Dokumentatsioon kui teadusharu ja selle seos teiste teadusharudega. Dokumendihaldus kui teaduslik distsipliin: Kõrgharidusõppe õppimise objekt, teema ja eesmärgid

Mis tahes juhtimissüsteemi toimimise käigus tekib paratamatult probleem kontrollitoimingute ülekandmisest, neile reageerimise jälgimisest ja parandusmeetmete väljastamisest. Peame selle lahendama inimrühmade juhtimisel. Arenguprotsessis on inimkond välja töötanud viise nende lahendamiseks, eelkõige teavet sisaldavate objektide - dokumentide - abil. Nende mustrid eluring ja nendega töötamise reegleid uurib distsipliin, mida nimetatakse kontoritööks, osa mis on dokumendihaldus.

Dokumentatsioon suhteliselt noor teaduslik distsipliin, mis kasvas algul üles arhiiviteaduse raames ja alles 1942. aastal professor K.G. Mitjajev töötas välja iseseisva kursuse "Bürootöö ajalugu ja korraldus NSV Liidus", ja aasta hiljem tõi ta käibele mõiste "dokumendihaldus". 1950. aastate lõpuks ja 1960. aastate alguseks suurenes teaduslike ja tehnoloogiliste revolutsioonide tõttu teabe hulk, mis tõi kaasa dokumentide arvu suurenemise. Selles valdkonnas on tungiv vajadus teadusuuringute järele, samuti kõrgelt kvalifitseeritud personali koolitamise järele, mis andis täiendava tõuke dokumendihalduse kui teadusliku ja akadeemiline distsipliin.

Kontoritöö defineeritud kui "Tegevusharu, mis tagab dokumentatsiooni ja dokumentidega töö korraldamise", St. kogu protsess dokumendi loomisest kuni selle hävitamiseni või arhiivi säilitamiseks üleandmiseni.

Dokumentatsioon- teadusharu, mis õpib aastal ajalooline areng:

• dokumentide moodustamise mustrid
• viisid nende loomiseks
• kujunemist ja arengut dokumenteerimissüsteemid esile kerkimas erinevates inimtegevuse valdkondades

Dokumendihalduse kõige olulisem ülesanne praegusel etapil on dokumendihalduse toetamise protsesside teoreetiline põhjendamine. See on dokumendihalduse teema.

Dokumenditöö korraldus: dokumentide loomine, tootmine, vastuvõtmine, levitamine, registreerimine, täitmise kontroll, teatmeteos, dokumentide klassifitseerimise küsimused, dokumentide väärtuse, säilitamise ja kasutamise uurimise kord on kontoritöö teema. Paralleelselt mõistega " kontoritöö " 90ndatel kasutati seda mõistet "Juhtkonna dokumentide tugi" ja "Juhtimise teave ja dokumentatsioon"... Nende terminite ilmumist seostatakse arvutisüsteemide juurutamisega juhtimisse ja sellega, et lisaks traditsioonilisele tööle dokumentidega tehakse juhtkonna infotugi ja töö andmebaasidega.

Dokumendid on uurimisobjektiks paljudes teadusharudes - arhiiviteadus, allikauuringud, teabedistsipliinid, õigusteadus, ajalooteadus, raamatupidamine, statistika jne. Nii et juristi jaoks on dokument tõestusviis, millegi tõendusmaterjal, ajaloolase jaoks - ajalooallikas, juhtimise valdkonna spetsialisti jaoks - vahend juhtimisotsuste fikseerimiseks ja edastamiseks. Erinevalt loetletud teadustest on dokumendihaldus huvitatud dokumendist kui sellisest, mitte ei pea seda vahendiks muude probleemide lahendamiseks. Seega on dokumendihalduse objekt dokument selles mõttes, et see on määratletud dokumendihalduse ja arhiiviteaduse valdkonna terminoloogia riiklikus standardis: „Dokument; dokumenteeritud teavet: materjalikandjale salvestatud teave koos andmetega, mis võimaldavad seda tuvastada. "

Mis tahes dokumendi ilmumise põhjus on teabe salvestamise vajadus. Teabe kuvamisega tagab dokument selle säilimise ja kogumise, võimaluse teisele isikule üle kanda, mitmekordseks kasutamiseks, õigeaegselt teabe juurde naasta. Seega hinnatakse dokumenti selle sisalduva teabe põhjal.

Dokumenti kui uurimisobjekti saab vaadata erinevatel tasanditel:

• see võib olla eraldi dokument
• dokumentide süsteem (teatud tegevusalal kasutatavad dokumendid)
• kogu komplekt erinevaid dokumenteerimissüsteeme, s.t. kõik ühiskonnas loodud dokumentide tüübid, žanrid

Kontoritöö on üks teadusharusid, mis on seotud ühelt poolt riigi toimimise parandamisega ja teiselt poolt ühiskonna retrospektiivse dokumentaalse teabe pakkumise probleemi lahendamisega (arhiiviteaduse kaudu).

16. - 20. sajandi alguse kontoritöö ajaloo uurimine põhines seadusandlikel aktidel - 1550. aasta seadustikul ja 1649. aasta katedraalikoodeksil; Leedu, Vene (Volyn) mõõdikud; 1720. aasta üldmäärused; "Auastmete tabel"1722 ; "Vene impeeriumi provintside haldusasutused" 1775; "Ministeeriumide üldasutus" 1811; "Määrus kirjutamise ja kontoritöö kohta sõjaväeosakonnas" 1911 16. - 20. sajandi alguse seadusandlikud aktid on juhtorganite struktuuri ümberkujundamise ja kontoritöö korraldamise kõige olulisemad allikad. Revolutsioonieelseks perioodiks avaldati seadusandlik materjal aastal "Vene impeeriumi seaduste täielik kogumik" ja "Vene impeeriumi seaduste koodeks".

Revolutsioonieelsel perioodil dokumentidega töö korraldamise allikad on ka suunised äripaberite koostamiseks 18.-19. sajandi kirjades. Sellised koostised sisaldavad näidisdokumente koos lühikeste või üksikasjalike juhistega igasuguste kirjade koostamise kohta. Kirjavahetusele oli kombeks viidata sellistele dokumentidele nagu avaldused, avaldused, resolutsioonid, aruanded, sedelid, kviitungid, vekslid ja mõned muud.Kirjanikel oli kontoritöö tegemisel suur tähtsus. Tuntud on üle saja kogumiku, mis on avaldatud 18. sajandi lõpus - 20. sajandi alguses.

1917. aasta oktoobrisündmuste tagajärjel koos Vene impeeriumi riigimasina hävitamisega likvideeriti senine kontoritöö ametlikult. Vana haldusaparaat lammutati radikaalselt. Tööstuse juhtimiseks valitsuse kontrolli all Loodi 13 rahvakomissariaati (rahvakomissariaati).

Elukutselisi revolutsionääre, töölisi, sõdureid ja muid erihariduseta kaadreid meelitati tööle riigiasutustesse. Dokumentatsiooni tase on langenud. Kõik revolutsioonieelsed kirjutamise ja kontoritöö reeglid kaotati ning uusi ei loodud. Mõned praktilised juhised selliste dokumentide ettevalmistamiseks ja täitmiseks nagu revolutsioonieelsed kirjanikud ei saanud oluliselt mõjutada dokumentide vormistamise sujuvust haldusaparaadis, tk. käsitles peamiselt tsiviilkohtu lahendamist käsitlevaid dokumente õigussuhe.

Tuli seadusandlikult reguleerida jõustruktuuride tegevust, sujuvamaks muuta dokumenteerimisprotsesse. 30. oktoobril 1917 annab valitsus dekreedi "Seaduste kinnitamise ja avaldamise korra kohta."

Paberitöö kvaliteedi parandamiseks võeti vastu 2. märtsi 1918 resolutsioon "Riigiasutuste vormide vormi kohta." See dokument on loetletud nõutavad üksikasjad dokumentide vormid. Tähelepanu pöörati kontoritöö lihtsustamisele ja ratsionaliseerimisele. 8. detsembril 1918 anti dekreet välja "Keskvalitsuse korralduste täpse ja kiire täitmise ning bürokraatia likvideerimise kohta."

