Kontoritöö eeskirjad: kõige vajalikumad ja lihtsalt kasulikud. Juhised kontoritööks organisatsioonis LNA kontoritöö kohta: liigid ja eesmärk

kontoritöö

Tula piirkondliku universaalse teadusraamatukogu loomist ja tegevust reguleerivad dokumendid

A.I. Izgaršev

kontoritöö

Juhtimisdokumentide loomise ja kasutamise motiveerivad aspektid. Motivatsioon juhtimisdokumentide koostamiseks

PER. Safiullina

kontoritöö

Uus GOST paberimajanduseks

S.L. Kuznetsov

kontoritöö

Kaasaegsed rahvusvahelised konverentsid dokumendihalduse teemadel

L.N. Varlamov

kontoritöö

III rahvusvaheline teaduslik-praktiline konverents "Dokumendihaldus: minevik, olevik, tulevik", mis on pühendatud professor T.V. mälestusele. Kuznetsova

Yu.M. Kukarina, A. Yu. Konkova

kontoritöö

20 aastat ajakirja "Deloproizvodstvo"

Sergei Kuznetsov

Infotehnoloogia

Dokumentide haldamise standardimine Venemaal: tipptasemel ja lähenemisviise õppimisele

E.V. Osennikova

Infotehnoloogia

Alates paberimajandusest kuni dokumenteeritud elektrooniline suhtlus

V.A. Ipatov

Dokumentatsioon

Tööle kandideerimise tunnused välisriikide kodanikud

L.R. Fionova, V.A., Efimova

JUHISED

ÄRIJUHTIMISEKS

1. ÜLDSÄTTED

1.1. Käesolev juhend (edaspidi "juhend") töötati välja dokumentide koostamise ja nendega töö korraldamise ühtse korra kehtestamiseks "______________________" ja selle filiaalides (edaspidi "Organisatsioon") ning on kohustuslik kõigile töötajatele. organisatsioonist.

1.2. Organisatsiooni filiaalides toimub bürootöö iseseisvalt käesoleva juhendi nõuete kohaselt.

Juhendi väljatöötamisel lähtuti kehtivast regulatsioonist Venemaa Föderatsioon mis näevad ette dokumentide koostamist vastavalt teatud reeglitele, juhtumite nomenklatuuri (nimekirja) pidamist, arhiivide loomist organisatsioonides, et tagada kõige väärtuslikumate dokumentide, olemasoleva praktika, aga ka organisatsiooni sisedokumentide turvalisus. .

1.3. Juhendis sätestatut kohaldatakse automatiseeritud (arvuti)tehnoloogiate abil teostatava dokumentidega töö korraldamisel, sõltumata kandja liigist, sealhulgas nende koostamisel, registreerimisel, arvestusel ja täitmise kontrollimisel.

Organisatsioonis kasutatavad automatiseeritud dokumendiinfo töötlemise tehnoloogiad peavad vastama Juhendi nõuetele.

1.4. Vastutus kontoritöö korralduse, vastavuse eest juhendiga kehtestatud Organisatsiooni osakondades ja osakondades dokumentidega töötamise reeglid ja kord määratakse struktuuriüksuste juhtidele "______________".

1.5. Otsest bürootööd struktuuriüksuses viib läbi sekretär või vastava struktuuriüksuse juhi poolt määratud töötaja.

Kasutage meedias, avalikus esinemises jne. ametlikes dokumentides sisalduv teave on lubatud ainult juhtkonna "______________" loal.

2. KIRJADE VASTUVÕTMINE, RAAMATUPIDAMINE, REGISTREERIMINE, EDASTAMISE JA SAATMINE

2.1. Dokumentide vastuvõtmine.

2.1.1. Kogu organisatsioonile saabunud kirjavahetus võetakse vastu ja registreeritakse büroos.

2.1.2. Kirjavahetuse vastuvõtmisel on vaja kontrollida selle kohaletoimetamise õigsust. Ekslikult edastatud kirjavahetus edastatakse omanikule. Vastuvõetud kirjavahetus avatakse (erandiks on kirjavahetus, mille ümbrikul on märge "Isiklikult").

2.1.3. Kirjavahetus märgistusega "Isiklikult" toimetatakse adressaadile või temale isiklikult usaldusisik. "Konfidentsiaalseks" märgitud kirjavahetust töötleb töötaja, kellel on juurdepääs sellele.

2.1.4. Ameti töötajad kontrollivad ümbrike avamisel adressaadi nõuetekohasust, paki terviklikkust, lisatud dokumentide ja nende lisade olemasolu, samuti allkirja olemasolu dokumendil. Kahjustuse tuvastamisel puuduvad dokumendid või taotlused jne. tuleb saatjale teatada.

2.1.5. Sissetuleva kirjavahetuse ümbrikud säilitatakse ja lisatakse dokumentidele juhtudel, kui ümbrikul olev kalendritempel peaks olema tõendiks saatmise või vastuvõtmise aja kohta see dokument või kui saatja aadress on ainult ümbrikul. Säilitage kindlasti ümbrikud nõudekirjade ja kodanike pöördumistega.

2.2. Sissetulevate dokumentide registreerimise kord.

2.2.1. Kõik "__________________" juhtkonnale adresseeritud dokumendid kuuluvad registreerimisele (välja arvatud dokumendid, mis sisalduvad soovituslik loetelu registreerimata dokumendid) büroos (lisa N 1).

2.2.2. Saabunud dokumentidele lüüakse registreerimistempel, mis näitab kättesaamise kuupäeva, saabuva seerianumbri. Kui dokumendil on manus, tehakse selle kohta sissetuleva numbri juurde märge. Tempel pannakse peale esikülg dokumendi esimene leht alumises paremas nurgas.

Seerianumbrid kantakse registreerimisjärjekorranumbrite registrisse (lisa N 2).

Registreerimisele mittekuuluvatele dokumentidele pannakse tempel ja märgitakse ainult dokumendi kättesaamise kuupäev.

2.2.3. Registreerimisel tuleb järgida ühekordse aja põhimõtet: iga dokument registreeritakse organisatsiooni kontoris ainult üks kord.

2.3. Dokumentide edastamise järjekord.

2.3.1. Nimetatud dokument antakse üle juhile, kellele see vastu võeti. Dokumendid, mis ei vaja juhtkonna läbivaatamist, antakse üle organisatsiooni struktuuriüksuste ja osakondade juhtidele vastavalt dokumentides tõstatatud küsimustele.

2.3.2. Pärast otsuse läbivaatamist ja kehtestamist juhi poolt (resolutsioonis on kirjas täitja nimi, tellimuse sisu, täitmise tähtaeg, allkiri ja kuupäev), mis võib olla aluseks dokumendi kontrolli alla võtmisele, esitatakse dokument. antakse töövõtjale üle saabuvate dokumentide registrisse laekumise vastu koos töövõtjaga, kus on märgitud kättesaamise kuupäev. Kui otsuses on märgitud mitu täitjat, tehakse dokumendist täiendavad koopiad vastavalt märgitud täitjate arvule. Dokumendi originaal saadetakse esmalt resolutsioonis märgitud täitjale.

2.3.3. Dokumendi saatmisel mitmele täitjale lasub vastutus materjali koostamise eest esmalt resolutsioonis märgitud täitjal. Ülejäänud täitjad on kohustatud esitama vastutavale täitjale vajalikud materjalid temaga kokkulepitud tähtaegadel.

Vastuse peavad kinnitama kõik resolutsioonis loetletud täitjad.

2.3.4. Kantseleist struktuuriüksustele saabunud dokumente ümber ei registreerita.

2.3.5. Büroos registreeritud dokumendid viiakse organisatsiooni ühest struktuuriüksusest teise ainult büroo kaudu.

2.4. Väljaminevate dokumentide registreerimise ja saatmise kord.

2.4.1. "__________________" juhtkonna poolt allkirjastatud dokumendid tuleb esitada ametile registreerimiseks ja saatmiseks samal päeval.

2.4.2. Enne lähetamiseks saadud dokumendi registreerimist kontrollitakse selle täitmise õigsust:

Vormi olemasolu, allkiri, kuupäev, nõutavad viisad ja teave esineja kohta;

Teksti pealkirja olemasolu, dokumendi number ja kuupäev, millele vastus antakse;

saaja aadressi õigsus;

Dokumendis märgitud taotluste olemasolu, samuti väljamineva dokumendi koostamise aluseks olnud materjalid (kui see on vastus sissetulevale kirjale);

Plommi olemasolu juhtudel, kui see tugineb.

Valesti vormistatud dokumendid tagastatakse esitajatele.

2.4.3. Kui dokument saadetakse mitmele aadressile, esitatakse saatmiseks nii palju allkirjastatud kirja eksemplare, kui on vaja kõikidele adressaatidele saata, ja üks eksemplar.

2.4.4. Pärast täitmise kontrollimist registreeritakse dokument ajakirjas (lisa N 3) ja väljumisnumber kantakse kõikidele dokumendi eksemplaridele järjekorras.

2.4.5. Väljaminev number koosneb vastuse koostanud struktuuriüksuse indeksist, kohtuasjade nomenklatuurile vastavast asjanumbrist ja järjekorranumbrist.

2.4.6. Koopia peal väljaminev dokument vasakusse ülanurka asetatakse kinnitustempel.

Kirjavahetus antakse üle postkontorisse saatmiseks või toimetatakse kohale kullerite poolt.

2.4.7. Saadetud dokumentide kinnitatud ärakirjad samal päeval edastatakse vastavatele osakondadele täitjatele toimikutesse esitamiseks.

3. TEENINDUSDOKUMENTIDE KOOSTAMISE JA VÄLJASTAMISE KORD

3.1. Üldnõuded.

Iga dokument koosneb mitmest elemendist (kuupäev, tekst, allkiri), mida nimetatakse rekvisiitideks.

Igal dokumendiliigil (korraldus, kiri, akt jne) on kindel detailide komplekt. Detailide asukoht dokumendil ja nende kujundamise reeglid peavad vastama kehtivate määruste nõuetele.

Juriidiliselt kõige olulisemate (st dokumendi andmiseks õiguslik mõju) üksikasjad hõlmavad järgmist:

Allkiri;

Dokumendi kuupäev;

dokumendi kinnitamise tempel;

Dokumendi registreerimisnumber.

