Správa dokumentov ako vedný odbor a jeho vzťah k iným vedným odborom. Správa dokumentov ako vedná disciplína: Objekt, predmet a ciele štúdia vyššieho odborného vzdelávania
V procese prevádzky akéhokoľvek riadiaceho systému nevyhnutne vzniká problém prenosu kontrolných akcií, sledovania reakcie na ne a vydávania nápravných opatrení. Musíme to vyriešiť pri riadení tímov ľudí. V procese vývoja si ľudstvo vyvinulo spôsoby, ako ich riešiť, najmä pomocou predmetov obsahujúcich informácie - dokumentov. Ich vzory životný cyklus a pravidlá práce s nimi študuje disciplína nazývaná kancelárska práca, časťčo je správa záznamov.
Dokumentácia relatívne mladý vedeckej disciplíne, ktorá vyrástla najskôr v rámci archívnictva a až v roku 1942 profesor K.G. Mityaev vyvinul nezávislý kurz "História a organizácia kancelárskej práce v ZSSR", a o rok neskôr uviedol do obehu pojem „správa záznamov“. Koncom 50. a začiatkom 60. rokov 20. storočia množstvo informácií vzrástlo v dôsledku vedeckej a technologickej revolúcie, čo vedie k nárastu počtu dokumentov. V tejto oblasti je naliehavá potreba vedeckého výskumu, ako aj prípravy vysokokvalifikovaného personálu, čo poslúžilo ako ďalší impulz pre rozvoj správy spisov ako vedeckej a akademická disciplína.
Kancelárska práca definovaný ako „Odbor činnosti, ktorý zabezpečuje dokumentáciu a organizáciu práce s dokumentmi“, t.j. celý proces od okamihu vytvorenia dokumentu až po jeho zničenie alebo prenesenie do archívu na uloženie.
Dokumentácia- vedný odbor, ktorý študuje v historický vývoj:
- vzory tvorby dokumentov
- spôsoby, ako ich vytvoriť
- formovanie a rozvoj dokumentačné systémy vznikajúce v rôznych odvetviach ľudskej činnosti
Najdôležitejšou úlohou správy dokumentov v súčasnej fáze je teoretické zdôvodnenie procesov podpory správy dokumentov. Toto je predmetom správy záznamov.
Samotná organizácia dokumentačnej práce: tvorba, výroba, príjem, distribúcia, evidencia dokumentov, kontrola vyhotovenia, referenčné práce, otázky klasifikácie dokumentov, postup pri skúmaní hodnoty, uchovávania a používania dokumentov je predmetom kancelárskych prác. . Súbežne s výrazom „ kancelárska práca " v 90. rokoch sa tento výraz používa "Manažérska dokumentácia" a "Informačná a dokumentačná podpora manažmentu"... Vzhľad týchto pojmov súvisí so zavádzaním počítačových systémov do manažmentu a s tým, že okrem klasickej práce s dokumentmi sa realizuje aj informačná podpora manažmentu a práca s databázami.
Dokumenty sú objektom skúmania mnohých vedných odborov – archívnictvo, pramenné štúdie, informačné odbory, právna, historická veda, účtovníctvo, štatistika a pod. Pre právnika teda dokument slúži ako dôkaz, dôkaz o niečom, pre historika - historický prameň, pre špecialistu v oblasti manažmentu - prostriedok na fixáciu a prenos manažérskych rozhodnutí. Na rozdiel od uvedených vied sa správa záznamov zaujíma o dokument ako taký, nepovažuje ho za prostriedok na riešenie iných problémov. Predmetom spisovej služby je teda dokument v tom zmysle, ako je definovaný v štátnej norme pre terminológiu v oblasti spisovej služby a archívnictva: „Dokument; zdokumentované informácie: informácie zaznamenané na hmotnom médiu s podrobnosťami, ktoré umožňujú ich identifikáciu."
Dôvodom vzhľadu akéhokoľvek dokumentu je potreba zaznamenávať informácie. Zobrazovaním informácií dokument zabezpečuje ich uchovávanie a hromadenie, možnosť prenosu na inú osobu, viacnásobné použitie, návrat k informáciám v čase. Dokument sa teda posudzuje podľa informácií, ktoré obsahuje.
Na dokument ako predmet výskumu možno nazerať na rôznych úrovniach:
- môže to byť samostatný dokument
- systém dokumentov (dokumenty používané v špecifickej oblasti činnosti)
- celý súbor rôznych dokumentačných systémov, t.j. všetky druhy, žánre dokumentov vytvorených v spoločnosti
Kancelárska práca je jednou z vedných disciplín, ktoré sa na jednej strane podieľajú na zlepšovaní fungovania štátu a na druhej strane na riešení problému poskytovania spoločnosti retrospektívnymi dokumentárnymi informáciami (prostredníctvom archívnictva).
Štúdium dejín kancelárskej práce 16. - začiatku 20. storočia vychádzalo z legislatívnych aktov - zákonníka z roku 1550 a katedrálneho zákonníka z roku 1649; litovská, ruská (volynská) metrika; Všeobecné nariadenia z roku 1720; „Tabuľka poradia"1722 ; "Inštitúcie pre správu provincií Ruskej ríše" 1775; "Všeobecná inštitúcia ministerstiev" 1811; "Predpisy o písaní a kancelárskej práci na vojenskom oddelení" 1911 Legislatívne akty 16. - začiatku 20. storočia sú najdôležitejšími prameňmi o premene štruktúry riadiacich orgánov a organizácie práce úradu. Pre predrevolučné obdobie vyšiel legislatívny materiál v r "Kompletná zbierka zákonov Ruskej ríše" a "Kódex zákonov Ruskej ríše".
Pramene pre organizáciu práce s dokumentmi v predrevolučnom období sú aj usmerneniami pre zostavovanie obchodných listín v listoch z 18. – 19. storočia. Takéto kompilácie obsahujú vzorové dokumenty s krátkymi alebo podrobnými pokynmi, ako skladať rôzne druhy listov. V korešpondencii bolo zvykom označovať písomnosti ako petície, vyjadrenia, uznesenia, správy, nóty, potvrdenky, zmenky a iné.. Veľký význam pre nácvik kancelárskej práce mali spisovatelia. Je známych viac ako sto zbierok vydaných koncom 18. - začiatkom 20. storočia.
V dôsledku októbrových udalostí roku 1917 spolu so zničením štátnej mašinérie Ruskej ríše bola formálne zlikvidovaná doterajšia kancelárska práca. Starý administratívny aparát bol radikálne zlikvidovaný. Pre vedúce postavenie v odvetví kontrolovaná vládou Vzniklo 13 ľudových komisariátov (Ľudových komisariátov).
Profesionálni revolucionári, robotníci, vojaci, ako aj ďalší, ktorí nemajú špeciálne vzdelanie rámy. Úroveň dokumentácie sa znížila. Všetky predrevolučné pravidlá písania a úradníckej práce boli zrušené a nové nevznikli. Niekoľko praktických usmernení pre prípravu a vyhotovenie dokumentov typu predrevolučných spisovateľov nemohlo mať zásadný vplyv na zefektívnenie tvorby dokumentov v administratívnom aparáte, keďže zaoberal najmä dokladmi o vyporiadaní obč právny vzťah.
Bolo potrebné legislatívne upraviť činnosť mocenských štruktúr, zefektívniť procesy dokumentácie. 30. októbra 1917 vláda vydáva nariadenie "O postupe pri schvaľovaní a zverejňovaní zákonov."
Na zlepšenie kvality papierovania bola prijatá rezolúcia z 2. marca 1918 "O forme foriem štátnych inštitúcií." Tento dokument je uvedený požadované podrobnosti formy dokumentov. Pozornosť bola venovaná zjednodušeniu a racionalizácii kancelárskej práce. 8. decembra 1918 bol vydaný výnos "O presnom a rýchlom vykonaní príkazov ústrednej vlády a odstránení administratívnej byrokracie."