Revolutsioonieelse töökogemusega ametnike nõukogude institutsioonide haldusaparaati meelitamise poliitika tõi paratamatult kaasa dokumentidega töötamise vanade bürokraatlike protseduuride taaselustamise. Niisiis, loomisel "Kirjutamise ja kontoritöö eeskirjad" võeti aluseks 1911. aasta sõjaväeosakonna dokument, mis oli nime ja sisu poolest sarnane. Nendel tingimustel loodi spetsiaalne organ - tööliste ja talupoegade inspektsiooni rahvakomissariaat (NK RKI), mis kontrollis riigiaparaadi tööd ja viis selle ratsionaliseerimise ellu.

Vastavalt RCP (b) XII kongressi otsustele loodi Punase Risti Keskkomitee ühendatud partei-nõukogude organ, mis muu hulgas pidi ellu viima meetmeid juhtimismeetodite ja ameti ratsionaliseerimiseks. tööd. Selle töö põhikoormuse kandis Punase Risti keskkomitee haldustehnoloogia osakond. Osakonna tegevus oli mitmekesine: riigiaparaadi uurimine ajaarvestuse abil, küsimustikud, konsultatsioonid kohaliku omavalitsuse organite tegevuse parandamise kohta, metoodiline abi. Tänu RCI tegevusele riigis 1920ndatel aastatel arenes välja teadusuuringute, isemajandavate, osakondade ja avalike organisatsioonide süsteem. teaduslik organisatsioon juhtimine ühtsel metoodilisel alusel.

Aastal 1928 avaldati "Reeglid kontoritöö arhiiviosa lavastamiseks RSFSRi riiklikes, kutse- ja ühistulistes asutustes ja ettevõtetes", milles anti soovitusi institutsioonides ringlevate dokumentide ja juhtumite nimekirjade koostamise ning nende hävitamise reeglite kohta (aegunud säilitusajaga dokumentide puhul). Aastal 1931 oli projekt „ Üldreeglid dokumentatsioon ja töövoog ”, mis kordati ja saadeti kinnitamiseks kõigile asutustele ja organisatsioonidele. V seda dokumenti võttis kokku parima praktilise kogemuse, mille selleks ajaks olid juba kogunud erinevad osakonnad ja organisatsioonid. Samuti tehti kokkuvõtteid kodu- ja välismaiste teadlaste uuringutest. Üksikute suurte osakondade tegevuses rakendati uusi tehnoloogiaid. Nad töötasid välja eraldi normatiivsed ja metoodilised materjalid, juhised kontoritöö läbiviimiseks, reeglid. Järgnevatel aastatel, kuni 60ndateni, ei võetud ette ühise teadusliku ja metoodilise baasi loomist nõukogude institutsioonides kontoritööks.

1958. aastal anti arhiiviteenistusele volitused kontrollida kontoritöö korraldust. Esimest korda kõlas idee luua ühtne riiklik kontoritöö süsteem NSV Liidus NSV Liidu valitsuse eriotsuses inseneri- ja tehniliste töötajate töö mehhaniseerimise kohta haldus- ja juhtimisaparaadis, vastu võetud detsembris 1959.

1963. aastal andis arhiiviteenistus välja "Põhireeglid kontoritöö dokumentaalse osa ja NSV Liidu asutuste, organisatsioonide, ettevõtete arhiivide töö lavastamiseks", mis oli paljude aastate jooksul ainus juhendmaterjal, aitas lihtsustada dokumentatsiooni ja arhiiviteenuste tegevust. 1966. aastal loodi arhiiviteenistuse raames Üleliiduline Dokumentatsiooni ja Arhiiviasjade Teaduslik Uurimisinstituut (VNIIDAD), kelle ülesandeks oli ühtse riikliku dokumendihaldussüsteemi arendamine. YGSD projekti ettevalmistamisel osalesid järgmised osalejad: Tööuuringute Instituut, Ülevenemaaline kontoriseadmete uurimisinstituut, NSVL TA Riigi- ja Õigusinstituut, Ülevenemaaline Standardiuuringute Instituut.

1973 Põhisätted "Ühtne riiklik kontoritöö süsteem (USSD)" kinnitati Riigikomitee NSVL Teaduse ja Tehnoloogia Ministrite Nõukogu ning neid soovitatakse ministeeriumidele ja osakondadele praktilises töös kasutamiseks. EGSD oli teaduslik ja metoodiline, korrapärane reeglite, standardite ja soovituste kogum kontoritöö läbiviimiseks alates dokumentide vastuvõtmisest või loomisest kuni nende arhiivi ülekandmiseni. EGSD kirjeldas ka nõudeid asutuste kontorijuhtimisteenustele ja nende töökorda. Ühtse riikliku statistikateenistuse sätteid täiendas ühtne organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni süsteem ning neid toetasid GOST -id, mille loetelu on toodud lisas. EGSD alusel kinnitati praktiliselt kõigis NSV Liidu vabariikides vabariiklikud juhised kontoritööks. EGSD oli mõeldud käsitsi dokumentidega töötamiseks, lisaks puudutasid EGSD põhisätted ainult organisatsioonilisi ja haldusdokumente, jättes ülejäänud dokumentatsioonisüsteemid selle mõjuvõimust väljapoole. Vormiliselt ei olnud USSD peamised sätted kohaldamiseks õiguslikult siduvad, neil ei olnud riikliku standardi staatust, kuna süsteem ei olnud heaks kiidetud, vaid seda soovitati kasutada ainult NSVL riikliku teaduskomitee eriotsusega. Tehnoloogia.

Teatud roll juhtimisdokumentide koostamise kvaliteedi parandamisel ja ühine kultuur juhtnupud mängitud riigi standardid(GOST). ORD standardid kehtestasid detailide koostise, nende kujunduse ja asukoha reeglid, vormidele esitatavad nõuded, dokumentide tekstid ja trükiseadmete abil toodetud dokumendid. Kõik need normid on lisatud eraldi paragrahvi. "Ettevalmistus ametlikud dokumendid» EGSD -s. 1990. aastal vaadati need üle ja ühendati standardiks GOST 6.38–90 „Ühtne dokumentatsioonisüsteem. Organisatsioonilise ja haldusdokumentatsiooni süsteem. Nõuded paberimajandusele ". 70ndatel loodi ühtne terminoloogia, mida kasutati kontoritöös ja arhiiviasjad... Mõistete tõlgendamine muutus üheselt mõistetavaks GOST 16487–70 „Kontoritöö ja arhiivitöö. Mõisted ja mõisted ". See kujundati ümber 1983.

Probleemid, mis ilmnesid praktikas 80ndatel USSD kasutuselevõtuga, olid ennekõike seotud uute infotehnoloogiate tekkimisega, erinevate klasside elektrooniliste arvutite tulekuga. 80ndatel, võttes arvesse valitsevaid tingimusi, valmistati selle teine ​​trükk, mis sai nime "Ühendatud riigi süsteem haldusdokumentatsioon (EGSDOU) ".

GSDOU See on põhimõtete ja reeglite kogum, mis kehtestab ühtsed nõuded juhtimistegevuse dokumenteerimiseks ja dokumentidega töö korraldamiseks valitsusasutustes, ettevõtetes, asutustes ja avalikud organisatsioonid... Paigaldatud regulatiivseid nõudeid kontoritöö korraldamisel on eelkõige ette nähtud mõned tingimused selle loomiseks aastal juhtimisstruktuurid valitsusvälised omandivormid.

"Osakonnaarhiivi töö põhireeglid", kinnitatud NSVL Glavarchive'i korraldusega 05.09.85 nr 263, kehtestatud:

• põhinõuded dokumentide korraldamiseks praeguses kontoritöös
• dokumentide väärtuse põhimõtted ja kriteeriumid, dokumentide väärtuse kontrollimise korraldamine ja selle läbiviimise kord
• juhtumite arhiivi säilitamiseks ettevalmistamise ja üleandmise reeglid

Kinnitatud 1989 "Kerige näidisdokumendid moodustatud riigikomiteede, ministeeriumide, osakondade, asutuste, organisatsioonide ja ettevõtete tegevuses, näidates ära dokumentide säilitusaja ". kaheosaline, mõeldud kasutamiseks peamiseks regulatiivne dokument standarddokumentide säilitamise ja valiku säilitamiseks ja hävitamiseks.