Allkiri on iga dokumendi kohustuslik rekvisiit. Allkirjaõigus antakse ametnikele vastavalt organisatsiooni korraldus- ja haldusdokumentidele (harta, töökirjeldus jne.). Organisatsiooni nimel allkirjastavad dokumendid tavaliselt peadirektor või tema asetäitjad. Struktuuriallüksuste dokumentidele kirjutavad alla nende juhatajad. alusel kirjutab dokumentidele alla organisatsiooni pearaamatupidaja vastavalt oma pädevusele föderaalseadus"Raamatupidamisest".

Allkiri kantakse vajadusel dokumendi esimesele eksemplarile (näiteks lepingu, kokkuleppe allkirjastamine) ja teistele eksemplaridele.

Dokumendi kuupäev on üks enim olulised üksikasjad. Kuupäeva puudumine dokumendil muudab dokumendi kehtetuks (näiteks volikiri) või võib kaasa tuua tähtaja lühenemise aegumistähtaeg lepinguliste kohustuste alusel.

Pitserit kasutatakse ametniku allkirja kinnitamiseks olulisematel (sh rahalistel) dokumentidel, see annab tunnistust dokumendi õigsusest ja kantakse dokumentidele, mille avaldamisega kaasnevad organisatsioonile õiguslikud või materiaalsed tagajärjed (reorganiseerimine, üleandmine). materiaalsed varad, õiguste tunnistus jne).

Heakskiitmise tempel näitab dokumendi kasutuselevõttu, selle tegevuse laiendamist kõigile organisatsiooni töötajatele. Kohustuslik heakskiit peadirektor, osalejate üldkoosolek või juhatus alluvad oma pädevuse piires:

Organisatsiooni põhikiri, filiaalide eeskirjad;

personali graafikud;

Ülevaatuste aktid, vastuvõtmise ja üleandmise aktid;

töökirjeldus;

Hinnangud, äriplaanid, aruanded jne. dokumente.

Registreerimisnumber näitab, et dokument on läbinud kõik töötlemisetapid, on registreeritud ja on seega organisatsiooni ametlik dokument.

3.1.1. Tekst ametlikud dokumendid peaks olema lühike ja täpne, mitte lubama erinevaid tõlgendusi. Dokumentides ei tohiks kasutada vähetuntud lühendeid ja nimetusi.

3.1.3. Vastused saabunud dokumentidele tuleks ette valmistada kirjutamine ainult juhtudel, kui tõstatatud probleemid nõuavad kohustuslikku dokumenteerimist.

3.1.4. Allkirjastatud (kinnitatud) dokumentidesse mistahes täiendusi või parandusi, mis muudavad dokumendis öeldut, saab teha ainult selle allkirjastanud isik.

Üldine vorm;

kirjaplank;

Teatud tüüpi dokumendi vorm (välja arvatud kiri).

Üldvormi saab kasutada igasuguste dokumentide vormistamiseks, välja arvatud kirjad. Soovitatav on lisada järgmised üksikasjad:

ettevõtte nimi;

Trafareti osad detailidest, nagu kuupäev ja registreerimisnumber dokument.

Heakskiidu tempel;

Teksti pealkiri;

Kontrollmärk.

Kirja vorm sisaldab üksikasju:

Organisatsiooni embleem (logo);

emaorganisatsiooni nimi;

ettevõtte nimi;

Viiteandmed organisatsiooni kohta (postiaadress, telefoninumbrid, faksinumbrid, aadress Meil, veebilehed Internetis).

Soovitatav on lisada mallile osad sellistest üksikasjadest nagu kuupäev, dokumendi registreerimisnumber ning link saabuva dokumendi kuupäevale ja registreerimisnumbrile; ja asetage ka piiravad nurgad järgmiste üksikasjade jaoks:

Sihtkoht;

Teksti pealkiri;

Kontrollmärk.

Konkreetse dokumendiliigi (v.a kiri) vorm koostatakse alusel ühine vorm ja seda täiendatakse vastava dokumendiliigi nimetusega, näiteks "Korraldus", "Juhend" jne.

3.2. Paberitöö põhireeglid.

3.2.1. Dokumendi tekstile on lisatud pealkiri, mis peegeldab kokkuvõte dokument, mis kirjutatakse enne vasakpoolset teksti. Pealkiri vastab tavaliselt küsimusele "Millest?".

Kui dokument kajastab mitut probleemi, võib pealkirja sõnastada üldistatult.

Pealkirja sõnastab otse täitja dokumendi koostamisel.

Päiseid ei koostata kirjadele, mille tekst ei ületa poolt lehekülge, samuti vastustele kodanike kirjadele.

3.2.2. Vastustes organisatsioonide ja ettevõtete kirjadele viidatakse selle dokumendi kuupäevale ja numbrile, millele vastatakse. Kui dokument on trükitud kirjaplangile, märgitakse link spetsiaalselt selleks ettenähtud kohta ja mitte kirjaplangile trükitud dokumendis kirja päise või sisu ette.

3.2.3. Igal dokumendil (välja arvatud kirjal) peab olema selle liigi nimetus, millele see viitab (korraldus, protokoll, akt, märgukiri vms).

3.2.4. Dokumendi teksti saab jagada osadeks, alajaotisteks, lõigeteks ja lõikudeks, mis on nummerdatud araabia numbritega. Jaotised on järjestikku nummerdatud, dokumendi ülejäänud komponendid nummerdatakse iga jaotise piires järjekorras.

Näiteks: 1.; 1.1.; 1.2.; 1.2.1.; 1.2.2.

2.; 2.1.; 2.2.; 2.2.1.; 2.2.2.

Lõigu sees olevaid lõike ei nummerdata.

Jaotiste puudumisel saab kogu dokumendi teksti jagada järjekorranumbriga lõikudeks.

3.2.5. Piiratud leviga dokumentidega töötamise kord on sätestatud tööjuhendi eelnõus konfidentsiaalsed dokumendid "___________".

3.2.6. Kahel või enamal lehel dokumentide koostamisel tuleb teine ​​ja järgnevad leheküljed nummerdada.

Leheküljenumbrid asetatakse lehe ülemise veerise keskele araabia numbritega ilma sõna "lehekülg" või lühendita "lehekülg". ja kirjavahemärgid.

Dokumente saab printida lehe tagaküljele.

3.2.7. Dokumendi kuupäev on selle allkirjastamise või kinnitamise kuupäev, protokolli puhul koosoleku kuupäev, akti puhul sündmuse kuupäev. Kui dokumendi autoriks on mitu organisatsiooni, on dokumendi kuupäev viimane allkirjastamise kuupäev.

Dokumendi kuupäev väljastatakse digitaalselt järgmises järjekorras: kuu päev ja kuu väljastatakse kahes araabia numbrite paaris, mis on eraldatud punktiga ning aasta tähistatakse nelja numbriga, näiteks: 01/05/ 2003. aasta. Pärast kuupäeva numbrilist kirjutamist ei panda tähte "g" koos punktiga või lihtsalt punktiga, välja arvatud juhul, kui lause lõpeb kuupäevaga.

Kuupäeva on lubatud kujundada järgmises järjestuses: aasta, kuu, kuu päev, näiteks: 2003.01.05.

Kuupäeva kujundamisel on lubatud sõnaline-numbriline viis, kus aastat tähistavate numbrite järel pannakse tingimata täht "g" koos punktiga või sõna "aasta", näiteks: 1. märts 2003.

3.2.8. Kui dokument on trükitud blanketile, siis kantakse kuupäev blanketi templile selleks ettenähtud kohta. Samas kohas (üleval vasakul) kantakse kuupäev sisedokumentidele, mida kirjaplangile ei prindita.

Kinnitatavas dokumendis märgitakse kuupäev heakskiidu atribuudisse.

3.2.9. Dokumendi registreerimisnumber, mis koosneb alajaotuse indeksi numbrist, kohtuasja numbrist kohtuasjade nomenklatuuri järgi ja registreerimise järjekorranumbrist, kui see on blanketile trükitud, asetatakse plangi templil märgitud kohta. Kui dokumenti ei trükita kirjaplangile, siis kinnitatakse number samamoodi nagu kuupäeva tembeldamise reegel.

Kahe või enama organisatsiooni ühiselt koostatud dokumendi registreerimisnumber koosneb iga nimetatud organisatsiooni dokumendi registreerimisnumbritest, mis on eraldatud kaldkriipsuga dokumendis autorite märkimise järjekorras.

3.2.10. Koostades dokumente ühiselt mitme organisatsiooniga, tuleb meeles pidada, et kõik nende dokumentide koopiad peavad olema originaalid.

3.2.11. Adressaadiks võivad olla organisatsioonid, nende struktuuriüksused, ametnikud või eraisikud (üksikisikud). Organisatsiooni ja selle struktuuriüksuse nimed märgitakse nimetavas käändes, näiteks:

OÜ "Romashka" personaliosakond

Datiivi käändes näidatakse selle isiku asukoht, kellele dokument on adresseeritud, näiteks:

Vene Föderatsiooni rahandusministeerium

Peaspetsialist A.B. Petrova

Kui dokument on adresseeritud mitmele homogeensele organisatsioonile või ühe organisatsiooni mitmele struktuuriüksusele, tuleb need märkida üldistatult, näiteks:

JSC "Mashstroyexport" osakondade ja filiaalide juhid

Nõutav "Aadress" võib sisaldada postiaadressi. Aadressi elemendid on märgitud postiteenuste osutamise eeskirjaga kehtestatud järjekorras.

Dokumendis ei tohi olla rohkem kui neli adressaati. Sõna "Koopia" teise, kolmanda, neljanda adressaadi ees ei märgita. Dokumendi adresseerimisel rohkem kui neljale aadressile koostab esitaja meililisti ja igale dokumendi eksemplarile märgitakse ainult üks aadress.

3.2.12. Kui dokument on adresseeritud organisatsioonile, märkige selle nimi ja seejärel postiaadress, näiteks:

Ajakirja "Glavbuh" toimetuskolleegium

B. Sukharevsky per., 2/24 Moskva, 127051

Kui kiri on adresseeritud eraisikule (füüsilisele) isikule, märkige esmalt postiaadress, seejärel saaja perekonnanimi ja initsiaalid, näiteks:

121019, Moskva, Uus Arbat, 4, apt. 25

A.B. Ivanov

3.2.13. Heakskiidu tempel kantakse dokumentidele, mis nõuavad nende autentsuse ja usaldusväärsuse täiendavat tõendamist. Dokumendid võivad kinnitada organisatsiooni juht, tema asetäitjad ja muud ametiisikud, kellele on antud vastavad volitused.