Politika prilákania úradníkov s predrevolučnými pracovnými skúsenosťami do administratívneho aparátu sovietskych inštitúcií nevyhnutne viedla k oživeniu starých byrokratických postupov pri práci s dokumentmi. Takže pri tvorbe "Predpisy o písaní a kancelárskej práci" ako základ bol prijatý dokument vojenského oddelenia z roku 1911, podobný názvom a obsahom. Za týchto podmienok bol vytvorený osobitný orgán - Ľudový komisariát Robotnícko-roľníckej inšpekcie (NK RKI), ktorý kontroloval prácu štátneho aparátu a vykonával jeho racionalizáciu.
V súlade s rozhodnutiami XII. kongresu RCP (b) bol vytvorený jednotný stranícko-sovietsky orgán Ústredného výboru Červeného kríža, ktorý mal okrem iného vykonávať opatrenia na racionalizáciu riadiacich techník a úradov. práca. Hlavnú záťaž v tejto práci vykonávalo oddelenie administratívnej techniky Ústredného výboru Červeného kríža. Činnosť odboru bola rôznorodá: štúdium štátneho aparátu pomocou časomiery, dotazníkov, konzultácie o skvalitňovaní činnosti orgánov samosprávy, metodická pomoc. Vďaka činnosti RCI v krajine v 20. rokoch 20. storočia sa rozvinul systém vedeckovýskumných, svojpomocných, rezortných a verejných organizácií vedecká organizácia riadenie na jednotnom metodickom základe.
V roku 1928 boli publikované „Pravidlá pre zriaďovanie archívnej časti kancelárskej práce v štátnych, odborných a družstevných inštitúciách a podnikoch RSFSR“, v ktorom boli uvedené odporúčania týkajúce sa zostavovania zoznamov dokumentov a prípadov, ktoré kolujú v inštitúciách, a pravidiel ich zničenia (pre dokumenty s uplynutou dobou uloženia). V roku 1931 projekt „ Všeobecné pravidlá dokumentácia a pracovný postup “, ktorý bol replikovaný a odoslaný na schválenie všetkým inštitúciám a organizáciám. V tento dokument zhrnul najlepšie praktické skúsenosti, ktoré už v tom čase nazbierali rôzne oddelenia a organizácie. Zhrnuté boli aj štúdie domácich a zahraničných vedcov. Do činnosti jednotlivých veľkých oddelení boli implementované nové technológie. Vypracovali samostatné normatívne a metodické materiály, pokyny na vykonávanie kancelárskej práce, pravidlá. V ďalších rokoch až do 60. rokov sa aktivity na vytvorenie spoločnej vedeckej a metodickej základne pre kancelársku prácu v sovietskych inštitúciách nerealizovali.
V roku 1958 bola archívna služba oprávnená vykonávať kontrolu organizácie práce úradu. Prvýkrát bola myšlienka vytvorenia jednotného štátneho systému kancelárskej práce v ZSSR vyjadrená v osobitnom uznesení vlády ZSSR o mechanizácii práce inžinierskych a technických pracovníkov v administratívnom a riadiacom aparáte, prijatý v decembri 1959.
V roku 1963 vydala archívna služba „Základné pravidlá inscenovania dokumentárnej časti kancelárskej práce a práce archívov inštitúcií, organizácií, podnikov ZSSR“, ktoré boli dlhé roky jediným sprievodným materiálom, prispeli k zefektívneniu činnosti dokumentačnej a archívnej služby. V roku 1966 bol v rámci archívnej služby zriadený Celozväzový vedecko-výskumný ústav dokumentácie a archívnictva (VNIIDAD), ktorý bol poverený rozvojom Jednotného štátneho systému spisovej služby. Na príprave projektu YGSD sa podieľali: Výskumný ústav práce, Všeruský výskumný ústav kancelárskej techniky, Ústav štátu a práva Akadémie vied ZSSR, Všeruský výskumný ústav normalizácie.
1973 Základné ustanovenia "Jednotný štátny systém kancelárskej práce (EGSD)" boli schválené Štátny výbor Rady ministrov pre vedu a techniku ZSSR a odporúčajú sa ministerstvám a rezortom na ich využitie v praktickej práci. EGSD bol vedecký a metodologický, usporiadaný súbor pravidiel, štandardov a odporúčaní pre výkon kancelárskej práce od okamihu prijatia alebo vytvorenia dokumentov až po ich odovzdanie do archívu. Smernica EGSD stanovila aj požiadavky na služby správy kancelárií v inštitúciách a ich pracovný postup. Ustanovenia Jednotnej štátnej štatistickej služby boli doplnené o Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie a boli podporené GOST, ktorých zoznam je uvedený v prílohe. Na základe EGSD boli prakticky vo všetkých republikách ZSSR schválené republikové pokyny pre prácu úradu. EGSD bol navrhnutý pre manuálne metódy práce s dokumentmi, okrem toho, hlavné ustanovenia EGSD sa týkali len organizačnej a administratívnej dokumentácie, pričom ostatné systémy dokumentácie boli mimo jeho vplyvu. Formálne hlavné ustanovenia ZSSD neboli právne záväzné pre aplikáciu, nemali štatút národnej normy, pretože systém nebol schválený, ale bol iba odporúčaný na použitie na základe osobitného rozhodnutia Štátneho výboru ZSSR pre vedu a technológie.
Určitú úlohu pri zvyšovaní kvality prípravy riadiacich dokumentov a všeobecná kultúra prehraté ovládacie prvky štátne normy(GOST). Normy pre ORD stanovili skladbu detailov, pravidlá pre ich úpravu a umiestnenie, požiadavky na formuláre, na texty dokumentov a dokumentov vyrobených pomocou tlačiarenských zariadení. Všetky tieto normy sú zahrnuté v samostatnej časti. „Tréning úradné dokumenty» v EGSD. V roku 1990 boli revidované a spojené do GOST 6.38–90 „Jednotný dokumentačný systém. Systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie ". V 70. rokoch sa vytvorila jednotná terminológia používaná v kancelárskej práci a archívne záležitosti... Výklad pojmov sa stal jednoznačným so zavedením GOST 16487-70 „Kancelárske práce a archívne práce. Pojmy a definície". Prerobený bol v roku 1983.
Problémy, ktoré sa v praxi objavili v 80. rokoch so zavedením Jednotného štátneho štatistického systému, súviseli predovšetkým s nástupom nových informačných technológií, s nástupom elektronických počítačov rôznych tried. V 80. rokoch bolo s prihliadnutím na panujúce pomery pripravené jeho druhé vydanie, ktoré dostalo názov "Spojené štátny systém manažérska dokumentácia (EGSDOU)“.
GSDOU Je súbor zásad a pravidiel, ktoré stanovujú jednotné požiadavky na dokumentovanie riadiacich činností a organizáciu práce s dokumentmi v orgánoch štátnej správy, v podnikoch, inštitúciách a verejné organizácie... Sú nainštalované regulačné požiadavky v organizácii práce úradu sa ustanovujú najmä niektoré podmienky na jej vytvorenie v riadiacich štruktúr neštátne formy vlastníctva.
"Základné pravidlá pre prácu rezortných archívov", schválený rozkazom Hlavného archívu ZSSR zo dňa 05.09.85 č.263, zriadený:
- základné požiadavky na organizáciu dokumentov pri súčasnej kancelárskej práci
- zásady a kritériá pre hodnotu dokumentov, organizáciu preskúmania hodnoty dokumentov a postup pri jeho vykonávaní
- pravidlá pre prípravu a odovzdávanie prípadov na uloženie do archívu
Schválené v roku 1989 „Posúvajte sa vzorové dokumenty tvorené v činnosti štátnych výborov, ministerstiev, rezortov, inštitúcií, organizácií a podnikov s uvedením doby uchovávania dokumentov “, dvojdielna, určená na použitie ako hlavná regulačný dokument pri určovaní podmienok uloženia a výberu na uloženie a zničenie štandardných dokumentov.
