Organisatsiooni Rosarkhiv arhiivi toimimise reeglid. Uus normatiivdokument: Organisatsioonide arhiivis dokumentide säilitamise, hankimise, arvestuse ja kasutamise korraldamise reeglid

admin 20.05.2019 0 kommentaari

Millele nüüd põllul loota määrus ja metoodiline tugi arhiveerimine?

Esiteks kehtival dokumendil, mis on regulatiivse iseloomuga: Arhiivifondi dokumentide säilitamise, soetamise, arvestuse ja kasutamise korraldamise reeglid Venemaa Föderatsioon ja teised arhiividokumente organites riigivõim, organid kohalik omavalitsus ja organisatsioonid (kinnitatud Venemaa Kultuuriministeeriumi 31. märtsi 2015 korraldusega nr 526), mis jõustusid eelmise aasta septembri lõpus. Artiklis edaspidi nimetame seda reegliteks-2015.

Ja teiseks praegusel metoodilist laadi dokumendil: Organisatsioonide arhiivide toimimise põhireeglid (kinnitatud Rosarkhivi kolleegiumi otsusega 06.02.2002, edaspidi põhireeglid). Paljusid praktilisi küsimusi, mida 2015. aasta reeglistik puudutab, on siin üksikasjalikult esile tõstetud, näiteks juhtumite nomenklatuuri väljatöötamise kord.

Osakonnaarhiivide toimimise põhireeglid (kinnitatud NSVL Glavarhivi korraldusega nr 263 09.05.1985), mis oma vanuse tõttu ei olnud pikka aega päris töödokument, saadeti lõpuks aadressile. nende väljateenitud puhkust ja neid ei kohaldata Vene Föderatsiooni territooriumil alates reeglite -2015 jõustumisest (Rosarkhivi kiri 18.09.2015 nr 2/2133-A).

Kas ma pean dokumente alles hoidma?

Mis on arhiividokument? Vaata artiklit “Milliste organisatsioonide jaoks on uus arhiivireeglid? Ja kellel on Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumendid?

Peate dokumendid alles hoidma. Vaatamata sellele, et 2015. aasta reeglid ütlevad, et "organisatsioonidel on õigus (rõhutus autori poolt) luua arhiive oma tegevuse käigus moodustatud arhiividokumentide säilitamiseks ...", muutub see õigus lähemal uurimisel tõeline kohustus.

Esiteks, kui on organisatsioon, siis on ka töötajad, mis tähendab igaühe jaoks täielikku personalidokumentide komplekti.

Teiseks, kui on olemas organisatsioon, siis on ka tema maksuarvestus, mis esitatakse ka paberkandjal või elektrooniliselt.

Kolmandaks tuleks säilitada vähemalt kõik loetletud dokumendid tähtajad... Säilivusaja allikad – eriloendid:

Tegevuse käigus tekkinud tüüpiliste juhtimisarhiividokumentide loetelu valitsusagentuurid, kohalikud asutused ja organisatsioonid, märkides ära säilitusajad (kinnitatud Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi 25.08.2010 korraldusega nr 558);
Organisatsioonide teadus-, tehnika- ja tootmistegevuses tekkivate tüüpdokumentide loetelu koos säilitustähtaegadega (kinnitatud Kultuuriministeeriumi korraldusega ja massikommunikatsiooni RF 31. juuli 2007 nr 1182).

Need loendid on kohustuslikud1 kasutamiseks nii valitsusele kui ka valitsusvälised organisatsioonid... Nii selgub, et igal, isegi kõige väiksemal ja tagasihoidlikul ettevõttel on arhiivi säilitamiseks dokumentide komplekt. Ja nende jaoks tuleb luua tingimused, mis vastavad uuele regulatiivdokumendile: Reeglid-2015. Struktuuriliste allüksuste puudumine nimetuste "arhiiv", "kontor" all ei mõjuta seda kohustust kuidagi.

Elektrooniliste dokumentide säilitamine

Uuendus, mida on märganud kõik kantselei- ja arhiivispetsialistid, on kauaoodatud hoiukord elektroonilised dokumendid, toodud eeskirjas-2015. See viitab jaotistele 2.30–2.33. Üleminek elektroonilistele dokumentidele 2015. aasta reeglites toimub üsna järsult, ilma igasuguste pealkirjadeta, kohe pärast teadet, et määrdunud kingades on arhiivis keelatud viibida.

2.30. Kohustuslikud tingimused elektrooniliste dokumentide säilitamine on:

igast elektrooniliste dokumentide salvestusüksusest vähemalt kahe eksemplari olemasolu organisatsiooni arhiivis (põhi- ja töökoopiad peavad olema erinevates füüsilistes seadmetes);

tehniliste ja tarkvara tööriistad mõeldud elektrooniliste dokumentide reprodutseerimiseks, kopeerimiseks, ümberkirjutamiseks, füüsiliste ja tehniline seisukord;

elektrooniliste dokumentide säilitamise režiimi tagamine, välistades teabe kadumise, loata levitamise, hävitamise või moonutamise.

Teine oluline uuendus on 2015. aasta eeskirjades määratletud elektrooniliste dokumentide arhiivis säilitamise vorming:

Fragment dokumendist Peida

2.31. Tekstiliste elektrooniliste dokumentide üleandmine säilitamiseks organisatsiooni arhiivis, mis on riigi- ja munitsipaalarhiivide hankimise allikas, toimub PDF / A-vormingus.

PDF on vaieldamatult universaalne formaat. PDF / Arhiiv (PDF / A) on selle vormingu variant, mis on spetsiaalselt loodud pikaajaliseks arhiveerimiseks. dokumentide säilitamine ja mis on sätestatud standardis ISO 19005-1: 2005 / Cor.2: 2011 „Dokumendihaldus. Elektrooniliste dokumentide failide vorming pikaajaliseks säilitamiseks. Kuid nagu kõik universaalsed, pole PDF täiuslik. Selles vormingus tunduvad haldusdokumendid suurepärased, kuid lõppude lõpuks ei kasuta organisatsioonid mitte ainult paketti Microsoft Office... Nii kuvatakse näiteks dwg-vormingus tehtud joonised PDF-vormingus teisendamisel valesti. Elektroonika käitumine digitaalne allkiri dokumendi teisendamisel pdf-iks.

Elektrooniliste toimikute ja dokumentide üleandmise kord on kirjeldatud eeskirja punktis 4.34. Tekstist tuleneb järgmine:

esiteks saab elektroonilisi dokumente üle kanda arhiivi ja säilitada nii eraldiseisvatel füüsilistel andmekandjatel kui ka "info- ja telekommunikatsioonivõrgu kaudu",
teiseks koostatakse elektrooniliste toimikute ja dokumentide inventuur, sellest hoolimata pabervorm(st isegi kui moodustame EDMS-is arhiivi, tuleb inventar arhiivipidajale isiklikult üle anda),
kolmandaks „arhiivihoidlale lubamisel atesteeritakse elektroonilised toimikud elektrooniline allkiri organisatsiooni juht või tema volitatud ametnik". Suhteliselt paberdokumendid midagi sellist ei nõuta. Kuidas seda nõuet täita organisatsioonidele, kes loovad elektroonilisi dokumente, kuid ei kasuta EDS-i, 2015. aasta reeglid vaikivad.

Lõpetuseks “elektroonilistele dokumentidele viitamise ja otsimise eesmärgil kiireks juurdepääsuks luuakse arhiivis fond elektrooniliste dokumentide kasutamiseks” (punkt 2.33). Sel juhul kasutusfondi mõistet ei avalikustata.

Dokumendiarvestus

Fragment dokumendist Peida

3.5. Organisatsiooni arhiivis säilitatakse raamatupidamise põhi- (kohustuslikud) ja abidokumendid. Peamiste raamatupidamisdokumentide koosseis ja vormid määratakse kindlaks vastavalt käesolevatele eeskirjadele. Raamatupidamise abidokumentide koosseisu ja vormid määrab organisatsiooni arhiiv iseseisvalt.

Põhireeglid selgitasid, miks arhiividokumente fikseeritakse ja mis moodustab raamatupidamisdokumentide süsteemi, sõnastades selgelt selle eesmärgi. Need määratlused on 2015. aasta reeglitest kadunud. Pidagem neid meeles, et mõista, miks me raamatupidamisega tegeleme:

Dokumentide arvestus organisatsiooni arhiivis on nende arvu ja koosseisu määramine kehtestatud arvestusüksustes ning iga arvestusüksuse kindlasse kompleksi kuuluvuse fikseerimine (registreerimine) ja nende koguarv raamatupidamisdokumentides2.
Arhiivi raamatupidamisdokumentide süsteem on omavahel seotud raamatupidamisdokumentide ja andmebaaside kompleks, mis kajastab organisatsiooni arhiivi dokumentide arvu ja koosseisu ning nende muutusi, komponent Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide riikliku registreerimise süsteem 3.

Ja peamine muudatus: arhiivi raamatupidamisdokumentide loetelu 2015. aastal vähenes enam kui poole võrra, 11-lt 5-le. Jäi ainult:

raamat asjade, dokumentide vastuvõtmise ja utiliseerimise fikseerimiseks;
fondide loetelu;
fondileht;
juhtumite, dokumentide loetelu;
varude register.

Raamatupidamisblankettide koostamise ja säilitamise korda, kuigi säästlikult, on kirjeldatud eeskirja-2015 punktides 3.7-3.11.

Ülejäänu on organisatsiooni äranägemisel. Kui tegemist on riikliku (omavalitsuse) arhiivi hankimise allikaga, siis tuleb vormistada organisatsiooni täiendav pass (2015. aasta eeskirja p 3.12). Samuti on joonealune märkus Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide riikliku registreerimise eeskirjadele, mis on dateeritud 1997. aastal ja millega on kinnitatud arhiivipassi vorm. Pange tähele, et põhireeglid pakkusid välja vormi, mis on küll peaaegu identne, kuid siiski "värskem" kui eelnimetatud määrus. Vähemalt sai selle kronoloogia alguse kahest tuhandest, mitte üheksakümnendatest.