Dokumendi kinnitamisel ametniku poolt peab dokumendi allkirjatempel koosnema sõnast KINNITAN (ilma jutumärkideta), dokumendi kinnitaja ametikoha nimetusest, tema allkirjast, initsiaalidest, perekonnanimest ja kinnitamise kuupäevast (panna käsitsi), näiteks:

MA KINNITAN peadirektori _________________________ (organisatsiooni nimi) allkirja Täisnimi kuupäev

Kui dokumendi kinnitavad mitu ametnikku, asetatakse nende allkirjad samale tasemele.

Kui dokument kinnitatakse korralduse, protokolli, resolutsiooni, otsusega, koosneb kinnitamise tempel sõnast KINNITUD (KINNITUD, KINNITATUD ilma jutumärkideta), kinnitava dokumendi nimetusest nimetavas käändes, selle kuupäevast ja numbrist nt. :

KINNITUD

aktsionäride üldkoosoleku protokoll kuupäevaga nr. _____

KINNITUD

Peadirektori korraldus "__________________" kuupäevaga nr. ___________

Dokumendi kinnitamise tempel asub dokumendi paremas ülanurgas.

3.2.14. Kui dokumendil on manuseid, tehakse märge manuse olemasolu kohta järgmiselt:

Kasutamine: 3 liitri kohta. 2 eksemplaris.

Kui dokumendil on rakendus, mida tekstis ei nimetata, siis märkida selle nimi, lehtede arv ja eksemplaride arv. Kui rakendusi on mitu, on need nummerdatud, näiteks:

Kasutamine: 1. Vorm N 2 2 lehele. 1 eksemplaris. 2. Vormi N 2 seletuskiri 1 lehe kohta. 1 eksemplaris.

Kui dokumendile on lisatud muu dokument, millel on ka lisa, tehakse märge avalduse olemasolu kohta järgmiselt:

Manus: Vene Föderatsiooni maksuministeeriumi kiri 04.25.99 N 03-58 / [e-postiga kaitstud] ja selle lisa, ainult 15 liitrit.

Kui taotlust ei saadeta kõigile dokumendis märgitud aadressidele, tehakse selle olemasolu kohta märge järgmiselt:

Kasutamine: 5 liitri kohta. 3 eksemplaris. esimesele aadressile

Kui taotlused on köidetud, siis lehtede arvu ei märgita.

3.2.15. Dokumendi kinnitamise tempel koosneb sõnast KOKKUVÕTE (ilma jutumärkideta), isiku ametikohast, kellega dokument on kooskõlastatud (sh organisatsiooni nimi), isiklikust allkirjast, allkirja dekodeerimisest (initsiaalid, perekonnanimi) ja kinnitamise kuupäevast, näiteks:

NÕUSTUD

Juhendaja "_________"

Isiklik allkiri kuupäev

Kui kinnitamine toimub kirja, protokolli vms vormis, vormistatakse kinnitustempel järgmisel kujul:

NÕUSTUD

Juhatuse koosoleku protokoll 00.00.00. N____

Tunnistuse tempel asetatakse nõutava allkirja alla või eraldi kinnituslehele.

Heakskiitmisleht koostatakse juhtudel, kui dokumendi sisu mõjutab mitme organisatsiooni huve, mis märgitakse kinnitustempli asemele, näiteks:

Kinnitusleht on lisatud. Allkiri, kuupäev.

Heakskiitmisleht koostatakse järgmisel kujul:

KINNITUSLEHT dokumendi pealkiri

KOKKULEPPEL KOKKULEHTUD ametikoha nimi, ametikoha nimi, organisatsiooni organisatsiooni allkiri, initsiaalid, perekonnanime allkiri, initsiaalid, perekonnanimi 00.00.00. (kuupäev) 00.00.00. (kuupäev)

3.2.16. Dokumendi sisekinnitus väljastatakse viisaga, mis sisaldab kinnitaja allkirja, allkirja ärakirja (initsiaalid, perekonnanimi) ja kuupäeva; vajadusel - kinnitaja seisukoht.

Kui dokumendi kohta on märkusi, väljastatakse viisa järgmiselt:

Kommentaarid on lisatud Isiklik allkiri Täisnimi 00.00.00. (kuupäev)

Viisad kleebitakse organisatsioonis allesjäänud dokumentide koopiatele esiküljel oleva allkirja all viimane leht dokument. Kollegiaalsete organite otsuste, korralduste, otsuste eelnõud viseeritakse esimesele eksemplarile dokumendi viimase lehe tagaküljele.

3.2.17. Rekvisiidi "Allkiri" koosseis sisaldab: dokumendile alla kirjutanud isiku ametikoha nime, tema isiklikku allkirja ja allkirja ärakirja, mis koosneb initsiaalidest ja perekonnanimest.

Vormidele "_____________" (korraldus, kiri) koostatud dokumentides märgitakse ametikoht lühendatult: peadirektor, sõnu "_____________" ei trükita.

Dokumentides, mis ei ole vormistatud blankettidel "_____________", sisaldab allkiri ametikoha ja organisatsiooni nime.

Ametniku kirjaplangile (olemasolul) dokumendi vormistamisel selle isiku ametikohta allkirjas ei märgita.

Kui dokumendile on alla kirjutanud mitu ametnikku, asetatakse nende allkirjad üksteise alla ametikohale vastavas järjestuses, näiteks:

Peadirektor isiklik allkiri Täisnimi

Pearaamatupidaja isiklik allkiri Täisnimi

Kui dokumendile on alla kirjutanud mitu võrdsel positsioonil olevat isikut, asuvad nende allkirjad samal tasemel.

Komisjoni koostatud dokumentides ei märgita dokumendile allakirjutanud isikute ametikohti, vaid nende ülesandeid komisjoni liikmena vastavalt jaotusele, näiteks:

Komisjoni esimees oma allkiri Täisnimi

Komisjoni liikmete isiklik allkiri Täisnimi isiklik allkiri isiklik allkiri

Dokumendile võib alla kirjutada kohusetäitja, märkides ära oma tegeliku ametikoha ja perekonnanime. Sel juhul ei ole lubatud panna eessõna "Eest", käsitsi kirjutatud silt "Asetäitja". või kaldkriips enne ametinimetust.

3.2.18. Pitsat tõendab ametniku allkirja õigsust erimäärustega sätestatud ja rahaliste vahenditega seotud fakte fikseerivate isikute õigusi tõendavatel dokumentidel.

Dokumendid on kinnitatud organisatsiooni pitseriga. Pitsat tuleb kinnitada nii, et see jääks osa dokumendile alla kirjutanud isiku ametinimetuse sõnadest või märgitud kohta.

3.2.19. Dokumendi koopia originaalile vastavuse tõendamisel kantakse nõutava "Allkiri" alla: tõendi silt "Õige"; koopia kinnitanud isiku ametikoht; isiklik allkiri; allkirja dekodeerimine (initsiaalid, perekonnanimi); sertifitseerimise kuupäev, näiteks:

Allkiri

Õige personaliinspektor Isiklik allkiri Täisnimi kuupäev

3.2.20. Täitja kohta märge sisaldab dokumendi täitja perekonnanime (või perekonnanime, nime, isanime) ja tema telefoninumbrit. Märkus esitaja kohta asetatakse dokumendi viimase lehe esi- või tagaküljele vasakpoolsesse alanurka, näiteks:

Sidorov või Sidorov Petr Ivanovitš 321 58 79 321 58 79

Piiratud juurdepääsuga templiga dokumentidele lisatakse märge kunstniku kohta koos teabega dokumendi trükitud eksemplaride arvu kohta, märkides adressaadid, näiteks:

Kasutage Sidorov

2 eksemplari trükitud.

Nt N 1 - adressaadile

Nt N 2 - osakonna puhul

Mustand ja variandid hävitatud

Trükitud dokumendi viimase lehe tagaküljele.

3.2.21. Märgis dokumendi vormistamise ja asjasse esitamise kohta sisaldab järgmisi andmeid: viide selle täitmist tõendava dokumendi kuupäevale ja numbrile või sellise dokumendi puudumisel lühike teave soorituse kohta; sõnad "Äritegevuses"; juhtumi number, milles dokumenti hoitakse.

Märkus dokumendi täitmise ja selle juhise kohta asjas peab olema allkirjastatud ja kuupäevastatud dokumendi täitja poolt.

4. ORGANISATSIOONI- JA JUHTMISDOKUMENTIDE (KORRALDUSED, KONTORI KOOSOLEKU PROTOKOLLID) KOOSTAMINE JA REGISTREERIMINE

4.1. Korralduse tekst on trükitud spetsiaalsele blanketile ja koosneb reeglina kahest osast: tuvastav ja administratiivne.

Kinnitavas osas võetakse kokku korralduse andmise aluseks olnud asjaolud ja sündmused.

Kui korraldus on antud mõne muu dokumendi alusel, siis on tekstis märgitud selle dokumendi kuupäev, number, täisnimi ja sisu "______________" puudutavas osas.

4.2. Tellimuse haldusosa algab sõnaga TELLIN, mis trükitakse suurtähtedega eraldi reale.

Haldusosa peaks sisaldama konkreetseid ülesandeid, mis näitavad täitjaid ja tähtaegu.

Tähtajad tuleks anda reaalselt, lähtudes tehtavate tööde mahust, samuti võttes arvesse paljundamiseks, dokumentide jaotamiseks ja töövõtjani ülesande toomiseks kuluvat aega.

Korralduse andmise aluseks olevates dokumentides kehtestatud tähtaegu ei ole lubatud muuta.

Haldusosa tekst on jagatud lõigeteks ja alapunktideks.

Igas lõigus (lõigus) tuleks märkida ainult üks ülesanne ühe kindla tähtajaga ja näidata konkreetsed ülesande täitjad.

Korralduse viimases lõigus märgitakse struktuuriüksus või ametnik, kellele on usaldatud kontroll korralduse täitmise üle.