Alates 70ndatest on juhtimises kasutusele võetud arvutitehnoloogia, sellega seoses on tekkinud plaanid automatiseeritud juhtimissüsteemide (ACS) loomiseks ja National automatiseeritud süsteem teabe kogumine ja töötlemine majanduse raamatupidamiseks, planeerimiseks ja juhtimiseks (OGAS). Nende plaanide elluviimiseks oli vaja arendada ühtsed süsteemid dokumentatsioon, mis on omavahel seotud reeglite ja nõuete kompleks, mis sisaldab teatud tegevusalal juhtimiseks vajalikku teavet.

Ühtsete dokumentatsioonisüsteemide (SDS) täielik loetelu koostati üleliidulises klassifikaatoris haldusdokumentatsioon(OKUD). Iga OKUD -is sisalduv USD sisaldas nimesid ühtsed vormid dokumendid, iga vormi kooditähis. Koodide olemasolu tagas kindlate USD vormides sisalduvate andmete automatiseeritud töötlemise. Koos OKUD -iga oli ka mitmeid klassifikaatoreid, mis olid abivahendina vajalikud infotugi majanduse, rahanduse jne alal. Näiteks üleliiduline ettevõtete ja organisatsioonide klassifikaator (OKPO), üleliiduline toodete klassifikaator (OKP) jne. OGASi kontseptsioon oli 1980. aastatel. rakendati rahvamajanduses vaid osaliselt.

Praegu on dokumentide töötlemise reeglid sätestatud juriidilistes ja määrused, täielikult või osaliselt nendele küsimustele pühendatud, avaldanud vabariiklikud organid riigivõim, juhtorganid kaubandus- ja mittetulundusühingud ja nende ühendused. Tähtsus kaasaegse kontoritöö uurimiseks on Valgevene Vabariigi põhiseadus, Tsiviilkoodeks Valgevene Vabariigist ja kehtivatest seadusandlikest aktidest, mis reguleerivad üldised põhimõttedüksikisikute (kodanike) tegevuse dokumentatsiooni toetamise korraldamine ja juriidilised isikud... Näiteks kehtestab tsiviilseadustik tsiviilsuhteid registreerivate dokumentide tüübid. Eriseadused näevad ette teabe dokumenteerimise kohustuse ja reguleerivad tööd dokumentidega.

Paberitööle esitatavad nõuded on fikseeritud riiklikes dokumentide standardites. Standard kui informatiivne ja tehniline dokument (näidis, standard, mudel) kehtestab standardimisobjektile normide, reeglite, nõuete kogumi ja on pädeva asutuse poolt heaks kiidetud. Standardite rakendamine aitab parandada dokumentide kvaliteeti.

Pärast iseseisvuse saavutamist kasutas Valgevene Vabariik parimaid teadussaavutusi kontorijuhtimise valdkonnas.

Selle kursuse raames tutvutakse praeguste riiklike normatiivsete ja metoodiliste materjalidega kontoritöö korraldamise kohta: GSDOU, Mudeljuhised kontoritööks ministeeriumides, riiklikes komiteedes jm keskasutused Valgevene Vabariigi juhtkond, institutsioonid, organisatsioonid ja ettevõtted, säilitustähtaegadega dokumentide loendid, riiklikud standardid, tehnilise ja majandusliku dokumentatsiooni riiklikud klassifikaatorid.

Praktiline tegevus soodustas teoreetilist arusaamist dokumentide toimimisega seotud probleemidest ühiskonnas. Selle tulemusena sündis dokumendihalduse teaduslik distsipliin.

Tihe seos praktikaga on määranud dokumendihalduse aine struktuuri, mis koosneb kahest osast: 1) teoreetilisest ja 2) rakenduslikust. Mõlemad osad on ka otseselt seotud. Probleemide ring, mida dokumendihaldus uurib, on üsna lai, kuid peamised neist on: dokumentide moodustamise mustrid; nende loomise meetodid; dokumendi funktsioonid, omadused, struktuur; dokumendihalduse põhimõtted; dokumentatsioonisüsteemide, aga ka dokumendikomplekside moodustamine ja arendamine; viisid dokumentaalsete protsesside parandamiseks ühiskonnas.

Dokumendihalduse objektiks on kogu dokumentide komplekt ühiskonnas, s.t. kõik dokumendiliigid, žanrid ja vormid, samuti kõik dokumentatsiooni süsteemid ja allsüsteemid. Keskendutakse aga juhtimisvaldkonnaga, tegevuskeskkonnaga seotud dokumentidele ja dokumenteerimissüsteemidele.

Tegelikult tugineb iga teadus ajaloolisele tunnetusmeetodile. Dokumendihaldus pole selles osas erand. Pealegi analüüsitakse tema uurimisobjekti tingimata ajaloolises retrospektiivis, dünaamikas, mis võimaldab jälgida etappe, mustreid, arengusuundi ja dokumentide suhet kogu nende mitmekesisuses.

Selle teadusharu peamised ülesanded tulenevad dokumendihalduse teemast:

ühiskonnas toimuvate dokumentaalsete protsesside teoreetiline põhjendamine; loodud dokumentide kõrge kvaliteedi ja nende tõhusa toimimise tagamine;

hästi organiseeritud infokeskkonna kujundamine.

Dokumendihaldus lahendab oma ülesandeid koos teiste, peamiselt rakendatavate, dokumendihaldustsükli erialadega, mille jaoks see on teoreetiline alus. Need sisaldavad:

juhtimise (kontoritöö) dokumenteerimise toetamise korraldus ja tehnoloogia, uurides otse dokumentidega töökorraldust: vastuvõtt, levitamine, registreerimine, teatmeteos, otsida vajalikke dokumente jne. (Kahjuks võrdsustavad paljud paberimajandust ja vaimulikku tööd, segades need kaks eriala ekslikult);

dokumentaalne keeleteadus;

sekretäriteenuste korraldamine ja mõned teised.

4. Mõiste "dokument" ja selle arendamine.

Inimese käitumise üks olulisemaid ilminguid on suhtlemine, s.t. suhtlemine teiste inimestega teatud märkide või sümbolite kaudu.

Kirjutamise tulek tähistas inimkonna üleminekut uuele infotehnoloogia... Graafiliste märgisüsteemide abil sai võimalikuks eraldada teave teemast ja kinnitada see mis tahes materjalile, et seda hiljem ajas ja ruumis edastada. Selle tulemusena ilmus dokumenteeritud teave, s.t. dokument.

Iidsetel aegadel mängis käegakatsutaval kandjal salvestatud teave tõendite, tõendite rolli. Venemaal tõlkis Peeter Suur mõiste "dokument" täpselt "kirjalikuks tõendiks". Vahepeal kasutati seda terminit vaevalt pikka aega. Selle asemel kasutati kontoripraktikas tavaliselt muid termineid: "tegu", "juhtum", "paber".

Teadmiste järkjärguline kogumine dokumentide kohta viis 19. sajandini. lisaks juriidilisele ka esile tõsta juhtimise aspekt dokument, mis kajastus V. I. Dahli kuulsas sõnaraamatus, kus dokument määratleti kui "mis tahes oluline äripaber, samuti diplom, tunnistus".

20. sajandi keskpaigaks teine otsustav aspekt dokument - ajalooline, st. selle tähtsust tagasiulatuva teabe kandjana. 20. sajandi esimesel poolel vaadati oluliselt üle "teabe" mõiste sisu, mida hakati seostama peegelduse kategooriaga, kui aine universaalse omadusega, teabe suhtes esmane. Ja 20. sajandi teisel poolel. koos küberneetika, informaatika, arvutitehnoloogia arendamisega, aktiivne uurimine sotsiaalne olemus ja dokumendi informatiivsus, mis viis selle täiendava laiendamiseni ja mis kõige tähtsam - selle kontseptsiooni süvendamiseni. Just sel perioodil esitati teoreetiline põhjendus „dokumendi” ja „teabe” mõistete lahutamatu seose kohta.

Seega on siiani mõiste "dokument" alla võtnud sellised kõige olulisemad tunnused nagu informatiivne eesmärk, materjali kandja ja mitmed funktsionaalsed aspektid.