Dokumentide väärtuse uurimine

2015. aasta eeskiri ei toonud dokumentide väärtuse iga-aastase ekspertiisi läbiviimise korda midagi põhimõtteliselt uut. Tähelepanu väärib ainult punkt 4.12:

Fragment dokumendist Peida

4.12. Organisatsioonid, kelle tegevuses ei looda Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumente, koostavad juhtumite ja ajutiste (üle 10 aasta) säilitustähtaegade inventuure ning tagavad nende ohutuse.

See säte viitab vestlusele, et olenemata arhiivi olemasolust ja kuulumisest riigi (omavalitsuse) arhiivide hankimisallikate hulka, on ta kohustatud oma dokumentidega tegelema vähemalt minimaalselt. Tõepoolest, võib-olla suudavad väga vähesed inimesed koostada ajutiste (üle 10 aasta) ladustamisperioodide juhtumite loetelu ilma juhtumite loendit koostamata.

Juhtumite nomenklatuur

Vaata artiklit "Arhiivi uued eeskirjad kohtuasjade nomenklatuuri kohta"

Nad räägivad väga tagasihoidlikult juhtumite nomenklatuurist, mida 2015. aasta reeglistik nimetab "organisatsiooni dokumentaalfondi koosseisu ja korraldust kajastavaks peamiseks raamatupidamisdokumendiks" ega anna sellele isegi mingit arusaadavat definitsiooni. Dokumendi tekstist tuleneb vaid, et (punktid 4.14–4.18):

“Asjade nomenklatuur fikseerib vormistatud dokumentide liigitamise (rühmitamise) asjadeks (elektroonilisteks toimikuteks)”;
kohtuasjade nomenklatuur koostatakse lisatud vormi järgi;
organisatsiooni kohtuasjade nomenklatuur koostatakse struktuurijaotiste kohtuasjade nomenklatuuride alusel (vorm on lisatud, kuid sisukorra järgi seda leida ei õnnestu: see sisaldab kahte lisa koos nimetus "Juhtude nomenklatuur"; struktuurijaotiste hulka kuulub nr 26);
organisatsiooni kohtuasjade nomenklatuur töötatakse välja standardsete, osakondade ja muude dokumentide loetelude alusel, milles on märgitud säilitustähtajad, muud normatiivaktid, samuti juhtumite standardsed ja ligikaudsed nomenklatuurid;
organisatsioonid - riigi (omavalitsuse) arhiivi hankimise allikad lepivad selle kokku "vastava KIKi või riigi (omavalitsuse) arhiiviga, vastavalt talle antud volitustele";
organisatsioonid, kes ei ole riigi (omavalitsuste) arhiivide hankimise allikad, kooskõlastavad oma asjade nomenklatuuri iseseisvalt.

Rohkem praktilist teavet organisatsiooni asjade nomenklatuuri arendamise ja pidamise kohta 2015. aasta reeglid ei sisalda. Peab ütlema ühemõtteliselt: ilma põhireegliteta ei saa tavaline ametnik, eriti esimest korda, seda koostada.

Juhtumite registreerimine

Fragment dokumendist Peida

4.19. Alalise ja ajutise (üle 10 aasta) ladustamise juhtumid, mis on lõppenud kontoritööga, sealhulgas personaliga pärast lõpetamist kalendriaasta, kuhu need sisestati, on ette valmistatud üleandmiseks organisatsiooni arhiivi ning kuuluvad registreerimisele ja kirjeldamisele.

Sõltuvalt säilitusajast registreeritakse juhtumid täielikult või osaliselt. Alalise ja ajutise (üle 10 aasta) ladustamisperioodi ja personali juhud kuuluvad täielikult registreerimisele.

Juhtumite paberimajandus näeb ette:

kohtuasja dokumentide esitamine või köitmine (vormindamata dokumente hoitakse kinnistes kõvakaustades või kastides);

kohtuasja lehtede nummerdamine;

asja tõendi koostamine (lisa nr 8);

asja dokumentide siseinventuuri koostamine (lisa nr 27);

korpuse kaane kujundus (lisa nr 28).

Elektrooniliste toimikute ettevalmistamine organisatsiooni arhiivi üleandmiseks näeb ette elektrooniliste toimikute, dokumentide inventuuri koostamise (lisad nr 17, 18).

Mida hõlmab asjade osaline registreerimine ja kuidas see sõltub dokumentide säilitusajast, seda ei kajastata.

Kui varem koostati sisemine inventuur ainult "in vajalikud juhtumid"(Põhireeglid, p 3.6.3.), Siis eemaldati see fraas 2015. aasta reeglitest. Lisas 27 toodud inventuurilehe pealkiri ei viita säilivusajale.

Elektroonilised failid ei tohiks kirjeldada kõiki, vaid ainult neid, millel on ajutine (üle 10 aasta) ja alaline tähtaeg ladustamine (varude vormid - vastavalt lisades 17 ja 18).

Taotlused: dokumendivormid

Traditsiooniliselt lõppevad reeglid-2015 taotluste komplektiga - teatud dokumentide säilitamise protsessidega kaasnevad dokumendivormid.

Üldjoontes olgu öeldud, et esiteks on 2015. aasta reeglites vähem blankette kui põhireeglites ja teiseks on nende hulgas kaks ühenimelist taotlust, mis on väga ebamugav ja kolmandaks need asuvad tekstis mainimise järjekorras (ja mitte tähtsuse või loogilise järjestuse järjekorras, nagu põhireeglites). Mõned rakendused on muutnud oma nime, mõned on veidi muutnud vormi. Üldine soovitus see saab olema nii: kui on vaja koostada mõni arhiveerimise kohta dokument, peaks arhivaar kõigepealt otsima selle vormi reeglitest-2015 ja ainult siis, kui vajalikku vormi neis ei leidu, viima põhikirjale. Reeglid.

Allpool on 3 nimekirja. Esimene (tabeli kujul) on lisad 2015. aasta eeskirjast ja vastavad vormid põhireeglist. Teine on uudsed vormid, mis võeti kasutusele 2015. aastal. Kolmas on põhireeglite vormid, mis 2015. aasta reeglite alla ei langenud, kuid mida ka ei tühistatud (nagu öeldakse, kasutage tervise nimel).

Eeskirjade-2015 vormide ja põhireeglite vastavus

Ahenda kuva

Taasilmunud ja 2015. aasta reeglitega kinnitatud:

Elektrooniliste toimikute, ajutiste (üle 10 aasta) säilitustähtaegade dokumentide inventuur;
Ajutiste (üle 10 aasta) säilitustähtaegade elektrooniliste failide inventuuri lisa;
Arhiividokumentide säilitamiseks vastuvõtmise ja üleandmise akt (organisatsioonilt organisatsioonile. - Autori märkus)
Juhtumite inventuur;
Elektroonilise asjaajamise inventuur, dokumendid koos lisaga elektroonikaasjade inventuurile, dokumendid.

Kaks viimast vormi on mõeldud tarnenimekirjade asendamiseks ja kujutavad endast tegelikult dokumentide vastuvõtmise ja üleandmise toiminguid organisatsiooni arhiivis säilitamiseks.

Alalise, ajutise (üle 10 aasta) ladustamise juhtumite ja personali inventuur struktuuriüksus organisatsioonid (põhieeskirja lisa 12);
Lõpprekord ja tunnistuse kanne (lisa 13);
Püsihoiu dokumentide loendi tiitelleht (Lisa 14);
dokumentide väljastamise korraldus (nõue) (lisa 17);
Dokumentide väljastamise raamat (lisa 19);
Eriti väärtuslike juhtumite loetelu (lisa 23);
Kindlustusfondi ja kasutusfondi laekumise ja käsutamise arvestusraamat (lisa 27);
Kindlustusfondi inventar (lisa 28);
Säilitava organisatsiooni arhiivi pass juhtimisdokumentatsioon(lisa 29);
Tööstusfondi dokumente hoidva organisatsiooni pass (lisa 30);
Elektroonilise dokumendiarvestusüksuse (ED) registreerimiskaart (lisa 31);
Elektrooniliste dokumentide migratsiooni ja ümberkirjutamise seadus (Lisa 32);
Elektrooniliste dokumentide vastuvõtmise ja utiliseerimise register (lisa 33);
Elektrooniliste dokumentide migratsioonide ja ümberkirjutamise register (lisa 34);
Isikliku päritoluga dokumentide kirjeldamise akt (lisa 38);
ühtse arhiivifondi moodustamise seadus (lisa 39);
Välja antud koopiate, väljavõtete, tõendite, temaatiliste materjalide register (lisa 44);
Lugemissaali kasutajate külastuste register (lisa 45);
Arhiivi aasta tööplaan (lisa 46);
Registreerimiskaart tööks organisatsiooniga (lisa 47);
Vastuvõtuakt arhiivi juhataja vahetamisel (lisa 48).

Ilmselgelt on 2015. aasta reeglid mõeldud koolitatud lugejale. Kuid paljudel juhtudel kahjuks kontoritöö ja arhiiviasjad organisatsioonis on kaasatud kas sekretärid või (vajadusel) erinevate osakondade töötajad: raamatupidajad, personaliametnikud, töökaitse, juristid jne. Nendel süütutel inimestel on väga raske aru saada, mida neilt dokumentide säilitamise valdkonnas nõutakse.

2015. aasta reeglid näevad ette meetmete absoluutse miinimumi, et tagada organisatsioonis dokumentide säilitamine. Reeglite lugejad peavad metoodilistest allikatest ise otsima teavet selle kohta, kuidas seda miinimumi praktikas rakendada. Seega on organisatsioonide arhiivide põhireeglid, hoolimata nende vabatahtlikust staatusest, 2015. aasta reeglite saabudes kontorites nõutud. Vene organisatsioonid veelgi tugevam kui varem.