4.3. Esitajate loetlemisel põhitegevuse tellimustesse kirjutatakse ametnike nimed ilma initsiaalideta.

korraldustes töötajate ametisse nimetamise, üleviimise ja vallandamise, soodustuste, määramise kohta halduskaristused, isiklike palkade määramise kohta jne. märgitakse korraldustes loetletud isikute perekonnanimed, nimed ja isanimed.

Kui tellimuse ülesanne on suunatud struktuuriüksusele, siis kirjutatakse juhi perekonnanimi nimetavas käändes ja trükitakse sulgudesse, näiteks:

Planeerimine ja finantsjuhtimine (Sidorov), et valmistada ...

Kui ülesanne on suunatud konkreetselt juhile, kirjutatakse perekonnanimi daatiivses käändes ilma sulgudeta, näiteks:

Planeerimis- ja finantsosakonna juhataja Sidorova ette valmistada...

4.4. Varem välja antud korraldused tunnistatakse täielikult või osaliselt kehtetuks samaaegselt uue samas küsimuses dokumendi väljastamisega. Kehtetute dokumentide loetelu saab esitada nii tellimuse tekstis kui ka lisas.

Kui tellimust muudetakse osaliselt, annab projekt uus väljaanne muudetud lõige või osa varem välja antud korraldusest.

Tellimusel, mis on täiendus varem välja antud, peab tekstis olema vastav viide, näiteks:

Lisaks tellimusele tegevdirektor"__________________" 25.02.00 N 321

4.5. Varem antud korralduses võib muudatusi ja täiendusi teha ainult peadirektori või teda asendava isiku allkirjastatud korraldusega.

4.6. Kui korraldusel on lisa, kirjutavad nad selle esimesele lehele paremas ülanurgas sõna "Lisa", mis näitab haldusdokumenti, selle kuupäeva ja registreerimisnumbrit, näiteks:

Rakendus

kindrali käsul

režissöör "__________________"

Kui avaldusi on mitu, märgitakse iga number (ilma nr märgita).

4.7. Tellimuse pealkiri trükitakse spetsiaalsel kujul selleks ettenähtud kohta vasakule.

Personali puudutavate tellimuste jaoks rubriike ei koostata.

4.8. Enne allkirjastamiseks esitamist kinnitavad korralduse eelnõu tegevusalade peadirektori asetäitjad, juhataja juriidiline juhtimine ja teised huvitatud struktuuriüksused.

Dokumendi eelnõu kooskõlastamisel kontrollivad juristid selle vastavust kehtivatele õigusaktidele, samuti viidete õigsust normatiivdokumentidele.

4.9. Viisad kinnitatakse esialgse tellimuse viimase lehe tagaküljele järgmisel kujul:

Korralduse projekt on koostatud (juhataja allkiri struktuurne struktuurne. allüksused allüksused) kuupäev

KOKKULEHTUD:

asetäitja Tegevjuhi allkirja kuupäev, perekonnanimi

Õigusosakonna juhataja allkiri kuupäev, perekonnanimi

Märkused korralduse eelnõu kohta kantakse viimase lehe tagaküljele või eraldi lehele, mille kohta tehakse eelnõule vastav märge.

Kui töövõtja teeb muudatusi ja täiendusi, tuleks korralduse projekt kokku leppida kõigiga, kes dokumendi varem viseerisid.

4.10. Esitaja perekonnanimi ja telefoninumber trükitakse originaali viimase lehe esiküljele all vasakule, tühiku puudumisel - originaali viimase lehe tagaküljele.

4.11. Teiste organisatsioonidega ühiselt välja antud korraldusi ei trükita kirjaplangile ja need allkirjastatakse originaalide mitmes eksemplaris vastavalt dokumendi autorite arvule.

Struktuuriallüksuste juhid kinnitavad vastavalt organisatsioonis säilitatava korralduse koopia.

4.12. Tellimuste allkiri koosneb ametikoha lühendatud nimetusest, isiklikust allkirjast ja selle ärakirjast, näiteks:

Peadirektori isikliku allkirja initsiaalid, perekonnanimi

4.13. Allkirjastamise päeval juhtkonna poolt allkirjastatud korraldused edastatakse büroole registreerimiseks spetsiaalses ajakirjas ja paljundamiseks.

Tellimusi väljastatakse rangelt piiratud eksemplarides ja saadetakse ainult neile struktuuriüksustele, kes neid vajavad.

Dokumendi tiraaži ja jaotamise õigsuse kindlaksmääramise eest vastutavad korralduse koostanud struktuuriüksuste juhid.

4.14. Personali korralduse eelnõud koostab personaliosakonna personaliosakond.

Personalitellimustes võib sissejuhatav osa puududa. Korralduse haldusosa algab tegevust tähistava verbiga: MÄÄRAMINE, VABASTAMINE, ÜLEKANDMINE, SAADA, seejärel märgitakse selle isiku perekonnanimi, nimi, isanimi, kelle jaoks korraldus antakse, ametikoht, struktuuriüksuse nimi. Tekst lõpeb korralduse andmise põhjusega.

Personalikorralduste sõnastus peab täpselt vastama tööseadustikule. Juhtudel seadusega ette nähtud Vene Föderatsiooni tööjõuarvestuse dokumendid koostatakse ühtsete vormide järgi.

Personalitellimuste puhul kantakse lepitusviisad dokumendi esiküljele rekvisiidi "Allkiri" alla.

4.15. Personali puudutavad korraldused on registreeritud, muudest tellimustest eraldi vormistatud ümbristeks ja iseseisva numeratsiooniga: registreerimisnumbrile lisatakse täht "k".

4.16. Põhitegevuste originaaltellimusi säilitatakse büroos ja personali osas - personaliosakonna personaliosakonnas.

4.17. Juhtkonna otsuste vastuvõtmine ja otsused ise dokumenteeritakse juhtkonnaga peetud tootmiskoosolekute protokollidega.

Protokolli tekst koosneb kahest osast: sissejuhatavast ja põhiosast.

Sissejuhatav osa sisaldab pidevat infot (sõnad: esimees, sekretär, olid kohal) ja muutuvat infot (esimehe, sekretäri ja kohalviibijate initsiaalid ja perekonnanimed). Kell suurel hulgal koosolekust osavõtjate kohta koostatakse kohalolijate nimekiri, mis lisatakse protokollile. Protokolli sissejuhatav osa lõpeb päevakorraga. Sõnadele "PÄEVAKORD" järgneb koolon. Päevakorrapunktid on nummerdatud. Küsimuste järjestuse määrab nende tähtsuse aste. Küsimused on loetletud nimetavas käändes, ametikoha nimetuses ja kõneleja perekonnanimes - genitiivis.

Põhiosa on üles ehitatud vastavalt päevakorrapunktidele skeemi järgi: kuulati - rääkis - otsustas (otsustas).

Lühi- ja lühendatud protokolle kasutatakse juhul, kui küsimuste arutamise üksikasjalikku protokolli ei nõuta. Protokollis lühivorm märgitakse ainult kohalolijate nimekiri, käsitletavad küsimused ja tehtud otsused.

4.18. Lepingute koostamise, vormistamise, sõlmimise, registreerimise ja täitmise järelevalve kord on reguleeritud peadirektori korraldusega "______________".

5. KOHTUASJADE NOMENKLATUURIDE KOOSTAMINE JA ASJADE MOODUSTAMINE KONTORITÖÖS

5.1. Juhtumite nomenklatuuri koostamine.

5.1.1. Juhtumite korrektseks vormistamiseks jooksvas bürootöös, nende fikseerimiseks, dokumentide ohutuse ja kiire otsimise tagamiseks koostavad Organisatsiooni struktuuriüksused igal aastal juhtumite nomenklatuure rangelt kehtestatud kujul (lisa N 4).

5.1.2. Kohtuasjade nomenklatuur on süstematiseeritud loetelu esitatud kohtuasjade konkreetsetest nimetustest kalendriaasta, märkides ära nende säilitamise tingimused, mis on koostatud ettenähtud korras.

5.1.3. Struktuuriüksuse juhtumite nomenklatuuri koostab bürootöö eest vastutav isik, kaasates spetsialiste. Juhtumite nomenklatuuri korrektse koostamise eest vastutavad struktuuriüksuste juhid.

5.1.4. Struktuuriüksuste asjade nomenklatuuride alusel koostab amet organisatsiooni asjade koondnomenklatuuri, mis a. tähtajad arhiiviasutustega kokku lepitud.

5.1.5. Juhtumite koondnomenklatuur koostatakse vastavalt organisatsiooni struktuurile.

5.1.6. Struktuuriüksuse juhtumite nomenklatuur peaks sisaldama kõiki üksuse tegevuses tekkinud kohtuasju ja dokumente. Nimekirjas on ka kõik viitefailid, ajakirjad ja muud raamatupidamisvormid.

5.1.7. Kõikidel juhtudel peab olema indeks, mis koosneb struktuuriüksuse kokkuleppelisest numbrilisest tähistusest, juhtumi järjekorranumbrist vastavalt nomenklatuurile.

5.1.8. Nomenklatuur näitab juhtumite nimetusi (pealkirju).

Juhtumi pealkiri nomenklatuuris peaks kajastama selles sisalduvate dokumentide sisu, olema lühike ja konkreetne.

Kohtuasjade pealkirjad nomenklatuuris on järjestatud vastavalt neis sisalduvate dokumentide tähtsuse astmele: organisatsiooniline - haldusdokumendid kehad riigivõim, juhtkonna korraldused "_____________", plaanid, aruanded, protokollid, tõendid jne. Homogeense sisuga dokumentidest koosnevad juhtumid on paigutatud kõrvuti: kvartaliaruanded järgnevad aastaaruannetele, kuuaruanded kvartaliaruannetele.

Juhtumi pealkirja koostamisel lisandub teema nimetusele (teema, küsimus) märge avatava asja liigi kohta (materjalid, kirjavahetus jne), samuti korrespondentide sisu selgitavad andmed, kuupäevad sündmustest, tõesusmärge või dokumentide koopiad jne.

Mõistet "Materjalid" kasutatakse pealkirjas, kui see peaks ühendama ühe teemaga seotud erinevat tüüpi dokumente. Mõiste "Materjalid" tuleks avalikustada, loetledes peamised juhtumi moodustavad dokumenditüübid.