Samal ajal on mõiste "dokument" määratlus erinevates teadustes märkimisväärseid erinevusi. V informaatika näiteks määratletakse dokumenti sageli kui "materiaalset objekti, mis sisaldab teavet fikseeritud kujul". V dokumentaalfilm- üks infoteadustest - dokument tähendab "mis tahes semantilist teavet, mis on väljendatud mis tahes keeles ja mis tahes viisil salvestatud mis tahes andmekandjale, et seda dünaamiliselt levitada infosüsteem". v õigusteadused keskendub õiguslik aspekt... Sellest tulenevalt ilmub dokument eelkõige õigussuhete dokumenteerimise ja tõendamise vahendina. V juhtimine dokumenti uuritakse peamiselt juhtimisotsuste fikseerimise ja edastamise vahendina. V ajalooteadus dokumente vaadeldakse eelkõige ajalooallikatena, s.t. retrospektiivse teabe kandjad.

Sarnane teave.

Ajaloolised etapid. Dokumendihalduse koht teaduste süsteemis. Teoreetiline ja rakenduslik dokumendihaldus. Dokumentide haldamise objekt ja aine, ülesanded.

AJALOOLISED ETAPID.

Dokumendihalduse päritolu on peamiselt seotud tekkimisega praktiline töö dokumentidega 16.-17. Sel perioodil hakkasid kujunema dokumentidega töötamise reeglid, samal ajal tekkis vajadus dokumente koguda, kirjeldada, korrastada ja katalooge luua.

Praktiline dokumendihaldus tekkis trükkimise (teadus kirjutamise arengust, iidsetest käsikirjadest) ja diplomaatia (teadus, mis uurib õigusaktide vormi ja sisu) tulekuga.

18. sajandi algusest hakati seadma dokumentide seaduslikke aluseid, eelkõige avaliku halduse valdkonnas. Paljud dokumendivormid on sätestatud seadusandlikes aktides. 19. sajandi keskel. hakkas ilmuma vaimulik kirjandus, sel perioodil toimusid esimesed dokumentaalsete protsesside teoreetilise mõistmise katsed. Suure panuse andis N. V. Vorodinov. - üks esimesi, kes 1857. aastal raamatu kirjutas

Kuni 19. sajandi lõpuni. dokumendihalduse kui dokumendi- ja dokumentaalprotsesside teaduse kujunemist seostati ennekõike praktilise tegevusega (dokumentidega töötamise kommete ja traditsioonide kujunemine). Seejärel tehti praktilistest tehnikatest kokkuvõte, neid analüüsiti ja need muutusid järk -järgult siduvateks reegliteks ja normideks, mis kinnitati ametlikesse seadustesse. Seega stimuleeris praktiline tegevus dokumentide ühiskonnas toimimisega seotud küsimuste teoreetilist mõistmist. Selle tulemusena sündis teaduslik distsipliindokumendihaldus.

Ametlike allikate kohaselt on esimene etapp 20. sajandi esimene pool, kuna dokumentaalteadus kui dokumendi iseseisev teadus sai rahvusvahelise tunnustuse alles XX sajandi esimesel poolel.

Dokumendihalduse rajaja oli Paul Atlet, tänu kellele laienes mõiste "dokument" tähendus sedavõrd, et mis tahes olulisel kandjal salvestatud teavet hakati käsitlema dokumendina. Ja ta soovitas nimetada sellise dokumendi teadust biblioloogiaks või dokumentoloogiaks. See oli teadus mis uuris dokumenteerimistegevust: dokumentide kogumise, korraldamise, otsimise, levitamise protsessi. Kuni 1930. aastateni arendasid P. Otleti ideid aktiivselt bibliograafid, raamatukoguhoidjad ja biblioloogid.

Alates XX sajandi 40ndate keskpaigast on dokumendi loomist kõigis eluvaldkondades hakatud nimetama raamatu-arhiiv-museoloogiaks. See oli dokumendihalduse arendamise esimene etapp.

Sel perioodil hakati dokumentidega töötamise valdkonnas looma erinevaid organisatsioone. (Tehnika- ja juhtimisinstituut - töötajad lahendasid kontoritöö teoreetilisi probleeme: terminoloogia, ühtlustamine ja standardimine, dokumentide salastamine). 1931. aastal avaldati dokumentatsiooni ja töövoo üldreeglite eelnõu - üldistati teoreetilisi uuringuid, meie praktilisi kogemusi ja välismaiseid. Vahetusel 20-30. riigi tähelepanu dokumentidega töötamisel vähenes, kuid teatud uuringud viidi läbi osakondade tasandil (raamatupidamise ja personalidokumentatsiooni osas toimus suuri arenguid).

30ndatel. avati Moskvas Riiklik Ajaloo- ja Arhiiviinstituut - balli lähteülesanne oli koolitada spetsialiste arhiivis töötamiseks. Õpikutesse ilmus "üldine kontoritöö".

1943. aastal ilmus juba termin "Dokumentatsioon".

4. V XX sajandi 50. – 60. Aastad algavad teisest dokumendihalduse arenguetapp, kui kommunikatsiooniprotsesse hakatakse käsitlema mitte ainult ühe teabe fikseerimise vahendi - dokumendi, vaid laiemalt - kui teabe vaatenurgast. Dokumendihalduse teemalised ideed omandavad informatiivset ja küberneetilist sisu.

Teine etapp on seotud prof. K.G. Mitjajev, kes pani aluse traditsioonilisele dokumendihaldusele, tuvastas dokumendihalduse struktuuris üld- ja eriosad, pani aluse teaduskooli loomisele. Mitjajev määratles dokumendihaldust kui "teaduslikku distsipliini, mis uurib ajaloolisi arengumeetodeid, individuaalseid toiminguid ja süsteeme objektiivse reaalsuse nähtuste ja üksikute dokumentide, nende komplekside ja dokumentatsiooni tulemusena loodud süsteemide dokumenteerimiseks". Seega klassifitseeriti dokumendihaldus ajalooliseks distsipliiniks ja lisati hiljem teaduslike erialade nimekirja.

60ndate alguses ilmus informaatika ja hakkasid arenema selle koostisosad - teaduslikud suunad, mida nimetatakse "dokumentaalteaduseks" ja "dokumenditeaduseks".

Dokumentaalfilmi peetakse küberneetika rakendusharuks, mis optimeerib igat tüüpi dokumendisüsteemide haldamist - alates kujutavast kunstist kuni kantseleitööni -, mis uurib maatriksdokumentide struktuuri, omadusi, nende töötlemise, säilitamise, otsimise, kasutamise meetodeid.

Tähelepanu suurenes seoses ühtse riikliku kontoritöö süsteemi väljatöötamise ja rakendamisega (1966. aastal) - arendamiseks loodi Üleliiduline Dokumentatsiooni ja Arhiiviasjade Teaduslik Uurimisinstituut (VNIIDAD - hiljem ülevenemaaline).

60-70ndate vahetus. on pöördepunkt kodumaise dokumendihalduse arendamisel. Uurimisteemad olid suunatud juhtimistegevuse ja selle dokumenteerimise toetamisele.

70ndate keskel mõisteti dokumendihalduse all teadust haldusdokumentide töötlemise ja dokumendihalduse pidamise reeglite kohta. Dokumendihaldust samastati kontoritööga ja seda peeti arhiiviteaduse osaks.

5. Alates 90ndatest. - kaasaegne lava. 80ndate lõpus. A.N. Sokova kujundas klassikalise dokumendihalduse kui teaduse põhijooned: dokumendihalduse objektiks on tema arvates dokumentaalsüsteemid ja üksikud dokumendid, teemaks on dokumentide koostamise mustrid, põhiülesanne on tagada ühiskonnale täieõiguslik operatiivteave dokumentide kujul.

Kodumaise dokumendihalduse arendamise uus etapp algas 1990. aastatel, kui sisemiste ja väliste tegurite mõjul toimusid olulised muudatused teabe- ja dokumenteerimisprotsessides. Venemaal toimus poliitilise ja majandusliku süsteemi muutus, dokumentidega töötamisel hakati laialdaselt kasutama uusimaid arvutitehnoloogiaid, riik hakkas kiiresti sisenema maailma inforuumi. Praegu on teadusuuringutes esmatähtsad arengud sellistes valdkondades nagu teave ja dokumendihaldus, elektrooniline dokumendihaldus, mitmesugused infoturbe aspektid, dokumentide väärtuse uurimise probleemid, elektroonilised arhiivid muud. Teisisõnu, dokumendihalduse kui keeruka teadusharu edasiarendamist stimuleerivad üha suurenevad ja oluliselt muutunud ühiskondlik-poliitilised, majanduslikud, kultuurilised, tehnilised ja muud vajadused.