Allmärkused

Ahenda kuva

Vene Föderatsiooni kõrgeima vahekohtu 21. veebruari 2012. a otsus nr 14589/11. tule tagasi

Punkt 6.1.1. Põhireeglid. tule tagasi

Punkt 6.3.1. Põhireeglid. tule tagasi

Tasuta 1 ajakirja number

"Organisatsioonide arhiivide põhireeglid" (kinnitatud Rosarkhivi kolleegiumi 06.02.2002 otsusega)

Kinnitatud
otsus
Rosarkhivi kolleegiumid
dateeritud 06.02.2002

PÕHIREEGLID
ORGANISATSIOONIDE TÖÖD ARHIIV

SISSEJUHATUS

Organisatsioonide arhiivide toimimise põhireeglid on regulatiivne ja metoodiline dokument, mis määrab nende tegevuse. Reeglid põhinevad praegusel õiguslik raamistik info, juhtimise ja arhiivinduse dokumentatsiooni alal sünteesida kodumaise arhiivinduse kogemusi, arvestada tänapäevaste saavutustega rakenduses tehnilisi vahendeid ja infotehnoloogiad dokumentidega töötamisel.

Õigus ja kohustus luua Venemaa Föderatsiooni Arhiivifondist liigitatud dokumentide ajutiseks säilitamiseks organisatsioonide arhiive. riigi vara, mis on kehtestatud Vene Föderatsiooni arhiivifondi ja arhiive käsitlevate Vene Föderatsiooni õigusaktide alustega (1993), Vene Föderatsiooni arhiivifondi määrustega (1994) ja Venemaa föderaalse arhiiviteenistuse määrustega (1993). 1998), vastav määrused Vene Föderatsiooni subjektid.

Need reeglid kehtivad arhiivide kohta valitsusorganisatsioonid, ning on kohustuslikud ka kõikidele valitsusvälistele organisatsioonidele riigivara alla kuuluvate Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide ohutuse, kirjeldamise, arvestuse ja kasutamise tagamiseks.

Filmi-, foto-, tausta- ja videodokumente (audiovisuaalseid), teaduslikke ja tehnilisi, kartograafilisi, telemeetrilisi dokumente säilitavate organisatsioonide arhiivid juhinduvad nendest eeskirjadest korralduse, planeerimise, aruandluse, metoodiline töö arhiivis säilitatavate juhtimisdokumentidega; kõigis muudes küsimustes juhindutakse nende dokumentidega töötamisest vastavate juhendite ja reeglitega.

Reeglid ei kehti dokumentidele, millega töötamist reguleerib Vene Föderatsiooni 21. juuli 1993. aasta seadus N 5485-1 "On riigisaladused"Ja Vene Föderatsiooni presidendi 30. novembri 1995. aasta dekreet N 1203 riigisaladuseks tunnistatud teabe loetelu kinnitamise kohta."

Riiklikud organisatsioonid, kes ei ole liigitatud riigiarhiivi hankimise allikaks, samuti valitsusvälised organisatsioonid võivad oma arhiivi korraldamisel ja tegevuse tagamisel juhinduda käesolevast eeskirjast.

Eeskirja täiendatakse arhiivi toimimist tagavate dokumentide vormidega.

Organisatsioonide arhiivide põhireeglid on koostatud töögrupp Rosarkhiv ja VNIIDAD koosseisus: V.A. Eremtšenko (rühmajuht), Albrecht B.V., Banasjukevitš V.D., Gavlin M.L., Kiselev I.N., Krasavin A.S., Larin M.V., Meshcherina T.A., Privalov V.A. F., Smoglo I.A., Sokova A.N., Solobay N.A., Stepanova

Haldusaktide rühmitamine

Arhiivitöö hõlmab erinevat tüüpi infokandjate süstematiseerimist. Nende hulka kuuluvad muu hulgas haldusaktid. Need on rühmitatud tüübi ja kronoloogia järgi koos lisadega:

Nende lisadena toimivad haldusaktidega kinnitatud sätted, hartad. Need on rühmitatud. Kui sätted, juhendid, põhimäärused kinnitati iseseisvate aktidena, süstematiseeritakse need eraldi juhtumiteks.
Kõrgemate struktuuride korraldused ja nende täitmise otsused on rühmitatud vastavalt ettevõtte töövaldkondadele.
Personaliga seotud tellimused süstematiseeritakse vastavalt hoiutähtaegadele. Suure mahuga infomaterjalid otstarbekalt tegutseb erinevad küljed ettevõtte töö, rühmitatuna eraldi.
Põhitegevusala tellimused süstematiseeritakse personali puudutavatest aktidest eraldi. Näiteks tellimus arhiividokumentide haldamine sisaldub ühes kaustas ja vastutava üksuse juhi määramisel - teises.
Kinnitatud limiidid, aruanded, hinnangud, pealkirjade nimekirjad, plaanid jne. on nende järgi projektidest eraldi rühmitatud.
Dokumentide korrastamine isikutoimikutesse toimub nende saabumise järjekorras.
Töötajate isiklikud palgakontod on süstematiseeritud eraldi kaustadesse. Need on järjestatud tähestikulises järjekorras.
Kaebused, ettepanekud, kodanike avaldused ettevõtte tegevuse kohta, dokumentatsioon nende läbivaatamiseks ja rakendamiseks on rühmitatud üksikisikute pöördumistest isiklike asjade kohta.
Kirjavahetuse süstematiseerimine toimub tavaliselt kalendriperioodi jooksul kronoloogilises järjestuses. Sel juhul asetatakse vastused küsimuste järele. Eelmisel aastal alanud eraldi teemalise kirjavahetuse uuendamise korral kantakse dokumendid jooksva perioodi kausta. Samas on märgitud viimase aasta juhtumi indeks.

Nüansid

Arhiivibürootöö on selline tegevus, mille käigus spetsialistid tagavad mitte ainult teabekandjate ohutuse, vaid ka oskuse nendega töötada, kui selline vajadus tekib. Selleks õmmeldakse kaustad moodustavad aktid pappkaanes neljaks auguks. Samuti on lubatud neid köita, võttes arvesse võimalust lugeda kõigis paberites tekste, resolutsioone, kuupäevi, viisasid.

Kimpude ettevalmistamisel eemaldatakse kõik metallist sidumiselemendid. Püsihoiuks mõeldud materjalid, mis koosnevad eriti väärtuslikest või vormistamata dokumentidest, on suletud kolme klapiga koos sidemetega kaustades või spetsiaalsetes kastides.

Kohaloleku korral väljanõudmata isikudokumentide puhul ( tööraamatud, tunnistused, sõjaväekaardid jne) pannakse need eraldi ümbrikusse ja õmmeldakse sinna ülejäänud materjalide külge. Kaustade lõpus peaks olema tühi sertifitseerimisleht. Kausta algusesse kantakse vorm siseinventuuri jaoks. Paberite paigutuse ohutuse ja korra tagamiseks nummerdatakse iga leht araabia numbritega. See reegel ei kehti sertifitseerimislehe ja inventuuri vormi kohta. Number pannakse lihtsa pliiatsiga paremasse ülanurka.

Sisemine inventar

See on moodustatud ajutise (üle 10 aasta) ja püsiva sisuga teabematerjalide säilitamiseks ja salvestamiseks. Sisemine inventuur koostatakse ka juhtumite kohta, mis on loodud dokumendiliikide kaupa, mille pealkirjades nende sisu ei avalikustata. Ankeedil peavad olema andmed kaustas olevate aktide järjekorranumbrite, registrite, pealkirjade, kuupäevade ja lehekülgede numbrite kohta.

Siseinventuurile on lisatud koondkirje. See näitab numbrite ja sõnadega selles sisalduvate dokumentide arvu, samuti selle moodustavate lehtede arvu. Siseinventuuri kinnitab koostaja. Kui kaust on köidetud või palistatud ilma kirjaplangita, siis koostatud leht liimitakse esikaane siseküljele.

Muudatused kaustas olevate materjalide koostises peaksid kajastuma väljal "Märkused". Eelkõige viitab see arestimisele, paberite asendamisele koopiatega, kaasamisele lisadokumendid kausta. Samas viidatakse vastavatele aktidele. Vajadusel saab siseinventuuri lehele moodustada uue üldistuskirje, samuti kausta tunnistuse.

Kontoritöö ja kontor

Organisatsiooni arhiivide eeskiri 2015

Jevgenija Kožanova 15. veebruar 2016 13:58

Alates 2015. aasta septembrist jõustus Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi 31. märtsi 2015 korraldus nr 526. Ta kinnitas "Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise, soetamise, arvestuse ja kasutamise korraldamise reeglid valitsusasutustes, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides". Artikli tekstis nimetame neid lühiduse huvides edaspidi " Reeglid 2015».

Väärib märkimist, et reeglite-2015 avaldamisega ei toimunud arhiivinduses revolutsiooni. Kas see, et uued reeglid on elektrooniliste dokumentide suhtes sõbralikumad ... Selles artiklis räägime uute ja vanade arhiveerimisreeglite olekust. Siit saate alla laadida ka 2015. aasta ettevõtete arhiivide tööreeglid.

Meenutagem, kuidas oli enne korralduse jõustumist: organisatsioonid töötasid kahe dokumendi kallal.

Esimene neist on Osakonnaarhiivide toimimise põhieeskiri (kinnitatud NSVL Peaarhiivi korraldusega 5.09.1985 N 263). See oli kuni 09.21.15 Venemaal ainus arhiveerimise normatiivne (st kohustuslik) dokument.

Föderaalse arhiiviameti 18. septembri 2015. aasta kirjas N 2/2133-A on märgitud, et alates korralduse nr 526 "Osakondade arhiivide töö põhireeglid ei kuulu kohaldamisele" jõustumisest. " Neid ei saa enam kasutada.

