised ja regulatiivsed ja tehnilised dokumendid nende väljatöötamiseks, hooldamiseks ja rakendamiseks, samuti klassifitseerimise ja kodeerimisega seotud teenistused on Ühtne süsteem tehnilise, majandusliku ja sotsiaalse teabe klassifitseerimine ja kodeerimine (ESKK TESI).

Olenevalt kasutusvaldkonnast jagunevad klassifikaatorid ülevenemaalisteks, tööstuse ja ettevõtete klassifikaatoriteks.

Kõik klassifikaatorid jagunevad olenevalt nende sisust kolme rühma:

Juhtimisdokumentide, aastal lahendatud ülesannete teabe klassifikaatorid automatiseeritud süsteemid juhtimine, tegevus, majanduslikud ja sotsiaalsed näitajad

Teabe klassifikaatorid organisatsioonilised struktuurid

Rahvastiku ja personali teabe klassifikaatorid

OKUD-s klassifitseerimise objektid on ülevenemaalised (sektoritevahelised, osakondadevahelised) ühtsed dokumentide vormid, mille on heaks kiitnud Vene Föderatsiooni ministeeriumid (osakonnad) - ühtsete dokumentatsioonisüsteemide (USD) arendajad.

OKUD sisaldab kinnitatud ühtsetes dokumentatsioonisüsteemides sisalduvate dokumentide ühtsete vormide nimetusi ja kooditähiseid.

Küsimused enesekontrolliks:

1. Millised osakonnad võtsid osa kaasaegse kontoritöö regulatiivse ja metoodilise baasi loomisest?

2. Millised normatiiv- ja metoodilised dokumendid reguleerivad koolieelse lasteasutuse tegevust?

3. Mis tüüpi regulatiivsed dokumendid määravad hoiuaja?

4. Milles reguleerivad dokumendid fikseeris kohustuslike kontoritoimingute tegemise koosseisu, järjekorra ja metoodika?

Unified Documentation System (USD) on ühtsete reeglite ja nõuete järgi loodud dokumentatsioonisüsteem, mis sisaldab konkreetse tegevusvaldkonna juhtimiseks vajalikku teavet. T.V. Kuznetsova Kontoritöö (Dokumendihaldus). - M .: ZAO ärikool Intel-Sintez, 1999. - lk 15.

Konkreetsete dokumendivormide ja dokumentatsioonisüsteemide otsesed arendajad on ministeeriumid (osakonnad), mis koordineerivad konkreetset tegevusvaldkonda. Samuti kiidavad nad heaks ühtsed dokumentide vormid, seega vastutab raamatupidamisdokumentide eest rahandusministeerium, meditsiiniliste eest vastutab Vene Föderatsiooni tervishoiuministeerium, Riigikomitee Statistika RF - esmase raamatupidamise ja statistilise dokumentatsiooni vormide jaoks, Rosarkhiv RF - organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni süsteemi jaoks.

Dokumentide riiklikud ühtsed vormid töötatakse välja, võttes arvesse nende arvutipõhise töötlemise võimalust. Need on kohustuslikud kasutamiseks kõikides asutustes, organisatsioonides ja ettevõtetes, sõltumata nende alluvusest ja omandivormist. Yankovaya V.F. Regulatiivne tugi kontoritöö asutuses, organisatsioonis, ettevõttes // Ametnik - 2001 - №1.

Seega on ühtsed dokumentatsioonisüsteemid maksimaalse võimaliku ühtsuseni viidud dokumentide vormid, mis on ühendatud peamiseks üldhalduseks funktsionaalsed süsteemid ja mõeldud kasutamiseks kõikidele organisatsioonidele, sõltumata juhtimistasemest ja omandivormist, kasutades nii traditsioonilisi kui ka segatud, kasutades arvutitehnoloogia, dokumentaalse teabe töötlemise meetodid. Basakov M.I. Kontoritöö (juhtimisdokumentatsioon): Õpetus... - M .: ECC "Turundus", 2003 - 336 lk.

Ühtsed juhtimisdokumentatsioonisüsteemid töötatakse välja järgmistel alustel:

* dokumentide vormide ülesehituse ühtsus;

* igas süsteemis sisalduvate dokumentide sisu reguleerimine;

* dubleeritud andmete välistamine dokumentidest, ühekordse infosisendi saavutamine juhtimisprobleemi lahendamise protsessis;

* nendes traditsiooniliselt sisalduvate andmete hulga vähendamine, mida konkreetsete juhtimisprobleemide lahendamisel ei kasutata;

* kasutatava terminoloogia ja tavade ühtsus, saavutades näitajate võrreldavuse mitte ainult erinevad tasemed juhtimine, aga ka erinevates dokumentatsioonisüsteemides, mis põhinevad dokumentide ja neis olevate näitajate moodustamise algoritmide ühtsusel;

* iga dokumendiliigi detailide ja näitajate kogumi määramine ning nende ülesehituse ühtsete mudelite loomine, mis on keskendunud arvutitöötlusele, kuid sobivad inimese tajumiseks;

* kõikidele dokumentatsioonisüsteemidele ühiste ja spetsiifiliste tunnuste korral täpsustatud dokumentide detailide koostamise ja vormistamise ühtsete reeglite kehtestamine. GOST R 6.30-03 Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded paberimajandusele. - M., 2003

Tänaseks on üldjuhtimise tasandil ühtlustatud üle kolme ja poole tuhande (3500) planeerimis-, raamatupidamis-, finants- ja muude dokumentide vormi, mis on kokku võetud 1993. a. Ülevenemaaline klassifikaator juhtimisdokumentatsioon (OKUD). Iga dokument sai kooditähise, mis määrab selle kuuluvuse ühte dokumentatsioonisüsteemi ja selle koha selles süsteemis. Vormikood kinnitab tema õigust eksisteerida ja vastavust kinnitatud näidisstandardile.

Kasutamiseks on kohustuslikud järgmised ülevenemaalised ühtsed juhtimisdokumentatsioonisüsteemid, sealhulgas ülesannete kaupa rühmitatud dokumendikomplektid.

Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem:

· Organisatsiooni, ettevõtte loomise dokumentatsioon;

· Organisatsiooni, ettevõtte ümberkorraldamise dokumentatsioon;

· Organisatsiooni, ettevõtte likvideerimise dokumentatsioon;

· Riigi- ja munitsipaalorganisatsioonide, ettevõtete erastamise dokumentatsioon;

· Organisatsiooni, ettevõtte haldustegevuse dokumentatsioon;

· Organisatsiooni, ettevõtte tegevuse organisatsioonilise ja normatiivse regulatsiooni dokumentatsioon;

· Organisatsiooni, ettevõtte tegevuse tegevus- ja inforegulatsiooni dokumentatsioon;

· Personalidokumentatsioon.