Mõistet "Materjalid" kasutatakse ka siis, kui kombineeritakse ühte asja dokumente, mis on mis tahes muu dokumendi lisa, näiteks: "Juhatuse koosolekute protokolli materjalid."

Isiklike või vahekohtuasjade algatamisel kasutatakse pealkirjas mõistet "Juhtum".

5.1.9. Toimikute ja artiklinumbrite säilitusajad märgitakse vastavalt organisatsioonide tegevuses tekkivate standardsete haldusdokumentide loetelule, märkides ära dokumentide säilitusajad (kinnitatud föderaalarhiivis 06.10.2000).

Nimekirjas nimetamata juhtumite säilitamise tähtajad kehtestavad struktuuriüksuste spetsialistid koos ühisarhiiviga.

5.1.10. Asjade nomenklatuuri mittekuuluvad asjaajamised, mis on moodustatud asjaajamise aasta jooksul, sisalduvad täiendavalt selle vastavas jaotises. Selleks jäetakse nomenklatuuri igasse jaotisesse mitu reservnumbrit.

5.1.11. Asjade nomenklatuur vaadatakse igal aastal üle: täpsustatakse kohtuasjade pealkirju ja säilitustähtaegu, tutvustatakse uusi aasta jooksul algatatud kohtuasju. Nendel juhtudel trükitakse kohtuasjade nomenklatuur uuesti välja ja jõustub jooksva aasta 1. jaanuaril.

Juhtumite nomenklatuuri esimene eksemplar peab olema viseeritud struktuuriüksuse juhi poolt.

5.1.12. Kogu kohtuasjade nomenklatuuri kehtivusaja jooksul paneb see viivitamatult (veergu "Märkused") märkmed kohtuasjade algatamise, asjade edasimineku kohta (s.o kohtuasjade jätkamise kohta eelmisest aastast kuni Uus aasta), lõppenud säilitustähtajaga juhtumite hävitamiseks eraldamise kohta jne.

5.1.13. Struktuuriüksuse läbimine (lõpetamata kohtuasjad) kantakse järgmise aasta kohtuasjade nomenklatuuri, säilitades algse kantseleiindeksi. Näiteks pikaajalised plaanid, ehitusjuhtumid jne.

5.1.14. Aasta lõpus, kohtuasjade nomenklatuuri lõpus, tehakse lõplik kanne esitatud kohtuasjade kategooriate ja arvu kohta, eraldi alaliste, pikaajaliste (üle 10 aasta) ja ajutiste (kuni 10 aastat kaasa arvatud) kohta. ) säilitusajad. Lõplik kirje on kinnitatud ja see teave edastatakse arhiivi (lisa N 5).

5.2. Juhtumite kujunemine.

5.2.1. Juhtumid praeguses kontoritöös vormistatakse ranges kooskõlas kohtuasjade nomenklatuuriga.

5.2.2. Kõik dokumendid koondatakse juhtumitesse ja säilitatakse kuni nende üleandmiseni Organisatsiooni struktuuriüksustes arhiivi.

Toimikusse kantakse ainult täidetud dokumendid. Töövõtja kannab vormistatud dokumendid maha "Asja nr ____ juurde", kinnitades, et kirjas tõstatatud küsimus on lahendatud.

Toimikutesse kantud dokumentide koopiad on kinnitatud.

5.2.3. Täidetud dokumendid kantakse toimikusse küsimuste lahendamise järjekorras kronoloogias, tähestikulises järjekorras, indekseerides (numereerides) ning vastusdokument peab järgnema päringu dokumendile.

5.2.4. Ühe majandusaasta dokumendid rühmitatakse juhtumiteks, välja arvatud mööduvad juhtumid, mille pikaajalise moodustamise vajaduse üle ühe aasta on tinginud küsimuse lahendamise käik (näiteks pikaajalised plaanid, isiklikud failid jne).

Alalise ja ajutise säilitusaja dokumendid tuleks koondada eraldi failidesse.

5.2.5. Juhtumi moodustamisel ei ole lubatud:

Vastuolu ümbrise pealkirja ja säilivusaja vahel nimetuse ja nomenklatuuri kohase säilivusaja vahel;

Dokumentide sisu vastuolu asja pealkirjaga;

Erinevate säilitustähtaegadega dokumentide koondamine ühte faili;

Täitmata dokumentide ja ilma täitja märkega "Asja nr____" dokumentide, samuti dokumentide tõestamata ärakirjade või dokumentide hajali koopiate esitamine;

Sama dokumendi kahe või enama eksemplari kandmine toimikutesse, välja arvatud need dokumendid, millel on esimeste eksemplaride sisu täiendavad resolutsioonid, viisad, märgid;

Taotluste ja vastuste eraldamine;

Sideaine kaaskirjad ilma taotlusteta või ilma nende kohta märkideta;

"Tagastamisele" märgitud dokumentide esitamine (sellise märgistusega vormistatud dokumendid tuleb tagastada vastavatele organisatsioonidele).

5.2.6. Iga fail ei tohi sisaldada rohkem kui 250 lehte (ümbrise paksus 30-40 mm). Suure dokumendimahu puhul tehakse kas kompleksi kronoloogiline jaotamine iseseisvateks juhtumiteks või jagatakse küsimus alaküsimusteks.

5.2.7. Korpuse avamisel peab kate olema vormistatud vastavalt kehtestatud reeglitele.

5.3. Süstematiseerimine teatud kategooriad dokumente.

5.3.1. Riigiasutuste korraldused vormistatakse juhtumiteks dokumendiliikide ja korrespondentide kaupa. Juhtumi sees olevad dokumendid on järjestatud kronoloogilises järjekorras.

5.3.2. Järjestused on rühmitatud juhtumiteks numbrite ja kronoloogia järgi.

Põhitegevuste tellimused on koondatud personalitellimustest eraldi.

5.3.3. Protokollid vormistatakse juhtumisse kronoloogilises järjekorras ja numbrite kaupa või iga protokoll eraldi, olenevalt selle mahust ja sellele lisatud dokumentidest.

Koosolekute dokumendid paigutatakse protokolli järele küsimuste arutamise järjekorda või koondatakse koosoleku protokollide numbrite järgi eraldi toimikusse.

5.3.4. Plaanid, aruanded, kalkulatsioonid on rühmitatud nende dokumentide projektidest eraldi.

Plaanid, aruanded ja kalkulatsioonid tuleks edasi lükata juhtudel, mille kohta need on seotud, sõltumata nende koostamise ajast või kättesaamise kuupäevast.

Näiteks 2000. aastal koostatud 1999. aasta aruanne tuleks esitada 1999. aasta, mitte 2000. aasta failis.

2000. aastal koostatud 2001. aasta plaan kujuneb 2001. aasta, mitte 2000 jne puhul.

Pikaajalised plaanid mitmeks aastaks koostatakse nende esimesel tegevusaastal. Ettevõtlusplaani kohandused viitavad aastale, mille kohta need on koostatud. Täitmise aruanded pikaajalised plaanid tekivad tegevuses eelmisel aastal nende plaanide tegevust.

5.3.5. Kirjavahetus rühmitatakse juhtumiteks kalendriaasta perioodi kohta.

Kõik küsimuse lahendamise käigus tekkivad dokumendid paigutatakse kirjavahetuse toimikusse. Kirjavahetus süstematiseeritakse kronoloogilises järjekorras, samas kui vastusdokument paigutatakse päringu dokumendi taha.

Taotlus ja vastus tuleb esitada ühes failis.

5.3.6. Isikutoimikutes olevad dokumendid on järjestatud järgmises järjekorras: dokumentide sisemine inventuur; tööavaldus või töölepingut(leping); suund või esitlus; küsimustik; personali arvestusleht; haridust tõendavad dokumendid; väljavõtted ametisse nimetamise, üleviimise, vallandamise korraldustest, isikliku personaliarvestuslehe lisamine, ergutusarvestuse isikliku toimiku lisamine, tõendid ja muud selle isikuga seotud dokumendid.

Karistuse määramise, soodustuste, nime muutmise jms korralduste koopiad. seoses nende kannete kasutuselevõtuga ei panda neid lisaks personaliarvestuse isikulehele isikutoimikusse.

5.3.7. tõendid elukohast, arstitõendid terviseseisundi ja muud teisejärgulised dokumendid vormistatakse isikutoimikutest eraldi.

5.3.8. Isiklikud kontod töötajad ja töötajad rühmitatakse aasta jooksul iseseisvateks juhtumiteks ja järjestatakse neis perekonnanime järgi tähestikulises järjekorras.

5.3.9. Eraldi vormistatakse kodanike ja organisatsioonide ettepanekud, avaldused ja kaebused.

Iga avaldus (kaebus) ja selle läbivaatamise dokumendid moodustavad kohtuasjas iseseisva rühma. Kui laekub ühe majandusaasta jooksul uuesti taotlemine(kaebused) või esinemine lisadokumendid need on esitatud sellesse dokumentide rühma.

5.4. Dokumentide kasutamine ja säilitamine senises kontoritöös.

5.4.1. Dokumendid ja juhtumid alates nende kantseleisse kandmisest kuni arhiveerimiseni hoitakse struktuurijaoskondades lukustatavates kappides. Otsingu parandamiseks vajalikud dokumendid korpuste nomenklatuur on paigutatud kapi ukse siseküljele. Korpuste hoidmine tabelites ei ole lubatud.

5.4.2. Jooksva bürootöö juhtumitest dokumentide väljavõtmine toimub struktuuriüksuse juhtkonna loal. Juhtumite dokumendid väljastatakse kättesaamise vastu "asenduslehel", mida hoiab ameti töötaja.

5.4.3. Arvepidamise eest vastutavad isikud tagavad arvestuse ja dokumentide ohutuse. Dokumentide väljavõtmine kohtuasjadest alaline tähtaeg ladustamine pärast nende kontoritöö lõpetamist on keelatud.

6. DOKUMENTIDE ETTEVALMISTAMINE HILISEKS SÄILITAMISEKS JA KASUTAMISEKS

6.1. Dokumentide teadusliku ja praktilise väärtuse uurimine.

6.1.1. Dokumentide väärtuse uurimine on dokumentide poliitilise, majandusliku, sotsiaal-kultuurilise ja muu tähtsuse väljaselgitamine nende säilitamiseks valimiseks ja säilitamistähtaegade kindlaksmääramiseks.