Od 70-tych rokov sa do riadenia zavádza výpočtová technika, v tejto súvislosti vznikli plány na vytvorenie automatizovaných riadiacich systémov (ASS) a Národnej automatizovaný systém zber a spracovanie informácií pre účtovníctvo, plánovanie a riadenie ekonomiky (OGAS). Na realizáciu týchto plánov bolo potrebné vyvinúť jednotné systémy dokumentáciu, čo sú komplexy vzájomne prepojených pravidiel a požiadaviek obsahujúcich informácie potrebné pre riadenie v určitej oblasti činnosti.
V celozväzovom klasifikátore bol vypracovaný kompletný zoznam jednotných systémov dokumentácie (SDS). manažérska dokumentácia(OKUD). Každý USD zahrnutý v OKUD obsahoval mená jednotné formy dokumenty, kódové označenie každého formulára. Prítomnosť kódov zabezpečovala automatizované spracovanie údajov obsiahnutých vo formulároch konkrétnych USD. Spolu s OKUD existovalo aj množstvo klasifikátorov, ktoré boli potrebné ako prostriedok informačnú podporu v oblasti ekonomiky, financií a pod. Napríklad celozväzový klasifikátor podnikov a organizácií (OKPO), celozväzový klasifikátor produktov (OKP) atď. Koncept OGAS bol v 80. rokoch 20. storočia. sa v národnom hospodárstve realizovala len čiastočne.
V súčasnosti sú pravidlá spracovania dokumentov zakotvené v zákonnej a predpisov, plne alebo čiastočne venovaný týmto otázkam, vydaný republikovými orgánmi štátnej moci, riadiace orgány obchodných a neziskové organizácie a ich združenia. Dôležitosť pre štúdium modernej kancelárskej práce má Ústava Bieloruskej republiky, Občianskeho zákonníka Bieloruskej republiky a súčasných legislatívnych a regulačných aktov, ktoré upravujú všeobecné zásady organizácia dokumentačnej podpory činnosti jednotlivcov (občanov) a právnických osôb... Napríklad Občiansky zákonník ustanovuje druhy listín, ktorými sa zaznamenávajú občianske vzťahy. Osobitné zákony ustanovujú povinnosť dokladovania informácií a upravujú prácu s dokladmi.
Požiadavky na papierovanie sú stanovené v štátnych normách pre dokumentáciu. Norma ako informatívny a technický dokument (vzor, norma, vzor) ustanovuje súbor noriem, pravidiel, požiadaviek na predmet normalizácie a schvaľuje ju príslušný orgán. Aplikácia noriem pomáha zlepšovať kvalitu dokumentov.
Po získaní nezávislosti Bieloruská republika využila najlepšie vedecké úspechy v oblasti organizácie kancelárskej práce.
V rámci predmetu sa študujú aktuálne celoštátne regulačné a metodické materiály o organizácii práce úradu: GSDOU, Vzorové pokyny pre prácu úradu na ministerstvách, štátnych výboroch a pod. ústredné orgány manažment, inštitúcie, organizácie a podniky Bieloruskej republiky, Zoznamy dokumentov s lehotami uchovávania, štátne normy, národné klasifikátory technickej a ekonomickej dokumentácie.
Praktická činnosť podnietila teoretické pochopenie problematiky fungovania dokumentov v spoločnosti. V dôsledku toho sa zrodila vedná disciplína správa záznamov.
Úzke prepojenie s praxou predurčilo štruktúru predmetu spisová služba, ktorý pozostáva z dvoch častí: 1) teoretickej a 2) aplikačnej. Obe tieto časti spolu priamo súvisia. Spektrum problémov, ktoré študuje správa dokumentov, je dostatočne široké, ale hlavné sú: vzory tvorby dokumentov, metódy ich tvorby, funkcie, vlastnosti, štruktúra dokumentu, škála problémov, ktoré dokumentový manažment študuje. princípy správy dokumentov, tvorba a rozvoj dokumentačných systémov, ako aj komplexov dokumentov, spôsoby zlepšovania dokumentačných procesov v spoločnosti.
Predmetom správy spisov je celý súbor dokumentov v spoločnosti, t.j. všetky druhy, žánre a formy dokumentov, ako aj všetky systémy a podsystémy dokumentácie. Dôraz je však kladený na dokumenty a dokumentačné systémy súvisiace s oblasťou riadenia, s prevádzkovým prostredím.
V skutočnosti sa každá veda opiera o historickú metódu poznania. Správa dokumentov v tomto smere nie je výnimkou. Predmet jeho skúmania je navyše nevyhnutne analyzovaný v historickej retrospektíve, v dynamike, ktorá umožňuje sledovať etapy, zákonitosti, vývojové trendy a vzťahy dokumentov v celej ich rozmanitosti.
Z predmetu správa spisov vyplývajú hlavné úlohy tejto vednej disciplíny:
teoretické zdôvodnenie dokumentačných procesov v spoločnosti, zabezpečenie vysokej kvality vytváraných dokumentov a ich efektívne fungovanie;
formovanie vysoko organizovaných informačného prostredia.
Spisová správa rieši svoje úlohy spolu s ďalšími, najmä aplikovanými, disciplínami cyklu spisovej služby, pre ktoré je teoretickým základom. Tie obsahujú:
organizácia a technológia podpory dokumentácie pre riadenie (kancelárska práca), priame štúdium organizácie práce s dokumentmi: príjem, distribúcia, registrácia, referenčná práca, vyhľadávanie potrebných dokumentov a pod. (Bohužiaľ, mnohí ľudia stotožňujú správu záznamov a administratívnu prácu, pričom tieto dve disciplíny omylom miešajú);
dokumentárna lingvistika;
organizovanie sekretárskych služieb a niektoré ďalšie.
4. Pojem „dokument“ a jeho vývoj.
Jedným z najdôležitejších prejavov ľudského správania je komunikácia, t.j. komunikácia s inými ľuďmi prostredníctvom určitých znakov alebo symbolov.
Nástup písma znamenal prechod ľudstva k novému informačné technológie... Pomocou grafických znakových systémov bolo možné oddeliť informácie od subjektu a fixovať ich na akýkoľvek materiál s cieľom následného prenosu v čase a priestore. V dôsledku toho sa objavili zdokumentované informácie, t.j. dokument.
V dávnych dobách hrali informácie zaznamenané na hmotnom médiu úlohu dôkazu, dôkazu. V Rusku termín „dokument“ preložil Peter Veľký presne ako „písomný dôkaz“. Medzitým sa samotný termín dlho takmer nepoužíval. Namiesto toho sa v kancelárskej práci zvyčajne používali iné výrazy: „akt“, „prípad“, „papier“.
Postupné hromadenie poznatkov o dokumentoch viedlo v 19. stor. vyzdvihnúť okrem právnych aj manažérsky aspekt dokument, ktorý sa premietol do slávneho slovníka V. I. Dala, kde bol dokument definovaný ako „akýkoľvek dôležitý obchodný papier, tiež diplom, vysvedčenie“.
Do polovice 20. storočia ďalší zásadný aspekt dokument - historické, t.j. jeho význam ako nositeľa retrospektívnych informácií. V prvej polovici 20. storočia sa výrazne prepracoval obsah pojmu „informácia“, ktorý sa začal spájať s kategóriou odrazu, ako univerzálnej vlastnosti hmoty, primárnej vo vzťahu k informáciám. A v druhej polovici 20. storočia. s rozvojom kybernetiky, informatiky, výpočtovej techniky, aktívne štúdium o spoločenská podstata a informačnej povahy dokumentu, čo viedlo k ďalšiemu rozšíreniu a hlavne k prehĺbeniu jeho koncepcie. Práve v tomto období bolo dané teoretické zdôvodnenie neoddeliteľného spojenia medzi pojmami „dokument“ a „informácia“.