Teine on organisatsioonide arhiivide põhireeglid (kinnitatud Rosarkhivi kolleegiumi otsusega 06.02.2002). See on metoodiline (vabatahtlik, kuid informatiivne) dokument, mida ei ole tühistatud, kuid saate ja isegi peate seda kasutama, sest 2015. aasta eeskirjas jäid kulisside taha palju küsimusi praktiliste toimingute kohta dokumentide säilitamisel organisatsioonides.

Seega on meile jäänud kaks töödokumenti: 2015. aasta reeglid ja põhireeglid. Neil on täiesti erinev staatus:

Põhireeglid - metoodiline dokument... Seda pole vaja kasutada, kuigi sel juhul on arhiivi loomine organisatsioonis väga keeruline. Põhireeglid on just Rosarkhivi kolleegiumi otsusega heaks kiidetud, mis tähendab, et nende staatus on palju madalam kui reeglid-2015.

Laadige alla Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise, hankimise, arvestuse ja kasutamise korraldamise reeglid valitsusasutustes, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides (PDF, 4,02 Mb).

21. septembril hakkas kehtima Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise, soetamise, arvestuse ja kasutamise korraldamise eeskiri riigiasutustes, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides (kinnitatud Vene Föderatsiooni arhiivifondi korraldusega. Venemaa kultuur 31. märtsil 2015 nr 526; edaspidi – uued eeskirjad).

Millest juhindusite enne uute reeglite avaldamist?

Enne uue eeskirja kinnitamist juhindusid riigiasutuste, kohalike omavalitsusorganite, organisatsioonide arhiivid (edaspidi organisatsioonide arhiivid) oma töös organisatsioonide arhiivide arhiivide põhieeskirjast ning osad arhiivid organisatsioone kasutati täielikult vana dokument- Osakonnaarhiivide töö põhireeglid. Mõlemad dokumendid ei olnud normdokumendid, vaid määratlesid nende staatuse normatiivse ja metoodilise dokumendina. Samal ajal oli 1985. aasta põhireeglitel tõesti normdokumendi staatus, kuna need kiideti heaks Glavarkhivi korraldusega ja 2002. aasta põhireeglid ei olnud Rosarhivi poolt heaks kiidetud, mistõttu neil ei olnud ka normdokumendi staatust. normatiivne dokument.

Mis põhjusel tekkis 2002. aasta põhireeglite olemasolul vajadus töötada välja uus, pealegi normatiivne dokument dokumentide säilitamise korraldamiseks organisatsioonide arhiivides?

Fakt on see, et 2004. aastal võeti vastu 22. oktoobri 2004. aasta föderaalseadus nr 125-FZ "Arhiiviasjade kohta Vene Föderatsioonis" (edaspidi - föderaalseadus nr 125-FZ), millega võeti arhiivimise korraldamisel kasutusele palju uuendusi. riigis:

Otsimine

alates Föderaalseadus nr 125-FZ

Artikkel 13. Arhiivide loomine

1. Riigiorganid, kohalikud omavalitsusorganid munitsipaalrajoon ja linnaosa on vaja luua arhiive oma tegevuse käigus moodustatud arhiividokumentide hoidmiseks, soetamiseks, arvestuseks ja kasutamiseks.

2. Organisatsioonid ja kodanikud on õigus luua arhiive oma tegevuse käigus moodustatud arhiividokumentide hoidmiseks, sealhulgas riigi- või vallavara hulka mittekuuluvate arhiividokumentide hoidmiseks ja kasutamiseks.

Artikkel 17. Riigiorganite, kohalike omavalitsusorganite, organisatsioonide ja kaasatud kodanike kohustused ettevõtlustegevus ilma hariduseta juriidilise isiku, arhiividokumentide ohutuse tagamiseks

1. Riigiorganid, kohalikud omavalitsused, organisatsioonid ja kodanikud, kes tegelevad ettevõtlusega ilma juriidilist isikut moodustamata, on kohustatud tagama arhiividokumentide, sealhulgas personalidokumentide ohutuse föderaalseaduste ja muude regulatiivsete eeskirjadega kehtestatud säilitusaja jooksul. õigusaktid Vene Föderatsiooni, samuti dokumentide loetelud [...]

Samuti kehtestati selle föderaalseadusega arhiividokumentide omandi mõiste (dokumendid võivad asuda osariigis (föderaal, Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste omand), munitsipaal-, eraomand(vabaühendused ja üksikisikud)).

Lisaks kehtestati Venemaa Kultuuriministeeriumi 18. jaanuari 2007 korraldusega nr 19 Venemaa Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise, soetamise, arvestuse ja kasutamise korraldamise eeskirjad. ja kinnitati vallaarhiivid, muuseumid ja raamatukogud, organisatsioonid Vene akadeemia Teadused (edaspidi – 2007. aasta eeskirjad).

Need kaks asjaolu, aga ka asjaolu, et põhireeglid ei omanud normdokumendi staatust, sundisid meid pöörduma organisatsioonide arhiivis dokumentide säilitamise korda määratleva normdokumendi väljatöötamise poole.

"Mis kommentaarid tulevad?"

Uue reeglistiku eelnõu väljatöötamise käigus toimus dokumendi üle kahel korral laiaulatuslik arutelu arhiivitöötajate seas:

esimest korda - Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste, riigi- ja munitsipaalarhiivide arhiivihaldusorganite töötajate poolt;
teist korda - föderaalvõimude töötajad täidesaatev võim.

Ainuüksi riigi- ja vallaarhiivist tuli üle 400 kommentaari. Kõiki saadud kommentaare kaaluti hoolikalt ja viimases etapis - ajutise töörühma poolt, kuhu kuulusid Rosarkhivi ja VNIIDADi spetsialistid. Olgu öeldud, et palju kommentaare tekitas arhiivitöötajate soov kirjeldada võimalikult detailselt organisatsioonide arhiivides dokumentide säilimise, arvestuse, hankimise ja kasutamise tagamiseks kasutatavate arhiivitehnoloogiate üksikuid protsesse, mis 2007.a. ei saanud teha, arvestades uue eeskirja normdokumendi staatust.

Samas olid mõned märkused põhimõttelise iseloomuga, näiteks märkus, et uue eeskirja eelnõu jaotises “Soetamine” ei olnud dokumentide väärtuse kontrollimise küsimust järjekindlalt välja toodud, eelkõige seoses asjaolule, et kohtuasjade nomenklatuuriga seotud sätted jäeti välja. Arvestades, et hetkel on organisatsiooni asjade nomenklatuuri vorm ja selle väljatöötamise kord sätestatud vaid metoodilises dokumendis - Metoodilised soovitused bürootöö juhiste väljatöötamiseks aastal föderaalorganid täitevvõim, otsustati uue eeskirja eelnõu lõplikul vormistamisel lisada jaotisesse „Soetamine“ peamised kohtuasjade nomenklatuuri, sealhulgas kohtuasjade nomenklatuuri vormi (kokkuvõte ja struktuuriüksus) käsitlevad sätted.

Uute reeglite kehtestamine

Uus Eeskiri on mõeldud ametiasutustele, kohalikele omavalitsusorganitele, organisatsioonidele, kes loovad arhiive oma tegevuse käigus moodustatud arhiividokumentide säilitamiseks, omandamiseks, arvestuseks ja kasutamiseks.

Neid ei kohaldata Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja muude riigisaladust sisaldavat teavet sisaldavate arhiividokumentide säilitamise, soetamise, arvestuse ja kasutamise korraldamise kohta.

Uued eeskirjad on normdokument. Nende regulatiivne staatus määrab nende sisule rangemad nõuded. Varem avaldatud reeglid (vt eespool) ei sisaldanud mitte ainult norme (reegleid, nõudeid), vaid ka soovitusi, meetodeid nende normide rakendamiseks. Kõik soovituslikud, metoodilised ja kirjeldavad sätted on uutest reeglitest välja jäetud. Just selles osas pälvis selle eeskirja eelnõu arutelu käigus kriitika osaliseks arhiivitöötajate poolt, kes väitsid pidevalt, et eeskirjad peaksid olema üksikasjalikud ja sisaldama mitte ainult eeskirju ennast, vaid ka nende rakendamise mehhanismi.

Uute reeglite ülesehitus ja sisu

Uued reeglid koosnevad seitsmest osast:

Üldsätted.
Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise korraldamine organisatsioonis.
Venemaa Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide ja muude organisatsioonis arhiividokumentide arvestus.
Arhiivi täiendamine Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentidega.
Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide ja organisatsiooni muude arhiividokumentide kasutamise korraldamine.
Organisatsiooni dokumentide üleandmine säilitamiseks riigi (omavalitsuse) arhiivi.
Dokumentide üleandmine organisatsiooni reorganiseerimise või likvideerimise, organisatsiooni arhiivi juhataja vahetumise korral.

Uue Eeskirja lisad sisaldavad raamatupidamisarvestust ja muid organisatsioonide arhiivides kasutatavaid dokumente.

Nende reeglite põhiosade järjestus on kooskõlas föderaalseadusega nr 125-FZ ja 2007. aasta reeglitega, kuigi nagu paljud eksperdid aruteluetapis märkisid, oleks loogilisem alustada omandamisest ja lõpetada kasutamisega.

Uute reeglite jaotised kajastavad organisatsiooni arhiivi põhifunktsioone:

Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise korraldamine;
dokumentide registreerimine;
organisatsiooni arhiivi täiendamine dokumentidega;
arhiividokumentide kasutamise korraldamine;
dokumentide üleandmine säilitamiseks riigi (omavalitsuse) arhiivi.

Lisaks sisaldab uus Eeskiri osa "Dokumentide üleandmine organisatsiooni reorganiseerimise või likvideerimise ajal, organisatsiooni arhiivi juhataja vahetus."