Seega pole dokumendihaldus kui teadusharu oma potentsiaali veel realiseerinud. Selle rakenduslik osa (praktiline) domineeris pikka aega teoreetilise üle ja arenes palju aktiivsemalt. Praegu on hädasti vaja teoreetilisi uuringuid.

Kaasaegnekontoritöö peetakse inimtegevuse haruks, mis pakub dokumente ja töökorraldust ametlikud dokumendid(GOST R 51141-98). Seda tüüpi tegevuste sisu vähendatakse kolmeks komponendiks:

teabe dokumenteerimine faktide, sündmuste, inimeste era- ja avaliku elu nähtuste kohta;

dokumentidega töötamise korraldus ja tehnoloogia asutuses, ettevõttes, ettevõttes, mida nimetatakse "dokumendivooks";

dokumentide säilitamine pärast nendega töötamise lõppu kui inimtegevuse erivaldkond, mida tähistab mõiste "arhiivitegevus".

Vene kontoritöö kujunemine ajaloolased, dokumentaalteadlased on tihedalt seotud ärikirjavahetuse spontaansest tekkimisest kuni ühe või teise dokumentidega töötamise süsteemi tekkimiseni koos riigistruktuuri valdkonna ümberkujundamisega, riigi valitsemise aparatuuri reformimisega, inimeste tööstusharudega, dokumenteerida oma töö tulemusi. Arendades on Venemaa kontoritöö selle moodustamisel läbinud kolm perioodi, millest igaüks omakorda võib jagada eraldi etappideks:

Kontoritöö revolutsioonieelses (kuni 1917. aastani) Venemaal(traditsioonide päritolu, kogemuste kogumine):

- esimeste dokumentide ilmumisest kuni kantseleitööni kaasa arvatud (X-XVII sajand);

Feodaalne killustatus, paberimajandus - dokumentatsioon (lepingud, toetused ja sissemaksed), dokumentide hoidmine kastides - kastid, riigikassad. "Veerupõhine kontoritöö" - tähed liimiti kokku, moodustades suurtähe.

"Prikaznoe kontoritöö" (suurvürsti juhiste (korralduste) andmine) - tsentraliseeritud riik - suurvenelane - haldusjuhtimine: Boyar Duma (laused) ja korraldused (mälu) - kesksed täitevorganid. Tsaar - dekreedid, aktid, aukirjad. Ilmus märkmiku (raamatu) vormi vorm.

- kollegiaalne kontoritöö(XVIII sajand); Peeter I - dokumentide veeruvormi tühistamine. Tellimused asendati 12 kollegiaga. Keskmes on senat, sinod, tsaari kabinet. Kolleegiumid olid senati alluvuses, omasid eraldi haru. Väljaanne „Gen. määrused "1720

- ministrite (täidesaatev) kontoritöö(XIX - n. XX sajand). Kõrgema ja keskvalitsusaparaadi nõrgenemine, Aleksander I - reform - kollegia asendamine ministeeriumidega, mis on kinnitatud 1811. aasta manifestis - määratles ta dokumentidega tööetapid. Dokumentatsiooni liigilise koosseisu laiendamine, kirjavahetuse mahu suurenemine, dokumendivormide ühtlustamine.

Kontoritöö NSV Liidus (1917-1991):

Alates hajutatud pingutustest kontoritöö sujuvamaks muutmiseks kuni ühtse riikliku büroohaldussüsteemi väljatöötamiseni (1917–1973); Pärast revolutsiooni 1917. aasta oktoobris: bürokraatliku aparaadi mahajäämus võimult, "kirjutamise" parandamine, kirjavahetuse vähendamine, bürokraatia kaotamine. 20-30s - spetsiaalse dokumentatsiooni (boo, stat, frame) väljatöötamine. 1931 - "Dokumentatsiooni ja töövoo üldreeglid." Sõja -aastatel oli arhiiviorganisatsioonidel suured volitused kontoritöö korraldamisel ja arhiveerimisel.

- traditsioonilisest kontoritööst kuni juhtimisdokumentideni. EGSD eesmärk oli kontoritöö ratsionaalsete vormide ja meetodite ühtsel alusel väljatöötamine ja praktikas rakendamine. 70ndad - kontoritöö märkimisväärne areng - välja on töötatud mitmeid GOST -e, ühtseid dokumenteerimissüsteeme (16). YGSDOU nimetati ümber GSDOU -ks. 1991. aastal NSV Liidu lagunemine.

Kaasaegne Vene kontoritöö: vaata algusest.

DOKUMENTIDE HALDAMISE KOHT TEADUSTE SÜSTEEMIS.

Dokumentatsioon on humanitaarteadus, see kuulub sotsiaalteaduste tsüklisse.

Dokumendihalduse koostoime teiste teadustega toimub ennekõike uurimisobjekti ja -objekti, kontseptuaalse aparatuuri, uurimismeetodite (üldteaduslikud uurimismeetodid) tasandil.

Dokumendihaldus on tihedalt seotud:

ajalooteadus, kuna üks dokumendihalduse teemasid on aine, dokumenteerimissüsteemide ja dokumentidega töötamise protsesside uurimine ajaloolise arengu käigus;

allikauuring - teadus, mis uurib ajalooallikate teooriat, metoodikat ja tehnikat. Tähtsaim ajalooallikas on dokument;

arhiiviuuringud - neid ühendab ühine ülesanne - tõhusa infokeskkonna, ühe uurimisobjekti - dokumendi kujundamine, aga ka teabe korraldamise, säilitamise, otsimise, dokumentide koostamise põhimõtete väljatöötamise meetodite ühtsus. .

biblioloogia (õpinguraamatud, tegelikult dokumendid);

õigusteadus - kasutatakse saavutusi õigusteadus eelkõige on dokument üks õiguste ja vabaduste allikaid, viise dokumendile juriidilise jõu andmiseks, seaduslikud viisid dokumendi kehtestamine jne.

majandusteadused - dokumendihalduses uuritakse ka büroohaldusteenuste tegevuse optimeerimise protsesse, majandusliku efektiivsuse analüüsi;

juhtimisteooria - kuna juhtimisfunktsioonid kajastuvad just dokumentides - aitab dokumentidega töö ratsionaalne korraldamine kaasa juhtimistegevuse parandamisele (60% - infootsing - tööajast);

rakenduslingvistika - rakenduslingvistika saavutusi kasutatakse dokumendihalduses dokumentide, tekstide ühtlustamiseks, keeleühikute standardiseerimiseks, samuti ametlike dokumentide toimetamise protsessis;

programmeerimine ja infoturve - nende teaduste saavutusi kasutatakse dokumentide loomiseks ja kaitsmiseks.

Üldiselt on dokument mis tahes teadusharu uurimise ja arendamise lähtematerjal.

TEOORILINE JA KOHALDATUD DOKUMENTIDE TEADUS.

Struktuuri on määranud tihe suhe praktikaga dokumendihalduse teema, koosneb kahest osast: 1) teoreetiline ja 2) rakendatav. Mõlemad osad on ka otseselt seotud.

Tasakaalust teoreetilise ja rakendusliku osa (praktiline) vahel on saanud dokumendihalduse kui teaduse tunnusjoon.

Teooria alused pandi 60ndatel, rakenduslik osa oli selleks ajaks juba domineerinud ja hiljem tugevnenud.

80ndate lõpus. Sokova A.N. väitekirjas sõnastas ta klassikalise dokumendihalduse kui teaduse põhijooned. Klassikalise dokumendihalduse struktuuris määratleti teoreetiline (üldine) ja praktiline (rakenduslik) osa.

Eelkõige NV Varadinov jagas kontoritöö 1) teoreetiliseks ja 2) praktiliseks. Ta tõi esmakordselt käibele mõiste ise "Teoreetiline paberimajandus" ... Teoreetilises mõttes on kontoritöö tema arvates "teadus, mis sätestab äripaberite, aktide ja juhtumite endi koostamise reeglid", samuti äripaberite "väliste" ja "sisemiste omaduste" uurimine. Praktiline kontoritöö - see on "üldine menetlus kohtuasjade valmistamiseks avalikes kohtades vastavalt seadustes sätestatud vormidele ja äripaberite väljakujunenud näidistele".