Do dnešného dňa teda pojem „dokument“ absorboval také najpodstatnejšie charakteristiky, ako je informačný účel, materiálne médium a množstvo funkčných aspektov.
Zároveň má definícia pojmu „dokument“ v rôznych vedách významné rozdiely. V informatika napríklad dokument je často definovaný ako „hmotný objekt obsahujúci informácie v pevnej forme“. V dokumentárny- jedna z vied o informácii - dokument znamená "akúkoľvek sémantickú informáciu vyjadrenú v akomkoľvek jazyku a zaznamenanú akýmkoľvek spôsobom na akomkoľvek médiu za účelom jej dynamickej cirkulácie informačný systém". v právne vedy zameraný na právny aspekt... V dôsledku toho sa listina javí predovšetkým ako prostriedok na dokumentovanie a preukazovanie právnych vzťahov. V zvládanie dokument sa skúma najmä ako prostriedok na fixovanie a prenos rozhodnutí manažmentu. V historická veda na dokumenty sa pozerá predovšetkým ako na historické pramene, t.j. nosiče retrospektívnych informácií.
Podobné informácie.
Historické etapy. Miesto správy záznamov v systéme vied. Teoretická a aplikovaná správa záznamov. Predmet a predmet, úlohy správy záznamov.
HISTORICKÉ ETAPA.
Vznik správy záznamov je spojený predovšetkým so vznikom praktická práca s dokumentmi v 16-17 storočí. V tomto období sa začali formovať pravidlá pre prácu s dokumentmi, zároveň vznikla potreba zbierať dokumenty, popisovať ich, organizovať, vytvárať katalógy.
Praktická správa dokumentov vznikla s príchodom tlače (náuka o vývoji písma, o starých rukopisoch) a diplomacie (veda, ktorá študuje formu a obsah právnych úkonov).
Od začiatku 18. storočia sa začali klásť právne základy dokumentácie predovšetkým v oblasti verejnej správy. Mnohé formy dokumentov sú zakotvené v legislatívnych aktoch. V polovici 19. stor. začala vznikať spisovná literatúra, v tomto období dochádza k prvým pokusom o teoretické pochopenie dokumentačných procesov. Veľkým prínosom bol N.V. Vorodinov. - jeden z prvých, ktorý v roku 1857 napísal knihu
Do konca 19. stor. formovanie správy dokumentov ako vedy o dokumentoch a dokumentačných procesoch bolo spojené predovšetkým s praktickou činnosťou (formovanie zvykov a tradícií práce s dokumentmi). Potom boli praktické techniky zovšeobecnené, analyzované a postupne sa stali záväznými pravidlami a normami, ktoré boli konsolidované v oficiálnych zákonoch a nariadeniach. Praktická činnosť teda podnietila teoretické chápanie problematiky fungovania dokumentov v spoločnosti. V dôsledku toho sa zrodila vedecká disciplínaspráva záznamov.
Podľa oficiálnych zdrojov je prvou etapou prvá polovica 20. keďže dokumentárna veda ako samostatná veda o dokumente získala medzinárodné uznanie až v prvej polovici XX storočia.
Zakladateľom správy záznamov bol Paul Otlet, vďaka ktorému sa význam pojmu „dokument“ rozšíril natoľko, že informácie zaznamenané na akomkoľvek hmotnom médiu sa začali považovať za dokument. A navrhol nazvať vedu takéhoto dokumentu bibliológiou alebo dokumentológiou. Bola to veda ktorá študovala dokumentačné činnosti: proces zhromažďovania, organizovania, vyhľadávania, distribúcie dokumentov. Až do 30. rokov 20. storočia myšlienky P. Otleta aktívne rozvíjali bibliografi, knihovníci a bibliológovia.
Od polovice 40. rokov 20. storočia sa tvorba dokumentu vo všetkých sférach života začala nazývať knižno-archívno-múzejníctvo. Bola to prvá etapa vo vývoji správy záznamov.
V tomto období sa začali vytvárať rôzne organizácie v oblasti práce s dokumentmi. (Ústav techniky a manažmentu - pracovníci riešili teoretické problémy kancelárskej práce: terminologická, unifikácia a štandardizácia, triedenie dokumentov). V roku 1931 vyšiel návrh všeobecných pravidiel pre dokumentáciu a pracovný postup – zovšeobecnili sa teoretické štúdie, naše praktické skúsenosti a zahraničné. Na prelome 20.-30. pozornosť štátu pri práci s dokumentmi sa znížila, avšak na rezortnej úrovni sa realizovali určité štúdie (výrazný vývoj nastal v účtovníctve a personálnej dokumentácii).
V 30-tych rokoch. v Moskve bol otvorený Štátny historický a archívny ústav - prvotnou úlohou plesu bolo vyškoliť odborníkov na prácu v archívoch. V učebniciach sa objavila „všeobecná kancelárska práca“.
V roku 1943 sa objavil samotný pojem „Dokumentácia“.
4. V 50. - 60. roky XX storočia začína druhá etapa vývoja správy záznamov, kedy sa komunikačné procesy začínajú považovať nielen z pohľadu jedného z prostriedkov fixácie informácie - dokumentu, ale v širšom zmysle - ako informácie. Predstavy o predmete správy záznamov nadobúdajú informačný a kybernetický obsah.
Druhá etapa je spojená s menom prof. K.G. Mityaev, ktorý položil základy tradičnej správy záznamov, identifikoval všeobecné a špeciálne časti v štruktúre správy záznamov, položil základ pre vytvorenie vedeckej školy. Mityaev definoval správu dokumentov ako „vednú disciplínu, ktorá študuje metódy, jednotlivé akty a systémy dokumentovania javov objektívnej reality v historickom vývoji a jednotlivých dokumentov, ich komplexov a systémov vytvorených ako výsledok dokumentácie“. Správa spisov bola teda zaradená medzi historickú disciplínu a následne zaradená do zoznamu vedeckých odborov.
Začiatkom 60. rokov sa objavila informatika a začali sa rozvíjať jej zložky - vedecké smery nazývané "dokumentárna veda" a "dokumentová veda".
Dokument je považovaný za aplikovaný odbor kybernetiky, ktorý optimalizuje správu dokumentových systémov všetkých typov – od výtvarného umenia až po kancelársku prácu, ktorá študuje štruktúru, vlastnosti matričných dokumentov, spôsoby ich spracovania, uchovávania, vyhľadávania a používania.
Pozornosť vzrástla v súvislosti s rozvojom a implementáciou jednotného štátneho systému kancelárskej práce (v roku 1966) - pre rozvoj bol vytvorený Celozväzový vedecko-výskumný ústav dokumentácie a archívnictva (VNIIDAD - neskôr Všeruský).
Prelom 60-70 rokov. je prelomom vo vývoji domácej spisovej služby. Témy výskumu boli zamerané na zlepšenie manažérskej činnosti a jej dokumentačnej podpory.
V polovici 70. rokov sa spisový materiál chápal ako veda o pravidlách spracovania administratívnych dokumentov a uchovávania spisového materiálu. Správa záznamov sa stotožňovala s kancelárskou prácou a považovala sa za súčasť archívnictva.
5. Od 90. rokov. - moderné javisko. Koncom 80. rokov. A.N. Soková formovala hlavné charakteristiky klasickej správy spisov ako vedy: objektom správy spisov sú podľa nej dokumentárne systémy a jednotlivé dokumenty, predmetom sú zákonitosti tvorby dokumentov, hlavnou úlohou je poskytnúť spoločnosti plnohodnotné prevádzkové informácie vo forme dokumentov.