6.1.2. Dokumentide väärtuse ekspertiisi viib läbi alaline ekspertkomisjon "__________________" (EK).

6.1.3. Isiklik koosseis Ekspertkomisjon peadirektori poolt heaks kiidetud. EK koosseisu kuuluvad organisatsiooni struktuuriüksuste spetsialistid.

Oma töös juhindub EÜ Vene Föderatsiooni õigusaktide alustest Arhiivifond Vene Föderatsiooni määrused, Vene Föderatsiooni arhiivifondi määrused, föderaalarhiivi normatiiv- ja metoodilised dokumendid, peadirektori "_______________" korraldused ja juhised.

Organisatsiooni EK täidab järgmisi ülesandeid:

kaalub organisatsiooni struktuuriliste allüksuste juhtumite nomenklatuuride eelnõusid;

Korraldab iga-aastast dokumentide valimist säilitamiseks ja hävitamiseks;

kaalub inventuure alalise ladustamise, personali ja pikaajalise (üle 10 aasta) ladustamise kohta;

kaalub ja kiidab heaks aktid selliste juhtumite hävitamiseks eraldamise kohta, mis ei kuulu edasisele säilitamisele;

Arutab ettepanekuid muuta teatud dokumentide kategooriate säilitustähtaegu, mis on kehtestatud kehtivate dokumentaalmaterjalide loeteludega koos säilitustähtaegadega, ning teeb otsused nende ettepanekute esitamise kohta arhiiviasutusele;

Osaleb dokumentide loetelude, kohtuasjade tüüp- ja näidisnomenklatuuri jm kavandite koostamisel ja läbivaatamisel õppevahendid kantseleitöö ja arhiivi "______________" töö kohta.

6.1.4. EK liikmed kontrollivad teiste spetsialistide osalusel säilitamisele ja hävitamisele kuuluvate dokumentide valiku õigsust, vaadates läbi inventuurid, aktid ja dokumendid. Dokumentide otsevalikut teostavad kontoritöö eest vastutavate struktuuriüksuste töötajad ja arhiivi töötajad.

6.1.5. Dokumentide ja juhtumite valik hävitamiseks vormistatakse aktiga (lisa N 7). Aktid vaatab läbi EK, neile kirjutavad alla esimees, tema liikmed ja kinnitab "______________" juhtkond.

6.1.6. Hävitamisele kuuluvad juhtumid korraldab arhiiv töötlemiseks või hävitab spetsiaalsete masinatega nagu "Shreder" vähemalt kaks organisatsiooni töötajat.

Organisatsiooni töötajate poolt ilma arhiiviosakonnata ei ole lubatud mis tahes kategooria dokumente omavoliliselt hävitada. Kooskõlas Art. Föderaalseaduse artikkel 27 "On arhiveerimine Vene Föderatsioonis" seaduse rikkumise eest, sealhulgas dokumentide hävitamise eest, rikkudes nimekirjaga kehtestatud dokumentide säilitamise tähtaegu, ametnikud dokumentide ohutuse eest vastutavad kriminaal-, haldus- või muu vastutus, seadusega kehtestatud RF.

6.2. Juhtumite tegemine.

6.2.1. Juhtumi registreerimine sisaldab tööde komplekti juhtumi kirjelduse kohta kaanel, brošüüri, lehtede nummerdamist ja tunnistuse kande koostamist.

6.2.2. Püsi- ja pikaajalise ladustamise (üle 10 aasta) juhtumid esitatakse kõvas köites, lehed on nummerdatud. Korpuse lõpus kantakse eraldi lehele tunnistuse silt (A4 formaadis leht). See näitab numbrite ja sõnadega nummerdatud lehtede arvu, täpsustab numeratsiooni tunnuseid, dokumentide füüsilist seisukorda. Tunnistussildile kirjutab alla selle koostaja, märkides ära ametikoha ja kuupäeva (lisa N 8).

Ajutise ladustamise juhtumid (kuni 10 aastat kaasa arvatud) vormistatakse lihtsustatult: need ei ole omavahel läbi põimunud, neis olevad lehed ei ole nummerdatud ja kinnituskirja ei koostata.

6.2.3. Dokumentide alalise säilitamise toimikuteks rühmitamisel on soovitatav koostada toimikus olevate dokumentide sisemine inventar. Sisemine inventuur asetatakse juhtumi algusesse. See näitab kohtuasjas olevate dokumentide kuupäevad ja registrid, kokkuvõte, lehtede numbrid. Siseinventuuri lehed on nummerdatud eraldi, nende number on märgitud tunnistuse pealdises korpuse lehtede koguarvu järel läbi märgi "+" (lisa N 9).

6.2.4. Lehed alalise ja pikaajalise (üle 10 aasta) ladustamise korral nummerdatakse musta grafiitpliiatsiga, järgides järgmisi reegleid:

6.2.4.1. Lehe number pannakse paremasse ülanurka, puudutamata dokumendi teksti (lehe tagakülg ei ole nummerdatud).

6.2.4.2. Fotod ja muud illustreeritud materjalid on nummerdatud tagaküljel vasakus ülanurgas.

6.2.4.3. Oma numeratsiooniga kohtuasjades esitatud dokumendid, sh trükitud väljaanded, nummerdatakse üldises järjekorras.

6.2.4.4. Köideteks jagatud kohtuasjade lehtede nummerdamine toimub iga köite kohta eraldi.

6.2.4.5. Korpuse kaaned peavad olema projekteeritud vastavalt standardile GOST 17914-72 (lisa nr 6).

6.2.4.6. Püsiva või pikaajalise säilitusaja (üle 10 aasta) dokumentidega korpuse kaanel kuvatakse järgmine teave:

Direktoraat "__________________";

Struktuuriüksuse nimetus;

Struktuurse alajaotuse indeks;

Juhtumiindeks vastavalt juhtumite nomenklatuurile;

juhtumi pealkiri;

Köite number, kui ümbris koosneb mitmest köitest;

Juhtumi tähtajad (asja alguse ja lõpu kuupäevad);

lehtede arv failis;

Säilitusaeg.

Püsiva ja pikaajalise ladustamise karpide kaante pealdised peaksid olema selgelt, valguskindla tindiga.

Ajutise ladustamise juhtumite kaaned vormistatakse samamoodi nagu alalise ladustamise kaaned, selle erinevusega, et kaanel on märgitud ümbrises olevate lehtede arv ning juhtumi kehtestamise ja lõppemise tähtaegu pole märgitud , kuid märgitud on vaid kohtuasja moodustamise aasta.

6.3. Juhtumite üleandmine ühisarhiivi "______________".

6.3.1. Püsivad ja pikaajalised (üle 10 aasta) failid, mille ajutine säilitamise tähtaeg on vähemalt aasta pärast nende lõpetamist praeguses kontoritöös, kantakse "__________" arhiivi. Ajutise säilitusaja (kuni 10 aastat) juhtumid antakse arhiivi üle juhtkonna äranägemisel ja arhiivi töökoormuse astmel.

6.3.2. Juhtumite esitamine arhiivi "__________________" toimub vastavalt kinnitatud ajakavale.

6.3.3. Arhiiv võtab dokumente säilitamiseks vastavalt tarnelehtedele eraldi alaliseks ja ajutiseks säilitamiseks 2 eksemplaris.

Kui üksikjuhtumid tuleb jooksvateks töödeks jätta kontoritööle, väljastab arhiiv nende juhtumite ajutiseks kasutamiseks struktuuriüksusele.

Arhiivitöötaja annab allkirja kohtuasjade vastuvõtmise kohta kõikidele saatelehtede eksemplaridele, märkides vastuvõtmise kuupäeva ja vastuvõetud juhtumite arvu.

Varude üks eksemplar tagastatakse tarnijale, ülejäänud jäävad "______________" arhiivi.

6.3.4. Korpuste väljastamine ajutiseks kasutamiseks organisatsiooni struktuuriüksuste töötajatele toimub erisoovi alusel.

Juhtumite väljastamine vormistatakse organisatsiooni töötaja kviitungiga ja vastava sissekandega arhiivist juhtumite väljastamise registreerimise raamatusse.

Juhtumid väljastatakse perioodiks, mis ei ületa ühte kuud. Arhiivi poolt ajutiseks kasutamiseks väljastatud dokumentide õigeaegse tagastamise eest vastutavad struktuuriüksuste töötajad.

6.3.5. Organisatsioonide ja ettevõtete töötajatel, aga ka eraisikutel on arhiivis säilitatavate dokumentidega lubatud tutvuda "__________________" juhtkonna poolt kokkuleppel vastava struktuuriüksuse juhiga ja ainult kirjalikul nõudmisel.

6.3.6. Arhiivitõendeid, dokumentide koopiaid ja väljavõtteid dokumentidest väljastab arhiiv asutuste ja kodanike kirjalikul nõudmisel.

6.3.7. Arhiivi "__________________" töötajad on kohustatud kontrollima ajutiseks kasutamiseks väljastatud failide olekut ja säilitamise järjekorda.

6.4. Dokumentide ohutuse tagamine.

6.4.1. Arvepidamise eest vastutavad töötajad peavad tagama dokumentide ohutuse.

Juhtumeid alates nende kontoritöösse sisestamisest kuni arhiveerimiseni või hävitamiseni saab hoida nii tööruumides kui ka selleks spetsiaalselt selleks ettenähtud ja suletud ruumides. Karbid asetatakse seljaga väljapoole lukustatavatesse kappidesse, et kaitsta dokumente tolmu ja päikesevalguse eest ning tagada nende ohutus.

6.4.2. Mis tahes dokumentide väljavõtmine ja väljastamine alalise säilitamise toimikutest ei ole lubatud. Erandjuhtudel toimub selline arestimine "__________________" juhtkonna loal, jättes toimikusse kohustuslikult äravõetud dokumendi täpse tõestatud koopia ja lisades akti originaali äravõtmise põhjuste kohta. .

6.4.3. Majandusaasta jooksul täidetakse ametliku vajaduse korral väljastatud juhtumi kohta asenduskaart. Sellel on märgitud struktuuriüksus, kohtuasja number, väljaandmise kuupäev, kellele juhtum väljastati, tagastamise kuupäev, veerud on ette nähtud juhtumi vastuvõtmise ja vastuvõtmise kviitungite jaoks.