Märge

Erinevalt 2002. aasta põhireeglitest ei sisalda eeskiri nr 526 sätteid, mis on seotud arhiivi enda korralduslike aspektidega (arhiivi eesmärgid ja eesmärgid, ülesanded, õigused jne on määratlemata). Nende põhieesmärk on kehtestada nõuded dokumentide arhiivisäilitamise protsesside korraldamiseks alates organisatsiooni arhiivi koos dokumentidega komplekteerimisest kuni dokumentide kasutamise korraldamiseni.

Vaatleme jaotisi üksikasjalikumalt.

I jaotis. Üldsätted

Määratleb õiguslik alus dokumendi arengut ja ulatust ning sisaldab ka sätteid, mis määratlevad mõned organisatsiooniline raamistik organisatsiooni arhiivi tegevus.

Uued eeskirjad kehtivad riigiasutustele, kohalikele omavalitsustele ja organisatsioonidele - riigi- ja munitsipaalarhiivide hankimise allikatele, mille käigus moodustatakse Vene Föderatsiooni Arhiivifondi (edaspidi - organisatsioonid) dokumendid. Eeskirja sätteid võivad kasutada ka muud riiklikud ja valitsusvälised organisatsioonid, kelle tegevuses ei moodustata Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumente.

Lähtudes föderaalseaduse nr 125-FZ sätetest, on uutes reeglites sätestatud, et riigiorganid, linnaosa, linnaosa ja linnasisese linnaosa kohalikud omavalitsused on kohustatud looma arhiive, et säilitada, koguda oma tegevuse käigus moodustatud arhiividokumentide jäädvustamist ja kasutamist. Riigiorgani, kohaliku omavalitsuse organi, organisatsiooni - riigi hankimise allika, vallaarhiivi arhiivi (keskarhiivi) ülesanded ja ülesanded määratakse organisatsiooni juhi poolt kinnitatud määrusega.

Märge

Uued eeskirjad ei kehti Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja muude riigisaladust sisaldavat teavet sisaldavate arhiividokumentide hoidmise, soetamise, arvestuse ja kasutamise korraldamise suhtes.

II jaotis. Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise korraldamine organisatsioonis

Määratleb organisatsiooni arhiivifondi mõiste ja organisatsiooni arhiivifondide liigid.

Organisatsiooni arhiivifond moodustab osa dokumendifondist, kuhu kuuluvad Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumendid, personali dokumendid ja ajutise (üle 10 aasta) säilitusaja dokumendid, mis sisalduvad arhiivi raamatupidamisdokumentides. Arhiivifond kuulub säilitamisele organisatsiooni arhiivis.

Organisatsiooni arhiivifondide tüübid:

organisatsiooni arhiivifond, mis koosneb Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentidest ja muudest arhiividokumentidest;
ühtne arhiivifond, mis koosneb Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentidest ja muudest kahe või enama organisatsiooni tegevuse käigus moodustatud arhiividokumentidest, millel on omavahel ajalooliselt ja/või loogiliselt kindlaks määratud seosed;
arhiivikogu, mis koosneb eraldiseisvatest erineva päritoluga arhiividokumentidest, mis on ühendatud ühe või mitme tunnuse järgi (temaatiline, autori-, spetsiifiline, esemeline jne).

Paberdokumentide hoidmine. Uute reeglite punktis 2.9 on rõhutatud: arhiividokumente säilitatakse süstemaatiliselt arhiivifondi piires. Arhiivifondi dokumentide süstematiseerimise üksuseks organisatsiooni arhiivis on hoiuüksus. Eeskirjad määravad ka arhiivifondi hoiuüksuste süstematiseerimise tunnused:

struktuurne (laduüksuste kuulumine organisatsiooni struktuuriüksustesse);
kronoloogiline (perioodide või kuupäevade järgi, millesse salvestusüksused kuuluvad);
funktsionaalne, valdkondlik, temaatiline, aineküsimus (võttes arvesse organisatsiooni funktsioone, teemasid või küsimusi, mis puudutavad salvestusüksuste sisu);
nominaalne (vastavalt paberimajandusele - dokumentide liigid ja liigid);
korrespondent (organisatsioonide poolt, kirjavahetuse tulemusena, kellega salvestusüksused moodustati);
geograafiline (vastavalt teatud territooriumid, asulad ja muud dokumentide sisuga seotud geograafilised objektid, nende autorid, korrespondendid);
autori (organisatsioonide nimede või dokumentide autoriteks olevate kodanike nimede järgi).

Kehtestatakse nõuded dokumentide ohutuse tagamiseks (standardsed (optimaalsed) tingimused dokumentide säilitamiseks; dokumentide ratsionaalne paigutamine arhiivi; dokumentide saadavuse ja staatuse kontrollimine, dokumentide jälgimise kord), sh. elektrooniliste dokumentide säilitamise omadused

Elektrooniliste dokumentide säilitamine. Eeskirjad määravad kindlaks selliste dokumentide säilitamise kohustuslikud tingimused:

igast elektrooniliste dokumentide salvestusüksusest vähemalt kahe eksemplari olemasolu organisatsiooni arhiivis (põhi- ja töökoopiad peavad olema erinevates füüsilistes seadmetes);
elektrooniliste dokumentide reprodutseerimiseks, kopeerimiseks, teisendamiseks ja migreerimiseks mõeldud riist- ja tarkvara kättesaadavus, nende füüsilise ja tehnilise seisukorra kontroll;
elektrooniliste dokumentide säilitamise režiimi tagamine, välistades teabe kadumise, loata levitamise, hävitamise või moonutamise.

Organisatsiooni arhiivi säilitamiseks edastatud elektrooniliste tekstidokumentide vorming - riigi- ja omavalitsuse arhiivi hankimise allikas - PDF / A.

Reeglid näevad ette, et tarkvara- ja riistvarakeskkonna muutumise ning arvutiformaatide kasutuse kadumise, kandja kahjustamise korral teostab organisatsiooni arhiiv tööd elektrooniliste dokumentide konverteerimiseks uutesse vormingutesse ja/või uutele andmekandjatele. .

Lisaks käsitletud sätetele kehtestab käesolev paragrahv arhiividokumentide olemasolu ja seisukorra kontrollimise korra (p 2.39-2.43), avastamata dokumentide otsimise korraldamise (p 2.44), dokumentide arhiivist väljastamise korra (p 2.45). -2.48), samuti arhiividokumentide turvalisust tagav kord, kui hädaolukorrad(lk 2.49).

Paberdokumentide saadavuse ja seisukorra kontrollimine... Seda viib organisatsiooni arhiivis läbi komisjon või vähemalt kaks töötajat vähemalt kord 10 aasta jooksul, elektroonilised dokumendid - vähemalt kord 5 aasta jooksul.

Vastavalt 2007. a korra punktile 2.11.5 viiakse läbi organisatsiooni arhiivi kõigi dokumentide või nende üksikute osade (rühmade) olemasolu ja seisukorra erakorralised ühekordsed kontrollid:

loodusõnnetuste, massiliste ümberasumiste ja muude asjaolude korral, mille tagajärjel võivad arhiividokumendid kaduda või kahjustuda,
arhiivide juhatajate vahetamisel.

Kontrolli tulemuste põhjal koostatakse järgmised aktid:

arhiividokumentide olemasolu ja seisukorra kontrollimine (lisa nr 3);
O tehnilisi vigu raamatupidamisdokumentides (leimise korral) (lisa nr 4);
dokumentide (käesoleva fondiga mitteseotud, teadmata) leidmise kohta (lisa nr 5).

Arhiivist dokumentide väljastamise kord. Dokumendid väljastatakse organisatsiooni arhiivi juhataja või tema asetäitja (kui arhiiv on asutus), organisatsiooni struktuuriüksuse juhi (kui arhiiv on struktuuriüksus) kirjaliku loa alusel:

organisatsiooni struktuuriüksuste töötajad;
kohtu-, õiguskaitse- ja muud volitatud asutused kehtestatud kord;
teised kasutajad kirjaliku taotluse alusel.

Arhiivist dokumentide väljastamise periood ei tohiks ületada:

üks kuu - organisatsiooni töötajatele ja teistele kasutajatele kasutamiseks;
kuus kuud - kohtu-, õiguskaitse- ja muudele volitatud asutustele.

Dokumentide väljastamise perioodi on võimalik pikendada - organisatsiooni juhi loal kasutaja kirjaliku kinnituse alusel dokumentide säilimise/ohutuse tagamise kohta.

Elektroonilised dokumendid väljastatakse arhiivist vormil elektroonilised koopiad või paberkoopiad.

Arhiivi dokumente ei väljastata:

kasutusfondi olemasolul;
ebarahuldavas füüsilises seisundis.

III jagu. Venemaa Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide ja muude organisatsioonis arhiividokumentide arvestus

Pühendatud küsimustele alates paar dokumenti Vene Föderatsiooni arhiivifondist ja muud arhiividokumendid sisse organisatsioonid.

Vastavalt uute reeglite punktile 3.1 kuuluvad raamatupidamisele kõik organisatsiooni arhiivis säilitatavad dokumendid, sh personali dokumendid, kasutusfondi dokumentide koopiad (olemasolul) ja juhtumite loetelu, dokumendid.

Arhiividokumentide arvestuse peamised üksused on:

Igale salvestusüksusele määratakse kontonumber, mis on osa arhiivi šifrist.

Meie sõnastik

Arhiivi šifr- arvestuse ja identifitseerimise tagamiseks igale hoiuüksusele vasakpoolses alanurgas kantav tähistus - koosneb: arhiivifondi numbrist; kohtuasjade, dokumentide nimekirja numbrid; salvestusühikute numbrid.

Eraldi elektroonilistel andmekandjatel säilitatavate elektrooniliste dokumentide arhiivišifr on märgitud kandjakarpi lisatud lisale. Sisse salvestatud elektrooniliste dokumentide arhiivišifr infosüsteem arhiiv, on osa elektroonilise dokumendi konteineri metakirjeldusest (kirjelduse kohustuslik element).