Nová etapa vo vývoji domácej správy dokumentov sa začala v 90. rokoch, keď pod vplyvom vnútorných a vonkajších faktorov došlo k výraznej zmene informačných a dokumentačných procesov. V Rusku nastala zmena politického a ekonomického systému, pri práci s dokumentmi sa začali vo veľkom využívať najnovšie počítačové technológie, krajina začala rýchlo vstupovať do svetového informačného priestoru. Prioritný rozvoj vo vedeckom výskume v súčasnosti dostávajú také oblasti, ako je správa informácií a dokumentov, správa elektronických dokumentov, rôzne aspekty informačnej bezpečnosti, problémy skúmania hodnoty dokumentov, tvorba elektronické archívy iné. Inými slovami, ďalší rozvoj spisovej služby ako komplexnej vednej disciplíny podnecujú stále sa zvyšujúce a výrazne sa meniace spoločensko-politické, ekonomické, kultúrne, technické a iné potreby.
Správa záznamov ako vedná disciplína teda ešte nevyužila svoj potenciál. Jeho aplikovaná časť (praktická) dlho dominovala nad teoretickou a rozvíjala sa oveľa aktívnejšie. V súčasnosti je naliehavá potreba teoretického výskumu.
Modernékancelárska práca považovať za odvetvie ľudskej činnosti, ktoré zabezpečuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradné dokumenty(GOST R 51141-98). Obsah tohto typu činnosti je redukovaný na tri zložky:
dokumentovanie informácií o skutočnostiach, udalostiach, javoch súkromného a verejného života ľudí;
organizácia a technológia práce s dokumentmi v inštitúcii, podniku, firme, označovaná ako „tok dokumentov“;
uchovávanie dokumentov po skončení práce s nimi ako osobitná sféra ľudskej činnosti, označená pojmom „archívna činnosť“.
Formovanie ruskej kancelárskej práce historici, dokumentaristi sú úzko spätí od spontánneho vzniku obchodnej korešpondencie po vznik jedného alebo druhého systému práce s dokumentmi s transformáciou v oblasti štátnej štruktúry, reformy aparátu riadenia krajiny, priemyslu ľudí, ktorí potrebujú dokumentujú výsledky svojej práce. Ruská kancelárska práca vo svojom vývoji prešla tromi obdobiami, z ktorých každé možno rozdeliť do samostatných etáp:
Kancelárske práce v predrevolučnom (do roku 1917) Rusku(pôvod tradícií, hromadenie skúseností):
- od objavenia sa prvých dokumentov až po kancelársku prácu vrátane (X-XVII storočia);
Feudálna rozdrobenosť, papierovanie - dokumentácia (zmluvy, granty a dodatkové listy), ukladanie listín do truhlíc - truhlice, pokladnice. „Kancelárske práce založené na stĺpcoch“ – písmená boli zlepené dohromady a tvorili veľké písmená.
"Prikaznoe kancelárska práca" (vydávanie pokynov (rozkazov) veľkovojvodu) - centralizovaný štát - veľkoruský - administratívne riadenie: bojarská duma (vety) a príkazy (pamäť) - ústredné výkonné orgány. Cár - dekréty, akty, čestné listy. Objavila sa forma zošitovej (knižnej) formy.
- kolegiálna kancelárska práca(XVIII storočie); Peter I - zrušenie stĺpcového formulára dokladov. Objednávky nahradilo 12 kolégií. V strede je senát, synoda, cársky kabinet. Kolégiá boli podriadené senátu a vlastnili samostatnú pobočku. Vydanie „Gen. predpisy „1720
- ministerská (výkonná) kancelárska práca(XIX - n. XX storočie). Oslabenie vyššieho a ústredného vládneho aparátu Alexander I. - reforma - nahradenie kolégií ministerstvami, zakotvené v Manifeste z roku 1811 - vymedzil etapy práce s dokumentmi. Rozšírenie druhovej skladby dokumentácie, zvýšenie objemu korešpondencie, zjednotenie foriem dokumentov.
Kancelárske práce v ZSSR (1917-1991):
Od rozptýlených snáh o zefektívnenie kancelárskej práce k rozvoju Jednotného štátneho systému správy kancelárií (1917-1973); Po revolúcii v októbri 1917: zablokovanie byrokratického aparátu zo strany úradov, zlepšenie „písania“, zníženie korešpondencie, odstránenie byrokracie. 20-30s - vypracovanie špeciálnej dokumentácie (bukh, stat, frame.). 1931 - "Všeobecné pravidlá pre dokumentáciu a pracovný postup." Počas vojnových rokov boli archívne organizácie obdarené veľkými právomocami organizovať prácu úradu a archívne záležitosti.
- od klasickej kancelárskej práce až po manažérsku dokumentáciu.Účelom EGSD bol vývoj a implementácia do praxe na jednotnom základe racionálnych foriem a metód kancelárskej práce. 70-te roky - významný rozvoj kancelárskej práce - vyvinulo sa množstvo GOST, jednotné dokumentačné systémy (16). YGSDOU bola premenovaná na GSDOU. V roku 1991 rozpad ZSSR.
Moderné Ruská kancelárska práca: pozri začiatok.
MIESTO RIADENIA DOKUMENTOV V SYSTÉME VIED.
Dokumentácia je humanitná veda, patrí do cyklu spoločenských vied.
K interakcii správy záznamov s inými vedami dochádza predovšetkým na úrovni objektu a predmetu skúmania, pojmového aparátu, výskumných metód (všeobecné metódy vedeckého výskumu).
Správa dokumentov úzko súvisí s:
historická veda, keďže jedným z predmetov správy dokumentov je štúdium predmetu, dokumentačných systémov, ako aj procesov práce s dokumentmi v priebehu historického vývoja;
pramenné štúdium – veda, ktorá skúma teóriu, metodológiu a techniku historických prameňov. Najdôležitejším historickým prameňom je listina;
archívnictvo - spája ich spoločná úloha - formovanie efektívneho informačného prostredia, jediný objekt výskumu - dokument, ako aj jednota metód organizovania, uchovávania, vyhľadávania informácií, rozvíjanie princípov tvorby dokumentov .
bibliológia (študijné knihy, vlastne dokumenty);
judikatúra – využívajú sa úspechy právna veda listina je najmä jedným zo zdrojov práv a slobôd, spôsobov nadobudnutia právnej sily listiny, zákonnými spôsobmi uzákonenie dokumentu a pod.
ekonomické vedy - v správe dokumentov sa študujú aj procesy optimalizácie činností služieb správy kancelárie, analýza ekonomickej efektívnosti;
teória riadenia - keďže práve v dokumentoch sa premietajú riadiace funkcie - racionálna organizácia práce s dokumentmi prispieva k skvalitneniu riadiacich činností (60 % - vyhľadávanie informácií - z pracovného času);
aplikovaná lingvistika - úspechy aplikovanej lingvistiky sa využívajú pri správe dokumentov s cieľom zjednotiť dokumenty, texty, štandardizovať jazykové celky, ako aj v procese úpravy úradných dokumentov;
programovanie a informačná bezpečnosť – výdobytky týchto vied sa využívajú na tvorbu a ochranu dokumentov.
Vo všeobecnosti je dokument východiskovým materiálom pre štúdium a rozvoj akejkoľvek vednej disciplíny.
TEORETICKÁ A APLIKOVANÁ DOKUMENTOVÁ VEDA.
Úzky vzťah s praxou určil štruktúru predmet správy záznamov, pozostáva z dvoch častí: 1) teoretickej a 2) aplikovanej. Obe tieto časti spolu priamo súvisia.
Nerovnováha medzi teoretickou a aplikovanou časťou (praktickou) sa stala črtou správy dokumentov ako vedy.
Základy teórie boli položené v 60. rokoch, aplikovaná časť už vtedy dominovala a neskôr sa zintenzívnila.