90ndatel. raamatukogunduse ja biblioloogia valdkonna spetsialistid hakkasid välja töötama dokumendihalduse "uut versiooni" (mittetraditsioonilist). "Uus" dokumendihaldus on jagatud üld- ja eriosadeks. Üldist dokumendihaldust või dokumendihaldust peetakse teoreetiliseks distsipliiniks. Spetsiaalsed dokumendihalduse uuringud erinevaid sorte dokumente.

On ka teisi seisukohti nii teaduse enda kui ka selle struktuuri kohta. Näiteks teeb prof Astakhova ettepaneku eristada dokumenditeaduses kahte peamist suunda: aspekt (õppetöö osas: teoreetiline, ajalooline, organisatsiooniline ja tehnoloogiline) ja objekt (õpiobjektides: praktika, teadus, juhtimine, koolitus).

OBJEKT JA SUBJEKT, DOKUMENTIDE HALDAMISE ÜLESANDED.

Dokumendihalduse objekt kui teadus on dokumendi kui süsteemiobjekti kompleksne uurimine, mis on spetsiaalselt loodud teabe säilitamiseks ja levitamiseks (edastamiseks) ruumis ja ajas. Dokument luuakse dokumendi- ja kommunikatsioonitegevuse käigus, seetõttu on kõik selle tegevuse liigid teaduse objekt - dokumentide loomine, tootmine, säilitamine, levitamine ja kasutamine, dokumentatsioonisüsteemide loomine.

Dokumendihalduse teema on teaduslike teadmiste loomine dokumendi kohta selle teabe ja materiaalsete komponentide ühtsuses, dokumentide loomist ja toimimist ühiskonnas reguleerivate seaduste kohta.

Dokumendihalduse teemast tuleneb peamised eesmärgid see teaduslik distsipliin:

ühiskonnas dokumenteerimisprotsesside teoreetiline põhjendamine;

loodud dokumentide kõrge kvaliteedi ja nende tõhusa toimimise tagamine;

kõrgelt organiseeritud infokeskkonna kujundamine, s.t. ühiskonnale täieliku ja õigeaegse dokumenteeritud teabe pakkumine;

inimeste infokultuuri arendamine, täiustamine.

Dokumentatsioon on teadus, mis uurib dokumenti kui sotsiaalset nähtust ja dokumentidega seotud protsesse, seega sõltub teema määratlus dokumendi küljest.

Osariik haridusasutus

Kõrgem kutseharidus

Uljanovsk Riiklik Ülikool

Kultuuri- ja kunstiteaduskond

I.A. Kuteinikov

Dokumentatsioon

Õpetus

Loengu märkmed eksamiks valmistumiseks

Kultuuri- ja kunstiteaduskonna üliõpilastele

Bakalaureuse suund 034700 "Dokumentatsioon ja arhiiviteadus"

Profiil "Dokumentatsioon ja koolieelsed haridusasutused"

Uljanovsk

Teema 1. Dokumentatsioon kui teadus

1. Dokumendihalduse subjekt ja objekt

3. Dokumendihalduse ajalugu

1. Juba iidsetest aegadest hakkasid inimesed aru saama, et dokumentide koostamine, nende liikumine, säilitamine allub teatud seadustele ja reeglitele.

Näiteks dokumendi loomine käib järgmiselt määrused:

Dokumendi koostamiseks vajaliku teabe kogumine;

Dokumendi koostamine ja vormistamine;

Sobitades sellega sidusrühmad;

Dokumendi allkirjastamine;

Dokumendi tutvustamine töövoogu.

Teatud mustreid saab jälgida ka dokumentidega töötamisel., näiteks:

Olulised dokumendid tuleb registreerida;

Kiireloomuline ja olulisi dokumente tuleks jälgida;

Dokumentide salvestamisel peab olema kindel järjekord, mis võimaldab kiiresti üles leida nõutud dokument;

Teatud aja möödudes tuleks osa dokumentidest üle kanda arhiivihoidla, teine ​​osa tuleb hävitada.

Dokumentide dokumenteerimise ja nendega töötamise reeglid, esialgu välja ütlemata, hajutatult, muutusid traditsioonideks ja seejärel kohustuslikuks, mis on sätestatud normatiivaktides. Nii kujunes tasapisi välja dokumendihalduse teooria.

Dokumentatsioon- teaduslik distsipliin uurib ajaloolises arengus:

Dokumentide vormistamise seaduspärasused;

Nende loomise viisid;

Inimtegevuse erinevates valdkondades tekkivate dokumentatsioonisüsteemide kujundamine ja arendamine.

Teema dokumendihalduse kursuse uurimine on:

Dokumendid;

Dokumenteerimise meetodid.

Objektid dokumendihalduse uurimine on:

Dokumentide funktsioonid, omadused ja struktuur;

Dokumentide loomise mustrid;

Dokumenteerimismeetodid;

Dokumentatsioonisüsteemide loomine;

Dokumendihalduse põhimõtted;

Dokumentatsiooniprotsesside parandamise viisid ühiskonnas.

Seotud dokumentatsiooniga infoteooria, keeleteaduse, ajaloo, õiguse, arhiiviteaduse, informaatika ja muude teadustega.

Kiireloomuline ülesanne dokumendihaldus on an teoreetiline põhjendus ja suundade määramine kaasaegsete dokumentaalprotsesside täiustamiseks.

2. Dokumenteerimine - moodsa lava lahutamatu tunnus arengut tsivilisatsioon. Dokumendid ja dokumentaalne teave on enamiku juhtimisotsuste aluseks ning on nende materiaalseks kehastuseks juriidiline jõud ja hõlbustades seeläbi nende täitmist. Teadmised dokumendihaldusest ja kontoritöö valdamisest on muutunud oluliseks enamiku kontoritöötajate jaoks. Õpilaste õpetamine profiili "Dokumentatsioon ja dokumentatsioonihaldus" bakalaureusekraadi "Dokumentatsioon ja arhiiviteadus" suunas vajalik ettevalmistamiseks:

Erineva tasemega juhid;

Rahanduse ja raamatupidamise valdkonna spetsialistid;

Juristid;

Personalispetsialistid;

Teiste valdkondade spetsialistid, kes töötavad dokumentidega.

peamine ülesanne kursus on selleks uurima:

Teoreetiline alus dokumendihaldus;

Kaasaegsed nõuded dokumentide koostamisele ja vormistamisele, nende liikumise korraldamisele, raamatupidamisele ja säilitamisele.

Distsipliini "Dokumendihaldus ja dokumentatsioonihaldus" õppimise tulemusena spetsialist peab teadma:

Dokumenteerimismeetodid;

Dokumendi omadused ja funktsioonid;

Struktuur ja vorm kaasaegne dokument;

Ettevõtte peamised dokumendid;

Seadusandlikud ja normatiiv-metoodilised materjalid dokumenteerimiseks ja dokumentidega töö korraldamiseks;

Dokumendisüsteemid;

Dokumentide koostamise ja vormistamise reeglid;

Töö korraldamine dokumentidega;

Ettevõtte dokumentide korraldamise reeglid;

Juhtumite nomenklatuuri koostamise reeglid;

Dokumentide väärtuse kontrollimise reeglid;

Töötamise omadused konfidentsiaalsed dokumendid;

Juhtimisdokumentatsiooni teenuse koosseis, struktuur ja funktsioonid;

Süsteemid elektrooniline dokumendihaldus;

Organisatsiooni arhiivi loomise põhitõed.

Sellisel juhul peab spetsialist suutma:

Töötage välja ettevõtte jaoks dokumentide põhivormid ja mallid;

Koostada dokumente erinevate juhtimisolukordade kohta;

Koostage ettevõtte kontoritöö ratsionaalne skeem;

Korraldada kontroll dokumentide täitmise tähtaegade üle;

Korraldada dokumente ja vormistada juhtumeid iseseisvalt;

Koostage organisatsiooni asjade nomenklatuur;

Määrake dokumentide säilitamise aeg;

Töö konfidentsiaalsete dokumentidega;

Valmistage failid ette arhiivimällu edastamiseks.