Info arhiivi arvestusüksuste kohta kajastub raamatupidamisdokumentides. Eeskirja uus säte dokumendiarvestuse korraldamisel on säte organisatsiooni arhiivis kahe raamatupidamisdokumentide rühma eraldamise kohta: põhi- (kohustuslik) ja abidokument.

Organisatsiooni arhiivi peamised (kohustuslikud) raamatupidamisdokumendid on:

raamat asjade, dokumentide vastuvõtmise ja utiliseerimise fikseerimiseks (lisa nr 11);
fondide loetelu (lisa nr 12);
fondileht (lisa nr 13);
kohtuasjade, dokumentide loetelu (lisa nr 14-16);
varude register (lisa nr 19).

Elektrooniliste toimikute inventuuri vormid on toodud uue eeskirja lisades nr 17, 18.

Raamatupidamise abidokumentide koosseis ei ole reguleeritud, igal arhiivil on õigus kasutada abidokumentidena raamatupidamise vormid, mida ta vajab seoses hoiul olevate dokumentide eripäraga või muudel põhjustel.

Reeglid sätestavad ka, et organisatsiooni arhiivis on võimalik arvestust pidada automatiseeritud režiimis, kasutades raamatupidamisandmebaase (DB) (vt p 3.13). Organisatsiooni arhiivi - riigi (omavalitsuse) arhiivi hankimise allika - raamatupidamisandmebaasid peavad ühilduma riigi (omavalitsuse) arhiivide ja arhiivihaldusorganite vastavate raamatupidamisandmebaasidega.

IV jagu. Arhiivi omandamine Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentidega ja muude arhiividokumentidega

Pühendatud organisatsiooni arhiivi täiendamise küsimused Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentidega... Organisatsiooni arhiivi omandamine on arhiivi süstemaatiline täiendamine organisatsiooni struktuuriüksuste dokumentidega.

Tuvastati, et Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumendid ja ajutise (üle 10 aasta) säilitusaja dokumendid, sh. personali käsitlevad dokumendid kantakse organisatsiooni arhiivi mitte varem kui üks aasta ja hiljemalt kolm aastat pärast bürootöö lõpetamist. Erandiks on teenistusest vabastatud riigi- ja munitsipaaltöötajate personali käsitlevad dokumendid - need kantakse organisatsiooni arhiivi üle 10 aasta möödumisel töötajate vallandamise kuupäevast.

Märge

Ajutise säilitustähtajaga (kuni 10 aastat (kaasa arvatud)) juhtumeid, nagu see on organisatsioonide arhiivide praktikas juba ammu välja kujunenud, arhiivi ei kanta, neid säilitatakse organisatsiooni struktuuriüksustes ja pärast arhiivi kehtivusaja lõppemist. säilitusajad kuuluvad hävitamisele vastavalt kehtestatud korrale.

Uued reeglid näitavad, et juhtumid kantakse pärast nende väärtuse kontrollimist organisatsiooni arhiivi. Sel põhjusel kehtestab käesolev paragrahv dokumentide väärtuse kontrollimise, organisatsiooni arhiivi üleandmise juhtumite ettevalmistamise, struktuuriüksuste juhtumite loetelude koostamise, mille alusel kohtuasjad üle antakse. organisatsiooni arhiivi, samuti rõhutatakse, et enne dokumentide väärtuse kontrolli ettenähtud korras läbiviimist on dokumentide hävitamine keelatud.

Paragrahvi sätetes juhitakse tähelepanu sellele, et koosolekul vaadatakse läbi inventuurid alalise ladustamise juhtumite ja personali osas, dokumentide hävitamise aktid. ekspertkomisjon(EÜ) organisatsioonid reeglina üheaegselt. Arutelu tulemuste põhjal kinnitab EK juhtumite, alalise säilitamise dokumentide ja personali inventuurid ning toimib dokumentide hävitamiseks määramise kohta.

Organisatsioonid - riikliku (omavalitsuse) arhiivi hankimise allikad esitavad arhiiviasutuse eksperdikomisjonile (ERK) arutamiseks organisatsiooni EK-ga kooskõlastatud alalise säilitusaja ja personali juhtumite loetelud (aastajaod):

püsiv säilivusaeg - kinnitamiseks;
personalile - kinnitamiseks.

Pärast juhtumite inventuuri kinnitab ja kooskõlastab EPK dokumendid, need inventuurid ja säilitamisele mittekuuluvate dokumentide eraldamise akti kinnitab organisatsiooni juht. Lisaks saab hävitada seaduse alusel hävitamiseks määratud juhtumeid.

Organisatsioonid, kelle tegevuses ei looda Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumente, ei peaks personali inventuuri kooskõlastama arhiiviasutuse EPK-ga.

Märge

Uute reeglite punktis 4.13 on sätestatud, et aegunud säilitustähtajaga elektroonilised failid kuuluvad hävitamiseks eraldamisele üldised põhjused, misjärel nende füüsiline hävitamine või hävitamine toimub tarkvara ja riistvara abil koos vastava märkusega aktis.

Reeglite selles jaotises pööratakse erilist tähelepanu organisatsiooni asjade nomenklatuurile. Peamiste sätete kohaselt ta:

fikseerib vormistatud dokumentide liigituse (rühmitamise) toimikuteks (elektroonilisteks toimikuteks) ja on peamine raamatupidamisdokument, mis kajastab organisatsiooni dokumendifondi koosseisu ja korraldust;
on aluseks kohtuasjade inventuuride koostamisel, alalise ja ajutise (üle 10 aasta) säilitusaja dokumentide, samuti ajutiste (kuni 10 aastat kaasa arvatud) hoiutähtaegade juhtumite fikseerimisel;
on välja töötatud standardsete, osakondade ja muude dokumentide loetelude alusel, mis näitavad säilitustähtaegu, muid regulatiivseid õigusakte, samuti juhtumite standardseid ja ligikaudseid nomenklatuure;
koostatud ettenähtud kujul (lisa nr 25) struktuurijaotiste juhtumite nomenklatuuri (lisa nr 26) alusel.

Organisatsioonid - riigi (omavalitsuse) arhiivi hankimise allikad, lepivad üks kord iga viie aasta järel kokku kohtuasjade nomenklatuuri organisatsiooni VRK-ga ja esitavad selle kooskõlastamiseks vastavale EPK-le või riigi (valla)arhiivile, vastavalt talle antud volitustega. Organisatsioonid, kelle tegevuses ei looda Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumente, kinnitavad iseseisvalt kohtuasjade nomenklatuuri.

Reeglid kehtestavad korra ettevalmistusüle kanda elektrooniliste dokumentide korralduse arhiivi. Eelkõige sätestatakse, et alalise säilitamise, ajutiste (üle 10 aasta) säilitustähtaegade, sh. personali poolt. Elektroonilise asjaajamise inventuuri vormid, nagu juba öeldud, on toodud uue eeskirja lisades nr 17, 18.

V jagu. Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide ja organisatsiooni muude arhiividokumentide kasutamise korraldus

See jaotis kehtestab Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide ja organisatsiooni muude arhiividokumentide kasutamise korraldamise standardid. Reeglite peamised sätted selles osas on järgmised:

Sulle teadmiseks

Uued reeglid määratlevad arhiividokumentide kasutamise vormid. Peamised neist on:

organisatsiooni töötajate infotugi;

kasutajasoovide täitmine, sh. sotsiaalset ja õiguslikku laadi kodanike taotlused;

dokumentide ja toimikute väljastamine ajutiseks kasutamiseks, arhiividokumentide koopiate andmine kasutajate nõudmisel, sh. elektrooniliste dokumentide kujul.

Erilist tähelepanu pööratakse uutes Reeglites kasutajasoovidega töökorraldusele. Kindlaks määratud millegi poolt:

taotluste liigid (temaatilised ja sotsiaalõiguslikud);
kirjalikule päringule esitatavad nõuded (selle vorm, päringus sisalduva teabe koostis);
päringutega töötamise kord (registreerimise tingimused, läbivaatamine, mittepõhipäringu ümbersuunamine, kasutajapäringutele vastuste koostamine arhiiviteabe, arhiiviväljavõtte ja arhiivikoopia näol);
Interneti kaudu saabuvate päringutega töökorralduse omadused.

Uues eeskirjas on määratletud juhud, mille alusel arhiiv võib arhiividokumentide väljastamisest keelduda:

fondi olemasolu kasutamiseks;
dokumentide halb füüsiline seisukord;
dokumendid ei läbinud teaduslikku kirjeldust ja tehnilist projekti (enne nende tööde valmimist);
kasutuspiirangud, seadusega kehtestatud Venemaa Föderatsioon või fondi tegija.

R IV jagu. Organisatsiooni dokumentide üleandmine säilitamiseks riigi (omavalitsuse) arhiivi

Määrab organisatsiooni dokumentide riigi (omavalitsuse) arhiivi säilitamiseks üleandmise korra. Selles jaotises öeldakse, et:

organisatsioonid - riiklike (omavalitsuste) arhiivide hankimise allikad pärast Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ajutise säilitamise tähtaegade lõppemist organisatsiooni arhiivis annavad need alaliseks säilitamiseks üle vastavasse riiklikku (omavalitsuslikku) arhiivi vastavalt eeskirjale nr 19;
riiklikud ja valitsusvälised organisatsioonid, kes ei ole riiklike (omavalitsuste) arhiivide hankimise allikad, võivad oma tegevuses moodustatud Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumente lepingute alusel üle anda riiklikele (omavalitsuste) arhiividele.

Uus Eeskiri kehtestab dokumentide üleandmise korra. Nad rõhutavad, et dokumendid antakse alaliseks säilitamiseks korrastatud olekus vastava teadus- ja referentsaparaadiga ning dokumentide üleandmine riigi (omavalitsuse) arhiivi vormistatakse dokumentide säilitamiseks vastuvõtmise ja üleandmise aktiga (lisa nr. 30).