Koncom 80. rokov. Soková A.N. vo svojej dizertačnej práci sformulovala hlavné charakteristiky klasickej správy záznamov ako vedy. Teoretická (všeobecná) a praktická (aplikovaná) časť bola definovaná v štruktúre klasickej správy záznamov.
Najmä NV Varadinov rozdelil kancelársku prácu na 1) teoretickú a 2) praktickú. Prvýkrát uviedol do obehu samotný termín "Teoretické papierovanie" ... V teoretickom zmysle je podľa jeho názoru kancelárska práca „vedou, ktorá stanovuje pravidlá pre vypracovanie obchodných dokumentov, aktov a samotných prípadov“, ako aj štúdiom „externých“ a „interných vlastností“ obchodných listín. Praktická práca v kancelárii - Ide o "všeobecný postup pri vyhotovovaní puzdier na verejných miestach podľa foriem daných zákonmi a podľa stanovených vzorov obchodných listín."
V 90. rokoch. špecialisti v oblasti knihovníctva a bibliológie začali vyvíjať „novú verziu“ (netradičnú) správu záznamov. "Nová" správa záznamov je rozdelená na všeobecnú a špeciálnu časť. Všeobecná správa záznamov alebo správa záznamov sa považuje za teoretickú disciplínu. Špeciálne štúdium správy záznamov rôzne druhy Dokumenty.
Existujú aj iné uhly pohľadu na samotnú vedu a na jej štruktúru. Napríklad profesorka Astakhova navrhuje rozlišovať dve hlavné oblasti vo vede o dokumentoch: aspekt (z hľadiska štúdia: teoretický, historický, organizačný a technologický) a objektový (z hľadiska predmetov štúdia: prax, veda, manažment, vzdelávanie).
ÚLOHY SPRÁVY OBJEKTOV A PREDMETOV, DOKUMENTOV.
Predmet správy záznamov ako veda je komplexné štúdium dokumentu ako systémového objektu, špeciálne vytvoreného na uchovávanie a distribúciu (prenos) informácií v priestore a čase. Dokument vzniká v priebehu dokumentačných a komunikačných činností, preto sú predmetom vedy všetky druhy tejto činnosti - tvorba, výroba, uchovávanie, distribúcia a používanie dokumentov, tvorba dokumentačných systémov.
Predmet správy záznamov je vytváranie vedeckých poznatkov o dokumente v jednote jeho informačnej a materiálnej zložky, o zákonitostiach tvorby a fungovania dokumentov v spoločnosti.
Z predmetu správy záznamov vyplýva hlavné úlohy tohto vedného odboru:
teoretické zdôvodnenie dokumentačných procesov v spoločnosti;
zabezpečenie vysokej kvality vytváraných dokumentov a ich efektívneho fungovania;
formovanie vysoko organizovaného informačného prostredia, t.j. poskytovanie úplných a včasných zdokumentovaných informácií spoločnosti;
rozvoj, zlepšenie ľudskej informačnej kultúry.
Dokumentácia je veda, ktorá študuje dokument ako spoločenský jav a procesy spojené s dokumentmi, takže definícia predmetu bude závisieť od strany dokumentu.
Vyššie odborné vzdelanie
Uljanovsk Štátna univerzita
Fakulta kultúry a umenia
I.A. Kuteinikov
Dokumentácia
Poznámky z prednášok na prípravu na skúšky
Pre študentov Fakulty kultúry a umenia
Bakalársky smer 034700 "Dokumentácia a archívnictvo"
Profil "Dokumentácia a predškolské vzdelávacie inštitúcie"
Uljanovsk
Téma 1. Dokumentácia ako veda
1. Predmet a predmet správy záznamov
3. História správy záznamov
1. Od pradávna ľudia začali chápať, že príprava dokumentov, ich pohyb, skladovanie podlieha určitým zákonom a pravidlám.
Napríklad vytváranie dokumentov prebieha nasledovne predpisy:
Zhromažďovanie potrebných informácií na vypracovanie dokumentu;
Návrh a vyhotovenie dokumentu;
Zhoda s zainteresovaných strán;
Podpísanie dokumentu;
Zavedenie dokumentu do pracovného toku.
Určité vzory možno vysledovať aj pri práci s dokumentmi., Napríklad:
Dôležité dokumenty musia byť zaregistrované;
Vykonávanie neodkladných a dôležité dokumenty mali by byť monitorované;
Pri ukladaní dokumentov musí existovať určitý poriadok, ktorý vám umožní rýchlo nájsť požadovaný dokument;
Po určitom čase treba časť dokladov preniesť na archívne uloženie, druhá časť má byť zničená.
Pravidlá dokumentovania a práce s dokumentmi, najprv nevyslovené, roztrúsené, sa stali tradíciami a potom povinné, zakotvené v regulačných predpisoch. Takto sa postupne formovala teória správy záznamov.
Dokumentácia- vedný odbor, ktorý skúma v historickom vývoji:
Normy tvorby dokumentov;
Spôsoby, ako ich vytvoriť;
Vznik a vývoj dokumentačných systémov vznikajúcich v rôznych odvetviach ľudskej činnosti.
Predmetštúdium kurzu správy záznamov sú:
dokumentácia;
Spôsoby dokumentovania.
Objektyštúdium správy záznamov sú:
Funkcie, vlastnosti a štruktúra dokumentov;
Vzory na vytváranie dokumentov;
Metódy dokumentovania;
Tvorba dokumentačných systémov;
Zásady správy dokumentov;
Spôsoby, ako zlepšiť dokumentačné procesy v spoločnosti.
Súvisiace s dokumentáciou s teóriou informácie, lingvistikou, históriou, právom, archívnictvom, informatikou a inými vedami.
Naliehavá úloha správa záznamov je teoretické zdôvodnenie a určenie smerov zlepšovania moderných dokumentačných procesov.
2. Dokumentovanie - neoddeliteľnou súčasťou modernej scény rozvoj civilizácie. Dokumenty a dokumentárne informácie tvoria základ väčšiny manažérskych rozhodnutí a sú ich materiálnym stvárnením právnu silu a tým uľahčiť ich naplnenie. Znalosť správy záznamov a držby kancelárskych prác sa stala dôležitou pre väčšinu kancelárskych pracovníkov. Výučba študentov v bakalárskom stupni „Dokumentácia a archívnictvo“ profilu „Manažment dokumentácie a dokumentácie“ nevyhnutné na prípravu:
Manažéri rôznych úrovní;
Špecialisti v oblasti financií a účtovníctva;
právnici;
HR špecialisti;
Špecialisti v iných oblastiach pracujúcich s dokumentmi.
hlavnou úlohou samozrejme je to preskúmať:
Teoretický základ správa záznamov;
Moderné požiadavky na prípravu a vyhotovenie dokumentov, organizáciu ich pohybu, účtovníctvo a skladovanie.
Výsledkom štúdia odboru „Dokumentácia a správa dokumentácie“, špecialista musí vedieť:
Metódy dokumentovania;
Vlastnosti a funkcie dokumentu;
Štruktúra a forma moderný dokument;
Hlavný súbor dokumentov podniku;
Legislatívne a normatívno-metodické materiály na dokumentovanie a organizáciu práce s dokumentmi;
Dokumentačné systémy;
Pravidlá prípravy a vyhotovenia dokumentov;
Organizácia práce s dokumentmi;
Pravidlá pre systematizáciu podnikových dokumentov;
Pravidlá pre zostavovanie nomenklatúry prípadov;
Pravidlá pre skúmanie hodnoty dokumentov;
Vlastnosti práce s dôverné dokumenty;
Zloženie, štruktúra a funkcie služby riadiacej dokumentácie;
systémy elektronická správa dokumentov;
Základy vytvárania archívu organizácie.