7. VORMIDE SALVESTAMINE, SÄILITAMINE JA KASUTAMINE

7.1. Vorme "__________" (tellimused, kirjad) toodab, säilitab ja arveldab tsentraalselt organisatsiooni haldusosakond.

7.2. Struktuuriüksustes on blankettide vastuvõtmine, arvestus, väljastamine ja säilitamine usaldatud kontoritöö eest vastutavale töötajale.

7.3. Konstruktsioonialajaotistes tuleb blankette hoida lukustatavates kappides, nende hoidmine lahtises kapis ja töölaual on keelatud.

7.4. Vastutust tellimislehtede ja teenuskirjade korrektse kasutamise eest struktuuriüksustes kannavad nende juhid.

8. KUIDAS KASUTADA TÄHTI "__________________".

8.1. Ümarpitsat "_____________" kinnitab laenuhalduri või tegevusvaldkondades finantsmajanduslikke toiminguid tegema õigustatud isikute allkirja ja on kinnitatud teatud tüübid dokumendid (lisa N 10).

Bürootöö ja dokumendivoo vallas toimub 2017. aastal mitmeid olulisi muudatusi. Esiteks mõjutavad need personalidokumentide haldamist ja ka mõnda osariigi standardid disaini reguleerimine ametlikud dokumendid.

Artiklist saate teada:

2017. aastal jäävad kontoritöö ja dokumendivoog (selle komponendina). kriitilised aspektid mis tahes organisatsiooni tegevust. Nende protsesside raames koostatakse kõik ettevõtte ametlikud dokumendid ja nendega töötamine on reguleeritud. Bürootöö sisaldab kahte põhikomponenti: dokumentatsioon (info fikseerimine) ja dokumendivoog (dokumentatsiooni liikumine). See tegevusvaldkond läbib igal aastal olulisi muutusi, see on üks kõige kiiremini muutuvaid valdkondi.

Ükski Venemaa Föderatsiooni territooriumil asuv ettevõte ei saa eksisteerida isoleeritult kehtivad õigusaktid. Dokumendivoog iga organisatsioon peab vastama oma nõuetele. Regulatiivne raamistik seadused selles valdkonnas on määrused, mis reguleerivad dokumentide loomist ja nende propageerimist, reguleerivad kantseleiteenistuste ülesandeid ja nende struktuuri. Neid seadusi muudetakse regulaarselt. Need võivad sisaldada uusi ametliku dokumentatsiooni koostamise reegleid, kehtestada selle uued tüübid ja kaotada vanad ning fikseerida kontoritöö reeglid.

2017. aastal kardinaalseid muudatusi kontoritöö ja dokumendivoo vallas oodata ei ole. Kõige olulisemad sündmused hõlmavad järgmist:

1. GOST R 6.30-2003 "Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid" tühistamine. ühtne süsteem korralduslik ja haldusdokumentatsioon. Nõuded dokumentidele”;
2. mikroettevõtete lihtsustatud personaliarvestuse juurutamine;
3. elektroonilise kasutuselevõtt haigusleht;
4. töötajate kvalifikatsiooni sõltumatu hindamise tasulise iseloomu fikseerimine;

Lisaks võeti vastu rida tööseadustiku muudatusi, mis mõjutavad kaudselt organisatsiooni dokumendivoogu 2017. aastal.

Nagu varemgi, jääb 2017. aastal kehtima peamine kohalik normatiivakt, mis reguleerib ühe ettevõttesisese dokumentatsiooniga töötamise tehnoloogiaid. ärijuhised. Selle väljatöötamisel võetakse arvesse organisatsiooni vajadusi ning selle dokumentaal- ja teabeprotsesside eripära. See akt lähtub õigusaktide nõuetest ja on ratsionaalse töövoo aluseks.

Muudatused dokumendivoos ja kontoritöös 2017. aastal

Veel hiljuti võis selle aasta peasündmuseks pidada uue riigistandardi eeldatavat jõustumist, mis reguleerib tööd ametlike dokumentidega. Uus külaline kontoritööks ja dokumendivoog 01. juulist 2017 pidi see jõustuma, kuid Rosstandarti orduga lükati kuupäev edasi 2018. aasta juulisse.

Jutt käib standardist R 7.0.97-2016 "Info, raamatukogunduse ja kirjastamise standardite süsteem. Organisatsiooniline ja haldusdokumentatsioon. Nõuded paberimajandusele."

Uue GOST-i üks peamisi erinevusi on see, et selle mõju on palju laiem. Näiteks reguleerib see hartade, määruste, reeglite, korralduste, määruste, resolutsioonide, otsuste ja korralduste, lepingute, aktide, juhiste, kirjade ja tõendite täitmist.

Uued standardid Üldnõuded dokumentide loomiseks. See on tema samanimelise peatüki teema. Näiteks määratleb see selgelt nõuded kasutatavatele fontidele ja nende suurusele.

Lisaks võimaldab see ametlike dokumentide loomisel täiesti legaalselt kasutada lehe tagakülge.

Mõned muudatused mõjutavad nõutavad üksikasjad. Akt kirjeldas selgelt nende asukohta. Lisaks loetletakse uued võimalikud äripaberite üksikasjad ja mõned vanad tühistatakse.

Elektroonilise allkirja uus märk sisaldab võtmesertifikaadi numbrit, täisnime. selle omanik ja sertifikaadi kehtivusaeg. Selle rekvisiidi ilmumine võib kaasa tuua mitmeid muudatusi töövoos juba 2017. aastal: soovitav on vastavad templid eelnevalt ette valmistada.

Muudatused mõjutasid ka riigi sümbolite kuvandit. Vene Föderatsiooni riigivapp ja selle subjekti vapp on nüüd ühendatud üheks rekvisiidiks, mis on üldnimetus"Vapp".

Loe ka:

Personalireeglid 2017. aastal

Suuremad muudatused sisse ärireeglid 2017. aasta mõjutab personaliarvestuse valdkonda. Tegemist on üsna oluliste uuendustega seoses värbamisreeglite, mikroettevõtete personaliarvestuse ja personali kvalifikatsioonitaseme hindamise reeglitega.

Mikroettevõtete lihtsustatud personaliarvestus

Mikroettevõtete dokumendivoost võib föderaalseaduse nr 348-FZ kohaselt 2017. aastal täielikult või osaliselt kaduda selline protseduur nagu personalivaldkonna kohalike eeskirjade kinnitamine. Need on norme kajastavad dokumendid tööõigus: palgamäärused, vahetuste graafikud, reeglid töögraafik jne. Kõik vajalikud tingimused nüüd on võimalik ja vajalik otse sisse registreerida töölepingut töötajaga. Lepingu koostamisel tuleb juhinduda valitsuse 27. augustil 2016. a määrusega nr 858 kinnitatud tüüpvormist.

Pange tähele, et mikroettevõtete hulka kuuluvad juriidilised või üksikisikud, mille meeskonnas ei ole rohkem kui 15 töötajat, kelle aasta kogutulu ei ületa 120 miljonit rubla.

Elektrooniline haigusleht

Elektroonilise haiguspuhkuse föderaalseadus nr 86-FZ toob 2017. aastal sisse tõsiseid muudatusi kontoritöös ja dokumentide liikumises. Alates 1. maist 2107 saab iga töötaja, kellele antakse haigusleht, valida oma paberi või elektrooniline vorm. See reegel kehtib neile, kes saavad haigus- või rasedus- ja sünnitushüvitist. Uuendus peaks hõlbustama raamatupidajate ja personalitöötajate tööd, toetama rakendamise trendi elektrooniline dokumendihaldus, samuti lihtsustada ettevõtete suhtlemist sotsiaalkindlustusfondiga.

Personali kvalifikatsiooni tasustatud hindamine

Alates 2017. aasta jaanuarist kehtivad eeskirjad sõltumatu hindamine töötajate kvalifikatsioon. Sellest aastast hakkab selline hinnang tasuma. Pange tähele, et uuendused ei vabasta tööandjat kohustusest anda töötajale seaduslikud tagatised töökoha ja keskmise säilitamiseks. palgad samuti hüvitamine sõidukulud. Kontoritöösse kaasatakse ka kõik tasemehindamisega seotud ametlikud dokumendid ja organisatsiooni dokumendivoog aastal 2017.

Juhul, kui töötaja maksab eksami ja selle toimumiskohta sõidu eest, on tal õigus maksu mahaarvamineüksikisiku tulumaksu kulude summa eest (mitte rohkem kui 120 000 rubla). Tööandja jaoks on võimalik sellised kulud seostada tootmise ja müügiga kaasnevate kuludega.

Kokkuvõtvalt võib tõdeda, et 2017. aasta muutusi kontoritöös ja dokumendivoos ei saa nimetada radikaalseks. Uue GOST-i ja mitmete föderaalseaduste kasutuselevõtt mõjutavad tavapäraseid protsesse ja võib-olla algatavad 2017. aastal kontoritöö ja töövoo ajakavade juhendite läbivaatamise. Neid uuendusi ei rakendata aga koheselt ning aega on nendega tutvumiseks ja uute reeglite järgimiseks piisavalt aega.

Bürootöö organisatsioonis hõlmab ametlike dokumentide loomist ja nendega töö korraldamist. Dokumentidega töötamise protsesside ühtlustamiseks, nende tõhususe ja tulemuslikkuse suurendamiseks organisatsioonis saab välja töötada kontoritöö juhendi. Lisaks võib organisatsioon kehtestada ka ametniku ametikoha, kelle ringkond ametlikud kohustused käsitlesime eraldi . Sellel konsultatsioonil me teeme standardjuhend kontoritöö kohta 2017 ja 2018.

Kontoritöö kui protsess

Organisatsiooni kontoritöö juhend võib hõlmata kõiki dokumentide liikumise etappe organisatsioonis ja sätestada eelkõige korra:

• kirjavahetuse vastuvõtmine, salvestamine, registreerimine, edastamine ja saatmine;
• ametlike dokumentide koostamine ja vormistamine;
• korraldus- ja haldusdokumentide (korraldused, ametlike koosolekute protokollid) koostamine ja täitmine;
• kohtuasjade nomenklatuuride koostamine ja kohtuasjade moodustamine kontoritöös;
• dokumentide ettevalmistamine hilisemaks säilitamiseks ja kasutamiseks;
• arvestus, blankettide hoidmine ja kasutamine.