3. Venemaal tekkis dokumendihaldus v XVI-XV1I sajandeid. Ilmusid esimesed stabiilsed dokumentide vormid. See oli ühendatud:

Arenguga kaubandussuhted;

Õigussuhete arenguga;

Koos rahvusvaheliste suhete arenguga.

Alguses Xviii sajandi dokumentide kasv viis:

Ühtsete dokumentide vormide loomiseks;

Dokumentatsiooni reeglite koostamine;

Konsolideerida dokumentide koostamise reeglid riigi seadusandlike aktidega.

V XVIH-XIX sajandid on kehtestatud:

Õiguslik alus dokumentatsioon;

Dokumentide klassifitseerimise alused (jagades need sisemisteks ja välisteks).

Esimeses pooles XX sajandil:

Loomisel on ühtsed dokumenteerimissüsteemid;

Tutvustatakse mõisteid - teaduslikke, ajaloolisi ja juriidiline väärtus dokumente.

1943. aastal oli ta Moskva Riikliku Ajaloo- ja Arhiiviinstituudi professor, KG professor. Mitjajev võttis kasutusele mõiste "dokumendihaldus" ja töötas välja sõltumatu teaduskursuse.

1950ndate lõpus - 1960ndate alguses. seoses teadusliku ja tehnoloogilise revolutsiooniga riigis:

Teabe hulk suureneb;

Dokumentide arv suureneb järsult;

Dokumendihalduse valdkonnas on vaja teaduslikku uurimistööd;

Selle valdkonna spetsialiste on vaja koolitada.

Kõik see andis täiendava tõuke dokumendihalduse kui teadusliku ja akadeemilise distsipliini arendamisele. 1960. aastatel.:

Arendatakse ja rakendatakse ühtset riiklikku kontoritöö süsteemi (EGSD);

Loodi üleliiduline dokumendihalduse ja arhiiviasjade teaduslik uurimisinstituut (1966);

Ilmuvad esimesed eripakkumised teaduslikku tööd pühendatud dokumendihalduse objektile ja selle ülesannetele.

1990. aastatel. kasutusele võetakse mõisted "juhtkonna dokumentatsiooni tugi" ja "juhtkonna teave ja dokumentatsiooni tugi". Nende terminite tekkimist seostatakse sissejuhatusega arvutitehnoloogia dokumentidega töötamiseks. XX sajandi lõpp - algus XXI sajandit iseloomustab:

Elektrooniliste dokumentide kasutamine koos traditsiooniliste dokumentidega;

Elektroonilise kontoritöö ja töövoo kontseptsioonide väljatöötamine.

SISSEJUHATUS 2

1. Dokumendihalduse arengu peamised etapid 5

2. Dokumendihalduse struktuur 8

3. Dokumendihalduse seos teiste teadustega 10

4. Allikad dokumendihalduses 22

Järeldus 33

Viited 36

SISSEJUHATUS

Looming meie riigis õigusriik tõhusalt töötavate esindus-, täitev-, kohtuvõimu, tootmis-, teadus- ja haridusasutuste olemasolu tingib mitte ainult nende tegevuse igakülgne ja täieõiguslik õiguslik alus, vaid ka ratsionaalsete, konkreetsete reeglite ja menetluste väljatöötamine nende toimimiseks, sealhulgas dokumentidega töötamise valdkonnas.

Juhtimise aluseks on dokumenteeritud teave, selle tõhusus sõltub suuresti teabe tootmisest ja tarbimisest. Teave salvestatakse dokumentidesse, mis annavad sellele organisatsioonilise vormi ja liigutavad seda ajas ja ruumis.

Kaasaegses juhtimises on järjest olulisemad arvutitehnoloogiad ja -vahendid, mis pakuvad kehtivate õigusaktide ja muu alusel õiguslikud regulatsioonid teabe fikseerimise, kogumise, töötlemise, otsimise ja edastamise tõhusus. Üleminek põhimõtteliselt uutele teabe korraldamise viisidele ja sellele juurdepääsule määrab kursuse "Dokumentatsioon" asjakohasuse.

Mõiste "dokumendihaldus" definitsioone on erinevaid, kuid ükski neist pole muutunud üldtunnustatud. Kuid nagu mõiste "dokument". Ja see on loomulik, kuna „dokumendihaldus” on mitmetahuline, struktuurselt hargnenud mõiste, mis viitab dokumendi ja dokumendikommunikatsiooni erinevatele aspektidele - nähtustele, mis pole vähem keerulised ja mitmetahulised.

Võime öelda, et dokumendihaldus on dokumentide ja dokumentide ning kommunikatsioonitegevuse teadus. See on teaduslik distsipliin, mis uurib dokumentide loomise ja toimimise mustreid, töötab välja dokumendi- ja kommunikatsioonisüsteemide ehitamise põhimõtted ning nende tegevuse meetodid.

Dokumentatsioon uurib dokumenti kui teabeallikat ja sotsiaalse suhtluse vahendit. See on keeruline dokumentide ja dokumentaalse kommunikatsiooni teadus, mis uurib ajaloolises, kaasaegses ja prognostilises mõttes dokumentaalsete teabeallikate loomise, levitamise ja kasutamise protsesse ühiskonnas.

Dokumendihalduse kui teadusliku distsipliini kujunemine hõlmab selle põhikomponentide määratlemist: objekt, subjekt, struktuur, meetodid, kontseptuaalne aparaat - nende ühtsuses ja terviklikkuses, s.t. süsteemse teadusdistsipliinina.

Teaduse objekt vastab küsimusele: mida teadus uurib. Dokumendihalduse kui teaduse objekt on põhjalik uurimus dokumendist kui süsteemiobjektist, mis on spetsiaalselt loodud teabe säilitamiseks ja levitamiseks (edastamiseks) ruumis ja ajas. Dokument luuakse dokumentaal- ja kommunikatsioonitegevuse käigus, seetõttu on kõik selle tegevuse liigid teaduse objekt - dokumentide loomine, tootmine, säilitamine, levitamine ja kasutamine, dokumentatsioonisüsteemide loomine.

Teaduse subjekt peab vastama küsimusele: kuidas täpselt, miks, mis eesmärgil ja milleks täpselt objekti uuritakse ning selle kaudu objektiivset reaalsust. Teaduse aine määrab objekti kohta teaduslike teadmiste sisu - dokumendi ning dokumentaal- ja kommunikatsioonitegevuse. Dokumendihalduse teemaks on teaduslike teadmiste loomine dokumendi kohta selle informatiivsete ja materiaalsete komponentide ühtsuses, dokumentide loomist ja toimimist ühiskonnas reguleerivate seaduste kohta.

Dokumentatsioon uurib dokumenti kui teemat teoreetilisel, ajaloolisel ja metoodilisel (praktilisel) tasandil. See uurib dokumenti kui süsteemi, selle omadusi, parameetreid, struktuuri, funktsioone, dokumenteerimise meetodeid ja meetodeid, dokumentide klassifikatsiooni ja tüpoloogiat. Tema tähelepanu valdkonda kuuluvad dokumentide loomise, levitamise, säilitamise ja kasutamise üldised mustrid. Veelgi enam, uurimisobjektiks võib olla dokument tervikuna või selle üksikud aspektid, dokumentaal- ja kommunikatsioonitegevuse eripärad.

Dokumentatsioon uurib dokumenti selle ajaloolises arengus, selle moodustamise mustreid, loomise meetodeid, dokumentatsiooni korraldamise põhimõtteid ja dokumenteerimissüsteeme. Seega uurib dokumendihaldus kõige põhjalikumalt kõiki dokumentidele omaseid funktsioone, nii üldisi kui ka spetsiifilisi. Dokumendihaldus ei piirdu aga ainult dokumendi passiivse uurimisega. Dokumendihalduse mustrite kindlakstegemisega hakkab dokumendihaldus aktiivselt mõjutama dokumenteerimisprotsessi, viies sellesse teadusliku aluse, ühtlustades ja standardiseerides dokumente ja dokumenteerimissüsteeme, viidates teatud tüüpi dokumentide rühmadele funktsionaalsed ja tööstussüsteemid, nende sees üksikud toimingud. .

Selle töö eesmärk on põhjalikult uurida dokumente ja dokumenteerimissüsteeme nende ajaloolises arengus, teoreetilisi ja praktilisi probleeme mis tahes organisatsioonilise ja õigusliku vormi asutuste dokumenteeritud teabe loomisel.