V tomto prípade musí byť špecialista schopný:
Vyvinúť základné formuláre a šablóny pre podnikové dokumenty;
Vypracujte dokumenty o rôznych situáciách riadenia;
Vybudujte racionálnu schému kancelárskej práce podniku;
Organizujte kontrolu nad lehotami na vyhotovenie dokumentov;
Samostatne organizovať dokumenty a vytvárať prípady;
Vypracovať nomenklatúru záležitostí organizácie;
Stanovte dobu uchovávania dokumentov;
Práca s dôvernými dokumentmi;
Pripravte súbory na prenos do archívu.
3. V Rusku sa objavila správa dokumentov v XVI-XV1I storočia. Objavili sa prvé stabilné formy dokumentov. Bolo to spojené:
S vývojom obchodné vzťahy;
S rozvojom právnych vzťahov;
S rozvojom medzinárodných vzťahov.
Na začiatku Xviii storočia rast dokumentov viedol:
K vytvoreniu jednotných foriem dokumentov;
Na vypracovanie pravidiel pre dokumentáciu;
Legislatívnymi aktmi štátu skonsolidovať pravidlá vyhotovovania dokumentov.
V XVIH-XIX storočia sú založené:
Právny základ dokumentácia;
Základy klasifikácie dokumentov (rozdelenie na interné a externé).
V prvom pol XX storočí:
Vytvárajú sa jednotné systémy dokumentácie;
Zavádzajú sa pojmy – vedecký, historický a právnu hodnotu Dokumenty.
V roku 1943 bol profesorom Moskovského štátneho historického a archívneho inštitútu, profesorom KG. Mityaev zaviedol pojem „riadenie záznamov“ a rozvinul nezávislý vedecký kurz.
Koncom 50-tych rokov - začiatkom 60-tych rokov. v súvislosti s vedecko-technickou revolúciou v krajine:
Množstvo informácií sa zvyšuje;
Počet dokumentov sa dramaticky zvyšuje;
Je potrebný vedecký výskum v oblasti správy záznamov;
V tejto oblasti je potrebné vychovať špecialistov.
To všetko poslúžilo ako ďalší impulz pre rozvoj správy spisov ako vednej a akademickej disciplíny. V 60. rokoch 20. storočia.:
Vyvíja sa a implementuje jednotný štátny systém kancelárskej práce (EGSD);
Vznikol Celúniový vedecko-výskumný ústav správy záznamov a archívnictva (1966);
Objavujú sa prvé špeciály vedecká práca venovaný predmetu správy záznamov a jeho úlohám.
V 90. rokoch 20. storočia. zavádzajú sa pojmy „podpora manažérskej dokumentácie“ a „podpora manažérskych informácií“. Vznik týchto pojmov je spojený s úvodom počítačová technológia pracovať s dokumentmi. Koniec XX storočia - začiatok XXI storočia sa vyznačuje tým:
Používanie elektronických dokumentov spolu s tradičnými dokumentmi;
Vývoj konceptov pre elektronickú kancelársku prácu a workflow.
ÚVOD 2
1. Hlavné fázy vývoja správy záznamov 5
2. Štruktúra správy záznamov 8
3. Vzťah správy záznamov s inými vedami 10
4. Zdroje v správe záznamov 22
Záver 33
Referencie 36
ÚVOD
Tvorba v našej krajine pravidlo zákona s efektívne fungujúcimi inštitúciami zastupiteľských, výkonných, súdnych orgánov, výroby, vedy a školstva je podmienená nielen komplexným a plnohodnotným právnym základom ich činnosti, ale aj formovaním racionálnych, špecifických pravidiel a postupov ich fungovania, a to aj v oblasti práce s dokumentmi.
Zdokumentované informácie tvoria základ manažmentu, jeho efektívnosť je z veľkej časti založená na produkcii a spotrebe informácií. Informácie sú zaznamenané v dokumentoch, ktoré im dávajú organizačnú formu a posúvajú ich v čase a priestore.
V modernom manažmente je čoraz dôležitejšie získavanie počítačových technológií a nástrojov, ktoré na základe platnej legislatívy a iných právne predpisy efektívnosť fixovania, zhromažďovania, spracovania, vyhľadávania a prenosu informácií. Prechod na zásadne nové spôsoby organizácie informácií a prístupu k nim určuje relevantnosť kurzu „Dokumentácia“.
Existujú rôzne definície pojmu „správa záznamov“, ale žiadna z nich sa nestala všeobecne akceptovanou. Avšak, ako pojem „dokument“. A je to prirodzené, keďže „správa záznamov“ je mnohostranný, štrukturálne rozvetvený pojem, označujúci rôzne aspekty dokumentu a dokumentárno-komunikačné aktivity, ktoré sú nemenej zložitým a mnohostranným fenoménom.
Môžeme povedať, že správa dokumentov je veda o dokumentoch a dokumentových a komunikačných činnostiach. Ide o vedný odbor, ktorý študuje zákonitosti tvorby a fungovania dokumentov, rozvíja princípy budovania dokumentových a komunikačných systémov a spôsoby ich činnosti.
Dokumentácia skúma dokument ako zdroj informácií a prostriedok sociálnej komunikácie. Ide o komplexnú vedu o dokumentárnej a dokumentárnej komunikačnej činnosti, ktorá v historickom, modernom i prognostickom zmysle študuje procesy tvorby, šírenia a využívania dokumentárnych zdrojov informácií v spoločnosti.
Formovanie správy záznamov ako vednej disciplíny zahŕňa vymedzenie jej hlavných zložiek: objekt, predmet, štruktúra, metódy, pojmový aparát - v ich jednote a celistvosti, t.j. ako systémová vedná disciplína.
Predmet vedy odpovedá na otázku: čo študuje veda. Predmetom správy dokumentov ako vedy je komplexné štúdium dokumentu ako systémového objektu špeciálne vytvoreného na ukladanie a distribúciu (prenos) informácií v priestore a čase. Dokument vzniká v priebehu dokumentačných a komunikačných činností, preto sú predmetom vedy všetky druhy tejto činnosti - tvorba, výroba, uchovávanie, distribúcia a používanie dokumentov, tvorba dokumentačných systémov.
Predmet vedy musí odpovedať na otázku: ako presne, prečo, na aký účel a na čo presne sa skúma objekt a prostredníctvom neho a objektívna realita. Predmet vedy určuje obsah vedeckého poznania o predmete - dokumente a dokumentačnej a komunikačnej činnosti. Predmetom spisovej služby je vytváranie vedeckých poznatkov o dokumente v jednote jeho informačnej a vecnej zložky, o zákonitostiach upravujúcich tvorbu a fungovanie dokumentov v spoločnosti.
Dokumentácia študuje dokument ako predmet v rovine teoretickej, historickej a metodologickej (praktickej). Skúma dokument ako systém, jeho vlastnosti, parametre, štruktúru, funkcie, metódy a metódy dokumentácie, klasifikáciu a typológiu dokumentov. V oblasti jeho pozornosti sú všeobecné zákonitosti tvorby, distribúcie, uchovávania a používania dokumentov. Navyše predmetom štúdia môže byť dokument ako celok alebo jeho jednotlivé aspekty, špecifiká dokumentárnej a komunikačnej činnosti.
Dokumentácia študuje dokument v jeho historickom vývoji, zákonitosti jeho vzniku, spôsoby tvorby, princípy usporiadania dokumentácie a dokumentačné systémy. Správa záznamov teda najkompletnejšie skúma všetky funkcie, všeobecné aj špecifické, obsiahnuté v dokumentoch. Správa záznamov sa však neobmedzuje len na pasívne štúdium dokumentu. Identifikáciou zákonitostí tvorby dokumentov začína manažment dokumentov aktívne ovplyvňovať samotný proces dokumentovania, vnáša do neho vedecké základy, zjednocuje a štandardizuje dokumenty a systémy dokumentácie, odkazuje určité skupiny typov dokumentov na funkčné a sektorové systémy, v rámci nich na jednotlivé operácie. .