VII jagu. Dokumentide üleandmine organisatsiooni reorganiseerimise või likvideerimise, organisatsiooni arhiivi juhataja vahetumise korral

Määrab järjekorra dokumentide üleandmine organisatsiooni reorganiseerimise või likvideerimise käigus, organisatsiooni arhiivi juhataja vahetus... See paragrahv sätestab, et dokumentide üleandmise eest likvideeritud organisatsioonile vastutab asjaajamise ja vara üleandmiseks moodustatud komisjon.

Organisatsioonide likvideerimisel - koosseisus riigi (omavalitsuse) arhiivi hankimise allikad likvideerimiskomisjon kaasatakse riigi(omavalitsuse)arhiivi esindaja.

Organisatsiooni arhiivi juhataja (organisatsiooni arhiivi eest vastutava isiku) vahetamisel toimub arhiivi-, raamatupidamis- ja teadusaparaadi dokumentide vastuvõtmine ja neile üleandmine vastavalt aktile.

Kokkuvõte

1. Uued reeglid on reeglite kogum, mis hõlmab kõiki peamisi organisatsiooni arhiivi läbiviidavaid protsesse:

dokumentide säilitamise korraldamine,
arhiivis olevate dokumentide arvestuse pidamine,
arhiivi täiendamine dokumentidega
arhiividokumentide kasutamine.

2. Kuna käesolevad reeglid on normdokument, on võimalik, et selle praktikas rakendamise käigus võib tekkida vajadus dokumendi metoodilise täienduse järele (soovituste väljatöötamine, juhised reeglite kui terviku või reeglite üksikute osade jaoks).

3. Üldine põhimõtteline erinevus muudest dokumentidest pärit uued reeglid on see, et need eeskirjad on normdokument. 2002. aasta põhieeskiri on oma olemuselt nõuandev, 1985. aasta põhieeskiri oli normatiivne ja metoodiline dokument. Seetõttu on uued eeskirjad mahult palju väiksemad: need sisaldavad ainult neid sätteid (reegleid, nõudeid), mida tuleks kohaldada kohustuslik... Kõik muu – ehk kuidas seda teha – on jäetud arhiivitöötajate hooleks.

4. Võime öelda, et nõudeid on vähem. Vähendati olemasolevate dokumendivormide arvu siduv iseloom... Varem oli neid üle 40: põhireeglites nr 263 - 44 blanketti, põhireeglistikus - 48, nüüd uues eeskirjas - 30. See tähendab, et arhiivid saavad vajadusel oma blankette rakendada. Praktikas oli see nii.

5. Uus Eeskiri on keskendunud eelkõige organisatsioonidele - riigi- ja vallaarhiivide hankimise allikatele, kuid see ei ole dokumendis otseselt välja toodud, mistõttu on õigem öelda, et eeskiri on suunatud organisatsioonidele, kellel on oma arhiiv. .

Kinnitatud NSVL Glavarchive'i korraldusega 05.09.1985 nr 263 (edaspidi - 1985. a põhireeglid). Tegelikult muutusid need kehtetuks Venemaa Kultuuriministeeriumi 31.03.2015 korralduse nr 526 avaldamisega, millega kiideti heaks uued eeskirjad, mida artiklis käsitleme.

Kontoritöö ja kontor

Organisatsiooni arhiivide eeskiri 2015

Jevgenija Kožanova 15. veebruar 2016 13:58

Meenutagem, kuidas oli enne korralduse jõustumist: organisatsioonid töötasid kahe dokumendi kallal.

Seega on meile jäänud kaks töödokumenti: 2015. aasta reeglid ja põhireeglid. Neil on täiesti erinev staatus:

Põhireeglid – metoodiline dokument. Seda pole vaja kasutada, kuigi sel juhul on arhiivi loomine organisatsioonis väga keeruline. Põhireeglid on just Rosarkhivi kolleegiumi otsusega heaks kiidetud, mis tähendab, et nende staatus on palju madalam kui reeglid-2015.

Millele peaksime aga praegu toetuma arhiivinduse normatiivse reguleerimise ja metoodilise toe sfääris?

Esiteks, kehtival dokumendil, mis on regulatiivse iseloomuga: Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise, omandamise, arvestuse ja kasutamise korraldamise eeskirjad valitsusasutustes, kohalikes ametiasutustes ja organisatsioonides (kinnitatud Venemaa Kultuuriministeeriumi 03.31.2015 korraldusega nr. . 526), mis jõustus eelmise aasta septembri lõpus. Artiklis edaspidi nimetame seda reegliteks-2015.

Ja teiseks, kehtival dokumendil, mis on metoodilist laadi: Organisatsioonide arhiivide toimimise põhireeglid (kinnitatud Rosarkhivi kolleegiumi 06.02.2002 otsusega, edaspidi põhieeskirjad). Paljusid praktilisi küsimusi, mida 2015. aasta reeglistik puudutab, on siin üksikasjalikult esile tõstetud, näiteks juhtumite nomenklatuuri väljatöötamise kord.

Kas ma pean dokumente alles hoidma?

Peate dokumendid alles hoidma. Vaatamata sellele, et 2015. aasta reeglid ütlevad, et „organisatsioonid omama õigust (autori rõhutus) luua arhiive oma tegevuse käigus tekkinud arhiividokumentide säilitamiseks ... ”, muutub see õigus lähemal uurimisel reaalseks kohustuseks.

Esiteks, kui on organisatsioon, siis on ka töötajad, mis tähendab igaühe jaoks täielikku personalidokumentide komplekti.

Teiseks, kui on olemas organisatsioon, siis on ka tema maksuarvestus, mis esitatakse ka paberkandjal või elektrooniliselt.

Kolmandaks tuleb vähemalt kõiki loetletud dokumente säilitada kehtestatud tähtaegade piires. Säilivusaja allikad – eriloendid:

Riigiorganite, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide tegevuse käigus tekkinud standardsete haldusarhiividokumentide loetelu, milles on märgitud säilitustähtajad (kinnitatud Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010. a korraldusega nr 558);
Organisatsioonide teadus-, tehnika- ja tootmistegevuses loodud standardsete arhiividokumentide loetelu, märkides ära säilitusaja (kinnitatud Vene Föderatsiooni Kultuuri- ja Ma31. juuli 2007. a korraldusega nr 1182).

Määratud kasutamiseks nii valitsus- kui ka valitsusvälistele organisatsioonidele. Nii selgub, et igal, isegi kõige väiksemal ja tagasihoidlikul ettevõttel on arhiivi säilitamiseks dokumentide komplekt. Ja nende jaoks tuleb luua tingimused, mis vastavad uuele regulatiivdokumendile: Reeglid-2015. Struktuuriliste allüksuste puudumine nimetuste "arhiiv", "kontor" all ei mõjuta seda kohustust kuidagi.

Elektrooniliste dokumentide säilitamine

Uuenduseks, mida märkasid kõik kontoritöö ja arhiveerimise spetsialistid, on eeskirjas-2015 toodud kauaoodatud elektrooniliste dokumentide säilitamise kord. See viitab jaotistele 2.30–2.33. Üleminek elektroonilistele dokumentidele 2015. aasta reeglites toimub üsna järsult, ilma igasuguste pealkirjadeta, kohe pärast teadet, et määrdunud kingades on arhiivis keelatud viibida.

Fragment dokumendist

Ahenda saadet

2.30. Elektrooniliste dokumentide säilitamise kohustuslikud tingimused on:

igast elektrooniliste dokumentide salvestusüksusest vähemalt kahe eksemplari olemasolu organisatsiooni arhiivis (põhi- ja töökoopiad peavad olema erinevates füüsilistes seadmetes);

elektrooniliste dokumentide reprodutseerimiseks, kopeerimiseks, ümberkirjutamiseks, füüsilise ja tehnilise seisukorra kontrollimiseks mõeldud riist- ja tarkvara kättesaadavus;

elektrooniliste dokumentide säilitamise režiimi tagamine, välistades teabe kadumise, loata levitamise, hävitamise või moonutamise.

Teine oluline uuendus on 2015. aasta eeskirjades määratletud elektrooniliste dokumentide arhiivis säilitamise vorming:

Fragment dokumendist

Ahenda saadet

Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise, soetamise, arvestuse ja kasutamise korraldamise reeglid valitsusasutustes, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides (kinnitatud Venemaa Kultuuriministeeriumi 03.31.2015 korraldusega nr. 526, jõustunud 09.21.2015)

2.31. Tekstiliste elektrooniliste dokumentide üleandmine säilitamiseks organisatsiooni arhiivis, mis on riigi- ja munitsipaalarhiivide hankimise allikas, toimub PDF / A-vormingus.

PDF on vaieldamatult universaalne formaat. PDF / Arhiiv (PDF / A) on selle vormingu variatsioon, mis on spetsiaalselt loodud dokumentide pikaajaliseks arhiivisäilitamiseks ja mis on sätestatud ISO 19005-1: 2005 / Cor.2: 2011 standardis „Dokumendihaldus. Elektrooniliste dokumentide failide vorming pikaajaliseks säilitamiseks. Kuid nagu kõik universaalsed, pole PDF täiuslik. Haldusdokumendid tunduvad selles vormingus suurepärased, kuid organisatsioonid ei kasuta mitte ainult Microsoft Office'i. Nii kuvatakse näiteks dwg-vormingus tehtud joonised PDF-vormingus teisendamisel valesti. Samuti tekitab spetsialistides palju küsimusi elektroonilise digiallkirja käitumine dokumendi .pdf-vormingusse teisendamisel.