Näiteks dokumentide ettevalmistamine hilisemaks säilitamiseks ja kasutamiseks võib hõlmata järgmist:

• dokumentide väärtuse uurimine, s.o dokumentide väärtuse määramine nende säilitamiseks valimiseks ja säilitustähtaegade määramiseks;
• kohtuasjade registreerimine, s.o tööde komplekt juhtumi kirjeldamise kohta kaanel, brošüür, lehtede nummerdamine ja tunnistuse kande koostamine;
• asjade üleandmine arhiivi ja dokumentide turvalisuse tagamine.

Lisaks võib bürootöö juhendis sätestada pitsati paigaldamise korra, kohustuslik kasutamine mida praegu äriettevõtetes ei nõuta.

Me räägime teile, kuidas pädevalt korraldada tööd ettevõtte dokumentidega, samuti nende arvestust ja ladustamist. Anname samm-sammult juhised kontoritöö korraldamiseks ettevõttes.

Artiklist saate teada:

Seotud materjalid:

Miks on oluline pöörata tähelepanu ettevõtlusele

Bürootöö on tegevus, mis tagab ametlike dokumentide loomise ja määrab nendega töötamise korra. Muidugi tekib küsimus, kas on vaja läbi mõelda dokumentidega töötamise kord, kui mõne konkreetse paberi leidmine muutub keeruliseks. Ühest küljest tuleb rõõmustada, et ettevõte areneb ja kasvab, kuid teisalt on päevakorral uus ülesanne - kuidas õigesti ja mugavalt korraldada dokumendivoogu.

Ametlikes asutustes on kontoritööga lihtsam - seal reguleerivad seda protsessi erireeglid:

• Venemaa justiitsministeeriumi 16. aprilli 2014. aasta korraldus nr 78 „Notaribüroo töö reeglite kinnitamise kohta” (koos FNP juhatuse 17. detsembri otsusega kinnitatud notaribüroo töö eeskirjaga 2012, Venemaa Justiitsministeeriumi 16. aprilli 2014 korraldus nr 78) kinnitas dokumentide liikumise reeglid notari juures;
• Euraasia Majanduskomisjoni juhatuse 05.05.2015 otsus nr 46 „Euraasia Majanduskomisjoni sisedokumentide haldamise reeglite kohta“ määratleb EMÜ dokumentidega töötamise reeglid;
• tellimuse järgi kohtuosakond juures ülemkohus RF 29. aprillil 2003 nr 36 kinnitatud juhised kohtunikuameti töö ringkonnakohtus;
• Venemaa keskkomisjoni 20. jaanuari 2016. aasta dekreet nr 321 / 1831-6 võeti vastu Kesklinna kontoritöö juhised valimiskomisjon Venemaa Föderatsioon;
• Vene Föderatsiooni valitsuse 15. juuni 2009 dekreediga nr 477 kinnitati aastal bürootöö eeskirjad. föderaalorganid täitevvõim.

Samuti on olemas konkreetsed eeskirjad, mis mainivad, kuidas seda teatud ettevõtetes läbi viia. Näiteks 15. aprilli 1998. aasta föderaalseadus nr 66-FZ "Kodanike aiandus-, aiandus- ja Dacha mitteäriliste ühenduste kohta" näeb ette kontoritöö läbiviimise korra sellistes organisatsioonides.

Eraettevõtetes on kõik kontoritöö korraldamise küsimused omanike otsustada. Pigem määravad nad kontoritööd nullist arendama konkreetsed tegijad – vahel personaliametnikud, vahel sekretärid. Kuna selline juhend on küpseks saanud, tähendab see, et vajadus sellise regulatsiooni järele on tõepoolest olemas.

Dokumentidega töötamine: memod paberimajanduse näidisjuhiste kohta

Laadige see ja veel 9 memo ajakirjast alla

Kuidas kontoritööd korraldada: samm-sammult juhised

Bürootöö OÜ-s nullist samm-sammult juhised aitab teil otsustada, kust alustada ja millise tulemuse poole peaksite püüdlema. Ideaalis peaks organisatsioon omaks võtma sisemine dokument- juhised kontoritööks. Kui ettevõte on suur, allüksuste, filiaalidega, siis on põhjendatud mitmete neid küsimusi reguleerivate kohalike aktide vastuvõtmine.

Samm 1. Otsustage, milliseid dokumente juhised hõlmavad. Tuletame meelde, et kogu organisatsiooni paberite mass jaguneb sisemiseks (kohalikuks), väljaminevaks ja sissetulevaks. Nendega töötamise järjekord on erinev, seega tasub seda erinevates osades kirjeldada.

2. samm Kirjutage juhised. Eraldi sätestage kohalikud aktid:

• kuidas neid vastu võetakse;
• kuidas töötajatele neid tutvustatakse;
• kus ja kellega kohalikke akte säilitatakse.

Vastavalt saabuvale dokumentatsioonile on vaja kirjeldada, kes ja kus registreerib saabuva dokumentatsiooni, mis aja jooksul, kuidas fikseerib dokumendi täitmiseks üleandmise, kus hoida sissetulev dokument pärast sellele ja muudele protseduurilistele punktidele vastamist. Väljamineva puhul - sarnaselt lahendage registreerimise korra küsimus, saatmise, allkirjastamise reeglid.

Juhend kontoritööks: sisedokumentide registreerimise kord

Kuidas vormistada dokumente vastavalt näidisjuhendile

3. samm Märkige juhendis, millised dokumendid on kinnitatud standardvorm, ja millised tuleks koostada, juhindudes kinnitatud GOST-ist.

Kuidas GOST-i rakendada kontoritöö juhiste kaudu

4. samm Defineeri vastutavad isikud juhiste iga jaotise täitmiseks. Otsustage, millises järjekorras, kus, kelle vastutusel dokumente säilitatakse.

Kontoritöö juhendi jaotis "Dokumentide võrgusäilitamine".

Laadige alla näidisjuhised

5. samm Tehke kindlaks, kas on vaja täiendavaid juhiste jaotisi. Olenevalt organisatsiooni tegevuse spetsiifikast võib osutuda vajalikuks märkida ära koopiate tegemise kord, pitserite ja templitega töötamise kord, osakondadevahelise dokumentide vahetamise kord.

Paljude dokumentide suhtes võivad kehtida muud kohalikud seadused, näiteks isikuandmetega töötamise heakskiidetud korra või ohutusnõude alusel. ärisaladus organisatsioonid. Soovitav on viidata nendele kohalikele aktidele. Lisaks võib töö dokumentidega mitmes organisatsioonis olla reguleeritud ka eriseadustega. Näiteks paberimajandus sisse krediidiasutus kuulub föderaalseaduse "Pankade ja panganduse kohta" alla, mis reguleerib pangasaladuse käsitlemise korda. Neid punkte tuleks ka juhiste koostamisel arvesse võtta.

Pitserite ja templite arvestus ning hoidmine ettevõttes: osa Juhend

Kuidas korraldada tööd pitserite ja templitega

Kuidas korraldada personalijuhtimist

Sama oluline on ettevõtte jaoks kaaluda personali kontoritöö. Personali töövoo korraldamise etapid ei erine põhimõtteliselt kontoritöö kui terviku kujunemise etappidest. Samuti määravad nad kindlaks dokumentide loendi, mida koostatakse, muudetakse, kopeeritakse ja levitatakse vastavalt juhistele personali kontoritöö. Siin on vaja arvestada, et organisatsioonil on ruumi "fantaasiale". personali dokumendid palju vähem – et sisse ebaõnnestumata peab viibima ettevõttes personaliarvestuse jaoks, märgitud punktis Töökoodeks RF ja teised määrused. Ja personalidokumentide puudumise või ebaõige täitmise eest on ette nähtud märkimisväärsed trahvid. Seetõttu tuleb selle juhendi koostamisse suhtuda täie tõsidusega.

Personalidokumentide haldamise juhendi osad peaksid sisaldama teavet ettevõttes välja töötatud tüüpdokumentide kohta, näiteks kinnitatud vorm tööleping, korraldused, samuti töötajate dokumentidega tutvumise kord. Samuti on vaja kajastada konkreetse organisatsiooni tegevuse spetsiifilisi aspekte: kui nad koostavad ajakavasid, siis millal ja millises järjekorras need kooskõlastamiseks esitatakse, kui kaitsevahendeid väljastatakse, siis millises järjekorras nad arvestust peavad.

Personalidokumentide haldamise juhised: näidis

Laadige alla täielik näidis

Arvestada tuleks ka sellega, et kontoritöö korraldamine, sealhulgas personal, eri tarkvara nende protsesside automatiseerimiseks. Suured ettevõtted kasutavad neid praegu, kuid see asjaolu ei välista vajadust välja töötada ja juhiseid järgida.

Kontoritöö organisatsioonilised vormid

Äriorganisatsioone on kolme tüüpi:

• tsentraliseeritud;
• detsentraliseeritud;
• segatud.

Tsentraliseeritud vormiga on kõik dokumentide töötlemise tehnilised toimingud koondatud ühte struktuuriüksusse. Tavaliselt on see ärikontor. Selle kontoritöö vormi eeliseks on see, et saate luua üks alus kõikidele dokumentidele, mis organisatsioonis vastu võetakse või luuakse. Otsige üles vajalikud paberid kiiremini. Selline kontoritöö vorm sobib lineaarse funktsionaalse struktuuriga ettevõtetele.

Kontoritöö detsentraliseeritud vormis luuakse DOW-teenused igas struktuuriüksuses. Kui ettevõte on geograafiliselt hajutatud, tuleb see vorm kasuks.

Kontoritöö korraldamise segavormiga tehakse mõned toimingud DOW-teenuses, teised - sisse struktuurijaotused. Esimesed tegelevad tavaliselt dokumentide vastuvõtmise, registreerimise, kontrolliga, teised loovad ja vormistavad pabereid, süstematiseerivad ja vormistavad säilitamiseks. Sama toimingut selle kontoritöö vormiga saab läbi viia nii koolieelse haridusasutuse teenistuses kui ka osakondades - see sõltub dokumendist.

Dokumendimarsruudid aitavad kiirendada dokumendivoogu ettevõttes