Cieľom práce je hĺbkové štúdium dokumentov a dokumentačných systémov v ich historickom vývoji, teoretických a praktických problémoch tvorby dokumentovaných informácií inštitúcií akejkoľvek organizačnej a právnej formy.
Pri dosahovaní cieľa sa riešia tieto úlohy:
ukázať vzťah správy záznamov s inými vedami;
sledovať vývoj dokumentu ako nosiča informácií;
analyzovať proces tvorby a vývoja dokumentačných systémov;
1. Hlavné etapy vývoja správy záznamov
Dokumentová veda patrí do kategórie mladých vied, ešte sa definitívne nesformovala ako vedná disciplína, ktorá sumarizuje poznatky o dokumente. Táto veda nevznikla okamžite, vo svojom vývoji prešla niekoľkými fázami.
Historicky prvou z tejto série je dokumentačná veda, ktorá vznikla v r koniec XIX v. a získala medzinárodné uznanie v prvej polovici XX storočia. Pod týmto názvom sa rozvíjala veda, ktorej predmetom bola dokumentačná činnosť, vrátane procesov zhromažďovania, systematizácie, uchovávania, vyhľadávania a distribúcie (a od polovice 40. rokov - aj tvorby) dokumentov vo všetkých sférach verejného života. Táto veda sa nazývala aj „kniha-archívna-muzeológia“.
Zakladateľom dokumentačnej vedy je Paul Otlet. Navrhol nazvať vedu študujúcu dokumentárnu činnosť bibliológiu alebo dokumentológiu, ktorá bola spojená s identifikáciou knihy a dokumentu.
Postupom času v procese diferenciácie vznikli teória klasifikácie dokumentov, teória tokov dokumentov a teória indexovania a abstrahovania ako samostatné vedné disciplíny.
História dokumentačnej vedy sa ukázala byť krátka. V polovici XX storočia. (50-60s) sa komunikačné procesy začínajú považovať nielen z pohľadu jedného z ich prostriedkov – dokumentu, ale aj širšie – za informačné. Pojem „dokument“ ustupuje pojmu „informácia“, keďže prvý je odvodený od druhého. Počiatočné predstavy o predmete dokumentačná veda sa modernizovali a získali informačný a kybernetický obsah.
Od začiatku 60. rokov sa začali rozvíjať vedecké smery pod názvom dokumentárna veda a dokumentová veda. Prvý je považovaný za aplikovaný odbor kybernetiky, ktorý sa zaoberá optimalizáciou správy dokumentových systémov všetkých typov – od r. výtvarné umenie na kancelársku prácu. Za týmto účelom dokumentárne štúdie študujú štruktúru a vlastnosti maticových dokumentov, metódy a nástroje na ich automatické spracovanie, ukladanie, vyhľadávanie a používanie, toky dokumentov a polia dokumentov na optimalizáciu správy veľkých, najmä viackanálových dokumentových systémov. Dokumentárna veda však nereflektuje celý rozsah štúdií dokumentu, problémy jeho výroby, distribúcie a používania a nemôže byť zovšeobecňujúcou vedou o dokumente.
V súčasnosti sa správa dokumentov rozvíja ako vedecký smer, medzi ktorého úlohy (podľa KG Mityaeva) patrí štúdium historického aspektu vývoja metód, jednotlivých aktov a systémov dokumentovania javov objektívnej reality a jej výsledkov. - tvorba dokumentov, ich komplexov a systémov. Neskôr pod správou dokumentov začali chápať vedu o pravidlách spracovania administratívnych dokumentov a udržiavania správy dokumentov. Správa záznamov sa stotožňuje s kancelárskou prácou a považuje sa za časť archívnictva. Takáto úzka interpretácia správy záznamov sa do určitej miery zachovala dodnes. Prirodzene, v tomto chápaní si manažment dokumentov nemôže nárokovať úlohu zovšeobecňujúcej vedy o dokumente, keďže je obmedzený na sféru manažmentu. Ostatné sféry ľudskej činnosti sú mimo nej – veda, technika, kultúra, spoločenský život atď.
Koncom 60. rokov 20. storočia s rozvojom informatiky (A.I. Michajlov, A.I. V roku 1973 sa uskutočnili zriedkavé pokusy (GG Vorobiev, KN Rudelson) zovšeobecniť teoretické informácie o dokumente, rozvinúť jeho koncepčné základy pomocou informačnej analýzy. Niektoré otázky súvisiace s klasifikáciou dokumentov, tvorbou informačných modelov dokumentu, štúdiom informačných tokov dokumentu boli zaradené do príslušných sekcií knižničný, bibliografický, archívnictvo a informatika.
Do polovice 80. rokov sa dokument a informatika považovali za zovšeobecňujúce vedy o dokumentoch. Informatika sa však zaoberá štúdiom dokumentárnych aj nedokumentárnych informácií. Mimo jej zorného poľa je dokument v jeho materiálnej podobe, podmienkach výroby, skladovania, organizácie práce s dokumentmi. Preto, podobne ako v dokumentárnej vede, je dosť ťažké použiť informatiku ako zovšeobecňujúcu vedu o dokumente.
V druhej polovici 80. rokov sa uvedomilo, že práve zovšeobecňujúci koncept dokumentu najprimeranejšie odráža predmet odbornej činnosti zamestnancov knižníc, informačných agentúr, archívov, múzeí, kníhkupectiev a pod. To bolo uľahčené zavedením do profesionálnej činnosti počítačová technológia a strojovo čitateľné médiá.
Ďalší rozvoj všeobecných dokumentárnych prístupov je spojený s menami D.Yu. Teplová, A.V. Sokolová, Yu.N. Stolyarová, O. P. Korshunov, v ktorého dielach sa pojem „dokument“ objavuje ako samostatná lexikálna jednotka. Autormi najzásadnejších prác venovaných analýze pojmu „dokument“ a klasifikácii dokumentov sú Yu. Stolyarov, G.N. Shvetsova-Vodka, S.G. Kuleshov. S príchodom ich práce sa začína kvalitatívne nová etapa formovania a rozvoja správy záznamov. Dokumentačné problémy sa stávajú interdisciplinárnymi, zaoberajú sa nimi knižniční a bibliografi, odborníci v oblasti informatiky, bibliológovia.
Začiatkom 90. rokov vznikla potreba vytvoriť vedu o dokumentoch alebo komplex vedeckých disciplín správy dokumentov. Pre všeobecný názov vedy dokumentu sa začína používať množstvo názvov: informačná a komunikačná veda (A.V. Sokolov), dokumentácia a informačná veda (G.N. Shvetsova-Vodka) atď. Jadrom takéhoto komplexu dokumentových vied je knižničná, bibliografická, knižná, archívna, muzeologická a informatická. Spoločné majú štúdium dokumentu ako objektu vytvoreného špeciálne na prenos informácií.
Každá z týchto oblastí poznania má svoje špeciálne úlohy, formy a metódy práce s dokumentmi, avšak teória a história dokumentu sú im spoločné. K všeobecným teoretickým problémom patrí predovšetkým funkčná analýza dokumentov, štúdium ich vlastností ako hmotných objektov s informáciami v nich zaznamenanými, otázky klasifikácie a typológie dokumentov atď. Štúdium všeobecnej dokumentárnej problematiky je určené na riešenie správy dokumentov.
2. Štruktúra správy záznamov
Ako každá vedná disciplína, aj správa záznamov má štruktúru, ktorá je stále v procese formovania. Štrukturálne je správa záznamov rozdelená do dvoch podsystémov: správa všeobecných a špeciálnych záznamov. jeho podstata, predmet, predmet a štruktúra, terminológia, pojmy, nadväzovanie vzťahu k iným vedám, zákonitosti a princípy vývoja a fungovania dokumentu v systéme dokumentovej komunikácie a pod. Všeobecná správa dokumentov pozostáva z troch sekcií: teória dokumentov, história dokumentov, história a teória dokumentov a komunikačné aktivity.