Elektrooniliste toimikute ja dokumentide üleandmise kord on kirjeldatud eeskirja punktis 4.34. Tekstist tuleneb järgmine:

esiteks saab elektroonilisi dokumente üle kanda arhiivi ja säilitada nii eraldiseisvatel füüsilistel andmekandjatel kui ka "info- ja telekommunikatsioonivõrgu kaudu",
teiseks, elektrooniliste toimikute ja dokumentide inventuur koostatakse siiski paberkandjal (st isegi kui moodustame EDMS-is arhiivi, tuleb inventuur arhiivipidajale isiklikult üle anda),
kolmandaks, "arhiivihoiule lubamisel on elektroonilised failid kinnitatud organisatsiooni juhi või tema volitatud ametniku elektroonilise allkirjaga." Paberdokumentide puhul pole midagi sellist vaja. Kuidas seda nõuet täita organisatsioonidele, kes loovad elektroonilisi dokumente, kuid ei kasuta EDS-i, 2015. aasta reeglid vaikivad.

Dokumendiarvestus

Fragment dokumendist

Ahenda saadet

Ja peamine muudatus: arhiivi raamatupidamisdokumentide loetelu 2015. aastal vähenes enam kui poole võrra, 11-lt 5-le. Jäi ainult:

raamat asjade, dokumentide vastuvõtmise ja utiliseerimise fikseerimiseks;
fondide loetelu;
fondileht;
juhtumite, dokumentide loetelu;
varude register.

Raamatupidamisblankettide koostamise ja säilitamise korda, kuigi säästlikult, on kirjeldatud eeskirja-2015 punktides 3.7-3.11.

Dokumentide väärtuse uurimine

2015. aasta eeskiri ei toonud dokumentide väärtuse iga-aastase ekspertiisi läbiviimise korda midagi põhimõtteliselt uut. Tähelepanu väärib ainult punkt 4.12:

Fragment dokumendist

Ahenda saadet

Juhtumite nomenklatuur

“Asjade nomenklatuur fikseerib vormistatud dokumentide liigitamise (rühmitamise) asjadeks (elektroonilisteks toimikuteks)”;
kohtuasjade nomenklatuur koostatakse lisatud vormi järgi;
organisatsiooni kohtuasjade nomenklatuur koostatakse struktuurijaotiste kohtuasjade nomenklatuuride alusel (vorm on lisatud, kuid sisukorra järgi seda leida ei õnnestu: see sisaldab kahte lisa koos nimetus "Juhtude nomenklatuur"; struktuurijaotiste hulka kuulub nr 26);
organisatsiooni kohtuasjade nomenklatuur töötatakse välja standardsete, osakondade ja muude dokumentide loetelude alusel, milles on märgitud säilitustähtajad, muud normatiivaktid, samuti juhtumite standardsed ja ligikaudsed nomenklatuurid;
organisatsioonid - riigi (omavalitsuse) arhiivi hankimise allikad lepivad selle kokku "vastava KIKi või riigi (omavalitsuse) arhiiviga, vastavalt talle antud volitustele";
organisatsioonid, kes ei ole riigi (omavalitsuste) arhiivide hankimise allikad, kooskõlastavad oma asjade nomenklatuuri iseseisvalt.

Juhtumite registreerimine

Fragment dokumendist

Ahenda saadet

4.19. Püsiva ja ajutise (üle 10 aasta) säilitusaja juhtumid, mis on täidetud kontoritööga, sealhulgas personaliga, pärast selle kalendriaasta lõppu, mil need esitati, valmistatakse ette üleandmiseks organisatsiooni arhiivi ning kuuluvad registreerimisele ja kirjeldamisele.

Sõltuvalt säilitusajast registreeritakse juhtumid täielikult või osaliselt. Alalise ja ajutise (üle 10 aasta) ladustamisperioodi ja personali juhud kuuluvad täielikult registreerimisele.

Juhtumite paberimajandus näeb ette:

kohtuasja dokumentide esitamine või köitmine (vormindamata dokumente hoitakse kinnistes kõvakaustades või kastides);

kohtuasja lehtede nummerdamine;

asja tõendi koostamine (lisa nr 8);

asja dokumentide siseinventuuri koostamine (lisa nr 27);

korpuse kaane kujundus (lisa nr 28).

Elektrooniliste toimikute ettevalmistamine organisatsiooni arhiivi üleandmiseks näeb ette elektrooniliste toimikute, dokumentide inventuuri koostamise (lisad nr 17, 18).

Mida hõlmab asjade osaline registreerimine ja kuidas see sõltub dokumentide säilitusajast, seda ei kajastata.

Kui varem koostati sisemine inventuur ainult "vajalikel juhtudel" (Põhireeglid, p 3.6.3.), siis 2015. aasta eeskirjast eemaldati see fraas. Lisas 27 toodud inventuurilehe pealkiri ei viita säilivusajale.

Elektroonilisi toimikuid ei tohiks kirjeldada kõiki, vaid ainult neid, millel on ajutine (üle 10 aasta) ja püsiv säilitusaeg (inventuuride vormid on vastavalt lisades 17 ja 18).

Taotluste täitmine

Arhiivile esitatavate organisatsioonide ja kodanike taotluste täitmise sfääris on uuendus: arhiiviteavet, väljavõtet ja koopiat saab vastavalt uutele reeglitele väljastada a. elektrooniline vorm elektroonilisel meedial või info- ja sidevõrkude kaudu saadetud. Sellised tõendid, koopiad ja väljavõtted on kinnitatud "organisatsiooni juhi või muu tema volitatud ametniku elektroonilise allkirjaga".

Taotlused: dokumendivormid

Traditsiooniliselt lõppevad reeglid-2015 taotluste komplektiga - teatud dokumentide säilitamise protsessidega kaasnevad dokumendivormid.

Üldjoontes olgu öeldud, et esiteks on 2015. aasta reeglites vähem blankette kui põhireeglites ja teiseks on nende hulgas kaks ühenimelist taotlust, mis on väga ebamugav ja kolmandaks need asuvad tekstis mainimise järjekorras (ja mitte tähtsuse või loogilise järjestuse järjekorras, nagu põhireeglites). Mõned rakendused on muutnud oma nime, mõned on veidi muutnud vormi. Üldine soovitus oleks järgmine: kui on vaja koostada mõni arhiveerimise kohta dokument, peaks arhivaar otsima selle vormi esmalt eeskirjast-2015 ja alles siis, kui nõutavat vormi seal ei leidu, viidata Põhireeglid.

laud

Ahenda saadet

Taasilmunud ja 2015. aasta reeglitega kinnitatud:

Elektrooniliste toimikute, ajutiste (üle 10 aasta) säilitustähtaegade dokumentide inventuur;
Ajutiste (üle 10 aasta) säilitustähtaegade elektrooniliste failide inventuuri lisa;
Arhiividokumentide säilitamiseks vastuvõtmise ja üleandmise akt (organisatsioonilt organisatsioonile. - u. toim.)
Juhtumite inventuur;
Elektroonilise asjaajamise inventuur, dokumendid koos lisaga elektroonikaasjade inventuurile, dokumendid.

Kaks viimast vormi on mõeldud tarnenimekirjade asendamiseks ja kujutavad endast tegelikult dokumentide vastuvõtmise ja üleandmise toiminguid organisatsiooni arhiivis säilitamiseks.

Organisatsiooni struktuuriüksuse alalise, ajutise (üle 10 aasta) ladustamise juhtude ja personali inventuur (põhieeskirja lisa 12);
Lõpprekord ja tunnistuse kanne (lisa 13);
Püsihoiu dokumentide loendi tiitelleht (Lisa 14);
dokumentide väljastamise korraldus (nõue) (lisa 17);
Dokumentide väljastamise raamat (lisa 19);
Eriti väärtuslike juhtumite loetelu (lisa 23);
Kindlustusfondi ja kasutusfondi laekumise ja käsutamise arvestusraamat (lisa 27);
Kindlustusfondi inventar (lisa 28);
Juhtimisdokumentatsiooni hoidva organisatsiooni arhiivi pass (lisa 29);
Tööstusfondi dokumente hoidva organisatsiooni pass (lisa 30);
Elektroonilise dokumendiarvestusüksuse (ED) registreerimiskaart (lisa 31);
Elektrooniliste dokumentide migratsiooni ja ümberkirjutamise seadus (Lisa 32);
Elektrooniliste dokumentide vastuvõtmise ja utiliseerimise register (lisa 33);
Elektrooniliste dokumentide migratsioonide ja ümberkirjutamise register (lisa 34);
Isikliku päritoluga dokumentide kirjeldamise akt (lisa 38);
ühtse arhiivifondi moodustamise seadus (lisa 39);
Välja antud koopiate, väljavõtete, tõendite, temaatiliste materjalide register (lisa 44);
Lugemissaali kasutajate külastuste register (lisa 45);
Arhiivi aasta tööplaan (lisa 46);
Registreerimiskaart tööks organisatsiooniga (lisa 47);
Vastuvõtuakt arhiivi juhataja vahetamisel (lisa 48).

Ilmselgelt on 2015. aasta reeglid mõeldud koolitatud lugejale. Kuid paljudel juhtudel tegelevad kahjuks organisatsioonis kontoritöö ja arhiveerimisega kas sekretärid või (vajadusel) erinevate osakondade töötajad: raamatupidajad, personaliametnikud, töökaitse, juristid jne. Nendel süütutel inimestel on väga raske aru saada, mida neilt dokumentide säilitamise valdkonnas nõutakse.

2015. aasta reeglid näevad ette meetmete absoluutse miinimumi, et tagada organisatsioonis dokumentide säilitamine. Reeglite lugejad peavad metoodilistest allikatest ise otsima teavet selle kohta, kuidas seda miinimumi praktikas rakendada. Seega on organisatsioonide arhiivide põhireeglid, hoolimata nende vabatahtlikust staatusest, 2015. aasta reeglite saabudes Venemaa organisatsioonide kontorites senisest veelgi nõutumad.