Eesmärgi saavutamise käigus lahendatakse järgmised ülesanded:

näidata dokumendihalduse suhet teiste teadustega;

jälgida dokumendi arengut teabekandjana;

analüüsida dokumenteerimissüsteemide moodustamise ja arendamise protsessi;

1. Dokumendihalduse arengu peamised etapid

Dokumenditeadus kuulub noorte teaduste kategooriasse, see pole veel lõplikult kujunenud teadusliku distsipliinina, mis võtab dokumendi kohta teadmiste kogumi kokku. See teadus ei tekkinud kohe, see läbis mitu arenguetappi.

Ajalooliselt on selle sarja esimene dokumentatsiooniteadus, mis tekkis aastal XIX lõpus v. ja pälvis XX sajandi esimesel poolel rahvusvahelise tunnustuse. Selle nime all arenes teadus, mille teemaks oli dokumentaalne tegevus, sealhulgas dokumentide kogumise, süstematiseerimise, säilitamise, otsimise ja levitamise (ja alates 1940. aastate keskpaigast - ning loomise) protsessid kõigis avaliku elu valdkondades. Seda teadust nimetati ka “raamatuarhiiv-museoloogiaks”.

Dokumentatsiooniteaduse rajaja on Paul Otlet. Ta tegi ettepaneku nimetada dokumentaaltegevust õppivat teadust biblioloogiaks või dokumentoloogiaks, mida seostati raamatu ja dokumendi identifitseerimisega.

Aja jooksul tekkisid diferentseerumisprotsessis iseseisvate teadusdistsipliinidena dokumentide klassifitseerimise teooria, dokumendivoogude teooria ning indekseerimise ja abstraheerimise teooria.

Dokumentatsiooniteaduse ajalugu osutus lühikeseks. XX sajandi keskel. (50-60ndad) suhtlusprotsesse hakatakse käsitlema mitte ainult ühe oma vahendi - dokumendi, vaid ka laiemalt - vaatenurgast informatiivsena. Mõiste "dokument" annab võimaluse "teabe" mõistele, kuna esimene on tuletatud teisest. Esialgsed ideed dokumentaalteaduse teemal kaasajastati ning omandati informatiivne ja küberneetiline sisu.

1960. aastate algusest hakkasid teaduslikud suunad arenema dokumentaalfilmide ja dokumenditeaduse nime all. Esimest vaadeldakse kui küberneetika rakendusharu, mis optimeerib igat tüüpi dokumendisüsteemide haldamist - alates kujutavast kunstist kuni kantseleitööni. Selleks uuritakse dokumentaaluuringutes maatriksdokumentide struktuuri ja omadusi, nende automaatse töötlemise, säilitamise, otsimise ja kasutamise meetodeid ja tööriistu, dokumendivoogusid ja dokumendimassiive, et optimeerida suurte, peamiselt mitme kanaliga dokumendisüsteemide haldamist. Dokumentaalteadus ei kajasta aga dokumendi kõiki uuringuid, selle tootmise, levitamise ja kasutamise probleeme ega saa olla dokumendi üldistav teadus.

Sel ajal areneb dokumendihaldus teadusliku suunana, mille ülesanded (KG Mityajevi sõnul) hõlmavad objektiivse reaalsuse nähtuste ja selle tulemuste dokumenteerimise meetodite, üksikaktide ja süsteemide väljatöötamise ajaloolise aspekti uurimist. - dokumentide, nende komplekside ja süsteemide loomine. Hiljem hakkasid nad dokumendihalduse all mõistma teadust haldusdokumentide täitmise reeglite ja dokumendihalduse läbiviimise kohta. Dokumendihaldust samastatakse kontoritööga ja seda peetakse arhiiviteaduse osaks. Teataval määral on nii kitsas dokumendihalduse tõlgendus säilinud tänaseni. Loomulikult ei saanud dokumendihaldus selles arusaamas väita dokumendi kohta üldistava teaduse rolli, kuna see piirdub haldussfääriga. Muud inimtegevuse valdkonnad on sellest väljaspool - teadus, tehnoloogia, kultuur, ühiskondlik elu jne.

1960ndate lõpus, arvutiteaduse arenedes (A.I. Mihhailov, A.I. 1973. aastal tehti haruldasi katseid (GG Vorobiev, KN Rudelson) üldistada dokumendi teoreetilist teavet, arendada selle kontseptuaalseid aluseid, kasutades teabeanalüüsi. Mõned küsimused, mis on seotud dokumentide klassifitseerimise, dokumendi infomudelite loomise, dokumendi infovoogude uurimisega, olid kaasatud raamatukogu, bibliograafia, arhiiviteaduse ja informaatika vastavatesse osadesse.

Kuni 1980. aastate keskpaigani peeti dokumentaal- ja informaatikat üldistavateks dokumeteadusteks. Arvutiteadus tegeleb aga nii dokumentaalse kui ka mittedokumentaalse teabe uurimisega. Tema vaateväljast on dokument oma materiaalsel kujul, tootmistingimused, ladustamine, dokumentidega töö korraldamine. Seetõttu on sarnaselt dokumentaalteadusele ka arvutiteadust dokumendi kohta üldistava teadusena üsna raske kasutada.

1980. aastate teiseks pooleks realiseerus tõsiasi, et just dokumendi üldistav kontseptsioon kajastab kõige adekvaatsemalt raamatukogude, teabeagentuuride, arhiivide, muuseumide, raamatupoodide jt töötajate kutsetegevuse teemat. Sellele aitas kaasa tutvumine kutsetegevusega arvutitehnoloogia ja masinloetavat meediat.

Üldiste dokumentaalsete lähenemisviiside edasiarendamine on seotud D.Yu nimedega. Teplova, A.V. Sokolova, Yu.N. Stolyarova, O. P. Korshunov, kelle teostes esineb mõiste “dokument” iseseisva leksikaalse üksusena. Yu.N. Stolyarov, G.N. Shvetsova-Vodka, S.G. Kuleshov. Nende töö tulekuga algab dokumendihalduse kujundamisel ja arendamisel kvalitatiivselt uus etapp. Dokumentatsiooniprobleemid muutuvad interdistsiplinaarseks; nendega tegelevad raamatukogud ja bibliograafid, informaatika valdkonna spetsialistid, biblioloogid.

1990. aastate alguses tekkis vajadus luua dokumenditeadus või teaduslike dokumentide haldamise erialade kompleks. Dokumendi teaduse üldnimetuse jaoks hakatakse kasutama mitmeid nimesid: info- ja kommunikatsiooniteadus (A. V. Sokolov), dokumentatsioon ja infoteadus (G. N. Shvetsova-Vodka) jne. Sellise dokumenditeaduste kompleksi tuumaks on raamatukogu, bibliograafia, raamat, arhiiv, museoloogia ja informaatika. Ühine on neil dokumendi kui objekti uurimine, mis on loodud spetsiaalselt teabe edastamiseks.

Igal neist teadmiste valdkondadest on oma eriülesanded, vormid ja meetodid dokumentidega töötamiseks, kuid dokumendi teooria ja ajalugu on neile ühised. Üldiste teoreetiliste probleemide hulka kuuluvad ennekõike dokumentide funktsionaalne analüüs, nende kui materiaalsete objektide tunnuste uurimine koos nendesse salvestatud teabega, dokumentide klassifitseerimise ja tüpoloogia küsimused jne. Dokumentalistika üldküsimuste uurimine on mõeldud dokumentide haldamiseks.

2. Dokumendihalduse struktuur

Nagu igal teaduslikul distsipliinil, on ka dokumendihaldusel struktuur, mis on alles kujunemisjärgus. Struktuurselt on dokumendihaldus jagatud kaheks alamsüsteemiks: üldine ja erihaldus. selle olemus, objekt, teema ja struktuur, terminoloogia, mõisted, suhte loomine teiste teadustega, dokumendi väljatöötamise ja toimimise mustrid ja põhimõtted dokumendikommunikatsiooni süsteemis jne. Üldine dokumendihaldus koosneb kolmest osast: dokumenditeooria, dokumendi ajalugu, dokumendi- ja kommunikatsioonitegevuse ajalugu ning teooria.